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Manual de
Procedimientos
Dirección General de Evaluación y Control de Obra
Pública
agosto 2012
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Manual de
Procedimientos
Dirección General de
Evaluación y Control de Obra
Pública
Elaboró Presentó Validó
”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,
Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio
S-1625/2012 de fecha 17/08/2012”.
C.P. Carlos Tapia Astiazarán
Secretario de la Contraloría GeneralDirector General de Seguimiento y
Control de Obra Pública
Secretario de la Contraloría General
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ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
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Introducción
El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y
mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones
realizadas por la Dirección General de Seguimiento y Control de Obra Pública, cuidando que
éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.
El Manual generado en esta Dirección General, contempla la Red de Procesos de esta Unidad
Administrativa, la Lista Maestra de Documentos, el Registro Histórico de Cambios, así como los
procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo.
Es importante señalar que este documento se deberá actualizar en la medida que presente
modificaciones en su contenido, ya sea en la normatividad establecida, en la estructura org ánica o
en algún otro aspecto que influya en su operatividad.
Para la elaboración del presente documento participaron las distintas áreas de esta Unidad
Administrativa y la Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad.
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Objetivo del Manual
El presente Manual tiene como objetivo equipar al personal que labora en esta Direcci ón
General, de una base documental para que conozcan la manera de llevar a cabo su trabajo,
buscando la consistencia en la operación y generando los medios para la mejora.
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Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSSecretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
10/07/2012
06-DOP-RP/Rev.00
Hoja 1 de 2
5.1 C 04 01 Evaluar y dar
seguimiento a la
aplicación de los
Recursos al cuidado
del Poder Ejecutivo,
en lo relativo a
inversión pública
Operativo Director General de
Evaluación y Control
de Obra Pública
Informe de
resultados de
auditoría y cédulas
de observaciones
01 Auditoría a obras y acciones
financiadas con recursos públicos
- Cédulas de Observaciones
- Informe de Resultados de la
auditoría
1.- Proporción de la inversión
auditada
2.- Proporción del importe
observado
3.- Proporción de las obras o
acciones observadas
Titular del Ejecutivo del
Estado
Secretario de la
Contraloría General
Secretaría de la Función
Pública
Sociedad
Porcentaje de
importe de inversión
auditada/ Porcentaje
del importe total de
inversión del
Ejercicio + el total
del importe auditado
de ejercicios ant
5.1 C 04 01 Evaluar y dar
seguimiento a la
aplicación de los
Recursos al cuidado
del Poder Ejecutivo,
en lo relativo a
inversión pública
Operativo Director General de
Evaluación y Control
de Obra Pública
Informe de
resultados de
auditoría y cédulas
de observaciones
02 Revisión de Proyectos ejecutivos
financiados con recursos públicos
- Informe de Revisión de
Proyectos
1. Índice de cumplimiento de
revisión de proyectos
prioritarios
Titular del Ejecutivo del
Estado
Secretario de la
Contraloría General
Dependencias y
Entidades
Sociedad
Porcentaje de
importe de inversión
auditada/ Porcentaje
del importe total de
inversión del
Ejercicio + el total
del importe auditado
de ejercicios ant
5.1 C 04 01 Evaluar y dar
seguimiento a la
aplicación de los
Recursos al cuidado
del Poder Ejecutivo,
en lo relativo a
inversión pública
Operativo Director General de
Evaluación y Control
de Obra Pública
Informe de
resultados de
auditoría y cédulas
de observaciones
03 Evaluación de contratistas
ejecutores de obra pública para el
Gobierno del Estado de Sonora
- Informe de evaluación de
contratista
1. Índice de cumplimiento de
evaluación a los contratistas de
obra pública por especialidad y
solvencia económica
Titular del Ejecutivo del
Estado
Secretario de la
Contraloría General
Dependencias y
Entidades
Sociedad
Porcentaje de
importe de inversión
auditada/ Porcentaje
del importe total de
inversión del
Ejercicio + el total
del importe auditado
de ejercicios ant
5.1 C 04 01 Evaluar y dar
seguimiento a la
aplicación de los
Recursos al cuidado
del Poder Ejecutivo,
en lo relativo a
inversión pública
Operativo Director General de
Evaluación y Control
de Obra Pública
Informe de
resultados de
auditoría y cédulas
de observaciones
04 Verificación a obras financiadas
con recursos públicos
- Informe de resultados de
verificación
1. Importe de obra verificada /
presupuesto de egresos en
inversión del ejercicio
Titular del Ejecutivo del
Estado
Secretario de la
Contraloria General
Dependencias y
Entidades
Ayuntamientos
Sociedad
Porcentaje de
importe de inversión
auditada/ Porcentaje
del importe total de
inversión del
Ejercicio + el total
del importe auditado
de ejercicios ant
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Documento
obsoleto
Catálogo de Macroprocesos
03 Modernización de la Función Pública
01 Planeación de la Gestión Interna
02 Vinculación Sociedad-Gobierno para la
Transparencia, Rendición de Cuentas y Combate a
la Corrupción
04 Fiscalización, Control y Evaluación
05 Administración de la Gestión Interna
Catálogo de Facultades
A Control y Desarrollo Administrativo
B Desarrollo Administrativo
C Control Gubernamental
D Participación Social y Vinculación
E Transparencia y Combate a la Corrupción
Elaboró Revisó Validó
Subdirector de
Sistemas de
Información
Director General de
Seguimiento y Control
de Obra Pública
Secretario de la
Contraloría General
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Documento
obsoleto
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Auditoría a obras y acciones financiadas con recursos públicos
06-DOP-P01/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
19/07/2013
Secretaría de la Contraloría General
Constatar que los recursos públicos destinados a la inversión en infraestructura, desarrollo social y sector
productivo en el Estado, se ejerzan de acuerdo a las leyes, lineamientos y normas que les aplican.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Es de aplicación solo a esta unidad administrativa en las revisiones que se lleven a cabo a las muestras
seleccionadas de las inversiones públicas en obras y acciones a cargo de Dependencias, Entidades y H .
Ayuntamientos, responsables de la ejecución de los programas de Infraestrutura, Desarrollo Social y Sector
Productivo.
II.- ALCANCE
Auditoría: Es la revisión documental y/o física de obras y acciones públicas, ejecutadas por una Dependencia,
Entidad o Ayuntamiento, con el fin de comprobar si se ajusta a la normatividad aplicable .
Ejecutora: Dependencia, Entidad o H. Ayuntamiento de la Administración Pública, que ejecuta obras y acciones,
con cargo a recursos públicos o privados.
Sector Productivo: personas físicas y morales dedicadas a la producción de bienes y prestación de servicios
relacionados.
Acta de Inicio de Auditoría: Documento donde se asienta los responsables de atender la auditor ía y los alcances de
la misma.
Cédulas de Trabajo: Son los documentos donde se registra la evidencia de las acciones de auditoría.
RAO: Registro Auxiliar de Obra en Revisión Documental.
Cédula de Inspección de Campo: Es el documento donde se registra la visita f ísica a la obra, que tiene la finalidad
de constatar los conceptos ejecutados, avance físico y su situación operativa.
SFP: Secretaría de la Función Pública.
SCG: Secretaría de la Contraloría General.
SAGARPA: Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación.
PA: Programa Anual.
PAT: Programa Anual de Trabajo con la SFP.
III.- DEFINICIONES
Acuerdo de Coordinación Aplicables (Federación-Estado y Estado -Municipio).
Normatividad Aplicable.
Reglas de Operación de los Programas.
Anexos de Ejecución y Técnicos celebrados entre el Estado y la Federación.
Lineamientos específicos de los programas.
Manual de Gestión de Calidad.
Procedimiento de Planeación y Ejecución de la Auditoría a Programas Federalizados de la Secretaría de la Función
Pública.
Cédula de Indicador.
IV.- REFERENCIAS
El monto auditado acumulado anual, deberá representar al menos el 10% del monto de la inversión autorizada a
esa dependencia, entidad o ayuntamiento, de cada programa seleccionado para revisión.
V.- POLITICAS
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Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DOP-P01-F01/Rev.01 REGISTRO AUXILIAR DE OBRA
06-DOP-P01-F02/Rev.01 CÉDULA DE INSPECCIÓN DE CAMPO
06-DOP-P01-F03/Rev.01 CEDULA DE HALLAZGOS
06-DOP-P01-F04/Rev.01 CÉDULA DE OBSERVACIONES
06-DOP-P01-I01/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE OFICIOS
06-DOP-P01-I02/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA INFORME DE RESULTADOS DE LA
AUDITORÍA
06-DOP-P01-I03/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE ACTA DE
INICIO
06-DOP-P01-I04/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA CÉDULAS DE TRABAJO
06-DOP-P01-I05/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA INFORME EJECUTIVO
06-DOP-P01-I06/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA PREINFORME
06-DOP-P01-I07/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA CÉDULA DE RESULTADOS FINALES
DE AUDITORÍA
06-DOP-P01-I08/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE ACTA DE CIERRE
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo06-DOP-P01-A01/Rev.01
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.00 Elaboración de Anteproyecto de Programa
Anual de Auditorías (se inicia a partir del POA
del ejercicio, PAT formalizado por Estado con
SFP en programas federalizados, Queja o
Denuncia ciudadana u oficial, instrucción
superior de autoridad competente, visita de
obra)
1.01 Supervisor Solicita, recibe y analiza la información de la
Coordinación de Evaluación y Control de los
programas a revisar. Consulta el programa
Visor Obras Sonora. Se incluyen en la
muestra aquellas obras que por instrucciones
del superior jerárquico se requiera revisar,
motivada de una visita de obra, denuncia o
queja, en el periodo del 15 de noviembre al 15
de diciembre del año anterior. Elabora
anteproyecto de obras o acciones a auditar,
así como la planeación de la auditoría y el
presupuesto de costos tanto el operativo como
el institucional para la SFP y turna para su
presentación ante el Comité de Auditoría.
