mecanismo coordinador de país guatemala
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Manual Administrativo Administración y Finanzas
Guatemala
Manual Operativo
Monitoreo
Estratégico Enero 2011
Mecanismo
Coordinador de País
Guatemala
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Manual Operativo
Monitoreo Estratégico
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2 Contenido
Objetivos del Manual
Antecedentes
Presentación
Marco Legal
Marco Conceptual
Procesos, procedimientos, actividades
y normas del Monitoreo Estratégico
Instrumentos
Tablero de Mando
Estructuras que soportan el Comité de
Monitoreo Estratégico
Descripción de las funciones del
Comité de Monitoreo Estratégico
Descripción del puesto del
Especialista de Monitoreo Estratégico.
Objetivos del Manual
Proporcionar el marco de referencia que facilite la comprensión del
Monitoreo Estratégico al Mecanismo Coordinar de País – Guatemala
(MCP-G).
Facilitar al MCP-G, la sistematización de procesos, procedimientos así
como las herramientas para cumplir con la función de Monitoreo
Estratégico de las subvenciones otorgadas por el Fondo Mundial.
Fortalecer la gestión del Comité de Monitoreo Estratégico dentro del
MCP-G a través de:
Describir los procedimientos, actividades, normas e instrumentos
de trabajo que permitan monitorear estratégicamente el grado de
cumplimiento en la implementación de los proyectos financiados
por el Fondo Mundial.
Facilitar la implementación de un Tablero de Mando que
simplifique el análisis estratégico y permita desarrollar un plan de
acción para mejorar la implementación de los proyectos.
Servir de guía para orientar y capacitar al personal involucrado sobre el
monitoreo estratégico, que facilite su efectiva aplicación.
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3 Antecedentes
En el año 1984 surge el primer caso documentado de Sida en
el país. Ante la respuesta débil y tardía del estado surgen
como respuesta, diversas organizaciones de la sociedad civil
(SC) como OASIS, Gente Positiva, Fundación Fernando
Iturbide entre otras, con el propósito de denunciar la
estigmatización, promover los derechos sexuales y el acceso
a atención integral, entre otros. Se conforma la Coordinadora
de sectores de lucha contra el Sida, que articula los
esfuerzos de las diversas organizaciones para promover la
inclusión del VIH / Sida en la agenda social del gobierno. Se
crean y desarrollan también, dos Centros de Atención Integral
en la ciudad capital, ambos centros ubicados en los dos
hospitales más grandes de referencia nacional. Uno en el
Hospital Roosevelt a cargo del Patronato del Hospital
Roosevelt y otro en el Hospital General San Juan de Dios,
manejado por la ONG Asociacion de Salud Integral (ASI),
cada uno promovido e impulsado por dos infectologos de
reconocido prestigio y activismo social.
A mediados del año 2002 a propuesta de ONUSIDA y
conducido por el Programa Nacional de ITS – VIH / Sida, se
convoca por medios escritos del país, a diversas instituciones
para conformar el Mecanismo Coordinador de País (MCP) y
obtener los beneficios del Fondo Mundial (FM).
Esta instancia, representante de los diferentes sectores
ante el FM, tiene la responsabilidad de: conducir la
formulación de las propuestas nacionales y gestionar los
fondos para complementar los esfuerzos del país en
respuesta al VIH / Sida, Tuberculosis y Malaria; seleccionar
al o los Receptores Principales así como monitorear la
ejecución de las propuestas y el manejo efectivo,
transparente de los recursos otorgados por el FM. Este
primer MCP se integra con personas representantes de
instituciones y no de sectores, mayormente por
organizaciones de la sociedad civil (SC), que iniciaron la
respuesta ante la epidemia, brindándose alguna
representatividad al Ministerio de Salud Publica y
Asistencia Social (MSPAS).
Estos grupos comenzaron a trabajar en conjunto, con un
equipo técnico, preparando y presentando las dos primeras
propuestas al Fondo Mundial (FM), sin éxito. Sin embargo,
la tercera propuesta presentada en la ronda tres (3) para
los componentes de HIV / Sida, TB y Malaria fue aprobada
por el FM.
El Receptor Principal (RP), se seleccionó a través de un
proceso transparente y efectivo. De entre 14 aspirantes
sólo dos llenaron los requisitos, finalmente Visión Mundial
fue el elegido.
