manual de usuario alethiapuede hacer una búsqueda ingresando alguna palabra que coincida con el...
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Manual de usuario
Alethia 2020
Integración, desarrollo electrónico e informático, S. de R. L. de C. V.
55 4737 0374
/ [email protected] / www.alethia.com.mx
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SISTEMA ALETHIA .................................................................................................................................................... 3
PLANES .................................................................................................................................................................... 3
REQUERIMIENTOS ................................................................................................................................................... 3
INSTALACIÓN EN EQUIPO PORTÁTIL ........................................................................................................................ 4
CONFIGURACIÓN DE LA SOLUCIÓN .......................................................................................................................... 4
REGISTRO DE EQUIPOS MÓVILES ............................................................................................................................. 4
USO DE LA APLICACIÓN EN EQUIPO MÓVIL ............................................................................................................. 5
EQUIPOS ANDROID .................................................................................................................................................. 6
PORTAL WEB ......................................................................................................................................................... 11
FUNCIONES DEL SISTEMA ALETHIA ........................................................................................................................ 15
INICIO .................................................................................................................................................................... 15
LOCALIZACIÓN ....................................................................................................................................................... 16
CUESTIONARIOS .................................................................................................................................................... 19
PEDIDOS ................................................................................................................................................................ 26
ACTIVIDADES ......................................................................................................................................................... 30
CLIENTES ................................................................................................................................................................ 38
REPORTES .............................................................................................................................................................. 40
REPORTE DE PRODUCTIVIDAD ............................................................................................................................... 41
REPORTE DE PRODUCTIVIDAD AVANZADO ............................................................................................................ 45
ASISTENCIAS .......................................................................................................................................................... 46
ADMINISTRAR ....................................................................................................................................................... 48
STATUS .................................................................................................................................................................. 52
ALERTAS ................................................................................................................................................................ 56
ALERTAS AVANZADAS ........................................................................................................................................... 59
SALIR ..................................................................................................................................................................... 62
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SISTEMA ALETHIA
Alethia es una aplicación accesible y fácil de utilizar para la administración de las actividades en
campo de sus empleados, ofreciéndole información inmediata de lo que sucede fuera de sus
instalaciones y las métricas de la productividad de su personal.
Para una empresa el controlar las actividades del personal que desempeñan su labor en las calles
no es fácil. El sistema Alethia permite mejorar la administración y dar seguimiento al cumplimiento
de sus actividades, así como recolectar información en campo, haciendo que la toma de decisiones
se base en información completamente real.
Usando la aplicación en equipos tipo Smartphone usted podrá monitorear la ubicación del equipo
en tiempo real sobre un mapa digital desde cualquier computadora conectada a internet por medio
de nuestro portal WEB.
El portal WEB le permite hacer consultas históricas del recorrido de los equipos y la información
recolectada en campo, el avance del trabajo programado, así como obtener reportes y análisis del
desempeño del personal con la opción de exportarlos para ser integrados con otros sistemas.
PLANES
Las diferentes funciones del sistema Alethia están disponibles según el paquete contratado en cada
equipo, para más información de las opciones disponibles consulte nuestro portal comercial en.
http://alethia.com.mx/
“Alethia Visibilidad Empresarial”. Es desarrollada por Integración, desarrollo electrónico e
informático, S. de R.L. de C.V.
REQUERIMIENTOS
Para comenzar a usar el sistema Alethia, usted deberá crear una cuenta de usuario ingresando a la
página.
http://alethia.com.mx/registro.html
Complete la información requerida, el usuario será una dirección de correo electrónico y la
contraseña será la que usted elija.
En un plazo no mayor de 48 horas el personal de IDEI lo contactará vía telefónica para verificación
de datos y soporte técnico.
El registro de la cuenta de usuario deberá ser realizado personalmente por usted o por quien
designe como responsable del sistema.
Para comenzar la localización es necesario instalar la aplicación Alethia en el equipo
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Equipo portátil
Alethia es compatible con equipos Android, Utilizando el GPS interno del equipo. La aplicación
asociada es denominada “Alethia”.
Modelos compatibles:
• Equipos con sistema operativo Android 4 y superiores.
INSTALACIÓN EN EQUIPO PORTÁTIL
Equipos Android
La aplicación se descarga directamente desde Google play, busque la aplicación Alethia o ingrese
directamente desde la siguiente liga.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.alethia.imovilandroid
CONFIGURACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Equipos Android
Al instalar la aplicación acepte todos los permisos que se le solicitan, estos son necesarios para usar
las diferentes funciones.
Al ingresar a la aplicación es posible que se muestren dos avisos, uno de ellos es para habilitar la
función de ubicación en el equipo, el otro es para evitar que la aplicación se cierre de forma
inesperada; siga las instrucciones que se indican, ambas son necesarias para que la aplicación
trabaje de forma óptima.
Si el equipo no está registrado en su cuenta se mostrará una ventana indicándolo; seleccione la
opción para registrar en su cuenta, ingrese el correo y contraseña de su cuenta Alethia
Si aún no tiene una cuenta Alethia puede crearla al mismo tiempo que registra el equipo.
REGISTRO DE EQUIPOS MÓVILES
Equipos Android
Al iniciar la aplicación por primera vez se mostrará una ventana solicitando aceptar los términos y
condiciones de uso, seleccione “Acepto”.
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Si el equipo no ha sido registrado previamente en el sistema Alethia se mostrarán opciones para
registrarlo directamente en su cuenta o bien crear una cuenta Alethia en caso de no contar con ella.
Si conoce el usuario y contraseña de su cuenta Alethia, seleccione “Registrar equipo”, e ingrese los
datos en los campos “Email” y “Contraseña” respectivamente; en el campo “Alias” escriba el nombre
que desea dar al equipo en el sistema, para terminar, seleccione “Registrar Equipo”.
En caso de no tener una cuenta Alethia puede crearla directamente en el equipo llenando los
campos en la ventana “Crear Cuenta”; al terminar seleccione “Registrar Equipo” lo que
simultáneamente creará una nueva cuenta Alethia y registrará el equipo en ella.
USO DE LA APLICACIÓN EN EQUIPO MÓVIL
La función básica de la aplicación Alethia es la localización automática mediante el envío de
posiciones desde el equipo a intervalos regulares de cinco minutos y no requiere la intervención del
usuario.
La aplicación Alethia permite al usuario del equipo capturar y enviar información en tiempo real por
medio de las opciones de status y cuestionarios.
La opción de status se usa para identificar eventos durante la jornada de trabajo o bien la situación
actual del usuario.
Los cuestionarios en línea son una herramienta útil para la recolección de información en campo.
La información generada tanto en la opción de status como la de cuestionarios se asocia siempre a
la fecha y hora exactas, así como a la posición lo que permite mayor versatilidad para su análisis.
La función de actividades permite a los usuarios completar actividades que le han sido asignadas
desde el portal WEB.
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EQUIPOS ANDROID
Al ingresar a la aplicación verá la pantalla de inicio, en la parte central se encuentra un resumen del
trabajo realizado durante el día, se miden las actividades realizadas, así como el número de
cuestionarios y status enviados.
Seleccione una de las barras para ir a la ventana de
la función correspondiente, o bien presione sobré el
número para ver la bitácora de los cuestionarios o
status enviados.
En la parte inferior verá el menú principal donde
podrá acceder directamente a la ventana de cada
una de las funciones (Actividad, Cuestionario,
Status, Clientes) o bien regresar a la pantalla de
inicio.
En la parte superior derecha encontrará 3 puntos
verticales con el menú emergente. El apartado
“Diagnóstico” arrojará información de ayuda si se
requiriera de algún soporte. Con la opción “Pánico”,
se podrá enviar desde el equipo alertas con posición
y activar automáticamente el rastreo intensivo.
“Manejo de Batería” abre el menú de configuración
del equipo para seleccionar que la aplicación
permanezca activa cuando no está en uso. El
apartado “Actualizar versión” lo llevará
directamente a la última versión disponible para
descarga.
Actividades
Seleccione el menú “Actividad” para ver las actividades que le han sido asignadas por el
administrador, el listado contiene la fecha, cliente, nombre la actividad, categoría y prioridad.
Puede hacer una búsqueda ingresando alguna palabra que coincida con el nombre de la actividad,
cliente o alguna otra información contenida en la actividad; escriba en el campo “Buscar” y se
filtrarán las actividades que contengan esa palabra.
También puede abrir el menú emergente para “Ordenar” o “Filtrar” las actividades por fecha,
nombre, cliente, categoría, prioridad y si las actividades contienen las coordenadas exactas puede
determinar las más cercanas a su ubicación actual. Las actividades se actualizan de forma
automática cada cinco minutos, pero puede refrescar cuando lo desee seleccionando la opción
“Sincronizar”.
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Seleccione la actividad a realizar; además de la información en el listado verá una descripción breve,
seleccione el recuadro del domicilio para abrir el mapa con la ubicación, utilice las herramientas de
navegación del equipo para determinar la mejor ruta a seguir.
Para comenzar la actividad seleccione “Iniciar”; si no se encuentra actualmente en el punto
predeterminado se mostrará una ventana de advertencia.
Si el administrador configuró cuestionarios para llenar durante la actividad, estos se mostrarán en
la sección central “Cuestionarios” ingrese aquí para hacer el llenado correspondiente, es posible que
algunos cuestionarios estén marcados como obligatorios y será necesario enviarlos antes de finalizar
la actividad.
Para terminar la actividad seleccione “Finalizar”, se mostrará una ventana donde podrá calificar la
actividad como “Exitosa”, “Incompleta” o “No realizada” también podrá escribir algún comentario
al respecto.
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Cuestionarios
Para capturar información en un cuestionario seleccione “Cuestionario”
desde la pantalla principal y le mostrará una lista con los cuestionarios
asignados a este equipo; seleccione el que desee enviar.
Llene los campos del cuestionario, recuerde que los campos marcados con
un asterisco (*) son obligatorios.
En los campos tipos foto y código la aplicación Alethia le mostrará la imagen
de la cámara, enfoque la imagen que desea capturar o bien el código
bidimensional que desea decodificar.
En los campos tipo código sólo se obtiene la información contenida en
el código bidimensional sin la imagen correspondiente. Enfoque el
código bidimensional dentro de la línea roja que se muestra en la
pantalla y manténgalo ahí, espere unos segundos para que se
decodifique la información; si el código no puede ser leído haga un
nuevo intento cambiando el enfoque y la iluminación. Cuando el
código sea decodificado con éxito se mostrará la información
contenida en él.
En los campos de nota de voz se mostrarán los controles de grabación
estándar; seleccione según requiera para iniciar y detener la
grabación, así como para escuchar que el audio se grabó
correctamente.
Los campos de firma muestran un lienzo para trazar, con herramientas para
seleccionar color, tamaño y borrador.
Para enviar el cuestionario seleccione “Enviar” en el botón inferior o desde el
menú emergente; se mostrará una ventana solicitando confirmar el envío del
cuestionario, seleccione “Enviar”, se mostrará un mensaje indicando cuando
el envío sea exitoso.
En caso de requerir impresión del cuestionario, seleccionar “Si” cuando la
leyenda de impresión aparezca después de la confirmación de envío.
La opción “Borrar” limpia todos los campos del cuestionario actual.
Para ver la lista de los cuestionarios enviados, abra el menú emergente desde la ventana de
cuestionarios y seleccione la opción “Bitácora”, se mostrará un registro con el listado de los últimos
300 cuestionarios enviados señalados con nombre y hora, así como el estatus del envío.
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El símbolo de reloj gris indica que el cuestionario está en proceso de envío, la marca verde indica
que el cuestionario fue enviado exitosamente y la marca roja indica un error.
Puede consultar la información de cada cuestionario enviado exitosamente seleccionado el registro
en la bitácora, es necesario que el equipo esté conectado a internet para usar esta opción.
Pedidos
En los campos tipo pedido se trabaja en base a un catálogo de productos y/o
servicios que deberá ser configurado previamente. Podrá encontrar el
campo de pedido en el cuestionario como una pregunta más, identificada
por un carro de compras.
