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Manual de usuario
Proveedor
Portal para proveedores
ALMEX
Portal ALMEX
Contenido 1. Objetivo del portal .......................................................................................................................... 3
2. Introducción .................................................................................................................................... 3
3. Requerimientos básicos .................................................................................................................. 4
4. Ingreso a cuenta proveedores ALMEX ............................................................................................ 5
5. Datos de contacto ........................................................................................................................... 6
5.1.- Anuncios .................................................................................................................................. 6
5.2.- Dirección Fiscal ........................................................................................................................ 6
5.3.- Contraseña .............................................................................................................................. 7
6. Carga de Facturas ............................................................................................................................ 9
6.1.1.- CFDI normal “Nacionales” .................................................................................................... 9
6.1.2.- Captura de Addenda “Nacionales” .................................................................................... 12
6.1.3.- Reglas de validación ........................................................................................................... 18
6.2.1.- CFDI normal “Extranjeros” ................................................................................................. 20
6.2.2.- Captura de Addenda “Extranjeros” .................................................................................... 23
6.2.3.- Otros .................................................................................................................................. 30
7. CONSULTAS ................................................................................................................................... 31
7.1.- Consulta de Facturas ............................................................................................................. 31
8.- Problemas y soluciones ................................................................................................................ 40
8.1.- Soluciones de compatibilidad ............................................................................................... 40
9. Contacto de Soporte ..................................................................................................................... 43
Portal ALMEX
1. Objetivo del portal Ofrecer una solución que permita el registro, recepción, almacenamiento e importación de Comprobantes Fiscales Digitales (Factura Electrónica) emitidos por los proveedores de Servicios a través de internet.
2. Introducción
En la actualidad existen empresas que siguen manejando papel, personal y espacio para el manejo
y administración de sus Comprobantes Fiscales Digitales (Factura Electrónica).
El uso del portal minimizara el número de aclaraciones y disminuirá los costos por su manejo
permitiendo a los proveedores enviar sus facturas de forma rápida y segura.
También dentro del portal el proveedor tendrá que generar una Addenda que complementará su
factura con el fin de hacer más eficiente su procesamiento.
Portal ALMEX
3. Requerimientos básicos
Equipo de cómputo con acceso a internet.
Memoria RAM de 256MB mínimo.
Conexión (línea de teléfono o modem).
Agregar la URL de la página web a su Firewall (en caso de ser necesario).
Equipos MAC OS usar Mozilla Firefox.
Tener instalado java versión mínima 1.7 y activado en el navegador web.
Verificar que los complementos del navegador se encuentre activado javaScript.
Agregar a su lista blanca la URL para activar javaScript.
Agregar a su servidor Proxy la URL de la página web (en caso de ser necesario).
Añadir [email protected] a su lista de contactos de correo electrónico o a la lista
blanca.
Tener instalado flash player versión mínima 13.0.0.214 y activado en el navegador web.
Tener instalado un navegador web como:
Internet Explorer, preferentemente IE V. 9 o superior.
Mozilla Firefox , preferentemente V. 10 o superior.
Opera, preferentemente V. 10 o superior.
Safari, preferentemente V. 5 o superior.
Google Chrome, preferentemente V. 15 o superior.
Portal ALMEX
4. Ingreso a cuenta proveedores ALMEX
Ingrese a la dirección: http://facturalmex.paebsa.com.mx/
Le aparecerán dos opciones al ingresar, proveedores y usuarios. Usted deberá elegir la opción
proveedores.
Cuando ingrese a la opción proveedores, le solicitara el usuario (E-mail) y contraseña.
Si va a ingresar por primera vez, favor de comunicarse a PAEBSA al área de Helpdesk para
brindarle la información necesaria.
Teléfono +52 (55) 56-88-40-47.
Solo se entregara un acceso y es responsabilidad del proveedor en llevar la administración de esta cuenta entre las diferentes personas encargadas de Ventas /Cuentas por Cobrar / Inventario / Logística.
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5. Datos de contacto
5.1.- Anuncios
En este apartado, solo observara anuncios o mensajes importantes a considerar que ALMEX desee
comunicarle.
