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SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

ORGANISMO OFICIALÍA MAYOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OFICIALÍA MAYOR

ABRIL 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 7 de abril de 2006, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna.

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE MOM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA MAYOR

2 07/04/2006


ELABORÓ OFICIAL MAYOR L.A.E. CARLOS PONCE MARTINEZ

APROBÓ: TITULAR DEL ORGANISMO

C.P. ANA ROSA PAYÁN CERVERA

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA

I. MARCO JURÍDICO II. INTRODUCCIÓN III. OBJETIVO DEL MANUAL IV. ALCANCE DEL MANUAL V. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN VI. PROCEDIMIENTOS

1. PARA ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA EJECUTIVA DE TRABAJO DE

LA JUNTA DE GOBIERNO.

2. PARA ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DEL COMITÉ DE VALIDACION DE PROYECTOS ASISTENCIALES (COVAPA).

3. PARA ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DE EVALUACION DE

PROYECTOS INSTITUCIONALES.

4. PARA ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DEL PROGRAMA OPERATIVO PARA LA TRANSPARENCIA Y COMBATE A LA CORRUPCION.

3 4 5 6 7

9


TÍTULO REV: PAG: FECHA:


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA MAYOR

3 07/04/2006

I. MARCO JURÍDICO

Constitución Política de Los Estados Unidos Mexicanos (D.O.F. 05-II-1917) y sus reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (D.O.F. 29-XII-1976) y sus reformas. Ley Federal de Las Entidades Paraestatales (D.O.F. 14-V-1986) y sus reformas. Ley General de Salud (D.O.F. 07-II-1984) y sus reformas. Ley de Asistencia Social (D.O.F. 02-IX-2004) y sus reformas. Reglamento de La Ley Federal de Las Entidades Paraestatales (D.O.F. 26-I-1990) y sus reformas. Decreto por el que se crea el Organismo Publico Descentralizado, con Personalidad Jurídica y Patrimonio Propios, Denominado Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (D.O.F. 21-XII-1982) y sus reformas. Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (D.O.F. 08-II-2006.





4 07/04/2006

II. INTRODUCCIÓN

De conformidad con los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2000-2006, la organización del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, ha impulsado permanentemente su actuación hacia una reforma interna, lo que ha permitido colocar a la Institución como la Entidad rectora de los esfuerzos del gobierno y la sociedad, en el campo de la Asistencia Social Pública y Privada. Consecuentemente, y a fin de actualizar su organización para responder a la realidad, retos y responsabilidades actuales del Organismo, la H. Junta de Gobierno en su XVI Sesión Ordinaria celebrada el mes de diciembre de 2004, autorizó realizar las gestiones necesarias ante las instancias correspondientes para modificar la estructura orgánica y ocupacional de la Entidad con vigencia a partir del 1° de enero de 2005, consistente en la reorganización de las áreas de la Dirección General y la Oficialía Mayor de acuerdo a la estructura de mando autorizada a partir del 1° de enero de 2004, mediante los oficios Nos. 400.5.-1931 y 1932 de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y SSFP/USPRH/DGEP/412/1826/2004 y SSFP/USPRH/412/1840/2004 de la Secretaría de la Función Pública, bajo criterios que incluyeran el reordenamiento de sus funciones acorde a la nueva realidad Institucional. De tal forma, en cumplimiento al Acuerdo antes mencionado, se llevaron a efecto los estudios correspondientes, sometiéndolos a consideración de la H. Junta de Gobierno, en su XVIII Sesión Ordinaria celebrada el día 26 de julio de 2005, tomándose el Acuerdo, por unanimidad de aprobar las modificaciones propuestas al Estatuto Orgánico del Organismo y autorizó realizar las gestiones necesarias ante las instancias correspondientes para su modificación, a efecto de lograr su publicación en el Diario Oficial de la Federación y entrada en vigor. A esta fecha, el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia cuenta con una nueva estructura de organización, aprobada por la Junta de Gobierno de esta Institución y registrada ante las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de Función Pública. Asimismo, cuenta con el nuevo Estatuto Orgánico del Sistema Nacional DIF publicado el 8 de febrero en el Diario Oficial de la Federación, mediante el cual quedan precisadas las atribuciones del Organismo y las facultades de los integrantes de su estructura básica.





5 07/04/2006

III.- OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los procedimientos sobre las principales acciones que conforman el quehacer

operativo de la Oficialía Mayor para cumplir con el desarrollo de las sesiones de los órganos

colegiados coordinados por esta, así como la elaboración y difusión de informes que permitan

conocer los resultados de la ejecución de los programas institucionales y estratégicos que son

presentados a las instancias correspondientes.





6 07/04/2006

IV. ALCANCE DEL MANUAL A todas las áreas que integran al Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





7 07/04/2006

V. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN

En la realización del presente Manual se tomó como base la Guía Técnica para la Elaboración de Procedimientos e Integración de Manuales de Procedimientos del Sistema Nacional DIF. (Versión dictaminada por el COMERI el 28 de abril de 2005). El presente Manual debe ser difundido entre los servidores públicos que son responsables de su aplicación y que deben contar con este instrumento técnico-administrativo. Se debe mantener permanentemente actualizado, a través de revisiones cuando una Unidad Administrativa proponga modificaciones al manual o se den cambios en la Estructura Orgánica de la Entidad. Las Unidades Administrativas comprendidas en los procedimientos que se presentan en el presente Manual, deberán considerar su participación y cumplimiento conforme a lo establecido en los mismos. En la ejecución del presente Manual es responsabilidad de la Oficialía Mayor y la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico, supervisar el cumplimiento en tiempo y forma de las actividades que se incluyan en los procedimientos que integran el presente Manual. Es responsabilidad de las áreas en la ejecución del presente Manual, observar estricto apego a lo contenido en los procedimientos que para efectos de la operación de sus funciones, se establecen para ello. Es importante que las Unidades Administrativas y áreas incluidas en el presente Manual, definan sus políticas y/o normas de operación mediante el cual se establecen las directrices y responsabilidades bajo las cuales se regirá cada procedimiento, así como coordinar la elaboración de los informes que se presentan en las instancias correspondientes para dar a conocer logros, avances y resultados de los programas institucionales. Las modificaciones a los procedimientos deberán realizarse conforme a los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros que la Institución establezca, actualizando la parte que corresponda en el presente Manual y notificando al área responsable de la custodia de los Manuales de Procedimientos. El presente Manual podrá consultarse vía electrónica a través de la red informática en la Normateca Interna del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





8 07/04/2006

Respecto a los documentos publicados en la Normateca Interna de la Institución, es responsabilidad de la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, la actualización permanente de los mismos en apego a las disposiciones vigentes. Al tenor de la política anterior, aquellos documentos que se emitan por primera vez y los que resulten de alguna modificación, se deberán sujetar a las disposiciones vigentes para su elaboración y al procedimiento establecido para su dictamen por el Comité de Mejora Regulatoria Interno. Se debe mantener actualizado el presente Manual y sus procedimientos, a través de revisiones periódicas y cuando algún área de la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto o Unidad Administrativa del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia proponga modificaciones al presente Manual, motivados por alguna mejora en el desarrollo del procedimiento o cambios en la Estructura Orgánica de la Entidad. Para que las modificaciones al presente Manual surtan efecto, éstas deberán ser validadas por las áreas competentes y dictaminadas de manera favorable por el Comité de Mejora Regulatoria Interno y, en su caso, autorizadas por la Titular del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. En tal situación, se considerará viable la incorporación de los documentos de que se trate a la Normateca Interna de la Institución.



