MANUAL DE OPERACION

MANUAL DE OPERACIN

MANUAL DE OPERACION

CONVENCIONES

Para la comprensin de este manual es necesario conocer algunos smbolos utilizados: Hace referencia a una tecla, por ejemplo: , . Hace referencia a un botn en la pantalla., por ejemplo: . [Campo/Titulo] Hace referencia a un campo que debe ser ingresado, un titulo contenido en la pantalla o un nombre de pagina / carpeta.

MANUAL DE OPERACION

GLOSARIO

PAS PA CC

Productos, Artculos y Servicios. Productos y Artculos. Centro de Costo.

INSTALACIN Y ACTUALIZACIONES

Busque el archivo ejecutable (de extensin .EXE) y ejectelo, el asistente de instalacin le guiara de la siguiente manera: Mostrar el tipo de software que se instalar en su computador, pulse . Mostrar las condiciones de la licencia, lalas con detenimiento, si las acepta seale y pulse en El sistema le mostrar la unidad y el directorio en el que instalar la aplicacin, pulse en , si es una actualizacin confirme la carpeta donde se encuentra actualmente instalado el software. Pulse en , entonces el instalador copiara todos los archivos necesarios al directorio especificado. una vez copiados los archivos se invocar el Asistente y se mostrar la pgina de [Instalacin] pulse en .

Al hacer Click en el Asistente inicia la segunda y ultima etapa en la instalacin ejecutando tareas como copiado de archivos y actualizacin del sistema. Para ejecutar la aplicacin busque en Windows, haciendo Clic en , y busque aqu la aplicacin o en los conos en el escritorio.

ACTUALIZACIONESEl software puede desarrollar revisiones o actualizaciones de algunos programas de su aplicacin en este caso se crear un nuevo instalador o actualizacin que estar disponible va Internet y que el software accesar cuando lo requiera.

EL LICENCIAMIENTOCuando Usted instala la aplicacin ejecuta una versin de demostracin, para licenciar y legalizar su copia tenga en cuenta lo siguiente: Proporcione a su distribuidor los siguientes datos: Tipo de programa (PAS). Versin ID de su instalacin, esta la encuentra al ejecutar el Asistente en [Versin]. Su distribuidor le enviar un archivo que debe copiar en el directorio de la aplicacin o le dictara la secuencia de activacin (SAC) para que Usted digite en el asistente de licenciamiento, en cualquier caso conserve copia de los archivos de licenciamiento identificndolos plenamente como del equipo que se ha licenciado. Su licenciamiento se vera al iniciar la aplicacin en la pantalla de identificacin del usuario.

EL ACCESO1. 2. Ingrese al programa haciendo Clic en el icono de la aplicacin Si su versin es de Demostracin observara una ventana con los datos de su Distribuidor y el Asistente de licenciamiento , pulse en .

3. 4. 5. 6.

Digite el centro de costo [CC] al que desea ingresar, inicialmente es 01, puede que no se pregunte este campo ya que se relaciona con los centros de costo a los que Usted puede accesar desde la terminal . Digite su nombre de usuario y clave de acceso, inicialmente el usuario es ADMINISTRADOR con contrasea A01. Pulse en , puede ver ahora el men principal Pulse en para salir de la aplicacin.

EL MENU PRINCIPALEn este men estn contenidas las opciones que se pueden ejecutar y se presentan segn los permisos del usuario que accesa la aplicacin.

Este men presenta las opciones de manera jerrquica y vertical donde las carpetas (icono carpeta) representan los Grupos de funciones que se pueden ejecutar. Su presentacin es similar al Explorador de Windows.

Si desea salir de la aplicacin pulse en el men superior o en la parte superior derecha la opcin . Puede accesar a las opciones del men organizadas alfabticamente en la parte superior de la ventana.

Antes de comenzar a operar alguna funcin conozcamos algunas generalidades:

BOTONESAlgunas ventanas contienen botones que nos facilitan su funcionamiento y realizan tareas, algunos de estos son:

Botones de Navegacin:Estos botones sirven para desplazarse por cada uno de los registros, ejemplo : si se encuentra en la ventana de clientes, estos sirven para ir al primer cliente , al anterior, al siguiente, al ltimo

Botn de Edicin:Su funcin es permitir crear o modificar un registro, al pulsarlo posiciona el cursor en el campo que nos permite crear o modificar el registro. Este botn lo conocemos como .

Botn de Borrado:Anula o borra un registro .

Botn de Consulta:Este botn abre una ventana para buscar por cualquier criterio un registro.

Botn de Impresin:Este botn genera el informe, reporte o invoca una reimpresin del documento consultado, en la mayora de las funciones invoca a la IMC. Este botn se conoce como .

Botn de Grabacin:Graba las modificaciones en un registro. Este botn se conoce como .

Botn de Cancelacin :Cancela las modificaciones realizadas en un registro.

