INTRODUCCIÓNFacilitar cada vez más el proceso de creación de las empresas es una tarea continua de las en-tidades públicas y privadas que intervienen en el desarrollo empresarial. En esta línea, la Cáma-ra de Comercio del Oriente Antioqueño ha implementado programas de simplificación de trámi-tes que permiten al emprendedor ahorrar costos y tiempo en el proceso de legalización de su unidad empresarial. Así mismo, la Cámara tiene a disposición del público en general algunas he-rramientas tecnológicas que resultan de gran ayuda para que el naciente empresario realice, a través de internet, varias consultas y trámites relacionados con la formalización de empresas. En este especial de Oriente Comercial, hacemos un recorrido por los aspectos básicos que debe tener en cuenta una persona que quiera convertir una idea de negocio en una empresa formal.

Un buen comienzoSi bien es cierto que en esencia un plan de empresa simplemente indicará cómo se debe operar una empresa en papel, y que este plan puede diferir mucho con la realidad, es impor-tante contar con un supuesto que a través de estudios de mercado, técnicos, administrativos y financieros permita validar la creación de una nueva empresa o la expansión de una ya exis-tente.

Además, contar con un plan de empresa pro-porciona nociones claras y detalladas sobre la empresa misma, su personal, los productos o servicios que ofrece, el conocimiento sobre sus competidores y el mercado en el que se en-

cuentra, así como sus metas, las estrategias y cada uno de los planes de acción para conseguir las metas.

Según Daniel Borrego, Consultor estratégico y gestor de cuentas de marketing online para numerosas empresas de España, “dentro de los principales propósitos que tiene el elaborar un plan de negocios para una pyme o un empren-dedor se pueden destacar dos: obtener finan-ciamiento externo y proporcionar un plan es-tratégico”.

En el primero de ellos, obtener financiamiento externo, el objetivo es lo más importante, en

la medida en que se necesiten recursos finan-cieros para poder operar la empresa o hacerla crecer. Contar con un plan de empresa para ob-tener financiamiento, ya sea con un banco o un inversionista, brinda una noción de cómo se en-cuentra la empresa, cuánto personal requiere, experiencia con la que se cuenta para operarla, y el estado de financiero de la misma.

El segundo propósito, proporcionar un plan es-tratégico, sirve para establecer el camino a se-guir con la empresa, para alcanzar las metas fijadas. De esta manera se mantiene a la em-presa y al personal en la dirección previamente establecida.

La siguiente fase en la creación de empresa con-siste en formalizarla. La formalidad de las em-presas es fundamental para que éstas puedan acceder a nuevos mercados, tener la posibilidad de exportar, importar, acceder a créditos, inno-var y, en general, realizar todas la actividades que necesita una empresa para crecer. El siste-ma regulatorio de la formalización tiene por ob-jetivo lograr una sociedad que funcione de una forma ordenada, en un ambiente de confianza, que facilite la realización de las actividades pro-ductivas y comerciales.

Como política pública prioritaria, el estado co-lombiano busca consolidar un sector privado di-námico con altos niveles de productividad e in-novación, a través del cual se desarrollen varios propósitos, como lo son el aumentar las tasas de crecimiento económico, el desarrollo de un mercado laboral que genere empleos de calidad

e ingresos suficientes para los trabajadores y la reducción en los niveles de pobreza y desigual-dad.

Sin embargo, el propósito de contar con un sector privado fortalecido y con altos niveles de productividad depende en gran medida de la vinculación efectiva de la totalidad de este sec-tor a la economía formal del país.

Cuando las empresas desarrollan sus activida-des desde la informalidad, tienen menores ni-veles de productividad y mantienen una escala de operación inferior a la óptima, afectando de esta forma la consolidación de un sector priva-do dinámico.

ara el empresario la formalización empresarial se traduce en cumplir con ciertas obligaciones, algunas de ellas son:

• Registro de la actividad empresarial ante las Cámaras de Comercio.

• Inscripción en los registros de impuestos, tanto nacionales como distritales y muni-cipales.

• Registro de la empresa ante una administra-dora de riesgos profesionales.

• Registro de la empresa ante el SENA, ICBF y cajas de compensación.

• Afiliación de los trabajadores ante las enti-dades correspondientes del Sistema de Se-guridad Social.

Cumplimiento de normas relacionadas con la apertura y funcionamiento de establecimientos de comercio (Págos de derecho de autor, nor-mas sanitarias y de salud, normas de seguridad física, normas ambientales, usos de suelo, etc.).

Hacia el camino de la legalidad

Gestión contable y tributariaTener una buena gestión contable y tributaria es la tercera fase que debe tener en cuenta el em-presario. La gestión contable tiene el objetivo de predecir el movimiento del efectivo; tomar las decisiones en cuanto a las inversiones y crédi-tos; apoyar a los administradores en cuanto a la planeación, la organización y la dirección de los negocios relacionados con la empresa; fun-

damentar la determinación de precios, tarifas y cargas tributarias; ejercer un cierto control so-bre las operaciones económicas de la empresa y contribuir para la evaluación de los beneficios o el impacto social que pueda llegar a tener la actividad que desarrolla la empresa en la comu-nidad.

La gestión tributaria permite conocer qué tipo de impuestos debe de cumplir el empresario para el desarrollo de su actividad, lo cual se transfiere en los recursos económicos que ne-cesita el gobierno para el cumplimiento de sus fines.

