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MANUAL DE PROTOCOLO Y RELACIONES
PÚBLICAS DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MANUAL DE PROTOCOLO Y RELACIONES
PÚBLICAS
Código: GC-M03
Versión: 01
Protocolo y Relaciones Públicas
Las Relaciones Públicas en el momento actual exigen un ceremonial y protocolo dinámico, a tono con las exigencias de los nuevos tiempos y respetuoso de las tradiciones, usos y costumbres de una nación.
El protocolo es una de las más antiguas herramientas de la comunicación social. Es el conjunto de normas y prácticas de cortesía que contribuyen a un ordenamiento armonioso y estético de las relaciones humanas. Actualmente el protocolo es un instrumento indispensable para el correcto funcionamiento de cualquier organización e institución y afecta a todos los ámbitos de las relaciones humanas.
En el ámbito institucional, una de las transformaciones que se ha producido
durante los últimos años en la Universidad del Tolima, es el incremento de las actividades públicas, de gran impacto institucional y nacional, que sin duda validan el papel protagónico que tiene esta casa de enseñanza superior en el desarrollo del país.
En este escenario, es importante el conocimiento de las normas generales, el dominio de aspectos referentes a las precedencias, equivalencia entre jerarquías, orden en que deben ocupar los lugares en actos públicos, ceremonias, visitas, etc. También es muy importante disponer de información actualizada que permita enfrentar imprevistos que siempre surgen y cuyas respuestas no están siempre escritas.
PROTOCOLO UNIVERSITARIO
CLASIFICACIÓN DE LOS ACTOS EN LA UNIVERSIDAD
CEREMONIA SOLEMNE:
Una ceremonia es solemne cuando se celebra periódicamente por la Universidad
o unidad académica con un protocolo especial establecido previamente.
Se clasifican de la siguiente forma:
LOS ACTOS DE CEREMONIA DE GRADUACION
Grados Ordinarios:
Ceremonia de graduación en la
que se concede el título
profesional de pregrado y
posgrado de las dos modalidades
presencial y a distancia, a los
estudiantes que hayan cursado y
aprobado todas las asignaturas
académicas y requisitos exigidos
por la Universidad.
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La ceremonia de graduación constituye el evento académico solemne de mayor
importancia para la vida institucional de la Universidad del Tolima.
En la realización de estos eventos se tiene en cuenta lo siguiente:
Contar con un equipo de trabajo
comprometido y responsable
La organización de las ceremonias y
todo lo relacionado con el protocolo
de las mismas estará a cargo
únicamente de la Secretaría
general.
Reservar con anticipación el lugar
apropiado para el evento con base
en el número de graduandos, sus
invitados y las directivas de la
Universidad del Tolima que
participan en el acto.
Las tarjetas de invitación se
elaboran por la Secretaría General,
tres por cada graduando. En el caso
de los estudiantes de doble
titulación, éstas llevan los nombres
de los dos rectores y de las
universidades con las que se tengan
en convenio.
Los proveedores (fotógrafo, flores,
togas y birretes), días antes se
presentan al lugar del evento, junto
con el personal de apoyo de la
Universidad y con el Coordinador de
Protocolo encargado de la reunión,
con el fin de verificar y ajustar toda
la logística del evento, actividad que
es coordinada por la Secretaria
General.
El personal de apoyo de protocolo
asiste uniformado el día de los
grados.
La organización de las ceremonias y
todo lo relacionado con el protocolo
de las mismas estará a cargo
únicamente de la Secretaría
general.
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El Coordinador de Protocolo recibirá
a la entrada del salón principal a las
directivas y las ubica de acuerdo al
orden previsto.
Se debe disponer de un espacio
para las directivas y en donde se
pueda montar el set de fotografía y
vestuario.
En las ceremonias de graduación de
la Universidad del Tolima se hará
uso de toga, birrete y la estola por
parte de los graduandos y directivas
que presiden el acto. Actualmente
se utiliza el color negro para la toga
y el birrete; la estola y borla de
acuerdo a los colores precisados
por el manual de imagen de la
Universidad.
Durante la ceremonia los
graduandos reciben además del
diploma, el acta de grado y carnet
de graduado.
El graduando debe presentarse
mínimo con una hora y media de
anticipación y sus invitados una
hora antes.
Los directivos deben presentarse 15
minutos antes de la ceremonia y
vestir de corbata.
El guión o programa, refleja la
estructura de la ceremonia y está
compuesto por tres partes así:
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ORDEN DEL DÍA
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
CEREMONIA DE GRADOS ORDINARIOS MODALIDAD: ___________________________
Auditorio: ___________________________________
Fecha: __________________
Hora: _____________
Presentación del reel institucional
- Programas: _______________________________
- ________________________________
- _________________________________
1. Saludo de Bienvenida:
Bienvenidos a este magno evento; evento que es el más importante de la Universidad el Tolima no sólo para
nosotros sino también para todos los presentes, que de una u otra manera han apoyado a lo largo de estos años,
años de dedicación y entrega a sus estudios los cuales se han visto compartidos con momentos de alegrías y
satisfacción.
2. Presentación de la mesa principal :
Aclaración: Para este punto, el maestro de ceremonias saluda a las personas que se ubicaran en la mesa principal. El orden correcto de mención es
por orden jerárquico de menor a mayor, es decir, si el rector está presente en la ceremonia será el último en nombrarse. La ubicación en la mesa
principal debe estar dispuesta de la siguiente manera: mayor orden jerárquico: centro de la mesa, quienes los suceden en jer arquía se ubican a su d
derecha e izquierda de manera intercalada.
Nombre: Doctor (ra.)___________________________________________________
Cargo: ______________________________________________________________
Nombre: Doctor (ra.)___________________________________________________
Cargo: ______________________________________________________________
Nombre: Doctor (ra.)___________________________________________________
Cargo: ______________________________________________________________
Nombre: Doctor (ra.)___________________________________________________
Cargo: ______________________________________________________________
3. Himnos
Aclaración: El maestro de ceremonias acuerda con la persona encargada del sonido si los himnos se anunciarán uno por uno o si por el contrario sólo
será necesario mencionarlos una vez, el orden debe ser el siguiente:
• HIMNO NACIONASL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
• HIMNO DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA EL BUNDE TOLIMENSE
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• CANTO MAYOR DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
4. Intervenciones
Aclaración: El orden de la palabra deberá otorgarse de menor a mayor jerarquía. Siendo quien presida la mesa (rector – coordinador de cread) el
último en dirigirse al auditorio.
Palabras del graduando:
Nombre: __________________________________________________
Programa al que pertenece: ___________________________________
Palabras del Dr. (ra.) ______________________________
Cargo: __________________________________________
5. Lectura de distinciones (si las hay)
Aclaración: En la ceremonia se leerán las resoluciones otorgadas por el Consejo Académico de la Universidad, tesis Laureadas,
Grado de Honor Máximo y Excelencia Académica a cada estudiante exaltado.
6. Toma de Juramento a los graduandos.
a cargo de Dr. (ra. ) _____________________________________________
Cargo: _______________________________________________________
Aclaración: Se pide a los graduandos ponerse de pie y levantar la mano derecha y decir con voz audible “si juro”. Uno de los directivos de la mesa
lee el siguiente juramento:
JURAMENTO DE LOS GRADUADOS
¿JURAN USTEDES,ANTE LA PATRIA Y ANTE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA, EJERCER SU PROFESION CON
SOLIDARIDAD Y ETICA; HONRAR A LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA Y ASUMIR EL DEBER DE PARTICIPAR
COMO CIUDADANOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UNA SOCIEDAD MÁS JUSTA, AUTÓNOMA Y
DEMOCRÁTICA?
SI ASÍ LO HICIERAN QUE LA PATRIA Y LA UNIVERSIDAD SE LO PREMIEN O SI NO QUE ÉL Y ELLAS SE LO
DEMANDEN.
7. Lectura del Texto del Diploma
8. Entrega de Diplomas a los Graduandos.
Aclaración: El maestro de ceremonias debe tener las listas de los graduandos, en este momento dará lectura a ellas, dándole espacio necesario a
cada graduando para que reciba el diploma.
9. Graduandos ponerse de pie y colocar el diploma a la altura del pecho para la foto institucional.
Un aplauso grande para todos los graduandos.
A la voz de tres lanzar el birrete: 1, 2, 3
10. Despedida.
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En nombre de la Universidad del Tolima y el Instituto de Educación a Distancia agradecemos su amable asistencia y
deseamos éxitos en sus labores.
(IZQUIERDA) (DERECHA)
El Rector preside la mesa por ser la máxima autoridad académica.
