manual de supervision 2014

MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA

MANUAL DE SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA

Version: 01 Código:COC-MSI-01 Página 1 de 34

DECRETO N° 050

Por medio del cual se actualiza el manual de supervisión e interventoría para

el municipio de Santa Fe de Antioquia

EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, en uso de sus

facultades legales, en especial de las conferidas en la Constitución Política, las

Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, y

CONSIDERANDO

1. Que el desarrollo de la actividad contractual del Municipio de Santa Fe de

Antioquia, debe ceñirse a los postulados consignados en la Constitución Política,

las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto Reglamentario

1510 de 2013, y las demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan,

correspondiéndole al Alcalde dirigir la acción administrativa y asegurar el

cumplimiento de los fines de la contratación estatal, adoptando las medidas

necesarias para el ejercicio de la vigilancia y control de la ejecución y

cumplimiento de los contratos.

2. Que el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades

estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración

Pública deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las

funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por

virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que derivan

de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

3. Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función

administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y desarrollarse con

fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,

celeridad, imparcialidad y publicidad.




“Santa Fe de Antioquia, Ciudad de Oportunidades” e-mail: [email protected]

Palácio Consistorial Antonio Mon y Velarde, parque principal, Calle 9 Nº 9-22, telefono 853 30 73

4. Que se indago con los Supervisores y/ o Interventores sobre el conocimiento

de sus actividades y los procedimientos, lo cual se refleja la infracción de su

función.

6. Que se hace necesario estructurar un documento guía, que sirva de referencia

para ilustrar de manera óptima a todos los comprometidos en la contratación del

Municipio de Antioquia, articulando la actividad de Supervisión y /o la

Interventoría.

En mérito de lo expuesto, EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTA FE DE

ANTIOQUIA,

DECRETA

ARTÍCULO PRIMERO. ACTUALIZAR DEL MANUAL. Actualizar el Manual de

Supervisión e Interventoría, el cual rige para todos los contratos que suscriba el

Municipio de Santa Fe de Antioquia, en calidad de contratante o contratista, para

funcionarios y particulares que se desempeñen como Supervisores o

Interventores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del

presente decreto aplican para todos los contratos que adelanten las distintas

dependencias de la Administración Municipal.

ARTÍCULO TERCERO. PUBLICACIÓN. El presente decreto será publicado en, en

la página Web del Municipio de Santa Fe de Antioquia santafedeantioquia-

antioquia.gov.co/index.shtml.






ARTÍCULO CUARTO. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de

su publicación.

Dado en Santa Fe de Antioquia a los 06 días del mes de Mayo de 2014.

PUBLÍQUESE Y

CÚMPLASE

FREY LEON RODRIGUEZ VARGAS

Alcalde Municipal

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Nombre: Marcela Rodríguez Madrid Firma: Fecha:06 de Mayo de 2014

Nombre:Emily Elisa Coronado Garcés Firma: Fecha: 06 de Mayo de 2014

Nombre: Frey León Rodríguez Varga Firma: Fecha: 06 de Mayo de 2014

Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Secretaria General y de Gobierno

Cargo: Alcalde






CONTENIDO

GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS. 5

MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA 13

LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA SE ORIGINA EN LA EXISTENCIA DE UN COMPROMISO CONTRACTUAL PARA LA REALIZACIÓN DE CUALQUIER TIPO DE CONTRATO Y/O CONVENIO, SIENDO EL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR EL RESPONSABLE DE EJERCER LA VIGILANCIA DEL MISMO Y SU DESARROLLO. 13

I. OBJETIVO GENERAL DE LA SUPERVISON Y/O INTERVENTORIA 13

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA 14

III. MARCO LEGAL. 17

IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO 18

4.1. CONCEPTO DE ANTICIPO: 18 4.2. APERTURA DE LA CUENTA DE MANEJO DEL ANTICIPO 18 4.3. ENTREGA DEL ANTICIPO 19 4.4. MANEJO DEL ANTICIPO 19 4.5. LIQUIDACIÓN DEL ANTICIPO 21 4.6. REINTEGRO DE SALDOS DEL ANTICIPO A FAVOR DEL MUNICIPIO DE SANT A FE DE ANTIOQUIA 22 4.7. PAGO ANTICIPADO. 22 4.8. ENTREGA DEL PAGO ANTICIPADO 23

V. OBLIGACIONES DE LA SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 23

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. 30 DIAGRAMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO 32

VI. INFORMES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 32

6.1. INFORME MENSUAL. 33 6.2. INFORME FINAL 34






GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS.

