MANUAL DE USO HERRAMIENTA DE ENVIOS

EMAIL MARKETING

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MANUAL DE USO HERRAMIENTA ENVIOS E-MAIL MARKETING El siguiente manual le indicará como gestionar envíos y usuarios desde la herramienta de E-mail Marketing. Veamos algunos puntos importantes.

CONFIGURAR: Esta página le permite gestionar la configuración predeterminada para su sistema. Incluye el nombre de dominio y dirección de correo electrónico, la página por defecto para suscribirse a los mensajes del sistema, encabezado / pie de página, etc A continuación y como ejemplo de configuración de la herramienta, le explicamos en esta sección cada componente y su uso.

Sistema de información Predeterminado

Dirección del sitio web Introduzca su sitio web sin la http://, por ejemplo, servimicro.es. La herramienta de Email Marketing utilizará esta opción para generar las URL de las referencias internas. Dejar predeterminado.

Nombre de dominio Ingrese el nombre de dominio de su servidor para su uso en los mensajes de email, como por ejemplo serviweb.es.

Persona encargada de este sistema Llegarán a esta dirección (junto con las direcciones definidas en CC cuando se envía el mensaje), todos los correos electrónicos, las notificaciones de las suscripciones, las confirmaciones, cambios en las preferencias del usuario, etc. Por ejemplo: webmaster@servimicro.es

Campo CC en el sistema de mensajes de correo electrónico Introduzca la dirección de correo electrónico de personas (generalmente otros administradores) que también recibirán copias de las notificaciones, suscripciones, las confirmaciones de suscripción, cambios en las preferencias del usuario, etc, que reciba la "persona encargada del sistema".

# Editar lista de las personas a CC en el sistema de mensajes de correo electrónico (separados por comas) Los beneficiarios de los informes de E-mail Marketing Escriba las direcciones de correo electrónico que deben recibir los informes de Email Marketing, a través de la cual se verá reflejado el tratamiento de la cola de mensajes, rebotes, etc

# Quien recibe los informes (dirección de correo electrónico, aparte de múltiples mensajes de correo electrónico con una coma) Direccion que figura en el campo “Desde”. Aquí puede definir la dirección de correo electrónico que se muestra como el remitente del sistema de mensajes.

Tambien se puede editar el nombre de persona u organización que aparece en el campo, por ejemplo Webmaster. Si este campo se deja vacío, entonces sólo mostrará la dirección de correo electrónico definida anteriormente.

Dirección de correo electrónico a la que contesta el sistema de mensajes Es la direccion a donde llegaran los emails que los usuarios respondan.

Sistema de mensajes por defecto / subscribe páginas

Puede utilizar algunos Marcadores en su sistema de mensajes. Marcadores de aspecto [SOMETEXT], donde SOMETEXT puede ser diferente. Algunos marcadores útiles son:

• [SITIO WEB] - la dirección escrita en su sitio web • [Dominio] - el texto que escribes para tu dominio • [SUBSCRIBEURL] - la ubicación de la página suscribirse • [UNSUBSCRIBEURL] - la ubicación de la página de cancelación de suscripción • [PREFERENCESURL] - la ubicación de la página donde los usuarios pueden actualizar sus

datos • [CONFIRMATIONURL] - la ubicación de la página donde los usuarios tienen que confirmar su

suscripción.

Cuando sea enviado el template no es necesario completarlo sino ubicar las etiquetas [UNSUBSCRIBEURL]

Mostrar automáticamente “suscribirse” solo si hay una lista activa

Normalmente, si usted ofrece varias listas (boletines informativos) la herramienta le mostrará una lista de boletines informativos, de modo que el usuario puede elegir a la que quiere suscribirse.

Sin embargo, cuando usted ofrece sólo una lista, puede determinar si la herramienta de Email Marketing debería o no el formulario para suscribirse a la misma.

Ancho de Textline campos de formulario

# Modificar la anchura de un campo de texto (numérica) 40 Tamaño de texto de campos de formulario

# Modificar las dimensiones de un campo de texto (filas, columnas) 10, 40 Hacer que el admin obtenga copias de lo que se suscriben, actualizan y den de baja mensajes (0/1)

Elegir verdadero o falso según corresponda. Por predeterminado incluimos falso.

Suscribir la página por defecto cuando existen varias Si usted tiene varias páginas de suscribirse, se puede determinar la cantidad obligatorio mínima de ingreso.

