MANUAL DEL PROVEEDOR

PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE

FACTURAS ELECTRÓNICAS DEL SENADO

FACSEN

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SUMARIO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................ 3

2. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROVEEDOR ........................................................................................................................... 5

2.1. PROCESO DE SOLICITUD DE ALTA ........................................................................................................................................................................................................................... 5

2.2. CERTIFICADOS EN FACSEN ............................................................................................................................................................................................................................................. 6

2.3. GESTIÓN DE DATOS DE CONTACTO: ...................................................................................................................................................................................................................... 8

3. CONSULTA DEL DIRECTORIO DE UNIDADES ........................................................................................................................... 9

4. PRESENTACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS .................................................................................................................. 11

4.1. ENVÍO DE FACTURAS PREVIAMENTE GENERADAS .............................................................................................................. 12 4.2. CREACIÓN MANUAL DE FACTURAS EN FACSEN ................................................................................................................... 14 4.3. MEDIANTE SERVICIOS WEB ..................................................................................................................................................... 15

5. CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS .......................................................................................................................... 18

5.1. CONSULTA DIRECTA DE UNA FACTURA ................................................................................................................................. 19 5.2. CONSULTA MASIVA DE FACTURAS ......................................................................................................................................... 20 5.3. MEDIANTE SERVICIO WEB ........................................................................................................................................................ 20

6. SOLICITUD DE ANULACIÓN DE FACTURAS............................................................................................................................ 22

6.1. SOLICITUD DE ANULACIÓN MANUAL....................................................................................................................................... 22 6.2. SOLICITUD DE ANULACIÓN MEDIANTE SERVICIOS WEB ..................................................................................................... 24

7. OTRAS CONSULTAS POR SERVICIOS WEB............................................................................................................................ 25

7.1. CONSULTA DE ESTADOS .......................................................................................................................................................... 25 7.2. CONSULTA DE UNIDADES ........................................................................................................................................................ 25 7.3. CONSULTA DE LISTADO DE FACTURAS ................................................................................................................................. 26

8. BLOQUE DE AYUDA AL PROVEEDOR ..................................................................................................................................... 28

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1. Introducción

FACSEN es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Senado.

Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios al Senado podrán presentar factura electrónica.

En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto de entrada de facturas electrónicas del Senado (FACSEN) las entidades indicadas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. La anterior obligación se extiende a todas las facturas, independientemente de su importe, no aplicándose en el Senado la posibilidad de exclusión de las facturas de hasta 5.000 € a que se refiere el citado artículo.

El sistema permite a los proveedores:

Consulta del directorio del Senado

Envío de facturas en formato electrónico

Consulta del estado de las facturas enviadas

Solicitud de anulación de una factura enviada

Para poder enviar una factura electrónica al Senado a través del punto general de entrada de facturas electrónicas del Senado (FACSEN), previamente debe tramitar su alta como proveedor. Para ello, deberá realizar una solicitud en el portal, que posteriormente le será confirmada a través de un email y del propio portal. En dicha comunicación le serán proporcionadas unas credenciales con las que podrá realizar sus operaciones en el portal, tales como consultas, envíos de facturas, solicitud de anulaciones, etc.

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Para acceder al servicio FACSEN, se debe utilizar la siguiente dirección de internet https://senado.e-factura.net/facsen/home.htm que le dará acceso a la siguiente página principal del servicio:

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2. Configuración inicial del proveedor

Antes de iniciar el proceso de envío de facturas electrónicas al Senado, cada Proveedor deberá solicitar su alta en el servicio y, si fuera necesario, el uso del certificado con el que firmar las facturas creadas manualmente en el servicio.

