manual para el manejo de medicamentos de control … filemedicamentos de control especial 1....

MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

CÓDIGO: FAR-FO-01 VERSIÓN: 01 FECHA: 17/12/2017 TRD:

MANUAL PARA EL

MANEJO DE

MEDICAMENTOS DE

CONTROL ESPECIAL

2.017



Índice

1 ADQUISICIÓN. 2. RECEPCIÓN. 3. FARMACOVIGILANCIA. 4. MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENCIDOS.



E.S.E HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA

PROCESO: APOYO TERAPEUTICO

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Adquirir, medicamentos de control especial para garantizar el stock de los mismos.

2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE

Oficio para solicitud en el primer trimestre para provisión del siguiente año. Cotización de medicamentos de control Especial. Verificación de registro INVIMA. Factura- orden de compra. Acta de Recepción y verificación de MCE. Comprobante de Entrada en el sistema. Registro de entrada en el libro de control especial.

3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS

Gerencia Administración Área Financiera Farmacia

3.2 CARGOS

Gerente Técnico almacén Tesorero Regente Farmacia Auxiliar de Facturación



E.S.E HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO



1 2 2

Farmacia Administración-Farmacia Gerencia

Regente de Farmacia Almacén-Regente Farmacia

Verificación de existencias de Medicamentos. El Regente de Farmacia oficia a la Secretaria de Salud Departamental de Huila para la provisión del próximo año. El Almacenista y Regente de Farmacia solicitan cotización a los Distribuidores autorizados. Cuando ya se tiene cotización de M.C.E. El Regente procede a pasar cotización a área Financiera. El Gerente autoriza la compra de los Medicamentos.

Procedimiento que se debe realizar en primer trimestre del año.

E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS




IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO RECEPCION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO



1 2

Administración Farmacia Farmacia Farmacia

Almacén

Regente de Farmacia –

Aux. de Apoyo

Facturador – Regente Farmacia

Facturador

El Almacenista recibe original de la factura para su respectivo ingreso al sistema, dejando copia de la misma para Farmacia. Revisa y confronta la orden de compra, la factura y los M.C.E. físicos: Separa, cuenta y confronta cada clase de medicamentos con la factura. Verifica el registro expedido por el INVIMA. Verifica que la fecha de vencimiento sea superior a dos (2) años. Verifica que los medicamentos estén en buen estado. Ubica en el sitio dispuesto para el almacenamiento, teniendo en cuenta la seguridad dispuesta para tal fin. Registra en el sistema la entrada de los medicamentos con los precios de costo, con base en la factura. Regente ingresa al libro de control. Entrega a almacén soporte de entrada de medicamentos al sistema.

La recepción de medicamentos debe realizarse en la droguería y se ingresan en el acta de Recepción de medicamentos. Está prohibido guardar medicamentos de propiedad particular dentro de la Farmacia.

E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION



UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: FARMACOVIGILANCIA DE LOS MEDICAMENTOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar el almacenamiento y farmacovigilancia de los medicamentos


Control de registros sanitarios y fechas de vencimiento de medicamentos. Control de reacciones adversas. Registro INVIMA. Registro control de temperatura. Inventario de medicamentos.


Farmacia.

3.2 CARGOS

Regente de Farmacia. Auxiliar de apoyo y Auxiliar de Facturación.



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO FARMACOVIGILANCIA DE LOS MEDICAMENTOS


PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Farmacia

Regente de Farmacia –

Aux. de Apoyo

Registro de fechas de vencimiento en formato sistematizado (aplicando manual de semaforización). Almacena los medicamentos. Los jueves hace limpieza general. Lleva el control diario de temperatura al área de Farmacia en los horarios de 9:00 am y 2. pm Semanalmente verifica en Internet las alertas farmacológicas, los lotes y registros sanitarios suspendidos. Cuando se presenten reacciones adversas debe llenar el respectivo formato institucional.

Los medicamentos se encuentran

almacenados en el gabinete, los cuales

están bajo llave, presentación del

medicamento de control Tabletas-ampollas.