PROCEDIMIENTO PARA:

ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA EJECUTIVA DE TRABAJO DE LA JUNTA DE

GOBIERNO

ABRIL 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 7 de abril de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE POM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR E INTEGRAR LA

CARPETA EJECUTIVA DE TRABAJO DE LA JUNTA DE GOBIERNO 2 07/04/2006


ELABORÓ: OFICIAL MAYOR CARLOS PONCE MARTINEZ


C.P. ANA ROSA PAYAN CERVERA

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA

1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 7 9

11

15

16

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: POM-01



PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA EJECUTIVA DE TRABAJO DE LA JUNTA DE

GOBIERNO 3 07/04/2006

1. OBJETIVO

Proveer al Órgano Rector, los elementos necesarios para llevar a cabo la Sesión de la Junta de Gobierno, con el propósito de garantizar el cumplimiento de la normatividad aplicable al quehacer del Organismo, y contribuir a la toma de decisiones trascendentales para el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





GOBIERNO 4 07/04/2006

2. ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa al Titular del Organismo, Oficialía Mayor, Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico, Subdirección de Información, Dirección de Tecnologías de la Información, Dirección General de Programación y Organización y Subdirección de Planeación y Organización.





GOBIERNO 5 07/04/2006

3. DEFINICIONES

3.1.- Acta de la Sesión: Documento que da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de una Sesión, generalmente redactada por el Secretario Técnico del Cuerpo Colegiado.

3.2.- Acuerdo: Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto presentado y

tratado en el seno de la H. Junta de Gobierno o del Comité de Control y Auditoria. Representa un compromiso que invariablemente se debe atender.

3.3.- Calendario de Sesiones: Consiste en la relación de fechas y horario de cada

una de las Sesiones que desarrollará un Cuerpo Colegiado en el transcurso de un año.

3.4.- Carpeta Ejecutiva de Trabajo: Conjunto de documentos que integran tanto los

diversos informes, como las propuestas de acuerdo efectuadas para la celebración de una Sesión.

3.5.- Comité de Control y Auditoria (COCOA): Es un cuerpo colegiado auxiliar del

Órgano de Gobierno en los asuntos relativos al Sistema de Control y Seguimiento de Observaciones dictaminadas por los Órganos Fiscalizadores.

3.6.- Guía de Conducción: Documento que consiste en una narrativa breve y

detallada de una Sesión de Junta de Gobierno, que sirve de base para quien la preside para su buen término. Generalmente es redactada por el Secretario Técnico.

3.7.- H. Junta de Gobierno: Cuerpo Colegiado integrado por representantes de

diferentes Dependencias y Entidades que constituye la máxima autoridad del Organismo.

3.8.- Instrumentos Normativos: Los principales que regulan el funcionamiento de

la H. Junta de Gobierno, como son: Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social; Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

3.9.- Orden del Día: La relación de asuntos que se presentarán y desahogarán en

una Sesión por parte del Cuerpo Colegiado.





GOBIERNO 6 07/04/2006

3.10.- Sesión: Es la reunión que se celebra de manera ordinaria o extraordinaria

para tratar una serie de asuntos que deben ser aprobados y del conocimiento del Órgano de Gobierno y del Comité de Control y Auditoria.

3.11.- Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al menos

dos días de anticipación por la urgencia de los puntos a tratar. 3.12.- Sesión Ordinaria: Es aquella que está fijada por trimestre, previamente en un

calendario de Sesiones aprobado por los integrantes de la H. Junta de Gobierno.





GOBIERNO 7 07/04/2006

4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1.- Titular del Organismo: Revisar y autorizar la Orden del Día que se utilizará en la siguiente Sesión Ordinaria o Extraordinaria de la H. Junta de Gobierno.

4.2.- Oficial Mayor: Revisar y autorizar la Orden del Día que se utilizará en la

siguiente Sesión Ordinaria o Extraordinaria de la H. Junta de Gobierno. Entregar con calidad y oportunidad la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se

presenta en la H. Junta de Gobierno, en apego a los diversos instrumentos normativos.

4.3.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la elaboración trimestral de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se envía a los integrantes de la H. Junta de Gobierno.

4.4.- Subdirección de Información: Elaborar e integrar la Carpeta Ejecutiva de Trabajo. Integrar el seguimiento de los acuerdos de la H. Junta de Gobierno. Resguardar la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en los archivos del Departamento de Información y Seguimiento de Proyectos de Oficialía Mayor, para que no se extravíen, traspapelen o pierdan los archivos. Asegurar que los documentos estén disponibles para su utilización y/o consulta. Recabar las firmas del Acta de la Sesión de los integrantes de la H. Junta de Gobierno.

4.5.- Dirección de Tecnologías de la Información: Elaborar contraseña para cada uno de los integrantes de la Junta de Gobierno y confirmar que los archivos electrónicos se encuentran cargados en el portal de Internet, para que cada uno de ellos tenga acceso al mismo.

4.6.- Subdirección de Planeación y Organización, dependiente de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto: Entregar a la brevedad el Informe de Actividades presentado en la última Sesión del COCOA, para integrarlo a la Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la H. Junta de Gobierno.

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRM-01




GOBIERNO 8 07/04/2006

5. DIAGRAMA DE FLUJO

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓNÁREAS FUNCIONALES JEFES DE UNIDAD Y DIRECTORES

GENERALES

DIRECCIÓN DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO

SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

DOCUMENTOS

15,1

11,2

13,2

1,1Inicio

Consulta calendario de sesiones y solicita propuesta

de acuerdos

Remiten propuesta de acuerdos

Formato para integrar propuestas 2,2

3,3

3,1

5,1

Recibe propuestas de acuerdos

Integra propuestas en el formato respectivo acuerdos

3,2

4,1

3,4

6,1

7,1

Elabora oficio para firma del Secretario Técnico solicitando

firma de convocatoria y/o invitaciones al presidente de la

junta.

Remite oficio para Vo. Bo. del Director.

Revisa oficio y solicita firma del Secretario Técnico

Firma oficio e intruye lo

conduncente

Recibe y remite oficio, de convocatorias y/o invitaciones

para que las firme el Presidente de la H. Junta.