A la derecha del Rector el Secretario General, izquierda el Vicerrector Académico,
Vicerrector Administrativo, Vicerrector de Desarrollo Humano y de forma intercalada los
Decanos de las facultades (por antigüedad del programa).
En la mesa principal se colocan de
manera visible las tarjetas con los
nombres de las Directivas de la
Universidad.
El juramento lo deberá tomar el
secretario general quien lo leerá, a
falta de este quien ejerza las
funciones de Secretario General.
En la toma de juramento, los
estudiantes deben ponerse de pie,
levantar la mano derecha y
responder después de ser leído por
el secretario general: Sí, juro.
El maestro de ceremonia anunciará
a los graduandos. Una vez
nombrados se pondrán de pie y se
acercarán a recibir el diploma; lo
reciben con la mano izquierda y
saludan con la derecha.
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4
2
1
1
1
3
5
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Grados extraordinarios:
Son aquellos que se solicitan por motivo
de fuerza mayor ante la rectoría en
fechas diferentes a las establecidas en
el calendario académico de la
Universidad y los autoriza la Secretaría
General de la Universidad.
Grados Convenios
Nacionales: Ceremonias de graduación
según fechas acordadas con las
diferentes Universidades, conforme a un
convenio suscrito para los postgrados y
programas a distancia.
Grados Honoris Causa: La
Universidad, previa autorización del
Consejo Superior y debidamente
sustentada por la Rectoría por
acuerdos, podrá nombrar Doctor
Honoris Causa a aquellas personas que
se hayan destacado en el campo
académico, investigativo, empresarial e
incluso a los jefes de Estado.
Grado y Honores
Póstumos: Se le otorga el grado
póstumo cuando el estudiante fallecido
hubiere cursado por lo menos el (80%)
de la carrera.
Distinciones:
Excelencia Académica: esta
distinción la reciben los estudiantes que
no haya perdido o habilitado ninguna
asignatura durante toda la carrera y que
haya recibido la matrícula de honor por
lo menos en la mitad de los periodos
que comprenda el programa académico
cursado. En la ceremonia se le
entregará un acuerdo en nota de estilo y
diploma.
Grado de Honor Máximo:
esta distinción la reciben los estudiantes
que no haya perdido o habilitado
ninguna asignatura durante toda la
carrera y que haya recibido la matrícula
de honor por lo menos en la mitad de
los periodos que comprenda el
programa académico cursado. En la
ceremonia se le entregará un acuerdo
en nota de estilo y diploma.
Tesis Laureada: será
aprobado por el Consejo Académico
después de la solicitud motivada y
unánime del jurado haya sido aceptada
por el Comité de Investigaciones y el
Consejo de Facultad esta distinción se
entregará en la ceremonia de grado el
acuerdo en nota de estilo y diploma.
Estas distinciones son entregadas en ceremonia de los grados ordinarios de la
Institución.
CEREMONIAS INSTITUCIONALES:
Son actos o eventos que involucran a
toda la Comunidad Universitaria, los
cuales requieren de ciertas formalidades
exigidas por la institución.
Conmemoración del Aniversario de la Universidad: El 12 de marzo de 1955 se inauguró oficialmente la Universidad del Tolima, en terrenos de la Escuela Agronómica de San Jorge (de los Salesianos). la universidad se programan actos culturales, académicos, deportivos y sociales, donde se convoca a toda la comunidad de la Universidad e invitados especiales.
Distinción para profesores: Profesor Distinguido, Profesor Honorario, Profesor Emérito, esta distinción será otorgado por el Consejo Superior, a propuesta del Consejo Académico.
Distinción al Mérito académico: Se le otorga a los docentes destacados en su trabajo académico e
investigativo y haya recibido premios nacionales e internacionales.
Distinción a los funcionarios y docentes por tiempo de servicio: Se le otorgara a los funcionarios que cumplan 5, 10, 15, 20, 25, 30, y 35 años de servicio.
ACTOS ACADÉMICOS
Eventos de carácter académico y no
académico, organizados directamente
por cada una de las áreas de la
Universidad Como son: Foros, Charlas,
Mesa Redonda, Paneles, Conferencia,
Videoconferencia. Seminarios.
Conversatorios. Ferias y exposiciones,
Congresos. Semanas culturales,
Cocteles, desayunos, almuerzos, cenas.
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ACTOS CULTURALES
Eventos de carácter académico y no académico, organizados directamente por cada una de las áreas de la Universidad Como son: Recitales, Conciertos, Presentaciones, Exposiciones, Festivales.
GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD TOLIMA
La Universidad del Tolima por ser una Universidad pública es regida por la LEY 30 DE DICIEMBRE 28 DE 1992, por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior. Y el Congreso de
Colombia. Consejo Superior Acuerdo número 104 del 21 de diciembre, por el cual se expide el estatuto General de la Universidad del Tolima.
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CONSEJO SUPERIOR:
El Consejo Superior es el máximo
órgano de dirección de la Universidad
del Tolima, sus actos se denominan
acuerdos.
Composición:
El Gobernador del Departamento del Tolima o su delegado permanente, quien lo
preside.
Un miembro designado por el Presidente de la República.
Un miembro designado por el Ministerio de Educación Nacional.
Un representante del sector productivo o suplente.
Un exrector de la Universidad del Tolima o su suplente.
Un egresado graduado en la Universidad del Tolima o su suplente.
Un representante de las directivas académicas de la Universidad o suplente.
Un profesor de la Universidad o su suplente.
Un estudiante de la Universidad o su suplente.
El Rector de la Universidad.
El Secretario General
CONSEJO ACADÉMICO:
Es la máxima autoridad académica de la Universidad del Tolima, sus actos se denominan acuerdos.
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Composición:
El Rector quien lo preside.
El Vicerrector Académico.
El Vicerrector de Desarrollo Humano.
El Vicerrector Administrativo.
Los Decanos de Facultad.
Un Director de Programa.
Un representante de los profesores.
Un representante de los estudiantes o su suplente
El Secretario General
RECTORÍA: El Rector de la Universidad es el representante legal y primera autoridad ejecutiva de la Universidad del Tolima. Sus actos administrativos se denominan resoluciones.
VICERRECTORÍAS: LA Vicerrectorías Académica, Administrativa y de Desarrollo Humano
son órganos de dirección a nivel Institucional y de apoyo a las necesidades de gestión académica.
Asesor
Decanos, Jefes de dependencias
Directores
LA SECRETARÍA GENERAL Es la unidad de dirección, coordinación y apoyo para el desarrollo de las políticas institucionales.
NIVEL DE FACULTAD: • Decano . Consejo de Facultad. • Directores de departamento . Directores de programa. • Unidades Académicas Básicas (Departamentos, Institutos y Centros).
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ESTATUTOS:
ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA: Acuerdo número 104 del
21 de Diciembre de 1993.
ESTATUTO PROFEWSORAL DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA.: Acuerdo número
031 del 14 de abril de 1994.
ESTATUTO PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO: Acuerdo número 001 del 29
de enero de 1996.
ESTATUTO ESTUDIANTIL: Acuerdo número 006 de marzo 1° de 1996
ELECCIONES INSTITUCIONALES:
1. Proceso de elección de los
representantes de los egresados ante
el Consejo Superior, los Consejos de
Facultad, el Consejo Directivo del
Instituto de Educación a Distancia y el
Comité Central de Currículo: se
encuentra consagrada en el Estatuto
General de La Universidad del
Tolima, y reglamentado el proceso de
elección mediante la Resolución
número 1079 de 12 de agosto de
2011.
2. Representación Profesoral al Consejo Superior, Consejos de Facultad, Comité
Interno de Asignación y reconocimiento de puntaje CIARP: La normatividad aplicable
al proceso de elección de representantes profesorales a los diferentes órganos de
dirección universitaria, se encuentra previsto en el Estatuto General de la
Universidad artículos 17, parágrafo 4; 19 parágrafo 2 y 25 parágrafo 2., así como en
el Acuerdo del Consejo Superior número 0031 de 1991.
3. Elección de Decanos de las Facultades de Ciencias, Ciencias de la Salud, Ciencias
de la Educación, Ciencias Humanas y Artes, Ingeniería Agronómica, Ingeniería
Forestal, Tecnologías, Ciencias Económicas y Administrativas y Medicina Veterinaria
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y Zootecnia: La normatividad que establece y reglamenta el proceso de elección de
decanos, se encuentra consagrada en: La Ley 30 de 1992, artículo 65, literal d.,
Estatuto General de la Universidad del Tolima, artículo 18., Acuerdo número 002 de
2011 «Por medio del cual se modifican los artículos 28 y 30 del acuerdo 104 del 21
de diciembre de 1993 del Consejo Superior – Estatuto General de la Universidad del
Tolima, relacionados con la elección de Decanos»., Acuerdo número 003 de 2011.
