Orión PLUS®

2015

Equipo de Soporte

www.orionplus.info

01/01/2015

Manual y Aclaraciones del Módulo Contable

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Introducción Estimado Cliente. Este manual fue desarrollado con el propósito de suministrarle a usted la mayor cantidad de consejos e indicaciones para que pueda hacer un correcto uso del Módulo NIIF del Software Orión PLUS. A continuación le resumimos el manual en 5 partes generales.

1) Casos que se presentan según el Cliente. 2) Contenido y procesos relevantes del Módulo Contable. 3) Escenarios de manejo de inventarios con múltiples sucursales/bodegas para evitar descuadres. 4) Control restrictivo de cuentas del PUC para mantener la sincronía con la información administrativa. 5) Recomendaciones varias.

Es vital que lea detalladamente esta información JUNTO CON SU CONTADOR para que no presente problemas futuros por desconocimiento de lo aquí escrito.

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1) CASOS QUE SE PRESENTAN SEGÚN EL CLIENTE

Estimado Cliente. La parte más importante del proceso de implementación del MODULO CONTABLE con el software Orión PLUS es determinar en cuál de los siguientes escenarios está ubicado su caso teniendo en cuenta 2 variables:

Cuál es el estado de funcionamiento de su negocio?

Cuál es el estado de implementación del Orión PLUS?

CASO 1: Clientes que inician su operación desde cero, es decir, negocios nuevos.

Este es el caso más sencillo y para el cual se debe contar con un BALANCE INICIAL que se carga por la utilidad de saldos iniciales. Por lo general el balance consiste en una partida de Patrimonio de Capital Social contra una cuenta de CAJA o BANCOS.

IMPORTANTE: La creación de artículos, clientes, proveedores, compras y demás se deben hacer DESPUES de salir de los saldos iniciales, es decir, en el programa en pleno.

CASO 2: Clientes que ya han iniciado operaciones tiempo atrás y van a empezar a usar el Orión PLUS desde cero. Este caso es muy común y se presenta cuando el cliente adquiere el software Orión PLUS con el MODULO CONTABLE desde el principio de la adquisición. El sistema cuenta con un completo módulo de SALDOS INICIALES en el que se debe registrar lo siguiente:

Cuentas x Cobrar (CXC)

Cuentas x Pagar (CXP)

Inventario (Se puede hacer articulo x articulo o cargando un Excel con un formato establecido)

Caja y Bancos.

Balance a la fecha (Debe tenerse el balance a la fecha de empalme para que todo inicie correctamente).

Otros documentos como Anticipos a proveedores, Anticipos de Clientes, Notas Crédito, Materiales, Activos, etc.

IMPORTANTE:

Entendemos que todo empalme tiene su complejidad, pero sobre todo, hay siempre una franja de tiempo muy estrecha para dicho proceso. Nuestra recomendación es NO SALIR del módulo de saldos iniciales hasta tanto no terminar de ingresar todo lo citado anteriormente. Sin embargo, el BALANCE INICIAL podría ingresarse después de salir de los saldos iniciales usando una NOTA INTERNA. En la mayoría de los casos esta nota se debe compensar en los débitos y créditos usando la CUENTA PUENTE 36990101. Esta cuenta puente es la que usa el Orión PLUS para compensar las notas sin afectar el balance.

En algunos casos podría ser necesario tomar control sobre las cuentas restringidas de Inventario, CXC, CXP y otras. Por favor lea el punto 4 de este manual.

CASO 3: Clientes que ya han iniciado operaciones tiempo atrás y que ya tenían el modulo administrativo del Orión PLUS y ahora van a implementar el modulo contable. Este caso también es muy común y se presenta cuando el cliente adquiere el software Orión PLUS solo con el MODULO ADMINISTRATIVO desde el principio de la adquisición. Esto pasa cuando el cliente compra el Orión PLUS siendo régimen simplificado y luego se vuelve régimen común o cuando en principio se tenía un software contable aparte.

