manual de software uno contable

Introduccin

92CUENTAS POR COBRAR

91CUENTAS POR COBRAR

Introduccin

Objetivos del Mdulo

El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestin de Caja y cuentas por Cobrar. Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir el registro de transacciones representadas en Recibos de Caja, Notas de cartera, facturas directas, generacin de estados de cuenta, liquidacin de intereses, etc., como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa brindando informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

Actualizacin de Conceptos de Cartera

Elaboracin de Recibos de Caja

Elaboracin de Facturas y Notas de Cartera

Generacin de Consultas y Listados de Documentos

Generacin del Cuadre de Caja

Control de Cheques Devueltos

Manejo de Cheques Posfechados

Liquidacin de Intereses por Mora

Liquidacin de Descuentos por Pronto Pago

Estados de Cuentas

Generacin de Anlisis de Vencimientos por Edades

Generacin de reportes de Movimiento de Clientes

Generacin de Acumulados de Clientes

Manejo de Otros Reportes de Cartera

Generacin de Interfase Contable

Men Monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Cuentas por Cobrar. La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:

El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursor (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin. Diagrama del Proceso Operativo de CxC

Actualiza Conceptos de Cartera

El objetivo de este programa es permitir al usuario actualizar los diferentes conceptos que sern utilizados para grabar los registros de los documentos que se generan en el modulo. Estos conceptos son equivalentes a las cuentas contables con las cuales deben codificarse y registrarse los documentos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Conceptos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Conceptos de Cartera

Cdigo de concepto:

Corresponde al cdigo con el cual se identificara el concepto a actualizar en las diferentes transacciones, consultas y reportes del sistema.

Descripcin:

Campo alfanumrico utilizado para registrar el nombre del concepto.

Naturaleza:

Campo utilizado para identificar la naturaleza del concepto que se esta creando.

CxC:

Campo utilizado para identificar si el concepto que se esta actualizando va a manejar registros de cuentas por cobrar.

Retfe / Iva:

Campo para identificar si el concepto que se esta creando corresponde a cuentas de impuestos de Retencin en la Fuente o IVA. Cuando se capturan los indicadores 1 o 2 se debe diligenciar adems el porcentaje o tasa asociado al concepto.

Tasa de Retfte / Iva:

Corresponde al porcentaje de retencin en la fuente o Iva que tendr el concepto.

Destino Asociado:

Corresponde al cdigo de destino asociado a la cuenta equivalente al concepto que se esta actualizando. Normalmente para los conceptos de efectivo se activa el destino FC de Flujo de Caja.

Afecta Cupo Disponible:

Este indicador se utiliza para validar si las transacciones que se reporten en este concepto afectan, sea disminuyendo o aumentando, el cupo de crdito del cliente.

Captura Recibos de Caja

El objetivo de este programa es permitir al usuario registrar y generar los diferentes documentos de Recibos de Caja que se requiera capturar por concepto de recaudos de cartera o de otros ingresos de caja.


Al ingresar por la opcin 1 de Captura Recibos de Caja el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Captura de Recibos de Caja

Ref.:

Campo informativo de libre utilizacin por el usuario para diferenciar las transacciones de los usuarios. Posteriormente cuando se desea generar reportes se podr seleccionar una referencia en particular para conocer las transacciones registradas en cabeza de esta.

Lapso:

Corresponde al lapso contable donde se desea registrar el documento que se esta realizando.

Empresa:

Corresponde al cdigo de empresa donde se desea registrar el documento.

C.U.:

Corresponde al cdigo de centro de utilidad por el cual se desea reportar el documento que se esta realizando.

Documento:

Corresponde al tipo y nmero de documento que se desea realizar.

Fecha:

Corresponde a la fecha de elaboracin del documento.

Autor:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que aprueba el documento.

Elab.:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza o graba el documento.

D_Alt.:

Corresponde al documento alterno fuente de la transaccin.

Beneficiario:

Corresponde al cdigo del cliente o beneficiario a nombre del cual se desea elaborar el documento.

Sucursal:

Corresponde a la sucursal del beneficiario a nombre de la cual se desea hacer el documento.

Cobrador:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que gestiono o realizo el cobro. Se utiliza principalmente para liquidaciones posteriores de comisiones por recaudos.

Valor Docto:

Corresponde al valor por el cual se desea realizar el documento.

Se Refiere a Anticipos:

Se utiliza para identificar si el documento que se esta realizando, por ejemplo un RC de Recibo de Caja, corresponde a una transaccin de Anticipos. Esto se pregunta para actualizar los archivos de anticipos que sern considerados en la elaboracin de facturas de ventas.

Detalle:

Son 5 lneas de observacin de libre uso para el usuario. Normalmente se utiliza para registrar el motivo del documento.

Descomposicin del Valor del Documento.

Se debe digitar aqu de acuerdo con el medio de pago utilizado por el tercero. Cuando se trata de cheque o tarjetas, se debe informar adicionalmente al valor, el nmero, banco, cuenta, fecha de consignacin y nmero de aprobacin.

Cliente:

Corresponde al cdigo del beneficiario a nombre del cual se desea hacer el registro. El sistema sugiere el cdigo del beneficiario capturado en el inicio del documento, pero este se puede cambiar regresando a este campo con la tecla .