Abrirá la pantalla del pedido donde podrá buscar los ítems directamente en
el campo “Buscar” o bien escaneando un código de barras.
Una vez seleccionado el ítem a agregar, se mostrará en la lista. Para editar la
cantidad de cada ítem seleccione el número a la derecha, de manera
automática se hará el cálculo “Subtotal”, “Impuestos” (si correspondiera) y
“Total”.
Si se selecciona el nombre del ítem agregado se mostrarán los detalles
de este. Se podrán agregar comentarios para el ítem, consultar la
clave, nombre del ítem, descuento, impuesto, unidades, código de
barras, descripción, imagen, sitio web y hasta tres precios diferentes.
Para regresar al pedido seleccione “Agregar”.
En caso de ser necesario, se tiene acceso al catálogo completo dentro
del cuestionario. Seleccione la opción “Catálogo” del menú
emergente. Los ítems estarán agrupados según la categoría otorgada.
Dichas categorías estarán ordenadas alfabéticamente y en caso de
existir productos que no pertenezcan a ninguna, estos aparecerán al
final de la lista de categorías.
Una vez que se tengan todos los ítems necesarios en el pedido, seleccione
“Guardar” para actualizar los cambios y regresar al cuestionario.
Status
Seleccione “Status” y le mostrará las opciones de status disponibles para su
equipo, seleccione el que desee para realizar el envío.
Aparecerá una ventana solicitando confirmar el envío del status
seleccionado, seleccione “Enviar”, se mostrará un mensaje indicando cuando
el envío sea exitoso.
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Abra el menú emergente en la parte superior derecha para ver la bitácora de los status enviados, se
mostrará una lista con el nombre del status y la hora de envío.
Clientes
Esta función le permite ver una lista con los clientes que le han sido asignados
por el administrador, este listado es independiente de las actividades
asignadas.
Escriba en el campo “Buscar” para ver una lista de los clientes que coincidan
con la palabra.
También puede ordenar los clientes según el
nombre, categoría o la distancia a la posición
actual. Para ello seleccione la opción “Ordenar”
del menú emergente en la parte superior
derecha de la pantalla.
Seleccione el cliente que desea y se abrirá un mapa centrado en esa
ubicación; aleje el mapa para ver los 10 clientes más cercanos a esa
ubicación.
Abra el menú emergente en la parte superior derecha de la pantalla
para abrir la aplicación del mapa del equipo seleccionando la opción
“Ver en mapa” o bien puede abrir la aplicación de navegación del
equipo con la opción “Conducir al lugar”.
Función de viaje
Esta función permite medir el kilometraje de la distancia recorrida por el equipo de forma más
exacta que la que realiza por medio del rastreo normal.
Seleccione el botón “Iniciar Viaje” para marcar el inicio del evento, al lado izquierdo podrá ver el
acumulado de la distancia recorrida similar al odómetro de un vehículo; para terminar el evento
seleccione el botón “Fin Viaje”.
Tenga en cuenta que esta función demanda un mayor consumo de la batería por lo que se
recomienda mantener el dispositivo conectado al cargador durante su uso, esto se indica en la
ventana de advertencia al iniciar el evento.
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PORTAL WEB
Para acceder a la página WEB es necesario tener una computadora con acceso a Internet y se accede
mediante un navegador, preferentemente InternetExplorer, FireFox, Google Chrome o Safari.
Ingrese a la siguiente liga.
https://rastreo.alethia.com.mx/
Se mostrará la ventana de acceso al sistema .
Al ingresar su cuenta de usuario y la contraseña correcta accederá a la página de “Tiempo Real” de
“Localización” donde podrá ver la posición más reciente de los equipos en su cuenta.
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Elementos del Mapa
Posiciones
Las posiciones geográficas de los equipos se presentan con íconos sobre el mapa que pueden tener
diferentes colores según se configure para cada uno de ellos, por omisión el color de los iconos es
el azul.
Cuando un equipo está en movimiento se representa con una flecha del color definido para ese
equipo que indica el rumbo con el cual se está desplazando.
En los casos en que el equipo está detenido su posición se representa con símbolo de alto.
Cuando un equipo no puede obtener una posición exacta entonces reporta una posición
aproximada, a esto se le conoce como posición de referencia, este tipo de posiciones no son
tomadas en cuenta para el envío de alertas.
El envío de un status se representa con un signo de admiración.
Al pasar el mouse sobre un ícono, se abre una ventana con información referente a esa posición en
particular.
Mapa Satélite
Permite cambiar la vista del mapa a la opción de mapa digital o fotografía aérea.
Escala del mapa
Muestra la proporción de escala del mapa en pantalla.
Control de mapa
Permite manipular la vista actual del mapa.
El deslizador + - controla el nivel de acercamiento (zoom) del mapa.
El icono de la silueta le permite cambiar al modo de vista de calle, seleccione y arrastre el icono
sobre el mapa.
Chat en línea, seleccione para contactar a nuestros ejecutivos.
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Rejilla de posiciones
Cada fila en la rejilla representa la información asociada a una posición en el mapa, en la página de
“Tiempo Real” se muestra una fila por cada uno de los equipos con la última posición reportada; en
la página de “Histórico” muestra las posiciones dentro del rango de fechas del equipo seleccionado.
Cada una de las columnas presenta información particular de la posición, seleccione las flechas en
los títulos para ordenar el listado según el criterio de cada columna, por omisión aparecen
ordenadas por “Nombre” en “Tiempo Real” y por “Fecha” en “Histórico”.
Orden de posiciones, muestra el número de fila comenzando por cero, en esta columna también se
muestra el color asignado a cada uno de los equipos; al seleccionar la casilla en la parte superior los
equipos son ordenados por el color asociado según se explica más adelante en la sección
“Administrar equipos”.
“Equipo”, muestra el nombre que se dio al equipo al momento de registrarlo.
“Velocidad”, muestra la velocidad promedio a la cual se está desplazando el equipo, en el título de
la columna puede seleccionar mostrar kilómetros o millas por hora; la velocidad se calcula con base
en las posiciones reportadas por el equipo.
“Dirección”, muestra el domicilio, con el nombre de la calle o camino de la posición, seguido del
municipio y estado; esta información puede o no estar disponible según la ubicación mostrada en
el mapa.
“Geocercas”, cuando una posición cae dentro de una geocerca se muestra el nombre de ella, en el
caso que la posición esté dentro de dos o más geocercas los nombres se mostrarán separados por
una coma.
“Fecha”, muestra la hora y fecha asociada con la posición, el sistema horario usado se obtiene de la
configuración regional en su computadora de forma que las fechas y horas aparecen como hora
local.
“Status”, muestra información de los parámetros de funcionamiento del equipo, así como el nombre
del último status reportado por el equipo.
El icono de la batería muestra el nivel de carga en cuatro niveles desde completa hasta vacía.
El icono indica que esa posición es aproximada, es decir que el equipo no pudo obtener una
posición exacta y por lo tanto tiene un margen de error.
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El icono con torre cruzada indica que el equipo tiene apagada la opción de asistencia de redes
para ubicación; el icono con GPS cruzado indica que el equipo tiene apagada la opción de uso
GPS y las posiciones solo son determinadas por medio de la asistencia de red. Cualesquiera de estos
dos símbolos indican que el equipo no tiene la configuración idónea para reportar posiciones.
El ícono de ahorro de energía indica que la aplicación Alethia está optimizada, esto puede
ocasionar que el equipo deje de reportar posiciones de forma inesperada y que no reciba
actualizaciones de actividades; esta no es la configuración óptima, para corregirla siga los pasos que
se indican en la opción “Manejo de Batería” del menú emergente en la aplicación.
Los iconos de encendido y apagado aparecen cuando el usuario enciende o apaga el equipo
de forma normal, si el equipo se apaga por falta de energía o por remover la batería no se mostrará
el icono de apagado.
El nombre del último status configurable reportado cambia de color según el tiempo que
demoró la selección del status en el equipo y la posición de GPS.
Verde indica que hay menos de cinco minutos entre el reporte de status y la posición con la cual se
reportó el status.
Amarillo, indica una diferencia de entre 5 y 15 minutos.
Rojo, diferencia de más de 15 minutos
Gris, el status es anterior a la posición GPS más reciente reportada por el equipo.
Los status desaparecen de la página de “Tiempo Real” después de 24 horas.
V. Calle muestra un icono con una liga para cambiar el mapa al modo de vista de calle sobre la
posición del equipo.
Rastreo Intensivo, incrementa la frecuencia de rastreo por 2 minutos.
Barra de herramientas del sistema Alethia
“Buscar equipo”, escriba el nombre que desea buscar; en la rejilla se mostrarán solo los equipos que
coincidan con el criterio de búsqueda.
“Ocultar referencia”, seleccione está opción para mostrar únicamente las posiciones exactas
reportadas por los equipos.
Idioma, seleccione idioma español o inglés.
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Sesión, se muestra la información de la cuenta de usuario actual, seleccione para desplegar las
opciones; puede cambiar la contraseña actual, ir al menú de pagos, ver los términos y condiciones
del servicio, consultar la ayuda o cerrar la sesión actual.
Exportar, seleccione el ícono de Hoja de cálculo para exportar la información actual de las
posiciones a un archivo.
FUNCIONES DEL SISTEMA ALETHIA
A la izquierda de la ventana verá el menú principal del sistema Alethia, cada opción lo llevará a la
página correspondiente a cada una de las funciones.
INICIO
Muestra un tablero con un concentrado de la información más relevante de los equipos en lo que
va del día, así como de las actividades de la semana.
Esta es la forma más rápida de saber lo que está ocurriendo con su cuenta y el progreso del trabajo
realizado.
El cuadro “Equipos” muestra el total de dispositivos que han reportado durante el día, al
seleccionarlo se abrirá la ventana de “Tiempo Real” para visualizarlos en el mapa.
El cuadro de “Actividades” muestra el total de actividades completadas durante el día, al
seleccionarlo se abrirá la ventana del “Resumen Ejecutivo” donde podrá ver un tablero con el
resumen de las actividades.
El cuadro “Cuestionarios” muestra el total de cuestionarios enviados durante el día, al seleccionarlo
se abrirá la ventana “Reportes” donde podrá hacer una consulta de la información enviada por los
equipos por medio de los cuestionarios.
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El cuadro “Status” muestra el total de status enviados por los equipos, al seleccionarlo se abrirá la
ventana de “Reportes Históricos” donde podrá hacer una consulta de las posiciones enviadas por
los equipos.
La gráfica central muestra las “Actividades completadas” por los equipos durante la semana, una
línea muestra el total de actividades del día y la segunda muestra el acumulado semanal.
En la parte inferior podrá ver el reporte de productividad del día, aquí se analiza el trabajo realizado
por los equipos con base en sus recorridos y las geocercas que se visitaron. Se representa el
porcentaje del tiempo según la clasificación tomando en cuenta todos los equipos.
Finalmente se encuentra un listado con el “Top de Cuestionarios” según el total de enviados por los
equipos durante el día ordenados de mayor a menor.
LOCALIZACIÓN
Aquí se encuentran las opciones relacionadas con la visualización de posiciones actuales e históricas
de los equipos, así como la configuración de geocercas y puntos de interés sobre el mapa.
Tiempo Real
Permite visualizar la posición más reciente de cada uno de los equipos, la información se actualiza
cada cinco minutos o cada vez que se selecciona esta opción.
La opción de tiempo real es la que se muestra al ingresar al portal WEB como se indica al inicio de
esta sección.
Histórico
Permite visualizar el recorrido de un equipo en un rango de tiempo seleccionado.
Una vez seleccionado el equipo y el rango de fechas se oprime el botón “Consultar”. Se recomienda
hacer consultas que no tengan rango mayor a un día para agilizar la respuesta. Puede activar la
opción “Rastro” marcando la casilla y observará por medio de líneas el recorrido efectuado.
Geocercas
Esta función permite generar geocercas sobre el mapa. Estas serán útiles al momento de visualizar
las posiciones, también será útil para la generación de reportes de productividad, así como correos
de alerta cuando un equipo entre y/o salga de una geocerca.
