módulo 2. la contabilidad en las organizaciones de
TRANSCRIPT
Región Bajo Magdalena
Este documento fue elaborado en el marco delPrograma Nuevos Territorios de Paz, refleja elconcepto del autor y no necesariamente el de susfinanciadores, Unión Europea y Gobierno deColombia
Ecocacao
Módulo 2. la Contabilidad en las Organizaciones de
Economía Solidaria
OIM
Módulo. II:
LA CONTABILIDAD EN LAS
ORGANIZACIONES DE ECONOMÍA
SOLIDARIA: INSTRUMENTO PARA FACILITAR LA GESTIÓN
INTRODUCCIÒN
Ser beneficiarios de subvención es un reto para las organizaciones sociales,
en especial aquellas que lideran proyectos desencadenantes. Estas se ven
obligadas a implementar un sistema de información contable que les permita
ejercer control de sus actividades operacionales. Lo anterior implica que sus
directivos deben aprender a llevar registros organizados de sus transacciones,
(todo lo que ingresa y sale de sus cuentas).
Las organizaciones beneficiarias se caracterizan por pertenecer al grupo de
las entidades sin ánimo de lucro ESAL, las cuales están sometidas a un
régimen fiscal especial, que las diferencia de las organizaciones comerciales.
Es por tanto que el presente documento se focaliza en orientar a los directivos
de las organizaciones sobre nociones de ciertos criterios contables aplicables
solo para el sector solidario.
No obstante, el modulo establece pautas para esas organizaciones que
perteneciendo al régimen especial están dedicadas a actividades productivas,
así por ejemplo: reciben aportes de sus asociados para sostenimiento y
donaciones, pero también perciben ingresos generados por su actividad
productiva (venta de productos lácteos, ganado en pie, pago de empleados,
servicios, compras, impuestos, entre otros).
Desde la mirada del el equipo de expertos, nos hemos convencidos que la
buena aplicación de estas herramientas contables contribuirá a la generación
de confianza de la organización ante la institucionalidad pública y privada. Se
espera que con la orientación técnica y pedagógica que reciban los
participantes en la escuelas vivenciales de formación campesina se logre un
proceso de replica que le permita a sus asociados darse cuenta de la
necesidad de llevar registros contables que les permita medir, en números, el
comportamiento histórico de la organización, así como en el ejercicio de
rendición de cuentas se logre hablar un mismo lenguaje ante sus asociados,
proveedores, entidades de control fiscal, ECOCACAO y la Unión Europea.
En síntesis, desarrollar un ejercicio como los contratos de subvención con
organizaciones sociales caracterizadas por disponer de poca trayectoria
contractual, es una experiencia que demanda mucho aprendizaje por parte de
ECOCACAO así como de los dirigentes de las organizaciones beneficiarias.
Consientes de esto, se ha diseñado el presente módulo como una contribución
a la preparación de los asociados (as), beneficiarios de los recursos de
subvención para orientarlos en temas como: Obligaciones contractuales,
comerciales y tributarias
1. El sector solidario.
El sector solidario es el tercer sector económico del país después del público
y el privado. Se compone de las organizaciones legalmente constituidas que
sin ánimo de lucro, buscan el mejoramiento de la sociedad en su conjunto o
de subgrupos específicos, fundando su trabajo en la asociatividad y la
solidaridad.
La “familia” del sector solidario se divide en dos grandes ramas, descritas a
continuación:
RAMAS DEL SECTOR SOLIDARIO EN COLOMBIA
Organizaciones De Economía Solidaria
Organizaciones Solidarias De Desarrollo
Cooperativas Grupo de Voluntariado
Fondos de empleados Organizaciones de Acción Comunal
Asociaciones Mutuales Corporaciones
Fundaciones
Asociaciones
1.1. Características del sector solidario del desarrollo.
Un ejemplo práctico de organización solidaria es un núcleo familiar. Este se
caracteriza por obtener ingresos que provienen de diferentes fuentes (fijas u
ocasionales). Sus ingresos son distribuidos entre quienes la integran y se
retribuyen en gastos como: educación, salud, alimentación, recreación,
vestidos, vivienda y servicios. Entre otros.
Al igual que en las unidades familiares las organizaciones del sector solidario, conocidas también como (Entidades Sin Ánimo de Lucro) “ESAL” tienen dentro de su vocación misional cumplir una función social. Estas organizaciones se constituyen como personas jurídicas mediante actos de derecho privado o público que inscriben ante registros especiales avalados por las cámaras de comercio. La ESAL se diferencia de una entidad comercial o con ánimo de lucro en que
la primera: los excedentes son destinados única y exclusivamente al
desarrollo del objeto social, definido en sus estatutos. Por ejemplo: la
asociación de pescadores de la vereda la esperanza. En la segunda; Las
utilidades son distribuidas entre los socios.
