manual de procedimientos - procuraduría … · web viewconciliación del registro contable y el...

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

DICIEMBRE 2007

SECRETARÍA GENERAL


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN......................................................................................................4

MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO................................................................6

PROCEDIMIENTOS.................................................................................................14

1. Adquisición por licitación pública..............................................................................15

2. Adquisición por invitación a cuando menos tres personas......................................33

3. Adquisición por adjudicación directa........................................................................51

4. Adquisición a través de compras menores..............................................................65

5. Enajenación por licitación pública............................................................................80

6. Enajenación por invitación a cuando menos tres personas.....................................96

7. Adjudicación directa.................................................................................................109

8. Adquisición de vales de gasolina.............................................................................119

9. Recepción y salida de bienes al almacén................................................................130

10. Alta de bienes de activo fijo por adquisición............................................................139

11. Cambio de adscripción de bienes de activo fijo.......................................................148

FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE PÁGINA 2/44514 DICIEMBRE 2007

SECRETARÍA GENERAL


12. Control y administración de bienes del activo fijo....................................................157

13. Baja de bienes de activo fijo.....................................................................................170

14. Conciliación del registro contable y el control físico de los bienes de activo fijo.....188

15. Baja de bienes de activo fijo por donación...............................................................201

16. Asignación del parque vehicular..............................................................................220

17. Suministro de combustible.......................................................................................232

18. Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular...................................243

19. Reparación mayor y reparaciones menores de vehículos y aplicación de bitácora 260

20. Supervisión del parque vehicular.............................................................................272

21. Seguro de vehículos.................................................................................................285

22. Inventario físico del almacén de bienes de consumo...............................................300

23. Toma del inventario físico de bienes de activo fijo...................................................309

24. Prestación de servicios y mantenimiento preventivo y correctivo............................329

25. Servicio de vigilancia................................................................................................341

26. Proyecto de instalaciones y distribución del espacio...............................................353

27. Soporte a unidades técnico – administrativas en eventos especiales.....................365

28. Traslado de materiales y equipos............................................................................373

29. Transporte de personal local y foráneo a eventos especiales.................................382

30. Correspondencia de entrada....................................................................................390

31. Correspondencia de salida.......................................................................................400

32. Archivo......................................................................................................................410

33. Preparación del Programa Anual de Adquisiciones.................................................419


SECRETARÍA GENERAL



INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios tiene como

propósito fundamental, proporcionar las bases para la operación, en lo correspondiente a la

administración de los recursos materiales y de servicios, que deben seguir cada una de las unidades

técnico-administrativas que integran a la Procuraduría Agraria, a fin de optimizar y agilizar el proceso

administrativo.

Por lo que se refiere a la descripción de procedimientos se presentan los correspondientes a recursos

materiales y servicios, mismos que contienen sus respectivos objetivos, las políticas que orientan y

regulan su ejecución y la descripción de cada una de las actividades.

Con la finalidad de dar mayor claridad y tratando de presentar un esquema más objetivo, el Manual

de Procedimientos contiene de manera sencilla y clara los diagramas de flujo de cada uno de los

procedimientos.


SECRETARÍA GENERAL


El marco normativo y los procedimientos establecidos en el documento son de carácter obligatorio y

de estricta observancia en su contenido, siendo la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la

facultada para resolver las dudas que se generen con motivo de la interpretación y aplicación del

manual; así como su revisión, actualización y difusión en todas las unidades técnico-administrativas

de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos MexicanosDOF, 05-02-1917. Última reforma DOF 13-11-2007.

Leyes

Ley Agraria.DOF, 26-02-1992. Última reforma DOF, 09-07-1993.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.DOF, 29-12-1976. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.DOF, 30-03-2006. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley del Impuesto al Valor Agregado.DOF, 29-12-1978. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley del Impuesto sobre la Renta.


SECRETARÍA GENERAL


DOF, 01-01-2002. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley General de Bienes Nacionales.DOF, 20-05-2004. Última reforma DOF 31-08-2007.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.DOF, 13-03-2002. Última reforma DOF, 21-08-2006.

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.DOF, 31-03-2007. Sin reforma.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.DOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley de Planeación.DOF, 05-01-1983. Última reforma DOF, 13-06-2003.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismasDOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008.DOF, 07-12-2007.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.DOF, 11-06-2002. Última reforma DOF, 06-06-2006.

Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.DOF, 19-12-2002. Última reforma DOF, 23-02-2005.

Códigos

Código Civil Federal.Publicado en el DOF en cuatro partes 26-05-1928, 14-07-1928, 03 y 31-08-1928. Última reforma DOF,13-04-2007.


SECRETARÍA GENERAL


Código Federal de Procedimientos Civiles.DOF, 24-02-1943. Última reforma DOF, 13-06-2003.

Reglamentos

Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales.DOF, 02-09-2004. Sin reforma.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.DOF, 28-06-2006. Última reforma DOF, 05-09-2007.

Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.DOF, 04-12-2006. Sin reforma.

Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.DOF, 17-10-2003. Última reforma DOF, 04-12-2006.

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF 29-11-2006.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF, 30-11-2006.

Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria.DOF, 15-01-2008.

Reglamento Interior de la Procuraduría Agraria. DOF, 28-12-1996. Sin reforma.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública GubernamentalDOF, 11-06-2003. Sin reforma.

Reglamento sobre el consumo de tabaco.


SECRETARÍA GENERAL


DOF 27-07-2000. Sin reforma.

Estatutos

Estatuto del Servicio Profesional Agrario.DOF, 14-09-1994. Sin reforma.

Decretos

Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión.DOF, 14-09-2005.

Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.DOF 31-05-2007.

Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial Agrario 2007-2012.DOF 22-01-2008.

Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2008.DOF, 13-12-2007.

Acuerdos

Acuerdo que establece las bases administrativas generales respecto de las disposiciones legales que regulan la asignación y uso de los bienes y servicios que se pongan a disposición de los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 04-01-1988.

Acuerdo por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal incluidas las Sociedades Nacionales de Crédito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, en ejercicio de las atribuciones y funciones que les competen, deberán adoptar las medidas que permitan el aprovechamiento integral y óptimo de los recursos, infraestructura, equipos, bienes y materiales de oficina de que disponen.


SECRETARÍA GENERAL


DOF, 19-04-1989.

Acuerdo que tiene por objeto establecer las normas y lineamientos que deberán adoptar las dependencias y entidades, incluidas las sociedades nacionales de crédito, fideicomisos y fondos de fomento, con el propósito de adecuar su organización, funcionamiento y objetivos a criterios de disciplina presupuestal, respecto de la autorización, asignación y utilización de los recursos de que dispongan los servidores públicos para el eficiente desempeño de las funciones encomendadas.DOF, 20-04-1989.

Acuerdo por el que se delega en el Secretario General la facultad de celebrar y firmar todos los convenios y contratos en las materias que se indican.DOF, 13-08-1992.

Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisición o arrendamiento de bienes muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 10-08-1993.

Acuerdo de Adscripción de las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria.DOF, 24-01-1997.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las Dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias.DOF, 03-02-1997.

Acuerdo por el que se delega a los titulares de las Delegaciones y Residencias de la Procuraduría Agraria, la facultad de celebrar contratos y convenios de servicios de limpieza, vigilancia y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, necesarios para el adecuado funcionamiento de esas Unidades Administrativas.DOF, 17-02-1997.

Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública.DOF, 11-04-1997.


SECRETARÍA GENERAL


Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las declaraciones de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica.DOF, 19-04-2002.

Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega- recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados.DOF 13-10-2005.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de obsequios, donativos o beneficios en general que reciben los servidores públicos.DOF 13-12-2006.

Acuerdo que establece los montos máximos de renta que las instituciones públicas federales podrán pactar durante el ejercicio fiscal 2008, en los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebran. DOF 27-12-2007.

Documentos Normativos-Administrativos

Norma Oficial Mexicana NOM – 001-STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Edificios, Locales, Instalaciones y Áreas de los Centros de Trabajo.DOF, 08-06-1994.

Norma Oficial Mexicana NOM - 016 –STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo, referente a Ventilación.DOF, 06-07-1994.

Norma Oficial Mexicana NOM - 002 STPS 1994, relativa a las Condiciones de Seguridad para la Prevención y Protección contra incendios en los Centros de Trabajo.DOF, 20-07-1994. Aclaración DOF, 28-09-1994.

Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada.DOF, 15-03-1999.


SECRETARÍA GENERAL


Normas Internas de Trabajo de la Procuraduría Agraria.P.A. 18-05-2006.

Norma Oficial Mexicana NOM - 019 - STPS - 1993. Relativa a la constitución, registro y funcionamiento de las Comisiones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo.DOF, 05-12-1994. Aclaraciones DOF, 29-12-1994.

Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal.DOF, 28-12-2007.

Normas conforme a las cuales se llevarán a cabo los avalúos y justipreciaciones de rentas a que se refiere la Ley General de Bienes Nacionales.DOF 27-09-2006.

Lineamientos y criterios generales para la enajenación de vehículos terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 14-04-1997.

Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.DOF, 29-12-2006.

Otras Disposiciones

Lista de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.DOF, 27-02-2007.

Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.DOF, 04-08-1997.

Manual de Procedimientos en materia de Representación Legal.Noviembre de 2006. Normateca Interna de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL


Las demás normatividad aplicable y de observancia obligatoria publicada en la Normateca Federal y Interna de la Procuraduría Agraria, en materia de administrativa y financiera.


SECRETARÍA GENERAL



PROCEDIMIENTOS


SECRETARÍA GENERAL



01 ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

ÍNDICE

PÁGINA

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO...............................................................17

NORMAS DE OPERACIÓN............................................................................18

DESCRIPCIÓN NARRATIVA..........................................................................21

DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................29


SECRETARÍA GENERAL



OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Suministrar bienes mediante el proceso de Licitación Pública Nacional o Internacional para la

obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio, precio y financiamiento dentro del marco

jurídico vigente en materia de adquisiciones.


SECRETARÍA GENERAL



NORMAS DE OPERACIÓN

I. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,

es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes,

suministros y contratación de servicios.

II. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y

Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su

Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será

enviado a través de correo electrónico.

III. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en

un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.

IV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se

realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.

V. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la

Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios.

VI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no

existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición.


SECRETARÍA GENERAL


Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con

las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.

VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía

telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la

empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que

desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y

Servicios.

VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel

membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el

nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y

firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio.

IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y

Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor

número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores

condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.

X. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,

sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así

como cargo, fecha y firmas correspondientes.

XI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no

excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente.

XII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido

por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con

el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada

en el mismo.

XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue

para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2

días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.

XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección

General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se


SECRETARÍA GENERAL


refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su

recepción, con los comentarios y visto bueno.

XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos

Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día

hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario

inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la

opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios.

.


SECRETARÍA GENERAL



DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

R E S P O N S A B L E AC TIV ID AD

Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada y, recabando acuse de recibo.

Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS)

2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo.

Departamento de Adquisiciones (DA)

3 Recibe y verifica características de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisión.

Se encuentra debidamente requisitada.

4 Sí

Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS.

5 No

Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”.

Dirección de Recursos Materiales y Servicios

6 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización.

Dirección General de Administración (DGA)

7 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS.


8 Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al DA.

Departamento de Adquisiciones 9 Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados.

Almacén 10 Recibe requerimiento de compra, verifica existencia, sella y firma turnando al DA.

Departamento de Adquisiciones 11 Recibe requerimiento de compra verifica firma y sello de existencia en almacén y archiva temporalmente.


SECRETARÍA GENERAL




Existencia.

12 Sí

Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén.

13 No

Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización.

Proveedor 14 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA.

Departamento de Adquisiciones 15 Recibe cotización, elabora cuadro comparativo y/o Estudio de Mercado y turna a la SDRM

Subdirección de Recursos Materiales (SRM)

16 Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado determina procedimiento de Licitación Pública (Nacional e Internacional), turna a la DRMS.


17 Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento.

Departamento de Adquisiciones 18 Elabora proyecto de las bases de Licitación Pública con las características técnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM.

Subdirección de Recursos Materiales

19 Revisa bases, elabora memorándum u oficio para convocar al Subcomité revisor de bases y turna a la DRMS para firma.


20 Recibe memorándum u oficio firma y turna a la SRM para distribución.

Subdirección de Recursos 21 Recibe memorándum verifica firma anexa en


SECRETARÍA GENERAL




Materiales proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de bases, recabando acuse de recibo.

Subcomité Revisor de Bases 22 Recibe revisa, modifica las bases y elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas a las bases y turna a la DRMS.

Departamento de Adquisiciones 23 Recibe bases, modifica y turna al la SRM.


24 Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal e inicia procedimiento.

Recibe y elabora proyecto de convocatoria

Ingresa al Sistema Compranet para obtener impresión de la convocatoria

Cotiza el costo de la publicación y turna a DRMS


25 Recibe cotización, solicita compromiso presupuestal para pago de publicación de convocatoria.

Turna convocatoria a la DGA.

Dirección General de Administración

26 Recibe convocatoria, autoriza y elabora oficio de solicitud de publicación en el DOF de la convocatoria y turna a la DRMS


27 Recibe oficio-solicitud y convocatoria para publicación y turna a SRM


28 Tramita la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial e ingresa en el sistema Compranet convocatoria y base para su difusión y venta, turna a la DRMS


29 Recibe bases y turna a la DRF para su venta, recaba acuse de recibo

Dirección de Recursos Financieros 30 Recibe bases y efectúa su venta

Requisita formato de registro de compradores de


SECRETARÍA GENERAL




bases

Turna las bases que no fueron vendidas a la DRMS


31 Recibe bases vendidas y turna a la SDRM

Coordina inicio del procedimiento de licitación Publica e instruye a la SDRM para enviar carpeta de licitación a los miembros que participan en la licitación


32 Elabora acta de inicio de junta aclaraciones relacionando a los licitantes participantes y a los miembros asistentes, recaba firma distribuye a interesados y archiva temporalmente

33 Informa de este acto a la SFP vía COMPRANET

Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas:

Primera Etapa elabora formato de documentación solicitada en bases y archiva en expediente temporal

34 Realiza apertura de ofertas técnicas y recepción de ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en las bases; se levanta acta respectiva y se envía al área usuaria para su análisis, cuando el caso lo amerite

Área usuaria 35 Recibe propuestas técnicas, elabora dictamen técnico y turna a la DRMS.


36 Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la SDRM.


37 Continua con el procedimiento elabora acta de fallo técnico recaba firmas y archiva en expediente temporal


SECRETARÍA GENERAL




Informa de este acto a la SFP vía COMPRANTE

38 Realiza apertura de los sobres de las propuestas económicas, elabora cuadro comparativo levanta acta, y turna cuadro comparativo firmado a la DRMS para autorización.

Dirección de Recursos Materiales y servicios

39 Recibe cuadro comparativo da Vo. Bo. y turna a la SDR


40 Da a conocer el fallo de la licitación, levanta acta recaba firmas y archiva

Ingresa al Sistema Compranet fallo de licitación y turna al DA

Departamento de Adquisiciones 41 Recibe copia de fallo, elabora pedido o contrato de suministros y turna con oficio para su opinión legal a la DGJRA

Dirección Jurídica y Representación Agraria

42 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones y turna a la DRMS mediante oficio.

Dirección de Recursos Materiales 43 Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA.

Departamento de Adquisiciones 44 Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes.

45 Elabora oficio comunicando al proveedor para que reciba contrato de suministros para revisión y firma del proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal.

Proveedor 46 Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisión y firma.

Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA.


SECRETARÍA GENERAL




Departamento de Adquisiciones 47 Recibe fianza de cumplimiento, revisa y labora oficio recaba firma de la DRMS y turna a la DRF para custodia.

48 Elabora relación de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS.

Dirección de Recursos Financieros (DRF)

Recibe fianza del DA para custodia.


49 Recibe relación de contratos de suministros y archiva en expediente temporal.

Elabora formato de contratos y suministros, firma y turna relación a la DGA.


50 Recibe relación de contratos de suministros para acuerdo y firma del Secretario General, devuelve a la DRMS y archiva relación en expediente temporal.


51 Recibe relación de contratos de suministros verifica firma de autorización y turna a la SRM y archiva relación de contratos en expediente temporal.

Subdirección de Recursos Mat. 52 Recibe relación de contratos de suministros y entrega contrato al proveedor adjudicado.

Proveedor 53 Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacén.

Almacén 54 Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas.

Cumple con las especificaciones

Sí

Firma y sella factura original y devuelve al proveedor.


SECRETARÍA GENERAL




No

Son devueltos al proveedor para que surta conforme a las características solicitadas.

55 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 56 Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva.

57 Elabora memorándum e informa al área usuaria que sus artículos o bienes solicitados se encuentran en el almacén para su retiro.

58 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sanción por incumplimiento al proveedor.

Proveedor 59 Si es sancionado recibe notificación de sanción por incumplimiento, pasa a la Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 60 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisión y pago.

Termina procedimiento.


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

OFICIO

ESTUDIO

CUADRO

ESTUDIO

CUADRO

ACUSE

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE

RECIBO

02.

SUFICIENC IA

RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE

COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

03.

¿SE ENCUENTRÁ DEBIDAMEN-

TE REQUISITA-

DA?

SUFICIENC IA

ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA ANEXA SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL AUTORIZADA

VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA

PARA FIRMA DE AUTORIZACIÓN01.

05.ÁREA SOLICITANTE

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES

Y SERVICI OS

A

DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES

VOLANTE

DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO “VOLANTE

DE DEVOLUCIÓN”

04.

NO

SÍ


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y

TURNA

07.

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA,

FIRMA Y TURNA

08.

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN

06.

DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA Y

TURNA PARA VERIFICAR EXISTENCIA

09.


REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA,

FIRMA Y TURNA

10.

ALMACÉN

INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE

ELABORE VALE DE SALIDA

12.

REQUERIMI ENTO


11.

RECIBE BIENES DEL ALMACÉN

ÁREA SOLI CITANT E


RELACIÓN

EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO CONFORME A LINEAMIENTOS Y

POLÍTICAS, ENVÍA A PROVEEDOR RELACIÓN DE

ARTÍCULOS

13.

COTIZACIÓ N

RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y/O

ESTUIDO DE MERCADO Y TURNA

15.

COTIZACIÓ N

RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS, COTIZA Y

ENVÍA

14.

DEPARTAME NTO DE ADQUISICO NES

ESTUDIO

CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O

ESTUDIO DE MERCADO, DETERMINA

PROCEDIMIENTO Y TURNA

16.

SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES

PROVEEDOR


ESTUDIO DE MERCADO, DA Vo. Bo. DEL


17.


Y SERVICI OS

PROYECTO

REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO PARA CONVOCAR A

SUBCOMITÉ REVISOR Y TURNA

19.

PROYECTO

ELABORA PROYECTO DE BASES DE LICITACIÓN Y

TURNA

18.


MEMORÁNDU M

RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO, FIRMA Y TURNA PARA SU DISTRIBUCIÓN

20.


Y SERVICI OS


¿EXISTEN-CIA?

SÍ

FIN

NO

1

1

OFICIO

ESTUDIO

CUADRO

ESTUDIO

CUADRO

ESTUDIO

CUADRO

ACUSE

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE

RECIBO

02.

SUFICIENC IA



03.

¿SE ENCUENTRÁ DEBIDAMEN-

TE REQUISITA-

DA?

SUFICIENC IA

ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA ANEXA SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL AUTORIZADA


PARA FIRMA DE AUTORIZACIÓN01.

05.ÁREA SOLICITANTE


Y SERVICI OS

A


VOLANTE

DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO “VOLANTE

DE DEVOLUCIÓN”

04.

NO

SÍ


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO


TURNA

07.

REQUERIMI ENTO


FIRMA Y TURNA

08.

REQUERIMI ENTO


06.



Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA Y

TURNA PARA VERIFICAR EXISTENCIA

09.


REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA,

FIRMA Y TURNA

10.

ALMACÉN

INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE

ELABORE VALE DE SALIDA

12.

REQUERIMI ENTO


11.

RECIBE BIENES DEL ALMACÉN

ÁREA SOLI CITANT E


RELACIÓN

EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO CONFORME A LINEAMIENTOS Y

POLÍTICAS, ENVÍA A PROVEEDOR RELACIÓN DE

ARTÍCULOS

13.

COTIZACIÓ N

RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y/O

ESTUIDO DE MERCADO Y TURNA

15.

COTIZACIÓ N

RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS, COTIZA Y

ENVÍA

14.

DEPARTAME NTO DE ADQUISICO NES

ESTUDIO

CUADRO

ESTUDIO

CUADRO


ESTUDIO DE MERCADO, DETERMINA


16.


PROVEEDOR


ESTUDIO DE MERCADO, DA Vo. Bo. DEL


17.


Y SERVICI OS

PROYECTO

REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO PARA CONVOCAR A

SUBCOMITÉ REVISOR Y TURNA

19.

PROYECTO

ELABORA PROYECTO DE BASES DE LICITACIÓN Y

TURNA

18.


MEMORÁNDU M

RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO, FIRMA Y TURNA PARA SU DISTRIBUCIÓN

20.


Y SERVICI OS


¿EXISTEN-CIA?

SÍ

FIN

NO

1

1


SECRETARÍA GENERAL



ACTA

CUADROPROPUESTA S

SOBRES

FORMATO

BASES

COMPROMIS O

COTIZACIÓ N

CONVOCATO RIA

ACTA

A

B

BASES

RECIBE BASES Y TURNA PARA SU VENTA

29.


Y SERVICI OS

BASES

RECIBE BASES VENDIDAS Y TURNA. COORDINA

INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA

31.

BASES

RECIBE BASES Y EFECTÚA SU VENTA,

REQUISITA FORMATO DE REGISTRO DE

COMPRADORES, TURNA BASES NO VENDIDAS

30.


Y SERVICI OS

ACTA

ELABORA ACTA DE INICIO DE JUNTA DE ACLARACIONES, RECABA FIRMA, DISTRIBUYE A INTERESADOS Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE

32.

SUBDIRECC IÓN DE RECUSOS M ATERIA LES

DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIER OS

INFORMA A LA SE CRETAR ÍA DE LA FUNCIÓ N PÚBL ICA VÍ A

COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA DE SOBRES DE PR OPUEST AS.

ELABORA F ORMATO DE DOCUMENTA CIÓN S OLICIT ADA Y

ARCHIVA T EMPORA LMENTE

33.

DICTAMEN

RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO Y

TURNA

35.

ACTA

REALIZA APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y

RECEPCIÓN DE OFERTAS. LEVANTA ACTA Y ENVÍA

34.

ÁREA USUA RIA

DICTAMEN

RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA VISTO BUENO Y TURNA

36.


Y SERVICI OS

ACTA

ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE.

INFORMA A SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

VÍA COMPRANET

37.


CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO, DA VISTO

BUENO Y TURNA

39.

SOBRES

REALIZA APERTURA DE SOBRES, ELABORA

CUADRO COMPARATIVO, LEVANTA ACTA Y TURNA

CUADRO

38.


Y SERVICI OS

ACTA

DA A CONOCER EL FALLO DE LA LICITACIÓN,

LEVANTA ACTA, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA. INGRESA A COMPRANET

FALLO

40.


PROYECTO

RECIBE MEMORÁNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA

PROYECTO Y ENVÍA

21.


BASES

RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA

23.

BASES

RECIBE, MODIFICA Y ELABORA ACTA, Y TURNA

22.


BASES

RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA

PROYECTO DE CONVOCATORIA, INGRESA A COMPRANET, COTIZA Y

TURNA

24.


SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES

COMPROMIS O

RECIBE COTIZACIÓN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIÓN

25.


Y SERVICI OS

CONVOCATO RIA

RECIBE OFICIO Y CONVOCATORIA PARA PUBLICACIÓN Y TURNA

27.

OFICIO

RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN EN EL

D.O.F., TURNA

26.


Y SERVICI OS

CONVOCATO RIA

TRAMITA LA PUBLICACIÓN DE LA

CONVOCATORIA INGRESA EN COMPRANET LA

CONVOCATORIA Y BASES

28.



ACTA

CUADROPROPUESTA S

SOBRES

FORMATO

BASES

COMPROMIS O

COTIZACIÓ N

CONVOCATO RIA

ACTA

A

B

BASES

RECIBE BASES Y TURNA PARA SU VENTA

29.


Y SERVICI OS

BASES

RECIBE BASES VENDIDAS Y TURNA. COORDINA

INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA

31.

BASES

RECIBE BASES Y EFECTÚA SU VENTA,

REQUISITA FORMATO DE REGISTRO DE

COMPRADORES, TURNA BASES NO VENDIDAS

30.


Y SERVICI OS

ACTA

ELABORA ACTA DE INICIO DE JUNTA DE ACLARACIONES, RECABA FIRMA, DISTRIBUYE A INTERESADOS Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE

32.

SUBDIRECC IÓN DE RECUSOS M ATERIA LES


FINANCIER OS

INFORMA A LA SE CRETAR ÍA DE LA FUNCIÓ N PÚBL ICA VÍ A

COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA DE SOBRES DE PR OPUEST AS.

ELABORA F ORMATO DE DOCUMENTA CIÓN S OLICIT ADA Y

ARCHIVA T EMPORA LMENTE

33.

DICTAMEN

RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO Y

TURNA

35.

ACTA

REALIZA APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y

RECEPCIÓN DE OFERTAS. LEVANTA ACTA Y ENVÍA

34.

ÁREA USUA RIA

DICTAMEN

RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA VISTO BUENO Y TURNA

36.


Y SERVICI OS

ACTA

ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE.

INFORMA A SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

VÍA COMPRANET

37.


CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO, DA VISTO

BUENO Y TURNA

39.

SOBRES

REALIZA APERTURA DE SOBRES, ELABORA

CUADRO COMPARATIVO, LEVANTA ACTA Y TURNA

CUADRO

38.


Y SERVICI OS

ACTA

DA A CONOCER EL FALLO DE LA LICITACIÓN,

LEVANTA ACTA, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA. INGRESA A COMPRANET

FALLO

40.


PROYECTO

RECIBE MEMORÁNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA

PROYECTO Y ENVÍA

21.


BASES

RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA

23.

BASES

RECIBE, MODIFICA Y ELABORA ACTA, Y TURNA

22.


BASES

RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA

PROYECTO DE CONVOCATORIA, INGRESA A COMPRANET, COTIZA Y

TURNA

24.



COMPROMIS O

RECIBE COTIZACIÓN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIÓN

25.


Y SERVICI OS

CONVOCATO RIA

RECIBE OFICIO Y CONVOCATORIA PARA PUBLICACIÓN Y TURNA

27.

OFICIO

RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN EN EL

D.O.F., TURNA

26.


Y SERVICI OS

CONVOCATO RIA

TRAMITA LA PUBLICACIÓN DE LA

CONVOCATORIA INGRESA EN COMPRANET LA

CONVOCATORIA Y BASES

28.




SECRETARÍA GENERAL



RELACIÓN

FORMATO

OFICIIO

OFICIO

OFICIO

B

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE. ELABORA FORMATO DE CONTRATOS, FIRMA Y

TURNA

50.


Y SERVICI OS

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIÓN

Y TURNA. ARCHIVA TEMPORALMENTE

52.

ACUERDO

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, PARA

ACUERDO Y FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL, DEVUELVE Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE

51.


Y SERVICI OS

CONTRATO

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ENTREGA

CONTRATO

53.



RECIBE CONTRATO DE SUMINISTROS Y SURTE BIENES AL ALMACÉN

54.

PROVEEDOR

FACTURA

FIRMA, SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE

AL PROVEEDOR

RECIBE BIENES

55.

NOTA

ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA

56.

ALMACÉN

NOTA

RECIBE NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN, VERIFICA FECHA DE

ENTREGA DEL PROVEEDOR Y ARCHIVA

57.


OFICIO

SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN LA ENTREGA

DE LOS BIENES, ELABORA OFICIO

NOTIFICANDO SENACIÓN POR INCUMPLIMIENTO

59.

MEMORÁNDU M

ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA

USUARIA

58.

FACTURA

RECIBE NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN POR

INCUMPLIMIENTO, PAGA EN CAJA GENERAL, RECIBE FACTURA Y PEDIDIO DE COMPRA

60.

PROVEEDOR

CONTRATO

RECIBE COPIA DE FALLO, ELABORA PEDIDO

O CONTRATO DE SUMINISTROS Y TURNA MEDIANTE OFICIO A

DGJRA

41.


CONTRATO

RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA

43.

CONTRATO

RECIBE CONTRATO, REVISA Y TURNA

42.


CONTRATO

RECIBE CONTRATO Y REALIZA CORRECIONES

44.


DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE REPRESENTACIÓN

AGRARIA FIANZA

OFICIO

CONTRATO

ELABORA OFICIO, ENVÍA CONTRATO AL PROVEEDOR

PARA REVISIÓN Y FIRMA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

45.

OFICIO

RECIBE FIANZA, REVISA, ELABORA

OFICIO, RECABA FIRMA Y TURNA

47.

CONTRATO

RECIBE OFICIO, REVISA, FIRMA Y ENTREGA JUNTO CON

FIANZA

46.


RELACIÓN

ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE

SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA

48.

PROVEEDOR

FIANZA

RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA

49.


FINANCIER OS

¿CUMPLE ESPECI-FICA-CIONES?

NO

SÍ

2

2

RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA SU REVISIÓN Y PAGO

61.


FINANCIER OS

TERMINA

RELACIÓN

FORMATO

OFICIIO

OFICIO

OFICIO

B

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE. ELABORA FORMATO DE CONTRATOS, FIRMA Y

TURNA

50.


Y SERVICI OS

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIÓN

Y TURNA. ARCHIVA TEMPORALMENTE

52.

ACUERDO

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, PARA

ACUERDO Y FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL, DEVUELVE Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE

51.


Y SERVICI OS

CONTRATO

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ENTREGA

CONTRATO

53.



RECIBE CONTRATO DE SUMINISTROS Y SURTE BIENES AL ALMACÉN

54.

PROVEEDOR

FACTURA

FIRMA, SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE

AL PROVEEDOR

RECIBE BIENES

55.

NOTA


56.

ALMACÉN

NOTA

RECIBE NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN, VERIFICA FECHA DE

ENTREGA DEL PROVEEDOR Y ARCHIVA

57.


OFICIO

SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN LA ENTREGA

DE LOS BIENES, ELABORA OFICIO

NOTIFICANDO SENACIÓN POR INCUMPLIMIENTO

59.

MEMORÁNDU M

ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA

USUARIA

58.

FACTURA

RECIBE NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN POR

INCUMPLIMIENTO, PAGA EN CAJA GENERAL, RECIBE FACTURA Y PEDIDIO DE COMPRA

60.

PROVEEDOR

CONTRATO

RECIBE COPIA DE FALLO, ELABORA PEDIDO

O CONTRATO DE SUMINISTROS Y TURNA MEDIANTE OFICIO A

DGJRA

41.


CONTRATO


43.

CONTRATO

RECIBE CONTRATO, REVISA Y TURNA

42.


CONTRATO

RECIBE CONTRATO Y REALIZA CORRECIONES

44.



AGRARIA FIANZA

OFICIO

CONTRATO

ELABORA OFICIO, ENVÍA CONTRATO AL PROVEEDOR

PARA REVISIÓN Y FIRMA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

45.

OFICIO

RECIBE FIANZA, REVISA, ELABORA

OFICIO, RECABA FIRMA Y TURNA

47.

CONTRATO

RECIBE OFICIO, REVISA, FIRMA Y ENTREGA JUNTO CON

FIANZA

46.


RELACIÓN



48.

PROVEEDOR

FIANZA


49.


FINANCIER OS

¿CUMPLE ESPECI-FICA-CIONES?

NO

SÍ

2

2

RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA SU REVISIÓN Y PAGO

61.


FINANCIER OS

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL




SECRETARÍA GENERAL



02 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Planear, ejecutar y controlar el abastecimiento de los insumos mediante el proceso de invitación a

cuando menos tres personas, para la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicios y

precio dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones.


SECRETARÍA GENERAL




XVI. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,



XVII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y




XVIII. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en


XIX. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se


XX. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la



XXI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no



SECRETARÍA GENERAL




XXII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía




Servicios.

XXIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel




XXIV.Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y




XXV. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,



XXVI.Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no


XXVII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido



en el mismo.

XXVIII.El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se

entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no

mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento.

XXIX.El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección



SECRETARÍA GENERAL




XXX. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos






SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS


Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo.


2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo.


3 Recibe y verifica características de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisión.

¿Se encuentra debidamente requisitada.?

4 Sí


No







7 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al DA.

Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al almacén para checar existencia de los bienes solicitados.


Departamento de Adquisiciones 10 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y sello de existencia en almacén y archiva


SECRETARÍA GENERAL




temporalmente.

¿Existencia en almacén?

11 Sí


12 No

Efectúa estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización.

Proveedor 13 Recibe relación de artículos a adquirir, cotiza y envía al DA.

Departamento de Adquisiciones 14 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación.


15 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (invitación a cuando menos tres personas), y turna a la DRMS.


16 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento.

Departamento de Adquisiciones 17 Elabora proyecto de las bases de invitación a cuando menos tres personas con las características técnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM.


18 Revisa bases, elabora memorándum u oficio para convocar al Subcomité revisor de bases y turna a la DRMS para firma.


SECRETARÍA GENERAL





19 Recibe memorándum u oficio firma y turna a la SRM para distribución.


20 Recibe memorándum verifica firma anexa en proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de bases, recabando acuse de recibo.

Subcomité Revisor de Bases 21 Recibe, revisa y modifica las bases y turna al DA para elaboración del acta correspondiente.

Departamento de Adquisiciones 22 Elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas en las bases y turna a la DRMS.


23 Recibe las bases definitivas y turna a SRM .


24 Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal y selecciona a los proveedores de acuerdo al catálogo según el tipo de bien del que se trate.

25 Elabora oficio para enviar invitación a proveedores y turna a la DRMS para firma.


26 Recibe oficio, firma y turna a la SRM.


27 Recibe y verifica firma en oficio y anexa invitación y bases para envío a proveedores y turna acuse de recibido al DA.

Proveedores 28 Reciben invitación, sellan acuse de recibo.

Departamento de Adquisiciones 29 Recibe acuse de recibido verifica y archiva en expediente temporal.


