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MANUAL MAN-GEI-GIN-3- Gestión de Inteligencia de Negocios

Dirección de Estudios y Gestión de la Información Intendencia Nacional de Riesgos y Estudios

1

MANUAL DEL PROCESO

GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información

Versión 1.0

Febrero 2018



2



3

IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Proceso Nivel 0: Gestión de Estudios y Gestión de la Información

Proceso Nivel 1: Gestión de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información

Proceso Nivel 2: Gestión de Inteligencia de Negocios

Proceso Nivel 3: -

Fecha Vigencia del Documento:

09/02/2018

Versión del Documento: 1.0

Número de Páginas: 16

Responsable del proceso: Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información

Frecuencia de ejecución: Bajo demanda

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Realizado / Aprobado por

Cargo Fecha de

elaboración

Documentos que se dan de

baja con la vigencia de

este documento

1.0

Creación

Ing. Gabriela Pereira / Ing. Celene Vargas

Experto en Administración Técnica / Coordinadora General de Planificación y Mejoramiento Continuo



4

ÍNDICE Y CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS ... 5

1.1. FICHA DEL MANUAL .......................................................................................... 5

1.2. ALCANCE DEL PROCESO ................................................................................. 6

1.3. NORMAS GENERALES DEL PROCESO ............................................................ 6

2. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL

SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS .................................................................. 7

2.1 FICHA DEL SUBPROCESO ..................................................................................... 7

2.2 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO ....................................................... 7

2.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .......................................................... 8

2.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO ........................................ 9

3. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ELABORACIÓN DE REPORTES

PERÓDICOS DE INFORMACIÓN (VOLÚMEN CRÉDITO, CAPCOL, CALIFICACIÓN DE

CARTERA) ...................................................................................................................... 11

3.1 FICHA DEL SUBPROCESO ................................................................................... 11

3.1 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO ................................................. 12

3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................... 13

3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO .................................. 13

4. INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS SUBPROCESOS ........................................ 15

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................. 15

5.1 TÉRMINOS ............................................................................................................ 15

5.2 DEFINICIONES ...................................................................................................... 15

6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS ................................................................. 16



5

1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

1.1. FICHA DEL MANUAL

Descripción: PROPÓSITO:

Administrar la herramienta BI para acceder a la información actual e histórica de una manera más eficiente y oportuna y de esta forma elaborar los reportes periódicos para volumen de crédito, captaciones y colocaciones y calificación de cartera

DISPARADOR:

Requerimientos de información (oficio, memorando o correo de requerimiento).

ENTRADAS:

BI – SAP.

Subprocesos:

Administración y gestión del Sistema de Inteligencia de Negocios.

Elaboración de reportes periódicos de información (volumen crédito, captaciones y colocaciones y calificación de cartera).

Productos/Servicios del proceso:

Reportes de inteligencia de negocios Informes de monitoreo y resultados de herramientas de

Inteligencia de Negocios

Tipo de proceso: Agregador de Valor

Responsable del proceso:

Subdirector(a) de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información

Tipo de cliente: Interno/Externo Marco Legal: Código Orgánico Monetario y Financiero.

Ley de Seguridad Social. Ley del Banco del IESS. Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de

Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria. Resoluciones del Superintendente. Catálogos de Cuentas. Norma Técnica para el uso de las Clasificaciones y

Nomenclaturas. Norma de liquidez. Normas para que las Instituciones Financieras, las

Compañías de Arrendamiento Mercantil y las Emisoras o Administradoras de Tarjetas de Crédito mantengan un Nivel de Liquidez Estructural Adecuado.



6

Resolución 047-2015-7, R.O. 487 de abril de 2015 Fe de erratas

Resolución 0047-2015-F, 062-2015-F, 175-2015-F (reforma PT) Patrimonio Técnico Constituido.

Resolución 2019-2016-F, Normas para la Calificación de Activos de Riesgo y Constitución de Provisiones de las instituciones de los sectores financieros público y privado y bajo el control de la Superintendencia de bancos (febrero de 2016).