«Por el cual se reglamentan las elecciones de Decanos de las facultades»
4. Proceso de elección de Rector: La normatividad aplicable para el proceso de
elección de rector de la Universidad del Tolima, se encuentra establecida en el
Acuerdo N° 104 del 21 de diciembre de 1993 por el cual se expide el estatuto general
de la Universidad del Tolima. Vigentes Arts. 21 y 22 que establecen las funciones del
rector. Acuerdo N° 0021 de agosto 31 de 2011 «por medio del cual se modifican los
artículos 23 y 24 del acuerdo 104 del 21 de diciembre de 1993 por el cual se expide
el estatuto general de la Universidad del Tolima, relacionados con la elección del
rector» y el Acuerdo N° 0022 de agosto 31 de 2011 «por el cual se reglamenta la
elección de rector»
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NORMAS DE PROTOCOLO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
UNIVERSITARIO.
Precedencias en la Universidad
El orden de precedencia será establecido y formalizado por el orden interno de la Universidad de acuerdo con su organigrama, pero debe ser flexible, debido a que éste es una guía y
siempre debe estar dispuesto a cambios o imprevistos La precedencia será supervisada por una o dos personas que conozcan a los invitados y que puedan dar resultados rápidos y eficaces en momentos en que surja un imprevisto. Cuando el Consejo Superior de la
Universidad del Tolima asista a los
eventos, se sugiere que en la mesa
directiva siempre se sitúen a los
Consejeros Fundadores.
Precedencias en la Universidad:
1. Consejo Superior
2. Rector
3. Vicerrectores
4. Decanos
5. Directores de Programa
6. Jefes de Divisiones
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Precedencias en Ceremonias con
autoridades sentadas o de pie:
Para efectos de distribución del protocolo en una ceremonia universitaria, considerando a los asistentes sentados o de pie, la persona de más alta jerarquía (1) (el anfitrión o el
que invita, según corresponda) se situarán a la cabecera. El que le precede (2) lo hará a su derecha y el que le sigue en importancia (3) a su izquierda, luego los siguientes (4) a la derecha y (5) a la izquierda y así sucesivamente, como se muestra en el esquema a continuación. (Esquema 1).
Esquema 1
Estrado, Tarima, Podio, etc.
(9) (7) (5) (3) (1) (2) (4) (6) (8)
(18) (16) (14) (12) (10) (11) (13) (15) (17)
Si por circunstancias propias del recinto donde se realiza la ceremonia, es indispensable contar con un pasillo central, se puede optar por el llamado "protocolo partido". En este caso el orden de precedencia se iniciará con el
primer asiento del bloque situado a la derecha del podio y como se ilustra en el esquema. Una vez esté completa la fila, se proseguirá con el bloque del lado izquierdo, para continuar con la segunda fila en el mismo orden. (Esquema 2).
Esquema 2
Estrado, tarima, Podio.
(8) (7) (6) (5) Pasillo (1) (2) (3) (4)
(16) (15) (14) (13) (9) (10) (11) (12)
Cuando en la mesa principal no haya campo o espacio para sentar a más invitados con rangos especiales, es decir, de orden oficial, militar,
eclesiástico o académico se le situara en las primeras sillas que están en el auditorio frente a la mesa principal. En
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este caso el encargado del protocolo averiguará quiénes son de mayor jerarquía, para situarlos en el centro de esas sillas. (Esquema No. 3).
Esquema 3
Mesa Principal:
(4) (2) (1) (3) (5)
Auditorio o Público:
(14) (12) (10) (8) (6) (7) (9) (11) (13)
(23) (21) (19) (17) (15) (16) (18) (20) (22)
En caso de que asista un invitado de mayor categoría, como el señor Presidente de la República, el Cardenal Primado o el Ministro de Educación, etc., la máxima entidad que lo invite, tendrá que ceder su puesto y ubicarse al lado derecho del invitado de mayor rango. La colocación de los invitados en una ceremonia se determinará de acuerdo al orden de precedencia entre quienes hayan confirmado su asistencia y será presidida por el Rector o quienes les representen, y la máxima autoridad de la unidad organizadora. Si asisten solamente autoridades y miembros de la comunidad Universitaria, el orden de precedencia se establecerá de acuerdo al Orden de Precedencia Protocolar en la Universidad.
Si asisten autoridades públicas y eclesiásticas, se aplicará el orden de precedencia determinado por el Reglamento de Ceremonial Público y Eclesiástico para las altas autoridades, alternándose con el de la Universidad. Quien preside, en este caso, cederá su lugar a una autoridad relevante. En el caso de la asistencia de una autoridad con su cónyuge, este se ubicará a la derecha de la autoridad académica que represente a la Universidad. Sí ambos concurren como invitados por sus rangos específicos ocuparan el sitio que les corresponde en el orden pertinente.
Precedencia en las mesas para almuerzos, comidas o banquetes:
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En una mesa ocupada por un solo lado, el puesto de honor está situado en el centro de la mesa, y los demás se ubican de derecha a izquierda de acuerdo con la importancia del grado y el cargo que ostentan. En la mesa ocupada por los dos lados, el puesto superior o principal estará
también en el centro y en frente, el que le sigue en jerarquía o por brindarse en su honor la atención. Los demás puestos corresponden alternativamente el tercero a la derecha del principal, el cuarto a la derecha del de honor. Etc. Ver figura 1
Figura 1
En el caso de que asistan damas al acto, para efectos de precedencia debe tenerse en cuenta el nivel social u oficial de su categoría, para alternarla con el anfitrión dos damas y al lado de la
anfitriona dos caballeros y así sucesivamente en forma intercalada. Debe evitarse que los esposos queden uno a continuación del otro. Figura 2
Figura 2
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Figura 3 Cuando las mesas tengan forma T, los puestos se distribuyen conforme a la muestra que aparece en la Figura 3. En reuniones muy numerosas en las que no se pueda establecer el orden de precedencia de los asistentes, o que el protocolo no sea tan riguroso, se marcaran sólo los puestos de la mesa principal y los demás podrán ser ocupados a voluntad.
Cuando se trata de estricto protocolo, es muy usual confeccionar una especie de plano donde figura el nombre de cada asistente, plano que se coloca discretamente en una mesa próxima al salón donde se celebre el encuentro para que cada persona precise su puesto. El anfitrión o la persona que se le haya delegado esas funciones acompañarán al convidado a su sitio. Si es una señora no sobra que esa persona retire un poco la silla para que ella entre cómodamente.
