manual dentalsoft 8.3dentalsoft.unosalud.com/dentalsoft/manual.pdf · emisión del arancel ..... 31...

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DENTALSOFT

Versión 8.3.1

Santa Magdalena 75 Of. 702 – Providencia – Santiago – Chile Fono: 232 2888 Correo electrónico: [email protected]

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Índice

Descripción .......................................................................................................................................... 5

Objetivo ............................................................................................................................................... 5

Beneficios ............................................................................................................................................ 5

Generalidades ...................................................................................................................................... 6

Nuevo: ................................................................................................................................................. 6

Editar .................................................................................................................................................. 6

Eliminar .............................................................................................................................................. 6

Calendario para acceder a fechas posteriores y anteriores .................................................................. 6 Salir del sistema ................................................................................................................................... 6

Acceso a Dentalsoft ............................................................................................................................. 7

Pantalla Principal ................................................................................................................................. 8

Detalle de la pantalla principal ............................................................................................................ 9

- Versión: ...................................................................................................................................... 9

- Selección de especialidad y profesional ................................................................................... 9

- Logo de la clínica ....................................................................................................................... 9 - Estados de hora ........................................................................................................................ 10 Barra de acceso rápido ....................................................................................................................... 11

Agenda Semanal del profesional .................................................................................................... 12

Agenda diaria del profesional ......................................................................................................... 13 Ícono para agregar notas: ................................................................................................................... 14

Agenda Anual del profesional ........................................................................................................ 14

Listado de Pedidos ............................................................................................................................. 21

Crear una Orden de Laboratorio ........................................................................................................ 22

Órdenes Pendientes ........................................................................................................................... 23

Cuenta Corriente ................................................................................................................................ 24

Reporte de Pagos ............................................................................................................................... 25

Configuración de correo .................................................................................................................... 28

Listado de Pacientes Morosos ......................................................................................................... 29 Emisión del Arancel ........................................................................................................................ 31 Referencias ....................................................................................................................................... 32

Estadísticas de Venta ....................................................................................................................... 32 Horas Asignadas .............................................................................................................................. 33 Flujo de Caja .................................................................................................................................... 34

Presupuestos Generados. ................................................................................................................ 35 Estadísticas por Prestación ............................................................................................................. 35 Gestión de presupuesto ................................................................................................................... 36 Próximos Controles ......................................................................................................................... 36 Listado de Pacientes Morosos ......................................................................................................... 37 Búsqueda de Anamnesis .................................................................................................................. 37 Estadística Profesional .................................................................................................................... 38 Pacientes ........................................................................................................................................... 38

Producción Profesional. .................................................................................................................. 39


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Horas Efectivas ................................................................................................................................ 40

Pacientes Excel ................................................................................................................................. 40

Saldos Pacientes . ............................................................................................................................. 41 Detalles de la barra de menú.............................................................................................................. 42

Inicio ................................................................................................................................................. 42

Principal ........................................................................................................................................... 42

- Agendar paciente. ...................................................................................................................... 42

- Pacientes .................................................................................................................................... 43

- Cumpleaños ............................................................................................................................... 45

Mantenedores ................................................................................................................................... 46

- Especialidades ........................................................................................................................... 47

- Referencia de consulta ............................................................................................................... 48

- Tipos de sillón ........................................................................................................................... 48

- Nombre Anamnesis ................................................................................................................... 49

- Sillón: ........................................................................................................................................ 49

- Categorías de Anamnesis........................................................................................................... 50

- Preguntas de Anamnesis ............................................................................................................ 50

- Atenciones ................................................................................................................................. 51

- Previsiones ................................................................................................................................. 52

- Convenios .................................................................................................................................. 52

- Formas de Pago ......................................................................................................................... 53

- Valor UCO ................................................................................................................................. 54

- Grupos ....................................................................................................................................... 54

- Prestaciones ............................................................................................................................... 55

- Horario de Profesionales ........................................................................................................... 58

- Aranceles por Convenio ............................................................................................................ 59

- Plantillas de Prestaciones .......................................................................................................... 60

Administración ................................................................................................................................ 62

- País ............................................................................................................................................ 62

- Región ........................................................................................................................................ 63

- Ciudad ........................................................................................................................................ 63

- Comuna ...................................................................................................................................... 64

- Clínica ........................................................................................................................................ 64

- Parámetros ................................................................................................................................. 65

- Tipos de usuario ........................................................................................................................ 77

- Roles .......................................................................................................................................... 79

- Usuarios. .................................................................................................................................... 80

Sucursales .......................................................................................................................................... 82

Especialidades ................................................................................................................................... 82

- Desbloquear ............................................................................................................................... 83

Honorarios ........................................................................................................................................ 83

Cartera .............................................................................................................................................. 84

Abastecimiento ................................................................................................................................. 85

secuencia requerida de Parametrización de Dentalsoft ..................................................................... 86 Usos de Dentalsoft ............................................................................................................................. 87


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Agenda: ............................................................................................................................................. 87

• Sobrecupos ................................................................................................................................ 87

Agendar un paciente: ......................................................................................................................... 88 • Paciente ...................................................................................................................................... 89

• Ficha de atención de un paciente ............................................................................................... 92 • Presupuestos .............................................................................................................................. 96

Presupuesto con Odontograma .......................................................................................................... 97

Vista de las recetas emitidas ............................................................................................................ 106

• Observaciones Administrativas ............................................................................................... 114 Preguntas frecuentes. ....................................................................................................................... 115

Configuración de PC para el manejo de Dentalsoft. ....................................................................... 128 Acceso rápido a Office .................................................................................................................... 128


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DESCRIPCIÓN Dentalsoft es el primer sistema especializado para la administración de la gestión dental en modalidad de ASP (Aplication Services Provider) vía Internet, construido para y por profesionales del área de la salud dental.

OBJETIVO El objetivo que tiene Dentalsoft es optimizar y mejorar la gestión dental, mediante el adecuado control de pacientes y de la gestión administrativa, convirtiendo la consulta dental en un negocio rentable, seguro, continuo e independiente de las personas.

BENEFICIOS Entre los beneficios que entrega para la clínica se encuentran:

� Consultas a fichas electrónicas de pacientes con su historial clínico � Programar horarios de trabajo de los profesionales � Podrá gestionar Odontograma, periodontograma e Imagenología de cada paciente � Clara identificación y control de ingresos y egresos por médico, sucursal y morosos � Generación de tratamientos y su automática elaboración de presupuestos rápidamente � Control de insumos e instrumental por Box de atención � Disminución de costos en administración � Consulta a la ficha clínica desde cualquier parte del país con acceso a Internet


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GENERALIDADES Nuevo: Cuando aparezca el botón “nuevo”, significa que se puede agregar un dato correspondiente a la tabla especificada. Primero se hace clic sobre el botón “nuevo” y luego se ingresan los datos correspondientes.

Editar: Con este botón podemos editar información, o ver el contenido de la fila donde se encuentra.

Eliminar: Este botón significa que podemos eliminar la fila donde se encuentra. Sin embargo los datos quedarán de todas maneras, pero tachados, y pasarán automáticamente al final de los datos activos. Esto es para tener el historial a la vista. Si se eliminó un dato y más adelante se quiere reactivar, hay que presionar el icono de edición y luego aceptar.

Calendario para acceder a fechas posteriores y anteriores: Este calendario permite acceder a una fecha determinada.

Salir del sistema: Este botón se utiliza para salir correctamente del sistema.


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ACCESO A DENTALSOFT Para ingresar al sistema se debe entrar a www.dentalsoft.cl (en algunos casos puntuales la clínica podrá tener otra ruta de acceso, siendo esta especificada en cada caso) Es necesario contar con una clave de usuario registrado y su respectiva contraseña, las cuales son asignadas al crear el usuario en DentalSoft. Las contraseñas son privadas e intransferibles, debido a las responsabilidades e información que conoce cada usuario al ingresar al sistema.

Nota: El sistema requiere ser ingresado desde Internet Explorer Versión 7 o superior, Firefox Mozilla, Google Chrome, Opera y Safari.

Ingreso de nombre usuario y contraseña

Aceptar para ingresar a la sesión

correspondiente.


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PANTALLA PRINCIPAL

Versión

Barra de Menú

Salir del sistema

Barra de acceso rápido

Horas de los Bloques

Selección de especialidad y profesional

Selección del Box

Logo de la clínica

Filtro de sucursal

Selección del día

Hora asignada

Horas disponibles

Tiempo de actualización de la página

Agenda call center


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DETALLE DE LA PANTALLA PRINCIPAL

- Versión: Es la versión del sistema que está utilizando.

- Selección de especialidad y profesional: Lista todas las especialidades y/o profesionales de la clínica para mostrar la agenda correspondiente.

