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ANEXO B.
CONTENIDO INTRODUCCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO
ESTRUCTURA
1. MÓDULO PRECONTRACTUAL
1.1. Página principal 1.2. Iniciar sesión
1.3. Persona Natural 1.3.1. Registro 1.3.2. Diligenciamiento hoja de vida pública 1.3.3. Diligenciamiento formato de contratación
1.3.4. Descargar reportes Persona Natural
1.4. Persona jurídica
1.4.1. Registro 1.4.2. Diligenciamiento hoja de vida pública
1.4.3. Descargar reportes Persona Natural
1.5. Cambiar contraseña
1.6. Cerrar sesión
2. MÓDULO CONTRACTUAL
2.1. Iniciar sesión 2.2. Gestionar plantilla
2.2.1. Creación 2.2.2. Consulta y Actualización
2.3. Gestionar cláusula 2.3.1. Creación 2.3.2. Consulta y Actualización
2.4. Gestionar Contratos 2.4.1. Creación 2.4.2. Consulta y Actualización
2.5. Gestionar acta de inicio 2.5.1. Creación 2.5.2. Consulta y Actualización
2.6. Gestionar Otro si 2.6.1. Creación 2.6.2. Consulta y Actualización
2.7. Lista de documentos asociados al contrato
Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
A. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO ...................................................................................... 5
B. ESTRUCTURA ................................................................................................................................ 6
1.1. Página principal ........................................................................................................................... 6
2. Módulo Contractual ....................................................................................................................... 14
2.1. Iniciar Sesión ............................................................................................................................. 14
2.2. Gestionar plantilla ...................................................................................................................... 15
2.2.1 Creación .................................................................................................................................... 16
2.2.2 Consulta y Actualización ............................................................................................................ 16
2.3. Gestionar cláusula ..................................................................................................................... 16
2.3.1 Creación .................................................................................................................................... 16
2.3.2 Consulta y Actualización ............................................................................................................ 17
2.3. Gestionar Contratos ...................................................................................................................... 17
2.3.1. Creación ................................................................................................................................. 17
2.3.2. Consulta y Actualización ........................................................................................................ 20
2.4. Gestionar Acta de Inicio ............................................................................................................. 20
2.4.1. Creación ................................................................................................................................. 20
2.4.2. Consulta y Actualización ........................................................................................................ 20
2.5. Gestionar Otro si ........................................................................................................................ 20
2.5.1. Creación ................................................................................................................................. 21
2.5.2. Consulta y Actualización ........................................................................................................ 21
2.6. Lista de documentos asociados al contrato ................................................................................ 21
INTRODUCCIÓN
El sistema de gestión documental para el área de contratación del IDEXUD, está
divida en tres módulos: módulo precontractual, módulo contractual, módulo
poscontractual y módulo gestión administrativo.
El objetivo principal del módulo precontractual es posibilitar al contratista, ya sea
natural o jurídico, a diligenciar un formulario por medio de pasos con el fin de
generar automáticamente su hoja de vida pública en formato pdf y capturarla en las
Bases de datos de la institución para luego ser manipulada por la misma. Este
módulo se caracteriza por ser accesible a la web e interactiva, su funcionamiento
es intuitivo.
El módulo contractual y poscontractual posibilita al abogado a crear los diferentes
contratos y actas que maneja la institución a partir del diligenciamiento de un
conjunto de datos y de la información que el contratista diligenció en el módulo
precontractual, con el fin de generar el contrato y las actas en formato pdf. Este
módulo será intranet.
El administrador será quien maneje el módulo de gestión administrativa, donde
asigna tareas a los abogados y descargar archivos planos, también será intranet.
A. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO
● Módulo precontractual: Este módulo permite al contratista
registrarse, allí se visualizará el primer paso del formulario de hoja de
vida pública, se le enviaran al correo los datos de usuario y clave con
lo que ingresara al sistema, el contratista termina de llenar el
formulario.
Cuenta con la opción de consultar y modificar la información
anteriormente diligenciada, descargar su hoja de vida en formato pdf,
cambiar contraseña y finalmente puede cerrar su cesión.
El contratista, persona natural, cuenta con un formulario adicional: El
Formato de vinculación contratista, las actividades de este son:
Diligenciamiento, consulta, modificación y descargar como pdf.
● Módulo contractual: Este módulo está diseñado para los abogados
y cuenta con las siguientes opción:
○ Contrato: Permite crear y consultar por medio de un formulario
a través de pasos
○ Gestionar plantilla: Aquí se definen los diferentes tipos de
contratos.
○ Gestionar cláusula: Se definen las cláusulas y parágrafos que
componen las plantillas
○ Gestionar acta de inicio
○ Gestionar otro si
En este módulo hablamos de Gestionar lo cual indica: creación,
consulta, modificación y algunas veces eliminación.