Dibujar una geocerca
Una vez seleccionada la opción “Nueva Geocerca” de la lista desplegable, seleccione en el mapa
tanto la ubicación y el nivel de acercamiento deseado, escriba el “Nombre” de la geocerca,
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seleccione el color; elija la “Categoría”, esta última es importante para el análisis del reporte de
productividad.
Marque la casilla “Privada” para ocultar esta geocerca de otros usuarios en su cuenta; por último,
marque la casilla “Polígono” si desea dibujar una geocerca poligonal, de lo contrario déjela sin
marcar para dibujar una geocerca circular.
Elija la opción “Crear” para empezar a dibujar, si eligió la opción “Polígono” empiece a marcar las
esquinas de la geocerca, marque tantas esquinas como requiera hasta terminar, no es necesario
terminar en donde se comenzó pues al finalizar se conectarán automáticamente el punto final e
inicial, si marcó un punto en el lugar incorrecto, déjelo así y continúe marcando el resto de los
puntos, es más sencillo editar la zona posteriormente que dibujarla de nuevo.
En el caso de geocercas circulares, al elegir la opción “Crear” se mostrará automáticamente la
geocerca al centro del mapa con un diámetro de la mitad de lo alto del mapa.
Puede modificar el diámetro de la geocerca arrastrando el icono verde que se encuentra en el borde
superior. De la misma forma puede mover la geocerca arrastrando el icono rojo que se encuentra
en el centro.
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Para terminar, tanto en geocercas circulares como poligionales, seleccione “Grabar” de lo contrario
seleccione “Cancelar” para iniciar un nuevo trazado.
Una vez dada de alta la geocerca podrá tener un acceso rápido a cada una de ellas seleccionándolas
en la lista desplegable. Puede modificarlas, eliminar las no deseadas, o bien ocultarlas en el mapa.
Al pasar el mouse sobre una geocerca se muestra una ventana con su nombre.
Al seleccionar “Descargar”, se descargará automáticamente la lista de las geocercas disponibles, en
una hoja de cálculo. La lista estará ordenada alfabéticamente y contará con la información de
coordenadas, diámetro, categoría y color.
Puntos de Interés
Los puntos de interés permiten grabar puntos específicos como marcadores en el mapa, a diferencia
de las geocercas, estos no afectan los reportes de posiciones ni los resultados de los reportes de
productividad.
Crear un punto de interés
Al ingresar al menú se mostrará la opción “Nuevo Punto de Interés”, escriba el “Nombre” y
seleccione la “Categoría” deseada; también puede marcar la casilla “Privado” para ocultarlo de los
otros usuarios de su cuenta.
Seleccione la opción “Crear”, automáticamente se creará un ícono en el centro del mapa, para
moverlo cuenta con cuatro opciones.
Mueva el mapa a la vista deseada y seleccione “Centrar” para mover el ícono al centro.
Si conoce las coordenadas exactas, escríbalas en los campos correspondientes para latitud y
longitud y seleccione “Mover” para centrar el ícono; las coordenadas se escriben en grados.
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Escriba el domicilio que desee usando como guía la nomenclatura “Calle y número, Colonia, CP
Ciudad, Estado, País” en el campo “Dirección” y seleccione “Buscar”. El sistema centrará el ícono en
el domicilio más aproximado e indicándolo en el campo “Dirección”.
Usando el mouse, puede arrastrar el ícono al lugar deseado.
Una vez que el ícono se encuentra en el lugar deseado seleccione “Grabar” de lo contrario seleccione
“Cancelar” para comenzar de nuevo.
Puede acceder a cada uno de los puntos de interés seleccionándolo de la lista. Puede editarlos y
eliminar los no deseados eligiendo respectivamente las opciones “Actualizar” y “Eliminar” que
aparecen al seleccionarlos.
Al pasar el mouse sobre un punto de interés se muestra una ventana con su nombre; para ocultarlos
marque la casilla “Ocultar Puntos de Interés”
Categorías
Para dar mayor flexibilidad, en especial en los reportes de productividad, puede adicionar sus
propias categorías de geocercas y puntos de interés.
Dentro de la página de puntos de interés, seleccione la opción “Administrar Categorías”, lo llevará
a una ventana para agregar y administrar las categorías.
CUESTIONARIOS
La función de cuestionarios del sistema Alethia, es una herramienta eficiente y segura para la
captura de información en campo; puede sustituir formatos impresos que utilice actualmente y
además permite adicionar fotos y notas de voz. Todos los cuestionarios se etiquetan
automáticamente con la fecha y posición donde se capturaron.
La captura se realiza por los equipos en su cuenta Alethia según los cuestionarios que le sean
asignados, las fotos, firmas y notas de voz solo pueden ser capturadas en el momento por el equipo,
con lo que se evita se ingresen archivos desde la galería. Una vez enviado, la información se borra
del equipo para evitar llenar la memoria.
En esta sección podrá consultar la información generada desde los cuestionarios y administrar la
configuración de ellos.
Reportes
Las entradas de cuestionarios enviadas desde los equipos pueden consultarse en esta sección.
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Seleccione el “Cuestionario” de la lista desplegable, seleccione el “Equipo” si desea consultar uno
en específico o pude seleccionar “Todos”; posteriormente elija un rango de fechas “Desde” y
“Hasta”; también puede incluir los status generados en ese lapso de tiempo marcando la casilla
“Incluir Status”, seleccione la casilla “Incluir Imágenes” si desea que el reporte le muestre las
miniaturas de fotos y firmas capturadas, en caso contrario se mostrará un link para el acceso a las
imágenes. Seleccione la casilla “DMS” para obtener coordenadas con formato
Grados:Minutos:Segundos y la casilla “Geocercas” para incluir, si correspondiera, la geocerca dentro
de la cual se capturó.
Podrá consultar cualquier rango de fechas; la información de cuestionarios se mantiene en el
servidor por un periodo de 60 días previos a la fecha actual.
Para consultar cuestionarios eliminados marque la casilla “Habilitar cuestionarios borrados” y en la
lista desplegable aparecerán en dos grupos, en color negro los activos y en azul los eliminados.
La opción “Generar” mostrará la información directamente en el navegador, esta es la forma más
rápida de consultar la información, se recomienda no hacer consultas con mucha información pues
el desplegado puede ser lento o bien rebasar la capacidad de su navegador.
En el encabezado se indicará el nombre del cuestionario y el período de la consulta.
Las entradas de cuestionario aparecen ordenadas según el nombre del equipo que las envió en el
orden en que se enviaron; cada fila representa una entrada y cada columna representa uno de los
campos de captura del cuestionario.
La columna “Fecha” indica la fecha de captura del cuestionario, la columna “Fecha GPS” representa
la fecha de la posición asociada al cuestionario.
Si marcó la opción “Geocerca”, se mostrará una columna junto a la fecha; en el caso de haberlos
seleccionado, los status aparecerán como una fila más y el nombre en la columna “Status” pero sin
información en el resto de los campos de cuestionario.
Según lo hubiera seleccionado, las imágenes de fotos y firmas aparecen como una miniatura o bien
como una liga; en ambos casos, al seleccionarlos, se abrirá una pestaña con la imagen de tamaño
completo.
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Las últimas columnas contienen la “Latitud” y “Longitud” de la posición; la columna “Mapa”
contiene una liga para abrir un mapa con la ubicación. En la columna “PDF” podrá descargar un
archivo de impresión con la información del cuestionario.
Es posible que en el reporte aparezcan más campos de los que el cuestionario tiene actualmente;
esto sucede cuando en el lapso del reporte existe una entrada de cuestionario con información en
un campo que fue borrado de la configuración del cuestionario.
Consulta avanzada
Si desea hacer un análisis rápido de la información contenida en los cuestionarios seleccione la
opción “Generar Avanzado” le mostrará el reporte en el navegador, pero con unas herramientas
que le permitirán ocultar columnas o moverlas de lugar, al seleccionar los títulos de las columnas
puede ordenar las entradas según los valores contenidos en ese campo; también puede filtrar la
información aplicando operaciones, rangos de valores o coincidencias.
Si lo desea, puede hacer una impresión del resultado de la consulta.
Exportar cuestionarios
Seleccione la opción “Generar en Excel” para descargar el reporte en un archivo de hoja de cálculo;
aparecerá un mensaje con las opciones para abrir o guardar el archivo del reporte, seleccione según
desee.
Para obtener una copia de todos los archivos de fotos, firmas y notas de voz, seleccione la opción
“Excel Macro” el formato es similar al archivo anterior, pero contiene dos botones “Mostrar” y
“Descargar”; el primero descarga las miniaturas de las imágenes directamente en las celdas; el
segundo deja una copia del archivo de imagen original en su computadora, en la misma carpeta
donde se encuentra el archivo de Excel.
El archivo “Excel Macro” es el recomendado para tener un respaldo local de la información de
cuestionarios en su computadora; una vez abierto, recuerde seleccionar el botón “Descargar” para
grabar los archivos de forma local.
Desglose de pedidos
Las entradas de pedidos enviadas desde los equipos pueden consultarse en esta sección. Se deberá
seleccionar aquel cuestionario que tenga incluido el pedido; elija todos o el equipo a consultar y el
rango de fechas.
Una vez generado el reporte de cuestionario, en la columna del campo pedido nos aparecerá el total
y el ícono del carro de compra, al seleccionarlo nos abrirá una nueva página con el detalle del pedido.
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La primera tabla nos dará la información del cuestionario, posteriormente encontraremos el detalle
del pedido.
Al seleccionar el botón “Descargar” nos hará la descarga automática de esta información en
formato de documento portátil (PDF).
Si selecciona la opción “Expandir Pedidos” al consultar el cuestionario, se mostrará la lista completa
de los productos incluidos en los pedidos de todos los equipos.
Si se desea consultar la información en una hoja de cálculo se deberá seleccionar “Generar en Excel”.
Abra el archivo para consultar el reporte de cuestionario. Desde la columna de la pregunta de campo
pedido (Productos) se podrá consultar el detalle dando clic en la celda correspondiente.
Los pedidos también se mostrarán como nuevas pestañas en su hoja de cálculo de manera
individual.
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Administrar
Antes de usar los cuestionarios es necesario que los configure de acuerdo con las necesidades de
las distintas áreas de su empresa y los distribuya a los equipos en su cuenta, no hay límite en la
cantidad de cuestionarios que puede crear y configurar en los equipos de su cuenta.
Configurar Cuestionarios
Le permite configurar los cuestionarios para definir qué información se debe de capturar.
Para crear o modificar cuestionarios ingrese a la opción “Configurar Cuestionarios”; aparecerá la
lista actual de cuestionarios activos y la sección para crear nuevos cuestionarios.
Para crear un nuevo cuestionario ingrese el “Nombre” en el campo correspondiente en la sección
“Crear nuevo cuestionario” y seleccione la opción “Crear” para grabar; puede crear tantos
cuestionarios como desee. En caso de que ya exista un cuestionario activo con el mismo nombre un
mensaje le indicará que no fue posible crear el nuevo cuestionario y debe usar otro nombre.
Para eliminar un cuestionario seleccione la opción “Borrar”, es importante que antes de borrar un
cuestionario primero elimine la asignación de los equipos.
Recuperar cuestionarios borrados
Para recuperar un cuestionario borrado ingrese a la opción “Recuperar cuestionarios borrados”,
aparecerá una lista con los cuestionarios que han sido borrados.
Seleccione la opción “Recuperar” del cuestionario que desea.
Editar cuestionarios
Cada cuestionario puede contener uno o más campos de captura, seleccione la opción “Editar” del
cuestionario correspondiente para configurarlo.
El primer campo es el “Nombre del Cuestionario” y puede ser modificado, enseguida se encuentra
el campo “Email Alerta”, si lo desea, escriba aquí la dirección de correo a la que se enviará una alerta
cada vez que un equipo envíe un cuestionario, la alerta también incluye la información capturada.
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Podrá agregar campos al cuestionario en la sección “Nuevo Campo”; seleccione el tipo de campo de
las opciones disponibles y escriba el texto que describirá el campo de captura.
