manual de usuario empleadores v3

Formato Fecha: 2014-09-02 Pgina: 1 de 11

Manual de Usuario Versin 1.0

MANUAL DE USUARIO: EMPLEADORES

FECHA 08/12/2014

Sistema de Registro de

Contratos y Actas de

Finiquito Manual de Usuario Pgina 2 de 116

Tabla de Contenido

1 INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 3

1.1 PROPSITO ..................................................................................................................................... 3 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 3 1.3 OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 3 1.4 UNIDADES RESPONSABLES DEL SISTEMA Y NIVELES DE ATENCIN .............................................................. 4

2 DESCRIPCIN DEL PERFILES ........................................................................................................... 5

2.1 DETALLE DE ACTIVIDADES DEL FLUJO PARA PERFIL EMPRESA - EMPLEADOR ................................................. 5

3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................................... 6

3.1 EMPRESAS - EMPLEADORES................................................................................................................ 6 3.1.1 Ingreso al Sistema Empleador ................................................................................................ 6 3.1.2 Registro de Nueva Empresa .................................................................................................... 9 3.1.3 Actualizar Datos de Empleador ............................................................................................ 21 3.1.4 Registro de Apoderados de Empleador ................................................................................ 29 3.1.5 Registro de Contratos ........................................................................................................... 31 3.1.6 Registro de Apoderados del Empleado en el Contrato ......................................................... 46 3.1.7 Registro de Adendums a Contratos Registrados .................................................................. 47 3.1.8 Proceso de Cesin, Fusin y Compra-Venta (Subrogacin Patronal) .................................... 52 3.1.9 Modificacin de Registro de Contratos Registrados ............................................................. 61 3.1.10 Modificacin de Registro de Contratos Pendientes .......................................................... 65 3.1.11 Anulacin de Contratos Pendientes.................................................................................. 68 3.1.12 Listado de Contratos ........................................................................................................ 71 3.1.13 Modelo de Contratos ........................................................................................................ 79 3.1.14 Registro de Actas de Finiquito .......................................................................................... 80 3.1.15 Registro de Apoderados de Empleado en Acta de Finiquito ............................................. 96 3.1.16 Consignacin de Actas de Finiquito .................................................................................. 97 3.1.17 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes ................................................................... 100 3.1.18 Listado de Actas de Finiquito .......................................................................................... 103 3.1.19 Recuperar contrasea de Empleador ............................................................................. 111 S ....................................................................................................................................................... 115

4 CATLOGO DE MENSAJES / ERRORES DEL SISTEMA................................................................... 115

5 GLOSARIO DE TRMINOS ........................................................................................................... 116

6 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO .................................................................................. 116




Manual de Usuario Empleadores

1 Introduccin

1.1 Propsito

Generar una aplicacin que permita registrar los contratos de trabajo en el Ministerio

de Relaciones Laborales (MRL) por parte del empleador, con el propsito de eliminar

la revisin ejecutada por los inspectores de trabajo y la legalizacin presencial del

documento.

De esta forma se propone agilizar el proceso para dar cumplimiento con el Art. 20 del

Cdigo del Trabajo Autoridad competente y registro.- Los contratos que deben

celebrarse por escrito se registrarn dentro de los treinta das siguientes a su

suscripcin ante el inspector del trabajo del lugar en el que preste sus servicios el

trabajador, y a falta de ste, ante el Juez de Trabajo de la misma jurisdiccin. En esta

clase de contratos se observar lo dispuesto en el Art. 18 de este Cdigo.

1.2 Alcance El Sistema de Registro de Contratos es un sistema en lnea, disponible por internet y que permite el registro y gestin de informacin de contratos laborales, eliminando la revisin ejecutada por los inspectores y la legalizacin presencial en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Laborales. El sistema atiende a usuarios externos: Empresas - Empleadores y Empleados; y usuarios internos: Funcionarios del Balcn de Servicios e Inspectores del Ministerio de Relaciones Laborales. El sistema est disponible por medio de internet en horario 24x7 (24 horas, siete das a la semana). El sistema consta de varios mdulos enfocados en brindar servicios especficos de acuerdo al perfil de quien lo accede, es decir, las funcionalidades son particulares para cada uno de los usuarios. Adicionalmente el sistema cuenta con un mdulo de seguridad propio para la administracin de usuarios y perfiles.

