manual remuneraciones

8/12/2019 Manual Remuneraciones

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Objetivo

El presente manual de procedimientos tiene por objetivo entregar una

herramienta efectiva, que permita conocer como se ejecuta el clculo y

registro de las remuneraciones del personal municipal, comenzando por la

recopilacin de informacin, ingreso en el respectivo sistema de

remuneraciones, envi de informacin al banco, hasta el traspaso de

documentacin a los departamentos encargados de ejecutar el pago a los

funcionarios y el pago de imposiciones.


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1.-Recopilacin de Informacin:

Proceso que consiste en recopilar, revisar y ordenar toda la

documentacin que modifica o afecta el calculo de la remuneracion del

personal, en forma general o individual. La documentacin a procesar es la

siguiente:

DECRETOS ALCALDICIOS

Por Nombramiento asignado nuevo grado

Por Contratacin, indicando fecha.

Por Suplencias ordenadas por el Alcalde

Por Subrogaciones (slo para Juez de Policia Local)

Por Ascensos

Por prorrogas de Contratos

Por Renuncias

Por reconocimiento de Asignacin Familiar, Pre y Post

Natal.

Por permisos sin goce de remuneraciones

Por prdida de caja

Por cumplimiento de Bienios

Por sanciones o multas (Sumarios)

Por reintegros (dineros errneamente pagados,

Memorandum Interno

Indicando al funcionario Rechazo de licencias Mdicas

(rechazo parcial o total)

Por descuentos de inasistencias del funcionario

Por Horas Extraordinarias Autorizadas por cada Director

Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP)

Cartas de la APF por cambio que haya suscrito el

funcionario

Cartas de AFP por cambio de Topes Imponibles, etc.

Cartas de AFP indicando descuento contratados por el

funcionario, ejem. Ahorro Previsional Voluntario (APV)Cartas de AFP indicando ahorros contratados por el

funcionario que deben ser descontados de su

remuneracin (Ahorro Voluntario)


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Isapres S.A.

Formulario de Notificacin de las Isapres (S.A). por

cambio de plan o aumento de la cotizacin contratada

por el funcionario.

Nomina de cobro emitidas por COMPAIAS DE SEGUROS

(Descuentos de Plizas de Seguros) contratadas por funcionarios.

Chilena Consolidada

Mutual de Seguros de Chile

Mapfre Seguros

Seguro de Vida Security

HDI (Pliza de Fidelidad Funcionaria)

Otros descuentos a aplicar:

Resoluciones Juzgados de Familia por Retenciones

Judiciales

Nmina de descuentos emitida pos Asociaciones de

Funcionarios de la municipalidad

Nmina de descuentos emitido por la CCAF Los Andes por

Prstamos otorgados a funcionarios

Nmina de descuentos emitidos por Full Ahorro emitida

por la CCAF Los Andes

Nmina de descuentos emitida por Comit de Navidad,

formado por funcionarios del municipio.

Nmina de descuentos emitida por Grupo de Ahorro,

formada por funcionarios.

Nmina de descuentos emitida por el Servicio de

Bienestar (Crditos otorgados por Coopeuch, conforme a

convenio vigente)

Nmina de descuentos emitido por Club de Cueca,

conformada por funcionarios.

Nmina de descuentos aplicados por RRHH por atrasos

reiterados de funcionarios, por atrasos que se

descuentan por factor de horas.

Nmina emitida por Club Deportivo, formado porfuncionarios.

Anlisis y valorizacin del tem Cargas Familiares

(Cargas Familiares de personal del Cementerio Municipal)

Impetracin de datos de Copia de Plizas de Fidelidad

Funcionaria que afecta a funcionarios que conducen

vehculos municipales y/o son responsables de valores.


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Nmina emitida por Fonasa sobre Prstamos de Salud

cursados a funcionarios del sistema pblico de salud.

Toda la documentacin a procesar proviene de nuestra Seccin Personal del

Departamento RRHH, sea esta confeccionada por esta seccin (como son los

Decretos, Resoluciones, etc.) o recepcionados de Oficina de Partes

(documento de descuentos llegados de empresas externas, AFP, ISAPRES ,

etc.). Tambin se reciben nominas directamente a travs de diferentes

pginas web de empresas que cuentan con esta opcin de bajar, por

medio electrnico, la impresin de planillas para procesar los descuentos

(ejemplo, crditos de la CCAF Los Andes).


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2.- Registro en Planilla

(Control Interno)

Todo descuento es ingresado a una Planilla de Control Interno donde

se registra su modificacin, quedando catastrado en concepto lineal dembito comparativo, antes de aplicarlo al proceso de remuneraciones. Esta

compilacin permite adems ser un medio de consulta rapida para detectar

o corroborar cualquier dato ingreso al sistema computacional. Esta planilla

permite adems, confeccionar el memorndum de sueldos, que informa a

Direccin de Administracin y Finanzas y Direccin de Control todos los

cambios ocurridos en el proceso de sueldos que afectan al mes en proceso.