# El valor por defecto editar suscribirse página cuando hay múltiples 1 Template HTML utilizado por defecto cuando se envia un mensaje Si tiene varias plantillas HTML, puede definir una predeterminada

URL por defecto donde los usuarios pueden (des) suscribirse o realizar actualizaciones, etc

# URL de edición donde los usuarios pueden suscribirse http://www.servimicro.es/serviweb/?p=subscribe # URL de edición donde los usuarios pueden darse de baja http://www.servimicro.es/serviweb/?p=unsubscribe # URL de edición donde los usuarios tienen que confirmar su suscripción http://www.servimicro.es/serviweb/?p=confirm # URL de edición donde los usuarios pueden actualizar sus datos http://www.servimicro.es/serviweb/?p=preferences # URL de editar los mensajes que pueden enviarse http://www.servimicro.es/serviweb/?p=forward

Cambio sistema de mensajes personalizados cuando los usuarios se (des) subscriben y/o actualizan sus datos

Al crearse las páginas de suscripción, tendrá como configuración predeterminada lo que usted ingrese aquí.

Tenga en cuenta que algunos de estos mensajes del sistema, por ejemplo, la solicitud de confirmación de correo electrónico y el mensaje que reciben después de confirmar su suscripción, pueden ser más personalizados para cada uno de los que se suscriben a la página

# Editar Asunto del mensaje los usuarios reciben cuando se suscriban Solicitud de confirmación # Editar los usuarios recibir mensajes cuando se suscriban Le damos la bienvenida a nuestra lista de correo (s) ... Alguien, esperemos que usted, ha suscrito su dirección de correo electrónico a las siguientes listas de correo: [Listas] Si esto es correcto, por favor haga clic en este URL para confirmar su suscripción: [CONFIRMATIONURL] Si esto no es correcto, usted no necesita hacer nada, simplemente borrar este mensaje. Gracias

# Editar Asunto del mensaje los usuarios reciben cuando Darse de baja Adiós a nuestro boletín # Editar los mensajes que reciben los usuarios cuando se dan de baja: Adiós a nuestro boletín de noticias, sentimos sus desuscripción. Usted ha sido borrado de nuestros boletines de noticias. Este es el último correo electrónico que usted recibirá de nosotros. Hemos añadido a nuestra "lista negra", lo que significa que, no recibirá ningún boletín del sistema, excepto intervención manual de nuestro administrador. Si hay un error en esta información, puede volver a suscribirse: Por favor, vaya a [PREFERENCESURL] y siga los pasos. Gracias # Editar Asunto del mensaje los usuarios reciben después de confirmar su dirección de correo electrónico Bienvenido a nuestra lista de correo # Editar el mensaje los usuarios reciben después de confirmar su dirección de correo electrónico Bienvenido a nuestra Lista de Correo Por favor, mantenga este mensaje de correo electrónico para su posterior referencia. Su dirección de correo electrónico se ha añadido a las siguientes listas de correo: [Listas] Para cancelar la suscripción, por favor vaya a [UNSUBSCRIBEURL] y siga los pasos. Para actualizar sus datos y preferencias por favor vaya a [PREFERENCESURL]. Gracias # Editar Asunto del mensaje los usuarios reciben cuando han cambiado sus datos [Notificará] Cambio de la lista-Composición detalles # Editar el mensaje que se envía cuando los usuarios cambiar su información Este mensaje es para informarle de un cambio de sus datos en nuestra base de datos boletín Usted es actualmente miembro de los siguientes boletines: [Listas] [CONFIRMATIONINFO] La información sobre nuestro sistema para usted es el siguiente: [UserData] Si esto no es correcto, por favor, actualice su información en la siguiente ubicación: [PREFERENCESURL] Gracias

# editar el mensaje que se envía a su nueva dirección de correo electrónico cuando los usuarios cambiar su información, Al actualizar sus datos, su dirección de correo electrónico ha cambiado. Por favor confirmar su nueva dirección de correo electrónico, visite esta página web: [CONFIRMATIONURL] # Editar el mensaje que se envía a su antigua dirección de correo electrónico cuando los usuarios cambiar su información, # Y la dirección de correo electrónico ha cambiado Por favor tome Nota: al actualizar sus datos, su dirección de correo electrónico ha cambiado. Un mensaje se ha enviado a su nueva dirección de correo electrónico con una URL para confirmar este cambio. Por favor, visite esta página web para activar su membresía. # Editar Asunto del mensaje a enviar cuando los usuarios soliciten su localización personal Su localización personal # Editar el mensaje para enviar su solicitud cuando su localización personal Ha solicitado su ubicación para actualizar sus datos de nuestra página web. La ubicación está por debajo. Por favor, asegúrate de que utilice la línea completa como se menciona más adelante. A veces los programas de correo electrónico puede envolver la línea en múltiples líneas. Su ubicación es: [PREFERENCESURL] Gracias.