Los botones de los reportes y programas de operacin y sistema varan segn las opciones de la funcin. Con este conocimiento podemos comenzar a ingresar informacin en el sistema, conozcamos entonces el primer grupo de la aplicacin.

TABLASLas TABLAS contiene la informacin bsica del sistema, es decir es la primera informacin que debemos ingresar, y esta compuesta por: PAS: que comprende : Agrupaciones : GRUPOS y SUBGRUPOS PA CC (PRODUCTOS, ARTICULOS Y SERVICIOS) Listas de precio. CLIENTES PROVEEDORES FORMAS DE PAGO, etc. Cuando Ud. adquiere el sistema, debe ingresar los productos o elementos que va a comercializar para que el sistema los reconozca. El reconocimiento de los productos a travs del sistema se hace de manera jerarquizada, es decir catalogando cada producto o elemento dentro de un grupo y un subgrupo. Vea el siguiente ejemplo en un supermercado:

Al hacer la jerarquizacin de los elementos que se venden podemos obtener trazabilidad por Grupo, Subgrupo, o por PAS (producto, articulo, servicio) de cualquier tipo de transaccin realizada en el sistema, por ejemplo del kardex o inventario. Dentro del grupo de tablas encontramos igualmente las opcin para ingresar la informacin de clientes, proveedores, formas de pago etc., que es necesaria para lograr nuestro objetivo. Ahora estamos listos para ingresar los PAS y jerarquizarlos.

GRUPOS Y SUBGRUPOS\TABLAS\PAS\AGRUPACIONESEn esta ventana podemos ingresar los niveles de jerarquizacin de un producto:

Para crear un grupo haga lo siguiente: 1. 2. 3. Pulse Digite el cdigo que desea asignar al grupo En [Descripcin] escriba el nombre que asignar al Grupo Pulse en . Para ingresar un nuevo Grupo pulse en y repita la operacin.

4.5.

Para salir de la ventana pulse en .

Para crear un Subgrupo (de un Grupo): 1. 2. 3. 4. En la ventana de agrupaciones, seleccione el Grupo al cual quiere adicionar el Subgrupo. Pulse Digite el cdigo que asignar al Subgrupo En [Descripcin] escriba el nombre del Subgrupo o pulse en .

5.

No se pueden eliminar agrupaciones que contengan PAS.

PRODUCTOS, ARTICULOS Y SERVICIOS DEL CC (PAS CC)\TABLAS\PAS\PAS CC

En esta opcin se maneja todo lo relacionado con los datos y parmetros del producto / articulo / servicio por cada CC, la ventana se compone de 5 partes: 1. Agrupaciones: parte lateral izquierda. 2. Relacin de PAS: parte central donde se identifica el cdigo, la descripcin y el tipo (PA= producto o artculo) o servicio. 3. Composicin: Parte central inferior, si un PAS es compuesto por otros PAS se identifican cuales son sus componentes. 4. Imagen: Cuadro inferior derecha, Muestra la imagen asignada al PAS. 5. Botones: Barra derecha, al pulsar los botones de mando nos permiten: adicionar o modificar un producto o artculo. Adicionar o modificar un servicio. Buscar por algn criterio, descripcin, valor, cdigo los PAS. Relacionar los PAS para imprimirlos. Relacionar la composicin del PAS actual o de todos para imprimirlos. Existe un men contextual que se activa al pulsar el click derecho del mouse sobre cada PAS, permitindonos tareas especificas con el PAS seleccionado, estas son: Modificar. Eliminar Propiedades Generales: Permite editar las propiedades generales como cdigos alternos del PAS, etc. Composicin: Permite realizar la composicin del PAS seleccionado. Datos: Muestra los datos generales. Compuestos por este PAS: Muestra los productos que se componen del PAS seleccionado. Para crear o agregar un PA entonces:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Pulse En el campo [cdigo], digite el cdigo asignado al producto / articulo o lea con lector de Cdigo de barras , Digite en [Descripcin] las caractersticas del producto o articulo . Digite en [Unidad], la unidad de presentacin del producto o artculo, este campo es solo descriptivo . Digite el nombre del Grupo al que pertenece en [Grupo] . Digite el nombre del Subgrupo al que pertenece en [Subgrupo] Digite el porcentaje de impuesto que tiene (IVA). . Digite el impuesto en valor (impoconsumo) solo se pregunta cuando se ha configurado el sistema para que lo haga. . Digite el [costo], de compra del articulo o producto sin impuestos . Digite el [costo promedio], de compra del articulo o producto sin impuestos, este costos se modifica automticamente con las compras posteriores . Digite el [Porcentaje de utilidad nominal] para establecer el precio de venta a partir de un porcentaje, . Digite el [valor], de venta del producto, el precio debe ya tener el impuesto (si as ha sido configurado el sistema) . Especifique [No comprar] para que el PA no pueda ser comprado. [Genera etiqueta (Cdigo de barras)], indique esta opcin para generar la etiqueta cada vez que se compre y en las cantidades especificadas en la compra, solo se pregunta si es un Pas de compra. Especifique [No vender] para que el PA no pueda ser vendido, por ejemplo un insumo. Especifique [Preguntar precio de venta] para los PA que se puedan vender y cuyo precio pueda ser cambiado al momento de facturar (es necesario un permiso adicional para el usuario) . Especifique [Perecedero] para que el PA en su inventario, entrada, conteo sea necesario especificar su fecha de vencimiento y el sistema ayude a controlar su vencimiento. Especifique [Utiliza balanza] para que la cantidad del PA sea dada por una balanza al momento de facturar. Especifique [Permitir negativos] para que el sistema no impida el movimiento de salida (ventas, traslados, etc) si la existencia es negativa. Pulse en .