En el momento en el que el Senado confirme su solicitud, podrá enviar facturas a través de los canales establecidos en el servicio:

Creación manual en el servicio

Carga de un facturae firmado

Envío de facturas firmadas a través de servicios WEB

2.1. Proceso de solicitud de alta

Para que un proveedor pueda enviar facturas electrónicas al Senado a través de FACSEN, es necesario completar un proceso en el que el proveedor solicita su alta al Senado utilizando el propio portal. A partir de ese momento, podrá enviar sus facturas al Senado utilizando cualquiera de los mecanismos habilitados para dicho envío.

A través del proceso de alta, el proveedor puede solicitar el uso de la firma delegada en la plataforma, para la firma de las facturas.

Esta opción solamente será aplicable en las facturas que se construyen desde un inicio en el portal utilizando la “Creación manual de facturas”.

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Las facturas que sean enviadas utilizando los servicios web del portal o envío on-line deberán ser siempre firmadas con el certificado del emisor en su origen.

En el momento que el Senado confirme su solicitud, se enviará automáticamente una notificación al email indicado en el proceso de alta en el que se le proporcionarán unas credenciales de acceso, que el servicio le solicitará en toda operación que requiera de seguridad, por lo que es importante su conservación.

Si desconoce el estado de su solicitud, podrá consultar el estado a través del mismo servicio.

Si no recuerda dichas credenciales, podrá solicitar su recuperación a través del envío de un nuevo email.

2.2. Certificados en FACSEN

A través de este apartado, el proveedor podrá registrar y gestionar los certificados que va a utilizar para:

La securización de las comunicaciones mediante invocación a los servicios web (Certificados de Acceso Remoto). En ningún caso se registrará la clave privada asociada a dichos certificados.

La firma de facturas creadas manualmente en el servicio.

2.2.1. Certificado para acceso remoto:

Este certificado se utilizará para securizar el canal https entre el proveedor y el servicio FACSEN a través de los servicios web.

El certificado electrónico deberá ser reconocido.

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El usuario deberá introducir la razón social del proveedor y su NIF, así como un email de contacto al que se notificará el alta del certificado, y el certificado público en formato Base 64.

En el momento de la carga del certificado, le será requeridas sus credenciales de acceso al servicio.

El certificado debe contener entre sus atributos el NIF informado en el campo de “NIF del proveedor”.

2.2.2. Certificado de firma:

Este certificado se utilizará para la firma de las facturas creadas en el portal de forma manual.

Solamente será necesario en el caso de tener que crear facturas manualmente en el servicio y no disponer de la firma delegada en la plataforma, la cual se puede solicitar en el proceso de alta.

El certificado electrónico deberá ser reconocido.

En el momento de la carga del certificado, será imprescindible utilizar el identificador único proporcionado en el proceso de alta.

El certificado deberá estar expedido indicando en el campo OWNER del mismo, el NIF del proveedor.

2.2.3. Gestión de certificados:

Desde este apartado, el usuario podrá gestionar los certificados sobre los que tiene autorización (de firma o de acceso remoto).

Para el mantenimiento de estos certificados, será imprescindible el uso de las credenciales asignadas por el servicio.

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2.3. Gestión de datos de contacto:

Todo proveedor que disponga de un alta confirmada por parte del Senado tendrá la posibilidad de mantener actualizados sus datos de contacto en el servicio.

Los datos que pueden ser modificados por el proveedor, son:

Email

Nombre de persona de contacto

Teléfono de contacto

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3. Consulta del directorio de unidades

Desde este apartado, el proveedor podrá consultar todas aquellas unidades susceptibles de recibir facturas correspondientes al Senado.

Dado que la Oficina contable del Senado es única, la consulta se podrá realizar a través de los códigos de:

Órgano gestor

Unidad tramitadora

Una vez seleccionado uno de ellos, el resto se acotará a la selección del primero.

Dentro de las celdas de búsqueda, se puede poner el código o nombre de la unidad buscada. En dicha búsqueda no se aplicará control sobre mayúsculas y minúsculas.

