manual de procedimientos pronabes -bienestar

Secretaría Académica/Dirección de Fomento y Apoyo Educativo 1


Las universidades públicas representan la consecución de un ideal a favor

del progreso, al cumplir con su función sustancial de ser generadora de

desarrollo de un estado, a través de abastecer a la sociedad de

profesionistas, investigadores y académicos, altamente calificados.

Debido al papel central que juega la universidad pública en el contexto

estatal, se vuelve un quehacer prioritario el que todos los oaxaqueños

tengan acceso a ella

Así, el programa PRONABES bienestar, pretende contribuir de manera

significativa, aportando recursos económicos, para que un número cada

vez mayor de estudiantes que por razones económicas abandonan su

formación educativa, hoy terminen sus estudios profesionales.

El presente manual está dirigido a ti compañero coordinador operativo del

programa, para que conozcas el procedimiento mediante el cual los

estudiantes puedan acceder a este beneficio, y puedas a su vez encausarlo

y asesorarlo en su trámite. Sabedores de tu alto compromiso institucional

y sobre todo social, hoy ponemos en tus manos el presente documento,

esperando te sea de utilidad para el fin que nos ocupa; y que es combatir

la desigualdad de oportunidades que enfrenta la población de escasos

recursos, para acceder, permanecer y egresar en condiciones de equidad

en la educación.


1.- Registro de solicitantes al PRONABES.

2.- Solicitud de asignación de tutores

3.- Entrega de kits bancarios

4.- Seguimiento del becario PRONABES

5.- Cancelación o terminación de la beca PRONABES

6.-Anexo.

Diagrama de flujo para alumnos.

Diagrama de flujo para registro en línea.

Preguntas Frecuentes.


Registro de solicitantes al PRONABES

1. Objetivo

Informar a los alumnos el procedimiento para obtener la beca

PRONABES.

2. Alcance

Todos los alumnos de la UABJO de nivel superior, que cumplan con los

requisitos.

Marcados en la convocatoria

3. Actividades

3.1. Asistir al curso de capacitación sobre el manejo del programa del

PRONABES.

3.2. Recibir la convocatoria de parte del Comité Técnico. Junto con el

formato de Visita domiciliaria. PRONABES / SECRETARIA

ACADEMICA UABJO. OAXACA.

3.3. Publicar la convocatoria en los lugares más visibles de la Unidad

Académica donde se informan los requisitos que los estudiantes deben

cumplir para acceder a los beneficios del programa.

3.4. Informar y asesorar a los solicitantes acerca del registro en línea de


sus solicitudes de beca federal y estatal, las cuales deberán ser llenados

en su totalidad.

3.5- Recepcionar los expedientes que contengan la documentación del

solicitante y validar sus datos con los registrados en las solicitudes

capturadas en línea.

3.6.- En caso de no existir error alguno en la captura y verificar que la

documentación contenida en el expediente esta completa proceder a

imprimir las solicitudes para firma autógrafa del solicitante y completar

la integración de estas en el expediente.

3.7.- En caso de existir error en la captura corregir los datos y proceder a

la impresión e integración del expediente.

3.8.- Es requisito indispensable que el expediente cumpla con todos los

documentos especificados en la convocatoria, de lo contrario no

procederá dicha solicitud.

3.9. Impresión de la información capturada/validada en forma de

Sabana, una vez concluida la validación de la información, según el

tiempo marcado por PRONABES-OAXACA.

3.10.- Enviar los expedientes de los estudiantes con la documentación

requerida, además de la Relación de Solicitantes de Beca (Sabanas), la

cual se entrega de forma impresa, en la Dirección de Fomento y Apoyo

Educativo, entidad dependiente de la Secretaria Académica; para que a

través de la misma se entregue la información institucional al

PRONABES.

4. Recepción del informe de aceptación de los estudiantes expedidos por

el Comité Técnico del PRONABES OAXACA/SECRETARIA

ACADEMICA UABJO


4.1. Publicar y difundir la lista de aceptación de los estudiantes que ya

son parte del PRONABES en los lugares más visibles de la unidad

académica.