Precedencia de Autoridades Nacionales:
PRECEDENCIA DE FUNCIONARIOS (DECRETOS 770 DEL 12 DE MARZO
DE 1982 - ARTICULO 22,Y 1317 DEL 05 DE MAYO DE 1982), (Ley 7 enero 16/91, Ley 99 Diciembre 22/93, Ley 397 Junio 10/97, Decreto 1142 junio 29/99) (Lo marcado con asterisco (*) se asume es la precedencia que le corresponde en vista que no ha salido Decreto acuerdo con la Constitución de 1991)
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 1. Vicepresidente de la República
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2. Cardenal Primado 3. Ex presidentes de la República 4. (*) Ex vicepresidentes de la República 5. Ministro de Relaciones Exteriores (Si hay diplomáticos o personalidades extranjeras) 6. Decano del Cuerpo Diplomático 7. Embajadores Extranjeros 8. Presidente del Congreso de la República 9. Presidente de la Corte Suprema de Justicia 10. Presidente de la Cámara de Representantes 11. (*) Presidente de la Corte Constitucional 12. Presidente del Consejo de Estado 13. (*) Presidente del Consejo Superior de la Judicatura 14. (*) Presidente del Consejo Electoral 15. (*) Fiscal General de la Nación 16. Ministros de Estado en el siguiente orden: - Ministro del Interior y Justicia - Ministro de Relaciones Exteriores - Ministro de Hacienda - Ministro de Defensa Nacional - Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural - Ministro de Protección Social - Ministro de Minas y Energía - Ministro de Comercio, Industria y Turismo - Ministro de Educación Nacional - Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial - Ministro de Comunicaciones - Ministro de Transporte - Ministro de Cultura 17. Secretario General de la Presidencia (Alto Comisionado para la Paz) (Alto Consejero Presidencial) 18. Embajadores Colombianos 19. Comandante General de las Fuerzas Militares 20. Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional 21. Procurador General de la Nación 22. (*) Defensor del Pueblo 23. (*) Auditor General de la República 24. Contralor General de la República 25. (*) Contador General de la Nación 26. Registrador del Estado Civil 27. Alcalde Mayor de Bogotá 28. Jefe Departamento Nacional de Planeación Jefe Departamento Nacional de Planeación 29. Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creación)
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a) Aeronáutica Civil (AEROCIVIL) b) Estadística (DANE) c) Función Pública d) Cooperativas (DANCOOP) 30. Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores (Si hay diplomáticos extranjeros) 31. Mayores Generales y Vicealmirantes 32. Viceministros (mismo orden que los Ministros) 33. Gobernador de Cundinamarca 34. Gobernadores (orden alfabético) 35. Brigadieres Generales y Contralmirantes 36. Arzobispos y Obispos 37. Senadores de la República 38. Representantes a la Cámara 39. (*) Alcaldes de Capitales 40. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia 41. (*) Magistrados de la Corte Constitucional 42. Consejeros de Estado 43. (*) Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura 44. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia 45. Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores (En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la República, tendrá la precedencia el Jefe de la Casa Militar. En los demás actos la tendrá el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores.) 46. Coroneles y Capitanes de Navío 47. Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia 48. Consejeros Presidenciales 49. Encargados de Negocios a. i. 50. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata 51. Asesores Presidenciales 52. Ministros Consejeros 53. Secretarios Generales de los Ministerios 54. Directores Ministerio Relaciones Exteriores 55. Coordinadores del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores 56. Gerentes Institutos Descentralizados (orden creación Institutos) 57. Consejeros de Embajada o Legación 58. Edecanes del señor Presidente de la República 59. Mayores o Capitanes de Corbeta 60. Presidente de la Asamblea Departamental 61. Presidente del Tribunal Superior 62. Presidente Concejo Municipal 63. Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares
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Precedencia Autoridades Eclesiásticas:
1. Papa
2. Cardenales
3. Patriarcas
4. Arzobispos
5. Obispos
6. Prefectos Apostólicos
7. Vicarios Apostólicos
8. Canónigos
9. Monseñores
10. Sacerdotes
Precedencia de representantes diplomáticos extranjeros:
1. Embajador Extraordinario y
Plenipotenciario
2. Ministro Plenipotenciario
3. Encargado de Negocios
4. Consejero
5. Primeros Secretarios
6. Agregados Militares
7. Agregados Especializados y
Civiles
Precedencia al Iniciar un discurso:
Al iniciarse un discurso o exposición en acto solemne, es pertinente, en señal de
cortesía, iniciarlo con el título de la autoridad presente, por ejemplo. Señor presidente
de la República, señor Ministro de Relaciones Exteriores o señor Presidente de la Corte
Suprema de Justicia, y en ese orden mencionar a las autoridades presentes que están
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allí, registrándolos según el rango de cada funcionario. Aunque, si son pocos, es válido
mencionar el nombre de pila de esas autoridades.
La lista de las personas con que se debe abrir el discurso o la exposición será
elaborada por el encargado de protocolo, teniendo en cuenta la escala jerárquica de los
presentes y la colocará en el atril, donde la vea el orador.
Jerarquía en la Universidad:
1. Señor Presidente Consejo Superior
Universidad del Tolima
2. Señor Rector de la Universidad del
Tolima
3. Señor(a) Vicerrectores
4. Señor(a) Secretario General
5. Señores Decanos de Facultades
6. Señores Líderes de Proceso
7. Señores Coordinadores
8. Señores docentes, estudiantes y
colaboradores
9. Señores padres de familia
Para lograr con eficacia estas pautas relacionadas con el protocolo observar en la
Universidad, cabe esclarecer que otras áreas participan en las labores para su mayor
eficacia. Son aquellas que nombramos como grupos de trabajo, integrados por el
coordinador de protocolo, entre otros.
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DEBERES DE LOS GRUPOS DE TRABAJO:
La selección y participación del grupo de
trabajo en la planificación de un evento
resulta importante, pues es el primer
paso que debe ejecutarse para su
organización.
Líder Integrador de relaciones públicas:
Asesora a la prensa para la divulgación
de los programas o eventos de la
Universidad, así como la oficina de
protocolo. Esta dependencia es la que
designa las tareas al equipo y supervisa
que se cumplan de acuerdo con el
cronograma.
Coordinación de protocolo:
Encargado de liderar el desarrollo de las
relaciones públicas y actividades
protocolarias de la Universidad.
Formas de recibir una visita:
La recepción protocolar se debe
hacer siempre en puerta, por el
Rector o el coordinador de
protocolo; no permitiendo que
quienes reciban al invitado especial,
no sea el personal de seguridad o
vigilancia. Desde el principio el
visitante debe percibir que su visita
es grata y esmerada.
En el caso de ser una visita al
despacho, la asistente deberá
indicar el camino al invitado,
correspondiéndole a ésta golpear la
puerta, abrir y anunciar cerrando la
puerta tras de sí.
El anfitrión debe salir de su
escritorio para el encuentro con la
visita, nunca dará la mano teniendo
una mesa de por medio.
Si el visitante es muy importante,
conviene registrar sus datos
personales en el libro de visitantes
ilustres, para el archivo histórico de
la Universidad.
La norma principal de los
anfitriones, es procurar una reunión
agradable a sus invitados y buscar
que alternen unos con otros.
El anfitrión debe alternar con todos
los invitados, relacionando a los
recién llegados y buscando la
comodidad en general.
Los anfitriones deben estar listos en
el salón para saludar y recibir a sus
invitados, por lo menos 15 minutos
antes de la hora establecida.
Se debe tener claro el objetivo y lo
que se quiere comunicar, qué
valores o ideas se desean transmitir
en él.
Debemos definir qué clase de
ceremonia es, solemne,
institucional o un acto simple o
social.
El objetivo de un evento es lograr
que quede como momento grato en
la memoria de todos los
participantes.
Los invitados deben cumplir con ciertas
normas de protocolo que son de extrema
obligatoriedad:
Puntualidad. Es inherente a la
buena educación el ser puntual. En
la invitación a un acto donde se
indique la hora de inicio y término,
debe respetarse; llegar con
posterioridad es una descortesía.
Vestir de forma correcta y
apropiada con la ocasión y el clima.
Para actos oficiales como
ceremonia de grados se
acostumbra en las señoras los
sastres de falda, considerando
28
inapropiado asistir con vestidos
escotados y brillantes. Y para los
hombres vestidos completos con
corbata y de colores oscuros o
grises.
Saber escuchar y hablar en el
momento preciso es lo sensato.
Comportarse de forma prudente y
comedida.
Evitar gestos y acciones reservadas
para el ámbito más íntimo de las
personas.
Comer de forma moderada, tanto
en cantidad como en ritmo. Ingerir
de forma moderada.
Ser amable y cortés con todos los
otros invitados.
Hablar con voz comedida y clara
para que le oigan las personas con
quién conversa, no toda la sala.
Observar las reglas de urbanidad
básicas.
El invitado debe retirarse tan pronto
observe que el evento está
finalizando o cuando sienta los
efectos del licor, dado el caso el
encargado del evento debe retirarlo
con delicadeza y comprensión del
caso.
Quien no acostumbre a tomar licor,
debe decirlo; nadie está obligado a
hacerlo.
Fórmulas de cortesía.
Las mismas pueden ir acompañadas en algunos casos por gestos como una sonrisa, una leve inclinación de cabeza, un saludo con la palma de la mano, etc. Las dos fórmulas más utilizadas y que siempre deberíamos tener en la boca
son: Por favor, y gracias. Muy utilizadas también son las palabras: perdón y disculpe.
Siempre que entremos a un sitio o que nos crucemos a alguien en un sitio cerrado: escalera, hall, pasillo, ascensor, etc. no debemos olvidar dar los "Buenos días", tardes o noches. Cuando nos presentan a una persona. La fórmula más utilizada es "encantado de conocerle" o "es un placer saludarle" .La respuesta suele ser "¿Cómo está usted?", o una cuestión similar, pero nunca entrando en una cuestión demasiado personal.
Cómo dar la mano de forma correcta.
Socialmente el saludo más extendido en todo el mundo es la acción de dar la mano.
La mano se da como saludo después de una presentación o de un encuentro con una persona conocida.
Pero, ¿sabe cómo dar la mano de forma correcta?
Hay que extender por completo la palma de la mano, Una vez juntas ambas manos, se debe cerrar la mano envolviendo la mano de la persona a la que saludamos, de forma firme, pero sin hacer daño. El apretón debe ser corto pero firme y decidido.