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4. Presentación de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas pueden presentarse de tres maneras distintas:

Generándolas previamente desde su aplicativo en formato facturae, siempre que éste cumpla con los requisitos establecidos por el Senado y cargándolas al servicio FACSEN de forma manual. Para realizar esta carga es imprescindible que dicho facturae esté previamente firmado.

Mediante la creación manual de facturas que le proporciona el propio servicio FACSEN. Estas se firmarán en el servicio y para ello existe la posibilidad de firma con certificado propio del proveedor o mediante la firma delegada en la plataforma FACSEN.

Utilizando los servicios web que el servicio del Senado FACSEN pone a su disposición y que se describen en este documento. Para el envío de facturas a través de estos servicios automatizados, las facturas deberán estar firmadas previamente en origen.

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4.1. Envío de facturas previamente generadas

Desde el menú de “Facturas”, podrá acceder a la opción “Envíe sus facturas” tal y como se muestra en la imagen

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Será imprescindible que, antes de enviar la factura, el proveedor verifique el email, ya que a este email, el servicio FACSEN comunicará el número de registro asociado a la factura, en el momento en el que se produzca el envío.

Los formatos de factura admitidos son facturae 3.2 y facturae 3.2.1 (el fichero de factura que se seleccione debe tener la extensión .xsig) y la factura debe estar firmada en el momento de la carga (los formatos de firma admitidos son XAdES EPES y XAdES XL).

Es posible adjuntar a una factura hasta un total de 5 documentos adjuntos con un tamaño no superior a 10MB en total. Las extensiones admitidas para los ficheros adjuntos son: jpg, jpeg, png, pdf, docx, zip, y txt.

Al realizar el envío de la factura, ésta pasará por un proceso de pre-validación que realiza los siguientes pasos:

Validación de formato (facturae)

La factura deberá acogerse a la estructura del formato facturae v3.2 o v3.2.1

Validación contable

Se revisarán los datos principales para comprobar su coherencia de importes y datos.

Validación de códigos DIR

Se revisarán los códigos (Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora) para verificar que son correctos y coherentes entre sí.

Validación de firma

Se revisará que la firma es correcta y obtenida a través de un certificado electrónico reconocido por el servicio @firma.

Si la pre-validación es positiva, se mostrará una pantalla informando los datos resumen de la factura y solicitando la confirmación del envío.

Tras el envío de la factura, se remitirá un mensaje de correo electrónico a la dirección proporcionada en el formulario de envío.

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4.2. Creación manual de facturas en FACSEN

El servicio FACSEN está dotado de una herramienta para la creación manual de facturas desde cero, que le permitirá confeccionar la factura, anexar documentación externa y aplicar la firma sobre la factura a través del certificado propio del proveedor o la firma delegada en la plataforma; si se dispone de la autorización correspondiente.

Esta herramienta está dividida en los siguientes bloques de información:

Datos del Emisor

Datos del Receptor

Datos principales de la Factura

Detalles

Forma de pago

Totales

Antes de guardar la factura, el usuario deberá utilizar el botón de “Calcular”, para que en ese momento se revisen los importes introducidos asegurando que la factura está perfectamente cuadrada.

Si en ese momento se detectase que falta algún dato obligatorio, se comunicaría a través del servicio.

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4.3. Mediante servicios web

A continuación se detallan los servicios web que el servicio pone a disposición de los proveedores con el objetivo de que estos puedan presentar sus facturas de una forma automatizada.

A través del servicio de “Ayuda” del propio portal, el proveedor podrá descargarse el “Kit de integración” en el que se detallan estos tratamientos.

4.3.1. Entornos del servicio FACSEN

El proveedor dispone de los siguientes entornos disponibles para su uso:

Entorno Descripción

STAGING El entorno de STAGING es un entorno de integración habilitado para pruebas de los sistemas de los proveedores.