Texto; permite ingresar letras, números y símbolos según las opciones en el equipo.
Numérico; permite ingresar números enteros y decimales.
En los campos tipo Texto y Numérico deberá indicar una longitud en caracteres del campo
de captura, en el caso de los números el punto decimal cuenta como un carácter.
Opción Múltiple; permite crear una lista de opciones posibles de las cuales se deberá
seleccionar solo una de ellas.
En los campos tipo Opción Múltiple y Lista es necesario agregar la lista de opciones; una vez creado
el campo seleccione la opción “Editar Opciones Múltiples” que lo llevará a la pantalla de edición.
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En la sección “Agregar nueva opción” escriba el nombre en el campo “Descripción”, seleccione la
opción “Agregar” para guardarla.
Podrá hacer cambios seleccionando la opción “Editar” en la opción deseada o bien eliminarla con la
opción “Borrar”; en el equipo las opciones aparecerán en el mismo orden que ve en esta pantalla y
la primera opción estará seleccionada por omisión.
Foto; en los equipos con cámara integrada permite capturar una imagen y agregarla al
cuestionario. Cada cuestionario puede contener cinco fotografías como máximo.
Código; en los equipos con cámara integrada permite la lectura de codigos de barra
bidimensionales; los códigos de barra que pueden leerse son del tipo QR Code y
Datamatrix.
En internet están disponibles herramientas para generar códigos de barra bidimensionales del tipo
QR Code y Datamatrix.
Fecha; permite ingresar información en formato de fecha y hora.
Lista; permite crear una lista de opciones de las cuales pueden seleccionarse ninguna o
tantas como se desee; seleccione la opción “Editar Opciones Múltiples” que lo llevará a la
pantalla de edición.
Para facilitar la configuración tanto de listas como de opciones múltiples, seleccione “Modo texto”
se abriría una caja de texto donde podrá escribir o copiar las opciones del campo; cada línea se toma
como una opción.
Seleccione “Guardar” para aplicar los cambios y volver a la edición del cuestionario.
Firma; permite realizar cualquier trazo directamente en el equipo, ya sea firma o semejante
según se requiera.
Nota de voz; permite grabar un clip de audio de hasta 30 segundos.
Pedido; permite, mediante un catálogo, el levantamiento de un pedido, orden de
embarque o semejante.
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Marque la casilla “Obligatorio” para que el campo de captura deba forzosamente tener información
para permitir el envío de cuestionario; los campos obligatorios se señalan con un asterisco (*) en la
descripción.
Para aplicar los cambios es necesario que seleccione la opción “Actualizar” en la parte superior
derecha.
Editar campos
En el equipo, los campos del cuestionario se mostrarán en el mismo orden de esta pantalla, para
cambiarlo seleccione las opciones subir o bajar, según lo requiera para mover el
campo seleccionado.
Para editar un campo seleccione la opción “Editar”; podrá cambiar todos los parámetros referentes
al campo.
Seleccione la opción “Actualizar” para guardar los cambios del campo y no olvide seleccionar
“Actualizar” en la parte superior derecha del cuestionario.
PEDIDOS
Los campos tipo pedidos resultan muy útiles para capturar una lista de productos
seleccionados desde un catálogo predefinido; funciona de forma similar a una caja
registradora, en la aplicación móvil agregue los productos desde el catálogo e indique su
cantidad, se mostrará el listado actual con los totales y subtotales según los precios y descuentos
seleccionados.
Consulte la sección “Catálogos” para crear los catálogos necesarios para usar los campos de pedidos.
Configuración del campo pedido
En el campo tipo pedido elija “Seleccionar Catálogo” para abrir la ventana de edición del pedido.
Seleccione el “Catálogo” deseado de la lista desplegable. Seleccione el “Precio Default” de la lista
desplegable, este será el precio que se mostrará por omisión cuando se agregue un producto al
campo.
Marque las casillas “Precio Visible” de los que podrán ser seleccionados por el usuario.
Marque la casilla “Precio Fijo” para que el usuario no pueda cambiar el precio manualmente en el
cuestionario.
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“Descuento fijo”, seleccione esta opción si desea que el descuento no pueda ser modificado por el
usuario.
El modo normal de operación del campo pedido es registrar productos para una venta y calcular el
total a pagar; si desea utilizar el campo para contabilizar productos, un inventario por ejemplo,
marque la casilla “Inventario”.
Seleccione “Actualizar” para aplicar los cambios. En la pregunta de campo “Pedido” nos aparecerá un
resumen de la configuración de precios y descuentos, así mismo el nombre del catálogo que estará
disponible.
Asignar Cuestionarios a Equipos
Para asignar cuestionarios a los equipos o bien para actualizar los cambios hechos a los cuestionarios
ingrese a esta opción.
Se mostrará un listado de los equipos en su cuenta; la columna “Sinc.” muestra un recuadro de color
según el estado actual de sincronización del equipo.
Gris, equipo sin sincronizar, no se han asignado cuestionarios o bien no se ha iniciado el proceso.
Ámbar, el proceso de sincronización ha iniciado, el tiempo para completar depende del número de
cuestionarios y puede tomar varios minutos.
Verde, equipo sincronizado, el proceso de sincronización ha concluido y el equipo tiene actualizados
los cuestionarios asignados.
Seleccione el cuestionario a asignar de la lista desplegable “Elija el cuestionario a enviar”; se
resaltarán en color magenta los equipos a los que el cuestionario haya sido asignado previamente,
si lo desea puede asignar el cuestionario a todos los equipos de la cuenta seleccionando la opción
“Asignar en todos los Equipos”, o bien seleccione la opción “Asignar” únicamente en los equipos
que desee.
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Para eliminar un cuestionario de un equipo selecciónelo de la lista desplegable y seleccione la
opción “Borrar” del equipo.
Si realizó un cambio en un cuestionario seleccione la opción “Actualizar en Equipos Asignados”, de
esta manera el cambio se reflejará en todos los equipos que tengan asignado dicho cuestionario.
También puede seleccionar “Borrar en Equipos Asignados” para removerlo de forma simultánea.
Para asignarlo a los equipos, es necesario que el cuestionario contenga al menos un campo de
captura, en caso contrario se mostrará una leyenda indicando que el cuestionario no fue enviado.
Para asignar varios cuestionarios de forma simultánea en un equipo, seleccione la opción
“Avanzado” en el equipo que desee, se mostrará una pantalla con el nombre del equipo y la lista de
cuestionarios disponibles, si el cuestionario ya está asignado al equipo se mostrará con la casilla
correspondiente marcada.
Marque o desmarque las casillas con los cuestionarios que desee asignar o borrar del equipo
respectivamente, seleccione “Reenviar Cuestionarios” para aplicar los cambios en el equipo.
La actualización se realizará la siguiente vez que el equipo reporte una posición válida, o bien
seleccione “Sincronizar” desde el menú cuestionarios de la aplicación en el equipo.
Catálogos
Para utilizar la función de pedidos en los cuestionarios es necesario tener al menos un catálogo de
productos asignado, en esta sección podrá crear y administrar los catálogos que necesite.
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En la sección “Nuevo Catálogo” ingrese el “Nombre” que desea, seleccione “Crear” para agregarlo
al listado.
Del listado, seleccione la opción “Nombre” para modificar el nombre del catálogo o bien seleccione
“Borrar” para eliminarlo.
Seleccione el ícono de la columna “Descargar” para guardar una copia del catálogo, para facilitar la
carga de un catálogo mediante archivo se recomienda crear un catálogo de al menos 1 producto y
descargarlo para continuar con el llenado desde la hoja de cálculo.
Seleccione la opción “Cargar Archivo” para agrega un catálogo completo desde un archivo con el
formato predefinido.
Para agregar los productos al catálogo seleccione la opción “Editar”, nos llevará la pantalla de
productos.
En la sección “Nuevo Elemento” ingresaremos los datos de la “Clave”, “Nombre”, “Unidad de
Medida”, “Precios” (hasta 3 distintos), porcentaje de “Descuento”, porcentaje de “Tasa de
Impuesto”. Estos elementos son importantes pues ayudarán al usuario a identificar el producto en
la aplicación y que el cálculo final sea el correcto.
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Otros elementos útiles son el “Código de Barras”, que permitirá seleccionar el producto usando la
cámara del equipo en la etiqueta del producto; una “Descripción”. Una “Fotografía” y un “URL de
sitio web”, estos últimos deberán ser ligas a internet donde se encuentren disponibles la fotografía
y una página o documento relativo al producto; por último, la “Categoría” a la que pertenece el
producto y que ayudará en una búsqueda dentro del catálogo en la aplicación.
Conforme agregue productos se irán enlistando en la parte superior de la página; para modificarlos
seleccione “Editar” o seleccione “Borrar” para eliminarlos.
Para utilizar los catálogos será necesario agregar una pregunta de campo “Pedido” al cuestionario y
asignar el que corresponda.
ACTIVIDADES
La función de actividades del sistema Alethia le permitirá planificar el trabajo en campo y medir su
avance en tiempo real.
Por medio de esta función los usuarios de la aplicación sabrán exactamente las actividades que les
corresponden realizar con la hora y el lugar exacto, así como los detalles para tener en cuenta. Cada
etapa del progreso de la actividad se registra con hora, fecha y posición.
Cada actividad se refiere a un trabajo a realizar por un usuario y tiene un inicio y un fin, en cada
actividad se puede asociar un cliente con un domicilio y una fecha programada para su realización.
Adicionalmente podrá incluir el llenado de uno o más cuestionarios como parte del trabajo.
La función de actividades es muy útil para todo tipo de empresas cuyo trabajo pueda ser
programado; rutas de reparto, visitas a clientes, servicios de reparación y mantenimiento, rondines
de vigilancia, etc.
La capacidad de integrar cuestionarios prellenados a las actividades es una característica que ahorra
tiempo a los usuarios y es muy útil para servicios de verificación crediticia y encuestas pues solo se
corrige o completa la información faltante.
Resumen ejecutivo
Esta función es útil para revisar el avance, contiene un análisis claro de la situación a nivel general
de todas las actividades programadas por medio de indicadores clave.
En este tablero se muestra el estado actual de las actividades registradas por medio de gráficas,
cada una representa un indicador clave del avance y pueden descargarse de forma individual para
enriquecer otros documentos.
En la parte superior está indicado el periodo de tiempo consultado, por default aparece el día de
hoy, pero puede seleccionar otros periodos de la lista desplegable.
Los recuadros con números indican el concentrado de las actividades del periodo seleccionado
según el estado de avance.
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Actividades del periodo; muestra el total de actividades cuya fecha de programación coincide con
el periodo, independientemente de su estatus actual.
Actividades finalizadas; es el total de actividades que se finalizaron el periodo de tiempo,
independientemente de su fecha de programación.
Actividades en proceso; es el total de actividades que han sido iniciadas, pero aún no se han
terminado, solo se consideran las actividades programadas en el periodo de tiempo.
Actividades pendientes; es el total de actividades que están programadas para el periodo de tiempo,
pero aún no han sido iniciadas.
Anteriores en proceso; es el total de actividades con fecha de programación previa al periodo de
tiempo y que actualmente están iniciadas, pero no terminadas.
Anteriores pendientes; es el total de actividades con fecha de programación previa al periodo de
tiempo, pero aún no han sido iniciadas.
Dos gráficas circulares le mostrarán los porcentajes de avance de actividades del periodo.
“Avance Total de actividades” muestra los porcentajes de actividades del periodo según su estatus,
Finalizadas, En proceso y Pendientes.
“Clasificación de Actividades Finalizadas” muestra los porcentajes de las actividades finalizadas
según la calificación que el usuario le dio (Exitosa, Incompleta o No Realizada)
El gráfico de “Finalización de Actividades” muestra el avance a lo largo del tiempo, dependiendo del
periodo seleccionado puede representar horas, días o meses.
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Las barras azules representan las actividades completadas durante la fracción de tiempo indicada,
la línea amarilla representa el total acumulado a largo del tiempo.
En la gráfica de “Actividades Finalizadas por Categoría”, se muestra el número total de las
actividades finalizadas en el periodo de tiempo dividida por las categorías configurables.