1.2. ALCANCE DEL PROCESO

El proceso de Gestión de Inteligencia de Negocios inicia con la administración de la herramienta, en el caso de tener requerimientos de reportes se procede con la creación de los mismos.

El proceso es de aplicación a nivel de matriz (Quito)

1.3. NORMAS GENERALES DEL PROCESO

La Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información

deberá mantener actualizado el registro de perfiles, cada vez que se incorpore,

actualice o cancele un usuario. Así también, una lista de usuarios del BI detallando el

perfil asignado a cada uno de los servidores de la SB.

La Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación es la encargada de custodiar la información institucional que se genera en la herramienta de inteligencia de negocios.

La preparación y divulgación de información está sujeta a las normativas vigentes y

en el Código Orgánico Monetario y Financiero.

La preparación de información solicitada deberá ser autorizada por el Director de

Estudios y Gestión de la Información o por el Subdirector de Inteligencia de Negocios

y Administración de la Información, quienes definirán la pertinencia de la atención de

estos requerimientos y prioridades.

Los datos para la generación de la información financiera y estadística deben ser

receptados y clasificados de manera ordenada y estandarizada.

La información sometida a sigilo y reserva deberá ser tratada de conformidad con las

disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero y otras normas definidas

por la Superintendencia de Bancos.



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2. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL

SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

2.1 FICHA DEL SUBPROCESO

Descripción:

PROPÓSITO:

Administrar las fuentes de información de los cubos/universos de datos y reportes existentes para generar información confiable, oportuna e histórica a los requirentes de información de la Superintendencia de Bancos.

DISPARADOR:

Memorando de requerimiento de información de las Unidades Administrativas de la Superintendencia de Bancos

ENTRADAS:

BI – SAP.

Productos/Servicios del Subproceso:

Reportes de inteligencia de negocios. o Cubos/Universos de información, reportes

(Dashboards) Informes de monitoreo y resultados de herramientas de

Inteligencia de Negocios

Responsable del Subproceso:


Tipo de cliente: Interno/Externo

2.2 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO

La Subdirección de Inteligencia de Negocios y Administración de la Información

(SINAI), analizará los requerimientos cotejando los inventarios de datos que

mantienen los universos ya definidos y/o reportes elaborados, con el fin de evitar la

duplicidad de información dentro de la Institución.

La SINAI, coordinará con la Coordinación General de Tecnologías de Información y

Comunicación y canalizará los requerimientos recibidos (a través de memorando) que

ameriten la creación, modificación o habilitación de accesos de los universos de

información.

Una vez que se perfeccione el requerimiento sobre la creación de los universos, se

incorporará el detalle de la conformación de los mismos, para mantener el inventario



8

correspondiente y se hará el pedido formal a la Coordinación General de Tecnologías

de Información y Comunicación.

Las áreas usuarias de los universos, mediante memorando deberán notificar a la

SINAI la creación de los reportes dando a conocer las variables utilizadas, con lo cual

se deberá mantener un inventario de reportes y sus detalles.

2.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO



9

2.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO

# Actividad Descripción Responsable Documentos generados

1

Realizar requerimientos de Información Institucional

Intendente o Director envía solicitud de información mediante memorando, vía Quipux al Subdirector de la SINAI.

Requirente (Unidad

Administrativa de la SB)

Memorando, solicitud de información.

2

Analizar requerimiento y/o solicitud de información

Analizar el requerimiento receptado. ¿Unidad Administrativa puede tener acceso a la información solicitada? No: ir a la actividad 3. Si: ir a la actividad 4.

Subdirector (a) SINAI

-

3

Realizar contestación y enviar a la Unidad requirente

Envía un memorando de respuesta indicando que no es factible atender el requerimiento. FIN

Subdirector (a) SINAI

Memorando, no procedencia.

4

Analizar requerimiento y/o solicitud de información

Analizar si en el inventario de reportes existe un reporte similar que pueda ser utilizado, sino revisar y determinar en el inventario de variables en cubos/universos existentes si existe la información requerida. ¿Existe reporte? Si: ir a actividad 5. No: Continuar actividad 6

Experto Técnico SINAI

*Memorando, solicitud de información *Revisar bases

de datos (BDD): -Reportes. -Cubos/universos de Información. -Requerimientos anteriores. - Perfiles de usuarios.

