manual usuario y procesos comunes - sistema de información misional

8/18/2019 Manual Usuario y Procesos Comunes - Sistema de Información Misional

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Manual de Usuario SIM - Sistema de Información Misional

Procuraduría General de la Nación - Synapsis1

Sistema de

Información Mis ional

Manual de Usuario

MUPI V 0.4

Diseño, desarrollo e implantación

del Sistema de Información Misional SIM)

de la Procuraduría General de la Nación


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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 4

2. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA 5

2.1. ¿QUÉ ES EL SIM? 5

2.2. ¿CÚAL ES OBJETIVO DEL SIM? 5

2.3. ¿CUÁLES SON SUS BENEFICIOS? 5

3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO QUE APOYA EL SIM 7

3.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO 73.1.1 Actividades Comunes Obligatorias – COB 93.1.2 Actividades Específicas Obligatorias – EOB 103.1.3 Actividades Comunes Opcionales – COP 113.1.4 Actividades Específicas Opcionales – EOP 113.1.5 Instrumentos 12

3.2. SIMBOLOGÍA Y NOMENCLATURA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE

ACTIVIDADES DE LOS PROCESOS MISIONALES 14

4. DESCRIPCIÓN DEL SIM 15 4.1 SUBSISTEMAS DEL SIM 15

4.1.1 SIMIP. Subsistema de Información Misional de la PGN. 154.1.2 SIAM. Subsistema de Información de Apoyo a la Misión. 154.1.3 SIREL. Subsistema de Información Legal y Relatoría. 154.1.4 SIC. Subsistema de Información Ciudadana. 164.1.5 SIRI. Subsistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades. 16

4.2 FLUJOS DE INFORMACIÓN ENTRE EL SIM Y OTROS SISTEMAS DE LA PGN 16

5. GUÍA DE NAVEGACIÓN 17

5.1 INGRESO 17

5.2 DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ GRÁFICA 18

5.3 ELEMENTOS EN LA INTERFAZ 195.3.1 Cabezote 195.3.2 Área de Trabajo 20

5.4 LISTA DE TRABAJO 21


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INTRODUCCIÓN

Este manual es una guía para el uso del sistema de información Misional (SIM) de La ProcuraduríaGeneral de la Nación (PGN), dirigido a todos los funcionarios (servidores) de la Entidad queejercen funciones misionales. En él se describen los aspectos más importantes para la utilizaciónfácil de esta herramienta.

El diseño y desarrollo de este sistema lo efectuó la firma Synapsis Ltda. con base en los productosde la consultoría realizada por la Universidad de los Andes, mediante la cual se evaluaron lossistemas de información actuales, se optimizaron los macro-procesos de la PGN, se recomendóla arquitectura de sistemas de información para la Entidad en materia misional y se determinaronlos requerimientos funcionales y técnicos del nuevo sistema.

El manual se ha estructurado en los siguientes capítulos:

Aspectos generales del sistema – Capítulo 2: presenta la definición del SIM y describe losbeneficios que se obtendrán con su utilización.

Modelo de Procesos de Negocio que apoya el SIM – Capítulo 3: explica el modelo optimizado deprocesos para las áreas misionales que será soportado por el sistema de información.

Descripción del SIM – Capítulo 4: hace una breve descripción de los módulos que conforman elSIM y los flujos de información de este sistema con otros sistemas de la PGN.

Guía de Navegación - Capítulo 5: explica la interfaz gráfica del sistema y la forma como elusuario puede navegar por las distintas opciones del mismo.

Actividades comunes de los procesos misionales - Capítulo 6: presenta la descripción,funcionamiento y navegación de cada una de las tareas comunes en los procesos misionales.

Descripción detallada del sistema para la función misional de intervención - Capítulo 7: describepaso a paso el desarrollo de la actividad misional de intervención, explicando funcionalidad,navegación y aplicabilidad de esta.

Instrumentos para el proceso de intervención – Capítulo 8: presenta cada uno de los instrumentosque pueden ser relacionados en la función misional de intervención, explicando sufuncionalidad.

Descripción detallada del sistema para la función misional disciplinaria - Capítulo 9: hace unrecorrido por la actividad misional disciplinaria, analizando cada una de las tareas que lacomponen y su aplicabilidad.

Instrumentos para el proceso disciplinario – Capítulo 10: explica los instrumentos que se puedenrelacionar en la función misional disciplinaria.

Descripción detallada del s istema para la función misional preventiva - Capítulo 11: detalla cadauna de las tareas que componen el proceso misional preventivo, analizando su funcionalidad yaplicabilidad en el SIM.

Instrumentos para el proceso preventivo – Capítulo 12: describe los instrumentos que pueden serrelacionados en la función misional preventiva, explicando las actividades en las que se puedeniniciar y su navegación.


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MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO QUE APOYA EL SIM

La consultoría efectuada por la Universidad de los Andes propuso el Modelo de Procesos deNegocio optimizado que debe apoyar el sistema de información. Synapsis Ltda teniendo comopunto de partida dicha propuesta, estructuró los procesos que corresponden a las funcionesmisionales de la PGN, los cuales fueron validados y aprobados por las directivas y un gruporepresentativo de funcionario de la Entidad, constituyéndose en la base para la construcción delSIM.

A continuación se realiza un resumen del Modelo de Procesos de Negocio aprobado por la PGNpara el Sistema de Información Misional (SIM):

3.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO

En el contexto del Sistema de Información Misional de la Procuraduría General de la Nación, seutilizará el concepto de Proceso de Negocio, para hacer referencia a los procesoscorrespondientes a las funciones misionales de Intervención, Prevención y Disciplinaria. Unproceso se define como una secuencia de actividades que generan un valor agregado sobreuna entrada de un producto (peticiones, quejas, etc.) para conseguir un resultado o salida deotro producto (fallos, conceptos, requerimientos etc.) que satisfaga las necesidades yexpectativas del cliente, en nuestro caso los ciudadanos.

De acuerdo con el estudio de los procesos misionales de la PGN, éstos tienen entradas y salidasdeterminadas. Sin embargo, las actividades de los procesos y la secuencia de las mismas sondinámicas.

Dentro de las entradas se encuentran las quejas, las solicitudes de parte, actuaciones de oficio ycomunicaciones de las autoridades. Respecto a las salidas, pueden clasificarse en: Productosprincipales de la función constitucional (ejemplo: fallos, conceptos, informes, acciones);Productos asociados (ejemplo: certificado de antecedentes); Información del proceso (ejemplo:información de seguimiento para validar cumplimiento de objetivos institucionales) e Informaciónlegal (ejemplo: relatoría). Ver Imagen 3- 1.

