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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

AUTOGESTIÓN Y PREVENCIÓN DEL LAVADO

DE ACTIVOS Y LA FINANACIACIÓN DEL

TERRORISMO SAGRLAFT

Compilación de las principales políticas, procedimientos

y requerimientos establecidos por HENDER SOLUTIONS,

en cumplimiento de la legislación colombiana y los

preceptos y acuerdos internacionales, relacionadas con

la prevención del Lavado de activos y Financiación del

Terrorismo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SARLAFT Página 1 de 46

DEPENDENCIA GENERADORA: DIVISIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y CUMPLIMIENTO. VIGENCIA: 2019

Responsable: División de cumplimiento y prevención de riesgos Copia controlada Revisado por: Dirección administrativa

Elaborado por: JHOR HAROLD IBARGUEN ANDRADE Aprobado por: Dirección administrativa

Contenido.

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA pag.3

2. CONSIDERACIONES GENERALES pag.3

2.1 Introducción pag.3

2.2 Alcance y efectos pag.3

2.3 Marco normativo pag.4

2.4 Marco teórico pag.5

2.5 Políticas generales pag.19

2.6 Procedimientos pag.19

3. OBJETIVOS DEL MANUAL pag.20

3.1 Objetivo general pag.20

3.2 Objetivos específicos pag.20

4. ETAPAS DEL SISTEMADE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA/FT pag.20

4.1 Identificación de riesgos pag.20

4.1.1 Metodología para la segmentación de los factores de riesgo pag.20

4.2 Segmentación de los factores de riesgo pag.21

4.3 Factores de riesgo aplicables a HENDER SOLUTIONS pag.21

4.3.1 Exploración / extracción pag.21

4.3.2 Proveedores pag.22

4.3.3 Clientes / usuarios pag.23

4.3.4 Servicios pag.24

5. FORMAS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE PUEDEN PRESENTAR RIESGOS EN HENDER SOLUTIONS pg.24

6. ORGANOS DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT pag.25

6.1 Gerencia General pag.25

6.2 Oficial de cumplimiento pag.25

6.2.1 Funciones del Oficial de Cumplimiento pag.26

6.3 Secretaria ejecutiva pag.28

6.3.1 Funciones de la Secretaria ejecutiva pag.28

6.4 Consejo de Cumplimiento pag.29

6.4.1 Composición y funcionamiento pag.29

6.4.2 Funciones pag.30

7. POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, PROVEEDOR Y COLABORADOR pag.30

7.1 Debida diligencia pag.30

7.1.1 Comprobación de listas nacionales pag.31

7.1.2 Comprobación de listas internacionales pag.31

7.1.3 Comprobación de actividades declaradas pag.32

7.1.4 Identificación en caso de no actuación por cuenta propia y composición accionaria pag.32

7.1.5 Identificación de titular pag.32

7.1.6 Identificación de personas públicamente expuestas pag.33

7.2 Procedimiento de conocimiento del cliente / proveedor pag.33

7.2.1 Conocimiento persona natural pag.34

7.2.2 Identificación de personas jurídicas pag.34

7.2.3 Información adicional clientes de riesgo superior al promedio pag.36

7.3 Verificación de la información pag.36

7.4 Política de actualización de información pag.36

7.5 Señales de alerta pag.37

7.6 Detención y comunicación de operaciones inusuales y sospechosas pag.38


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7.6.1 Análisis de operaciones pag.40

7.6.2 Comunicación y/o archivo de operaciones analizadas pag.41

7.7 Periodo y procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas pag.43

8. COMUNICACIÓN A LAS AUTORIDADES COMPETENTES pag.43

9. AUDITORIA INTERNA Y REVISORÍA FISCAL pag.44

10. PLAN DE CAPACITACIÓN pag.45

11. CONSERVACIÓN, ACCESO Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN pag.45

12. SANCIONES pag.45


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1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

HENDER SOLUTIONS es una empresa de exportaciones con un alto contenido social, que

además de su objetivo de generar beneficios a sus asociados y clientes, busca mejorar la

calidad de vida de las comunidades. Contamos con talento humano comprometido, líder y

con sensibilidad social, capaz de proponer soluciones innovadoras, en busca de satisfacer a

nuestros grupos de interés con productos y servicios de calidad.

Nuestra diferencia radica en la capacidad de conectarnos con las comunidades, nuestros

clientes y proveedores, a fin de generar confianzas, y actuar siempre teniendo en cuenta sus

necesidades; buscando que las soluciones que proponemos cumplan con criterios de

realidad, que nos permitan ser certeros en nuestras decisiones reduciendo al mínimo la

incertidumbre.

Trabajamos con todas aquellas personas y empresas que tienen una visión de país, justo,

igualitario, con justicia social, en paz y con una economía fuerte desde las regiones.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

2.1 Introducción

El presente manual, es un esfuerzo de Hender Solutions, por avanzar en los procesos de

legalidad y control, establecidos por el Estado Colombiano y la Comunidad

Internacional, en la lucha de contra todas las formas de ilegalidad y de acciones con

atentan contra la seguridad global, como lo es el lavado de activos y la financiación del

terrorismo.

Por lo anterior este manual compila e incorpora las principales políticas, procedimientos

y requerimientos establecidos, en la legislación colombiana y en los preceptos y

acuerdos internacionales, relacionados con la prevención del Lavado de activos y

Financiación del Terrorismo.

2.2 Alcance y efectos

Los lineamientos, preceptos, medidas y disposiciones contenidas en el presente manual,

son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, sin distingo de su rango y/o

jerarquía, miembros de la junta directiva y asamblea de socios, así como para los

colaboradores y contratistas de la empresa; serán implementados desde el momento en

que un proveedor y/o cliente, requiere los bienes y servicios de la entidad, durante y

hasta la finalización de la relación comercial.


