MANUAL SISTEMA ALMACEN - LOGISTICA

I. INTRODUCCION.

En esta parte del manual del sistema de almacén se detallaran los aspectos relacionados al control de ingresos y salidas de artículos, creación de artículos, ingreso del inventario de artículos al almacén, creación de locales, almacenes, centros de costo, etc.

II. PANTALLAS PRINCIPALES DEL SISTEMA.

1. PANTALLA DE INGRESO AL SISTEMA.Seleccione origen (país de origen) e ingrese el usuario y la clave de acceso respectiva.

DETALLES PRINCIPAL EN LAS VENTANAS DEL SISTEMA.

El sistema en sus módulos principales presenta una característica fundamental, que es el despliegue de un submenú que especifica lo siguiente.

NUEVO: Le permitirá ingresar un nuevo registro

GRABAR: Le permitirá guardar los nuevos datos ingresados

EDITAR: Le permitirá modificar datos de un registro

CANCELAR: Le permitirá cancelar la operación de NUEVO y EDITAR

ELIMINAR: Le permitirá eliminar un registro

BUSCAR: Le permitirá hacer la búsqueda de un registro

IMPRIMIR: Le permitirá imprimir el registro

SALIR: Cierra la ventana

2. PANTALLAS MANTENIMIENTOS ALMACENES.Ingrese al menu de mantenimiento de almacenes como indica la fig.

Este menú mostrara la ventana de registros de almacenes como la siguiente figura:

Para ingresar un nuevo Almacén, pulsemos el botón Nuevo del menú el cual mostrará una ventana como la siguiente, donde deberá de ingresar los datos para el nuevo local como se indica en la figura:

Luego de haber ingresado los datos principales para el nuevo almacén, deberá pulsar el botón Grabar. Con lo cual el nuevo almacén será registrado en la base de datos.3. PANTALLAS MANTENIMIENTOS ARTICULOS.

Ingrese al formulario de mantenimiento de artículos de la siguiente manera:

Donde se mostrará el formulario de mantenimiento de artículos. En esta ventana, podrá registrar nuevos artículos, modificar o anular. La siguiente figura muestra la ventana de Mantenimiento de Artículos:

Para ingresar un nuevo artículo pulsamos en el botón de menú Nuevo, donde debemos indicar la Familia y Subfamilia a donde pertenecerá el articulo a crear. El detalle de las familias y subfamilias corresponde a los datos que se trabaja en el almacén general en Perú.

Luego Ingrese la descripción del artículo, es suficiente con ingresar una descripción breve del artículo o si desea una descripción detalla en el campo Detallada. Deberá seleccionar también la medida en la que el producto se almacenará y la medida en la que el producto se compra estas medidas en la casilla Equiv. Med. Deberá establecer la equivalencia entra la medida de almacenamiento y la medida de compra; por ejemplo: Medida de Almacenamiento Unidades y Medida de Compra Docenas la equivalencia seria 12 porque 12 unidades es igual a 1 docena. Una vez creado el artículo las medidas no podrán ser cambiadas.

Al registrar un artículo el estado debe ser ACTIVO; en la casilla procedencia indicara si el artículo es obtenido por compra nacional o importación

Luego de ingresado todos esos detalles pulse el botón de menú Guardar; si la grabación ha sido exitosa le aparecerá un mensaje “Datos registrados correctamente”

En la parte inferior de la ventana de artículos verá dos tablas la primera muestra los almacenes en donde se encuentra el artículo indicando el stock y ubicación que tienen en dicho almacén al pulsar doble click sobre almacén le aparecerá la ventana del Kardex del artículo la cual veremos mas adelante . La segunda tabla le mostrará las órdenes de compra de dicho artículo que se encuentren pendientes de entrega. Estas tablas son de solo lectura.

Stock del artículo por almacén

Ordenes de Compra del artículo que están pendientes de entrega

5.- PANTALLA DE MOVIMIENTO DE ARTICULOS (INGRESOS - SALIDAS).

Ingresar a la siguiente opción en el sistema:

Donde nos mostrara el formulario de movimiento de artículos.

Para crear un nuevo movimiento de ingreso de artículos debemos pulsar el botón de menú Nuevo.

5.1. MOVIMIENTO DE INGRESO: Luego debemos seleccionar en el campo Tipo Documento la opción Nota de Ingreso, Luego de esto se mostrará en el campo Tipo Movimiento los motivos por los cuales se puede dar un ingreso.

Luego de esto debemos indicar el almacén al que ingresan los artículos. Debemos también indicar el centro de costo para el cual ingresan los artículos, indicar el responsable de la revisión del estado de los artículos antes de ingresar y la persona que solicito

Asignar la fecha respectiva del ingreso, los campos Nro Guía y Nro. Factura, son referenciales, en la parte de Documento de Referencia debemos seleccionar un tipo de documento e indicar también el número de ese documento de referencia.