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3 Al no tener el modulo contable desde el principio, no existe contabilización de todo lo registrado en el programa desde el inicio de operaciones. Entonces el problema acá radica en que administrativamente el sistema tiene unas CXC, unas CXP, un inventario, unas notas crédito, anticipos, etc., pero nada de esto está reflejado en el balance por lo anteriormente explicado. Existe entonces la necesidad de hacer un BALANCE INICIAL usando una NOTA INTERNA. Por defecto el programa trae activa una restricción de cuentas que se debe desactivar como se indicia en el punto 4 de este manual. IMPORTANTE:

Como ya el programa está en operación desde hace un tiempo, no hay forma de volver al módulo de saldos iniciales.

Debe seguir los pasos del PUNTO 4 de este manual para quitar la restricción de cuentas y así poder registrar los saldos iniciales de inventario, cxc, cxp y otras partidas.

El Balance Inicial se debe registrar con una o varias NOTAS INTERNAS por el menú de contabilidad. Para compensar los débitos y créditos debe usar la CUENTA PUENTE 36990101. Esta cuenta puente es la que usa el Orión PLUS para compensar las notas sin afectar el balance.

Ya no se podrá garantizar la sincronización entre lo administrativo y lo contable por existir manipulación directa de las cuentas restringidas (PUNTO 4).

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2) CONTENIDO Y PROCESOS RELEVANTES DEL MÓDULO CONTABLE.

La siguiente es una información importante para la comprensión y el manejo del Módulo Contable del software de Contabilidad Orión PLUS. El módulo Contable es un COMPLEMENTO del módulo administrativo que contabiliza automáticamente las cuentas PUC para la generación de los estados financieros de BALANCE y PYG. TODOS los procesos realizados por el Modulo Administrativo como Ventas, Compras, Egresos, Devoluciones, Recaudos, CXP, etc., son contabilizados de manera AUTOMÁTICA por el programa de contabilidad con las cuentas del PUC de Comerciantes que se hayan configurado de manera predeterminada en el programa.

APUNTES IMPORTANTES:

Con este módulo va a ahorrar mucho tiempo en la digitación de la contabilidad evitando el muy conocido doble proceso.

Ya no tendrá que esperar cada fin de mes para saber en qué va su contabilidad, pues esta se genera en tiempo real conforme usted va usando el programa. Para ello puede usar el LIBRO DIARIO del menú de contabilidad y revisar la contabilización de cada proceso y así poder entender bien la capacidad del automatización del Orión PLUS.

Para usar el programa contable NO se necesita tener altos conocimientos de contabilidad. Sus operarios, vendedores y cajeros tan solo deben aprender a usar las utilidades básicas y Orión PLUS hará la contabilidad por ellos. Con esto podrá optimizar sus costos de contratación y evitar errores en la contabilidad de su negocio.

El trabajo del contador se hace muy eficiente. Ahora solo tendrá que verificar los asentamientos realizados y hacer los ajustes que considere pertinentes a través de MODIFICACIONES, ANULACIONES y/o NOTAS DE CONTABILIDAD.

CASOS PUNTUALES A TENER MUY PRESENTES: CAUSACION DE NÓMINA: Esta es la recomendación para la causación y pago de Nómina en el programa.

1. La nómina se CAUSA generando una NOTA INTERNA de CONTABILIDAD por el menú de CONTABILIDAD del programa. Ahí podrá ingresar todas las cuentas PUC involucradas en la nómina con los respectivos terceros que son: EMPLEADO, EPS, ARL, FONDO DE PENSIONES, CAJA DE COMPENSACIÓN y demás parafiscales. IMPORTANTE: Si bien el programa no tiene un módulo específico de nómina, lo que si tiene es una súper funcionalidad que le permite DUPLICAR una nota y poder cambiar la FECHA, DESCRIPCIÓN y BENEFICIARIO principal. Con esto podrá tener una sola NOTA INTERNA BASE para generar periódicamente las nóminas de varios empleados que tengan el mismo salario. Además, en caso de presentar algunas diferencias, puede agregar o quitar asientos de la nota antes de grabarla.