● Módulo de gestión administrativa: El administrador es quien tendrá
acceso a este módulo, le permite visualizar los contratistas y usuarios
activos y no activos, restaurar contraseñas, crear y actualizar usuarios.
B. ESTRUCTURA
Módulo precontractual Este módulo se encuentra en la Web, para
acceder a este debemos abrir cualquier navegador e ingresar al
dado por la entidad
1.1. Página principal
La página principal está compuesta por:
● Registró como persona Natural y Jurídica
● Iniciar sesión como persona Natural y Jurídica
● Información sobre el IDEXUD
Imagen 1. Página principal para los contratistas
1.2. Iniciar sesión:
Si el usuario ya se encuentra registrado, podrá usar la opción “Iniciar
sesión” del menú de la página principal. El formato de la pantalla de
ingreso al sistema se presenta continuación:
Imagen 2.Interfaz iniciar sesión
Usuario: Ingresar en este campo el usuario asignado en el momento
del registro. Recuerde que se ha enviado con anterioridad un mensaje
a su correo con las credenciales de acceso.
Contraseña: Ingrese en este campo la contraseña. Si es primera vez,
la contraseña fue enviada a su correo.
Texto de la imagen: Ingrese en este campo las letras, números y
caracteres que identifique en la imagen del captcha.
Iniciar sesión: Una vez ingresado los datos anteriores puede oprimir
este botón para ingresar al sistema
Cancelar: Hacer clic para cancelar la operación
1.3. Persona Natural
1.3.1. Registro
Primero el contratista debe indicar qué tipo de persona es, en la
siguiente formato de pantalla se visualiza está operación:
Imagen 3.Interfaz de Registro
Tipo de persona: Seleccionar si es Persona Natural o Jurídica
Ingresar: Hacer clic para continuar con el registro
Cancelar: Hacer clic para cancelar la operación
Luego de que el contratista de clic sobre Ingresar, debe continuar con
el registro a través de un formulario, aparece la siguiente ventana para
continuar con el registro
Imagen 4.Formulario hoja de vida natural
El formulario contiene 4 pasos, pero para completar el registro se
necesita diligenciar el primer paso:
● Paso 1: Datos personales: Ingresar en los campos la información personal como nombres, número de identificación, dirección, teléfonos, etc.
El contratista debe dar clic sobre el botón continuar para diligenciar la información del siguiente paso
Imagen 5.Botón continuar en formulario hoja de vida natural
1.3.2. Diligenciamiento hoja de vida pública
El diligenciamiento comienza a partir del segundo paso, el contratista
visualizará un menú en la parte superior del formulario como el
siguiente:
Imagen 6.Menú en el formulario hoja de vida natural
Los pasos a diligenciar son:
2. Paso 2: Formación académica: Ingresar en los campos la
información relacionada con la formación académica como
educación primaria, secundaria, superior e idiomas.
3. Paso 3: Experiencia laboral: Ingresar en los campos
información relacionada con la experiencia laboral como
nombre de la entidad, dirección, teléfonos, etc...
4. Paso 4: Tiempo total: El sistema calcula la experiencia total
de entidades públicas, privadas e independiente a partir de la
información diligenciada en el paso 3.
Además el contratista debe leer y responder afirmativo o
negativo un manifiesto.
4.1.1. Diligenciamiento formato de contratación
El contratista debe iniciar sesión y elegir la opción Formato de
vinculación contratista en el menú lateral, a continuación se podrá
visualizar el formulario y el menú
Imagen 7. Formato vinculación contratista
El contratista debe leer el manifiesto que se muestra al principio del
formulario y continuar con el diligenciamiento de los campos
requeridos en el formato, debe llenar datos como tipo de vínculo con
la universidad, discapacidad, nivel educativo, etc.
Cuando el contratista termine de diligenciar debe dar clic en el botón
Guardar Datos.
Imagen 8. Botón Guardar datos en formato de vinculación
4.1.2. Descargar reportes Persona Natural
El contratista debe iniciar sesión, seleccionar la opción Generar
Reportes y dar clic sobre el icono del archivo que el usuario desee
descargar. El contratista podrá visualizar la siguiente ventana:
Imagen 9. Interfaz de descarga de reportes
El sistema mostrará una ventana de descarga, el usuario deberá elegir
la ruta donde quiere que se guarde el archivo.
Imagen 10. Ventana de descarga
4.2. Persona jurídica
4.2.1. Registro
Primero el contratista debe indicar qué tipo de persona es, en la
siguiente formato de pantalla se visualiza está operación:
Imagen 11. Interfaz de registro
Tipo de persona: Seleccionar si es Persona Natural o Jurídica
Ingresar: Hacer clic para continuar con el registro
Cancelar: Hacer clic para cancelar la operación
Luego de que el contratista de clic sobre Ingresar, debe continuar con
el registro a través de un formulario, aparece la siguiente ventana para
continuar con el registro
Imagen 12. Formulario de hoja de vida jurídica
El formulario contiene 4 pasos, pero para completar el registro se
necesita diligenciar el primer paso:
● Paso 1 Identificación: Ingresar en los campos datos como razón social, Nit, dirección, teléfonos, etc.