Imagen 3- 1

http://www.monografias.com/cgi-bin/search.cgi%3Fquery=valor&?intersearch


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Para el análisis de la dinámica de los procesos de negocio de la PGN, se utilizó la técnica deescenarios contrastados, con el fin de determinar qué elementos son comunes y cuáles no. Paraello, se construyó la matriz que se muestra en la Imagen 3- 2:

Imagen 3- 2

La matriz cruza dos tipos de variables representativas de los procesos:

·Tipo: variable que mide si las actividades se realizan en todas las misionales o si sonparticulares para alguna de ellas. Es decir, clasifica las actividades independientementede la función constitucional. Para su medición se definieron dos estados:

§ Común: es aquel que se realiza en todas las áreas misionales.§ Específico: es aquel que se realiza en forma particular en un área misional y es

exclusivo de ésta. ·

Presencia: variable que mide el grado con el cual la actividad se realiza y para ello sedefinen dos estados.

§ Obligatorio: Debe realizarse para que el proceso sea válido.§ Opcional: No siempre se presenta y depende de la dinámica del proceso y de las

decisiones que tomen los actores.

Con base en ese análisis se obtiene que los procesos misionales de la PGN se pueden representara través de flujos de trabajo paralelos, como se ilustra en la Imagen 3- 3. Dicha gráfica muestra treszonas principales:


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Imagen 3- 3

·Zona A: corresponde a todos aquellos procesos que son particulares de cada áreamisional, pero que no son obligatorios en todos los Casos, es decir a los ProcesosEspecíficos Opcionales (cuadrante 4 de la Imagen 2).

·Zona B: Representa las Actividades Comunes Obligatorias (cuadrante 1 de la Imagen 2)las cuales siempre tienen que realizarse en todas las áreas misionales, y por lasactividades específicas obligatorias (cuadrante 2 de la Imagen 2). Esta zona constituiríala llamada “autopista” o flujo principal.

·Zona C: Se encuentran todas las actividades comunes opcionales (cuadrante 3 de laImagen 2) como los instrumentos que por su naturaleza son dinámicos y no siempreestán presentes.

Del anterior análisis se concluye que es posible que la PGN trabaje como una organizaciónorientada por procesos, en razón a que las funciones constitucionales que le han sidoencomendadas tienen un gran número de elementos comunes a nivel de los componentes deun proceso (entradas, procesamiento de la información y salidas similares) y además es posibleconstruir un marco general para ser el hilo conductor de las actuaciones de la Entidad, el cual essimilar para todos los procesos misionales o de negocio.

A continuación se describen las actividades comunes obligatorias, las actividades específicasobligatorias, las actividades comunes opcionales y las actividades específicas opcionales quese identificaron en los procesos misionales.

3.1.1 Actividades Comunes Obligatorias – COB

Las Actividades Comunes Obligatorias son aquellas que aplican para todas las áreas misionales yconstituyen la autopista o flujo principal. Son las siguientes:

Radicar y Valorar Solicitud

Actividad orientada a radicar las solicitudes (demandas de servicio) que llegan a la PGN y aanalizar si la Entidad es competente para tramitar la solicitud. También se pueden radicar lostrámites internos que se inician por diferentes eventos internos o externos tales como el inicio de

de la actuación oficiosa emprendida por la PGN o derivada de la notificación ante unaautoridad judicial.

Clasificar Asunto y Asignar Competencia

Actividad dirigida a clasificar las solicitudes (demandas de servicio) radicadas, a evaluar yasignar la dependencia competente para conocer la solicitud que da inicio al proceso. Cuandose trata de demandas de servicio de origen externo, si la competencia no es de la PGN se remitea la autoridad competente. En esta actividad se debe revisar si existe asunto en trámite por losmismos hechos para no generar duplicidad.

La asignación de la dependencia PGN competente corresponde a un reparto que se harádirecto (cuando por especialidad solo exista una dependencia competente para actuar) o pordistribución de cargas y prioridades (cuando existan varias dependencias competentes).


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Las actividades específicas obligatorias son aquellas que se realizan en forma particular en unárea misional, las cuales deben realizarse para que el proceso sea válido. Dentro del procesomisional de intervención se identificó la siguiente actividad como específica obligatoria:

Actuar ante Autoridad o Directamente

Es el conjunto de actividades que dependiendo de cada procedimiento de intervención enparticular, desarrollará el servidor PGN teniendo siempre como sustento la evaluación realizadaantes de la apertura del Caso y/o la verificación de hechos y definición del marco normativoque se realiza una vez se ha abierto el Caso.

3.1.3 Actividades Comunes Opcionales – COP

Las actividades comunes opcionales son aquellas que se realizan en todas las áreas misionalespero que no siempre se presentan sino que dependen de la dinámica del proceso y de lasdecisiones que tomen los actores.

Dentro de estas actividades se encuentran las de adoptar y resolver instrumento. Losinstrumentos son un conjunto de actividades que se desarrollan a partir de un evento que puedepresentarse en el curso de los procesos misionales y que puede afectar el desarrollo de losmismos y generar actividades adicionales.

En el numeral 3.1.5 se presentan los instrumentos identificados en los procesos misionales, algunosde los cuales son comunes a todas las áreas y otros son específicos de alguna de ellas.

3.1.4 Actividades Específicas Opcionales – EOP

Las actividades específicas opcionales son aquellas que se realizan en forma particular en unárea misional pero que no siempre se presentan sino que dependen de la dinámica del procesoy de las decisiones que tomen los actores.

Las siguientes son las actividades específicas opcionales identificadas:

Aplicar Sanción

Actividad orientada a registrar en el sistema de Información SIRI, una sanción, pérdida deinvestidura o inhabilidad derivada de un fallo proferido en un proceso disciplinario.

Tomar Medidas Preventivas

Esta actividad se genera cuando la PGN, en un proceso disciplinario, considera necesariosolicitar la suspensión del procedimiento administrativo, actos, contratos o su ejecución para quecesen los efectos y se eviten los perjuicios que se puedan causar al orden jurídico o al patrimoniopúblico. (Artículo 160 Ley 734 de 2002).

Ejecutar Acción Preventiva y Hacer Seguimiento


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Actividad donde se registra la ejecución de las acciones preventivas planeadas y el seguimientoefectuado sobre las acciones definidas con respecto a un Caso preventivo.

3.1.5 Instrumentos

En la Imagen 3- 4 se muestra la clasificación de los instrumentos según el proceso misional. Algunosde ellos son comunes a todas las áreas misionales, pero otros son específicos de una de ellas.