- Logo de la clínica: Aparece en la parte superior de la pantalla inicial y en los presupuestos

a imprimir de los clientes. Ejemplo:

Nota: Para subir el logo a la página, hay que enviarlo al correo [email protected] y el administrador de sistemas de Alnitak se encargará de dejarlo donde corresponde.


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- Estados de hora:

En esta sección nos indica que se ha agendado una hora con un paciente.

En esta sección nos indica que el paciente ha ingresado a box

En esta sección nos indica que se ha confirmado la hora del paciente

En esta sección nos indica que el paciente a sido derivado a lista de espera

En esta sección nos indica que esta bloqueado el horario del profesional.

Esta sección nos indica que los dias feriados durante el año

Esta sección nos indica que el paciente no ha asistido a su hora y queda como inasistencia.


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BARRA DE ACCESO RÁPIDO A través de estos íconos se puede acceder a la agenda, ingresar un nuevo paciente, ir a las fichas de los pacientes, buscar horas de pacientes, ver los próximos controles, ver las evoluciones, ver que pacientes están morosos, etc. Es la barra vertical

• Agenda: Va directamente a la agenda del día. Muestra el horario de los diversos Box, de una de las Sucursales por defecto, la cual es (la primera a la izquierda), en el día seleccionado.

Nota: Al seleccionar a un profesional, en la parte superior del calendario, en el filtro, accederemos al horario semanal de éste.

Día seleccionado

Sucursal

Selección de profesional


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Agenda Semanal del profesional

Al seleccionar al profesional, accedemos a la visualización semanal, la cual refleja las horas agendadas, con sus respectivos estados, los cuales varían de color para una mejor visualización de la agenda.

Profesional seleccionado

Filtros diarios, mensuales, anuales

Acceso a tareas del profesional.

Box donde se encuentra el profesional.


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Agenda diaria del profesional

Este calendario, muestra el día seleccionado, con pacientes agendados y las horas disponibles.

Profesional seleccionado

Día seleccionado

Horas disponibles (recuadros blancos)

Paciente agendado.

Agregar notas


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Ícono para agregar notas:

Agenda Anual del profesional

Muestra el calendario anual, segmentando por mes, y diferenciando los días a través de colores para visualizar el estado de cada uno de ellos.

Nota: Al seleccionar a un profesional, en la parte superior del calendario, en el filtro, accederemos al horario semanal de éste.


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Vista rápida llamada Call Center: Muestra una agenda rápida por especialidad

Carga de trabajo semanal:

Selecciono profesional y vista rápida Muestra donde se encuentra trabajando el doctor y su agenda semanal a demás de ser exportable a Excel, a demás, no se puede agendar desde esta vista.


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Acciones de la cita del paciente:

: Nos permite copiar la hora del paciente

: Permite cortar la hora del paciente, para ser cambiada.

: Permite editar la hora.

: Confirmación de la hora.

: Cuando un paciente llega y tiene que esperar al doctor, hay que hacer clic en este icono para que ingrese oficialmente a la lista de espera de ese odontólogo, lo que se reflejará en el paréntesis al costado derecho del sillón.

: Elimina una hora agendada.

: Cuando un paciente ingresa al box para que lo atiendan, hay que hacer clic en este botón para que quede registrada su hora de ingreso.

: Lleva directamente al estado de cuenta del paciente, del módulo de cartera

: Lleva a la ficha de atención del paciente.


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Número de módulos por defecto: Los módulos de atención de la agenda son de 15 minutos.

Por lo tanto, el número de módulos por defecto es la cantidad de módulos que siempre saldrán al tomar una hora.

Aquí aparece el número de módulos por defecto, sin embargo con el

botón se pueden aumentar o disminuir. Esto quiere decir que si no cambio esto, siempre mis horas serán de 15 minutos.


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• Nuevo Paciente: Va directamente a la ficha completa de ingreso de un paciente.

• Ficha Pacientes: Va directamente a la ficha de atención electrónica de cada paciente.

• Buscar Horas: Va directamente a buscar las horas de un determinado paciente. Las horas que muestra este reporte son las pasadas y las futuras.

Los campos en rojo muestran las horas inasistidas por el paciente.

Permite eliminar la hora agendada, en el caso que ésta no esta confirmada.


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• Próximos Controles: Este reporte lista los próximos controles agendados para pacientes con tratamientos largos, por ejemplo un control en un año más. A la vez se encuentra la opción de búsqueda de estos controles en distintos períodos del año, a través de los calendarios.

Nos permite enviar las horas de los próximos controles por mail

• Evolución Paciente: Va directamente a buscar la evolución de un paciente determinado ingresando sus datos correspondientes

Calendario de búsqueda, fecha de inicio.

Calendario de búsqueda, fecha de término.


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• Laboratorio: Gestiona todos los envíos de trabajos a los distintos laboratorios. Laboratorios: Aquí se ingresan todos los laboratorios con que trabaja la clínica.

Para ingresar un nuevo laboratorio hay que hacer clic en “nuevo” y completar los datos correspondientes.


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Listado de Pedidos: Aquí se muestran las prestaciones que se mandan al laboratorio desde el presupuesto para generar la Orden de Laboratorio.

Selección de prestaciones que irán dentro de una misma orden.

Filtro de estados de las órdenes de laboratorio

Selección de laboratorio a enviar la orden


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Crear una Orden de Laboratorio: Para crear una nueva orden, se selecciona cada prestación que la compondrá, luego se selecciona el laboratorio, y por último se envía la

orden .

Una vez definidos los parámetros de la Orden de Laboratorio, hay que hacer clic en “crear” y así pasan al listado de órdenes pendientes.

Detallar que instrumental se va al laboratorio con esta prestación, Ej. Cubetas

Digitar el valor que cobra el laboratorio por esta prestación.

Seleccionar aquí si esta prestación lleva material que el laboratorio tendrá que devolver. Ej. Cubetas.

Selección obligatoria de la fecha estimada de recepción.


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Órdenes Pendientes: Aquí se muestra el listado de las órdenes que están en el laboratorio.

Cada vez que llega un trabajo del laboratorio, hay que recepcionar la orden con la que salió.

Luego de hacer clic en , hay que completar los datos de el detalle de la recepción.

Una vez recepcionada la orden, automáticamente cambiará el “estado” en el Listado de Pedidos.


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Cuenta Corriente: Aquí se muestran los pagos pendientes a cada laboratorio.

Para seleccionar un laboratorio, hay que hacer clic en .

Para pagarle al laboratorio una orden específica, hay que hacer clic en “pagar” .

Paso 1

Paso 2 Paso 3 Paso 4

Paso 5

Paso 6


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Paso 1: Aquí se selecciona la cantidad de dinero a pagar o abonar, esto se hace editando el monto que aparece por defecto. Paso 2: Aquí se selecciona si la forma de pago va a ser en efectivo o en documento bancario.

Nota: Si el pago es en efectivo, sólo se deben completar los datos en color rojo. Paso 3: Aquí se ingresa el número del documento bancario con el que se pagó. Paso 4: Aquí se ingresa la fecha de vencimiento del documento bancario con el que se le pagó al laboratorio. Paso 5: Aquí se ingresa un comentario si es necesario. Ej. Nombre del banco del cheque con que se está pagando. Paso 6: Una vez que están completos los datos anteriores, se hace clic aquí para efectuar el pago. Reporte de Pagos: Aquí se ven todos los pagos hechos y por hacer a un determinado laboratorio.

Para seleccionar un laboratorio, hay que hacer clic en .

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1.- Cuando aparece solamente una línea con la orden de laboratorio (en celeste), quiere decir que no está cancelada.

2.- Cuando debajo de una orden de laboratorio aparecen los campos de fecha, acción, nº doc. (Sólo si es cheque) y pago (color gris), quiere decir que esa orden está cancelada al laboratorio que la hizo.


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• Envío de Correos a Pacientes: Aquí se selecciona a un grupo de pacientes para enviarles un correo electrónico.

Permite insertar imágenes al cuerpo de texto.


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Configuración de correo: Esta configuración es la misma que se utiliza para configurar el Outlook (se configura la cuenta de correo mediante el cual se van a mandar los mail masivos a los pacientes seleccionados.

. Nota: Esta opción no permite la utilización de cuentas creadas con HOTMAIL, GMAIL, VTR, etc. Solo permitirá correos o cuentas de corporativos, como lo indica la foto.


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• Listado de Pacientes Morosos: Nos indica el estado de deuda de cada paciente a nivel general.

Los saldos de color rojo es la visión desde la clínica, es decir, cuanto me deben hacia la clínica y cuanto debo yo a pacientes.


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• Confirmación de Pacientes: Lista los pacientes de una fecha determinada (a elección) para su confirmación o eliminación de la cita.

Nota: Otra manera de confirmar a un paciente, es a través de la agenda.

Paciente confirmado


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• Informes: Aquí se listan todos los informes que se pueden sacar.