Los apretones de manos deben tener "la fuerza" suficiente. Ni flojos, que parezca demasiado débil, tímido o desconfiado; ni demasiado fuerte, que de sensación de superioridad, de fuerza o de posición dominante.
la mano debe permanecer limpia, y en la medida de lo posible, seca..
La suavidad en el gesto depende únicamente de cada persona, teniendo un cierto cuidado dado que la constitución física de la mujer, por regla general, suele ser más delicada y menos fuerte, físicamente hablando.
Situaciones especiales.
1. Dar la mano a un zurdo. Actuando con total naturalidad se da la mano izquierda.
2. Manco o persona lesionada de una mano. Se da la otra mano, y en caso de no tener ninguno de los dos brazos se puede optar por dar un pequeño abrazo.
3. Falta de algunos dedos. Se da la mano de igual forma que a cualquier otra persona. Hay que apretar sin ningún temor, que no se note miedo o rechazo a esta situación.
4. Guantes. Nunca se da la mano con los guantes puestos. En el caso de las señoras, aunque se permite, es mucho más correcto quitárselos.
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Maestro de Ceremonias:
En la mayoría de reuniones de
importancia, además de la autoridad que
preside, se encuentra el maestro de
ceremonias, quien guiará el desarrollo de
la misma a través de un guion o programa,
que se constituye en su herramienta de
trabajo, que le obliga ceñirse a la exclusiva
lectura del mismo, no puede improvisar al
no ser que se le diga lo contrario y
dependiendo del evento puede actuar
como moderador del debate una vez, haya
hecho la presentación de rigor; su
comportamiento debe ser ecuánime y muy
formal durante la ceremonia. Se le
considera un facilitador que hace que las
acciones sucedan en un orden lógico y sin
contratiempos.
Responsabilidades del Maestro de ceremonias:
Cuidar su apariencia personal. El vestido apropiado de la ceremonia, si es
solemne y en clima frio debe ser preferiblemente oscuro y con corbata siempre.
No son adecuados los vestidos combinados para estas ocasiones, el bléiser
puede usarse en actos más informales, deportivos y culturales.
Verificar que todos los participantes estén presentes antes de comenzar el acto.
Conocer la trayectoria atributos, cualidades y datos personales de los
participantes.
Establecer un proceso de comunicación adecuado al evento.
Debe tener dominio escénico, imagen personal y profesional, preferiblemente en
el área de la comunicación con excelente manejo de la voz, entrenamiento y
experiencia.
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Logística o producción:
El Comité Organizador del evento solicita la colaboración del personal de apoyo logístico con su correspondiente identificación distintiva: escarapela, uniforme o chaleco, técnicos, Encargados de mantenimiento, Auxiliares, Fotógrafo, Camarógrafo, Guardas de seguridad.
Contratación de menús: De acuerdo al carácter del acto se debe tener en cuenta: Hora y lugar, Clase y cantidad de asistentes, Innovación, Elegancia, Servicio, Variedad, Presupuesto, Mercadeo, Finanzas y Logística.
Buenas maneras en la mesa. Ubicación de los cubiertos en la mesa:
A continuación presentamos algunas de las reglas más usadas a nivel universal para comidas y recepciones:
- Nunca se maquille o se peine en la mesa.
- No empiece a comer hasta que su anfitrión lo haga o hasta que se lo pidan.
- No fume durante una comida y si no tiene otra opción, hágalo hasta que se haya servido el postre.
- Cuando termine de comer, coloque la servilleta al lado izquierdo del plato, nunca encima de éste.
- Nunca trate de enfriar una sopa o bebida caliente soplando encima de ella.
- La servilleta se coloca en el regazo, si es pequeña se puede abrir del todo y si es grande se mantiene doblada hacia usted.
- Si desea compartir comida, utilice un plato nuevo no el suyo.
- Nunca use palillos de dientes en la mesa, las uñas o servilletas para desalojar comida.
- No se cuelgue la servilleta del cuello.
- Cuando haya terminado de comer, no retire su plato ni lo amontone. Coloque su tenedor y cuchillo en la posición del reloj como si fueran las "cuatro y veinte" con el tenedor boca abajo y el cuchillo a su derecha mirando hacia el tenedor.
Los siguientes dibujos muestran cómo se deben usar los cubiertos en la mesa.
1. Cuando se hace una pausa, deben ubicarse los cubiertos como se observa para indicar que aún no se ha terminado.
2. Posición correcta de los cubiertos cuando se ha terminado de comer.
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Vida social en los negocios. Actos y eventos.
Hacer negocios no solo conlleva reuniones de negocios en las instalaciones de la empresa sino que en muchas ocasiones hay que cumplir con otro tipo de compromisos como comidas de negocio, desayunos de trabajo, fiestas u homenajes, etc.
En torno a la mesa. Las comidas de negocio empiezan a tomar auge. Y más que un almuerzo de trabajo, están mucho más extendidas las cenas de negocios, por la posibilidad posterior de continuar tomando una copa y seguir charlando. Hay que elegir un buen restaurante y si tiene comedor privado mejor. Sino habrá que tratar de elegir un establecimiento tranquilo.
No se empieza a comer hasta que lo hacen nuestros anfitriones o hasta que no se propone un brindis en su honor.
Las manos se mantienen siempre sobre la mesa. Nunca debe permanecer debajo de la mesa o sobre su regazo.
Distribución de los asientos: suele ser hecha por los propios anfitriones. Los sitios centrales son reservados para los directivos o ejecutivos de mayor nivel. Y a diferencia de otras colocaciones, como sería el sitio de honor de la derecha, es habitual que usted y sus acompañantes se coloquen enfrentados a ellos.
Bebida. Tenga cuidado con no pasarse con la bebida; ellos pueden aprovechar un momento suyo de debilidad para sacarla alguna contrapartida en sus negociaciones. No se olvide que está en
una "reunión de negocios" aunque no lo parezca.
Agua. Procure solicitar en el restaurante, en la oficina, en el hotel y en cualquier otro lugar agua embotellada. El agua que se conoce como del grifo puede no ser lo más conveniente al no estar en sus mejores condiciones (poco o mal purifica- desinfectada).
Tabaco. Prepárese a soportar humo durante toda la comida, si sus colegas-anfitriones son fumadores. Fumar durante la comida no es algo extraño para ellos (al igual que no lo era en muchos países hasta muy poco tiempo). Dentro de lo razonable puede usted "negociar" el uso del tabaco en la mesa, aunque sino le molesta demasiado lo mejor es dejarles ser ellos mismos.
La cuenta. La persona que invita es la que paga la cuenta. No se le ocurra tratar de pagarla ni tan siquiera de hacer el gesto de abonar la cuenta. Puede resultar una gran ofensa para ellos. Y no digamos nada si usted es una mujer.
Para llamar al camarero trate de hacerlo mediante un simple contacto visual y un leve movimiento de la cabeza. Pero no se debe hacer con la mano, mediante señas o llamándole por su nombre.
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Propina. Muchos restaurantes empiezan a tomar costumbres europeas e incluyen en su cuenta un 10% del importe del total en concepto de propina. Si no la incluyen en la cuenta, el personal que les ha atendido agradecerá cualquier importe (prudente y decente) que ustedes quieren dejar como propina.
Comida rápida. Salvo las cadenas internacionales de comida, no se fíe demasiado de puestos callejeros de comida, comida que le ofrezcan en establecimientos poco presentables, etc.
Invitaciones a casa. Que un ruso le invite a su casa es todo un honor. Usted debe corresponder a este honor con un regalo para los anfitriones y para lo pequeños, si los hay en la casa.
Si hay una fiesta o acto social al que está invitado deberá consultar la idoneidad de vestir o no de etiqueta. Suelen ser muy ceremoniosos y les gusta todo el lujo posible para sus fiestas. Tampoco debe extrañarse si le invitan de forma personal, sin mediar invitación impresa de por medio.
Piezas publicitarias:
De acuerdo al carácter del acto se debe tener en cuenta: Diseño, diagramación e impresión de diferentes piezas gráficas y diseño de medios digitales, de acuerdo con el Manual de Imagen Institucional. La publicidad en un evento es muy
importante porque permite conocer y
difundir la actividad programada,
empleando medio escritos como
afiches, folletos, videos, etc.
Disponer de una sala de prensa y/o un salón VIP para los invitados.
Debe analizarse y proyectar los gastos del evento dentro del presupuesto y los auspicios financieros.
