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Manual de usuario
Aplicación Transición Voluntaria
Revisión:
12 de diciembre de 2017
Manual de Usuario
Aplicación para Transición Voluntaria
Página i de ii
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1
2. ACCESO A LA APLICACIÓN ................................................................................................. 2
2.1. SOLICITUD DE ACCESO ............................................................................................ 2
2.2. PÁGINA DE INICIO Y ACCESO AL SISTEMA .............................................................. 3
3. FLUJO DE TRABAJO DE LA APLICACIÓN ............................................................................ 6
4. PÁGINA PRINCIPAL (PARA EMPLEADOS) ........................................................................... 6
4.1. Formulario de registro del empleado ........................................................................ 7
4.2. Salir de la aplicación (log out): ............................................................................... 11
4.3. Solicitar Reconsideración ....................................................................................... 11
5. ROL RECURSOS HUMANOS ............................................................................................... 15
5.1. Pantalla Recursos Humanos .................................................................................... 15
5.2. Subir archivos suplementarios a la aplicación. ....................................................... 15
5.3. Añadir comentarios a la solicitud ........................................................................... 15
5.4. Someter expediente a Autoridad Nominadora ........................................................ 15
6. ROL AUTORIDAD NOMINADORA ...................................................................................... 15
6.1. Aprobar o denegar solicitud de empleado .............................................................. 15
7. MISCELÁNEOS................................................................................................................... 15
7.1. Cambiar contraseña (Todos los roles) ..................................................................... 15
7.2. Opciones para resumir y agregar datos (Administrativos) ..................................... 15
TABLA DE FIGURAS
Figura 1: Formulario para autorizar el acceso a roles de edición, análisis y aprobación de
solicitudes ....................................................................................................................................... 2
Figura 2: Pantalla de inicio y pasos para registrarse en el sistema ................................................. 3
Figura 3: Formulario para registrarse, previo a llenar el formulario de petición ............................ 3
Figura 4: Ejemplo de correo electrónico devuelto iniciando el proceso de solicitud ..................... 4
Figura 5: Formulario Activación de cuenta PTV ............................................................................ 4
Figura 6: Pantalla de entrada, luego de haberse registrado ............................................................. 5
Figura 7: Flujo de trabajo para el análisis y aprobación de la solicitud .......................................... 6
Figura 8: Pantalla Principal para el empleado solicitante ............................................................... 6
Figura 9: Opciones disponibles al entrar a la aplicación ................................................................ 7
Figura 10: Información básica del empleado .................................................................................. 7
Figura 11: Dirección residencial y postal del empleado. ................................................................ 7
Figura 12: Escoger oportunidades. ................................................................................................. 8
Manual de Usuario
Aplicación para Transición Voluntaria
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Figura 13: Información del empleo................................................................................................. 8
Figura 14: Registro de fechas usando el widget disponible ............................................................ 9
Figura 15: Botón para Crear solicitud ............................................................................................. 9
Figura 16: Forma confirmatoria ...................................................................................................... 9
Figura 17: Ejemplos de errores al llenar el formulario de información del empleado ................. 10
Figura 18: Registro finalizado ...................................................................................................... 10
Figura 19: Notificación vía email de su solicitud registrada en la base de datos de la aplicación 10
Figura 20: Salir de la aplicación o cambiar contraseña ................................................................ 11
Figura 21:Estatus de la solicitud ................................................................................................... 12
Figura 22: Reconsiderar solicitud ................................................................................................. 12
Figura 23: Escribir razones para reconsideración ......................................................................... 12
Figura 24: Someter Reconsideración ............................................................................................ 13
Figura 25: Validar antes de someter la reconsideración ............................................................... 13
Figura 26: Cambio de estatus de la solicitud ................................................................................ 14
Figura 27: Pantalla de inicio para el rol Recursos Humanos ........................................................ 15
Figura 28: Pantalla con listado (tabla) de solicitudes de empleados de su agencia ...................... 15
Figura 29: Pantalla rol Recursos Humanos con detalles de una solicitud .................................... 15
Figura 30: Botón para integrar archivos y documentos al expediente del empleado ................... 15