PROD El entorno de PROD es un entorno real de la plataforma FACSEN

4.3.2. WSDL

El proveedor podrá encontrar los esquemas de dichos servicios, en las siguientes rutas:

Entorno Ruta

STAGING https://test-senado.e-factura.net/facsen-aapp/services/SRCFWebServiceProxyService.wsdl

PROD https://senado.e-factura.net/facsen-aapp/services/SRCFWebServiceProxyService.wsdl

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4.3.3. Envío de facturas

Este servicio permite enviar facturas a FACSEN.

Petición:

La petición se divide en 3 apartados:

Información del proveedor:

Nombre Descripción

Correo Correo destinatario de las distintas notificaciones asociadas a la factura

Fichero factura:

Nombre Descripción

Factura Contenido codificado en base64 del documento .xsig de la factura, el fichero debe tener la extensión válida ".xsig".

Nombre Nombre del documento de la factura.

mime Mime type del documento, en este caso debe ser "application/xml"

Ficheros anexos: optativos, máximo de 5 por factura

Nombre Descripción

Anexo Contenido codificado en base64 del documento anexo

Nombre Nombre del documento anexo

mime Mime type del documento. Ver mimes admitidos en anexo

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Respuesta:

La respuesta contiene los datos más representativos de la factura que ha sido enviada, con los siguientes parámetros:

Nombre Descripción

codigo_registro Código de registro administrativo

organo_gestor Código DIR del Órgano Gestor destino

unidad_tramitadora Código DIR de la unidad tramitadora destino

oficina_contable Código DIR de la oficina contable destino

identificador_emisor Identificador del emisor(NIF o CIF o NIE ...)

numero_factura Número de la factura

serie_factura Serie de la factura

fecha_operacion Fecha de recepción de la factura

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5. Consulta de facturas electrónicas

Mediante esta opción, el proveedor podrá consultar el estado de las facturas presentadas en FACSEN.

Existen tres maneras de consultar las facturas:

Consulta directa: a través de los datos principales de una factura.

Consulta masiva: El servicio presentará un listado de todas las facturas enviadas por el proveedor al Senado, dándole opciones de búsqueda sobre las mismas.

Mediante servicio web: utilizando los métodos automatizables a través de los servicios web. Esta opción facilita que el proveedor pueda realizar consultas automatizadas de una o varias facturas.

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5.1. Consulta directa de una factura

De esta manera se permite consultar una factura en particular, a través de los datos asociados a ésta, tal y como se muestra en la imagen que aparece a continuación:

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5.2. Consulta masiva de facturas

Esta consulta permite al proveedor acceder a un listado de todas las facturas enviadas por el proveedor que realiza la consulta.

5.3. Mediante servicio web

Este tratamiento permite la consulta mediante protocolo automatizable.

Petición:

A través del siguiente parámetro:

Nombre Descripción

numero_registro Código de registro administrativo

Respuesta:

La respuesta contiene información sobre el estado de la factura, con los siguientes parámetros:

Nombre Descripción

numero_registro Código de registro administrativo

tramitación Información del estado de tramitación. Contiene los elementos codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado

Anulación Información del estado de anulación. Contiene los elementos codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado

código_estado Código del estado actual de la factura

descripción_estado Descripción del motivo del cambio de estado al actual

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motivo_estado Comentario asociado al estado

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6. Solicitud de anulación de facturas

La solicitud de la anulación de las facturas enviadas, se puede realizar de dos maneras:

Manualmente: a través de la consulta web, el proveedor podrá llegar a la factura sobre la que necesita realizar la solicitud de anulación y realizar la solicitud.

Mediante servicio web: utilizando los métodos automatizables a través de los servicios web.

6.1. Solicitud de anulación manual

Para poder solicitar la anulación de facturas, previamente deberá consultarla a través de la opción correspondiente. En ese momento el usuario dispondrá de un listado similar al de la siguiente imagen:

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Pulsando sobre la “x” en el bloque de “Acciones”, pasará del valor “No solicitada anulación” a “Solicitada anulación”.

