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RECHAZO DE PRODUCTO TERMINADO Y SEMITERMINADO A LA PLANTA DE PRODUCCION

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Sistema Integrado

de Gestión

1. OBJETIVO Definir el proceso para el tratamiento de producto terminado y semiterminado rechazado a la planta de producción desde su ingreso hasta la entrega conforme y disposición del rechazo final. 2. ALCANCE El presente instructivo aplica para la recepción, manipulación, aprovechamiento y disposición final de las unidades rechazadas a la planta de producción.

3. RESPONSABILIDADES

El presente documento va dirigido a Supervisores de Empaque, Operarios de Empaque, Operarios Mecánicos, Programadores, Analistas de Proceso e Inspectores de Calidad.

4. DEFINICIONES/ABREVIATURAS

BTI: Boleta de transacción de inventarios SAP: Software ERP. Sistemas, Aplicaciones y Producto

5. GENERALIDADES N/A

6. PROCEDIMIENTO 6.1 HALLAZGO DE PRODUCTO NO CONFORME SEMITERMINADO El producto semiterminado no conforme puede hallarse en:

Planta: El personal de envase identifica el producto No conforme en línea mediante las inspecciones de proceso, esta no conformidad es reportada al inspector de calidad para que realice la retención del producto y le asigne el documento de SOLICITUD DE REPROCESO FR-AC-038. La cantidad retenida es bloqueada en el sistema SAP por el Inspector de Calidad.

Planta – Almacén de Empaque: El producto semiterminado es entregado al almacén de empaque donde es revisado por el inspector de calidad, en dicha revisión puede hallarse producto semiterminado no conforme, al cual se asigna el documento de SOLICITUD DE REPROCESO FR-AC-038. La cantidad retenida es bloqueada en el sistema SAP por el Inspector de Calidad.

TRATAMIENTO DE UNIDADES NO CONFORMES DEVUELTAS

A LA PLANTA DE PRODUCCIÓN

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Revisión: 00 Fecha: 29/08/2016

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EJEMPLO CARTA DE SOLICITUD DE REPROCESO

EJEMPLO PRODUCTO BLOQUEADO EN SAP

Maquila: Cuando llega el semiterminado a la maquila para ser empacado, las cantidades no conformes

son evidenciadas por los inspectores de calidad y el personal de línea, luego deben seguirse los siguientes pasos:

1. La cantidad retenida es contada y devuelta al almacén de empaque en sistema SAP mediante el movimiento 542 (devolución).



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2. Los inspectores de calidad generan el documento de SOLICITUD DE REPROCESO FR-AC-038 y realizan el bloqueo del producto en SAP.


EJEMPLO PRODUCTO BLOQUEADO EN SAP

3. El producto semiterminado no conforme es entregado al almacén de empaque quien debe custodiarlo hasta la recepción en planta para su reacondicionamiento.

Línea de Encartonado Retail: Al momento de realizar el empaque de los estuches de Encartonado Retail es usado producto semiterminado envasado en el área de sachet y oxigenta, dicho producto puede encontrarse no conforme y es identificado por el personal de empaque. Este producto semiterminado No conforme debe ser tratado de la siguiente forma: 1. Realizar el conteo del producto semiterminado no conforme e identificarlo con el formato de RECHAZO

DE MATERIAL A LA BODEGA FR-PRO-005 (hoja rosada).



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EJEMPLO ROTULO DE RECHAZO FR-PRO-005

2. La cantidad rechazada debe ser registrada en la orden de producción correspondiente.

3. Debe solicitarse al personal de notificaciones la devolución de la cantidad no conforme y la impresión del movimiento 262 en SAP.

EJEMPLO DOCUMENTO SAP MOVIMIENTO 262

4. El producto semiterminado no conforme es entregado al almacén de empaque con el FR-PRO-005 y el Documento SAP movimiento 262.

5. Los inspectores de calidad proceden a realizar el bloqueo de las unidades en sistema SAP y el físico reposa en el almacén de empaque hasta ser recibido por la planta para su reacondicionamiento.