4.2. Hacer reuniones de información para los alumnos que ya son parte

del PRONABES, en las cuales se les entrega un calendario que

especifica las fechas de recepción de firmas de permanencia escolar

mensuales, así como también se les hace entrega de un tríptico de

información que contiene entre otros puntos:

4.3. Breve introducción del programa de becas PRONABES.

4.4. Derechos y obligaciones como estudiante becado.

4.5. Derivado de la reunión de información, se recaban firmas de los

estudiantes que asistieron a la reunión y que recibieron el material

descrito en el punto anterior.

Asignación de tutores.

Solicitud de asignación de Tutores.

1.- Objetivo

Solicitar a las unidades académicas la asignación de tutores a los becarios

PRONABES

2.- Alcance

Todos los becarios PRONABES y docentes – Tutores.

3.- Actividades


3.1.- Una vez recibido el informe de estudiantes que ingresan a PRONABES,

el coordinador operativo de becas deberá solicitar a las autoridades de su

DES la asignación de tutores de los becarios, los cuales deberán ser

profesores de tiempo completo.

3.2. - Cuando la capacidad de profesores de tiempo completo de la Unidad

Académica no cubre las necesidades requeridas, se puede asignar la

tutoría a profesores de hora clase.

3.3.- El responsable de tutorías de la unidad académica deberá informar

mediante formato correspondiente a la DFAE de la UABJO, la asignación de

tutores a los alumnos.

3.4.- Con la información de la asignación de tutores a los alumnos, el

director de Fomento y Apoyo educativo entrega al comité técnico

PRONABES dicho reporte

Entrega de kits bancarios.

Entregar a todos los estudiantes que fueron aceptados como beneficiario

PRONABES de Nuevo Ingreso, su Kit bancario para que pueda recibir

el apoyo económico mediante una tarjeta electrónica.

Todos los alumnos de nuevo ingreso de la UABJO de nivel superior,

beneficiados con el PRONABES.


3.1. La Coordinación de PRONABES, entrega a la Dirección de

Fomento y Apoyo Educativo la relación de estudiantes aceptados por

primera vez en el programa de becas que son conocidos como de Nuevo

Ingreso.

3.2. La Dirección de Fomento y Apoyo Educativo, recibe de parte de

PRONABES los Kits bancarios para los estudiantes beneficiados, con la

presencia de un abogado de la Dirección Jurídica de la UABJO para dar

fe y resguardo de los kits bancarios.

3.2.1. Se verifican los kits y el estado de los mismos contra la relación

de estudiantes.

3.2.1.2. En caso de que falte alguno o este abierto, se levanta un acta en

conjunto con la Dirección Jurídica de la Universidad.

Se comunica a PRONABES y se regresa.

3.2.1.3. Los Kits quedan bajo resguardo de la Dirección hasta su entrega

a los alumnos.

3.2.1.4. En caso de deterioro o pérdida el becario debe solicitar por

escrito a la DEFAE la cancelación y tramite de su nuevo plástico

adjuntando copia de la credencial de elector.

4. La Dirección de Fomento y Apoyo Educativo, mediante oficio

comunica a las Direcciones de las Unidades Académicas para que avisen

a los estudiantes becarios de Nuevo Ingreso, que se presenten a la

DFAE a firmar sus respectivos Kits Bancarios en los términos

establecidos por PRONABES.

4.1. El personal de la DFAE se organiza en función de los recursos

humanos con que se cuenta, haciéndose cargo de la distribución de los


Kits bancarios de manera equitativa para que el servicio de entrega sea

fluida.

4.2. Durante la entrega de los Kits bancarios a los becarios, el personal

de la DFAE explica en términos precisos de cómo se deben llenar los

formatos de entrega, asimismo revisar que los nombres y apellidos del

becario sean correctos y que el acuse que se entregan a PRONABES

esté completo.

4.3. En caso que los nombres y apellidos impresos en el Kit bancario no

correspondan al beneficiario, estos mismos serán devueltos mediante

oficio a la Coordinación del PRONABES para que realice la gestión

necesaria ante la institución bancaria correspondiente y así el estudiante

pueda recibir lo más pronto posible el recurso económico.

4.4. Se les explica al beneficiario de forma detallada y concisa los

requisitos a cumplir para obtener su tarjeta bancaria siendo:

Llenar y firmar el contrato bancario.

Entregar copia del contrato bancario al beneficiario de la beca PRONABES.

Entrega de la tarjeta bancaria.

Entrega del número de identificación personal (NIP).