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2.3 Marco normativo

El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo, se fundamenta en los contenidos constitucionales y legales dispuestos en el

ordenamiento jurídico nacional y desarrollados por las autoridades competentes, en

homologación con los preceptos internacionales, cuya finalidad es evitar que las

instituciones financieras o empresas, en los diferentes sectores económicos, puedan ser

utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de ilícitos; además de

servir como fuente de financiación a grupos al margen de la ley y al terrorismo.

La legislación colombiana establece:

Artículo 333 Constitución Política de Colombia. La actividad económica y la iniciativa

privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá

exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley. La libre competencia

económica es un derecho de todos que supone responsabilidades.

Artículos 6, 123, 333 inciso 5 y 335 de la Constitución Política de Colombia.

Ley 190 de 1995

Ley 599 de 2000

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993, articulo 102 a

107).

Ley 365 de febrero 21 de 1997

Ley 526 de 1999 (Creación de la UIAF). Funciones de la UIAF

Ley 1581 de 2011

Código Penal Artículos: 29, 30, 65, 319, 320, 321, 326, 327, 365, 376, 377, 382 y

412.

En general aquellas enunciadas en el Código de Procedimiento Penal

Ley 1126 de 2006 sobre financiación del terrorismo. Modificó la Ley 526 de 1999

Decreto 3420 de 2004 (Comité de Coordinación interinstitucional para el control

de Lavado de Activos), por el cual se modifica la composición y funciones de la

Comisión de Coordinación Interinstitucional para el Control del Lavado de

Activos y se dictan otras disposiciones.

Norma Técnica Colombiana NTC5254 de 2006 “Gestión de Riesgo”

Guía Administración del Riesgo del DAFP 2006

Ley 1121 de 2006 (Tipifica el delito de financiación del terrorismo).

La ley 1249 de 2008, decretada por el Congreso y sancionada por el presidente

de la república faculta a los Administradores Policiales a realizar asesorías,

investigación y consultorías en procesos y procedimientos de seguridad,

teniendo el aval del Gobierno nacional para evaluar, coordinar, siendo este un

procedimiento que se ajusta al marco legal.


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Circular Externa 026 del 2008 de La Superintendencia Financiera de Colombia,

Capitulo 11. Reglas relativas a la Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y la


A nivel internacional, las convenciones ratificadas por Colombia:

Estándar Australia New Zelanda Risk Management. AS/NZS-4360:2004.

Convención de Palermo “Convención de las naciones unidas contra la

delincuencia organizada transnacional y sus protocolos”.

Convención Iberoamericana contra la Corrupción de la OEA

Convención de las naciones unidas contra la corrupción

Convenio internacional para la represión de la financiación del terrorismo

Convención de las naciones unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes

Convenio de Estrasburgo “Convenio Europeo Sobre Blanqueo, Detención,

embargo y confiscación de los productos de un delito”

Las demás disposiciones que las adicionen, reglamenten o modifiquen.

2.4 Marco teórico (Definiciones)

Actividad delictiva:

Acción acompañada de una conducta dolosa. La conducta es dolosa cuando el

autor conoce los hechos constitutivos de la infracción penal y quiere su realización.

También es dolosa la conducta cuando la realización de la infracción penal ha sido

prevista como probable y su no realización se deja librada al azar.

El dolo es la actividad realizada por una persona con el fin de causar daño a otra

persona, a sus bienes o con la intención de hacer lo contrario al orden jurídico.

Actividad Sospechosa:

La actividad de un empleado, colaborador, cliente, proveedor o transacción que se

considere sospechosa debe estar relacionada con el Lavado de Activos o con el

Enriquecimiento Ilícito o relacionada con la comisión de un delito de financiamiento

terrorista.

Actuar de Manera Ética:

Lineamiento de una persona o entidad que respeta y acata las normas que la

regulan y le corresponde actuar responsablemente ante la sociedad y el estado.

Administrador:

Entidad o persona, que, en virtud de contrato de mandato, fiducia, corretaje u otro

cualquiera, administra una emisión de valores representando al emisor, y/o un

portafolio de valores representando al titular.


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Autoridad Administrativa:

Entidad o funcionario del Gobierno que tiene funciones administrativas.

Autoridad Competente:

Entidad o funcionario competente de conocer alguna materia judicial o

administrativa.

CICAD:

Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas. Es una agencia de la

Organización de Estados Americanos que tiene los siguientes objetivos:

Promover la cooperación multilateral en el área de las drogas.

Ejecutar los programas de acción para fortalecer la capacidad de los estados

miembros de la CICAD para prevenir y tratar el abuso de drogas; combatir

la producción y el tráfico de drogas ilícitas; y negar a los traficantes el dinero

obtenido como resultado del tráfico de drogas; y

Promover la investigación en el área de las drogas, el intercambio de

información, capacitación especializada y asistencia técnica.

CIFIN:

Central de Información Financiera. Es una base de datos que permite consultar la

posición de una persona ante el sistema financiero.

Cliente:

Se entiende como cliente, la persona natural o jurídica, con la cual se tiene una

relación contractual de carácter financiero. Esta relación puede ser de manera

ocasional o permanente.

Proveedor:

Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u otros suministros a la

empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y funcionamiento.

Confidencialidad:

Mantenimiento de ciertos hechos, datos e información fuera del público o acceso sin

autorización. La confidencialidad está relacionada con la Reserva Bancaria, con el

reporte de las operaciones sospechosas y con el reporte a las autoridades

competentes, así como el debido y adecuado uso proporcionado a información

sensible de la empresa y/o de sus negocios, por sus empleados, socios y clientes.