Por último, tenemos la gráfica del “Mejor Desempeño por Actividades Finalizadas”, donde se podrá
ver la cantidad de actividades finalizadas por cada usuario.
Puede hacer anotaciones directamente sobre cada una de las gráficas por medio de símbolos,
dibujos o texto, seleccione el ícono de descarga y la opción “Anotar”, el ícono cambiará a edición.
En la edición seleccione “Añadir” para seleccionar un ícono con la opción “Forma” o bien escribir
con la opción “Texto”; seleccione “Cambiar” para elegir el tipo de línea, color, tamaño y opacidad
que desea. También puede dibujar trazos directamente con el mouse sobre la gráfica.
Para terminar, seleccione la opción “Descargar como” para obtener un archivo con la imagen final
de la gráfica.
Tablero
Este reporte es muy útil para la supervisión del personal a cargo pues contiene toda la información
necesaria para revisar de forma rápida el avance de cada usuario, así como el detalle de cada
actividad para validar que el trabajo se realizó correctamente.
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Inicia con un resumen general agrupado por equipo y puede expandirse hasta llegar al detalle de
cada una de las actividades.
En la parte superior podrá seleccionar el rango de tiempo, por default aparece el día de hoy, también
podrá filtrar por equipo, cliente, categoría, prioridad o estatus de la actividad.
Cada equipo se representa con un recuadro que incluye el nombre y el porcentaje de avance de las
actividades asignadas.
Para ver el detalle de avance seleccione el botón expandir , se mostrará el listado de actividades
asignadas al equipo, cada actividad se acompaña de una barra indicando el porcentaje de avance,
este puede incluir el número de cuestionarios llenados como parte del porcentaje; por último, se
muestra el estado actual de cada actividad, Pendiente, En Proceso o Finalizada, en al caso de este
último el color representa la evaluación con la cual se completó (Exitosa, Incompleta, No realizada).
Para ver el detalle de la actividad seleccione la opción expandir , se mostrará toda la información
relacionada con la actividad, tanto la información con la cual se programó, así como fechas de inicio
y fin y sus respectivas ubicaciones; también podrá ver el detalle de los cuestionarios incluidos en la
actividad y la información correspondiente a cada uno.
Seleccione la opción “Reporte en Excel” para descargar un archivo con el detalle de la consulta.
Lista de actividades
Esta sección es útil para hacer consultas relacionadas con las actividades programadas, le permite
encontrar y agrupar de forma rápida las actividades mediante distintos criterios de búsqueda.
Puede filtrar por periodo de tiempo, equipo, cliente, categoría, prioridad, estatus o bien hacer una
búsqueda por medio a palabras clave.
En la parte inferior se mostrará una lista de las actividades que coinciden con los criterios
seleccionados, las columnas contienen la información asociada a cada actividad; seleccione el
nombre de la columna para ordenar la lista según la información contenida, ya sea de forma
alfabética, por valor o cronológicamente.
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Además de los estatus “En proceso” y “Finalizada” se puede saber si la actividad se encuentra
disponible en el equipo correspondiente pues se indica como “Asignada”, en caso contrario se
mostrará como “Enviando” lo que significa que aún está en proceso de sincronización.
La “Calificación” muestra la evaluación que se le dio a las actividades finalizadas.
la opción “Cuestionario” muestra los cuestionarios que se asociaron a la actividad y en caso de estar
finalizada podrá consultar la información contenida en ellos.
En la última columna se muestra el ícono para borra la actividad en color verde , si actualmente
se encuentra “En Proceso” o “Finalizada” no será posible borrarla y se mostrará en color gris.
Seleccione la opción “Excel” para descargar un archivo de hoja de cálculo con la información de la
consulta.
Las opciones “Nueva Actividad” y “Administrar Actividades” lo llevarán a la sección correspondiente.
Administrar
En esta sección podrá programar las actividades que serán asignadas a los equipos, antes de
comenzar es importante considerar lo siguiente.
Una actividad se refiere a un trabajo o tarea que será realizada una sola vez y debe estar asignada a
uno de los equipos en su cuenta, deberá incluir una fecha tentativa para su realización, pero puede
iniciarse y completarse en cualquier otro momento.
La actividad también puede incluir el domicilio y/o las coordenadas del lugar donde se realizará la
actividad, esto no es indispensable, pero se recomienda pues ayuda al usuario del equipo a usar las
herramientas de navegación del equipo para llegar al lugar.
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Por último, se pueden agregar la prioridad y una categoría para a clasificar el tipo de actividad a
realizar; la descripción puede incluir instrucciones del trabajo a realizar.
Otra herramienta útil de las actividades es la capacidad de agregar cuestionarios a llenar durante la
actividad, de esta forma se asegura la captura de información necesaria. Los cuestionarios se
pueden prellenar desde el portal web lo que facilita el trabajo del usuario pues solo deberá modificar
o completar la información faltante.
Configurar
Al ingresar a esta sección se mostrará un listado de todas las actividades asignadas actualmente y
es similar al de la sección “Lista de Actividades” excepto que aquí no se muestran actividades en
proceso o finalizadas.
En la parte superior encontrará controles para filtrar el listado por equipo, cliente, categoría y
prioridad; también puede hacer una búsqueda por palabras clave.
A la izquierda de la actividad se encuentran dos botones, seleccione la opción “Borrar” para eliminar
la actividad tanto en el listado como en el equipo al que está asignada.
El botón “Editar” le llevará a la ventana con el detalle de la actividad donde podrá editarla
completamente, incluso cambiar el equipo al que está asignada.
Crear una Actividad
Para iniciar, seleccione la opción “Nueva Actividad” se abrirá
una ventana para crearla; llene los campos que se muestran.
Identificador; puede componerse de números y letras y sirve
como identificador único la actividad; este dato no es visible
para el usuario de la aplicación móvil.
Fecha y Hora; es la fecha tentativa para la realización de la
actividad, aunque puede realizarse en cualquier otro
momento, este dato también es útil para filtrar la actividad en
los diferentes reportes.
Prioridad; puede ser Baja, Media, Alta o Emergencia es útil
para que informar al usuario de la urgencia con la que se debe
realizar, también sirve como clasificación en los distintos
reportes de análisis.
Equipo; es necesario que cada actividad esté asignada a un
equipo todo el tiempo; si al momento no conoce este dato se
recomienda designar un equipo temporal (del supervisor por
ejemplo); y modificar este campo posteriormente con el
equipo definitivo.
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Categoría; opcional, puede agregar una categoría a cada actividad, elija una de la lista desplegable
o bien agregue una nueva seleccionando la opción agregar (+), lo llevará a la página de
administración de categorías.
Punto de interés / Cliente; opcional, si ya tiene registrado un catálogo de clientes puede
seleccionarlo desde la lista desplegable, el campo “Domicilio” se llenará automáticamente, pero
puede modificarlo para la actividad; la opción (+) le permite agregar un cliente al catálogo por medio
de la página de administración de clientes.
Domicilio; opcional, ponga aquí el domicilio del lugar donde se realizará la actividad, utiliza los
mismos criterios de búsqueda de Google Maps y le mostrará en el mapa el punto que coincide con
el domicilio.
Forzar ubicación; opcional, marque esta opción para que el usuario puede iniciar la actividad solo si
está en la cercanía del punto marcado en el mapa, tenga en cuenta que en algunos casos puede
haber diferencia entre en domicilio encontrado y el sitio real donde se realizará la actividad.
Nombre de la actividad; este el identificador que verá el usuario en la aplicación,
Descripción de la actividad, opcional; agregue aquí las indicaciones de la actividad a realizar u otra
información que pueda ser relevante para el usuario.
Para terminar, seleccione la opción “Guardar”, en ese momento la actividad quedará programada y
se enviará al equipo seleccionado.
Agregar cuestionarios a la actividad.
Puede agregar cuestionarios a las actividades a realizar para obtener evidencias extra del trabajo
realizado.
Seleccione la opción “Guardar y Asignar Cuestionarios”, en la ventana que se abrirá seleccione el
cuestionario de la lista, la casilla “Obligatorio” se marca si desea que la actividad no pueda finalizarse
hasta que se envíe el cuestionario, en caso contrario, el envío del cuestionario será opcional.
Seleccione la opción “Agregar” para incluir el cuestionario en la actividad, puede agregar tantos
cuestionarios como desee a la actividad.
Prellenado de cuestionarios
Los cuestionarios que agregaron a la actividad pueden prellenarse para facilitar el trabajo del
usuario en campo, de esta forma el cuestionario se convierte en un medio para dar más información
sobre el trabajo a realizar y se disminuyen los errores de captura pues solo será necesario completar
la información faltante o modificar la que se requiera.
De la lista de cuestionarios agregados seleccione la opción “Expandir”, se mostrarán todos los
campos del cuestionario, ingrese en ellos la información deseada, para proteger la información
seleccione la casilla “No Modificable”, el usuario podrá ver la información en el equipo, pero no
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podrá alterarla. Los campos que se pueden prellenar son los numéricos, texto, opción múltiple y
lista.
Seleccione la opción “Guardar” junto al nombre del cuestionario para actualizar los cambios, la
opción “Borrar” elimina la asignación del cuestionario; para terminar, seleccione la opción
“Regresar” para volver a la configuración de la actividad; para grabar los cambios en la actividad
seleccione la opción “Grabar”.
Carga masiva de actividades
Se puede realizar una carga masiva de actividades por medio de un archivo de hoja de cálculo, desde
la pantalla “Configurar” seleccione la opción “Importar”, elija la opción “Seleccionar archivo” y se
mostrará una ventana donde podrá seleccionar el archivo en su computadora, para terminar
seleccione la opción “Subir Archivo”, el sistema procesará el archivo y le mostrará el mensaje
“Archivo completado con éxito”, en caso de existir algún error se le indicará la celda donde ocurrió
el error, corrija la información y sube nuevamente el archivo.
Es necesario que el archivo tenga el formato específico para la carga de actividades, puede descargar
el formato en la opción “Descargar Formato”, en él se incluye un ejemplo, así como las instrucciones
para su llenado.
La información y el orden en que se muestra es la misma que se captura al registrar una nueva
actividad, inclusive se puede hacer el prellenado de cuestionarios por este medio.
Exportar Actividades
Para descargar un archivo con las actividades, desde la pantalla “Configurar” seleccione la opción
“Exportar” se mostrará una ventana donde podrá seleccionar la ubicación y nombre del archivo que
desee. El formato es el mismo que se usa para importar actividades.
Tenga en cuenta que solo se descargarán las actividades que se muestran en el listado según los
filtros seleccionados.
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Borrado de actividades en bloque
Si desea borrar varias actividades, utilice los filtros y ordene las actividades con el título de la
columna para mostrar las que desea seleccionar, marque las casillas correspondientes al final de
cada actividad; para terminar, elija la opción “Borrar Selección”.
Categorías
Las actividades pueden asociarse con categorías configurables, esto facilita la identificación y
proporciona versatilidad en los reportes y análisis de las actividades.
Desde este menú, escriba el “Nombre” en el campo correspondiente de la sección “Nueva
categoría”, seleccione “Crear” para agregar la categoría al listado actual que se muestra en la parte
superior.
Puede cambiar el nombre de las categorías actuales con el botón “Editar” o bien eliminarla
seleccionando la opción “Borrar”.
CLIENTES
Para facilitar la asignación de actividades se puede generar y administrar un catálogo de clientes, de
esta forma al configurar una actividad puede seleccionarlo para obtener su nombre y ubicación.
El catálogo también puede asignarse a los equipos de los usuarios, de esta forma podrán ver los más
cercanos a su ubicación actual; esta función es útil para aquellos trabajos que no se programan por
medio de las actividades y que se realizan según se va presentando la oportunidad.
El catálogo de clientes también permite la creación de geocercas que son útiles para los reportes y
análisis de información incluidos en el sistema Alethia.
La lista de clientes muestra la totalidad del catálogo actual, puede hacer una búsqueda por medio
de palabras clave en el campo “Buscar”, el listado mostrará los clientes que cumplen con el criterio.