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3.- Ingreso de datos a una Planilla de Carga(anexo 1)

El proceso de ingreso de datos al sistema obliga a estructurar

ordenadamente todo numeral que afecte el calculo de la remuneracin, porlo tanto todo el banco de datos se ingresa a una planilla de carga para

revisarlo y cuadrarlo con antelacin al ingreso al sistema computacional.

Una vez que los datos a ingresar al sistema computacional estn

debidamente autorizados, es decir, verificados, se procede al ingreso rpido

y ordenado de ellos. Este flujograma fue diseado en una estructura simple

que compila todas las modificaciones ya verificadas que afectaran a los

sueldos del personal municipal. Esta planilla esta definida en dos ambientes

diferentes:

El primer ambiente contiene principalmente los datos obligatorios para la

generacin de la liquidacin de sueldo de cada funcionario, los campos

computacionales se encuentran separados por columna, de la siguiente

forma:

- RUT

- Nombres- Grado

- Calidad jurdica

- A.F.P.

- Salud

- U.F. (valor del plan de salud)

- N Asignacin Familiar (del mes).

- Asignacin Retroactiva (si la hubiera)

- Valor a cargar por Perdida de caja

- Cantidad de Horas Extraordinarias al 25%

- Cantidad de Horas Extraordinarias al 50%

- Cantidad de Bienios

- Valor de APV pactado con la AFP

- Suplencias y Reemplazos del mes

- Das trabajados del mes en proceso

El segundo ambiente contiene bsicamente los datos sobre descuentos

varios, y sus campos computacionales tambin se encuentran separados

por columna, de la siguiente forma:

- R.U.T.

- Nombres

- Comit de Navidad

- Cuota Mortuoria


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- Caja de Empleados Pblicos

- Mutual de Seguros

- Vida Security

- Chilena Consolidada

- Convenio Asociacin

- Grupo de Ahorro

- Atrasos

- Mapfre Seguros

- C.C.A.F. Los Andes

- Full Ahorro

- Retenciones Judiciales

- HDI Seguros

- Servicio de Bienestar (Crditos Coopeuch)

Cabe indicar que estas planillas pueden ser modificadas segn los haberes o

descuentos nuevos que se incorporen.


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4.- Ingreso de datos al sistema computacional,modulo Remuneraciones.Modificaciones de Haberes y Descuentos.

4.-1.- Proceso en sistema computacional de Remuneraciones Creacin de Nuevo periodo (segn remuneracin a procesar):

Se debe seleccionar en el men principal del sistema la opcin nuevo

periodo, al hacer clic en l aparecen dos recuadros titulados Desde: ltimo

PeriodoyHasta: Nuevo Periodo. En el primero se muestra el ao y mes del

ltimo periodo liquidado y el segundo muestra el periodo que sigue. Si se

est seguro de los periodos indicados bastara utilizar el botn CREAR

SIGUIENTE PERIODOy el sistema computacional procede a crearlo.

Finalizado este paso obligado, se debe cambiar de mes.

Para ello existen dos opciones para realizar esta operacin:

Opcin N 1 : Dentro del modulo Remuneraciones, haga doble clik en

Periodo, ubicado en la parte superior derecha de la pgina principal del

sistema computacional, efectuada la operacin se desplegara un cuadro

denominado asistente para eleccin de un periodo, el que muestra todos

los periodos creados, debiendo seleccionar el periodo en el que se trabajara.

Opcin N 2: Al salir del sistema e ingresar nuevamente, automticamente

aparecer el ltimo periodo creado, no siendo necesario realizar la operacin

indicada en la opcin N 1.

Verificacin de Indicadores Econmico: esta verificacin se

realiza en el men principal del sistema, en la opcin parmetros luego se

selecciona la opcin indicadores econmicos, desplegndose un cuadrodenominado ingreso de indicadores econmicos, el cual permite actualizar

los ndices y valores que sirven como parmetros a otros procesos.

El cuadro se encuentra dividido en dos: el izquierdo para el ingreso de

Indicadores Econmicos Mensuales (mostrando cada uno de los doce

meses), el valor de la U.T.M., el I.P.C., C.A. y el derecho, para la

actualizacin de los Indicadores Econmicos Diarios, U.F. e I.V.P. (este

ingreso de los indicadores econmicos los realiza personal del departamento

de finanzas, no siendo materia del Departamento de Recursos Humanos)


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Modificacin en Actualizacin de Funcionarios:

Esta opcin permite efectuar el ingreso de algn funcionario nuevo o

actualizar antecedentes de funcionario antiguos de la corporacion. (figura

siguiente)

-Al ingresar un rut de un nuevo funcionario (no registrado en el sistema

computacional), se despliega una pantalla de captura para los datos

personales de este nuevo funcionario, en esta pantalla se digita el apellido

paterno, apellido materno, nombres, direccin, comuna, fono, estado civil,

nacionalidad, fecha nacimiento y sexo.