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Matriz de

Instrumentos

Proceso Disciplinario Proceso de

Intervención

Proceso Preventivo

signación de

Funcionario

Causales

Recursos

Otros Instrumento s

Instrumento de Suspensión Prorroga o Suspensión

Instrumento de Prorroga

Instrumento de Nulidad

Instrumento para Designar

Age nci a Especi al


Nuevo Funcionario


Comisión Especial


Nuevo Funcionario


Comisión Especial


Nuevo Funcionario


Comisión

Instrumento de Inhabilidad

Instrumento de Impedimento

Instrumento de Recusación

Instrumento de

Incompatibilidad

Instrumento de Conflicto de

Intereses

Recurso de Reposición

Recurso de Apelación

Recurso de Queja

Instrumento para Revocatoria

Directa

Instrumento para Variación

Pliego de Cargos

Instrumento de Conflicto deCompetencias

Instrumento de Consulta

Instrumento de Inhabilidad

Instrumento de Impedimento

Instrumento de Recusación

Instrumento de

Incompatibilidad

Instrumento de Conflicto de

Intereses

Instrumento de Conflicto deCompetencias

Traslado de

Competencias

Instrumento Traslado de

Competencia Institucional


Competencia por Dependencia


Competencia por Funcionario













Instrumento para Comisión

para Práctica de Pruebas

Instrumento para laHabilitación del Caso a

Funcionario para la Instrucción

y Juzgamiento

Instrumento para la Remisión

del Caso a Funcionario para la

Instrucción y Juzgamiento

Instrumento para Solici tud de

Revocatoria Directa

Instrumento para Incidentes

Instrumento para Acumulación

Instrumento para Cumpli miento

de Fallos de Tutelas

Instrumento de Asignación de

Funcionario para Verificación y

Seguimiento

Imagen 3- 4


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3.2. SIMBOLOGÍA Y NOMENCLATURA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE

ACTIVIDADES DE LOS PROCESOS MISIONALES

Para cada uno de los procesos misionales, Synapsis Ltda. desarrolló el diagrama de flujo deactividades correspondiente, basado en el Modelo de Procesos de Negocio establecido. Talesdiagramas de flujo se muestran en los capítulos de este manual en los que se describe lautilización del sistema para cada función misional. La simbología utilizada en los diagramas enmención es la siguiente:

• Eventos Indican que algo sucede en elproceso, un disparador oresultado de una acción.

Inicio

Intermedios

Finales

• Actividades Indican tareas que se debenejecutar. También pueden indicarsubprocesos.

• Vías de Salida (Gateways)

Decisiones

Bifurcaciones

Uniones

Con respecto a la nomenclatura de las actividades, éstas van precedidas de tres letras, lascuales denotan el tipo de actividad así:

COB: actividades comunes obligatorias.

EOB: actividades específicas obligatorias.

COP: actividades comunes opcionales.

EOP: actividades específicas opcionales.

Inicio

Actividad

Otra Actividad

Final

¿Decisión?

Actividad

Cancelación

Actividad

Bifurcación

Unión

[No]

[Si]


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4. DESCRIPCIÓN DEL SIM

El SIM está conformado por los cinco subsistemas (ver Imagen 4- 1) que se describen acontinuación:

4.1 SUBSISTEMAS DEL SIM

Imagen 4- 1

4.1.1 SIMIP. Subsis tema de Información Misional de la PGN.

Es el subsistema central de la Entidad, el cual permite registrar y controlar las acciones yactuaciones de la PGN en las áreas preventivas, disciplinarias y de intervención, velar por eldebido proceso, minimizar la carga operativa y facilitar la unificación de criterios en las funcionesmisionales. Ofrece la administración de las solicitudes de actuación, el manejo de prioridades deactuación y la apertura y administración de los Casos.

4.1.2 SIAM. Subsistema de Información de Apoyo a la Misión.

Su objetivo principal es facilitar la administración de recursos para adelantar la función misional.Es decir, todos aquellos elementos e información para la atención de solicitudes y la ejecuciónde los Casos ofreciendo administración de información de los servidores públicos, administraciónde información requerida por otros subsistemas SIM, manejo del banco de plantillas y laadministración de recursos y oficios.

4.1.3 SIREL. Subsistema de Información Legal y Relatoría.

Apoya la labor de relatoría y la de recopilación y clasificación de la información jurídicarequerida por los servidores de nuestra Entidad para ejercer sus funciones misionales. Ofrece

administración del catálogo de áreas temáticas, descriptores y restrictores, registro,

SIMIP

S

I

R

I

S

I

R

L

I

M

SI

SI

SIMIP

S

I

R

I

S

I

R

L

I

M

SI

SI


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administración y consulta de legislación, doctrina y jurisprudencia, registro y administración deinformación de decisiones sobre Casos de la Entidad.

4.1.4 SIC. Subsistema de Información Ciudadana.

Apoya la atención y el contacto con la ciudadanía. Mediante un sitio Web, facilitará el registrode solicitudes por parte de los ciudadanos, así como la retroalimentación sobre las actuacionesy el estado general de los Casos en la Entidad. El SIC permite ajustar la información al carácterdel solicitante y al estado de los procesos. Ofrecerá registro y consulta de solicitudes, ejecuciónde procesos disciplinarios en oficinas de control interno de otras entidades, generación de datosestadísticos para seguimiento y evaluación de servicio, y consulta de legislación y relatoría de laProcuraduría General de la Nación.

4.1.5 SIRI. Subsistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades.

Corresponde al actual Sistema de Información de la Entidad que se integra al SIM, el cualpermite llevar un registro ordenado de sanciones e inhabilidades, expedir certificados deantecedentes en condiciones de seguridad y generar reportes gerenciales de antecedentes.

4.2 FLUJOS DE INFORMACIÓN ENTRE EL SIM Y OTROS SISTEMAS DE LA PGN

El Sistema de Información Misional tendrá relación automática con el módulo decorrespondencia del Sistema Administrativo y Financiero – SIAF, pues tomará de este último lainformación básica y el número de radicado de las demandas de servicio que allí se registren.

Adicionalmente, le informará la etapa del trámite en la cual se encuentren las demandas deservicio.


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GUÍA DE NAVEGACIÓN

En este capítulo se describe la forma como el usuario puede navegar a través del sistema. Seexplica detalladamente el ingreso al SIM y se especifican cuales son los elementos de la interfazgráfica incluyendo íconos, botones, mensajes, formularios, opciones y tipos de cambios utilizados.

5.1 INGRESO

Para Ingresar al sistema SIM, el usuario debe hacer clic sobre el ícono del navegador de INTERNETEXPLORER, que se encuentra en el Escritorio de Windows o al oprimir el Botón Inicio; (ver Imagen5- 1).

Imagen 5- 1

Una vez ejecutado este paso, se abre una ventana que muestra en la parte superior la siguientebarra frente a Dirección , (ver Imagen 5- 2):

Imagen 5- 2


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Esta barra ofrece la opción de ingresar cualquier dirección o vínculo que lleva a la informaciónque contiene un sitio en Internet. Para ingresar al SIM, digite en el campo correspondiente ladirección: http:// sim.procuraduria.gov.co

A continuación el sistema abre la pantalla Inicio de Sesión en la que el usuario debe escribir suusuario y clave en los espacios correspondientes y luego hacer clic en el botón Ingresar, (verImagen 5- 3).

Imagen 5- 3

Nota Los datos de usuario y la clave corresponden al inicio de sesión de Windows o del correoelectrónico Institucional.