Recibe, firma y remite

Recibe oficio de convocatorias y/o invitaciones

y envía.

8,1

10,1

9,1

8,2

9,2

Instruye para la elaboración de:1,- Carátula2,- Clasificación de información3,- Orden del día.

Elabora:1,- Carátula de carpeta2,- Clasifica información3,- Orden del Día.

Envía documentos para Vo. Bo.

Revisa y remite al Secretario Técnico para su Vo. Bo.

Revisa documentos

11,1

NO

13,1 12,1SI

¿Procede? 9,1

Da Vo. Bo. E instruyeRecibe e instruye, solicitar informe de actividades de COCOA

Recibe e integra en archivo electronico.

Solicita vía electrónica el informe de la última sesión

del COCOA

15,2

14,1

Recibe solicitud y envía el último informe de

COCOA vía electrónica.

Recibe vía electrónica el informe de la última sesión del

COCOA

13,2

Selecciona información cualitativa y cuantitativa e integra al archivo.

A

Formato: Carátula orden del

dia.

Formato: para remitir avances de programas.





GOBIERNO 9 07/04/2006

SUBDIRECTOR DE INFORMACIÓNÁREAS FUNCIONALES JEFES DE

UNIDAD Y DIRECTORES GENERALES

DIRECCIÓN DE GESTION Y

DESARROLLO ESTRATEGICO

SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

DOCUMENTOS

19,3

19,2

18,2

19,1

SI

NO

17,1

16,1SI

NO

Recibe solicitud de información, la

integran y envían en el plazo establecido.

17,2

15,31

17,4

Solicitan vía electronica remitan el avance para integrar los apartados

5 días hábiles.

Revisa información seleccionada y confronta con orden del día.

17,318,1

Integra Carpeta Ejecutiva

Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en Formato "pdf"

Remite archivos electrónicos

Recibe e incorpora los archivos electrónicos al

portal de internet, elabora nombre de

usuario y contraseña.

Recibe notificación de que se encuentra disponible el portal y claves de nombre de usuario y

contraseña.

Confirma que se encuentra disponible el

portal

Elabora oficio y envía 5 días hábiles anteriores al día de la sesión vía correo electrónico solicitando confirmación de

asistencia.

19,4

19,51

19,6

Recibe confirmación de asistencia, integra en lista de

asistentes y prepara personificadores.

Reproduce e integra las Carpetas Ejecutivas de Trabajo.

Elabora la Guia de Conducción.

Concluye y tiene lista Carpeta Ejecutiva de Trabajo, Guia de

Conducción y Resúmenes Ejecutivos un día antes de la

Sesión.

FIN

Formato: Lista de

asistencia

A

¿Procede?13,2

¿Procede? 15,2





GOBIERNO 10 07/04/2006

6. DESARROLLO

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE INFORMACION 1.1 Consulta dentro de los primeros cinco días hábiles de

los meses de Marzo, Mayo, Agosto y Noviembre, el calendario de Sesiones para obtener fecha de la próxima Sesión Ordinaria y solicita vía correo electrónico enviar en un plazo de 3 a 5 días hábiles a las áreas funcionales propuestas de acuerdos (5 Días hábiles).

AREAS FUNCIONALES 2.1 Remiten propuesta de acuerdos. (5 Días hábiles)

SUBDIRECTOR DE INFORMACION 3.1 Recibe propuestas de acuerdos. (1 Día hábil).

3.2. Integra propuesta en el formato POM-01-F1. (3 Días hábiles)

3.3. Elabora oficio para firma del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), solicitándole firma de convocatorias y/o invitaciones al Presidente de la H. Junta (Secretario de Salud). (1 Día hábil)

3.4 Remite oficio para Vo. Bo. del Director de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1 Día hábil)

DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO

4.1 Revisa oficio y solicita firma al Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 Día hábil)

SECRETARIO TECNICO DE LA H. JUNTA DE GOBIERNO (OFICIAL MAYOR)

5.1 Firma oficio e instruye lo conducente. (1 Día hábil)


6.1 Recibe y remite oficio para firma, de convocatorias y/o invitaciones para firma del Presidente de la H. Junta (Secretario de Salud). (1 Día hábil)


7.1. Recibe y remite convocatorias y/o invitaciones ya firmadas por el Presidente de la H. Junta (Secretario de Salud). (15 Día hábiles)


8.1.

Recibe de la Presidencia de la H. Junta, convocatorias y/o invitaciones y envía a los integrantes y/o invitados de la H. Junta de Gobierno. (1 Día hábil)

8.2 Instruye para elaboración de: Carátula de Carpeta Ejecutiva de Trabajo POM-01-F2, Clasificación de la Información y Orden del Día. (1 Día hábil)

SUBDIRECTOR DE INFORMACION

9.1 Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo, Clasifica información y elabora propuesta del Orden del Día POM-01-F4. (1 Día hábil)





GOBIERNO 11 07/04/2006

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE INFORMACION 9.2 Remite documento para Vo. Bo. del Secretario

Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor) a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1 Día hábil)


10.1

Revisa y remite al Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), los documentos para su Vo. Bo. (1 Día hábil)


11.1

Revisa los documentos, y dictamina: ¿Procede? No procede, regresa a la actividad 9.1 Si procede, continúa con la actividad 11.2 (1 Día hábil)

11.2

Rubrica los documentos y los regresa a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico.(1 Día hábil)


12.1

Recibe los documentos debidamente rubricados y los remite al Subdirector de Información e instruye para que se solicite el Informe de Actividades de la última Sesión del Comité de Control y Auditoria (COCOA). (1 Día hábil)


13.1

Recibe los documentos y los integra en archivo electrónico temporal. (1 Día hábil)

13.2

Solicita vía electrónica o telefónica, a la Subdirección de Planeación y Organización dependiente de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, remita por el mismo conducto, el Informe de Actividades de la última Sesión del Comité de Control y Auditoria (COCOA). (1 Día hábil)

SUBDIRECTOR DE PLANEACION Y ORGANIZACIÓN

14.1

Recibe solicitud y envía el Informe de Actividades de la última Sesión del COCOA vía electrónica.(1 Día hábil)

SUBDIRECTOR DE INFORMACION 15.1 Recibe el Informe de Actividades presentado en la última Sesión del COCOA. Selecciona la información cualitativa y cuantitativa del avance de los programas e información administrativa, reproduce copia, e integra al archivo temporal.(1 Día hábil)





GOBIERNO 12 07/04/2006

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE INFORMACION

15.2

Revisa para verificar si abarca el contenido del Orden del Día que integra la Carpeta Ejecutiva de la Junta de Gobierno y determina: No procede, regresa a la actividad 13.2 Si Procede continua en la actividad (1 Día hábil)

15.3

Solicita vía electrónica a las áreas funcionales, una vez aprobado el Orden del Día, que en un plazo máximo de 3 a 5 días hábiles, remitan por el mismo medio, el avance del seguimiento de acuerdos y la información necesaria para integrar los diversos apartados. (1 Día hábil)