Nota: Cuando la auditoría se realiza
conjuntamente con personal de la SFP, la
muestra se determina por ambas partes (SFP
y SCG). En este tipo de auditoría se elabora
carta de planeación y cronograma de acuerdo
al procedimiento Planeación y Ejecución de la
Auditoría a Programas Federalizados. En el
mismo periodo se documenta la información
de recursos de inversión.
1.02 Comité de Auditorías de
Obra Pública
Revisa y aprueba anteproyecto de obras a
auditar, asi como la planeación de las
actividades. Durante los últimos 3 días del
mes de enero. Los documentos los firmará el
Presidente y Secretario del Comité y rubricado
por todos los vocales.
Relación de obras, carta
planeación, cronograma de
actividades (con SFP)
1.03 Supervisor Recibe programa anual de obras aprobado y
planeación de actividades. El supervisor turna
las obras a auditar a cada coordinador y le dá
las instrucciones y datos necesarios para que
se efectúen los trabajos. El coordinador
instruye a cada auditor sobre cada obra que se
va auditar y le proporciona la información
necesaria para que elabore los oficios y llene
cada formato que va a ocupar en la auditoría.
Programa anual de auditoría,
carta de planeación.
Cronograma de actividades
(en auditorías conjuntas con
SFP)
2.00 Notificación de la Órden de Auditoría a obras o
acciones.
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2.01 Auditor Recibe la muestra de obras y/o acciones que
serán auditadas; elabora oficios de órden de
auditoría y de notificación, iniciando los
trabajos de auditoría con el levantamiento del
Acta de Inicio en la ejecutora, conforme al
instructivo 06-DOP-P01-I01 de elaboración de
oficios y turna al Supervisor. Cuando la
auditoría es conjunta con el personal de la
SFP, el oficio de notificación de auditoría lo
elabora en conjunto con el personal de la SFP
y lo turna al Director General pasando a la
actividad 2.02. En caso de auditoría en
Ayuntamientos, simultáneamente se elabora el
oficio de comisión de acuerdo a la actividad
3.04, que incluye la fecha de presentación de
la auditoría ante el Comité de Auditorías de
Obra Pública.
Oficio de órden de auditoría,
oficio de notificación, de
comisión, cuando aplica
2.02 Supervisor y Director
General
Recibe oficio de órden de auditoría y de
notificación, revisa, rubrica y turna a Secretario
para su firma.
Rúbrica en oficio de órden de
auditoría y de notificación.
2.03 Secretario, Director General,
Supervisor, Auditor
Recibe oficio de órden de auditoría y de
notificación, firma y turna a Director General y
Supervisor, este a su vez fotocopia oficio de
notificación y turna al auditor para su entrega
de original y copias a la dependencia, entidad
o municipio que se auditará. Oficio de órden de
auditoría se archiva en expediente de la
auditoría correspondiente.
Firma en oficio de órden de
auditoría y de notificación y
Acuse de recibo en copia de
oficio de notificación de
auditoría
2.04 Director General, Supervisor
y Auditor
Recibe oficio de designación del personal
encargado de atención de la auditoría en la
dependencia o entidad. En caso de
Ayuntamiento la designación se recibe en el
domicilio del municipio a auditar.
Documento de designación,
acta de inicio.
3.00 Revisión documental y física de las obras.
3.01 Supervisor o Coordinador y
Auditor
Se presenta con el funcionario público
designado para atender la auditoría en la
dependencia, entidad o Ayuntamiento y
procede al levantamiento del acta de inicio de
auditoría. Explica el alcance de la auditoría y
solicita formalmente la documentación inicial
requerida para el proceso de auditoría, de
acuerdo con las disposiciones legales
aplicables.
3.02 Auditor Recibe expediente técnico de la obra o acción,
analiza la información documental, llenando
las cédulas de trabajo con la información
requerida analizada, de acuerdo a instructivo
para cédulas de trabajo 06-DOP-P01-I04.
Asienta en cédula de inspección documental
hechos o incidencias que considere necesario
precisar.
Cédulas de trabajo, Cédula de
inspección documental
3.03 Coordinador Supervisa durante el proceso de auditoría los
avances en cuanto a la revisión documental o
física, comenta con el Supervisor los avances
del proceso de auditoría. Esto se lleva de
manera verbal y telefónica.
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3.04 Auditor, Coordinador y
Supervisor
Elaboran itinerario de inspección de campo de
obras o acciones y oficio de comisión de
acuerdo a instructivo 06-DOP-P01-I01 de
Instructivo para elaboración de oficios, previo
conocimiento y firmado por parte de la
ejecutora auditada. Para el caso de
Ayuntamientos el itinerario de inspección de
campo se elabora conjuntamente de manera
verbal con el personal designado para atender
la revisión por parte del municipio. En el caso
del Sector Productivo el itinerario de campo se
elabora de manera verbal con el personal de
los Distritos de Desarrollo Rural de la
SAGARPHA o de la Coordinación del
programa.
Itinerario de inspección de
campo (donde aplique), Oficio
de comisión
3.05 Director General, Auditor Recibe itinerario de inspección de campo y
oficio de comisión, lo firma y turna original al
auditor y remite copia a la Dirección General
de Administración y Control Presupuestal para
el trámite de recursos económicos y
materiales para llevar a cabo la comisión.
Auditor recibe oficio de comisión, programa de
revisión física, recursos económicos y
materiales para llevar a cabo la inspección
física de obras o acciones. Realiza la
inspección física de las obras o acciones,
registrando los avances físicos y los hallazgos
(cuando sea el caso) en la cédula de
inspección de campo, y recaba la firma del
representante de la ejecutora que lo
acompaña. Así mismo obtiene evidencia
fotográfica de las obras auditadas. En
revisiones conjuntas con la SFP, requisita el
RAO de revisión física, anotando los hechos o
incidencias que considere necesario asentar y
que sirven de soporte a las observaciones que
deriven de la revisión.
Firma oficio de comisión,
cédulas de inspección de
campo, RAO (con la SFP),
evidencia fotográfica.
4.00 Elaboración y presentación de Cédulas de
Hallazgos
4.01 Auditor Elaboran las Cédulas de hallazgos clasificados
en 1o.- Observación, 2o.- Aclaración y 3o.
-Recomendación, según corresponda, de los
hechos o incidencias detectados en la revisión
documental e inspección física de las obras o
acciones auditadas, reporte fotográfico de las
incidencias detectadas, resumen de hallazgos,
breve descripción de los datos del programa
auditado y vistas panorámicas de las obras o
acciones en archivo electrónico, para su
presentación ante el Comité de Auditorías de
Obra Pública, de acuerdo a la fecha ya
establecida en el programa anual de
auditorías.
Cédulas de Hallazgos, reporte
fotográfico, resumen de
hallazgos, descripción y vista
panorámica.
4.02 Coordinador y Auditor Recibe las cédulas de hallazgos cuando
menos 2 días antes de la presentación ante el
comité de auditorías, revisa y corrigen cédulas
si aplican correcciones, presenta al Supervisor
para su conocimiento, entrega dos copias de
las cédulas y del resumen de hallazgos al
secretario del comité para el registro ante
comité.
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4.03 Auditor, Coordinador y
Supervisor
Presentan cédulas de hallazgos ante el
Comité exponiendo los hechos detectados en
la auditoría de obras o acciones, realizan los
ajustes en las cédulas y resumen que
pudieran resultar señalados por el Comité, una
vez ya definidas las cédulas y resumen se
imprimen en dos tantos originales y se firman
las cédulas y se rubrica el resumen por los
participantes y responsables de la auditoría.
Se programa la fecha de firma de las cédulas
por parte del ente auditado en un maximo de 4
días hábiles.
Cédulas y resumen de
hallazgos.
4.04 Auditor, Coordinador y
Supervisor
Elaboran oficio de invitación a firma de cédulas
de hallazgos al titular de la ejecutora, rubrica
oficio el supervisor y turnan oficio y resumen
de hallazgos al Director General, las cédulas
las resguarda el supervisor para la fecha de la
firma correspondiente. Se concede plazo de 20
días hábiles para atender los hallazgos
detectados. El Coordinador procede a la
captura de los hallazgos en el informe
ejecutivo.
Oficio de invitación a firma de
cédulas de hallazgos y
resumen de hallazgos.
4.05 Director General, Secretario,
Supervisor
Recibe oficio de invitación de hallazgos y
resumen, rubrica y turna al Secretario para su
firma. Secretario firma solo oficio y turna a
Director General para su envío a la
dependencia, entidad o H. Ayuntamiento,
correspondiente. Supervisor recibe oficio
firmado de invitación y resumen de hallazgos,
fotocopia oficio y turna al auditor para su
entrega de original y copias, recabar acuse en
copias.
Firma en oficio de invitación y
acuse.
5.00 Seguimiento de Cédulas de Hallazgos.
5.01 Director General, Supervisor Vencido el plazo otorgado recibe oficio de
respuesta y soporte documental por parte de
la ejecutora a los hallazgos detectados, y
turna al Auditor la documentación para su
análisis y dictamen.
Documentación de respuesta
5.02 Auditor Recibe documentación de respuesta de la
ejecutora, para su análisis, en un plazo de 5
días hábiles el auditor analiza la
documentación elaborando el dictamen técnico
señalando el resultado del análisis efectuado,
solventa lo procedente y elabora en dos tantos
originales Informe de Auditoría y Cédulas de
observaciones de los hallazgos que no fueron
convincentes con la documentación remitida,
respetando el consecutivo inicial de los
hallazgos detectados, firma y turna al
Coordinador.
Informe de Auditoría, Cédula
de Observaciones, dictamen
técnico.