30 Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas:

Elabora formato de documentación solicitada en


SECRETARÍA GENERAL




bases entrega a proveedor y archiva en expediente temporal.

31 Primera Etapa realiza junta de apertura de ofertas técnicas y recepción de ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en las bases y elabora acta haciendo constar las propuestas y procede a la firma de la mismas por los asistentes del evento.

32 Elabora oficio envía propuestas técnicas al área usuaria para que elabore dictamen técnico.

Área Solicitante 33 Recibe propuestas técnicas, elabora dictamen técnico cuando en su caso lo requiera o en su defecto el DA y la SRM cuando a este le corresponda y turna a la DRMS.


34 Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la SRM.


35 Continua con el procedimiento elabora acta de fallo técnico, recaba firmas y archiva en expediente temporal.

36 Realiza apertura de los sobres de las propuestas económicas, elabora cuadro comparativo firma y turna a la DRMS para autorización.

Dirección de Recursos Materiales 37 Recibe cuadro comparativo, firma y decide al proveedor idóneo para adjudicación, en caso de ser necesario da fallo de la adjudicación o en su defecto convoca a otra reunión para dar a conocer el fallo y turna al DA para la elaboración de acta y pedido o contrato de suministros según sea el caso.

Departamento de Adquisiciones 38 Recibe cuadro comparativo y elabora acta recabando firmas y archiva.


SECRETARÍA GENERAL




Elabora el pedido o contrato de suministros.

39 Elabora oficio recabando firma de la DRMS anexando contrato de suministros y envía para revisión a la DJRA.

Dirección Jurídica y Representación Agraria

40 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones, firma y turna a la DRMS mediante oficio.


41 Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA.

Departamento de Adquisiciones 42 Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes.

Elabora oficio comunicando al proveedor la aprobación del contrato de suministros para revisión y firma.

43 Entrega contrato de suministros al proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal.

Proveedor 44 Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisión y firma

Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA.

Departamento de Adquisiciones 45 Recibe contrato de suministros y fianza de cumplimiento.

Revisa y elabora oficio recabando firma de la DRMS y turna fianza a la DRF para custodia.

Recibe acuse de recibo del oficio y elabora relación de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS.


SECRETARÍA GENERAL




Dirección de Recursos Financieros (DRF)

46 Recibe fianza del DA para custodia.


47 Elabora relación de contratos de suministros, firma y turna relación a la DGA.

Departamento de Adquisiciones 48 Recibe relación de contratos de suministros y archiva relación en expediente temporal.


49 Recibe relación de contratos de suministros para acuerdo y firma de la Secretaria General, devuelve a la DRMS.


50 Recibe relación de contratos de suministros verifica firma de autorización y turna a la SRM.

Subdirección de Recursos Meteriales

51 Recibe relación de contratos de suministros y entrega contrato al proveedor adjudicado.

Proveedor 52 Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacén.

Almacén 53 Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas.

¿Cumple con las especificaciones?

54 No

Devuelve al proveedor para que surta conforme a las características solicitadas.

55 Si

Firma y sella factura original y devuelve al proveedor.

56 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones.


SECRETARÍA GENERAL




Departamento de Adquisiciones 57 Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva en expediente temporal.

58 Elabora memorándum e informa al área usuaria que sus artículos o bienes solicitados se encuentran en el almacén para su entrega.

59 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sanción por incumplimiento al proveedor.

Proveedor 60 Si es sancionado recibe notificación de sanción por incumplimiento, pasa a Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

61 Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Dirección de Recursos Financieros.

Departamento de Adquisiciones 62 Informa a la Secretaría de la Función Pública vía Compranet del proceso y fallo de adjudicación

Dirección de Recursos Financieros 63 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisión y pago.

Termina Procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

OFICIOSUFICIENC IA

SUFICIENC IA

A

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA

09.

ALMACÉN

INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE SU VALE DE SALIDA DE ALMACÉN

11.

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA,

SELLA DE EXISTENCIA EN ALMACÉN Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE

10.

TERMINA

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

ESTUDIO

EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO DE LOS

ARTÍCULOS O BIENES A ADQUIRIR, ENVÍA

12.

CUADRO

RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO

COMPARATIVO Y TURNA

14.

COTIZACIÓ N

RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQUIRIR,

COTIZA Y ENVÍA

13.


CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y DETERMINA

PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN, TURNA

15.


PROVEEDOR

CUADRO

RECIBE CUADRO, DA Vo. Bo. DE LA

DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

16.


Y SERVICI OS

BASES

REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO AL SUBCOMITÉ Y TURNA

18.

BASES

ELABORA P ROYECT O DE L AS BASES DE INVITA CIÓN A

CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS CON LAS C ARACTE RÍSTIC AS DE LOS BIENE S A AD QUIRIR Y

TURNA

17.


OFICIO

RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO Y TURNA

19.


Y SERVICI OS


REQUERIMI ENTO

ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, ANEXA SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL

01.

ÁREA SOLICITANTE

REQUERIMI ENTO



03.

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA

02.


REQUERIMI ENTO


04.


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO


05.


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO


FIRMA Y TURNA

07.

REQUERIMI ENTO


TURNA

06.


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VEIFICA, FIRMA Y

TURNA

08.



¿DEBIDA-MENTE

REQUISITA -DA?

NO1

SÍ

1

¿EXIS-TENCIA EN

ALMACÉN?

SÍ

NO

OFICIOSUFICIENC IA

SUFICIENC IA

A

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA

09.

ALMACÉN

INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE SU VALE DE SALIDA DE ALMACÉN

11.

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA,

SELLA DE EXISTENCIA EN ALMACÉN Y ARCHIVA

TEMPORALMENTE

10.

TERMINA


ESTUDIO

EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO DE LOS

ARTÍCULOS O BIENES A ADQUIRIR, ENVÍA

12.

CUADRO

RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO

COMPARATIVO Y TURNA

14.

COTIZACIÓ N

RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQUIRIR,

COTIZA Y ENVÍA

13.


CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y DETERMINA

PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN, TURNA

15.


PROVEEDOR

CUADRO

RECIBE CUADRO, DA Vo. Bo. DE LA

DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

16.


Y SERVICI OS

BASES

REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO AL SUBCOMITÉ Y TURNA

18.

BASES

ELABORA P ROYECT O DE L AS BASES DE INVITA CIÓN A

CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS CON LAS C ARACTE RÍSTIC AS DE LOS BIENE S A AD QUIRIR Y

TURNA

17.


OFICIO

RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO Y TURNA

19.


Y SERVICI OS


REQUERIMI ENTO

ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, ANEXA SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL

01.

ÁREA SOLICITANTE

REQUERIMI ENTO



03.

REQUERIMI ENTO


02.


REQUERIMI ENTO


04.


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO


05.


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO


FIRMA Y TURNA

07.

REQUERIMI ENTO


TURNA

06.


Y SERVICI OS

REQUERIMI ENTO

RECIBE REQUERIMIENTO, VEIFICA, FIRMA Y

TURNA

08.



¿DEBIDA-MENTE

REQUISITA -DA?

NO1

SÍ

1

¿EXIS-TENCIA EN

ALMACÉN?

SÍ

NO


SECRETARÍA GENERAL



CONTRATO

ACTA

ACTA

BASES

INVITACIÓ N

PROYECTOBASES

A

B

INVITACIÓ N

RECIBEN INVITACIÓN

28.

PROVEEDORES

FORMATO

REALIZA APERTURA DE SOBRES EN DOS ETAPAS. ELABORA FORMATO DE

DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES

30.

ACUSES

RECIBE ACUSE DE RECIBO, VERIFICA Y

ARCHIVA EN EXPEDIENTE TEMPORAL

29.


PROPUESTA S

ELABORA OFICIO, ENVÍA PROPUESTAS TÉCNICAS

32.


DICTAMEN

RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO

33.

ÁREA SOLICITANTE

ACTA

ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

35.

DICTAMEN

RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA Vo. Bo. Y

TURNA

34.


CUADRO

REALIZA APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS ECONÓMICAS, ELABORA CUADRO COMPARATIVO,

FIRMA Y TURNA

36.


Y SERVICI OS

CUADRO

RECIBE CUADRO, FIRMA Y DECIDE AL PROVEEDOR IDÓNEO, DA FALLO DE ADJUDICACIÓN O, EN SU CASO, CONVOCA A OTRA

REUNIÓN

37.


OFICIO

ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA, ANEXA

CONTRATO DE SUMINISTROS Y ENVÍA

39.

CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO, ELABORA

ACTA Y ARCHIVA

38.

CONTRATO

RECIBE OFICIO Y CONTRATO, REVISA, HACE CORRECCIONES,

FIRMA Y TURNA

40.

DIRECCIÓN JURÍD ICA Y DE REPR ESENTA CIÓN

AGRARIA


OFICIO

RECIBE OFICIO, VERIFICA FIRMA, ANEXA EN PROYECTO DE BASES

Y ENVÍA

20.


BASES

ELABORA ACTA HACIENDO CONSTAR LAS

MODIFICACIONES A LAS BASES Y TURNA

22.

BASES

RECIBE, REVISA, MODIFICA LAS BASES Y

TURNA

21.


BASES

RECIBE LAS BASES DEFINITIVAS Y TURNA

23.


Y SERVICI OS


BASES

RECIBE BASES APROBADAS, ARCHIVA TEMPRALMENTE Y SELECCIONA PROVEEDORES

24.


OFICIO

RECIBE OFICIO, FIRMA Y TURNA

26.

OFICIO

ELABORA OFICIO PARA ENVIAR INVITACIÓN A PROVEEDORES Y TURNA

25.


Y SERVICI OS

OFICIO

RECIBE Y VERIFICA FIRMA EN OFICIO, ANEXA INVITACIÓN Y BASES PARA ENVÍO A PROVEEDORES Y TURNA

27.


PRIMERA ETAPA: REALIZA JUNTA DE

APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y RECEPCIÓN

DE OFERTAS ECONÓMICAS, ELABORA

ACTA Y FIRMA

31. CONTRATO

ACTA

ACTA

BASES

INVITACIÓ N

PROYECTOBASES

A

B

INVITACIÓ N

RECIBEN INVITACIÓN

28.

PROVEEDORES

FORMATO

REALIZA APERTURA DE SOBRES EN DOS ETAPAS. ELABORA FORMATO DE

DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES

30.

ACUSES

RECIBE ACUSE DE RECIBO, VERIFICA Y

ARCHIVA EN EXPEDIENTE TEMPORAL

29.


PROPUESTA S

ELABORA OFICIO, ENVÍA PROPUESTAS TÉCNICAS

32.


DICTAMEN

RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO

33.

ÁREA SOLICITANTE

ACTA

ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

35.

DICTAMEN

RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA Vo. Bo. Y

TURNA

34.


CUADRO

REALIZA APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS ECONÓMICAS, ELABORA CUADRO COMPARATIVO,

FIRMA Y TURNA

36.


Y SERVICI OS

CUADRO

RECIBE CUADRO, FIRMA Y DECIDE AL PROVEEDOR IDÓNEO, DA FALLO DE ADJUDICACIÓN O, EN SU CASO, CONVOCA A OTRA

REUNIÓN

37.


OFICIO

ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA, ANEXA

CONTRATO DE SUMINISTROS Y ENVÍA

39.

CUADRO

RECIBE CUADRO COMPARATIVO, ELABORA

ACTA Y ARCHIVA

38.

CONTRATO

RECIBE OFICIO Y CONTRATO, REVISA, HACE CORRECCIONES,

FIRMA Y TURNA

40.

DIRECCIÓN JURÍD ICA Y DE REPR ESENTA CIÓN

AGRARIA


OFICIO

RECIBE OFICIO, VERIFICA FIRMA, ANEXA EN PROYECTO DE BASES

Y ENVÍA

20.


BASES

ELABORA ACTA HACIENDO CONSTAR LAS

MODIFICACIONES A LAS BASES Y TURNA

22.

BASES

RECIBE, REVISA, MODIFICA LAS BASES Y

TURNA

21.


BASES

RECIBE LAS BASES DEFINITIVAS Y TURNA

23.


Y SERVICI OS


BASES

RECIBE BASES APROBADAS, ARCHIVA TEMPRALMENTE Y SELECCIONA PROVEEDORES

24.


OFICIO

RECIBE OFICIO, FIRMA Y TURNA

26.

OFICIO

ELABORA OFICIO PARA ENVIAR INVITACIÓN A PROVEEDORES Y TURNA

25.


Y SERVICI OS

OFICIO

RECIBE Y VERIFICA FIRMA EN OFICIO, ANEXA INVITACIÓN Y BASES PARA ENVÍO A PROVEEDORES Y TURNA

27.


PRIMERA ETAPA: REALIZA JUNTA DE

APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y RECEPCIÓN

DE OFERTAS ECONÓMICAS, ELABORA

ACTA Y FIRMA

31.


SECRETARÍA GENERAL



PEDIDO

RELACIÓN

FIANZA

FIANZA

OFICIO

OFICIO

B

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS PAA ACUERDO

Y FIRMA DE LA SECRETARÍA GENERAL

49.


RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS DE

SUMINISTROS Y ENTEGA CONTRATO AL ADJUDICADO

51.

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN, VERIFICA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN Y TURNA

50.


RECIBE BIENES ADQUIRIDOS, VERIFICA ESPECIFICACIONES

52.

ALMACÉN


Y SERVICI OS

¿CUMPLE ESPECIFI-CACIONES?

SÍ

NOTA


56.

FACTURA

FIRMA Y SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE

AL PROVEEDOR

55.

NOTA

RECIBE NOTA, VERIFICA FECHA DE ENTREGA,

ARCHIVA TEMPORALMENTE

57.


MEMORÁNDU M

ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA USUARIA QUE SUS

BIENES SOLICITADOS SE ENCUENTRAN EN ALMACÉN

58.

SI ES SANCIONADO, RECIBE NOTIFICACIÓN, PASA A CAJA GENERAL,

REALIZA PAGO

60.

OFICIO

SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN SU

ENTREGA, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO

SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO

59.

PROVEEDOR

FACTURA

RECIBE Y LLEVA FACTURA ORIGINAL Y

PEDIDO DE COMPRA PARA TRAMITE DE PAGO

61.

CONTRATO


41.


Y SERVICI OS

CONTRATO

ENTREGA CONTRATO, ACUSA DE RECIBO Y


43.

CONTRATO

RECIBE CONTRATO REALIZA

CORRECCIONES, ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR

42.

CONTRATO

RECIBE MEDIANTE OFICIO CONTRATO PARA REVISIÓN Y FIRMA, ENTREGA FIANZA

44.

PROVEEDOR


CONTRATO

RECIBE CONTRATO Y FIANZA, REVISA TURNA FIANAZA, ELABORA

RELACIÓN DE CONTRTOS

45.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES

RELACIÓN



47.

FIANZA


46.


Y SRVICIO S

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

48.



FINANCIER OS

NO

DEVUELVE AL PROVEEDOR PARA QUE SURTA CONFORME A LAS CARACTERÍSTICAS

DESEADAS

54.

1

1

INFORMA A LA SECRETARÍA DE LA

FUNCIÓN´PÚBLICA, VÍA COMPRANET, DEL

PROCESO Y FALLO DE ADJUDICACIÓN

62.


RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA REVISIÓN

Y PAGO

63.


FINANCIER OS

TERMINA

PEDIDO

RELACIÓN

FIANZA

FIANZA

OFICIO

OFICIO

B

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS PAA ACUERDO

Y FIRMA DE LA SECRETARÍA GENERAL

49.


RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS DE

SUMINISTROS Y ENTEGA CONTRATO AL ADJUDICADO

51.

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN, VERIFICA FIRMA DE

AUTORIZACIÓN Y TURNA

50.


RECIBE BIENES ADQUIRIDOS, VERIFICA ESPECIFICACIONES

52.

ALMACÉN


Y SERVICI OS

¿CUMPLE ESPECIFI-CACIONES?

SÍ

NOTA


56.

FACTURA

FIRMA Y SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE

AL PROVEEDOR

55.

NOTA

RECIBE NOTA, VERIFICA FECHA DE ENTREGA,


57.


MEMORÁNDU M

ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA USUARIA QUE SUS

BIENES SOLICITADOS SE ENCUENTRAN EN ALMACÉN

58.

SI ES SANCIONADO, RECIBE NOTIFICACIÓN, PASA A CAJA GENERAL,

REALIZA PAGO

60.

OFICIO

SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN SU

ENTREGA, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO

SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO

59.

PROVEEDOR

FACTURA

RECIBE Y LLEVA FACTURA ORIGINAL Y

PEDIDO DE COMPRA PARA TRAMITE DE PAGO

61.

CONTRATO


41.


Y SERVICI OS

CONTRATO

ENTREGA CONTRATO, ACUSA DE RECIBO Y


43.

CONTRATO

RECIBE CONTRATO REALIZA

CORRECCIONES, ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR

42.

CONTRATO

RECIBE MEDIANTE OFICIO CONTRATO PARA REVISIÓN Y FIRMA, ENTREGA FIANZA

44.

PROVEEDOR


CONTRATO

RECIBE CONTRATO Y FIANZA, REVISA TURNA FIANAZA, ELABORA

RELACIÓN DE CONTRTOS

45.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES

RELACIÓN



47.

FIANZA


46.


Y SRVICIO S

RELACIÓN

RECIBE RELACIÓN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE

48.



FINANCIER OS

NO

DEVUELVE AL PROVEEDOR PARA QUE SURTA CONFORME A LAS CARACTERÍSTICAS

DESEADAS

54.

1

1

INFORMA A LA SECRETARÍA DE LA

FUNCIÓN´PÚBLICA, VÍA COMPRANET, DEL

PROCESO Y FALLO DE ADJUDICACIÓN

62.


RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA REVISIÓN

Y PAGO

63.


FINANCIER OS

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



03 ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Controlar el suministro de bienes adquiridos mediante el procedimiento de adjudicación directa, para

la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio y precio dentro del marco jurídico vigente

en materia de adquisiciones.


SECRETARÍA GENERAL




XXXI.La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,



XXXII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y




XXXIII.El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en


XXXIV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante

se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente.

XXXV. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la



XXXVI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de

certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su


SECRETARÍA GENERAL


posterior adquisición. Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones

verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario.

XXXVII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán

cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien,

nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó,

cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales

y Servicios.

XXXVIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel




XXXIX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con

el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener

las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente.

XL. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,



XLI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no


XLII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido



en el mismo.

XLIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue



XLIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección



SECRETARÍA GENERAL




XLV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos






SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA




2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA


3 Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal.

Se encuentra debidamente requisitada.

Sí


4 No







7 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al DA.

Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados.


Departamento de Adquisiciones 10 Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacén y archiva temporalmente.


SECRETARÍA GENERAL




Existencia

11 Sí


12 No

Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización




15 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (Adjudicación Directa), y turna a la DRMS.



Departamento de Adquisiciones 17 Elabora oficio informando al proveedor aceptación de cotización.

Proveedor 18 Recibe oficio sella y firma acuse de recibo.

Entrega bienes al almacén, recaba sello de recibo en factura

Tramita pago en la DRF

Almacén 19 Elabora nota de entrada de bienes y turna para su conocimiento al DA.


SECRETARÍA GENERAL




Departamento de Adquisiciones 20 Recibe nota de entrada al almacén e informa al área solicitante que sus bienes se encuentran en el almacén.

Proveedor 21 Recibe documentación para pago



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA

ÁREA SOLICITANTEDIRECCIÓN DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS MATERIALES

SUFICIENC IA

INICIO

REQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA,

FIRMA Y T URNA

REQUERIMI ENTO

ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A

SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A

01.

REQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y

TURNA

06.

09.2

3A

SUFICIENC IASUFICIENC IA

REQUERIMI ENTOREQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA

RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL

02. 03.

REQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN

¿DEBIDA-MENTE

REQUISITA -DA?

05.

SÍ

REQUERIMI ENTO

REQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA

VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA

07.

04.

REQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IÓN Y TURNA

08.

2

3

NO

11

SUFICIENC IA

INICIO

REQUERIMI ENTO


FIRMA Y T URNA

REQUERIMI ENTO



01.

REQUERIMI ENTO


TURNA

06.

09.2

3A





02. 03.

REQUERIMI ENTO


¿DEBIDA-MENTE

REQUISITA -DA?

05.

SÍ

REQUERIMI ENTO

REQUERIMI ENTO



07.

04.

REQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IÓN Y TURNA

08.

2

3

NO

11


SECRETARÍA GENERAL







RECURSOS MATERIALES

COTIZACIÓ NREQUERIMI ENTO

RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA

SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE

RECIBE BI ENES D E ALMACÉN

10.

RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR,

COTIZA Y ENVÍA

13.

¿EXISTEN-CIA?

SÍ

OFICIO

INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN

11.

ESTUDIO

EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS

ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA

12.

A

NOTERMINA B





10.


COTIZA Y ENVÍA

13.

¿EXISTEN-CIA?

SÍ

OFICIO


11.

ESTUDIO



12.

A

NOTERMINA B


SECRETARÍA GENERAL







RECURSOS MATERIALES

CUADRO

CUADROCOTIZACIÓ N

RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO

COMPARATI VO Y T URNA

14.

RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA

PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA

15.

CUADRO

RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo.

Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA

16.

OFICIO

ELABORA O FICIO DE ACEPTACIÓ N DE COTIZACIÓ N

17.

RECIBE OF ICIO, ENTREGA B IENES, TRAMITA P AGO

18.

NOTA

ELABORA N OTA DE ENTRADA D E BIEN ES Y

TURNA

19.

B

TERMINA

NOTA

RECIBE NO TA DE ENTRADA A L ALMA CÉN E

INFORMA A L SOLICITAN TE QUE SUS BIENES SE ENCUE NTRAN

EN ALMACÉ N

20.

RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA PAGO

21.

CUADRO

CUADROCOTIZACIÓ N



14.



15.

CUADRO



16.

OFICIO

ELABORA O FICIO DE ACEPTACIÓ N DE COTIZACIÓ N

17.

RECIBE OF ICIO, ENTREGA B IENES, TRAMITA P AGO

18.

NOTA

ELABORA N OTA DE ENTRADA D E BIEN ES Y

TURNA

19.

B

TERMINA

NOTA

RECIBE NO TA DE ENTRADA A L ALMA CÉN E

INFORMA A L SOLICITAN TE QUE SUS BIENES SE ENCUE NTRAN

EN ALMACÉ N

20.

RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA PAGO

21.


SECRETARÍA GENERAL



04 ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Controlar el suministro de compras menores, a fin de obtener las mejores condiciones de

oportunidad, calidad, servicio y economía dentro del marco jurídico vigente en materia de

adquisiciones.


SECRETARÍA GENERAL




I. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones,



II. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y




III. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en


IV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se


V. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la



VI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no



SECRETARÍA GENERAL




VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía




Servicios.

VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel




IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y




X. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones,



XI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no


XII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido



en el mismo.

XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue



XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección



SECRETARÍA GENERAL




XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos






SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES




2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA


3 Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal.

¿Se encuentra debidamente requisitada.?

No

Devuelve con formato denominado “Volante de devolución

4 Si

Procede se verifica monto máximo y minímo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS.






7 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al DA.

Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización.

¿Autorización?

9 No

Devuelve al área solicitante.


SECRETARÍA GENERAL




10 SÍ

Folia y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados.


Departamento de Adquisiciones 12 Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacén y archiva temporalmente.

¿Existencia?

13 Si


14 No

Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas




17 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (compras menores) y turna a la DRMS.



Departamento de Adquisiciones 19 Recibe cuadro comparativo y realiza compra.


SECRETARÍA GENERAL




20 Entrega al AS los artículos, recabando acuse de recibo y tramita documentación para revisión y pago en la DRF

Área Solicitante 21 Recibe artículos y firma en factura original.

Dirección de Recursos Financieros 22 Recibe documentación para revisión y pago



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES


RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS

MATERIALES


FINANCIEROS

SUFICIENC IA

INICIO

REQUERIMI ENTO



01.

REQUERIMI ENTO


TURNA

06.

2

3

A





02. 03.

REQUERIMI ENTO


¿DEBIDA-MENTE

REQUISITA -DA?

05.

SÍ

REQUERIMI ENTO

REQUERIMI ENTO



07.

04.2

3

NO

11

SUFICIENC IA

INICIO

REQUERIMI ENTO



01.

REQUERIMI ENTO


TURNA

06.

2

3

A





02. 03.

REQUERIMI ENTO


¿DEBIDA-MENTE

REQUISITA -DA?

05.

SÍ

REQUERIMI ENTO

REQUERIMI ENTO



07.

04.2

3

NO

11


SECRETARÍA GENERAL





SERVICIOS




MATERIALES


FINANCIEROS

REQUERIMI ENTO


FIRMA Y T URNA

11.

A

REQUERIMI ENTO


AUTORIZAC IÓN

08.

¿AUTORIZA -CIÓN?

NO

REQUERIMI ENTO

DEVUELVE AL ÁRE A SOLICITAN TE

09.

REQUERIMI ENTO

FOLIA Y T URNA A L ALMACÉN P ARA

VERIFICAR EXIST ENCIA DE BIENES

10.

SÍ

TERMINA

B

REQUERIMI ENTO


FIRMA Y T URNA

11.

A

REQUERIMI ENTO


AUTORIZAC IÓN

08.

¿AUTORIZA -CIÓN?

NO

REQUERIMI ENTO

DEVUELVE AL ÁRE A SOLICITAN TE

09.

REQUERIMI ENTO

FOLIA Y T URNA A L ALMACÉN P ARA

VERIFICAR EXIST ENCIA DE BIENES

10.

SÍ

TERMINA

B


SECRETARÍA GENERAL





SERVICIOS




MATERIALES


FINANCIEROS





12.


COTIZA Y ENVÍA

15.

¿EXISTEN-CIA?

SÍ

OFICIO


13.

ESTUDIO



14.

B

NOTERMINA C





12.


COTIZA Y ENVÍA

15.

¿EXISTEN-CIA?

SÍ

OFICIO


13.

ESTUDIO



14.

B

NOTERMINA C


SECRETARÍA GENERAL





SERVICIOS




MATERIALES


FINANCIEROS

CUADRO

CUADROCOTIZACIÓ N



16.



17.

CUADRO



18.

CUADRO

RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y R EALIZA

COMPRA

19.

C

DOCUMENTA CIÓN

ENTREGA A L ÁREA SOLICITAN TE

ARTÍCULOS , TRAM ITA DOCUMENTA CIÓN P ARA REVISIÓN Y PAGO

20.

TERMINA

FACTURA

RECIBE AR TÍCULO S Y FIRMA FAC TURA

ORIGINAL

21.

TERMINA

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA SU R EVISIÓ N Y

PAGO

22.

CUADRO

CUADROCOTIZACIÓ N



16.



17.

CUADRO



18.

CUADRO

RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y R EALIZA

COMPRA

19.

C

DOCUMENTA CIÓN

ENTREGA A L ÁREA SOLICITAN TE

ARTÍCULOS , TRAM ITA DOCUMENTA CIÓN P ARA REVISIÓN Y PAGO

20.

TERMINA

FACTURA

RECIBE AR TÍCULO S Y FIRMA FAC TURA

ORIGINAL

21.

TERMINA

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA SU R EVISIÓ N Y

PAGO

22.


SECRETARÍA GENERAL



05 ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Enajenar los bienes muebles dados de baja en las unidades técnico-administrativas de las

Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuraduría Agraria en las mejores condiciones posibles

en cuanto a precios, de acuerdo con lo que establecen las leyes, políticas, normas y lineamientos

aplicables en la materia, a fin de que la Procuraduría Agraria cuente con equipo en condiciones de

ser utilizado y se ahorren recursos de mantenimiento en Bienes Muebles que ya no reúnen las

condiciones óptimas para su utilización.


SECRETARÍA GENERAL




La Subdelegación Administrativa de la Delegación Estatal integrará los procesos de enajenación de

las áreas que conforman a la Delegación Estatal y Residencias, de acuerdo con los expedientes que

se tengan.

Todas las enajenaciones que realice la Delegación Estatal, deberán sujetarse a las leyes, decretos,

normas, políticas y lineamientos establecidos en la materia.

El Comité de Bienes Muebles Delegacional se integrará de acuerdo con lo que disponga la legislación

aplicable y funcionará conforme a las normas y lineamientos establecidos.

Se podrá realizar adjudicaciones, únicamente cuando se cuente con propuestas que oferten como

mínimo el precio de avalúo de los bienes a enajenar.

Las enajenaciones que se adjudiquen a través de licitaciones públicas, tienen por objeto, que los

interesados en los bienes presenten proposiciones solventes, de acuerdo a las normas establecidas

en la ley, a fin de asegurar a la Delegación Estatal las mejores condiciones y con fundamento a la


SECRETARÍA GENERAL


normatividad aplicable, cuando se recurra a la excepción de licitación pública para realizar la

enajenación de bienes muebles, el procedimiento se sujetará estrictamente a lo que marcan las

Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración

Pública Federal en su Capitulo III y la Ley General de Bienes Nacionales en su artículo 79, mismo

que a continuación se reproduce:

LEY DE BIENES NACIONALESCAPÍTULO VI

DE LOS MUEBLES DE DOMINIO PRIVADO

ARTÍCULO 79. Corresponde a las dependencias del Gobierno Federal la enajenación de los bienes

muebles de propiedad federal que figuren en sus respectivos inventarios y que por su uso,

aprovechamiento o estado de conservación, no sean ya adecuados para el servicio o resulte

inconveniente seguirlos utilizando en el mismo.

Salvo los casos comprendidos en el párrafo siguiente, la enajenación se hará mediante licitación

pública.

Las dependencias bajo su responsabilidad podrán optar por enajenar bienes muebles sin sujetarse a

licitación pública, cuando ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o

situaciones de emergencia; no existan por lo menos tres postores idóneos o capacitados legalmente

para presentar ofertas, o el monto de los bienes no exceda del equivalente a quinientos días de

salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

Con excepción del último caso mencionado en el párrafo anterior, el titular de la dependencia, en un

plazo que no excederá de veinte días hábiles contados a partir de la fecha en que se hubiere

autorizado la operación, lo hará del conocimiento de la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo

Administrativo, acompañando la documentación que justifique tal determinación.

El monto de la enajenación no podrá ser inferior a los precios mínimos de los bienes que determinará

la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para tales fines.


SECRETARÍA GENERAL


La enajenación de bienes cuyo valor mínimo no hubiese fijado la Secretaría de Contraloría y

Desarrollo Administrativo, no podrá pactarse por debajo del que se determine mediante avalúo que

practicarán las instituciones de banca y crédito u otros terceros capacitados para ello, conforme a las

disposiciones aplicables.

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN

Las convocatorias deberán ser difundidas en la página de Internet de esta Procuraduría Agraria y en

lugares visibles y accesibles al público, cuando el monto de los bienes a enajenar rebase el

equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, adicionalmente se

publicará un sólo día en la sección especializada del Diario Oficial de la Federación, y contendrán la

información siguiente:

El nombre de la Procuraduría Agraria y la Delegación Estatal.

Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes, así como el precio mínimo o

de avalúo.

La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los interesados podrán obtener las bases

y, en su caso, el costo y forma de pago de las mismas, así como el sitio en que se encuentren

los bienes.

La fecha, hora y lugar del acto de presentación y apertura de ofertas y, del acto de fallo.

Forma y porcentaje de la garantía de sostenimiento de ofertas, y

Fecha de inicio de la difusión de la convocatoria, excepto cuando se publique en el Diario Oficial

de la Federación.

Las bases que emita la Delegación Estatal para la celebración de licitaciones públicas se pondrán a

disposición de los interesados a partir de la fecha de su publicación, y hasta un día natural previos al

acto de presentación y apertura de ofertas.

Las bases contendrán como mínimo la información siguiente:

El nombre de la Procuraduría Agraria y las Delegaciones Estatales.

Descripción completa y precio mínimo o de avalúo de los bienes.


SECRETARÍA GENERAL


La fecha, hora y lugar de la presentación y apertura de las ofertas y del fallo.

La indicación de que el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases de

la licitación, será causa de descalificación, así como el que las ofertas no cubran el precio

mínimo o de avalúo fijado para los bienes.

La prohibición expresa de llevar a cabo negociaciones en relación con las condiciones

contenidas en las bases, así como en las proposiciones presentadas por los proveedores.

La descripción completa de los bienes o servicios.

Instrucciones para la presentación de las ofertas.

Fecha límite de pago de los bienes adjudicados.

Criterios de adjudicación.

Plazo para modificar las bases de la licitación. Solamente podrán efectuarse modificaciones

hasta inclusive el tercer día hábil anterior al acto de apertura de ofertas. Las modificaciones se

harán del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusión.

Causas por las que la licitación podrá declararse desierta.

Indicación de que la garantía de sostenimiento de ofertas se hará efectiva en caso de que el

adjudicado incumpla en el pago de los bienes.

El plazo, lugar y condiciones para el retiro de los bienes.

Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar.

Las condiciones de precio y pago.

Incluir el señalamiento relativo a una declaración de integridad, a fin de que los licitantes al

presentar las bases firmadas acepten, bajo protesta de decir verdad, de que se abstendrán de

adoptar conductas, por sí mismos, o a través de interpósita persona para que los servidores

públicos del organismo, induzcan o alteren la evaluación de las ofertas, el resultado del

procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones más ventajosas con relación a los

demás participantes.

La indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren en alguno de los

supuestos del artículo 47, fracción XXIII de la Ley Federal de Responsabilidades de los

Servidores Públicos.


SECRETARÍA GENERAL


Las personas físicas y morales que presenten ofertas deberán garantizar a las Delegaciones

Estatales:

La seriedad de las proposiciones en los procedimientos de licitación pública.

La Procuraduría Agraria conservará en custodia las garantías de que se trate hasta el fin del

fallo, en que serán devueltas a los licitantes, salvo la de aquél a quien se hubiere adjudicado el

bien, la que se retendrá hasta el momento en que el licitante realice el pago de los bienes

adjudicados.

Las garantías se constituirán en favor de la Procuraduría Agraria y en el porcentaje que a

continuación se mencionan:

Sostenimiento de oferta: 10% del precio mínimo o de avalúo de los bienes a adquirir.