AREAS FUNCIONALES 16.1

Reciben correo electrónico con la solicitud de información referida en el punto anterior, la integran y envían la misma dentro del plazo establecido. (3 a 5 Días hábiles)

SUBDIRECTOR DE INFORMACION 17.1 Recibe, revisa información y determina? No procede, regresa a la actividad 15.1. Si Procede continua en actividad 17.2 (1 Día hábil)

17.2

Integra en el formato respectivo: Orden del Día, Lista de Presentes, Acta de la última Sesión Ordinaria, Propuestas de Acuerdo, Informe de Actividades de la Junta de Gobierno; y lo archiva de forma temporal. (1 Día hábil)

17.3

Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en formato pdf, para prevenir alteración de información. (1 Día hábil)

17.4 Remite archivos electrónicos a la Dirección de Tecnologías de la Información, con el propósito de incorporarlos a un portal de Internet con acceso restringido, sólo para los integrantes de la H. Junta de Gobierno. Turna copia a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico.. (1 Día hábil)

DIRECCION DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

18.1 Recibe e incorpora los archivos electrónicos al portal de Internet, elabora nombre de usuario y contraseña. (1 Día hábil)





GOBIERNO 13 07/04/2006

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE INFORMACION

18.2

19.1

Confirma que se encuentra disponible el portal e informa al Subdirector de Información, las claves de nombre de usuario y contraseña asignados. (1 Día hábil) Recibe notificación de que se encuentra disponible el portal y claves de nombre de usuario y contraseña asignados. (1 Día Hábil)

19.2 Elabora oficio en correo electrónico y envía a integrantes de la H. Junta de Gobierno: Carpeta Ejecutiva de Trabajo, Notifica portal de Internet, Claves de Acceso, solicitando confirmación de asistencia 5 días hábiles anteriores al día de la Sesión. (1 Día hábil)

19.3 Recibe confirmación de asistencia integrantes de la H. Junta de Gobierno, integra lista de asistentes y prepara personificadores. (1 Día hábil)

19.4 Reproduce e integra las Carpetas Ejecutivas de Trabajo, de la Titular del Organismo y del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 Día Hábil)

19.5 Elabora la Guía de Conducción para el Presidente de la Junta de Gobierno (Secretario de Salud), así como el Resumen Ejecutivo de la Carpeta de Trabajo para la Titular del Organismo y el Secretario Técnico (Oficial Mayor). (1 Día hábil)

19.6 Concluye y tiene lista Carpeta Ejecutiva de Trabajo, Guía de Conducción y Resúmenes Ejecutivos un día antes de la Sesión. (1 Día hábil)

FIN





GOBIERNO 14 07/04/2006

7. REFERENCIAS

7.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de Febrero de 1917, y sus Reformas).

7.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Publicada en el Diario Oficial

de la Federación el 29 de Diciembre de 1976, y sus Reformas).

7.3. Ley Orgánica de Salud (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 07 de Febrero de 1984, y sus Reformas).

7.4.- Ley de Asistencia Social (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 02 de Septiembre de 2004).

7.5.- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006).





GOBIERNO 15 07/04/2006

8. FORMATOS

8.1. FORMATO PARA ACUERDOS JUNTA DE GOBIERNO

APARTADO ___

ASUNTO:

DESCRIPCIÓN:

PROPUESTA DE ACUERDO:

POM-01-F1





GOBIERNO 16 07/04/2006

8.2 FORMATO CARATULA JUNTA DE GOBIERNO

Fecha de clasificación del expediente: Unidad Administrativa: Reservada: Periodo de reserva: Fundamento Legal: Ampliación del período de reserva: Confidencial: Fundamento Legal: Rúbrica del Titular de la Unidad Administrativa Fecha de desclasificación Desclasificó (rúbrica y cargo del servidor público):

____ de _________ de _______ Oficialía Mayor Todas las páginas que lo conforman 1 año Artículos 14 fracción VI de la L.F.T.A.I.P.G. ---------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------- __________________________________ Oficial Mayor del Sistema Nacional DIF


JUNTA DE GOBIERNO

_____ SESIÓN ORDINARIA

(Fecha) __________________

POM-01-F2





GOBIERNO 17 07/04/2006

8.3. FORMATO LISTA DE ASISTENCIA JUNTA DE GOBIERNO

ASISTENTES FIRMA

POM-01-F3





GOBIERNO 18 07/04/2006

8.4. FORMATO ORDEN DEL DIA JUNTA DE GOBIERNO

ORDEN DEL DÍA

Apartado I. Lista de Integrantes de la Junta de Gobierno. 1 II. Aprobación del Orden del Día. 2 III. Aprobación del Acta de la _______ Sesión Ordinaria de la Junta de

Gobierno. 3

IV. Avance y Seguimiento de Acuerdos de la Junta de Gobierno. 4 V. Intervención de __________________________________________,

Director General del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

5

VI. Informe de Actividades correspondiente al período _______________ de ______.

6

VII. Informe del Comité de Control y Auditoría. 7 VIII. ____________________________________________________________

_(Propuesta de Acuerdo) 8

IX. _____________________________________________________________(Propuesta de Acuerdo)

9

X. _____________________________________________________________(Propuesta de Acuerdo)

10

XI. _____________________________________________________________(Propuesta de Acuerdo)

11

XII. _____________________________________________________________(Propuesta de Acuerdo)

12

… … … ____ Asuntos Generales ____

POM-01-F4



PROCEDIMIENTO PARA:

ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DEL COMITÉ DE VALIDACION DE PROYECTOS

ASISTENCIALES (COVAPA)

ABRIL 2006




CARPETA DEL COMITÉ DE VALIDACION DE PROYECTOS ASISTENCIALES (COVAPA) 2 07/04/2006


ELABORÓ OFICIAL MAYOR

LAE. CARLOS PONCE MARTINEZ



Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 6 7 8

10

11




PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DEL COMITÉ DE VALIDACION DE

PROYECTOS ASISTENCIALES (COVAPA) 3 07/04/2006

1. OBJETIVO

Orientar la asignación y operación de las acciones que se deriven de los recursos federales del Fondo V de Aportaciones Múltiples del Ramo 33, con base en criterios de vulnerabilidad y marginación de conformidad con las líneas estratégicas que en materia de Asistencia Social, el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia ha definido, así como proveer al Comité de los elementos necesarios para llevar a cabo las Sesiones, con el propósito de contribuir a la toma de decisiones de sus integrantes.






2. ALCANCE

Aplica a los integrantes del Comité de Validación de Proyectos Asistenciales (COVAPA): Oficial Mayor, Presidente; Jefes de las Unidades de Asistencia Social, Vocales Ejecutivos; Directores Generales, o representante de cada uno de ellos Vocales, y al Director de Gestión y Desarrollo Estratégico de la Oficialía Mayor: Secretario Técnico del Comité.