Seleccione la opción “Editar” a la izquierda del cliente para modificar la información o buen puede
seleccionar “Borrar” para eliminarlo del catálogo.
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Agregar cliente
Seleccione la opción “Nuevo cliente” para iniciar con el alta;
se mostrará la ventana de registro para llenar los campos
correspondientes.
Identificador; opcional, puede contener números o letras, se
recomienda usar identificadores que sean únicos y con un
formato definido, por ejemplo, el número de cliente.
Nombre; es el que aparece al momento de configurar la
actividad y el que verá el usuario en la actividad asignada.
Categoría; seleccione la categoría “Cliente” para agregarse al
catálogo de lo contrario se registrará simplemente como una
geocerca o punto de interés.
Teléfono; opcional.
Domicilio; escriba el domicilio de cliente utilizando el mismo
criterio de Google Maps, se mostrará en el mapa la ubicación
que coincide con el domicilio.
Notas; escriba aquí información relevante asociada con el
cliente, por ejemplo datos de contacto o información fiscal.
Si lo desea puede crear una geocerca marcando la casilla
correspondiente, seleccione el radio que tendrá la geocerca
circular en metros, marque la casilla “Privado” para ocultar la geocerca de otros subusuarios de la
cuenta.
Seleccione “Guardar” para actualizar la información.
Importar /Exportar catálogo de clientes
Se puede realizar una carga masiva de clientes por medio de un archivo de hoja de cálculo,
seleccione la opción “Importar”, elija la opción “Seleccionar archivo” y se mostrará una ventana
donde podrá seleccionar el archivo en su computadora, para terminar seleccione la opción “Subir
Archivo”, el sistema procesará el archivo y le mostrará el mensaje “Archivo completado con éxito”,
en caso de existir algún error se le indicará la celda donde ocurrió el error, corrija la información y
suba nuevamente el archivo.
Es necesario que el archivo tenga el formato específico para la carga de clientes, puede descargar el
formato en la opción “Descargar Formato”, el formato tiene la misma estructura que se muestra en
el listado de clientes.
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Para descargar el catálogo de clientes seleccione la opción “Exportar” se mostrará una ventana
donde podrá seleccionar la ubicación y nombre del archivo que desee. El formato es el mismo que
se usa para importar los clientes.
Tenga en cuenta que se descarga la totalidad del catálogo de clientes.
Asignar Clientes
Si lo desea puede asignar la totalidad del
catálogo o solo algunos clientes a los
equipos, en esta sección seleccione el
“Equipo” de la lista desplegable, se
mostrará el listado de clientes actual,
maque las casillas “Asignado” de los
clientes que desea asignar al equipo
seleccionado.
Para terminar, seleccione la opción
“Actualizar”, los clientes se actualizarán
en el equipo la siguiente vez que reporte
posición.
REPORTES
El sistema Alethia le permite generar diversos reportes de la información de su cuenta para
exportarla a otras aplicaciones o bien para guardar respaldos de la información.
Adicional a lo anterior está la capacidad de analizar información, esta es una herramienta muy
importante pues le permite, de una forma sencilla, obtener información útil para tomar decisiones.
Los diferentes reportes están enfocados a las distintas necesidades dentro de la empresa.
Reporte Histórico
Esta opción le permite generar un reporte, en el formato de hoja de cálculo, del historial de
posiciones de un equipo, es similar a la opción “Histórico” del menú “Localización”, pero sin la
limitante de un rango de fechas máximo y de forma mucho más rápida.
Seleccione el equipo y el rango de fechas que desee, recuerde que podrá consultar las posiciones
hasta 60 días previos a la fecha actual.
Seleccione la opción “Generar” y aparecerá un mensaje con las opciones para abrir o guardar el
archivo del reporte, seleccione según desee. El archivo generado tendrá el siguiente formato.
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El encabezado le mostrará el nombre del equipo y el rango de tiempo que comprende el reporte,
seguido de una fila por cada una de las posiciones generadas por el equipo con toda la información
asociada.
La columna Mapa muestra una liga a mapas en internet de cada posición.
Los Status se muestran en las últimas columnas junto a los Cuestionarios enviados, en el caso de
estos, contienen un enlace para ver la información en el navegador.
La última columna contiene el odómetro, este es un valor acumulado por el equipo que se usa para
la función de Viajes, el valor del odómetro es más exacto dentro de periodos de viaje marcados.
Al final de las posiciones se muestra un concentrado de la información como son
la distancia recorrida, velocidades máxima y promedio, y el lapso que comprende
el reporte.
Reporte Histórico Global
Similar al Reporte Histórico, comprende el reporte histórico de todos los equipos en la flotilla.
Seleccione el rango de fechas deseado con un lapso máximo de 24 horas y seleccione la opción
“Generar” para obtener el archivo.
El formato es similar al del “Reporte Histórico” pero con la información de cada uno de los equipos
en la flotilla.
Reporte Cuestionarios
Permite ver la información generada por los cuestionarios desde los equipos, es el mismo que se
explica en la sección “Cuestionarios, Reportes”
REPORTE DE PRODUCTIVIDAD
Este es un reporte ideal para la supervisión de su personal, ya que refleja los principales eventos de
una forma clara por medio de indicadores clave, con ellos podrá medir el aprovechamiento de los
recursos materiales y humanos así como el resultado de cambios en los procesos y en la operación.
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Le mostrará un análisis del trabajo realizado por los usuarios basado en las posiciones reportadas
por los equipos y su paso por geocercas, así como también los status y cuestionarios enviados.
Seleccione todos los equipos o el “Equipo” a consultar de la lista desplegable; posteriormente elija
un “Horario” y rango de fechas “Desde” “Hasta”; también puede incluir los “Cuestionarios” y
“Status” marcando las casillas. Por último, podrá considerar las posiciones de referencia
seleccionando la casilla “Inc. Refs.”, podrá consultar cualquier rango de fechas; la información se
mantiene en el servidor por un periodo de 60 días previos a la fecha actual.
Seleccione la opción “Generar” para visualizar el reporte directamente en el navegador.
Se seleccionó “Todos” los equipos, primero se mostrará un “Concentrado General” que comprende
el análisis de todos los equipos de su cuenta, indicando el periodo comprendido en el reporte.
Eventos
La tabla al inicio es el resumen de los eventos generados según las posiciones reportadas por los
equipos, sus desplazamientos y el paso por las geocercas.
Clientes visitados. Se marcarán como evento de “Clientes visitados” aquellas posiciones que se
encuentren dentro de una geocerca categorizada como “Cliente”. Se mostrará un detalle de
aquellos eventos con duración mayor a 30 minutos y menor a 30 minutos.
43
Lo mismo ocurre para las otras categorías de geocerca, tanto las predefinidas (Oficina, Casa, No
Laboral, etc.) como las categorías personalizables.
Traslados, arroja información del desplazamiento entre geocercas o puntos donde el equipo se
detuvo.
Paradas, muestra información de posiciones reportadas cuando el equipo se detuvo por más de 10
minutos sin estar dentro de una geocerca.
Apagados, marca los eventos donde se registró un apagado y encendido del equipo.
Huecos, nos indica cuando el equipo no reportó posiciones por más de 20 minutos, pero no existe
un evento de apagado que lo justifique.
En cada uno de los eventos se muestran las métricas del número de ocurrencias, así como tiempos
y distancias, totales y promedio. Tenga en cuenta que las distancias se determinan con base en las
posiciones cada cinco minutos.
La gráfica circular que sigue muestra la distribución de los eventos anteriores en función del
porcentaje del tiempo.
La gráfica de barras muestra la cantidad de eventos ocurridos.
Viajes, muestra los eventos de viaje reportados por los equipos, a diferencia de los traslados, los
eventos de viaje son registrados por el usuario desde la aplicación y son independientes del paso
por las geocercas, además el kilometraje es medido con una precisión mayor que el resto de los
eventos.
La tabla contabiliza la cantidad de viajes, tiempos y distancias, totales y promedio; esta función es
útil para reportes de viáticos.
De haber seleccionado las casillas de “Cuestionarios” y “Status” se mostrarán las tablas con los
respectivos concentrados, así como las gráficas con la cantidad de ocurrencias.
44
Detalle de Eventos
Cada uno de los indicadores anteriores muestran las estadísticas de eventos ocurridos, la siguiente
tabla muestra la información detallada de cada uno de estos eventos.
Se presenta la siguiente información: nombre del equipo consultado, tipo de evento, geocerca,
nombre del status enviado, nombre del cuestionario enviado, distancia total en kilómetros del
evento, minutos totales de duración del evento, fechas de inicio y fin, calle, ciudad, estado, país y
una calificación de la carga de la batería del equipo.
Finalmente se contará con una tabla “Resumen” con la información de la distancia recorrida del
total de eventos por el período consultado, velocidad máxima calculada, velocidad promedio,
tiempo total en días, horas, minutos y segundos.
Exportar reportes
Seleccione la opción “Generar en Excel” para descargar el reporte en el formato de hoja de cálculo;
aparecerá un mensaje con las opciones para abrir o guardar el archivo del reporte, seleccione según
desee. Este reporte solo incluye las tablas, pero no las gráficas.
Seleccione la opción “Generar en PDF” para descargar el reporte en formato de documento portátil
(PDF).
45
REPORTE DE PRODUCTIVIDAD AVANZADO
A diferencia del reporte de productividad, que muestra los principales indicadores claves, el reporte
avanzado le permite configurar reportes personalizados que contienen los indicadores relacionados
a las diferentes áreas de su empresa.
Los eventos podrán tener diferentes parámetros o podrá atar la ocurrencia de dos o más eventos
como condición para su medición. Consulte la sección “Administrar, Productividad” para
información sobre la configuración de los reportes de productividad avanzados.
Para iniciar, seleccione el “Reporte” (previamente configurado) y los “Equipos” a consultar de la lista
desplegable; elija un “Horario” predefinido y rango de fechas “Desde” y “Hasta”. Podrá consultar
cualquier rango de fechas; la información se mantiene en el servidor por un periodo de 60 días
previos a la fecha actual.
El reporte que se obtiene es muy similar al reporte de productividad tanto en las gráficas como en
la distribución, pero solo contiene los eventos que se definieron.
Al igual que el reporte de productividad, la opción “Generar” muestra el reporte directamente en el
navegador; para exportar seleccione las opciones “Excel” y “PDF” según requiera.
Reporte de Alertas
Una de las funciones del sistema Alethia es la generación de alertas según la ocurrencia de
diferentes eventos; en este reporte podrá hace una consulta de las alertas que se han generado
previamente.
Seleccione uno o todos los equipos de la lista desplegable, posteriormente elija un rango de fechas
“Desde” y “Hasta”; en las casillas correspondientes marque los tipos de alertas que desea incluir.
Seleccione la opción “Generar” y aparecerá un mensaje con las opciones para abrir o guardar el
archivo del reporte, seleccione según desee.
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Las columnas incluyen el nombre del equipo que generó la alerta, el tipo del evento, las fechas de
ocurrencia del evento y la del envío de los correos; el destino de la alerta y al final una liga para ver
en el mapa el lugar donde ocurrió el evento
Reporte de Alertas Avanzadas
A diferencia de otras alertas que se generan cuando sucede un evento, las alertas avanzadas
informan cuando no se cumplió con una serie de eventos predefinidos.
En este reporte podrá hace una consulta de las alertas avanzadas que se han generado previamente.
Seleccione el periodo “Desde” y “Hasta”, el reporte siempre se descarga por todos los equipos.
ASISTENCIAS
Este reporte está enfocado a presentar información de las horas laboradas por su personal, solo es
necesario capturar las asistencias por medio de un cuestionario con un formato predefinido.
Configurar cuestionario de asistencia
Consulte la sección “Cuestionarios, Configurar” para más información sobre cómo crear un
cuestionario.
La primera pregunta deberá ser del tipo “Opción Múltiple” con dos opciones (Entrada, Salida), la
segunda deberá ser de tipo “Opción Múltiple” con “Autocompletar”, en ella deberán estar incluidos
los nombres de los empleados.