Emisión del Arancel: Muestra todas las prestaciones separadas por grupo, con sus valores.


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Referencias: Muestra el gráfico de las referencias de consulta

Estadísticas de Venta: Grafica de manera anual (segmentando por mes), los presupuestos realizados, tanto confirmados, como no confirmados, los ingresos de dinero de éstos y los saldos de cada mes.


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Horas Asignadas: Muestra el reporte de las horas asignadas. Se puede escoger un rango de fecha, la sucursal y el profesional.

Muestra el reporte de las horas bloqueadas. Se puede escoger un rango de fecha, la sucursal y el profesional.


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Flujo de Caja: Este informe refleja por estadísticas los ingresos de caja anuales, los cuales detallan los documentos por vencer de cada semana del mes, tanto como los ingresos mensuales, trimestrales y semestrales.


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Presupuestos Generados: Muestra el reporte de los presupuestos generados. Se puede escoger un rango de fecha, la sucursal, el profesional y número de presupuesto.

Estadísticas por Prestación: Muestra el porcentaje de uso de cada prestación.


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Gestión de presupuesto: Informe que indica el estado de los presupuestos generados, los montos asociados a éste, sesiones del paciente, etc. A la vez posee un filtro para listar los presupuestos confirmados, no confirmados, y los presupuestos pagados, impagos. Lo importante a destacar, es que este informe da la facilidad de saber cuántas prestaciones ha hecho un profesional, con los montos asociados a éste, por ende es factible ver la productividad del odontólogo.

Próximos Controles: Muestra el reporte de los próximos controles del año en curso, adema de poder enviar un aviso por email, el cual se debe marcar sobre el recuadro.


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Listado de Pacientes Morosos: Muestra el reporte de los pacientes con sus respectivas deudas y abonos realizados.

Búsqueda de Anamnesis: Informe que busca por conceptos o palabras las anamnesis de los pacientes. Se puede buscar por uno o dos conceptos a la vez, ingresándolos en el recuadro de

“Buscar”, luego se debe hacer clic en


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Estadística Profesional: Muestra el reporte del éxito en la atención del profesional en cada especialidad, a través de porcentajes.

Se deben seleccionar las atenciones a calcular, y luego apretar . Pacientes: Muestra el listado de pacientes, los cuales se pueden reflejar a través de diversos filtros.

Nota: Para acceder a los íconos donde se ven pacientes específicos, hay un filtro de búsqueda, en el cual hay que indicar sobre qué parámetros se va a buscar al paciente.


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Primero hay que seleccionar el parámetro, luego ingresar el dato correspondiente y presionar el botón “Buscar” . Producción Profesional: Nos muestra la producción delo odontólogo (son acciones terminadas) en un periodo de tiempo determinado, exige usuario y contraseña para permitir generar reportes.

C/p (con pago): indica el monto que pago el paciente del presupuesto


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Horas Efectivas: Muestra el reporte de los pacientes asistidos y no asistidos a la cita con el profesional, diferenciadolos por el color: negro- rojo. A la vez, reporta la hora de ingreso a la lista de espera, el ingreso al box, y la diferencia producida entre ambos.

Nota: El paciente quedará registrado en el sistema, si asistió o no, dependiendo del ingreso a box.

Pacientes Excel: Traspasa el listado de pacientes al formato Excel, con sus respectivos datos.

Ingreso a Box Ingreso a lista de espera


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Saldos Pacientes: Indica el estado de deuda de cada paciente a nivel general . Los saldo de color rojo es la visión desde la clínica, es decir, cuanto me deben de la clínica y cuanto debo de la clínica.

• Registro de Eventos: Muestra el reporte de acciones, tales como: Confirmación de horas, eliminación de horas, eliminación de presupuestos, abonos a presupuestos y eliminación de los pagos. A la vez muestra el usuario que realizó éstas acciones, con la respectiva fecha y hora de cada acción.


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DETALLES DE LA BARRA DE MENÚ Este menú es el acceso a las distintas opciones que ofrece el sistema.

Inicio: Es un link directo a la pantalla inicial del sistema, es decir, muestra la agenda del día por Box, de la sucursal. En el caso que haya más de una sucursal, se deberá filtrar.

Principal: En este menú se accede a varias opciones del sistema.

- Agendar paciente: Permite agendar un paciente en la fecha deseada, desde la agenda.

Horario disponible para agendar paciente

Paciente agendado


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- Pacientes: Permite ver el listado de los pacientes de la clínica, editarlos, eliminarlos o

ingresar un nuevo paciente .

Ingresar un nuevo paciente: Una vez hecho clic en “Nuevo” , se desplegará una pantalla donde de ingresan los datos personales de cada paciente. Los encabezados que están en color rojo, son los campos obligatorios a llenar. Una vez ingresados los datos, se debe aceptar .


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Nota: Cuando un paciente es carga, el sistema pide el RUT del titular. Este titular “debe” estar en la lista de pacientes de la clínica.

Al editar los datos de un paciente, se abre la misma ventana que cuando se crea uno nuevo, pero con los datos del paciente a editar. Una vez editados los datos, hay que aceptar .


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Al eliminar un paciente, éste queda en los registros de la base pero con una raya sobre él y al final de la lista de pacientes.

- Cumpleaños: Esta página muestra los cumpleaños de los pacientes en un periodo de tiempo mensual.

Al seleccionar a un paciente se va directamente a la ficha de él.


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Mantenedores: En este menú se accede a los parámetros generales de la clínica. Es aquí donde se ingresan los datos para que el sistema se adecue a su forma de trabajar.


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- Especialidades: Aquí se crean las especialidades que imparte la clínica.

Estas especialidades se utilizan cuando:

• Se crea una sucursal de la clínica: hay que especificar la o las especialidades • Se crea a un odontólogo: hay que indicar su especialidad.


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- Referencia de consulta: Aquí se crean las referencias de cómo llego el paciente a la consulta o a la clínica, para luego ser reflejadas en Informes.

Nota: Estas referencias se reflejan:

Al crear a un nuevo paciente, se le pregunta ¿cómo supo de la clínica?, y su respuesta es la referencia. Esto es muy útil si la clínica está realizando alguna campaña de marketing y publicó un aviso en una revista o en una radio.

- Tipos de sillón: Aquí se crean las clasificaciones que pueden tener los distintos sillones

de la clínica.


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- Nombre Anamnesis: Aquí se ingresan los nombres de la anamnesis, las cuales van en la ficha clínica del paciente. Cada anamnesis contendrá distintas categorías.

- Sillón: Aquí se crean los sillones que tiene la clínica, o box. Cada sillón debe ir asociado a un “tipo de sillón” ya ingresado en el sistema.


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- Categorías de Anamnesis: Aquí se crean las categorías en las que se sub-dividen, las diversas preguntas de la anamnesis.

- Preguntas de Anamnesis: Aquí se crean las preguntas de la anamnesis. Cada pregunta “debe” asociarse a una categoría.


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- Atenciones: Aquí se crean las atenciones que da la clínica.

Las atenciones se reflejan:

• Al dar una hora a un paciente. • Al ver la hora de un paciente en la agenda.


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- Previsiones: Aquí se ingresan las previsiones con que trabaja la clínica.

- Convenios: Aquí se crean los convenios con instituciones que trabaja la clínica.

• Descripción: Es el nombre del convenio. • Factor %: Es el porcentaje de descuento que tiene ese convenio. • Tope $: Es el monto máximo al que puede acceder un paciente con este convenio. Si el

convenio no tiene tope de dinero, se debe poner 0.


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- Formas de Pago: Aquí se crean las formas de pago de la parte clínica, es decir, a la hora de realizar un presupuesto, el sistema preguntará si lo desea pactar en las cuotas ingresadas a través de este mantenedor. Una vez ingresada la forma de pago, ésta no se puede modificar.

• Descripción: Nombre de la forma de pago. • Nº de Cuotas: Cantidad de cuotas en que se pagará. • Intereses: Porcentaje de interés que se le cargará a cada cuota. Este porcentaje se calcula de

la siguiente manera: Si queremos que tenga un interés del 1.5%, entonces:

1.5 : 100 = 0.015 (este es el valor que indicamos en el campo) • Primer Mes: Aquí se indica con números desde qué mes comenzarán a correr los intereses.

Por ejemplo, si la forma de pago tiene 3 cuotas y el primer mes tiene indicado el número 2, los intereses comenzarán a correr desde el segundo mes, es decir, desde la segunda cuota.

• Solo la forma de pago Contado (es decir, un solo pago), indicará en mes de inicio el valor 0. Todos los pagos que indiquen cuotas, deben tener en mes de inicio un número mayor o igual a 1.


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- Valor UCO: Aquí se ingresa el valor de la Unidad Clínica Odontológica (UCO), el cual

automáticamente actualiza las prestaciones. El historial queda registrado porque el valor de las prestaciones está en directa relación con el UCO y esto se refleja en los presupuestos.