Con el propósito de agilizar el proceso de crea-ción de empresas y de suministrar la informa-ción en un solo lugar, las cámaras de comercio del país, bajo la coordinación de Confecámaras, tienen en funcionamiento el Portal Nacional de Creación de Empresas: www.crearempresa.com.co.En el Portal Nacional es posible, mediante tres sencillos pasos, constituir vía internet y en for-ma simple, el negocio que tiene en mente. Estos son los pasos que debe seguir en la página para realizar todos los trámites necesarios:

CONSULTA

Antes de registrar su empresa, es muy impor-tante que realice las siguientes consultas. Todas ellas ofrecen información gratuita e inmediata necesaria para dar inicio al trámite y evitar futu-ros problemas. Las consultas que puede realizar son:

Tipo de empresa: Conozca las características y responsabilidades que implica cada uno de los tipos de empresa, dependiendo si es persona natural o persona jurídica.

Nombre: Permite conocer si existen o no otras empresas o establecimientos a nivel nacional, con el mismo nombre de la empresa que se va a crear.

Marca: Puede verificar que el nombre que tiene

planeado para su marca y/o empresa no se en-cuentre registrado en la misma de clase o una relacionada ingresando los datos de nombre o expresión de la marca y la clase que va a dis-tinguir los productos o los servicios a proteger.

Actividad económica: Cada actividad econó-mica tiene asociado un código según el están-dar internacional CIIU. Digite la actividad en la casilla nombre (evite usar tildes y caracteres especiales). El sistema arrojará la clasificación asignada a dicha actividad. Este código deberá suministrarlo en el formulario de Registro Mer-cantil. También lo utilizará cuando diligencie el Prerut en la sección “Diligenciamiento”.

Consulta de uso del suelo: Este tipo de consulta sólo puede hacerse para empresas con domici-lio en Rionegro. Si la empresa está ubicada en cualquier otro municipio, la consulta de uso de suelo debe hacerse directamente en la Oficina de Planeación del municipio.

Simulador de pago: Ingrese el tipo de empresa, el capital a invertir y elija la Cámara de Comer-cio donde se quiere inscribir y obtenga el valor a pagar.

DILIGENCIAMIENTO

Una vez haya tomado la decisión de crear su empresa como Persona Natural o Jurídica debe registrarse como usuario del sitio web para que

pueda continuar con el proceso.

Como usuario registrado puede ingresar al por-tal con su nombre y contraseña y tener acceso a los formularios.

En este paso puede diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial en línea para matri-cularse en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio. Adicionalmente puede diligenciar los siguientes formularios:

• Realizar inscripción del RUT (Registro Único Tributario) ante la DIAN.

• Elaborar documento de constitución si el tipo de empresa que va a crear es una Per-sona Jurídica.

FORMALIZACIÓN

Después de diligenciados los documentos, pue-de conocer el estado de su proceso ingresando con su usuario y clave.

Una vez haya realizado los tres pasos anterio-res, diríjase a la Cámara de Comercio del Orien-te Antioqueño, para formalizar su matrícula.

Si le surgen dudas o inquietudes haga clic en el botón Consultor Virtual Chat, en cualquier mo-mento. El personal capacitado de la Cámara de Comercio, estará presto a resolver sus inquie-tudes.

www.crearempresa.com.co

FORMALICE SU EMPRESA A TRAVÉS

DE INTERNET

BENEFICIOS DE LA LEY 1429 PARA LOS EMPRENDEDORESA partir del 1 de marzo del 2011 entró en funcionamiento la nueva Ley de Formalización y Generación de Empleo, mediante la cual se consagran algunos beneficios para las pequeñas empresas que se matriculen a partir de la fecha de reglamentación de dicha ley.

El beneficio consiste en la progresividad en el pago de la matrícula mercantil durante los primeros tres años de creación de la empresa, así: no se paga el valor de la matrícula en el primer año, pagan sólo el 50% el segundo año y el 75% el tercer año de funcionamiento de la empresa.

Consulte el texto completo de la Ley en nuestro sitio web www.ccoa.org.co

Responde a la pregunta ¿Qué voy a vender?

Un bien es un conjunto de características tangibles que satisfacen las necesidades del cliente y un servicio es un conjunto de actividades realizadas por una empresa para responder a las necesidades del clien-te.

Para los bienes que se desean producir se deben tener en cuenta carac-terísticas como: el peso apropiado, tamaño, presentación, empaque, color indicado, forma y definir la marca e imagen de la empresa.

En los servicios se deben tener en cuenta tres aspectos denominados los

LA IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE MERCADO EN SU EMPRESA

Tal como se anunció en la anterior edición de Oriente Comercial, después de seguir el ABC para la creación de empresas por medio de la formalización, el empresario naciente debe evaluar el comportamiento del mercado en su proyecto de inversión y valorar los beneficios de un estudio que identifique su rentabilidad.

El estudio de mercado le permite al emprendedor tener una noción clara de la cantidad de consumidores que habrán de adquirir el bien o servicio que piensa vender, dentro de un espacio definido, durante el mediano plazo y el precio que están dispuestos a pagar para obtenerlo.

Adicionalmente, el estudio de mercado indicará si las características y es-pecificaciones del bien o servicio corresponden a las que desea comprar el cliente y qué tipo de clientes son los interesados en los bienes. Este estudio le servirá para orientar la producción del negocio y le permitirá tener infor-mación acerca del precio apropiado del bien o servicio, para ser competitivo en el mercado.

De otro lado, cuando este estudio se hace como el paso inicial de un pro-pósito de inversión, permite conocer el tamaño indicado del negocio que se va a iniciar, con las proyecciones correspondientes para las ampliaciones posteriores, consecuentes con el crecimiento esperado de la empresa. Este estudio le servirá además al empresario, para determinar los canales de dis-tribución de los bienes o servicios y cómo será su funcionamiento.