El usuario debe ser autorizado y la contraseña debe corresponder, de lo contrario, el sistemamostrará un mensaje de error y no permitirá continuar.

La sesión se cierra luego de 10 minutos de inactividad. El usuario tendrá que volver a ingresar.

5.2 DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ GRÁFICA

La pantalla del sistema está dividida en 2 zonas “cabezote” y “área de trabajo”. Que se

describen a continuación, (ver Imagen 5- 4).

http://sim.procuraduria.gov.co/


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Imagen 5- 4

Cabezote

Esta zona contiene información que permanecerá visible durante toda la navegación que elusuario realice. Incluye: Nombre de usuario / Fecha / Menú Principal /Salida Segura/ Accesosdirectos.

Área de Trabajo

Esta zona corresponde al área en la cual el usuario interactúa con las diferentes actividades yopciones del sistema y varía de acuerdo a la actividad realizada. Contiene espacios para lainformación como: la Ruta de ubicación/ Titulo principal/ Mensajes / Ayuda / Formularios / Listade tareas, los cuales se describen más adelante.

5.3 ELEMENTOS EN LA INTERFAZ

5.3.1 Cabezote

A continuación se describen los diferentes elementos que el usuario va a encontrar en elcabezote, (ver Imagen 5- 5 ).

Imagen 5- 5

1. Íconos de acceso directo.

Íconos que permiten el acceso a las acciones que el usuario realiza con más frecuencia.Se definen de acuerdo al perfil del usuario.

2. Menú.

El usuario puede acceder a diferentes opciones según su perfil. El menú está organizado

de la siguiente forma:Inicio: Ubica al usuario en la pantalla Lista de Trabajo donde se muestra la lista detareas que tiene a su cargo ese usuario.

Administración: al hacer clic en esta opción el usuario accede a los recursos deseguridad dependiendo del perfil.

Procesos: a través de esta opción el usuario puede acceder a las tareas comunes decada uno de los procesos misionales o para todos los procesos comunes.

Relatoría: el usuario puede buscar y visualizar las actividades de relatoría que se hanasignado como la administración de documentos, consultar documentos generados, oel contenido de estos, entre otros.

Consultas: permite realizar consultas relacionadas a las actividades desarrolladas.


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Reportes: al hacer clic en este botón el usuario puede buscar los reportes que se hangenerado o que puede generar en las diferentes actividades.

3. Nombre del usuario que ingresó al aplicativo, fecha y hora.

Cuando el usuario ha ingresado aparecen los nombres y apellidos, identificando la hora yla fecha actual. Al ubicar el cursor sobre el ícono que se encuentra antes del nombre, sedespliega un recuadro con el perfil del usuario.

4. Ícono Salir.

Permite al usuario salir del sistema y cerrar la sesión, realizando previamente la verificaciónde la existencia de formularios abiertos para que se guarden o se cierren antes deejecutar la salida.

5.3.2 Área de Trabajo

A continuación se explica cada uno de los elementos que componen el área de trabajo y suaplicabilidad, (ver Imagen 5- 6 ).

Imagen 5- 6 1. Ruta de Ubicación: informa al usuario en que sección y ruta del sistema está ubicado

actualmente

2. Título indicando en que sección está ubicado el usuario

3. Ícono que permite al usuario acceder a la ayuda en línea.

4. Zona del contenido en el Área de Trabajo: corresponde a la Lista de Trabajo o a unformulario específico dependiendo de la actividad en que se encuentre el usuario.

5. En las listas, aparece el paginador que permite al usuario acceder a las diferentespáginas de las mismas.


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5.4 LISTA DE TRABAJO

Esta es la primera pantalla que el usuario encuentra al ingresar al sistema y cada vez que finalizauna actividad. La utilidad de esta pantalla se asemeja a la que presta la bandeja de entradadel Outlook. En ella cada funcionario va a encontrar las demandas de servicio o Casos que lehan sido asignados y los que se encuentra tramitando. En la medida en que el funcionario vadando trámite a una actividad, ésta desaparece de la Lista de Trabajo y el sistemaautomáticamente le despliega la siguiente actividad.

Los datos que se pueden visualizar en esta lista están organizados en columnas y son lossiguientes, (ver Imagen 5- 7).

Imagen 5- 7

1. Prioridad: indica con banderas de color rojo, amarillo y verde el grado de prioridad o de

importancia que tiene la demanda de servicio o el Caso, así: bandera verde: baja,bandera amarilla: media y bandera roja: alta.

2. Descripción de la solicitud: Indica (con un recuadro) brevemente el asunto o materiasobre la cual versa la petición de servicio.

3. IUS: es el Identificador Único de Solicitud el cual corresponde al número de radicación enel Sistema SIAF.

4. IUC: es el Identificador Único del Caso, asignado por el SIM automáticamente cuando elfuncionario decide Abrir el Caso.

5. Proceso: este dato indica principalmente el área misional a la cual corresponde el caso:Preventivo, Intervención o Disciplinario.

6. Actividad: se refiere a cada una de las actividades que conforman el proceso misional.


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7. Estado actual: indica el estado de la actividad.

8. Fecha Asignación: relaciona la fecha en que se inició la actividad.

9. Control de Términos: Informa los vencimientos de los Casos asignados

10. Búsqueda Avanzada de Tareas: Permite, a partir de criterios de búsqueda previamenteestablecidos en el sistema, ubicar determinado asunto en trámite, por Proceso,Actividad, Fecha Inicial, Fecha Final, IUS (Identificador Único de Solicitud) o IUC(Identificador Único de Caso).

Si el usuario desea organizar la información, debe hacer clic en el título del campocorrespondiente y el sistema muestra los datos de forma ascendente o descendente.

5.5 FORMULARIOS Al inicio de cada una de las actividades de su Lista de Trabajo, el usuario, dependiendo delproceso misional en el que está trabajando, puede observar un formulario; este está compuestopor opciones, en las cuales debe ingresar la información correspondiente, (ver Imagen 5- 8).

Imagen 5- 8

Para ingresar a cada opción del formulario, el usuario debe hacer clic en la pestañacorrespondiente, (ver Imagen 5- 9).


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Imagen 5- 9

Una vez ingresa a la opción específica del formulario, el usuario puede encontrar los siguienteselementos:

5.5.1 Títulos

Corresponde al nombre de la tarea escogida de la

Lista de Trabajo

5.5.2 Subtítulos

El usuario puede ver la información contenida

en los formularios agrupada por temasespecíficos detallados en los diferentessubtítulos; estos están identificados con uncuadro Azul previo al nombre del subtítulo.

5.5.3 Campos de Texto

En algunos casos el usuario encontrará espaciosen donde debe diligenciar el campo con lainformación correspondiente.

5.5.4 Áreas de Texto

En estos campos el usuario debe ingresarinformación relacionada con motivaciones,razones o anexos a las decisiones tomadas enlas diferentes actividades.