3. DEFINICIONES

3.1. Calendario de Reuniones: Consiste en la relación de fechas y horario de cada una de las Sesiones que desarrollará un Cuerpo Colegiado en el transcurso de un año.

3.2. Sesión: Es la reunión que se celebra de manera ordinaria o extraordinaria para

tratar una serie de asuntos que deben ser aprobados y del conocimiento del Organo de Gobierno y del Comité de Control y Auditoria.

3.3. Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al menos dos

días de anticipación por la urgencia de los puntos a tratar. 3.4. Sesión Ordinaria: Es aquella que está fijada por trimestre, previamente en un

calendario de Sesiones aprobado por los integrantes del Cuerpo Colegiado. 3.5. Validación: Considerar viable las acciones de ejecución de un proyecto de

asistencia social en base a la experiencia obtenida por los expertos en la materia (Direcciones Generales)







4.1.- Oficial Mayor: Comunicar los techos presupuestales a los Sistemas Estatales

DIF correspondientes al Fondo V-Ramo 33

4.2.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la elaboración de la Carpeta de Trabajo que se envía a los integrantes del Comité de Validación de Proyectos Asistenciales

4.3.- Subdirección de Información: Recibir de los Sistemas Estatales DIF los proyectos de Asistencia Social para ser canalizados a los integrantes del Comité. Recibir validación o sugerencias de los proyectos. Elaborar e integrar la Carpeta de Trabajo. Integrar el seguimiento de los acuerdos del Comité. Resguardar la Carpeta de Trabajo en los archivos del Departamento de Información y Asegurar que los documentos estén disponibles para su utilización y/o consulta.







OFICIALIA MAYOR SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN SECRETARIO TÉCNICO DEL COVAPA (DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATÉGICO)

DOCUMENTOS

7,1

6,2

2,2

3,4

1,1

Inicio

Comunica los techos presupuestales a los SEDIF para

que elaboren los proyectos. Formato de proyectos

3,1

2,1

Recibe proyectos de los SEDIF

Analisa, registra y elabora oficio para remitir proyectos a los integrantes del

COVAPA

4,15,1

6,1

6,4

Recibe oficio, firma e instruye a los integrantes del COVAPA, para

validación

Recibe oficio, firma e instruye Recibe oficio, registra y elabora oficio para firma del Oficial Mayor

Remite validación o sugerencias

Envía a los SEDIF la validación o sugerencia quienes proceden a utilizar

los recursos o modificacion de proyectos.

Evalua y sistematiza la información seleccionada.

Consulta calendario de reuniones de Directores Generales SEDIF.

6,5

7,2

6,3

Elabora: orden del día, presentación de proyectos recibidos, propuesta de

acuerdos y lista de asistencia.

FIN

Elabora e integra contenido de la información para las Carpetas

Informativas.

Envía convocatoria a los integrantes

8,1 Celebra Sesión del Comité e instruye.Da seguimiento de los acuerdos y

elabora presentación de información para la Reunión de Directores

Generales DIF Estados.

Formato Orden del Día y lista

de Asistencia






6. DESARROLLO RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO

OFICIAL MAYOR 1.1 Una vez autorizado el Presupuesto comunica vía correo electrónico y mediante oficio a los SEDIF, los techos presupuestales concernientes al Fondo V Ramo 33 en su componente de Asistencia Social para que procedan a elaborar proyectos e instruye lo procedente. (1 día hábil)


2.1

Recibe de los SEDIF, proyectos de Asistencia Social para que sean canalizados a los integrantes del Comité de Validación de Proyectos Asistenciales (COVAPA) para validación y registro. (1 día hábil, considerando que tienen todo el año para enviar sus proyectos)

2.2

Analiza, registra y elabora oficio para firma del Secretario Técnico del COVAPA, para remitir los proyectos de Asistencia Social a los integrantes del Comité competentes para su validación o sugerencias. (10 días hábiles)

SECRETARIO TÉCNICO DEL COVAPA (DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO DE LA OFICIALÍA MAYOR)

3.1

Recibe oficio, firma y lo remite firmado a los integrantes del COVAPA, quienes analizan el contenido de los proyectos y validan o emiten sugerencias a los mismos. (20 días hábiles)

3.2

Remite las sugerencias o validaciones de los proyectos a los integrantes del COVAPA e instruye lo procedente. (1 día hábil)

SUBDIRECTOR DE INFORMACION 4.1

Registra y elabora oficio para firma del Oficial Mayor para conocimiento del Sistema Estatal DIF, de la resolución de sus proyectos. (2 días hábiles)

OFICIAL MAYOR SUBDIRECTOR DE INFORMACION

5.1

6.1

6.2

Recibe oficio, firma e instruye lo conducente. (1 día hábil) Envía a los SEDIF la validación o sugerencia quienes proceden a utilizar los recursos o modificación de proyectos. (5 días hábiles) Consulta el calendario de reuniones de Directores Generales de los SEDIF, para obtener fecha de la siguiente Sesión Ordinaria o Extraordinaria e integra el calendario al archivo. (1 día hábil)






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 6.3

Elabora: Orden del Día, presentación de los proyectos recibidos, propuestas de acuerdos del COVAPA y lista de asistentes. (5 días hábiles)

6.4 Evalúa y sistematiza la información seleccionada sobre el avance de los proyectos y recursos empleados por los Sistemas Estatales DIF. (2 días hábiles)

6.5

Elabora e integra el contenido de la información anterior para las Carpetas Ejecutivas de los vocales integrantes del COVAPA. (1 día hábil)

SECRETARIO TÉCNICO DEL COVAPA (DIRECTOR DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO DE LA OFICIALÍA MAYOR) SUBDIRECTOR DE INFORMACION

7.1

7.2

8.1

Envía la convocatoria vía correo electrónico y oficio, a los integrantes del COVAPA. (2 días hábiles) Lleva a cabo la Sesión con los integrantes del COVAPA, toman acuerdos e instruye. (1 día hábil).

Da seguimiento de los acuerdos tomados y elabora presentación de información para la Reunión de Directores Generales DIF Estatales. (5 días hábiles) FIN

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: P0M-02





7. REFERENCIAS












8. ANEXOS

8.1. FORMATO PARA VALIDACION (COVAPA)

DIRECCIÓN GENERAL FORMATO PARA LA VALIDACIÓN DE

PROGRAMAS Y/O PROYECTOS INSTITUCIONALES DE ASISTENCIA SOCIAL

(RAMO 33) No.