5

Entregar acceso al reporte ya existente

Habilitar al usuario requirente el acceso al reporte existente. FIN


Memorando, entrega de acceso al reporte

6

Analizar si existe información.

El experto SINAI analiza si la información existe ¿Existe información? Si: Continuar actividad 7 No: Continuar actividad 9


-



10

7

Proporcionar acceso(s) a la información para requirente

Habilitar al constructor del área solicitante el acceso al universo donde se encuentra la información requerida.


Memorando, acceso a la información

8 Generar documentación

El constructor del área solicitante genera un nuevo reporte e informa a través de memorando a la SINAI para que actualice el inventario de reportes e informes. FIN

Requirente (Unidad


Reportes de Inteligencia de

Negocios

Informes de monitoreo y

resultados de herramientas de Inteligencia de

Negocios

9

Convocar a reunión con el requirente de información

Convocar a reunión, mediante correo electrónico institucional, a Constructor del área solicitante, y funcionario de CGTIC.


Correo electrónico

10 Determinar necesidades de información

En la reunión mantenida entre la SINAI, la CGTIC y la Unidad Requirente, se deberá establecer el alcance de las necesidades de información, y contrastar con lo existente en base de datos y estructuras ya creadas, con el fin de determinar puntualmente el requerimiento y evitar duplicidad de información en la Superintendencia de Bancos.

Requirente (Unidad


Experto Técnico

SINAI

Acta de reunión

11

Realizar requerimiento para generar Información

Formalizar requerimiento de generación de universo mediante memorando dirigido a CGTIC.


Memorando, requerimiento

para proporcionar la

información.

11.1 Receptar requerimiento

Revisa el requerimiento enviado por la SINAI y define: ¿Es necesario crear un nuevo universo de datos? SI: Ir al proceso Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas NO: Ir al proceso de Necesidades del Negocio

Director de Soluciones

Tecnológicas -



11

¿Es necesario carga de información adicional? SI: Continuar proceso Gestión de Estructuras para carga de Información. Continuar actividad 12 NO: Continuar actividad 12

Proceso

Gestión de Diseño, Desarrollo y Mantenimiento

de Aplicaciones Tecnológicas

Dirección de Soluciones Tecnológicas

Proceso Necesidades del Negocio

Dirección de Soluciones

Tecnológicas

Proceso Gestión de Estructuras para

carga de Información

Dirección de Estudios y Gestión de la Información

12

Verificar respuesta de la necesidad solventada

Recibir memorando de contestación por parte de CGTIC y revisar que el universo contenga la información solicitada. ¿Cumple requerimiento? SI: Pasar a actividad 7. NO: Solicitar a CGTIC la corrección del universo, regresa actividad 11.


Memorando, información generada

3. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE ELABORACIÓN DE REPORTES

PERÓDICOS DE INFORMACIÓN (VOLÚMEN CRÉDITO, CAPTACIONES Y

COLOCACIONES, CALIFICACIÓN DE CARTERA)

3.1 FICHA DEL SUBPROCESO

Descripción:

PROPÓSITO:

Proporcionar información financiera, inherente al funcionamiento del sistema financiero, para apoyar los procesos de supervisión.

DISPARADOR:

Necesidad de generación de información por mandato legal y normas de supervisión.

Necesidad por parte de los usuarios internos y externos de obtener información financiera relacionada a las



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entidades financieras y el comportamiento de los sistemas controlados.

ENTRADAS:

Bases de datos de información de estructuras integradas de datos y aplicativos institucionales.

Calendario de productos periódicos.

Cuadro de productos asignados.

Productos/Servicios del Subproceso:

Reportes de Inteligencia de Negocios. o Reportes financieros

Responsable del Subproceso:


3.1 NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBPROCESO

La información deberá ser elaborada y publicada de acuerdo a lo definido en las

normativas vigentes y en el Código Orgánico Monetario y Financiero.

La prioridad de elaboración de la información deberá ser asignada por el Director de

Estudios y Gestión de la Información o el Subdirector de Inteligencia de Negocios y

Administración de la Información.