Suc:

Corresponde al cdigo de sucursal del beneficiario.

Concepto:

Corresponde al cdigo del concepto en el cual se desea registrar.

C.U.:

Corresponde al cdigo de centro de utilidad en donde se desea anotar el registro que se esta capturando en el documento.

Dbitos:

Se utiliza para registrar el valor de las transacciones con naturaleza Dbito.

Crditos:

Se utiliza para registrar el valor de las transacciones con naturaleza Crdito.

Aplicacin del Valor:

Documento:

Corresponde al tipo y nmero de documento sobre el cual se desea registrar el valor. Por ejemplo en la elaboracin de un RC, se puede afectar el saldo de una FV.

Detalle:

Corresponde a la lnea de detalle de la cuenta / registro.

Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor.

Modificacin / Retiro

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de un documento o recibo de caja capturado en la opcin anterior. Igualmente se permite retirar todo el recibo.


Al ingresar por la opcin 2 de Modificacin / Retiro el usuario deber informar el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad y tipo y nmero de documento. Cuando se desea hacer una modificacin se permite solamente para los datos bsicos del documento, como se presenta en el siguiente formato de pantalla.

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular un documento capturado en la opcin 1 del men. Normalmente se tratar de Recibos de Caja.


Al ingresar por la opcin 3 de Anulacin el usuario deber digitar el cdigo de lapso contable, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de documento a anular:

Recepcin Cheques Posfechados.

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer la captura de los cheques posfechados por concepto de recaudos o pagos de cartera. El modelo esta diseado para operar con cuentas de orden a favor y en contra, las cuales han sido previamente parametrizadas de tal forma que el usuario solamente deber capturar los datos bsicos del cheque, del cliente, y de la(s) facturas que se debern afectar cuando sea liberado y consignado definitivamente.

El sistema opera automticamente creando un vinculo con la cuenta por cobrar, de tal forma que al ser liberado el cheque para consignar, cancela automticamente las cuentas de orden y la cuenta por cobrar, restando al usuario solamente reportar la cuenta o concepto de Caja o Bancos.


Al ingresar por la opcin 4 de Recepcin Cheques Posfechados el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Recepcin Cheques Posfechados

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:


Fecha:


Autor:


Elab.:


D_Alt.:


Beneficiario:


Sucursal:


Cobrador:


Valor Docto:


Detalle:


Conceptos a Generar:

Concepto a Favor... C.u.:

Corresponde al cdigo del concepto de cuentas de orden a favor y al centro de utilidad donde se desea registrar el cheque posfechado.

Concepto en Contra... C.u.:

Corresponde al cdigo del concepto de cuentas de orden en contra y al centro de utilidad donde se desea registrar el cheque posfechado.

Informacin de Cheques:

Beneficiario:

Corresponde al cdigo del beneficiario y sucursal a nombre del cual se desea registrar la recepcin, captura de CxC y posterior liberacin del cheque posfechado.

Cheque Nro.:

Corresponde a los 4 ltimos dgitos del nmero del cheque a registrar.

Banco:

Corresponde al cdigo del banco al que pertenece el cheque posfechado.

Valor Cheque:

Corresponde al valor del cheque posfechado.

Fecha Con.:

Corresponde a la fecha de consignacin del cheque posfechado. Se utiliza para los diferentes reportes y consulta de cheques posfechados.

Observacin:

Lnea de observaciones o comentarios de libre uso para el usuario.

Concepto:

Corresponde al cdigo del concepto de cartera sobre el cual se desea capturar la informacin de facturas a afectar con el cheque posfechado.

C.U.:


Documento:

Corresponde al tipo y nmero de documento sobre el cual se desea registrar el valor.

Valor a Aplicar:

Corresponde al valor que se desea aplicar al documento seleccionado de cartera. Se debe capturar uno a uno los documentos relacionados con el pago, hasta que el valor a aplicar sea igual al valor del cheque posfechado.

Si se desea registrar ms cheques posfechados en el mismo documento, se debe proceder con la captura de los campos explicados. Para terminar la captura del documento se debe digitar .

Liberacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario liberar los cheques posfechados que han sido o van a ser consignados. Este proceso cancela automticamente los documentos y cuentas capturados en la recepcin de cheques posfechados.


Al ingresar por la opcin 5 de Liberacin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de campos de Liberacin de Cheques Posfechados

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:


Fecha:


Autor:


Elab.:


D_Alt.:


Beneficiario:


Sucursal:


Cobrador:


Detalle:


Conceptos a Generar:

Concepto a Favor... C.u.:

Corresponde al cdigo del concepto de cuentas de orden a favor y al centro de utilidad donde se registr el cheque posfechado.

Concepto en Contra... C.u.:

Corresponde al cdigo del concepto de cuentas de orden en contra y al centro de utilidad donde se registr el cheque posfechado.

Nmero de Registro:

Corresponde al nmero de registro del cheque que se desea liberar. Se tienen 3 opciones adicionales:

= Continua: Se utiliza para desplazarse al siguiente pantallazo para visualizar mas registros. Sirve para la bsqueda del registro que se desea liberar.