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5.03 Coordinador Recibe el informe de auditoría, cédulas de
observaciones y dictamen técnico resultante
del análisis de la documentación remitida por
la ejecutora, revisa, firma el informe de
auditoría, cédulas de observaciones y
dictamen técnico, y elabora y rubrica el oficio
de invitación para firma de cédulas de
observaciones para el personal designado para
atender la auditoría por parte de la ejecutora, el
cual suscribe el Director General de
Evaluación y Control de Obra Pública. Turna el
oficio de invitación, informe de auditoría,
cédulas de observaciones y dictamen técnico
para la firma y rubrica correspondiente.
Informe de Auditoría, Cédula
de Observaciones, dictamen
técnico, oficio de invitación a
firma de Cédula de
observaciones.
5.04 Supervisor y Director
General
Recibe oficio de invitación a firma, informe de
auditoría, cédulas de observaciones y
dictamen técnico, revisa, firma oficio de
invitación, informe de auditoría y cédulas de
observaciones y turna al Auditor para su envío
a la Dependencia, entidad o Ayuntamiento
solamente el oficio de invitación. Informe y
cédulas se resguardan por el supervisor hasta
la fecha de firma correspondiente en un plazo
de 4 días hábiles y el dictamen técnico se
archiva en expediente de la auditoría. Se
otorga un plazo de 25 días hábiles para la
solventación final. El Coordinador procede a
capturar en informe ejecutivo las observaciones
finales.
Informe de Auditoría, Cédula
de Observaciones, dictamen
técnico, oficio de invitación
firmados.
5.05 Auditor Recibe oficio firmado de invitación, fotocopia
oficio y entrega original y copias a la
dependencia, entidad o municipio auditado,
recabando el acuse correspondiente y archiva
en expediente.
Oficio de invitación con acuse.
6.00 Seguimiento a Informe de Auditoría
6.01 Director General, Supervisor Vencido el plazo otorgado recibe oficio de
respuesta y soporte documental por parte de
la ejecutora a las observaciones señaladas, y
turna al Auditor la documentación para su
análisis y elaboración de cédula de resultados
finales de auditoría.
Documentación de respuesta.
6.02 Auditor Recibe documentación de respuesta de la
ejecutora para su análisis, en un plazo de 5
días hábiles analiza la documentación y
elabora y firma solo la cédula de resultados
finales de auditoría y el acta de cierre, en dos
tantos originales señalando el resultado del
análisis efectuado, solventando lo procedente,
firma y turna al Coordinador.
Cédula de resultados finales
de auditoría firmada y acta de
cierre.
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6.03 Coordinador, Supervisor,
Director General, Secretario
Recibe la cédula de resultados finales de
auditoría del análisis de la documentación
remitida por la ejecutora y el acta de cierre,
revisa y corrige cuando aplica, firma la cédula
de resultados finales de auditoría, y elabora y
rubrica el oficio de invitación que suscribe el
Secretario para la firma del acta de cierre.
Supervisor y Director General revisan, rubrican
oficio de invitación y firman cédula de
resultados finales de auditoría. Secretario firma
oficio de invitación y turna al Director General
para su envío a la dependencia, entidad o
Ayuntamiento correspondiente.
Oficio de invitación a firma de
acta de cierre, cédula de
resultados finales de auditoría
firmados.
6.04 Director General y
Supervisor
Recibe oficio firmado de invitación y cédula de
resultados finales de auditoría. Fotocopia oficio
y turna al auditor para su entrega de original y
copias a la dependencia, entidad o
Ayuntamiento que se audita y requisita el
acuse correspondiente. El Coordinador
procede a capturar las observaciones finales
que no fueron solventadas en el Informe
Ejecutivo. El Supervisor integra el expediente
de presunta responsabilidad con todos los
documentos de evidencia certificados de
acuerdo a los requisitos de conformidad y
elabora oficio de presunta responsabilidad y
Director General firma oficio, y turna a la
Dirección General de Información e Integración
(DGII) para lo conducente.
Oficio de invitación, cédula de
resultados finales de
auditorías firmados, oficio y
expediente de presunta
responsabilidad.
6.05 Auditor Recibe oficio firmado de invitación de firma de
acta de cierre y fotocopias y entrega original y
copias a las dependencia, entidad o
Ayuntamiento auditado, recabando el acuse
correspondiente y archiva en expediente.
Oficio de invitación con acuse.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador de Evaluación y
Control
Encargado de Despacho de la
Secretaría de la Contraloria
General
Director General de Evaluación y
Control de Obra Pública
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Auditoría a obras y acciones financiadas con recursos públicos
06-DOP-P01/Rev.01 19/07/2013 12:40:48p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Relación de obras1 Supervisor de Auditoría Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Carta de Planeación2 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 1 año Oficina del
Coordinador de
Evaluación y Control
Archivo muerto
Cronograma de
actividades
3 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 1 año Oficina del
Coordinador de
Evaluación y Control
Archivo muerto
Programa anual de
auditorías
4 Supervisor de auditorías Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de órden de
auditoría
5 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de notificación6 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de comisión7 Auditores Papel 2 años Expediente personal
del auditor
Expediente
personal
Documento de
designación
8 Supervisor de auditorías Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Acta de inicio9 Supervisor de auditorías Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Cedulas de trabajo10 Auditor Electrónico y/o
Papel
2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría y
equipo del auditor
Archivo muerto
Cédula de inspección
documental
11 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Itinerario de inspección de
campo
12 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Cédulas de inspección de
campo
13 Supervisor de auditorías Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Registro Auxiliar de Obra
(RAO)
14 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
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Evidencia fotografíca15 Supervisor de auditorías Electrónico y/o
Papel
2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Cédulas de Hallazgos16 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Resúmen de Hallazgos17 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Descripción y vista
panorámica
18 Supervisor de Auditorías Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de invitación a firma
de cédulas de hallazgos
19 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Documentación de
respuesta
20 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Informe de auditoría21 Supervisor de auditorías Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Cédula de observaciones22 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Dictamen técnico23 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de invitación a firma
de cédula de
observaciones
24 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Cédula de resultados
finales de auditoría
25 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Acta de cierre26 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de invitación a firma
de acta de cierre
27 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Oficio de presunta
responsabilidad
28 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
Expediente de presunta
responsabilidad
29 Supervisor de Auditoría Papel 2 años Oficina del
Supervisor de
Auditoría
Archivo muerto
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
14
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
Hoja 1 de 3NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Auditoría a obras y acciones financiadas con recursos
públicos
06-DOP-P01/Rev.01
1 ¿Se recibió de la DEC la información de las obras del año
anterior a la que se va a efectuar la auditoría?
2 ¿Se elaboró la muestra de auditorías Directas para hacer la
planeación?
3 ¿Se elaboró el plan Anual de auditorías directas?
4 ¿Se elaboró la muestra de auditorías Conjuntas (SFP Y SCG)?
5 ¿Se elaboró la carta de planeación y cronograma de las
auditorías conjuntas?
6 ¿Se elaboró el presupuesto anual de costos de la auditoría?
7 ¿Se presentó el plan anual de auditorías al Comité? Se constata
con la firma del presidente y del Secretarío del mismo.
8 ¿Se elaboraron los siguientes documentos para cada auditoría:
Oficio de Orden de auditoría, Oficio de notificación, oficio de
Comisión para cada auditoría?
9 ¿Esta rubricada los oficios de orden de auditoría y el de
notificación por el Supervisor de Auditoría de auditoría y el
Director General?
10 ¿Estan firmados los oficios de orden de auditoría y el de
notificación por el Secretario de la Contraloría?
11 ¿Se tiene el acuse de recibido por las ejecutoras en los oficios
de Orden de auditoría y de notificación?
12 ¿Está el documento de designación que hace la ejecutora,
donde lista los nombres de las personas que atenderán la
auditoría?
13 ¿Se elaboró el acta de Inicio de la auditoría de acuerdo al
instructivo de la 06-DOP-P01-I03?
14 ¿Se tiene (para cada auditoría) las cédulas de trabajo elaboradas
de acuerdo al instructivo 06-DOP-P01-I04?
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15 ¿Se elaboró la Cédula de Inspección documental y fue firmada
por el que atendió la revisión documental (o en su caso) la
leyenda de que no quiso firmar?
16 ¿El oficio de comisión esta rubricado por el Coordinador de
Auditoría y el Supervisor de Auditoría?
17 ¿Esta firmado el oficio de comisión por el Director General?
18 ¿La cédula de inspección de campo, esta firmada por el
representante de la Ejecutora?
19 ¿Se tiene evidencia fotográfica de la inspección de Campo?
20 ¿Se elaboró la cédula de hallazgos de acuerdo al formato
establecido?
21 ¿Se elaboró el resumen de hallazgos? Asi como la descripción y
vista panorámica?
22 ¿Se presento la auditoría en el comité, se comprueba con las
cédulas y resumen de hallazgos firmados por el director
General?
23 ¿Esta el oficio de invitación a la firma de cédulas de hallazgos
por parte de la ejecutora, rubricada por el Supervisor de Auditor ía
y el Director General?
24 ¿Se capturó los hallazgos en el informe ejecutivo del Supervisor
de Auditoría?
25 ¿Se encuentra el oficio de la invitación de Hallazgos firmados por
el Secretarío de la Contraloría?
26 ¿Se encuentra el oficio de invitación con acuse de recibido por
parte de la ejecutora?
27 ¿Se recibió documentación de Respuesta por parte de la
ejecutora?
28 ¿Se elaboró dictámen técnico de los hallazgos que se
solventaron?
29 ¿Se elaboró el Informe de auditoría y la cédula de Observaciones
(con los hallazgos no resueltos)?
30 ¿El Coordinador de Auditoría firmó el informe de auditoría, las
cédulas de observaciones y el dictámen técnico, elaborado por
el Auditor?
31 ¿Se encuentra elaborado el oficio para la firma de cédulas de
observaciones rubricado por el Coordinador de Auditor ía?