- Grupos: Aquí se crean los grupos de prestaciones. Cada prestación “debe” ir asociada a un grupo.

Nota 1: Por defecto, en el sistema vienen creados los grupos del Colegio de Cirujano Dentistas de Chile. Nota 2: Para eliminar un grupo, primero hay que eliminar “todas” las prestaciones que están asociadas a éste (ver el mantenedor de prestaciones).


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- Prestaciones: Aquí se ingresan las prestaciones con que trabaja la clínica.

• Grupo: Se selecciona el grupo de prestaciones deseado. • Código: Aquí se ingresa el código que nuestra clínica utiliza para una determinada

prestación. • Descripción: Es el nombre de la prestación. • Finalizar haciendo clic en “Grabar”.

Para ver las prestaciones ingresadas en el sistema hay que seleccionar el primero el grupo.


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• Código: Es el código que nuestra clínica le asigna a cada prestación. Es por eso que este campo viene en vacío.

• Descripción: Nombre por el cual se reconocerá la prestación. • Unidad: Es la unidad UCO en la que se basará el valor de la prestación. • Honorarios: Es el honorario del odontólogo por realizar esa prestación. Este honorario es en

base a la unidad UCO. Es decir, si el valor UCO es de $ 10.500 y la prestación en su unidad tiene el valor 1, el honorario del odontólogo que realice esa prestación será de $ 10.500. Nota 1: Sobre este valor se calculan los honorarios de los odontólogos en el módulo Honorarios del sistema. Nota 2: Sobre este valor se realizan los descuentos de los presupuestos.

• Insumos: Aquí se ingresa el valor de los insumos utilizados en esta prestación. • I. Espec.: Aquí se ingresa el valor de los insumos especiales. • Sala: Aquí se ingresa el valor que cuesta ocupar la sala para esta prestación. • Lab.: Aquí se ingresa el costo de laboratorio que tiene esta prestación. • Costo Total: Es la suma de todos los valores anteriores. Esto da el costo de la prestación.

• Asignar ícono : Antes de la creación de un prespuesto es necesario parametrizar las prestaciones, através de esta opción, la cual permite limitar el rango de acción de cada prestación, e identificarlas con un ícono. Nota: Hay dos formas de parametrizar una prestación: Prestación Normal y Prestación Frecuente.

Tanto para piezas como para boca, se debe configurar la zona y asignar un ícono representativo

Prestación frecuente: Opción para configurar ciertas prestaciones utilizadas con mayor frecuencia, creando un acceso más rápido en la generación de presupuestos.

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Paso 1: Selección del tipo de prestación a Parametrizar. Paso 2: Restringir la zona donde se aplicará la prestación Paso 3: Identificar el ícono Paso 4: Grabar

: Es posible utilizar varias prestaciones en esta opción, las cuales al configurarlas quedaran grabadas en el formato del presupuesto a realizar, tienendo los íconos como acceso directo a la prestación, en todo presupuesto a realizar. Ej:

• Eliminar: Elimina la prestación. Para agregar una prestación, primero se selecciona el grupo al cual pertenecerá, el código, el nombre de la prestación y “agregar”. La prestación se crea con todos los campos en blanco para que se llenen antes de “grabar”.

Una vez grabada la prestación con todos sus campos completos, ésta aparecerá junto con las otras prestaciones del grupo asignado.

Al hacer clic accedemos directamente a la prestación configurada.


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- Horario de Profesionales: Este mantenedor permite ingresar los nuevos horarios o modificar los ya existentes del profesional.

Al seleccionar un profesional, accedemos a la información de su horario.

1. Para ingresar un horario, hay que hacer clic en “nuevo” . 2. Posteriormente se debe seleccionar el día en que se creará el horario. 3. Luego se debe seleccionar la sucursal donde se desea crear el horario. 4. Seleccionar el sillón donde atenderá el profesional. 5. Seleccionar las horas de inicio y término. 6. Seleccionar las fechas de inicio y término del horario (a través del calendario). 7. Presionar “Aceptar”, para guardar los cambios.

Selección del día

Selección del profesional

Selección del sucursal Selección del sillón

Selección de los horarios, inicio /término

Selección de fecha de inicio

Selección fecha de término Filtro para la muestra de horarios del profesional.

Asignación de color representativo del profesional (representado en la agenda)


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Modificación del horario: El horario tiene la capacidad de ser modificado tanto en fechas como en horas. Nota: Se debe tener en cuenta que para modificar o eliminar un segmento del horario, éste no debe tener horas asignadas a pacientes, y no debe estar ocupado el sillón por otro profesional (en el rango del segmento que se ampliará o reducirá en el caso de la modificación, o en todo el segmento en el caso de la eliminación).

- Aranceles por Convenio: Esta opción nos permite seleccionar el convenio (previamente creado), asociando las prestaciones a éste, el valor de porcentaje de descuento del Convenio se asociará de manera automática a las acciones. A la vez permite editar algún valor específico de una prestación, de manera manual, ingresando el valor en el recuadro, el cual se diferenciará con el color verde.

Modificar el horario

Eliminar horario

Aviso de horas asignadas al profesional


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Para deshabilitar una prestación, hay que seleccionar el convenio en el combo llamado “arancel” (en la parte superior de la pantalla) y deseleccionar la prestación, y finalizar seleccionando “Grabar”. Para editar el valor correspondiente, se debe cambiar en la columna “Valor Referencia”(los valores modificados y seleccionados aparecerán en color verde indicando que hay una variación respecto al valor original). Una vez hechos los cambios correspondientes, se graba. Nota: Cada vez que se crea un nuevo convenio, éste por defecto viene con las prestaciones deshabilitadas, por lo que hay que habilitarlas en esta opción, es decir, marcarlas de manera manual, o de forma automática, a través de la opción .

- Plantillas de Prestaciones: Esta opción nos permite agrupar prestaciones, para crear una plantilla de uso regular por el profesional.

Paso 1: Ingresar el nombre de la plantilla, a través del botón “Nuevo”, y luego “Aceptar”. Paso 2: Editar la plantilla, donde se abrirá esta pantalla.


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• Hacer clic sobre el botón “Agregar más prestaciones”, donde se abrirá la ventana de

prestaciones para la selección de éstas.

• Aceptar.

• Si se requiere cambiar el orden de las prestaciones de la plantilla, se debe hacer clic sobre “Grabar Orden”.

Paso 3: Clonar una plantilla. Cuando se requiere crear una nueva plantilla similar a una ya existente, esta opción nos permite reutilizarla, al duplicarla, para así ingresar o eliminar prestaciones a esta.


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Administración: En este menú se accede a los parámetros más específicos de la clínica. Generalmente este menú lo maneja sólo el usuario administrador.

- País: Aquí se ingresan los países a los cuales pertenece cualquier usuario o paciente de

la clínica.


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- Región: Aquí se ingresan las regiones asociadas a cada país (ya ingresadas en el sistema).

- Ciudad: Aquí se ingresan las ciudades asociadas a cada región (ya ingresada y asociada a su país).


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- Comuna: Aquí se ingresan las comunas asociadas a cada ciudad ya ingresada, a su vez

asociada a su región y ésta a su país.

- Clínica: Aquí se ingresan las sucursales que tiene la clínica.

Una vez creada la sucursal, el sistema da la opción de asignarle especialidades a ésta. Nota: Si la clínica no tiene sucursales, de todas formas hay que ingresar como una sucursal la clínica donde se atiende.


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- Parámetros: Son datos específicos que parametrizaremos según la estructura de nuestra

clínica.

Ingreso de los feriados

Cambio de Rut del paciente

Ingreso de conexiones IP

Parametrización del formato de presupuesto

Permite ingresar todos los datos de la clínica, los cuales se verán reflejados en el presupuesto, al igual que poder subir el logo de la clínica de manera rápida.

Descarga a Excel

Al activar este modulo y al ir al link nos permite tomar hora por internet.


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Promoción: Al hacer clic en promoción nos permite ver y crear promociones Ejemplo:

Para poder crear una nueva promoción tenemos que hacer clic en nuevo

Agregamos una prestación

Le designamos número de bloques y la sala en donde se trabajara esta prestación. Finalmente aceptamos


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Activar modulo se reserva: Al activar este modulo, nos permite hacer reservas por internet. Ejemplo: Al hacer clic al link nos lleva directo a la página.

Ingresar si es primera visita o no. Si es primera visita regístrese


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Si no es su primera consulta coloque no y a continuación indique si viene por una promoción.

Seleccione hora Seleccione a profesional


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Una vez confirmada la reserva ingresamos nuestros datos de usuario.