Una vez registrados los datos personales del funcionario, es necesario

ingresar la informacin correspondiente a su contrato, debiendo registrarse:

Fecha de Antigedad

Fecha de Ingreso

Fecha Fin (optativo segn tipo de contrato)

Departamento donde trabaja

Tipo Contrato

Escalafn al que pertenece

Grado en el Escalafon

Jornada asignada

En el cuadro inferior derecho, en forma de tarjetero, se debe ingresar la

informacin de los antecedentes Previsionales, Haberes y Descuentos

calculados con formula, haberes y descuentos informados, cargas familiares,


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retenciones judiciales, centros de costo y varios, los que presentan las

siguientes caractersticas:

-Previsin: Se debe ingresar Ex caja, Previsin (AFP en la cual cotiza),

cuando la persona ha jubilado, se debe marcar este hecho en liberado,

tambin se debe colocar una marca cuando est acogido a la Ley N 18.675,

articulo N 11. Cuando tiene ahorro voluntario, se debe seleccionar en que

unidad lo efecta y en el casillero informar la cantidad de la unidad que

ahorra. A dems se debe seleccionar si el funcionario posee Seguro de

Cesanta, si est afiliado a alguna Isapre (indicado tipo de unidad con el que

contrato su plan, mas monto de unidades pactadas), corresponde definir en

esta tarjeta si el funcionario tiene derecho a desahucio.

-Haberes y Descuentos Calculados con formula: con la informacin de

esta tarjeta puede definir si el funcionario est afecto a algn Haber o

Descuento determinado mediante formula, en ella se debe informar uno a

uno cada Haber o Descuento calculado con formula, para cada regln deber

indicar el Cdigo. Si se trata de un Haber, deber comenzar con una H,

seguida del nmero con el cual se ha registrado el haber invocado, al ser un

Descuento, deber comenzar con una D. Ubicado el cdigo, muestra el

nombre de este y solicita se ingrese la modalidad. Con su ingreso, ubica la

modalidad y muestra la Unidad que debe indicarse (U.F., %, UTM, etc.,), a

continuacin se debe digitar el valor Total y la fecha Final de su aplicacin, si

la fecha se deja en blanco el sistema computacional lo interpretara que debe

aplicarlo indefinidamente.

Algunos Haberes o Descuentos registrados, con este mecanismo en el

sistema son:

Plizas de Seguros (HDI, funcionario o conductores)

APV, pactado en U.F.

Cuota Servicio de Bienestar

Cuota Asociaciones

Incentivo asignacin individual

-Haberes y Descuentos Informados: esta tarjeta se ha diseado para

incorporar Haberes o Descuentos informados con un valor fijo (sin formula),en esta seccin se debe informar uno a uno cada Haber o Descuento

informado. Para cada regln deber comenzar con el Cdigo. Si se trata de

un Haber, deber comenzar con una H, seguida del nmero con el cual se ha

registrado el haber invocado, al ser un Descuento, deber comenzar con una

D. Ubicado el cdigo, muestra el Nombre y solicita informar el valor Total y

la fecha Final de su aplicacin. Al igual que los Haberes y Descuentos con


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formula, al dejar la fecha final en blanco, el sistema siguiera aplicando el

proceso en forma indefinida.

Algunos Haberes o Descuentos registrados, con este mecanismo en el

sistema son:

Aporte Servicio de Bienestar

Servicio Bienestar (Crditos)

Ahorro Previsional Voluntario (APV)

Mutual de seguros

Seguro La Chilena Consolidada

Mapfre Seguros

Vida Security

Atrasos

Convenio Asociacin

Comit de Navidad

Club Deportivo

Prestamos CCAF Los Andes

Ahorro CCAF Los Andes

Grupo de Ahorro

Club de cueca

Ley 20.033.- art. 5 Bonificacin Alcalde

Asignaciones Familiares

Incentivo asignacin individual

-Cargas Familiares: Tarjeta donde se deben ingresar las cargas familiares

que tiene reconocidas el funcionario. Cuando se desea incorporar una carga

nueva, se deber utilizar el botn Agregar Carga, que se encuentra al pie

de la tarjeta. Al realizar esta operacin, abrir una ventana titulada Captura

de Cargas Familiares, debiendo ingresar en ella en forma sucesiva los datos

del causante (la carga) : RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres,

Fecha de Nacimiento, sexo, cdigo de parentesco, tipo de carga, fecha

inicio, fecha termino, N resolucin y fecha de esta ltima. Si solo se desea

actualizar la informacin de alguna carga ya ingresada se debe seleccionar

la carga a modificar y pinchar el botn Editar Carga.

Para eliminar una carga familiar se debe seleccionar la carga a eliminar ydigitar la tecla suprimir.

-Retenciones Judiciales: habiendo una resolucin judicial de retencin por

pensin de alimentos, se debe ingresar en esta tarjeta la informacin para

realizar el descuento. Para incorporar una retencin, se deber utilizar el

botn agregar retencin, botn ubicado al pie de la tarjeta, luego se abrir


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una ventana titulada captura de retenciones, debiendo ingresar en ella el

nombre del Beneficiario y definir, con el botn de seleccin, la Unidad de

medida que determinar el valor de la retencin. A la derecha muestra un

recuadro con todas las cargas del funcionario, debiendo marcar las

consideradas en la resolucin judicial. Adems existe un recuadro

denominado Ret. Judicial Adicional cuyos datos se debern incorporar

cuando la resolucin judicial lo determine (en caso de retenciones

adicionales por un periodo determinado).