Firmar en la relación de kits bancarios

Firmar de recibido de la carta de aceptación

4.5. Una vez entregado todos los Kits bancarios a los estudiantes

becarios, mediante oficio de la DFAE se regresan a la coordinación de

PRONABES-OAXACA los formatos debidamente requisitados y

firmados por los beneficiarios.


4.6. La coordinación de PRONABES, vía correo electrónico comunica a

la DFAE, cuando los recursos económicos ya están depositados en la

institución bancaria respectiva.

4.7. PRONABES informa en el apartado de noticias de su página

principal (www.cgemsys.ieepo.gob.mx/pronabes) a todos los

beneficiarios del programa, para que puedan pasar a los cajeros

automáticos y disponer del recurso económico.

4.8. En caso que un beneficiario no pueda realizar ningún retiro, lo

notifica a la DFAE, quien inmediatamente a través del. Director o

auxiliares, se comunican vía telefónica a la Coordinación de

PRONABES-OAXACA, reportando la irregularidad y realizar la gestión

necesaria ante la institución bancaria para la solución de la irregularidad.

Seguimiento del becario PRONABES

Realizar un seguimiento de los alumnos beneficiados con la beca

PRONABES durante su permanencia en el programa.

Todos los becarios PRONABES y Docentes – Tutores.

3.1. Solicitar nuevamente documentación al becario o solicitante de beca

que tenga una observación por parte del PRONABES-OAXACA.


3.1.2 Una vez que se cuente con la documentación solicitada, se envía a

la dirección de Fomento y Apoyo Educativo, UABJO.

3.2. Recabar mensualmente la firma del estudiante becario que avale su

permanencia escolar.

3.3. Comunicación con llamadas telefónicas o vía electrónica a los

becarios que no han acudido a firmar para que no se pierdan las becas,

vía telefónica ó electrónica.

3.4. Llenado y captura del cuestionario de opinión de servicios y de

seguimiento de becarios por parte de los alumnos becados, que

posteriormente se hace entrega a la dirección de Fomento y Apoyo

Educativo.

3.5. Informar a la dirección de Fomento y Apoyo Educativo cuando el

estudiante pierda su beca, porque no se presentó a firmar la nómina de

Permanencia Escolar Mensual. (Mantener Actualizadas las listas de

permanencia).

CANCELACION O TERMINACION DE LA BECA PRONABES.

Informar los procedimientos necesarios para dar por terminado el

beneficio de las becas PRONABES.

2.1.- todos los becarios PRONABES

2.1.- Responsables de PRONABES en la UABJO.


3.1.- Informar por escrito a la Dirección de Fomento y Apoyo Educativo la

terminación de los estudios profesionales del estudiante para dar por

terminado el apoyo del programa.

3.1.1. Entregar soporte documental (copias) de los siguientes documentos:

Constancia de liberación de servicio social.

Certificado de la carrera.

Informar por escrito a la dirección de Fomento y Apoyo Educativo la

cancelación de la beca PRONABES, por situaciones anómalas como:

Falsificación de datos en la solicitud de Beca.

Firmar la lista de permanencia en lugar equivocado de manera

intencionada

Cambios de firma.

Ausencia de firma mensual en la lista de permanencia injustificada.

4. La dirección de Fomento y Apoyo Educativo informara al comité técnico

de PRONABES de la situación y espera del dictamen del mismo.

4.1- La Dirección de Fomento y Apoyo Educativo informará al responsable

operativo de la DES el resultado del dictamen.

4.2- El coordinador operativo del PRONABES en la DES informará al alumno

dicha resolución.


El Registro de solicitudes se realizará vía Internet y podrá ser efectuado las 24 horas del día en la página electrónica del Programa: www.cgemsys.ieepo.gob.mx/pronabes y www.solicitudpronabes.sep.gob.mx dentro del periodo señalado en la Convocatoria:

Del 1° al 31 de agosto de 2012

): Del 3 de septiembre al 5 de octubre de 2012

PASOS:

1. La Convocatoria de PRONABES Bienestar ciclo escolar 2012-2013, puede consultarse en la página del Programa y en los carteles que están fijados en cada Institución Pública de Educación Superior (IPES) participante.

2. Disponer de los documentos siguientes: CURP, acta de nacimiento, correo electrónico activo, comprobante de domicilio del hogar, datos generales de los integrantes del hogar, así como sus ingresos mensuales.