Luego la manera de agregar un artículo a este movimiento es con el botón:

Al pulsar en este botón nos mostrara los artículos registrados del almacén respectivo.

Aquí podremos realizar una búsqueda de los artículos que van a contener este movimiento.Si deseamos quitar un artículo del movimiento deberemos seleccionar el artículo respectivo y luego pulsar el botón:

Cada vez que se agregue un determinado artículo debemos indicar también la cantidad que ingresa tomando en cuenta la medida de almacenamiento (Unidades, Docenas, Rollos, etc.).

Ingresos por Orden de Compra: En el caso de que halla un ingreso por orden de compra (O/C) y dicha orden de compra este registrada en el sistema; el modo de establecer los artículos que ingresan es diferente. En la casilla de Tipo Doc. Referencia deberá seleccionar la opción ORDEN DE COMPRA

Al escoger esta opción los botones de agregar artículo y quitar artículo desaparecerán y se visualizará el sgte. botón:

Al pulsar este nuevo botón se mostrará la siguiente ventana:

La cual contiene un listado de las O/C pendientes de entrega (Listado de la izquierda); al seleccionar una O/C de la lista se podrá visualizar los artículos que están pendientes de entrega (Listado de la derecha); en la columna Cantidad Pendiente se muestra la cantidad que falta entregar por parte del proveedor, en la columna Cantidad Atendida debe ingresar la cantidad que esta ingresando la cual no debe ser mayor que la cantidad pendiente. Solo se podrá escoger una O/C pero si varios artículos de la O/C escogida para seleccionar los artículos que pasarán a la ventana de movimientos deberá activar el aspa de la columna ITEM dándole click, en la figura el Item 2 y 5 no serán pasados a la ventana de movimientos puesto que no tienen el aspa. Una vez seleccionado la O/C y los artículos pulse el botón ACEPTAR.

En la ventana de movimientos se agregarán automáticamente los artículos escogidos de la O/C

Después de haber agregado los artículos para este movimiento debemos pulsar el botón de menú Guardar.

5.2. MOVIMIENTO DE SALIDA: Luego debemos seleccionar en el campo Tipo Documento la opción Vale de Salida, Luego de esto se mostrará en el campo Tipo Movimiento los motivos por los cuales se puede dar una salida:

Posteriormente seleccionar el almacén de donde se retiran los artículos y el centro de costo para quien van los artículos; el responsable de revisar los artículos antes de salir, el solicitante de los artículos, el tipo de documento de referencia y el número de dicho documento.

A continuación ingrese los artículos con el botón de agregar; e ingrese la cantidad que esta saliendo (tomar en cuenta la medida de almacenamiento) y que la cantidad no sea mayor al stock actual.Para indicar artículos que salen pero tienen que ser devueltos marque la casilla Devol

En la figura se indicar que el ítem 2 y 3 deben ser devueltos.NOTA: El número de movimiento se genera automáticamente al guardar el movimiento; la fecha del movimiento es la fecha en la que físicamente salen o ingresan los productos al almacén.

Para registrar la devolución de artículos hay dos modos; el primero modo al registrar la devolución esta aumenta el stock del artículo con la cantidad devuelta, para esto se hace una NOTA DE INGRESO con el tipo de movimiento DEVOLUCION y tipo de documento de referencia DEVOLUCION al seleccionar esta opción los botones de agregar y quitar artículo desaparecerán y se visualizará un botón tal y como sucedió con la Orden de Compra; al pulsar sobre este nuevo botón se verá la siguiente ventana.

La cual tiene un listado de las devoluciones pendientes de entrega (Listado Superior) que son movimientos de salida al escoger un movimiento del listado superior se visualizará el listado de artículos pendientes de devolver del movimiento seleccionado (Listado Inferior). Para indicar que se esta devolviendo el articulo marque la casilla de la columna Devol y en la columna Cantidad Devolución ingrese la cantidad que se esta devolviendo. Una vez establecido los artículos con las respectivas cantidades devueltas pulsar el botón aceptar. Y estos artículos se agregarán a la ventana de movimientos.

Para finalizar pulse el botón Guardar.El segundo modo de registrar artículos que han sido devueltos es registrarlos pero sin aumentar el stock del artículo puesto que los artículos ya están gastados u otro motivo. Para esto ir a la opción del menú Operaciones de Almacén \ Devolución de Artículos.