Reservamos la hora

Confirmamos la hora


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Reserva de hora sin promoción

Seleccionamos sucursal y especialidad


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Al ingresar todos los datos correspondientes y registrarse puede tomar hora, consultar reserva, modificar hora y anular hora. Como también permite actualizar datos, consultar contraseña por olvido de ella

Ingresamos nuestros datos de usuario

Finalmente confirmamos la hora


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Validar que última anamnesis tenga antigüedad menor a 1 año: Al colocar la opción sí, nos permite tener un control en que si no se ha hecho anamnesis en un año no permita tratar, saldrá un aviso para que deba crear una anamnesis.

Aquí se debe crear una nueva anamnesis

Vemos el detalle del presupuesto


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Lista de feriados:

Ingreso de los días del año que son feriados

Cambiar Rut:

Opción que permite remplazar el rut del paciente, en el caso de un rut ficticio otorgado, como primera instancia.

Ingreso de descripción del feriado.

Selección de fecha.

Ingreso de Rut antiguo

Sistema arroja nombre del paciente

Ingreso de Rut nuevo

Reingreso de Rut nuevo

Cambio del Rut


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Conexiones:

Permite controlar las direcciones IP que acceden al sistema.

Nota: En el caso que se quiera eliminar una de las direcciones IP, se selecciona dentro del listado, y

se hace clic en

Acceso libre a cualquier IP, como lo muestra el ejemplo.

Permite registrar la IP de su PC

Identificar a que IP pertenece

Agregar la dirección IP


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Formato de presupuesto:

Permite configurar el orden de los datos ingresados previamente en el formato de presupuesto, tanto del encabezado, como el pie de página. Este proceso funciona de la misma manera que el programa Word. Pasos: Seleccionar el dato, siguiendo el orden que se desae imponer en le presupuesto, éstos pasarán a la pantalla derecha, donde se irán acomodando al igual que Word (centrar, alinear a la izquierda, derecha, etc). Los mismo pasos se repiten para la Firma personalizada (firma del doctor), o el pie de página.

• Permitir confirmación de grabación: Este parámetro indica si el odontólogo confirma o no con su nombre de usuario y contraseña cuando se va a grabar ciertas acciones como:

Presupuestos Esto porque puede suceder que cuando el doctor le dicte a la asistente el Odontograma o las prestaciones de un presupuesto, ésta cometa un error e asigne la prestación aun área no correspondiente. Con esto el odontólogo valída que realmente lo que está en el presupuesto es lo correcto.

Orden de los datos

Orden de datos de pie de página.


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• Ver membrete en los presupuestos: Esta opción permite mostrar o no el logo y los datos de la clínica al hacer un presupuesto. No será necesario mostrarlo en el caso de las clínicas que mandan a imprimir hojas con estos datos y no necesitan que el presupuesto los vuelva a mostrar cuando se imprime.

Nos permite descargar a un archivo Excel.

Permite configurar el acceso por tipo de usuario (iconos costado izquierdo)


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- Tipos de usuario: Aquí se ingresan los tipos de usuarios. Éstos son las distintas clases en que agruparemos los roles del sistema (ver Roles).

Nota: El sistema por defecto viene con todas las funciones bloqueadas para los usuarios, las cuales son:

• Crea presupuestos: Permite al usuario acceder a la creación de un presupuesto.

• Crea desde presupuesto: Permite acceder al ícono “crear desde”

• Editar presupuestos: Al encontrarse inactiva esta función, el usuario no podrá editar los presupuestos realizados a los pacientes.

• Cierra presupuesto: Permite al usuario denegar el acceso al resto de los usuarios a tratar

las prestaciones del presupuesto.


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• Borra presupuesto: Permite al usuario eliminar un presupuesto, teniendo en cuenta que éste no se encuentre evolucionado.

• Garantía y Desevolución: Permite al usuario, poder desevolucionar una acción ya

terminada, es decir, dejarla como No Iniciada. También permite generar la garantía, es decir desevoluciona la acción a no iniciada, dejando un saldo a favor del paciente.

• Aprueba Presupuesto: Si esta función no se encuentra activada, el usuario no podrá

confirmar el presupuesto, es decir, no aparecerá el ícono de aprobación .

• Bloquea agenda: Si esta función no se encuentra activada, no aparecerá el botón para el bloqueo de agenda, en la pantalla para el ingreso de pacientes.

• Asigna tratamientos: Significa que este usuario podrá asignar un doctor a cada

prestación del presupuesto.

• Edita pagos en cartera: Esta función permite editar o eliminar pagos de presupuestos registrados en el módulo Cartera.

• Ver Informes: Esta función permite al usuario acceder a los Informes que genera el

sistema.

• Ve datos Paciente: Al tener desactivada esta opción, permite ver la ficha inicial del paciente, pero no se ven los datos de contacto de éste, por ejemplo: Dirección.

• Borra observaciones Administrativas: Esta opción permite la eliminación de las

observaciones realizadas en la ficha del paciente.

• Máximo descuento: Aquí se coloca el desuento máximo que pueden hacer los tipos de

usuarios.

• Forzar habilitación sin pagos: Nos permite habilitar aun cuando el paciente no tenga el presupuesto saldado.


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- Roles: Aquí se especifican los permisos que tendrá cada tipo de usuario en el sistema.

Al activar cada casilla, estamos indicando que los usuarios que tengan asociado el “tipo de usuario” seleccionado en la parte superior de la pantalla, podrán ver, grabar, modificar o eliminar en esa pantalla. Por ejemplo: El usuario “profesional” podrá ver en la pantalla de inicio el botón “Principal” (en la barra superior) y del menú colgante que se despliega del botón “Principal” sólo podrá ver, grabar, modificar o eliminar en la pantalla “pacientes”. Las pantallas “agendar paciente” y “cumpleaños” no las podrá ver porque no tiene el permiso correspondiente.


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- Usuarios: Aquí se ingresan todos los usuarios que acceden al sistema de la clínica.

Nuevo usuario:


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• Nombre: Es el nombre del usuario que estamos ingresando. • Apellido Paterno: Es el apellidos paterno del usuario que estamos ingresando. • Apellido Materno: Es el apellido materno del usuario que estamos ingresando. • Rut: Es el Rut del usuario que estamos ingresando. • Usuario: Es el nombre de usuario con que entrará al sistema, éste es el mismo número

del Rut pero sin el dígito verificador. Por ejemplo si el RUT del usuario es 15.689.354-6 el nombre de usuario será 15689354.

• Contraseña: Es la contraseña asignada al usuario para entrar al sistema. • Cargo: Aquí se indica si el usuario es odontólogo o asistente. • Tipo de Usuario: Aquí se indica qué “tipo de usuario” (creado en su mantenedor

correspondiente) se le asignará a este usuario y que permisos (roles) le corresponden. • E-mail: Aquí se ingresa el correo electrónico del usuario. • Imagen: Aquí se ingresa la imagen del usuario. Este archivo tiene que ser jpg. • Sucursal: Aquí se ingresa la sucursal en que trabaja el odontólogo. Esto se realiza una

vez que ya se ha creado el odontólogo nuevo, se acepta y luego se edita para asignarle la sucursal (se detalla más abajo).

• Especialidad: Aquí se indica qué especialidad tiene este odontólogo. Al igual que la asignación de sucursal, una vez creado el usuario, se debe editar para asignarle la especialidad.

• Contratados: Aquí se indica la cantidad de odontólogos contratados para que utilicen el sistema. No se pueden ingresar más de los que aquí se indican.

• Activos: Aquí se indica la cantidad de odontólogos activos que tiene la clínica en el sistema.


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- Sucursales: Aquí se “debe” seleccionar la sucursal en que trabajará el odontólogo, y el

asistente.

Nota: Si no está asociada la sucursal al usuario, profesional y asistente, el sistema no permitirá seleccionar a éstos a la hora de realizar presupuestos. A la vez el sistema no permitirá crear el horario del profesional.

- Especialidades: Una vez que el usuario está ingresado en el sistema, se debe editar y seleccionar la especialidad del profesional, para así en la agenda buscarlo de manera más eficaz por especialidad.


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- Desbloquear: Aquí se ven todos los usuarios de la clínica que están conectados. Cuando uno de éstos se queda bloqueado, el usuario que tenga este permiso en el rol

(generalmente el administrador) lo puede desbloquear desde el botón .

Honorarios: Por aquí se accede al módulo de honorarios, donde se realizan los pagos a los odontólogos que trabajan en la clínica. Descargar manual de Honorarios.


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Cartera: Por aquí se accede al módulo de cartera, donde se lleva el control de los pagos que hacen los pacientes de sus presupuestos, es decir, es el módulo de pagos. Descargar manual de Cartera.


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Abastecimiento: Por aquí se accede al módulo de abastecimiento, donde se lleva el control de bodegas e inventario de los productos ingresados en él. Para ingresar a este módulo, sólo el usuario administrador podrá ingresar su nombre de usuario y clave, y una vez adentro deberá asignar usuarios en el módulo. Ver manual de abastecimiento.