32 ¿Se encuentra firmado por el Supervisor de Auditoría y el
Director general el oficio de invitación a firma, la cédula de
observacion, el dictámen técnico y el informe de auditoria?
33 ¿Se encuentran las observaciones de la auditoría en el informe
ejecutivo?
34 ¿Se encuentra el acuse de recibido por la ejecutora de la
invitación a la firma de observaciones?
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35 ¿Se recibio documentación de respuesta de la ejecutora a la
Cédula de observaciones?
36 ¿Se encuentra la cédula de resultados finales de la auditoría y el
acta de cierre firmadas por el auditor?
37 ¿Se encuentra firmada la cédula de resultados finales y
rubricado el oficio de invitación para la firma del acta de cierre,
por el Coordinador de Auditoría, Supervisor de Auditoría y el
Director General?
38 ¿Se encuentra firmada por el Secretarío de la Contraloría el oficio
de invitación para la firma del acta de cierre?
39 ¿Se encuentra el acuse de recibido por la ejecutora del oficio de
invitación para la firma del acta de cierre?
40 ¿Se encuentra la cédula de resultados finales de la auditoría y el
acta de cierre firmados por la ejecutora?
41 ¿Se encuentra debidamente integrado el expediente de presunta
responsabilidad?
42 ¿Se encuentran todos los documentos de evidencia certificados
de acuerdo a los requisitos de conformidad?
43 ¿Se encuentra el oficio de Responsabilidad firmado por el
Director General?
44 ¿Se encuentra firmado por el Director General, el oficio de la
entrega del original y copias del expediente de presunta
responsabilidad, con acuse de recibido por quien corresponde?
En el caso de los municipios se le entrega todo, y en el caso de
dependencias se entrega a la direccion General de Integración
en Información para lo conducente.
45 ¿Hay evidencia de la medición del indicador?
46 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado? (cédula del indicador)
47 ¿Se cumplió con lo programado en el PAT?
48 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
49 ¿En caso de que el producto no cumpla con los requisitos de
conformidad, se registra en la bitácora de producto no conforme?
50 ¿Se generaron acciones correctivas o inmediatas en el área?
51 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
SIP-F04/REV.0117
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Revisión de Proyectos ejecutivos financiados con recursos públicos
06-DOP-P02/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
02/08/2013
Secretaría de la Contraloría General
Constatar que los proyectos ejecutivos se encuentren debidamente integrados y de conformidad con los contratos,
acuerdos, presupuestos, programas de ejecución y otras disposiciones que les apliquen.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Es de aplicación solo a esta unidad administrativa en las revisiones que se lleven a cabo a los proyectos de las
Ejecutoras de la Administración Pública Estatal, responsables de la ejecución, en las áreas de infraestructura.
II.- ALCANCE
Revisión de proyectos: Es la inspección documental de proyectos ejecutivos que están bajo la responsabilidad de
una dependencia o entidad de la Administración Pública Estatal.
Ejecutora: Dependencia o Entidad de la Administración Pública Estatal, que ejecuta proyectos, con cargo a
recursos públicos o privados convenidos.
Oficio de Notificación: Documento donde se notifica la revisión de proyectos.
Informe de revisión de proyectos: Es el documento donde se comunican los resultados de la revisión efectuada.
SCG: Secretaría de la Controlaría General.
SFP: Secretaría de la Función Pública.
Proyecto Ejecutivo: Planes, Justificación Técnica, Económica y factibilidad de la obra.
III.- DEFINICIONES
Acuerdo de Coordinación Aplicable (Federación-Estado).
Programa Institucional 2010 - 2015 de la Secretaría de la Contraloría General.
Normatividad Aplicable.
Reglas de Operación de los programas.
Anexos de Ejecución y Técnicos celebrados entre el Estado y la Federación.
Lineamientos específicos de los programas.
Manuales específicos de los programas.
Manual de Gestión de Calidad.
Cédula de Indicador.
IV.- REFERENCIAS
Revisar al menos la cantidad de proyectos indicados en el Programa Institucional 2010 - 2015.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DOP-P02-I01/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE OFICIOS
06-DOP-P02-I02/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA INFORME DE RESULTADOS DE
PROYECTOS
06-DOP-P02-I03/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA LISTA DE LA REVISIÓN DE
PROYECTOS
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Procedimiento06-DOP-P02-A01/Rev.01
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La realización de la revisión de proyectos se
inicia a partir de: - Programa Operativo Anual
del Ejercicio actual - Queja o Denuncia -
Instrucción Superior de una autoridad
competente
1.00 Elaboración de la muestra de proyectos a
revisar.
1.01 Director de verificación Solicita y obtiene de la Coordinación de
Evaluación y Control la información para
elaborar el programa anual de trabajo, del 15
de noviembre al 15 de diciembre del año
anterior. Solicita información faltante a la
Ejecutora y la documenta.
Archivo excel de Relación de
proyectos ejecutivos
documentado con la
información faltante.
1.02 Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación
Documental
Recibe información del Director de
Verificación. Elabora el programa anual de
revisión de proyectos y presupuesto
correspondiente, de acuerdo a los
lineamientos del programa general
proporcionado por el Director de Verificación.
Turna a Director de Verificación para revisión y
análisis.
Programa Anual de revisión de
proyectos. Presupuesto
anual.
1.03 Director de Verificación Presenta al Director General el programa anual
de revisión de proyectos y el presupuesto
correspondiente durante los 3 últimos días del
mes de enero.
Programa Anual de revisión de
proyectos. Presupuesto
anual.
1.04 Director General Aprueba el Programa Anual de Revisión de
Proyectos y Presupuesto correspondiente.
2.00 Elaboración de oficio de notificación.
2.01 Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación
Documental
Recibe Programa Anual de Revisión de
Proyectos aprobado y turna a Revisor de
Proyectos Ejecutivos e instruye para la
elaboración del oficio de notificación de
Revisión de proyectos.
2.02 Revisor de Proyectos
Ejecutivos
Recibe la muestra de proyectos a revisar,
elabora oficio de notificación de revisión de
proyectos y la relación de los mismos, dirigido
al titular de la Ejecutora, de acuerdo al
instructivo 06-DOP-P02-I01 de elaboración de
oficios y turna al Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación Documental.
Oficio de notificación,
Relación de proyectos.
2.03 Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación
Documental, Director de
Verificación, Director
General
Recibe oficio de notificación de revisión de
proyectos y la relación de los mismos, revisa y
antefirma el oficio. El Director General turna
Oficio al Secretario para su firma. Una vez
firmado, fotocopia el oficio para remitir a quien
corresponda y turna original y copias para su
entrega.
Firma y antefirma en oficio de
notificación, relación de
proyectos.
2.04 Revisor de Proyectos
Ejecutivos, Supervisor de
Revisión de Proyectos y
Verificación Documental,
Director de Verificación
Recibe original de oficio de notificación de
revisión de proyectos y la relación de los
mismos, así como el oficio de designación por
parte de la ejecutora, y turna al Revisor de
Proyectos Ejecutivos para el trámite
correspondiente, así como recabar firma de
acuse de recibido.
Acuse de recibo en oficio de
notificación, oficio de
designación de parte de la
ejecutora.
3.00 Inspección documental.
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3.01 Revisor de Proyectos
Ejecutivos
Se presenta en la Ejecutora con la persona
designada para atender la revisión de
proyectos, explicándole el alcance de la
revisión y solicitándole la información que
considera necesaria para llevar a cabo su
encomienda. Realiza inspección documental,
constatando que los proyectos ejecutivos se
estén llevando a cabo de conformidad con los
contratos, presupuestos, programas de
ejecución y de acuerdo a los términos de
referencia del proyecto.
Al terminar la revisión, realiza el llenado de
listado de documentos (check list) con la
información que debe contar cada proyecto, el
cual deberá estar firmado por el Revisor de
Proyectos Ejecutivos y por la persona
designada para atender dicha revisión por parte
de la Ejecutora. En caso de que falte algún
documento del proyecto o haya alguna
recomendación, se hará en este formato y se
revisará posteriormente en la fecha
programada de común acuerdo con el
representante de la Ejecutora, la cual no
deberá de exceder de 3 semanas.
Check List fimado.
4.00 Seguimiento de hallazgos.
4.01 Revisor de Proyectos
Ejecutivos, Supervisor de
Revisión de Proyectos y
Verificación Documental
Llevan el control de los hallazgos detectados,
en archivo electrónico, sean faltantes de
documentos o algún tipo de recomendación.
Registro de información
(hallazgos, recomendaciones,
etc.) en archivo electrónico.
4.02 Revisor de Proyectos
Ejecutivos
Realiza segunda visita en un plazo de 21 dias
posteriores a la fecha de la primer visita
efectuada a aquellos proyectos que
presentaron faltante de documentos o
recomendación. Posterior a esta visita se
elabora Informe de revisión de proyectos y se
informa a ejecutora.
Listado de documentos
5.00 Elaboración de Informe de revisión de
proyectos.
5.01 Revisor de Proyectos
Ejecutivos
Elabora el Informe de revisión de proyectos
conforme al instructivo 06-DOP-P02-I02.
En el caso de que, en algún proyecto revisado
existan recomendaciones de caracter
extraordinario, dicho proyecto se turna al área
de Verificación para su posterior programación.
Elabora oficio de envío del informe de revisión
de proyectos de acuerdo al instructivo
06-DOP-P02-I01. Firma el informe de revisión
de proyectos, antefirma el oficio de envío y
turna al Supervisor de Revisión de Proyectos y
Verificación Documental.
Firma informe de revisión.
5.02 Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación
Documental, Director de
Verificación, Director
General
Revisa el Informe de revisión de proyectos y
firma; revisa el oficio de envío del mismo, lo
antefirma y turna ambos documentos al
Secretario para su firma y envío a la Ejecutora.