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4 Antecedentes
El MSPAS, manejará la mayor parte de los fondos para
insumos, medicamentos, equipo e implementación de
diversos centros de atención en el interior del país,
integrados al Sistema de Información Nacional. HIVOS, se
hará cargo del manejo de fondos a ONG's.
Recientemente el MCP ha aprobado un nuevo reglamento
que plantea una reingeniería en su composición, con un
traslado a la representación por sectores, además de otros
importantes cambios que ameritan el desarrollo de los
procesos, procedimientos, normas y herramientas
administrativas para su adecuada implementación y reflejo
en una gestión eficiente, transparente y oportuna.
Este único Receptor Principal funcionó desde la primera
subvención de la ronda tres tanto para VIH / Sida, como
Malaria y TB y para las subsiguientes fases hasta
septiembre de 2010. Durante este tiempo, los fondos
fueron asignados y utilizados, en una mayor proporción,
para el desarrollo de instalaciones, equipamiento y
funcionamiento de los dos centros de atención integral,
situación que se ha mantenido hasta la presente y última
propuesta. En el 2007 hubo una fragmentación /
distanciamiento entre los miembros de la sociedad civil y
entre estos y los miembros del gobierno. Esta situación ha
mejorado pero aún persiste.
En estos momentos ya ha iniciado la RCC (Por sus siglas
en inglés, Mecanismo de Continuación de Financiamiento)
de TB y están negociando con el Fondo Mundial la firma de
las RCC de VIH / Sida, y Malaria. Para estas tres RCCs
se han seleccionado dos Receptores Principales (RPs): el
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS) y
el Instituto Humanista de Cooperación para el Desarrollo
(HIVOS). La selección del MSPAS como RP obedece a la
búsqueda de la sostenibilidad en el largo plazo de la
respuesta a las enfermedades.
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5 Presentación
De acuerdo a los lineamientos que establece el Fondo Mundial, el “Monitoreo Estratégico” es una
de las funciones principales que todo Mecanismo Coordinador de País debe implementar en su
país, y a su vez es considerado como uno de los requerimientos mínimos para que las propuestas
del país sean consideradas para recibir fondos.
El presente manual ha sido desarrollado para fortalecer la función de Monitoreo Estratégico en el
Mecanismo Coordinador del País de Guatemala, presentando una sistematización de procesos,
procedimientos y herramientas para el monitoreo estratégico de las subvenciones del Fondo
Mundial.
El manual presenta un marco conceptual que señala la importancia del Monitoreo Estratégico
como responsabilidad nacional, el marco legal y la diferencia entre los conceptos de Monitoreo
Estratégico de monitoreo y evaluación.
En la segunda parte del manual se presentan los procesos y procedimientos, actividades y la
normativa, así como el instrumento que facilitará el Monitoreo Estratégico.
En la última parte del manual se ha desarrollado una estructura, descripción de las funciones del
Comité de Monitoreo Estratégico y un plan que facilita la implementación del mismo.
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6 Marco Legal
El marco legal proporciona las bases sobre las cuales se fundamenta la función del Monitoreo
Estratégico en los Mecanismos Coordinadores de País. En Guatemala, cuenta con las siguientes
bases:
Lineamientos del Fondo Mundial para el Mecanismo Coordinador de País. “El RP debe mantener informado continuamente al MCP acerca del programa y acerca de la
gestión del mismo y deberá proporcionar informes al MCP conforme éste lo requiera. El RP
sabe que el FM puede compartir información, a su discreción, con el MCP.
El RP y el FM a petición de ambos o por parte del MCP intercambiarán puntos de vista sobre
el progreso del programa, el desempeño de las obligaciones bajo este Acuerdo y el
desempeño de cualquier consultor, contratista o proveedor involucrado en el Programa y
sobre cualquier otra cuestión relacionada con el Programa.”