En esta ventana se visualizarán todos los artículos pendientes de devolución; este listado podrá ser filtrado según el almacén de donde salieron los artículos y según el centro de costos que solicito los artículos.

Para registrar los artículos que se estén devolviendo simplemente ingrese la cantidad que se esta devolviendo en la columna Cantidad Devol y luego pulse el botón Registrar Artículos Devueltos.

KARDEX DE ARTICULOS

Podrá ver los movimientos que ha tenido un artículo en un almacén ingresando al Kardex de Artículos para ello seleccione la opción del menú Consultas \ Kardex; indique el almacén, el artículo, el rango de fechas de los movimientos y luego pulse el botón Consultar en la columna de color verde se verán los ingresos que ha tenido el artículo en la columna color Anaranjado se verán las salidas y en la columna color Celeste irán los saldos

INVENTARIO DE ARTICULOS

Para visualizar el inventario de un almacén seleccionar la opción del menú Consultas / Catalogo e indicar el almacén y pulsar Consultar en la lista de la parte inferior se mostrarán los artículos del almacén indicando el stock actual y su ubicación.

HISTORIAL DE MOVIMIENTOS

Para ver el histórico de todos los movimientos registrados en el sistema debe seleccionar la opción del menú Consultas / Historial de Movimientos en el listado podrá ver los movimientos ingresados; y podrá filtrar este listado según el almacén al que ingreso, según el tipo de movimiento (INGRESO o SALIDA), según el centro de costos, según el artículo, y según la fecha del movimiento. Al seleccionar un movimiento de la lista podrá ver el detalle pulsando el botón Detalles. Para exportar esta información al formato Excel puede hacerlo con el botón Exportar con Formato o el botón Exportación Rápida.

REQUERIMIENTOS DE COMPRA

Para acceder a la ventana de requerimientos de compra pulsar la opción del menú Operaciones Logística y luego la opción Requerimientos de Compra

Se mostrará la siguiente ventana:

Para registrar un nuevo requerimiento deberá pulsar el botón NUEVO, e ingresar los datos en las casillas respectivas:

El número del requerimiento de compra es generado por el sistemaEn la casilla SOLICITANTE: indicar el área que solicita la compraEn la casilla DESTINO: indicar el centro de costo para el cual se hace el pedido de compraEn la casilla EMPRESA: indicar la empresa a la cual se le cargará la compra En la casilla DIRECCION DE ENTREGA: La dirección en la que se entregarán los productos que sería la misma que la dirección del almacén.En la casilla RESPONSABLE: indicar el responsable de la compra

Para agregar los artículos solicitados pulse en el botón se mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana podrá realizar la búsqueda del artículo a solicitar una vez seleccionado pulsar doble clic sobre el artículo para que se agregue al requerimiento e ingresar la cantidad a solicitar. Así podrá agregar al requerimiento cuantos artículos vaya a solicitar.

Para quitar un elemento del requerimiento deberá pulsar el botón Quitar deberá tener seleccionado (color gris) el artículo a eliminar; se visualizará un mensaje para que confirme que desea quitar el artículo.

En la casilla observaciones puede poner una nota adicional no es obligatorio.

Ingresados estos datos pulsar el botón GUARDAR de la barra de mantenimiento; deberá emitir un mensaje informando que los datos han sido registrados correctamente.

Una vez registrado el requerimiento deberá ser impreso; para ello deberá tener en pantalla el requerimiento y pulsar el botón IMPRIMIR y se visualizará una vista previa de la impresión

Para seleccionar la impresora a la que va a mandar a imprimir acceda a la opción del menú Archivo \ Configurar Impresora se mostrará una ventana con el listado de impresoras disponibles para la impresión

Para imprimirlo pulse el botón de impresora; aparecerá una ventana donde podrá definir las paginas que desea imprimir y el número de copias que desea

Para buscar un requerimiento deberá pulsar el botón BUSCAR de la barra de mantenimiento

Una vez seleccionado el requerimiento pulse aceptar y el requerimiento se visualizará en pantalla.

Para modificar un requerimiento de compra, como primer paso deberá buscar el requerimiento una vez visualizado su requerimiento en pantalla pulse el botón EDITAR de la barra de mantenimiento para poder hacer los cambios. Para poder modificar un Requerimiento de Compra este no deberá habérsele hecho una orden de compra.

Una vez hecho los cambios pulsar el botón GUARDAR.

NOTA: De no encontrar el articulo a solicitar en el catalogo comunicarse al departamento de almacén o logística para que sea agregado al catalogo.

ORDEN DE COMPRA

Para acceder a la ventana de ordenes de compra pulsar la opción del menú Operaciones Logística y luego la opción Ordenes de Compra.