Firma y antefirma en oficio de
envío, Firma informe de
revisión de proyectos.
5.03 Director de Verificación,
Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación
Documental
Recibe informe de revisión de proyectos y
oficio de envío con acuse, registra en el archivo
electrónico y turna al Revisor de Proyectos
Ejecutivos.
Oficio de envío con acuse.
Registro en archivo
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5.04 Revisor de Proyectos
Ejecutivos
Recibe informe de revisión de proyectos y
oficio de envío con acuse, archiva en
expediente, el cual contiene la documentación
relacionada con la revisión de proyectos.
Registro en archivo.
6.00 Seguimiento final de recomendaciones de
carácter extraordinario
6.01 Supervisor de Revisión de
Proyectos y Verificación
Documental
El Supervisor de Revisión de Proyectos y
Verificación Documental procede a programar
la revisión de aquellos proyectos pendientes
con recomendaciones de carácter
extraordinario.
6.02 Revisor de Proyectos
Ejecutivos
Recibe instrucción y procede a realizar la
revisión, levanta reporte de resultados, asienta
en listado de documentos, siguiéndose los
pasos de la actividad 3.00.
Listado de documentos con
recomendaciones de carácter
extraordinario.
6.03 Para la elaboraciòn y envio del Informe de los
resultados de la revisiòn extraordinaria de
Proyectos Ejecutivos se siguen los pasos del
punto 5.0. Una vez recibido el acuse de
recibido por parte de la Ejecutora, se procede
a almacenarlo y dar por terminada la revisiòn
del Proyecto Ejecutivo.
Oficio de envío de informe de
resultados de revisión, con
acuse de recibido por
ejecutora.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador de Evaluación y
Control
Encargado del Despacho de la
Secretaría de la Contraloría
General
Director General de Evaluación y
Control de Obra Pública
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Revisión de Proyectos ejecutivos financiados con recursos públicos
06-DOP-P02/Rev.01 02/08/2013 02:26:05p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Relación de proyectos
ejecutivos
1 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Electrónico y/o
Papel
1 año Oficina y
computadora del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo
electrónico
Programa anual de
revisión de proyectos
2 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Electrónico 1 año Computadora del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo
electrónico
Presupuesto anual3 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Electrónico 1 año Computadora del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo
electrónico
Oficio de notificación4 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo muerto
Oficio de designación5 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo muerto
Check list firmado6 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo muerto
Registro de información
(hallazgos,
recomendaciones, etc,)
7 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Electrónico 1 año Computadora del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo
electrónico
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Listado de documentos8 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo muerto
Informe de revisión9 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo muerto
Oficio de envío de informe10 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo muerto
Listado de documentos
con recomendaciones de
carácter extraordinarios
11 Supervisor de revisión de
proyectos ejecutivos y
verificación de documentos
Papel 1 año Oficina del
Supervisor de
revisión de
proyectos ejecutivos
y verificación de
documentos
Archivo Muerto
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Revisión de Proyectos ejecutivos financiados con
recursos públicos
06-DOP-P02/Rev.01
1 ¿Se recibió del área de Evaluación y Control la Información para
elaborar el programa anual?
2 ¿Se documentó la Información faltante?
3 ¿Se recibió del Director de Verificación el Programa General de
Trabajo de la Verificación?
4 ¿Se elaboró el Programa Anual de trabajo de la Revisión de
Proyectos Ejecutivos?
5 ¿Se elaboró el Presupuesto Anual de Operación de la Revisión
de Proyectos Ejecutivos?
6 ¿Se presentó el Programa Anual de Revisión de Proyectos, el
cual debe de estar firmado por el Director de Verificación?
7 ¿Esta firmado el Programa Anual de Revisión de Proyectos por
el Director General?
8 ¿El revisor de proyectos elaboro el Oficio de Notificacion a la
Revisión de Proyectos de acuerdo al instructivo 06-DOP-P02-I01
9 ¿El oficio de Notificación de la Revisión de Proyectos tiene la
rubrica del Supervisor de Revisión de Proyectos y Verificación
Documental, la del Director de Verificación y la del Director
General?
10 ¿El oficio de Notificación de la Revisión de Proyectos tiene la
firma del Secretario de la Contraloría?
11 ¿Se notificó a la Ejecutora sobre la Revisión de Proyectos, esto
se comprueba con el acuse de Recibo en el oficio de
Notificación?
13 ¿Se encuentra el Check List de la Primera Visita de la Revisión
de Proyectos Ejecutivos, firmado por el que atendió la Revisión
de Proyectos, por parte de la Ejecutora?
14 ¿Se encuentra el archivo electrónico del seguimiento de la
Revisión de Proyectos Ejecutivos donde están anotados los
hallazgos hechos en la Revisión de Proyectos, así como las
recomendaciones que se hicieron en la primera visita, y el
resultado de la gestión de la segunda visita?
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15 ¿Se encuentra el listado de Documentos, producto de la
segunda visita en el plazo de 21 días posteriores a la fecha de la
primera visita?
16 ¿Se encuentra elaborado el Informe de revisión de proyectos
conforme al instructivo 06-DOP-P02-I02?
17 ¿Se encuentra rubricado el oficio de envío del Informe de la
Revisión de Proyectos y firmado el informe de la Revisión de
Proyectos, por el Revisor de Proyectos Ejecutivos?
18 ¿Se encuentra rubricado el oficio de envío del Informe de la
Revisión de Proyectos y firmado el informe de la Revisión de
Proyectos, por el Supervisor de Revisión de Proyectos
Ejecutivos y Verificacion Documental, asi como el Director de
Verificación y el Director General?
19 ¿Se encuentra firmado el oficio de envío del Informe de la
Revisión de Proyecto y firmado el Informe de la Revisión de
Proyectos por el Secretario de la Contraloría?
20 ¿Se encuentra el oficio de envío del Informe de la Revisión de
Proyectos recibido por la ejecutora, se comprueba con el acuse
de recibo en el oficio?
21 ¿Se hizo una tercera Revisión a los proyectos Ejecutivos de
carácter extraordinario, se comprueba con los dos documentos
firmados y rubricados de acuerdo a los pasos anteriores, asi
como el acuse de recibido, por parte de la Ejecutora?
22 ¿Hay evidencia de la medición del indicador?
23 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado? (cédula del
indicador)
24 ¿Se cumplió con lo programado en el POA?
25 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
26 ¿En caso de que el producto no cumpla con los requisitos de
conformidad, se registra en
la bitácora de producto no conforme?
27 ¿Se generaron Acciones Correctivas o inmediatas en el área?
28 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
SIP-F04/REV.0125
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Evaluación de contratistas ejecutores de obra pública para el Gobierno del
Estado de Sonora
06-DOP-P03/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
01/07/2013
Secretaría de la Contraloría General
Verificar que las empresas o personas que realicen Obra Pública o Servicios Relacionados para el Gobierno del
Estado de Sonora se encuentren debidamente constituidas, establecidas y organizadas, así como evaluar tanto su
capacidad técnica como financiera.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Es de aplicación solo a esta Unidad Administrativa en las verificaciones que lleven a cabo a los contratistas de
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal responsables de la ejecución de obra pública y
servicios relacionados con la misma.
II.- ALCANCE
Evaluación: Revisión por parte de la Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública a los contratistas
de documentos legales, fiscales, técnico-financieros y evaluación por puntaje y clasificación.
Ejecutora: Dependencia y/o Entidad de la Administración Pública Estatal que ejecuta obra pública.
Oficio de Notificación: Documento donde se notifica la ejecución de la verificación.
Informe de Evaluación: Es el documento donde se comunican los resultados de la calificación obtenida.
SCG: Secretaría de la Contraloría General.
DGLC: Dirección General de Licitaciones y Contratos.
DGECOP: Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública.
III.- DEFINICIONES
Normatividad Aplicable.
Programa Institucional 2010-2015 de la SCG.
Padrón de Contratistas de la SCG.
Manual de Gestión de Calidad.
Cédula de Indicador.
IV.- REFERENCIAS
- El numero de contratistas a evaluar es el especificado en las metas anuales contempladas en el Programa
Institucional 2010-2015 de la SCG.
- La Planeación detallada de evaluación a realizar se elabora trimestralmente.
- El Plan Trimestral de evaluación se entregará 10 días antes de iniciar el trimestre a la Coordinación de Evaluación
y Control.
- Los Criterios de selección por parte de la DGECOP son: Empresas de reciente registro, empresas con ejecuci ón
de obras en las ejecutoras.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DOP-P03-F01/Rev.01 CARDEX DE EVALUACIÓN
06-DOP-P03-I01/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE OFICIOS DE
EVALUACIÓN DE CONTRATISTAS
06-DOP-P03-I02/Rev.01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORME DE
EVALUACIÓN DE CONTRATISTA
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Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Procedimiento06-DOP-P03-A01/Rev.01
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La realización de la evaluación se inicia a partir
de:
Programa Operativo Anual del Ejercicio
-Instrucción Superior de una autoridad
competente.
1.00 Elaboración de lista de Contratistas a evaluar.
1.01 Supervisor y Verificador Recaba de base de datos existentes y de las
que tiene acceso la Dirección General y vía
internet, la información referente a los
contratistas inscritos en el Registro
simplificado de licitantes de obra pública y
servicios de la DGLC. También se incluyen
aquellas que por instrucciones del Director
General se requiere revisar motivada de una
visita de obra, denuncia, queja u otra razón. Se
elabora y se entrega el Plan trimestral de
contratistas a evaluar. Así mismo, se pueden
adicionar contratistas de las Licitaciones
públicas.
Registro simplificado de
licitantes de obra pública y
servicios, Plan de contratistas
a evaluar.