Acta. Documento que suscriben el contratista y el interventor cuyo objeto es dejar

constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita,

mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de

cada uno de ellas y el plazo para su ejecución.

Acta de cambio de interventor y/o Supervisor. Documento que suscriben el

interventor y/o supervisor entrante y el saliente, cuyo objeto es dejar constancia

del cambio del interventor y/o supervisor, indicando el estado del proyecto y un

balance a la fecha de todos los pagos, trámites, documentos y asuntos

pendientes.

Acta de iniciación. Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de

la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de

perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de

actividades.

Acta de liquidación. Es el documento suscrito por quienes suscribieron el

contrato, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se

refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre

las partes.

Acta de mayores cantidades de obra. Documento que suscriben el contratista y

el interventor donde constan las cantidades que por su naturaleza pueden

ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato

y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales






el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a

ejecutarlas.

Mayores cantidades de obra. Cantidades que por su naturaleza pueden

ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato

y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales

el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a

ejecutarlas. Requieren de la expedición del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal y no de un contrato adicional.

Acta de recibo de obras de la Etapa de Construcción e iniciación de la Etapa

de Mantenimiento. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el

Interventor recibe a satisfacción las obras realizadas en la Etapa de Construcción

y se inician las actividades de la Etapa de Mantenimiento del contrato.

Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el

Interventor y/o supervisor recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los

servicios objeto del contrato.

Acta de reiniciación. Documento suscrito por las partes mediante el cual se

levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. El contratista

se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.

Acta de seguimiento del contrato: Documento en el que se describen los temas

tratados en una reunión o estado de la obra en el momento de una visita, dejando

constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de

cada uno de ellos, debe estar suscrita por quienes intervienen.






Acta de suspensión. Documento mediante el cual el Ministerio (representado por

el interventor y/o supervisor del contrato) y el contratista acuerdan la suspensión

del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese

del desarrollo del mismo.

Acta de recibo final de la Etapa de Preconstrucción e iniciación de la Etapa

de Construcción. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el

Interventor recibe a satisfacción las obras ejecutadas en la etapa de Pre

construcción y se inician las actividades de la Etapa de Construcción

Adición Contractual. Acuerdo celebrado entre el Municipio de Santa Fe de

Antioquia y el contratista para ampliar el valor de un contrato, cuando se requiera

para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con

la contratación.

Anticipo. Es una suma de dinero que entrega el municipio al contratista a título

de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es

decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda

debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega, este

anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del

cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

Avance del contrato. Relación controlada del progreso de las actividades

tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Documento expedido por la

secretaría de Hacienda o responsable del presupuesto, mediante el cual se

garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda






afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con

los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal.

Registro Presupuestal de Compromiso (RP). Documento expedido por la

secretaría de Hacienda o responsable del presupuesto; mediante el cual se

establece el monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las

obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que

correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.

Consultor. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le ha

adjudicado un contrato de consultoría, como es el caso de estudios y diseños para

proyectos o estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas

o proyectos específicos.

Contratista. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le

ha adjudicado mediante proceso de licitación pública, convocatoria, concurso o

contratación directa y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista

puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio, entre

otros.

Contrato. Acuerdo celebrado entre el Municipio de Santa Fe de Antioquia y el

oferente favorecido con la adjudicación de una convocatoria, concurso de méritos,

invitación, licitación pública o contratación directa, en el cual se fijan los valores,

cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y

obligaciones de las partes y los plazos para su liquidación.

Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho

público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas






privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un

objetivo común.

Contrato de concesión. Contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una

persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación,

organización o gestión, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o

uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada

prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del

concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de

una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o

en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma

periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de

contraprestación que las partes acuerden.

Contrato de prestación de servicios. Contrato que se suscribe para apoyo a la

gestión administrativa, se realizarán cuando se trate de fines específicos o no

hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.