Observe que al ingresar el [Costo] y pulsar , el cursor se posiciona en [Valor] y la aplicacin despus establece el porcentaje de ganancia, si desea establecer el porcentaje de ganancia debe configurar esta caracterstica en los parmetros del CC. Puede observar el porcentaje de ganancia [% Utilidad] es el porcentaje nominal que se desea obtener al vender el PA, este se tiene en cuenta para sugerir el precio de venta cuando el proveedor cambia el precio, el porcentaje real [%Real] es el que se obtiene despus de haber ajustado el valor de venta. En adelante los Productos o Artculos se denominan PA (por su abreviatura), los productos, artculos y servicios se conocen como PAS. Observe que ha ingresado [Datos bsicos] de sus productos/artculos, si desea especificar otras caractersticas en la pagina [Control] los puede realizar veamos:

SOLAPA [CONTROL] [Estado]: Especifique el estado en que quedar el PAS (Activo, inactivo o supervisado). [Clase]: Especifique la clase de producto o servicio (requerido para contabilidad). [Observaciones]: Puede colocar observaciones del PA que sirven para asesorar al cliente en el momento de la venta. [Exportar..] Especifique si el producto al ser exportado a otros sistemas se exporta como producto final o con toda su composicin. [Rango sobre precio de venta]: Especifique el porcentaje [Mnimo] de descuento y [Mximo] de incremento que se puede dar sobre el precio de venta, aplica nicamente a los PAS cuyo precio pueda ser cambiado al momento de facturar. [Puntos Crticos en Das]: Si desea realizar un control automtico de la existencia de sus productos puede especificar estos puntos, el control se realiza en das por que el control esta relacionado con el consumo promedio diario. Tenga en cuenta lo siguiente: Mximo: Es el tope mximo de inventario que puede almacenar o pedir de este PA, al sugerir el pedido, el sistema toma este punto como el mximo de pedido. Mnimo: Es el punto en el cual el sistema indica las existencia baja del sistema, el sistema tambin lo estima como punto de pedido. [Pedir en grupos de...]: Especifique la cantidad mnima en la que se debe hacer el pedido al proveedor.

La pagina [Datos] contiene datos de creacin, consumo ,existencia y compra.

MENU CONTEXTUALEn la ventana inicial al seleccionar un PAS de la lista y pulsar click derecho tenemos acceso a las siguientes opciones: Modificar. Eliminar Propiedades Generales: Permite editar las propiedades generales como: 1. [Incluir Observaciones y Comentarios en la Factura]: Este parmetro habilita una casilla adicional de observaciones para el PA en el momento de la venta, esto es til cuando se quieren realizar anotaciones como Seriales o aspectos y condiciones del producto para el cliente. 2. [Cdigo alternos]: Especifique cada uno de los cdigos que son iguales al cdigo principal. Composicin: Permite realizar la composicin del PAS seleccionado, por ejemplo: en un supermercado la ancheta es un producto que se compone de varios PAS. Existen 2 tipos de composiciones segn su comportamiento en la venta: 1. Lineales: El compuesto se compone de un solo ingrediente o componente de la misma naturaleza. 2. Complejos: El compuesto se compone de varios ingredientes o componentes. Ejemplos: Una ancheta es de composicin compleja, un saco de arroz del que se sacan kilos es de composicin lineal. En un autoservicio de comidas existe el producto hamburguesa de carne de res, para esto necesitamos definir: El Grupo de Alimentos (cdigo ALI) Los Subgrupos de Hamburguesas (cdigo HAM), Panes y acompaantes (cdigo PYA) y Carnes (cdigo CAR). Crear el PA de hamburguesa (cdigo HAM) en el Subgrupo HAM y grupo ALI. Crear el PA carne de res (cdigo CAR) en el Subgrupo CAR y grupo ALI Crear el PA pan (cdigo PP) en el Subgrupo PYA y grupo ALI.

1. 2. 3. 4. 5. 1.