Será causa de descalificación la comprobación de que algún proveedor ha acordado con otro u

otros bajar los precios de los bienes.

La Procuraduría Agraria efectuará el acto de presentación y apertura de la licitación pública en

una etapa, conforme a lo siguiente:

En el acto de recepción de ofertas, los licitantes entregarán sus proposiciones en sobre

cerrado en forma inviolable y se procederá a la apertura y revisión de la documentación y

ofertas económicas.

Las propuestas que no contengan alguno de los requisitos exigidos serán desechadas y

devueltas por la Procuraduría Agraria al día siguiente de la fecha en que se dé a conocer

el fallo de la licitación.

Los participantes rubricarán todas las propuestas presentadas.

En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación.

La Delegación Estatal levantará acta administrativa del acto de presentación y apertura de

proposiciones, haciendo constar las propuestas aceptadas, sus importes, así como las

desechadas y sus motivos; el acta será firmada por los participantes y se les entregará copia de

la misma.


SECRETARÍA GENERAL


La Procuraduría Agraria deberá formalizar la venta en un término no mayor de 20 días

naturales, contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al licitante del fallo.

En los casos en que el licitante ganador, no formalice la operación dentro del plazo señalado en el

párrafo anterior por causas inherentes a él, la Procuraduría Agraria podrá adjudicar el bien a quien

haya quedado en segundo lugar.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA


Subdelegación Administrativa 1 Formula el programa anual de enajenaciones de la Delegación Estatal en coordinación con sus Residencias y somete a consideración la prioridad de las licitaciones al Comité Delegacional de Bienes Muebles.

Comité Delegacional de Bienes Muebles

2 Toma los acuerdos y decisiones para llevar a cabo las licitaciones para la enajenación de bienes con base a las bajas autorizadas.

Subdelegación Administrativa 3 Prepara la convocatoria, bases, costos, especificaciones y descripción de los bienes, lineamientos, penas y sanciones, la indicación de la presentación de la oferta económica en sobre cerrado, incluida la garantía; de igual forma diseña el texto y contenido para la publicación de la convocatoria; integra la documentación para la licitación y envía para su visto bueno a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

4 Recibe documentación con autorización, revisa y difunde convocatoria en la página de Internet de la Procuraduría Agraria, así como en lugares visibles y accesibles al público. En caso de que el valor de los bienes rebase el equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, también se publicará la convocatoria por un sólo día en el Diario Oficial de la Federación.

5 Promueve, divulga y coloca las bases a la vista del público, para su lectura previa a la compra de las mismas.

Sube las bases a la Página de la Procuraduría Agraria en Internet

6 Realiza la venta de las bases y registra a los licitantes.


SECRETARÍA GENERAL




7 Integra la documentación de la licitación en un expediente y la presenta a los miembros del Comité Delegacional de Bienes Muebles; convoca al acto de presentación y apertura de sobres en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria.

Comité Delegacional de Bienes Muebles

8 Los miembros del Comité asisten al acto de presentación y apertura de ofertas económicas y entrega de garantías

En esta etapa se procede a la apertura y evaluación de las propuestas económicas incluyendo la garantía de seriedad de ofertas.

Subdelegación Administrativa 9 Elabora el acta correspondiente a la etapa del acto de presentación de documentos y apertura de propuestas aceptadas, plasmando sus importes, así como las propuestas rechazadas o desechadas y sus motivos.

Solicita firma de todos los participantes y les entrega copia del acta y los cita para el acto de fallo.

10 Coordina el desarrollo de la junta del acto de fallo donde se da a conocer a los ganadores de la licitación; elabora el acta correspondiente, obtiene la firma de los participantes, entregándoles copia a cada uno de ellos.

11 Formaliza la venta de los bienes, recibe pago y entrega facturas.

Licitante 12 Recibe factura original de los bienes que adquiere y entrega cheque que ampara el pago de los bienes.

Retira los bienes

Subdelegación Administrativa 13 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los


SECRETARÍA GENERAL




recursos obtenidos por la enajenación de los bienes.

Dirección de Recursos Financieros 14 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable.

Termina el Procedimiento.


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA

COMITÉ DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES LICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS

GARANTÍAS

PROGRAMAPROGRAMA

FORMULA PROGRAMA ANUAL DE

ENAJENACIONES EN DELEGACIONES Y

RESIDENCIAS Y SOMETE A CONSIDERACIÓN

TOMA ACUERDOS Y DECISIONES

01. 02.

DOCUMENTA CIÓN

PREPARA CONVOCATORIA, BASES, LINEAMIENTOS Y

COSTOS, DISEÑA CONTENIDO DE

CONVOCATORIA, INTEGRA DOCUMENTACIÓN

03.

OFERTASECONÓMICA S

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y DIFUNDE, EN SU CASO PUBLICA EN

D.O.F.

EL COMITÉ ASISTE A PRESENTACIÓN, OFERTAS ECONÓMICAS Y ENTREGA

DE GARANTÍAS

04. 08.

BASES

PROMUEVE Y DIVULGA LAS BASES A LA VISTA DEL PÚBLICO, SUBE

BASES A PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN

05.

BASES

REALIZA VENTA DE BASES Y REGISTRA A LOS LICITANTES

06.

DOCUMENTA CIÓN

INTEGRA DOCUMENTACIÓN DE LA LICITACIÓN EN

UN EXPEDIENTE, CONVOCA AL ACTO DE PRESENTACIÓN Y

APERTURA DE SOBRES

07.

INICIO

A

GARANTÍAS

PROGRAMAPROGRAMA

FORMULA PROGRAMA ANUAL DE

ENAJENACIONES EN DELEGACIONES Y

RESIDENCIAS Y SOMETE A CONSIDERACIÓN

TOMA ACUERDOS Y DECISIONES

01. 02.

DOCUMENTA CIÓN

PREPARA CONVOCATORIA, BASES, LINEAMIENTOS Y

COSTOS, DISEÑA CONTENIDO DE

CONVOCATORIA, INTEGRA DOCUMENTACIÓN

03.

OFERTASECONÓMICA S

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y DIFUNDE, EN SU CASO PUBLICA EN

D.O.F.

EL COMITÉ ASISTE A PRESENTACIÓN, OFERTAS ECONÓMICAS Y ENTREGA

DE GARANTÍAS

04. 08.

BASES

PROMUEVE Y DIVULGA LAS BASES A LA VISTA DEL PÚBLICO, SUBE

BASES A PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN

05.

BASES

REALIZA VENTA DE BASES Y REGISTRA A LOS LICITANTES

06.

DOCUMENTA CIÓN

INTEGRA DOCUMENTACIÓN DE LA LICITACIÓN EN

UN EXPEDIENTE, CONVOCA AL ACTO DE PRESENTACIÓN Y

APERTURA DE SOBRES

07.

INICIO

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA

COMITÉ DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES LICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS

CHEQUE

“C”

“C”

PROPUESTA S

ACTA

ELABORA ACTA DE PRESENTACIÓN DE

DOCTOS. Y APERTURA DE PROP. CON IMPORTES

RECHAZADAS

09.

FACTURA

RECIBE FACTURA DE BIENES Y ENTREGA

CHEQUE

12.

ACTA

COORDINA DESARROLLO DEL ACTO, DA A

CONOCER GANADORES DE LICITACIÓN; ELABORA ACTA, FIRMA Y ENTREGA

10.

FACTURAS

FORMALIZA VENTA RECIBE PAGO, ENTREGA

FACTURAS

11.

REMITE RECURSOS POR ENAJENACIÓN DE BIENES

13.

RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIÓN Y

REGISTRA CONTABLEMENTE

14.

A

TERMINA

CHEQUE

“C”

“C”

PROPUESTA S

ACTA

ELABORA ACTA DE PRESENTACIÓN DE

DOCTOS. Y APERTURA DE PROP. CON IMPORTES

RECHAZADAS

09.

FACTURA

RECIBE FACTURA DE BIENES Y ENTREGA

CHEQUE

12.

ACTA

COORDINA DESARROLLO DEL ACTO, DA A

CONOCER GANADORES DE LICITACIÓN; ELABORA ACTA, FIRMA Y ENTREGA

10.

FACTURAS

FORMALIZA VENTA RECIBE PAGO, ENTREGA

FACTURAS

11.

REMITE RECURSOS POR ENAJENACIÓN DE BIENES

13.

RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIÓN Y

REGISTRA CONTABLEMENTE

14.

A

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



06 ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Analizar las enajenaciones de los bienes muebles que de acuerdo a la normatividad establecida, se

puedan efectuar mediante invitación a por lo menos tres personas, con objeto de agilizar la

tramitación y entrega de los bienes.

Dar cumplimiento a la normatividad establecida en el artículo 79 de la Ley General de Bienes

Nacionales; adoptando al máximo criterios de eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez.


SECRETARÍA GENERAL




La Delegación Estatal o Residencia podrá llevar a cabo bajo su responsabilidad la enajenación de

bienes muebles, a través del PROCEDIMIENTO invitación a por lo menos tres personas, cuando el

importe de los bienes muebles a enajenar no exceda de un monto equivalente a 500 días de salario

mínimo general del Distrito Federal, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar

comprendidas en este supuesto de excepción a la licitación pública.

La Delegación Estatal o Residencia convocará a las personas interesadas en adquirir los bienes.

Las enajenaciones, por invitación a cuando menos tres personas, se sujetarán a lo siguiente:

La apertura de los sobres podrá hacerse sin la presencia de los concursantes, pero invariablemente

se invitará un representante de la Subdelegación Jurídica o de un Abogado Agrario del área jurídica y

a un representante del Órgano Interno de Control.

Contar con un mínimo de tres propuestas.


SECRETARÍA GENERAL


En las solicitudes de cotización se indicará como mínimo:

Cantidad.

Descripción completa de los bienes.

Monto del precio mínimo o de avalúo de los bienes.

El plazo y lugar para el retiro de los bienes.

Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar.

Las condiciones de pago.

La presentación de garantía de sostenimiento de oferta.

Fecha para la comunicación del fallo.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS


Subdelegación Administrativa o Administrador

1 Recibe la autorización de baja de los bienes muebles.

2 Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los bienes.

3 Determina el tipo de PROCEDIMIENTO enajenación que se realizará:

3.1 Se efectuará por invitación a tres personas.

4 Selecciona a los potenciales compradores, según el tipo del bien de que se trate; y les envía invitación para que remitan su oferta.

5 Difunde la invitación en la página de Internet de la Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del público en las oficinas de la Delegación o Residencia sede del concurso.

Proveedores 6 Reciben la invitación.

7 Cotizan por escrito considerando las especificaciones de los bienes, la cantidad, precios, lugar de retiro y las demás indicaciones pertinentes y anexan fianza de sostenimiento de ofertas.


8 Recibe cotizaciones y elabora la tabla comparativo de los mismos.

9 Analiza y evalúa en la tabla comparativa las cotizaciones y selecciona la mejor oferta.

10 Propone al Delegado Estatal o al Residente, según el caso, al concursante que presentó la oferta más alta.

Delegación Estatal o Residencia 11 Analiza la tabla comparativa de proposiciones, los


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS


documentos anexos, selecciona al proveedor y devuelve la documentación.


12 Recibe documentación y elabora acta de apertura de sobres, dictamen y fallo, turnándolos para firma.

Concursante 13 Recibe notificación de fallo.

14 Realiza pago de los bienes y los retira.


15 Entrega factura al comprador.

16 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación.




SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS

SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O

RESIDENCIA CONSURSANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

AUTORIZACIÓN DE BAJA

SOLICITUD DEAVALÚO

INICIO

RECIBEAUTORIZACIÓNDE BAJA DE

BIENES MUEBLES

A

SOLICITA AVALÚOY/O PRECIO DELOS BIENES

DETERMINAPROCEDIMIENTO

DE ENAJENACIÓN AREALIZAR

1.

2.

3.

POR INVITACIÓN A

TRES PERSONAS

3.1

AUTORIZACIÓN DE BAJA

SOLICITUD DEAVALÚO

INICIO

RECIBEAUTORIZACIÓNDE BAJA DE

BIENES MUEBLES

A

SOLICITA AVALÚOY/O PRECIO DELOS BIENES

DETERMINAPROCEDIMIENTO

DE ENAJENACIÓN AREALIZAR

1.

2.

3.

POR INVITACIÓN A

TRES PERSONAS

3.1


SECRETARÍA GENERAL





FIANZA,SOSTEN.DE OFERTAS

B

INVITACIÓN

SELECCIONA COMPRA-DORES, SEGÚN ELBIEN;Y ENVÍAINVITACIÓNPARA OFERTA

4.

A

DIFUNDE INVITACIÓNEN LA PÁGINA WEBY EN AVISO AL

PÚBLICO DE DELEG.O RESIDENCIA

INVITACIÓN

5.

RECIBEN INVITACIÓN

INVITACIÓN

6.

COTIZAN PORESCRITO, Y ANEXAN

FIANZA DESOSTENIMIENTODE OFERTAS

COTIZACIÓN

7.

TABLACOMPARATIVA

RECIBECOTIZACIONESY ELABORA

COMPARATIVO

COTIZACIÓN

8.

FIANZA,SOSTEN.DE OFERTAS

B

INVITACIÓN

SELECCIONA COMPRA-DORES, SEGÚN ELBIEN;Y ENVÍAINVITACIÓNPARA OFERTA

4.

A

DIFUNDE INVITACIÓNEN LA PÁGINA WEBY EN AVISO AL

PÚBLICO DE DELEG.O RESIDENCIA

INVITACIÓN

5.

RECIBEN INVITACIÓN

INVITACIÓN

6.

COTIZAN PORESCRITO, Y ANEXAN

FIANZA DESOSTENIMIENTODE OFERTAS

COTIZACIÓN

7.

TABLACOMPARATIVA

RECIBECOTIZACIONESY ELABORA

COMPARATIVO

COTIZACIÓN

8.


SECRETARÍA GENERAL





ANALIZA Y EVALÚA ENTABLA COMPARATIVALAS COTIZACIONES YSELECCIONA OFERTAS

C

B

COTIZACIÓN

TABLACOMPARATIVA

9.

PROPONE A DELEGADOEST. O RESIDENTE,AL CONCURSANTE DELA OFERTA MÁS ALTA

10ANALIZA TABLA

CON DOCUMENTOS,SELECCIONA PROVEE-

DOR Y DEVUELVE

11.

DOCUMENTACIÓNANEXA

ANALIZA Y EVALÚA ENTABLA COMPARATIVALAS COTIZACIONES YSELECCIONA OFERTAS

C

B

COTIZACIÓN

TABLACOMPARATIVA

9.

PROPONE A DELEGADOEST. O RESIDENTE,AL CONCURSANTE DELA OFERTA MÁS ALTA

10ANALIZA TABLA

CON DOCUMENTOS,SELECCIONA PROVEE-

DOR Y DEVUELVE

11.

DOCUMENTACIÓNANEXA


SECRETARÍA GENERAL





RECIBE DOCUMENT.Y ELABORA ACTA,

DICTAMEN Y FALLO,TURNA A FIRMA

C

FALLO

DICTAMEN

ACTA DE APERTURA

12.

DOCUMENTACIÓNANEXA

TERMINA

RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN YREGISTRA OPERACIÓN

CONTABLE

17.

RECIBENOTIFICACIÓN

DE FALLO

13.

FALLO

REALIZA PAGODE BIENES

Y LOS RETIRA

14.

FACTURA

ENTREGAFACTURA ALCOMPRADOR

15.

REMITE RECURSOSOBTENIDOS PORENAJENACIÓN

16

RECIBE DOCUMENT.Y ELABORA ACTA,

DICTAMEN Y FALLO,TURNA A FIRMA

C

FALLO

DICTAMEN

ACTA DE APERTURA

12.

DOCUMENTACIÓNANEXA

TERMINA

RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN YREGISTRA OPERACIÓN

CONTABLE

17.

RECIBENOTIFICACIÓN

DE FALLO

13.

FALLO

REALIZA PAGODE BIENES

Y LOS RETIRA

14.

FACTURA

ENTREGAFACTURA ALCOMPRADOR

15.

REMITE RECURSOSOBTENIDOS PORENAJENACIÓN

16


SECRETARÍA GENERAL



07 ADJUDICACIÓN DIRECTA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Enajenar los bienes muebles dados de baja en las Delegaciones Estatales o Residencias, de

conformidad con las disposiciones normativas vigentes y las políticas fijadas por la Secretaría

General o el Comité Delegacional de Bienes Muebles para regular las adjudicaciones directas.


SECRETARÍA GENERAL




Sólo se podrán realizar adjudicaciones directas en casos extremos, cuando ocurran condiciones

extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, o no existan por lo menos tres postores

idóneos o capacitados legalmente para presentar ofertas.

Estos casos deberán de hacerse del conocimiento de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo

Administrativo, en los términos del artículo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales.

La Subdelegación Administrativa o Administrador realizará directamente las adjudicaciones de los

bienes muebles a enajenar. El importe de las adjudicaciones directas no podrá exceder los montos

establecidos y se deberá contar con las firmas de autorización de los funcionarios designados por el

Comité Delegacional de Bienes Muebles.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN DIRECTA



1 Recibe la autorización de baja de los bienes muebles.

2 Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los bienes.

3 Determina el tipo de procedimiento enajenación que se realizará:

3.1 Se efectuará por adjudicación directa.

4 Selecciona al potencial comprador, según el tipo del bien de que se trate; y le envía invitación para que remita su oferta.

5 Difunde la invitación en la página de Internet de la Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del público en las oficinas de la Delegación o Residencia sede del concurso.

6 Recibe cotización.

7 Evalúa cotización y realiza la venta.

Concursante 8 Realiza el pago de los bienes y los retira.


9 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación.

10 Informa a la Dirección de Recursos Materiales el Procedimiento realizado, anexando la documentación soporte que motivó el procedimiento adjudicación directa.




SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA

DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN

INICIO

1.

AUTORIZACIÓNDE BAJA

2.

SOLICITUD DEAVALÚO

3.

3.1.

A

RECIBEAUTORIZACIÓN

DE BAJA DE BIENESMUEBLES

SOLICITA AVALÚO

DETERMINA PROCEDIMIENTODE ENAJENACIÓN

A REALIZAR

EFECTUARÁADJUDICACIÓN

DIRECTA

INICIO

1.

AUTORIZACIÓNDE BAJA

2.

SOLICITUD DEAVALÚO

3.

3.1.

A

RECIBEAUTORIZACIÓN

DE BAJA DE BIENESMUEBLES

SOLICITA AVALÚO

DETERMINA PROCEDIMIENTODE ENAJENACIÓN

A REALIZAR

EFECTUARÁADJUDICACIÓN

DIRECTA


SECRETARÍA GENERAL




4.

5.

B

A

6.

7 8

SELECCIONA COMPRA-DOR, SEGÚN EL BIEN

QUE SE TRATE; Y ENVÍAINVITACIÓN PARA

OFERTA

DIFUNDE INVITACIÓNEN PÁGINA WEB

DE LA P.A. Y EN AVISOAL PÚBLICO EN DEL.ORESID. SEDE DE CONC.

RECIBE COTIZACIÓN.

EVALÚA COTIZACIÓN

Y REALIZA LA VENTA

REALIZA PAGO DE

BIENES Y LOS RETIRA

INVITACIÓN

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN PAGO

4.

5.

B

A

6.

7 8

SELECCIONA COMPRA-DOR, SEGÚN EL BIEN

QUE SE TRATE; Y ENVÍAINVITACIÓN PARA

OFERTA

DIFUNDE INVITACIÓNEN PÁGINA WEB

DE LA P.A. Y EN AVISOAL PÚBLICO EN DEL.ORESID. SEDE DE CONC.

RECIBE COTIZACIÓN.

EVALÚA COTIZACIÓN

Y REALIZA LA VENTA

REALIZA PAGO DE

BIENES Y LOS RETIRA

INVITACIÓN

COTIZACIÓN

COTIZACIÓN PAGO


SECRETARÍA GENERAL




TERMINA

B

9

RECURSOS

11

RECURSOS

10

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

REMITE RECURSOSOBTENIDOS POR

LA ENAJENACIÓN

INFORMA DE PROCEDI-MIENTO REALIZADO,

ANEXA DOCUMEN. QUEMOTIVÓ ADJUDICACIÓN

DIRECTA.

RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN Y

REGISTRA OPERACIÓNCONTABLE

TERMINA

B

9

RECURSOS

11

RECURSOS

10

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

REMITE RECURSOSOBTENIDOS POR

LA ENAJENACIÓN

INFORMA DE PROCEDI-MIENTO REALIZADO,

ANEXA DOCUMEN. QUEMOTIVÓ ADJUDICACIÓN

DIRECTA.

RECIBE RECURSOSPOR ENAJENACIÓN Y

REGISTRA OPERACIÓNCONTABLE


SECRETARÍA GENERAL



08 ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Proporcionar en forma oportuna y eficiente a las Unidades técnico administrativas de Oficinas

Centrales de la Procuraduría Agraria, los vales de consumo de gasolina necesarios para su correcto

funcionamiento y cumplimiento de los programas establecidos.


SECRETARÍA GENERAL




Las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria deberán solicitar los vales de

gasolina en función del número de vehículos asignados a éstas.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA


Subdirección de Servicios Generales

1 Programa el consumo de gasolina en el mes de diciembre del año anterior y de acuerdo al número de vehículos de oficinas centrales, solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la adquisición de vales de gasolina.


2 Recibe, analiza y somete a consideración de la Dirección General de Administración.


3 Recibe solicitud, analiza y devuelve con visto bueno.


4 Recibe documento con visto bueno e instruye a la Subdirección de Recursos Materiales.


5 Recibe, analiza la cantidad programada para adquirir vales de gasolina y solicita a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público autorización para elaborar la licitación pública sin presupuesto.

Secretaría de Hacienda y Crédito Público

6 Recibe, analiza y autoriza elaborar la Licitación Pública con anticipación.


7 Recibe autorización y convoca al Subcomité Revisor de Bases.

Subcomité Revisor de Bases 8 Recibe, revisa, sanciona, autoriza las bases y devuelve.


9 Recibe bases sancionadas y solicita a la Dirección General de Administración, autorización para publicar la convocatoria.


10 Recibe, analiza, autoriza la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación.

Comité de Adquisiciones 11 Se reúne en el proceso licitatorio hasta el fallo de adjudicación, e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


SECRETARÍA GENERAL





12 Recibe documentación del proveedor adjudicado e instruye a la Subdirección de Recursos Materiales.


13 Recibe, analiza y turna una copia de fallo de adjudicación al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 14 Recibe documentación, analiza, abre expediente y elabora el contrato respectivo.

15 Integra documentación con contrato y envía a la Subdirección de Recursos Materiales.


16 Recibe, revisa y envía el contrato a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su aprobación.

Dirección General Jurídica y de Representación Agraria

17 Recibe el contrato, analiza, aprueba y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


18 Recibe el contrato aprobado y turna con instrucciones a la Subdirección de Recursos Materiales.


19 Recibe contrato, recaba las firmas del mismo y comunica al Departamento de Adquisiciones, su conclusión.

Departamento de Adquisiciones 20 Recibe solicitud de compra del mes, de los vales de gasolina.

21 Elabora el pedido correspondiente y tramita el pago a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 22 Recibe solicitud de trámite de pago, elabora cheque y lo envía a la caja general.

Caja General 23 Recibe y comunica al Departamento de Adquisiciones la existencia del cheque del Proveedor para la compra de los vales de gasolina.


SECRETARÍA GENERAL




Departamento de Adquisiciones 24 Envía por fax el pedido de vales de gasolina al proveedor y solicita que se entreguen en la Caja General.

Caja General 25 Recibe y comunica a la Subdirección de Servicios Generales, la existencia de los vales de gasolina.


26 Comunica al Departamento de Mantenimiento Preventivo que pase por los vales de gasolina a Caja General.

Departamento de Mantenimiento Preventivo

27 Recibe de la Caja General, los vales de gasolina, revisa y los distribuye de acuerdo al programa de dotación mensual de combustible.

28 Solicita a los servidores públicos que firmen de recibido de vales de gasolina para el registro de control del combustible entregado en la bitácora correspondiente.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA

CONTRATO

CONTRATO

EXPEDIENT E

CONVOCATO RIA

SOLICITUD

A

BASES

RECIBE BASES SANCIONADAS, SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA

PUBLICAR CONVOCATORIA

09.


Y SERVICI OS

SE REÚNE EN EL PROCESO LICITATORIO HASTA EL FALLO DE ADJUDICACIÓN E

INFORMA

11.

CONVOCATO RIA

RECIBE, ANALIZA, AUTORIZA LA

PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN EL

D.O.F.

10.

COMITÉ DE ADQUISICI ONES

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR E

INSTRUYE

12.


Y SERVICI OS


COPIA

RECIBE, ANALIZA Y TURNA COPIA DE FALLO

DE ADJUDICACIÓN

13.


DOCUMENTA CIÓN

INTEGRA DOCUMENTACIÓN CON CONTRATO Y ENVÍA

15.

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA, ABRE

EXPEDIENTE Y ELABORA CONTRATO

14.

CONTRATO

RECIBE, REVISA Y ENVÍA EL CONTRATO

16.



CONTRATO

RECIBE, ANALIZA, APRUEBA Y REMITE

17.


AGRARIA

CONTRATO

RECIBE CONTRATO, RECABA FIRMAS Y

COMUNICA

19.

CONTRATO

RECIBE CONTRATO APROBADO Y TURNA CON

INSTRUCCIONES

18.


SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD DE COMPRA DEL MES DE LOS VALES DE GASOLINA

20.



Y SERVICI OS

PROGRAMA CONSUMO DE GASOLINA Y SOLICITA ADQUISICIÓN DE VALES

01.

SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD, ANALIZA Y DEVUELVE CON VISTO BUENO

03.

SOLICITUD

RECIBE, ANALIZA Y SOMETE A

CONSIDERACIÓN

02.


DOCUMENTO

RECIBE DOCUMENTO CON VISTO BUENO E

INSTRUYE

04.


Y SERVICI OS


Y SERVICI OS

SOLICITUD

RECIBE, ANALIZA LA CANTIDAD PROGRAMADA, SOLICITA AUTORIZACIÓN

PARA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA SIN PRESUPUESTO

05.


AUTORIZAC IÓN

RECIBE AUTORIZACIÓN Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN

07.

AUTORIZAC IÓN

RECIBE, ANALIZA Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN

06.


Y SERVICI OS

BASES

RECIBE, REVISA, SANCIONA, AUTORIZA LAS BASES Y DEVUELVE

08.


SECRETARÍ A DE HACIENDA Y CRÉD ITO

PÚBLICO

CONTRATO

CONTRATO

EXPEDIENT E

CONVOCATO RIA

SOLICITUD

A

BASES

RECIBE BASES SANCIONADAS, SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA

PUBLICAR CONVOCATORIA

09.


Y SERVICI OS

SE REÚNE EN EL PROCESO LICITATORIO HASTA EL FALLO DE ADJUDICACIÓN E

INFORMA

11.

CONVOCATO RIA

RECIBE, ANALIZA, AUTORIZA LA

PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN EL

D.O.F.

10.

COMITÉ DE ADQUISICI ONES

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR E

INSTRUYE

12.


Y SERVICI OS


COPIA

RECIBE, ANALIZA Y TURNA COPIA DE FALLO

DE ADJUDICACIÓN

13.


DOCUMENTA CIÓN

INTEGRA DOCUMENTACIÓN CON CONTRATO Y ENVÍA

15.

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA, ABRE

EXPEDIENTE Y ELABORA CONTRATO

14.

CONTRATO

RECIBE, REVISA Y ENVÍA EL CONTRATO

16.



CONTRATO

RECIBE, ANALIZA, APRUEBA Y REMITE

17.


AGRARIA

CONTRATO

RECIBE CONTRATO, RECABA FIRMAS Y

COMUNICA

19.

CONTRATO

RECIBE CONTRATO APROBADO Y TURNA CON

INSTRUCCIONES

18.


SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD DE COMPRA DEL MES DE LOS VALES DE GASOLINA

20.



Y SERVICI OS

PROGRAMA CONSUMO DE GASOLINA Y SOLICITA ADQUISICIÓN DE VALES

01.


SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD, ANALIZA Y DEVUELVE CON VISTO BUENO

03.

SOLICITUD

RECIBE, ANALIZA Y SOMETE A

CONSIDERACIÓN

02.


DOCUMENTO

RECIBE DOCUMENTO CON VISTO BUENO E

INSTRUYE

04.


Y SERVICI OS


Y SERVICI OS

SOLICITUD

RECIBE, ANALIZA LA CANTIDAD PROGRAMADA, SOLICITA AUTORIZACIÓN

PARA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA SIN PRESUPUESTO

05.


AUTORIZAC IÓN

RECIBE AUTORIZACIÓN Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN

07.

AUTORIZAC IÓN

RECIBE, ANALIZA Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN

06.


Y SERVICI OS

BASES

RECIBE, REVISA, SANCIONA, AUTORIZA LAS BASES Y DEVUELVE

08.


SECRETARÍ A DE HACIENDA Y CRÉD ITO

PÚBLICO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA

A

SOLICITUD

ELABORA EL PEDIDO CORRESPONDIENTE Y

TRAMITA PAGO

21.

CHEQUE

RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DEL CHEQUE

DEL PROVEEDOR

23.

CHEQUE

RECIBE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO, ELABORA CHEQUE Y

ENVÍA

22.

CAJA GENE RAL

PEDIDIO

ENVÍA POR FAX EL PEDIDO DE VALES DE

GASOLINA AL PROVEEDOR Y SOLICITA QUE SE

ENTREGUEN EN LA CAJA GENERAL

24.



FINANCIER OS

VALES

RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DE VALES DE

GASOLINA

25.

CAJA GENR EAL

VALES

RECIBE VALES DE GASOLINA, REVISA Y

DISTRIBUYE

27.

COMUNICAD O

COMUNICA QUE PASE POR LOS VALES DE GASOLINA A LA CAJA GENERAL

26.

DEPARTAME NTO DE MANTENIMI ENTO PREVENTIV O

BITÁCORA

SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS

QUE FIRMEN DE RECIBIDO, REGISTRA EN

BITÁCORA

28.


TERMINA

A

SOLICITUD

ELABORA EL PEDIDO CORRESPONDIENTE Y

TRAMITA PAGO

21.

CHEQUE

RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DEL CHEQUE

DEL PROVEEDOR

23.

CHEQUE

RECIBE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO, ELABORA CHEQUE Y

ENVÍA

22.

CAJA GENE RAL

PEDIDIO

ENVÍA POR FAX EL PEDIDO DE VALES DE

GASOLINA AL PROVEEDOR Y SOLICITA QUE SE

ENTREGUEN EN LA CAJA GENERAL

24.



FINANCIER OS

VALES

RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DE VALES DE

GASOLINA

25.

CAJA GENR EAL

VALES

RECIBE VALES DE GASOLINA, REVISA Y

DISTRIBUYE

27.

COMUNICAD O

COMUNICA QUE PASE POR LOS VALES DE GASOLINA A LA CAJA GENERAL

26.

DEPARTAME NTO DE MANTENIMI ENTO PREVENTIV O

BITÁCORA

SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS

QUE FIRMEN DE RECIBIDO, REGISTRA EN

BITÁCORA

28.


TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



09 RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Verificar que los bienes que se reciban en el almacén se ajusten a las especificaciones establecidas

en el pedido, requisiciones o contratos en cuanto a calidad, cantidad, tiempos de entrega, costo y

presentación, procediendo al registro y control de los mismos y proporcionar en forma oportuna y

eficiente a las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria los bienes de consumo

necesarios para un mejor funcionamiento de las mismas.


SECRETARÍA GENERAL




Antes de dar entrada a los bienes de consumo en el almacén, se deberán verificar físicamente para

comprobar que se encuentren en buen estado y que su cantidad y especificaciones coincidan con las

asentadas en el pedido y en la factura expedida por el proveedor.

En caso de que los bienes recibidos no coincidan con las especificaciones solicitadas en el pedido, se

procederá a la devolución de los bienes al proveedor informando del hecho al Departamento de

Adquisiciones con objeto de que se realicen las acciones procedentes.

Cuando los bienes recibidos estén destinados a incrementar el inventario, deberán registrarse en el

kárdex correspondiente, además de que se deberán almacenar por orden alfabético o por grupos

homogéneos, de acuerdo con las normas y lineamientos para el manejo y operación de almacenes.

En el caso de que los bienes recibidos correspondan a una requisición de un área en particular, se le

notificará de inmediato para que los bienes sean considerados como mercancía en tránsito. Si la

unidad técnico-administrativa interesada no recoge los bienes, se deberá dar entrada al almacén.


SECRETARÍA GENERAL


Cuando se reciban activos fijos, se deberá elaborar una tarjeta de resguardo para su control. Algunos

bienes de consumo también deberán controlarse mediante tarjeta de resguardo, por su valor o porque

el almacenista lo considere conveniente, y para ello se requerirá de un acuerdo previo en el

Departamento de Almacén e Inventarios. Esta tarjeta deberá cumplir con todos los datos requeridos

incluso firmada por el usuario.

La Dirección de Recursos Financieros sólo podrá pagar a los proveedores cuando las facturas tengan

la firma y el sello de recibido del Departamento de Almacén e Inventarios y se encuentre autorizada

por el Director de Recursos Materiales y Servicios.

En ninguno de los casos las unidades técnico administrativas podrán recibir directamente los bienes.

Las unidades técnico administrativas de la Procuraduría podrán solicitar bienes de consumo al

almacén, de acuerdo a las funciones que realicen.

Se considerarán bienes de consumo, los artículos de papelería y limpieza, los uniformes, las

refacciones y los accesorios, así como todos los considerados en el capítulo 2000 y 3000.

Las unidades técnico administrativas de Oficinas Centrales, no podrán adquirir papelería con los

fondos de caja chica, rotatorio o revolvente, salvo en casos extraordinarios cuando no haya

existencias en el almacén, previa autorización de la Dirección General de Administración..


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN


Departamento de Almacén e Inventarios

1 Recibe bienes y factura del proveedor en original y dos copias.

2 Sella factura regresa copia al proveedor y el original lo entrega al Departamento de Adquisiciones para tramitar pago.

Departamento de Adquisiciones 3 Tramita pago e informa al Departamento de Almacén e Inventarios.