Reglamento Interno del Mecanismo Coordinador de País de Guatemala Articulo 2: Objetivos del MCP-G
e.) Proceso transparente en nombramiento de Receptor (es) Principal (es) y monitoreo
estratégico del programa;
iv.) Hacer monitoreo estratégico a la ejecución de acuerdo a la programación y/o
reprogramación de los proyectos financiados por el FM, velando por el cumplimiento de los
convenios suscritos entre el Receptor Principal, el Fondo Mundial y el MCP-G; así como la
evaluación de sus resultados;
v) Nominar la (s) organización (es) apropiada (s) para actuar como Receptor (es) Principal
(es) para la ejecución de los proyectos, con las subvenciones del Fondo Mundial, cumpliendo
con lo que para el efecto se regula en el manual de procedimientos (proceso de participación,
evaluación, criterios para seleccionar, nombrar y supervisar al Receptor Principal; monitorear
estratégicamente la implementación de los proyectos y sus resultados);
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7 Marco Legal
Articulo 37: Definición y funciones
A) Comisión de Monitoreo Estratégico
Es un órgano colegiado, que vela por el cumplimiento de los procesos de monitoreo estratégico,
asegura el seguimiento, evalúa y comunica los resultados, confirma el logro de los objetivos de los
proyectos y hace las recomendaciones técnicas pertinentes.
Su propósito es de carácter preventivo y de asegurar la ejecución efectiva, oportuna y
transparente así como el logro de los objetivos y resultados esperados de los programas y
proyectos financiados con recursos de las subvenciones del Fondo Mundial en el país, por lo que
contara con el apoyo de personal directivo y técnico a cargo de proveer la información y dar
seguimiento a las recomendaciones que sean pertinentes por parte del o los Receptores
Principales.
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8 Marco Conceptual
Para desempeñar efectivamente sus roles, el MCP-Guatemala le corresponde cumplir las
siguientes responsabilidades o funciones básicas y únicas para el desarrollo de las
subvenciones del FM en el país:
Organización
y funcionamiento del MCP y su Secretaría
Armonización
de fondos del FM con otros recursos
Desarrollo
de propuestas
Monitoreo estratégico
de subvenciones y de receptores principales
Documentación
y comunicación con constituyentes y el FM
1
2
3
4
5
El Monitoreo Estratégico (ME) es un proceso que se
desprende de una de las funciones básicas del MCP
relacionada a “Vigilar la ejecución de las actividades
establecidas en los programas aprobados por el FM”. Es
importante mencionar algunos puntos que facilitan su
contextualización:
“El principio central del ME es asegurar que los recursos
financieros, humanos y materiales, sean usados eficiente y
efectivamente para el beneficio del país”.[1] Así, los MCPs
mantienen una perspectiva nacional con una responsabilidad
única de coordinar los aspectos de alto nivel gerencial de todas
las donaciones del Fondo Mundial en el país.
El ME es una importante función de gobernanza para garantizar
que las actividades sean ejecutadas según lo previsto,
proporcionando instrucciones estratégicas a los RP, asegurando
el cumplimiento de las políticas y procedimientos, estableciendo
controles financieros (por ejemplo auditorías independientes) y
siguiendo las recomendaciones principales. “Se requiere que el
RP mantenga al MCP continuamente informado sobre el
programa y la gestión del RP y deberá hacer llegar al MCP los
reportes y la información en la medida que el MCP lo requiera
en forma razonable.”[2]
[1] Documento del FM “Guía para el Monitoreo Estratégico por parte del MCP” [2] El Artículo 10 del acuerdo del FM con cada RP
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9 Marco Conceptual
El Monitoreo Estratégico (ME) es diferente del
Monitoreo y Evaluación (M&E). Las actividades de M&E se enfocan en actividades
detalladas de la implementación del programa y son
de responsabilidad propia del Receptor Principal y
de los Sub Receptores, (enfoque micro, cotidiano y
evaluaciones de impacto).
En cambio, el ME se concentra en entender la
implementación de la donación a nivel macro. El
énfasis esta puesto en recoger información clave,
analizarla e identificar y resolver aspectos cruciales
que podrían amenazar el éxito del desempeño de
las donaciones.
El Monitoreo Estratégico de los MCP se concentran en varias
áreas clave. Facilita que el MCP se enfoque en los aspectos estratégicos del proyecto:
Finanzas: ¿Dónde está el dinero? ¿La entrega está siendo puntual?