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En cuanto a la parte logística y
mantenimiento es importante hacer los
chequeos e involucrar al personal de
apoyo de cada una de estas áreas
cuales son:
Seguridad: Encargados de
velar por la seguridad de las
instalaciones y los asistentes, si fuera
necesario, se debe informar y dar las
instrucciones necesarias sobre el
evento.
Mantenimiento y Limpieza:
Encargados de armar el escenario,
acondicionar el lugar y responder por la
limpieza del recinto antes y después del
evento, verificar las condiciones de los
implementos que se van a utilizar y
ubicarlos en el sitio correspondiente.
Equipos de audio y video:
Los diferentes equipos y ayudas
audiovisuales o de telecomunicaciones
son requeridos en la mayoría de
eventos por lo que es necesario
asegurarse de su óptimo
funcionamiento, a través de un
mantenimiento periódico, a fin de que
todos estén en perfectas condiciones.
Deben probarse siempre con
anticipación a la realización del evento.
Verificar el intermedio musical: Piezas adecuadas la solemnidad del acto. Verificar el funcionamiento y la reserva de los equipos necesarios. Es conveniente que exista un lugar definido para las teleconferencias, organizado y acondicionado con los elementos que identifiquen la imagen institucional y de acuerdo a los requerimientos solicitados. Como en algunos casos se puede solicitar el servicio del traductor simultáneo, es importante entonces enviar con anticipación a la persona encargada de esa labor el tema que va a tratarse, con el ánimo de obtener un mejor resultado en la versión y elaboración de las memorias.
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Servicios de parqueadero:
Cuando sea necesario se realizarán las
debidas reservas enviando a los
encargados de la seguridad con
suficiente antelación el nombre del
personaje, número de placas y tipo de
vehículo o en su defecto puede remitir la
información de ubicación del
parqueadero junto con la invitación.
Lugar de celebración: Es
importante elegir el lugar del evento
acorde con el mensaje que se desea
comunicar, por lo que debe ser un
espacio resolutivo y para poder afrontar
los imprevistos que puedan surgir.
Recomendaciones para crear un lugar adecuado:
Elección del lugar, de acuerdo al
presupuesto y ocasión.
Visitar con antelación el sitio
donde se va a celebrar el acto,
verificar requerimientos y
establecer contactos con la
entidad responsable de
atenderlos.
Si es un predio al aire libre,
prever la adecuación y colocación
de carpas y acondicionamiento
(fumigación, extensión eléctrica,
calefacción, etc.).
Diagramar la distribución de los
espacios para armar los stands
y/o exposiciones y tener en
cuenta los plazos establecidos
para el montaje y desarme.
Señalización correcta de todo el
predio, organizar un sistema de
señalización que oriente a los
invitados fácilmente.
Horarios: La puntualidad de
los horarios en un evento representan
orden, responsabilidad y compromiso de
la Institución para con sus invitados,
creando en ellos una excelente imagen.
En consecuencia, es indispensable
planear los horarios de cada actividad o
intervención en el evento con un tiempo
extra para imprevistos. Verificar que las
intervenciones no sean extensas para
evitar que el público se disperse y
perdamos su atención.
Invitaciones: La invitación es
un acto de cortesía, que en el fondo
compromete a una persona a
corresponderle de igual forma, esto es,
en aceptarla y dar aviso de recibo o
excusarse por determinadas
circunstancias. En todo caso, el estilo, la
oportunidad de su envío, la verificación
de su llegada, si fuere del caso,
proyectan también la imagen de la
institución.
Las tarjetas de invitación:
La tarjeta de invitación institucional será
en papel Kimberly blanco de 220
gramos a dos tintas, tamaño lord, con
sobre en Kimberly blanco, según
modelo del manual de imagen
institucional (en construcción):
La invitación debe estar formalizada por medio de una tarjeta.
La redacción debe realizarse en tercera persona, y es importante tener en cuenta los oficios cuando se trata de altas personalidades, a quienes se les debe reconocer la importancia de la Ceremonia.
Definir el listado de invitados, y confirmar su presencia especialmente si los que ocuparán lugares son importantes.
Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de usted.
Es importante contar con un directorio en permanente actualización para que sirva de insumo, antes de la elaboración de los sobres.
Las invitaciones se deben enviar a sus destinatarios con 15 días de anticipación
La respuesta a toda invitación que la solicite debe darse dentro del término de 48 horas
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Las invitaciones deben estar estrictamente relacionadas con el acto que las motiva.
Deben ser sobrias, elegantes, aunque varíen con el tipo de evento.
Si la invitación es personalizada ésta debe incluir los nombres y apellidos de los invitados, y el nombre y cargo de la institución o anfitrión.
Deben tenerse en cuenta los parámetros establecidos para el uso del logotipo institucional y de acuerdo con su estandarización y ciñéndose al Manual de Imagen de la Universidad.
Se recomienda escribir en el ángulo inferior derecho R.S.V.P. (Sírvase responder por favor), junto con el teléfono donde debe confirmar asistencia, o S.R.C.A. (Se ruega confirmar su asistencia).
Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales, diputados, concejales y senadores, obispos, gobernadores, alcaldes, y representantes de las fuerzas armadas y de policía, las invitaciones serán cursadas por el rector y deberán remitirse con 20 días de antelación.
Se ha generalizado el mal hábito de no confirmar las invitaciones en los plazos que la cortesía y las reglas de urbanidad obligan. Más aún el que invita debe constantemente
solicitar a sus invitados la confirmación de asistencia. Es conveniente llamar y confirmar asistencia mínimo con 8 días de anticipación.
Por razones de cortesía y disciplina, toda invitación de un superior jerárquico deberá aceptarse, salvo el caso de fuerza mayor.
Es recomendable invitar a un número considerable de personas, el incremento puede ser en un 10% ya que el índice de ausentismo es alto.
Verificar con antelación la asistencia de autoridades y personalidades que formen la mesa directiva.
Las invitaciones informales se pueden hacer por teléfono, personalmente o enviando una tarjeta informal.
Coordinar con el encargado de correspondencia, para que se hagan llegar reportes de entrega de las invitaciones, es importante el seguimiento en las confirmaciones para que haya una mayor convocatoria.
En todos los actos académicos, la cabeza visible es el Rector y por lo tanto él es el que invita.
El Consejo Superior Invita para el aniversario de la Universidad, conversatorios, y grados Honoris Causa.
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Tarjetas de Presentación:
La tarjeta de presentación institucional
será en papel Kimberly blanco de 220
gramos a dos tintas, según manual de
imagen Institucional; es presentada a
todos los invitados a la institución o en
un evento en el que se asiste,
Correspondencia protocolar:
La correspondencia protocolar es una comunicación formal y concisa en su redacción que varía de acuerdo a su propósito principal, siendo las más comunes la nota protocolar, la esquela y la tarjeta de invitación, junto a otras que expresan sentimientos (felicitaciones, saludos, agradecimientos).
Nota Protocolar:
Es una comunicación formal, tipo de carta que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado. También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides
o aniversarios institucionales, nombramientos, ascensos, distinciones y onomásticos; y para expresar una condolencia.
Esquela:
Es un tipo de carta menos formal que la nota protocolar, de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para agradecer atenciones recibidas, aceptar una invitación o excusarse por no poder
asistir a ella, enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos, y para expresar una condolencia.
Felicitación: Comunicación protocolar por medio de la cual se congratula a una persona. Se formaliza a través de una tarjeta, nota protocolar o esquelas, y entre las más
usuales están aquellas que felicitan por nombramiento, ascensos, cumpleaños, onomásticos, efemérides y aniversarios institucionales.
Banderas Nacionales e Institucionales
La Bandera Nacional sólo se empleará para los actos universitarios solemnes donde asisten autoridades importantes a nivel nacional e internacional. En las otras ceremonias se usará el pabellón Nacional, de acuerdo a las siguientes normas:
La bandera Nacional nunca, por motivo alguno, puede ser de menor tamaño que otras banderas que la acompañen ni puede quedar izada a menor altura que las demás. Debe ser colocada siempre en forma tal que destaque en el conjunto y por ningún motivo debe rozar el piso. En el caso de conferencias, debe ir colocada al lado derecho del principal orador, esto es a la izquierda según la percepción del público. Si está acompañada de un número par de banderas, ocupará el lugar al centro de ellas. Los demás banderas, en tanto,
se colocarán a su derecha e izquierda, sucesivamente, siguiendo el orden de precedencia establecido. Si se coloca junto a un número impar, ocupará el primer lugar al lado izquierdo del espectador. En un evento donde asistan más de dos países, la precedencia de las banderas presentes será determinada por orden alfabético, salvo que existieren otros motivos que considerar, como la jerarquía de las instituciones representadas, presencia de pabellones de naciones extranjeras u otra razón igualmente atendible.