1.3 Objetivos




Generar una base de datos de contratos registrados por el empleador en el

MRL.

Vincular en el sistema al trabajador con el empleador.

Generar una base de datos de conocimiento sobre la concentracin laboral

de acuerdo a los sectores econmicos.

Generar reportes reales y actualizados sobre la cantidad de contratos

registrados en el MRL.

Generar para cada empleador la opcin de consulta de contratos

registrados en el MRL.

Generar un documento resumen (extracto) con los datos ms relevantes del

contrato.

Generar un sistema de consultas abiertas a la ciudadana en el balcn de

servicios, en el cual el trabajador pueda informarse sobre los contratos que

tiene registrados en el MRL por parte de su empleador.

Generar un mdulo de consultas personales para el trabajador, mediante la autenticacin de su usuario, el cual le permita tener acceso a la visualizacin e impresin del contrato suscrito con su empleador.

1.4 Unidades Responsables del Sistema y Niveles de Atencin Las unidades responsables del Sistema y del soporte funcional del mismo son:

Subsecretaria de Trabajo

Viceministerio de Trabajo y Empleo

Direcciones Regionales

Coordinacin de Inspectores Para atender dudas o errores referentes al proceso o normativa comunquese con:

Call Center: 1800-266-822

O enve su requerimiento a los correos:

[email protected]

[email protected]

Sistema de Registro de Contratos y Actas de


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2 Descripcin del Perfiles El Sistema de Registro de Contratos en Lnea contempla los siguientes perfiles de usuario:

Perfil Empresa - Empleador, al cual pertenecen las empresas que se registren en el sistema y que generan contratos de trabajo que deben ser legalizados.

Perfil Empleado, al cual pertenecen todos los ciudadanos que se registren en el sistema obteniendo un usuario y clave de acceso.

Perfil Administrador del Sistema, que es el encargado de realizar el mantenimiento de parmetros del Sistema.

Perfil Balcn de Servicios, perfil de consulta para personal del Ministerio de Relaciones Laborales

Perfil Inspector, perfil para Inspectores del Ministerio de Relaciones Laborales.

2.1 Detalle de Actividades del Flujo para Perfil Empresa - Empleador

Cdigo Actividad

Actividad Descripcin Detallada

1 Registro en el sistema Permite obtener un usuario y contrasea para uso del sistema.

2 Recuperacin de contrasea

Permite recuperar la contrasea de un usuario.

3 Logueo al Sistema Permite conectarse al sistema y hacer uso de su funcionalidad.

4 Actualizar Datos Permite ingresar y modificar la informacin referente a la empresa.

5 Registro de Contratos Permite ingresar y modificar el registro de contratos de trabajo.

6 Anulacin de Contratos Pendientes

Permite Anular Contratos Pendientes

7 Registro de Adendums a Contratos

Permite registrar Adendums a contratos Registrados

8 Listado de Contratos Permite consultar informacin de los contratos Legalizados y Pendientes generados por la empresa.

9 Modelo de Contratos Muestra modelos de contratos que puede usar optativamente la empresa

10 Cesin, Fusin Compra Venta

Permite realizar el cambio de empleador derivado de los procesos de Cesin, Fusin y Compra-Venta de empresas (Subrogacin Patronal)

11 Registro de Actas de Finiquito

Permite generar y registrar Actas de Finiquito

12 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes

Permite Anular Actas de Finiquito Pendientes

13 Listado de Actas de Finiquitos

Permite consultar las actas de finiquito: Legalizadas y Pendientes generadas por la empresa.



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14 Registro de Apoderados de Empresa

Permite el registro de Apoderados de la empresa o empleador, tanto para Contratos como para Actas de Finiquito

15 Registro de Apoderados de Empleado

Permite el registro de Apoderados del empleado para Contratos o Actas de Finiquito

3 Funcionalidad del Sistema

3.1 Empresas - Empleadores

3.1.1 Ingreso al Sistema Empleador

Ingresar a la pgina web del Ministerio de Relaciones Laborales:

En la pgina web http://www.relacioneslaborales.gob.ec/, haga clic en el link Sistema de Registro de Contratos y Actas de Finiquito, se mostrar la siguiente pantalla:

Haga clic en el botn



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Se mostrar la siguiente pantalla:

Ingrese el usuario y la clave de Empleador




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Si selecciona el Men Empleador, se mostrar las siguientes opciones:

Si selecciona el Men Contratos, se mostrar las siguientes opciones:

Si selecciona el Men Actas de Finiquito, se mostrar las siguientes opciones:



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3.1.2 Registro de Nueva Empresa

Si la empresa no tiene creado usuario para el uso del sistema, haga clic en el botn Registro de nueva empresa:




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Escoja el Tipo de Identificacin, Ingrese el nmero de identificacin

Escoja la actividad econmica haciendo clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:



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Navegue en cada actividad haciendo clic en el nombre de la actividad (estructura de rbol) hasta ubicar la que corresponda (se recomienda escoger la actividad ms interna por el nivel de detalle)



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Una vez que tenga la actividad, haga clic en el botn Aceptar:

Se mostrar la informacin seleccionada en la pantalla



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Escoja el Tipo de empresa (para el % de aporte al IESS):

Marque si es una Multinacional:



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Marque si es ONG:



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Complete los datos de correo y correo secundario, estos se usarn para el envo de claves y de notificaciones.

Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:



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Ingrese los datos requeridos:



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Haga clic en el botn ,se mostrar la siguiente pantalla:

Ingrese los datos del representante legal:

Ingrese los datos de los apoderados por ciudad si lo requiere:



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Para ingresar haga clic en el botn :

Ingrese los datos del apoderado por ciudad y cargue el archivo del poder:

Haga clic el botn Guardar , se mostrar la siguiente pantalla:

Abra el correo electrnico registrado, visualizar un correo enviado por el

sistema (revise tambin su bandeja de Correo no deseado):



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Abra el correo y visualizar el siguiente mensaje:

Haga clic en el enlace , se mostrar la siguiente pantalla:

Ingrese nuevamente a su cuenta de correo y encontrar el siguiente mensaje:

Abra el mensaje y se mostrar el siguiente texto:



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Haga clic en el enlace , e ingrese al sistema con el usuario y clave provisional enviado a su correo:

Haga clic en el botn , el sistema le solicitar que cambie su clave por seguridad:

Proceda a cambiar su clave, se mostrar la siguiente pantalla:



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Ingrese al sistema con su usuario y su clave nueva, y est listo para usar las

opciones del sistema:

3.1.3 Actualizar Datos de Empleador

Seleccione la opcin Actualizar Datos del Men Empleador




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Actualice los datos que correspondan y haga clic en el botn guardar

Si requiere Actualizar los Datos de Direcciones haga clic en la seccin Direccin del Empleador, se mostrar la siguiente pantalla:

Si desea Aadir una Nueva Direccin, haga clic en el botn Nueva Direccin, se mostrar la siguiente pantalla:



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Complete la informacin:

Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla, donde constar la nueva direccin aadida:



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Si desea Modificar una Direccin Existente, haga clic en el botn Editar de la direccin seleccionada, se mostrar la siguiente pantalla:

Modifique lo que sea requerido:



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Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:

Si requiere Cambiar los Datos del Representante Legal de la empresa haga

clic en Datos del Representante Legal, se mostrar la siguiente pantalla:

Si requiere Modificar la informacin del representante vigente haga clic en el

botn Editar:



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Modifique lo que requiera:



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Si requiere registrar un Nuevo Representante Legal haga clic en el botn Nuevo Representante Legal, se mostrar la siguiente pantalla:



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Complete la informacin del nuevo Representante legal:

Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla, con el nuevo

representante legal:



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3.1.4 Registro de Apoderados de Empleador

Si requiere Cambiar los Datos del Apoderado/s de la empresa haga clic en Datos del Apoderado, se mostrar la siguiente pantalla:

Si desea crear un nuevo apoderado haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:



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Ingrese los datos correspondientes y haga clic en el botn Guardar

Si requiere Editar los Datos del Apoderado/s de la empresa haga clic en el

botn , se mostrar la siguiente pantalla:



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Modifique los datos necesarios y haga clic en el botn Guardar

Si requiere Inactivar Apoderado/s de la empresa haga clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

3.1.5 Registro de Contratos

Previo al registro de contratos en la aplicacin, la empresa debe tener en archivo PDF el contrato firmado por el empleado y por el representante legal de



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la empresa, tambin debe disponer del archivo PDF del aviso de entrada generado para el IESS.