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Estructuración:

Definida como las acciones conducentes o tratar de conducir, una o más

transacciones en moneda, en cualquier cantidad, en una o más instituciones

financieras, en uno o más días, en cualquier forma, con el propósito de evadir los

requisitos legales de reportar transacciones en moneda.

Extinción De Dominio: (Ley 793 de 2002):

La extinción de dominio es la pérdida de derecho a favor del Estado, sin

contraprestación ni compensación de naturaleza alguna para su titular. Esta acción

es autónoma en los términos de la presente ley.

1. Cuando exista incremento patrimonial injustificado, en cualquier tiempo, sin que

se explique el origen lícito del mismo.

2. El bien o los bienes de que se trate provengan directa o indirectamente de una

actividad ilícita.

3. Los bienes de que se trate hayan sido utilizados como medio o instrumento

para la comisión de actividades ilícitas, sean destinadas a éstas, o correspondan

al objeto del delito.

4. Los bienes o recursos de que se trate provengan de la enajenación o permuta

de otros que tengan su origen, directa o indirectamente, en actividades ilícitas, o

que hayan sido destinados a actividades ilícitas o sean producto, efecto,

instrumento u objeto del ilícito.

5. Los bienes o recursos de que se trate hubieren sido afectados dentro de un

proceso penal y que el origen de tales bienes, su utilización o destinación ilícita

no hayan sido objeto de investigación o habiéndolo sido, no se hubiese tomado

sobre ellos una decisión definitiva por cualquier causa.

6. Los derechos de que se trate recaigan sobre bienes de procedencia lícita, pero

que hayan sido utilizados o destinados a ocultar o mezclar bienes de ilícita

procedencia.

Se exceptúan de lo dispuesto en el presente numeral, exclusivamente, los casos

de títulos que se negocian en centrales de depósito de valores, debidamente

acreditadas ante la autoridad competente, siempre y cuando los intermediarios

que actúen en ellas, cumplan con las obligaciones de informar operaciones

sospechosas en materia de lavado de activos, de conformidad con las normas

vigentes.


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7. Cuando en cualquier circunstancia no se justifique el origen ilícito del bien

perseguido en el proceso.

Las actividades ilícitas a las que se refiere la extinción de dominio son (según la

Ley 793 de 2002):

1. El delito de enriquecimiento ilícito.

2. Las conductas cometidas, en perjuicio del Tesoro Público, y que

correspondan a los delitos de peculado, interés ilícito en la celebración de

contratos, de contratos celebrados sin requisitos legales, emisión ilegal de

moneda o de efectos o valores equiparados a moneda; ejercicio ilícito de

actividades monopolísticas o de arbitrio rentístico; hurto sobre efectos y

enseres destinados a seguridad y defensa nacionales; delitos contra el

patrimonio que recaigan sobre bienes del Estado; utilización indebida de

información privilegiada; utilización de asuntos sometidos a secreto o

reserva.

3. Las que impliquen grave deterioro de la moral social. Para los fines de esta

norma, se entiende que son actividades que causan deterioro a la moral

social, las que atenten contra la salud pública, el orden económico y social,

los recursos naturales y el medio ambiente, seguridad pública,

administración pública, el régimen constitucional y legal, el secuestro,

secuestro extorsivo, extorsión y proxenetismo.

Para los efectos de la ley de extinción de dominio, se entenderá por bienes

sujetos a extinción del dominio, todos los que sean susceptibles de

valoraciones económicas, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, o

aquellos sobre los cuales pueda recaer derecho de propiedad. Igualmente,

se entenderá por tales todos los frutos y rendimientos de los mismos.

Cuando no resultare posible ubicar, o extinguir el dominio de los bienes

determinados sobre los cuales verse la extinción del dominio, al momento

de la sentencia, podrá el Juez declarar extinguido el dominio sobre bienes o

valores equivalentes del mismo titular. Lo dispuesto no podría interpretarse

en perjuicio de los derechos de terceros de buena fe exentos de culpa.

Conocimiento Del Cliente:

Conjunto de Políticas y procedimientos de control de lavado de activos utilizados

para conocer cierta información de los clientes con la cual se pueda determinar su

identidad, actividad económica, origen de sus recursos y demás datos que permitan

crear un perfil de cliente y predecir su comportamiento.


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El conocimiento del cliente, es un conjunto de políticas y procedimientos usados

para determinar las identidades de los titulares de las subcuentas.

Conocimiento Del Empleado:


para conocer cierta información de los empleados con la cual se pueda determinar

su identidad, actividades, antecedentes, perfil económico, y demás datos que

permitan detectar conflictos de interés o actividades relacionadas con el

enriquecimiento ilícito, el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.

El conocimiento del empleado se puede extender al grupo familiar inmediato.

Igualmente, serán aplicables las disposiciones que se establezcan dentro del código

de conducta respecto de las inversiones en el mercado de valores, activos y pasivos,

de los empleados.

Conocimiento Del Proveedor:


para conocer cierta información de los proveedores con la cual se pueda determinar

su identidad, actividades, antecedentes, perfil económico, origen de recursos y

demás datos que permitan establecer un perfil del proveedor, para el

establecimiento de relaciones comerciales.

Contraloría General De La República:

La Contraloría General de la República es el máximo órgano de control fiscal del

Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes

públicos, y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de

mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.

En cumplimiento del artículo 119 de la Constitución Nacional, la Contraloría General

de la República ejerce, en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión

fiscal y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación.

Evalúa los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del

Estado, determinando si adquieren, manejan y/o usan los recursos públicos dentro

del marco legal, sujetos a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y

sostenibilidad ambiental.