6.2 HALLAZGO DE PRODUCTO NO CONFORME TERMINADO El producto terminado no conforme puede hallarse en:

Planta: Por medio de la inspección realizada por el personal de envase, el producto terminado no conforme es reportado al inspector de calidad quien se encarga de la retención y asignación del documento de SOLICITUD DE REPROCESO FR-AC-038. La cantidad retenida es bloqueada en el sistema SAP por el Inspector de Calidad.



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Planta – Almacén de Empaque: En la entrega por estiba o por banda del producto terminado al almacén de empaque, éste es revisado por el inspector de calidad, en dicha revisión puede hallarse producto terminado no conforme, al cual se debe asignar el documento de solicitud de reproceso FR-AC-038 y luego realizar el bloqueo de la cantidad no conforme en el sistema SAP.

6.3 COMUNICACIÓN, INGRESO PRODUCTO TERMINADO Y SEMITERMINADO RECHAZADO A PLANTA Y ENTREGA DE PRODUCTO TERMINADO Y SEMITERMINADO REACONDICIONADO AL ALMACÉN. A continuación se describen los pasos para la información y tratamiento del producto no conforme:

1. El inspector de calidad envía por correo electrónico la notificación del rechazo a jefes de producción, supervisores y analistas de producción.

2. El supervisor encargado del rechazo dispone de su personal para realizar la recepción de las unidades no conformes a la planta, validando cantidades, lotes, IDH, formato solicitud de reproceso y bloqueo de la cantidad rechazada en SAP.

3. Luego de validar la información mencionada se debe solicitar el traslado en sistema SAP a los analistas de Notificaciones, quienes realizarán los pertinentes movimientos quedando la cantidad por ingresar en el almacén de PIS, ubicación PTERMINADO en estatus S (Producto bloqueado).



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EJEMPLO TRASLADO UNIDADES NO CONFORMES A PIS

4. Se debe imprimir la Orden de transporte correspondiente y una copia de la misma para ser usadas como soporte de la recepción del rechazo en planta. Dichos documentos deben contener el motivo del rechazo, firma del analista que realiza el movimiento en SAP, Firma del personal del almacén de empaque que entrega las unidades rechazadas y firma del personal de planta que realiza la recepción de las mismas a planta.



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EJEMPLO ORDEN DE TRANSPORTE DE INGRESO PRODUCTO NO CONFORME

5. Los supervisores de producción realizan la logística en la planta de producción para la revisión de las

unidades disponiendo del recurso humano. Las unidades recibidas como rechazo en la planta son revisadas al 100%.

6. Luego de la revisión y reacondicionamiento de las unidades recibidas si se encuentran unidades conformes, éstas son separadas en una estiba, vinipeladas y contadas para entregar al área de calidad con el formato de SOLICITUD DE REPROCESO FR-AC-038 completamente diligenciado.



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7. Una vez las unidades conformes se encuentren liberadas en el sistema SAP, debe solicitarse a los

analistas de Notificaciones la Orden de transporte y una copia de la misma, las cuales deben tener la cantidad de unidades libres conformes y firma del analista que realiza el movimiento en SAP.

8. Después de entregar las unidades conformes al almacén de empaque, una copia de la Orden de

Transporte debe retornar a los Analistas de Notificaciones con la firma del personal de planta que entregó las unidades y la firma del personal del Almacén de empaque quien las recibió.



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EJEMPLO ORDEN DE TRANSPORTE DE ENTREGA PRODUCTO CONFORME

9. Si de las unidades rechazadas se hallan unidades para destrucción, éstas deben reportarse como rechazo en el formato de SOLICITUD DE REPROCESO FR-AC-038 y entregarse a los Analistas de Notificaciones para su posterior tratamiento. Se debe tener en cuenta los siguientes casos para proceder con la respectiva destrucción:

Si la cantidad a destruir supera el 10% de la cantidad notificada a la orden de producción o dicha orden es de un mes anterior al de la fecha en la que van a ser destruidas las unidades de rechazo final: a) Se debe solicitar al supervisor del área a la que pertenece el rechazo, la justificación de la destrucción y el plan de acción a las mismas. Dicha justificación debe ser aprobada por el Jefe de Producción. Si la justificación es aprobada, el Analista de Inventarios procede con la creación del BTI de destrucción en la base de Lotus Notes. En caso de no ser aprobada, el Supervisor responsable debe realizar las respectivas modificaciones hasta que ésta sea aprobada para proceder con la creación del BTI correspondiente.