Contrato de Consultoría. Contrato celebrado con un consultor, referido a los

estudios y diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio

de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos

específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y

supervisión.

Contrato de Obra. Contrato celebrado con un contratista para la construcción,

mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro

trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de

ejecución y pago.






Contrato de Suministro. Contrato que se suscribe con un proveedor para el

suministro de bienes o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados

con el cumplimiento de la misión institucional de las entidades.

Cuenta de anticipo. Cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del

anticipo que entrega el Municipio de Santa Fe de Antioquia, para ser manejada

conjuntamente por el contratista y el interventor y/o supervisor.

Imprevistos. Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente

contratadas que deberán ejecutarse previo acuerdo del justo precio de acuerdo a

las especificaciones técnicas.

Interventor y/o supervisor. Persona natural o jurídica que representa el

Municipio de Santa Fe de Antioquia ante el contratista y que está encargada del

control técnico, administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la

vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato durante la ejecución de un

proyecto.

IVA. Impuesto al valor agregado.

Obras complementarias. Obras que no están incluidas en las condiciones

iniciales del contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto

del contrato o son necesarias para su ejecución y que por lo tanto corresponden a

ítems no previstos, cuya forma de pago deberá pactarse con el contratista antes

de su ejecución, mediante un contrato adicional.






Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto y por el

supervisor e interventor por medio del cual se efectúa el pago por parte del

Municipio de Santa Fe de Antioquia, al contratista / consultor / proveedor y/o

prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas durante el período

respectivo y su liquidación de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el

contrato.

Otrosí. Documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea

adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas.

Plazo. Período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del

término para la ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato.

Prórroga: Acuerdo celebrado entre el contratante y el contratista para ampliar el

plazo de ejecución de un contrato.

Proveedor. Persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato de

suministro

Suspensión. Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato.

Unión Temporal: Asociación de dos o más personas, las cuales en forma

conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y

ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de

la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de

las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo

con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión

temporal.






Valor final del contrato. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones

efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato,

incluyendo los reajustes.

Vigencia. Término pactado en el contrato, equivalente al plazo para la ejecución

de las actividades, más el tiempo contractual pactado.






MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA

La supervisión y/o interventoría se origina en la existencia de un

compromiso contractual para la realización de cualquier tipo de contrato y/o

convenio, siendo el supervisor y/o interventor el responsable de ejercer la

vigilancia del mismo y su desarrollo.

I. OBJETIVO GENERAL DE LA SUPERVISON Y/O INTERVENTORIA

La supervisión y/o interventoría, es una función que cumple una persona natural o

jurídica, designada por el municipio, previo agotamiento del procedimiento

establecido en el manual de Contratación del municipio, para controlar, exigir,

colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los

trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia los

principios rectores de la ley de contratación estatal (Ley 80 de 1993), el decretos

reglamentarios 1510 de 2013.

El objeto de la actividad de supervisor y/o interventor es vigilar y controlar en

forma eficaz y oportuna la acción del contratista en las diferentes etapas del

proyecto contratado, para hacer cumplir el reglamento, las especificaciones

técnicas, tiempos y cronogramas, las actividades administrativas, legales,

contables, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los

respectivos contratos.

La supervisión y/o interventoría nace en un proyecto a raíz de la celebración de un

contrato de obra, de consultoría, de concesión, de suministro, de prestación de






servicios, entre otros, siendo el supervisor y/o interventor, el responsable del

contrato en su ejecución desarrollo y liquidación.

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA

La supervisión y/o interventoría, implica una posición imparcial, por lo tanto, en la

interpretación del contrato y en la toma de decisiones, la supervisión y/o

interventoría debe ser consecuente en sus objetivos principales:

Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una

labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación,

labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del

desarrollo del contrato si la ejecución se ajusta a lo pactado.

Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el supervisor y/o interventor

pide al Contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata,

incorrecciones, que no afecten la validez del contrato o la ejecución del

mismo. Esta facultad la ejerce cuando solicita la imposición de una sanción

por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la

viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas.

Exigir: En la medida que la función de la Supervisión y/o Interventoría

encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está

cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la

obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción

de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de

voluntades y las garantías ofrecidas para garantizar el cumplimiento.