Contrato de adquisición de bienes y servicios:

Contrato de adquisición de bienes: Contrato mediante el cual una persona se obliga

con otra a transmitirle la propiedad de un bien a cambio de un precio.


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Contrato de Mandato:

Acuerdo de voluntades mediante el cual el Depositante Directo se obliga a ejecutar

en nombre del Depositante Indirecto las operaciones que éste autorice frente a la

Sociedad.

Contrato Joint venture:

Asociación de dos o más personas (naturales o jurídicas) para realizar un proyecto o

negocio que implica un determinado riesgo compartido (Venture), en la cual las

partes combinan esfuerzos para perseguir un beneficio común, sin ser sociedad.

Para lo anterior las partes realizarán un aporte de bienes o derechos, sobre los

cuales tendrán derecho en la misma proporción de su participación en la ejecución

del negocio. Las partes distribuirán entre ellas las ganancias como los riesgos que se

derivan del negocio.

Contrato Agencia comercial:

Es un contrato por medio del cual un comerciante (Agenciado) encarga a otro

comerciante (Agente) la promoción y explotación de sus negocios, en un

determinado sector de la economía, en una zona delimitada de territorio y de

manera independiente y estable. En virtud del encargo el Agente buscara promover

o explotar los negocios del Agenciado una zona determinada a fin de realizar la

oferta y/o venta de bienes y/o servicios del Agenciado. La remuneración del Agente

normalmente se fijará como una comisión sobre ventas o sobre nuevos negocios

logrados.

Cuentas en participación:

Por medio del Contrato de cuentas en participación dos o más comerciantes

participan en una o varias operaciones mercantiles o negocios, para la cual cada

una de las partes participa de diferentes formas: así, una parte ejecutara el negocio

a nombre propio (socio gestor) y los demás aportan recursos para llevar a cabo los

negocios (socio oculto o Inactivo o No Gestor). Si bien se les llama “socios” a las

partes del contrato, al celebrar este contrato no se crea una persona jurídica

independiente de las partes.

El Socio Gestor será responsable de realizar todas las actividades necesarias para

lograr el objeto del negocio frente a terceros, por lo que responderán ante estos de

manera personal e ilimitada; por el contrario, el Socio Oculto solamente responderá

hasta el monto de los aportes que realice a menos que revele su calidad de Socio

Oculto frente a los terceros.


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Contrato Laboral:

Contrato de trabajo por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio

personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o

subordinación de la segunda y mediante remuneración.

Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera,

empleador y la remuneración cualquiera que sea su forma, salario.

Depositantes:

Personas naturales o jurídicas a nombre de las cuales se reciben o registran, de

manera directa o indirecta, valores en el Depósito administrado por la Sociedad.

Depositantes Directos:

Son las entidades, que de acuerdo con el reglamento de operaciones de la

Sociedad aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia pueden

acceder directamente a los servicios del Depósito de Valores y que han suscrito el

Contrato de Depósito de Valores o de emisión, bien sea a nombre y por cuenta

propia y/o en nombre y por cuenta de terceros.

Los Depositantes Directos que cumplan con las calidades establecidas en este

reglamento también podrán ser Depositantes Directos del sistema de compensación

y liquidación administrado por la sociedad.

Derecho Fundamental:

Conjunto de derechos consagrados en el Titulo II Capítulo 1 de la Constitución

Política de Colombia.

DIJIN:

Dirección de Policía Judicial e Investigaciones. Es una división de la Policía Nacional

encargada de la investigación judicial. Busca desarrollar con efectividad la

investigación judicial, criminalística y criminológica para apoyar la administración de

justicia.

Debida Diligencia “due diligence”:

Se trata de un estándar internacional riguroso sobre el conocimiento del cliente y

que aplica para todas las instituciones financieras, instituciones no bancarias e

intermediarios profesionales de servicios financieros.

La Debida diligencia, es un término utilizado para identificar tareas adicionales de

revisión y precaución para identificar a los clientes y confirmar que sus actividades y

fondos son legítimos.


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Documentación Legal:

Documentos emitidos por autoridad competente, que permiten el conocimiento y la

identificación de un cliente o proveedor, tanto en sus datos personales como en sus

condiciones financieras y jurídicas, como son: Documento de Identidad, Estados

Financieros, Documentos tributarios, Certificados Judiciales, Escrituras Públicas,

Certificados de Cámara de Comercio, Certificados de Organismos de Inspección

vigilancia y control, etc.

Lavado de Activos:

Reconocimiento de que el Lavado de Activos significa un alto riesgo para la

economía y la seguridad del país.

El lavado de activos se define como toda acción tendiente a incorporar el dinero

proveniente de actividades ilícitas a los canales legales de la economía; por lo tanto

el lavado de dinero tiene su origen en actividades ilícitas y es un medio que permite

a la delincuencia organizada gozar de sus actos al margen de la ley.

Emisores del mercado de valores:

Entidades autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la ley

para emitir en el mercado de valores y están calificados como Depositantes Directos.

Enriquecimiento ilícito:

El artículo 327 del Código Penal, tipifica el enriquecimiento ilícito de particulares: El

que de manera directa o por interpuesta persona obtenga, para sí o para otro,

incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades

delictivas.

El artículo 412 del Código Penal, tipifica el enriquecimiento ilícito de servidores

públicos: El servidor público que, durante su vinculación con la administración, o

quien haya desempeñado funciones públicas y en los dos años siguientes a su

desvinculación, obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial injustificado,

siempre que la conducta no constituya otro delito.