Como segunda diferencia fundamental está en el impuesto de renta porque
para las ESAL existe un régimen especial que reduce los % de declaración.
En cuanto a los demás impuestos las consideraciones son las mismas para
ambas tipo de organizaciones.
1.2. La contabilidad en las organizaciones de carácter solidario.
Indistintamente de la finalidad para la cual es creada la organización (obtener
excedentes económicos o prestar un beneficio social) estas deben llevar la
relación de sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, por
mínimos que estos parezcan.
IDEA FUERZA:
Cualquiera que sea la naturaleza de la organización, estas deben llevar
contabilidad porque: contribuye a definir el norte para la organización;
facilita la liquidación y pago de tributos ante la autoridad fiscal (DIAN);
posibilita el acceso a crédito ante las Instituciones financieras (Bancos);
promueve la inversión del capital privado (Sector Privado); abre puertas
comerciales y genera confianza ante los Proveedores y acreedores.
1.3. Asociaciones.
Dentro de la familia de las entidades sin ánimo de lucro se encuentran las asociaciones, caracterizadas por disponer de un régimen especial debido a que están exentas de algunas obligaciones tributarias y comerciales, dada su finalidad en promover acciones de: solidaridad, acompañamiento, apoyo, ayuda, soluciones a necesidades de orden social, académico o artístico. Entre otros.
No obstante, cundo las entidades sin ánimo de lucro “asociaciones” desarrollan una actividad productiva y como producto de ella generan utilidades, estas están obligadas a revertirlas en beneficios para sus asociados (as). Como ejemplo concreto se toma el caso de la asociación los “Manguitos” (sin
ánimo de lucro), conformada por 16 campesinos y 8 campesinas que habitan
en la vereda la esperanza. Sus asociados aportan mensualmente una cuota
de sostenimiento para los gastos de funcionamiento de la organización.
Durante siete años (7) se han dedicado a la agroindustria. Transforman la
leche que producen su ganado, en suero y queso, productos estos que son
distribuidos en los mercados locales.
Esta asociación dispone de un fondo de solidaridad al cual se destina un
porcentaje de las utilidades que reciben por la venta de sus productos lácteos.
El resto de recursos son destinados a gastos de representación de sus
asociados (as) para participar en eventos de capacitación.
2. Importancia de la contabilidad.
Las razones básicas que justifican a las organizaciones llevar contabilidad es
porque les permite:
Conocer y demostrar la procedencia de los recursos económicos.
Predecir el flujo de efectivo para cumplir con las obligaciones que tenga la organización con otros entes.
Apoyar a los directivos en la planeación, organización y dirección de los proyectos.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los directivos y la organización.
Ejercer control sobre las operaciones de la organización.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
2.1. Definición de las cuentas.
Cuentas es el nombre utilizado para registrar de forma ordenada las
operaciones que realiza una empresa. Al asignar los nombres a las cuentas
estos deben ser explicativos y concretos.
2.1.1. Tipos de cuentas.
Las cuentas se clasifican en tres grupos: Reales o del Balance, Nominales o
de Ganancias y Pérdidas, y de Orden. A su vez estas cuentas se subdividen
subgrupos asi:
2.2.2. Reales o de Balances.
Estas cuenta representan valores que podemos ver (como las propiedades,
obligaciones con terceros) y otros que no podemos ver (reconocimiento
comercial). Estas cuentas son las que aparecen reflejadas en los balances.
2.2.3. Nominales o Transitorias.
Estas cuentas son denominadas también transitorias o de resultados: Se
denominan así porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las
utilidades o pérdidas.
IDEA FUERZA:
Recordemos que los estados de resultados de las organizaciones sin
ánimo de lucro, las utilidades se denominan excedentes.
INGRESOS
Valores recibidos por la empresa por venta de bienes o servicios
GASTOS Y
COSTOS
Pagos efectuados relacionados con el funcionamiento de la empresa (servicio, arriendo, Talento humano) y costos para desarrollar la actividad.
UTILIDAD O EXCEDENTE
Diferencia favorable de lo vendido menos lo gastado
2.2.4. De Orden.
Agrupa aquellas cuentas que reflejan hechos o circunstancias que pueden
afectar la estructura financiera de una empresa, se clasifican en dos grupos:
Cuentas de orden deudoras: Dineros, bienes documentos entregados
en custodia o grantìa. (Bienes y valores entregados).
Cuenta de orden acreedora: bienes recibidos para custodia, manejo
o negociación (pasivo) Bienes valores recibidos en custodia.
Libros de contabilidad.
