INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE HORARIOS DE EMPLEADOS POR PUNTO DE

VENTA

Código: IOGH 00010

Estado: A

Versión: 1 Proceso: Tecnología informática

DOCUMENTO NO CONTROLADO

Fecha: 4 de Junio de 2014

Elaboró: Cindy López B

Revisó: Jairo Fuentes

Aprobó: Aida Vélez

Cargo: Analista de Procesos

Cargo: Analista de Sistemas Cargo: Gerente Nacional de Recursos Humanos

1. OBJETO

Este instructivo tiene por objeto establecer las pautas para asignación y registro de turnos de todos los funcionarios en los puntos de venta 2. ALCANCE

Este instructivo aplica para todos los puntos de venta a nivel nacional y Gerencia de

Gestión Humana.

Cargos: Gerente de Negocio y Administradores, Fiscal, Cajero, Tesorera, Servicio al Cliente, jefes de sección. 3. DEFINICIONES Códigos de turnos: son los códigos definidos que se registrarán en el sistema; estos

hacen referencia a un rango de horas. Ejemplo: código 871 = 7:00 am hasta 1:00 pm.

Usuario NEGXXXA: Usuario del administrador del negocio

Usuario NEGXXXB: Usuario del funcionario del negocio encargado del registro de

horarios de empleados

4. CONDICIONES GENERALES

El Gerente o Administrador de cada punto de venta que será responsable de la planificación de los turnos que se asignen al personal.

En la planeación se debe tener en cuenta que a cada funcionario se le deben asignar semanalmente las 47,5 horas establecidas legalmente.

La asignación de turnos deber registrarse en el sistema Neptuno, basados en esta planeación debe corresponder a la realidad de la ejecución.

La programación de los horarios deben registrarse antes de su ejecución.

El Gerente debe asignar dos funcionarios en el negocio quienes realizaran la supervisión del cumplimiento de turnos y el registro en el sistema.

Los horarios podrán ser programados y registrados de uno a treinta (30) dias, según la preferencia del negocio.

Se pueden realizar modificaciones de la programación, el sistema permite realizar dicho cambio incluso si se trata del día en curso.

Al momento de registrar la programación se pueden encontrar días ya programados, muestra los turnos asignados y les permite hacer modificación.

5. ACTIVIDADES. 5.1 Programar horario de 30 días (Función F8 Add_fech) 5.1.1 Al ingresar al sistema Neptuno digitar usuario, contraseña y tecla ENTER.

5.1.2 Aparecerá la pantalla principal del programa, en donde se digita la tecla F8 para crear programación Nota: si se ingresa desde el usuario del administrador debe tomar la opción 1” Programación de turnos” y continuar con el paso 5.1.3

5.1.3 Aparecerá siguiente pantalla en donde se ingresa número del documento del empleado fecha desde que se programará ENTER

Si desconoce el número de documento de identidad del funcionario, se ubica en el campo empleado y teclea F4 para consultar funcionario por apellidos Del lo contrario continua con el paso 5.1.6

5.1.4 Digita el apellido del funcionario seguido de la tecla ENTER

5.1.5 aparecerá un listado de nombres de los que se debe escoger al funcionario con la tecla 1=Seleccionar y ENTER

j

1

5.1.6 En la siguiente pantalla ingresar el código de turnos en los días que desea programar

Si desconoce el código, debe ubicarse en el campo y turno y presionar F4 para desplegar la consulta de turnos por hora de Entrada/Salida

5.1.7 Se despliega la consulta de turnos, se digitan horas de entrada y salida ENTER

5.2 Programar horario de un día (Función F6 Add) 5.2.1 Al ingresar al sistema Neptuno digitar usuario, contraseña y tecla ENTER.

5.2.2 Aparecerá la pantalla principal del programa, en donde se digita la tecla F6 para crear programación de un día

5.2.3 Aparecerá siguiente pantalla en donde se ingresa número del documento del empleado fecha desde que se programará ENTER

Si desconoce el número de documento de identidad del funcionario, se ubica en el campo empleado y teclea F4 para consultar funcionario por apellidos Del lo contrario continua con el paso 5.2.6 5.2.4 Digita el apellido del funcionario seguido de la tecla ENTER

5.2.5 aparecerá un listado de nombres de los que se debe escoger al funcionario con la tecla 1=Seleccionar y ENTER

5.2.6 En la siguiente pantalla ingresar el código de turnos en los días que desea programar Si desconoce el código, debe ubicarse en el campo y turno y presionar F4 para desplegar la consulta de turnos por hora de Entrada/Salida

1

5.2.7 Al ingresar el código aparecerán las horas de Entrada/Salida y presionar ENTER

5.3 Programar horario por cargos (Función F7 Add_Lote) 5.3.1 Al ingresar al sistema Neptuno digitar usuario, contraseña y tecla ENTER.

5.3.2 Aparecerá la pantalla principal del programa, en donde se digita la tecla F7 para crear programación por turnos

5.3.3 En la siguiente pantalla ingresar en el campo empleado el número de documento del funcionario y tecla ENTER e ir ingresando los campos año, mes, día inicial y día final. Para terminar con la grabación presionar ENTER

5.4 Consultas de Horarios Programados 5.4.1 Consulta de Administradores En el menú principal se escoge opción 11 ENTER,

5.4.1.2 En la pantalla que aparece digitar negocio y fecha que se desea revisar los turnos asignados y oprimir ENTER (de inmediato aparecerá reflejado en la pantalla la programación)

5.4.1.3 Para realizar la consulta de todos los empleados se debe dejar el cargo en blanco y presionar ENTER

5.4.1.4 Para consultar por cargo, se teclea el código del cargo a consultar y presionar ENTER. Ejemplo: cajero CJCJ

5.4.2 Consulta de Funcionario Encargado del Registro 5.4.2.1 En la pantalla principal se escoge opción F11 5.4.1.2 En la pantalla que aparece digitar negocio y fecha que se desea revisar los turnos asignados y oprimir ENTER (de inmediato aparecerá reflejado en la pantalla la programación)

5.4.1.3 Para realizar la consulta de todos los empleados se debe dejar el cargo en blanco y presionar ENTER

5.4.1.4 Para consultar por cargo, se teclea el código del cargo a consultar y presionar ENTER. Ejemplo: cajero CJCJ

6. Flujograma: No aplica. 7. Anexos: No aplica. 8. Control de cambios: No aplica.