A continuación se describen algunos de los conceptos más importantes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de hacer un estudio de mercado:

¿Quién comprará mi bien o servicio?

Un cliente es quien accede a un bien o servicio por medio de una transacción fi-nanciera (dinero) u otro medio de pago. Estos pueden ser: personas, empresas u organizaciones y pueden ser de dos tipos:

los clientes actuales y los clientes poten-ciales. Los clientes actuales son los que recientemente han hecho compras, mientras que los clientes potenciales son quienes no han hecho compras recientemente pero son visualizados como posibles clientes, por su capaci-dad de compra.

El cliente

El Bien o Servicio

¿Cómo conocerán y com-prarán los clientes mi bien

o servicio?

La promoción consiste en informar y persuadir a los clientes del valor de su producto, las principales he-rramientas promocionales son la pu-

blicidad, la información de interés para el cliente y la promoción de ventas.

Se deben de tener elementos visuales para la promoción como: vo-lantes, pancartas, pendones, decoración de las instalaciones donde se preste el servicio, carteleras, habladores, etc.

La promoción

El Precio¿Cuánto pagaran los clientes por mi bien o servicio?

El precio es el valor del bien o servicio. Para definir el precio, se deben de tener en cuenta los costos de producción, los precios de la competencia y momento del mercado.

Según los costos de producción se debe analizar aspectos como: mano de obra, insumos, materiales, servicios públicos, etc.

Según los precios de la competencia, se debe de observar a los competido-res y se define si el precio será mayor, igual o menor.

Según el momento del mercado, se debe de tener en cuenta si el producto es nuevo y si tiene poca o mucha demanda.

¿Dónde voy a vender mi bien o servicio?

Se debe definir el canal, el sitio, la dis-tribución y cobertura de cómo poner a disposición de los clientes los bienes y/o servicios. Además, se deberá establecer si el producto será entregado directa-

mente al cliente o por medio de distribui-dores, si tendrá un punto de venta o si lo hará a domicilio. Si dispone un local comercial debe definir donde lo ubicará.

Recuerde que la elaboración de un estudio de mercado le permite visuali-zar la viabilidad comercial de su proyecto antes de la implementación. Así como evaluar periódicamente los cambios y tendencias en mercados que se están atendiendo. Por tal motivo, preste mucha atención a este tema y no permita que su negocio naciente fracase por no poner en práctica las recomendaciones del plan de mercado.

La Plaza

El estudio financiero está integrado por ele-mentos cuantitativos y monetarios que per-miten decidir y observar la viabilidad del plan de empresa. En ellos se integra el comportamien-to de las operaciones necesarias para que una empresa marche, lo que permite ver su creci-miento en el tiempo. De ahí la importancia de iniciar cualquier idea de negocio contemplando las variables que intervienen en el desarrollo e implementación del estudio financiero en la empresa.

Algunas de esas variables consideran el costo efectivo que conlleva el operar el negocio en términos financieros, que implican el costo de capital de trabajo y las adquisiciones de activos fijos y gastos preoperativos. La otra variable se basa en obtener los indicadores en los Esta-dos Financieros, como son: El Balance Gene-ral, Estado de Pérdidas y Ganancias y Flujo de Efectivo.

Elementos del Plan Financiero

1. Capital de inversión

Es el capital requerido para poner en funcionamien-to la empresa y considera tres aspectos: el capital de trabajo, los activos fijos y los gastos preoperativos.

El capital de trabajo: Es el dinero que se requiere para comenzar a producir, este dinero representa una

inversión en activos corrientes como: el efecti-vo inicial, el inventario y las cuentas por cobrar, lo cual permita operar durante un ciclo produc-tivo, dicha inversión debe garantizar la disponi-bilidad de recursos para la compra de materia prima y para cubrir los costos de operación du-rante el tiempo requerido para la recuperación del efectivo.

Activos fijos: Consta de la inversión en acti-vos como: maquinaria y equipos, muebles, ve-hículos, edificios y terrenos, etc.

Gastos preoperativos: Estas inversiones son todas aquellas que se realizan en servi-cios o derechos necesarios para la puesta en marcha del negocio, como: los gastos de or-ganización, las patentes y licencias, los gastos de puesta en marcha, las capacitaciones y los imprevistos.

2. Flujo de efectivo

El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que mues-tra el efectivo ge-nerado y utilizado

en las actividades de operación, inversión y fi-nanciación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final. Este provee informa-ción importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un mo-mento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisio-nes en las actividades financieras, operaciona-les, administrativas y comerciales.

Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen, necesitan de información financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo. Éste muestra los flujos de efectivo del período, es decir, las entradas y salidas de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento, lo que le servirá a la gerencia de las empresas para tomar decisiones.

3. Proyección Fi-nanciera

La Proyección Finan-ciera es una herra-mienta que permite ver en números el fu-turo de una empresa. Sirve como instru-mento para pronos-ticar ventas, gastos e

inversiones en un período determinado y tra-ducir los resultados esperados en los estados financieros básicos: estado de resultados, ba-lance general y flujo de efectivo.

Esta proyección es importante porque a través de ella se puede analizar si una empresa será rentable o no y en qué rubros debe enfocar-se para serlo. Por este motivo, la proyección sirve de soporte necesario en la presentación

del plan de empresa, línea de negocio o producto.

4. Alternati-vas de finan-ciamiento

Existen diversas opciones de finan-

ciamiento para poder iniciar su empresa, por lo cual resulta importante saber seleccionar el tipo de financiamiento más conveniente en-tre el abanico de posibilidades existentes tales como:

Capital propio: Usar el dinero obtenido de ahorros, de una liquidación como empleado, de una indemnización o de una ganancia ocasional proporcionan la ventaja de que el capital para iniciar o invertir en la empresa, al final del perío-do no cargará con obligaciones crediticias. De esta manera se produce un mayor aprovecha-miento de los recursos financieros, que pueden ser destinados al fortalecimiento y desarrollo de la empresa.