Manual de usuario Dentalsoft: Aquí se puede descargar el manual de usuario.


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SECUENCIA REQUERIDA DE PARAMETRIZACIÓN DE DENTALSOF T Parametrizar el sistema es ingresar los datos correspondientes a los mantenedores para que Dentalsoft funcione de acuerdo a las necesidades de nuestra clínica.


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USOS DE DENTALSOFT Agenda: Dentro de la agenda, al dar una hora a un paciente, existe la opción de agregar un paciente de sobrecupo dentro de la misma.

Sobrecupos: Opcion que permite al doctor atender a uno o mas pacientes en el mismo módulo. Al hacer click en este ícono, se abrirá la siguiente pantalla:

Sobrecupos

Ingreso de nuevo paciente

Búsqueda de pacientes ingresados al sistema.

Listado de pacientes ingresados al sobrecupo

Por último grabar


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Agendar un paciente: Para agendar un paciente hay que hacer doble clic en la barra del módulo deseado.

Nota: La manera de agendar un paciente, no varía de el tipo de vista de la agenda, es decir, semanal o diaria.

Doble clic en la barra, en este caso, el modulo es el de las 10.

Bloquear agenda


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• Paciente: Aquí se selecciona al paciente que se le dará la hora. Si es un paciente nuevo, hay que seleccionar “crear nuevo” y se abrirá una ventana para ingresar los datos básicos. Los campos en rojo son obligatorios.

• Tipo de atención: Aquí se selecciona este parámetro según lo ingresado en el mantenedor

correspondiente.

• Bloquear: Este botón es para bloquear una hora que está designada por horario al profesional, el cual por algún motivo especial no la trabajará. Por ejemplo, si el profesional tiene un curso o un viaje, se bloquean las horas en que no estará en la consulta para evitar que por error se le asigne un paciente. Al igual que para la agendar a un paciente, se ingresa los módulos que desea bloquear Posteriormente “Aceptar”.


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Nota: En los tipos de usuarios se designa quien tiene la autorización para realizar esta operación

• Módulos: Aquí se elige la cantidad de módulos que durará la sesión. Cabe recordar que los módulos por defecto son de 15 minutos.

• Repetición: Aquí se elige si la hora es sólo por hoy con el mismo horario o se repetirá durante un tiempo, si es así hay que indicar hasta cuando se repetirá.

Paciente bloqueado


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• Observaciones: Si se ingresa un tipo de observación, esta aparecerá en la descripción de la cita del paciente.

Cuando una hora está tomada en la agenda, solo se debe posar el mouse en el paciente y aparecerá la descripción, la cual posee varias indicaciones.

Observación

Tipo de Atención

Nombre del paciente Nombre del doctor


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• Ficha de atención de un paciente: Esta es la ficha donde se guardan todos los antecedentes clínicos del paciente.

Ficha: Muestra los datos personales del paciente.

Foto de identificación del paciente, la cual se ingresa en Imagenología.

Gráfico de deuda total del paciente Indica cuanto se ha depositado y cuanto debe.

Permite editar los datos de la ficha. Alertas

médicas.

Posibilidad de crear plantillas de correo a la ficha del paciente.


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Posibilidad de crear plantillas de correo a la ficha del paciente: Aquí se genera la plantilla de correo y en el botón guardar como plantilla se graba.

Próximo control: Si es necesario que un paciente tenga que controlarse dentro de un año (por un tratamiento largo, frenillos, etc.) aquí se indica el motivo del próximo control (Ver en informes). Fecha: Aquí se indica una fecha para que la asistente llame al paciente y le recuerde que tiene que pedir una hora.


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• Anamnesis: Aquí se responden las preguntas creadas en los mantenedores. La Anamnesis se guarda por fecha en la parte superior de la pantalla, para poder tener siempre el historial a la vista.

Una vez completadas las preguntas, hay que “grabar” para que los datos queden almacenados con la fecha de hoy.

Selección de grupo Selección de registro de fechas

Ingreso de observaciones generales


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• Odontograma: Permite graficar el estado del paciente al ingreso del tratamiento.

Pasos: Primero se marca el estado y luego la cara o la raíz correspondiente, la cual quedará del color correspondiente al estado marcado. Si por error se marcó una cara o raíz que no correspondía, se debe marcar en el cuadro de estado “sano” y luego marcar donde está el error. Una vez completo el Odontograma, se procede a “grabar” para que quede guardado según su fecha. Tanto aquí como en la Anamnesis queda guardado el historial por fecha. Nota: Al pasar con el Mouse sobre una pieza para marcarla, ésta se agranda para su mejor definición.

Permite marcar el estado de raíz. Permite

marcar el estado del diente.


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• Presupuestos: Esta opción permite crear un presupuesto a un paciente, es decir, crear el plan de tratamiento a seguir. Para esto tenemos la ayuda de un Odontograma:

Para la creación de presupuestos, al hacer clic en , lo primero que nos pedirá el sistema es seleccionar una serie de datos:

Aquí se selecciona la sucursal donde se va a hacer el presupuesto. Esto para que al imprimirlo, queden los datos correspondientes a esa sucursal.

Aquí se selecciona la asistente que ayudará al odontólogo.

Aquí se selecciona al odontólogo, esto en el caso de que no tenga una hora asignada, si es así, automáticamente aparecerá el nombre del odontólogo con el que tiene la hora.


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Presupuesto con Odontograma:

Nota: Las prestaciones deben estar previamente configuradas para la creación del presupuesto Paso 1: Selección de Prestación.

: Aquí se selecciona la prestación que se va a generar.

Selección de prestación. Búsqueda de prestación.

Nombre de la prestación seleccionada

Área donde se podrá utilizar la prestación, previamente configurada.

Código de la prestación seleccionada.

Código interno de la prestación


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: Paso 2: Selección pieza o boca. Ya elegida la prestación, debemos seleccionar la pieza, o la boca, donde se aplicará. Todo dependiendo de la configuración de la prestación, ya que como muestra el ejemplo, ésta está configurada para el sector de piezas, en el caso que se quisiera marcar la boca, el sistema no lo permitirá.

Pieza seleccionada.

Selección de las caras de la pieza

Selección de tipo de prestación

Selección de zonas de la boca.

Odontograma Niño

Prestación previamente configurada, de uso frecuente


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Cada vez que se marca una prestación, ésta pasa a la parte inferior de la pantalla donde va quedando el presupuesto.

Una vez que están todas las prestaciones asignadas hay que grabar para poder definir las condiciones del presupuesto.

- Odontograma Niño: Opción que nos permite realizar un presupuesto, modificando las

piezas a la nomenclatura del niño. Si la prestación se va a aplicar a una cara de la pieza, los pasos son los siguientes:

- Seleccionar la prestación.

- Seleccionar “ Niño” ( la pieza debiera pasar a la nomenclatura de letra)

- Marcar la pieza donde se aplicará la prestación. - Marco las caras de la pieza.

- Agregar - Prestación agregada:

• Si la prestación es por piezas:

- Seleccionar la prestación.

- Seleccionar “Niño” . - Seleccionar pieza - No es necesario seleccionar agregar, ya que una vez hecho los pasos

anteriores el sistema agrega automáticamente la prestación. -

Nota: En el Odontograma, las piezas de niños abarcan desde la pieza 4 a la 13. Desde la pieza 20 a la 29.


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*Sub presupuestar: Quiere decir que de un presupuesto con muchas prestaciones, el paciente puede elegir las prestaciones que se hará la próxima sesión. Al hacer esto se generará un nuevo presupuesto con las prestaciones elegidas. Una vez que el paciente lo decida, se podrá volver al presupuesto original y crear uno nuevo con las prestaciones faltantes. Esto es muy útil si el paciente está limitado de dinero. Así, primero se hace lo más urgente o lo que puede cancelar de acuerdo a sus posibilidades. Una vez grabado el presupuesto, éste aparecerá al costado derecho de la pantalla.

Elegir forma de pago

Elegir prestaciones para subpresupuestar

Elegir porcentaje de descuento adicional al del convenio Grabar presupuesto

Elegir prestaciones para mandar al laboratorio.


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.

Opciones para imprimir el presupuesto o enviar por mail al paciente (siempre y cuando éste tenga registrado su mail en la ficha de datos del paciente).

Tratar el presupuesto

Ver el presupuesto

Si no hay un correo asociado al paciente, se puede ingresar directamente éste como correo de destino.

Eliminar presupuesto

Crear desde otro presupuesto

Modificar presupuesto

Cerrar presupuesto

Crear desde, solo prestaciones pendientes.


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Opciones:

• Ver: con esta opción podemos ver el presupuesto. No se puede modificar

• Modificar: Esta opción permite modificar el presupuesto, Ej.: Agregar una prestación.