1.02 Coordinador de Evaluación y
Control
Solicita información vía memorándum de los
expedientes de contratistas seleccionados a
evaluar, a la Dirección de Servicios
Electrónicos de Contrataciones
Gubernamentales de la DGLC y turna al
Supervisor y Verificador y lo instruye con
respecto a los criterios de la DGECOP para la
selección de la muestra. Aplica solo para
contratistas en obras adjudicadas
directamente.
Memorándum de solicitud de
expedientes de contratistas
seleccionados a evaluar.
1.03 Supervisor, Verificador,
Director General
Recibe información, analiza y elabora los
oficios de notificación de verificación de
contratistas a evaluar y de comisión del
verificador de acuerdo al instructivo
06-09DOP-P03-I01 de elaboración de oficios,
antefirman y el Director General firma oficios
turnando el original al Supervisor para la
entrega correspondiente. Simultáneamente
remite copia del oficio de comisión a la
Dirección General de Administración y Control
Presupuestal para el trámite de recursos
económicos y materiales para la comisión.
Oficio de notificación y anexo
de requisitos para evaluación,
oficio de comisión y relación
de contratistas a evaluar.
2.00 Verificación documental y visita domiciliaria.
2.01 Verificador Notifica vía telefónica y correo electrónico al
contratista la visita física y solicita los
documentos mínimos requeridos para llevar a
cabo la verificación. Envía copia del correo al
Coordinador de Evaluación y Control.
Correo eletrónico.
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2.02 Se presenta en el domicilio de la empresa
(persona fisica o moral ) con la persona o
personas responsables de la misma y entrega
original del oficio de notificación, explica el
alcance de la revisión y solicita la información
que considera necesaria para llevar a cabo su
verificación. Realiza inspección documental y
verificación del domicilio e instalaciones, así
como trabajos realizados por la empresa.
Obtiene la evidencia fotográfica
correspondiente.
Evidencias documental y
fotográfica de la visita, oficio
de notificación con acuse.
3.00 Elaboración de informes de evaluación
3.01 Verificador, Supervisor Elabora el Informe de evaluación conforme al
Instructivo 06-09DOP-P03-I02 y Cárdex de
evaluación, firma y turna al Director General.
Los informes se entregan trimestralmente al
Coordinador de Evaluación y Control, 5 días
antes de concluir el trimestre a reportar.
Informe de evaluación
Cardex
3.02 Director General Recibe, revisa y firma el informe de
evaluación.
Si el informe no contiene recomendaciones
con relaciones contractuales actuales o
futuras con la empresa en estudio, lo turna al
Supervisor para su archivo y término de esa
evaluación.
Informe de evaluación
Cardex con firma y Registro
electrónico.
3.03 Coordinador de Evaluación y
Control
Emite informe trimestral notificando vía
memorándum, las empresas cuya evaluación
contiene elementos de recomendación a la
Supervisión de Auditoría y a la coordinación de
verificadores de la DGECOP, para que se
contemple la revisión de obras ejecutadas por
esos contratistas. Incluye obras realizadas por
los contratistas que resultaron con la
evaluación menor a 50% en los procedimientos
de Auditorías a obras y acciones financiadas
con recursos públicos y Verificación de obras
financiadas con recursos públicos.
Memorándum con empresas
que presentan una evaluación
deficiente. Registro
electrónico de evaluación.
Informe trimestral.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador de Evaluación y
Control
Encargado del Despacho de la
Secretaría de la Contraloria
General
Director General de Evaluación y
Control de Obra Pública
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Evaluación de contratistas ejecutores de obra pública para el Gobierno
del Estado de Sonora
06-DOP-P03/Rev.01 01/07/2013 02:59:05p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Registro simplificado de
licitantes de obra pública
y servicios relacionados
1 Coordinador de Evaluación y
Control
Electrónico 1 año Computadora del
Coordinador de
Evaluación y Control
Archivos
digitales
Plan de contratistas a
evaluar
2 Coordinador de Evaluación y
Control
Electrónico 1 año Computadora del
Coordinador de
Evaluación y Control
Archivos
digitales
Memorándum de solicitud
de expedientes
3 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas ubicada
en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
Oficio de notificación de
evaluación con acuse
4 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas ubicada
en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
Oficio de Comisión5 verificador Papel 3 años Minutario de la
Dirección General
Archivo
General de la
SCG
Correo electrónico6 Coordinador de Evaluación y
Control
Electrónico 1 año Computadora del
Coordinador de
Evaluación y Control
Archivos
digitales
Evidencia documental y
fotográfico
7 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas ubicada
en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
Informe de Evaluacion8 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas
ubicada en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
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Cardex9 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas ubicada
en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
Memorandum con
empresas que
presentan una evaluación
deficiente
10 Coordinador de Evaluación y
Control
Papel 3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas ubicada
en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
Registro electrónico de
evaluación
11 Coordinador de Evaluación y
control
Electrónico 1 año Computadora del
Coordinador de
Evaluación y Control
Archivos
digitales
Informe Trimestral12 Coordinador de Evaluación y
Control
Electrónico y/o
Papel
3 años Carpeta de
evaluacion de
contratistas ubicada
en área de
Evaluación y Control
(Sistemas de
Información)
Archivo
General de la
SCG
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
Hoja 1 de 2NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Evaluación de contratistas ejecutores de obra pública
para el Gobierno del Estado de Sonora
06-DOP-P03/Rev.01
1 ¿Se elaboró la lista contratistas a evaluar?
2 ¿Se recabó la información referente a los contratistas inscritos
en el Registro Simplificado de Licitantes de obra pública y
servicios de la DGLC?
3 ¿Se elaboró y entregó el Plan Trimestral de contratistas a
evaluar?
4 ¿Se requirió información de expedientes de contratistas a la
Dirección General de Licitaciones y Contratos?
5 ¿La selección de la muestra se realiza de acuerdo a los criterios
de la DGECOP?
6 ¿Se elaboró y autorizó la lista de contratistas a evaluar?
7 ¿Se elaboraron los oficios de notificación de verificación y oficios
de comisión con sus respectivas firmas?
8 ¿Se envía el correo electrónico de la notificación al contratista de
la visita física y copia al Coordinador de Evaluación y Control?
9 ¿Se recabó acuse de recibo de oficio de notificación y se realizó
la inspección
documental?
10 ¿Se obtuvo evidencia documental y fotográfica de la visita?
11 ¿Se elaboró y firmó el Informe de Evaluación, conforme al
instructivo 06-DOP-P03-I02 y Cardex de evaluación?
12 ¿Se entregan los informes trimestrales al Coordinador de
Evaluación y Control?
13 ¿Se entregan los informes trimestrales en el plazo establecido
de 5 días antes de concluir el trimestre?
14 ¿Se archivó el Informe de Evaluación en el área de Evaluación y
Control (Sistemas de información)?
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15 ¿Se emite el Informe Trimestral?
16 ¿Se notificó por memorándum a las empresas con evaluaciones
que contienen recomendaciones?
17 ¿Se incluyeron en el procedimiento de auditoría, a las obras
realizadas por contratistas
que resultaron con una evaluación menor al 50% ?
18 ¿Hay evidencia de la medición del indicador?
19 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado? (cédula del indicador)
20 ¿Se cumplió con lo programado en el POA?
21 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
22 ¿En caso de que el producto no cumpla con los requisitos de
conformidad, se registra en la bitácora de producto no conforme?
23 ¿Se generaron Acciones Correctivas o inmediatas en el área?
24 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
SIP-F04/REV.0133
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Verificación a obras financiadas con recursos públicos
06-DOP-P04/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
15/08/2013
Secretaría de la Contraloría General
Verificar que las obras que se ejecutan con recursos públicos por el Ejecutivo del Estado y en su caso los
Municipios, cumplan, en su ejecución, con la normatividad aplicable y los procedimientos constructivos inherentes a
la naturaleza de cada una de ellas.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Es de aplicación exclusiva de esta unidad administrativa para las Verificaciónes que se realicen a las obras
ejecutadas por Dependencias y Entidades de la APE y en su caso los municipios .
II.- ALCANCE
Verificación Física: Consiste en la realización de visitas periódicas al sitio de ejecución de las obras a efecto de
constatar la situación, el grado de avance, la viabilidad y calidad de los trabajos que se est án realizando, emitiendo
un reporte de verificación en cada visita, con el fin de prevenir situaciones no deseadas en materia de seguridad,
calidad y costo.
Ejecutora: Dependencia y/o Entidad de la APE o Municipios que ejecutan obra pública.
Oficio de Notificación: Documento donde se notifica la ejecución de la Verificación.
Informe de Verificación: Es el documento donde se comunican los resultados de la verificación efectuada.
Nube (Cloud Computing): Son servidores desde internet encargados de atender las peticiones en cualquier
momento. Se puede tener acceso a su información o servicio, mediante una conexión a internet desde cualquier
dispositivo móvil o fijo ubicado en cualquier lugar. Aplicado al proceso de Verificaci ón, sirve para almacenar el Reporte
de la Verificación, en forma personalizada para cada verificador y ejecutora y ser consultado por el personal de la
DGECOP.
Zoho Creator: Aplicación computacional que funciona en internet, para la gestión computacional de la información
generada en el proceso de verificación con el objeto de la toma de decisiones en la Dirección General.
SCG: Secretaría de la Contraloría General.
DGECOP: Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública.
DV: Dirección de Verificación.
CV: Coordinación de Verificación.
DEC: Dirección de Evaluación y Control.
APE: Administración Pública Estatal.
III.- DEFINICIONES
Normatividad Aplicable.
Acuerdo de Coordinación Aplicable (Federación-Estado y Estado-Municipio).
Programa Institucional 2010 - 2015 de la Secretaría de la Controlaría General.
Reglas de Operación de los Programas.
Anexos de Ejecución y Técnicos celebrados entre el Estado y la Federación.
Lineamientos específicos de los programas.
Manuales específicos de los Programas.