Entidades de financiamiento: Se debe se-leccionar adecuadamente la entidad más con-veniente, de acuerdo al costo del capital, al tiempo de devolución del crédito, a las exigen-cias de requisitos, al tiempo de respuesta y a las condiciones pactadas.

Una buena alternativa puede ser el Fondo Em-prender que provee alternativas de crédito de Capital Semilla, crédito condicionado a unas exigencias que de lograr su cumplimiento, pue-de resultar en una condonación de la deuda. Es decir, es un dinero que el emprendedor ya no tendrá que devolver con lo cual podrá fortale-cer su desarrollo empresarial.

Otras fuentes de financiamiento: Otras opciones pueden ser: acciones, donaciones, leasing, factoring, renting, fiducia, fondos de capital de riesgo, entre otros.

EL ESTUDIO FINANCIERO

EN LA EMPRESA La buena estructuración de su plan financiero le mostrará as-pectos como si tiene o no su-ficiente dinero para montar o fortalecer su empresa y saber real-mente cuánto y para qué va a nece-sitar de un financiamiento externo.

Con la implementación del estudio técnico en la empresa se pre-tenden resolver las preguntas referentes a dónde, cuánto, cuándo, cómo y con qué producir lo que se desea, por lo que el aspecto técnico operativo comprende todo aquello que tenga relación con el funcionamiento y la operatividad de la empresa. Además, este es-tudio analiza y determina el tamaño, la localización, las inversiones, los proveedores, la cadena de suministro y la organización requerida para realizar la producción o la prestación del servicio.

¿CÓMO SE HACE?

Empiece haciendo una explicación detallada de su producto o ser-vicio, incluyendo las características físicas, presentaciones, dimen-siones, colores, materiales y otras características que los definen. Es importante hacer dibujos que faciliten las explicaciones y mejo-ren la comprensión.

A continuación se describen tres aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar el estudio técnico de su empresa:

LA MACRO LOCALIZACIÓN

Determine la región y el sitio físico para ubicar el establecimiento, teniendo en cuenta las ventajas y desventajas del medio y del espa-cio. Algunos aspectos que puede tener en cuenta en la localización de su establecimiento son: la ubicación geográfica, accesos viales, aéreos u otros, consecución de materias primas, proximidad con los proveedores y con los clientes.

Es fundamental que conozca la legislación del municipio en temas de salud, medio ambiente, planeación, entre otros, para que no in-frinja ninguna norma ni ponga en peligro la imagen de su naciente empresa.

LOS PROVEEDORES

Seleccione quiénes suministrarán los insumos para la elaboración de sus productos o la prestación de los servicios.

A la hora de hacer la selección de sus proveedores tenga en cuenta aspectos como capacidad de respuesta, calidad de las materias pri-mas o prestación de los servicios de apoyo, trayectoria en el mer-cado, precios, forma de facturación, entre otros, pues gran parte de la calidad de sus productos o servicios depende de las condiciones de las materias primas o los servicios de apoyo.

Para una empresa de confección sus proveedores podrán ser quie-nes suministran las telas, los hilos, botones, agujas y cierres, mien-tras que para un almacén serán quienes le surten los diferentes productos que vende. No olvide definir con ellos desde el principio las reglas con las que intercambiarán comercialmente, para minimi-zar el riesgo de pérdidas o problemas posteriores.

LA CADENA DE SUMINISTRO

Una cadena de suministro es una red de instalaciones y medios de distribución que tiene por función la obtención de insumos, su transformación en productos terminados y la distribución del pro-ducto final a los consumidores.

Una cadena de suministro está compuesta por tres partes: el su-ministro, la fabricación y la distribución.

En la parte del suministro usted debe definir cómo, cuándo y dón-de conseguir las materias primas para la fabricación de sus produc-tos o la prestación de sus servicios. El tener las materias primas en el momento, de la forma indicada y en el lugar apropiado hace que se tenga un mejor aprovechamiento de los recursos, lo que puede traducirse en generación de rentabilidad.

En la fabricación se convierten las materias primas en productos terminados. En este proceso debe tener en cuenta todos los fac-tores que intervengan en la producción o en la prestación de los servicios como: lo que se necesita para hacer el producto o prestar el servicio, con que se va a hacer, quién o quienes lo elaborarán o lo prestarán, entre otros.

Por último en la distribución se debe asegurar que los productos finales lleguen al consumidor, por medio de una red de distribuido-res, almacenes y comercios. La cadena comienza con los proveedo-res de sus proveedores y termina con los clientes de sus clientes.

No olvide que a pesar de identificar todos los elementos que confor-man el estudio técnico de manera fácil, es fundamental documen-tarlos y tenerlos por carpetas, de tal manera que pueda consolidar un archivo organizado de su estudio y remitirse a él para consultarlo o anexar, por ejemplo, las facturas de los proveedores.

EL ESTUDIO TÉCNICO:INDICADOR DE LA REALIDAD EMPRESARIALEl estudio técnico permite verificar y conocer la viabilidad que tienen la fabricación del producto o la prestación del servicio en la empresa. Después de conocer los primeros pasos para consolidar su

empresa, aprenda en esta edición cómo elaborar un estudio técnico.

El estudio administrativo en un proyecto de empresa proporciona las herramientas que sirven de guía a quienes van a administrar el negocio, desde la planeación de la empresa, la construcción de la visión y misión, análisis de la situación interna y externa de la empresa y a fijar las acciones para el logro de los objeti-vos del negocio.