• Eliminar: Elimina el presupuesto creado. Si éste ya comenzó a tratarse no se podrá eliminar.

• Crear desde presupuesto: Con esta opción se vuelve al presupuesto original para crear uno nuevo con las prestaciones no realizadas del original. Se puede utilizar el presupuesto anterior como una especie de plantilla.

• Cerrar presupuesto: Opción que permite negar el acceso a tratar las prestaciones del

presupuesto. El usuario debe contar con un permiso especial.

• Tratar: Con esta opción se trata el presupuesto.

• Crear solo pendientes: Permite crear un presupuesto a partir de otro, con solo las prestaciones que se encuentran en estado PENDIENTE. Nota: Para que el presupuesto genere una deuda e información de pago en Cartera, éste debe estar tratado, es decir, en estado de Ejecución.

Al tratar un presupuesto tenemos tres opciones de estado para cada prestación:

• Pendiente

• En ejecución

• Terminado


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Próxima: Al habilitar próximo pago nos permite que se vea en la vista de cartera, esto con el fin de que cartera vea lo que tiene que cobrar.

Selección de Tratante: Si no se realiza la selección, el sistema no permitirá la opción de Tratar Editar : Al seleccionar este botón, la prestación queda desevolucionada, por ende se puede asignar un nuevo tratante.

Número de pieza

Numero de pieza o caras de ésta.

Selección del tratante. Editar prestación, es decir, desevolucionarla


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Nota: Cuando se graba un presupuesto que tiene prestaciones terminadas y otras pendientes o en ejecución, al volver a entrar a este presupuesto para terminar de realizar las prestaciones, las que quedaron en estado “terminado” no se podrán modificar.

Presupuestos terminados. Sólo se pueden ver, no eliminar.

Presupuestos en ejecución. Sólo se pueden ver y tratar, no eliminar.

Presupuestos no iniciados. Tienen disponible todas las opciones


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• Evoluciones: Permite ingresar la evolución del paciente, las cuales van quedando registradas con el nombre del doctor que la realizó, la fecha y la hora. Las observaciones que se realicen en el momento de tratar una prestación (presupuestos), quedarán registradas en esta pantalla.

Para confirmar la evolución de un paciente, hay que escribir la descripción (que es el comentario sobre la evolución) luego seleccionar al profesional que está confirmando y por último “grabar”´

. Si un profesional utiliza mucho la misma descripción para confirmar las evoluciones, para optimizar el tiempo, está el cuadro de “Predefinidas” donde sólo basta hacer clic sobre la descripción deseada y automáticamente aparecerá en el recuadro de la derecha de ésta. Para editar las descripciones predefinidas, hay que hacer clic en “Editar Tipos Predefinidos”.

Selección del profesional Evoluciones

predefinidas


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106

• Recetas: Permite la creación de recetas médicas, las cuales van quedando registradas en un listado, en la ficha del paciente. Éstas se pueden modificar, eliminar e imprimir.

Para crear una receta, se debe seleccionar , e ingresar el texto en el recuadro de detalle.

Finalizar con .

Vista de las recetas emitidas:


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• Listado de Horas Médicas: En esta pantalla aparecen las horas pedidas por un paciente, tanto las pasadas como las futuras.

Si una hora aparece en rojo, quiere decir que el paciente no llegó a esa hora

Si un paciente llama para preguntar cuando tiene su próxima hora es aquí donde se ve. Por otro lado, si el paciente quiere suspender una hora, con el icono de eliminación se borra la hora de la agenda del odontólogo.


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• Imagenología: Aquí se pueden subir imágenes del paciente, las cuales se van almacenando.

Las imágenes a subir deben ser en formato jpg.

Para subir una imagen hay que buscar en qué carpeta del PC está guardada, para esto hay que “examinar” y seleccionar la imagen correspondiente. Una vez hecho esto, se debe “subir imagen” Si la imagen es de la cara de la persona (para su identificación), antes de subir la imagen

, hay que seleccionar el cuadrado de “Identificación Paciente”. Esta imagen no sólo se verá en la Imagenología, sino que también en la ficha inicial del paciente.


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Al seleccionar una imagen para verla de cerca, se hace clic sobre ésta y aparecerá en el recuadro amarillo de la derecha.

En este recuadro tenemos distintas opciones para ver la imagen:

• : Con esta opción aumentamos o disminuimos el brillo de la imagen. • : Con esta opción rotamos la imagen.

• : Con esta opción aumentamos o disminuimos el grado de

transparencia de la imagen.

• : Con esta opción restablecemos la imagen a su forma y colores de origen.

• : Con este icono aumentamos el tamaño de la imagen.

• : Con este icono disminuimos el tamaño de la imagen. Nota: Para aumentar o disminuir el brillo, la rotación o la transparencia (alfa) se debe mantener el botón del Mouse apretado sobre la barra gris oscura y moverlo de un lado a otro.


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Para eliminar una imagen del archivo del paciente, hay que hacer clic sobre el icono de eliminación

bajo la imagen deseada.

• Documentos: Los documentos a subir son en formato pdf, doc y xl.

Para subir una imagen hay que buscar en qué carpeta del PC está guardada, para esto hay que “examinar” y seleccionar la imagen correspondiente. Una vez hecho esto, se debe Haber clic en .


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• Periodontograma: Para registrar gráficamente el periodontograma, primero se debe seleccionar la pieza y luego anotar en milímetros los datos correspondientes. Una vez

listos los datos de la pieza seleccionada, hay que “grabar” para pasar a la siguiente pieza.

Quedará un registro por fecha de los periodontograma realizados.


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• Estado de cuenta: Este es el registro detallado de todos los pagos que el paciente ha hecho y que deberá hacer a la clínica.

Las distintas acciones son:

Presupuesto

Indica el número del presupuesto, monto total de presupuesto, saldo pendiente de pago por el paciente, cargo de prestaciones realizadas, abonos parciales efectuados por el paciente y acciones. En las acciones nos permite:

Visualiza el presupuesto con el estado de las prestaciones y qué especialista lo trató. Pagos efectuados por el paciente.

Permite imprimir presupuesto. Permite enviar por correo.

Cartola


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Abonos libres

Se mostraran todos los abonos no asociados a ningún presupuesto. Las acciones te llevan a una ventana para asignar ese pago. Solo se podrán asignar pagos a presupuestos que tengan saldos pendientes.

Intereses Generados

Mostrara los intereses generados a una boleta en cartera.

Ajustes

Son movimientos directo a la cuenta corriente, deben ser efectuados por un perfil superior. El ajuste solo debería ser ocupado para fines muy específicos por ejemplo: condonación de una deuda.

Saldo total

Se muestra la cartola histórica del paciente. En caso de haber interés se verá incluido en el valor de la cuota.

: Expandir o contraer información.


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• Observaciones Administrativas: Permite realizar una observación del paciente, la cual quedará registrada como historial en la ficha clínica. Registra quién la realizo, con fecha y hora.

Para eliminar la observación se debe contar con el permiso en “Tipos de usuario”.


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PREGUNTAS FRECUENTES. Agenda:

• ¿Cómo asigno hora a un paciente?

- Ir a ícono agenda - Hacer doble clic en el DÍA Y HORA deseado. Ejemplo: A las 15 hrs.

Se abrirá una pantalla de asignación de hora.

Opción 1: Ingreso de nuevo paciente.

Opción 2: Búsqueda de pacientes ingresados al sistema.

Completar los datos en rojo.


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Una vez seleccionado el paciente que se quiere agendar, SE DEBE completar los campos en rojo de la asignación de hora:

- Tipo de atención. - Módulos.

• ¿Cómo asigno una cita de duración 1 hora? - En la pantalla de asignación de hora, se encuentra la opción de cuantos módulos deseo

otorgar, considerando que éstos por defecto son de 15 minutos cada uno, debo otorgar 4 módulos.

• ¿Cómo confirmo una hora? - Buscar al paciente agendado, UBICO el mouse sobre el nombre de éste, donde aparecerá

la descripción de la cita:

En la agenda, el paciente quedará de ésta manera:

Opciones de búsqueda.

Hacer clic en este ícono


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• ¿Cómo bloqueo la agenda? - Seleccionar el día, y al profesional que se le bloqueará la agenda. - Realizar la misma operación de asignación de hora, anteriormente descrita. - Al abrirse la pantalla de asignación de hora, se encuentra la opción:

Se debe asignar la cantidad de módulos a bloquear.

Opción de dejar una observación.

Finalizar con Grabar

- El horario bloqueado quedará de color rojo en la agenda.


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• ¿Cómo ingresar a la ficha de un paciente? Se debe buscar al paciente agendado, abrir descripción de la cita (antes señalado), donde se encuentra una serie de íconos, unos de estos lleva directamente a la ficha del paciente.

- Otra opción es el buscador de fichas de pacientes, ubicado en la barra del costado

izquierdo de la pantalla .

