Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

1

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

Control de documento

Informacin general

Ttulo: Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona.

Creado por: A revisar por: A aprobar por: Nombre del documento: MANUAL_USUARIO_

FACTURA_ELECTRNICA_AJB

Histrico de revisiones

VERSIN FECHA AUTOR DESCRIPCIN

1.0 12/03/2014 IMI Versin inicial

2.0

14/01/2015

IMI Versin Ayuntamientos y organismos

3.0

15/12/2015

IMI Versin PMEC

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

2

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

ndice

1. Introduccin 3

2. Servicio PIMEFACTURA 5

2.1 Alta PIMEFACTURA 5

2.2 Acceder a PIMEFACTURA 7

2.3 Crear facturas 8

2.4 Seguimiento de las facturas 12

3. Presentacin manual de facturas a e.FACT 14

3.1 Instalar la aplicacin Facturae 15

3.2 Generar Factura Electrnica Aplicacin Facturae 18

3.2.1 Iniciar Aplicacin 18

3.2.2 Generar Factura 20

3.2.3 Firmar la Factura 35

3.2.4 Exportar factura Fichero XML 36

3.3 Otras aplicaciones para crear Facturas Electrnicas 38

3.3.1 Soluciones gratuitas 38

3.3.2 Servicios avanzados de facturacin electrnica (con coste) 38

3.4 Entrega de Factura Electrnica - e.FACT 39

3.4.1 Acceso al buzn 39

3.4.2 Envio de facturas 39

3.4.3 Consulta de estados 42

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

3

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

1. Introduccin

La facturacin electrnica consiste en la tramitacin de las facturas entre emisor y receptor por medios electrnicos y telemticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, que tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. La gestin electrnica de las facturas genera grandes ventajas como el ahorro de costes derivados de la supresin del papel y el envo postal, o la mejora de la eficiencia en la gestin que supone la posibilidad de integracin con ERPs, el obtencin de informacin en tiempo real, la reduccin del tiempo de gestin o el mayor control de acciones errneas, entre otros. El Ayuntamiento de Barcelona tiene como objetivo fomentar el envo de facturas electrnicas de sus proveedores. Este documento es un manual donde se describen los procesos e informacin concreta y relevante que los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos necesitan para la generacin de las facturas electrnicas y envo de estas el Ayuntamiento y sus organismos, y tambin al resto de administraciones pblicas. Los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos y tambin de las diferentes AAPP tienen a su disposicin la solucin gratuita PIMEFACTURA, desarrollada y mantenida por PIMEC, patronal de la pequea y mediana empresa de Catalua. Esta solucin 100% web, permite crear las facturas en el formato facturae 3.2 (formato requerido para las administraciones pblicas de toda Espaa). Una vez creada la factura, PIMEFACTURA la firma (concepto de firma delegada) y la enva al Punto general de entrada de facturas electrnicas de las administraciones pblicas que corresponde. En el caso del Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, las facturas se envan al portal AOCeFACT, gestionado por el Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC). PIMEFACTURA tambin ofrece al proveedor informacin del estado de las facturas enviadas. Para hacer uso de esta aplicacin, no es necesario instalar ningn programa informtico, ni es necesario disponer de certificado digital. Con este manual, el proveedor ser capaz de seguir los pasos para generar, firmar y enviar las facturas electrnicas tanto en el Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, como al resto de administraciones pblicas del estado Espaol. Toda la informacin sobre el modelo facturae e informacin relacionada a las Webs:

http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx http://web.aoc.cat/suport/efact-empreses/

Existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato requerido:

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

4

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

En el siguiente enlace encontrar informacin de soluciones gratuitas y avanzadas:

https://web.aoc.cat/suport/knowledge-base/com-podem-crear-e-factures/?dms3override=28

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

5

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

2. Servicio PIMEFACTURA

2.1 Alta PIMEFACTURA

Para darse de alta en la aplicacin PIMEFACTURA hay que ir a la pgina web

https://consola.pimefactura.com/register/bcn

Cumplimentar los datos del formulario de registro, aceptar las condiciones y pulsar el botn SOLICITAR ALTA

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

6

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

El mail recibido contiene un enlace de confirmacin que abre la siguiente pantalla

Cumplimentar los datos de este formulario y pulsar el botn SOLICITAR ALTA El proceso de alta finaliza con la recepcin de un mail de bienvenida al servicio de facturacin PIMEFACTURA

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

7

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

2.2 Acceder a PIMEFACTURA Para acceder a PIMEFACTURA ha de abrir un navegador de Internet y ir a:

https://consola.pimefactura.com/login/bcn

Identifquese con el NIF o nombre de usuario (si se lo ha cambiado) y el password indicado en el proceso de alta i pulsar el botn INICIAR SESIN A continuacin se accede a la ventana principal de la aplicacin.

Opciones de men: MIS FACTURAS: muestra la lista de las facturas creadas, y es el punto de entrada para

crear nuevas facturas MIS PDF: este punto de men accede a un servicio de creacin de facturas a partir de

facturas originales en formato PDF CLIENTES: muestra la lista de clientes. Los clientes Ayuntamiento de Barcelona y

empresas vinculadas estn ya creado, pero tambin puede crear otras administraciones pblicas alas que deba facturar

Perfil de usuario: permite entre otras funcionalidades, cambiar los datos de facturacin del usuario emisor, el usuario para acceder al servicio y el password.

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

8

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

2.3 Crear FACTURAS

Desde el men MIS FACTURAS

Se ha de hacer clic sobre la barra azul donde dice HAZ CLIC AQU PARA NUEVAS FACTURAS y se muestran las tres diferentes modalidades.

Selecciona la opcin "Servicio de creacin de facturae"

A continuacin se muestra la pantalla "formulario" donde se informar de los datos de la factura que se quiere crear.

El formulario de entrada est estructurado en 5 bloques y una vista simulada de la factura, para facilitar el trabajo de creacin de la factura al usuario.

Bloque 1: Datos Generales

Bloque 2: Pago

Bloque 3: Lneas de detalle

Bloque 4: Observaciones

Bloque 5: DIR3

Manual de usuario para la confeccin y entrega de facturas electrnicas al Ayuntamiento de Barcelona a travs del Consorcio de la Administracin Abierta de Catalua (CAOC).

9

MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx 03/2014

Bloque 1: Datos Generales

Campo tipo: Normal o Rectificativa.

Campo cliente: Se selecciona de la lista de clientes

Serie / Nm: Estos dos campos son de texto libre. El campo serie de la factura es opcional.

Fecha Factura: Se informar la fecha de la factura.

Perodo de facturacin: Marcando esta opcin, se mostrarn los campos Fecha de inicio y Fecha final. Estos dos campos, solamente se informarn si el objeto de la factura lo requiere, por ejemplo un alquiler mensual, o un seguro anual, etc ...

Referencias (Expediente / Contrato / Pedido): marca esta opcin, se muestran los campos Expediente, Contrato y Pedido, que hacen referencia a los campos:

"FileReference"

"ReceiverContractReference"

"ReceiverTransactionReference

Bloque 3: Pago

Forma de pago: A seleccionar de la

lista de las formas de pago ad