Teniendo en cuenta que la actividad em-presarial comprende procedimientos admi-nistrativos, aspectos legales y reglamentos ambientales, el estudio administrativo debe determinar los aspectos organizativos que deberá considerar una nueva empresa para su establecimiento.

A continuación se detallan los elementos que conforman el estudio administrativo para el desarrollo de un proyecto de empresa:

1. La Planeación Estratégica

Identifique las metas de su negocio en el cor-to, mediano y largo plazo, teniendo en cuenta las tendencias del mercado, el crecimiento de la economía del sector en donde se mueve la empresa y los aspectos sociales y ambienta-les sobresalientes de la región. Una vez defi-nidas las metas es necesario conocer de qué manera se alcanzarán. Para esto debe res-ponder a las siguientes preguntas: ¿quién lo hará?, ¿cuándo se llevará a cabo?, ¿cómo se realizará? y ¿dónde se implementará?

Para realizar una planeación estratégica ade-cuada y organizada se deben definir la misión (propósito de la empresa), visión (hasta dónde quiere llegar con la empresa), objetivos (metas cualitativas y cuantitativas que quiere lograr y que hacen parte del camino a la visión), políti-cas (lineamientos y normativas que enmarcan el desarrollo de las actividades de la empre-sa), estrategias (describen el plan de acción y el despliegue de esfuerzos y recursos hacia

el logro de objetivos generales) y los valores (convicciones filosóficas de los administrado-res que dirigen la empresa).

En la planeación estratégica se recomienda realizar un Análisis FODA en el cual se descri-ban las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del negocio. Es una herramienta útil para analizar la empresa tanto al interior como su relación con el exterior. Es impor-tante para conocer en qué condiciones está la empresa, si está en desventaja con los com-petidores, y que acciones tendría que hacer para su crecimiento.

2. El Organigrama

Describa y defina los cargos en la empresa y su interrelación administrativa y de autoridad, donde se reflejan los niveles jerárquicos y las responsabilidades de cada cargo. Para reali-zar el organigrama se debe hacer una buena distribución de las tareas, actividades y res-ponsabilidades, a través de un manual de fun-ciones.

3. La planificación del personal

Esta planificación apoya a la empresa para te-ner claridad sobre la cantidad de personas que

se necesita y con qué habilidades específicas se requieren.

Para lograr una buena planificación se debe tener en cuenta lo siguiente:

• El reclutamiento: Provea a la empresa de una cantidad suficiente de candidatos para los diferentes cargos de la empresa. Preseleccione los que reúnen los requisi-tos necesarios para ocupar el cargo o la vacante requerida.

• Laseleccióndepersonal:Elija la perso-na idónea para un cargo determinado y a un costo adecuado. Este proceso incluye el análisis de hojas de vida, entrevistas a los candidatos, pruebas psicológicas, físi-cas y de habilidades. En algunos casos hay una segunda entrevista con el que sería el jefe inmediato. Finalmente viene la con-tratación.

• Lacapacitaciónydesarrollo:Manten-ga y mejore el desempeño de los traba-jadores presentes y de los empleados fu-turos. Esta motivación tiene la finalidad de lograr el desempeño de las actividades laborales de manera eficiente y eficaz.

4. El marco legal

Se debe definir el tipo de personalidad jurídica que tendría el proyecto de empresa: si va a ser constituida como persona natural o per-sona jurídica y si es una sociedad, que tipo de sociedad sería la más conveniente.

Ademásdedefinirelorganigramayplanearelpersonalacontratar,elestudioadministrativodeunproyectodenegocioorientaalempresariodesdelosaspectosorganizacionalesaestructuraruna

empresasólidaybienadministrada.

ESTUDIE ADMINISTRATIVAMENTE SU EMPRESA

El objetivo del estudio financiero es sistematizar y ordenar la información de carácter monetario que proporcionan los estudios técnicos y de mercado, con el fin de elaborar cuadros analíticos que sirven de base para la evaluación económica. Además de medir la rentabilidad del proyecto con respecto a la inversión y el periodo de recuperación de ésta, el estudio financiero identifica el capital de inversión requerido, el flujo de efectivo, proyección financiera y alternativas de financiamiento.

Capital de inversión requerido

Se refiere al dinero necesario para poner en funcionamiento la empresa. Se debe determinar cuál será la inversión fija y el capital de trabajo requerido para el funcionamiento de la empresa al momento de iniciar.

¿Qué es la inversión fija?

Es la compra de los activos fijos o tangibles (que se pueden tocar) y diferidos o intangibles (que no se pueden tocar) que se requieren para iniciar las operaciones de la empresa, con excepción del capital de trabajo.

¿Qué es el capital de trabajo?

Desde el punto de vista práctico está representado por el capital con que se cuenta para que empiece a funcionar una empresa, pues se debe financiar la primera producción antes de recibir ingresos. Por este motivo, se debe comprar materia prima, pagar mano de obra directa que la transforme, otorgar crédito en las primeras ventas y contar con efectivo para cubrir los gastos diarios de la empresa.

Flujo de efectivo

Es un estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada.

El flujo de efectivo permite proyectar de manera concreta y confiable la situación de la empresa en tiempos futuros, permitiendo calcular las cantidades de dinero que se

requerirán en fechas posteriores (para compra de equipo, materia prima, pago de deudas, pago de sueldos, etc.), y las cantidades de dinero que ingresara a la empresa, por concepto de ventas, intereses, otros ingresos, etc.

Ejemplo:

Ingresos - Egresos = Disponibilidad $ 4.000.000/mes - $ 3.000.000/mes = $ 1.000.000 de disponibilidad en el mes.