Colaborar: La Interventoría y/o supervisión y el Contratista (constructor /

consultor / proveedor / prestador del servicio) conforman un grupo de

trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan

dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El

interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a

dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus

atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e

independencia frente al contratista.

Absolver: En cuanto a este objetivo, la supervisión y/o Interventoría es la

participe que en virtud del principio de inmediación, actúa como instrumento

de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el

desarrollo de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es

fundamental la comunicación entre las partes, el contratista (constructor /

consultor / proveedor) no puede ser totalmente autónomo y el Municipio de

Santa Fe de Antioquia no se pueden desentender en el desarrollo de la

obra o del servicio.

Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el

control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas,

sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto

del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la

supervisión y/o Interventoría logre este objetivo se hace necesario que

extienda su labor a una evaluación previa a la ejecución del contrato, en la

etapa de planeamiento.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el

control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y






nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de

correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los

problemas y la absolución de dudas; teniendo como principio básico las

relaciones en el trabajo. Para ello la supervisión y/o interventoría no deberá

desconocer los límites de sus atribuciones, entrometiéndose en campos

donde los contratistas sean autónomos y además se apersonara con

diligencia de las solicitudes que le hagan y que esté en la obligación de

atender.

Son también objetivos de la Supervisión y/o Interventoría, los siguientes:

Asegurar mediante una Interventoría y/o supervisión proactiva, la calidad

del desarrollo del objeto del contrato.

Representar al municipio de Santa Fe de Antioquia, para la adecuada

ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del

mismo sin ir en contra de la misión y los valores de este.

Informar al municipio de Santa Fe de Antioquia, en forma continua y

periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el

desarrollo del contrato, a través de informes semanales, mensuales o

especiales que deba presentar.

Supervisar y controlar la gestión técnica y administrativa desarrollada por

el contratista (constructor / consultor / proveedor / prestador del servicio)

para el cumplimiento de las obligaciones contratadas detalladas en el

contrato respectivo.






Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por

el contratista, a partir del reglamento y de la especificaciones técnicas

generales y particulares contratadas, así como de las obligaciones

pactadas.

Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se

desarrollen los contratos de obra, de consultoría, suministro, prestación de

servicios, entre otros, dentro de los presupuestos de tiempo e inversión

previstos originalmente.

Armonizar la interacción del contratante y contratista (constructor /

consultor / proveedor /prestador del servicio / entre otros) para el logro del

objetivo general del proyecto, así como la de obtener excelentes estudios

y diseños, obras, bienes, productos y servicios, que satisfagan las

necesidades de la comunidad o suministros adecuados y oportunos.

III. MARCO LEGAL.

Conforme lo establece el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 que adoptó el

Manual de Contratación del Municipio de Santa Fe de Antioquia, el interventor o

supervisor de los contratos o convenios celebrados por el Municipio de Santa Fe

de Antioquia, será el secretario de despacho de la dependencia interesada en la

contratación, a menos que el Ordenador del Gasto designe a un funcionario

diferente, previa solicitud de la Secretaria General y de Gobierno. En el evento que

no se hubiere designado un supervisor a un contrato y/o convenio, el supervisor

será el de la dependencia respectiva.

La función de supervisión es indelegable, cualquier modificación en la misma solo

podrá efectuarse por el respectivo Ordenador del Gasto.






El supervisor y/o interventor, debe ser consciente de sus derechos y obligaciones

y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus

obligaciones.

Dentro del desempeño de sus funciones, el supervisor y/o interventor debe tener

en cuenta el Manual de Contratación del municipio de Santa Fe de Antioquia, los

términos de referencia, las cláusulas consagradas en el contrato.

IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO

Por considerarlo de especial importancia, se aclaran los conceptos de anticipo y

pago anticipado.

4.1. Concepto de anticipo:

El anticipo se entiende como la suma de dinero que entrega el municipio al

contratista a título de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los

costos iníciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual.

Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique

tal entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá

exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.

4.2. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo

Previamente a la entrega del anticipo, la supervisión y/o intervención y el

contratista deben abrir una cuenta bancaria nombrada como anticipo de Contrato

MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA Nº _____ (número del contrato) con






________ (Nombre del Contratista), que será manejada de manera conjunta. A su

vez, deben llevar un registro que demuestre inequívocamente el saldo y las bases

que lo conforman. El supervisor y/o interventor es el responsable de este estado

contable.