= Consulta: Se utiliza para consultar el detalle de un registro, conociendo el nmero de facturas y valores a aplicar.

= Todos los Cheques: Se utiliza para demarcar y liberar todos los registros de cheques posfechados del cliente seleccionado.

Cliente:


Suc:


Concepto:

Corresponde al cdigo del concepto en el cual se desea registrar. Normalmente se utilizara el concepto de Caja.

C.U.:


Dbitos:


Crditos:


Retiro de Cheques Liberados

El objetivo de este programa es permitir al usuario retirar y reversar la liberacin de cheques posfechados.


Al ingresar por la opcin 6 de Retiro, el usuario deber digitar el cdigo de lapso contable, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de recibo de caja que desea retirar. Una vez hecha esta seleccin el sistema despliega un formato de pantalla presentando los registros del proceso de liberacin. El usuario deber seleccionar el nmero de registro que desea retirar. Si se desea capturar un nuevo registro se debe ingresar nuevamente por la opcin de captura y terminar el documento.

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular un los documentos capturado en las opciones de recepcin y liberacin de cheques posfechados.



Impresin

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir los recibos de caja capturados en los programas anteriores.


Al ingresar por la opcin 9 de Impresin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Captura Facturas y Notas

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer la captura directa de facturas, por ejemplo en la captura de los saldos iniciales de cartera, y notas por los diversos motivos que se requiera en estas dependencias.


Al ingresar por la opcin 1 de Captura Facturas y Notas el usuario deber definir inicialmente si va a capturar facturas, notas dbito o notas crdito de cartera:

Captura de Facturas

La seleccin de captura de facturas se utiliza para grabar en la cartera aquellas facturas que no son elaboradas en el CMUNO y que su forma de pago es crdito. Igualmente se utiliza al inicio o arranque de la aplicacin para capturar los saldos iniciales de CxC.

Los campos que debe diligenciar el usuario son los siguientes:

Explicacin de los campos de Captura de Facturas

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:


Fecha:


Autor:


Elab.:


D_Alt.:


Beneficiario:


Sucursal:


Cobrador:


Valor Docto:


Detalle:


Cliente:


Suc:


Concepto:


C.U.:


Dbitos:


Crditos:



Documento:

Corresponde al tipo y nmero de documento sobre el cual se desea registrar el valor. Por ejemplo en la captura de una factura de venta, ser la misma: FV-XXXXX

Condicin de Pago : 000-00-00

Corresponde a los das de crdito, % de descuento financiero y das de limite para la validez del mismo.

Das de Gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia otorgados en el documento.

F_Vcto:

Corresponde a la fecha de vencimiento del documento. Se calcula con base en la fecha de elaboracin ms los das de la condicin de pago, ms los das de gracia.

Vlr_Dscto:

Corresponde al valor de descuento del documento. Es informativo.

Detalle:


Vendedor:


Captura de Notas Dbito

La seleccin de captura de Notas Dbito se utiliza para hacer cargos a la cuenta por cobrar, por ejemplo por cheques devueltos. Igualmente se utiliza al inicio o arranque de la aplicacin para capturar los saldos iniciales de CxC.


Explicacin de los campos de Captura de Notas Dbito

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:


Fecha:


Autor:


Elab.:


D_Alt.:


Beneficiario:


Sucursal:


Cobrador:


Valor Docto:


Detalle:


Se refiere a Cheque Devuelto (0=No, 1=Si)

Se utiliza para indicar que la nota dbito es por un cheque devuelto. Este indicador captura la informacin adicional del cheque devuelto y alimenta la informacin estadstica de la cartera del cliente.

Banco:

Corresponde al cdigo del banco de donde es girado el cheque.

Cheque:

Corresponde a los 4 ltimos nmeros del cheque devuelto.

Plaza:

Corresponde al cdigo o nombre de la plaza del banco.

Causal:

Observacin para capturar la causal de devolucin.

Valor Cheque:

Valor del Cheque Devuelto.

Cliente:


Suc:


Concepto:


C.U.:


Dbitos:


Crditos:



Documento:




Das de Gracia:


F_Vcto:


Vlr_Dscto:


Detalle:


Vendedor:


Captura de Notas Crdito

La seleccin de captura de Notas Crdito se utiliza para hacer abonos o cancelaciones en la cuenta por cobrar, por ejemplo por abonos de descuentos ganados por volumen, pronto pago, etc. Igualmente se utiliza al inicio o arranque de la aplicacin para capturar los saldos iniciales de CxC.


Explicacin de los campos de Captura de Notas Crdito

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:


Fecha:


Autor:


Elab.:


D_Alt.:


Beneficiario:


Sucursal:


Cobrador:


Valor Docto:


Detalle:


Cliente:


Suc:


Concepto:


C.U.:


Dbitos:


Crditos:



Documento:




Das de Gracia:


F_Vcto:


Vlr_Dscto:


Detalle:


Vendedor:


Modificacin / Retiro

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar los datos bsicos de una factura, nota dbito o nota crdito capturados en la opcin anterior. Igualmente se permite retirar todo el documento.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 de Modificacin / Retiro el usuario deber informar el lapso contable, cdigo de empresa, centro de utilidad y tipo y nmero de documento. Cuando se desea hacer una modificacin se permite solamente para los datos bsicos del documento, como se presenta en el siguiente formato de pantalla.