Proyecciones Financieras

El objetivo de las proyecciones financieras es permitir que el empresario visualice desde el principio hacia dónde conducen todos los esfuerzos que realiza en el negocio, además de producir información que pueda servir para la toma de decisiones.

Proyección de gastos de operación

Esta proyección se refiere a las salidas de dinero que se harán por el uso de materiales, mano de obra y otros que tengan relación con la producción de un bien.

Ejemplos: Descripción Año Año 1 Año 2 Año 3 Mano de Obra (número de Empleados) 2 3 5 10 Materiales (número de botones) 1000 1700 3000 6000

Mano de Obra = Es el recurso humano necesario para la elaboración de los productos.Materiales = Son los elementos necesarios para conformar el producto. Por ejemplo, los materiales para la confección de camisas serian: botones, hilos, tela etc. Proyección de Ingresos

Son los recursos que recibirá el negocio por la venta de un bien o servicio, ya sea a contado o a crédito.

Las proyecciones de los ingresos se hacen basándose en las ventas que se tendrán y el precio al que se venderá el producto o servicio. Se comienza con el año 0 (cero), el cual es el año base, donde se hace la inversión. Las ventas del año cero son las que se conocen a través de la investigación de mercado.

Cuando las ventas son a crédito, se entiende que se recibirá el pago en partes o al final. Por lo tanto, se debe tener en cuenta que en el flujo de efectivo debe incluirse solo lo que se recibe al contado en cada período.

Alternativas de financiamiento

Existen diferentes entidades para el financiamien-to y consecución del capital de trabajo como: Ins-tituciones Financieras, entidades de microcrédito, cooperativas, fondos de crédito y recursos públi-cos.

Una empresa está financiada cuando solicita capital en préstamo para cubrir las necesidades

económicas. Se debe de conseguir dinero a bajas tasas de interés ya que esto le ayudará a elevar considerablemente el rendimiento sobre la inversión, y se deben comparar las tasas de las diferentes instituciones financieras con el fin de tomar la mejor decisión.

Las leyes tributarias permiten deducir de impuestos los intereses pagados por las deudas adquiridas por la empresa. Esto implica que cuando se solicita un préstamo hay que saber hacer el tratamiento fiscal adecuado a los intereses y pago a capital, lo cual es un aspecto vital en el momento de realizar la evaluación financiera.

Por último, el estudio financiero permite hacer un plan global de la inversión, conociendo el porcentaje de aportes de los socios y el financiamiento externo.

EL ESTUDIO FINANCIERO DEFINE LA VIABILIDAD DEL NEGOCIO

Le enseñamos cómo hacerloEn el estudio financiero se evalúa la factibilidad y la rentabilidad del proyecto, teniendo en cuenta los

estudios de la inversión y el estudio de los ingresos y egresos que hemos realizado previamente.

En la Cámara de Comercio del Oriente Antioqueño se orienta y asesora en el cumplimiento de las obligaciones legales y en la implementación de buenas prácticas a los empresarios y emprendedores localizados en los municipios de la región. Con el objetivo de facilitar la formalización de los empresarios, la Cámara de Comercio lidera programas y proyectos como:

Centro de Atención Empresarial, CAE

El Centro de Atención Empresa-rial - CAE es un novedoso con-cepto de servicio, que la Cáma-ra de Comercio y la alcaldía de Rionegro, ponen a disposición del sector productivo para realizar en un solo lugar todos los trámites que deben surtir los empresa-rios al momento de constituir su empresa dentro del municipio de Rionegro.

Beneficios del CAE

• Reducción de tiempos, pa-sos, requisitos y documentos, contactos y desplazamientos para realizar las gestiones de formalizar empresa ante ofici-nas públicas.

• Reducción sustancial de cos-tos. Con la simplificación, eli-minación y virtualización de los trámites se ha generado un alivio de hasta un 75% en los costos de creación de em-presa, para pequeños y me-dianos empresarios.

• Reducción de riesgos de co-rrupción, ya que las tramita-ciones son más expeditas y transparentes.

Proyecto de Simplificación de Trámites para la creación

de empresas

El proyecto implementa un pro-ceso simplificado y estandarizado de requisitos y trámites que fa-cilite la creación y operación de empresas y un sistema de ins-pección vigilancia y control en diez municipios.

Beneficios

• Facilidad en el proceso de for-malización.

• Reducción de costos, trami-tes, pasos, contactos y tiem-po de respuesta en el proceso de creación de empresa.

• Visitas integrales y multidis-ciplinarias de inspección, vigi-lancia y control.

• Conocimiento de riesgos pre-vios de acuerdo a la actividad económica que se va a desa-rrollar.

Proyecto Brigadas para la Formalización

La Cámara de Comercio del Oriente Antioqueño busca sensi-bilizar de manera personalizada a 3.000 empresarios informales en la región y formalizar 900 unida-des en 23 municipios del Oriente Antioqueño

Beneficios:

• Asesorías personalizadas a los empresarios en temas em-presariales.

• Se facilita el proceso de for-malización en el municipio.

• Durante el primer año, la ma-tricula de personas naturales y jurídicas no tiene costo.

Incentivos del Gobierno Nacional para la

Formalización Empresarial

En la ley de formalización y ge-neración de empleo (Ley 1429 de 2010) el Gobierno Nacional otorga beneficios en la progresi-vidad en el pago de la matrícula mercantil y su renovación para empresas (Personas Naturales y Jurídicas) que inicien su actividad mercantil de la siguiente manera: El primer año no paga el valor de la matrícula; el segundo año sólo paga el 50% del valor; el tercer año sólo paga el 75% y sólo hasta el cuarto año y en adelante paga el 100% del valor de la matrícula mercantil.

