manual de usuario para la parametrizaciÓn en...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 25

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL DE USUARIO

PARA LA

PARAMETRIZACIÓN EN

CARTERA





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Contenido

1. GENERALIDADES .................................................................................. 3

1.1. Introducción ............................................................................................... 3

1.2. Objetivo del Manual .................................................................................... 3

1.3. Alcance del Manual ..................................................................................... 3

1.4. Procesos en el Sistema Iceberg ................................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ....................... 4

2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4

2.1. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4

3. PARAMETRIZACIÓN ............................................................................ 6

3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación ............................... 6

3.2. Parametrización de la Lista de precios ........................................................ 8

3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Ordenes- Sistema académico .... 11

3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros ................... 13

3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes ......................... 15

3.6. Parametrización de Causa Nota ................................................................ 18

3.7. Parametrización de Notas Debito/Crédito ................................................ 20

3.8. Parametrización de Solicitud Nota ............................................................ 23





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1. GENERALIDADES

1.1. Introducción

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:

a. Proceso de Parametrización en el programa Iceberg

b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del

programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar

los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2. Objetivo del Manual

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas y

genera recibos para pago.

1.3. Alcance del Manual

Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas de los

estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. Procesos en el Sistema Iceberg

Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos

con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el

cual está presentado en este manual de Usuario.





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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.1. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación





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3. PARAMETRIZACIÓN

3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación

Se realiza la parametrización del periodo teniendo en cuenta el tipo de periodo y se coloca el

carácter correspondiente para diferenciarlos, se utilizan según la siguiente tabla:

Descripción Signo PREGRADO ( - ) POSGRADO ( / ) LICEO ( L ) MAESTRIA ( + ) CADA CONVENIO ( D ) CONVENIO 034 ( C ) CONVENO PROFESIONAL

( P )

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- periodo facturación





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Tipo: Se ingresan las siglas que identifica el periodo que se va realizar, los más utilizados se

relacionan en la siguiente tabla:

Descripción Siglas Orden Pago Pregrado OPRE Orden Pago Pos-Grado OPOS Orden Pago Maestría MSTR Orden Pago Liceo OLIC Convenio034 C034

Nombre: Descripción del periodo

Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda

Descripción: Se registra el nombre del periodo académico

Estado: Siempre se deja en vigente

Cierre página: Se coloca la pestaña si no se requiere imprimir

Inicio Diferido y Meses diferidos. Se dejan vacíos.

Luego se guarda con F10





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En el segundo bloque Vencimientos por Grupos se ingresa la siguiente información:

Grupo: Se digita el número del grupo

F.Vencimiento: Se toman del calendario institucional para ingresar estas fechas

Porcentaje: Se digita dependiendo de las Fecha de vencimiento

Descripción del Grupo: Se ingresa el nombre del grupo

Descripción de Fecha: Se ingresa el nombre del tipo de pago

Para finalizar se guarda con F10

3.2. Parametrización de la Lista de precios

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR – PARAMETROS- Lista de Precios

Fechas Porcentaje %

Nombre

1 Fecha Calendario Institucional

-2 Pago con Descuento


0 Pago Ordinario


15 Pago con Recargo





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Según resolución institucional se parametrizan los valores de cada concepto de Cobr

Código: Se ingresa el año con un (1) a la derecha

Descripción de la Lista de Precios: Se ingresa nombre con periodo, año y número de

semestre

En el bloque Detalle de la lista de Precios por Producto y /o Servicio se ingresa lo

siguiente:

Producto: Se ingresa código del producto

Nombre o Descripción del y/o Servicio: Se ingresa código del producto


Nombre Periodo: Ingresa automáticamente al seleccionar el periodo

Fecha Inicial: Se ingresa fecha de inicio del periodo





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Fecha Final: Se ingresa fecha de finalización del periodo

Cantidad Inicial: Se deja fija en uno (1)

Cantidad Final: Las veces que pueda contener por cada estudiante

Precio: Se digita según la resolución del “Comité anual”





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3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Órdenes- Sistema académico

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Académico Fecha de Inscripción de Órdenes

Centro de Costo: Se ingresa número del centro de costo dependiendo el programa

Org: Se digita 1 (Universidad Gran Colombia)

Nombre centro: se genera automáticamente al digitar el centro de costo


Nombre Periodo: Carga automáticamente dependiendo del valor de Periodo





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Grupo: Debe estar creado

Fecha Ini.Diferido: Se digita la fecha de inicio de amortización de ingreso de un periodo

Meses: Cantidad de meses del periodo

Fec.Inscripción: Se deja Vacío.