Anulacin

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular una factura o nota de cartera capturados en la opcin 1 del men. Normalmente se tratar de Notas de Cartera.



Impresin

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir las facturas y principalmente las notas de cartera en los programas anteriores.


Al ingresar por la opcin 9 de Impresin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Consultas / Listados de Documentos

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario hacer consultas o generar reportes de los documentos, recibos de caja, facturas y notas, capturados en los mens anteriores.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por las opciones de consulta o listado, el usuario deber diligenciar una serie de campos referentes a las opciones de seleccin de informacin. Un ejemplo de ello se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla correspondiente a la consulta por nmero de documento:

Una vez diligenciados los campos de seleccin de informacin, el sistema desplegara un formato de pantalla presentando los documentos seleccionados. El usuario podr digitar el tipo y nmero de documento que desea consultar y seguidamente se puede visualizar el contenido de este, como se puede apreciar en los siguientes ejemplos:

Las opciones de consulta / listado por cdigo de beneficiario, difieren un poco en los parmetros iniciales de seleccin, pero el contenido y nivel de detalle de la informacin es igual a las presentadas por las opciones de consulta / listado por nmero de documento:

Listados de Cuadre de Caja

El objetivo de estos programas es permitir al usuario obtener informes detallados de los valores registrados en Caja por cada uno de los tipos de transacciones que se han realizado en el sistema, y que su forma de pago o de recaudo haya sido efectivo, cheques o tarjetas. Igualmente se presentan las transacciones cuya modalidad de pago es a crdito.

Estos reportes permiten al usuario tener una idea clara y certera de los valores registrados tanto por ventas como por recaudos y notas de cartera.


Al ingresar por la opcin 1 o 2, el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacin. Se prev una opcin especial para generar el reporte por cada uno de los usuarios que hayan registrado transacciones:

A continuacin se presenta un ejemplo de los reportes de Cuadre de Caja:

Reconsignacin de Cheques Devueltos

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar las reconsignaciones de cheques para que estas queden consignadas en la historia del cliente. Este proceso no genera un documento, solo es informativo y estadstico.


Al ingresar por la opcin 1 de Reconsignacin el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Consulta / Listado de Cheques Devueltos

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un reporte de la historia de los cheques devueltos por cliente.


Al ingresar por las opciones 2 o 3 de Consulta y Listado el usuario deber informar el cdigo del cliente y la fecha a partir de la cual se desea visualizar la informacin, como se presenta en el siguiente formato de consulta:

Consulta de Documentos por Cheque

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una bsqueda en formato de consulta de los documentos, recibos y notas, asociados a un cheque, que por ejemplo, haya sido devuelto y reconsignado o tenga alguna problemtica especial.


Al ingresar por la opcin 4 de Consulta de Doc. Por Cheque el usuario deber digitar el cdigo de banco, nmero de cheque y lapso inicial de bsqueda:

Modificacin de Cheques Posfechados

El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar la fecha de un cheque que ha sido capturado originalmente como posfechado, y que por alguna razn especial se requiere postergar en su fecha de consignacin.


Al ingresar por la opcin 1 de Modificacin Cheque Posfechado el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

En este formato de pantalla se permite modificar la fecha de consignacin capturada en el documento y cheque posfechado.

Consulta / Listados de Cheques Posfechados

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta permanente o generar los reportes de los cheques posfechados pendientes de consignacin a una fecha especifica.


Al ingresar por alguna de las opciones el usuario deber digitar el cdigo de empresa, centro de utilidad y fecha hasta la cual desea visualizar los cheques posfechados pendientes de consignacin, como se presenta en el siguiente ejemplo de consulta:

Liquidacin Intereses por Mora

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar un archivo / listado de la liquidacin de intereses de mora, modificarlo, corregirlo, y posteriormente generar con base en este las notas dbito a los clientes por concepto de intereses de mora.

Tabla de Vencimientos Programados

El objetivo de este programa es predefinir las fechas de corte para la consideracin de vencimientos en la liquidacin de intereses de mora. El usuario podr definir por ejemplo una fecha (980520) y todos los documentos con fechas de vencimiento comprendidas entre el primer da del mes, o una fecha programada anterior, sern considerados a partir de la nueva fecha de vencimientos programados.


Al ingresar a la opcin 1 de Tabla Vencimientos Programados el usuario deber digitar las fechas que desea utilizar como corte y parmetro de liquidacin de das vencidos en la liquidacin de intereses de mora:

Generacin de Intereses

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los parmetros de liquidacin y generar el archivo de intereses de mora.


Al ingresar por la opcin 2 de Generacin de Intereses el usuario deber diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacin que se considerara para la liquidacin de intereses de mora:

De este proceso el sistema genera un reporte con el detalle de los registros de documentos seleccionados que hayan sido cancelados posteriormente a su fecha de vencimiento, o que estando vencidos no han sido pagados aun.

Actualizacin Manual

El objetivo de este programa es permitir al usuario accesar el archivo de liquidacin de intereses de mora generado en el proceso y actualizarlo de acuerdo a las necesidades que se requiera, por ejemplo para retirar algunos registros a clientes o facturas de las cuales se ha decidido no cobrar intereses.