¿Se está distribuyendo correctamente? Gestión: ¿Dónde están los medicamentos, insumos médicos y los
equipos? ¿Están llegando donde deben ir? ¿Los ejecutores lo están
recibiendo según el calendario previsto? Desempeño: ¿Las actividades se desarrollan según lo previsto?
¿Están recibiendo las personas adecuadas los servicios que
necesitan? ¿Se están cumpliendo los objetivos? ¿Se están entregando
los informes de manera precisa, completa y en el plazo previsto?
El Monitoreo Estratégico,
bajo el enfoque sistémico, se
caracteriza por contar con
una serie de entradas,
procesos y salidas o
resultados. Una descripción
gráfica de este enfoque
sistémico es la siguiente:
Entradas
• Insumos •Recursos •Datos • Indicadores
Procesos
•Procedimientos •actividades
Salidas
• Tablero de Mando • Recomendaciones • Plan de acción
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Procesos y procedimientos
Recolección
Proceso 1
Procesamien-to
Análisis Presentación de resultados
Plan de acción
Proceso 1: Recolección de información estratégica 1.1 Revisión y ajuste de indicadores de Monitoreo
Estratégica
1.2 Identificación y revisión de fuentes y responsables de
datos
1.3 Cálculo de datos a ser incorporados
Proceso 2: Procesamiento de información estratégica 2.1 Ingreso de datos estratégicos consolidados
2.2 Verificación de la calidad y consistencia del dato
Proceso 2
Proceso 3
Proceso 4
Proceso 5
Entendiéndose por PROCESO al conjunto de procedimientos que tiene el propósito de convertir un
insumo en un resultado final y PROCEDIMIENTO a la serie de actividades ordenadas
consecutivamente que se realizan con el propósito de obtener un fin o un objetivo deseado.
Proceso 3: Análisis de la información 3.1 Identificación de problemas e Incorporación de explicaciones
y/o comentarios
3.2 Elaboración de recomendaciones
Proceso 4: Presentación de resultados 4.1 Impresión y distribución del Tablero de Mando
4.2 Presentación del Tablero de Mando
Proceso 5: Elaboración del Plan de acción y seguimiento 5.1 Elaboración del Plan de Acción
5.2 Seguimiento del plan de acciones
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 1: Recolección de información estratégica
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 1.1: Revisión y ajuste de indicadores de Monitoreo Estratégica
1.1.1 Discutir propuesta de actualización de indicadores programáticos para el Monitoreo Estratégico
Especialista en ME Comité ME /
Secretaria Técnica / RP
1. Los indicadores programáticos serán seleccionados, actualizados y/o refrendados en forma anual por el Comité de Monitoreo Estratégico con el MCP
2. Los indicadores programáticos que sean relevantes para el MCP podrán extraerse de la tabla de indicadores clave del RP o de la matriz de indicadores de cada proyecto.
3. Podrán seleccionarse hasta un máximo de 13 indicadores programáticos, incluyendo 3 indicadores de los indicadores clave (l Top 10).
1.1.2 Verificar las metas Especialista en ME Comité ME
1.1.3 Actualizar y ajustar indicadores Especialista en ME Comité ME
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 1: Recolección de información estratégica
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 1.2: Identificación y revisión de fuentes y responsables de datos
1.2.1 Revisar documentos para identificar las fuentes de datos que contienen la información necesaria para el Tablero de Mando
Especialista en ME Comité ME /
RP´s
1. Las fuentes de información para la construcción de indicadores, serán documentos oficiales enviados al Fondo Mundial. (Reporte de avances y otros documentos relevantes.)
2. Cada indicador deberá usar la misma fuente de información para que facilite su comparación.
3. Será indispensable realizar una revisión del Plan de Acción del período anterior antes de construir una hoja de ruta .
4. El RP facilitará la información necesaria y actualizada para la construcción de los indicadores del Tablero de Mando.
1.2.2 Identificar los responsables que manejan la información Especialista en ME Comité ME /
RP´s
1.2.3 Realizar visitas al RP o a instituciones que generan información para los indicadores
Especialista en ME Comité ME /
RP´s
1.2.4 Construir una hoja de ruta para la recopilación de información y sistematización del proceso
Especialista en ME Comité ME /
RP´s
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 1: Recolección de información estratégica
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 1.3: Cálculo de datos a ser incorporados
1.3.1 Crear archivos auxiliares para la construcción de indicadores estratégicos
Especialista en ME Comité ME
1. Si el indicador que se incorpora está expresado en porcentaje, deberá insertarse un comentario en donde se explique el numerador y denominador.