Para hacer la composicin realice lo siguiente: Seleccione el PAS hamburguesa y seleccione la composicin . 2. Digite o lea (lector de cdigo de barras) el [PAS base] del que esta compuesto, digite el cdigo PP como referencia a la porcin de pan que ya ha creado. 3. Digite la [Cantidad] de la que se compone en Und. del PAS base. Ejemplo: Digite 1 para el [cdigo] PP que es porcin de pan, la hamburguesa esta compuesta de 1 pan. El anterior ejemplo es una composicin compleja . 1. 2. En un autoservicio de comidas existe el producto hamburguesa y esta puede ser de carne de res tradicional o de pollo, para esto necesitamos definir: Crear los Grupos y Subgrupos del anterior ejemplo. Crear los PA de hamburguesa (cdigo HAM) en el Subgrupo HAM, carne de res (cdigo CAR) en el Subgrupo CAR, carne de pollo (cdigo CP) en el Subgrupo CAR y la porcin de pan (cdigo PP) en el Subgrupo PYA, todos los PA pueden estar en el Grupo ALI. La composicin de esta hamburguesa esta definida por: Un producto fijo: el pan Un producto variable: la carne que se elija 1. Para hacer la composicin realice lo siguiente: Seleccione el PAS hamburguesa y seleccione la composicin . Digite o lea (lector de cdigo de barras) el [PAS base] del que esta compuesto, digite el cdigo PP como referencia a la porcin de pan que ya ha creado, y en [Cantidad] digite 1 . Si es un PA variable deje [PA Base] en blanco, lo que indica que es una composicin variable, puede especificar el [Grupo] del cual puede escoger la composicin o dejar en blanco y especificar el [Subgrupo] del cual puede escoger la composicin . Puede hacer cualquier combinacin de definicin (dejarlos en blanco o especificar alguno) entre [Grupo] y [Subgrupo]. Para obtener los mejores resultados en las composiciones variables defina en un Subgrupo o Grupo nicamente los productos que se pueden escoger en el momento de la venta. Para el ejemplo digite en [Subgrupo] el cdigo CAR de carnes. Digite la [Cantidad] de la que se compone en Und. del PAS base. Para el ejemplo digite 1 para el cdigo PP que es porcin de pan, la hamburguesa esta compuesta de 1 pan. Digite 1 para el [Subgrupo] CAR que es el Subgrupo de carnes, la hamburguesa esta compuesta por una porcin de la carne que se elija.

2. 3.

4.

Datos: al pulsar esta opcin se tiene acceso a la consulta de datos bsicos del PAS.

Compuestos por este PAS: Muestra los productos que se componen del PAS seleccionado.

Si se especifica en la factura un PAS que tiene algn componente variable esta abre una ventana donde es posible elegir los PAS del Grupo y/o Subgrupo definido. El precio de venta de un PAS compuesto no se ve afectado por su composicin, se aplica el que se haya definido para el PA. Al realizar una composicin y grabarla, el sistema calcula el costo del PAS compuesto tomando en cuenta el costo y cantidad de los componentes.

LISTA DE PRECIOS\TABLAS\PAS\LISTA DE PRECIOSLa lista de precios es utilizada para clientes que requieren precios especiales o simplemente para asignar PAS un precio especial.

La ventana inicial de lista de precios esta compuesta de la siguiente manera: Botones de mando: Cuadro superior, en l estn ubicados los botones de: . . . . , para imprimir la lista de precios seleccionada. , para imprimir la lista de precios base, especificada en la ventana del producto. Relacin de listas de precios., donde se muestra la descripcin ,unidad de redondeo y estado. Para crear una lista proceda de la siguiente manera: 1. Pulse , el cdigo a la lista ser asignado automticamente.

2. 3. 4. 5.

Ingrese el nombre o [descripcin] de la lista de precios especiales . [Redondear]: esta opcin es de utilidad cuando se especifica un porcentaje de descuento o incremento, ya que la cifra que de cmo resultado ser redondeada a la unidad que especifique . Indique el [estado] de la lista de precios (activa, inactiva) . : Pulse este botn si desea que la lista se active automticamente teniendo en cuenta condiciones como hora y fecha, algunos ejemplos de la sintaxis son:

CdigoCDOW(DATE())=DOMINGO INLIST(CDOW(DATE()),LUNES,MARTES,MIERCOLES) CDOW(DATE())=DOMINGO AND BETWE(TIME(),18:00,21:00) BETWE(TIME(),18:00,21:00)

DescripcinLa lista se activara los domingos La lista se activara de lunes a mircoles La lista se activara los domingos de 6:00 PM a 10:00 PM La lista se activara todos los das de 6:00 PM a 10:00 PM

6.

7.8. 9. 10.