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b) Este BTI debe estar aprobado por un Gerente de Producción, Calidad e Impuestos. Una vez cuente con todas las aprobaciones se asigna consecutivo y con este se tratarán las unidades como destrucción de inventarios. c) Para la entrega de las unidades a destrucción debe diligenciarse el FORMATO DE REMISIÓN DE RESIDUOS Y DESTRUCCIONES PROVENIENTES DE LA PLANTA DE PRODUCCIÓN AL CENTRO DE ACOPIO FR-PRO-028 especificando Fecha y Turno de entrega, CeCo que asume la destrucción (11600208 para producto de Profesional y 11600209 para producto de Retail), Número de Consecutivo de BTI, Tipo y cantidad de contenedores, IDH, Lote, Cantidad de unidades y encontrarse firmado por un MC y el área de SHEQ.

d) Con las unidades físicas para destrucción debe entregarse impresión del BTI, la Macro de Excel correspondiente y el formato FR-PRO-028, en éste último debe relacionarse el peso de las unidades destruidas por lote y por último firmar la Bitácora de entrega del Centro de Acopio.



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e) Posterior a la entrega se debe solicitar por correo electrónico la liberación de la unidades destruidas, cuando se encuentren libres se debe proceder a realizar el movimiento de destrucción en SAP (551), del cual debe imprimirse el documento de movimiento 551.

f) Nuevamente se imprime el BTI, la macro de Excel y se extrae una fotocopia el FR-PRO-028 que ya debe contener las firmas y el consecutivo asignado por el personal del Centro de Acopio. Estos cuatro documentos deben entregarse a la dirección de impuestos.

Si el valor de la destrucción es menor al 10% de la cantidad notificada en la orden de producción y se trata de una orden correspondiente al mes en el que se realizará la destrucción de las unidades de rechazo final, deberá:



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a) diligenciarse el FORMATO DE REMISIÓN DE RESIDUOS Y DESTRUCCIONES PROVENIENTES DE LA

PLANTA DE PRODUCCIÓN AL CENTRO DE ACOPIO FR-PRO-028 especificando Fecha y Turno de entrega, CeCo que asume la destrucción (11600208 para producto de Profesional y 11600209 para producto de Retail), Cantidad y tipo de contenedor, IDH, Orden, Lote y Cantidad de unidades.

b) El formato FR-PRO-028 será firmado por un MC, luego debe ser firmado por el área de SHEQ y

finalmente se entregarán las unidades físicas para destrucción al centro de acopio; en el momento de la



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entrega se diligenciará el peso de las unidades a destruir por lote pesando dichas unidades en la báscula. Por último debe firmarse la Bitácora de entrega del Centro de Acopio.

c) Luego de entregar las unidades para destrucción, se solicita la liberación de dichas cantidades en el

sistema SAP por medio de correo electrónico y finalmente deben ser reversadas a la orden de producción (Movimiento 102).

d) El movimiento 102 debe ser impreso e identificado con el número que represente el tipo de destrucción al

que pertenecía (Ver Tabla 1. Tipo de Destrucción). e) Posterior a la identificación del documento, éste debe ser firmado por el Gerente de Producción y

archivado en la Bitácora de movimientos 102.



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Los documentos de movimiento 102 (reversiones) impresos, contarán con números de identificación los cuales se relacionan a continuación:

TABLA 1. Tipo de Destrucción.

Numero Descripción

1 Destrucción de unidades por reproceso (PT)

2 Destrucción de unidades rechazadas de sachet

3 Destrucción de unidades de SM Tubo

4 Faltante de unidades en caja original

5 Unidades grabadas por error en notificaciones SAP

6 Unidades reversadas por troque de producto

7. REGISTROS

Formato Remisión de residuos y destrucciones proveniente de la planta de producción al centro de acopio FR-PRO-028.

Formato de Rechazo de material a la Bodega FR-PRO-005

Formato solicitud de reproceso FR-AC-38

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