Al ingresar a la opcin 3 de Actualizacin Manual el usuario deber diligenciar los campos relativos a la seleccin de informacin capturada en el proceso:

Una vez seleccionado el beneficiario que se desea actualizar, el sistema despliega un formato de pantalla con los documentos correspondientes a este incluidos en el proceso. En este se presenta la posibilidad de retirar los registros o modificarlos como se puede visualizar en las lneas finales de la pantalla:

Listado de Intereses de Mora

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del archivo de intereses de mora, antes de generar el proceso de generacin de notas a los clientes para ser revisado y/o aprobado.


Al ingresar por la opcin 4 de Listado el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de informacin del proceso:

Generacin de Notas Dbito

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las notas dbito o facturas para registrar los intereses de mora a los clientes, liquidados en el proceso.


Al ingresar a la opcin 5 de Generacin de Notas Dbito el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin, registro y contabilizacin de los documentos generados en el proceso.

Explicacin de Campos de Generacin de Notas Dbito de Intereses

Concepto:

Corresponde al cdigo del concepto de cartera sobre el cual se esta realizando el proceso.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa donde se realiza el proceso.

C.u.:

Corresponde al cdigo de centro de utilidad del proceso.

Beneficiario:

Se utiliza para seleccionar un beneficiario en particular. se usa para realizar el proceso a todos los beneficiarios incluidos.

C.u. y Tipo de Documento a Generar:

Corresponde al centro de utilidad y tipo de documento que se desea registrar y generar en el proceso.

Lapso:

Corresponde al cdigo del lapso contable donde se desea registrar los documentos a generar en este proceso.

Fecha del Documento:

Corresponde a la fecha de registro y contabilizacin de los documentos a generar.

Clase de Documento a Generar:

Se utiliza para que el usuario seleccione si desea generar Notas Dbito o Facturas.

Detalle y/o Concepto:

Es el detalle que se desea dejar como explicacin del proceso en los registros de cartera.

Autorizado Por:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que autoriza el proceso.

Elaborado Por:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza el proceso.

Cobrador:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que se desea registrar como cobrador en el proceso.

Intereses:

Corresponde al cdigo del concepto donde se desea registrar los documentos del proceso.

Destino:

Cuando el concepto anterior exige destino, se debe capturar el cdigo de este.

Rendimiento:

Corresponde al cdigo de concepto contrapartida para contabilizar los documentos de intereses a generar.

Destino:


I.V.A.:

Corresponde al concepto contrapartida para registrar el valor del Iva por Pagar generado en el proceso.

Destino:


Inicializacin de Archivos

El objetivo de este programa es permitir al usuario inicilizar los archivos de liquidacin de intereses y fechas de vencimientos programados cada mes. Normalmente se inicializa solamente el archivo de liquidacin y se conservan las fechas programadas. Este proceso se utiliza la primera vez para inicializar los archivos mencionados y poder generar el proceso de liquidacin descrito.


Al ingresar por a opcin 7 de Inicializacin de Archivos el usuario deber validar los siguientes campos correspondientes a las rutas de direccionamiento de los archivos de trabajo:

Descuentos por Pronto Pago

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar un archivo / listado de la liquidacin de descuentos de Pronto Pago, modificarlo, corregirlo, y posteriormente generar con base en este las notas Crdito a los clientes por concepto de pronto pago.

Tabla Pronto Pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario predefinir la tabla de parmetros de liquidacin del pronto pago. Por cada nmero de das de pronto pago, el usuario podr definir un porcentaje a otorgar.


Al ingresar por la opcin 8 de Tabla Pronto Pago deber diligenciar los siguientes campos:

Generacin de Descuentos (P.P.)

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los parmetros de liquidacin y generar el archivo de Descuentos de Pronto Pago.


Al ingresar por la opcin 9 de Generacin de Descuentos (P.P.) el usuario deber diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacin que se considerara para la liquidacin de descuentos por pronto pago:

De este proceso el sistema genera un reporte con el detalle de los registros de documentos seleccionados que hayan sido cancelados anticipadamente a su fecha de vencimiento.

Actualizacin Manual

El objetivo de este programa es permitir al usuario accesar el archivo de liquidacin de descuentos por pronto pago generado en el proceso y actualizarlo de acuerdo a las necesidades que se requiera, por ejemplo para retirar algunos registros a clientes o facturas de las cuales no ha decidido no otorgar el descuento.


Al ingresar a la opcin A de Actualizacin Manual el usuario deber diligenciar los campos relativos a la seleccin de informacin capturada en el proceso:

Una vez seleccionado el beneficiario que se desea actualizar, el sistema despliega un formato de pantalla con los documentos correspondientes a este incluidos en el proceso. En este se presenta la posibilidad de retirar los registros o modificarlos como se puede visualizar en las lneas finales de la pantalla:

Listado de Descuentos Pronto Pago

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del archivo de descuentos de pronto pago, antes de generar el proceso de generacin de notas a los clientes para ser revisado y/o aprobado.


Al ingresar por la opcin B de Listado el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de informacin del proceso:

Generacin de Notas Crdito

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar las notas crdito para registrar los descuentos de pronto pago a los clientes liquidados en el proceso.