5.2.- Dirección Fiscal
En esta apartado podrá consultar la dirección fiscal y algunos datos adicionales de su empresa a la
cual fue asignado.
Esta informacion no se puede modificar es meramente informativa, si requiere cambios en la
informacion fiscal de su empresa, por favor dirijase con su contacto de cuentas por pagar o agente
de cuentas por pagar.
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5.3.- Contraseña
Este modulo ofrece la opcion para cambiar las credenciales de acceso al sistema, se tendra que
ingresar la contraseña actual, para poder realizar el cambio de contraseña.
Al no capturar la nueva contraseña y la confirmacion de la misma, no se podra realizar el cambio
de la contraseña.
Portal ALMEX
Las contraseñas nuevas deberán de contar con ciertos criterios, como son: Una letra mayúscula. Una letra minúscula.
Un número.
Como longitud mínima la contraseña debe de contar con 8 caracteres.
En caso de ingresar la contraseña actual se capture de manera errónea, mostrara el siguiente
mensaje y no se realizara la modificación de contraseña.
Si la información que ha capturado es correcta, desplegara el siguiente mensaje.
Portal ALMEX
6. Carga de Facturas
6.1.1.- CFDI normal “Nacionales”
Debe seleccionar los archivos para poder cargar la factura al sistema.
Los archivos seleccionados se deben de llamar de la misma forma, la única diferencia es la
extensión del archivo.
Dara clic en examinar archivos (Elegir archivos).
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Aparecerá una ventana donde tendrá que ubicar su archivo con extensión .xml, debe de
seleccionar el archivo y dar clic en abrir.
El procedimiento para la carga de archivos con extensión .pdf es similar al anterior pero
seleccione un archivo con extensión .PDF.
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Posteriormente clic en “Procesar archivo”.
Al dar clic en “Procesar archivo” la factura en automático será validada y mostrara unos mensajes
de validación si es el caso describiendo el motivo del por qué no fue procesada para poder
capturar la Addenda.
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6.1.2.- Captura de Addenda “Nacionales”
Si la factura fue procesada y aceptada para poder generar la Addenda.
Respuesta del servidor, esta informacion es de manera informativa y no se puede modificar. Respuesta de validación. Nombre del archivo cargado XML. Nombre del archivo cargado PDF. Número de proveedor. Tipo de proveedor.
En esta pantalla se tendrá que capturar los datos de la Addenda “Opcional” para poder registrar su
factura al portal, de otro modo la factura no se cargara y no podrá ser contable para pago.
Datos solicitados: Requisición, campo opcional. Fecha de requisición, campo opcional. Orden de compra, campo opcional. Fecha de orden de compra, campo opcional.
Portal ALMEX
La captura del número de “Requisición” es opcional.
No obstante al capturar el número de “Requisición”, se tendrá que seleccionar la “fecha de
Requisición”.
Clic en la imagen de calendario, seleccione la “fecha de requisición”.
Portal ALMEX
Para borrar la “fecha de requisición”, de clic en “Limpiar”.
La captura de la “orden de compra” es opcional.
Portal ALMEX
Sin embargo si se captura el número de orden de compra, se tendrá que seleccionar la “Fecha de
orden de compra”.
Clic en la imagen de calendario, seleccione la “fecha de orden de compra”.
Portal ALMEX
Para borrar la “fecha de orden de compra”, de clic en “Limpiar”.
De clic en “INCLUIR ADDENDA”, y posteriormente aparecerá un mensaje donde tendrá que
confirmar la acción.
Portal ALMEX
El siguiente mensaje, indica que la factura ha sido registrada en el portal.
El siguiente mensaje, indica que la factura no ha sido registrada en el portal debido a que ya se ha
subido anteriormente.
Véase el tema: Otros
Portal ALMEX
6.1.3.- Reglas de validación
Notas XML:
Los archivos que se aceptan son facturas en formato XML, si usted convierte un archivo PDF a
factura XML, debe de cumplir con la estructura de una factura electrónica, de otro modo no podrá
cargar su factura al sistema.
Información con atención al pago de sus facturas, se tendrá que comunicar con su contacto de
cuentas por pagar o agente de cuentas por pagar.