Encabezado y pie de página predeterminado para los mensajes

Pie de página predeterminado para el envío de un mensaje

# Editar pie de página por defecto para el envío de un mensaje -- Para anular su suscripción de esta lista visita [CANCELAR] Para actualizar tus preferencias visita [Preferencias] Que transmita este mensaje a alguien más visita [FUTURO]

Pie de página utilizada cuando un mensaje ha sido transmitido

# Editar el pie de página utilizada cuando un mensaje ha sido transmitido Este mensaje ha sido enviado a usted por [FORWARDEDBY]. Usted no ha sido automáticamente suscrito a este boletín. Para suscribirse a este boletín ir a la siguiente direccion: [Suscribirse]

HTML para el estilo de páginas públicas

Estos ajustes se aplican a todas las páginas públicas, por ejemplo, las páginas que muestran cuando los usuarios se suscriben, desuscriben, o los cambios de preferencias.

Cabecera de las páginas

Cabecera de pagina. el encabezado debe comenzar con </head> . Puedes agregar elementos a la cabecera, pero no agreges el título u otros elementos básicos de la cabecera Pie de página públicas

Caracteres para mensajes HTML

Con este ajuste se puede especificar los caracteres de los mensajes HTML. Si está utilizando especiales (con acento) los caracteres de mensajes, se recomienda el uso de UTF-8

# Editar caracteres de los mensajes HTML ISO -8859 -1

Caracteres para mensajes con texto plano

Con este ajuste se puede especificar los caracteres para los mensajes de texto. Si está utilizando especiales (con acento) los caracteres de mensajes, se recomienda el uso de UTF-8

# Edición de caracteres para los mensajes de texto ISO -8859 -1

CSS para los mensajes HTML sin una plantilla

Si envía mensajes en formato HTML sin necesidad de utilizar una plantilla, la siguiente declaración de estilo CSS se insertan en el mensaje. Por favor, cambiarlos para que coincida con las preferencias de su plantilla.

Dominios que aceptan solamente email del texto, uno por línea

Algunos dominios aceptan sólo los mensajes basados en texto. Puede especificar estos campos en este cuadro de texto mediante la introducción de un dominio por línea.

FCKeditor

Tamaño de la ventana de la zona FCKeditor

Puede cambiar el tamaño de la FCKeditor área de trabajo para que coincida con sus preferencias, cambiando los siguientes valores (píxeles).

# Ancho de edición en px de FCKeditor Area 600 # Editar en px Altura de la Zona FCKeditor 600

OPCIÓN ENVIAR MENSAJES: La herramienta le permite enviar un mensaje a la lista (s) de los usuarios. Aquí nos encontramos con varias pestañas:

Contenido: puede incluir el campo “De” que le aparecerá al usuario y asunto junto con el contenido (sin plantilla aun). Puede generar antes desde aquí la prueba correspondiente para ver como sale. Formato: Usted puede elegir como desea enviar el mensaje si en formato texto plano o html. Y elegir aquí la plantilla que quiere utilizar. Enviando nuevamente la prueba que desee. Adjunto: Puede adjuntar un archivo que será enviado junto con el mensaje. Añadir tantos archivos adjuntos al mensaje que desee, pero el número que aparece aquí se define en su configuración. Algo importante a tener en cuenta: los archivos adjuntos serán incluidos en mensajes de correo electrónico HTML, y se añadirá como un enlace a la página web en formato de texto. Esto se hace para no saturar la casilla del destinatario. Criterios: Dependiendo de la configuración de su sistema, puede utilizar una base o avanzado proceso de selección de criterios. En ambos casos, la elección de los criterios es importante si desea llegar a la audiencia adecuada para el mensaje. En esta pestaña podrá segmentar la lista en base a criterios que usted designe, por ejemplo enviar solamente mensajes a mujeres. Listas: Las listas que están disponibles son las listas que usted posee. Puede seleccionar para enviar su mensaje a todas las listas de las que es propietario, o de cualquier combinación de las listas. Debe elegir al menos una opción para enviar un mensaje. También puede seleccionar las listas que desea excluir. Si un usuario está en una lista de excluidos, él / ella no recibirá el mensaje, incluso si él / ella está en las listas que usted ha seleccionado.

Pasos para enviar un mensaje: 1 ) Rellene con la información que se pide en las pestañas que hay debajo. El requisito mínimo para que un mensaje sea válido es que esté rellenada la pestaña «Contenido». IMPORTANTE: No se olvide de salvar sus cambios antes de pasar a otra pestaña o se perderán.