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5.5.5 Listas Desplegables

En estas listas el usuario debe desplegar el menú

y seleccionar la opción adecuada o pertinente.

5.5.6 Campo Agregar Información

En este campo el usuario debe seleccionar laopción adecuada y agregarla con el ícono >, sidesea eliminar una selección debe hacer clicen el ícono


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Esta barra está presente cuando el usuarionecesita aplicar algún instrumento o funcióndeterminada dentro del área de trabajo en unaActividad.

Para desplegar esta opción el usuario debehacer clic en el ícono ubicado en la partesuperior del formulario, para minimizar y generarmás espacio en el área de trabajo el usuariodebe hacer clic en el ícono .

Lo primero que el funcionario encontrará seránlos instrumentos agrupados en categorías segúnel área misional. En una zona especial el usuariopodrá tener funciones determinadas, estas se

mostrarán a través de íconos y de la barradenominada Funciones.

5.5.10 Botones

En la siguiente tabla se relacionan los botones más utilizados en el sistema SIM.

·Inicio: Ubica al usuario en la pantalla Lista de

trabajo donde se listan las tareas


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·Finalizar: Se utiliza para finalizar las

actividades de los procesos misionales.

·Cancelar: Lleva al usuario fuera de laactividad que estaba realizando y lo ubicaen la pantalla Lista de Trabajo.

·Guardar: Almacena temporalmente lainformación ingresada en los campos decada una de las actividades

·Buscar: Al hacer clic en este botóndependiendo del criterio de búsqueda,muestra la información requerida depersonas, funcionarios, autoridades, etc.

·Agregar: Permite adicionar al formulario demanera permanente la información digitadaen un área de texto.

·Evaluar Duplicidad: Se realiza para revisar

existe un asunto en trámite asociado con ldatos básicos de la solicitud.

·Generar: Al hacer clic en este botón elusuario genera documento.

·Guardar Documento: Se utiliza para guardarel documento en el sistema.

·Nuevo: Se utiliza cuando se desea crear oadicionar un nuevo documento.

·Actualizar Selección: Se utiliza paraactualizar la selección de una política alCaso.

·Aceptar: Se utiliza para confirmar que elusuario desea finalizar la actividad misionalque estaba realizando.

·Cancelar: Al hacer clic en este botón, el


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5.5.11 Íconos

En la siguiente tabla se relacionan los íconos más utilizados en el sistema SIM.

usuario regresa al menú principal de laactividad misional.

·Elementos para personas: Permite buscar y/oseleccionar a Personas, Intervinientes,Destinatarios o Apoderados de acuerdo a laactividad que se esté realizando

·Elementos para Entidades: Permite Buscary/o Seleccionar una Entidad de acuerdo a

la actividad que se esté desarrollando

·Elementos para Funcionarios: PermiteBuscar y/o Seleccionar Funcionario deacuerdo a la actividad que se estédesarrollando


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·Salir: Ubica al usuario en la pantalla Inicio desesión donde es posible cambiar de usuario.

·Buscar: Al hacer clic en este ícono, el sistemaubica donde corresponda el datoproporcionado.

·Agregar: Permite que el usuario puedaagregar datos a l formulario.

·Editar: Haciendo clic en este botón, el usuariopodrá modificar determinada información

según el Caso.

·Imprimir: Al hacer clic en este botón, seimprime el formulario que el usuario hayaelegido como soporte al procedimientorealizado en el aplicativo.

·Eliminar: Permite al usuario eliminar datos delformulario.

·Ver u Ocultar: Permite al usuario ver u ocultarlos datos básicos de las actividades.

·Ayuda en Línea: Permite al usuario ver laayuda de cada formulario.

·Generar Documento: Al hacer clic en esteícono el usuario genera el documento enformato PDF.

·Prioridad: Permite establecer la cercanía olejanía de los términos de vencimiento de uncaso o solicitud y se representa a través debanderas, La Prioridad puede ser Alta (colorrojo), Media (color amarillo) o Baja (colorverde)

·Calendario: Permite introducir la fecha dealguna actividad


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·Fecha: El usuario debe escribir la fecha en elespacio correspondiente de la siguientemanera: día/mes/año (en números).

Otra opción es hacer clic en la imagen delcalendario. Se puede seleccionar la fecha enla pantalla que se abre de la siguientemanera, (ver imagen).

·Ventana de Mensajes: Muestra los mensajes delsistema y al oprimirlo nuevamente permiteocultarlos para poder Guardar o Finalizar unaActividad

·Deseleccionar/Seleccionar Todos: Se utilizacuando se desea Asignar Servidores de la PGNMasivamente.

5.5.12 Mensajes del Sistema

El sistema despliega diferentes tipos de mensajes de acuerdo con la acción que realice elusuario en el diligenciamiento de un formulario. Estos son: Mensajes de Error, de Confirmación,

de Advertencia o de Alerta.

5.5.12.1 Mensaje de Error

Los mensajes de error del sistema son de color rojo e indican donde se cometió el error (verImagen 5- 10).

Imagen 5- 10

5.5.12.2 Mensajes de Confirmación

Los mensajes de confirmación se muestran cuando se avanza en las tareas (ver Imagen 5- 11)

Imagen 5- 11


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5.5.12.3 Mensajes de Advertencia

Los mensajes de Advertencia se muestran cuando la información solicitada no existe o cuandose ingresa de manera incorrecta la información, (ver Imagen 5- 12)

Imagen 5- 12

5.5.12.4 Mensajes de Alerta

Los mensajes de Alerta se muestran cuando se desea cerrar una actividad y es necesaria la

confirmación de la decisión,(ver

Imagen 5- 13 ).

Imagen 5- 13

5.5.12.5 Paginación

Se utiliza para visualizar toda la información de la lista de trabajo o de resultados (ver Imagen 5-14)


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Imagen 5- 14

El usuario encuentra dosopciones de búsqueda. Laprimera, avanzando oretrocediendo la página con losíconos de desplazamiento, (verImagen 5- 15).

Imagen 5- 15

En la segunda opción, el usuariodebe ingresar el número de lapágina y hacer clic en el iconode búsqueda, (ver Imagen 5-16)

Imagen 5- 16


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6. TAREAS COMUNES PROCESO MISIONAL

6.1 PROCESOS COMUNES

A continuación se describe detalladamente los procesos comunes.

10.1.1 Asignar Servidores PGN Masivamente

Acción orientada a determinar los servidores públicos PGN (pertenecientes a una Dependencia)que se harán cargo del asunto, es decir asignar los titulares de las responsabilidades del trámitede los Casos.

El sistema procede a asignar de manera masiva el servidor público PGN responsable del trámite

de cada solicitud, con base en la información de la carga de trabajo de los servidores, los cualesprovienen de la suma de las solicitudes y casos que tiene un servidor en el momento de ejecutarel programa de reparto, el perfil del servidor y la clasificación de la solicitud.