Manual de Gestión de Calidad.
06-DOP-P01 Auditoria a Obras y Acciones Financiadas con Recursos Públicos.
06-DOP-P02 Revisión de Proyectos Ejecutivos de Obras Financiadas con Recursos Públicos.
06-DOP-P05 Verificación Documental.
Perfil de Puestos
Cédula de Indicador.
IV.- REFERENCIAS
V.- POLITICAS
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El número de obras a verificar es el especificado en las metas anuales contempladas en el Programa Institucional
2010-2015 de la Secretaria de la Contraloria General, y depende a su vez de la disponibilidad presupuestal del Poder
Ejecutivo del Estado y los demás entes ejecutores de obra. La Programación se realiza durante el mes de enero de
cada año y se va ajustando durante el desarrollo del Proceso, conforme los requerimientos y necesidades lo vayan
marcando.
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
06-DOP-P04-F01/Rev.01 Verificación de Obra
06-DOP-P04-F02/Rev.01 CÉDULA DE VERIFICACIÓN DE OBRA
06-DOP-P04-I01/Rev.01 Instructivo de Oficios de Verificación
06-DOP-P04-I02/Rev.01 Instructivo para Informe de Resultados Obtenidos en Etapa del
Procedimiento de Verificación
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Procedimiento06-DOP-P04-A01/Rev.01
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NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.00 Elaboración de la Muestra de Obras y
Acciones a Verificar
1.01 Director de Verificación Recibe de la DEC la Información relativa a las
obras que se están ejecutando en el Estado y
los Municipios, al final del año, con sus
correspondientes avances; así como las obras
que están proyectadas para el año siguiente.
Del 15 de noviembre al 15 de diciembre del
año anterior (relativo al año que se elabora el
programa de Verificación Física)
Analiza la información y la documenta con los
datos faltantes; solicitándole la información a
las Ejecutoras.
Obras en ejecución con los
avances al final de año.
Obras proyectadas para
ejecutarse el año que entra.
1.02 Director General, Director de
Verificación y el Coordinador
de Verificación.
Analizan la información y establecen
parámetros en cuanto a montos y avance
fisico reportado. Definen las muestras a
verificar (obras del año anterior que tienen
avance y obras por ejecutar en el año).
Capturan las muestras en el Zoho Creator.
Muestra de las obras a
verificar físicamente.
Información capturada en el
Zoho Creator.
2.0 Elaboración del Programa Anual de
Verificación Física de Obras
2.01 Director de Verificación y
Coordinador de Verificación.
Elaboran el Programa Anual de Verificación
partiendo de las muestras seleccionadas, de
los tiempos de ejecución de cada obra y del
avance que se tiene (se define las visitas de
verificaciones en el tiempo); de la magnitud de
la obra se establece la periodicidad de las
visitas.
Programa Anual de
Verificación Física de Obras.
2.02 Localizan las obras en sus municipios (en el
mapa) para visualizar los nucleos de
verificación.
Mapa con las obras
Geolocalizadas.
2.03 Establecen el número de núcleos de
Verificación y de personal Verificador Físico de
Obra que se contratará para llevar a cabo las
tareas. Se actualiza la información para
determinar el costo horario de la verificación
física, que es usado en la elaboración del
Presupuesto Anual.
Información de Planeación y
Presupuestacion de la
Verificación Fisica.
2.04 Elaboran el Presupuesto anual de la
Verificación Física, asignándole las visitas de
verificación a las obras con sus respectivos
costos; le agregan las visitas de la inspección
física de las obras que efectuará el personal de
mando (directores, supervisor y coordinador);
además le agregan las visitas a las ciudades
(con sus costos) para reclutar y capacitar a
nuevos verificadores.
Presupuesto anual de
verificación.
2.05 Director de Verificación. Presenta al Director General el Programa y el
Presupuesto Anual de la Operación de
Verificación Física, para su aprobación, el cual
al lograse, lo firman los participantes. La
presentación se hace en los últimos 3 días del
mes de enero.
Programa y Presupuesto
Anual de Operación de la
Verificación Física de Obra
firmados por los participantes.
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2.06 . Monitorea el Programa y el Presupuesto Anual
de Operación, efectuándole los cambios que
resulten convenientes, ya que el proceso de
Verificación es muy dinámico.
Si existen modificaciones en los datos,
actualiza el Zoho Creator. Lo mismo, si hay
cambios en los Verificadores, procede a
reasignarlos.
Programa y Presupuesto
Anual de Operación de la
Verificación Física de Obra
modificados.
3.0 Preparación inicial para la realización de la
Verificación Física.
3.01 Director de Verificación y
Coordinador de Verificación.
Llaman a los Ingenieros Verificadores que
realizaron la verificación del año pasado, para
conocer su disponibilidad actual. En caso de
faltar personal verificador, convocan y
entrevistan a aspirantes a Verificador Físico de
Obra, revisan currículum y perfil profesional.
Elaboran la plantilla de verificación para su
contratación. La DEC elabora los contratos de
trabajo.
NOTA: El pago se acuerda por visita realizada,
para lo cual cada Verificador Físico de Obra
debe elaborar un reporte por visita efectuada.
Plantilla de verificadores a
utilizar con los respectivos
Contratos Elaborados por la
Direccion de Evaluación y
Control.
3.02 Asignan a cada Verificador Físico de Obra las
obras que tendrá a su cargo, asi como el
password que usará para la colocación del
Reporte de Verificación en la Nube.
Relación de Verificadores con
las obras a verificar y su
Cuenta personal en la Nube.
3.03 Capacitan al personal nuevo, que llevará a
cabo la Verificación, en materia de obra
pública; instruyéndolos sobre el reporte que
tienen que emitir en cada visita de verificación
efectuada, así como su colocación en la Nube
a través de Internet.
Lista de asistencia al curso
impartido.
3.04 Director General, Director de
Verificación y Coordinador
de Verificación
Asignan a cada ejecutora una clave de acceso
al sistema de archivos en la Nube, a efecto de
que la accesen y se enteren en los Reportes
de Verificación, de la problemática presentada
y le brinden la atención requerida en cada
caso.
Capacitan a las Ejecutoras, cómo accesar la
Nube y consulten los Reportes de la
Verificación.
Relación de Ejecutoras con
su cuenta personal para
accesar la Nube.
4.0 Verificación Física de Obra
4.01 Director de Verificación Elabora oficio de Notificación (de acuerdo al
instructivo 06-DOP-P04-I01) para cada
ejecutora, indicándose la fecha de inicio de las
Verificaciones Físicas, así como la persona
que las realizará por parte de la SCG. Lo
rubrica el Director de Verificación y el Director
General y se envía al Secretario de la
Contraloría para su firma.
Oficios de Notificación con
firma y antefirmas.
4.02 Director de Verificación. Envía el Oficio de Notificación a las
Dependencias o Entidades, los cuales, deben
de firmar de enterados en el acuse de recibido.
Así mismo, se los hace llegar al Coordinador
de Verificación, para que los ponga a
disposición del Verificador Físico de Obra
correspondiente.
Oficios de Notificación con
acuse de recibido.
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4.03 Verificador Físico de Obra. Acude al sitio de la obra de acuerdo con el
programa de visitas previamente acordado, el
cual esta obtenido del programa anual.
Realiza inspección física de la obra tomando
nota de los detalles relevantes que en el
momento se estén presentando, así como las
fotografías correspondientes.
Si la situación es crítica, se comunica
inmediatamente (en la misma obra) con el
Coordinador de Verificación para informarle y
esperar instrucciones.
Elabora los reportes de Verificación de Obra
(06-DOP-P04-F01 y F02) y lo sube en la Nube.
NOTA: La información queda disponible para el
Director General, el Director de Verificación, el
Coordinador de Verificación y el personal
asignado por la Ejecutora.
Verificación de Obra (F01)
Cédula de Verificación de
Obra (F02)
4.04 Coordinador de Verificacion,
Director de Verificacion y
Director General.
Si se presenta una situación crítica, el
Coordinador de Verificación procede informar al
Director General o al Director de Verificación.
Una vez enterada la situación, el Director
General, lo comunica vía telefónica, a la
Ejecutora para que inmediatamente realice
acciones que reparen la situación crítica
reportada. Si la situación critica detectada lo
amerita, proceden a elaborar una Tarjeta
Informativa.
Tarjeta Informativa.
4.05 Director de Verificación. Da seguimiento a la situación critica reportada,
estando constantemente en comunicación con
los involucrados (Director General, Coordinador
de Verificación, Verificador Físico de Obra y
Ejecutora).
Asigna el valor monetaria a la situación crítica
reportada, de acuerdo al catalogo de
conceptos de la obra, para fines de la
obtención del indicador de impacto.
Seguimiento de hallazgos en
la Verificación Física de Obra.
4.06 Coordinador de Verificación. Baja de la Nube el Reporte de Verificación
proporcionado por el Verificador Físico de
Obra; lo analiza, lo clasifica y lo captura en la
aplicación denominada Zoho Creator.
La aplicación Zoho Creator envía
automáticamente un correo electrónico al
Director General, Director de Verificación,
Supervisor de Verificación, Coordinador de
Verificación y al Coordinador del Laboratorio
dependiendo de la prioridad asignada. (nula,
baja, media, alta)
Registro de la Verificación
efectuada en el Zoho Creator.
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4.07 Director General y Director
de Verificación.
Reciben el correo electrónico y determinan si
la situación reportada amerita la intervención.
Si es factible, se comunican vía telefónica a la
ejecutora, o le emiten tarjeta informativa
sobrela situación detectada, a efecto de que la
Ejecutora atienda y solucione la problemática.
El Director de Verificación da seguimiento a la
intervención hasta su consecución,
manteniendo informado a las partes
involucradas. Le asigna el valor monetario
(según el catalogo de conceptos de la obra) a
la situación que ameritó la intervención por
parte de la DGECOP, para fines de la
obtención del indicador de impacto.