En caso de actualizar la informacin de alguna carga o monto de retencin,

se debe seleccionar el nombre de la retencin y hacer click en el botn

Editar Retencin, en caso de desear eliminar alguna retencin se debe

seleccionar y digitar la tecla suprimir.

-Varios: Esta ltima tarjeta sirve para registrar informacin miscelnea

relativa al funcionario.

Cuando el funcionario solicita que su remuneracin sea depositada, se

deber registrar la Institucin bancaria, nmero de cuenta y forma de pago

(cta. Cte., cta. Vista, etc.,) a la cual se realice el traspaso de fondos.

Tambin contempla esta tarjeta dos casillero para ingresar el numero de las

plizas de seguros rotulado pliza I.S.E.-1 y I.S.E.-2 y otro casillero para

capturar la categora I.N.E. en que se clasifica el funcionario. Finalmente

aparece un casillero para dejar constancia del valor Promedio de Rentas que

posee, este valor es importante puesto que es utilizado para otorgar el

tramo, de las asignaciones Familiares.

En la parte inferior del modulo Actualizacin Informacin de Funcionarios

se encuentran dos botones rotulados CALCULAR e INFORMACION

RETROACTIVA.

CALCULAR: como su nombre lo indica, permite calcular la remuneracin

mensual del funcionario cuyos datos se estn actualizando en la ficha. Al

pinchar se efecta el clculo y presentando el resultado, en un formulario

como el siguiente:


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Se puede observar en el formulario, antecedentes relativos a la

identificacin del funcionario como el R.U.T. y su Nombre, la reparticin en

que trabaja y otros relacionados con el cargo, das trabajados, el numero del

cheque (cuando posee cuenta corriente y se ha confeccionado), la caja de

previsin en que impone, el grado de la escala que ocupa, N de bienios, la

jornada semanal, si posee asignacin de titulo, escalafn y la institucin de

salud que utiliza. Luego aparecen dos recuadros titulados Haberes y

Descuentos, en el cual lista los cdigos, nombres y los valores que

conforman la liquidacin de remuneraciones. Por ltimo en la parte inferior

del recuadro indica los totales de haberes y descuentos e informa los valores

tributables, imponibles desahucio, imponible salud y liquido a pagar.

Con los antecedentes a la vista, debe digitar la tecla salir para retornar a la

captura de funcionario.

INF. RETROACTIVA : al elegir el botn Inf. Retroactiva, muestra una

ventana titulada Seleccin de periodos retroactivos. En ella se debe

seleccionar el rango de periodos para la cual se desea efectuar el clculo

retroactivo, debiendo elegir la fecha inicial en periodo desde y la fecha

final en periodo hasta.

Haberes y Descuentos: modulo que captura la informacin mensual

relativa a haberes, descuentos y horas extraordinarias trabajadas. El modulo

es el siguiente:


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Para digitar el Cdigo debe considerar que al correspondiente haber, se debe

anteponer una letra H, al de descuentos D y al de horas una T. Uno de los

principales datos que se ingresan en este modulo son las horas

extraordinarias efectuadas por el personal, ya se al 25% o al 50%. (Ej.

Cdigo horas al 25% T12y cdigo horas al 50% T13)

Si no se recuerda el cdigo, se puede pinchar el botn seleccin, que

muestra la pantalla de ayuda titulada Seleccin Cdigo de Haber o

Descuentos.

Una vez ubicado el cdigo, se debe ingresar la fecha de trmino del periodo,

es decir hasta cuando se requiere que la informacin se encuentre vigente.

En el recuadro movimiento se debe incorporar los valores de haber,

descuentos u horas informadas para cada uno de los R.U.T.. El primer paso

para ingresar la informacin es digitar el rut, automticamente en el

recuadro de al lado mostrara el nombre del funcionario, debajo del nombre,

mostrara el contrato afectado, si este, no corresponde se deber ubicar el

que corresponda.

El en recuadro que indica el valor, se debe ingresar el monto respectivo,

debiendo efectuar esta operacin con todos los rut que posean movimiento

con este cdigo. (Ej. Se est ingresando el cdigo T12 (horas al 25%), luego

se digita el rut del funcionario y en el cuadro valor, el n de horas al 25%

realizadas y por ultimo aceptar, y repetir el proceso con todos los

funcionarios que posean horas extraordinarias).

Si se detecta que ha ingresado mal algn valor, deber digitar el mismo

R.U.T. para el cdigo en que esta el valor errado, le mostrara la informacin

registrada y le permitir corregir el monto.


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Cuando se finaliza de ingresar un cdigo y se requiere ingresar movimientos

con un cdigo diferente, solo se debe seleccionar el botn cambia cdigo o

si se requiere chequear lo que se ingreso con algn cdigo, esta informacin

se puede listar en el botn de opcin Lista

Clculo de Remuneraciones: este modulo puede ser utilizado en

cualquier momento, pero es conveniente hacerlo slo cuando ha efectuado

el ingreso o modificacin de toda la informacin de haberes, descuentos u

horas extraordinarias.