(no llenar) Fecha de recepción

(no llenar)

Lugar y fecha

1. Datos Generales Nombre del Estado: Nombre del Director: Domicilio: Teléfono y Fax Correo electrónico Página WEB

2. Diagnóstico situacional






DIRECCIÓN GENERAL

3. Nombre del Programa o Proyecto

4. Líder del Programa o Proyecto

5. Descripción del Proyecto

6. Beneficio social tangible

7. Fecha de inicio del proyecto 8. Fecha de terminación del proyecto






9. Metas del proyecto

10. Costo Estimado del Proyecto

Conceptos Monto

Total

11. Factores críticos de éxito

12. Restricciones del proyecto






13. Población Objetivo

14. Relaciones Interinstitucionales

Institución Objetivo y/o beneficio

15. Profesionalización del equipo de trabajo

Estado Deseado

Fecha de inicio

Fecha de Término

Etc. 1. 2. 3.

Responsable

Estado Actual:

Nombre y Firma del Director General del SEDIF

Acciones






8.1 FORMATO PARA VALIDACION (COVAPA)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

El formato deberá ser llenado en su totalidad. Se podrá anexar información adicional con el fin de ampliar el marco de referencia. 1.- Datos Generales: Escriba el Nombre del Sistema Estatal DIF, Nombre del Director del Sistema Estatal, Domicilio, Teléfono, Fax, Correo Electrónico y Página Web. 2.- Diagnóstico Situacional: Refiérase a la problemática y su entorno. 3.- Nombre del Programa o Proyecto: Se sugiere sea breve, claro y concreto. 4.- Líder del Programa o Proyecto: Nombre del responsable del programa o proyecto. 5.- Descripción del Proyecto: Enuncie los elementos y/o fases del proyecto. 6.- Beneficio social tangible: Impacto del proyecto en el ciudadano. 7.- Fecha de inicio del proyecto 8.- Fecha de terminación del proyecto 9.- Metas del proyecto: Deberán ser metas realistas, cuantificables y objetivas, elaborando el calendario correspondiente, que permita dar seguimiento a las metas programadas 10.- Costo estimado del Proyecto: Conceptos y monto. 11.- Factores críticos de éxito 12.- Restricciones del proyecto 13.- Población Objetivo: Describa las características de la población atendida acorde con su diagnóstico situacional (Se sugiere usar indicadores y estadísticas oficiales) 14.- Relaciones Inter.-Institucionales: Especifique el nombre de las instituciones con las que se vincula y el objetivo y/o beneficios de esta relación. 15.- Profesionalización del equipo de trabajo: Señale el perfil profesional del personal y anote la forma en que se capacita.






Resumen



PROCEDIMIENTO PARA:

ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DE EVALUACION DE PROYECTOS

INSTITUCIONALES

ABRIL 2006




CARPETA DE EVALUACION DE PROYECTOS INSTITUCIONALES 2 07/04/2006


ELABORÓ OFICIAL MAYOR

L.A.E. CARLOS PONCE MARTINEZ

APROBÓ TITULAR DEL ORGANISMO


Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 6 7 8

10

11




PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DE EVALUACION DE PROYECTOS

INSTITUCIONALES 3 07/04/2006

1. OBJETIVO

Evaluar anualmente los proyectos presentados por cada una de las tres Direcciones Generales que integran la Oficialía Mayor (Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, Dirección General de Recursos Humanos y Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales), con el objeto de asegurar que los recursos humanos, materiales y presupuestales se asignen de manera óptima, a través del uso de la herramienta del “Marco Lógico”.






2. ALCANCE

Aplica a la Oficialía Mayor, Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, Dirección General de Recursos Humanos y Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.






3. DEFINICIONES

3.1.- Análisis del Marco Lógico: Es una herramienta basada en resultados para la conceptualización, diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de proyectos. Sirve para estructurar el proceso de planificación de proyectos y comunicar información esencial sobre el proyecto a los involucrados de forma eficiente

3.2.- Análisis Costo- Beneficio: Instrumento para formular y evaluar proyectos; trata

acerca de los costos y beneficios de un plan, cuantificando ambos en términos monetarios y sociales, directos o indirectos, con el propósito de que los beneficios sean mayores a los costos. Los métodos que se usan con mayor frecuencia en este tipo de análisis son: tasa de rentabilidad interna, valor neto y actual, y análisis costo-eficiencia.

3.3.- Listado Maestro: Concentrado de información que resulta del resultado de la matriz

de priorización y el cruce presupuestal.







4.1.- Oficial Mayor: Responsable de los Proyectos de Oficialía Mayor / Dar seguimiento

a los Proyectos de Oficialía Mayor.

4.2.- Director General de Programación, Organización y Presupuesto: Responsable de los proyectos de la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto / Dar seguimiento y cumplimiento a los proyectos de su competencia

4.3.- Dirección General de Recursos Humanos: Responsable de los proyectos de la

Dirección General de Recursos Humanos / Dar seguimiento y cumplimiento a los proyectos de su competencia

4.4.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales:

Responsable de los proyectos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales / Dar seguimiento y cumplimiento a los proyectos de su competencia







SUBDIRECTOR DE INVESTIGACION E INNOVACIÓN

ÁREAS DE OFICIALÍA MAYOR:DGPOP, DGRH Y DGRMSG

DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y

PRESUPUESTO

OFICIAL MAYOR TITULAR DEL ORGANISMO DOCUMENTOS

7,1

8,1

6,1

2,1

5,1

9,1

1,1

Inicio

De acuerdo con el Oficial Mayor, publica la convocatoria para la presentación de los proyectos

Envían los proyectos para

revisión

Presentación de Minuta de

Reunión

�

3,3

3,1

Recibe proyectos y elabora presentación para revisión de los

mismos con las áreas de Oficialía Mayor

3,2

4,1

5,2

Capptura en Matriz analítica de priorización los proyectos

recibidos.

Proporciona información a la DGPOP, para identificar aquellos proyectos que tengan recursos

en el presupuesto.

Analiza e identifica los proyectos que

tengan recursos en el presupuesto

Revisa el resultado de la Matriz de priorización y realiza los ajustes a la presentación

conforme a lo acordado en el Listado Maestro.

Realiza la presentación del Listado Maestro al Titular del Organismo para su validación

8,2

Valida el Listado Maestro e instruye

Da seguimiento de los proyectos validados con la inclusión del

Listado Maestro depurado a un tablero de control.

Realiza presentación al Oficial Mayor de los resultados finales

Revisa los resultados finales, determina los proyectos sujetos a

reconocimiento e instruye preparar la ceremonia de entrega

de los mismos, indicando día, hora y lugar.

Recibe validación e instruye.

13,1

Coordina la ceremonia de entrega de reconocimientos

Listado de trabajo matriz

de priorización.

Reconocimientos.

FIN

Reportes con semaforización

de cumplimiento a cada una de

las áreas.

�






6. DESARROLLO

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE INVESTIGACION E INNOVACION

1.1 En acuerdo con el C. Oficial Mayor, durante el mes de enero se publica la convocatoria para la presentación de los proyectos. (1 día hábil).