Especifique el cdigo del [PAS] que desea incluir en la lista , si desea incluir todos los PAS del sistema deje este campo en blanco. Si dejo en blanco [PA] puede especificar el [Grupo] y/o [Subgrupo] que desea incluir en la lista , si desea incluir todos los PAS del sistema deje estos campos de Grupo y Subgrupo en blanco. Si desea condicionar el precio a un monto de unidades, especifique en [Desde][Hasta] el rango de unidades, si no desea condicionarlo deje estos campos en blanco . Especifique el [Precio Venta] que aplicar , si desea aplicar un porcentaje de descuento o de incremento deje este campo en blanco . Especifique en [Porcentaje] el porcentaje de incremento o de descuento que aplicar, positivo si desea aumentar y negativo si desea hacer descuento. .

Las listas de precios se aplican en la factura. Las listas de precios se pueden relacionar con un Cliente.

PROVEEDORES\TABLAS\PROVEEDORESLa base de datos de proveedores es indispensable para realizar las compras, aqu se incluyen los datos que harn posible esta tarea, adems de los informes que se pueden generar a partir de esta informacin.

La ventana inicial se compone de botones de mando y la lista de proveedores donde se muestran los datos de identificacin,nombre,direccin,telfono,ciudad, contacto y tiempo de entrega de los PA Los botones de mando permiten: : Al pulsar este botn puede seleccionar algn proveedor en particular. . : Permite imprimir el directorio de proveedores. : Permite imprimir un estado de cuenta o la cuenta por pagar a un proveedor en particular o de manera general. : Para modificar datos del proveedor. . : Permite pagar al proveedor y generar un comprobante. . Para crear o agregar un Proveedor proceda de la siguiente manera: 1. Pulse y aparecer una nueva ventana.

Digite en [Nombre / Razn] la razn social o nombre del Proveedor . Especifique el tipo de identificacin del proveedor . Digite el numero de identificacin. Digite la [Direccin] . Digite la [Ciudad] . Digite el nombre de la persona que le atiende su pedido en [Contacto]. . Digite los [Telfonos] . Digite [Correo electrnico] y [pagina Web]. Especifique el [Plazo de entrega] de su proveedor que es el tiempo en das que se demora en entregar su pedido despus de haber puesto la orden. 11. Especifique el [Cdigo PC] que es el cdigo del plan de cuenta contable, especifique solo si va a utilizar una interfase contable y ya tiene definidas esas cuentas. 12. Indique si el proveedor [No causa impuestos], al indicar esta opcin al momento de comprarle PAS al proveedor el valor de impuesto del PAS no se incrementar. 13. Indique las [Formas de pago requeridas] que son las formas de pago que aplicar al proveedor. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

CLIENTES\TABLAS\CLIENTES En esta ventana podemos registrar los clientes. Para crear, agregar o modificar un Cliente proceda de la siguiente manera:

1.2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Pulse Especifique el [cdigo (ID)] que va asignar al Cliente, puede asignar el numero nico de identificacin tributaria o un cdigo corto . Especifique el [Nombre] de Cliente . Digite la [ubicacin] del cliente, por omisin encuentra el literal Domicilio que puede ser cambiado, , digite la [Direccin] de la ubicacin y el [Telfono] . Digite la donde se encuentra el cliente y . Especifique el [Tipo de Identificacin]: Nit, Cdula, etc y el lugar de expedicin . Especifique la [Lista de precios] que le asignar al cliente, la lista base se refiere a los precios especificados en la ventana del PAS. Especifique el [Tipo] de cliente: Cliente, Empleado, etc. Pulse en

Puede agregar informacin adicional al cliente pulsando en la solapa y anotando [Observaciones] para el cliente, recuerde que debe pulsar despues de esta operacin. Si requiere asignar al cliente un crdito de tipo rotativo pulse en la solapa para asignar el en dinero y plazo en das, que es un tiempo lmite pero en el momento de asignar un pago de tipo crdito puede especificar un plazo menor, el sistema aceptar para un pago el crdito siempre y cuando no exceda el cliente su cupo y no tenga una deuda mayor en das a la asignada en esta opcin. En esta ventana tambin encuentra las opciones de y generar el directorio de clientes en .

FORMAS DE PAGO\TABLAS\FORMAS DE PAGO En esta ventana puede configurar todas las formas de pago que recibe de sus clientes y como las efecta a sus proveedores, el sistema incluye algunas formas de pago preconfiguradas, pero puede adicionar o descartar algunas. Para crear, agregar o modificar una forma de pago proceda de la siguiente manera:

1.2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pulse Especifique el [cdigo] que va asignar a la forma de pago, se recomienda que sea numrico por la facilidad de digitacin en el momento de alguna transaccin . Digite la [Descripcin] de la forma de pago . Digite la [Abreviatura] de la forma de pago, es decir 3 letras que la identifiquen, es til para los informes . Especifique el [Porcentaje de Comisin] que es el porcentaje pagado a la entidad financiera o cualquier entidad por la utilizacin de la forma de pago, este valor se descuenta y se muestra en los cierres de caja . Digite la [Formula de retencin] que es la formula para calcular la retencin pagada a la entidad por utilizar la forma de pago, tiene la siguiente sintaxis : ([Valor]*0.85)*0.15 . El resultado de esta formula es el 15% del 85% del valor pagado. [Crdito], puede especificar si la forma de pago genera movimiento de cartera para quien realiza la transaccin.