3. Ingresar a la página estatal: www.cgemsys.ieepo.gob.mx/pronabes

Dar “click” en la pestaña de inscripción.

Leer cuidadosamente las instrucciones para el registro y tener a la mano la documentación antes indicada y proceder a rellenar todos los campos solicitados

Dar “click” en el botón (enviar), el sistema notificará en pantalla si el registro fue exitoso.

Generar el comprobante de inscripción. Es importante imprimir y guardar este comprobante, porque se presentará en el momento de entregar la documentación al responsable operativo de la Institución; además servirá para trámites posteriores.

Emplear el número de folio para realizar consultas y así verificar en que etapa se encuentra la solicitud. Nota: La solicitud del Sistema Estatal es generada por el responsable operativo de la IPES, una vez validado el registro.

4. Acceder a la página nacional: www.solicitudpronabes.sep.gob.mx y proceder a su registro e impresión de la solicitud


Leer cuidadosamente las instrucciones para el registro y tener a la mano los datos que se han indicado.

Ingresar los datos que se solicitan para poder acceder al registro nacional. (Es importante proporcionar un correo electrónico activo, confirmar su correcta escritura y no perder la clave de acceso personal).

Iniciar el llenado del registro, teniendo cuidado de completar todos los campos Imprimir y firmar la solicitud.

5. Para el de documentación, acudir en las fechas

establecidas en la Convocatoria de PRONABES Bienestar, con el responsable de la IPES.

del 20 de agosto al 14 de septiembre de 2012

del 19 de septiembre al 12 de octubre de 2012

Integrar la documentación solicitada en la Convocatoria Original de las Solicitudes de Beca (Nacional y Estatal) debidamente requisitadas con fotografía tamaño infantil (sólo estatal). La Solicitud Estatal la imprime el responsable de la IPES (NI y RE)

Sólo para solicitantes de 1er grado. (NI) copia del Certificado de Bachillerato o Constancia con Calificaciones y Constancia de Inscripción de la IPES. Original de la Constancia de Estudios con calificaciones emitida por la Institución correspondiente al ciclo escolar previo (2011-2012), en la cual se especifique la situación del alumno, el promedio obtenido, la carrera y el semestre que cursa actualmente. (NI y RE) Copia del Acta de Nacimiento (NI) Original de la Constancia o copia legible del Comprobante (talón de pago) de ingresos económicos mensuales, de la(s) persona(s) que aporten al ingreso del hogar. (NI y RE) Copia de la Credencial de Elector. Si es menor de edad, Credencial vigente de su Institución con fotografía y firma. (NI) Copia de la CURP (NI) Copia del Comprobante de domicilio del hogar (luz, teléfono o constancia de vecindad), no anterior a 6 meses y croquis de localización según formato que se encuentra en la página www.cgemsys.ieepo.gob.mx/pronabes. (NI) Copia de Constancia (2012) de pago a la familia del Programa de Desarrollo Humano OPORTUNIDADES, en caso de pertenecer al programa. (NI y RE)


Entregar la documentación completa al Responsable del Programa en la IPES.

El responsable de la IPES, recibe la documentación, comprueba que este completa, valida el registro estatal del solicitante en línea y en su caso lo corrige.

El Responsable de la IPES, imprime la solicitud estatal, para ser firmada por el solicitante, además de sellada y firmada por la autoridad educativa de la IPES.

El Responsable del Programa en la IPES, deberá firmar el comprobante de inscripción, con el cual se registra el ingreso de la documentación.

Es responsabilidad del Director de Fomento y Apoyo Educativo realizar lo especificado en este procedimiento. Es responsabilidad de las Secretarias y del Asesor Especializado en Informática de la Dirección de Fomento y Apoyo Educativo realizar lo indicado en este procedimiento.

Al punto 7.1 de la norma ISO 9001:2008 Acuerdo No. 454, Reglas de Operación PRONABES. Es responsabilidad del coordinador operativo en la DES realizar lo

especificado en este procedimiento.

Es responsabilidad del Asesor Especializado en Informática de la Dirección

de Fomento y Apoyo Educativo realizar lo especificado en este

procedimiento.

Es responsabilidad del Director de Fomento y Apoyo Educativo de la UABJO

realizar lo especificado en este procedimiento.