Reglas de validación para cargar su factura al portal: El tipo de dato para el campo Serie de una factura electrónica debe ser alfanumérico, no
se permiten caracteres especiales, el único carácter permitido es el espacio y es obligatorio.
El tipo de dato para el Folio, debe de ser alfanumérico, no se permiten caracteres
especiales y es obligatorio.
El tipo de dato para el Tipo de cambio, debe de ser conforme a la moneda usada “valor
numérico”.
La factura debe de corresponder al año en curso.
Otras validaciones
El portal hace uso de un servicio publicado en la página del SAT desde Internet, el servicio
pretende proveer una alternativa de consulta que requiera verificar el estado de un comprobante
en las Bases de Datos del SAT.
https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/
N 601: La expresión impresa proporcionada no es válida. Este código de respuesta se presentará cuando la petición de validación no se haya respetado en el formato definido. N 602: Comprobante no encontrado. Este código de respuesta se presentará cuando el UUID del comprobante no se encuentre en la
Base de Datos del SAT.
Obligaciones de los PAC con el SAT.
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/obligaciones_pac.aspx
Portal ALMEX
Mensajes de error de Web Services de validación de CFDI.
Documento correcto: CFDI Fiscalmente valido.
En caso de que el número de serie del certificado incluido en el XML, no coincida con el
número de serie de certificado declarado en el XML: El número de serie del certificado
emisor en el XML, No coincide con el número de serie del archivo .cer.
Se busca en los listados del SAT, la correspondencia y estatus del certificado; de acuerdo al
RFC del Emisor y número de serie de certificado. De no haber relación RFC y numero de
certificado, se manda este error: No se encontró concordancia en los listados del SAT,
RFC: “RFC Emisor” y serie certificado: “no Certificado”
Este error se presenta, cuando no coincide el sello declarado en el Anexo 20 del XML y la
Validación del mismo. Esto se hace de acuerdo a la documentación del SAT: Sello inválido
Este error se presenta, cuando no coincide el sello del PAC (timbre) declarado en el Anexo
20 del XML y la validación del mismo. Esto se hace de acuerdo a la documentación del SAT:
error Timbre Fiscal Digital (sello PAC)
Estatus N - 602: Comprobante no encontrado. Estado: No Encontrado.
Su PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) aún no ha registrado esta factura timbrada
al SAT, Por favor repórtelo con su PAC e inténtelo nuevamente en un par de horas.
Estatus S - Comprobante obtenido satisfactoriamente. Estado: Cancelado.
Errores de esquema:
Estos son devueltos de acuerdo a la validación que se hace contra los esquemas que
publica el SAT (archivos XSD) y los mismos contienen la descripción de los errores de
esquema.
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6.2.1.- CFDI normal “Extranjeros”
Para proveedores extranjeros, el tipo de carga de documentos al portal es de manera diferente a
los proveedores nacionales.
Portal ALMEX
Dara clic en examinar archivos (Elegir archivos), aparecerá una ventana donde tendrá que ubicar
su archivo con extensión .pdf, debe de seleccionar el documento y dar clic en abrir.
La captura del Folio de carácter obligatorio.
Se tendrá que capturar el folio que corresponda a su archivo PDF generado.
Portal ALMEX
Seguido de la selección empresa a la cual va dirigida el PDF.
Posteriormente clic en “Procesar información”.
Al dar clic en “Procesar información” la información que se ha capturado será validada en
automático y regresara los resultados de validación.
Ejemplo frecuente de validación:
El siguiente mensaje indica, que el RFC de emisor no se encuentra registrado para facturar a la
empresa “ESTACION DE TRANSFERENCIA COATZACOALCOS SA DE CV”.
Para saber cuál es su RFC de registro Emisor, véase el tema Dirección Fiscal.
Portal ALMEX
6.2.2.- Captura de Addenda “Extranjeros”
Si la información fue procesada y aceptada para poder generar la Addenda.
Respuesta del servidor, esta informacion es de manera informativa y no se puede modificar. Nombre del archivo cargado PDF. Número de proveedor. Tipo de proveedor.
En esta pantalla se tendrá que capturar los datos de la Addenda para poder registrar su
documento al portal, de otro modo no se cargara y no podrá ser contable para pago.