8. [Nota crdito], Especifique si la forma de pago debe relacionar una nota crdito. 9. [Frmula], Para utilizar esta funcin debe tener la capacitacin de programacin. 10. [Cliente], Indique si la forma de pago debe relacionar Cliente, si es as puede especificar el [Titulo] con que se pregunta al especificar la forma de pago. 11. Indique si la forma de pago necesita registrar un [Cliente adicional], si es as puede especificar el [Titulo] con que se pregunta al especificar la forma de pago. 12. [Documento soporte], al activar esta casilla el sistema preguntara por el numero de documento que soporta el pago, por ejemplo en pago con cheque, el documento serial el numero del cheque . 13. [Incluir Observaciones], puede especificar si la forma de pago pregunta observaciones. 14. [Permite egreso], Especifique si la forma de pago se puede relacionar como egreso. 15. Pulse en

FACTURACION\FACTURACION La facturacin es el men donde se encuentran las opciones de venta, consulta de facturas, devolucin anulacin y consulta.

FACTURAR\FACTURACION\FACTURAR La funcin de facturacin tiene una ventana diferente en su apariencia y funcionamiento, hacer una factura tiene 3 pasos bsicos:

1. Especificacin de los PAS que vende. 2. Definicin de la Forma de Pago del cliente.

3. Generacin de la factura.

Veamos como se realiza una factura: 1. Especificacin de los PAS que vende: Este procedimiento se inicia cuando el cursor esta ubicado en el campo [cdigo]. 1. En [Cdigo] digite o lea (con lector de cdigo de barras) el cdigo del PAS que desea facturar .

Puede pulsar [F1], para ayuda sobre los cdigos de los PAS, este tipo de ayuda realiza una bsqueda sobre la descripcin, cdigo, grupo, subgrupo y/u observacin de los PAS, opera de la siguiente manera: a) Digite una cadena de caracteres que esta contenida en la descripcin del PAS, Ejemplo: AF (para todos los PAS cuya descripcin contenga CAF) . b) El sistema mostrara una ventana con los productos que contengan la cadena en su descripcin, busque el PAS en la lista posicionese en l y pulse . c) El cdigo seleccionado quedara en el campo [Cdigo]. 2. Digite la [Cantidad] de PAS que vender , el programa puede comportarse diferente dependiendo de la tabulacin seleccionada en los parmetros de la terminal. (Tema Administrativo). Digite el [Precio de Venta] del PAS , el programa puede comportarse diferente si ha elegido para el PAS [Preguntar_Precio_de_Venta] . El sistema posiciona el cursor una lnea abajo en [Cdigo], repita la operacin desde el numeral 1 para ingresar otro producto o para continuar con la .

3.4.

2.

Definicin de la Forma de Pago: Este proceso se invoca pulsando el botn , es pulsado automticamente cuando ha definido los PAS a vender y despus pulsa sobre [cdigo] en blanco.

a) b) c)

En [Cdigo] digite el cdigo de la Forma_de_Pago . Depende de la Forma_de_Pago que se haya especificado se procede a preguntar por el Cliente, Documento Soporte, Nota de abono o datos adicionales, si el pago es una forma de crdito se preguntar por el vencimiento del crdito. Especifique el [Valor] pagado con la Forma_de_Pago .

Observe en la parte superior derecha, el total de: el pago efectuado, del valor a pagar y del cambio. 3. Generacin de la Factura: Este proceso se invoca pulsando el botn , es enfocado automticamente cuando ha definido la forma de pago y el valor total de la venta ha sido completado.

El comportamiento de la aplicacin en la factura depende de los permisos asignados al Usuario (Tema Administrativo) los siguientes ejemplos que daremos son para conocer otros aspectos de la facturacin:

Facturar con descuento por PAS o descuento total Para especificar un descuento a un PAS en particular posicionese en el PAS pulse , entonces se abrir una ventana donde se especifica el valor del PAS y donde adems se muestra:

Una columna donde se puede descuento en [Porcentaje] [%] Una columna donde se puede descuento en valor [Valor].

especificar especificar

el el

Estas 2 columnas se pueden llenar segn lo requiera, es decir si necesita un descuento por porcentaje especifique en [Porcentaje] si necesita descontar un valor, especifique en [Valor] . Para especificar un descuento sobre el valor total de la factura posicionese en [Cdigo] en donde se encuentre en blanco, es decir al final de la lista de PAS, pulse o haga clic en [-] que esta ubicado en la parte inferior derecha, la ventana que se muestra y su operacin es la misma que se invoca al hacer un descuento por PAS, solo que el cursor esta posicionado en la fila de [Total].