Condición: Siempre se digita 1

Primíparo: Se selecciona “Si” para primer semestre

Referencia: Número el producto seleccionado de los registrados en la lista de precios

Para finalizar se guarda con F10





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3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Académico- Equivalencia entre Centros y Programas





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Cada estudiante tiene un código de 10 dígitos los 3 primeros indican la facultad los 3

siguientes el periodo de ingreso y los 4 últimos el consecutivo

500 132 0029

Centro de Costo: Se digita código del centro de costo dependiendo del programa

Org: Se genera Automático

Nombre Centro: Se genera Automático dependiendo del número digitado en el centro de

costo

Documento: Se digita “OCC”- Otros conceptos de cartera, OPRE- Orden matricula o el

documento de cartera correspondiente

Org: Siempre se ingresa el número 1

Nombre Documento: Se genera automáticamente con la información de la celda

Documento

Referencia: Se ingresa el código del concepto de cobro

Nombre Referencia: Se genera Automático al digitar la Referencia

Programa: Se digita el código del programa

Fondo. Siempre va en (1)

Nombre Fondo: Se genera automáticamente al digitar el Fondo

Fuente: Se digita 21 – Ingresos Operacionales

Nombre Fuente: Carga automáticamente con la información de la celda Fuente

Función: Se digita 21 – Ingresos Operacionales

Primíparo: Se selecciona “Si” para clientes de que ingresan a primer semestre

Facultad Consecutivo Periodo de Ingreso





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Nombre Función: Se genera automáticamente con la información de la celda Función

3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Creación de terceros y clientes

Carga automáticamente los datos del cliente admisiones asignan número, con estudiantes

atípicos se realiza el procedimiento manualmente.





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Se pulsa F7 y se digita la identificación luego se pulsa F8 para cargar los datos del Tercero

En el bloque Información Detallada de los Clientes:

Cliente: Este número es generado por Admisiones si se requiere se puede también se puede

asignar

Organiz: Se digita 1

Nombre de Impresión, Dirección Entrega, Teléfono y Dirección Electrónica: Son

datos cargados automáticamente con la información del cliente que ingresa de admisiones al

sistema Iceberg o mediante la creación de cargues masivos.

Zona: Se deja (1)

Lista: Se selecciona la lista de precios que se va a utilizar para ese periodo

Condición: Se deja en uno (1) contado





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Nombre Condición: Carga automático dependiendo del valor registrado en Condición

Tipo de Cliente: Se selecciona según tabla

Tipo Cliente

Descripción tipo de Cliente

1 ESTUDIANTES

2 COMERCIAL

3 EMPLEADO

4 ESTUDIANTE LICEO JULIO CESAR GARCÍA

5 ENTIDADES FINANCIERAS

Canal: Se Ingresa Uno(1) - No aplica

Centro_Costo: Se digita el código correspondiente a asignar a ese estudiante

Organización. Se digita uno (1)

Ruta: Se digita uno (1)

Estado: Se digita (1) - Estado Activo

Bloquear: Se deja en No

Lista de precios: Se deja en No

Dirección Electrónica: Se ingresa la direccion electronica o e-mail. Luego se guarda con

F10





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3.6. Parametrización de Causa Nota

Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Causas notas cr/ db

En esta pantalla se ingresa un número para la Causa Nota y un nombre con la descripción





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Para seleccionar las causas aplicables a cada concepto de Nota

Se debe asignar código y nombre. Contabilidad define el comportamiento contablemente.

Para terminar se guarda con F10





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3.7. Parametrización de Conceptos de Notas Debito/Crédito

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR

COBRAR- PARAMETROS- Conceptos notas debito / crédito

Concepto: Se ingresa número que abarque varios conceptos de causa

Nombre Concepto: Carga automático con el número de concepto





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Aplica: Se selecciona si es débito o crédito

Controla Saldo por: Se paramétriza dependiendo el comportamiento de la nota

Obliga Dcto.Ref: Se selecciona dependiendo del concepto

Aplica Mora: se define si o no

Interés Mora: se define en %

Grupo: Vacío

Al terminar se guarda con F10

En la sección Causa aplicables a cada concepto de Notas se ingresa lo siguiente:

Causa: se ingresa el número

Descripción Causa: Carga automáticamente con el valor de Causa

Meses diferidos y forma de inicio diferido: Se especifica dependiendo de cada caso

Los demás campos se dejan como están por defecto





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3.8. Parametrización de Tipos de Solicitud Nota

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Tipo solicitud nota

Se definen para crear solicitudes de notas que no afectan al cliente inmediatamente, ya que

solo existen relacionadas a una orden y se activan en la cartera cuando la orden es activada.





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Se ubica el cursor en Concepto Nota se pulsa F6 para insertar uno nuevo

Concepto Nota: Se selecciona el código correspondiente

Nombre Concepto y Nombre de la Causa: Cargan automáticamente





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Aplica: Se deja en crédito

Concepto Causa: Se genera automáticamente cuando se ingresa el valor en concepto nota

Nombre Solicitud: Nombre que se le asigno

Genera Client.?: Se deja vacío

Aut.: Se deja vacío

Priori: Se deja en 1

Aplica Total: Se marca

Valor: Se digita el asignado

Tipo Valor: puede ser valor o porcentaje

Incl.Liq Extra?: Si se incluye o no en el cálculo de liquidación extraordinaria

Incl.Pronto Pago?: Si se incluye o no en el cálculo del descuento por pronto pago

Centro de Costo: Si se quiere especificar se ingresa número

Meses diferidos: Es opcional de acuerdo a las características del concepto/causa

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