Figura 31: Añadir archivos suplementarios a una solicitud .......................................................... 15
Figura 32: Mensaje acción procesada en la base de datos de la aplicación .................................. 15
Figura 33:Información presupuestaria .......................................................................................... 15
Figura 34: Área de comentarios .................................................................................................... 15
Figura 35: Pantalla/forma para añadir comentarios ...................................................................... 15
Figura 36: Comentarios sometidos por Recursos Humanos ......................................................... 15
Figura 37: Enviar solicitud a Autoridad Nominadora................................................................... 15
Figura 38: Salir de cuenta: rol Recursos Humanos ....................................................................... 15
Figura 39: Inicio Autoridad Nominadora ..................................................................................... 15
Figura 40: Listado de empleados solicitantes: Autoridad Nominadora ........................................ 15
Figura 41: Encabezado Pantalla de la Autoridad Nominadora para un expediente ...................... 15
Figura 42: Autoridad Nominadora: Recomendar o Denegar solicitud de empleado .................... 15
Figura 43: Lista de razones para denegar solicitud ....................................................................... 15
Figura 44: Autoridad Nominadora: Someter Razón de Denegación ............................................ 15
Figura 45: Correo devuelto por la aplicación por cambio de estatus de la solicitud .................... 15
Figura 46: Cambiar contraseña ..................................................................................................... 15
Figura 47: Search report o herramienta de filtrado de récords ..................................................... 15
Figura 48: Resultados del filtro (Search) ...................................................................................... 15
Figura 49: Remover un filtro. ....................................................................................................... 15
Figura 50: Herramientas disponibles en Actions | Format ............................................................ 15
Figura 51: Herramienta para resumir datos: Group By. ............................................................... 15
Figura 52: Resultados de la aplicación de la herramienta Group By ............................................ 15
Figura 53: Remover resumen Group By ....................................................................................... 15
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Aplicación: Transición Voluntaria
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1. INTRODUCCIÓN La creación de esta aplicación responde a las disposiciones de la Orden Administrativa 05-2017
de la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico, en adelante “AAFAF”.
Dicha orden administrativa responde a la disposición del artículo 7.3 de la Ley 106-2017, en la
cual se faculta a la AAFAF a diseñar, implementar y facilitar programas de separación
voluntaria incentivada para empleados públicos de la Rama Ejecutiva y programas
voluntarios de oportunidades fuera del servicio público para empleados que así lo soliciten y
cumplan con los requisitos establecidos mediante reglamentación interna.
Esta aplicación tiene como propósito:
Establecer un registro de empleados públicos previamente evaluados y autorizados por su
agencia a solicitar al programa de renuncia voluntaria e incentivada y
Establecer un flujo de trabajo para la aprobación o denegación de dichas solicitudes.
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Aplicación: Transición Voluntaria
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2. ACCESO A LA APLICACIÓN
2.1. SOLICITUD DE ACCESO
Esta solicitud de acceso aplica solamente para las agencias que vayan a hacer cambios,
analizar y aprobar las solicitudes de empleados elegibles. Los accesos a estos roles de la
aplicación deberán estar autorizados por el jefe o directivo de cada agencia. Posteriormente, la
Unidad de Soporte Técnico (Help Desk) del Área de Tecnologías de Información de la Oficina de
Gerencia y Presupuesto generará los nombres de usuarios y contraseñas necesarias para acceder a
estos roles de la aplicación.
Figura 1: Formulario para autorizar el acceso a roles de edición, análisis y aprobación de solicitudes
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Aplicación: Transición Voluntaria
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2.2. PÁGINA DE INICIO Y ACCESO AL SISTEMA
La Página de Inicio del Sistema y los respectivos pasos para acceder al mismo se presentan en la
Error! Reference source not found.. La aplicación es accedida mediante el enlace:
http://transicionvoluntaria.pr.gov/
Registrarse:
Si es un nuevo usuario, deberá crear una cuenta dentro del sistema. Para esto, deberá pulsar el
botón Registrarse para abrir el formulario de creación de cuenta. El "usuario" siempre debe ser
su correo electrónico de gobierno ([email protected]) para que pueda recibir
confirmación de su ingreso al PTV vía e-mail, al igual que las notificaciones del proceso.
Figura 2: Pantalla de inicio y pasos para registrarse en el sistema
Aparecerá un formulario para que complete los siguientes campos requeridos: nombre,
apellidos, correo electrónico, y contraseña.
Figura 3: Formulario para registrarse, previo a llenar el formulario de petición
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Al terminar, haga clic en el botón Crear Cuenta para comenzar el proceso de solicitud de
Transición Voluntaria. Deberá esperar unos minutos para que el Sistema le devuelva un correo
electrónico validando su información. El siguiente es un ejemplo de solicitud de creación de
cuenta:
Figura 4: Ejemplo de correo electrónico devuelto iniciando el proceso de solicitud
Para continuar, haga clic en el enlace que aparece en esta oración dentro de este correo enviado:
Aparecerá otra pestaña (tab) en su navegador, que le llevará a otra pantalla en la aplicación.