• Antes de pasar a otra pestaña deberá salvar cambios, de lo contrario se perderán los datos. 2) Para enviar el mensaje diríjase a la Pestaña “Listas” y seleccione las listas a quienes desea realizar el envío del mensaje.

Ejemplo: de listas disponibles.

3) Para terminar un mensaje y enviarlo escoja la pestaña «Listas», escoja sus listas y haga clic en «Enviar el mensaje a las listas seleccionadas». 4) Se abrirá una nueva pantalla el cual deberá presionar el link «procesar la cola de mensajes».

5) Una vez presionado procesar la cola de mensajes en pantalla podrá observar los resultados del proceso de cola de mensajes:

CONSEJOS ÚTILES A LA HORA DE ENVIAR UN EMAIL A continuación le proporcionamos una serie de datos útiles a tener en cuenta:

1- Asegurarse que todas las formas de contacto estén correctamente expresadas

2- Repasar la ortografía

3- Chequear que los links lleven verdaderamente a donde queremos y a la versión de contenidos que queremos. Esto se logra enviando un email de prueba.

4- Si es necesario incluir alguna cláusula de aviso legal referente al envío por más que ya se haya cumplido el doble clic para darse de alta (formulario + mail de confirmación).

5- Enviar siempre una prueba simple, para chequear como llegan las dos versiones: una html y una de texto plano.

6- Asegurarse la correcta creación de la plantilla: para ello se recomienda enviar pruebas múltiples a diferentes gestores de correo (por ejemplo Hotmail, gmail, ono, Outlook, etc). Esto se debe a que no todos los correos toman de manera similar las plantillas en sus navegadores.

7- Generar el envío en especial los lunes, martes o miércoles a la noche, para que el usuario los lea el martes, miércoles o jueves a primera hora de la mañana.

8- El envío automático de emails es cada 5 segundos. Esto se hace para evitar el SPAM, lo cual implica una cierta tardanza en el envío. Para ello recomendamos entonces: - Que los emails se manden a última hora del día - Dejar desde el comienzo al final, el explorador abierto sin efectuar ninguna acción.

9- Se puede configurar una direccion email que chequee que los envíos se realizaron correctamente.

Marcadores dentro del mensaje: Un marcador de posición es una palabra especial encerradas en paréntesis cuadrados, que está en los datos que se inserta más adelante en el código HTML y / o mensaje de texto. En la herramienta, tienen marcadores de posición para el lugar dinámico de datos y proporcionar una forma eficaz de personalizar los mensajes.

MARCADORES DESCRIPCION

[CONFIRMATIONURL] La URL con el UID del usuario utilizado para la solicitud de confirmación de correo electrónico

[CONTENT] Aquí es donde el contenido del mensaje (cuerpo) se inserta. Cada plantilla debe tener un [contenido] marcador de posición

[DOMAIN] Su dominio, por ejemplo, serviweb.es

[EMAIL] El usuario de la dirección de correo electrónico

[FOOTER] El mensaje de pie de página

[FORWARD]

Se puede añadir un enlace al mensaje que se remonta a su sitio web. Para rellenar un poco de forma, introduzca una dirección de correo electrónico y que se enviará el boletín de noticias relacionadas a la dirección de correo electrónico, como si se tratara de una transmisión del usuario.

[FORWARDFORM] Añade la entrada de correo electrónico a la casilla de mensajes HTML, y los puntos de vuelta a la página así como, para hacer el envío

[FORWARDURL] La ubicación (dirección URL con UID) para la transmisión de un mensaje

[LISTOWNER] El nombre del administrador que "posee" la lista

[LISTS] Proporciona una lista de las listas (boletines informativos).

[PREFERENCES] Un vínculo a la página de preferencias de ese usuario en particular (incluye un UID)

[PREFERENCESURL] La ubicación (dirección URL con UID) de un usuario de la página de preferencias, es decir, la página donde el usuario puede actualizar sus datos personales y preferencias

[SUBSCRIBE] Un enlace a la página de suscribirse

[SUBSCRIBEURL] La ubicación (URL) de la página suscribirse

[UNSUBSCRIBE] Un enlace (con UID) a la página de cancelación de suscripción

[UNSUBSCRIBEURL] La ubicación (dirección URL con UID) de la página de cancelación

[USERDATA] Los datos del usuario y las preferencias

[USERID] El UID del usuario

[USERTRACK] Esto permitirá insertar una imagen invisible tracker en su mensaje (sólo mensajes en formato HTML)