Departamento de Almacén e Inventario

4 Ingresa la mercancía físicamente y en la base de datos. (resguardos)

a. Mercancía en tránsito: Recibe de la Unidad Técnico Administrativa vale de salida debidamente requisitado.

b. Activo Fijo: recibe de la Unidad Técnico Administrativa solicitud, para entregar el bien con resguardo y se requisite.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

INICIO

FACTURA

RECIBE BIENES

Y FACTURA

1.

PEDIDO

SELLA FACTURA REGR ESA COPIA AL PROVEEDOR Y EL

ORIGINAL ENTREGA

2.

BASE D E DATOS

INGRESA LA MERCANCÍA

FÍSICAMENTE Y EN LA BASE D E DATOS

4.

PAGO

TRAMITA PAGO

E INFORMA

3.

TERMINA

INICIO

FACTURA

RECIBE BIENES

Y FACTURA

1.

PEDIDO

SELLA FACTURA REGR ESA COPIA AL PROVEEDOR Y EL

ORIGINAL ENTREGA

2.

BASE D E DATOS

INGRESA LA MERCANCÍA

FÍSICAMENTE Y EN LA BASE D E DATOS

4.

PAGO

TRAMITA PAGO

E INFORMA

3.

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



10 ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Registrar y controlar todos los movimientos de alta que incrementen el activo fijo propiedad de la

Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




Los bienes de activo fijo que incrementen el patrimonio de la Procuraduría Agraria deberán ser

controlados por el Departamento de Almacén e Inventarios mediante los formatos "Nota de Entrada",

"Tarjeta de Resguardo" y Cédula de Transferencia.

El Departamento de Almacén e Inventarios será responsable de registrar todos los movimientos de

alta de bienes de activo fijo que se realicen en la Procuraduría Agraria; así como de preparar con

base en sus registros, toda la información que le soliciten las dependencias globalizadoras con

facultades normativas en materia de inventarios y verificar documentalmente que todo bien de activo

fijo que forme parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria tenga asignado un número de

inventario que deberá ser único y seguir un orden progresivo.

La Dirección General de Administración deberá solicitar a las Delegaciones Estatales y Residencias

de la Procuraduría Agraria que envíen los "Informes de Movimientos y Existencias, de Activo Fijo",

acompañados de la documentación comprobatoria necesaria para controlar esa clase de bienes.

Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos

se requisiten debidamente.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN



1 Recibe factura del proveedor en original y dos copias.

2 Recibe los bienes de activo fijo y sella factura original y copias.

3 Revisa factura y envía original al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 4 Tramita pago e informa al Departamento de Almacén e Inventarios.


5 Ingresa a la base de datos los bienes recibidos y procede a marcarlos.

6 Verifica el destino del activo fijo y elabora resguardo.

7 Recaba firma del usuario del bien y archiva.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES

INICIO

FACTURA

RECIBE FACTURA DEL PROVEEDOR

01.

FACTURA

RECIBE BIENES DE ACTIVO FIJO Y SELLA FACTURA Y ORIGINAL

02.

FACTURA

REVISA FACTURA Y ENVÍA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

03.

TRAMITA PAGO E INFORMA AL DEPTO. DE

ADQUISICIONES

04.

INGRESA A BASE DE DATOS LOS BIENES

RECIBIDOS Y LOS MARCA

05.

A

INICIO

FACTURA

RECIBE FACTURA DEL PROVEEDOR

01.

FACTURA

RECIBE BIENES DE ACTIVO FIJO Y SELLA FACTURA Y ORIGINAL

02.

FACTURA

REVISA FACTURA Y ENVÍA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

03.

TRAMITA PAGO E INFORMA AL DEPTO. DE

ADQUISICIONES

04.

INGRESA A BASE DE DATOS LOS BIENES

RECIBIDOS Y LOS MARCA

05.

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES

TERMINA

RESGUARDO

VERIFICA DESTINO DE ACTIVO FIJO Y ELABORA

RESGUARDO

06.

RECABA FIRMA DEL USUARIO DEL BIEN Y

ARCHIVA

07.

A

TERMINA

RESGUARDO

VERIFICA DESTINO DE ACTIVO FIJO Y ELABORA

RESGUARDO

06.

RECABA FIRMA DEL USUARIO DEL BIEN Y

ARCHIVA

07.

A


SECRETARÍA GENERAL



11 CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Registrar y controlar los cambios de adscripción de bienes de activo fijo que realicen, de común

acuerdo y por necesidades del servicio, entre sí las unidades técnico administrativas de la

Procuraduría Agraria tanto en Oficinas Centrales como en la Estructura Territorial..


SECRETARÍA GENERAL




Se entenderá por cambio de adscripción todo traspaso de bien mueble que se realice de una unidad

técnico-administrativa a otra, incluso los bienes que se remitan al almacén.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la encargada de autorizar los traspasos que se

realicen de común acuerdo y directamente entre las unidades técnico administrativas de la


Las unidades técnico administrativas que requieran realizar cambios de adscripción de bienes de

manera directa deberán solicitarlo previamente a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios de

la Dirección General de Administración, con el objeto de que registren las modificaciones en los

controles respectivos y recaben las firmas de los resguardos.

Cuando los cambios de adscripción de bienes muebles se realicen entre unidades foráneas, dichas

unidades deberán de informar de inmediato sobre el particular a la Dirección General de

Administración.


SECRETARÍA GENERAL


Cuando se efectúen traspasos entre almacenes foráneos, se deberán preparar los formatos y

documentos que se requieran de acuerdo con el procedimiento establecido, los cuales se remitirán a

la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dicha Dirección considerará veraz la información

recibida, en virtud de que no será posible verificarla con las unidades que hayan realizado los

traspasos.

Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos

se requisiten debidamente..


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO


Unidad Técnico-Administrativa Emisora

1 Solicita por escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el cambio de adscripción de los bienes.


2 Envía solicitud a la Subdirección de Recursos Materiales con instrucciones al respecto.


3 Recibe y turna al Departamento de Almacén e Inventarios.


4 Recibe instrucciones revisa registros, elabora nuevas tarjetas de resguardo para el control del inventario.

5 Acude a la Unidad Técnico Administrativa para verificar el cambio de adquisición del bien.

6 Recaba firma en sus resguardos del nuevo responsable del bien y archiva original.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA


SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

SOLICITUDSOLICITUD

SOLICITA POR ESCRITO EL CAMBIO DE

ADSCRIPCIÓN DE BIENES

ENVÍA SOLICITUD CON INSTRUCCIONES

01. 02.

SOLICITUD

RECIBE Y TURNA

03.

TARJETAS

RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA REGISTROS, ELABORA NUEVAS TARJETAS PARA EL

CONTROL DEL INVENTARIO

04.

ACUDE A LA UNIDAD TÉCNICO

ADMINISTRATIVA PARA VERIFICAR EL CAMBIO

DE ADSCRIPCIÓN

05.

RESGUARDO S

RECABA FIRMA EN SUS RESUGUARDOS DEL NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN

Y ARCHIVA

06.

INICIO

TERMINA

SOLICITUDSOLICITUD

SOLICITA POR ESCRITO EL CAMBIO DE

ADSCRIPCIÓN DE BIENES

ENVÍA SOLICITUD CON INSTRUCCIONES

01. 02.

SOLICITUD

RECIBE Y TURNA

03.

TARJETAS

RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA REGISTROS, ELABORA NUEVAS TARJETAS PARA EL

CONTROL DEL INVENTARIO

04.

ACUDE A LA UNIDAD TÉCNICO

ADMINISTRATIVA PARA VERIFICAR EL CAMBIO

DE ADSCRIPCIÓN

05.

RESGUARDO S

RECABA FIRMA EN SUS RESUGUARDOS DEL NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN

Y ARCHIVA

06.

INICIO

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



12 CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ÍNDICE

PÁGINA


MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................160

VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO.....................................................................161





SECRETARÍA GENERAL




El enlace administrativo apoyará en el control y la administración de los bienes del activo fijo, que

están en uso y resguardo por servidores públicos en cada una de las Unidades Administrativas.

Deberá establecer una coordinación amplia y precisa con el Jefe de Departamento de Almacén e

Inventarios en cuanto a los movimientos físicos de los bienes por altas, bajas o solicitud de etiquetas,

resguardos y otros..


SECRETARÍA GENERAL



MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El Titular de la Unidad Administrativa de la Procuraduría Agraria designará de su estructura

organizacional a una persona como enlace administrativo para el control y la administración del activo

fijo el cual servirá de apoyo al área de almacén e inventarios ubicado en Oficinas Centrales.


SECRETARÍA GENERAL



VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Mediante normas, lineamientos y procedimientos operativos debidamente establecidos se llevará a

cabo el control y la administración del activo fijo asignado a cada uno de los servidores públicos que

integran la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa designar a una persona de su

estructura organizacional como Enlace Administrativo el cual servirá de apoyo al jefe del

almacén e inventarios para el control y administración del activo fijo asignado a los servidores

públicos que conforman la unidad administrativa.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo el observar y hacer cumplir estrictamente la

normatividad establecida en la materia.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo, brindar el apoyo necesario al jefe de almacén e

inventarios y mantener la coordinación requerida en materia para el control y la administración

del activo fijo asignados en su unidad administrativa.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo, asumir el control y la administración del activo fijo,

una vez concluido el proceso de la toma física del inventario de los bienes en respectiva

unidad .administrativa.

Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener actualizado el inventario del activo

fijo, asignaciones o cambios de adscripción, etiquetados de inventario y toma física del

inventario, resguardos y otros en su unidad administrativa.


SECRETARÍA GENERAL


Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener informado al jefe del departamento de

almacén e inventarios, sobre los distintos movimientos que se genere la Unidad Administrativa

como son:

a Bajas por cualquier tipo de adscripción, debiendo contar con el soporte documental.

b Solicitud de necesidad de bienes del activo fijo.

c Donaciones para otorgar o requerir.

d Solicitud de elaboración de etiquetas, resguardos y otros.

e Alta de bienes adquiridos.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS


Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial

1 Recibe de los usuarios responsables de la Unidad Administrativa adscrita la solicitud de petición de :

Elaboración de etiquetas de códigos de barras.

Elaboración y/o actualización de resguardos.

Solicitud de un bien de activo fijo.

Solicitud de baja de un bien de activo fijo.

Otros.

2 Analiza y llena la solicitud del formato múltiple para el control y administración del activo fijo, el cual deberá describir la actividad a solicitar ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventario en Oficinas Centrales.

3 Informa al Titular de la Unidad Administrativa la actividad que llevara a cabo con respecto a la solicitud.

4 Remite a través de correo electrónico la solicitud ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.

Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios

5 Recibe, analiza y determina la actividad a realizar con base a la solicitud. Consulta en la base de datos la información del bien.

6 Evalúa el tiempo de respuesta para atender dicha solicitud. Informa al Enlace Administrativo de Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial, a través del correo electrónico la fecha de atención de su solicitud requerida, asimismo índica el número de folio de atención.

7 Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la solicitud de petición:


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS


Elaboración de etiquetas de códigos de barras.

Elaboración y/o actualización de resguardos.

Solicitud de un bien de activo fijo.

Solicitud de baja de un bien de activo fijo.

8 A través de correo electrónico del correo electrónico informa e índica al Enlace Administrativo. Envío de la información o fecha de entrega o baja de un bien de activo fijo o en su caso la actividad específica que deberá llevar a cabo de acuerdo con la solicitud de petición.

Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial

9 Recibe correo electrónico de atención a su solicitud, así como en su momento la documentación o el bien del activo fijo referenciado en la misma.

10 Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la instrucción por parte del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.

11 Informa al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión a la solicitud de petición requerida en su momento se le notifico.

Fin del Procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

INICIO

SOLICITUD ES

RECIBE DE LOS USUARIOS RESPONSABLES

DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ADSCRITA SOLICITUD DE PETICIÓN

01.

SOLICITUD

RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA LA ACTIVIDAD A REALIZAR CON BASE A LA

SOLICITUD. CONSULTA EN LA BASE DE DATOS LA

INFORMACIÓN DEL BIEN

05.

SOLICITUD

EVALÚA EL TIEMPO DE RESPUESTA PARA

ATENDER SOLICITUD, INFORMA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO FECHA DE ATENCIÓN

06.

SOLICITUD

ANALIZA Y LLENA LA SOLICITUD DEL FORMATO

MÚLTIPLE PARA EL CONTROL Y

ADMINISTRACIÓN DEL ACTIVO FIJO

02.

SOLICITUD

INFORMA AL TITULAR LA ACTIVIDAD QUE LLEVARÁ A CABO CON RESPECTO A

LA SOLICITUD

03.

LLEVA A CABO ACTIVIDAD DE ACUERDO

A SOLICITUD

07.

A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO, INFORMA FECHA DE ENTREGA

08.

SOLICITUD

REMITE A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LA

SOLICITUD

04.

RECIBE CORREO ELECTRÓNICO Y

DOCUMENTACIÓN O EL BIEN DEL ACTIVO FIJO

09.

A

INICIO

SOLICITUD ES

RECIBE DE LOS USUARIOS RESPONSABLES

DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ADSCRITA SOLICITUD DE PETICIÓN

01.

SOLICITUD

RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA LA ACTIVIDAD A REALIZAR CON BASE A LA

SOLICITUD. CONSULTA EN LA BASE DE DATOS LA

INFORMACIÓN DEL BIEN

05.

SOLICITUD

EVALÚA EL TIEMPO DE RESPUESTA PARA

ATENDER SOLICITUD, INFORMA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO FECHA DE ATENCIÓN

06.

SOLICITUD

ANALIZA Y LLENA LA SOLICITUD DEL FORMATO

MÚLTIPLE PARA EL CONTROL Y

ADMINISTRACIÓN DEL ACTIVO FIJO

02.

SOLICITUD

INFORMA AL TITULAR LA ACTIVIDAD QUE LLEVARÁ A CABO CON RESPECTO A

LA SOLICITUD

03.

LLEVA A CABO ACTIVIDAD DE ACUERDO

A SOLICITUD

07.

A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO, INFORMA FECHA DE ENTREGA

08.

SOLICITUD

REMITE A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LA

SOLICITUD

04.

RECIBE CORREO ELECTRÓNICO Y

DOCUMENTACIÓN O EL BIEN DEL ACTIVO FIJO

09.

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

LLEVA A CABO LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN

10.

INFORMA AL TITULAR LA CONCLUSIÓN A LA

SOLICITUD REQUERIDA

11.

TERMINA

A

LLEVA A CABO LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN

10.

INFORMA AL TITULAR LA CONCLUSIÓN A LA

SOLICITUD REQUERIDA

11.

TERMINA

A


SECRETARÍA GENERAL



13 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

ÍNDICE

PÁGINA








SECRETARÍA GENERAL




Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos

propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones

públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción

de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la

materia.


SECRETARÍA GENERAL




Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y

registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en

la material.


SECRETARÍA GENERAL




Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado

el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas

y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores.


SECRETARÍA GENERAL




Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente

procedimiento.

Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar

el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes

Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de

Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el

Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001.

Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de

activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un

análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o

reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.

El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la

especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del

servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.

Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los

bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos


SECRETARÍA GENERAL


homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación

integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el

tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el

Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control

interno establecidos:

Solicitud de baja de bienes de activo fijo.

Relación de bienes de activo fijo.

Dictamen técnico.

Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble.

Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o

deterioro.

Copia del acta administrativa circunstanciada.

Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió.

Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de

bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el

Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el

seguimiento.

El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras:

a Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna.

b Por enajenación por lo menos tres proveedores.

c Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho).

d Por donación.

e Por destrucción.


SECRETARÍA GENERAL


Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta

del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura

Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta.

Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo

mediante la licitación pública, salvo tres excepciones:

a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles.

b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el

valor mínimo de evaluó del bien o bienes.

c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo

vigente en el D.F.

Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá

amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la

cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C.

Procurador Agrario.

Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá

operar de la siguiente forma:

a Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la

salubridad o el ambiente.

b Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista

personas o interesados en adquirirlos.

c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o

reglamentaria que ordene su destrucción.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al

Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de

activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho

evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.


SECRETARÍA GENERAL


Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar

al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de



Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza,

se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del

Órgano Interno de Control.

Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los

puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las

bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales

aplicables.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección

de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la

ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente.

El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la

documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los

expedientes que contengan dicha documentación.

La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la

documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO


Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y Estructura Territorial

1 Elabora y envía la solicitud de servicio al área competente para reparación del bien del activo fijo o dictamine el diagnóstico del estado físico del bien:

Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

Dirección de Informática.


Dirección de Informática

2 Recibe solicitud y se lleva el bien físico para su revisión, reparación, diagnóstico de dictamen técnico, según sea el caso:

No. Inutilidad del bien de activo fijo.

Si. Viable de reparación para el uso del bien de activo fijo.

Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial

3 Recibe el bien físico y el dictamen técnico de inutilidad de servicio por parte de:


Dirección de Informática.


4 Elabora oficio de solicitud de retiro de bien del activo fijo y envía ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, asimismo anexa el dictamen técnico de inutilidad de servicio expedido por el área competente.


5 Recibe oficio de solicitud y dictamen técnico de inutilidad del servicio, gira instrucciones la Jefatura de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de que proceda a retirar el bien de la Unidad Administrativa por la inutilidad de su servicio.


6 Recibe comunicado e instrucciones para llevar a cabo la acción o actividad de recoger los bienes dictaminados por inutilidad de servicio.


SECRETARÍA GENERAL




7 Recoge el bien dictaminado como inutilidad de servicio y concentra en la bodega del almacén para su resguardo.

8 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su análisis y Visto Bueno.


9 Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General para su análisis y autorización respectiva.

Secretaria General 10 Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su análisis y autorización de baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos Materiales y servicios.


11 Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables, ante la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 12 Recibe oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables.

13 Efectúa la desincorporación o baja de los registros contables.

Desincorporación o baja de los registros contables


14 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento.


15 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Dirección de Recursos Financieros.


SECRETARÍA GENERAL




Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos.

16 Elabora oficio de notificación y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos


17 Recibe oficio de notificación donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envían para su conocimiento.


18 Recibe oficio de notificación que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

Archiva oficio para su consulta y control.


19 Efectúa de manera mensual la conciliación de bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporación de los registros contables.

20 Elabora oficio de notificación y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


21 Recibe oficio de notificación y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y envía ante la Secretaría de la Función Pública, de


SECRETARÍA GENERAL




conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Normatividad para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 días de cada trimestre se dará de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretaría.

22 Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.


23 Recibe copia de acuse de recibido de notificación y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditación de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y

ESTRUCTURA TERRITORIALDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS

DICTAMENDICTAMEN

A

INICIO

EXPEDIENT ESOLICITUDSOLICITUD

RECIBE SOLICITUD Y SE LLEVA EL BIEN

FÍSICO PARA REVISIÓN,

REPARACIÓN O DIAGNÓSTICO

RECIBE COLUNICADO E INSTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA ACCIÓN DE RECOGER

LOS BIENES

RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA

SOLICITUD

ELABORA Y ENVÍA SOLICITUD DE SE RVICIO AL ÁREA COMP ETENTE PARA

REPARACIÓ N DEL BIEN D EL ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E

EL DIAGNÓ STICO

01. 02. 06. 10.

RECOGE EL BIEN DICTAMINADO Y CONCENTRA EN LA

BODEGA

DIAGNOSTI CO

RECIBE EL BIEN FÍSICO Y EL

DICTAMEN TÉCNICO DE INUTILIDAD DE

SERVICIO

03. 07.

EXPEDIENT ESOLICITUD

RECIBE SOLICITUD Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN

INTERGA EL EXPEDIENTE PARA DAR DE BAJA EL BIEN Y

TURNA

SOLICITUD

ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE RETIRO DEL BIEN Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN

TÉCNICO

04. 05. 08.

EXPEDIENT E

RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN

09.

DICTAMENDICTAMEN

A

INICIO

EXPEDIENT ESOLICITUDSOLICITUD

RECIBE SOLICITUD Y SE LLEVA EL BIEN

FÍSICO PARA REVISIÓN,

REPARACIÓN O DIAGNÓSTICO

RECIBE COLUNICADO E INSTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA ACCIÓN DE RECOGER

LOS BIENES


SOLICITUD

ELABORA Y ENVÍA SOLICITUD DE SE RVICIO AL ÁREA COMP ETENTE PARA

REPARACIÓ N DEL BIEN D EL ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E

EL DIAGNÓ STICO

01. 02. 06. 10.

RECOGE EL BIEN DICTAMINADO Y CONCENTRA EN LA

BODEGA

DIAGNOSTI CO

RECIBE EL BIEN FÍSICO Y EL

DICTAMEN TÉCNICO DE INUTILIDAD DE

SERVICIO

03. 07.

EXPEDIENT ESOLICITUD

RECIBE SOLICITUD Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN

INTERGA EL EXPEDIENTE PARA DAR DE BAJA EL BIEN Y

TURNA

SOLICITUD

ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE RETIRO DEL BIEN Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN

TÉCNICO

04. 05. 08.

EXPEDIENT E


09.


SECRETARÍA GENERAL






FINANCIEROS

A

B

OFICIOSOLICITUD

RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN

DEL BIEN

OFICIO

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN

18. 11.

RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE

DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS

REGISTROS CONTABLES

12.

LINEAMIEN TOS

GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE

ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS

14.

EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O

BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES

13.

BASE DE D ATOS

DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS

15.

OFICIOOFICIO

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN,

AUTORIZA Y ENVÍA

ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y

TURNA PARA SU VISTO BUENO

17. 16.

A

B

OFICIOSOLICITUD


DEL BIEN

OFICIO


18. 11.



REGISTROS CONTABLES

12.

LINEAMIEN TOS



14.



13.

BASE DE D ATOS


15.

OFICIOOFICIO


AUTORIZA Y ENVÍA



17. 16.


SECRETARÍA GENERAL






FINANCIEROS

1

OFICIO

FORMATO

FORMATO

B

TERMINA

OFICIO

RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y

ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

EFECTÚA CONCILIACIÓN DE

BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO

21. 19.

OFICIO

ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y

ARCHIVA


LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO

22.

20.

COPIA

RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA

23.

1

OFICIO

FORMATO

FORMATO

B

TERMINA

OFICIO





21. 19.

OFICIO


ARCHIVA



22.

20.

COPIA


23.


SECRETARÍA GENERAL



14 CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO

FIJO

ÍNDICE

PÁGINA








SECRETARÍA GENERAL



FIJO


Llevar a cabo la conciliación de los registros contables de la Dirección de Recursos Financieros

contra el registro de bienes de activo fijo en la base de datos que administra la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios; con la finalidad de brindar información en los Estados Financieros de manera

oportuna, veraz y confiable sobre el patrimonio real con que cuenta la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL



FIJO


Mediante lineamientos, políticas, normas de operación, procedimientos y controles establecidos, llevr

a cabo la conciliación permanente entre los registros contables y el control físico de bines de activo

fijo, a fin de contar con información veraz.


SECRETARÍA GENERAL



FIJO


Brindar la información de manera oportuna, veraz y confiable sobre los Estados Financieros de la

Procuraduría Agraria; conocer la existencia física y la contable del patrimonio real con que cuenta la

Institución.


SECRETARÍA GENERAL



FIJO


La Dirección General de Administración, deberá instruir a la Dirección de Recursos Financieros, así

como a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo las conciliaciones de los

registros contables Vs. los registros de bienes en la base de datos.

Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a través del Jefe de

Departamento de Almacén e Inventarios; clasifique la base de datos, los registros de altas de los

bienes por año de adquisición, por partida de gasto. Misma que se turnara por medio magnético o

correo electrónico toda la información necesaria requerida ante la Dirección de Recursos Financieros.

La Dirección de Recursos Financieros recibirá la información respectiva de la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios, la cual analizara y clasificara los registros contables correspondientes, por

registros de altas por adquisición y partida de gasto.

Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros, llevar a cabo la conciliación por cada

uno de los rubros clasificados y determinar las diferencias en caso de que existan.


SECRETARÍA GENERAL


Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros y la Dirección de Recursos Materiales

y Servicios, interactuar entre ambas la conciliación y aclarar las diferencias o anomalías detectadas

en caso de que existan.

Serán responsabilidades ambas Direcciones elaborar informe de resultados y/o acuerdos pactados

derivado de la conciliación realizada.

Es responsabilidad directa de la Dirección de Recursos Financieros, informar los resultados obtenidos

de la conciliación realizada, ante la Dirección General de Administración.

La Dirección General de Administración recibirá los informes de resultados y/o acuerdos pactados

derivados de la conciliación, asimismo conocerá los informes de los resultados de la conclusión de la

toma física de inventarios de bienes de activo fijo, el cual se dará del conocimiento ante el C.

Secretario General, con la finalidad de acordar a realizar con el propósito de llevar a cabo las

conciliaciones correspondientes.


SECRETARÍA GENERAL



FIJO



SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO



1 Instruye a las Direcciones de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para llevar a cabo la conciliación de los registros contables contra el control físico de los bienes.


2 Instruye al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios clasifique la base de datos:

Los registros de alta de los bienes de activo fijo por año de adquisición.

Por partida del gasto.

3 Turna por medio magnético o electrónico la información clasificada a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 4 Recibe información y analiza y determina la actividad, asimismo instruye a su personal sobre la actividad a realizar.

5 Clasifica los registros contables correspondientes a los bienes de activo fijo:

Los registros de alta por año de adquisición.


6 Lleva a cabo la conciliación por cada uno de los rubros clasificados, asimismo determina diferencias en casos de existir o ser detectados.

7 Interactúa con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en relación a la conciliación y a las diferencias que en su caso existan o se determinen.

8 En conjunto con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo el informe de


SECRETARÍA GENERAL




resultados y acuerdos.

9 Acuerda con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la forma de que deberá notificar sobre los resultados de la conciliación ante el Secretario General.


10 A la conclusión de la toma del inventario físico de bienes de activo fijo en las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria, en las cuales se determinaron diferencias de bienes físicos y por ende con repercusión contable.

11 Clasifica la información del inventario:

Los registros de alta de los bienes por año de adquisición.


Por Unidad Administrativa concilia la información con la Dirección de Recursos Financieros, y llegan a acuerdos.

12 Elabora informe en coordinación con la Dirección de Recursos Financieros, así como los acuerdos de aquellas diferencias que persistan. Turna ante la Dirección General de Administración, el informe y los resultados de la conciliación.


13 Recibe informe y acuerdos, con relación a la conciliación inicial, asimismo recibe informe de la conciliación de la toma de inventarios físicos y las diferencias de los registros contables contra el inventario físico.

14 Informa al Secretario General, el resultado obtenido de las conciliaciones, asimismo acuerdan la actividad a realizar en relación a las diferencias en caso de existir o ser detectadas.


SECRETARÍA GENERAL




Fin del Procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



FIJO

DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO


INICIO

BASE DE DATOS

INSTRUYE PARA LLEVAR A CABO LA

CONCILIACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA EL CONTROL FÍSICO DE BIENES

01.

INSTRUYE LA CLASIFICACIÓN DE BASE

DE DATOS

02.

RECIBE INFORMACIÓN, ANALIZA, DETERMINA

ACTIVIDAD E INSTRUYE

04.

TURNA POR MEDIO ELECTRÓNICO LA INFORMACIÓN CLASIFICADA

03.

REGISTROS

CLASIFICA LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES A LOS BIENES DE ACTIVO

FIJO

05.

LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN,

DETERMINA DIFERENCIAS EN CASO DE EXISTIR

06.

INTERACTÚA CON LA DRMS LAS

CONCILIACIONES Y LAS DIFERENCIAS, EN SU

CASO

07.

A

INICIO

BASE DE DATOS

INSTRUYE PARA LLEVAR A CABO LA

CONCILIACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA EL CONTROL FÍSICO DE BIENES

01.

INSTRUYE LA CLASIFICACIÓN DE BASE

DE DATOS

02.

RECIBE INFORMACIÓN, ANALIZA, DETERMINA

ACTIVIDAD E INSTRUYE

04.

TURNA POR MEDIO ELECTRÓNICO LA INFORMACIÓN CLASIFICADA

03.

REGISTROS

CLASIFICA LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES A LOS BIENES DE ACTIVO

FIJO

05.

LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN,

DETERMINA DIFERENCIAS EN CASO DE EXISTIR

06.

INTERACTÚA CON LA DRMS LAS

CONCILIACIONES Y LAS DIFERENCIAS, EN SU

CASO

07.

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO


ACUERDOS

ACUERDOS

INFORME

RECIBE INFORME Y ACUERDOS, RECIBE CONCILIACIÓN Y DIFERENCIAS

13.A LA CONCLUSIÓN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, EN LAS CUALES SE DETERMINARON

DIFERENCIAS Y POR ENDE CON REPERCUSIÓN CONTABLE

10.

INFORME

REALIZA INFORME DE RESULTADOS, EN

CONJUNTO CON LA DRMS

08.

INVENTARIO

INFORMA AL SECRETARIO GENERAL RESULTADO DE

CONCILIACIONES

14.CLASIFICA LA

INFORMACIÓN DEL INVENTARIO

11.

INFORME

ACUERDA LA FORMA DE NOTIFICACIÓN DE

RESULTADOS

09.

INFORME

ELABORA INFORME Y ACUERDOS DE LAS

DIFERENCIAS Y TURNA

12.

A

TERMINA

ACUERDOS

ACUERDOS

INFORME

RECIBE INFORME Y ACUERDOS, RECIBE CONCILIACIÓN Y DIFERENCIAS

13.A LA CONCLUSIÓN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, EN LAS CUALES SE DETERMINARON

DIFERENCIAS Y POR ENDE CON REPERCUSIÓN CONTABLE

10.

INFORME

REALIZA INFORME DE RESULTADOS, EN

CONJUNTO CON LA DRMS

08.

INVENTARIO

INFORMA AL SECRETARIO GENERAL RESULTADO DE

CONCILIACIONES

14.CLASIFICA LA

INFORMACIÓN DEL INVENTARIO

11.

INFORME

ACUERDA LA FORMA DE NOTIFICACIÓN DE

RESULTADOS

09.

INFORME

ELABORA INFORME Y ACUERDOS DE LAS

DIFERENCIAS Y TURNA

12.

A

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



15 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN

ÍNDICE

PÁGINA








SECRETARÍA GENERAL




Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos

propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones

públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción

de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la

materia.


SECRETARÍA GENERAL




Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y

registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en

la material.


SECRETARÍA GENERAL




Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado

el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas

y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores.


SECRETARÍA GENERAL




Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente

procedimiento.

Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar

el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes

Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de

Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el

Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001.

Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de

activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un

análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o

reaprovechados en algunas de sus partes o componentes.

El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la

especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del

servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja.

Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los

bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos

homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación

integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el

tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el


SECRETARÍA GENERAL


Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control

interno establecidos:

Solicitud de baja de bienes de activo fijo.

Relación de bienes de activo fijo.

Dictamen técnico.

Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble.

Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro.

Copia del acta administrativa circunstanciada.

Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió.

Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de

bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el

Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el

seguimiento.

El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras:

a Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna.

b Por enajenación por lo menos tres proveedores.

c Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho).

d Por donación.

e Por destrucción.

Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta

del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura

Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta.

Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo

mediante la licitación pública, salvo tres excepciones:

a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles.

b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el

valor mínimo de evaluó del bien o bienes.

c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo

vigente en el D.F.


SECRETARÍA GENERAL


Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá

amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la

cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C.

Procurador Agrario.

Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá

operar de la siguiente forma:

a Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la

salubridad o el ambiente.

b Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista

personas o interesados en adquirirlos.

c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o

reglamentaria que ordene su destrucción.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al

Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de



Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar

al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de



Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza,

se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del

Órgano Interno de Control.

Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los

puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las

bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales

aplicables.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección

de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la

ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente.


SECRETARÍA GENERAL


El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la

documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los

expedientes que contengan dicha documentación.

La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la

documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN


Secretaria General 1 Recibe petición de solicitud de donación:

Oficinas Centrales.

Estructura Territorial.

Gira instrucciones ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con el propósito de verificar las existencias físicas de bienes de activos fijos dentro del almacén, con el fin de requerir la solicitud de donación.


2 Recibe instrucciones por parte del Secretario General, con el fin de solicitar al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, verifique las existencias en el almacén o bodega los bienes de activos fijos por donar.


3 Procede a verificar las existencias físicas de bienes de activos fijos de conformidad a la solicitud de pericón de donación, asimismo informar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, si se cuenta o no con existencias de bienes de activos fijos de conformidad con la solicitud de petición de donación.


4 Recibe resultados de la verificación física realizada en la bodega o almacén para localizar los bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, asimismo informa ante al Secretario General, si se cuenta o no con bienes de conformidad con la solicitud de donación requerida.

Secretario General 5 Recibe informe de resultados obtenidos de la verificación física de existencias o no existencias de bienes solicitados para su donación por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

No. Informa al solicitante la improcedencia de la solicitud de petición.

Si. Gira instrucciones ante la Dirección de


SECRETARÍA GENERAL




Recursos Materiales y Servicios con la finalidad de integrar la relación de bienes a donar, con el objeto de someter a consideración del comité de enajenación de bienes muebles de la Institución.

6 Recibe instrucciones del Secretario General y elabora relación de bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, para someter a consideración del comité de enajenación de bienes muebles de la Institución, asimismo gira instrucciones al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con el propósito de integrar los expedientes respectivos por cada uno de los bienes.

7 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su análisis y Visto Bueno.


8 Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General para su análisis y autorización respectiva.

Secretaria General 9 Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su análisis y autorización de baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos Materiales y servicios.


10 Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables, ante la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 11 Recibe oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables.

12 Efectúa la desincorporación o baja de los registros contables.

Desincorporación o baja de los registros contables


SECRETARÍA GENERAL





13 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento.


14 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Dirección de Recursos Financieros.

Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos.

15 Elabora oficio de notificación y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos


16 Recibe oficio de notificación donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envían para su conocimiento.


17 Recibe oficio de notificación que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

Archiva oficio para su consulta y control.


18 Efectúa de manera mensual la conciliación de bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporación de los registros contables.