AREAS DE OFICIALIA MAYOR: DGPOP, DGRH, DGRMSG

2.1

Envían los proyectos para revisión. (10 días hábiles).

SUBDIRECTOR DE INVESTIGACION E INNOVACION

3.1.

Recibe los proyectos y elabora la presentación para revisión de los mismos con las áreas de Oficialía Mayor. (3 días hábiles).

3.2 Captura en matriz analítica de priorización los proyectos recibidos (Variables de la herramienta de Marco Lógico y Análisis Costo – Beneficio) (1 día hábil).

3.3.

Proporciona información a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) para identificar aquellos proyectos que tengan recursos en el presupuesto. (2 días hábiles).

DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

4.1.

Analiza e identifica los proyectos que tengan recursos en el presupuesto. (1 día hábil).

OFICIAL MAYOR

5.1

En reunión con la DGPOP, revisan el resultado de la matriz de priorización y se realizan los ajustes a la presentación conforme a lo acordado: Listado Maestro POM-03-F3. (1 día hábil).

5.2.

Realiza la presentación del listado maestro POM-03-F3 al Titular del Organismo para su validación. (3 días hábiles).

TITULAR DEL ORGANISMO

6.1.

Valida el listado maestro POM-03-F3 e instruye. (2 días hábiles).

OFICIAL MAYOR 7.1. Recibe validación e instruye. (1 día hábil)


8.1.

Da seguimiento de los proyectos validados con la inclusión del listado maestro POM-03-F3 depurado a un tablero de control que se alimenta de los reportes de las áreas de Oficialía Mayor. (2 días hábiles)






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 8.2.

Realiza presentación al Oficial Mayor de los resultados finales. (2 días hábiles).

OFICIAL MAYOR

9.1 Revisa los resultados finales, determina los proyectos sujetos a reconocimiento e instruye preparar la ceremonia de entrega de los mismos, indicando el día, hora y lugar. (1 día hábil).


10.1 Coordina la ceremonia de entrega de reconocimientos. (1 día hábil).

FIN






7. REFERENCIAS


7.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Publicada en el Diario Oficial de

la Federación el 29 de Diciembre de 1976, y sus Reformas).



7.5.- Ley de Planeación (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 5 de enero de 2006, Última reforma publicada DOF 13-06-2003).

7.6.- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia

(Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006).






8. ANEXOS

8.1. PORTADA






8.2. FORMATO MINUTA DE REUNION

POM-03-F2






8.3. FORMATO LISTADO DE TRABAJO: MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

(PONDERADORES AJUSTABLES)

POM-03-F3






8.4. FORMATO REPORTES CON SEMAFORIZACIÓN DE CUMPLIMIENTO

POM-03-F4



PROCEDIMIENTO PARA:

ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DEL PROGRAMA OPERATIVO PARA LA

TRANSPARENCIA Y COMBATE A LA CORRUPCION

ABRIL 2006




CARPETA DEL PROGRAMA OPERATIVO PARA LA TRANSPARENCIA Y COMBATE A LA CORRUPCION 2 07/04/2006


ELABORÓ: OFICIAL MAYOR

LAE. CARLOS PONCE MARTINEZ



Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA 1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS 8.- ANEXOS

3 4 5 7 9

10

12

13




PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR E INTEGRAR LA CARPETA DEL PROGRAMA OPERATIVO PARA LA TRANSPARENCIA Y COMBATE A LA CORRUPCION 3 07/04/2006

1. OBJETIVO

Cumplir con las disposiciones de la Comisión Intersecretarial de Transparencia y Combate a la Corrupción, dar seguimiento a las acciones relativas a prevenir y combatir la corrupción y fomentar la Transparencia en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





2. ALCANCE

Aplica todas las áreas del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.





3. DEFINICIONES

3.1.- Acuerdos de la Comisión: Son las disposiciones emanadas de la Comisión Intersecretarial para la Transparencia y el Combate a la Corrupción de aplicación obligada para las Instituciones de la Administración Pública Federal.

3.2.- Cedula de Avance: Formato enviado por el Consultor de la Secretaría Ejecutiva de

la Comisión Intersecretarial para la Transparencia y Combate a la Corrupción (SECITCC), para reportar los avances trimestrales correspondientes.

3.2.- Cedula de Procesos: Formato enviado por el Consultor de la Secretaría Ejecutiva

de la Comisión Intersecretarial para la Transparencia y Combate a la Corrupción (SECITCC), para integrar el Programa Operativo del año correspondiente.

3.3.- Comisión Intersecretarial para la Transparencia y Combate a la Corrupción

(CITCC): La comisión esta integrada por: los titulares de las Dependencias de la Administración Pública Federal, el Subsecretario de Atención Ciudadana y Normatividad, el Procurador General de la República, los Titulares de las Unidades adscritas a la Presidencia de la República, representantes de los Sectores Social, Privado y autoridades de las Entidades Federativas y Municipales y los Titulares de las Paraestatales del Gobierno Federal.

3.4.- Consultor: Facilitan la integración de los POTCC, asesoran a las Dependencias y

Entidades sobre los Lineamientos y Acuerdos de la CITCC, coordinan junto con el enlace operativo los eventos requeridos para instrumentar y dar seguimiento a los POTCC y, evalúan los resultados obtenidos por las Instituciones.

3.5.- Índice de Seguimiento de Transparencia (I.S.T): la evaluación de las

Dependencias y Entidades inscritas en el POTCC se realiza mediante la determinación de un (IST). El IST mide el grado de avance de las metas del POTCC, más el nivel de cumplimiento de los acuerdos de la CITCC.

3.6.- Proceso Crítico: Es aquel en el que dadas sus características particulares se

presentan, se presentaron, o se pudieran presentar prácticas de opacidad o de corrupción, sin importar si han dado lugar o no a sanciones, o si ya se han puesto en marcha controles que inhiban tales conductas.





3.7.- Programa Operativo para la Transparencia y el Combate a la Corrupción (POTCC): Es un instrumento que da seguimiento a la consecución de logros dentro de la línea estratégica de la Agenda de Buen Gobierno: “honesto y transparente” consigna las acciones que realiza cada Institución, solicitando el cumplimiento de los “Acuerdos de la Comisión Intersecretarial”.

3.8.- Secretaría Ejecutiva de la Comisión Intersecretarial para la Transparencia y

Combate a la Corrupción (SECITCC): El Secretario Ejecutivo es el Consultor designado por la Secretaría de la Función Pública.

3.9.- Tutorial: Documento elaborado por la SECITCC en el que se establecen las

directrices para integrar el POTCC del año en cuestión.






4.1.- Oficial Mayor: Responsable del Programa / Facilita la instrumentación del programa en el más alto nivel de la Institución.

4.2.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Enlace Operativo /Coordina

operativamente los procesos, facilita y motiva a los representantes de éstos y mantiene un vínculo permanente con el Órgano Interno de Control (OIC) y la SECITCC.