El contratista debe dar clic sobre el botón continuar para diligenciar la información del siguiente paso
Imagen 13. Botón continuar en hoja de vida jurídica
4.2.2. Diligenciamiento hoja de vida pública
El diligenciamiento comienza a partir del segundo paso, el contratista visualizará un menú en la parte superior del formulario como el siguiente:
Imagen 14. Menú superior del formulario hoja de vida jurídica
Los pasos a diligenciar son:
Paso 2: Servicios: Ingresar en los campos la información relacionada
a los servicios que presta la compañía
Paso 3: Experiencia y situación actual: Ingresar en los campos
información relacionada con la experiencia laboral como teléfonos,
fecha de terminación, valor del contrato.
Paso 4: Representante legal o apoderado: Ingresar la información
del representante legal de la compañía, debe diligenciar datos como
documento de identificación, nombres, tipo de documento, etc
Además el contratista debe leer y responder afirmativo o negativo un
manifiesto.
4.2.3. Descargar reportes Persona Jurídica El contratista debe iniciar sesión, seleccionar la opción Generar
Reportes y dar clic sobre el icono hoja de vida jurídica.
El sistema mostrará una ventana de descarga, el usuario deberá elegir
la ruta donde quiere que se guarde el archivo.
Imagen 15. Ventana de descarga
4.3. Cambiar contraseña
El contratista debe iniciar sesión, seleccionar el menú Cambiar
contraseña y se podrá visualizar una ventana como la siguiente:
Imagen 16. Interfaz del cambio de contraseña
Tiene la siguiente opción:
Contraseña: Digitar la contraseña actual
Contraseña nueva: Digitar la contraseña nueva, recomendable
tener números, caracteres, letras minúsculas y mayúsculas.
Repetir contraseña: Digitar nuevamente la contraseña nueva
Cambiar: Dar clic para guardar el cambio de la contraseña
Cancelar: Dar clic si desea abordar la operación
4.4. Cerrar sesión
Una vez el contratista desea salir de su sesión debe dirigirse al menú
lateral y seleccionar la opción Cerrar sesión
Imagen 17.Menú lateral de persona natural
Luego se redireccionará a la página principal del sistema.
2. Módulo Contractual
El módulo Contractual estará disponible solo para los usuarios que se
encuentren conectados en la red del IDEXUD, este módulo permitirá
el ingreso a usuarios de tipo: Abogado, Revisor, Consultor y
administrador, allí se podrán crear contratos y gestionar los elementos
que este contiene como cláusulas, documentos asociados entre otros.
2.1. Iniciar Sesión
El usuario deberá conectarse desde un equipo asociado a la intranet
del IDEXUD, ingresando al sistema y deberá ingresar sus
credenciales de acceso: usuario y contraseña.
Imagen 18. Inicio de Sesión Módulo Contractual
Imagen 20. Interfaz principal para el usuario
2.2. Gestionar plantilla
Las plantillas hacen referencia a los modelos de minutas usados en la contratación los cuales están asociados a un tipo de contrato. Estas tendrán las cláusulas que son usadas comúnmente para ese tipo de contrato y tendrán la opción de ser utilizadas a la hora de crear un contrato.
El sistema tendrá plantillas como: ● Contrato de CPS ● Contrato de Arrendamiento ● Contrato de Pasantía
2.2.1 Creación
El usuario podrá crear una plantilla seleccionando el botón: “Crear Plantilla” en donde visualizará una ventana en la cual podrá ingresar datos como: tipo de contrato, alcance del objeto entre otras, también podrá agregar cláusulas a partir de las que ya han sido creadas en el sistema.
Imagen 21. Interfaz de Gestión de Plantilla
2.2.2 Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar plantilla podrá ver la lista de plantillas que han sido creadas en el sistema, con datos como el tipo de contrato entre otros, se podrá visualizar a detalle las cláusulas creadas seleccionando el ícono: . Además si el usuario desea
actualizar los datos de la plantilla podrá hacerlo dando clic al icono en la plantilla que desee actualizar ()Imagen . Interfaz de Gestión de Plantilla)
2.3. Gestionar cláusula
Las cláusulas hacen referencia a las condiciones que tiene un contrato, las cuales estarán asociadas a un tipo de contrato Ej. CPS(Contrato de Prestación de Servicios), y pueden ser utilizadas en la creación de contratos.