El resto del cuestionario podrá tener
cualquier cantidad o tipo de preguntas
adicionales, aunque estas no se tomarán en
cuenta para el reporte de asistencias; puede
tener tantos cuestionarios de asistencia
como necesite.
Los usuarios de los equipos pasarán
asistencia con la aplicación seleccionando su
nombre y el tipo de registro de “Entrada” o
“Salida” según requieran; los cuestionarios
podrán ser enviados desde cualquiera de los
equipos de su cuenta ya que la información
se agrupa por el nombre del empleado.
Podrán registrar tantos ciclos de entrada y salida como requieran, el reporte identifica cada uno de
forma individual.
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Reporte de Asistencias
Para descargar el reporte seleccione el “Cuestionario” de la lista desplegable, solo se muestran los
cuestionarios que cumplen con la configuración adecuada; seleccione el rango de fechas “Desde” y
“Hasta” que desea.
Marque la casilla “Sólo Activos” para ver el personal que actualmente se encuentra laborando, es
decir todos aquellos que han registrado su entrada, pero aún no han registrado su salida.
Seleccione “Hoja de Cálculo” para descargar el archivo con el reporte, tendrá el siguiente formato.
En el caso de la opción “Sólo Activos” se muestra el acumulado de horas desde el registro de entrada
hasta el momento de crear el reporte.
Reporte de Viajes
Muestra los eventos de viaje reportados por los equipos, estos son registrados por el usuario por
medio de la opción “Iniciar Viaje” en la pantalla principal de la aplicación; a diferencia de los reportes
de posición, el kilometraje es medido con una precisión mayor.
Seleccione el “Equipo” deseado de la lista desplegable, elija un rango de fechas “Desde” y “Hasta”;
seleccione la opción “Generar” para descargar el archivo de hoja de cálculo. El reporte tendrá el
siguiente formato.
Cada viaje se identificará con las hora y fecha de inicio y fin, así como los domicilios y las geocercas
de estos puntos, al final está el cálculo de la duración en horas y la distancia recorrida; seguido de
un resumen con el acumulado de todos los viajes.
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ADMINISTRAR
El sistema Alethia puede ser configurado para adaptarse mejor a las necesidades particulares de su
empresa, desde este menú podrá personalizar como trabajarán las diferentes funciones del sistema.
Usuarios
Para facilitar su manejo y administración, el sistema Alethia le permite configurar cuentas de
usuarios delegados con las cuales podrá dar acceso a otras personas dentro de su empresa,
limitando la cantidad de información que pueden visualizar, los horarios en los que pueden acceder
y las modificaciones que pueden realizar.
Crear Usuarios
Escriba una dirección de correo en el campo “Email”, esta será la cuenta
de usuario, escriba la “Contraseña” deseada y el “Nombre” y “Apellidos”
para facilidad de identificación. No use la misma dirección de correo de
su cuenta principal o de algún otro usuario delegado, las contraseñas son
sensibles a mayúsculas y minúsculas.
Para guardar la información, seleccione “Registrar”.
Administrar Usuarios
Le permite definir algunas de las limitaciones de acceso que tendrán los usuarios delegados creados
previamente.
Seleccione la opción “Editar” para modificar las opciones de Nombre, Apellido, Cuenta y Contraseña
del usuario delegado, así como asignarle un “Horario” establecido de acceso al sistema, por omisión
se establece un horario sin restricción “Siempre”. El horario asignado también restringe la
información que el usuario puede consultar.
Las casillas “Status” y “Geocercas” permiten o restringen la visualización de esta información por
parte del usuario delegado, por omisión están permitidas ambas opciones.
Para guardar los cambios seleccione la opción “Actualizar”; para eliminar un usuario delegado
seleccione la opción “Borrar”.
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Asignar Equipos a Usuarios
Las cuentas de usuario delegado no tienen equipos
asignados para visualizar cuando son creadas, para
asignar los equipos seleccione esta opción.
Seleccione de la lista desplegable el “Usuario” al que
desea asignar equipos.
Marque o desmarque la casilla “Asignado” según desee
permitir o negar la visualización del equipo; para
guardar los cambios seleccione la opción “Actualizar”.
Asignar Cuestionarios a Usuarios
Permite o restringe el acceso del usuario delegado a la información
de determinados cuestionarios, seleccione el “Usuario” de la lista
desplegable.
Marque o desmarque la casilla “Asignado” según desee permitir o
negar el acceso al cuestionario, por omisión todos los cuestionarios
están permitidos al momento de crear un usuario delegado; para
guardar los cambios seleccione la opción “Actualizar”.
Asignar Geocercas a Usuarios
Las geocercas definidas como “Privadas” no son visibles para los usuarios delegados, aun cuando
tengan habilitado el permiso; seleccione esta opción para permitir la visualización individual de estas
geocercas a usuarios delegados en específico.
Seleccione el “Usuario” de la lista desplegable, se mostrará el listado de geocercas privadas.
Marque o desmarque la casilla “Asignado” según desee permitir o negar la visualización de la
geocerca; para guardar los cambios seleccione la opción “Actualizar”.
Asignar Puntos de Interés a Usuarios
Los puntos de interés definidos como “Privados” no son visibles para los usuarios delegados;
seleccione esta opción para permitir la visualización individual a usuarios delegados en específico.
Seleccione el “Usuario” de la lista desplegable, se mostrará el listado de puntos de interés privados.
Marque o desmarque la casilla “Asignado” según desee permitir o negar la visualización del punto
de interés; para guardar los cambios seleccione la opción “Actualizar”.
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Contactos autorizados
Una de las principales ventajas del sistema Alethia es el Centro de Atención a Clientes que tenemos
disponible y donde podemos solucionar problemas relacionados con el uso, así como resolver dudas
o apoyar con la configuración.
Nuestros ejecutivos solo dan información y soporte al administrador y los usuarios delegados que
se encuentren registrados en su cuenta y restringido a los permisos que les proporcionó.
Si desea agregar otras personas que puedan ser atendidas puede hacerlo en esta sección.
En la sección “Agregar contacto”, llene los datos que se le solicitan y que ayudarán a nuestros
ejecutivos a identificar a la persona; Nombre, Puesto, Teléfono y correo de contacto; en el campo
“Función” indique las restricciones que tendrá la persona (por ejemplo, altas y bajas de equipos).
Seleccione “Agregar” para guardar la información de la persona, se mostrará en lista de contactos
autorizados en la parte superior.
Seleccione “Editar” para modificar la información, para guardar los cambios seleccione “Actualizar”;
seleccione “Borrar” para eliminar el contacto.
Equipos
Para facilitar la identificación de los equipos en la cuenta, desde esta opción puede cambiar el
nombre y el color con el que se visualizan.
Seleccione la opción “Editar” para modificar el nombre del equipo en el campo “Alias”.
En la parte derecha del equipo aparece una representación del color asignado al equipo en el
formato RGB (rojo, verde y azul).
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Escriba el código del color que desee o bien selecciónelo de la paleta que aparecerá a la derecha,
los equipos aparecerán ordenados alfabéticamente según el código de color RGB.
Si lo desea puede aplicar los cambios a los usuarios delegados seleccionando la casilla “Aplicar
cambios a usuarios delegados”. Para guardar los cambios seleccione la opción “Actualizar”
Módulos contratados
Según el paquete Alethia que contrató, cada equipo tendrá acceso a las diferentes funciones de
Alethia; pase el mouse sobre el ícono de la columna “Módulos” para revisar las funciones
disponibles para cada equipo.
Logo
Le permite personalizar la aplicación en los
equipos con el logo de su empresa.
Elija la opción “Seleccionar archivo” y se
mostrará un cuadro de diálogo donde podrá
seleccionar un archivo de imagen desde su
computadora.
Seleccione “Subir Imagen” para completar la
carga; el nuevo logo se mostrará en la
pantalla de inicio de la aplicación móvil, la
actualización puede tardar unos minutos
conforme se estén conectando los equipos.
Horarios
Para mayor seguridad, es posible restringir el acceso al sistema de los usuarios delegados a
determinadas horas del día mediante la asignación de un horario. La información histórica
consultada estará restringida también a estos horarios.
Los horarios también resultan muy útiles para filtrar información en los reportes de productividad,
de esta forma puede restringir las métricas de indicadores clave a los horarios de trabajo.
Crear horario
En la sección “Crear nuevo horario”, escriba el “Nombre” en el
campo correspondiente y seleccione la opción “Crear”. Puede dar de
alta tantos horarios como lo desee.
Los horarios se componen de uno o más periodos de tiempo, para
definirlos seleccione la opción “Editar” del listado de horarios.
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Para crear un nuevo periodo seleccione las casillas respectivas “Desde Día” y “Hasta Día” en la
sección “Crear nuevo periodo del horario”; los periodos se definen siempre según los días de la
semana a horas determinadas; para agregar el periodo seleccione la opción “Crear”.
Puede agregar tantos periodos como desee sin importar que se traslapen entre sí pues el sistema
los interpreta de manera independiente. Un típico horario laboral se compone de cinco periodos de
tiempo, uno por cada día de la semana con hora de entrada y salida.
Para modificar un periodo seleccione la opción “Editar” y haga los cambios necesarios, para
guardarlos seleccione la opción “Actualizar”; también puede eliminar un periodo seleccionando la
opción “Borrar”.
Los periodos se definen usando el sistema horario de la configuración regional en su computadora
y aplicarán para esa zona horaria en particular independientemente del sistema horario en la
computadora del usuario delegado; para evitar errores, cerciórese que su configuración regional
sea la correcta antes de definir los periodos.
Los horarios pueden seleccionarse desde la configuración de usuarios delegados para restringir el
acceso al sistema y desde los reportes de productividad para filtrar la información.
STATUS
La función de “Status” se usa para identificar eventos durante la jornada de trabajo o bien la
situación actual del usuario.
Podrá configurar las opciones de envío de status que desee de forma que se adecuen
específicamente a su tipo de operación.
Configurar Status
En la fila “Nuevo Status” escriba el número de “ID” y en el campo “Descripción”, el nombre que
desee dar al status; en el equipo móvil las opciones se mostrarán ordenadas según el número de ID.
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Si selecciona la casilla “Inicio/Fin” entonces el status en el equipo móvil se mostrará con la leyenda
“Inicio” o “Fin” antes del nombre; esta opción es útil para marcar eventos que deban seguir una
secuencia de inicio y fin, por ejemplo, una visita a un cliente.
Para modificar los status creados marque la casilla “Modificar” correspondiente y haga los cambios
necesarios, para grabar seleccione la opción “Actualizar”
Para eliminar un status, marque las casillas “Modificar” y “Eliminar” correspondientes y seleccione
la opción “Actualizar”.
Actualizar Status en Equipos
Para que los cambios realizados se reflejen en los equipos, es necesario enviar la actualización a
cada equipo de la cuenta.
Seleccione la casilla “Actualizar” de los equipos a los que desee enviar el menú de status actual, o
seleccione la opción “Actualizar todos los Equipos” para hacerlo en todos los equipos de la flotilla.
La actualización del menú se realizará la siguiente vez que el equipo reporte una posición válida, o
bien seleccione la opción “Sincronizar” desde la ventana de Status en la aplicación en el equipo.
Cuestionarios
La función de cuestionarios permite la captura de información en campo por parte de los usuarios
utilizando la aplicación móvil, en esta sección encontrará las herramientas para configurar los
cuestionarios y adaptarlos a sus necesidades.
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Este menú es el mismo que se describe en la sección “Cuestionarios, Administrar” de este manual.
Actividades
La función de actividades del sistema Alethia le permitirá planificar el trabajo en campo y medir su
avance en tiempo real, en esta sección encontrará las herramientas para configurar y administrar
las actividades.
Este menú es el mismo que se describe en la sección “Actividades, Administrar” de este manual.
Productividad Avanzado
A diferencia del reporte de productividad, que muestra los principales indicadores claves, el reporte
avanzado le permite configurar reportes personalizados que contienen los indicadores útiles a las
diferentes áreas de su empresa.