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2. Posterior a la causación se deben hacer los egresos respectivos para el pago de SALARIOS. Para ello debe generar N egresos según su criterio por el menú de CONTABILIDAD - GENERAR COMPROBANTE DE EGRESO (MULTICONCEPTO). Por lo general, se recomienda hacer un egreso para cada empleado en lo que tiene que ver con SALARIO. AL final debe elegir el ORIGEN DE FONDOS que CAJA o BANCOS.

3. Finalmente, se deben hacer los egresos respectivos para el pago de SEGURIDAD SOCIAL y PARAFISCALES. Para ello debe generar N egresos según su criterio por el menú de CONTABILIDAD - GENERAR COMPROBANTE DE EGRESO (MULTICONCEPTO). Por lo general, se recomienda hacer un egreso por cada transacción de bancos que se genere por el pago de seguridad social y parafiscales. Así en este egreso va a relacionar al DEBITO las diferentes cuentas que quedaron causadas al pasivo en la nómina por cada tercero (empleado). AL final debe elegir el ORIGEN DE FONDOS que por lo general es BANCOS.

IMPORTANTE:

El tercero principal del egreso puede ser su misma empresa ya que por lo general los intermediarios de recaudo no son el beneficiario. El movimiento contable quedara registrado por cada tercero individual que agregue en el documento.

Puede usar como BASE un egreso similar de pago de seguridad social anterior para ahorrar tiempo.

PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS: Se hace por el Menú de Contabilidad - Generar Comprobante de Egreso (Multi-Concepto) cuando en una sola factura incluyan dos o más cobros de acueducto, energía, alcantarillado y/o telefonía. No se puede hacer por la opción de Gastos y Egresos del menú de Cartera ya que en esta utilidad no se pueden escoger varias cuentas del gasto.

PAGO DEL IVA: Lo primero que debe hacer es saber cuáles son los valores que le corresponde pagar según el IVA GENERADO, los IVAS DESCONTABLES y las retenciones. Para ello le recomendamos usar las utilidades que se encuentran en el menú de CONTABILIDAD – DECLARACION DE IVA.

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Luego debe usar la utilidad de Generar Comprobante de Egreso (Multi-Concepto) del menú de contabilidad para hacer el movimiento de cuentas al débito y crédito según su preferencia contra CAJA o BANCOS. Nosotros recomendamos el uso de la cuenta 24080401 que hemos creado para acumular todos los PAGOS DE IVA y así se facilita la contabilización y balanceo del impuesto. La otra opción que tiene es balancear las cuentas del IVA Generado y Descontable para netearlas en cada periodo.

PAGO DE RETENCIONES: Lo primero que debe hacer es saber cuáles son los valores que le corresponde pagar según las retenciones PRACTICADAS en las diferentes utilidades del programa. Para ello le recomendamos usar las utilidades que se encuentran en el menú de CONTABILIDAD – DECLARACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE.

Luego debe usar la utilidad de Generar Comprobante de Egreso (Multi-Concepto) del menú de contabilidad para hacer el movimiento de cuentas al débito y crédito según su necesidad contra CAJA o BANCOS.