2.3.1 Creación
El usuario podrá crear una cláusula seleccionando el botón: “Crear Cláusula” en donde visualizará una ventana en la cual podrá ingresar datos como: nombre de la cláusula, descripción y además una vez haya guardado la información podrá agregar parágrafos a las cláusulas que ya se encuentran registradas en el sistema
dando clic en el botón
2.3.2 Consulta y Actualización El usuario al seleccionar la opción gestionar cláusula podrá ver la lista de cláusulas que han sido creadas en el sistema, con datos como el tipo de contrato entre otros, se podrá visualizar a detalle las parágrafos asociados seleccionando el ícono: . Además si el usuario desea
actualizar los datos de la cláusula podrá hacerlo dando clic al icono en la cláusula que desee actualizar (Imagen. Interfaz de Gestión de Cláusula).
2.3. Gestionar Contratos Los contratos podrán ser creados, consultados y actualizados a través de este ítem en donde se podrá agregar información primordial para luego ser añadida a las cláusulas previamente creadas en el sistema las cuales están asociadas a un tipo de contrato.
2.3.1. Creación
El usuario podrá crear una cláusula seleccionando el botón: “Crear Cláusula” en donde visualizará una ventana en la cual podrá ingresar datos como: proyecto, cdp, rp, información presupuestal entre otros clasificados en 6 pasos, una vez se haya guardado toda la información del contrato el usuario podrá cargar una plantilla dando clic en la opción cargar plantilla según el tipo de contrato asociado, además en caso de que no esté registrada una plantilla para el tipo de contrato, el usuario podrá crear una nueva plantilla, y cargar la información que diligenció previamente.
Imagen. Creación de Contrato: Paso 1
Imagen 23. Creación de Contrato: Paso 2
Imagen 24. Creación de Contrato: Paso 3
Imagen 25. Creación de Contrato: Paso 4
Imagen 26. Creación de Contrato: Paso 5
Imagen 27. Creación de Contrato: Paso 6
2.3.2. Consulta y Actualización
El usuario al seleccionar la opción gestionar contrato podrá ver la lista de contratos que han sido creadas en el sistema, con datos como el tipo de contrato entre otros, se podrá visualizar a detalle las cláusulas asociadas seleccionando el ícono: . Además si el usuario desea
actualizar los datos del contrato podrá hacerlo dando clic al icono en el contrato que desee actualizar.
2.4. Gestionar Acta de Inicio
Las Actas de Inicio hace referencia al documento mediante el cual en un contrato de prestaciones periódicas, o de fecha de inicio no determinada, las partes acuerdan dar inicio previo cumplimiento de los requisitos de legalización. Procede sólo cuando se ha pactado en el contrato que se requiere acta de inicio o que en el término de duración del contrato cuente a partir de la suscripción del acta de inicio. En la gestión podrán ser creados, consultados y actualizados a través de este ítem en donde el usuario podrá seleccionar el contrato al cual desee agregar un acta,y luego diligenciar la información asociada a este.
2.4.1. Creación
El usuario podrá crear un Acta de Inicio seleccionando el botón: “Acta de Inicio ” en donde visualizará una ventana en la cual podrá elegir el contrato asociado e ingresar datos respectivos, una vez se haya guardado toda la información del Acta de Inicio estará disponible el reporte en pdf en la sección: Listado de documentos Contractuales.
2.4.2. Consulta y Actualización
El usuario al seleccionar la opción gestionar Acta de Inicio podrá ver la lista de Actas de inicio creadas en el sistema con el número de contrato asociado, se podrá visualizar a detalle las acta de Inicio dando clic en el ícono: . Además si el usuario desea actualizar los
datos del Acta de Inicio podrá hacerlo dando clic al en el acta que desee actualizar.
2.5. Gestionar Otro si
Las Otro Si hacen referencia a la Modificaciones estructurales al contrato. En la gestión de Otro Sí ; podrán ser creados, consultados y actualizados a través de este ítem en donde el usuario podrá seleccionar el contrato al cual desee agregar un acta,y luego diligenciar la información asociada a este.
2.5.1. Creación
El usuario podrá crear un Otro Si seleccionando el botón: “Otro Si” en donde visualizará una ventana en la cual podrá elegir el contrato asociado e ingresar datos respectivos, una vez se haya guardado toda la información del Otro Si estará disponible el reporte en pdf en la sección: Listado de documentos Contractuales.
2.5.2. Consulta y Actualización
El usuario al seleccionar la opción gestionar Otro Si podrá ver la lista de Otro Si creadas en el sistema con el número de contrato asociado, se podrá visualizar a detalle las Otro Si dando clic en el ícono: . Además si el usuario desea actualizar los datos del Otro Si podrá
hacerlo dando clic al en el acta que desee actualizar.
2.6. Lista de documentos asociados al contrato
En este ítem el usuario podrá consultar la lista de documentos
asociados al contrato y descargar los documentos dando clic en el
ícono respectivo para guardar el formato en PDF.