En ésta, deberá escribir su dirección de correo electrónico y el código de validación (letras y
número). Cuando termine de escribir la información requerida, haga clic en el botón Habilitar
Cuenta.
Figura 5: Formulario Activación de cuenta PTV
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Si la información que escribió está correcta, le aparecerá una forma confirmatoria validándole el
proceso:
La aplicación le hará volver a la página de entrada.
Figura 6: Pantalla de entrada, luego de haberse registrado
Cualquier empleado del servicio público puede registrarse y llenar el formulario. Además, la
aplicación tiene varios roles para la edición (si es necesaria), análisis y aprobación de las
solicitudes, tales como: los roles de Recursos humanos de la agencia en que trabaja el empleado,
Autoridad nominadora (AN), Analista OGP y Gerente OGP.
Estos roles mencionados, tendrán otras funcionalidades, las cuales describiremos más adelante.
Ingrese su nuevo
nombre de usuario (su
dirección de correo
electrónico oficial de
su agencia).
Ingrese la contraseña
tal como la escribió en
la forma de registro
anterior.
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3. FLUJO DE TRABAJO DE LA APLICACIÓN
El flujo de trabajo de la aplicación se divide en los siguientes pasos:
Figura 7: Flujo de trabajo para el análisis y aprobación de la solicitud
4. PÁGINA PRINCIPAL (PARA EMPLEADOS)
La figura a continuación, presentará dos pestañas (tabs): Mi solicitud(es) y Solicitud del
empleado.
Figura 8: Pantalla Principal para el empleado solicitante
En este caso, el empleado no ha solicitado, y se presentará vacío el contenido en la pestaña Mi
solicitud(es).
Programa Transición Voluntaria
Empleado
Registrarse en la aplicación Llenar la solicitud
Someter solicitud
Recursos Humanos
Revisar/Editar solicitud
Añadir documentos
y certificaciones
Autoridad Nominadora
Revisar solicitud
Denegar solicitud Aprobar solicitud
Someter reconsideración
si es necesario
OGP
Analista:
Revisar solicitud
Someter recomendación
al Gerente presupuesto
Gerente:
Revisar solicitud
Someter recomendación
a la Autoridad Nominadora
(1)
Someter a la
Autoridad Nominadora
Reconsideración
ENDEND
(4)
(5)
(3)
(2)
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4.1. FORMULARIO DE REGISTRO DEL EMPLEADO
Para proceder con el registro, haga clic en la pestaña Solicitud del Empleado (vea figura 7). Podrá
ver entonces el formulario en el cual escribirá su información para registrarse en el sistema.
Figura 9: Opciones disponibles al entrar a la aplicación
La a continuación, muestra parte correspondiente a la información básica del empleado en este
formulario.
En el formulario deberá completar la información requerida: Información básica, Dirección
residencial y Dirección postal
Figura 10: Información básica del empleado
Los campos requeridos son aquellos que aparecen con un (*) asterisco rojo.
Continúe completando la información básica, esta vez la dirección residencial. En caso de que
su dirección residencial sea igual a la dirección postal, escoja la opción Sí, y la aplicación
llenará la información por usted.
Figura 11: Dirección residencial y postal del empleado.
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Más abajo en esta misma pantalla, en el apartado Oportunidades, escoja una o más opciones:
Figura 12: Escoger oportunidades.
Puede escoger para dejar su información general en el Banco de talentos que estará disponible a
posibles patronos interesados en sus habilidades y conocimientos adquiridos en el servicio público.
Además, puede optar por participar en otros programas de oportunidades de desarrollo, educación,
empresarismo y voluntariado que estén disponibles. Recuerde que esta sección es opcional tanto
para usted como para el Gobierno. Hacer alguna marca en estos encasillados de ninguna manera
compromete a ninguna de las partes.
La última sección corresponde a la información referente a su empleo. En esta sección escogerá
el nombre de su agencia, su puesto, unidad de trabajo, clasificación, fechas de inicio en el
gobierno y su agencia actual (puede ser la misma que su agencia de origen), años de servicio
(puede ser estimado, toda vez que será verificado por su departamento de Recursos Humanos),
salario bruto mensual y tipo de jornada. Indique, además si es usted un Empleado Elegible
que cuente con treinta (30) años o más de servicio acreditado y la edad requerida para acogerse
a los beneficios de retiro bajo la ley que rija el plan de retiro que le aplique, y desea acogerse a su
retiro.