2. Si la metodología para el cálculo de indicadores cambia en el período de evaluación, el RP deberá justificar dicho cambio ante el Comité de Monitoreo Estratégico.
1.3.2 Realizar los cálculos necesarios para ser vaciados al Tablero de Mando
Especialista en ME Comité ME
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 2: Procesamiento de información estratégica
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 2.1: Ingreso de datos estratégicos consolidados
2.1.1 Vaciar la información financiera, programática y de gestión en la hoja de “Ingreso de datos” del Tablero de Mando
Especialista en ME Comité ME
1. Contar con un archivo de documentos ordenados cronológicamente que faciliten entender la situación de los indicadores.
2.1.2 Documentar la situación actual de los indicadores, para contar con insumos en la etapa de análisis.
Especialista en ME Comité ME
Proceso 2: Procesamiento de información estratégica
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 2.2: Verificación de la calidad y consistencia del dato
2.2.1 Revisar los datos ingresado con el Comité de Monitoreo Estratégico para verificar la calidad y la consistencia de los mismos.
Especialista en ME Comité ME
1. De encontrarse inconsistencia en los datos ingresados, será el RP quien dará las explicaciones correspondientes.
2.2.2 Hacer los ajustes y correcciones que sean necesarias en los datos de los tableros
Especialista en ME Comité ME
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 3: Análisis de la información
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 3.1: Identificación de problemas e Incorporación de explicaciones y/o comentarios
3.1.1 Observar y analizar las gráficas de los indicadores financieros, programáticos y de gestión.
RP / Comité ME Especialista ME
1. De ser necesario investigar el o los problemas, el Comité de ME eligirá un responsable y se establecerá un plazo no mayor a tres días para explicar las causas en un informe al Comité.
2. La Secretaria Técnica facilitará las coordinaciones inter institucionales para la obtención de la información necesaria.
3. Los responsables elegidos deberán entregar un informe de retroalimentación sobre los hallazgos encontrados.
4. En las reuniones de análisis de la información se deberá contar con datos del Plan de Acción del período anterior, PU/DR y otros informes que ayuden al análisis
3.1.2
Identificar problemas que pueden ser clasificados en:
Cuellos de botella, Sub ejecuciones, débil comunicación, baja capacidad de Ejecución o de gestión del RP o SR, falta de priorización para los proyectos, fallas en las adquisiciones, inadecuado manejo de stock, inadecuada planificación, entre otros
RP / Comité ME Especialista ME
3.1.3 Investigar los problemas y buscar información adicional para explicarlos, cuando sea necesario.
RP / Comité ME Especialista ME
3.1.4 Analizar la información obtenida, y redactar en conjunto las explicaciones pertinentes
Comité ME Especialista ME/ Comité
ME
3.1.5 Incorporar comentarios y explicaciones para los indicadores en los que se han observado problemas en el Tablero de Mando
Comité ME Especialista ME
/ RP
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 3: Análisis de la información
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 3.2: Elaboración de recomendaciones
3.2.1
Discutir y seleccionar opciones de recomendaciones para ser presentada a la Asamblea de la CONAMUSA tomando en cuenta las siguientes categorías:
– Problemas que sean relativamente fáciles de resolver y que se puedan referir al RP para su solución;
– Problemas que son externos al subsidio y que requerirán acción por parte de algunos miembros del MCP
– Problemas que son más serios y que requerirán que el MCP y el RP trabajen en conjunto para solucionarlos consultando al Gerente de Porfafolio de los Programas del Fondo Mundial.
Comité ME RP /
Especialista ME
1. Todas las recomendaciones deben ser concretas y ofrecer posibles soluciones a los problemas
2. El periodo de tiempo establecido en las recomendaciones debe ser real y oportuno.
3.2.2 Escribir en la Sección “Recomendaciones” del Tablero de Mando, la recomendación seleccionada
Comité ME RP /
Especialista ME
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 4: Presentación de resultados
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 4.1: Impresión y distribución del Tablero de Mando
4.1.1
Imprimir las gráficas de los indicadores financieros, programáticos y de gestión, de las hojas de resumen, recomendaciones, y acciones contenidas en el Tablero de Mando
Especialista ME MCP /
Secretaria Técnica
1. Todos los participantes contarán con una copia de las hojas del Tablero de Mando, antes de iniciarse la presentación de los resultados.