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CONTENIDO DEL MENÚ DE CONTABILIDAD: Balance General El sistema genera de manera automática el BALANCE GENERAL según el movimiento de las cuentas asentadas durante el desarrollo del negocio. Permite consultar BALANCE GENERAL de CIERRE, BALANCE DE PRUEBA o COMPROBACIÓN y BALANCE COMPARATIVO. Puede consultarlo a nivel de Grupo, Cuenta, Subcuenta o Auxiliar, y además, puede exportarlo a Excel. Estado de Resultados (PyG) El Estado de Pérdidas y Ganancias con el cual puede establecer fácilmente si su negocio le represento utilidades y en que se concentraron la mayor parte de sus egresos. Muestra los Gastos discriminados y permite ser exportado a Excel. Se puede filtrar por Sucursales y/o Centros de Costos. Libro Diario Libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa que genera el sistema automáticamente. Libro Mayor El Libro Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Libro Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste su principal objetivo. Súper Auxiliar por Cuenta/Tercero/Tipo Doc./Documento/Fechas Esta utilidad resulta la mejor aliada para el CONTADOR de su negocio, pues permite consultar TODO ASENTAMIENTO usando varios filtros que se pueden usar de manera separada o simultánea. Permite consultar por Fecha, Tercero, Clase, Grupo, Subcuenta, Cuenta, Auxiliar, Tipo de Documento, Documento especifico. Es ideal para conocer los valores NETOS de cuentas de Retenciones y de Impuestos como el IVA. Auxiliar de CAJA Este reporte le permite consultar el movimiento automático generado por el sistema según las entradas y salidas de la CAJA al vender, recaudar y pagar. Auxiliar de BANCOS Este reporte le permite consultar el movimiento automático generado por el sistema según las entradas y salidas de las CUENTAS de BANCOS al vender, recaudar y pagar. Auxiliar de Cartera x Edades de Vencimiento Excelente utilidad para determinar la Cartera del negocio por edades de vencimiento con el fin de hacer PROVISIÓN DE CARTERA. El sistema muestra de manera muy amigable la cartera agrupada por clientes y en diferentes columnas según el vencimiento. Otros Auxiliares También cuenta con el Auxiliar de Ingresos (Ventas), Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras, Egresos. Generar Nota Interna/Contable Para todos los procesos contables para los cuales el sistema no tenga una utilidad especifica se deben usar las Notas Contables o Internas. Consultar Notas Internas Creadas Esta utilidad permite consultar todas las Notas internas creadas en el sistema.

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8 Generar Nota Crédito Clientes Esta utilidad se debe usar cuando usted NO desea realizar la devolución a partir de una Factura/Remisión, ya sea porque no la puede establecer o porque son varias facturas las que contienen los artículos a devolver, o por que no desea asociar la nota a una devolución de mercancía. Generar Nota Débito Clientes Es un comprobante se envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Generar Nota Débito Proveedores Es un comprobante se envía a su proveedor, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento disminuye el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación o cualquier otra circunstancia que signifique la disminución del saldo de una cuenta. Generar Comprobantes de Egreso (Multi-Concepto) Utilice esta aplicación para registrar el pago de Impuestos, Retenciones, Dividendos y algunos otros movimientos que NO pueda registrar por la utilidad de EGRESOS del Menú de CARTERA. Por lo general, se usa cuando en un mismo documento existen VARIAS cuentas de GASTO ya que los egresos del módulo de cartera solo permiten asociar una cuenta de gasto. También se recomienda usar cuando se desea tener mayor control y liberta sobre el uso y registro de cuentas PUC que no pueda usar en la utilidad del módulo de cartera. Esta aplicación genera un EGRESO con la misma secuencia de los EGRESOS del módulo de cartera. Generar Cuenta x Pagar (Multi-Concepto) Utilice esta aplicación para causar CXP que no pueda registrar por la utilidad de CXP del Menú de CARTERA. Por lo general, se usa cuando en un mismo documento existen VARIAS cuentas de GASTO ya que las CXP del módulo de cartera solo permiten asociar una cuenta de gasto. También se recomienda usar cuando se desea tener mayor control y liberta sobre el uso y registro de cuentas PUC que no pueda usar en la utilidad del modulo de cartera. Esta aplicación genera una CXP con la misma secuencia de las CXP del módulo de cartera. Declaración de IVA Es un reporte del Impuesto del IVA para conocer sus obligaciones tributarias con el estado teniendo en cuenta el IVA GENERADO y los IVAS descontables por Compras y Gastos. Declaración de Retenciones en la Fuente por RENTA Permite conocer sus obligaciones tributarias con el estado teniendo en cuenta las RETENCIONES en la FUENTE a título de RENTA aplicadas a sus proveedores por conceptos de COMPRAS, GASTOS y SERVICIOS. Declaración de Retenciones de ICA Permite conocer sus obligaciones tributarias con el estado teniendo en cuenta las RETENCIONES de IVA aplicadas a sus proveedores por conceptos de COMPRAS, GASTOS y SERVICIOS. Resumen Anual de Retenciones (Certificados de Retención) Este Reporte muestra todas las RETENCIONES que práctico y fueron practicadas a su negocio durante un ano determinado. El sistema le permite seleccionar el tipo de reporte que requiere y generar los CERTIFICADOS de RETENCIÓN a sus proveedores. Consulta de Activos FIJOS