El usuario debe tener en cuenta los siguientes criterios para asignar un servidor:

· Carga de Trabajo del Servidor.

· Prioridad de la Solicitud.

· Rol del Servidor.

· Disponibilidad.

· Grupo de interés de los servidores.

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Asignar Servidores PGN Masivamente, (ver Imagen 6- 1).


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Imagen 6- 1

A continuación se despliega el listado de solicitudes radicadas y asignadas a la Dependenciapendientes por asignar el Servidor Público, por defecto todos están seleccionados, (ver Imagen6- 2).

Imagen 6- 2

Para quitar selección de todo, el usuario debe hacer clic en el ícono Deseleccionar todos, (verImagen 6- 3).


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Imagen 6- 3

Después de seleccionar las solicitudes correspondientes, el usuario debe hacer clic en el botónAsignar, (ver Imagen 6- 4).

Imagen 6- 4

Enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmación “El sistema realizaráun procedimiento especial ¿Está seguro de continuar? ”, para confirmar, el usuario debe hacerclic en el botón Aceptar, (ver Imagen 6- 5).

Imagen 6- 5

A continuación el sistema muestra el formulario Confirmar Asignación de Servidores PGN, si ellistado es el correcto el usuario debe hacer clic en el botónFinalizar, (ver Imagen 6- 6).


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Imagen 6- 6

Enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmación “¿Está seguro deconfirmar la asignación masiva? ”, para confirmar, el usuario debe hacer clic en el botónAceptar, (ver Imagen 6- 7).

Imagen 6- 7 A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación, (ver Imagen 6- 8)

Imagen 6- 8

10.1.2 Eliminar Asociación Solici tudes o Casos

Tiene como propósito permitir reversar la asociación efectuada sobre una solicitud o un Caso,con base en una consulta realizada.

Las relaciones que se pueden eliminar con solicitud a solicitud y solicitud a caso.

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Eliminar Asociación Solicitudes o Casos, (ver Imagen 6- 9).


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Imagen 6- 11

Enseguida el usuario debe hacer clic en el botónVer Asociaciones, (ver Imagen 6- 12).

Imagen 6- 12

El sistema muestra el Detalle de Información, el usuario debe hacer clic en el íconoEliminar paraanular las Asociaciones, (ver Imagen 6- 13).

Imagen 6- 13

A continuación el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmación “¿Realmentedesea eliminar la asociación? ”, para confirmar, el usuario debe hacer clic en el botón Aceptar, (ver Imagen 6- 14).

Imagen 6- 14


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Imagen 6- 17

A continuación el usuario debe ingresar la Descripción y debe oprimir el Botón AsociarSolicitud/Caso

Imagen 6- 18

Se despliega el formulario la Actividad Caso Relacionado, el usuario debe ingresar los Criterios deBúsqueda desplegando la Lista de Resultados. A continuación el usuario debe Agregar el caso

oprimiendo el ícono Agregar, (ver Imagen 6- 19)

Imagen 6- 19


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Si el usuario desea eliminar la asociación debe oprimir el ícono Quitar, si desea continuar con laactividad debe oprimir el Botón Asociar, (Imagen 6- 20)

Imagen 6- 20

El caso queda registrado en la parte inferior del formulario, para almacenar la información elusuario debe hacer clic en el Botón Guardar, (ver Imagen 6- 21)

Imagen 6- 21

10.1.4 Asignar Política, Programa y Prioridad

Tiene como objetivo asignar prioridad a una solicitud, así como adscribir la solicitud a unadeterminada política institucional y a un programa particular si es del caso.

· Política es una clasificación por línea de acción, las cuales se encuentran definidas en elmapa estratégico de la entidad. Vale la pena aclarar, que una solicitud puedeadscribirse a más de una política.

· Programa se crea para el logro de un objetivo específico. Es un conjunto de actividades

estratégicas que se deben cumplir para el logro de las políticas de la entidad, por tal


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Imagen 6- 23

Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el íconoAgregar, (ver Imagen 6- 24).

Imagen 6- 24

En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Para desagregar el Caso, elusuario debe hacer clic en el ícono Quitar, (ver Imagen 6- 25).

Imagen 6- 25


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A continuación el usuario debe hacer clic en el botónActualizar Caso.

10.1.4.2

Políticas, Programa y Prioridad

Políticas

El usuario debe seleccionar la Política y agregar con el ícono > para quitar una selección debehacer clic en el ícono , para quitar una selecciónhacer clic en el ícono


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Imagen 6- 35

A continuación, el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clicen el botón Buscar, (ver Imagen 6- 36).

Imagen 6- 36

Para seleccionar la solicitud, el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar, (ver Imagen 6- 37).

Imagen 6- 37

En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Para desagregar una solicitud,el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar, (ver Imagen 6- 38).


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Imagen 6- 38

Para observar los datos básicos de la solicitud / Caso y tarea, presionar el botón SeleccionarSolicitud

A continuación el usuario debe seleccionar el tipo de proceso, (ver Imagen 6- 39).

Imagen 6- 39

Después de ingresar la información correspondiente, el usuario debe hacer clic en el botónDesagregar Solicitud, enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Confirmaque desea continuar?” , para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar, (ver Imagen

6- 40)


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Imagen 6- 40

10.1.7 Cerrar Instrumento

Tiene como objetivo modificar el estado del instrumento en el sistema, indicando que estácerrado.

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos →ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Cerrar instrumento, (ver Imagen 6- 41).

Imagen 6- 41


Imagen 6- 42


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Para seleccionar el Caso, el usuario debe hacer clic en el íconoAgregar, (ver Imagen 6- 43).

Imagen 6- 43

En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Para quitar la solicitud, el usuariodebe hacer clic en el ícono Quitar, (ver Imagen 6- 44).

Imagen 6- 44

Luego el usuario debe hacer clic en el botón Seleccionar Instrumentos y después ingresar la justificación del cierre, (ver Imagen 6- 45).


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Imagen 6- 48


Imagen 6- 49


Imagen 6- 50


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En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Para quitar solicitud, el usuariodebe hacer clic en el ícono Quitar, (ver Imagen 6- 51).

Imagen 6- 51

Para observar los datos básicos de la solicitud / Caso y tarea presionar el botón Actualizar Caso.

A continuación el usuario debe ingresar la Cantidad de Tiempo y oprimir el Botón Calcular paraestablecer Fecha Final. Para finalizar debe presionar el Botón Relacionar Término, (ver Imagen 6-52).

Imagen 6- 52

A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación, (ver Imagen 6- 53)

Imagen 6- 53

10.1.9 Cerrar Proceso Misional

Tiene como objetivo modificar el estado del proceso en el sistema, indicando que está cerrado.

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Cerrar Proceso Misional, (ver Imagen 6- 54).


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Imagen 6- 54


Imagen 6- 55


Imagen 6- 56


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En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Para quitar solicitud, el usuariodebe hacer clic en el ícono Quitar, (ver Imagen 6- 57).