2. Se enviará una copia electrónica a los correos electrónicos de los miembros de la Asamblea, al menos 2 días antes de la Asamblea.
3. Todos los participantes habrán tenido conocimientos previos sobre el uso y la utilidad del Tablero de Mando y de las recomendaciones para la toma de decisiones.
4.1.2 Distribuir el Tablero de Mando Especialista ME MCP /
Secretaria Técnica
Proceso 4: Presentación de resultados
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 4.2: Presentación del Tablero de Mando
4.2.1
Presentar el Tablero de Mando y las recomendaciones propuestas por el Comité de Monitoreo Estratégico en el siguiente orden de prioridad:
– Plan de Acción del período anterior
– Hoja de acciones a ejecutar.
– Recomendaciones
– Gráficas que sustentan la prioridad de los problemas.
Comité ME RP / MCP / Secretaria
Técnica
1. Las recomendaciones deben contar con un orden de importancia y prioridad.
2. Las gráficas a presentarse deben estar en relación con las recomendaciones sugeridas.
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 5: Elaboración del Plan de acción y seguimiento
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 5.1: Elaboración del Plan de Acción
5.1.1 Revisar los avances del Plan de Acción del anterior periodo (Trimestre)
Comité ME RP / Secretaria
Técnica
1. Las recomendaciones deben contar con un orden de importancia.
2. Las actividades del Plan de Acción deben programarse en tiempos oportunos dentro del trimestre y deben se concretas y factibles.
3. Todas las actividades del Plan de Acción deben considerar una persona responsable, la fecha de ejecución y la elaboración del informe de retroalimentación.
5.1.2 Analizar las alternativas de mejora teniendo en consideración el-los informes de retroalimentación
Comité ME RP / Secretaria
Técnica
5.1.3 Seleccionar las acciones alternativas Comité ME RP / Secretaria
Técnica
5.1.4 Realizar un Plan de Acción programando acciones correctivas
Comité ME RP / Secretaria
Técnica
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Procesos, procedimientos,
actividades y normas
Proceso 5: Elaboración del Plan de acción y seguimiento
No: Actividades: Responsables Participan Normas
Procedimiento 5.2: Seguimiento del plan de acciones
5.2.1 Designar responsables de realizar el seguimiento del plan de acciones correctivas
Comité ME RP / Secretaria
Técnica
1. Todas las acciones de mejora, tienen asignado una persona responsable de su implementación, un plazo de tiempo dentro del trimestre o semestre de acuerdo a la ronda que se este evaluado.
2. Todos los miembros tanto del Comité de Monitoreo Estratégico, del MCP y RP recibirán los informes mensuales de avance de las acciones correctivas.
5.2.2 Dar seguimiento al cumpliendo de acciones correctivas Comité ME RP / Secretaria
Técnica
5.2.3 Informar de avances mensuales y difusión de la información en informes mensuales
Comité ME RP / Secretaria
Técnica
5.2.4 Elaborar de un estado de avance y propuesta de próximos pasos
Comité ME RP / Secretaria
Técnica
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Instrumento - Tablero de Mando
La herramienta informática que facilita el Monitoreo Estratégico es el “Tablero de
Mando”. Este instrumento sirve para que el Comité de Monitoreo Estratégico recolecte
información relacionada con el avance de los indicadores programáticos, financieros y
de gestión del proyecto, y la presente a los miembros del MCP y RP para facilitarles el
análisis estratégico y la toma oportuna de decisiones.
El Tablero de Mando permite: Monitorear en forma objetiva y estratégica los resultados, avances y logros en la
gestión y provisión de servicios.
Identificar oportunamente las desviaciones entre la meta y la ejecución de los
indicadores programáticos, financieros y de gestión del proyecto, lo que facilitará las
reorientaciones y ajustes necesarios para mejorar la gestión, particularmente cuando
las acciones necesarias están fuera del alcance del RP y necesitan el apoyo de los
miembros del MCP y Secretaría Técnica.