Evento Positivo:

Hallazgo sobre una persona, (natural o jurídica) de una lista de personas

sospechosas o investigadas que figura en las bases de datos y listas restrictivas.

Fiscalía General de La Nación:

Corresponde a la Fiscalía General de la Nación dirigir, realizar y coordinar la

investigación e instrucción en materia penal.

Corresponde a la Fiscalía General de la Nación:


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Investigar los delitos y acusar a los presuntos infractores ante los juzgados y

tribunales competentes, asegurar la comparecencia de los presuntos infractores de

la ley penal, adoptando las medidas de aseguramiento, calificar y declarar precluidas

las investigaciones realizadas, dirigir y coordinar las funciones de policía judicial que

en forma permanente cumplen la Policía Nacional y los demás organismos que

señale la ley y las demás funciones que le atribuya el estatuto orgánico de la Fiscalía

General de la Nación.

La Fiscalía General se encarga de investigar los delitos, calificar los procesos y acusar

ante los jueces y tribunales competentes a los presuntos infractores de la ley penal,

ya sea de oficio o por denuncia. La investigación de oficio se realiza por iniciativa

propia del Estado y la investigación por denuncia cuando un tercero que es víctima

de un delito, instaura la denuncia ante alguna de las autoridades competentes

(Comisaría, Inspección de Policía o Unidad de Reacción Inmediata de la Fiscalía).

La Unidad Nacional de Fiscalías para la Extinción del Derecho de Dominio y Contra

el Lavado de Activos, se encarga de adelantar las investigaciones por los delitos

relacionados con el Lavado de Activos y la Acción de Extinción del Derecho de

Dominio. Adopta medidas tendientes a superar la impunidad en todas las

modalidades delincuenciales y a materializar la extinción del derecho de dominio de

los bienes adquiridos mediante enriquecimiento ilícito en perjuicio del tesoro

público, o con grave deterioro de la moral social.

GAFI:

Grupo de Acción Financiera Internacional, también conocido como FATF (Financial

Action Task Force on Money Laundering), creado en la Cumbre Económica de la

OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) en 1989,

como una respuesta de los jefes de estado de las naciones del G-7 al creciente

problema del lavado de activos.

Es una organización multidisciplinaria, con sede en París, que lidera la lucha mundial

contra el lavado de activos. Reúne el desarrollo de políticas legales, financieras y de

cumplimiento de ley.

GAFIC:

Grupo de Acción Financiera del Caribe.

GAFISUD:

Grupo de Acción Financiera de América del Sur, es una organización

intergubernamental de base regional que agrupa a los países de América del Sur

para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del

compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la


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profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países

miembros.

GRUPO EGMONT:

El Grupo EGMONT es la instancia que reúne a las Unidades de Inteligencia

Financiera (UIF) del mundo. El 9 de junio de 1995, representantes de 24 países y 8

organizaciones internacionales se reunieron en el Palacio de EGMONT en Bélgica

para discutir sobre las organizaciones especializadas en la lucha contra el lavado de

dinero, conocidas en ese entonces, como “disclosures receiving agencies”, que

correspondían a las actuales UIF.

El principal objetivo del grupo es facilitar el intercambio de información entre las UIF

de los países miembro, con el fin de combatir los delitos de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo. Así mismo, el Grupo promueve la firma de acuerdos

interinstitucionales, conocidos como Memorandos de Entendimiento, para facilitar el

intercambio de información bilateral.

La Asamblea General de Accionistas:

Es el máximo órgano social conformado por los accionistas de la Compañía. Debe

celebrar reunión ordinaria una vez al año y tantas reuniones extraordinarias como

sean requeridas para el adecuado cumplimiento de las funciones que le han sido

asignadas en los Estatutos Sociales.

El funcionamiento y convocatoria de la Asamblea se rige por lo establecido en la ley,

los Estatutos Sociales y en el reglamento de funcionamiento de la Asamblea General

de Accionistas.

Junta Directiva:

La Junta Directiva es un órgano colegiado, al cual compete las definiciones de la

orientación estratégica y de organización de la entidad, el desarrollo y seguimiento

de la buena marcha de los negocios sociales para lograr el crecimiento sostenido de

valor de la empresa y la verificación de la existencia y efectividad de controles

internos, entre otras, que permitan un adecuado desarrollo de la sociedad

Ley USA PATRIOT:

El nombre de la Ley USA PATRIOT es un acrónimo de su nombre completo (The

Uniting Strengthening America by Providing Appropopiate Tools Required to

Intercept and Obstruct Terrorism). Es la ley que regula el control del lavado de

activos, la lucha contra el terrorismo y el secreto bancario en Estados Unidos. Esta

ley es importante por su extraterritorialidad, ya que puede tener incidencia sobre

instituciones financieras de otros países.


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Listas restrictivas:

Son aquellas listas frente a las cuales la entidad se abstendrá o buscará terminar

relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas

que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las

Listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo de LA/FT

que no pueda mitigarse con la adopción de controles.

Listas de control:

Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas restrictivas. Estas listas

involucran la calificación del Cliente que figure en las mismas como de alto riesgo de

LA/FT. Estas listas son definidas por el Oficial de Cumplimiento.

Lista de Responsables Fiscales:

Lista trimestral publicada por la Contraloría General de la República donde se

relacionan personas naturales o jurídicas involucradas en delitos contra la

administración pública y que tienen un fallo de responsabilidad fiscal en su contra.

Lista OFAC (OFFICE OF FOREING ASSEST CONTROL) del Gobierno de los

Estados Unidos:

Lista del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, en la cual se designan los

principales narcotraficantes y terroristas a escala mundial. Conocida también como

lista Clinton.