Figura 13: Información del empleo
Los campos requeridos aparecerán en los encasillados con un asterisco (*) rojo.
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Figura 14: Registro de fechas usando el widget disponible
En los campos de fechas, usted puede escoger
el año y mes por separado en el formulario que
se activará. En caso de años anteriores al 2007,
deberá hacer clic en 2007 para que le
aparezcan los años anteriores:
Recuerde hacer clic encima del día de inicio
para que la fecha aparezca registrada.
Una vez terminado de llenar el formulario y los campos requeridos han sido completados,
entonces podrá pulsar el botón Crear solicitud, localizado en la esquina inferior derecha de la
pantalla, para que se lleve a cabo el registro de su información en la base de datos de esta
aplicación.
Figura 15: Botón para Crear solicitud
Le presentará la siguiente forma confirmatoria, en la cual lee que usted certifica que la
información es correcta. Presione el botón OK para continuar.
Figura 16: Forma confirmatoria
Si no completó el formulario correctamente, le aparecerá una lista con los errores. Este es un
ejemplo:
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Aplicación: Transición Voluntaria
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Figura 17: Ejemplos de errores al llenar el formulario de información del empleado
Corrija los errores y vuelva a pulsar el botón Crear solicitud.
Al lado superior izquierdo de la pantalla, le aparecerá una notificación (Action Processed),
confirmando la creación de su expediente:
Le aparecerá el estatus de la solicitud en el formulario.
Usted puede, en cualquier momento, cancelar su solicitud al programa PTV, usando el botón
Cancelar, que aparece en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Figura 18: Registro finalizado
Finalmente, recibirá vía email una notificación sobre su registro en la base de datos:
Figura 19: Notificación vía email de su solicitud registrada en la base de datos de la aplicación
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Lo próximo será la evaluación, análisis y aprobación o denegación de su solicitud por parte de su
agencia y las otras encargadas de analizar y aprobar/denegar las solicitudes. Usted puede entrar a
este sistema en todo momento para:
Ver el estatus de su solicitud.
Cancelar su solicitud al programa.
4.2. SALIR DE LA APLICACIÓN (LOG OUT):
Para salir de la aplicación, vaya a la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en su
nombre de cuenta (coincide con su email oficial).
Haga clic en la opción Salir.
Figura 20: Salir de la aplicación o cambiar contraseña
Notará que además que usted puede cambiar su contraseña en cualquier momento, usando el
botón Cambio de Contraseña.
4.3. SOLICITAR RECONSIDERACIÓN
Si la Autoridad Nominadora (la gerencia de su agencia) deniega su solicitud, usted tiene
derecho de someter solamente una reconsideración.
Deberá entrar en la aplicación Transición Voluntaria para ver su expediente.
http://transicionvoluntaria.pr.gov/
Una vez entre a la aplicación con su nombre de usuario y contraseña, deberá hacer clic en la
pestaña Mi Solicitud(es).
Verá el estatus de su petición:
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Figura 21:Estatus de la solicitud
En este caso, en la columna Estatus de la Solicitud lee “Denegado”.
Para proceder con la petición de reconsideración, vaya al apartado Reconsideración a la derecha
de la pantalla y haga clic en el botón Sí.
Figura 22: Reconsiderar solicitud
Aparecerá la forma Solicitud de Reconsideración, en la cual verá la fecha de su petición y el
tiempo que dispone usted para pedir reconsideración.
Utilice la caja de texto para escribir sus razones…
Figura 23: Escribir razones para reconsideración
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Al final de esta Solicitud de Reconsideración, aparecerá el botón Someter Reconsideración.
Figura 24: Someter Reconsideración
Si está conforme con lo escrito por usted, pulse el botón Someter Reconsideración para llevar a
cabo esta acción y registrarla en la base de datos de la aplicación.
Aparecerá una forma confirmatoria para validar la información a someter. Si está seguro,
presione el botón OK.
Figura 25: Validar antes de someter la reconsideración
** Si realmente quiere validar la información, deberá hacer clic en el botón Cancel
y revisar el formulario anterior (Someter Reconsideración).
Al hacer clic en el botón OK, aparecerá esta notificación:
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Su estatus debe cambiar a continuación:
Figura 26: Cambio de estatus de la solicitud
La solicitud será procesada dentro término establecido por AAFAF.
Proceda a salir de la aplicación haciendo clic en el botón que muestra su email y escoja la opción
Salir.