Ingrese al sistema con su usuario y clave, se mostrar la siguiente pantalla:

Seleccione en el men Contratos la opcin Registro de Contratos:


Si hace clic en el botn Declinar no continua el proceso y se mostrar la

pantalla:



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Para continuar con el proceso debe Aceptar estos Trminos y Condiciones, haciendo clic en el botn Aceptar, se mostrar la siguiente pantalla:

La primera seccin de la pantalla permite el ingreso de contratos, mientras que la segunda seccin muestra el Listado de Contratos Registrados

Ingresamos los datos de Tipo de contrato:



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Ingrese los datos de Ubicacin del Contrato



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Si marca Jornada Laboral Especial, deber cargar en el sistema el documento de respaldo

o Haga clic en el botn , se abrir el explorador:

o Seleccione el archivo a cargar:



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o Haga clic en el botn Abrir, se mostrar la siguiente pantalla:

o Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:

Si no marca Jornada Laboral Especial, no se debe cargar ningn archivo de

respaldo



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Haga clic en el botn Nuevo, se mostrar la siguiente pantalla:



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Proceda a completar la informacin del Empleado:

Complete la informacin de Contrato:



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Si dispone del archivo PDF del contrato firmado y el archivo PDF del Aviso de Entrada del IESS, proceda a cargarlos.

o Haga clic en el botn Seleccionar de Archivo Contrato

o Se mostrar el explorador de Windows, ubique el archivo a cargar:

o Haga clic en el botn Abrir del explorador, se mostrar la siguiente

pantalla:

o Haga clic en el botn Cargar:



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o Se mostrar el siguiente mensaje al terminar la carga del archivo:

o Haga clic en el botn Seleccionar de Archivo Ingreso IESS:

o Se mostrar el explorador de Windows, ubique el archivo a cargar:



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o Haga clic en el botn Abrir del explorador, se mostrar la siguiente

pantalla:

o Haga clic en el botn Cargar:

o Se mostrar el siguiente mensaje al terminar la carga del archivo:



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Haga clic en el botn Guardar para salvar los cambios:

Se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin

Y el contrato ingresado se mostrar en el listado de la seccin inferior de la

pantalla:

A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el

Icono de Impresin junto al contrato en el listado:



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Se mostrar la siguiente pantalla del editor para PDF:

Haga clic en el botn de imprimir



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Y proceda a imprimir el Taln Resumen

El nmero de registro del contrato es el mostrado en el taln:



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Se concluye el proceso de registro del contrato. El sistema automticamente

enviar una notificacin al correo registrado del empleado.

El empleado debe acceda a su correo registrado, se mostrar un mensaje similar al siguiente:

Abra el correo y podr visualizar el siguiente mensaje:

Para visualizar el resumen del contrato haga clic en el icono




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3.1.6 Registro de Apoderados del Empleado en el Contrato

Al realizar el Registro de un contrato, se puede ingresar un apoderado por parte del Empleado

Si hacemos clic en el check, se puede ingresar los datos de la persona que acta como apoderado del empleado y subir el archivo del poder que lo acredita como tal:



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3.1.7 Registro de Adendums a Contratos Registrados

Una vez que el contrato esta registrado, las condiciones del mismo se puede modificar legalmente con un Adendum.

Ingresamos a la opcin de Contratos, subopcin Registro de Adendums

Se mostrar el listado de contratos registrados disponibles:



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Se puede observar que se encuentran habilitados dos botones, uno para ingresar un nuevo Adendum y otro para modificar el Adendum que existiera.

Hacemos clic en el botn Nuevo Adendum, y se muestra la siguiente pantalla con la informacin original del contrato



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Procedo a cambiar la informacin del contrato:

Ingreso la fecha de inicio del Adendum y cargo un pdf



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Hago clic en el botn Guardar:

Hacemos clic en el botn Modificar Adendum, y se muestra la siguiente pantalla con la informacin original del contrato. Se muestra la informacin actual del contrato y un listado de los adendums registrados a l



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Haga clic en el botn de modificar del adendum que requiera y se muestra lo siguiente

Modifique lo que requiera y haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:

3.1.8 Proceso de Cesin, Fusin y Compra-Venta (Subrogacin Patronal)

El proceso anteriormente conocido como Subrogacin Patronal cambia a Cesin, Fusin y Compra-Venta, y comprende dos escenarios descritos a continuacin.