La ley anti – tramite definió que las organizaciones sin ánimo de lucro solamente
deben registrar ante las cámaras de comercio; los libros de asociados o fundadores,
de actas de asambleas y en general de reuniones del máximo órgano de la entidad.
Las entidades de otra naturaleza distintas registraran sus libros ante las mismas
entidades donde efectuaron su inscripción por ejemplo; para efectos fiscales solo las
asociaciones de Hogares Comunitarios, que ejecuten exclusivamente
recursos asignados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF-
deberán llevar un libro de “registro de operaciones diarias”, en el que anotarán
diariamente, en forma global o discriminada, las operaciones realizadas por
concepto de ingresos, compras y pagos efectuados con dichos recursos
IDEA FUERZA
La supresión del trámite del registro de libros de contabilidad ante la
cámara de comercio, no exime a las asociaciones de diligenciarlos y
llevarlos de forma organizada.
2..1. Aportes de asociados.
Es un libro donde se llevan los registros del aporte de cada asociado a la
conformación del capital social de la entidad.
2..2. Libro de inventario y balances
Este libro registra, en primer lugar el inventario inicial o final y luego se procede
a realizar el balance del año correspondiente.
2..3. Libro mayor y balance
Es el libro principal donde se registran las cuentas de manera sintética; la
información se toma de los libros auxiliares.
2..4. Otros Libros:
2..4.1. Libro de actas: Aporte al proceso contable de la organización.
El libro de actas es un elemento de prueba que contribuye a documentar y
fundamentar el proceso contable en las organizaciones. Estas se convierten
en el texto escrito a través el cual se presenta en forma objetiva todo lo
sucedido, tratado y acordado en una reunión. Ellas relacionan hechos de la
jornada en forma enunciativa, dando cuenta de acuerdos o decisiones que
tomaron los órganos colegiados (asamblea de asociados, de la junta directiva
o consejos directivos) en desarrollo de las actividades sociales de la entidad,
por ej: definición de aportes de capital social, distribución de excedentes,
autorización para los montos máximos de contratación al representante legal,
y aprobación de los estados financieros.
Todas las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario de la
reunión designado o establecido previamente con la finalidad de darle le
validez respectiva.
MODELO GENERAL PARA LA ELABORACION DE LAS ACTAS
Acta Número: 0012
Nombre de la organización: La asociación los “Manguitos”
Objeto de la convocatoria: Definición de la cuota de aportes sociales
En reunión de: Asamblea X Directivos _____, Comités______
Naturaleza de la reunión: Ordinaria X Extraordinaria_________
Lugar: Vereda la esperanza, M/pio el Piñal.
Fecha: Enero 31 de 2016 . Hora: 8 am.
Convocatoria: Escrita, con 8 días de antelación promovida por la Asamblea General.
ORDEN DE DÍA
1. Himno al cooperativismo. 2. Elección e Instalación del presidente y secretario de la reunión 3. Verificación del Quorum 4. Aprobación del orden del día. 5. Definición del valor de aportes sociales para el año 2016. 6. Conclusiones y tareas. 7. Aprobación del acta.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
1. Himno al cooperativismo: Los presentes entonaron el himno al cooperativismo. 2. Elección e Instalación del presidente y secretario de la reunión: la asamblea
designa a Pedro Juan Bohorquez y Ana María Solano. Como presidente y secretaria de la asamblea respectivamente, con lo cual quedan como responsable del desarrollo de la reunión.
3. Verificación del Quorum: se confirma el Quorum decisorio con 24 asistentes de 24 asociados debidamente habilitados.
4. Aprobación del orden del día: Aprobado Orden del día por unanimidad. 5. Definición del valor de aportes sociales para el año 2016: La asamblea aprueba
un incremento del 20% en el aporte social para el presente año. pasará de $ 23.100 a $ 27.720ºº mensuales.
6. Conclusiones y tareas: Autorícese a la señora tesorera a hacer efectivo el cobro mensual de $ 27.720ºº a los asociados (as) a partir de febrero 25 de los corrientes.
7. Aprobación del acta: Siendo las 11:00 am del día 31 de enero de 2015 se dio por terminada la reunión en el municipio del Piñal aprobándose la presente acta por unanimidad. Y se respalda la presente con la firma de los asistentes.
_________________________ __________________________
Pedro Juan Bohorquez Ana María Solano CC.: 9. 465.270 de Piñal 33. 830.142. Piñal. Presidente de la Reunión Secretaria de la Reunión
Soportes en la contabilidad.
Son documentos que sirven de base para registrar las transacciones
comerciales de una empresa. Los soportes se clasifican en dos grupos:
2..1. Soportes de contabilidad externos.