Datos solicitados: Requisición, campo opcional. Fecha de requisición, campo opcional. Orden de compra, campo opcional. Fecha de orden de compra, campo opcional. Importe Total , campo obligatorio. Tipo de Divisa, campo obligatorio.
Portal ALMEX
El número de “Requisición” es opcional.
Al capturar el número de “Requisición”, se tendrá que seleccionar la “fecha de Requisición”.
Clic en la imagen de calendario, seleccione la “fecha de requisición”.
Portal ALMEX
Para borrar la “fecha de requisición”, de clic en “Limpiar”.
La captura de la “orden de compra” es opcional.
Sin embargo si se captura el número de orden de compra, se tendrá que seleccionar la “Fecha de
orden de compra”.
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Clic en la imagen de calendario, seleccione la “fecha de orden de compra”.
Para borrar la “fecha de orden de compra”, de clic en “Limpiar”.
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El “Importe Total” es requerido, los campos con asterisco en color rojo son obligatorios, en caso
de omitir algún campo, se sombreara y mostrara una leyenda con una breve descripción.
Se removerá el sombreado hasta cumplir con el requerimiento del mismo.
El número de “Tipo de Divisa” es obligatorio.
3 Se removerá el sombreado hasta cumplir con el requerimiento del mismo.
Portal ALMEX
De clic en “INCLUIR ADDENDA”, y posteriormente aparecerá un mensaje donde tendrá que
confirmar la acción.
El siguiente mensaje, indica que la factura ha sido registrada en el portal.
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El siguiente mensaje, indica que la factura no ha sido registrada en el portal debido a que ya se ha
registrado anteriormente.
Para saber cuál es su RFC de registro Emisor, véase el tema Dirección Fiscal.
Véase el tema: Otros
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6.2.3.- Otros Orden de compra o nota de pedido: Es un documento o solicitud escrito que un comprador entrega a un vendedor, para solicitar ciertas mercaderías o productos en el cual se detalla ciertas condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial. Requisición: Es una autorización para solicitar la adquisición de un producto o servicio.
ADDENDA: Es información que puede agregarse de manera adicional a un Comprobante Fiscal Digital o Factura Electrónica (CFD O CFDI), que el SAT ha puesto a disposición de las empresas para que puedan agregar al comprobante datos que no son relevante en términos fiscales, pero que comercialmente sí lo son. Por lo que cada empresa puede definir el contenido que más le convenga en términos de
estructura e información. Esta contiene datos para el mejor control de los procesos operativos,
sistema de inventarios, contables y embarques.
Sus principales características son: Es información adicional que no forma parte de la cadena original del CFD o CFDI y por lo
tanto no va incluida en el sello del CFD o CFDI. No está regulada por la autoridad, es estrictamente información relevante para el cliente y
el proveedor, y lo idea es integrar en un solo documento todo lo necesario para la factura
electrónica incluyendo aspectos comerciales.
Puede estar en un formato de texto libre o puede estar definido con una plantilla .XSD en
una dirección de Internet del cliente o del proveedor
Generalmente la define el cliente para recibir información comercial para automatizar el
proceso de recepción de facturas electrónicas.
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7. CONSULTAS
7.1.- Consulta de Facturas
Para visualizar la información de las facturas que ha subido al portal, tendrá que darle clic en el
modulo de consultas en la opción de Facturas.
Como se puede apreciar, se desglosa una tabla de información haciendo referencia a las facturas
que ha cargado al sistema como proveedor.
Lista de columnas disponibles: Fecha de recepción. Fecha de Factura. RFC Receptor. Empresa Receptor. Serie. Folio. Requisición. Fecha requisición. Núm. OC. Fecha OC. Total Factura. Importe Bruto. Descuentos. IVA. IEPS. Total Impuestos. Total Impuestos Retenidos. Tipo de documento. Moneda. Tipo cambio. Folio Fiscal.
Nota: la información es tomada de la factura(s) electrónica(s) “XML” que ha cargado al portal.
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Ejemplo de pantalla de consulta en la página Web
Para realizar la busqueda de sus documentos, tendra que teclear en la caja de texto ubicado en la
parte inferior del encabezado de columna.