4.3. Entrega del anticipo

La supervisión y/o interventora podrá autorizar la entrega del anticipo, una vez

perfeccionados y legalizados los contratos y/o convenios.

Para amortizar el valor del anticipo, al valor de cada pago y/o acta de recibo

parcial se le descontará el porcentaje correspondiente al anticipo, hasta completar

el monto total de éste.

4.4. Manejo del anticipo

Para el manejo del anticipo, deben tenerse en cuenta los siguientes

requerimientos:

• Los dineros provenientes del anticipo sólo serán invertidos de acuerdo con el

programa de inversiones, ajustado y debidamente aprobado por el supervisor y/o

interventor, quien además debe aprobar o no las cuentas de inversión y la relación

de gastos. Cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren en el

extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el programa

de inversiones, el supervisor y/o interventor deberá requerir inmediatamente al

contratista.






• La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones

contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del anticipo por parte del

Municipio.

• En caso de iniciarse el contrato sin que se haya girado el valor del anticipo,

podrán ser reembolsados al contratista los gastos que haya efectuado con sus

propios fondos y para la inversión del anticipo.

• Los equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o parcialmente con

fondos del anticipo, deben dedicarse exclusivamente a la ejecución del contrato y

permanecer en el sitio, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estén

destinados. Estos equipos no podrán retirarse de las obras sin la autorización

escrita del supervisor y/o interventor, quien debe asegurarse de este hecho.

• Los cheques correspondientes a la chequera de la cuenta del anticipo deben ir

firmados por el ordenador del gasto, contratista y el supervisor y/o interventor.

• Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta,

persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito)

ya que todo movimiento se hará por medio de cheques.

• El MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, podrá solicitar

informes sobre el movimiento de la cuenta.

• Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del MUNICIPIO

DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso.

• El manejo y custodia de la chequera estará a cargo del contratista.






• Los extractos bancarios serán remitidos directamente al Supervisor y/o

Interventor, quien al día siguiente debe entregarlos al contratista.

• El contratista debe presentar la relación de gastos previamente revisados y

aprobados por el Supervisor y/o Interventor.

• Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados

con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos

públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución del objeto

del contrato, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinación o su

apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes.

Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren

en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el

programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes

del anticipo se les dio una destinación diferente a la autorizada, será causal para

hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo.

Asimismo, los perjuicios ocasionados por un mal manejo del anticipo serán de

exclusiva responsabilidad del contratista y la Interventoría y/o supervisión.

.

4.5. Liquidación del anticipo

Invertida la totalidad del anticipo, el supervisor y/o interventor y el contratista

deben cancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán el

reintegro al MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, del saldo

de la cuenta si lo hay, mediante el mecanismo establecido para ello, además debe

presentarse:






• Certificación por parte de la entidad financiera donde conste la cancelación de la

cuenta.

• Constancia de anulación de cheques sobrantes.

• Constancia de cheques anulados por el contratista. Estos documentos se deben

guardar en la carpeta financiera.

4.6. Reintegro de saldos del anticipo a favor del MUNICIPIO DE SANT A FE

DE ANTIOQUIA

En muchas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecución

de la obra, ya sea debido a la terminación por mutuo acuerdo, liquidación

unilateral o incumplimiento en la ejecución. En caso que queden saldos en la

cuenta bancaria correspondiente al anticipo, estos deberán ser reintegrados al

MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, a través del siguiente

procedimiento:

• El supervisor y/o interventor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y

hace la respectiva conciliación.

4.7. Pago Anticipado.

Recursos públicos pagados en forma adelantada al contratista, los cuales

representan una verdadera forma de pago por la ejecución de un contrato y

pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligación






de cumplir con el objeto contratado y del deber del estado de velar por tal

cumplimiento.

Es importante aclarar que de acuerdo con la Directiva Presidencial Nº 4 del 4 de

abril de 2003 se indica que “salvo casos excepcionales plenamente justificados y

motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados”. Para casos

excepcionales se debe tener en cuenta:

4.8. Entrega del Pago Anticipado

El supervisor y/o interventor podrá autorizar la entrega del pago anticipado, una

vez perfeccionados y legalizados los contratos.