Medicamentos ordenados

alfabéticamente y semaforizados de

acuerdo a su fecha de vencimiento



E.S.E. HOSPITAL SAN JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: FARMACOVIGILANCIA DE LOS MEDICAMENTOS



6. DIAGRAMA DE FLUJO

REGENTE DE FARMACIA

Inicio

Diligencia el formato de control de fechas de vencimientos de

medicamentos y el registro sanitario de los mismos

Almacena los medicamentos

Los jueves hace limpieza general

Lleva el control diario de temperatura al área de farmacia en los

horarios de 9.00 am y 2. Pm

Semanalmente verifica en Internet las alertas farmacológicas, los

lotes y registros sanitarios suspendidos.

Cuando se presenten reacciones adversas debe llenar el respectivo

formulario

Diligencia el formato de control de registros sanitarios y fechas de

vencimientos de los dispositivos médicos

Diligencia el formato de control de reacciones adversas

presentadas

Al ingresas los dispositivos médicos debe:

Registrar en el control de fechas de vencimientos

Clasifica el riesgo en la tabla dinámica

Verifica en Internet el registro medico del INVIMA

Almacena los dispositivos según el riesgo de su uso

Fin



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A LOS USUARIOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Entregar los medicamentos de control especial formulados a los usuarios afiliados a los regímenes subsidiado, contributivo, vinculado y/o particular, de conformidad con los contratos pactados con las aseguradoras y de conformidad con las normas establecidas.


Formula médica Recetario de control especial


Consulta Externa. Farmacia

3.2 CARGOS Médico Usuario Regente de Farmacia



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIOS


PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES RIESGOS

Y TIEMPO

1

Consulta Externa

Médico

Diligencia y firma la fórmula médica y el recetario de control especial Entrega al usuario la fórmula médica y recetario

2

Consulta Externa Usuario

Recibe fórmula médica y recetario Entrega al Regente de Farmacia la fórmula médica y el recetario de control especial




3

Farmacia

Regente de Farmacia

Recibe fórmula médica y recetario de control especial Verifica que las dos fórmulas se encuentren bien diligenciadas con cedula y datos pertinentes. Hace firmar las fórmulas médicas por el usuario Digita y factura en el sistema la fórmula correspondiente. Entrega los medicamentos, informa y da instrucciones al usuario sobre dosificación de los medicamentos Registra los datos en el libro de M.C.E de medicamentos de control. Confrontar los saldos en los registros del sistema con las existencias físicas y el libro de registro de M.C.E.

El Regente de Farmacia lleva el formato de farmacodependencia en donde se lleva el control de dosificación de los pacientes que suministra los medicamentos de control especial

4

Farmacia

Usuario

Recibe medicamentos.

E.S.E. HOSPITAL

SAN JOSE DE ISNOS


UNIDAD: FARMACIA




PROCEDIMIENTO: : DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIOS

MEDICO USUARIO REGENTE FARMACIA

Inicio

Diligencia y firma fórmula

médica y recetario de control

especial

Entrega al usuario

Fórmula médica

Recetario

control especial

Fórmula

médica

Recetario

control

especial

Recibe fórmula médica y

recetario control especial

Revisa fórmula, recetario

y documentos

Hace firmar formulas del

usuario

Digita en el sistema la

fórmula y registra en el

libro de control especial

Entrega medicamentos y

copia fórmula, da

instrucciones al usuario

Fin

Recibe

medicamentos



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE

MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL AL AREA

DE URGENCIAS -HOSPITALIZACION

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Entregar y facturar de manera eficiente, eficaz y oportuna los medicamentos de control especial formulado a los usuarios hospitalizados y de urgencias, afiliado al régimen subsidiado, contributivo, vinculado y/o particular, de conformidad con los contratos pactados con las aseguradoras y con las normas establecidas.


Formula médica, recetario de control especial. Factura.



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


IDENTIFICACION

AREA: ATENCION AL USUARIO

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIO HOSPITALIZADO Y DE URGENCIAS


PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES RIESGOS Y TIEMPO


Hospitalización Urgencias Facturación Farmacia

3.2 CARGOS

Auxiliar de Facturación Regente de Farmacia Médico Auxiliar de Enfermería.



1

Urgencias u

Hospitalización

Médico

Diligencia formula médica de control especial y formulario de control. Entrega a la Auxiliar de Enfermería la formula médica de control especial y formulario de control.

La fórmula médica se diligencia en el formato establecido

2

Urgencias u

Hospitalización

Auxiliar de Enfermería

Recibe formula médica de control especial y formulario de control.