Imagen 6- 57

A continuación en la parte inferior del formulario el usuario debe ingresar la justificación del cierredel proceso y fecha de envío del archivo físico, (ver Imagen 6- 58).

Imagen 6- 58

Después de ingresar la información correspondiente, el usuario debe hacer clic en el botónFinalizar, enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Confirma que deseacontinuar?” , para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar, (ver Imagen 6- 59).


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Imagen 6- 61

Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el íconoAgregar, (ver Imagen 6- 62)

Imagen 6- 62

En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Para quitar solicitud, el usuariodebe hacer clic en el ícono Quitar, (ver Imagen 6- 63)

Imagen 6- 63

Para iniciar proceso el usuario debe hacer clic en el botón Finalizar y a continuación el sistemamuestra una ventana con un mensaje “¿Realmente desea iniciar un nuevo proceso?” , para

continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar, (ver Imagen 6- 64).


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Imagen 6- 71

En la parte inferior se despliega el área de trabajo denominado Proferir Auto, en ella el usuariodebe complementar la información sobre la Modalidad del Auto, Clase de Auto, el Número deCuadernos, el Folio Inicial y el Folio Final. Si el usuario lo considera necesario puede ingresarinformación adicional en Anexos y Datos Abiertos del Auto. A continuación el usuario debehacer clic en el ícono Generar.

En la parte inferior de la pantalla aparece la creación del documento y el sistema muestra elmensaje de confirmación: “El documento ha sido generado correctamente. Por favor haga clicen la imagen para ver el archivo, (ver Imagen 6- 72).


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Imagen 6- 72

A continuación se visualiza el documento generado, (ver Imagen 6- 73)

Imagen 6- 73


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Si el usuario selecciona Oficios se despliega en Plantilla una lista de la cual debe escoger unaopción, (ver Imagen 6- 74)

Imagen 6- 74

En la parte inferior se despliega el área de trabajo denominada Generar Oficio, en ella el u suariodebe complementar la información sobre Clase, Auto Relacionado, Asunto Oficio, Número deCuadernos, Folio Inicial y Folio Final. Si el usuario lo considera necesario puede ingresarinformación adicional en Anexos. A continuación el usuario debe hacer clic en el íconoGenerar, en la parte inferior de la pantalla aparece la creación del documento y el sistemamuestra el mensaje de confirmación: “La actualización de datos se hizo correctamente“, (verImagen 6- 75).


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Imagen 6- 75


Imagen 6- 76

De igual forma, si el usuario selecciona Otros Documentos se despliega en Plantilla una lista de lacual debe escoger una opción, (ver Imagen 6- 77).

Imagen 6- 77

El usuario debe ingresar la información correspondiente a Texto Adicional si lo consideranecesario y hacer clic en el Botón Generar, en la parte inferior de la pantalla aparece lacreación del documento y el sistema muestra el mensaje de confirmación: “La actualización de

datos se hizo correctamente, (ver Imagen 6- 78).


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Imagen 6- 78


Imagen 6- 79

10.1.12 Registrar Agenda

Tiene como propósito registrar una actividad en la agenda del funcionario relacionada a unasolicitud o caso misional.

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Registrar Agenda, (ver Imagen 6- 80).


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Imagen 6- 80

A continuación el usuario debe ingresar la Descripción y debe oprimir el Botón AsociarSolicitud/Caso,(ver Imagen 6- 81)

Imagen 6- 81

Se despliega el formulario la Actividad Caso Relacionado, el usuario debe ingresar los Criterios de

Búsqueda desplegando la Lista de Resultados. A continuación el usuario debe Agregar el casooprimiendo el ícono Agregar, (ver Imagen 6- 82)


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Imagen 6- 82

Si el usuario desea eliminar la asociación debe oprimir el ícono Quitar, si desea continuar con laactividad debe oprimir el Botón Asociar, (ver Imagen 6- 83)

Imagen 6- 83

El caso queda registrado en la parte inferior del formulario, para almacenar la información elusuario debe hacer clic en el Botón Guardar, (ver Imagen 6- 84)


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A continuación se despliega la Lista de Resultados que muestra todos los documentos asociados,(ver Imagen 6- 87)

Imagen 6- 87

A continuación se despliega una nueva pantalla denominada Lista de Observaciones porDocumento que reúne la información asociada al Caso, si se desean crear observaciones sedebe presionar el Botón Crear, (ver Imagen 6- 88)

Imagen 6- 88

Se despliega un nuevo Formulario donde se debe ingresar la Fecha de Observación, HoraObservación y el Texto de la Observación que se desea ingresar, para almacenar la informacióningresada se debe hacer clic en el Botón Guardar, (ver Imagen 6- 89)

Imagen 6- 89


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A continuación aparece un mensaje de confirmación, (ver Imagen 6- 90)

Imagen 6- 90

10.1.14 Radicar Demanda de Servicio SIM

Se define como el procedimiento a través del cual se recibe un documento o una solicitud en la

PGN, se da la constancia de recibido y se le asigna un numero para ser identificado al interiorde la entidad, en el marco del SIM. El proceso de radicación se extiende desde el momento enque es recibida la solicitud hasta cuando es remitida a la dependencia que le dará trámite. Losresponsables de la radicación son los funcionarios de la división de registro y control ycorrespondencia que a su vez para efectos del SIM tienen dos grupos: el primero que serelaciona con el SIAF (que es el sistema que maneja la recepción de documentos) y el segundocompuesto por las personas de los grupos sustanciadores que se relacionan con la valoración dela solicitud y la asignación de competencia. El IUS lo asigna automáticamente el sistema cuandorecibe la información de los documentos de SIAF (es decir cuando los documentos o solicitudespasan del primer al segundo grupo a través de la integración entre SIAF y SIM).

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Radicar Demanda de Servicio SIM, (ver Imagen 6- 91)

Imagen 6- 91

El usuario debe ingresar los Datos Básicos de la Solicitud como son Fecha de Recepción y Horade Recepción, Origen de la Demanda de Servicio; si el Origen de la demanda de servicio es deoficio se deben completar los datos requeridos en el formulario, a continuación se debe oprimirel Botón Finalizar, (ver Imagen 6- 92)


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Imagen 6- 92

En la pantalla aparece el mensaje de confirmación: “Realmente desea finalizar la tarea? ”, si elusuario desea confirmar la decisión debe oprimir el Botón Aceptar, (ver Imagen 6- 93)

Imagen 6- 93

Si el origen de la demanda no es de oficio en la parte superior del formulario el usuario debeingresar la información correspondiente a los Remitentes, Peticionario, Entidad, Medio de Ingreso,Número de oficio, Referencia, Fuente, Tipo de Demanda de Servicio, (ver Imagen 6- 94)