Son aquellos documentos que se producen al realizar operaciones con
terceros, entre ellos tenemos los siguientes:
Letra de Cambio: Es un documento negociable o título valor que se
convierte en una orden incondicional de pago que da una persona (girador) a
otra (girado), para que pague a la orden del portador cierta suma de dinero en
una fecha determinada.
Recibo de caja o comprobante de ingreso: Es utilizado como soporte
donde constan los ingresos en efectivo, cheques u otra forma de recaudos.
Recibo de consignación bancaria: es un comprobante que elaboran los
cuentahabientes para realizar las consignaciones ante las entidades
bancarias. Existen dos modelos de formularios; el utilizado para consignar
efectivo y para consignaciones de cheques.
Factura de venta: es el documento expedido por quienes venden
bienes o prestan servicios. Para quienes estén obligados a expedir factura lo
hagan sin el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos incurrirán
en sanción o cierre de establecimiento (Art 652 del Estatuto tributario). A
continuación un modelo de factura.
Régimen simplificado Régimen Común
Los directivos deben aprender a diferenciar cuando una factura es expedida
por una persona que pertenece al régimen simplificado o cuando pertenece al
régimen común. Observe las facturas y establezca las diferencias.
Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona que posee una
cuenta corriente (girador) ordena a un banco realizar un pago a nombre
de un tercero llamado beneficiario.
Pagaré:
Este título valor es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Ej:
Pagaré No. ________________________________ Valor: $ Deudor: Acreedor: COOPERATIVA ECOCACAO Nosotros__________________________________________________________________________________, identificada con Nit: _____________________________, con domicilio principal en el Municipio de ______________________________________, Representada Legalmente por ________________________________________________, mayor de edad e identificado con la Cédula de Ciudadanía Número __________________________________, debidamente autorizado para suscribir el presente pagaré, obrando en calidad de Representante Legal y también en nombre propio, en adelante EL/LOS DEUDOR (ES), se obligan a pagar solidaria e incondicionalmente a la orden de la Cooperativa ECOCACAO, en adelante LA ACREEDORA, en sus oficinas de Bucaramanga, la suma de ____________________________________ ($_____________________), moneda legal, la cual fue reconocida expresamente como deuda a favor de la COOPERATIVA ECOCACAO. CLAUSULA PRIMERA: La fecha de vencimiento de éste título valor es el día ________ del mes de ______________________ del año_______________. CLÁUSULA SEGUNDA: EL/LOS DEUDOR (ES) en caso de mora, cancelará solidariamente sobre la totalidad de la obligación pendiente de pago, intereses moratorios a la tasa máxima legal establecida. CLÁUSULA TERCERA: EL/LOS DEUDOR (ES) expresamente renuncia a la exhibición del título para el pago, al aviso de rechazo, al protesto y a la constitución en mora. CLÁUSULA CUARTA: EL/LOS DEUDOR (ES), acepta desde ahora cualquier cesión o endoso que de este valor de consumo hiciere a cualquier título LA ACREEDORA. CLÁUSULA QUINTA: EL/LOS DEUDOR (ES), responden solidariamente por el pago de los impuestos que se causen en virtud de este pagaré y/o su cobro. En constancia, firmo el presente pagaré, en ___________________ el día ____________ del mes de _________________ del año. Firma:____________________ Nombre: _____________________________________________________ C.C.:_______________________ Correo Electrónico: _____________________________________________ Celular: ______________________________________________________ HUELLA Firma: ___________________
Soportes de contabilidad Internos.
Son aquellos documentos que sirven para registrar operaciones que no
afectan o terceros, como: Reservas, Diferidos, Distribución de costos y
Depreciaciones, entre otros.
IDEA FUERZA:
No obstante que las ESAL pertenecen a un régimen especial no están
obligadas a llevar todos los libros de contabilidad. Excepto aquellas
organizaciones que ejerzan actividad económica o vendan productos o
servicios gravables. Sin embargo, los alcances del proyecto ISE&GL
pretenden que las organizaciones subvencionadas lleven registro de sus
ingresos en libros contables.
Los registros contables permiten a las entidades sin ánimo de lucro
“ESAL”:
o Respaldar la información consignadas en los asientos
contables.
o Disponer de un archivo de la información contable en orden
cronológico para su verificación.