PRONABES: Programa Naciones de Becas para la Educación Superior.

DOCENTE-TUTOR: Al docente de la UABJO a cargo de un alumno

BECA: Aporte periódico que se concede a aquellos estudiantes o investigadores con la finalidad de llevar a cabo sus estudios o investigaciones. BECARIO: Persona que disfruta de una beca. DFAE: Dirección de Fomento y Apoyo Educativo.

Kit Bancario: Sobre que contiene plástico y acuse de recibo de la tarjeta.


El expediente se debe de integrar en el orden que a continuación se indica:

Original de la solicitud estatal.

Original de la Solicitud Nacional.

Original de la Constancia de estudios con calificaciones.

Copia del Certificado de Bachillerato o Constancia con calificaciones, para solicitantes del 1er grado.

Copia del Acta de Nacimiento.

Original de la Constancia o copia legible del Comprobante (talón de pago) de ingresos económicos mensuales, de la(s) persona(s) que aporten al ingreso familiar.

Copia de la Credencial de Elector, si es menor de edad, Credencial vigente de su Institución con fotografía y firma.

Copia de la CURP.

Copia del Comprobante de domicilio familiar, no anterior a 6 meses.

Croquis de localización.

Copia de la última Constancia de pago a la familia del Programa de Desarrollo Humano OPORTUNIDADES, en caso de pertenecer al programa.

1. Consta de 2 hojas. 2. Debe tener fotografía tamaño infantil, así como nombre y

firma del solicitante. 3. Nombre y firma del Director de la IPES o Responsable

Operativo. 4. Sello de la IPES.

1. Consta de 6 hojas (varia en algunos casos). 2. Debe estar firmada.


Debe ser original y contener la siguiente Información: Nombre completo del estudiante, carrera, semestre o cuatrimestre, grado, situación (regular, irregular, etc), promedio del ciclo escolar 2011-2012.

Para alumnos (as) de 1er grado copia del Certificado de Bachillerato o Constancia con calificaciones, y constancia de que están inscritos.

1. El promedio a registrar es el general. 2. En caso de la constancia de estudios, debe contener la tira

de materias cursadas con calificaciones y el promedio general.

Original de la Constancia o copia legible del Comprobante (talón de pago) de ingresos económicos mensuales, de la(s) persona(s) que aporten al ingreso familiar. Nota: si es talón de pago, copia por ambos lados. Revisando que el documento presentado cumpla algunas de estas características.

1. Comprobante de ingresos.- Si el pago de la(s) persona (s) de que depende económicamente el solicitante, es quincenal, incluir los talones de las 2 quincenas; si es semanal, de 4 semanas (de fechas consecutivas). Legibles y por ambos lados.

2. Constancia de ingresos de Autoridades Municipales, sólo aplica en los casos de las personas cuya ocupación es: Campesino, Albañil, Jornalero, Vendedor ambulante, envíos o remesas, etc., es decir, en aquellos casos donde no exista un jefe o patrón fijo.

3. En el caso de que la ocupación sea: empleado de algún Comercio, Tienda, Cafetería, Negocio de renta de computadoras e Internet, Trabajadora Domestica, etc.; es decir en aquellos casos donde existe un jefe o patrón fijo, éste deberá elaborar una constancia de ingresos mensuales, que debe tener la razón social (en caso de


contar con ella), domicilio y teléfono, adjuntando Credencial de Elector.

Copia de la Credencial de Elector, si es menor de edad, Credencial vigente de su Institución con fotografía y firma.

1. La Copia de la credencial de elector por ambos lados, clara y que la firma coincida con la de las solicitudes de beca, si es posible que sea ampliación.

2. Para la credencial de la IPES, si al momento de la recepción de documentación no han iniciado con el proceso de credencialización, pueden hacer una credencial preliminar que contenga entre otros, los siguientes datos: nombre completo del alumno, carrera, domicilio y firma del estudiante.

3. En el caso de solicitantes mayores de edad y que no cuenten con credencial de elector, pueden presentar la credencial de la IPES adjuntando copia del comprobante del trámite ante el IFE.

1. Justificantes médicos, expedidos por institución pública.

2. Oficio expedido por la unidad académica en que se

encuentre inscrito justificando al becario (a) por alguna

actividad de su carrera (practicas, seminarios, etc).

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