Himnos Nacionales e Institucionales: El Himno Nacional, el Himno del Tolima y el Canto Mayor de la Universidad será interpretado al inicio de los actos universitarios solemnes como en el caso de los Grados de la Universidad y cuando estén presentes Autoridades Nacionales, y extranjeras como el presidente, el alcalde, gobernador etc. En los actos simples, sólo se
interpretará el Himno de la Universidad, al inicio o al término de la actividad. La bandera y el himno son símbolos distintos, por lo tanto, cada uno tiene un protocolo diferente por ejemplo, nunca se iza la bandera en el momento de cantar el himno nacional, siempre se debe izar antes de cantarlo.
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Canto Mayor de la Universidad el Tolima
Texto: Ricardo León Franco Música: César Augusto Zambrano Rodríguez Coro
Somos Universidad! cantemos todos de pie la mano en el corazón cantemos de viva voz Somos Universidad! Fuero propia es el saber y el derecho de igualdad regla de oro es la unidad de pensamiento y acción El fanal de la razón ilumina nuestra casa sin distinciones de credo nacionalidad o raza
Somos Universidad! es nuestro canto mayor símbolo de identidad es nuestro himno de honor Ciencia y artes cultivemos en función del ideal de construir para los hombres la cultura de la paz Somos Universidad! Cantemos todos de pie la mano en el corazón cantemos de viva voz Somos Universidad! Somos Universidad!
Visitas protocolares:
1. Saludo al Rector (sala de juntas de la
rectoría)
2. Entrega de obsequios y folletos
Institucionales.
3. Recorrido por la Universidad.
4. Reuniones de trabajo en la unidad
correspondiente.
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Firma de convenios:
1. Bienvenida - Maestro de Ceremonias 2. Breve descripción del convenio o lectura de las principales cláusulas o términos del acuerdo.
3. Suscripción del convenio nombre….entre el ( nombre y cargo del firmante) y … 4. Firma de los documentos 5. Palabras del Rector o persona que
representa a la institución con la que se hace el convenio.
6. Palabras del rector quién acepta el convenio o quién lo representante 7. Cierre. Nota: No olvidar los himnos y banderas de la Universidad con la que se realiza el convenio y el de la Universidad del Tolima.
Reconocimientos, homenajes, condecoraciones:
1. Introducción.(saludo de bienvenida, lectura del programa) 2. Himnos
3. Presentación de la mesa principal 4. Palabras del Rector 5. Lectura de la resolución 6. Imposición del escudo o condecoración, placa etc. 7. Palabras del homenajeado si es del caso 8. Cierre
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Inauguración de obras:
1. Introducción. A cargo del Maestro de Ceremonias.
2. Himno de Colombia 3. Himno del Departamento 4. Himno de la universidad 5. Palabras del Rector o Presidente Consejo Fundador 6. Palabras del Ministro de Educación 7. Develación de la placa recordatoria 8. Corte de cinta 9. Recorrido por el Lugar.
Algunas veces se acostumbra bendecir las instalaciones que se inauguran y en estos casos es opcional durante el recorrido por las de estas, o de manera simbólica durante la develación de la placa. Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, tener presente la participación de la banda de músicos, marchas a interpretar y la correcta posición de las banderas en relación con las drizas y definir con anterioridad las personas que lo realizaran.
Presentaciones de libros:
Bienvenida
Presentación del autor con un
resumen y el espíritu de su trabajo, a
cargo de la autoridad universitaria
Palabras del autor en torno a la labor
cumplida en su investigación o
respecto al tema tratado.
Comentario de expertos o si es del
caso puede ser un panel con la
asistencia de un moderador.
Cierre por la autoridad de mayor
jerarquía.
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Entrega de donaciones:
1. Introducción 2. Palabras de los representantes de la institución que entrega la donación.
3. Entrega de la donación o firma de los documentos correspondientes
4. Palabras del Rector
5. Cierre.
UNIFORMES INSTITUCIONALES:
Dotación para empleados públicos administrativos y de servicios: esta dotación se da anual y se reglamenta su uso mediante una circular de la Vicerrectoría Administrativa donde hacen pública la ficha técnica del uso del uniforme para las damas, los cuales son de uso obligatorio durante todo el año, el uniforme se deberá de portar todos los días, sin excepción alguna y sin modificar en ningún caso los términos de la ficha técnica. Estos serán llevados en excelente estado de presentación, calzado apropiado con el diseño, el maquillaje y el esmalte de las
uñas deberá ser igualmente moderado principalmente con colores suaves; el cabello limpio y arreglado. En caso de no vestir con el uniforme se debe de tomar en cuenta que si muestra mucho sus atribuciones físicas puede desviar considerablemente la atención de la audiencia de los objetivos que se tenga. Por eso, recomendamos vestir moderadamente principalmente con falda, ya sea un vestido o un juego de falda y saco, por otro lado si usa pantalones se hace necesario el uso de un saco que baje más allá de la cintura.
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El personal de Vigilancia: Para la prestación del servicio el vigilante debe portar el uniforme autorizado a la empresa por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Los uniformes en ningún caso podrán ser similares a los
utilizados por los miembros de las Fuerzas Militares, la Policía Nacional, el CTI, la Defensa Civil, el Cuerpo Oficial de Bomberos y el Comité Internacional de la Cruz Roja. El vigilante deberá portar el uniforme limpio, completo y en buenas condiciones.
El protocolo para vestir se clasifica en:
De etiqueta
Utilizado para los eventos de gala o eventos formales. Es decir los hombres deben llevar, frac, jacket o smoking. Las mujeres deben llevar vestido largo, es decir un vestido de noche y zapatos adecuados para la ocasión.
Por lo regular los eventos “de etiqueta” se especifican en las invitaciones y se entiende que es obligatoria para dicho evento. Los eventos comunes de etiqueta van desde cenas de gala, bodas, espectáculos de música clásica, bailes y ceremonias formales. Lo más común es que todos estos eventos se lleven a cabo en la noche.
Formal
La vestimenta adecuada para los hombres debe ser un traje obscuro para salir de noche, durante el día trajes en tonos grises, azules, o cafés son permitidos. Las mujeres, vestido corto o de cóctel, o bien trajes o conjuntos sastres para la oficina. Este tipo de vestimenta es requerido y bien visto para el trabajo, reuniones y exposiciones de negocios, conferencias, espectáculos, ceremonias escolares, etc.
Informal
Aquí prácticamente engloba el resto del guardarropa. Para los hombres va
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desde un pantalón de vestir tipo Dockers con una camisa de manga corta, hasta pantalones de mezclilla con una camisa tipo polo o de botones con manga corta.
Las mujeres pueden llevar una combinación de falda con blusa, pantalón de distintas telas con blusa y hasta jeans con zapatos de tacón.
Lo informal, es para vestir a diario en el trabajo, siempre y cuando la empresa lo permita y el cargo que tengas. También
para los fines de semana y salir con los amigos y familia.
Recuerda que con cada tipo de vestuario, se puede realzar con los accesorios adecuados. Bolsos, pañuelos, cinturones son el complemento ideal, el caso es no exagerar.
Para causar una buena impresión, procura que todas tus prendas siempre estén limpias y tus zapatos impecables.
EL CEREMONIAL Y PROTOCOLO EN FUNCIÓN DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
Las Relaciones Públicas constituyen el “conjunto de principios, conocimientos y métodos que nos capacitan idóneamente para lograr la comprensión, simpatía y apoyo del público hacia nuestra organización”.
Relaciones Públicas es la función administrativa que evalúa las actividades públicas que identifican la política y procedimientos de un individuo o de una empresa con el interés público y que pone en ejecución un programa de acción para ganar la aceptación y el entendimiento del público.
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ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
La Comunicación En el ámbito de las Relaciones Públicas la comunicación es un proceso que involucra el intercambio de hechos, puntos de vista e ideas entre las organizaciones y sus públicos. Es por ello que es esencial el manejo de la comunicación, ya que de acuerdo a este manejo, será el éxito de la gestión del Relacionista Público. La Organización Elemento esencial de las Relaciones Públicas es ubicarse en el contexto en el cual se desenvuelve: La Organización. Se puede decir que es un conjunto de cargos cuyas reglas y
normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. La Opinión Pública Para las Relaciones Públicas, la Opinión Pública no es una entidad con forma y sustancia tangible, sino más bien un conjunto de creencias, ilusiones y puntos de vista que expresan los puntos de vista de los individuos que conforman el público. He aquí la importancia de su conocimiento para toda actividad inherente al desarrollo de una Opinión Pública favorable hacia una corporación.