Operación Inusual:

Se entiende como operación inusual, aquella cuya cuantía o características que no

guarda relación con la actividad económica del cliente, o que, por su número, por

las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los

parámetros de normalidad establecidos por la entidad respectiva.

Operación Sospechosa:

Es aquella operación inusual que por sus características conlleva a presumir

razonablemente, que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilícito de

bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito.

Para el depósito centralizado de valores una operación tiene el calificativo de

sospechoso cuando el titular de la cuenta sea depositante directo o indirecto se

asocie con las listas de personas sospechosas o investigadas.

Perfil:

Elemento de los procedimientos de conocimiento del cliente, los proveedores y los

empleados, mediante el cual se determina la actividad “normal y esperada” y el

seguimiento de la actividad, para determinar si la misma se realiza dentro del perfil.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Política de Prevención y Control del Lavado de Activos y la Financiación del

Terrorismo:

Conjunto de directrices de HENDER SOLUTIONS sobre Prevención y Control del

Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

Procuraduría General de La Nación:

Organismo que encarna al Ministerio Público, es decir representa a la sociedad

colombiana, supervigila la conducta de los servidores públicos, y defiende el orden

jurídico y los derechos fundamentales.

Reglamento de Operaciones:

Es el documento que regula las relaciones que surjan entre la HENDER SOLUTIONS

y sus Proveedores, clientes, socios y colaboradores locales o internacionales, con los

sistemas de negociación o registro y otros sistemas de compensación y liquidación,

con motivo de los contratos que se celebren en desarrollo de su objeto social

vinculados a los servicios de custodia, administración, compensación, liquidación y

las funciones de certificación sobre los valores anotados en cuenta.

Reporte de Operación Sospechosa (ROS):

Mecanismo mediante el cual se informa a la UIAF que una operación tiene las

características de sospechosa, es decir, que su objeto puede ser el de ocultar o

encubrir el origen ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de

cualquier delito.

Representante Legal:

Persona natural que en virtud del acto societario que lo designa como tal, manifiesta

la voluntad de una persona jurídica, sociedad o entidad y la representa.

Sujeto Obligado:

Persona a la que le corresponde cumplir con el proceso de conocimiento del cliente

el cual contempla la prevención y control del riesgo de Lavado de Activos y la

Financiación de Terrorismo

Superintendencia Financiera de Colombia:

La Superintendencia Financiera de Colombia, es un organismo técnico adscrito al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía

administrativa y financiera y patrimonio propio que, en su calidad de autoridad,

tiene a su cargo la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen

actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el

manejo, aprovechamiento o inversión de recursos captados del público.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Unidad Administrativa Especial de Información Análisis Financiero (UIAF):

Creada mediante la Ley 526 del 12 de agosto de 1999, como una Unidad

Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuyas

funciones serán de intervención del Estado con el fin de detectar prácticas asociadas

con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

Usuario:

Visita Domiciliaria:

Acción mediante la cual se visita el domicilio de los funcionarios durante el proceso

de contratación y durante la vigencia del contrato laboral, para efectos de evaluar si

su modo de vida corresponde a su perfil económico.

Financiación del Terrorismo:

Incurre en financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con

actividades terroristas, el que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue,

reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice

cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga

económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a

grupos terroristas nacionales o extranjeros (LEY 1121 DE 2006).

Lavado de Activos:

Definido en el Artículo 323 del Código Penal. Según el cual “El que adquiera,

resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o

administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de

tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro

extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del

terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas,

tráfico de drogas toxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el

sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el

producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o le dé a los bienes

provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o

encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos

sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen

ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y

multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos

legales vigentes.

Riesgo:

La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos de la

entidad. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Riesgo asociado al LA/FT:

Riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo LA/FT, como son: reputacional,

legal, operativo y contagio.

Riesgo reputacional:

Perdida en que incurre una empresa o entidad por el desprestigio, publicidad

negativa, mala imagen, independientemente de su certeza o no, en relación con sus

prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o

procesos judiciales.

Riesgo operativo:

Posibilidad de pérdidas por fallas, deficiencias o inadecuaciones, en el recurso

humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, o por la ocurrencia de

acontecimientos externos.

Riesgo legal:

Posibilidad de pérdida en la que incurre la entidad al ser sancionada, multada u

obligada por autoridad competente a indemnizar daños como resultado de su

incumplimiento de normas y regulaciones y obligaciones contractuales, de igual

forma se presenta de fallas en los contractos y transacciones derivadas de malas

actuaciones, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización y/o

ejecución de contratos.

Riesgo de contagio:

Nivel de riesgo propio de la actividad desarrollada por la entidad, sin tener en

cuenta el efecto de los controles.

Factores de riesgo:

Agentes generadores de del riesgo de LA/FT. para efectos del SAGRLAFT las

entidades deben tener en cuento como mínimo los siguientes:

Clientes /usuarios

Productos

Canales de distribución

Jurisdicciones

Señales de alerta:

Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos,

razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante,

a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible

existencia de un hecho o situación


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





2.5 Políticas generales

La gerencia, a través del oficial de cumplimiento será la responsable de impulsar y

fortalecer una cultura de mitigación y administración de riesgos, que impacte de

manera directa en la conducta y actuaciones de las personas a fin de generar un

funcionamiento apropiado de la gestión de riesgos de la entidad.

La asamblea de accionista, la gerencia y el oficial de cumplimiento, así como los

órganos de control como los son revisoría fiscal, independientemente de su relación

contractual, deben conocer, comprender y cumplir con las políticas, lineamientos,

principios y procedimientos establecidos en el presente manual, el manual de

funciones y código de ética de la entidad.