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Imagen 6- 94

Para anexar los Remitentes el usuario debe oprimir el Botón Buscar Personas, (ver Imagen 6- 95)

Imagen 6- 95

Se despliega una nueva pestaña Personas, donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Persona( Grupo, Jurídica/Organizacional, Natural) y a continuación debe oprimir el Botón Buscar, (verImagen 6- 96)


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Imagen 6- 96

A continuación se despliega la Lista de Resultados, el usuario debe oprimir el ícono Agregar paraseleccionar el Remitente del Caso, (ver Imagen 6- 97)

Imagen 6- 97

Si el usuario desea eliminar el Remitente seleccionado debe oprimir el Botón Quitar, (ver Imagen6- 98)


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Imagen 6- 98

La información seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM, (verImagen 6- 99)

Imagen 6- 99

Para anexar el Peticionario el usuario debe oprimir el Botón Buscar Peticionarios, (ver Imagen 6-100)

Imagen 6- 100 Se despliega una nueva pestaña Personas, donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Persona( Grupo, Jurídica/Organizacional, Natural), y a continuación debe oprimir el Botón Buscar, (verImagen 6- 101)

Imagen 6- 101


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A continuación se despliega la Lista de Resultados, el usuario debe oprimir el ícono Agregar paraseleccionar el Peticionario del Caso , (ver Imagen 6- 102)

Imagen 6- 102

Si el usuario desea eliminar el Peticionario seleccionado debe oprimir el Botón Quitar, (ver Imagen

6- 103)

Imagen 6- 103


Imagen 6- 104

Para anexar la Entidad el usuario debe oprimir el Botón Buscar Entidad, (ver Imagen 6- 105)


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Imagen 6- 105

Se despliega una nueva pestaña Entidades, donde el usuario debe seleccionar los Criterios deBúsqueda, y a continuación debe oprimir el Botón Buscar, (ver Imagen 6- 106)

Imagen 6- 106

A continuación se despliega la Lista de Resultados, el usuario debe oprimir el ícono Agregar paraseleccionar la Entidad correspondiente, (ver Imagen 6- 102)


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Imagen 6- 107

Si el usuario desea eliminar la Entidad seleccionada debe oprimir el Botón Quitar, (ver Imagen 6-103)

Imagen 6- 108


Imagen 6- 109

En la parte inferior del formulario de debe complementar la información correspondiente alMedio de Ingreso, Número de Oficio, Referencia, Fuente, Tipo de Demanda de Servicio, Lugar dede la Solicitud indicando País, Departamento, Municipio, Tipo de Anexos, Cantidad de Anexos,Detalle de la Solicitud y el Tipo de Proceso Misional a Iniciar, para concluir el usuario debe oprimir

el Botón Finalizar, (ver Imagen 6- 110)


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Imagen 6- 110

En la pantalla aparece el mensaje de confirmación: “Realmente desea finalizar la tarea? ”, si elusuario desea confirmar la decisión debe oprimir el Botón Aceptar, (ver Imagen 6- 111)

Imagen 6- 111

10.1.15 Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia

Permite que el jefe de una dependencia pueda iniciar un instrumento de tipo: “Prorroga oSuspensión”, “Asignación de Funcionario”, “Causales” o “Traslado de Competencias” paracualquier tarea de los casos o solicitudes que estén asignados a la dependencia de la cual esJefe o a las que tienen como Dependencia Superior a la misma.

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia, (ver Imagen 6- 112)


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Imagen 6- 114

El usuario debe complementar la información sobre el Tipo de Instrumento y el Nombre deInstrumento, a continuación debe oprimir el Botón Iniciar Instrumento, (ver Imagen 6- 115)

Imagen 6- 115

En la pantalla aparece el mensaje de confirmación: “¿Confirma que desea iniciar elinstrumento?” , el usuario debe hacer clic en Aceptar para confirmar la decisión, (ver Imagen 6-116)

Imagen 6- 116


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Se despliega una nueva pantalla Registrar Información Básica del Instrumento, la cual sesubdivide en Información Básica y contiene la información relacionada anteriormente, paraingresar el Funcionario Solicitante el usuario debe hacer clic en el Botón Buscar, (ver Imagen 6-117)

Imagen 6- 117

Se despliega la Lista de Resultados, para seleccionar el Servidor el usuario debe hacer clic en elícono Agregar, (ver Imagen 6- 118)

Imagen 6- 118

Si el usuario desea eliminar el Servidor seleccionado debe hacer clic sobre el Botón Quitar, (verImagen 6- 119)


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Imagen 6- 119

La información del Servidor se ingresa al formulario Registrar Información Básica del Instrumento,para concluir el usuario debe hacer clic en el Botón Finalizar, (ver Imagen 6- 120)

Imagen 6- 120

El sistema muestra el mensaje de confirmación: “¿Confirma que desea continuar?” , el usuariopara confirmar su decisión debe hacer clic sobre el Botón Aceptar (ver Imagen 6- 121)

Imagen 6- 121

El sistema muestra el mensaje: “La actualización de datos se hizo correctamente” , (ver Imagen 6-122)

Imagen 6- 122


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10.1.16 Reparto Masivo de Casos

Acción orientada a determinar los servidores públicos PGN (perteneciente a una dependencia)que se harán cargo del asunto, es decir asignar los titulares de las responsabilidades del trámitede los casos.

En el sistema procede a asignar de manera masiva el servidor público PGN responsable deltrámite de cada solicitud, con base en la información de la carga de trabajo de los servidores,los cuales provienen de la suma de las solicitudes y casos que tiene un servidor en el momentode ejecutar el programa de reparto, el perfil del servidor y la clasificación de la solicitud, (verImagen 6- 123)

Imagen 6- 123

En el formulario Reparto a Servidores el usuario debe seleccionar los criterios de Búsquedaindicando la Dependencia y el Servidor y después debe hacer clic en el Botón Buscar, (verImagen 6- 124)

Imagen 6- 124

Se despliega la Lista de Resultados de la cual el usuario selecciona los casos y/o solicitudes arepartir, así como la Dependencia del Reparto y el Grupo de Reparto asociado. Para concluir elusuario debe oprimir el Botón Finalizar, (ver Imagen 6- 125)


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Imagen 6- 125

El sistema muestra el mensaje: “¿Confirma que desea continuar?” , el usuario debe hacer clicsobre el Botón Aceptar, (ver Imagen 6- 126)

Imagen 6- 126

10.1.17 Consulta de Radicaciones en SIAF

Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → ComúnProcesos, y hacer clic en la opción Consulta de Radicaciones en SIAF, (ver Imagen 6- 127)

Imagen 6- 127


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En el formulario que despliega el sistema, el usuario debe hacer clic en el Botón Consultar, (verImagen 6- 128)

Imagen 6- 128

El sistema muestra el mensaje de confirmación en la Lista de Trabajo, (ver Imagen 6- 129).

Imagen 6- 129

manual usuario y procesos comunes - sistema de información misional

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