Al ingresar a la opcin C de Generacin de Notas Crdito el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin, registro y contabilizacin de los documentos generados en el proceso.

Explicacin de Campos de Generacin de Notas Crdito

Concepto:

Corresponde al cdigo del concepto de cartera sobre el cual se esta realizando el proceso.

Empresa:

Corresponde al cdigo de la empresa donde se realiza el proceso.

C.u.:

Corresponde al cdigo de centro de utilidad del proceso.

Beneficiario:

Se utiliza para seleccionar un beneficiario en particular. se usa para realizar el proceso a todos los beneficiarios incluidos.

C.u. y Tipo de Documento a Generar:

Corresponde al centro de utilidad y tipo de documento que se desea registrar y generar en el proceso.

Lapso:

Corresponde al cdigo del lapso contable donde se desea registrar los documentos a generar en este proceso.

Fecha del Documento:

Corresponde a la fecha de registro y contabilizacin de los documentos a generar.

Detalle y/o Concepto:

Es el detalle que se desea dejar como explicacin del proceso en los registros de cartera.

Autorizado Por:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que autoriza el proceso.

Elaborado Por:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que realiza el proceso.

Cobrador:

Corresponde al cdigo de firma de la persona que se desea registrar como cobrador en el proceso.

Cartera:

Corresponde al cdigo del concepto de cartera o CxC donde se desea registrar los documentos del proceso.

Destino:


Descuento Pronto Pago:

Corresponde al cdigo de concepto contrapartida para contabilizar los documentos de notas crdito por pronto pago.

Destino:


Inicializacin de Archivos

El objetivo de este programa es permitir al usuario inicializar los archivos de liquidacin de pronto pago y tabla de das de pronto pago cada mes. Normalmente se inicializa solamente el archivo de liquidacin y se conservan las tablas. Este proceso se utiliza la primera vez para inicializar los archivos mencionados y poder generar el proceso de liquidacin descrito.


Al ingresar por a opcin E de Inicializacin de Archivos el usuario deber validar los siguientes campos correspondientes a las rutas de direccionamiento de los archivos de trabajo:

Consulta / Reporte de Estados de Cuenta

El objetivo de este grupo de programas es permitir hacer una consulta rpida o genera un reporte con los estados de cuenta de los clientes o de un beneficiario en particular.


Al ingresar por la opcin 1 de Consulta a la Fecha el usuario deber digitar el cdigo del beneficiario del cual se desea hacer el estudio de cuenta, a partir de este momento se despliega en formatos de pantalla el total de la informacin concerniente a la cuenta consultada:

La consulta a un corte se realiza para reconstruir el estado de la cuenta de un cliente a una fecha pasada especifica.

Al ingresar por la opcin 3 de Listado de Estados de Cuenta a un Corte el usuario deber diligenciar los siguientes parmetros de seleccin:

Anlisis de Vencimientos por Edades

El objetivo de estos programas es permitir al usuario generar los reportes del estado de la cartera por cliente, o por centro de utilidad, de forma resumida (Solo totales por cliente / rango) o detallada con el total de la informacin de los documentos pendientes.

Los listados se pueden generar a la fecha o a un corte. Igualmente el sistema presenta mltiples opciones de seleccin y ordenamiento de la informacin de acuerdo a las necesidades o gustos del usuario. Los rangos pueden ser modificados y el tipo de informacin a generar excluyente si se prefiere.


Al ingresar por la opcin 1 de Listado por Empresa a la Fecha el usuario deber diligenciar los parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

Los reportes de seleccin a un corte requieren diligenciar adicionalmente la fecha de corte, como se presenta en el siguiente formato:

Un ejemplo de la presentacin de los anlisis de vencimiento, se puede observar en los reportes anexos que se presentan a continuacin:

Circularizacin a la Fecha

El objetivo de estos programas es permitir al usuario generar estados de circularizacin o extractos de cuenta, para enviar a los clientes.


Al ingresar por la opcin 3 de Circularizacin a la Fecha el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin como se presenta en los siguientes formatos de pantalla:

El reporte de Circularizacin a una Fecha de Corte requiere adicionalmente que se informe la fecha de corte a seleccionar:

Un ejemplo de la presentacin de la circularizacin se puede observar en el reporte anexo que se presenta a continuacin:

Movimiento de Clientes

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar reportes de libros auxiliares de los clientes, con el detalle y seguimiento de las diferentes transacciones y registros de los clientes.

Consulta / Listado por Cliente / concepto

La presentacin de la consulta y reporte generados en las opciones por cliente / concepto tienen la forma de un libro auxiliar en el cual el usuario puede visualizar por fechas el comportamiento de la cuenta del cliente.


Al ingresar a la opcin 1 de Consulta por Cliente /Cpto el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de la consulta o el reporte. Posteriormente el sistema presenta la informacin solicitada, como se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla correspondientes a la consulta:

Consulta por Cliente / Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta por cliente de todos y cada uno de los documentos registrados en la cuenta por cobrar, con la posibilidad de hacer el seguimiento de todos los registros relacionados con este.