V. OBLIGACIONES DE LA SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR

1. Solicitar y recibir del MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el

caso, la información necesaria del contrato objeto de supervisión.

2. Abstenerse de iniciar la ejecución de los contratos y convenios hasta tanto no

se encuentren debidamente legalizados, velar por el cabal cumplimiento de las

obligaciones contenidas en el contrato o convenio; verificar el cumplimiento de los

requisitos para el pago del anticipo y/o los desembolsos correspondientes, hacer

un seguimiento permanente y detallado al vencimiento del plazo del contrato y/o

convenio.

3. Verificar que en la ejecución de los contratos de prestación de servicios y/o

consultoría, las actividades y/o productos realizados en desarrollo del respectivo

contrato deben encontrarse previstos en el objeto y obligaciones del mismo.






4. Revisar y estudiar los documentos e información en general suministrados por

el MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, con el propósito de

establecer criterios claros y precisos sobre el contrato, de modo tal que pueda

realizar de manera efectiva las labores encomendadas.

5. En caso que se requiera, efectuar una visita al sitio donde se ejecutará el objeto

contractual, con el fin de verificar sus condiciones y detectar posibles

modificaciones en el contrato y/o convenio.

6. Presentar el recurso humano disponible para la ejecución de los contratos de

Interventoría y de obra / consultoría / suministro, en caso de ser procedente, y

verificar que se cumpla con lo exigido en los Pliegos de Condiciones y/o términos

de referencia, en relación con los requisitos de los perfiles profesionales y el

tiempo de dedicación al contrato.

7. Elaborar y suscribir con el contratista el Acta de Iniciación del Contrato, cuando

ésta se haya establecido en el contrato y/o convenio respectivo.

8. Conocer los procedimientos internos de orden técnico, administrativo, legal,

financiero, social y ambiental establecidos en el MUNICIPIO DE SANTA FE DE

ANTIOQUIA, según el caso, para los contratos con el fin de realizar los trámites

correspondientes eficaz y oportunamente.

9. Cumplir y hacer que se cumplan las normas y especificaciones técnicas

vigentes, Términos de referencia, Pliegos de Condiciones y demás documentos

propios de los contratos y/o convenios.






10. Velar por el cumplimiento del cronograma, presentado por el contratista,

efectuando controles periódicos de las actividades programadas. En caso de

incumplimiento, se acordarán correctivos y ante reiteración en incumplimientos

informará por escrito a la secretaria donde se realizó los tramites del respectivo

contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria de Planeación e

Infraestructura).

11. Velar por que el contratista aporte oportunamente las pólizas que le imponga

el contrato, con el fin de colaborar con la legalización del mismo y/o sus prorrogas,

suspensiones, modificaciones o adiciones.

12. Asistir a las reuniones de seguimiento y demás programadas conjuntamente

con el Contratista. Elaborar y tramitar las Actas de las reuniones.

13. Cumplir con la entrega de informes parciales o definitivos de los contratos.

14. Cumplir y hacer que se cumpla con lo establecido en los Términos de

Referencia y/o Pliegos de Condiciones, en relación con los requisitos de los

perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación al contrato,

cuando así se haya previsto en los documentos señalados.

15. Cumplir y hacer cumplir el cronograma de obras y/o actividades.

16. Elaborar, revisar, suscribir y radicar en la secretaria donde se realizó los

tramites del respectivo contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria

de Planeación e Infraestructura) las actas y demás documentos necesarios para la

ejecución de los contratos, incluyendo cuentas de cuentas de cobo, de recibo

parcial o informe de actividades mensuales, Recibo a satisfacción, ajuste,






Suspensión, Reiniciación, Recibos de aportes a Seguridad Social Integral, entre

otras.

17. Mantener al día la documentación de los Contratos y /o convenios

debidamente archivada, controlar el archivo de supervisión y/o interventoría con la

finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato y remitir copia

de todos estos documentos a la Secretaria de Hacienda.

18. Exigir y verificar que el Contratista tenga afiliado a todo el personal a su cargo

al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y riesgos Laborales),

de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.

19. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, con lo establecido la

Ley relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes

parafiscales.

20. Llevar el control financiero de los Contratos que tenga a cargo.

Adicionalmente, de existir convenios con aportes de la comunidad, se les deberá

dar el mismo tratamiento de supervisión y/o interventoría que a los contratos del

MUNICIPIO.

21. En el evento en que en el contrato y/o convenio se contemple la adquisición de

equipos, herramientas, etc., el supervisor y/o interventor deberá efectuar el trámite

ante la secretaria donde se realizó los tramites del respectivo contrato (Secretaria

General y de Gobierno o la Secretaria de Planeación e Infraestructura) para el

ingreso de los bienes a los inventarios del MUNICIPIO y su entrada a almacén.

Igualmente una vez finalizada la ejecución del objeto convenido, deberá verificar

que tales equipos, herramientas etc., sean reintegrados al almacén.






22. Autorizar los desembolsos y/o pagos que se hayan establecido en el contrato

y/o convenio, previa verificación de los requisitos establecidos para el efecto. En

caso que se haya pactado la entrega de anticipo abrir la cuenta bancaria para el

manejo del anticipo, la cual deberá ser manejada conjuntamente con el contratista.

El supervisor y/o interventor es el responsable del estado contable de la cuenta.

23. Verificar y Aprobar mensualmente los informes de buen manejo de anticipo.

24. Efectuar las justificaciones que se requieran para modificar los contratos y/o

convenios.

25. Emitir un concepto técnico previo sobre la adición y/o prórroga solicitada

cuando debe adicionarse el valor y/o prorrogarse el plazo de ejecución del

contrato.

26. Solicitar por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, a la secretaria

donde se realizó los tramites del respectivo contrato (Secretaria General y de

Gobierno o la Secretaria de Planeación e Infraestructura), la adición, prórroga y/o

modificaciones a los convenios y/o contratos. La solicitud debe estar

suficientemente justificada, indicando el monto por adicionar y/o el tiempo por

prorrogar el plazo, así como los aspectos a modificar, y hacerse de acuerdo con lo

indicado en el Manual de Contratación.

27. Emitir un concepto técnico previo sobre las solicitudes de suspensión

efectuadas por el contratista y elaborar el acta de suspensión que formaliza las

decisiones tomadas, y remitirla oportunamente a la secretaria donde se realizó los






tramites del respectivo contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria

de Planeación e Infraestructura).

28. En los casos en que el Contratista incumpliera sus obligaciones contractuales,

el supervisor y/o interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento

de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, debe solicitar a la

secretaria donde se realizó los tramites del respectivo contrato (Secretaria General

y de Gobierno o la Secretaria de Planeación e Infraestructura) la aplicación de las

sanciones previstas en el Contrato.

29. Informar y remitir el informe de la identificación de los incumplimientos de las

obligaciones contractuales a la secretaria donde se realizó los tramites del

respectivo contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria de

Planeación e Infraestructura), con el fin de llevar a cabo el procedimiento

pertinente, así mismo realizar la tasación de la sanción que deba imponerse.

30. Revisar y suscribir con el contratista todas las actas generadas durante el

desarrollo del contrato.

31. Conocer, aprobar y exigir el cumplimiento del cronograma de ejecución del

objeto del contrato y/o convenio, y revisar los informes mensuales y final con el

avance en el cumplimiento de las mismas.

32. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Recibo Final de Obra

contratada, relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las

situaciones presentadas en el contrato de obra, tales como las prórrogas,

suspensiones, ampliaciones, mayores cantidades de obra, adiciones y estado de

la obra ejecutada. Así mismo, en dicha acta se deberán relacionar los manuales






de mantenimiento y conservación en caso de que los implementos contratados y

entregados por el contratista así lo requieran.

33. Recibir, estudiar y pactar los precios de obras no previstas presentados por el

contratista, para lo cual debe elaborar y presentar a la Secretaria de Planeación e

Infraestructura un cuadro comparativo de precios unitarios no previstos, un análisis

de precios unitarios, el cuadro de reversión de precios no previstos y el acta de

fijación de precios no previstos.