2.6 Procedimientos

Según la Circular Básica Jurídica y la Circular Externa No. 100-000006de de la

Superintendencia de Sociedades de Colombia, las entidades el sector real y en este

caso de explotación de minas y canteras, la implementación del SAGRLAFT, implica

desarrollar al menos los siguientes procedimientos.

a) Conocer el mercado

b) Identificar y analizar operaciones inusuales.

c) Dar respuesta a los requerimientos de información por parte de las

autoridades competentes:

En sentido de lo anterior, el sistema establecido debe permitir conocer lo siguiente:

a) Conocer el mercado.

b) Conocer e identificar proveedores, clientes/usuarios y colaboradores

c) Identificar y analizar las operaciones inusuales

d) Determinar y reportar operaciones sospechosas

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

3.1 Objetivo general

Establecer las políticas, lineamientos y procedimientos internos, a ser aplicados por

la entidad y sus empleados, con el fin de prevenir la vinculación en actividades

delictivas y conexas al lavado de activos y financiación del terrorismo.

3.2 Objetivos específicos

Fortalecer la cultura de la legalidad y de anticorrupción en las actuaciones de la

entidad y sus empleados.

Establecer los mecanismos internos que permitan a la entidad la lucha contra la

corrupción, el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





4. ETAPAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LA/FT

4.1 Identificación de riesgos

4.1.1 Metodología para la segmentación de los factores de riesgo

Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en

grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se

fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características

(variables de segmentación).1

La metodología utilizada es la Segmentación descriptiva, que es aquella que no

busca predecir el comportamiento de los clientes (o cualquier otro factor de riesgo)

sino lograr la descripción de los segmentos.

4.2 Segmentación de los factores de riesgos

Factor de riesgo Contenido Descripción

Exploración /

extracción

La situación de orden público, así

como as características geológicas y

morfológicas del terreno constituyen

elementos de riesgo, de la misma

forma los métodos de explotación

utilizados y los efectos en el material.

Proveedores Barequeros

Titulo minero (personas

naturales y/o jurídica)

Considerados en términos del

conocimiento, el origen de sus

fondos, el material, las relaciones

comerciales y demás que puedan

constituir un riesgo en la prevención

de l LA/FT.

Clientes / usuarios 1. Empresas internacionales

2. Empresas nacionales

(personería jurídica)

3. Personas naturales

4. Empleados

5. Contratistas

6. Colaboradores

Considerados en términos del

conocimiento, el origen de sus

fondos, las relaciones comerciales,

PEP´s y demás que puedan constituir

un riesgo en la prevención de l

LA/FT.

Servicios Compra

Venta (nacionales e

internacionales)

Fundición

Purificación

Considerados en términos de

conocimiento, origen de fondos,

calidad. destino final, etc.

1 Fuente: https://www.infolaft.com/sarlaft-claves-segmentar-factores-riesgo/

https://www.infolaft.com/sarlaft-claves-segmentar-factores-riesgo/


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





4.3 Factores de riesgos aplicables a HENDER SOLUTIONS

Del análisis del numeral anterior se establecieron los siguientes factores de riesgo de LA/FT

a ser caracterizados en este apartado:

4.3.1 Exploración / Extracción

Segmentos Características

Exploración

La exploración minera se basa en una serie de técnicas, unas

instrumentales y otras empíricas. La técnica Geología usada por

la entidad: es el estudio en mayor o menor detalle de las

características de una región siempre es necesario en cualquier

estudio de ámbito minero, ya que cada tipo de yacimiento suele

presentar unos condicionantes específicos que hay que conocer

para poder llevar a cabo con mayores garantías de éxito nuestra

exploración, así como otras que puedan emprenderse en el

futuro. Es un estudio que se lleva a cabo durante las fases de

pre-exploración y exploración, ya que su coste aún suele ser

bastante bajo. Tiene también un aspecto dual, en el sentido de

que en parte puede hacerse en gabinete, a partir de los datos

de la recopilación de información y de la teledetección, pero

cuando necesita un cierto detalle, hay que complementarla con

observaciones sobre el terreno.

En el país los municipios donde se concentra la mayor

exploración, son aquellos donde se presentan en mayor grado

problemas de orden público y la presencia de grupos al margen

de la ley, en buena medida se financian del producto resultante

de esta actividad, es por ello que se reconoce como un riesgo.

Extracción / Explotación

En Colombia tanto la exploración, como la explotación minera,

puede realizar solo a través de la otorgación de licencias (títulos

mineros), expedidos por la autoridad competente Agencia

Nacional de Minera.

Ese derecho se puede materializar a través de varias figuras

jurídicas. Hoy en día la mayoría de los títulos mineros en

Colombia son: (i) Licencias de Exploración; (ii) Licencias de

Explotación; (iii) Contratos de Concesión del Decreto 2655 de

1988; (iv) Contratos en Virtud de Aporte; y (v) Contratos de

Concesión de Ley 685 de 2001. La Ley del Plan Nacional de

Desarrollo (Ley 1753 de 2015) introdujo los contratos de

Exploración y Producción, de los cuales no se ha otorgado

ninguno.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





4.3.2 Proveedores


Barequeros

Los barequeros o mineros de subsistencia, están regulados por

la Agencia Nacional de Minera, (deben de estar registrados) y

reconocidos por las administraciones municipales, de los

territorios donde ejercen su oficio, para poder actividad, tienen

unos topes máximos de comercialización mensual y anual, y

deben de cumplir con unos criterios de documentación

(declaración de producción y certificado de origen) que deben

estar firmados por su puño y letra.