19 Elabora oficio de notificación y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto


SECRETARÍA GENERAL




al artículo 31 de la “Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


20 Recibe oficio de notificación y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y envía ante la Secretaría de la Función Pública, de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Normatividad para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 días de cada trimestre se dará de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretaría.

21 Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.


22 Recibe copia de acuse de recibido de notificación y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditación de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN

SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS


DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS


ESTRUCTURA TERRITORIAL

INFORMESOLICITUD

RECIBE INSTRUCCIONES Y

SOLICITA VERIFICACIÓN

VERIFICA EXISTENCIA FÍSICA DE BIENES DE

ACTIVO FIJO

02. 03.

INFORME

RECIBE RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA REALIZADA E

INFORMA

04.

INICIO

PETICIÓN

RECIBE PETICIÓN DE SOLICITUD DE

DONACIÓN E INSTRUYE VERIFICACIÓN DE

EXISTENCIA

01.

INFORME

RECIBE INFORME DE EXISTENCIA O NO DE

BIENES

05.

SÍ

OFICIO

INFORMA AL SOLICITANTE LA

IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE PETICIÓN

NO

¿EXISTENCIA? 1

TERMINA

INFORMESOLICITUD

RECIBE INSTRUCCIONES Y

SOLICITA VERIFICACIÓN

VERIFICA EXISTENCIA FÍSICA DE BIENES DE

ACTIVO FIJO

02. 03.

INFORME

RECIBE RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA REALIZADA E

INFORMA

04.

INICIO

PETICIÓN

RECIBE PETICIÓN DE SOLICITUD DE

DONACIÓN E INSTRUYE VERIFICACIÓN DE

EXISTENCIA

01.

INFORME

RECIBE INFORME DE EXISTENCIA O NO DE

BIENES

05.

SÍ

OFICIO

INFORMA AL SOLICITANTE LA

IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE PETICIÓN

NO

¿EXISTENCIA? 1

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL








EXPEDIENT E


09.

EXPEDIENT E


08.

EXPEDIENT ESRELACIÓN

ELABORA RELACIÓN DE BIENES, INSTRUYE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

INTEGRA EXPEDIENTES Y TURNA

GIRA INST RUCCIO NES PA RA INTEGRAR LA REL ACIÓN DE BIENES A DONAR CON EL

FIN DE SO METER A CONSIDERA CIÓN D EL COM ITÉ

DE BIENES MUEBL ES

06. 07.

1

SOLICITUD


DEL BIEN

10.

OFICIO



REGISTROS CONTABLES

11.

LINEAMIEN TOS



12.



13.

B

EXPEDIENT E


09.

EXPEDIENT E


08.

EXPEDIENT ESRELACIÓN

ELABORA RELACIÓN DE BIENES, INSTRUYE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

INTEGRA EXPEDIENTES Y TURNA

GIRA INST RUCCIO NES PA RA INTEGRAR LA REL ACIÓN DE BIENES A DONAR CON EL

FIN DE SO METER A CONSIDERA CIÓN D EL COM ITÉ

DE BIENES MUEBL ES

06. 07.

1

SOLICITUD


DEL BIEN

10.

OFICIO



REGISTROS CONTABLES

11.

LINEAMIEN TOS



12.



13.

B


SECRETARÍA GENERAL








OFICIO


AUTORIZA Y ENVÍA

16.

BASE DE D ATOS


14.

OFICIO



15.

B

OFICIO


17.

2

2

1

OFICIO

FORMATO

FORMATO

OFICIO





20.

18.

OFICIO


ARCHIVA ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y


21.

19.

C

OFICIO


AUTORIZA Y ENVÍA

16.

BASE DE D ATOS


14.

OFICIO



15.

B

OFICIO


17.

2

2

1

OFICIO

FORMATO

FORMATO

OFICIO





20.

18.

OFICIO


ARCHIVA ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y


21.

19.

C


SECRETARÍA GENERAL








TERMINA

COPIA


22.

C

TERMINA

COPIA


22.

C


SECRETARÍA GENERAL



16 ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR

ÍNDICE

PÁGINA





POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO..............................................................226




SECRETARÍA GENERAL




Dotar de parque vehicular a los servidores públicos y a las áreas técnico – administrativas de la

Procuraduría Agraria para el cumplimiento de sus funciones, salvaguardando y conservándolo en

óptimas condiciones físicas y de uso.


SECRETARÍA GENERAL




Asignar parque vehicular conforme a las necesidades de uso en Oficinas Centrales y Estructura

Territorial de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




Que todas las Áreas Técnico – Administrativas de la Procuraduría Agraria, de acuerdo a las

necesidades de uso, cuenten con el parque vehicular adecuado y que éste se encuentre debidamente

resguardado.


SECRETARÍA GENERAL




Es facultad exclusiva del Secretario General la asignación del parque vehicular como lo establece la

normatividad vigente, a los servidores públicos y las Unidades Técnico – Administrativas, así mismo,

del otorgamiento de esta prestación a los niveles excluidos en esta normatividad.

Los servidores públicos y las áreas técnico – administrativas serán responsables de la salvaguarda y

uso del parque vehicular a su cargo.

El servidor público que deje de prestar sus servicios en la Procuraduría Agraria lo hará en estricto

apego del procedimiento.

Es facultad y responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que a través de la

Subdirección de Servicios Generales se realicen todas las gestiones administrativas de derechos

vehiculares ante las instancias correspondientes.


SECRETARÍA GENERAL



POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO

Es de responsabilidad exclusiva de los vehículos asignados a los servidores públicos el uso que se

les de a los mismos.

Los vehículos asignados al área de Servicios Generales son de responsabilidad exclusiva de la

Dirección de Recursos Materiales.

Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales aceptar vehículos en malas condiciones

físicas, de uso y la falta de accesorios inventariados cuando el servidor público deje de prestar sus

servicios sin que se lo comunique al área de Recursos Humanos.

Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales el pago de multas y recargos que

genere la falta de cumplimiento de obligaciones de derechos del parque vehicular de Oficinas

Centrales de la Procuraduría Agraria.

Será responsabilidad del servidor público de la pérdida de la documentación que de acuerdo al

reglamento de tránsito tenga que ser portada en el mismo para su circulación.


SECRETARÍA GENERAL


En caso de siniestro del vehículo asignado, será responsabilidad del servidor público la no

observancia las condiciones generales del seguro vehicular, tales como conducir sin licencia vigente,

conducir en estado de ebriedad, etc.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR



1 Recibe las unidades nuevas y/o la indicación del C. Secretario General el listado de servidores públicos que de acuerdo a la normatividad vigente les corresponde como prestación inherente al puesto un vehículo, así como las solicitudes de unidades de las áreas Técnico-Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial y turna a la Subdirección de Servicios Generales


2 Recibe listado o solicitudes, revisa y elabora resguardo temporal o permanente de asignación de vehículo.

3 Actualiza el sistema de control vehicular, levanta inventario del vehículo y envía vehículos a la Estructura Territorial y pasa al procedimiento de manejo y control del parque vehicular de Delegaciones y Residencias.

4 En Oficinas Centrales recaba firmas y actualiza expedientes.

5 Entrega unidad junto con calendario de servicios de mantenimiento preventivo y documentación que deberá portar la unidad de acuerdo al reglamento de tránsito vigente para el Distrito Federal.

Termina procedimiento.


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

DOCUMENTA CIÓN

RESGUARDO

INICIO

LISTADO

RECIBE UNIDADES NUEVAS Y LISTADO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE LES CORRESPONDE UN VHEÍCULO Y TURNA

01.

LISTADO

RECIBE LISTADO, REVISA Y ELABORA

RESGUARDO TEMPORAL O PERMANENTE DE ASIGNACIÓN DE

VEHÍCULO

02.

INVENTARI O

ACTUALIZA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR, LEVANTA INVENTARIO, ENVÍA A ESTRUCTURA

TERRITORIAL

03.

EXPEDIENT ES

EN OFICINAS CENTRALES RECABA FIRMAS Y

ACTUALIZA EXPEDIENTES

04.

CALENDARI O

ENTREGA UNIDAD JUNTO CON CALENDARIO DE

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DOCUMENTACIÓN

05.

INICIO

PASA A PROCEDIMI ENTO 8 2 DEL TOMO V DEL

MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS DE DELEGA CIONES

DOCUMENTA CIÓN

RESGUARDO

INICIO

LISTADO

RECIBE UNIDADES NUEVAS Y LISTADO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE LES CORRESPONDE UN VHEÍCULO Y TURNA

01.

LISTADO

RECIBE LISTADO, REVISA Y ELABORA

RESGUARDO TEMPORAL O PERMANENTE DE ASIGNACIÓN DE

VEHÍCULO

02.

INVENTARI O

ACTUALIZA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR, LEVANTA INVENTARIO, ENVÍA A ESTRUCTURA

TERRITORIAL

03.

EXPEDIENT ES

EN OFICINAS CENTRALES RECABA FIRMAS Y

ACTUALIZA EXPEDIENTES

04.

CALENDARI O

ENTREGA UNIDAD JUNTO CON CALENDARIO DE

SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DOCUMENTACIÓN

05.

INICIO

PASA A PROCEDIMI ENTO 8 2 DEL TOMO V DEL

MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS DE DELEGA CIONES


SECRETARÍA GENERAL



17 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

ÍNDICE

PÁGINA









SECRETARÍA GENERAL




Dotar de combustible que se requiera para atender las necesidades del servicio del parque vehicular

asignado a los servidores públicos y área de Servicios Generales de Oficinas de la Procuraduría

Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




Contar con el combustible distribuido en forma racional para coadyuvar al mejor desempeño de sus

funciones sustantivas y cumplimiento de sus responsabilidades.


SECRETARÍA GENERAL




Obtener el máximo aprovechamiento de uso del parque vehicular para las tareas sustantivas de la

Entidad.


SECRETARÍA GENERAL




La Dirección de Recursos Materiales y Servicios programará la dotación de combustible a los

servidores públicos, de conformidad a la normatividad vigente en la materia.

La Subdirección de Servicios Generales realizará un programa anual de consumo de combustible

para el parque vehicular asignado a los mandos superiores y al área de Servicios Generales.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios llevará a cabo programas de racionalidad, en la

dotación de combustible para el parque vehicular del área de Servicios Generales.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios apoyará con vehículos que requiera la operación de

las áreas técnico-administrativas, mediante la solicitud de vehículos.


SECRETARÍA GENERAL




Las áreas técnico-administrativas que soliciten vehículos, invariablemente deberá especificar lugar,

horario de uso y deberá ser autorizado por los Directores de cada área solicitante.

Todos los vehículos del área de servicios generales que sean utilizados en el área metropolitana,

deberán pernoctar en el estacionamiento de la entidad.

La duración del servicio de préstamo de vehículos deberá ser de 12 horas, por lo que en caso de

solicitar un vehículo por un tiempo mayor para que sea utilizado dentro de la zona metropolitana

tendrá que pernoctar en el estacionamiento de la Procuraduría Agraria.

Los servidores públicos que soliciten vehículos deberán presentar su licencia de conducir vigente, por

lo que no se prestarán vehículos sin éste documento oficial.

No se dotará de combustible a vehículos que no sean propiedad de la Procuraduría Agraria, salvo a

expresa solicitud autorizada del Secretario General.

No se dotará de vales de combustible ni en efectivo al personal que utilice los vehículos del área de

Servicios Generales.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE



1 Recibe del proveedor licitado la dotación de vales de combustibles y turna a la SSG para que con base en la programación mensual lleve a cabo la distribución


2 Recibe vales de gasolina y con base a la programación mensual elabora listado para la entrega mensual a titulares que cuenten con la prestación de dotación de combustibles

3 Entrega vales y registra en el sistema de control vehicular mes a mes la dotación de combustible.

4 Envía control de dotación de combustible y recaba firma del titular a que tiene vehículo asignado

5 Para el parque vehicular asignado al área de servicios generales deberá realizar un registro de consumo de manera pormenorizada por cada vehículo, realizando acciones encaminadas al ahorro de combustible.

6 A fin de cada mes elabora un informe del consumo de combustible del parque vehicular asignado al área de servicios generales y envía a la DRMS


7 Recibe reporte de consumo de combustible, analiza y toma las medidas pertinentes para su racionalización y ahorro

Termina procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

INICIO

LISTADOVALES

RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOTACIÓN DE VALES DE COMBUSTIBLE Y

TURNA

01.

RECIBE VALES DE GASOLINA, ELABORA LISTADO PARA LA

ENTREGA MENSUAL A TITULARES

02.

VALES

ENTREGA VALES Y REGISTRA EN EL

SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR

03.

CONTROL

ENVÍA CONTROL DE DOTACIÓN DE

COMBUSTIBLE Y RECABA FIRMA DEL TITULAR

04.

REGISTRO

PARA EL PARQUE VEHICULAR ASIGNADO AL

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DEBERÁ

REALIZAR UN REGISTRO DE CONSUMO DE MANERA

PORMENORIZADA

05.

INFORME

ELABORA A FIN DE MES UN INFORME DEL

CONSUMO DE COMBUSTIBLE

06.

REPORTE

RECIBE REPORTE DE CONSUMO DE

COMBUSTIBLE, ANALIZA Y TOMA LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA SU RACIONALIZACIÓN Y

AHORRO

07.

TERMINA

INICIO

LISTADOVALES

RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOTACIÓN DE VALES DE COMBUSTIBLE Y

TURNA

01.

RECIBE VALES DE GASOLINA, ELABORA LISTADO PARA LA

ENTREGA MENSUAL A TITULARES

02.

VALES

ENTREGA VALES Y REGISTRA EN EL

SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR

03.

CONTROL

ENVÍA CONTROL DE DOTACIÓN DE

COMBUSTIBLE Y RECABA FIRMA DEL TITULAR

04.

REGISTRO

PARA EL PARQUE VEHICULAR ASIGNADO AL

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DEBERÁ

REALIZAR UN REGISTRO DE CONSUMO DE MANERA

PORMENORIZADA

05.

INFORME

ELABORA A FIN DE MES UN INFORME DEL

CONSUMO DE COMBUSTIBLE

06.

REPORTE

RECIBE REPORTE DE CONSUMO DE

COMBUSTIBLE, ANALIZA Y TOMA LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA SU RACIONALIZACIÓN Y

AHORRO

07.

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



18 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

ÍNDICE

PÁGINA









SECRETARÍA GENERAL




Proporcionar dos veces al año mantenimiento preventivo a los vehículos asignados a los titulares y al

área de servicios generales de Oficinas Centrales, así como el mantenimiento correctivo que

requieran para su óptimo funcionamiento.


SECRETARÍA GENERAL




Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento al parque vehicular de Oficinas Centrales de la



SECRETARÍA GENERAL




Emitir normas, políticas y lineamientos que permita el manejo y control del parque vehicular asignado

a las Unidades Técnico – Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial, a fin de

mantener en óptimas condiciones de uso y funcionamiento en la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, el gestionar conforme

al programa y calendario anual de la Subdirección de Servicios Generales el mantenimiento

preventivo ante las instancias correspondientes.

El servicio de mantenimiento correctivo deberá solicitarse mediante el formato denominado

“solicitud de mantenimiento correctivo” en el cual se describirá(solo si se cuenta con el

conocimiento) el diagnóstico de la avería que presenta.

La Subdirección de Servicios Generales podrá proporcionar (si se tiene a disposición) de ser

necesario en sustitución temporal un vehículo si la reparación del vehículo asignado a los

titulares, demora mas de ocho horas.

Para el caso de los vehículos asignados a los titulares, el costo del mantenimiento preventivo y

correctivo será con cargo al presupuesto asignado al área correspondiente.

Las bitácoras del parque vehicular asignado al área de servicios generales, deberán

permanecer en las unidades para que vaya siendo llenada por el servidor público que lo utilice o

lo solicite.

Las bitácoras del parque vehicular asignado a los titulares de las áreas, deberán permanecer en

el vehículo y la deberán entregar los cinco primero días de cada mesa al área de servicios


SECRETARÍA GENERAL


generales, a fin de que la información sea vaciada en el sistema de control del parque vehicular

para monitorear su funcionamiento.


SECRETARÍA GENERAL




Ningún servidor público o área administrativa podrá solicitar el mantenimiento preventivo antes

o después de su tiempo programado.

Ningún servidor público podrá mandar a reparar el vehículo por voluntad propia ya sea por falla

mecánica o por accidente de transito, que circule en el área metropolitana.

En caso de que el vehículo éste prestado provisionalmente para comisión foránea, se podrá

reparar en el lugar en donde fue la avería, a fin de que le permita regresar y recuperar los

gastos generados por ésta, presentando factura con requisitos fiscales y las o las refacciones

que fueron sustituidas.

El formato de solicitud de mantenimiento deberá estar firmado invariablemente por el servidor

público al cual esta asignado.

El responsable del mantenimiento correctivo deberá verificar que el diagnóstico descrito en la

solicitud lo presente el vehículo.

Cuando un servidor que utilice los vehículos, asignados al área de servicios generales de llenar

la bitácora de kilometraje.


SECRETARÍA GENERAL


Será responsabilidad del servidor público que tenga vehículos asignados, de llenar la bitácora y

entregarla los primeros cinco días de cada mes.

Ningún servidor público podrá enviar a los vehículos propiedad de la Procuraduría Agraria a

mantenimiento correctivo o mantenimiento preventivo por cuenta propia.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR



1 Elabora programa anual de mantenimiento preventivo calendarizado de oficinas centrales y envía a la DRMyS para su aprobación.


2 Recibe programa analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentan con vehículos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la DGA para su Vo. Bo. Y devuelve a la SSG


3 Recibe programa autorizado, alimenta el sistema de control vehicular y archiva original.

4 Envía programa autorizado de mantenimiento a titulares que cuenten con vehículo asignado de la P.A.

Resguardatario 5 Recibe calendario de servicios de mantenimiento preventivo y envía vehículo de conformidad con su programación en turno

¿El mantenimiento es?

Preventivo: pasa a la actividad No. 8.

Correctivo: continúa con la siguiente actividad


6 Recibe la unidad programada, y firma turno de mantenimiento y envía al taller autorizado para su mantenimiento.

Taller autorizado 7 Recibe unidad programada y procede a su mantenimiento y pasa a la actividad No. 17

Resguardatario 8 Elabora formato de mantenimiento correctivo y envía a la DRMS para su trámite


9 Recibe requisición de servicio de mantenimiento correctivo y envía a la SSG para que solicite el


SECRETARÍA GENERAL




diagnóstico y presupuesto al taller autorizado


10 Recibe requisición de mantenimiento correctivo y solicita al taller autorizado una inspección y prueba física para que emita su diagnóstico y presupuesto

Taller Autorizado 11 Emite su diagnóstico y presupuesto con fechas compromiso de entrega y envía a la SSG


12 Recibe diagnóstico, presupuesto y tiempo de entrega y lo envía al titular solicitante para su conocimiento; si la reparación dura más de 8 horas se le ofrecerá un vehículo en sustitución (si hay en disponibilidad)

Resguardatario 13 Recibe diagnóstico de presupuesto y firma autorizando la reparación, así como en caso de necesitar vehículo sustituto, firma resguardo provisional de unidad y devuelve


14 Recibe de los titulares Diagnóstico autorizado y envía la unidad al taller autorizado a reparación

Taller Autorizado 15 Recibe unidad y repara

16 Devuelve unidades de mantenimiento preventivo y correctivo a la SSG:


17 Recibe vehículos junto con factura de reparación y o servicio y envía a resguardatario para firma el formato de conformidad.

Resguardatario 18 Recibe vehículos y firma factura y formato de conformidad. En caso de haber aceptado vehículo a sustituto entrega unidad y le devuelven firma de resguardo provisional.


19 Recibe factura firmada a Entera satisfacción y registra en sistema de control vehicular todos los


SECRETARÍA GENERAL




conceptos que se le realizaron al vehículo para su control

20 Integra copia en las bitácora de mantenimiento y expediente del vehículo.

Termina el procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO

PROGRAMA

INICIO

LINEAMIEN TOSPROGRAMAOFICIO

RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA DE LA DGA Y

DEVUELVE

RECIBE CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA VEHÍCULO CONFORME

A PROGRAMA

PROGRAMA ANUAL

ELABORA PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE OFICINAS CENTRALES Y

ENVÍA

01. 02. 05.

RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y PROCEDE A SU MANTENIMIENTO

07.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA AUTORIZADO, ALIMENTA SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR Y ARCHIVA

ORIGINAL

03.

PROGRAMA

ENVÍA PROGRAMA AUTORIZADO DE MANTENIMIENTO A

TITULARES

04.

TURNO

RECIBE LA UNIDAD PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y ENVÍA A TALLER AUTORIZADO

06.

¿ELMANTENIMIENTO

ES?

1

2

2

A

PROVENTIVO

CORRECTIVO

3

PROGRAMA

INICIO

LINEAMIEN TOSPROGRAMAOFICIO

RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA DE LA DGA Y

DEVUELVE

RECIBE CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA VEHÍCULO CONFORME

A PROGRAMA

PROGRAMA ANUAL

ELABORA PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE OFICINAS CENTRALES Y

ENVÍA

01. 02. 05.

RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y PROCEDE A SU MANTENIMIENTO

07.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA AUTORIZADO, ALIMENTA SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR Y ARCHIVA

ORIGINAL

03.

PROGRAMA

ENVÍA PROGRAMA AUTORIZADO DE MANTENIMIENTO A

TITULARES

04.

TURNO

RECIBE LA UNIDAD PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y ENVÍA A TALLER AUTORIZADO

06.

¿ELMANTENIMIENTO

ES?

1

2

2

A

PROVENTIVO

CORRECTIVO

3


SECRETARÍA GENERAL




RESGUARDO

PRESUPUES TO

PRESUPUES TO

FORMATOFORMATO

RECIBE REQUISICIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO

Y ENVÍA

ELABORA FORMATO DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA

FORMATO

RECIBE REQUISICIÓN Y SOLICITA AL TALLER UNA

INSPECCIÓN Y PRUEBA FÍSICA PARA QUE EMITA SU

DIAGNÓSTICO

10. 09. 08.

DIAGNÓSTI CO

RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN. FIRMA RESGUARDO DE VEHÍCULO SUSTITUTO, EN SU CASO

13.

DIAGNÓSIT CO

RECIBE DE LOS TITULARES DIAGNÓSTICO AUTORIZADO Y ENVÍA LA UNIDAD LA TALLER

AUTORIZADO

14.

1

A

4

PRESUPUES TO

DIAGNÓSTI CO

EMITE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO CON FECHAS COMPROMISOS DE ENTREGA Y

ENVÍA

11.

4

DIAGNÓSIT O

RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO, Y ENVÍA AL

TITULAR SOLICITANTE

12.

B

RESGUARDO

PRESUPUES TO

PRESUPUES TO

FORMATOFORMATO

RECIBE REQUISICIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO

Y ENVÍA

ELABORA FORMATO DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA

FORMATO

RECIBE REQUISICIÓN Y SOLICITA AL TALLER UNA

INSPECCIÓN Y PRUEBA FÍSICA PARA QUE EMITA SU

DIAGNÓSTICO

10. 09. 08.

DIAGNÓSTI CO

RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN. FIRMA RESGUARDO DE VEHÍCULO SUSTITUTO, EN SU CASO

13.

DIAGNÓSIT CO

RECIBE DE LOS TITULARES DIAGNÓSTICO AUTORIZADO Y ENVÍA LA UNIDAD LA TALLER

AUTORIZADO

14.

1

A

4

PRESUPUES TO

DIAGNÓSTI CO

EMITE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO CON FECHAS COMPROMISOS DE ENTREGA Y

ENVÍA

11.

4

DIAGNÓSIT O

RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO, Y ENVÍA AL

TITULAR SOLICITANTE

12.

BFECHA DE ELABORACIÓN: DÍA MES AÑO No. DE

PÁGINA 258/44514 DICIEMBRE 2007

SECRETARÍA GENERAL




FORMATO

FACTURA

RECIBE VEHICULOS JUNTO CON FACTURA DE REPARACIÓN Y/O

SERVICIO Y ENVÍA

17.

RECIBE UNIDAD Y REPARA

15.

FACTURA

DEVUELVE UNIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO

16.

FACTURA

RECIBE VEHICULOS, FIRMA FACTURA Y FORMATO, EN SU CASO DEVUELVE VEHICULO

SUSTITUTO

18.

FACTURA

RECIBE FACTURA FIRMADA Y REGISTRA EN SISTEMA DE

CONTROL VEHICULAR

19.

B

INTEGRA COPIA EN LAS BITÁCORA DE MANTENIMIENTO Y EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

20.

5

5

TERMINA

3

FORMATO

FACTURA

RECIBE VEHICULOS JUNTO CON FACTURA DE REPARACIÓN Y/O

SERVICIO Y ENVÍA

17.

RECIBE UNIDAD Y REPARA

15.

FACTURA

DEVUELVE UNIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y

CORRECTIVO

16.

FACTURA

RECIBE VEHICULOS, FIRMA FACTURA Y FORMATO, EN SU CASO DEVUELVE VEHICULO

SUSTITUTO

18.

FACTURA

RECIBE FACTURA FIRMADA Y REGISTRA EN SISTEMA DE

CONTROL VEHICULAR

19.

B

INTEGRA COPIA EN LAS BITÁCORA DE MANTENIMIENTO Y EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

20.

5

5

TERMINA

3


SECRETARÍA GENERAL



19 REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Proporcionar a los vehículos asignados a las Unidades técnico administrativas de la Procuraduría

Agraria los servicios de dotación de llantas y acumuladores y los de reparaciones mayores y menores

que requieran para su óptimo funcionamiento.


SECRETARÍA GENERAL




Los servicios de reparación de vehículos o de reposición de llantas y acumuladores se

proporcionarán exclusivamente a las unidades propiedad de la Procuraduría Agraria.

Los servicios de referencia serán gestionados únicamente por la Subdirección de Servicios Generales

y por las Delegaciones Estatales y Residencias en su respectivo ámbito de operación.

Las unidades técnico administrativas serán responsables de la aplicación de la bitácora de control de

cada uno de los vehículos asignados, para registrar su historial y los servicios de mantenimiento que

reciban.

El costo de las reparaciones, refacciones, acumuladores, llantas y servicios de alineación y balanceo

será cubierto con cargo al presupuesto de la unidad técnico-administrativa usuaria.

Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales determinar, de acuerdo con las

condiciones de uso, los tiempos mínimos de vida de las llantas y acumuladores para aprobar o

rechazar las solicitudes de reposición correspondientes.


SECRETARÍA GENERAL


Los titulares de las unidades técnico administrativas serán corresponsables del uso que se dé a los

vehículos y a sus componentes y accesorios; asimismo, serán responsables de solicitar los servicios

que requiera cada vehículo.

Será responsabilidad del supervisor registrar en las solicitudes de servicio los números de serie de las

llantas y acumuladores, así como verificar su colocación o el empleo de las refacciones necesarias en

los vehículos para los cuales hayan sido solicitadas.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA


Unidad Técnico-Administrativa 1 Adapta el sistema de bitácora para llevar el control de los servicios que se proporcionen a cada uno de los vehículos que tenga asignados.

2 Elabora orden de servicio de reparación, cambio de llantas o de acumuladores, remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales, de acuerdo al presupuesto y programa de reparaciones.


3 Recibe orden de servicio, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Procuraduría Agraria.

¿Es adjudicación directa?

4 No. Continuar con la actividad No. 8.

5 Sí. Solicita cotización a los talleres, en su caso, envía la unidad.

Talleres 6 Recibe solicitud de cotizaciones, en su caso, la unidad determina trabajos a realizar, elabora y presenta la cotización respectiva.


7 Recibe las cotizaciones de los talleres, elabora el cuadro comparativo correspondiente y analiza.

8 Selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, elabora orden de servicio.

9 Entrega el original de la orden de servicio al taller seleccionado, así como la unidad para su reparación.

NOTA: En caso de contar con taller autorizado, no se consideran los puntos 4, 5, 6, 7, 8.


SECRETARÍA GENERAL




Taller Autorizado 10 Repara el vehículo, instala llantas, acumuladores o aplica el servicio solicitado, prepara la factura y la entrega junto con la unidad.


11 Recibe el vehículo reparado, con llantas o acumuladores, revisa y verifica que esté en buenas condiciones mecánicas, en su caso, sella y firma la factura.

12 Gira instrucciones al Departamento de Mantenimiento Preventivo para que registre el servicio proporcionado en sus controles y se entregue el vehículo a la Unidad Técnico-Administrativa. Pasa a la actividad No. 18.

13 Solicita con oficio autorizado por la Dirección General de Administración a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto la suficiencia presupuestal del gasto correspondiente.

14 Envía a la Dirección de Recursos Financieros facturas para su pago, pasa a la actividad No. 16.

15 Elabora relación de reparaciones, integra el expediente y presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17.

Dirección de Recursos Financieros 16 Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide póliza cheque, registra la operación contable y entrega el cheque al proveedor.


17 Recibe la relación de reparaciones, integra expediente y archiva.

Unidad Técnico-Administrativa 18 Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.


SECRETARÍA GENERAL






SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA


SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROSDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

CUADROCOMPARATI VO

COTIZACIÓ N

SOLICITUDORDEN DESERVICIO

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y VERIFICA QUE LA UNIDAD SEA PROPIEDAD DE LA PROCURADURÍA

AGRARIA

RECIBE SOLICITUD Y UNIDAD, DETERMINA TRABAJOS Y PRESENTA

COTIZACIÓN

BITÁCORA

ADAPTA SISTEMA DE CONTROL DE SERVICIOS A PROPORCIONAR

01. 03. 06.

INICIO

¿ES ADJUDICA-

CIÓN DIRECTA?

ORDEN DESERVICIO

ELABORA ORDEN DE SERVICIO DE

REPARACIÓN Y REMITE

02.

NO

SOLICITA COTIZACIÓN Y ENVÍA UNIDAD

05.

COTIZACIÓ N

ANALIZA COTIZACIONES

07.

A

104.

SÍ

CUADROCOMPARATI VO

COTIZACIÓ N

SOLICITUDORDEN DESERVICIO

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y VERIFICA QUE LA UNIDAD SEA PROPIEDAD DE LA PROCURADURÍA

AGRARIA

RECIBE SOLICITUD Y UNIDAD, DETERMINA TRABAJOS Y PRESENTA

COTIZACIÓN

BITÁCORA

ADAPTA SISTEMA DE CONTROL DE SERVICIOS A PROPORCIONAR

01. 03. 06.

INICIO

¿ES ADJUDICA-

CIÓN DIRECTA?

ORDEN DESERVICIO

ELABORA ORDEN DE SERVICIO DE

REPARACIÓN Y REMITE

02.

NO

SOLICITA COTIZACIÓN Y ENVÍA UNIDAD

05.

COTIZACIÓ N

ANALIZA COTIZACIONES

07.

A

104.

SÍ


SECRETARÍA GENERAL






FACTURAORDEN DESERVICIO

SELECCIONA TALLER Y ELABORA ORDEN DE

SERVICIO

RECIBE, APLILCA SERVICIO

SOLICITADO, ENTREGA FACTURA Y UNIDAD

08. 10.

ORDEN DESERVICIO

ENTREGA ORDEN DE SERVICIO Y UNIDAD PARA REPARACIÓN

09.

FACTURA

RECIBE, VERIFICA Y FIRMA FACTURA

11.

REGISTRA SERVICIO Y ENTREGA VEHÍCULO

12.

2

A

B

1

FACTURAORDEN DESERVICIO

SELECCIONA TALLER Y ELABORA ORDEN DE

SERVICIO

RECIBE, APLILCA SERVICIO

SOLICITADO, ENTREGA FACTURA Y UNIDAD

08. 10.

ORDEN DESERVICIO

ENTREGA ORDEN DE SERVICIO Y UNIDAD PARA REPARACIÓN

09.

FACTURA

RECIBE, VERIFICA Y FIRMA FACTURA

11.

REGISTRA SERVICIO Y ENTREGA VEHÍCULO

12.

2

A

B

1


SECRETARÍA GENERAL






EXPEDIENT ECHEQUE

RELACIÓN

RELACIÓNFACTURA

RECIBE FACTURA, PREPARA PAGO,

REGISTRA OPERACIÓN Y ENTREGA CHEQUE

RECIBE RELACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE

16. 17.

RECIBE VEHÍCULO Y REGISTRA SERVICIO

11.

OFICIO

SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

13.

ENVÍA FACTURA DE PAGO

14.

EXPEDIENT E

RELACIONA REPARACIONES,

INTEGRA EXPEDIENTE Y PRESENTA

15.

B

TERMINA

3

4

43

2

EXPEDIENT ECHEQUE

RELACIÓN

RELACIÓNFACTURA

RECIBE FACTURA, PREPARA PAGO,

REGISTRA OPERACIÓN Y ENTREGA CHEQUE

RECIBE RELACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE

16. 17.

RECIBE VEHÍCULO Y REGISTRA SERVICIO

11.

OFICIO

SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

13.

ENVÍA FACTURA DE PAGO

14.

EXPEDIENT E

RELACIONA REPARACIONES,

INTEGRA EXPEDIENTE Y PRESENTA

15.

B

TERMINA

3

4

43

2


SECRETARÍA GENERAL



20 SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR

ÍNDICE

PÁGINA









SECRETARÍA GENERAL




Llevar a cabo una supervisión permanente al parque vehicular a fin de monitorear sus condiciones

físicas y tomar las medidas pertinentes para que esté en condiciones y la conservación de vida útil.


SECRETARÍA GENERAL




Emitir reportes en tiempo y forma para que se esté en posibilidad de tomar decisiones para la

salvaguarda del parque vehicular de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




La conservación del parque vehicular en óptimas condiciones para su uso y destino final, para

obtener un mejor beneficio.


SECRETARÍA GENERAL




La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través de la Subdirección de Servicios Generales

elaborará un programa de supervisión anual, misma que dará a conocer en tiempo y forma a las

Unidades Técnico-Administrativas mismo que contendrá los tiempos y las formas en que se llevará a

cabo ésta.

Las Unidades Técnico – Administrativa, así como los servidores públicos de la Procuraduría Agraria

que tienen bajo su resguardo el parque vehicular, brindarán todo tipo de facilidades a la supervisión

para que cumpla con sus objetivos.