Previo a la decisin de Procesar, se debe tener claro que si hizo algn

cambio en las fichas o ingreso o modifico haberes, descuentos etc, estos

sern considerados para el clculo de la remuneracin del funcionario, este

es un clculo masivo, en la cual la pantalla mostrara una barra en donde se

ir indicando el avance de este clculo, tambin mostrara el numero del rut

del funcionario que se est procesando, se puede calcular las veces que uno

lo requiera.

El Sistema de Remuneraciones, tiene la posibilidad de realizar ms de un

proceso de pago, dentro de un mes, clculos que son llamados planillas

complementarias, estas son sub procesos dentro del gran proceso mensual,

para poder proteger estos clculos, el sistema marca estos procesos como

terminados, cuando se emiten las liquidaciones de sueldos.

Al realizar este proceso (calculo), los informes que genera el sistema,

reflejaran todos los cambios efectuados antes de realizar el proceso de

clculo.


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5.- PROCESO DE REVISION Y VERIFICACION DEDATOS

Con todos los datos incorporados al sistema y efectuado el Clculo de

Remuneraciones, se procede a la emisin de informacin para cumplir conel proceso de pago.

En esta etapa se procede a la impresin de listados que sirven para la

revisin y chequeo de todos los movimientos registrados en el sistema de

remuneraciones.

Los principales informes que el sistema arroja deben ser obtenidos de las

siguientes opciones:

Proceso de Pago: Este mdulo se pueden listar la siguiente

informacin: Liquidacin de remuneraciones , Liquidacin de Retencin

Judicial, Listado de Lquidos para Firmas, Listado de Lquidos para Retencin

Judicial, Emisin de Etiquetas, Resumen por centro de costo, Listado de

lquidos del Pago, Planilla de Remuneraciones, Resumen de Remuneraciones,

Libro de remuneraciones, Nomina Para depsito para el Banco, Emisin de

Cheques, Numeracin de Cheques, Resumen de Horas Extras, Liquidacin de

Sueldos Histricas, Carga de Haberes y Descuentos, Listado de Lquidospara sucursales de bancos, Ingreso de Boletas, Nomina de Funcionarios sin

Boleta, de este men veremos los programas ms importantes para el

proceso de pago, Liquidacin de Remuneraciones, Resumen por Centro de

Costo, Planilla de Remuneraciones, Resumen de remuneraciones, Libro de

Remuneraciones.

Procesos Mensuales: Con este ttulo se identifica una serie de

listados y planillas que engloban (consolidan) los diferentes pagos

efectuados durante el mes (remuneracin mensual, horas extraordinarias,

etc.) y son complementarias al clculo de remuneraciones. As se tiene la

nmina de los funcionarios considerados, resumen de haberes y descuentos,

el Libro de Remuneraciones, un listado para la Mutual de Seguridad,

planillas de remuneraciones del mes, Planilla de haberes, de descuentos y

horas, Planilla para el H.D.I., para las A. F. P., para las Isapres, para el

I.N.P. y para las Cajas de Compensacin , Resumen de remuneraciones,

Resumen de remuneraciones por centro de costo, Resumen de Horas Extras,

Liquidaciones Consolidadas, planillas Retroactivas de AFP, ISAPRES, INP., De

Caja de Compensacin, Mutual de Seguridad, Funcionarios con Re

liquidacin Retroactiva, Nomina de Cargas Familiares, Resumen Planilla INP,

Nomina de Tramos de Cargas Familiares, Nomina de Contratos, Nomina de

Funcionarios son licencias Medicas, Foliacin de Hojas para SII.


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Para iniciar el proceso de revisin se requiere del sistema, el listado de

haberes y descuentos del personal, informe que debe ser arrojado en el

modulo Procesos Mensuales, cuadro resumen Haberes/Descuentos.

El listado de haberes y descuentos, permite obtener informacin detallada

de todos los haberes o descuentos utilizados en la liquidacin de

remuneraciones del mes considerado. El listado identifica el Nombre de

Haber (o descuento) y para cada uno, informa cada persona que fue

afectada por ste, indicado Nombre y R.U.T. del funcionario y valor haber (o

descuento), al trmino de cada haber (o descuento) entrega el Total de

ste, y al finalizar el listado indica el Total General.

Listado de Haberes:

La metodologa de revisin o chequeo de los haberes, es tomar el proceso

de remuneraciones del mes anterior y comparar los listados, verificando que

las modificaciones ingresadas se encuentren reflejadas en el informe del

presente mes.

Listado de Descuentos:

A diferencia de la metodologa que se utiliza para la revisin de los haberes,

los descuentos se chequean con las nominas de recepcionadas por las

diferentes compaas de seguros, asociaciones, AFP, etc., este informe

contiene la siguiente informacin:

APV

Aporte Seguro Invalides y Sobrevivencia

Aporte Servicio de Bienestar

Asoc. Nacional

Asoc. Municipal

Asoc. de Funcionarios N dos

Atrasos

C. Cueca Municipal

CCAF Los Andes Full Ahorro

Club Deportivo

Comit de Navidad

Conv. Asociacin

Cta. de AhorroCuota Serv. Bienestar

Fondo Bono Laboral

Grupo de Ahorro

HDI Conductores

HDI Funcionarios

I.S.T.