Configurar Reporte de Productividad Avanzado
Para crear un nuevo Reporte de Productividad Avanzado ingrese el “Nombre” en el campo
correspondiente en la sección “Nuevo Reporte” y seleccione la opción “Crear” para grabar, puede
crear tantos reportes como desee, los reportes se mostrarán en la lista en la parte superior.
Para agregar los eventos que compondrán el reporte, seleccione la opción “Editar”
En el primer recuadro, seleccione los “Equipos” que se incluirán
en el reporte, puede seleccionar “Todos” los equipos o bien puede
hacer una selección múltiple presionando la tecla Mayúsculas o
Control de su teclado y marcar con el mouse los equipos que
desee; al terminar seleccione la opción “Guardar Selección”.
Posteriormente se agregará la configuración de los eventos que desea medir seleccionando
“Agregar Evento”.
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En la sección “Configurar Evento” seleccione el “Tipo” de evento de la
lista desplegable y agregue los parámetros necesarios según se indica a
continuación.
Geocerca, seleccione “Todas”, una geocerca en particular, o bien una
categoría de geocerca, ingrese los “Minutos” mínimos que deberá
permanecer el equipo dentro de esa geocerca para contar como
evento, por último, escriba una “Etiqueta” para nombrar el evento.
Status, seleccione “Todos” o un Status en particular de la lista
desplegable, por último, escriba una “Etiqueta” para nombrar el
evento.
Cuestionario, seleccione “Todos” o un cuestionario en particular, por último, escriba una “Etiqueta”
para nombrar el evento.
Parada, ingrese el “Radio” máximo en metros a considerar como un
equipo detenido y los “Minutos” que el equipo deberá de estar sin
movimiento, por último, escriba una “Etiqueta” para nombrar el
evento.
Traslado, ingrese la “Distancia” mínima en metros que el equipo deberá
recorrer y los “Minutos” que deberán transcurrir al menos para
considerarse un traslado, por último, escriba una “Etiqueta” para
nombrar el evento.
Seleccione “Guardar” para agregar el evento al reporte, continúe
agregando tantos eventos como necesite, al finalizar seleccione
“Regresar” para actualizar el reporte.
Eventos condicionales
Puede crear condicionales para los eventos al ingresar la misma “Etiqueta” en los eventos
requeridos. Por ejemplo, si requiere que el Reporte de Productividad Avanzado mida todas aquellas
visitas a clientes de al menos 20 minutos con un envío de cuestionario en la misma visita, agregue
un evento tipo “Geocerca” con la categoría “Cliente” y escriba en la “Etiqueta” “Visita a Cliente
Efectiva”. Agregue un segundo evento tipo “Cuestionario”, seleccione el cuestionario requerido y
en el campo “Etiqueta” escriba exactamente el mismo nombre del evento, en este caso sería “Visita
a Cliente Efectiva”.
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En el reporte de productividad avanzado solo aparecerán como eventos “Visita a Cliente Efectiva”
aquellos donde el equipo envió el cuestionario seleccionado desde una geocerca tipo “Cliente” y
permaneció al menos 15 minutos dentro ella.
ALERTAS
Con el sistema Alethia puede recibir alertas de correo de algunos tipos de eventos, de esta forma
podrá estar al tanto de lo que pasa con sus equipos sin necesidad de ingresar al portal para revisar.
A continuación, se muestran los tipos de alerta que pueden ser configuradas.
Alertas de Geocerca.
Las alertas de geocerca se generan cuando un equipo entra o sale de una geocerca en particular
según el reporte de posiciones, las posiciones de referencia no son tomadas en cuenta para el envío
de estas alertas.
En la sección “Nueva Alerta”, seleccione un “Equipo” y una “Geocerca” de las listas desplegables;
seleccione la casilla “Al entrar” o al “Salir” según desee el envío de la alerta al entrar o salir de la
geocerca y escriba la dirección de correo electrónico a la cual se enviará la alerta. Seleccione
“Actualizar” para agregar la alerta al listado.
Si desea que la alerta se envíe a más de una dirección de correo electrónico, escríbalas en el campo
“Email” separadas por un punto y coma (;).
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Para modificar una alerta, marque la casilla “Modificar” y haga los cambios que requiera, marcando
o desmarcando la casilla “Activa” podrá activar o suspender el envío de la alerta; marque la casilla
“Eliminar” para borrar la alerta.
Para guardar los cambios realizados seleccione la opción “Actualizar”.
Alertas de Velocidad
Cuando un equipo se encuentra en movimiento es posible generar una alerta si su velocidad
aproximada excede un valor determinado.
La velocidad aproximada de un equipo se determina con base en la distancia entre las posiciones
reportadas y el tiempo transcurrido, este valor es solo una aproximación y no debe considerase
como la velocidad exacta a la que el equipo se desplaza; las posiciones de referencia no son tomadas
en cuenta para este cálculo.
En la sección “Nueva Alerta”, seleccione un “Equipo” de la lista desplegable; escriba el valor límite
en kilómetros por hora en la casilla “Velocidad” y la dirección de correo electrónico a la cual se
enviará la alerta. Seleccione “Actualizar” para agregar la alerta al listado.
Si desea que la alerta se envíe a más de una dirección de correo electrónico, escríbalas en el campo
“Email” separadas por un punto y coma (;).
Para modificar una alerta, marque la casilla “Modificar” y haga los cambios que requiera, marcando
o desmarcando la casilla “Activa” podrá activar o suspender el envío de la alerta; marque la casilla
“Eliminar” para borrar la alerta.
Para guardar los cambios realizados seleccione la opción “Actualizar”.
Alertas de Desconexión
En una operación normal los equipos reportan una posición cada 5 minutos, en casos de equipos
apagados o sin conexión a internet el envío de posiciones se suspende.
El sistema Alethia puede generar una alerta cuando un equipo deja de reportar posiciones después
de un tiempo determinado, independientemente de la causa.
Marque la casilla “Modificar” del equipo en la lista, escriba el tiempo en el campo “Minutos
Desconectado” tras el cual se generará una alerta si el equipo no ha reportado al menos una posición
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y la dirección de correo electrónico a la cual se enviará la alerta, marque también la casilla “Activa”;
por último, seleccione “Actualizar” para guardar los cambios.
Si desea que la alerta se envíe a más de una dirección de correo electrónico, escríbalas en el campo
“Email” separadas por un punto y coma (;).
El tiempo mínimo que puede especificarse es de 30 minutos, se recomienda desactivar estas alertas
en equipos que no están funcionando por causas conocidas.
Alertas de Pánico
Cuando se activa la función de Botón de Pánico en el equipo, este de manera automática enviará
alertas que previamente hayan sido programadas.
Las alertas de pánico a los teléfonos se envían por medio de mensajes SMS, por compatibilidad es
necesario instalar en el equipo una versión especial de la aplicación Alethia, póngase en contacto
con nuestros ejecutivos de atención a clientes para más información.
Las alertas de pánico no deben ser usadas como dispositivos de seguridad personal o antisecuestro
pues dependen de una correcta configuración del equipo y disponibilidad de cobertura para
funcionar correctamente; su funcionamiento no está ligado a ninguna institución de seguridad
pública.
En la sección “Nueva Alerta”, seleccione un “Equipo” de la lista desplegable; escriba el número de
teléfono móvil formado por 10 dígitos al cual será enviada la alerta y escriba la dirección de correo
electrónico si así lo requiere.
En la sección “Nueva Alerta”, seleccione un “Equipo” de la lista desplegable; escriba el número de
“Teléfono” móvil formado por 10 dígitos y la dirección de correo electrónico a la cual se enviará la
alerta. Seleccione “Actualizar” para agregar la alerta al listado.
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Si desea que la alerta se envíe a más de una dirección de correo electrónico, escríbalas en el campo
“Email” separadas por un punto y coma (;), los números de teléfono se separan con una coma (,).
Para modificar una alerta, marque la casilla “Modificar” y haga los cambios que requiera, marcando
o desmarcando la casilla “Activa” podrá activar o suspender el envío de la alerta; marque la casilla
“Eliminar” para borrar la alerta.
Para guardar los cambios realizados seleccione la opción “Actualizar”.
Alertas de Status
El envío de “Status” se usa para identificar eventos durante la jornada de trabajo o bien la situación
actual del usuario, puede configurar el envío de alertas según el status y el equipo que desee.
En la sección “Nueva Alerta”, seleccione un “Equipo” y el “Status” de las listas desplegables; escriba
la dirección de correo electrónico a la cual se enviará la alerta. Seleccione “Actualizar” para agregar
la alerta al listado.
Para modificar una alerta, marque la casilla “Modificar” y haga los cambios que requiera, marcando
o desmarcando la casilla “Activa” podrá activar o suspender el envío de la alerta; marque la casilla
“Eliminar” para borrar la alerta.
Para guardar los cambios realizados seleccione la opción “Actualizar”.
ALERTAS AVANZADAS
A diferencia de otras alertas que se generan cuando sucede un evento, las alertas avanzadas
informan cuando no se cumplió con una serie de eventos predefinidos.
Esta funcionalidad resulta útil para labores de supervisión pues le permitirá enfocarse en las
situaciones que requieren de atención.
Los eventos se refieren al paso por una geocerca o ruta, al envío de un cuestionario o un status; o a
una combinación de las anteriores.
Para utilizar esta función es necesario tener creada por lo menos una Geocerca o una Ruta.
Una ruta consta de una o varias geocercas, que el usuario del equipo necesita visitar durante su
recorrido.
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Configurar Alertas Avanzadas
En la sección “Nueva Alerta” escriba el “Nombre” con el que se identificará la alerta; llene los
siguientes campos según se requiera.
Seleccione el “Tipo” que se usará, ya sea geocerca o una ruta, para el cumplimiento de las
actividades.
Seleccione el “Equipo” de la lista desplegable sobre el que se evaluará el cumplimiento.
Indique el número de “Visitas” o veces que se necesita pasar por la geocerca/ruta para que se tome
como completa.
Seleccione la “Geocerca/Ruta” que se evaluará como puntos visitados por el usuario.
Seleccione, si es necesario, que el usuario envíe un “Status” dentro de la geocerca o ruta para que
sea tomado como una actividad completada.
Seleccione, si es necesario, que el usuario envíe un “Cuestionario” dentro de la geocerca para que
sea tomado como una actividad completada.
Seleccione el “Lapso”, en horas, previo a la hora límite en las cuales se puede completar la actividad.
Seleccione la “Hora” y el “Minuto” del día que se tiene como límite para completar la actividad, esta
es la hora en que el sistema revisa el cumplimiento.
Marque las casillas con los días de la semana en que se revisa la actividad o si solo se revisará en
una ocasión, indíquelo en el campo “Fecha”.
Por último, indique el correo al que se enviará la alerta (“Email”) y el “Mensaje” que contendrá.
Seleccione “Agregar” para registrar la alerta avanzada, se mostrará en la lista en la parte superior.
Seleccione “Editar” para modificar los parámetros de la alerta avanzada, para guardar los cambios
seleccione la opción “Actualizar”; Para eliminar una alerta avanzada seleccione la opción “Borrar”.
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Rutas
Las rutas se componen de una o más geocercas, sirven para especificar recorridos que deben
cumplirse, pasando por todas ellas, en las alertas avanzadas.
En la sección “Crear nueva ruta” escriba el “Nombre” que tendrá la ruta, seleccione “Crear” para
agregar la ruta al listado en la parte superior.
Seleccione “Editar” para agregar las geocercas que compondrán la ruta.
En la sección “Agregar Geocerca” seleccione la “Geocerca” de la lista desplegable, seleccione
“Agregar” para incluirla en el listado, para quitar una geocerca de la ruta seleccione “Borrar”.
Tutoriales
En esta sección encontrará información útil y consejos para utilizar el sistema Alethia.
Contraseña
Puede cambiar su contraseña cuando lo desee, ingrese su contraseña actual en el campo
“Contraseña” y la nueva contraseña en los campos “Nueva Contraseña”; la contraseña es sensible a
mayúsculas y minúsculas.
62
Seleccione “Cambiar” para aplicar el cambio.
SALIR
Seleccione esta opción para cerrar la sesión