El Comité de Monitoreo
Estratégico tiene la
responsabilidad de actualizar y
presentar esta herramienta al
Mecanismo de Coordinación del
País en coordinación con el RP,
la Secretaría Técnica del MCP y
las Instituciones relacionadas
con el proyecto.
•Monitoreo Estratégico
•Mejor Comunicación
Miembros
del
MCP
•Monitoreo Estratégico
•Mejor Comunicación
Miembros
del
MCP
Miembros
del
MCP
•Revisiones periódicas e
intervenciones
Comité de
Monitoreo
Estratégico
o equipos
técnicos
•Revisiones periódicas e
intervenciones
Comité de
Monitoreo
Estratégico
o equipos
técnicos
Comité de
Monitoreo
Estratégico
o equipos
técnicos
• Para comunicar
información a los MCPRPs
• Para comunicar
información a los MCPRPsRPs
¿Qu
ien
es d
eber
ían
usa
r u
n T
able
ro d
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Instrumento - Tablero de Mando
Al abrir el programa, se presenta un menú de
opciones, el cual permite a los responsables
de su uso seleccionar la información a
ingresar. A través de esta pantalla el usuario
podrá seleccionar 3 diferentes tipos de hojas:
Información General: (En color azul) En este
menú se puede ingresar el detalle de la
subvención y a la hoja de ingreso de datos.
Gráficas de Indicadores: (En color rojo)
Permite el ingreso a las hojas donde se
presentan las gráficas de los indicadores
financieros, programáticos y de gestión así
como a las hojas del resumen de indicadores.
Informes: (En color verde) Facilita el acceso a
las hojas de recomendaciones y a las acciones
consideradas por el MCP.
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Instrumento - Tablero de Mando
El Tablero de Mando es una aplicación en Excel, diseñada de forma amigable que facilita el ingreso
de información, la presentación de gráficos, así como la edición e impresión de hojas. Utiliza
hipervínculos para simplificar el acceso entre sus hojas.
El Tablero de Mando presenta información
relevante de la subvención, organizada en tres
grupos de indicadores:
Indicadores Financieros
Indicadores Programáticos e
Indicadores de Gestión.
Indicadores Financieros
1. Presupuesto y desembolsos por el FG
2. Desembolsos y gastos del RP y SRs
3. Ejecución presupuestaria por objetivo de la Subvención
4. Último desembolso de los fondos
Indicadores de Gestión
1. Condiciones precedentes y acciones ligadas a un tiempo específico
2. Plazas de personal contratadas y vacantes
3. Progreso en la contratación de SRs
4. Número de reportes recibidos
5. Compra de medicamentos, equipo y productos farmacéuticos.
6. Niveles de stock de productos
Indicadores Programáticos
• Indicadores del área técnica o programática seleccionados por el RP y el MCP
Lista de indicadores definidos
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Estructura del Comité de
Monitoreo Estratégico
Los estatutos no definen
la estructura del Comite
Organigrama Funcional del MCP
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Funciones básicas del Comité de
Monitoreo Estratégico
La Comisión de Monitoreo Estratégico es un órgano colegiado, que vela por el cumplimiento de los
procesos de monitoreo estratégico, asegura el seguimiento, evalúa y comunica los resultados,
confirma el logro de los objetivos de los proyectos y hace las recomendaciones técnicas pertinentes.
Tiene por funciones: a) Garantizar el cumplimiento de las directrices
emanadas del MCP-G, en armonía con el Plan
Estratégico Nacional de VIH y Sida, la
Tuberculosis y la Malaria; de los
procedimientos de ejecución y controles
financieros de los proyectos financiados por el
Fondo Mundial;
b) Asegurar que los recursos humanos y
financieros, sean utilizados de manera eficaz y
eficiente;
c) Informar los avances y resultados de su
gestión, en forma periódica y actualizada; así
como de requerir informes al Receptor
Principal y sus unidades ejecutoras, para su
análisis, y oportunamente emitir las
recomendaciones técnicas.