Para ver solo los requerimientos del área seleccionada

Para ver solo los requerimientos del centro de costo seleccionada

Para ver solo los requerimientos generados en el rango de fechas establecidas

Para buscar por Nro del requerimiento generado por el sistema

Listado de requerimientos

Para registrar una orden de compra primero pulsar el botón Nuevo e ingresar los datos necesarios.

SOLICITANTE: Área que solicita la compraDESTINO: Centro de Costo para quien se realiza la compra EMPRESA: Empresa a quien se le carga el monto por la compraPROVEEDOR: Entidad a la que se le hace la compraCONDICION DE PAGO: Condición de PagoTIPO DOCUMENTO: Requerimiento de Compra

En esta casilla tendrá dos opciones la primera es DOC. REQ. COMPRA; con esta opción no es necesario tener registrado el Requerimiento de Compra para hacer la O/C puesto que los artículos se pueden añadir al detalle de la O/C con los botones

La otra opción es REQUERIMIENTO DE COMPRA la cual nos obliga a tener registrado el Requerimiento de Compra para poder hacer la O/C

NOTA: En una O/C podrá agregar ítems de diferentes R/C que estén registrados en el sistema (opción REQUERIMIENTO DE COMPRA) y puede hacer una O/C con ítems de diferentes R/C que no estén registrados en el sistema (opción DOC. REQ. COMPRA); pero no puede hacerse una O/C con ítems de R/C registrados en el sistema y ítems de R/C no registrados en el sistema, tiene que hacer una O/C por cada tipo de R/C

NRO DOCUMENTO:

Si la opción escogida en TIPO DOCUMENTO es REQUERIMIENTO DE COMPRA esta casilla no será modificable por el usuario, se modificará automáticamente según los R/C que vaya agregando a la O/C.Si la opción escogida es DOC. REQ. COMPRA tendrá que digitar el Nro de Requerimiento de Compra

R/C LOG: En esta casilla se colocará el número que le asigne el dpto de logística al R/C

Para seleccionar el requerimiento de compra pulse el botón

Se visualizará una ventana en la cual se verá el listado de los requerimientos pendientes de orden de compra y en el listado inferior se verán los artículos solicitados del requerimiento que este seleccionado.

Para atender un requerimiento de compra debe seleccionarlo y activar los artículos que se van a comprar con la O/C que se esta haciendo, active la casilla de la columna Item para indicar que el artículo se va a atender. Una vez marcados los artículos pulse el botón Aceptar.

Los artículos seleccionados del requerimiento se agregarán al detalle de la O/C donde tendrá que establecer el precio, tomando en cuenta la moneda escogida en el campo Moneda. Si los precios incluyen IGV activar la casilla Incluye IGV, también se debe tomar en cuenta la medida de compra para poder establecer la cantidad a comprar. La medida de compra no se puede cambiar; y es establecida en el momento que se registra el artículo en el catálogo.

En la parte inferior de la O/C se visualiza el subtotal, IGV y Total; en la casilla Descuento puede poner el monto que se descuenta del Total; adicionalmente puede poner una observación.

Una vez ingresados los datos pulse el botón Guardar.

Para buscar una O/C pulse el botón buscar de la barra de mantenimiento

Se visualizará un listado de las Ordenes de compra registradas, este listado puede ser filtrado por fecha de emisión, por la empresa, por proveedor, por centro de costo y por número de O/C. Para visualizar la O/C en pantalla solo pulse doble clic sobre ella.

Una vez visualizada en pantalla puede hacerle modificaciones pulsando el botón Editar de la barra de mantenimiento la modificación solo se podrá hacer a ciertos datos como precio o cantidad a comprar; pero ya no podrá modificar datos como Empresa, Área, Solicitante.

Para anular la O/C deberá tenerla visualizada en pantalla y luego pulsar el botón Eliminar de la barra de mantenimiento.

Para imprimir la O/C visualícela en pantalla y pulse el botón Imprimir.

HISTORIAL DE ORDENES DE COMPRA

Para ver las ordenes de compra registradas en el sistema seleccione la opción Consultas / Historial de Ordenes de Compra del menú; se visualiza una ventana con el listado de las O/C este listado podrá filtrarlo por empresa, proveedor, área solicitante, centro de costo destino, fecha de emisión.

Para pasar el listado a formato Excel pulse el botón exportar.

HISTORICO DE COMPRAS POR ARTÍCULO

Seleccione la opción Consultas / Histórico de Compras de Artículos; donde deberá pulsar en el botón para indicar el artículo que desea consultar, una vez escogido el artículo pulsar el botón consultar y en el listado de la parte inferior se visualizarán las ordenes de compra que halla tenido el artículo en el rango de fechas establecido.