3.1.8.1 Para empleado con contratos vigentes existentes en el Sistema de Registro de Contratos

Acceda al men de Contratos, subopcin Fusin y Cesin Patronal:



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Ingrese el nmero de RUC o el nombre de la empresa anterior:


Seleccione la empresa a subrogar usando el botn , se mostrar la siguiente pantalla:



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Si desea buscar todos los contratos de la empresa seleccionada haga clic en el

botn , o puede buscar contratos especficos usando el combo

y

el botn , se mostrar una pantalla similar a la siguiente:

Seleccione el tipo de proceso:



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Puede seleccionar todos los contratos

o de forma individual

Seleccione los contratos:



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Una vez seleccionados los contratos haga clic en el botn , se mostrar el siguiente mensaje:

Si hace clic en el botn S, se mostrar la siguiente pantalla:

Cierre la ventana haciendo clic en X:



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Si hace clic en el botn No se mostrar la siguiente pantalla:

3.1.8.2 Para empleados sin contratos vigentes existentes en el Sistema de Registro de Contratos

Si necesita Subrogar a aun empleado pero no dispone de ningn contrato en el sistema (no aparece el contrato en la pantalla del punto anterior:



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Debe realizar el siguiente proceso:

Acceda al men Contratos, subopcin Registro de contratos:

Ingrese un contrato nuevo para el empleado, respetando la fecha de inicio del

contrato:



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Cargue los pdfs correspondientes Marque el casillero

Se mostrar la siguiente informacin:



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Cierre la ventana haciendo clic en la X, se mostrar la siguiente pantalla:

Complete los datos: tipo de proceso e ingrese el ruc de la empresa a la que

subroga:

Una vez completada la informacin, haga clic en el botn

3.1.9 Modificacin de Registro de Contratos Registrados

Nota Importante: En el listado de Contratos Registrados, algunos contratos no presentarn el botn de Modificar, esto se debe a que son contratos Legalizados que pasaron del sistema anterior y por tanto no son modificables.

Para modificar el registro de contratos registrados, acceda al men Contratos, opcin Listado de Contratos, subopcin Registrados



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Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada empresa):

Ubique el contrato a modificar y haga clic en el botn ,se mostrar la siguiente pantalla:



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Modifique lo que corresponda, o cargue nuevos archivos PDF, haga clic en el botn Guardar:

Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:

A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el Icono de Impresin junto al contrato en el listado:



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Se concluye el proceso de modificacin del registro del contrato. El sistema automticamente enviar una notificacin al correo registrado del empleado.

El empleado debe acceda a su correo registrado, se mostrar un mensaje similar al siguiente:

3.1.10 Modificacin de Registro de Contratos Pendientes

Para retomar el registro de contratos pendientes, acceda al men Contratos, opcin Listado de Contratos, subopcin Pendientes

Se mostrar una pantalla como la siguiente (el nmero de contratos depender de cada empresa):



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Ubique el contrato a modificar y haga clic en el botn ,se mostrar la siguiente pantalla:



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Modifique lo que corresponda, o cargue nuevos archivos PDF, haga clic en el botn Guardar:

Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:



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A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el Icono de Impresin junto al contrato en el listado:

Se concluye el proceso de registro del contrato. El sistema automticamente enviar una notificacin al correo registrado del empleado.

El empleado puede acceder a su correo registrado, se mostrar un mensaje similar al siguiente:

3.1.11 Anulacin de Contratos Pendientes

Esta funcionalidad permite Anular nicamente Contratos Pendientes, y bajo la total responsabilidad de la Empresa o Empleador. Una vez Anulados los contratos no hay forma de recuperar la informacin.

Entramos a la opcin de Listado de Contratos Pendientes

Se muestra el listado de contratos pendientes



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Como se puede observar est habilitado el botn de Anular

Hacemos clic en el botn del contrato, y se muestra la pantalla de observaciones:



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No se ingresa la observacin y se da clic en el botn , y se muestra lo siguiente

Se ingresa la observacin y se muestra lo siguiente

Se se da clic en el botn , y se muestra lo siguiente:



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Al regresar al listado de Contratos pendientes ya no se encuentra el contrato anulado

3.1.12 Listado de Contratos

Listado de Contratos Registrados o Seleccione en el Men Contratos, la opcin Lista de Contratos,

subopcin Registrados

o Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada empresa)



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o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:

o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:



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o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:



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o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:



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Nota Importante: En el listado de Contratos Registrados, algunos contratos no presentarn el botn de Modificar, esto se debe a que son contratos Legalizados que pasaron del sistema anterior y por tanto no son modificables.