El monitoreo estratégico es el seguimiento de rutina de carácter
sistémico, integral, de los elementos clave de la macro gestión
sobre el desempeño, avances y logros del programa o
proyecto, mediante la actualización de los registros e informes,
a través de su análisis de forma periódica y continua; permite
determinar los avances, obstáculos y verificar el cumplimiento
de los objetivos propuestos y resultados esperados del
proyecto
Su propósito es de carácter preventivo y de asegurar la
ejecución efectiva, oportuna y transparente así como el logro
de los objetivos y resultados esperados de los programas y
proyectos financiados con recursos de las subvenciones del
Fondo Mundial en el país, por lo que contara con el apoyo de
personal directivo y técnico a cargo de proveer la información y
dar seguimiento a las recomendaciones que sean pertinentes
por parte del o los Receptores Principales
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Integrantes del Comité de
Monitoreo Estratégico
No esta definido en los
estatutos
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Descripción del puesto
Especialista en Monitoreo Estratégico
Cargo funcional: Especialista de Monitoreo Estratégico
Unidad a la que pertenece: Secretaría Técnica del MCP
Nivel Salarial:
Naturaleza del Cargo:
Trabajo profesional que consiste en realizar el análisis estratégico de los proyectos del Fondo Mundial en el país,
coordinando las actividades que sean necesarias en el Comité de Monitoreo Estratégico para su funcionamiento eficiente.
Jefe Inmediato Superior: Secretaría Técnica del MCP
Coordina con: Comité de Monitoreo Estratégico, Receptor Principal, Agente Local del Fondo, Instituciones relacionadas
con la ejecución de los Proyectos del Fondo Mundial.
Funciones básicas:
• Revisar y ajustar los indicadores de Monitoreo Estratégico en coordinación con el Comité de Monitoreo Estratégico.
• Identificar y revisar fuentes y responsables de datos
• Revisar documentos para identificar las fuentes de datos que contienen la información necesaria para los
tableros
• Identificar los responsables que manejan la información
• Realizar visitas al RP o a instituciones que generan información para los indicadores
• Construir una hoja de ruta para la recopilación de información y sistematización del proceso
• Ingresar datos estratégicos consolidados
• Vaciar la información financiera, programática y de gestión en la hoja de “Ingreso de datos” del Tablero de
Mando
• Documentar la situación actual de los indicadores, para contar con insumos en la etapa de análisis.
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Descripción del puesto
Especialista en Monitoreo Estratégico
Continuación ... Funciones básicas:
• En coordinación con representantes del RP verificar la calidad y consistencia del dato
• Revisar los datos ingresados para confirmar la calidad y consistencia de los mismos.
• Hacer los ajustes y correcciones en los datos del Tablero, de ser necesarios.
• Dar soporte al Comité de Monitoreo Estratégico coordinando sus actividades.
• Mantener actualizado el archivo del Comité de Monitoreo Estratégico y la documentación de los procesos.
• Dar seguimiento al Plan de Acción del Comité de Monitoreo Estratégico.
• Socializar y distribuir la información de resultados del Tablero a quien corresponda, y enviar informes mensuales a todos
los miembros del Comité y Secretaría Técnica del MCP-G
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Plan de Implementación
Monitoreo Estratégico
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL TABLERO DE MANDO DEL MCP-G
Procedimientos Actividades a realizar
PERIODO DE EJECUCION / AÑO 2010
Responsable Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. Mayo Jun. Jul. Ago. Sep.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
TABLERO DE GESTIÓN – CONAMUSA
Recolección de la Información
Revisión y ajuste de indicadores de
monitoreo
Secretaría Técnica /
Comité ME
Identificación y revision de fuentes y
responsables de datos Especialista en ME
Procesamiento de la información
Ingreso de datos Especialista en ME
Verificación de la calidad y
consistencia del dato
Comité ME
Análisis de la Información
Identificación de problemas e
Incorporación de explicaciones y/o
comentarios
Comité ME
Elaboración de recomendaciones Comité ME
Presentación de recomendaciones Comité ME
Presentación de resultados Presentación del Tablero de Mando al
MCP-G
Comité ME / Secretaría
Técnica / Asamblea
Elaboración del Plan de Acción y
Seguimiento
Elaboración del Plan de Acción
Comité ME / Asamblea
Seguimiento del plan de acciones Secretaría Técnica
Presentacion de resultados
Comité ME
Difusión de resultados en medios de
comunicación - Página Web, otros Secretaría Técnica