2.5. Tipos de regímenes tributarios.
En Colombia, existen tres clases de régimen tributario, son estos los
siguientes:
Régimen Simplificado:
Pertenecen al régimen simplificado las personas naturales comerciantes y los
artesanos, que sean minoristas o detallistas; agricultores y ganaderos, que
realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados,
siempre y cuando con la totalidad de los siguientes requisitos:
Régimen común:
Las personas jurídicas y sociedades de hecho que vendan o presten servicios
gravados. •Las personas naturales comerciantes y los artesanos mayoristas
que no cumplan los requisitos para pertenecer al régimen simplificado
Régimen Especial:
El artículo 19 del Estatuto tributario clasifica a las organizaciones sin ánimo de
lucro como contribuyentes del régimen tributario especial. No obstante, para
calificar dentro de ese régimen, estas deben cumplir las siguientes
condiciones:
a. Que el objeto social principal y recursos estén destinados a actividades
de salud, deporte, educación formal, cultural, investigación científica o
tecnológica, ecológica, protección ambiental, o a programas de
desarrollo social.
b. Que dichas actividades sean de interés general.
c. Que sus excedentes sean reinvertidos totalmente en la actividad de su
objeto social.
d. cuando no realicen actividades industriales o de mercadeo
2.6. Las Obligaciones tributarias para organizaciones pertenecientes al
régimen especial.
IVA.
El impuesto sobre las ventas, común mente denominado Impuesto al Valor
Agregado “IVA”. Es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y
servicios. Las ESAL, son responsables del cobro del IVA, siempre y cuando
ejerzan actividades que estén grabables a un que pertenezcan a al régimen
especial.
Rete fuente.
Las organizaciones sin ánimo de lucro por estar en el régimen especial están
exentas del pago del retención en la fuente (art 14decreto 4400 de 2004) se
exceptúan aquellas entidades que aún perteneciendo al régimen especial son
sujetos del pagos de rete fuente por concepto de venta provenientes de
actividades industriales (transformación de materia prima) y mercadeo, y por
depósitos en cuantas de ahorro que generen rendimientos financieros.
Para que a estas organizaciones sin ánimo de lucro no se les haga retención
en la fuente solo deben presentar la copia del certificado de cámara de
comercio.
Renta y Complementarios:
Este es un impuesto directo que recae sobre los contribuyentes que hayan
percibido ingresos deducibles de un periodo contable. Están exceptuadas de
este impuesto las entidades pertenecientes al régimen especial (asociaciones)
siempre y cuando su objeto social y recursos estén destinados a actividades
de interés para la comunidad.
Las ESAL, están obligadas a dar una destinación puntual a sus excedentes
contables con la finalidad de librar el excedente fiscal y este pueda ser tratado
con una exención del 100%. Esto es posible siempre y cuando destinen un20%
de sus excedentes contables a programas de educación formal. O inviertan la
totalidad de sus recursos desarrollos de actividades relacionadas con el objeto
social: Salud, deporte, educación formal, investigación científica o tecnológica,
ecológica, protección ambiental, o a programas de desarrollo ambiental.
Las entidades sin ánimo de lucro, que no cumplan las condiciones señaladas,
son contribuyentes del impuesto sobre la renta, para cuyo efecto se asimilan
a sociedades limitadas.
2.6.1. Tributos: Movimientos financieros de las ESAL
El 4×1000 es uno de los impuestos que paga cualquier cuentahabiente, en este caso las ESAL por realizar retiros y consiste en que por cada mil pesos retirados de una cuenta bancaria, se destinan se cuatro pesos al pago de este impuestos. Los movimientos financieros que están sujetos a este impuesto son:
o Transacciones financieras donde se disponga de recursos en:
cuentas corrientes y de ahorro.
o Débitos a fondos comunes ordinarios o fondos de valores.
o La expedición de cheques de gerencia.
o Desembolsos de créditos.
o Traslado de fondos a cualquier titulo o cesión de recursos a
cualquier título.
o La disposición de recursos a través de los denominados
contratos o convenios de recaudo o similares que suscriban las
entidades financieras con sus clientes y que no se manejen por
cuenta corriente, de ahorros o de depósito.
o Los movimientos contables en los que se configure el pago de
obligaciones o el traslado de bienes, recursos o de derechos a
cualquier título.
o Los desembolsos de créditos abonados y cancelados el mismo
día.
2.7. Estados financieros
No obstante, haremos referencia a los estados financieros más básicos y
requeridos por el Convenio. Son estos los siguientes:
LOS ESTADS FINANCIEROS SON:
Informes que deben prepararlas empresas con el fin deconocer la situación financieray los resultados económicosobtenidos de sus actividades,a lo largo de un periodo.
SON IMPORTANTES PARA :
* La dirección. (Representante legal, y directivos)
* Los propietarios (asociados).
* Los Acreedores (a quien le debe la organización).
* Y el Estado (DIAN) para la liquidación del impuesto de renta y complementarios.
LOS ESTADOS FINANCIERO SON CINCO
* El Balance General
* El estado de resultados,
* El estado de cambio de patrimonio,
* El estado de cambio de la situación financiera,
* El estado de flujo de efectivos.
2.7.1. Balance general.
Este estado financiero presenta un informe a una fecha determinada la
situación financiera de la empresa. Relaciona de forma resumida el valor de
sus propiedades y derechos (activos), obligaciones (pasivos) y su patrimonio,
valuados y elaborados según el decreto 2649 de 1993.