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Imposiciones

Impuesto

Mapfre Seguros de Vida

Mutual de Seguros de Chile

Prestamos CCAF Los Andes

Prestamos Fonasa

Reintegro Reduccin Licencia

Retencin Judicial

Retencin de Asignacin Familiar

Salud

Seguro la Chilena Consolidada

Seguro Vida Security

Servicio de Bienestar (convenio coopeuch)

Planillas de Sueldos:

Una vez finalizado el procedo se revisin de los haberes y descuentos, y a

fin de continuar con el proceso revisin de antecedentes, se procede a la

impresin de las planillas de sueldos, proceso que se desarrolla en el modulo

Procesos de Pago. Al seleccionar este modulo se desplegara un cuadro

denominado listado planilla de remuneraciones, en el cual se podr definir la

eleccin del pago, cantidad de fichas por pagina, orden de la planilla, copias,

intervalos de pginas, etc., Indicados los parmetros, se procede a la

impresin de los formularios (planillas de remuneraciones), en la planilla se

puede visualizar un cuadro que contiene la informacin de un funcionario.

En la parte superior contiene: el R.U.T., Nombres, calidad jurdica,

departamento en que trabaja, Caja de Previsin, AFP, Institucin de Salud

(Fonasa o Isapre), Grado, Das Trabajados, Fecha de Ingreso y Escalafn.

Luego contiene el detalle de todos los haberes, con su respectivo cdigo (a

la izquierda) y tambin el detalle de los descuentos, con su respectivo

cdigo (a la derecha). En la parte inferior del recuadro se puede observar el

nmero de horas extraordinarias a pagar al funcionario (25% y 50%), total

de haberes, total de descuentos, tributable, imponible y liquido a pagar.

Principal Revisin de Planillas de sueldos:

Se verifican los datos personales de cada funcionario (al momento delingreso, por primera vez), contenidos en la parte superior del

recuadro, esta verificacin se realiza con el decreto de Nombramiento

o Contratacin.

Revisin de cambio de grado (cuando corresponda)

Se verifican las instituciones previsionales, segn documentos de

afiliacin presentadas por el funcionario.


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N de cargas familiares, segn decreto de reconocimiento.

N de bienios, segn decreto de reconocimiento.

N de horas extraordinarias a pagar, se revisan considerando los

memorndum de autorizacin de horas extraordinarias, enviado por

cada director al Departamento de Recursos Humanos. (Memorndum

que deben confeccionar los Directores, considerando las tarjetas de

tiempo que arroja el sistema de personal, estas tarjetas indican el

registro de asistencia de cada funcionario, reflejando el nmero de

horas extraordinarias realizadas. La jefatura, debe verificar y

autorizar las horas realizas por su personal)(cabe indicar que se

pagaran solo las horas efectivamente autorizadas por cada jefe

directo).

Revisin de clculo de impuesto

Revisin de la correcta aplicacin de los porcentajes de AFPs

Revisin de la correcta aplicacin de los descuentos por concepto de

retenciones judiciales.

Correcto calculo de descuentos por planes de salud (Isapres o fonasa)

Revisin de la correcta aplicacin de las operaciones matemticas de

las planillas (total haberes, total descuentos, total imponible, total

tributable, alcance lquido).

Resumen de Remuneraciones:

Nomina que entrega la informacin resumida (totales) de:

1.-Haberes: refleja uno a uno los haberes contemplados en el pago de

remuneraciones, separndolos por nombre de haber (con su respectivo

cdigo) e indicando adems el tipo de contrato, que produce el gasto, por

ejemplo:

H-1 SUELDO PLANTA 18.289.899.-

H-1 SUELDO A CONTRATA 8.584.601.-

Esta informacin es fundamental para la confeccin del decreto de pago,

ya que cada uno de estos tems deben ser ingresados en el decreto, el cual

contiene todas las cuentas contables. (ANEXO 2)

2.- Luego de los Haberes, el resumen, informa los montos que el sistema

calcula (por contrato) para el pago de IST, (por concepto de accidentes del

trabajo), pago que se calcula, aplicando la tasa 1,29%, a todas las

remuneraciones imponibles, cabe indicar que este pago es de cargo del

empleador.


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3.- A continuacin, refleja, el total de cargas familiares o cargas familiares

retroactivas pagadas en el mes, en forma seguida muestra el total de

descuentos aplicados para salud (fonasa 7%), este ultimo total se debe

compensar (restar) con el total de cargas familiares pagadas. (Clculo

realizado en forma automtica por el sistema)

(Las cargas familiares son un subsidio estatal que consiste en una suma de

dinero por cada carga familiar que un trabajador dependiente, pensionado o

algunos trabajadores independientes, acredite. Es otorgada por el empleador a

los trabajadores a travs del Instituto de Previsin Social (IPS) o una caja de

compensacin, segn corresponda).