3

Facturación

Auxiliar Facturación Urgencias

Digita, imprime y firma el documento equivalente de venta (DEV). Entrega a la auxiliar de enfermería el DEV y envía a farmacia.

4 Facturación y Farmacia


Recibe el DEV Entrega al Regente de Farmacia el DEV y la formula médica de control especial.

5

Farmacia

Regente de Farmacia

Recibe el DEV y la fórmula medica de control especial y formulario de control. Revisa las dos fórmulas médicas con cedula del paciente, que estén bien diligenciadas con los datos del paciente y médico tratante. Registra la entrega de medicamentos en el sistema y en el libro de control especial Entrega a la auxiliar de enfermería los medicamentos y el DEV.

6

Urgencias u

Hospitalización


Recibe medicamentos y el DEV Suministra medicamentos.

E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS




IDENTIFICACION

UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: DISPENSACION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL A USUARIO HOSPITALIZADO Y DE URGENCIAS


MEDICO AUXILIAR DE ENFEREMERIA

AUXILIAR DE FACTURACION

AUXILIAR DE DROGUERÍA

Inicio

Diligencia y firma la

fórmula médica de

control especial y

formulario de control

Fórmula médica

y formulario

control

Recibe y entrega

Fórmula médica y

formato de control

Digita, imprime y

firma el DEV. Guarda

fórmula médica

DEV Recibe y entrega

DEV

Revisa Fórmula

médica y formato de

control especial,

verifica existencias

Registra libro control

Entrega medicamentos

DEV

Suministra

medicamentos

Hace firmar el DEV

Fin



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO:MEDICAMENTOS DE CONTROL VENCIDOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar los vencimientos de medicamentos y devolución al proveedor para su reemplazo


Listado de medicamentos Control de vencimiento de medicamentos


Farmacia Administración

3.2 CARGOS

Regente de farmacia Gerente Técnico de almacén



E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENCIDOS.


PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES RIESGOS Y

TIEMPO

1

Farmacia

Regente de farmacia

Periódicamente se realiza verificación

de fecha de vencimiento, en caso de

existir cantidades próximas a vencer

se solicita colaboración a otras

instituciones para su rotación y/o

cambio.



2

Farmacia

Regente de farmacia-auxiliar

facturación

Los medicamentos vencidos se ubican

en un sitio apartado dentro del área,

y posteriormente se realiza acta de

baja, se hace el respectivo descargo

en el sistema.

3

Farmacia

Regente farmacia

Descargue de medicamentos en el

libro de control especial.

4

Farmacia

Regente farmacia

Elaboración de acta de solicitud de

destrucción de medicamentos de

control especial la cual es enviada

junto con los medicamentos físicos y

soporte de acta de baja de la

institución, a Secretaria de Salud

Departamental.

5

Farmacia

Regente de

farmacia

Despacho de acta de

desnaturalización de los

medicamentos de control vencidos.

E.S.E. HOSPITAL SAN

JOSE DE ISNOS


UNIDAD: FARMACIA


PROCEDIMIENTO: MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VENCIDOS.




PROVEEDOR REGENTE FARMACIA TECNICO

Inicio

Diligencia libro control

Devuelve medicamentos a

proveedor

Hace reporte de devolución

Reporte de devolución Recibe reporte devolución

Recibe medicamentos a vencerse

Hace nota de contabilidad

Despacha nuevos medicamentos

Nota contabilidad

Recibe Nota de contabilidad y nuevos

medicamentos

Registra los medicamentos

Fin



5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL

Realizar inspección permanente de las fechas de vencimiento de los medicamentos

Informar permanentemente al personal asistencial de los medicamentos por vencerse

Separar inmediatamente los medicamentos vencidos

Realización de acta de baja de los medicamentos vencido.

Realizar acta de solicitud de destrucción de medicamentos de control especial vencidos.

Elaborar comprobante de salida de medicamentos del inventario sistematizado.

Realizar descargue del libro de control especial.

Archivar copiar en orden consecutivo del comprobante de salida de farmacia

Confrontar los saldos en los registros del carde con las existencias físicas.

manual para el manejo de medicamentos de control … filemedicamentos de control especial 1....

Documents