Listado de Contratos Pendientes: o Seleccione en el Men Contratos, la opcin Lista de Contratos,

subopcin Pendientes:

o Se mostrar el listado de contratos Pendientes (el nmero de contratos depender de cada empresa)



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o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se

mostrar la siguiente pantalla:




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3.1.13 Modelo de Contratos

En esta opcin usted puede descargar modelos de contratos. Estos formatos son nicamente una referencia no son de uso obligatorio.

Seleccione del men Contratos la opcin Modelos de Contratos




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Los botones y permiten avanzar por las pginas

Para descargar haga clic en el botn junto al tipo de contrato a descargar

3.1.14 Registro de Actas de Finiquito

El proceso de Actas de Finiquito en el sistema se compone de 2 partes:

1. La generacin, clculo e impresin del Acta de Finiquito y los valores a pagar 2. El registro del Acta de Finiquito, con la carga de habilitantes: Acta firmada en

formato PDF y la constancia de pago en formato PDF. A continuacin se describen cada proceso:

3.1.14.1 Generacin, Clculo e Impresin de Actas de Finiquito

Se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. La nica forma legal de terminar un contrato laboral es con la generacin de un

Acta de Finiquito. 2. El sistema permite generar Actas de Finiquito, tanto de contratos que fueron

registrados en el sistema y que por tanto tienen un nmero de registro, como tambin permite generar Actas sobre contratos que no consten en el sistema.

Los pasos para generar el Acta son:

Seleccione el men Actas de Finiquito, subopcin Registro de Actas de Finiquito



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Se mostrar la siguiente pantalla

Si lo requiere puede usar los filtros de bsqueda para ubicar el contrato a concluir :



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Si el contrato consta en el sistema, haga clic en el botn junto al contrato seleccionado, se mostrar la siguiente pantalla:

Como podr observar, el sistema trae los datos que se registraron en el contrato:



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Si el contrato no consta en el sistema, haga clic en el botn Generar Acta de Finiquito sin Contrato




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Como podr observar se deben ingresar todos los datos incluidos los de la seccin Empleado y Ubicacin.

En ambos casos (generar acta con contrato o sin contrato), se debe completar la siguiente informacin:

o Ingrese los Datos de Informacin sobre la Terminacin Laboral, la ultima

remuneracin completa recibida:

o En caso de ser Artesano, debe llenar la informacin del combo Tipo Empelado, si selecciona Aprendiz u Operario, el sistema no calcular el dcimo tercer sueldo ni el dcimo cuarto sueldo:

o Seleccione la causal de terminacin del contrato:

o Si usted selecciona como causal: Por voluntad del trabajador previo visto bueno



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Por desahucio Por despido intempestivo

Se mostrar la siguiente pantalla especial:

o Ingrese los datos de Remuneraciones que an no han sido pagadas:

Para aadir remuneraciones haga clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla:

Escoja el mes y el ao, y haga clic en el botn




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Complete la informacin:

Si desea puede ingresar un valor adicional a los mostrados,

haciendo clic en el botn



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Complete la informacin y haga clic en el botn

Haga clic en el botn , s e mostrar la siguiente pantalla:

o Marque si el trabajador recibe sus fondos de reserva de forma mensual:

o Ingrese los datos para el clculo de la Dcimo Tercera Remuneracin, el

sistema le habilitar los meses aplicables segn el perodo:



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o Ingrese los datos para el clculo de la Dcimo Cuarta Remuneracin, lo

correspondiente a valores no pagados

o Ingrese los datos de Vacaciones no gozadas

o Ingrese los datos de Utilidades no pagadas si fuera el caso, haciendo clic

en el botn :

o Ingrese los datos de Otros Ingresos si fuera el caso haciendo clic en el

botn :

o Marque si el empleador asumi el pago de valor por Aporte Personal:



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o Ingrese, de ser el caso, los datos de Otros Descuentos haciendo clic en el

botn :

o Haga clic en el botn , el sistema calcular los valores

totales de forma automtica y se mostrar en la seccin

y en la seccin :

o La informacin del firmante por parte de la empresa (Representante Legal o

Apoderado) se puede observar en la siguiente seccin:

o Si el acta va a ser firmada por un apoderado del empleado, se debe

registrar la informacin en la siguiente seccin:



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o Si est de acuerdo con los valores ingresados y calculados, haga clic en el

botn , se mostrar la siguiente pantalla:

o Caso contrario cambie los valores y vuelva a dar clic en el botn

Proceda a descargar el acta de finiquito para imprimirla haciendo clic en el

botn :



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Imprima el acta para la firma haciendo clic en el botn

3.1.14.2 Registro del Acta de Finiquito

Para proceder con el registro del acta de finiquito, es necesario tener el acta de finiquito y el comprobante de pago en formato PDF.

Ingrese al men de Actas de Finiquito, opcin Lista de Actas de Finiquito, subopcin Pendientes:



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Haga clic en el botn del acta correspondiente:




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Cargue los archivos PDF, se mostrar la siguiente pantalla:




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El acta de finiquito se encuentra Registrada, para confirmarlo puede consultarla en el Men Actas de Finiquito, opcin Lista de Actas de Finiquito, subopcin Registradas

Si hace clic en el botn de un acta de finiquito se mostrar la siguiente informacin:



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Si desea ver o descargar los documentos haga clic en los botones de Descargar, se mostrar una pantalla como la siguiente:

En el visualizador del PDF puede imprimir o guardar una copia del documento

3.1.15 Registro de Apoderados de Empleado en Acta de Finiquito

o Si el acta va a ser firmada por un apoderado del empleado, marque el

check



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o Ingrese la informacin de la persona que actuar como apoderado del Empleado:

3.1.16 Consignacin de Actas de Finiquito

Para consignar un Acta de Finiquito, usted debe acercase al MRL donde solicitar este servicio. Un funcionario cambiar el estado de su acta de finiquito a Por Consignar. Luego de esto proceda de la siguiente forma:

Ingrese al sistema como Empleador

Ingrese al Men Actas de Finiquito, opcin Listado de Actas de Finiquito, subopcin Pendientes, ubique el Acta a consignar, se mostrar la siguiente informacin:

Haga clic en el botn del acta a consignar, se mostrar la siguiente pantalla:



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Haga clic en el botn para generar la orden de pago:




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Imprima el documento y proceda a realizar el pago en el banco.

Acrquese al MRL con los documentos (acta, orden de pago y comprobante de depsito) para que un funcionario registre el depsito

Luego de esto proceda de la siguiente forma, ingrese al sistema como Empleador

Ingrese al Men Actas de Finiquito, opcin Listado de Actas de Finiquito, subopcin Pendientes, ubique el Acta en el listado, haga clic en el botn

, se mostrar la pantalla para subir los documentos (acta y comprobante de consignacin)



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Suba los documentos en formato PDF y luego haga clic en el botn

Con esto ha concluido el proceso y su acta de finiquito est Registrada en el

sistema.

3.1.17 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes

Esta funcionalidad permite Anular nicamente Actas de Finiquito Pendientes, y bajo la total responsabilidad de la Empresa o Empleador. Una vez Anuladas las actas no hay forma de recuperar la informacin.

Entramos a la opcin de Listado de Actas de Finiquito Pendientes

Se muestra el listado de Actas pendientes:



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Se puede observar que est habilitado el botn Anular:

Hacemos clic en el botn del acta seleccionada, y se muestra lo siguiente:



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No ingresamos la observacin hacemos clic en el botn y se muestra lo siguiente:

Ingresamos la observacin

Hacemos clic en el botn y se muestra lo siguiente:



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Al regresar al listado de Actas Pendientes, el acta ya no se muestra.