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Organización de un evento con los organismos gubernamentales y de entidades públicas y privadas.
Se debe llevar una lista de protocolo actualizada cada seis meses de todos los organismos gubernamentales y de entidades públicas y privadas.
Se debe trabajar en equipo con la persona encargada de protocolo de los organismos gubernamentales y de entidades públicas y privadas con la que se está desarrollando el evento.
Coordinar con la persona encargada de protocolo de los organismos gubernamentales y de entidades públicas y privadas lo relacionado a: ruedas de prensa, Tarjetas, lugar, acto musical, banderas, himnos, apoyo logístico entre otros.
Se debe verificar la fecha, hora y lugar del evento y sitio de ubicación del rector.
Si hay una distinción, previamente se debe informar a la persona que coordina el evento para que sea incluido en el orden del día.
Confirmar la asistencia telefónicamente.
Llegar con anticipación al evento para revisar o atender rápidamente contratiempos.
Eventos externos más comunes: Reuniones interinstitucionales, homenajes a personalidades, Rendición de cuentas, presentación de proyectos, Visitas a empresas, Presentación de libros, Inauguración de nuevos espacios físicos, firma de convenios, Ruedas de prensa.
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Normas del ceremonial aplicado a la actividad privada
Ceremonial del sector privado y al servicio ejecutivo. El arte de negociar con diferentes culturas. La formalidad en el vestir. Los regalos y la tarjeta comercial.
Relaciones Públicas en el sector Gobierno
Las Relaciones Públicas en el sector gobierno nacen con un triple fundamento: Informar
a la ciudadanía, persuadirla e integrar a unas personas con otras. De la misma manera
y ampliando estos elementos, buscan conservar y acrecentar la confianza, el apoyo y la
aprobación por parte de la población a los actos realizados por el gobierno, contribuir al
mejoramiento de la administración para lograr su máxima competencia y eficacia,
desarrollar un vasto y bien orientado programa de comunicación externa, destinado a
brindar información eficiente y oportuna a la ciudadanía; contribuir a la puesta en
práctica de una serie de medidas de relevante importancia, ya que dan la verdadera
fisonomía de la administración pública a los ojos de la ciudadanía.
Existen muchas formas de desarrollar una buena labor de las relaciones públicas como son: 1.- Organización de reuniones periódicas. 2.- Visitas a las empresas. 3.- Envió de material informativo a los medios. 4.- Donaciones 5.- Auspicio de actividades deportivas y culturales. 6.- Promoción de logros de la empresa. 7.- Exhibiciones y muestras. 8.- Enviar presentes e información a clientes y proveedores en fechas ad hoc.
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FORMATO DE SOLICITUD PARA EL USUARIO EN LA WEB:
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: _____________
FORMATO DE SOLICITUD PARA EVENTOS INSTITUCIONALES
Versión:01
Solicitante:_________________________ Dependencia: __________________________ Fecha de solicitud: _____________________Teléfono: ______________cel. :_________________ Nombre del evento:_______________________________________________________________
Tipo de evento: Académico: _____ Deportivo: _____ Social : ______ Científico: ______ Cultural : _______
Lugar del evento: Auditorio de la Ciencia: _____ Auditorio de la Música: _____ Aula Especial: _____ Salón los Ocobos: ___ Sala de Consejos de la rectoría _____ Otro: _____ CUAL________
Fecha del evento: _______________
Hora del evento: _________________
Servicios que requiere: Comunicaciones:
Prensa ______ Video _______ Radio: ____ Difusión por redes sociales: página web:__ Facebook: ____ Boletín: _____twitter: ____ Ruedas de Prensa: ____ Fotografía: _____ Imagen Institucional :
Plegables _____Afiches: ____ Tarjetas: ____ Préstamo del stand____ Pendones: __ Pasacalles: ____ Cartillas: ___ Boletines : ___ Material pop: _____Otros:____
Protocolo y Relaciones públicas:
Maestro de ceremonia: ____ Servicio de restaurante: Desayuno _____ Almuerzo____ Cena____ coctel_____ Acto musical: ____Flores: _____ Detalles: _____ Reconocimientos: Nota de estilo____ Pergamino____ Otro_____ Apoyo de vigilancia: ____Hospedaje: _____ Transporte local: Horario _____________ Recoger en:__________ llevar a : ____________
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GLOSARIO
FORMATO INTERNO DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DE LOS EVENTOS Fecha de solicitud: __________________ Dependencia: ______________________________ Funcionario Responsable: ______________________________________________________ Lugar: _______________________Fecha: _______________________ Hora: ____________ Nombre del Evento: ___________________________________________________________
No. ELEMENTOS CANTIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
1 Banderas
2 Señalizadores Mesa Directivos (adjuntar lista)
3 Juramento
4 Pendones
5 Diplomas
6 Escudos
7 Vocativos
8 Orden de Ingreso Directivos
9 Plano de distribución
10 Programa Maestro de Ceremonias
11 Resoluciones
12 Lista de Invitados
13 Acto Musical
14 Mesas
15 Sillas
16 Decoración
17 Elaboración de Invitaciones
18 Personal de Apoyo Protocolo
19 Fotógrafos
20 Prensa y Medios de Comunicación
21 Obsequios
22 Himnos
23 Bandejas
24 Confirmaciones
25 Verificación Protocolo de Mesa
Birrete: Consiste en un gorro rematado en una tapa de forma prismática y adornado por un cordón trenzado, con una borla. Este hace parte del traje académico. Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Forma en que se aplica el protocolo establecido para eventos y actos públicos y sociales. Cortesía: Demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona. Los términos (Urbanidad, Etiqueta y Cortesía) son afines, pero en ningún momento, iguales. Se complementan y se requieren para el buen desempeño de las normas del ceremonial y el protocolo. Estola: También denominada beca; es una banda de tela que hace parte del traje académico, se porta en el cuello y va bordada con el escudo de la Universidad y el nombre de la facultad. Etiqueta: Es el conjunto de normas que se usan en la vida social. Ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares en actos cotidianos como solemnes, de acuerdo con costumbres pre- establecidas, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad. Habladores: Son los identificadores que se colocan sobre la mesa principal o la mesa de sala de juntas; son tipo tarjeta u horizontales, elaborados en papel Kimberly blanco o en acrílico transparente. Maestro de Ceremonia: Es la persona que se encarga de dirigir la organización y la ejecución de un evento.
Debe estar atento a todos los detalles logísticos, de comunicación y de orden que el protocolo exige. El maestro de ceremonia, eventualmente, actúa también como presentador. Mesa Principal: Denominada también mesa de honor, que se dispone para la ubicación de la presidencia en un acto público, ceremonial y oficial. En ella, estarán sentados, según las precedencias, el anfitrión, el homenajeado, los organizadores y los invitados especiales, que se dispongan, según la actividad lo requiera y amerite la ocasión. Muceta: Esclavina que cubre el pecho y la espalda y que, abotonada delante, usan como señal de su dignidad los prelados, los doctores, los licenciados, los académicos y cierto Eclesiastés. El traje académico, se convierte en ornamento primordial de altas dignidades universitarias. Precedencia: Es el orden que se establece para la ubicación, la mención y el tratamiento de las personas que asisten a un evento o acto ceremonial. Se define según la jerarquía de la Institución y está estrechamente ligada al tratamiento que rige el protocolo oficial. Presidencia: Acción de presidir. Se le llama en protocolo a la persona o conjunto de personas quienes presiden un acto ceremonial o solemne. Le corresponde al anfitrión y, por lo general, la integra también el invitado de honor, el homenajeado y el (los) organizador(es) del evento.
Presentador: Es la persona que se encarga de leer el programa de un evento o actividad. Persona
que presenta y comenta un espectáculo o un programa televisivo o radiofónico.
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Educación: A los fines del ceremonial y protocolo se entiende como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos permitiéndole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesía, buenas costumbres y atención pública.
Arte:
Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa.
Manera:
Modo particular de ser o de hacer algo
Porte y modales de una persona.
Cortesía: La demostración de nuestra
consideración hacia los demás. Como un
indiv iduo utiliza todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicación.
Normas sociales:
Son el conjunto de normas y reglas
establecidas por
costumbres fundamentalmente que garantizan con su aplicación y observancia
un buen comportamiento público.
Etiqueta: Aba rca un co n j un to de n o rm as pa ra hace r las cosas correctamente y de manera fácil; es la expresión formal de los buenos modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad
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