Cuando en la supervisión se detecten vehículos en condiciones diferentes a las que presentaba en el

momento de su asignación y éstas no hayan sido reportadas para su reparación, será facultad de la

dirección de Recursos Materiales y Servicios llevar a cabo los trámites administrativos ha que haya

lugar, para recuperar las condiciones que originalmente presentaba en la recepción del vehículo.

Corresponde a la Dirección General de Administración la facultad de determinar el momento en el

que se ponga a disposición para su baja y enajenación, aquellos vehículos en los que resulte costoso

recuperar su funcionamiento y utilidad.


SECRETARÍA GENERAL




La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, previo conocimiento del calendario anual de

supervisión de las áreas técnico-administrativas, podrá hacer cambios y recalendarizaciones, siempre

y cuando las áreas a supervisar lo soliciten por anticipado a la fecha programada.

Será responsabilidad de las áreas técnico-administrativas y/o de los servidores públicos que tengan

vehículos a su resguardo, de los reportes emitidos por la supervisión en los que no hayan

proporcionado las facilidades necesarias para llevarla a cabo y de aquellos que no contengan su

rúbrica de visto bueno.

Si en los resultados de la supervisión se detectaron vehículos en malas o diferentes condiciones a las

que presentaba en el momento de su asignación, y éstas no hayan sido reportadas al área

responsable del parque vehicular, el costo que represente el recuperar sus óptimas condiciones

físicas y de uso, correrán con cargo al asignatario.

Las áreas técnico-administrativas solicitarán la intervención de la Dirección de Recursos Materiales y

Servicios para gestionar la baja o destino final de bienes de los vehículos que el área técnico-

administrativa considera inservibles e inicie los trámites administrativos que correspondan.

Ningún servidor público podrá dictaminar por sí solo la inutilidad del parque vehicular.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR



1 Elabora programa anual de supervisión en el que contempla a Oficinas Centrales y Estructura Territorial y lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


2 Recibe programa, analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentean con vehículos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la Dirección General de Administración para su Vo. Bo., y devuelve a la Subdirección de Servicios Generales


3 Recibe programa y oficio autorizado y alimenta el sistema de control vehicular.

4 Envía programa de supervisión a los titulares que cuenten con vehículo en Oficinas Centrales y a la Estructura Territorial.

5 Realiza la supervisión con la inspección física del parque vehicular de Oficinas Centrales o de la Estructura Territorial.

6 Solicita la siguiente documentación:

Bitácoras de mantenimiento.

Póliza de seguro vigente.

Inventario del vehículo

Así mismo llena el formato de supervisión (checklist) y recaba firma de entrado, en caso de que existan vehículos en mal estado tomará fotografías de los cuatro ángulos para integrar fototeca.

7 Elabora informe del estado en el que se encuentra el parque vehicular supervisado y envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios junto en el formato de supervisión y alimenta el sistema


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR


de control vehicular.


8 Recibe informe, analiza y envía a la Dirección General de Administración para lo conducente, así mismo recibe las indicaciones para aspectos administrativos a seguir.

Termina el procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

OFICIO

OFICIO

INICIO

PROGRAMA ANUAL

ELABORA PROGRAMA ANUAL DE SUPERVISIÓN

Y ENVÍA

01.

PROGRAMA ANUAL

RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y

DUVUELVE

02.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y OFICIO AUTORIZADO Y ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR

03.

PROGRAMA

ENVÍA PROGRAMA DE SUPERVISIÓN A

TITULARES QUE CUENTEN CON VEHÍCULO

04.

REALIZA SUPERVISIÓN CON LA INSPECCIÓN FÍSICA DEL PARQUE

VEHICULAR

05.

A

OFICIO

OFICIO

INICIO

PROGRAMA ANUAL

ELABORA PROGRAMA ANUAL DE SUPERVISIÓN

Y ENVÍA

01.

PROGRAMA ANUAL

RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y

DUVUELVE

02.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y OFICIO AUTORIZADO Y ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR

03.

PROGRAMA

ENVÍA PROGRAMA DE SUPERVISIÓN A

TITULARES QUE CUENTEN CON VEHÍCULO

04.

REALIZA SUPERVISIÓN CON LA INSPECCIÓN FÍSICA DEL PARQUE

VEHICULAR

05.

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

FORMATO

FORMATO

INFORME

RECIBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

TERMINA

DOCUMENTA CIÓN

SOLICITA DOCUMENTACIÓN, LLENA FORMATO, RECABA FIRMA, EN SU CASO TOMA FOTOGRAFÍAS DE VEHICULOS

EN MAL ESTADO

06.

INFORME

ELABORA INFORME Y ENVÍA JUNTO CON

FORMATO DE SUPERVISIÓN, ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL

VEHICULAR

07.

A

08.

FORMATO

FORMATO

INFORME

RECIBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

TERMINA

DOCUMENTA CIÓN

SOLICITA DOCUMENTACIÓN, LLENA FORMATO, RECABA FIRMA, EN SU CASO TOMA FOTOGRAFÍAS DE VEHICULOS

EN MAL ESTADO

06.

INFORME

ELABORA INFORME Y ENVÍA JUNTO CON

FORMATO DE SUPERVISIÓN, ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL

VEHICULAR

07.

A

08.


SECRETARÍA GENERAL



21 SEGURO DE VEHÍCULOS


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Incorporar al seguro de flotilla a todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría

Agraria, mantener actualizadas las pólizas respectivas y, en caso de siniestro, tramitar el pago total o

parcial de la unidad correspondiente.


SECRETARÍA GENERAL




Todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría Agraria deberán estar

protegidas por la póliza de seguro de flotilla que contrate la Institución.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será responsable de realizar la licitación pública para

la contratación del seguro de flotilla, cubrir las primas, controlar y renovar el seguro, mantener

comunicación con la compañía aseguradora y requerir el pago del seguro en casos de siniestro.

La Unidad Técnico-Administrativa que tenga asignado un vehículo será responsable de que se cuente

con la póliza de seguro respectiva y con la documentación oficial para circular.

Las Delegaciones Estatales y las Residencias de la Procuraduría Agraria serán responsables de que

los vehículos que tengan asignados cuenten con la póliza de seguro de flotilla debidamente

actualizada, de solicitar, oportunamente su renovación y comunicar los casos de siniestro o pérdida

total de los vehículos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para que se gestione la

reparación o se solicite el pago del seguro por pérdida total a la compañía aseguradora y tramitar la

baja de las unidades.


SECRETARÍA GENERAL


Se deberá aplicar estrictamente el instructivo para la atención y trámite de siniestros, a efecto de

deslindar las responsabilidades que procedan, según el tipo de siniestro.

Puesto que todas las unidades cuentan con el seguro, quedará estrictamente prohibido establecer

acuerdos con terceras personas en caso de siniestros, toda vez que ello no exime de

responsabilidades subsidiarias en investigaciones posteriores.

En ningún tipo de siniestro se deberá abandonar la unidad, pues ello implica aceptar cargos y

responsabilidades que no cubre la póliza.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS



1 Promueve y realiza licitación pública para la contratación de seguro de vehículos de la Institución.

2 Prepara la relación de unidades del parque vehicular que se deberán incluir al seguro de flotilla y la entrega a las compañías aseguradoras que participarán en el proceso de licitación pública, a efecto de que puedan preparar y presentar sus ofertas.

3 Al celebrarse el proceso de licitación y dictamen del fallo, prepara el contrato para la compañía seleccionada.

4 Presenta el contrato a la Dirección General de Administración y a la Secretaría General para su autorización y firma, una vez aprobado lo somete a consideración y opinión técnica legal de la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria; debidamente formalizado lo entrega al representante de la compañía aseguradora, quien lo rubrica, conserva el original y devuelve copias.

Compañía Aseguradora 5 Prepara la póliza e incluye a las unidades de la Procuraduría al seguro de flotilla, integra directorio de ajustadores e instructivo de seguro, junto con la póliza envía a la Procuraduría Agraria.


6 Recibe pólizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales.


7 Recibe las pólizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro, las revisa y registra, las entrega al Departamento de Mantenimiento Preventivo e instruye para que registre, distribuya y controle.


SECRETARÍA GENERAL





8 Revisa las pólizas y las registra en sus controles, las entrega o distribuye a las oficinas centrales, a la Delegación Estatal y Residencia, a efecto de que integren la póliza al expediente y a la carpeta de documentación oficial del vehículo.

Unidad Técnico-Administrativa/

Delegación Estatal o Residencia

9 Recibe la póliza, el directorio de ajustadores e instructivo del seguro, fotocopia la póliza, integra ésta al expediente del vehículo y entrega documentación al resguardante o responsable de la unidad para que lo guarde en la carpeta de documentos oficiales.


10 Informa a la aseguradora que dé de alta nuevas unidades; cuando la Institución las adquiera. Regresar a la actividad No. 5.

Compañía Aseguradora 11 Factura el servicio y costo de las primas y la presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


12 Recibe la factura, verifica con el contrato y la relación del parque vehicular si la facturación es correcta, sella y firma, prepara el formato de afectación presupuestal, solicitando el pago y remite a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 13 Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide póliza cheque, registra la operación contable y entrega el cheque al proveedor.

Unidad Técnico-Administrativa/

Delegación Estatal o Residencia

14 Notifica siniestro (en caso de que se presente) a la compañía aseguradora o al perito ajustador; si es pérdida total levanta acta por accidente o robo ante el agente del Ministerio Público, e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


SECRETARÍA GENERAL




Compañía Aseguradora 15 Realiza peritaje, evalúa, emite dictamen y entrega orden de reparación o pago; indica si se debe pagar el "Deducible".

Unidad Técnico-Administrativa 16 Realiza gestiones para reparación del vehículo, o para recuperación en caso de pérdida total; entrega la orden de reparación o de pago y demás documentación oficial a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 18.

Delegación Estatal o Residencia 17 Paga el deducible, prepara póliza contable, integra en un expediente toda la documentación oficial de acuerdo a la normatividad establecida, en su caso, lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y da seguimiento para la reparación o recuperación del vehículo.


18 Recibe de las Unidades técnico administrativas, de la Delegación Estatal o Residencia la orden de pago y documentación oficial, revisa, analiza y turna a la Subdirección de Servicios Generales.


19 Recibe, registra, analiza e instruye al Departamento de Mantenimiento Preventivo a efecto de que dé seguimiento al siniestro en cuestión.


20 Revisa la documentación, la registra en el control de vehículos y seguros, establece contacto, en su caso, con la compañía aseguradora para que repare o pague el monto correspondiente a pérdida total y da seguimiento hasta su solución.

Compañía Aseguradora 21 Repara el vehículo y lo entrega a la Procuraduría Agraria o efectúa el pago por pérdida total, en su caso. (Pasa a la actividad No. 23).


SECRETARÍA GENERAL




Unidad Técnico-Administrativa/ Delegación Estatal o Residencia

22 Reparación.- Reciben la unidad reparada; revisan condiciones mecánicas, registran en su bitácora o control, usan el vehículo.


23 Pérdida Total.- Recibe de la Compañía Aseguradora por robo o pérdida total el cheque correspondiente.

24 Registra en sus controles las bajas definitivas de los vehículos siniestrados.

25 Envía a la Dirección de Recursos Financieros los cheques recibidos de la Compañía Aseguradora, por concepto de recuperación de los siniestros ocurridos (robo o pérdida total).

Dirección de Recursos Financieros 26 Recibe cheque de indemnización para su envío a la Tesorería de la Federación, marcando copia de turno a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para su posterior recuperación vía ampliación presupuestal e informa a la Dirección General de Administración.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOSCOMPAÑÍA

ASEGURADORASUBDIRECCIÓN DE

SERVICIOS GENERALESDEPARTAMENTO DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA,

DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA



DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS

INSTRUCTI VO

DIRECTORI O

INICIO

PÓLIZA

PREPARA PÓLIZA Y DIRECTORIO DE AJUSTADORES, INSTRUCTIVO DE SEGURO Y ENVÍA

REGISTRA LICITACIÓN PÚBLICA PARA

CONTRATACIÓN DE SEGURO

01. 05.

RELACIÓN

RELACIONA UNIDADES QUE

DEBERÁN INCLUIR AL SEGURO ENTREGA A COMPAÑÍAS

ASEGURADORAS

02.

CONTRATO

PREPARA CONTRATO PARA LA COMPAÑÍA

03.

CONTRATO

PRESENTA CONTRA TO A FIRMA DE SRÍA G RAL. Y DGA, SOME TE OPI NIÓN

TÉCNICA D E LA D GJRA Y LO PRESEN TA A C ÍA.

ASEGURARO RA

04.

1

A

INSTRUCTI VO

DIRECTORI O

INICIO

PÓLIZA

PREPARA PÓLIZA Y DIRECTORIO DE AJUSTADORES, INSTRUCTIVO DE SEGURO Y ENVÍA

REGISTRA LICITACIÓN PÚBLICA PARA

CONTRATACIÓN DE SEGURO

01. 05.

RELACIÓN

RELACIONA UNIDADES QUE

DEBERÁN INCLUIR AL SEGURO ENTREGA A COMPAÑÍAS

ASEGURADORAS

02.

CONTRATO

PREPARA CONTRATO PARA LA COMPAÑÍA

03.

CONTRATO

PRESENTA CONTRA TO A FIRMA DE SRÍA G RAL. Y DGA, SOME TE OPI NIÓN

TÉCNICA D E LA D GJRA Y LO PRESEN TA A C ÍA.

ASEGURARO RA

04.

1

A


SECRETARÍA GENERAL













PÓLIZADOCUMENTA CIÓN

RECIBE, REVISA Y REGISTRA Y LAS

ENTREGA E INSTRUYE

RECIBE, REVISA, REGISTRA PÓLIZA INTEGRA EXPED. Y

ENTREGA DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN Y

TURNA CONINSTRUCCIONES

06. 07.

PÓLIZA

REVISA PÓLIZAS, LAS REGISTRA Y DISTRIB. PARA SU INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE

08. 09.

INFORMA A LA ASEGURADORA DAR DE ALTA A NUEVAS

UNIDADES

10.

FACTURA

FACTURA SERVICIO Y COSTO DE LAS PRIMAS Y LAS PRESENTA

11.

DOCUMENTO S

VERIFICA FACTURA CON CONTRATO, FIRMA, PREPARA FTO. DE AFECT.

PPTAL. Y SOLICITUD DE

PAGO

12.

A

B

1

PÓLIZADOCUMENTA CIÓN

RECIBE, REVISA Y REGISTRA Y LAS

ENTREGA E INSTRUYE

RECIBE, REVISA, REGISTRA PÓLIZA INTEGRA EXPED. Y

ENTREGA DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN Y

TURNA CONINSTRUCCIONES

06. 07.

PÓLIZA

REVISA PÓLIZAS, LAS REGISTRA Y DISTRIB. PARA SU INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE

08. 09.

INFORMA A LA ASEGURADORA DAR DE ALTA A NUEVAS

UNIDADES

10.

FACTURA

FACTURA SERVICIO Y COSTO DE LAS PRIMAS Y LAS PRESENTA

11.

DOCUMENTO S

VERIFICA FACTURA CON CONTRATO, FIRMA, PREPARA FTO. DE AFECT.

PPTAL. Y SOLICITUD DE

PAGO

12.

A

B

1


SECRETARÍA GENERAL













DOCUMENTA CIÓN

EXPEDIENT E

DICTAMEN FACTURA

ACTAORDEN

REALIZA PERITAJE,

EVALÚA, EMITE DICTAMEN Y

ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN

NOTIFICA SINIESTRO,

LEVANTA ACTA EN SU CASO E

INFORMA A LA DIRECCIÓN DE

REC. MAT Y SERV.

15. 14.

CHEQUE

RECIBE FACTURA, PREP. PAGO DE

REGIST. OPERACIÓ COT. Y ENTREGA

CHEQUE AL PROVEEDOR

13.

PÓLIZAORDEN

GESTIONA REPARACIÓN DEL

VEHÍCULO, ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN A LA

DRMS

PAGA DEDUCIBLE, PREPARA PÓLIZA CONTABLE E INTEGRA

ESPEDIENTE

16. 17.

ORDEN

RECIBE ORDEN DE PAGO Y

DOCUMENTACIÓN OFICIAL, REVISA,

ANALIZA Y AUTORIZA

18.

ORDEN

REVISA, REGISTRA, ANALIZA E

INSTRUYE PARA SU SEGUIMIENTO

19.

DOCUMENTA CIÓN

REVISA DOCUMENTACIÓN Y

SOLICITA REPARACIÓN O EL

PAGO CORRESPONDIENTE

20.

B

C

3

3

DOCUMENTA CIÓN

EXPEDIENT E

DICTAMEN FACTURA

ACTAORDEN

REALIZA PERITAJE,

EVALÚA, EMITE DICTAMEN Y

ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN

NOTIFICA SINIESTRO,

LEVANTA ACTA EN SU CASO E

INFORMA A LA DIRECCIÓN DE

REC. MAT Y SERV.

15. 14.

CHEQUE

RECIBE FACTURA, PREP. PAGO DE

REGIST. OPERACIÓ COT. Y ENTREGA

CHEQUE AL PROVEEDOR

13.

PÓLIZAORDEN

GESTIONA REPARACIÓN DEL

VEHÍCULO, ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN A LA

DRMS

PAGA DEDUCIBLE, PREPARA PÓLIZA CONTABLE E INTEGRA

ESPEDIENTE

16. 17.

ORDEN

RECIBE ORDEN DE PAGO Y

DOCUMENTACIÓN OFICIAL, REVISA,

ANALIZA Y AUTORIZA

18.

ORDEN

REVISA, REGISTRA, ANALIZA E

INSTRUYE PARA SU SEGUIMIENTO

19.

DOCUMENTA CIÓN

REVISA DOCUMENTACIÓN Y

SOLICITA REPARACIÓN O EL

PAGO CORRESPONDIENTE

20.

B

C

3

3


SECRETARÍA GENERAL













TERMINA

PREPARA VEHÍCULO O EFECTÚA EL

PAGO POR PÉRDIDA TOTAL

RECIBEN UNIDAD REPARADA, REVISAN

CONDICIONES MECÁNICAS Y REGISTRAN EN BITÁCORA

21. 22.

CHEQUE

RECIBE DE LA ASEGURADORA EL

CHEQUE CORRESPONDIENTE

23.

REGISTRA BAJAS DEFINITIVAS DE

VHEÍCULOS SINIESTRADOS

24.

CHEQUES

RECIBE Y ENVÍA A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN Y COPIA A LA DGPOP

26.

CHEQUES

ENVÍA CHEQUES RECIBIDOS DE LA ASEGURADORA

25.

C

44

TERMINA

PREPARA VEHÍCULO O EFECTÚA EL

PAGO POR PÉRDIDA TOTAL

RECIBEN UNIDAD REPARADA, REVISAN

CONDICIONES MECÁNICAS Y REGISTRAN EN BITÁCORA

21. 22.

CHEQUE

RECIBE DE LA ASEGURADORA EL

CHEQUE CORRESPONDIENTE

23.

REGISTRA BAJAS DEFINITIVAS DE

VHEÍCULOS SINIESTRADOS

24.

CHEQUES

RECIBE Y ENVÍA A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN Y COPIA A LA DGPOP

26.

CHEQUES

ENVÍA CHEQUES RECIBIDOS DE LA ASEGURADORA

25.

C

44


SECRETARÍA GENERAL



22 INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Levantar, controlar y mantener actualizado el Inventario de bienes de consumo en el almacén o los

asignados a las unidades de la Institución, para conocer tanto las existencias físicas con que se

cuenta, como su valor y conciliar los resultados del inventario.


SECRETARÍA GENERAL




La Subdirección de Recursos Materiales, en coordinación con el Departamento de Almacén e

Inventarios, programará el levantamiento del inventario de los bienes de consumo y comunicará a las

Unidades técnico administrativas los días que permanecerá cerrado el almacén por ese motivo;

establecerá las normas y lineamientos para el levantamiento del inventario físico en el almacén y por

conducto de la Dirección General de Administración solicitará la intervención de la Contraloría Interna

en la Procuraduría Agraria, para lo conducente.

Se determinará en forma rigurosa los materiales almacenados que deberán inventariarse y se

separarán físicamente aquellos que se encuentren dañados o sean obsoletos.

Deberán fijarse con precisión los mecanismos y procedimientos para efectuar el recuento de los

materiales sujetos a inventario, registrar la información correspondiente y formular el informe final del

inventario.

Los responsables del levantamiento físico del inventario tendrán a su cargo el manejo y registro de

los movimientos del almacén y deberán ser:


SECRETARÍA GENERAL


El Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios.

El responsable del almacén de bienes de consumo.

Los representantes de la Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria.

Se deberá revisar cuidadosamente los registros que se hagan en las tarjetas de toma física de

inventario, la tarjeta de control de existencias y la tarjeta de movimientos de almacén.

También se establecerán las medidas pertinentes, respecto a la recepción de materiales de los

proveedores durante el levantamiento físico del inventario.

Se habrá de verificar que el levantamiento del inventario físico en el almacén se realice en forma

correcta, de acuerdo con el sistema establecido.

Se llevará a cabo el corte de las formas que se emplean en el almacén antes de que se inicie el

conteo de los artículos, e indicar la numeración de los formatos que se vayan a utilizar una vez que se

reabra el almacén.

Los supervisores deberán practicar pruebas selectivas de auditoría para confirmar los datos del

conteo. Cuando no coincidan los datos de toma física de inventarios, con los resultados del recuento

de un artículo, se realizarán pruebas de muestreo, ampliando o reduciendo el alcance del conteo de

acuerdo con el error.

El conteo de los bienes se llevará a cabo por el método cruzado el cual consiste en lo siguiente: uno

de los contadores comienza a levantar el inventario en un extremo de la estiba o anaquel, y el otro en

el extremo opuesto; al finalizar ambos conteos, el apuntador anotará las cantidades que determinaron

ambos en las tarjetas de toma física de inventario; si existen diferencias, se realizará un tercer conteo

para efectuar las correcciones necesarias.

Inmediatamente después de realizar el conteo, las tarjetas de toma física de inventarios deberán ser

firmadas por los contadores.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO



1 Prepara inventario físico, coordina acciones e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


2 Recibe informe y solicita a la Dirección General de Administración indique cuándo será el levantamiento del inventario.


3 Emite circular informando que el almacén permanecerá cerrado por inventario.


4 Elabora acta de levantamiento de inventario, con Contraloría Interna.

Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria

5 Da fe de la veracidad del inventario.

Termina.


6 Elabora informe de existencias, firman analiza y envía los resultados a la Subdirección de Recursos Materiales.

7 Recibe informe, analiza y presenta copia a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

8 Recibe Informe, Analiza y envía copia la Dirección General de Administración, Dirección de Recursos Financieros y Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO


DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS CONTRALORÍA INTERNA

RESPONSABLE DE LEVANTAMIENTO FÍSICO

DE INVENTARIODIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

INFORMEINFORME

PREPARA INVENTARIO FÍSICO, COORDINA

ACCIONES E INFORMA A LA DIRECCIÓN DE


RECIBE INFORME Y SOLICITA A LA

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CUANDO SERÁ EL LEVANTAMIENTO

DEL INVENTARIO

01. 02.

CIRCULAR

EMITE CIRCULAR QUE EL ALMACÉN PERMANECERÁ

CERRADO POR INVENTARIO

03.

DA FE DE LA VERACIDAD DEL INVENTARIO

05.

INICIO

ACTA

ELABORA ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, CON

CONTRALORÍA INTERNA

04.

RESULTADO S

ELABORA INFORME DE EXISTENCIAS; FIRMAN, ANALIZA Y ENVÍA LOS RESULTADOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS MATERIALES

06.

RECIBE INFORME, ANALIZA Y PRESENTA COPIA A LA DIRECCIÓN

DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

07.

REICBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA

COPIAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN, DIR. DE REC. FINANCIEROS Y CONTRALORÍA INTERNA

08.

TERMINA

INFORMEINFORME

PREPARA INVENTARIO FÍSICO, COORDINA

ACCIONES E INFORMA A LA DIRECCIÓN DE


RECIBE INFORME Y SOLICITA A LA

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CUANDO SERÁ EL LEVANTAMIENTO

DEL INVENTARIO

01. 02.

CIRCULAR

EMITE CIRCULAR QUE EL ALMACÉN PERMANECERÁ

CERRADO POR INVENTARIO

03.

DA FE DE LA VERACIDAD DEL INVENTARIO

05.

INICIO

ACTA

ELABORA ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, CON

CONTRALORÍA INTERNA

04.

RESULTADO S

ELABORA INFORME DE EXISTENCIAS; FIRMAN, ANALIZA Y ENVÍA LOS RESULTADOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS MATERIALES

06.

RECIBE INFORME, ANALIZA Y PRESENTA COPIA A LA DIRECCIÓN

DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

07.

REICBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA

COPIAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN, DIR. DE REC. FINANCIEROS Y CONTRALORÍA INTERNA

08.

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



23 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

ÍNDICE

PÁGINA








SECRETARÍA GENERAL




Realizar la toma del inventario físico de bienes de activo fijo a nivel Nacional, la cual está compuesta

por Unidades Administrativas (Oficinas Centrales y Estructura Territorial). Actividad que deberá

realizarse por lo menos una vez al año.


SECRETARÍA GENERAL




El Departamento de Almacén e Inventarios, con el apoyo del enlace administrativo, llevará a cabo la

toma física de los bienes del activo fijo de la Procuraduría Agraria a nivel nacional, contando con

políticas, lineamientos, controles y procedimientos del proceso.


SECRETARÍA GENERAL




Obtener los inventarios físicos de bienes de activo fijo por cada una de las Unidades Administrativas

que componen la Procuraduría Agraria, contando con base de datos actualizada, así como la emisión

del resguardo individual por servidor público, a su vez la conciliación del registro del bien físico será

igual al registro contable; otorgando información veraz, oportuna y confiable.


SECRETARÍA GENERAL




El secretario General emitirá circular interna para instruir a la Dirección General de Administración,

Direcciones de áreas de Oficinas Centrales, así como a la Estructura Territorial por cada una de las

Delegaciones Estatales y sus Residencias, para que lleven a cabo la toma de inventarios físicos de

bienes de activo fijo a nivel Nacional, asimismo señalen la necesidad de designar a una persona

como enlace, el cual será responsable de coordinar las acciones de control y administración de los

bienes de activos fijos en su unidad y esta interactúe directamente con el Jefe de Departamento de

Almacén e Inventarios.

La Dirección General de Administración será la encargada de planear la logística de inicio y

conclusión de la toma de los inventarios físicos de bienes de activos fijos, con los todos los elementos

necesarios para su ejecución y seguimiento de las actividades planeadas.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios con base a la logística planeada para la toma de

inventarios físicos de bienes de activos fijos, otorgara el apoyo necesario a través del Jefe de


SECRETARÍA GENERAL


Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de coordinar, desarrollar y supervisar las

actividades que conlleve el proceso de la toma de inventarios a nivel Nacional.

Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, clasificar la base de datos

por número de Unidad Administrativa por cada una de las áreas de Oficinas Centrales, Delegaciones

Estatales y Residencias, nombres del resguardante, así como tipo de bien y cantidad.

Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, enviar a través de correo

electrónico a cada uno de los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la

Estructura Territorial, la información clasificada para la toma de inventarios físicos de bienes de

activos fijos.

Las Unidades Administrativas a través de sus enlaces, deberán imprimir la información clasificada de

los inventarios físicos de bienes de activos fijos, la cual deberán organizar para llevar a cabo la

ejecución de la toma física del inventario.

El enlace designado como responsable del control y administración de la información de los bienes de

activo fijo, será quien informe al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión de la toma de

inventarios de bienes de activo fijo; mismo que anexara al informe el formato debidamente requisitado

de incidencias sobre el resultado de la toma de inventario.

El Titular de cada una de las Unidades Administrativas, será el responsable de dar la autorización a la

información de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y formato de incidencias

determinadas, mismos que serán turnados a través de correo electrónico al Jefe de Departamento de

Almacén e Inventarios en forma y tiempo establecidos.

El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será el responsable de recibir a través de correo

electrónico la información de los resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y

los formato de incidencias determinadas por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas

Centrales como de las Delegaciones Estatales y Residencias.


SECRETARÍA GENERAL


El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá conciliar la información recibida con la

base de datos de bienes de activo fijo, asimismo llevar a cabo la actualización de la misma donde

existan movimientos.

Será responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, generar los resguardos

respectivos y etiquetas de códigos de barras por cada uno de los usuarios responsables por número

de Unidad Administrativa y números de inventarios.

El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá enviar a través de correo tradicional los

resguardos respectivos en forma personalizada y los códigos de barras a cada uno de los enlaces de

control y administración de las Unidades Administrativas tanto a Oficinas Centrales como a las

Delegaciones Estatales y Residencias.

Los enlaces de control y administración por cada una de la Unidades Administrativas de Oficinas

Centrales como de la Estructura Territorial, deberán ordenar la información recibida, los cuales

ejecutaran el pegado del las etiquetas de código de barras en cada uno de los bienes de activo fijo,

asimismo recabarán las firmas de conformidad por cada uno de los usuarios responsables de su uso

y custodia.

Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, serán los responsables de

enviar mediante correo convencional al Departamento de Almacén e Inventarios, los resguardos

originales debidamente firmados por cada uno de los usuarios responsables, asimismo archivar copia

fotostática de los mismos para su control y seguimiento.

Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, deberán informar a cada unos

de sus Titulares la conclusión del proceso de toma de inventarios de bienes de activo fijo.

El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será responsable de recibir de cada uno de los

enlaces de control y administración de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la

Estructura Territorial, los resguardos originales con las firmas autógrafas del usuario responsable,

mismos que deberán clasificar y archivar para su control y seguimiento.


SECRETARÍA GENERAL


El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá informar ante la Dirección y Subdirección

de Recursos Materiales y servicios la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo

fijo; asimismo solicitar indique que actividad deberán realizar en caso de que las incidencias

determinadas no fueron posibles de conciliar.

Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, notificar la conclusión de la

toma física de inventarios de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de Administración,

asimismo solicite en caso de que los resultados de las incidencias reportadas no hayan sido

conciliadas.

La Dirección General de Administración, informara la conclusión de la toma física de inventarios de

bienes de activo fijo, ante al C. Secretario General, asimismo se solicita de carácter oficial las

actividades a realizar en los casos de que las incidencias no hayan sido conciliadas.

El C. Secretario General, una vez recibido el informe de la conclusión de la toma física de inventarios

de activo fijo, tomara la decisión en relación a los resultados obtenidos de las incidencias no

conciliadas en su momento.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO


Secretario General 1 Instruye a la:

Dirección General de Administración.

Direcciones de Áreas en Oficinas Centrales.

Estructura Territorial.

Delegaciones Estatales y Residencias.

Para la toma de inventario físico de bienes de activo fijo a nivel nacional, señalando las necesidad de que designen a una persona que fungirá como Enlace Administrativo en cada una de la Unidades Administrativas, el cual coordinara las acciones administrativas de los bienes de activo fijo en su unidad y sea la persona con la cual interactúe el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de Oficinas Centrales.


2 Planea la logística y la aplica:

Fecha de Inicio/conclusión.

Apoyo Informático.

Recursos Humanos y servicios a sus mandos medios y superiores las actividades a realizar.

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

3 Con base a la logística para la toma de inventarios a nivel nacional, otorgara el apoyo al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios.


4 Clasifica la base de datos por:

Nombre de la Unidad Administrativa.

Oficinas Centrales.

Nombre del resguardante.

Tipo del bien y cantidad.


SECRETARÍA GENERAL




5 A través del correo electrónico turna a los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, la información clasificada para la toma del inventario físico.

Oficinas Centrales.

Delegaciones Estatales.

Residencias.

Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial

6 Recibe instrucciones para la toma del inventario físico de sus Unidades Administrativa, asimismo recibe correo electrónico con información clasificada de su Unidad Administrativa.

El Titular designara el personal que fungirá como Enlace Administrativo, para que interactúe con el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de Oficinas Centrales.

Enlace administrativo en Oficinas Centrales y en Estructura Territorial

7 Recibe instrucciones e imprime la información del correo electrónico, así como formato de incidencias, asimismo organiza la información y hace entrega al personal de la Unidad Administrativa, para llevar a cabo la ejecución de la toma física del inventario.

8 Recibe del personal de la Unidad Administrativa la información:

La toma del inventario físico

Formato de incidencias.

Diferencias de más o menos en los bienes de activo fijo.

9 Integra y concentra la información:

La toma del inventario físico.


SECRETARÍA GENERAL





10 Informa al Titular de la Unidad administrativa la conclusión de l inventario, así como las incidencias determinadas:

Unidades Administrativa en Oficinas Centrales y en la estructura Territorial

11 Recibe del Enlace Administrativo, los resultados obtenidos de la toma de inventario físico de los bienes de activo fijo, así como las incidencias, las cuales deberán aprobar para su envío ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales.

Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial

12 Recibe la autorización del Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, para enviar la información.

Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial

13 Remite a través de correo electrónico ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales:

La toma del inventario físico de bienes de activo fijo.

Los formatos de incidencias derivadas de la toma de inventarios física de bienes de activo fijo.


14 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas, a través del correo electrónico los resultados obtenidos de la toma de inventarios físico de bienes de activo fijo:

Toma de inventario físico de bienes de activo fijo


15 Concilia la información recibida contra la base de datos, actualiza en donde existan movimientos por


SECRETARÍA GENERAL




cada una de la Unidades Administrativas.

16 Genera los resguardos respectivos por número de Unidad Administrativa y servidor público resguardante del bien del activo fijo, asimismo genera las etiquetas de códigos de barras en el cual se deberán identificar el número de inventario.

17 Envía a los Enlace Administrativos de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, a través del corro electrónico:

Resguardos (Originales y Copias).

Etiquetas que identifican el activo.

Asimismo se les comunica remitan el resguardo original con firma autógrafa del servidor público o usuario responsable del bien del activo fijo.

Enlace administrativo en oficinas Centrales y en la Estructura Territorial

18 Recibe información, organiza y solicita al personal de la Unidad Administrativa, lleve a cabo la ejecución del pegado de las etiquetas de códigos de barras en cada una de los activos fijos asignados, asimismo el resguardante del activo fijo deberá firmar la tarjeta de resguardo actualizada correspondiente y proceder a archivar copia para su consulta y seguridad.