Debido a que el objeto de la Superintendencia es la supervisión y control financiero y

de seguridad social, la elaboración y divulgación de información financiera estará

determinada por la normativa prudencial para supervisión ecuatoriana y las buenas

prácticas en supervisión de los sectores mencionados acogidas por esta

Superintendencia.

La protección de los microdatos se aplica para los datos de clientes en el sistema

financiero tales como saldo cartera de cartera y volumen de créditos; o situación de

clientes en cuentas corrientes.

Los datos individuales de los clientes de las entidades controladas no se divulgan al

público de manera individual sólo en datos agregados que resuman las variables para

la supervisión financiera o datos estadísticos agregados.

De acuerdo las necesidades que surjan en los sistemas controlados, la información

financiera y estadística se podrá modificar para adecuar los productos a las nuevas

normativas o por instrucción del Subdirector de Inteligencia del Negocios y



13

Administración de la Información y el Director de Estudios y Gestión de la

Información.

3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

3.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO

# Actividad Descripción Responsable Documentos generados

1 Revisar información

Para correr los procesos se revisan las bitácoras, y se comprueba la disponibilidad de información.

¿Información completa? SI: Continuar actividad 3. NO: Continuar actividad 2.

Experto Técnico

2 Solicitar Si no está completo se requiere a las entidades

Experto Técnico

Correo electrónico /



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información controladas el envío de las estructuras y regresar a la actividad 1.

llamada telefónica /

gestor documental

3 Generar reportes en BI

Se generan los reportes en BI a la fecha planificada.

Experto

Técnico

Reportes de Inteligencia

de Negocios: Reportes

financieros

4

Verificar la consistencia de los datos obtenidos

Realiza verificaciones para determinar la razonabilidad de la información y evitar duplicidad de datos. ¿Datos correctos? SI: Pasa actividad 5. NO: Pasa actividad 6.

Experto

Técnico -

5

Estructurar boletín

Construir los reportes y analizar. ¿Se evidencia error? SI: Continuar actividad 6. NO: Continuar actividad 7.

Experto

Técnico



financieros

6 Solicitar correcciones

Se solicita a CGTIC que realice las correcciones requeridas. Volver a la actividad 3.

Experto

Técnico


llamada telefónica

Proceso

Gestión de Diseño, Desarrollo y

Mantenimiento de Aplicaciones Tecnológicas

Coordinación General de Tecnologías de Información

y Comunicación

7 Revisar y aprobar Información

Revisa la información remitida por el experto SINAI. ¿Información correcta? SI: Continuar actividad 8. NO: Regresar actividad 5.

Subdirector

Inteligencia de

Negocios y

Administración

de la

Información



financieros

8 Gestionar publicación

Se envía al Administrador de la página Web la información para la respectiva publicación.

Se ejecuta el proceso de

Experto

Técnico



financieros



15

Gestión de Comunicación Interna.

Proceso Gestión de Comunicación

Interna Coordinación General de Comunicación

9 Verificar publicación

Se verifica que la publicación en la web se encuentre correcta.

¿Está correcta? SI: FIN. NO: Continuar actividad 9.1.

Experto

Técnico -

9.1

Comunicar inconformidad de publicación

Si la publicación se encuentra incorrecta se comunica al administrador de la web la incidencia. Regresar actividad 8.

Experto

Técnico


llamada

4. INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS SUBPROCESOS

Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Ficha de

Indicadores de Gestión de Procesos.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5.1 TÉRMINOS

N/A

5.2 DEFINICIONES

Requerimiento.- Solicitud de un usuario interno con respecto a información que requiere.

Sigilo bancario.- Constituye un término referente al ámbito de las relaciones entre la

institución bancaria y sus clientes, e impone la obligación de confidencialidad de la

institución sobre las informaciones que aquéllos le proporcionan. El cual está limitado por

la información que por disposiciones legales debe proporcionar a los Organismos de

Control.



16

Unidades requirentes.- Son todas las Unidades Institucionales Administrativas de la

Superintendencia de Bancos que desean obtener información.

6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS

N/A

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