Tarjeta Informativa.
Seguimiento de hallazgos en
la Verificación Física.
4.08 Director General y/o Director
de Verificación y/o
Coordinador de Verificación
Realizan visitas a las obras que están siendo
verificadas, ya sea individual o en grupo, con el
objeto de tener más presencia en la obra y
además comprobar si se está realizando bien
la Verificación Física de la obra.
NOTA: No es necesaria la presencia del
personal de la ejecutora para que la
Verificación se lleve a cabo, por tal motivo en
este procedimiento no se solicita la
designación de personal de la dependencia o
Entidad responsable de la ejecución de los
trabajos.
Reporte de Verificación Física
de obra
4.09 Director de Verificación. Al concluirse la obra si se considera
necesario, elabora una tarjeta informativa a la
Ejecutora con los resultados obtenidos en la
Verificación Realizada.
NOTA: La participación del Verificador Físico
concluye al terminarse la obra, si se da el
caso, puede ser reasignado a otra obra.
Tarjeta informativa
5.0 Procesamiento de la Informacion de la
Verificación Física
5.01 Director de Verificación. Analiza la información, que se encuentra en el
Zoho Creator, con el objeto de detectar
problemas.
Emite recomendaciones a la Verificación
Física de las Obras acompañadas con el
soporte de reportes obtenidos de la aplicación
Zoho Creator.
NOTA: Estas recomendaciones, por ejemplo,
van de que se le hagan Verificaciones de
Calidad a la Obra, Auditoria a Obras,
Evaluación a Ejecutoras, Evaluación a los
Programas de Inversión o Evaluación a
Contratistas; en otras palabras, debe de estar
activamente contribuyendo en la línea del
proceso Total.
Recomendaciones a las obras
para la línea del proceso total.
5.02 Elabora los reportes establecidos en el Perfil
de Puesto, con la periocidad definida
(semanal, mensual, trimestral o anual) tanto
para la Dirección General como para la
Dirección de Evaluación y Control.
Reportes Establecidos en el
Perfil del Puesto
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5.03 Coordina el intercambio de información y
captura en el Zoho Creator, entre el
Coordinador de Verificación Física y el de
Supervisión Documental a efecto de que cada
obra en Verificación, cuente con la mayor
información que sea posible.
Verifica que la información sea veraz.
NOTA: De los procedimientos de Verificación
Documental (06-DOP-P05) y de la Revisión de
Proyectos Ejecutivos (06-DOP-P02) se
obtienen datos que son importantes al
momento de realizar la inspección física.
Aplicación Zoho Creator.
5.04 Propone en su caso, los formatos o plantillas
de reporte que considere pertinentes al
momento de informar a los mandos superiores.
Corrobora que los reportes que se elaboren vía
sistema sean veraces, actuales y cuenten con
los datos necesarios.
Propone estrategias o acciones de mejora al
proceso de la Verificación Física para
fortalecerlo.
Reporte de la aplicación Zoho
Creator.
Seguimiento al Proceso de
Mejoras.
5.05 Propone a la DEC obras que tienen factibilidad
para ser auditadas en el próximo ejercicio en
virtud de la complejidad y problemática
presentada en cada una de ellas, al ser
Verificadas.
Obras con factibilidad de ser
auditadas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Aprobó:Revisó:Elaboró:
SIP-F02/REV.02
Coordinador Interno de Calidad Secretaria de la Contraloria
General
Director General de Evaluación y
Control de Obra Publica
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Verificación a obras financiadas con recursos públicos
06-DOP-P04/Rev.01 15/08/2013 01:54:49p.m.
Hoja 1 de 2
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Obras en ejecución con
los avances al final de
año. Obras proyectadas
para ejecutarse el año
que entra
1 Director de Verificación Electrónico 2 años Area de Verificación Archivo muerto
Muestras de las obras a
Verificarse
2 Director de Verificacion Electrónico 2 años Area de Verificación Archivo muerto
Programa Anual de
Verificación Física de
Obras
3 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Mapa con las Obras
Geolocalizadas
4 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Información de
Planeación y
Presupuestación de la
Verificación Física.
5 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Presupuesto Anual de
Verificación
6 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Programa y Presupuesto
Anual de Operación de la
Verificación Fisica
firmado por los
participantes
7 Director de Verificación Papel 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Programa y Presupuesto
Anual de Operación de la
Verificación Física de
Obra Modificados
8 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Plantilla de Verificadores
a utilizar con los
respectivos contratos
elaborados por la
Dirección de Evaluación y
Control
9 Director de Evaluación y
Control
Electrónico 2 años Área de Evaluación
y Control
Archivo muerto
Relación de Verificadores
con las obras a verificar y
su cuenta personal en la
Nube
10 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Lista de Asistencia al
curso impartido
11 Director de Evaluación y
Control
Electrónico 2 años Area de Evaluación
y Control
Archivo muerto
Relación de Ejecutoras
con su cuenta personal
para accesar la Nube
12 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
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Oficio de Notificación con
firma, antefirmas y
accuse de recibido.
13 Director de Evaluación y
Control
Electrónico 2 años Area de Evaluación
y Control
Archivo muerto
Verificación de Obra (F01)14 Director de Verificación Electrónico 2 años Area de Verificación Archivo Muerto
Cédula de Verificación de
Obra (F02)
15 Director de Verificación Electrónico 2 años Nube Archivo Muerto
Tarjeta Informativa16 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Seguimiento de hallazgos
en la Verificación Física
de Obra
17 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Registro de la Verificación
efectuada en el Zoho
Creator
18 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Recomendaciones a las
obras para la linea del
proceso total
19 Director Evaluación y
Control
Electrónico 2 años Área de Evaluación
y Control
Archivo muerto
Reportes definidos en el
Perfil de Puestos
20 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Aplicación Zoho Creator21 Director de Verificación Electrónico 2 años Área de Verificación Archivo muerto
Seguimiento al Proceso
de mejoras
22 Director de Evaluación y
Control
Electrónico 2 años Area de Evaluación
y Control
Archivo muerto
Obras verificadas con
factibilidad de ser
auditadas
23 Director de Evaluación y
Control
Electrónico 2 años Area de Evaluación
y Control
Archivo Muerto
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Evaluación y Control de Obra Pública
Hoja 1 de 3NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Verificación a obras financiadas con recursos públicos
06-DOP-P04/Rev.01
1 ¿Se recibió del área de Evaluación y Control la información para
elaborar el programa anual de Verificación Física?
2 ¿Se elaboraron las muestras de las obras (con avance del año
anterior y nuevas del año currente) para el programa anual de
Verificación Física?
3 ¿Se elaboró el programa anual de Verificación Física?
4 ¿Se geolocalizaron las obras de la muestra en el mapa?
5 ¿Se hicieron los nucleos de verificación y se actualizó el costo
horario de la Verificación Física de Obra?
6 ¿Se elaboró el presupuesto anual de Operación de la
Verificación Física de Obra?
7 ¿Se presentó al Director General, el programa y el presupuesto
anual de la operación de la Verificación Física?
8 En caso de ser necesario, ¿Se modificaron el programa y el
presupuesto de la operatividad anual de la Verificación Física?
9 ¿Se elaboró la plantilla del Personal eventual para la realización
de la Verificación Física?
10 ¿Se asignaron las obras a los Verificadores de Obra y se les dió
clave de acceso a la nube para la colocación de sus informes?
11 ¿Se les impartió capacitación a los nuevos Verificadores de
Obra sobre el desarrollo de su trabajo y su acceso la nube?
12 ¿Se le asignó clave de acceso a la Nube a cada Ejecutora, asi
como su capacitación de cómo accesarla?
13 ¿Se elaboró el Oficio de Notificación sobre la Verificación
Física?
14 ¿Se le entregó a la Ejecutora el Oficio de Notificación sobre la
Verificación Física?
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15 ¿Se efectuó la visita de la Verificación Física a la obra y se
elaboró el reporte correspondiente?
16 ¿Se presentó una situación crítica y le fue informada a la
Ejecutora para que procediera a corregirla?
17 ¿Se llevó seguimiento a la situación crítica detectada?
18 ¿Se capturó en el Zoho Creator el reporte de verificación
efectuado?
19 ¿Se dió el caso de que alguna situación detectada en la
Verificación Física ameritara intervención por parte de la
DGECOP, además de las situaciones críticas reportadas?
20 ¿Efectuaron visitas de Verificación Física los Directores y/o el
Coordinador de Verificación a las obras?
21 ¿Al concluir la obra, en el caso de ser necesario se le envió a la
ejecutora, Tarjeta Informativa de los resultados obtenidos de la
Verificación Física?
22 ¿Se está contribuyendo a la linea del proceso total, analizando
la información de la aplicación Zoho Creator?
23 ¿Se está informando oportunamente sobre el estado que se
tiene en el área de Verificación?
24 ¿Se está cumpliendo la recopilación de la información por parte
de la Verificación Documental?
25 ¿Se han propuesto informes y plantillas al proceso de la
Verificación Física?
26 ¿Se han propuesto mejoras al proceso de Verificación Física?
27 ¿Se hizo la propuesta de obras a Auditoría, dado por los
resultados obtenidos en el proceso de Verificación Física?
28 ¿Hay evidencia de la medición del indicador?
29 En cuanto a los resultados del indicador, ¿se alcanzó lo
programado? (cédula del
indicador)
30 ¿Se cumplió con lo programado en el PA?
31 ¿El producto cumple con los requisitos de conformidad?
32 ¿En caso de que el producto no cumpla con los requisitos de
conformidad, se registra en
la bitácora de producto no conforme?
33 ¿Se generaron Acciones Correctivas o inmediatas en el área?
34 ¿Se han propuesto acciones de mejora?
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SIP-F04/REV.0145
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