4.3.- Subdirección de Investigación e Innovación: Facilitador / Promueve la

coordinación operativa de los procesos, facilita y motiva a los representantes de éstos y mantiene un vínculo permanente con el OIC y la SECITCC.

4.4.- Directores Generales de Área: Responsables de procesos / Aseguran la

alineación estratégica de los resultados y acciones comprometidas en los POTCC con las prioridades de la institución, y son los Enlaces Operativos de procesos el motor en el diseño y resultados del POTCC, estos últimos aseguran la instrumentación de acciones al interior de los procesos críticos.

4.5.- Órgano Interno de Control: Participa activamente en la identificación de

procesos críticos, en la integración y el seguimiento y mejora de los POTCC; en la implantación de los proyectos derivados. Como evidencia de su compromiso, todos los documentos del POTCC, deben estar firmados por el titular del OIC.





5. DIAGRAMA DE FLUJO OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE GESTION Y DESARROLLO

ESTRATEGICOSUBDIRECCION DE INVESTIGACION E

INNOVACION ÁREAS FUNCIONALES DOCUMENTOS

5,5

SI

5,4

3,12,11,1

Inicio

Recibe tutorial del consultor de la SFP y lo turna al Director

Recibe tutorial del consultor de la AFP y lo turna

Formato para minuta de reunión

�

5,14,1

Convoca a reunión con las áreas del SNDIF, OIC consultor de la SFP

Realiza presentación de las directrices y elabora oficio para

convocar a reunión.

5,2

5,3

Lleva a cabo reuniones con cada una de las áres del SNDIF, para

elaborar las cédulas que integral el POTCC

Elabora oficio y remite el POTCC de manera impresa y electrónica a la Secretaría de Salud y consultor

de la SFP.

Coordina reuniones con las áreas del SNDIF, para el

requisitado de la Cédulas.

Coordina reuniones de seguimiento para el seguimiento para el cumpliento de metas y

acuerdos de la CITCC

6,1

7,1

9,1

Entrega las Cédulas de avances finales para su remisión vía

correo electrónico.

Recibe oficio,firma e instruye

Envía para firma las Cédulas de avance finales al Oficial Mayor

Lleva a cabo el requisitado de las

Cédulas de avance trimestral y los acuerdos de la

CITCC

NO

10,1

8,1

¿Procede?

FIN

Elabora el oficio para firma del Oficial de Mayor para envíar el reporte trimestral del POTCC

Remite información trimestral de manera impresa y

electrónica a la SS y AFP

5,3

Cédulas de procesos críticos

identificados

Cédula trimestral de avance

de procesos.

Cédulas de avances finales

�





6. DESARROLLO

RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO OFICIAL MAYOR

1.1 Durante el mes de febrero, recibe el tutorial del Consultor de la Secretaría de la Función Pública en el que se circunscriben las directrices (Cédulas de integración y avances) para la conformación del POTCC del año en cuestión y lo turna para lo procedente. (1 día hábil)

DIRECCION DE GESTIÓN Y DESARROLLO ESTRATÉGICO

2.1

Reciben vía correo electrónico el tutorial en el que se circunscriben las directrices – cédulas de integración y avances para la conformación del POTCC. y lo turna para lo procedente. (1 día hábil)

SUBDIRECCION DE INVESTIGACION E INNOVACION

3.1

Realiza presentación de las directrices y elabora correo electrónico para convocar a una reunión a las áreas involucradas, envía oficio electrónico a las áreas del SNDIF. (1 día hábil)

OFICIAL MAYOR

4.1

Convoca vía correo electrónico a reunión mediante oficio electrónico a las áreas del SNDIF, Órgano Interno de Control y al Consultor de la Secretaría de la Función Pública, para determinar los procesos críticos y que sean elaboradas las cédulas con que se habrá de integrar el POTCC del año en cuestión. (5 días hábiles)

SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACION E INNOVACION

5.1

Lleva a cabo reuniones con cada una de las áreas del SNDIF para elaborar las cédulas de los procesos críticos que habrán de integrar el POTCC POM-04-F2, con el propósito de obtener la firma de: los dueños de los procesos críticos, el Oficial Mayor en su carácter de Responsable del Programa, y el Titular del OIC. (1 día hábil)

5.2

Elabora el oficio de envío, el cual es firmado por el Oficial Mayor, y lo remite el POTCC de manera impresa y vía electrónica a la Secretaría de Salud y el Consultor de la Secretaría de la Función Pública. (5 días hábiles)

5.3

Coordina reuniones con las áreas del SNDIF para el requisitado de las cédulas de avances trimestral POM-04-F3, en las que se reportan los avances al cumplimiento de las metas del POTCC y los Acuerdos de la CITCC. (2 días hábiles)





RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACION E INNOVACION

5.4 Coordina reuniones de seguimiento para el cumplimiento de las metas de los Procesos Críticos y los Acuerdos de la CITCC, en las que se evalúan las cédulas de avance, de manera conjunta con las áreas del SNDIF, con el Órgano Interno de Control y el Consultor de la SFP. (2 días hábiles). No procede, regresa a la actividad 5.3 Procede continua

5.5

Integran las cédulas de avance POM-04-F3 finales para que sean requisitazas y las remite vía correo electrónico. (2 días hábiles)

AREAS FUNCIONALES

6.1

Llevan a cabo el requisitado de las cédulas de avance trimestral POM-04-F3 y los acuerdos de la CITCC. y las remiten. (1 día hábil)


7.1

Envía para firma las cédulas de avance POM-04-F3 finales a las áreas del SNDIF, al Oficial mayor y al titular del OIC. (2 días hábiles)

SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACION E INNOVACION

8.1

Elabora el oficio para firma del Oficial Mayor para enviar el reporte trimestral del POTCC POM-04-F4. (1 día hábil) (1 día hábil)

OFICIAL MAYOR

9.1

Recibe oficio, firma e instruye. (1 día hábil)


10.1 Remite el informe trimestral, de manera impresa y electrónica a la Secretaría de Salud y a la Secretaría de la Función Pública. (1 día hábil)

FIN





7. REFERENCIAS







7.6.- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

(Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002, Última reforma aplicada 11 de mayo de 2004).

7.7.- Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a la

Corrupción en la Administración Pública Federal, como una Comisión Intersecretarial de carácter permanente (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de diciembre de 2000).





8. ANEXOS

8.1. FORMATO MINUTA DE REUNION

POM-04-F1





8.2. FORMATO CEDULAS DE INTEGRACION DEL POTCC

POM-04-F2





8.3. FORMATO CEDULAS DE AVANCE DEL POTCC

POM-04-F3





8.4. GUIA TUTORIAL PARA LA INTEGRACION DEL POTCC Y REPORTE DE AVANCES

POM-04-F4

manual procedimientos - omsitios.dif.gob.mx/normateca/wp-content/archivos/normateca/manuales/... ·...

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