• ¿Cómo ingreso al módulo de cartera desde la agenda, para pagar un presupuesto? En la descripción de la cita del paciente, se encuentra el ícono que lleva directamente a la cartola de movimientos de éste.

Ficha del paciente


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• ¿Cómo veo el horario disponible de un doctor? Se debe seleccionar al doctor al cual se quiere consultar, en la parte superior de la pantalla Agenda.

Una vez seleccionado, el sistema arrojará el horario semanal de éste. Si se desea ver el horario del mes o del año, se debe hacer clic en los siguientes íconos.

Visualización diaria

Visualización semanal

Visualización anual


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• ¿Cómo asigno a dos pacientes a la misma hora? Al agendar a un paciente, tenemos la opción de poder agendar a un segundo o tercer paciente, a través del siguiente icono:

Nota: Cada vez que se quiera consultar por los pacientes de sobre cupo se debe entrar al

ícono

• ¿Cómo se cuando tiene hora un paciente? Se debe ingresar al ícono buscar horas, en la barra del costado izquierdo de la pantalla.

Al hacer clic, se activa el SOBRECUPO

- Ingresar nombre del paciente y saldrá un listados con las horas médicas.


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• ¿Qué hacer si un doctor no asiste el día en que tiene pacientes agendados?

- Se deben eliminar las horas.

- Reasignar las horas de los pacientes. - Bloquear la agenda del doctor. Dejar una observación en el bloqueo del motivo por el

cual el doctor se ausentó.

• ¿Cómo avisar por mail a un paciente de su hora agendada? - Revisar la hora asignada al paciente, por medio directamente de la agenda, o desde la

búsqueda de horas, en el ícono del costado izquierdo de la pantalla

- Una vez que se tenga la información de la hora, ingresar al ícono el cual, permite enviar todo tipo de información a los pacientes que tenga ingresados sus correos electrónicos en la clínica.

• ¿Cómo saber a qué tipo de atención viene un paciente? - Es posible filtrar la especialidad del doctor, en la parte superior de agenda

y así conoceremos los pacientes agendados para esas especilidades.


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- Como segunda opción, al ubicar el mouse sobre el nombre del paciente, en la agenda, aparecerá la descripción de la cita, la cual indica el tipo de atención que recibirá el paciente.

• ¿Cómo modifico un convenio? - En Mantenedores, selecciono la opción CONVENIOS. - Edito el convenio a cambiar - Acepto


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- Inmediatamente realizado este paso, ir a la opcion de MANTENEDORES: ARANCELES POR CONVENIO, para actualizar las acciones incluídas dentro de éste.

- Seleccionar el convenio modificado

Así las acciones se actualizaran según el valor modificado del convenio.

Ficha.

• ¿Dónde debo ingresar para editar los datos del paciente?

- Los datos del paciente se pueden editar, desde la fecha, en la pestaña inicial, se

encuentra la opción .

- La segunda opción, es ir al ícono Nuevo Paciente , ubicado en la barra del costado izquiero de la pantalla, donde se abrirá el listado de todos los pacientes de la clínica, y

cada cual tiene la opción de “editar” .

Hacer clic en Grabar


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• ¿Cómo subir la imagen de un paciente? - En la ficha del paciente, en la pestaña Imagenología, se debe seleccionar la opción

Imágenes. Hacer clic en , y seleccionar la imagen que se encuentra guardada en el pc. Por último se debe seleccionar la opción Subir Imagen, la cual quedará almacenada en el costado izquierdo de la pantalla.

- Para analizar la imagen, se debe hacer doble clic sobre ésta.

• ¿Cómo edito el Rut de un paciente? El Rut no se puede editar directamente de la ficha del paciente, por lo tanto, se debe ir a ADMINISTRACIÓN (barra superior de la pantalla), seleccionar PARÁMETROS, luego

. Una vez seleccionada la opción, se abrira la pantalla donde se debe hacer el cambio.

• ¿Cómo diferencio a paciente si es titular o es carga? En la ficha del paciente para el ingreso de datos o completar éstos, se debe ingresar a

, donde uno de los datos a completar es TIPO DE PACIENTE: Titular o Carga. En el caso de que el paciente sea carga, el sistema pedirá el rut del titular, el cual debe estar ingresado en el sistema.


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Barra de Administración.

• ¿Cómo ingreso los usuarios al sistema? En la barra de ADMINISTRACIÓN, se encuentra la opción “USUARIOS”, siempre a través

del botón , se abrirá una pantalla con los datos a ingresar.

• ¿Cómo asigno la sucursal al doctor y a las asistentes?

Una vez creado el usuario, este quedará en una lista de usuarios, se debe editar , lo cual llevara a la pantalla donde se ingresaron los datos (antes señalada). Al costado derecho,

se encuntra , la cual abrirá el listado de las sucursales creadas, se debe pinchas las sucursales correspondientes. Finalizar con Grabar.

• ¿Dónde ingreso los feriados? En la barra ADMINISTRACIÓN, se encuentra la opción “PARÁMETROS”, en la cual está

el botón . Al abrirse la pantalla (siempre comenzar con el botón “Nuevo”), se debe ingresar la descripción, y abrir el calendario, donde se debe pinchar el día feriado.

• ¿Cómo designo los permisos dentro del sistema? En la barra ADMINISTRACIÓN, se encuentra la opción “ROLES”, en el cual de sebe seleccionar al usuario en la parte superior de la pantalla, y comenzara tickear las opciones a las que puede acceder dentro del sistema.


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Barra de Mantenedores.

• ¿Cómo creo un convenio? En la barra mantenedores, se encuentra la opción “Convenios”, donde se debe ingresar el nombre del convenio, el % de descuento de éste y se encuentra la opción de ingresar un valor tope de validación de este convenio (ej. Si la prestación tiene un valor superior a $100.000 el convenio no corre). - Una vez creado el convenio, el paso a seguir es volver a la barra MANTENEDORES, e

ingresar a “Aranceles por convenio”, donde se debe seleccionar en la parte superior de la pantalla, el convenio recién creado y asociarle las prestaciones a éste, a través del ticket. Si se incluyen todas las prestaciones en el convenio, se puede hacer de manera

automática con la opción .

• ¿Cómo elimino un convenio? Si el convenio tiene movimientos, es decir, si se le asignó a un paciente y a éste se le realizó un presupuesto, éste no se podrá eliminar, por ende, se debe ingresar a la barra de MANTENEDORES, opción: ARANCELES POR CONVENIO, seleccionar el convenio, y

“Desmarcar” las prestaciones asociadas, así el convenio quedará deshabilitado para su posterior uso.

• ¿Cómo se los tratamientos que da el doctor? Hay dos maneras de ver los tratamientos en el sistema: - Si ingresamos a la ficha del paciente, en la pestaña “Presupuestos”, se encuentran todos

los presupuestos generados al paciente (costado derecho de la pantalla). Seleccionamos

el presupuesto a consultar a través del botón (tratar), se ingresa a las prestaciones del presupuesto, y en cada una de éstas se indica el doctor tratante.


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- En la barra del costado izquierdo del sistema, se encuentra una serie de íconos, uno de

los cuales corresponde Informes . Al ingresar, se encuntra la opción “Presupuestos Generados”, donde se debe filtar los presupuestos generados CON tratamiento, y elegir

el rango de fecha a consultar, por último hacer clic en el botón . El sistema arrojará un listado de los presupuestos con tratamiento, con un serie de datos, entre ellos, el médico tratante de la prestación.


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CONFIGURACIÓN DE PC PARA EL MANEJO DE DENTALSOFT.

Acceso rápido a Office: para activar este acceso rápido hay que entrar a Internet Explorer , ir a “Herramientas” y dentro de ella a “Opciones de Internet…”

Dentro de “Opciones de Internet” hay que ir a “Seguridad”, aquí seleccionar “Sitios de confianza” y entrar a “Sitios…”

En “Sitios…” hay que agregar la siguiente dirección: https://www.dentalsoft.cl y “Agregar”

Sitios…


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Una vez hecho esto, hay que “Aceptar”. Luego, para bajar el nivel de seguridad de los sitios de confianza (nivel bajo) seleccionar en la ventana como se ve a continuación:

Seleccionar este recuadro


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Después, en opciones de Internet Explorer seguridad sitios de confianza nivel personalizado, habilitar en la sección activex “inicializar controles activex no marcados como seguros” como se puede ver a continuación:

Finalmente, cerrar las ventanas de Internet Explorer y volver a ingresar a Dentalsoft. Cuando la configuración está lista podemos acceder rápidamente a cualquiera de las opciones de esta barra.


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Si tiene cualquier problema o duda con el sistema comuníquese con nosotros al correo electrónico

[email protected]

manual dentalsoft 8.3dentalsoft.unosalud.com/dentalsoft/manual.pdf · emisión del arancel ..... 31...

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