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9 Esta consulta le trae todos los Activos Fijos registrados en el sistema. Adición de Activos FIJOS Con esta utilidad puede adicionar cada Activo Fijo que tenga en su empresa. El sistema le permite manejar los activos fijos con la información necesaria para poder hacer el proceso de DEPRECIACIÓN de una manera muy eficiente. Depreciación de Activos FIJOS Esta utilidad le permite hacer el proceso de DEPRECIACIÓN de una manera muy eficiente llamando todos sus activos fijos o por grupos. Además, se basa en toda la configuración de cada activo para calcular de manera automática el valor a depreciar por cada periodo. Consulta y Personalización de las cuentas del PUC El software contable permite crear y/o modificar las cuentas Auxiliares basadas en las cuentas del PUC mediante esta práctica interface de consulta. Configuración de cuentas PUC predeterminadas El Software Contable esta parametrizado por defecto con unas cuentas predeterminadas. Usted y/o su contador pueden modificar esas cuentas conforme los criterios con los que llevan la contabilidad de su negocio. Tabla de Retenciones Para descargar por Internet. Calendario Tributario DIAN Para descargar por Internet.

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3) ESCENARIOS DE MANEJO DE INVENTARIOS CON MULTIPLES SUCURSALES/BODEGAS El siguiente esquema tiene como propósito establecer el modelo de funcionamiento del cliente para así entender y encasillar el comportamiento esperado de la empresa o negocio en el Orión PLUS. El punto de enfoque está sobre las diferencias que se producen entre el INVENTARIO ADMINISTRATIVO y el INVENTARIO CONTABLE almacenado en la CUENTA PUC 1435. Es importante aclarar que en el orión se usan las SUCURSALES para dividir los BALANCES y los CENTROS DE COSTOS para dividir los PYG. Así, una Sucursal puede tener varios Centros de Costos, lo que es igual que 1 solo balance y varios PyGs. IMPORTANTE y VITAL:

No confundir SUCURSALES con BODEGAS. Si no se logra comprender la diferencia, es muy probable que genere errores en su contabilidad al registrar los procesos en el sistema.

Comprender que los USUARIOS están asociados a sucursales y NO a bodegas. Por tanto, cuando usted registra un proceso debe estar muy seguro de la SUCURSAL que elija, pues la sucursal es la que controla el BALANCE de su empresa.

Escenario 1: VARIOS NEGOCIOS (sucursales) en 1 SOLO ORION

Caso 1 (ideal): Bodegas totalmente separadas FISICAMENTE y restringidas por usuarios.

En este caso se debe tener una bodega para cada sucursal (negocio) que este separada tanto física como contablemente. Además, validar usuarios que tengan UNICAMENTE acceso a las bodegas de cada sucursal.

RESULTADO: TODO funciona bien y no hay descuadre de contabilidad ni de inventario.

Caso 2 (Regular): Bodegas separadas en el ORION y restringidas por usuarios, pero MEZCLADAS FISICAMENTE.

En este caso se debe tener una bodega para cada sucursal (negocio). Además, validar usuarios que tengan UNICAMENTE acceso a las bodegas de cada sucursal. Sin embargo, al no estar separadas FISICAMENTE entonces se hace más difícil en control de inventarios para el cliente.

RESULTADO: TODO funciona bien en el ORION y no hay descuadre de contabilidad ni de inventario. Sin embargo, puede haber mucho caos por la validación de saldos de las bodegas mezcladas.

Caso 3 (Mal): Una sola bodega FISICAMENTE y en el ORION.

En este caso se produce el problema de que una sucursal (negocio) es la que compra y todas venden lo que compra una sola. Esto hace que la cuenta de inventarios 1435 del balance de la sucursal en la que compra se descuadre frente al inventario administrativo y que las cuentas contables de inventario 1435 de las otras queden negativas.