Los filtros actuales son: Fecha de recepción. Fecha de Factura. RFC Receptor. Empresa Receptor. Serie. Folio. Requisición. Núm. OC.
Adicionalmente, la información puede ser ordenada de manera ascendente y descendente, basta
con dar clic en el encabezado de la columna que se desee ordenar.
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Para ver otras opciones:
Seleccionamos la fila, damos clic derecho:
Ver factura, de clic en la opción de ver factura, se abrirá una nueva página en donde se mostrara
un formato traducido de su archivo XML a un formato genérico.
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Ejemplo de una factura traducida sin Addenda.
Portal ALMEX
Ejemplo de una factura traducida con Addenda
Ejemplo de una factura traducida con Addenda de proveedor extranjero.
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Para imprimir su factura solo tiene que darle clic en el icono de la impresora
Una vez que le dé clic le aparecerá un cuadro de dialogo en donde solo tiene que seleccionar la
impresora que tenga configurada en su computadora, solo hay que darle clic en botón de
imprimir.
Descargar Archivo XML, opción para guardar la “factura electronica” en su equipo de computo.
Dependiendo del navegador en que se encuentre, la opción para guardar el archivo es distinta, en
el ejemplo en el caso de Internet Explorer 11.
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Descargar Archivo PDF, opción para guardar “La traducion de la factura electronica” en su equipo
de computo.
Dependiendo del navegador en que se encuentre, la opción para guardar el archivo es distinta, en
el ejemplo en el caso de Internet Explorer 11.
E-mail, envía su factura electrónica “XML” en conjunto con su “PDF” a alguna cuanta de correo
electrónico que desee.
Una vez que le dé clic, aparecerá un nuevo recuadro en donde tiene que teclear la cuenta de
correo a la que desee enviar la factura en el campo Para, y darle clic en Enviar.
Portal ALMEX
Una vez que dé clic en Enviar, aparecerá una confirmación indicando que la factura fue enviada de
forma satisfactoriamente.
Nota:
La cuenta de correo es la siguiente: [email protected].
Exportar a excel, permite exportar la información de los documentos que se han cargado al
sistema, tomando como referencia los filtros que se han realizado sobre la información.
Dependiendo del navegador en que se encuentre, la opción para guardar el archivo es distinta, en
el ejemplo en el caso de Internet Explorer 11.
La lista de columnas en el archivo Excel, son las mismas columnas que aparecen en la pantalla de
consulta del portal web.
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Información adicional acerca del siguiente control.
Flechas de dirección, para cambiar de página “Navegar” en el número de páginas totales de una
en una.
Rango de registros en página,
Número de registros totales,
Mostrar registros por página, permite visualizar la información por página “Registros” tomando
como referencia la lista de selección.
Ir a la página, implementado para ingresar el número de página sin la necesidad de cambiar de
página de uno en uno.
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8.- Problemas y soluciones
8.1.- Soluciones de compatibilidad
Algunas páginas no se llegan a visualizar de la forma más apropiada. No obstante puede, mejorar
la apariencia en Internet Explorer mediante el icono Vista de compatibilidad.
Únicamente se da clic en el botón vista de compatibilidad si aparece de la siguiente manera.
Opcion vista de compatibilidad,
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Agregar dirección
Clic en cerrar.
Pantalla con la vista de compatibilidad.
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Nota:
La apariencia de un sitio web también puede verse afectada por interrupciones en la conexión a
Internet, tráfico intenso o errores del sitio web.
Botón de retroceso
El Sistema está configurado para evitar el retroceso de página con el fin de interactuar
únicamente con el sitio web.
Referencias:
http://support.microsoft.com/kb/972019/es
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9. Contacto de Soporte
Teléfonos: +52 (55) 56-88-40-47 +52 (55) 56-88-22-59 Interior de la República 01-800-54-33-428
Correos: [email protected] [email protected]
Horarios: Lunes a Viernes de 08:00 am a 06:00 pm. (Días hábiles). Servicio telefónico
Las 24 hrs. de los 365 días del año Tiempo máximo de respuesta 4 hrs.
Nota: las imágenes que en este documento se presentan están sujetas a cambios sin previo aviso
se les notificara al realizar algún tipo de cambio.