Formalizar una empresa es brindarle las herramientas mínimas que requiere para su constitución, operación y funcionamiento en una actividad económica determinada. Es acompañar a esta naciente empresa por el camino de la legalidad, la ética, la libre competencia, la responsabilidad social y la preservación del medio ambiente para mejorar su competitividad empresarial y su sostenibilidad en el tiempo.

A través de la formalización, el empresario puede acceder a los diferentes servicios que contribuyen a mejorar su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad. De esta manera se puede insertar en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de las cadenas productivas de la región, del país y del mundo. La formalización más que una obligación legal es una obligación del mercado.

Beneficios de la Formalización Empresarial

•Las empresas formalizadas tienen ma-yores posibilidades de hacer negocios con nuevos clientes.

•Más facilidades para acceder al crédito y otros servicios financieros ofertados por los bancos y cooperativas.

•Establece alianzas con otros comercian-tes, para comprarle a los proveedores mer-cancía más barata.

• Participa en concursos públicos, licitacio-nes y adjudicaciones.

•Puede acceder a múltiples programas de apoyo y acompañamiento empresarial dise-ñados y prestados por entidades públicas y privadas.

•Accede a beneficios tributarios y no tri-butarios concedidos por las normas legales.

• Los empresarios que son contratados tienen protección legal, en caso de dificulta-des financieras y económicas que presente la empresa.

LA FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL: Más que un deber legal

La formalización es la puerta de entrada para mejorar la competitividad empresarial y crear un entorno apto y favorable para la inversión productiva, la dignificación de las condiciones

laborales y la creación de riqueza en la región. Conozca todos los beneficios.

Papel de la Cámara de Comercio

Para algunos, la contabilidad es vista como una obligación legal y no como una herramienta útil para proyectar financieramente el negocio. Sin embargo, en la práctica, la contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino también su futuro. Permi-te, además, tener un conocimiento y control absoluto de la empresa, tomar decisiones con precisión y conocer de antemano lo que puede suceder.

De acuerdo con las disposiciones legales estipuladas en el Código de Comercio art. 19 y 70, todo empresario debe llevar contabilidad para tener control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Por este motivo, es importante que el empresario identifique si pertenece al Régimen Simplificado o Régimen Común. A continuación se muestran algunos parámetros que le ayudan a determinarlo.

Régimen Simplificado

Pertenecen a este régimen las personas naturales comerciantes que sean minoristas o detallistas. Sus ventas en el año no deben superar los 98 millones 220 mil pesos, que tengan máximo un establecimiento de comercio y el monto de sus consignacio-nes bancarias no superen los 110 millones 498 mil pesos: Art

499 del Estatuto Tributario.

Si se pertenece a este régimen, la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) es obligatoria, así como llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. En este libro se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la empresa, en el orden que se vaya realizando durante el período.

Régimen Común

Pertenecen a este régimen todas las personas jurídicas y aquellas naturales que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado.

Para este régimen es obli-gación llevar una adecuada contabilidad, lo que implica inscribir los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio como son: libro diario, ma-yor balance e inventarios, en donde se registran en orden cronológico todas las operaciones de forma mensual. Asimismo, deberá expedir factura con el diligenciamiento de los requisitos, informar el cese de actividades ante la DIAN, declarar y presentar las declaraciones de IVA, Retención en la Fuente y la de Impuesto de Renta en los plazos señalados por el Gobierno Nacional y llevar los estados financieros, compuestos por el Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas.

Balance General

Contiene la información detallada del activo, pasivo y patrimonio del negocio, tanto al inicio de las operaciones como al final de cada pe-riodo.

Tips empresariales para tener una contabilidad organizada

• Contar con la información para controlar el costo de su materia prima. Por ejemplo, detectando a tiempo los desperdicios que se generan.

• Tener información sobre los gastos de mano de obra, servicios, transporte, entre otros.

• Controlar sus gastos personales, teniendo en cuenta que estos gastos no deben ser mezclados con los del negocio.

• Obtener cotizaciones correctas de los proveedores para preparar presupuestos, ajustar gastos y corregir costos para obtener ma-yores utilidades.

• Facilitar la información financiera para obtener créditos.

• Conocer oportunamente si el negocio está arrojando pérdidas o ganancias.

• La contabilidad es fundamental no sólo para cumplir con la nor-matividad tributaria, sino porque es una gran herramienta para evaluar el éxito o fracaso de su empresa y le permite una buena administración de la misma.

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA La contabilidad es uno de los elementos más importantes en toda empresa o negocio, porque permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución,

sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.

Que es el activo?

Es el conjunto de los bienes con los que cuenta el ne-gocio, como son: dinero, valores cre-diticios, efectos por cobrar, bienes muebles e inmue-bles, mercaderías y efectos de toda clase, registrados a su valor real.

Es la diferencia entre el activo y el pasivo, que viene a ser el capital con el que inicio mis opera-ciones de toda clase, re-gistrados a su valor real.

Que es pasivo?

Comprende las deudas y toda clase de obligaciones pendientes.

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Que es el patrimonio?

En el país todas las empresas deben cumplir ciertas exigencias de tipo tributario, entre las cuales están llevar la contabilidad de sus ope-raciones, presentar las declaraciones tributa-rias de impuesto sobre la renta, impuesto al patrimonio, impuesto sobre el valor agregado (IVA), retenciones en la fuente, impuesto de industria y comercio, avisos y tableros (ICA) e impuesto predial.