19 A través del correo tradicional deberán remitir los resguardos originales con las firmas autógrafas del servidor público o usuario responsable del bien de activo fijo, ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventario en Oficinas Centrales.

Archiva copia del resguardo actualizado.

20 Informa al Titular de la Unidad Administrativa, la conclusión de la toma de inventario físico de bienes de activo fijo dentro de la Unidad


SECRETARÍA GENERAL




Administrativa.

Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial

21 Recibe informe de resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y archiva.


22 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales, así como de la Estructura Territorial, los resguardos originales con firma autógrafa del servidor público o usuario responsable, asimismo clasifica y archiva los resguardos originales.

23 Informa ante el Director y Subdirector de Recursos Materiales y Servicios, la conclusión de la toma de inventarios físicos, asimismo solicita indique la actividad subsiguiente a realizar en caso de las incidencias que no fueron posibles de conciliar.


24 Notifica la conclusión de la toma del inventario físico de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de administración, asimismo solicita que se le indique que actividad deberá realizar en los casos de las incidencias que no fueron posibles de conciliar y aclarar.

Recibe informe aprueba y archiva.


25 Recibe el resultado del inventario físico de bienes de activo fijo, asimismo notifica ante el Secretario General la conclusión de la toma de inventario físico y solicita que se indique que actividad deberá realizar en los casos de que las incidencias detectadas no hayan sido aclaradas o conciliadas.

Recibe informe aprueba y archiva.

Secretario General 26 Recibe resultados del inventario físico de bienes de activo fijo efectuado a cada una de las Unidades Administrativas de la Institución, así como las


SECRETARÍA GENERAL




incidencias que fueron determinadas, que a su vez esta no fueron aclaradas y/o conciliadas.

Toma decisión sobre las incidencias que fueron detectadas sin ser aclaradas y/o conciliadas en su momento por cada una de la Unidades Administrativas, Jefatura de Departamento de Almacén e Inventarios, así como de la Dirección de Recursos Financieros.

Termina procedimiento


SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E

INVENTARIOS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN

OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA

TERRITORIAL

ENLACE ADMINISTRATIVO EN

OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL


Y SERVICIOS

INICIO

INSTRUYE PARA L A TOMA DE INVENT ARIO F ÍSICO DE BIENES DE AC TIVO

FIJO

01.

DIFERENCI AS

FORMATO

INVENTARI O

FORMATO

INFORMACI ÓN

PLANEA LO GISTIC A Y APLICA

APOYA AL DEPART AMENTO DE ALMACÉ N E

INVENTARI OS PAR A LA TOMA DE I NVENTA RIOS A

NIVEL NAC IONAL

RECIBE IN STRUCC IONES PARA LA T OMA DE L INVENTARI O Y LA INFORMACI ÓN

CLASIFICA DA. DE SIGNA ENLACE

02. 03.

BASE DEDATOS

CLASIFICA LA BA SE DE DATOS

04. 06.

RECIBE IN STRUCC IONES, IMPRIME I NFORMA CIÓN Y

FORMATO D E INCIDENCI AS

07.

DIFERENCI AS

FORMATO

INVENTARI OINFORME

RECIBE RE SULTAD OS OBTENIDOS DE LA TOMA DEL INVEN TARIO FÍSICO

TURNA INF ORMACI ÓN CLASIFICA DA

05. 11.

RECIBE IN FORMAC IÓN DEL PERSO NAL DE LA

UNIDAD AD MINIST RATIVA

08.

INTEGRA Y CONCE NTRA INFORMACI ÓN

09.

INFORME

INFORMA A L TITU LAR DE LA UNIDAD

ADMINISTR ATIVA LA CONCLUSIÓ N DEL INVENTARI O

10.

A

INICIO

INSTRUYE PARA L A TOMA DE INVENT ARIO F ÍSICO DE BIENES DE AC TIVO

FIJO

01.

DIFERENCI AS

FORMATO

INVENTARI O

DIFERENCI AS

FORMATO

INVENTARI O

FORMATO

INFORMACI ÓN

PLANEA LO GISTIC A Y APLICA

APOYA AL DEPART AMENTO DE ALMACÉ N E

INVENTARI OS PAR A LA TOMA DE I NVENTA RIOS A

NIVEL NAC IONAL

RECIBE IN STRUCC IONES PARA LA T OMA DE L INVENTARI O Y LA INFORMACI ÓN

CLASIFICA DA. DE SIGNA ENLACE

02. 03.

BASE DEDATOS

CLASIFICA LA BA SE DE DATOS

04. 06.

RECIBE IN STRUCC IONES, IMPRIME I NFORMA CIÓN Y

FORMATO D E INCIDENCI AS

07.

DIFERENCI AS

FORMATO

INVENTARI O

DIFERENCI AS

FORMATO

INVENTARI OINFORME

RECIBE RE SULTAD OS OBTENIDOS DE LA TOMA DEL INVEN TARIO FÍSICO

TURNA INF ORMACI ÓN CLASIFICA DA

05. 11.

RECIBE IN FORMAC IÓN DEL PERSO NAL DE LA

UNIDAD AD MINIST RATIVA

08.

INTEGRA Y CONCE NTRA INFORMACI ÓN

09.

INFORME

INFORMA A L TITU LAR DE LA UNIDAD

ADMINISTR ATIVA LA CONCLUSIÓ N DEL INVENTARI O

10.

A


SECRETARÍA GENERAL





Y SERVICIOS


INVENTARIOS



TERRITORIAL




Y SERVICIOS

1

CÓDIGO DEBARRAS

RESGUARDO S

FORMATO

FORMATO

INFORMACI ÓN

INVENTARI O

RECIBE IN FORMAC IÓN DE CADA UNA DE LAS

UNIDADES ADMINISTR ATIVAS

14.

RECIBE AU TORIZA CIÓN PARA ENVI AR INFORMACI ÓN

12.

INVENTARI O

BASE DEDATOS

CONCILIA INFORM ACIÓN RECIBIDA CON LA BASE

DE DATOS

15.

REMITE IN FORMAC IÓN

13.

CÓDIGO DEBARRASCÓDIGO DE

BARRAS

RESGUARDO S

GENERA RE SGUARD OS Y ETIQUETAS DE CÓ DIGO

DE BARRAS

16.

RECIBE IN FORMAC IÓN, SOLICITA SE PEG UEN

LAS ETIQU ETAS

18.

RESGUARDO S

ENVÍA RES GUARDO Y ETIQUETAS

17.

REMITE RE SGUARD OS ORIGINALE S CON FIRMAS, A RCHIVA

COPIAS

19.

A

B

1

CÓDIGO DEBARRAS

RESGUARDO S

CÓDIGO DEBARRAS

RESGUARDO S

FORMATO

FORMATO

INFORMACI ÓN

INVENTARI O

RECIBE IN FORMAC IÓN DE CADA UNA DE LAS

UNIDADES ADMINISTR ATIVAS

14.

RECIBE AU TORIZA CIÓN PARA ENVI AR INFORMACI ÓN

12.

INVENTARI O

BASE DEDATOS

CONCILIA INFORM ACIÓN RECIBIDA CON LA BASE

DE DATOS

15.

REMITE IN FORMAC IÓN

13.

CÓDIGO DEBARRASCÓDIGO DE

BARRAS

RESGUARDO S

CÓDIGO DEBARRAS

RESGUARDO S

GENERA RE SGUARD OS Y ETIQUETAS DE CÓ DIGO

DE BARRAS

16.

RECIBE IN FORMAC IÓN, SOLICITA SE PEG UEN

LAS ETIQU ETAS

18.

RESGUARDO S

ENVÍA RES GUARDO Y ETIQUETAS

17.

REMITE RE SGUARD OS ORIGINALE S CON FIRMAS, A RCHIVA

COPIAS

19.

A

B


SECRETARÍA GENERAL





Y SERVICIOS


INVENTARIOS



TERRITORIAL




Y SERVICIOS

INFORME INFORMEINFORME

RECIBE IN FORME DE RESULTADO S

INFORME

RECIBE RE SULTAD OS DEL INVENTARI O, TOM A DECISIÓN SOBRE INCIDENCI AS

26.

RESGUARDO S

RECIBE RE SGUARD OS, CLASIFICA Y ARC HIVA

22. 21.

INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL

INVENTARI O FÍSI CO

NOTIFICA CONCLU SIÓN DE TOMA D EL

INVENTARI O FÍSI CO, RECIBE IN FORME,

APRUEBA Y ARCHI VA. SOLICITA INDICA CIONES

SOBRE INC IDENCI AS

20. 24.

INFORME

INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL INVENTARI O

23.

INFORME

RECIBE RE SULTAD O DE INVENTARI O, REC IBE INFORME Y SOLIC ITA INDICACIO NES SO BRE

INCIDENCI AS

25.

B

TERMINA

INFORME INFORMEINFORME

RECIBE IN FORME DE RESULTADO S

INFORME

RECIBE RE SULTAD OS DEL INVENTARI O, TOM A DECISIÓN SOBRE INCIDENCI AS

26.

RESGUARDO S

RECIBE RE SGUARD OS, CLASIFICA Y ARC HIVA

22. 21.

INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL

INVENTARI O FÍSI CO

NOTIFICA CONCLU SIÓN DE TOMA D EL

INVENTARI O FÍSI CO, RECIBE IN FORME,

APRUEBA Y ARCHI VA. SOLICITA INDICA CIONES

SOBRE INC IDENCI AS

20. 24.

INFORME

INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL INVENTARI O

23.

INFORME

RECIBE RE SULTAD O DE INVENTARI O, REC IBE INFORME Y SOLIC ITA INDICACIO NES SO BRE

INCIDENCI AS

25.

B

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



24 PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Programar, proporcionar y supervisar los servicios de cerrajería, intendencia, fotocopiado, instalación

y ampliación de líneas telefónicas y de fax que requieran las diferentes Unidades técnico

administrativas de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




El Departamento de Servicios Internos, deberá proporcionar únicamente a las Unidades técnico

administrativas que integran la Procuraduría Agraria, los servicios de:

Intendencia.

Cerrajería.

Fotocopiado.

Gestión, mantenimiento y reubicación de aparatos y líneas telefónicas y de fax.

La Subdirección de Servicios Generales deberá supervisar que todos los trabajos se realicen de

manera oportuna y adecuada en todas las áreas, incluyendo las de acceso, tránsito, uso común y

bodegas.

El Departamento de Servicios Internos programará los servicios a su cargo, para proporcionarlos en

forma eficiente y expedita a las Unidades técnico administrativas que lo soliciten.


SECRETARÍA GENERAL


Se formulará un informe mensual de las actividades que realice la Subdirección de Servicios

Generales, por los servicios proporcionados a las diferentes Unidades técnico administrativas.

El costo de los materiales necesarios para proporcionar los servicios, se cargarán a la partida

presupuestal correspondiente a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO


Unidad Técnico-Administrativa solicitante

1 Solicita el servicio o mantenimiento correspondiente por medio de memorándum, vale o por la vía telefónica, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


2 Recibe solicitudes y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales.

Subdirección de Servicios

Generales

3 Recibe y registra la solicitud y programa el servicio de acuerdo con su naturaleza.

Intendencia.

Cerrajería.

Fotocopiado.

Gestión, mantenimiento y reubicación de líneas y aparatos telefónicos y de fax.

Reparación de máquinas de escribir y sumadoras.

Mantenimiento de instalaciones.

Mantenimiento de maquinaría y equipo.

Mantenimiento de instalaciones eléctricas, hidráulicas y sanitarias.

4 Formula la orden de servicio en original y dos copias.

5 Envía una copia de la orden de servicio a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante, original y copia al Departamento de Servicios Internos para su ejecución. Pasa a la actividad No. 7.

Unidad Técnico-Administrativa Solicitante

6 Recibe copia de la orden de servicio y la archiva.


SECRETARÍA GENERAL




Departamento de Servicios Internos

7 Recibe original y copia de la orden y programa el trabajo.

¿Puede proporcionar el servicio?

8 Sí. Ejecuta el trabajo con oportunidad.

9 No. Solicita el servicio a una empresa prestadora de servicios de que se trate, entregándole el original de la orden.

Empresa prestadora del servicio 10 Recibe original de la orden de servicio y envía al técnico a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante.

11 Se presenta el técnico con la orden de servicio.

12 Verifica el tipo de servicio que se va a realizar.

13 Efectúa los trabajos pertinentes, al terminarlos recaba la firma de conformidad con el servicio, elabora la factura para el cobro y la entrega a la Subdirección de Servicios Generales.


14 Recibe orden de servicio y factura.

15 Revisa, verifica servicio y da su visto bueno en la factura, la firma y sella, y la envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17.

16 Supervisa que los servicios se realicen en forma oportuna y adecuada y elabora informe en forma mensual que presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


SECRETARÍA GENERAL





17 Recibe, revisa y autoriza, firma y envía factura a la Dirección de Recursos Financieros, el informe lo analiza y remite a la Dirección General de Administración y archiva copia.

Dirección de Recursos Financieros 18 Recibe la factura autorizada, programa el pago respectivo y afecta el presupuesto.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO


SOLICITANTEDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS

EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO


ORDENORDENSOLICITUDSOLICITUD

RECIBE TURNA E INSTRUYE

RECIBE, REGISTRA SOLICITUD Y

PROGRAMA SERVICIO

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y PROGRAMA

EL TRABAJO

SOLICITUD

SOLICITA EL SERVICIO O

MANTENIMIENTO

01. 02. 03. 07.

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVÍA AL

TÉCNICO

10.

INICIO

ORDENORDEN

FORMULA ORDEN DE SERVICIO

¿PUEDE PROPOR-CIONAR

SERVICIO?

ORDEN

RECIBE Y ARCHIVA

06. 04.

NO SE PRESENTA EL TÉCNICO CON LA

ORDEN DEL SERVICIO

11.

OFICIO

ENVÍA COPIA DE ORDEN DE SERVICIO EJECUTA EL TRABAJO

05. 08.

VERIFICA TIPO DE SERVICIO A REALIZAR

12.

FACTURAORDEN

SOLICITA EL SERVICIO A UNA

EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS

09.

EFECTUA TRABAJOS, RECABA FIRMA Y ELABORA FACTURA PARA SU COBRO

13.

A

SÍ

ORDENORDENSOLICITUDSOLICITUD

RECIBE TURNA E INSTRUYE

RECIBE, REGISTRA SOLICITUD Y

PROGRAMA SERVICIO

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y PROGRAMA

EL TRABAJO

SOLICITUD

SOLICITA EL SERVICIO O

MANTENIMIENTO

01. 02. 03. 07.

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVÍA AL

TÉCNICO

10.

INICIO

ORDENORDEN

FORMULA ORDEN DE SERVICIO

¿PUEDE PROPOR-CIONAR

SERVICIO?

ORDEN

RECIBE Y ARCHIVA

06. 04.

NO SE PRESENTA EL TÉCNICO CON LA

ORDEN DEL SERVICIO

11.

OFICIO

ENVÍA COPIA DE ORDEN DE SERVICIO EJECUTA EL TRABAJO

05. 08.

VERIFICA TIPO DE SERVICIO A REALIZAR

12.

FACTURAORDEN

SOLICITA EL SERVICIO A UNA

EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS

09.

EFECTUA TRABAJOS, RECABA FIRMA Y ELABORA FACTURA PARA SU COBRO

13.

A

SÍ


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO


SOLICITANTEDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS



EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO


INFORME

FACTURA

FACTURAORDEN

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA

14.

RECIBE FACTURA, PROGRAMA EL PAGO Y

AFECTA EL PRESUPUESTO

18.

FACTURA

VERIFICA SERVICIO, FIRMA FACTURA Y

ENVÍA

15.

INFORMA

SUPERVISA LOS SERVICIOS, ELABORA INFORME MENSUAL Y

LO PRESENTA

16.

FACTURA

REVISA, AUTORIZA, FIRMA FACTURA Y

ENVÍA EL INFORME Y REMITE A LA

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

17.

A

TERMINA

1

1

INFORME

FACTURA

FACTURAORDEN

RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA

14.

RECIBE FACTURA, PROGRAMA EL PAGO Y

AFECTA EL PRESUPUESTO

18.

FACTURA

VERIFICA SERVICIO, FIRMA FACTURA Y

ENVÍA

15.

INFORMA

SUPERVISA LOS SERVICIOS, ELABORA INFORME MENSUAL Y

LO PRESENTA

16.

FACTURA

REVISA, AUTORIZA, FIRMA FACTURA Y

ENVÍA EL INFORME Y REMITE A LA

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

17.

A

TERMINA

1

1


SECRETARÍA GENERAL



25 SERVICIO DE VIGILANCIA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Programar, proporcionar y supervisar los servicios de vigilancia y cuidado de los bienes e

instalaciones de la Procuraduría Agraria, así como los de atención y seguridad del personal que

labora en ella.


SECRETARÍA GENERAL




El personal de vigilancia deberá conocer todas las instalaciones de la Procuraduría Agraria para que,

en caso de siniestro, pueda identificar rápidamente el lugar donde se presente y adoptar de inmediato

las medidas que resulten pertinentes.

El personal de vigilancia se distribuirá de acuerdo con las necesidades normales del servicio y en

caso de urgencia, se reasignará según lo exijan las circunstancias.

El personal de vigilancia deberá presentarse al servicio con 30 minutos de anticipación a fin de contar

con el tiempo suficiente para uniformarse, aseado con el uniforme limpio y completo, en perfectas

condiciones físicas y mentales, evitando llegar al servicio con aliento alcohólico o ingerir alcohol o

droga, y presentarse al Jefe de Servicio o compañero a relevar, y firmar la fatiga.

Recibirá y revisará que el equipo de apoyo este completo y en buenas condiciones como son: Reloj

checador, llaves, libreta de control, libreta de anotaciones de las visitas de supervisión y apoyo, el

arma de cargo con dotación de cartuchos.


SECRETARÍA GENERAL


Al recibir el servicio deberá exigir se le informe de las novedades que se hayan registrado en el turno

saliente.

Queda estrictamente prohibido permitir que permanezcan personas no autorizadas en el interior de la

caseta de vigilancia, jugar juegos de azar, aceptar dadivas y abandonar su puesto de vigilancia.

Se revisará toda clase de objetos, bultos, paquetes, bolsas, etc., que porten el personal de la

Procuraduría Agraria así como visitas o personas de aspecto sospechoso que pretendan ingresar a

las instalaciones de la Procuraduría Agraria.

Vigilar que el equipo de oficina, como son: máquinas de escribir, calculadoras, cafeteras, radios, etc.,

queden desconectados, previa indicación de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá

apagar la luz del edificio, así como consultar con la persona indicada, si el equipo de cómputo debe

permanecer conectado.

Los bienes propiedad de la Procuraduría Agraria sólo podrán salir de sus instalaciones, cuando se

cuente con la autorización correspondiente.

Al personal de vigilancia le queda estrictamente prohibido conducir vehículos dentro o fuera de la

Institución, llevará el control de entrada y salida de vehículos, hacer una revisión del contenido de los

vehículos en interior y cajuelas, con el fin de que no salga ningún equipo, material, etc. de la

Institución salvo con formato de salida autorizado por funcionario.

Custodiará los vehículos pertenecientes a la Institución y vigilará que queden debidamente cerrados

en su lugar asignado.

El personal de vigilancia solicitará al personal operativo pase de salida autorizado por su Jefe

inmediato.

Se deberá informar sobre las personas o contingentes que se presenten en las instalaciones de la

Procuraduría Agraria, para que los servidores públicos tomen las decisiones conducentes, ya sea de

atención al público o de afrontar las contingencias.


SECRETARÍA GENERAL


Se impedirá el acceso a todas las personas que se encuentren bajo el influjo del alcohol o sustancias

enervantes.

Para fijar propaganda ajena a las actividades de la Procuraduría Agraria, será necesario contar con la

autorización del Director General de Administración.

Se verificará diariamente que los equipos contra incendios se encuentren en los lugares establecidos

con ese fin y se informará acerca de los extintores que necesitan recarga.

Al término de cada turno, el personal de vigilancia deberá entregar el parte respectivo al

Departamento de Servicios Internos para informar sobre las incidencias que se hayan presentado.

Toda persona ajena a esta Institución deberá de registrarse y dejar una credencial que lo identifique.

El personal de vigilancia deberá cerrar todas las puertas y ventanas que conducen o tienen vista a la

calle, revisará que las bardas que circundan la institución no hayan sido dañadas, verificará que el

alumbrado se encuentre en buenas condiciones para evitar zonas obscuras, vigilará que los

empleados no pierdan el tiempo bromeando, jugando de manos o juegos de azar y que no ingieran

bebidas alcohólicas y/o estimulantes.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE VIGILANCIA



1 Coordina y supervisa el Programa General del Servicio de Vigilancia de la Procuraduría Agraria.

2 Acuerda con el responsable del servicio de vigilancia, la programación, políticas, normas, horarios y condiciones generales del servicio.

Vigilancia de la empresa prestadora del servicio

3 Proporciona el servicio de vigilancia las 24 horas de los 365 días del año.

4 Controla la entrada y salida de las personas ajenas a la Procuraduría Agraria, mediante el registro de visitantes.

5 Revisa bultos, paquetes o credenciales del personal que ingrese a las instalaciones de la Procuraduría Agraria.

6 Elabora el parte del día por turnos y lo entrega al Departamento de Servicios Internos.

Departamento de Servicios Internos 7 Recibe e integra el parte del día, lo revisa y da visto bueno.

8 En caso de incidencias, adopta las medidas preventivas o correctivas que procedan.

9 Turna el parte del día a la Subdirección de Servicios Generales, junto con un informe de las incidencias que se hayan presentado.


10 Recibe, revisa el parte y el informe y, si existen anomalías, toma las medidas pertinentes.

Empresa Prestadora del Servicio de Vigilancia

11 Presenta la factura de los servicios a la Subdirección de Servicios Generales.


12 Recibe la factura, confronta con los informes y controles respectivos, da su visto bueno y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE VIGILANCIA



13 Recibe la factura, revisa, da su visto bueno, firma y envía a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 14 Recibe la factura, programa su pago y afecta el presupuesto.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA


VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO


EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA



PARTE

PARTE DELDÍA

PROPORCIONA SERVICIO DE

VIGILANCIA LAS 24 HORAS LOS 365 DÍAS

DEL AÑO

RECIBE, REVISA Y DA Vo. Bo.

PROGRAMA

COORDINA Y SUPERVISA EL

PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA

01. 03. 07.

INICIO

REGISTRODE CONTRO L

CONTROLA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAS

EN CASO DE INCIDENCIAS ADOPTA MEDIDAS PREVENTIVAS

O CORRECTIVAS

PROGRAMA

ACUERDA CON EL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE VIGILANCIA

02. 04. 08.

INFORME

REVISA PAQUETES O CREDENCIALES DEL PERSONAL QUE INGRESA A LAS INSTALACINES

TURNA EL PARTE DEL DÍA CON INFORME DE

INCIDENCIAS

05. 09.

PARTE DELDÍA

ELABORA EL PARTE DEL DÍA Y ENTREGA

06. A

PARTE

PARTE DELDÍA

PROPORCIONA SERVICIO DE

VIGILANCIA LAS 24 HORAS LOS 365 DÍAS

DEL AÑO

RECIBE, REVISA Y DA Vo. Bo.

PROGRAMA

COORDINA Y SUPERVISA EL

PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA

01. 03. 07.

INICIO

REGISTRODE CONTRO L

CONTROLA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAS

EN CASO DE INCIDENCIAS ADOPTA MEDIDAS PREVENTIVAS

O CORRECTIVAS

PROGRAMA

ACUERDA CON EL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE VIGILANCIA

02. 04. 08.

INFORME

REVISA PAQUETES O CREDENCIALES DEL PERSONAL QUE INGRESA A LAS INSTALACINES

TURNA EL PARTE DEL DÍA CON INFORME DE

INCIDENCIAS

05. 09.

PARTE DELDÍA

ELABORA EL PARTE DEL DÍA Y ENTREGA

06. A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA


VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO


EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA



REGISTROS

INFORMES

PARTE DELDÍA

FACTURAFACTURA

PRESENTA FACTURA DE SERVICIOS

INFORMEC

RECIBE, REVISA SI EXISTEN ANOMALÍAS,

TOMA MEDIDAS

10. 11.

RECIBE, PROGRAMA PAGO Y AFECTA PRESUPUESTO

14.

FACTURAFACTURA

CONFRONTA FACTURA CON INFORME Y

CONTROLES, DA Vo. Bo. Y REMITE

12.

RECIBE, REVISA, DA SU VISTO BUENO, FIRMA Y ENVÍA

13.

A

TERMINA

REGISTROS

INFORMES

PARTE DELDÍA

FACTURAFACTURA

PRESENTA FACTURA DE SERVICIOS

INFORMEC

RECIBE, REVISA SI EXISTEN ANOMALÍAS,

TOMA MEDIDAS

10. 11.

RECIBE, PROGRAMA PAGO Y AFECTA PRESUPUESTO

14.

FACTURAFACTURA

CONFRONTA FACTURA CON INFORME Y

CONTROLES, DA Vo. Bo. Y REMITE

12.

RECIBE, REVISA, DA SU VISTO BUENO, FIRMA Y ENVÍA

13.

A

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



26 PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Llevar a cabo los estudios relacionados con los proyectos de instalaciones y distribución del espacio

físico, a fin de que el personal y los bienes (propios o arrendados) con que cuenta la Procuraduría

Agraria se encuentren en condiciones apropiadas.


SECRETARÍA GENERAL




Se planeará la vigilancia permanente del estado físico de los inmuebles propiedad de la Procuraduría

Agraria.

Se formularán programas que garanticen la asignación, uso y aprovechamiento racionales de los

recursos públicos disponibles.

Los planes y programas deberán jerarquizarse con base en el informe de control preventivo y en las

solicitudes de servicio formuladas por las unidades técnico administrativas de la Procuraduría

Agraria.

Se planeará la supervisión necesaria para asegurarse de que tanto la adecuación, adaptación o

aprovechamiento de los espacios físicos como la conservación y mantenimiento de los inmuebles

federales, destinados al servicio de la Procuraduría Agraria se efectúen conforme a las normas

técnicas que dicte la Secretaría de Desarrollo Social.


SECRETARÍA GENERAL


Se planeará la preparación de proyectos de instalaciones tendientes a mejorar la administración de

los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria.

Se establecerán sistemas que permitan supervisar el cumplimiento de los planes y proyectos

implantados en materia inmobiliaria.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO



1 Solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que se modifique la distribución del espacio físico de su área de trabajo.


2 Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales.


3 Recibe solicitud y supervisa las instalaciones de todas las unidades técnico-administrativas de la Procuraduría Agraria.

4 Detecta las necesidades de modificación y mejoramiento de la distribución del espacio físico.

5 Conjuntamente con el Departamento de Servicios Internos elabora los programas de distribución del espacio.

6 Establece la prioridad de los trabajos.

7 Turna por instrucciones de la Dirección General de Administración los programas a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para verificar que exista disponibilidad presupuestal.

Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto

8 Recibe y establece la previsión de los recursos e informa sobre el particular a la Dirección General de Administración.


9 Recibe documento y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual remite para su operación a la Subdirección de Recursos Materiales.


10 Recibe y solicita cotizaciones, selecciona a los prestadores de servicios.


SECRETARÍA GENERAL




11 Elabora los presupuestos y proyecto de contrato y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


12 Recibe la documentación, analiza si procede solicitar la intervención del Comité de Adquisiciones, y en caso afirmativo, promueve el procedimiento de licitación pública y remite a la Dirección General de Administración.


13 Recibe la documentación, recabándose firmas de los contratos, en su caso, devuelve todos los documentos.


14 Recibe la documentación y el contrato firmado y lo turna a la Subdirección de Recursos Materiales.


15 Recibe y comunica a la empresa contratista que puede iniciar los trabajos y, en su caso, recoger el anticipo correspondiente.

Empresa contratista 16 Realiza los trabajos.

17 Presenta las estimaciones de obra a la Subdirección de Servicios Generales quien turna al Departamento de Servicios Internos.


18 Supervisa los trabajos, revisa la bitácora de la obra y constata que los trabajos se hayan realizado conforme a los proyectos y el contrato respectivo.

19 Firma las estimaciones de obra para que se tramite su pago.

20 Al término de los trabajos, recibe las obras efectuadas y en su caso, la garantía correspondiente de finiquito, así como factura y acta de entrega.


SECRETARÍA GENERAL




21 Firma de conformidad la documentación y remite a la Subdirección de Servicios Generales.


22 Recibe la documentación, la autoriza y la envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


23 Recibe la factura, la garantía y la carta de aceptación de la obra y remite para su pago la factura respectiva a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 24 Finiquita el contrato respectivo y afecta registros y contratos.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

ACTA

FACTURA

GARANTÍA

ACTA

FACTURA

GARANTÍA

CONTRATO

DOCUMENTO S

CONTRATO

DOCUMENTO S

PROYECTO

PROYECTO

A

SOLICITA COTIZACIONES Y SELECCIONA PRESTADORES DE

SERVICIO

10.


PRESUPUES TO

RECIBE, ANALIZA SI PROCEDE INTERVENCIÓN

DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,

PROMUEVE LICITACIÓN PÚBLICA Y REMITE

12.

PRESUPUES TO

ELABORA PRESUPUESTOS Y PROYECTO DE

CONTRATO

11.


Y SERVICI OS

DOCUMENTO S

RECIBE, RECABA DIRMA DE LOS CONTRATOS Y

DEVUELVE

13.


RECIBE DOCUMENTACIÓN Y CONTRATO FIRMADO Y

TURNA

14.


Y SERVICI OS

REALIZA TRABAJOS

16.

COMUNICA AL CONTRATISTA QUE PUEDE INICIAR EL TRABAJO

15.

EMPRESA C ONTRAT ISTA

ESTIMACIO NES

PRESENTA ESTIMACIONES

17.


SUPERVISA Y REVISA BITÁCORA DE LA OBRA

18.

DEPARTAME NTO DE SERVICIOS INTER NOS

RECIBE OBRAS, GARANTÍA, FACTURA Y ACTA DE ENTREGA

20.

ESTIMACIO NES

FIRMA ESTIMACIONES DE OBRA PARA SU PAGO

19.

FIRMA DE CONFORMIDAD Y REMITE

21.

SOLICITUD

SOLICITA SE MODIFIQUE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO

01.

SOLICITAN TE

SUPERVISA LAS INSTALACIONES DE LA PROCURADURÍA AGRARIA

03.

SOLICITUD

RECIBE, REVISA Y TURNA CON

INSTRUCCIONES

02.


PROGRAMAS

ELABORA PROGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL

ESPACIO

05.


Y SERVICI OS

ESTABLECE PRIORIDADES DE TRABAJO

06.

PROGRAMAS

TURNA PROGRAMAS A LA DGPOP PARA VERIFICAR

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

07.

PROGRAMAA

RECIBE Y ESTABLECE PREVISIÓN DE RECURSOS

E INFORMA

08.

D.G.P.O.P .

PROGRAMAS

RECIBE Y TURNA PARA SU OPERACIÓN

09.


DETECTA NECESIDADES DE MODIFICACIÓN

04.

ACTA

FACTURA

GARANTÍA

ACTA

FACTURA

GARANTÍA

ACTA

FACTURA

GARANTÍA

ACTA

FACTURA

GARANTÍA

CONTRATO

DOCUMENTO S

CONTRATO

DOCUMENTO S

CONTRATO

DOCUMENTO S

CONTRATO

DOCUMENTO S

PROYECTO

PROYECTO

A

SOLICITA COTIZACIONES Y SELECCIONA PRESTADORES DE

SERVICIO

10.


PRESUPUES TO

RECIBE, ANALIZA SI PROCEDE INTERVENCIÓN

DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,

PROMUEVE LICITACIÓN PÚBLICA Y REMITE

12.

PRESUPUES TO

ELABORA PRESUPUESTOS Y PROYECTO DE

CONTRATO

11.


Y SERVICI OS

DOCUMENTO S

RECIBE, RECABA DIRMA DE LOS CONTRATOS Y

DEVUELVE

13.


RECIBE DOCUMENTACIÓN Y CONTRATO FIRMADO Y

TURNA

14.


Y SERVICI OS

REALIZA TRABAJOS

16.

COMUNICA AL CONTRATISTA QUE PUEDE INICIAR EL TRABAJO

15.

EMPRESA C ONTRAT ISTA

ESTIMACIO NES

PRESENTA ESTIMACIONES

17.


SUPERVISA Y REVISA BITÁCORA DE LA OBRA

18.

DEPARTAME NTO DE SERVICIOS INTER NOS

RECIBE OBRAS, GARANTÍA, FACTURA Y ACTA DE ENTREGA

20.

ESTIMACIO NES

FIRMA ESTIMACIONES DE OBRA PARA SU PAGO

19.

FIRMA DE CONFORMIDAD Y REMITE

21.

SOLICITUD

SOLICITA SE MODIFIQUE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO

01.

SOLICITAN TE

SUPERVISA LAS INSTALACIONES DE LA PROCURADURÍA AGRARIA

03.

SOLICITUD


INSTRUCCIONES

02.


PROGRAMAS

ELABORA PROGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL

ESPACIO

05.


Y SERVICI OS

ESTABLECE PRIORIDADES DE TRABAJO

06.

PROGRAMAS

TURNA PROGRAMAS A LA DGPOP PARA VERIFICAR

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

07.

PROGRAMAA

RECIBE Y ESTABLECE PREVISIÓN DE RECURSOS

E INFORMA

08.

D.G.P.O.P .

PROGRAMAS

RECIBE Y TURNA PARA SU OPERACIÓN

09.


DETECTA NECESIDADES DE MODIFICACIÓN

04.


SECRETARÍA GENERAL




SECRETARÍA GENERAL



CARTA

GARANTÍA

A

DOCUMENTO S

RECIBE, AUTORIZA Y TURNA

22.


FACTURA

FINIQUITA CONTRATO Y AFECTA REGISTROS Y

CONTROLES

24.