En ese momento se abrirá una pantalla donde deberá cumplimentar el motivo de dicha solicitud.

Si la solicitud de anulación es aceptada por el Senado, la factura pasará automáticamente al estado de “Anulada”.

Esta opción solamente está activada para el proveedor si ha accedido a la consulta web autentificándose mediante un certificado reconocido para la gestión de dicha factura.

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6.2. Solicitud de anulación mediante servicios web

Utilizando los servicios web disponibles, el proveedor podrá solicitar la anulación de una factura enviada por FACSEN al Senado.

Petición:

Utilizando los siguientes parámetros:

Nombre Descripción

numero_registro Código de registro administrativo

motivo Descripción del motivo por el que se hace la anulación de la factura

Respuesta:

La respuesta contiene información sobre el estado de la factura, con los siguientes parámetros:

Nombre Descripción

numero_registro Código de registro administrativo

mensaje "Anulación solicitada correctamente"

La respuesta contendrá los datos más representativos de la factura anulada. En caso de error o cambio de estado no válido, se devolverá la excepción correspondiente.

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7. Otras consultas por servicios web

A través de los servicios web disponibles en FACSEN, el proveedor puede realizar otras funciones de consulta de información.

7.1. Consulta de estados

Este servicio permite consultar los posibles estados disponibles que se pueden aplicar a una factura.

Los parámetros correspondientes son:

Nombre Descripción

nombre Nombre del estado

codigo Código representativo y único del estado

descripcion Descripción del estado

7.2. Consulta de unidades

Este servicio permite consultar las unidades con posibilidad de recibir facturas dentro del servicio FACSEN.

Los parámetros correspondientes son:

Nombre Descripción

organo_gestor (codigo_dir) Código de la unidad DIR asociada al órgano gestor

organoGestor (nombre) Nombre de la unidad DIR asociada al órgano gestor

unidadTramitadora (codigo_dir) Código de la unidad DIR asociada a la unidad tramitadora

unidadTramitadora (nombre) Nombre de la unidad DIR asociada a la unidad tramitadora

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oficinaContable (codigo_dir) Código de la unidad DIR asociada a la oficina contable

oficinaContable (nombre) Nombre de la unidad DIR asociada a la oficina contable

La respuesta contendrá todos los órganos gestores, unidades tramitadoras, agrupados en nodos de tres elementos (Unidad tramitadora, órgano gestor y oficina contable). La Oficina Contable es única.

7.3. Consulta de listado de facturas

Este servicio permite consultar el estado de facturas hasta un máximo de 500 por petición.

Petición:

Esta petición buscará las facturas con el código de registro indicado. Se establecen los siguientes parámetros:

Nombre Descripción

listado_facturas Código de registro administrativo

Respuesta:

La respuesta contiene información sobre el estado de las facturas, con los siguientes parámetros:

Nombre Descripción

numero_registro Código de registro administrativo

tramitacion Información del estado de tramitación. Contiene los elementos: codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado

anulacion Información del estado de anulación. Contiene los elementos: codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado

codigo_estado Código del estado actual de la factura

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descripcion_estado Descripción del motivo del cambio de estado al actual

motivo_estado Comentario asociado al estado

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8. Bloque de Ayuda al proveedor

Se pone a disposición del proveedor documentación explicativa sobre los distintos aspectos a tener en cuenta para la facturación electrónica al Senado.

La documentación disponible es la siguiente:

Preguntas más frecuentes

Manual del proveedor (documento presente)

Herramienta de creación manual de facturas

Kit de integración, para los proveedores que deseen integrarse a través de los servicios web de forma automatizada

Formulario de soporte para poder realizar sus consultas sobre el uso del servicio.

Para cualquier consulta urgente o que no pueda ser tramitada a través del formulario de soporte, el proveedor podrá ponerse en contacto telefónicamente con la unidad tramitadora correspondiente.