Realizada la operacin anterior, se refleja el total a pagar a IPS (ex INP), por

concepto de salud.4.- AFP : indica el listado de AFPs, agrupando por cada institucin, el total

descontados a los funcionarios, adems indica el total a pagar por la

municipalidad, por concepto de Seguro de Invalides y Sobrevivencia (tambin

por AFPs) y por ultimo si existen descuentos por APV con alguna de estas

Administradoras, todo esto con un total final a pagar a las Administradoras de

Fondos de Pensiones.

5.- APV: indica las instituciones con las cuales los funcionarios contrataron

descuentos por concepto de Ahorro Previsional Voluntario.

6.- ISAPRES: lista todas las Isapres con los totales a pagar.

7.- OTROS DESCUENTOS: lista todos los descuentos varios, que se realizan a

los funcionarios en cada liquidacin, agrupando, el pago total, a realizar, a cada

institucin, algunos de los descuentos indicados en esta lista son:

HDI

Asociaciones de funcionarios

Bienestar

entre otros.

8.- LIQUIDOS: En la parte final del resumen de remuneraciones refleja el total

lquido a pagar, este se encuentra separado segn forma de pago: con pago

directo (con cheque) y con depsito en cuenta corriente o cuenta vista. Luego

se pueden reflejar los montos descontados a los funcionarios por concepto de

retenciones judiciales y retenciones de asignaciones familiares.

Toda la informacin explicada y que arroja este resumen de remuneraciones, es

reflejada en una plantilla Excel, que se acompaa al decreto de pago, la planilla

se confecciona para resumir y entregar un listado didctico y fcil de entender,

por el hecho que se consolidan todos los tem a pagar por institucin, sirviendo


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adems como medio de cuadratura con el decreto de sueldos confeccionado, el

llenado de esta planilla consiste solamente en traspasar la informacin del

resumen a la planilla. Esta planilla cuenta con las formulas ya ingresadas, para

simplificar su llenado y cuadratura. (ANEXO 3)


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6.-Proceso de envi de informacin lquidos a banco.

Una vez confeccionado y cuadrado el decreto de pago, se procede a realizar

el envi de lquidos a banco para el depsito en las respectivas cuentas

primas o cuentas corrientes de los funcionarios, que optan por esta forma de

pago (deposito). Para proceder al envi de los datos debe crear un archivo

plano, el cual se confecciona de la siguiente forma:

1.- Se debe ingresar a un software instalado por el banco bci, (software

ubicado en computador principal de la seccin de remuneraciones). Este se

encuentra en la carpeta ACMBCI, ubicada en el Escritorio, luego se debe

hacer doble click en el iconoAcm.exe , realizada esta operacin se abrir una

ventana denominada ACM TRANSFER, en la que se deber pinchar la opcin

Aceptar.

Ingreso de Informacin: para el ingreso de informacin de un funcionario

por primera vez, se debe pinchar en la columna de nmeros ubicada al

costado izquierdo (figura anterior), al realizar la operacin anterior se

desplegar un recuadro denominado Ingreso de Movimientos, en donde se

debe registrar los campos requeridos por la siguiente imagen.

Acm.exe


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Ingresados los datos, se pincha la opcin Agregar. Este proceso se debe

realizar solo una vez, en los envos o meses siguientes, solo se debe

modificar el monto (si existiese modificacin) y la fecha de pago, este ltimo

dato se puede cambiar por defecto a todos los funcionarios, en la opcin

Defecto, ubicada en la parte inferior de la pantalla (Administracin de

Pagos). Cada vez que se modifique algn dato, se debe seleccionar la opcin

modificar, a fin que el software guarde los cambios. Finalizado el proceso de

modificaciones realizado en la imagen anterior solo se debe pinchar la

opcin salir.

Este software adems arroja, en su parte inferior derecha, al monto total a

depositar, sirviendo este, como medio de comparacin, con el listado que

arroja el propio sistema de sueldos.

Realizados todos los cambios (monto, fecha de pago, etc.,) se debe generar

el archivo plano (pinchando la opcin generar, ubicada en el men, parte

inferior derecha de la pantalla), el que ser subido al portal BCI.


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7.- PROCESO DE ENVIOS DE LIQUIDOS A BCI Y

TRASPASO DE DOCUMENTACIN A DEPARTAMENTO

DE FINANZAS Y TESORERA MUNICIPAL

Este proceso se realiza en el portal del banco bci (www.bci.cl), seleccionado

opcin empresas, luego se ingresa el rut del habilitado y clave de acceso,

permitido el acceso al portal, se debe escoger el numero de convenio, que

para la municipalidad corresponde el 24306.