Para aplicar el descuento a un PAS, ubquese en su [Cdigo] y pulse . Para aplicar el descuento a toda la factura, ubquese en un [Cdigo] en blanco (sin cdigo) y pulse .

El descuento que se realiza a la factura se observa en la ventana de facturacin en la casilla superior derecha, debajo del total. El descuento que se realiza a un PAS se observa en la ventana de facturacin en [Subtotal].

Facturar especificando el Cliente

Existen 2 formas en las que se puede especificar un Cliente en la factura: 1. 2. Pulse cuando se encuentre en [Cdigo]. Si se especifica una forma de pago que sea de crdito, el sistema preguntar automticamente en la forma de pago el cdigo del Cliente.

De la primera manera el sistema invoca la ventana para especificar el Cliente, consultar de una lista y crearlo, de la segunda manera (crdito) el sistema pregunta la identificacin del Cliente validndolo, tambin puede pulsar [F4] .

Cambiar el formato de FacturaEl cambio de formato de factura esta disponible segn los permisos del Usuario y se pueden establecer por cada numeracin desde los parmetros del CC.

Especificar una Lista de PreciosDespus de haber creado una Lista de Precios en Lista_de_Precios puede invocarla de 2 maneras: 1. 2. Pulsando cuando se encuentre en [Cdigo]. Especificando un Cliente el cual este asignado a una Lista de Precios.

CONSULTA DE FACTURAS\FACTURACION\CONSULTA DE FACTURAS Una vez generada una factura puede consultarla, reimprimirla o anularla si la venta por algn motivo no se efecto, al entrar tiene a disposicin la ventana de manejo integral, donde se muestra inicialmente el [Filtro de consulta] para ver las facturas segn el criterio que se compone de :

[Del CC] : Especifique el CC del cual quiere la consulta . [Factura No.]: Digite el nmero de factura si quiere consultar alguna en particular, si deja en 0 se consultarn todas las facturas, . [Fecha venta inicial] y [Fecha venta final]: Especifique el periodo del cual quiere ver las facturas. [PAS]: Especifique el cdigo del PAS para ver las facturas que contienen un PAS especfico, deje en blanco para definir alguna. [Observacin PAS]: Especifique la observacin que esta contenida en la factura, para ver las facturas que contienen esa observacin especfica, deje en blanco para no definir alguna. Puse en para ver la consulta filtrada. Pulse en : para invocar la interfase contable.

Una vez consultadas las facturas, puede seleccionar alguna y tendr habilitados los botones: para consultar la factura en pantalla, para reimprimir la factura y para anularla.

La anulacin de una factura no desaparece el documento, nicamente cambia de estado. Para acceder a una factura y las funciones rpidamente, puede en el filtro digitar la [Factura No.] y pulsar y enseguida pulsar el botn de la funcin requerida, si desea reimprimir entonces pulse . Puede llegar a esta opcin desde la ventana de facturacin, pulsando [F8] .

DEVOLUCION DE FACTURAS\FACTURACION\DEVOLUCIONES Esta funcin permite devolver de parte de los Clientes cualquier PAS adquirido:

1. Pulse en 2. Digite el nmero de factura de la que desea hacer la devolucin . 3. Especifique los PAS que devuelve el Cliente : a) En [Cantidad] especifique la cantidad de devolucin del [PAS] a devolver. b) En [Precio] especifique el precio por unidad al que recibe el PAS devuelto, el Usuario debe tener los permisos para poder modificar este dato. 4. Pulse . El proceso de devolucin genera un documento con consecutivo nico y con saldo a favor del Cliente llamado Abono, el valor total de este documento es el valor total de los PAS devueltos. Al realizarse una devolucin pueden presentarsen 2 casos: El Cliente decide que su dinero sea devuelto: Entonces es necesario generar un egreso de concepto Devolucin de factura y citando el numero de devolucin. El Cliente decide llevarse un PAS de menor o mayor valor que el(los) de la devolucin: Entonces genere una Factura por los PAS que el Cliente desea llevar y cuando especifique la forma de pago en la Factura determine Abono (03) como forma de pago, entonces el sistema preguntar el nmero del abono que es el consecutivo nico de la devolucin (aparece impreso en la devolucin) y asume el [Valor] de la forma de pago como el valor del Abono.

MANEJO DE COTIZACIONES\FACTURACION\MANEJO DE COTIZACIONES Esta funcin permite realizar las propuestas de venta a los clientes, se maneja a travs de una ventana integral de manejo donde se encuentra inicialmente un filtro para realizar la consulta general, especificando datos como [Cotizacin No.] para consultar un documento particular, [Cliente] para consultar un cliente especfico, [Elabor] y [Fecha Inicial] y [Fecha Final], una vez especificado el filtro pulse en para ver la consulta general.