3.1.18 Listado de Actas de Finiquito

Listado de Actas de Finiquito Registradas o Seleccione en el Men Actas de Finiquito, la opcin Lista de Actas de

Finiquito, subopcin Registradas

o Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada empresa)



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Pg. 106 de 116


o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:

o Si selecciona Cdigo del acta de finiquito e ingresa un cdigo

existente, se mostrar la siguiente pantalla:



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o Si selecciona Cdigo del contrato e ingresa un cdigo existente, se mostrar la siguiente pantalla:

Listado de Actas de Finiquito Pendientes: o Seleccione en el Men Acta de Finiquito, la opcin Lista de Actas de

Finiquito, subopcin Pendientes:

o Se mostrar el listado de actas de finiquito Pendientes (el nmero de contratos depender de cada empresa)



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Pg. 109 de 116


o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de

Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:



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o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores

de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:


o Si selecciona Cdigo del contrato e ingresa un cdigo existente, se mostrar la siguiente pantalla:



Pg. 111 de 116

3.1.19 Recuperar contrasea de Empleador

Si ha olvidado o extraviado su contrasea, haga clic en el botn Recuperar Contrasea:


Ingrese el usuario y haga clic Si:



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Abra el correo de la direccin que registr, y ubique el mensaje enviado por el

sistema:

Encontrar la siguiente informacin en el mensaje:



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Haga clic en el link Ingresar, se mostrar la siguiente pantalla:

Ingrese el usuario y la clave provisional enviada en el mensaje de correo y haga clic en el botn Ingresar




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Proceda a ingresar la clave provisional y la nueva contrasea:


La clave se ha cambiado exitosamente y puede conectarse al sistema con la clave nueva creada.



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S

4 Catlogo de Mensajes / Errores del Sistema

Mensaje/Error Descripcin del Error

Causa posible del

error

Como proceder

Error de comunicaciones

El sistema o alguno de sus servidores no est en funcionamiento

Intente nuevamente en unos minutos Si el error persiste comunquese a los correos [email protected] o [email protected]

El usuario ingresado no existe

El usuario que digit no existe en el sistema

Verifique que el usuario est correctamente escrito al igual que la contrasea Si el error persiste comunquese a los correos [email protected] o [email protected]

El usuario ingresado es incorrecto

El usuario que digit no es correcto

Verifique que el usuario est correctamente escrito al igual que la contrasea Si el error persiste comunquese a los correos [email protected] o [email protected]

Usted no tiene ningn registro con empleador

Ningn empleador ha registrado informacin a su nombre

Valide la informacin con su empleador actual

La identificacin ingresada no es vlida

La identificacin ingresada no es vlida

Asegrese de haber digitado correctamente el nmero de identificacin (cdula, RUC o pasaporte)

Debe ingresar la fecha de inicio de labores

No ha ingresado la fecha de inicio de labores del empleado

Ingrese la fecha de inicio de labores del empleado

Debe ingresar el grupo ocupacional

No ha ingresado el grupo ocupacional

Seleccione el grupo ocupacional

Debe ingresar el cargo del empleado

No ha ingresado el cargo del empleado

Ingrese el cargo del empleado

Debe ingresar un valor para la remuneracin

No ha ingresado el valor de la remuneracin

Ingrese el valor de remuneracin

Debe ingresar la jornada laboral del empleado

No ha ingresado la jornada laboral del empleado

Ingrese la jornada laboral del trabajador

Debe cargar el comprobante de afiliacin al IESS en formato PDF

No ha cargado el comprobante de afiliacin al IESS en formato PDF

Debe cargar el comprobante de afiliacin al IESS en formato PDF

Debe cargar el contrato en formato PDF

No ha cargado el contrato en formato PDF

Debe cargar el contrato firmado en formato PDF



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No es posible eliminar el registro

No es posible eliminar el registro

Si se trata de algn parmetro de sistema, no se pude eliminar, por tanto puede inactivarlo o editarlo.

5 Glosario de trminos

Trmino Descripcin

6 Control de Cambios de Documento

Versin Modificado por

Fecha Modificacin

Revisado por

Fecha Revisin

Observacin del cambio

1.0 Adriana Velasco

02/09/2014 Creacin del documento

1.0 Adriana Velasco

27/09/2014 Actualizacin documento

1.0 Adriana Velasco

03/10/2014 Publicacin del documento

2.0 Adriana Velasco

04/11/2014 Actualizacin nuevas funcionalidades al documento

2.0 Adriana Velasco


3.0 Adriana Velasco

08/12/2014 Actualizacin nueva funcionalidad al documento

3.0 Adriana Velasco


manual de usuario empleadores v3

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