ACTIVO PASIVO PATRIMONIO
Todo lo que posee la asociación y es utilizado para desarrollar la actividad productiva
Todo lo que la asociación debe (obligaciones a corto plazo) que
esta tiene
Todo lo que pertenece a la organización y es la fuente de financiación propia para poner a funcionar la empresa
ACTIVOS CORRIENTE
Caja Banco Clientes
Inventarios
PASIVO CORRIENTE
Obligaciones bancarias
Cuentas por pagar a proveedores.
Impuestos por pagar.
Sueldos o salarios.
CAPITAL:
Representa la inversión inicial para
la constitución y operación
de la asociación (aporte de asociados -
as)
EXCEDENTES
Son los ingresos
obtenidos que quedan
después de cancelar todos los gastos de
que la empresa va teniendo en el tiempo, las
cuales se retribuyen en
beneficios para los asociados
(as)
ACTIVOS FIJOS
Maquinarias y
equipos. Vehiculos Construccion
es
Terrenos.
Pasivo a corto plazo
(menor o igual a un año)
Pasivo a largo plazo:
Obligacion
es bancarias superior a
un año
El balance general debe realizarse como mínimo una vez al año, con corte al
31 de diciembre. Debe estar firmado por los responsables; gerente, contador
y revisor o fiscal. Cuando se trate de asociaciones el balance general debe ser
aprobado por la asamblea general.
Partes del Balance general.
2.7.2. Estados de Pérdidas y Ganancias
Es un estado financiero que refleja la operación de la asociación o fundación
en un lapso determinado para dar a conocer de manera detallada y ordenada
el resultado económico del ejercicio contable.
El estado de resultado, también llamado de pérdidas y ganancia está
compuesto por:
Las cuentas nominales, transitorias o de resultado (ingresos, gastos y costos)
3. Subvención.
La subvención consiste en el otorgamiento de dinero por parte del Estado para la realización de diferentes proyectos, este dinero se le concede a organizaciones sociales de base, sin tener el compromiso de devolverlo, y con el objetivo de realizar una actividad que va hacer para beneficio público.
3.1. Contrato de subvención.
El contrato de subvención es un acuerdo de voluntades entre quien contrata
la cooperativa ECOCACAO y un ejecutor o contratante. Para estos efectos
ECOCACAO es la organización responsable de conceder la subvención a las
organizaciones seleccionadas a través del proyecto ISE&GL.
Para las organizaciones sin ánimo de lucro adscritas, la subvención se
convierte en una de las fuentes de financiación más importantes, seguido de
los recursos generados por actividades productivas o de servicios y los aportes
sociales.
Es el caso de la asociación los “Manguitos”. Esta organización calificó con una
iniciativa productiva a través de la cual pretende ofrecer una actividad
alternativa a los asociados de la organización mediante la implementación de
“Producción Y Comercialización De Productos Agrícola En La Región Del
Rio Grande De Mompox”.
Para la ejecución de este proyecto la organización suscribió un contrato de
subvención a través del cual definió:
Nombre de Proyecto:
Producción Y Comercialización De Productos Agrícolas En La Región Del Rio Grande De Mompox.
Objeto del contrato:
Es una de las clausulas esenciales de todo contrato. Este punto define
las obligaciones asumidas contractualmente por la organización
ejecutora.
El objeto contractual ha de ser real y posible sin necesidad de
nuevo acuerdo entre las partes y su incumplimiento es causal de
liquidación unilateral y podría sobrevenir una indemnización por daños
y perjuicios al contratante.
Concesión de una subvención por el órgano de contratación para el apoyo financiero a terceros, descritos en el protocolo, cuyo objetivo es: a) Fortalecer la capacidad administrativa y de gestión o redes implicadas en la ejecución de iniciativas o proyectos; b) facilitar los medios financieros para la puesta en marcha de los proyectos, tanto como único medio de financiación como punto de apoyo para gestionar otros recursos como el crédito, c) desarrollar procesos de seguimientos técnicos, administrativos y financieros a las subvenciones realizadas en el marco del proyecto Inclusión Socio Económica y Gobernanza Local del Bajo Magdalena.
Perfeccionamiento del contrato.
El presente contrato se perfeccionará y quedará en vigor con la suscripción de las dos firmas.(contratante y contratista)
Periodo de ejecución contractual.
El periodo de ejecución del presente contrato será de (6) seis meses a partir de la suscrición del presente contrato.
Financiación del contrato.