Para una cotizacin proceda de la siguiente manera:

1. 2. 3. 4. 5.

En la pantalla de manejo integral pulse en . En la ventana de seleccin del Cliente especifique el Id del cliente, si no existe puede crearlo o buscarlo en la lista, una vez seleccionado pulse en . La ventana de ingreso de la cotizacin se presentar para que sean ingresados los PAS, digite o lea (con el lector de cdigo de barras) el [Cdigo] del Pas y especifique la [Cantidad], el manejo es similar al ingreso de una factura de venta as que podr especificar listas de precio, descuentos, etc. Pulse en el botn de para digitar datos como [Observaciones], [Forma de pago], [Tiempo de entrega], [Vigencia de precio], [Solicitud No] y [Descuentos]. Pulse en para grabar el documento y generar la cotizacin.

Cuando obtiene un listado de cotizaciones en la ventana de manejo integral seale o posicionese en alguna cotizacin en particular para disponer de los botones para generar de nuevo la , y .

RELACION DE FACTURAS\INFORMES\RELACION DE FACTURAS Este informe nos reporta las facturas de venta generadas segn el filtro que se aplique, para generar la informacin tiene las siguientes opciones:

[CC], especifique el CC que gener la factura, si deja en blanco este campo se listaran todos los CC, . [Usuario], especifique el usuario que gener la factura, si deja en blanco este campo se listaran todos los usuarios, . [Fecha Venta [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las facturas, . , al pulsar este botn se generan los informes que relacionan las facturas mostrando el detalle de PAS vendidos. , al pulsar este botn se generan los informes que relacionan las facturas mostrando el detalle de del pago efectuado. , al pulsar este botn se generan en forma de matriz los datos de impuesto y base segn el pago efectuado.

PAS VENDIDOS VALORIZADOS\INFORMES\PAS VENDIDOS VALORIZADOSEl objetivo principal de este informe es mostrarnos la utilidad bruta del ejercicio de ventas, el filtro de generacin tiene las siguientes opciones:

[CC], especifique el CC que gener la venta, si deja en blanco se listaran todos los CC, . [Grupo], especifique el grupo de PAS que se han vendido y que desea ver en el informe, si deja en blanco se listaran todos los grupos, . [Subgrupo], especifique el subgrupo de PAS que se han vendido y que desea ver en el informe, si deja en blanco se listaran todos los subgrupos, . [Cdigo], especifique el cdigo del PAS que desea generar en el informe , si deja en blanco se listarn todos los PAS, . [Fecha [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las facturas, . [Del cajero], especifique el usuario que gener la factura, si deja en blanco este campo se listaran todos los usuarios, . , al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos agrupando y detallando por Centro de costo, grupo y subgrupo y vendedor. , al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos valorizados a ltimo costo. , al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos valorizados a precio de venta. , al pulsar este botn se generan los informes que relacionan los PAS vendidos mostrando la utilidad bruta en porcentaje y valor.

FACTURACION CLIENTES\INFORMES\FACTURACION CLIENTES Con este informe puede listar la facturacin en valores y cantidad de PAS generada por un cliente, el filtro tiene las siguientes opciones:

[Ver facturacin detallada], especifique si desea generar el informe detallando el nmero de factura, . [Cliente], especifique el cliente del que quiere el informe, si deja en blanco este campo se listaran todos los clientes, . [Fecha Venta [Inicial][Final]], especifique el periodo de generacin de las facturas, . , al pulsar se generan los informes de facturacin detallada o acumulada.

COMPRAS\COMPRAS\MANEJO DE COMPRAS En este submen encuentra la funcin para el manejo integral y seguimiento de una compra como son el ingreso, devoluciones, consulta, informe detallado, informes de las compras y comprobante de egresos, al ingresar se encontrar con un filtro de consulta y las opciones de , y para una compra.

INGRESO DE COMPRA

Para hacer un comprobante de compra pulse en y siga estas instrucciones:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Digite el nombre del [Proveedor] . Digite el nmero de [Factura No.] que le entrega su Proveedor . Especifique la [Fecha] de la factura . Las [Observaciones] son opcionales . Digite el cdigo del [PA] que compro o lea con la pistola de cdigo de barras, puede utilizar los cdigos alternos , puede verificar la descripcin y los datos correspondientes a este PAS en la parte superior e inferior de la ventana. Especifique el costo por unidad sin impuesto [Costo SI] si la factura viene con los precios base (sin especificar el impuesto) o deje en 0 . Especifique el costo por unidad con impuesto [Costo CI] si la factura viene con los precios con impuesto incluido, esto se pregunta si deja [Costo SI] en 0, . Especifique el [Desc. %] que es el descuento en porcentaje o deje en 0 para especificar el [Desc. valor ] que es el descuento en valor aplicado,