Por ejemplo se podr consultar una factura y visualizar los diferentes documentos, recibos de caja y notas, aplicados al documento.


Al ingresar por la opcin 2 de Consulta por Cliente / Documento el usuario deber diligenciar los campos bsicos de seleccin de la informacin:

El usuario puede digitar el tipo y nmero de documento del cual desea conocer el seguimiento de registros, abono y otros:

Esta consulta es de mucha utilidad para hacer el seguimiento de abonos y/o cancelaciones por documento.

Acumulado de Clientes

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario tener acceso a una consulta o reporte donde se puede visualizar los valores totales en formato de balance de prueba, de los movimientos por concepto / cliente o cliente / concepto registrados en un rango de tiempo seleccionado.

Consulta por Cliente / Concepto

El objetivo de este programa es permitir al usuario conocer los valores acumulados por cada periodo o lapso contable, de los movimientos en trminos de valores totales registrados por cada uno de los conceptos de cartera.


Al ingresar a la opcin 1 de Consulta por Cliente/Concepto el usuario deber diligenciar los campos relativos a la seleccin de la informacin que se desea consultar, como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

A continuacin se despliega en un formato de pantalla la informacin de los valores acumulados en el ao por cada cliente y en cada concepto:

Consulta por Concepto / cliente.

El objetivo de este programa es permitir al usuario consultar los acumulados por lapso de cada uno de los conceptos de cartera, o concepto / cliente, de los valores registrados en un ao especifico.


Al ingresar por la opcin 2 de Consulta concepto / cliente el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de informacin, como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

La informacin que se despliega tiene la misma presentacin que el detalle de la consulta por cliente / concepto presentada en el programa anterior.

Listado por Concepto

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los valores acumulados por cada periodo contable en un ao especifico, organizado por concepto con opcin de clasificar adicionalmente la informacin por vendedor, zona o sector.

La presentacin de este reporte tiene la figura de un balance de comprobacin de saldos, con columnas para saldo al inicio, dbitos, crditos y saldo al final.


Al ingresar por la opcin 3 de Listado por Concepto el usuario deber diligenciar los parmetros de seleccin de la informacin, como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Anlisis de Cupos de Crdito

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes del estado de los cupos de crdito de los clientes. El usuario tiene varas posibilidades de ordenamiento y seleccin de la informacin de acuerdo al anlisis que se requiera.

La presentacin del reporte incluye el ordenamiento que puede ser por cliente, o vendedor cliente, etc. y en columnas la informacin detallada del cdigo del cliente, nombre, valor cartera corriente, valor cartera vencida, total cartera, valor del cupo y saldo disponible.


Al ingresar por la opcin 1 de Anlisis de Cupos de Crdito el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Relacin de Recaudos

El objetivo de este programa es permitirle al usuario generar un reporte con diferentes opciones de ordenamiento y presentacin, de los recaudos realizados en un rango de tiempo seleccionado. Este reporte se puede generar por vendedor con la posibilidad de informar y liquidar un porcentaje por las ventas, en cuyo caso se presenta el detalle de los documentos de ventas, y 5 rangos de seleccin para determinar y liquidar los porcentajes de comisin por recaudos. Estos rangos son sugeridos pero el usuario los puede ajustar a las condiciones de su propia empresa.


Al ingresar por la opcin 2 de Relacin de Recaudos el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin, ordenamiento y liquidacin, de acuerdo a las necesidades de informacin que se requiera:

En los reportes anexos se puede visualizar un ejemplo de las caractersticas generales de informacin que se pueden obtener en este programa:

Anlisis de Recaudos Vs. Ventas

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer un anlisis del comportamiento de las ventas y los recaudos, por vendedor o globalmente, en un rango de tiempo seleccionado.


Al ingresar por la opcin 3 de Anlisis de Recaudos Vs. Ventas, el usuario deber diligenciar los parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin:

Un ejemplo se puede visualizar en el reporte anexo que se presenta a continuacin:

Movimientos por Documento

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte con los saldos y movimientos por cada documento, proyectado en rangos de vencimiento en cartera corriente y vencida a 30, 60, 90 y mas das.

Este reporte es de gran utilidad para conocer la descomposicin de los valores y documentos que afecta cada uno de los saldos de cartera.


Al ingresar por la opcin 4 de Movimiento por Documento el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:

Saldos de Cartera por Fecha

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los saldos de cartera por fecha. La presentacin general del informe es columnaria, donde se presenta la fecha de vencimiento, tipo y nmero de documento, cdigo y nombre del cliente, fecha de elaboracion del documento, plazo, das vencidos y valor o saldo.


Al ingresar por la opcin 5 de Saldos de Cartera por Fechas el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento del reporte:

Interfase de Recibos y Notas

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar el comprobante de ingresos para la contabilidad, a partir de los documentos de Recibos de Caja y Notas capturados. El sistema ofrece dos alternativas de contabilizacin, una va CGBATCH a travs de archivos planos, y la contabilizacin directa.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

Actualiza Equivalencias de Conceptos

Este programa permite al usuario definir y/o actualizar las equivalencias entre las estructuras del catlogo de conceptos de Cartera y los cdigos de cuentas de la contabilidad.


Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Equivalencias Cptos se debe crear una equivalencia para todos y cada uno de los conceptos definidos en el catlogo de conceptos de cartera. Los campos que se deben diligenciar se pueden visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Actualiza Equivalencias Destinos

Este programa permite al usuario crear equivalencias entre los catlogos de destinos asociados y destinos del sistema comercial CMUNO y los definidos en CGUNO, cuando estos son diferentes. Si el usuario tuvo la precaucin de crear estos catlogos en forma idntica, no necesita utilizar este programa.


Al ingresar por la opcin 4 de Actualiza Equivalencias Dest. Se deben diligenciar los siguientes campos:

Contabilizacin va CGBATCH

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar el comprobante de Ingresos a la contabilidad a partir de los documentos de Recibos de Caja, Notas y Facturas capturadas en el mdulo. Este comprobante se transmitir a travs de los archivos planos del sistema denominados CGBATCH y CGBATCH1. Esta opcin de contabilizacin se utiliza cuando teniendo las aplicaciones del sistema UNO, estas no se encuentran ubicadas en un mismo servidor o no estn intercomunicadas.

El archivo generado en CMUNO deber ser transmitido al directorio CGUNO y copiado en el subdirectorio de la empresa, o donde estn direccionados los archivos mencionados.


Al ingresar a la opcin 7 de Contabilizacin Va CGBATCH se debe diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin y nivel de detalle de la informacin que se desea generar en el comprobante de Ingresos:

Contabilizacin Directa

El objetivo de este programa es permitir al usuario generar el comprobante de Ingresos a la contabilidad a partir de los documentos de Recibos de Caja, Notas y Facturas capturadas en el modulo.

Esta opcin de contabilizacin se utiliza cuando las aplicaciones del sistema UNO estn ubicadas en un mismo servidor.

El archivo generado en CMUNO actualizara en forma inmediata y simultanea los archivos de datos del directorio de CGUNO.


Al ingresar a la opcin 8 de Contabilizacin Va Directa se debe diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin y nivel de detalle de la informacin que se desea generar en el comprobante de Ingresos:

Cuentas por Cobrar

Tabla de Contenido

1Introduccin

Men Monitor2Diagrama del Proceso Operativo de CxC3Actualiza Conceptos de Cartera4Captura Recibos de Caja6Modificacin / Retiro10Anulacin11Recepcin Cheques Posfechados.12Liberacin16Retiro de Cheques Liberados20Anulacin21Impresin22Captura Facturas y Notas23Captura de Facturas24Captura de Notas Dbito27Captura de Notas Crdito31Modificacin / Retiro34Anulacin35Impresin36Consultas / Listados de Documentos37Listados de Cuadre de Caja40Reconsignacin de Cheques Devueltos41Consulta / Listado de Cheques Devueltos42Consulta de Documentos por Cheque43Modificacin de Cheques Posfechados44Consulta / Listados de Cheques Posfechados45Liquidacin Intereses por Mora46Tabla de Vencimientos Programados46Generacin de Intereses47Actualizacin Manual48Listado de Intereses de Mora50Generacin de Notas Dbito51Inicializacin de Archivos54Descuentos por Pronto Pago55Tabla Pronto Pago55Generacin de Descuentos (P.P.)56Actualizacin Manual57Listado de Descuentos Pronto Pago59Generacin de Notas Crdito60Inicializacin de Archivos63Consulta / Reporte de Estados de Cuenta64Anlisis de Vencimientos por Edades67Circularizacin a la Fecha69Movimiento de Clientes71Consulta / Listado por Cliente / concepto71Consulta por Cliente / Documento73Acumulado de Clientes75Consulta por Cliente / Concepto75Consulta por Concepto / cliente.77Listado por Concepto78Anlisis de Cupos de Crdito79Relacin de Recaudos80Anlisis de Recaudos Vs. Ventas82Movimientos por Documento83Saldos de Cartera por Fecha85Interfase de Recibos y Notas86Actualiza Equivalencias de Conceptos87Actualiza Equivalencias Destinos88Contabilizacin va CGBATCH89Contabilizacin Directa91

Si

Es la primera vez que va a hacer gestin de CxC en CM-UNO?

Actividades Preliminares

Definicin de tipos de documentos ....CM01081

Definicin de conceptos de cartera .....CM08011

Creacin de saldos iniciales

Alternativa 1: Captura directa desde el mdulo CxC ..CM08061

Alternativa 2: Traslado de los saldos de contabilidad CG-UNO

No

Listar saldos iniciales

CM08071

No

Hacer las correcciones del caso

CM08061

Ok?

Si

Parte Transaccional.

Recibo de caja....CM08051

Captura de anticipos ...CM08051

Reconsignacin de cheques devueltos..CM08091

Listado de cuadre de caja

CM08081

Consulta y Listados.

Estados de cuentas del cliente ....CM08021

Anlisis de vencimiento por edades ...CM08131

Consulta de movimiento por lapso y documento ...CM08141

Consulta de acumulados de clientes.... CM08151

Anlisis de cupos de crdito ...CM08161

Relacin de recaudos ...CM08162

Anlisis de recaudos Vs ventas ...CM08163

Movimientos por documentos ...CM08164

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

_957183384.doc

manual de software uno contable

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