Además, los empresarios están en la obligación de suministrar la información que de manera general o para casos específicos le sea solici-tada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, actuar como agente retene-dor de impuestos cuando así lo disponga la ley y presentar la información en medios magné-ticos que sea requerida. El incumplir con algu-na de las exigencias puede causar sanciones de la DIAN. A continuación se definen e ilus-tran algunas de estas obligaciones:

El Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA):

También es conocido en Colombia como “Im-puesto sobre las ventas”. Se le llama impuesto al valor agregado porque, efectivamente, sólo se paga impuesto sobre el valor que se le agre-ga a un bien.

Retenciones en la fuente:

La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recaudo anticipado de

un impuesto. Con la retención en la fuente se recauda un impuesto en el momento en que ocurre el hecho generador del mismo.

Los impuestos operan por períodos que pue-den ser mensuales, bimestrales, anuales, etc., lo que significa que el Estado para poder co-brar o recaudar un impuesto debe esperar a que transcurra el período del impuesto. Por ejemplo, mediante la figura de la retención en la fuente, el Estado ya no debe esperar un año para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo cobra, para asegurar un flujo constante de recursos.

Como la retención en la fuente es un meca-nismo de recaudo anticipado de un impuesto, para cada impuesto hay retención. Hay reten-ción en la fuente para el impuesto de renta, el impuesto de IVA, de Timbre y de industria y comercio.

Impuesto sobre la Renta:

Aplica a las personas jurídicas, naturales y las asimiladas a unas y otras. Grava todos los in-gresos realizados en el año, que puedan pro-ducir un incremento neto en el patrimonio.

El patrimonio es la suma de todos los bienes y derechos apreciables en dinero poseídos a 31 de diciembre del respectivo año y que tienen la posibilidad de producir una renta.

Con la Ley de formalización y generación de

empleo, las nuevas micro y pequeñas empre-sas tendrán un incentivo tributario y fiscal, que consiste en el pago gradual del impuesto de renta y complementarios en los primeros seis años prorrogables a empresas que presenten pérdidas o saldos tributarios en los cinco pri-meros años del beneficio.

De acuerdo con la ley, el pequeño empresario no está obligado a pagar el impuesto de ren-ta durante los dos primeros años. A partir del tercer año sólo paga el 25%, el cuarto año el 50, el quinto año el 75 y solo hasta el sexto año paga el 100% del valor del impuesto.

Adicionalmente, la Ley contempla lo siguiente:

• No serán objeto de retención en la fuente en los cinco primeros años.

• No estarán sujetos al sistema de renta presuntiva en los cinco primeros años.

• Los contribuyentes con menores ingresos tendrán tarifa especial.

Impuesto de Industria y Comercio:

Es un impuesto que se liquida sobre los ingre-sos brutos de la realización directa de cual-quier actividad comercial, industrial y de ser-vicios en el municipio, por parte de personas naturales, jurídicas o por sociedades de hecho. Este impuesto se liquida sobre el promedio mensual de ingresos brutos del año inmedia-tamente anterior.

CONOZCA Y CUMPLA CON LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

Para que el Estado pueda cumplir con su obligación constitucional de velar por el bien común y proporcionar a la población los servicios básicos que requiere, necesita de

recursos que provienen principalmente de los tributos pagados por los contribuyentes.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CERRAR SU EMPRESA

Si por diferentes circunstancias toma la deci-sión de cerrar la empresa, es importante que lo haga de manera ordenada y dejando defi-nidas todas las obligaciones y compromisos adquiridos en el negocio. Además de resolver todas las relaciones que se iniciaron con tra-bajadores, proveedores, acreedores y clientes, es necesario dejar organizada la administra-ción tributaria y conocer los pasos necesarios para hacer un cierre efectivo del negocio.

A la hora de cerrar el establecimiento de comercio, tenga

en cuenta:

• El empresario debe estar a paz y salvo en el impuesto de Industria y Comercio en el municipio donde tenía ubicado su estable-cimiento. Para mayor información, puede comunicarse o dirigirse a la Secretaría de Hacienda en la Alcaldía Municipal de la ju-risdicción.

• El empresario debe enviar carta a Industria

y Comercio del municipio en la que solicite la cancelación del establecimiento de co-mercio. Si la empresa está registrada en el municipio de Rionegro, debe presentar en la Cámara de Comercio la constancia de cierre del establecimiento de comercio, expedida por Industria y Comercio del mu-nicipio.

• Para cerrar el establecimiento, debe estar renovado en la Cámara de Comercio hasta el año que se solicite la cancelación. Ade-más, el empresario deberá presentar carta de cancelación del establecimiento de co-mercio en la misma entidad. Para mayor información los empresarios pueden co-municarse o dirigirse a de la Cámara de Comercio.

A la hora de no seguir ejerciendo el comercio:

En caso de no continuar con la actividad co-mercial o empresarial, deberá presentar la so-

licitud de cancelación de la matrícula como persona natural ante la Cámara de Comercio. De igual manera, el empresario deberá cance

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lar las obligaciones tributarias que estén pen

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dientes con la DIAN.

A la hora de liquidar y disolver la sociedad:

Deberá elaborar un acta firmada por el máxi

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mo órgano social (asamblea o junta de accio

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nistas), donde se presente la disolución de la sociedad con fundamento en una de las cau

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sales legalmente constituidas.

También deberá cancelar ante la Dian el Regis

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tro Único Tributario, RUT.

Por último, en caso de ser necesario, se debe designar un liquidador y registrar el acta o es

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critura pública de disolución de la sociedad y el nombramiento del liquidador ante la Cáma

-

ra de Comercio.

Ante un inminente cierre del negocio, los empresarios deben tener en cuenta algunos parámetros para hacer una liquidación adecuada de la empresa.