FACTURA

RECIBE FACTURA, GARANTÍA, CARTA DE ACEPTACIÓN DE OBRA Y REMITE PARA SU PAGO

23.


FINANCIER OS

TERMINA


Y SERVICI OS

CARTA

GARANTÍA

A

DOCUMENTO S

RECIBE, AUTORIZA Y TURNA

22.


FACTURA

FINIQUITA CONTRATO Y AFECTA REGISTROS Y

CONTROLES

24.

FACTURA

RECIBE FACTURA, GARANTÍA, CARTA DE ACEPTACIÓN DE OBRA Y REMITE PARA SU PAGO

23.


FINANCIER OS

TERMINA


Y SERVICI OS


SECRETARÍA GENERAL




SECRETARÍA GENERAL



27 SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Proporcionar de manera eficiente el apoyo logístico que requieran las Unidades técnico

administrativas para la realización de eventos especiales.


SECRETARÍA GENERAL




La Subdirección de Servicios Generales deberá proporcionar apoyo logístico a las Unidades técnico

administrativas que lo requieran; dicho apoyo incluirá la reproducción de documentos y su

distribución, el traslado de personas y la utilización de instalaciones y equipo.

El Departamento de Servicios Internos proporcionará el servicio de edecanes, cafetería, fotocopiado,

etc., a los participantes en eventos especiales.

La Subdirección de Servicios Generales llevará el control del uso del auditorio y de la programación

de eventos.

La Subdirección de Servicios Generales proporcionará el personal encargado de distribuir

documentos o cualquier otro material que requieran los participantes en eventos especiales.

La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de distribuir al personal de vigilancia

para garantizar la seguridad de los participantes e instalaciones en los eventos que se realicen.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES



1 Solicita por medio de documento y con 24 horas de anticipación que se le proporcione salón o auditorio para celebrar un evento, personal para que se dé el servicio de cafetería, fotocopiado, distribución de documentos, etc.


2 Recibe la orden, busca salón o auditorio y coordina al personal encargado de distribuir los documentos o cualquier otro material.

3 Prepara los servicios necesarios para atender a los participantes.

4 Coordina al personal encargado de fotocopiar la documentación.

5 Adapta los espacios para eventos especiales, con los instrumentos, equipos y mobiliario que se requieran.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS

INICIO

SOLICITUD

SOLICITA CON 24 HORAS DE ANTICIPACIÓN SE PROPORCIONE SALÓN Y

PERSONAL

01.

SOLICITUD

RECIBE ORDEN, BUSCA SALÓN Y COORDINA

PERSONAL

02.

PREPARA LOS SERVICIOS NECESARIOS

03.

COORDINA AL PRSONAL

04.

ADAPTA LOS ESPACIOS CON EQUIPO Y

MOBILIARIO NECESARIO

05.

TERMINA

INICIO

SOLICITUD

SOLICITA CON 24 HORAS DE ANTICIPACIÓN SE PROPORCIONE SALÓN Y

PERSONAL

01.

SOLICITUD

RECIBE ORDEN, BUSCA SALÓN Y COORDINA

PERSONAL

02.

PREPARA LOS SERVICIOS NECESARIOS

03.

COORDINA AL PRSONAL

04.

ADAPTA LOS ESPACIOS CON EQUIPO Y

MOBILIARIO NECESARIO

05.

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



28 TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria a

las Unidades técnico administrativas que lo soliciten.


SECRETARÍA GENERAL




La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de proporcionar el servicio de traslado

de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria.

La Subdirección de Servicios Generales será responsable de contratar a las compañías transportistas

(fletes) y verificar que cumplan los requerimientos establecidos.

El Departamento de Servicios Internos deberá supervisar que el traslado se efectúe en la forma y

tiempo convenidos con los transportistas.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS



1 Solicita al Departamento de Servicios Internos mediante memorándum o por la vía telefónica, el servicio de traslado de materiales y equipos.


2 Recibe la comunicación y acude al lugar a verificar los bienes que se transportarán.

3 Determina la forma en que deberán transladarse los bienes.

¿Cuenta con transporte propio?

4 Sí. Realiza el traslado.

5 No. Selecciona a la compañía transportista y elabora la orden de servicio, entregándola a la compañía para que lleve a cabo la operación.

Compañía Transportista 6 Se presenta al lugar y traslada los bienes.

7 Acarrea y acomoda los bienes, elabora la factura y recaba la firma de conformidad del servicio.

8 Entrega la factura al Departamento de Servicios Internos, para que dé su visto bueno.


9 Recibe la factura, da su visto bueno y la remite a la Subdirección de Servicios Generales.


10 Recibe la factura, la autoriza y la remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


11 Recibe, revisa, da visto bueno, firma y envía la factura a la Dirección de Recursos Financieros.

Dirección de Recursos Financieros 12 Recibe la factura autorizada, da su visto bueno y verifica la disponibilidad presupuestal.

13 Programa el pago respectivo y afecta el presupuesto.



SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS


SOLICITANTEDEPARTAMENTO DE

SERVICIOS INTERNOS COMPAÑÍA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES



OFICIO

RECIBE COMUNICACIÓN Y VERIFICA LOS

BIENES A TRANSPORTAR

OFICIO

SOLICITA EL SERVICIO DE TRASLADO DE

MATERIAL Y EQUIPO

01. 02.

INICIO

DETERMINA LA FORMA DE TRASLADO

03.

¿CUENTA CON

TRANSPOR-TE

PROPIO?

NO

REALIZA EL TRASLADO

04.

1

TERMINA

SÍ

OFICIO

RECIBE COMUNICACIÓN Y VERIFICA LOS

BIENES A TRANSPORTAR

OFICIO

SOLICITA EL SERVICIO DE TRASLADO DE

MATERIAL Y EQUIPO

01. 02.

INICIO

DETERMINA LA FORMA DE TRASLADO

03.

¿CUENTA CON

TRANSPOR-TE

PROPIO?

NO

REALIZA EL TRASLADO

04.

1

TERMINA

SÍ


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS


SOLICITANTEDEPARTAMENTO DE

SERVICIOS INTERNOS COMPAÑÍA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES



FACTURAFACTURAFACTURAORDEN DESERVICIO

SELECCIONA COMPAÑÍA TRANSPORTISTA Y ELABORA ORDEN DE

SERVICIO

TRASLADA LOS BIENES RECIBE AUTORIZACIÓN Y REMITE

05. 06. 10.

RECIBE FACTUR, REVISA, DA VISTO BUENO Y TURNA

AUTORIZADA DA VISTO BUENO Y VERFICIA DISPONIBILIDAD PRESUUPESTAL

11. 12.

FACTURA

ELABORA FACTURA Y RECABA FIRMA

07.

PROGRAMA PAGO Y EFECTA PRESUPUESTO

13.

FACTURA

ENTREGA FACTURA PARA SU Vo. Bo.

08.

FACTURA

RECIBE FACTURA, DE VISTO BUENO Y

REMITE

09.

1

TERMINA

FACTURAFACTURAFACTURAORDEN DESERVICIO

SELECCIONA COMPAÑÍA TRANSPORTISTA Y ELABORA ORDEN DE

SERVICIO

TRASLADA LOS BIENES RECIBE AUTORIZACIÓN Y REMITE

05. 06. 10.

RECIBE FACTUR, REVISA, DA VISTO BUENO Y TURNA

AUTORIZADA DA VISTO BUENO Y VERFICIA DISPONIBILIDAD PRESUUPESTAL

11. 12.

FACTURA

ELABORA FACTURA Y RECABA FIRMA

07.

PROGRAMA PAGO Y EFECTA PRESUPUESTO

13.

FACTURA

ENTREGA FACTURA PARA SU Vo. Bo.

08.

FACTURA

RECIBE FACTURA, DE VISTO BUENO Y

REMITE

09.

1

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



29 TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Proporcionar oportuna, eficiente y confiablemente el servicio de transporte de personal (local y

foráneo) a eventos especiales que organice la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




El Departamento de Servicios Internos deberá tener disponibles los vehículos necesarios para

trasladar a los participantes que asistan a los eventos que organice la Procuraduría Agraria.

Será responsabilidad del Departamento de Servicios Internos mantener en buenas condiciones de

uso los vehículos que se utilicen para trasladar a las personas que asistan a los eventos que organice

la Procuraduría Agraria.

El Departamento de Servicios Internos deberá contar con el personal para prestar el servicio en forma

eficiente y cumplir con los itinerarios de los eventos.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES


Unidad Técnico-Administrativa 1 Solicita mediante oficio a la Dirección General de Administración los vehículos necesarios para el traslado de personal o funcionarios a eventos especiales.


2 Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


3 Recibe solicitud, registra, revisa y turna a la Subdirección de Servicios Generales para su ejecución por el Departamento de Servicios Internos.


4 Recibe solicitud, verifica que se cuente con el autotransporte y los choferes necesarios para la fecha del evento.

5 Notifica por instrucciones de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a la Unidad Técnico-Administrativa o al funcionario correspondiente, la aceptación de su solicitud.

6 Envía memorándum a los choferes de los vehículos que participarán en los eventos especiales, indicándoles el lugar, la fecha y la hora.

Choferes 7 Reciben memorándum y verifican que se cuente con los vehículos necesarios y que estén en condiciones adecuadas para su uso.

8 Trasladan a los funcionarios o al personal local o foráneo, según el itinerario del evento.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS CHOFERES

INICIO

MEMORÁNDU MSOLICITUDSOLIICITU DSOLICITUD


INSTRUCCIONES

RECIBE, REGISTRA Y TURNA PARA SU EJECUCIÓN

VERIFICA QUE SE CUENTE CON EL

AUTOTRANSPORTE Y CHOFERES NECESARIOS

SOLICITUD

SOLICITA VEHÍCULOS PARA TRASLADO DE PERSONAL A EVENTOS

ESPECIALES

01. 02. 03. 04.

RECIBE MEMORÁNDUM Y VERIFICAN QUE SE CUENTE CON LOS

VEHÍCULOS NECESARIOS

07.

SOLICITUD

NOTIFICA ACEPTACIÓN DE SOLICITUD

05.

TRASLADAN A FUNCIONARIOS O

LPERSONAL AL EVENTO

08.

MEMORÁNDU M

COMUNICA LUGAR, FECHA Y HORA DEL

EVENTO

06.

TERMINA

INICIO

MEMORÁNDU MSOLICITUDSOLIICITU DSOLICITUD


INSTRUCCIONES

RECIBE, REGISTRA Y TURNA PARA SU EJECUCIÓN

VERIFICA QUE SE CUENTE CON EL

AUTOTRANSPORTE Y CHOFERES NECESARIOS

SOLICITUD

SOLICITA VEHÍCULOS PARA TRASLADO DE PERSONAL A EVENTOS

ESPECIALES

01. 02. 03. 04.

RECIBE MEMORÁNDUM Y VERIFICAN QUE SE CUENTE CON LOS

VEHÍCULOS NECESARIOS

07.

SOLICITUD

NOTIFICA ACEPTACIÓN DE SOLICITUD

05.

TRASLADAN A FUNCIONARIOS O

LPERSONAL AL EVENTO

08.

MEMORÁNDU M

COMUNICA LUGAR, FECHA Y HORA DEL

EVENTO

06.

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



30 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Recibir, revisar, seleccionar y registrar la correspondencia, para garantizar su distribución eficiente y

oportuna.


SECRETARÍA GENERAL




La correspondencia oficial se recibirá por medio del Departamento de Servicios Internos dependiente

de la Subdirección de Servicios Generales de la Procuraduría Agraria.

La correspondencia deberá contener destinatario, firma remitente y, en su caso, todos los anexos

citados al margen o en el texto; se le deberá asignar un número de folio para su registro y control.

La documentación que se reciba por medio del Departamento de Servicios Internos, deberá revisarse

adecuadamente cuando así le marque o indique la relación de documentos que ampare y los anexos

que se citen al margen o en el texto de los documentos, en caso de que falte alguno se le comunicará

al recepcionario final. (A quien va dirigido).

La correspondencia se revisará, registrará y distribuirá en cuanto se reciba, con el propósito de

proporcionar un servicio eficiente y evitar demoras.

Los empleados del Departamento de Servicios Internos deberán actuar con discreción y

responsabilidad respecto a los documentos que ingresen a la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA



1 Recibe la correspondencia que se remite a la Procuraduría Agraria de la siguiente manera:

Directa: La entrega el interesado o su representante.

Indirecta: Se recibe por correo, telégrafo o mensajería.

2 Recibe piezas y paquetes transportados por medio de autotransporte, transporte aéreo y ferrocarriles.

3 Registra y revisa la correspondencia y los paquetes recibidos, coteja sus datos y les asigna número de folio.

4 Verifica que la documentación esté completa y se dirija a personal que labore en la Procuraduría Agraria.

5 Clasifica la correspondencia y los paquetes según su destinatario final.

6 Clasifica la correspondencia en paquetes según su naturaleza:

Personal o Confidencial: Esta correspondencia no se abre.

Normal: Se dirige a funcionarios de la Procuraduría Agraria en su carácter de servidores públicos.

Urgente: Esta correspondencia recibe prioridad para su trámite.

Curso Normal: Se tramita en forma ordinaria.


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA


7 Firma y sella de recibido y anota la fecha y hora de recepción en listado de correos o guía, según el caso.

8 Distribuye la correspondencia y paquetes a sus destinatarios.

9 Entrega el registro de correspondencia a la Subdirección de Servicios Generales, si ésta lo solicita.


10 Recibe el informe, lo analiza y lo remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


11 Recibe, revisa la documentación del informe.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

INICIO

CORRSPONDENCIA

RECIBE CORRESPONDENCIA REMITIDA A LA

PROCURADURÍA AGRARIA

01.

CORRSPONDENCIA

RECIBE PIEZAS Y PAQUETES

02.

CORRSPONDENCIA

REGISTRA, REVISA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES, COTEJA

DATOS

03.

CORRSPONDENCIA

VERIFICA QUE ESTÉ COMPELTA

04.

CORRSPONDENCIA

CLASIFICA CORRESPONDENCIA Y

PAQUETES

05.

A

INICIO

CORRSPONDENCIA

RECIBE CORRESPONDENCIA REMITIDA A LA

PROCURADURÍA AGRARIA

01.

CORRSPONDENCIA

RECIBE PIEZAS Y PAQUETES

02.

CORRSPONDENCIA

REGISTRA, REVISA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES, COTEJA

DATOS

03.

CORRSPONDENCIA

VERIFICA QUE ESTÉ COMPELTA

04.

CORRSPONDENCIA

CLASIFICA CORRESPONDENCIA Y

PAQUETES

05.

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

INFORMECORRSPONDENCIA

CLASIFICA CORRESPONDENCIA SEGÚN

SU NATURALEZA

06.

RECIBE INFORME, ANALIZA Y REMITE

10.

INFORME

RECIBE Y REVISA INFORME

11.

CORRSPONDENCIA

SELLA DE RECIBIDO, ANOTA FECHA Y HORA DE

RECEPCIÓN

07.

CORRSPONDENCIA

DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA

08.

CORRSPONDENCIA

ENTREGA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

09.

01.

A

TERMINA

INFORMECORRSPONDENCIA

CLASIFICA CORRESPONDENCIA SEGÚN

SU NATURALEZA

06.

RECIBE INFORME, ANALIZA Y REMITE

10.

INFORME


11.

CORRSPONDENCIA

SELLA DE RECIBIDO, ANOTA FECHA Y HORA DE

RECEPCIÓN

07.

CORRSPONDENCIA

DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA

08.

CORRSPONDENCIA

ENTREGA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

09.

01.

A

TERMINA


SECRETARÍA GENERAL



31 CORRESPONDENCIA DE SALIDA


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Clasificar, distribuir y entregar la correspondencia oficial de la Procuraduría Agraria para garantizar su

manejo eficiente y oportuno.


SECRETARÍA GENERAL




Toda la correspondencia de salida deberá registrarse y controlarse por medio de un folio para

conocer su remitente y su destinatario.

Se deberá garantizar la distribución y entrega correcta y oportuna de la correspondencia oficial de la


Ningún tipo de correspondencia se deberá turnar para su distribución sin contar con un documento

(listado, copia, guía, etc.), que ampare su salida y con el acuse de recibo correspondiente.

Se deberá anexar copia de la correspondencia de salida, en el minutario cronológico y en el

numérico.

En la correspondencia y la paquetería se deberá anotar el número de folio que les asigne el área de

correspondencia.

Se deberá tener por lo menos una máquina franqueadora para enviar la correspondencia oficial.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE SALIDA


Unidad Técnico-Administrativa usuaria

1 Envía la documentación y la paquetería al Departamento de Servicios Internos, solicitando el servicio vía memorándum, firmado por el responsable del área solicitante..


2 Recibe y clasifica la documentación y la paquetería:

Interior local: Va dirigida a funcionarios que laboran en el edificio en que se ubica la Institución.

Interior foránea: Destinada a funcionarios u oficinas de la Institución en el interior de la República.

Exterior: Se dirige a entidades ajenas al Organismo.

3 Verifica que la documentación esté completa y contenga todos los datos necesarios.

4 Registra la salida de la correspondencia y rotula los sobres con los datos del remitente y el destinatario.

5 Elabora una relación que ampare la salida, de la correspondencia, anotando sus datos completos.

6 Clasifica la documentación por vías de despacho de acuerdo al servicio de envío que se requiera.

7 Entrega la correspondencia y recaba la firma y sello de recibido en la factura o guía.

8 Formula el informe de salidas y lo remite a la Subdirección de Servicios Generales si ésta lo requiere.


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE SALIDA



9 Recibe el informe, lo revisa, registra y envía para su conocimiento a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


10 Recibe y revisa la documentación del informe.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA USUARIA




MEMORÁNDU MMEMORÁNDU M

ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOLICITANDO EL

SERVICIO

RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN Y

PAQUETERÍA

01. 02.

CORRESPON DENCIA

VERIFICA DOCUMENTACIÓN

03.

CORRESPON DENCIA

REGISTRA SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y ROTULA SOBRES

04.

RELACIÓN

ELABORA RELACIÓN DE SALIDA

05.

CORRESPON DENCIA

CLASIFICA DOCUMENTACIÓN

06.

INICIO

A

MEMORÁNDU MMEMORÁNDU M

ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOLICITANDO EL

SERVICIO

RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN Y

PAQUETERÍA

01. 02.

CORRESPON DENCIA

VERIFICA DOCUMENTACIÓN

03.

CORRESPON DENCIA

REGISTRA SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y ROTULA SOBRES

04.

RELACIÓN

ELABORA RELACIÓN DE SALIDA

05.

CORRESPON DENCIA

CLASIFICA DOCUMENTACIÓN

06.

INICIO

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA USUARIA




CORRESPON DENCIA

FACTURA

ENTREGA Y RECABA FIRMA DE FACTURA

07.

INFORME

RECIBE INFORME, REVISA, REGISTRA Y

ENVÍA

09.

INFORME


10.

INFORME

FORMULA INFORME DE SALIDAS Y REMITE

08. TERMINA

A

CORRESPON DENCIA

FACTURA

ENTREGA Y RECABA FIRMA DE FACTURA

07.

INFORME

RECIBE INFORME, REVISA, REGISTRA Y

ENVÍA

09.

INFORME


10.

INFORME

FORMULA INFORME DE SALIDAS Y REMITE

08. TERMINA

A


SECRETARÍA GENERAL



32 ARCHIVO


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Garantizar la adecuada clasificación, registro, distribución, depuración y conservación de los

documentos de las distintas Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL




Se recibirán todos los documentos que envíen las Unidades técnico administrativas de la

Procuraduría Agraria al Departamento de Servicios Internos para su resguardo y conservación.

Los documentos deberán guardarse en expedientes por orden cronológico y/o temático.

Se verificará que coincidan los números de registro que aparecen en la relación y en los documentos.

La documentación que se encuentre bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Internos

sólo podrá ser consultada por las personas que hayan sido autorizadas expresamente.

Cuando el espesor de un expediente exceda de 25 milímetros, se deberá formar un nuevo legajo y

hacer la anotación respectiva tanto en el marbete del expediente como en el registro respectivo.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO



1 Mediante memorándum, en original y copia solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el servicio de guarda de documentos.


2 Recibe documentación, analiza y turna a la Subdirección de Servicios Generales, y está envía al Departamento de Servicios Internos.


3 Recibe la documentación y la relación correspondiente, sella y firma de recibido.

4 Registra y clasifica la documentación.

5 Elabora el catálogo de inventario y anota los datos de identificación de la documentación que se archiva.

6 Integra una carpeta por cada expediente en orden cronológico.

7 Verifica que el expediente contenga los datos correctos de la documentación.

8 Coloca los expedientes en los estantes y los ordena en los anaqueles.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS

RELACIÓN

DOCUMENTA CIÓNMEMORÁNDUM

SOLICITA EL SERVICIO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

01.

RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA Y TURNA

02.

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN Y RELACIÓN Y FIRMA DE

RECIBIDO

03.

INICIO

DOCUMENTA CIÓN

REGISTRA Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN

04.

CATÁLOGO

ELABORA CATÁLOGO DE INVENTARIO

05.

EXPEDIENTE

INTEGRA CARPETA POR EXPEDIENTE

06.

A

RELACIÓN

DOCUMENTA CIÓNMEMORÁNDUM

SOLICITA EL SERVICIO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

01.

RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA Y TURNA

02.

DOCUMENTA CIÓN

RECIBE DOCUMENTACIÓN Y RELACIÓN Y FIRMA DE

RECIBIDO

03.

INICIO

DOCUMENTA CIÓN

REGISTRA Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN

04.

CATÁLOGO

ELABORA CATÁLOGO DE INVENTARIO

05.

EXPEDIENTE

INTEGRA CARPETA POR EXPEDIENTE

06.

A


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO

UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS

EXPEDIENTE

VERIFICA QUE EL EXPEDIENTE CONTENGA

DATOS CORRECTOS

07.

TERMINA

EXPEDIENTE

COLOCA Y ORDENA EXPEDIENTE

08.

A

EXPEDIENTE

VERIFICA QUE EL EXPEDIENTE CONTENGA

DATOS CORRECTOS

07.

TERMINA

EXPEDIENTE

COLOCA Y ORDENA EXPEDIENTE

08.

A


SECRETARÍA GENERAL



33 PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES


SECRETARÍA GENERAL


PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

ÍNDICE

PÁGINA






SECRETARÍA GENERAL




Planear adecuadamente las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para cumplir con los Objetivos

y las metas establecidas en las funciones propias de la Procuraduría Agraria, y Así optimizar los

recursos asignados en cada ejercicio presupuestal.


SECRETARÍA GENERAL




Este Programa deberá elaborarse por artículo, costo unitario, número de unidades e importe total y no

deberá rebasar el importe autorizado en la partida presupuestal.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a la Dirección de Control Presupuestal el

presupuesto autorizado a nivel nacional, para saber el techo presupuestal de la Procuraduría Agraria.

La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a las áreas administrativas de Oficinas

Centrales, por medio de memoranda, los requerimientos de bienes y servicios.

Las oficinas del ámbito territorial deberán apegarse al presupuesto autorizado por la Dirección

General de Programación, Organización y Presupuesto.

El Programa Anual de Adquisiciones a nivel nacional deberá ser sancionado por el Comité de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Procuraduría Agraria.


SECRETARÍA GENERAL


Debe entregarse a más tardar el día último de cada mes de junio de cada año a la Secretaría de

Economía.

En ningún caso se harán ajustes al Presupuesto autorizado por la Dirección de Control Presupuestal

a cada una de las Oficinas del Ámbito Territorial.

Se deberá solicitar a las instancias correspondientes, las partidas que se deberán excluir para la

asignación del Programa Anual de Adquisiciones.


SECRETARÍA GENERAL





SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES



1 Solicita a la Dirección de Control Presupuestal el presupuesto autorizado del ejercicio para la Procuraduría Agraria consolidado de la Estructura Territorial y de Oficinas Centrales.

2 Recibe presupuesto autorizado y turna a la Subdirección de Recursos Materiales y ésta a su vez turna al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 3 Recibe presupuesto autorizado y elabora el volumen anual de adquisiciones y turna a la Subdirección de Recursos Materiales, a su vez turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para determinación de los rangos de adjudicación.


4 Envía memorándum con determinación de los rangos de adjudicación de las adquisiciones del ejercicio a la Subdirección de Recursos Materiales.


5 Recibe e integra la carpeta del Comité y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


6 Recibe carpeta y turna a la Dirección General de Administración para su revisión y aprobación del Comité de Adquisiciones.

Comité de Adquisiciones 7 Aprueba los rangos de adjudicación en sesión ordinaria o extraordinaria en su caso, para el ejercicio e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

8 Elabora circular en la que se difunde a las Unidades administrativas los rangos de adjudicación aprobados.


SECRETARÍA GENERAL




9 Solicita a las Unidades administrativas de la Estructura Territorial el Programa Anual de Adquisiciones y Servicios consolidados a nivel Delegacional.

Unidad Administrativa 10 Reciben circular, confirman su recepción y envían su Programa Anual de Adquisiciones a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


11 Recibe Programa Anual de Adquisiciones de las unidades administrativas y turna a la Subdirección de Recursos Materiales.


12 Recibe el Programa Anual de Adquisiciones y turna al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 13 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo coteja con el presupuesto asignado a cada Unidad Administrativa por capítulo y partida presupuestal.

¿Es correcto el presupuesto?

14 Sí. Se procede a capturar la información por tipo de bien, unidad de medida, número de unidades sin considerar costos unitarios.

15 No. Solicita nuevamente la información vía telefónica para enviar por correo electrónico.

Unidad Administrativa 16 Recibe Programa de Adquisiciones y efectúa las correcciones, enviándolo nuevamente al Departamento de Adquisiciones.

Departamento de Adquisiciones 17 Recibe programa correcto y se procede a la captura.


SECRETARÍA GENERAL




18 Recibe requerimiento de Oficinas Centrales para revisión por tipo de bien, número de unidades y unidad de medida.

19 Captura la información de Oficinas Centrales y Estructura Territorial para saber a cuánto asciende el número de artículos a nivel nacional.

20 Coteja con el presupuesto autorizado asignado a nivel nacional por capítulo y partida presupuestal, cuidando no rebasar el presupuesto autorizado.

21 Captura en el formato del Programa Anual de Adquisiciones.

22 Suman adquisiciones, se cotizan por fax e Internet, así como costos de 4 meses atrás, aplicando el índice inflacionario.

23 Turna a la Subdirección de Recursos Materiales.


24 Recibe programa, revisa y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


25 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y turna a la Dirección General de Administración para revisión y someterlo a consideración del Comité de Adquisiciones.

Comité de Adquisiciones 26 Aprueba el Programa Anual de Adquisiciones en sesión ordinaria y/o extraordinaria y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.


27 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y procede a la captura del mismo en el sistema establecido por la Secretaría de Economía.

28 Solicita acuse de recibo, si es correcta la captura.


SECRETARÍA GENERAL




29 Procede a captura nuevamente, en caso de no ser correcta.



SECRETARÍA GENERAL



DIAGRAMAS DE FLUJO


SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES




COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA

RANGO

MEMORÁNDU M

ENVÍA MEMORÁNDUM CON DETERMINACIÓN DE

RANGOS DE ADJUDICACIÓN

04.

CARPETA

RECIBE CARPETA Y TURNA A LA D.G.A. PARA REVISIÓN Y

APROBACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES

06.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y

TURNA

11.

PRESUPUES TOPRESUPUES TO

SOLICITA PRESUPUESTO AUTORIZADO

RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y ELABORA VOLUMEN ANUAL DE

ADQUISICIONES Y TURNA PARA DETERMINAR


01. 03.

AUTORIZAC IÓN DEBAJA

RECIBGE E INTEGRA CARPETA DEL COMITÉ Y

TURNA

05.

CIRCULAR

RECIBEN CIRCULAR, CONFIRMAN RECEPCIÓN Y ENVÍAN PROGRAMA ANUAL

DE ADQUISICIONES

10.

INICIO

INFORME

APRUEBA RANGOS DE ADJUDICACIÓN EN

SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, EN SU

CASO, PARA EL EJERCICIO E INFORMA

07.

PRESUPUES TO

RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y TURNA

02.

CIRCULAR

ELABORA CIRCULAR EN DONDE DIFUNDE A LAS U. A. RANGOS DE ADJUDICACIÓN APROBADOS

08.

SOLICITUD

SOLICITA A U. A. DE E.T. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y

SERVICIOS CONSOLIDADOS A NIVEL

DELEGACIONAL

09.

A

1

1

RANGO

MEMORÁNDU M

ENVÍA MEMORÁNDUM CON DETERMINACIÓN DE


04.

CARPETA

RECIBE CARPETA Y TURNA A LA D.G.A. PARA REVISIÓN Y

APROBACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES

06.

PROGRAMA


TURNA

11.

PRESUPUES TOPRESUPUES TO

SOLICITA PRESUPUESTO AUTORIZADO

RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y ELABORA VOLUMEN ANUAL DE

ADQUISICIONES Y TURNA PARA DETERMINAR


01. 03.

AUTORIZAC IÓN DEBAJA

RECIBGE E INTEGRA CARPETA DEL COMITÉ Y

TURNA

05.

CIRCULAR

RECIBEN CIRCULAR, CONFIRMAN RECEPCIÓN Y ENVÍAN PROGRAMA ANUAL

DE ADQUISICIONES

10.

INICIO

INFORME

APRUEBA RANGOS DE ADJUDICACIÓN EN

SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, EN SU

CASO, PARA EL EJERCICIO E INFORMA

07.

PRESUPUES TO

RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y TURNA

02.

CIRCULAR

ELABORA CIRCULAR EN DONDE DIFUNDE A LAS U. A. RANGOS DE ADJUDICACIÓN APROBADOS

08.

SOLICITUD

SOLICITA A U. A. DE E.T. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y

SERVICIOS CONSOLIDADOS A NIVEL

DELEGACIONAL

09.

A

1

1


SECRETARÍA GENERAL







INFORMACI ÓN

PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIÓN

14.

INFORMACI ÓN

SOLICITA NUEVAMENTE INFORMACIÓN VÍA TELEFÓNICA PARA ENVIAR POR CORREO

ELECTRÓNICO

15.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA CORRECTO Y PROCEDE A

CAPTURAR

17.

ORIGRANA

RECIBE PROGRAMA Y LO COTEJA CON

PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA U.A. POR

CAPÍTULO Y PARTIDA PRESUPUESTAL

13.

PROGRAMA


TURNA

12.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y EFECTÚA CORRECCIONES,

ENVÍA

16.

¿ES CORRECTO

EL PRESUPUES-

TO?

NO

A

B

SÍ

INFORMACI ÓN

PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIÓN

14.

INFORMACI ÓN

SOLICITA NUEVAMENTE INFORMACIÓN VÍA TELEFÓNICA PARA ENVIAR POR CORREO

ELECTRÓNICO

15.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA CORRECTO Y PROCEDE A

CAPTURAR

17.

ORIGRANA

RECIBE PROGRAMA Y LO COTEJA CON

PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA U.A. POR

CAPÍTULO Y PARTIDA PRESUPUESTAL

13.

PROGRAMA


TURNA

12.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y EFECTÚA CORRECCIONES,

ENVÍA

16.

¿ES CORRECTO

EL PRESUPUES-

TO?

NO

A

B

SÍ


SECRETARÍA GENERAL







PRESUPUES TO

COTEJA PRESUPUESTO AUTORIZADO ASIGNADO CUIDANDO NO REBASAR

PRESUPUESTO AUTORIZADO

20.

PROGRAMA

CAPTURA FORMATO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

21.

SUMAN ADQUISICIONES, COTIZAN POR FAX E

INTERNET

22.

REQUISICI ÓN

RECIBE REQUERIMIENTO DE O. C. PARA

REVISIÓN

18.

INFORMACI ÓN

CAPTURA INFORMACIÓN DE O.C. Y E.T. PARA

SABER A CUANTO ASCIENDE EL NÚMERO DE ARTÍCULOS A NIVEL

NACIONAL

19.

B

C

PRESUPUES TO

COTEJA PRESUPUESTO AUTORIZADO ASIGNADO CUIDANDO NO REBASAR

PRESUPUESTO AUTORIZADO

20.

PROGRAMA

CAPTURA FORMATO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES

21.

SUMAN ADQUISICIONES, COTIZAN POR FAX E

INTERNET

22.

REQUISICI ÓN

RECIBE REQUERIMIENTO DE O. C. PARA

REVISIÓN

18.

INFORMACI ÓN

CAPTURA INFORMACIÓN DE O.C. Y E.T. PARA

SABER A CUANTO ASCIENDE EL NÚMERO DE ARTÍCULOS A NIVEL

NACIONAL

19.

B

C


SECRETARÍA GENERAL







TURNA

23.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA, REVISA Y TURNA

24.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y TURNA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMON. PARA REVISIÓN Y CONSIDERACIÓN DEL

COMITÉ DE ADQUISICIONES

25.

PROGRAMA

APRUEBA PROGRAMA EN SESIÓN ORDINARIA Y/O EXTRAORDINARIA Y

TURNA

26.

C

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y PROCEDE A CAPTURAR EN

EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA

SECRETARÍA DE ECONOMÍA

27.

ACUSE

SOLICITA ACUSE DE RECIBO, SI ES

CORRECTA LA CAPTURA

28.

PROCEDE A CAPTURAR NUEVAMENTE EN CASO DE

NO SER CORRECTA

29.

TERMINA

TURNA

23.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA, REVISA Y TURNA

24.

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y TURNA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMON. PARA REVISIÓN Y CONSIDERACIÓN DEL

COMITÉ DE ADQUISICIONES

25.

PROGRAMA

APRUEBA PROGRAMA EN SESIÓN ORDINARIA Y/O EXTRAORDINARIA Y

TURNA

26.

C

PROGRAMA

RECIBE PROGRAMA Y PROCEDE A CAPTURAR EN

EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA

SECRETARÍA DE ECONOMÍA

27.

ACUSE

SOLICITA ACUSE DE RECIBO, SI ES

CORRECTA LA CAPTURA

28.

PROCEDE A CAPTURAR NUEVAMENTE EN CASO DE

NO SER CORRECTA

29.

TERMINA


manual de procedimientos - procuraduría … · web viewconciliación del registro contable y el...

Documents