[WEBSITE] Su dirección del sitio web, por ejemplo http://www.serviweb.es

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OPCIÓN GESTIÓN DE USUARIOS Estas son funciones relativas a la gestión de usuarios. Puede enumerar y buscar usuarios, importar y exportarlos, o conciliar la base de datos para encontrar las entradas no válidas. Para ver qué usuarios están en cierta lista vaya a la misma y haga click en «ver miembros» Para la herramienta un usuario es, ante todo, un mensaje de correo electrónico registrado en la base de datos. Cada mensaje es un usuario y cada usuario tiene su propio archivo con los valores elegidos para cada atributo en el sistema. Dependiendo de que los atributos sean creados por los administradores del sitio, se puede agregar a un usuario mas información, además de su correo electrónico: por ejemplo: apellido, país, equipo utilizado, el color favorito, etc La gestión de usuarios le permite realizar operaciones con los usuarios de una forma fácil y rápida, para ello deberá ingresar a la sección Gestión Usuarios donde podrá realizar diferentes acciones. a- Conciliar usuarios La página ofrece varias opciones para mantener las listas de usuarios Algunas operaciones que puede llevar a cabo son:

• eliminar a todos los usuarios que no están inscritos a ninguna lista • encontrar usuarios que tengan un email no válido • cerciorarse de que todos los usuarios tienen una «uniqid» • marcar a todos los usuarios con email no válido «no comfirmado» • eliminar a todos los usuarios con emails no válidos • seleccionar a todos los usuarios para recibir html • seleccionar a todos los usuarios para recibir texto plano • marcar a todos los usuarios «confirmado» • Intentar (de modo automático) arreglar el email de usuarios que tienen emails no válidos • eliminar registros caducados de la base de datos • fundir usuarios duplicados

b- Importar usuarios Para importar usuarios se recomienda tener las direcciones en un archivo de texto plano (.txt) o en una hoja Excel donde solo haya una columna con todas las direcciones de emails. Estos archivos deben ser NEUTRO, es decir, sin tabulacion , ni “;”, etc, solo las direcciones de emails. Los pasos para importar son:

1- Ir a Gestionar usuarios 2- Importar usuarios 3- Una vez dentro, seleccionar “importar emails con valores distintos en los atributos” 4- Pinchar sobre Seleccionar Archivo o Examinar. Buscar el archivo .txt o .xls con las direcciones.

Recomendamos la utilización del txt. 5- Seleccionar el campo “Omit Invalid, Make confirmed immediately”. 6- Clic en el botón Import

c- Exportar usuarios Exportación de los usuarios utilizar los datos en cualquier programa de hoja de cálculo o como copia de seguridad. Para ello hay que seguir los siguientes pasos: 1- Ir a Gestión de usuarios 2- Exportar usuarios 3- Seleccionar las fechas “Del desde y el hasta”. Estas indicaran el parámetro de tiempo que desea conocer 4- Seleccionar las columnas que desea exportar 5- Pinchar en exportar 6- Luego abrir en WORDPAD 7- una vez dentro del archivo WORDPAD, se pueden ordenar los campos de la siguiente manera: - dentro de wordpad seleccionar todo el texto. - Formato > tabulaciones (en el menú de wordpad) - incluir 1 cm y pinchar en establecer, luego incluir 15 cm y presiona establecer. CONSEJOS DE USO PARA DEPURAR BIEN LA BASE DE DATOS: Existen algunos consejos interesantes para depurar la base de datos y evitar entre otras cosas: usuarios duplicados, usuarios con direcciones invalidad, etc, que pueden saturar la capacidad del servidor innecesariamente. Es importante hacerlo antes de enviar un email. Los pasos son: 1- Gestionar usuarios > Conciliar usuarios 2- Pinchar las opciones: - seleccionar a todos los usuarios para recibir html - fundir usuarios duplicados - arreglar el email de usuarios que tienen emails no válidos - eliminar a todos los usuarios con emails no válidos - eliminar a todos los usuarios que no están inscritos a ninguna lista: sirve para eliminar aquellos usuarios que se dieron de alta pero luego desde su perfil se quitaron de la lista. - Para eliminar a los usuarios que se inscribieron pero no confirmaron: seleccionar las fechas, esta opción es indicada para aquellos usuarios que se suscribieron a la herramienta pero nunca hicieron clic en el mail de confirmación (pasos necesarios para las políticas antispam) - Eliminar registros caducados de la base de datos - cerciorarse de que todos los usuarios tienen una «uniqid» - Eliminar todos los usuarios con más de correos rebotados: aquí se incluye la cantidad de emails rebotados que la herramienta tendrá en cuenta para eliminar al usuario, por ejemplo 15.