34. Revisar y aprobar la nueva programación para la ejecución del proyecto o la

nueva inversión actualizada presentada por el Contratista, toda vez que se

presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del contrato, o suspensión

del mismo, y que alteren su normal ejecución.

35. En los contratos de obra, verificar que se cumpla con la calidad de las obras

ejecutadas. Realizar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido

en las especificaciones técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de

los métodos constructivos, localización y nivelación de los elementos

estructurales, entre otros, en caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la

obra e informará por escrito a la Secretaria de Planeación e Infraestructura

(contratación). Así mismo, el supervisor/interventor deberá avalar técnicamente

todos los cambios o sustituciones en las especificaciones técnicas o en los

materiales inicialmente contratados que se realicen durante la ejecución de la

misma.

36. En contratos de obra, verificar las cantidades de obra establecidas en el

contrato a partir de la información suministrada, y presentar un informe a la

SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA sobre aspectos que






repercutan en el normal desarrollo del contrato, antes de suscribir el Acta de

Iniciación.

37. En contratos de obra, exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios

unitarios de todas las actividades incluidas en la lista de cantidades y precios o

índices representativos y efectuar su revisión. La información detallada de los

análisis será la base para nuevos análisis de precios unitarios que se requieran en

el desarrollo del contrato.

38. Elaborar el Informe Final de Supervisión y/o Interventoría.

39. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de terminación del contrato,

asumiendo así plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella

contenida, y en esa medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las

obligaciones contractuales de las dos partes.

Además de las obligaciones anteriores, el supervisor y/o interventor deberá

cumplir con las obligaciones consignadas en el manual de contratación del

Municipio de Santa Fe de Antioquia.

PARAGRAFO. En caso de retiro del supervisor y/o interventor se debe hacer

entrega de los informes sobre el estado actual del contrato o convenio al jefe de la

dependencia, quien solicitará la designación de otro supervisor al Ordenador del

Gasto.

Diagrama de flujo de las principales actividades en la ejecución del contrato.






Diagrama de Ejecución del Contrato y/o Convenio

VI. INFORMES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR

La supervisión y/o interventor en el transcurso de la ejecución del objeto del

contrato y/o convenio, debe presentar los informes necesarios, que reflejen el

avance y demás aspectos relevantes del contrato. Entre estos informes, se

destacan:

Antes de iniciar la ejecución, el supervisor y/o interventor debe asegurarse de que el contrato y/o convenio se encuentre legalizado. Una vez iniciada la ejecución, debe hacerse seguimiento permanente a la misma.






6.1. Informe Mensual.

Este informe describe el estado actual del contrato y presenta las

recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato y/o convenio, debe

contener:

- una descripción completa de las actividades ejecutadas; los atrasos

presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteadas y los

asuntos pendientes por resolver

- Verificar el pago oportuno de la Seguridad Social Integral por parte del

Contratista al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y

riesgos Laborales).

- El supervisor y/o interventor debe elaborar el recibo a satisfacción y enviarlo al

jefe de la dependencia del MUNICIPIO impulsadora del contrato y/o convenio.

Cuando se trate de contratos de obra, los informes mensuales deben ser

presentados por el interventor conjuntamente con el Acta de Recibo Parcial de

Obra, la cual debe especificar las actividades establecidas en el contrato, las

modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la descripción

de las actividades, cantidad y precios unitarios; esto para evaluar el cumplimiento

del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos

en el contrato de obra.

Igualmente se debe presentar la evaluación del cumplimiento de las obligaciones

contractuales, el cual la Dependencia a cargo del contrato y/o convenio, lo

estudiará en los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si

de este se concluye que existen méritos para aplicar multas, cuando éstas hayan

sido previstas, al día hábil siguiente se debe remitir a la secretaria de planeación e






infraestructura, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones

legales.

6.2. Informe Final

Una vez terminado el contrato, el contratista debe elaborar un informe que haga

memoria descriptiva del contrato, estableciendo diagnóstico inicial, actividades

desarrolladas, resultados obtenidos, inconvenientes presentados, observaciones -

recomendaciones y documentos anexos como resultado de la ejecución del

contrato evaluados por el interventor y/o supervisor.

manual de supervision 2014

Government & Nonprofit