Es costo elegible se fija por valor de cuarenta millones de pesos ($40.000.000). , relacionado en el presupuesto anexo. Las fuentes de financiación son las siguientes: a). el contratante: aportará la suma de veinticuatro millones de pesos ($24.000.000), equivalente al 60%. b). El Beneficiario: aportará en calidad de contrapartida la suma de dieciséis millones de pesos ($16.000.000), equivalente al 40%. El contratante se compromete a financiar el 100% del total aportado. Acordando las partes que siempre y cuando los gastos que no cumplan con lo estipulados en el anexo II, numeral 2.1.1.3, no serán cancelados.
Informes descriptivos y Modalidad de pago:
El beneficiario deberá entregar un informe financiero (detalle del gasto) firmado por el contador y representante legal. Acompañados de un informe técnico mensual, entregado al órgano de contratación (ECOCACAO). La solicitud del pago deberá ir acompañada de un informe descriptivo sobre los procedimientos de adjudicación, la identidad de los receptores de la ayuda financiera, los importes concedidos, resultados logrados, problemas encontrados y soluciones halladas, así como el balance general y estado de resultados debidamente firmados. Un primer pago equivalente al 70% del valor aportado por el órgano contratante, previo a la suscripción del contrato, firma de pagaré y un plan de compras. El segundo desembolso establecido en un 30% del valor aportado por el órgano de contratación a la legalización del 100% del primer desembolso.
Dirección de notificación.
Toda comunicación y/o comunicación realizada en el marco del presente contrato se realizará por escrito, precisándose en ella el
número y el título del contrato y deberá enviarse a la siguiente dirección: Para el órgano contratante: Calle 22ª Nº 100 -01 Bario, Provenza, Bucaramanga, Santander. Para el Beneficiario: Vereda la esperanza, Municipio del Piñal, Departamento de Bolívar.
Garantías contractuales.
Antes de conceder la subvención, le corresponderá al Órgano de
Contratación (ECOCACAO) comprobar que el beneficiario de la
subvención ofrece garantías suficientes en lo que se refiere a la
recuperación de las cantidades adeudadas a la Comisión Europea. Es
por tanto que en el contrato de subvención esta cláusula quedó de la
siguiente manera:
El beneficiario, firmará un pagaré en blanco con su respectiva carta de instrucciones. Dicho título valor será suscrito por el representante legal de la organización y como mínimo (2) dos miembros activos de la junta directiva.
3.2. Contrato de trabajo y subvención
Con la finalidad de poner en marcha 15 proyectos productivos y 5
culturales, en seis municipios del bajo magdalena, la cooperativa
ECOCACAO suscribe contratos de subvención con los representantes de
las asociaciones que lideran los proyectos desencadenantes orientados a
la generación de empleo e ingresos en los asociados a las organizaciones
beneficiarias.
Este acuerdo formal entre ECOCACAO y las organizaciones beneficiarias
implica el compromiso de mano de obra calificada y no calificada para la
puesta en marcha de dichos proyectos. Lo anterior justifica que los
directivos de las organizaciones conozcan los elementos básicos de una
relación contractual.
3.2.1 Contrato de trabajo.
Es definido por el Código Sustantivo del trabajo, como un acuerdo verbal
o escrito a través del cual una persona natural se obliga a prestar un
servicio de forma voluntaria a otra natural o jurídica dentro del ámbito de
organización y dirección del empleador, el cual en contraprestación se
compromete al pago de una retribución económica.
Para que se configure un contrato laboral, se deben establecer tres
condiciones:
Actividad personal de trabajador (cumplimiento de horarios).
Subordinación del trabajador hacia el empleador.
Salario asignado como retribución al servicio prestado.
CLASES DE CONTRATOS DE TRABAJO
CLASE CARACTERISTICAS GENERALES
Accidental o
transitorio
o La duración del contrato debe ser inferior a un mes. o Se usan para realizar un trabajo ocasional que no tiene
relación con las actividades normales del empleador. Ej: Arreglo de instalaciones eléctricas.
o No requiere celebrarse por escrito. o No devengan prestaciones sociales.
De Obra o labor
o El contrato tiene un término equivalente a la duración de la obra o labor encomendada.
o Usuales para realizar una labor específica. Ej: construcción de un edificio.
o Debe constar por escrito.
A termino fijo
o Su duración no puede exceder tres años. o Los contratos con periodos inferiores a un año solo podrán
prorrogarse por periodos iguales, hasta tres veces. o Debe constar por escrito. o Los contratos a término fijo inferiores a un año, los
trabajadores tienen derechos al pago de prestaciones proporcional a periodo laborado.
A término Indefinido
o Cuando las partes no determinan su duración (término indefinido).
o Puede celebrarse verbal mente o por escrito. o El empleador puede darlo por terminada unilateral mente
pero debe indemnizar al trabajador acorde a lo establecido por la ley.
o Cuando el contrato es verbal se entiende que es indefinido.