Realizadas las operaciones anteriores se desplegara una pantalla, que

contiene un men horizontal (en la parte superior), debiendo escoger la

opcin pagos, luego remuneraciones, la pantalla mostrara un men

vertical (al lado izquierdo), con el titulo de remuneraciones, el paso

siguiente es seleccionar el modulo iniciar carga de datos con archivo,

donde solicitara:

el formato del archivo a subir

buscar y seleccionar archivo a enviar (archivo confeccionado en

software proceso anterior)

asignar una etiqueta (nombre) al archivo

ingresar un email para informar rechazos

pinchar botn cargar archivo

Cargado el archivo en forma satisfactoria, la pagina reflejara en la pantalla

la siguiente informacin: hemos recibido su archivo de pagos, con un

recuadro indicado nombre del archivo, fecha, estado y folio, el recuadro

est acompaado de la siguiente nota: Si el archivo no tiene observaciones,

los pagos quedarn en pagos por autorizar, y si el archivo presenta

observaciones, los pagos quedarn en pagos en proceso/conobservaciones.(la informacin que refleja esta etapa del proceso puede ser

impresa).

El paso a seguir, es seleccionar en el men vertical (del lado izquierdo) de la

pantalla la opcin ir a pagos por autorizar, seleccionada esta opcin la

pantalla refleja una nomina titula remuneraciones, pagos pendientes de

autorizacin, indicando del archivo subido, con las siguientes

caractersticas: fecha de pago, folio, archivo, fecha de envi, monto total,

rechazos y accin, verificado el perfecto estado de los datos, se procede a

ingresar en el recuadro inferior de la nomina la clave secreta, que autoriza la

nomina para su pago.

Ya finalizado el proceso, se debe imprimir el comprobante o Resumen de

pago, el que indica todas las caractersticas del archivo, entre ellos el monto

y nmero de trabajadores a los que se debe realizar el depsito, adems

indica el nmero de Cuenta a la cual se deben depositar el total de fondos,


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para que el banco procesa a distribuir los dineros a cada cuenta individual.

Este resumen de pago es parte de los documentos a entregar a tesorera

municipal, para dar curso al depsito de los dineros en las cuentas

correspondientes.

Traspaso de Documentacin a Departamento de Finanzas y Tesoria

Municipal.

Los departamento que prosiguen el proceso de pago de remuneraciones a

los funcionarios son el departamento de finanzas, al cual se entrega copia

del decreto de pago, resumen de remuneraciones y detalle de pagos de

afps, Isapres y otros descuentos, su funcin es ingresar los montos al

sistema contable y confeccin de decreto oficial.

Adems del departamento de finanzas, se enva a Tesoria Municipal, la

siguiente documentacin: decreto de pago, planillas de remuneraciones,

resumen de remuneraciones, detalle de pagos de afps, Isapres, otros

descuentos y nomina de retenciones judiciales por funcionario. Como

tambin, se debe entregar nominas de firmas de funcionarios (para entrega

de cheques o liquidaciones de sueldos (esta ltima para aquellos que tienen

deposito)), de retenciones judiciales y cupn de resumen de pagos (por

envi de archivo a banco bci). Tesoreria es la encargada de recepcionar los

decretos de pago confeccionados por departamento de finanzas y proceder a

confeccionar los cheques, tanto a los funcionarios como a las diversas

entidades que poseen convenio de descuentos por planillas y depsitos de

fondos a las respectivas cuentas corrientes municipales.


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8.- PAGO DE IMPOSICIONES

Este proceso debe ser realizado todos los meses, una vez finalizado el

proceso de sueldos y toda planilla complementaria confeccionada. El sistema

de remuneraciones, genera un archivo plano en la opcin Generacin de

archivo para pago de imposiciones, entregando opciones de archivos

planos, para varias empresas que reciben pagos por este concepto.

Actualmente este municipio posee convenio con Previred, por consiguiente

se debe seleccionar en el sistema de remuneraciones: archivo plano

declaracin de imposiciones previred, al seleccionar esta opcin se

desplegar un cuadro, el cual muestra mes y ao de la remuneracin, si espago retroactivo, o si se desea pagar algn proceso en particular (pago

normal de sueldos o alguna complementaria, si no se selecciona nada el

sistema proceder a unir los procesos y generar un archivo plano),

adicionalmente se debe dar un nombre al archivo a generar, el que deber

ser subido a la pgina web de previred.

Proceso pagina web de previred, este proceso se inicia ingresando al

link www.previred.cl, que solicitara el ingreso del rut y clave del

funcionario autorizado para el ingreso a este portal, permitido el

acceso se mostrara en la pantalla dos opciones:

La primera denominada Pago de Imposiciones, la que indica tres

opciones

Trabajadores de Casa Particular

Independientes

Empresas

La segunda denominada Depsitos Directos, la que indica solo una

opcin:

APV y Cuenta 2

La opcin a seleccionar es Pago de Imposiciones, empresas, en donde se

deber cargar el archivo plano generado por el sistema. La pagina de

previred validara la informacin cargada y emitir un cupn de pago

(ANEXO 4), con el cual se debern pagar las imposiciones en el bancoBBVA antes del da 10 de cada mes. Las planillas de imposiciones podrn ser

impresas a traves de esta misma pgina web (www.previred.cl) tres das

hbiles despus de efectuado el pago.

manual remuneraciones

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