RESULTADO: Se descuadra el INVENTARIO CONTABLE aunque el administrativo este bien.

Escenario 2: VARIOS CENTROS DE COSTO en 1 SOLO ORION

Caso General: Bodegas totalmente separadas FISICAMENTE y restringidas por usuarios.

Este es el caso de clientes como MADEIRA en los cuales se usan de menara correcta los CENTROS DE COSTOS adscritos a una única sucursal que agrupa el balance del cliente bajo un solo NIT.

RESULTADO: TODO funciona bien y no hay descuadre de contabilidad ni de inventario.

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4) CONTROL RESTRICTIVO DE CUENTAS DEL PUC PARA MANTENER LA SINCRONÍA CON LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA y CONTABLE. El sistema ha sido desarrollado para mantener un equilibrio entre los reportes y consultas ADMINISTRATIVAS con la información CONTABLE (balances). Por tal razón, en las Notas de Contabilidad (NIC) se tiene restringida la manipulación directa de las cuentas 1435 (inventario artículos), 1405 (materia prima), 1305 (cxc), 2205 (cxp), 4175 (devoluciones) y 280505 (anticipos clientes). Usted puede decidir si habilita esta manipulación bajo la responsabilidad y conocimiento de que se perderá la sincronización entre la parte Administrativa y la parte Contable del programa. La razón de que se pierda esta sincronía radica en que todo proceso que se registra en el sistema por las utilidades de Cartera y Almacén es contabilizado AUTOMATICAMENTE con las cuentas PUC que están predeterminadas en el sistema. Sin embargo, si usted genera una NOTA DE CONTABILIDAD donde acredita o debita directamente estas cuentas, cuando haga una consulta ADMINISTRATIVA de las CXC, CXP o Inventario, según sea el caso, ya no va a obtener el mismo valor que aparece en su balance. Esta manipulación directa la puede habilitar por la siguiente ruta: MENU CONFIGURACION – Impuestos, Retenciones y Parámetros.

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5) RECOMENDACIONES VARIAS.

1. EVITE ingresar COMPRAS con fechas pasadas, pues esto le altera el costo promedio de los artículos.

2. REVISE muy bien la COMPRA una vez la termine de ingresar. Si se equivoca, por favor modifíquela de inmediato antes de registrar ventas.

3. EVITE registrar ventas sin revisar muy bien las compras.

4. EVITE modificar compras cuando ya hayan vendido artículos que estén incluidos en la compra. Esto NO ajustará los costos de venta de las facturas y lo único que lograra es afectar o dañar su costo promedio. Si es absolutamente necesario modificar la compra, deberá anular todas las ventas posteriores a la compra para hacerlas de nuevo cuando se arregle la compra, o asumir el cambio que se produzca en su costo promedio de los artículos.

5. No confunda SUCURSALES con BODEGAS. Si no se logra comprender la diferencia, es muy probable que genere errores en su contabilidad al registrar los procesos en el sistema. El programa puede manejar N sucursales y N bodegas y ambas son cosas separadas. Su Balance contable se maneja es respecto a las SUCURSALES que escoja para hacer sus COMPRAS, VENTAS y demás procesos. NO IMPORTA cual bodega seleccione, lo que importa es la sucursal.

6. VITAL comprender que los USUARIOS están asociados a sucursales y NO a bodegas. Por tanto, cuando usted registra un proceso debe estar muy seguro de la SUCURSAL que elija, pues la sucursal es la que controla el BALANCE de su empresa.

7. MUCHO CUIDADO con los usuarios SUPER ADMINSITRADORES cuando registran procesos. SIEMPRE el sistema tomara por defecto la SUCURSAL al cual está asociado el usuario y a veces se quiere registrar es un proceso de otra sucursal.

NOTA: Si ha terminado de leer este manual, por favor escribanos a servicio.cliente@abp-soluciones.com diciéndonos que ha leído nuestro manual. Así nosotros quedaremos tranquilos de que usted podrá hacer un correcto uso del sistema.