3.3 Nómina.
Es un documento utilizado por los empleadores para relacionar salarios,
deducciones, valores netos pagados, aportes parafiscales y apropiación de los
trabajadores que han laborado en un periodo determinado. (semanal,
quincenal o mensual)
Para el caso de las organizaciones clasificadas en el régimen especial, el
estatuto tributario (Art. 356-1) establece el rango que tienen para
remunerar, retribuir o financiar cualquier erogación, en dinero o en
especie, por nómina, contratación o comisión, las personas que ejercen
cargos directivos y gerenciales, los cuales no podrá exceder del treinta por
ciento (30%) del gasto total anual de la respectiva entidad.
3.3.1. Afiliación a los sistemas de salud, pensión, riesgos laborales y
subsidio familiar.
La afiliación del trabajador a los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y
Subsidio Familiar será responsabilidad del empleador y se realizará en los
términos que establecen las normas generales que rigen los diferentes
sistemas, a través de las Administradoras de Pensiones, Administradoras de
Riesgos Laborales y Cajas de Compensación Familiar autorizadas para
operar.
3.3.2. Liquidación de Parafiscales.
Los parafiscales son gravámenes establecidos por la ley de carácter
obligatorio que afectan a un grupo social o económico y se utiliza en beneficio
del propio sector. Este gravamen se aplica a las empresas y a quienes se
desempeñan como trabajadores independientes.
El gravamen se determinará aplicando los porcentajes establecidos en las
normas generales que regulan los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales
y Subsidio Familiar.
A continuación se relaciona la base de liquidación para trabajadores
dependientes e independientes. Ver tabla:
BASE DE LIQUIDACIÓN DE PARAFISCALES PARA EMPLEADORES Y
CONTRATISTAS
CONTRIBUCIONES
PARAFISCALES % APORTE
EMPLEADOR APORTE
EMPLEADO APORTE
TRABAJADOR INDEPENDIENTE
Salud (Régimen Contributivo)
12.5 8.5 4 V. Contrato Mensual X 12,5% 40%
Pensión 16 12 4 16%
Riesgos profesionales Tarifa Según Los Niveles de
riesgos
NO
Tarifa Según Los Niveles de riesgos
Fuente: Decreto 1072 de 2015.
3.4. Liquidación del contrato de trabajo.
Al terminar un contrato de trabajo, (accidental – transitorio, de obra, a término
fijo o a término indefinido) la empresa debe reconocer a trabajador las
prestaciones sociales a que tenga derecho (Prima, cesantía, intereses de
cesantías, vacaciones) de acuerdo a la legislación legal vigente.
Como apoyo a la labor para calcular las liquidaciones de las prestaciones
sociales, recomendamos visitarla página web del ministerio de trabajo. Puedes
buscar en Google (escribes “calculadora laboral en Colombia) o también
puedes ingresar escribiendo la siguiente dirección electrónica:
RELACIÓN DE VIDEOS VIDEO DIRECCIÓN ELECTRONICA
Soportes Contables : Generalidades y Clasificación
https://www.youtube.com/watch?v=SWytluKBxUE
Posibilidad de cotizar a salud y ARP sin cotizar a pensiones
https://www.youtube.com/watch?v=7l2J7Na9Irk
LEY 1753 ART 135: Aportes al sistema de seguridad social – trabajadores independientes.
https://www.youtube.com/watch?v=639XfTm8byA
Presentación de declaración de renta, de ingresos o patrimonio para una ESAL
https://www.youtube.com/watch?v=Tnun9vbjrgc
Declaración de IVA para una entidad sin ánimo de lucro
https://www.youtube.com/watch?v=fbYo89ybicU
Entidades sin ánimo de lucro exentas de rete fuente
https://www.youtube.com/watch?v=0qNyWyoizM4
RELACIÓN DE LECTURAS
DOCUMENTOS DIRECCIÓN ELECTRONICA
Cartilla sobre Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones y Redes de Voluntariado
http://www.orgsolidarias.gov.co/sites/default/files/pagina-basica/pdf/cartilla%20asociaciones,%20fundaciones%20y%20redes%20de%20voluntariado.pdf
Organizaciones solidarias: Oferta Institucional para La Población Afrocolombiana, Negra, Palenquera Y Raizal.
http://wsp.presidencia.gov.co/afrocolombianos/prensa/Documents/cartilla-organizaciones-solidarias-afros.pdf
Estatuto tributario: Art. 19. Contribuyentes del régimen tributario especial.
http://estatuto.co/?e=1326
Régimen tributario
https://docs.google.com/document/d/1kw7W7uzxENu1unYdCDy1NCWaNqQS2BXi44PBgfZ_UXw/edit