Titulo minero2

Un título minero es el instrumento a través del cual el Estado

colombiano otorga a una persona, jurídica o natural, el derecho

a realizar exploración y explotación de minerales de propiedad

del Estado en un área determinada, de forma exclusiva, y por

cuenta y riesgo del titular, para que este último aproveche

económicamente los minerales que extraiga. En otras palabras,

otorga la posibilidad de explorar y el derecho a explotar y

aprovechar económicamente minerales de propiedad del Estado

colombiano.

4.3.3 Clientes / usuarios


Empresas nacionales

Proveedores y clientes del ámbito nacional, con el debido

registro mercantil, ante autoridad competente, registrada ante la

ANM y con El Registro Único de Comercializadores de

Minerales-RUCOM; conformadas por iniciativa y con aportación

de capitales nacionales, de los residentes del país.

Empresas internacionales

Proveedores y clientes del ámbito internacional, con facultad

para adelantar negocios en Colombia, reconocidas y registradas

ante las autoridades competentes, conformadas por iniciativa y

con aporte de capitales internacionales.

Personas naturales

la persona natural es aquel individuo que al actuar en su propio

nombre se ocupa de alguna o algunas actividades que la ley

considera mercantiles. En tal caso, la totalidad de su patrimonio,

que incluye el personal y el familiar, sirve como prenda de

garantía por las obligaciones que adquiera en desarrollo de su

actividad económica.

Contratistas

Un contratista es la persona o empresa que es contratada por la

entidad para la realización de alguna obra y/o la prestación de

un servicio particular necesario para la entidad, que, dado la

necesidad de especialidad o disponibilidad de recursos

humanos, no pueden ser asumidas por el personal de planta.

2 https://www.asuntoslegales.com.co/consultorio/nociones-basicas-sobre-titulos-mineros-2300396


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Estos actores deben contar con el debido reconocimiento legal y

la documentación necesaria para el desarrollo de la acción que

genera la contratación.

Empleados

Las personas naturales contratadas por la entidad para el

desarrollo de unas funciones, en virtud del cumplimiento de un

cargo, deben ser contratadas según la ley, con todas las

garantías de seguridad social y prestacional según estipulación

de la normatividad vigente; de la misma forma deben su

contratación y permanencia se deben cumplir con las

estipulaciones relacionadas con el SAGRLAFT, teniendo en

cuenta las políticas y procedimientos del presente manual.

Colaboradores

Los colaboradores son aquellos que por su importancia

estratégica, comercial, legal y demás, la entidad estima

conveniente adelantar relaciones comerciales, en sus diferentes

tipologías; para la consideración de un colaborador, debe de

tenerse en cuenta los lineamientos y políticas relacionadas con el

SAGRLAFT, aplicando los respectivos controles y regulaciones,

que disminuyan y/o mitiguen el riesgo existente.

4.3.4 Servicios


Compra

Proceso por el cual se busca el acceso a bienes y servicios, a

través del pago en dinero una cantidad por concepto de venta;

en el proceso realizado por la entidad, en relación con el tipo

de negoció; este proceso solo puede realizarse, si previamente

se aplica los lineamientos del presente manual en relación con

el SAGRLAFT, a fin de administrar los riesgos fruto de este

intercambio comercial.

Venta

Proceso por el cual se busca el traspasar la propiedad de

bienes y servicios a otra persona (jurídica / natural) tras el pago

de un precio convenido; en el proceso realizado por la entidad,

en relación con el tipo de negoció; este proceso solo puede

realizarse, si previamente se aplica los lineamientos del

presente manual en relación con el SAGRLAFT, a fin de

administrar los riesgos fruto de este intercambio comercial.

Fundición EL proceso de fundición, o transformación del mineral, a fin de

consolidar su pureza y ley.

Purificación Proceso por el cual se eliminan rastros de otros elementos ya

sea químicos y/o de otro tipo del mineral (Au) objeto de

comercializar de la entidad.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





5 FORMAS A TRAVÉS DE LAS CUALES SE PUEDEN PRESENTAR RIESGOS EN HENDER

SOLUTIONS

Matriz de riesgos

Riesgo Segmento Proceso Clase de riesgo

1. El orden público presencia de

múltiples actores armados

Exploración /

extracción

Conocimiento

del entorno.

Riesgo

inherente

2. Los altos niveles del cauce

los ríos.

Exploración /

extracción

Conocimiento

del entorno.

Riesgo

inherente

3. Vinculación de personal de

planta o por contrato vinculados con

actividades de lavado de activos y

financiación del terrorismo, así como

delitos contra la administración

pública

Clientes / usuarios Talento

humano /

Gestión

administrativa y

financiera.

Reputacional

4. Vinculación de proveedores,

clientes y colaboradores, vinculados a

actividades de lavado de activos y

financiación del terrorismo, así como

como con delitos contra la

administración pública

Clientes / usuarios Talento

humano /

Gestión

administrativa y

financiera.

Reputacional

5. Girar recursos para pagos por

conceptos de compras de bienes y

servicios a personas naturales y

jurídicas inmersas en procesos de

lavado de activos y financiación del

terrorismo.

Servicios Talento

humano /

Gestión

administrativa y

financiera.

Reputacional

6. Adquirir bienes, servicios y

productos con proveedores

vinculados al lavado de activos y

financiación del terrorismo.

Servicios Talento

humano /

Gestión

administrativa y

financiera.

Reputacional

7. La adquisición de mineral

contaminado por causa de los

diferentes métodos de explotación.

Proveedores Talento

humano /

Gestión

administrativa y

financiera.

Operativo

6 ORGANOS DE CONTROL INTERNO PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT

La organización interna de la HENDER SOLUTIÓNS, que tendrá responsabilidad directa,

en la aplicación de las políticas establecidas en el presente manual con el fin de

administrar los riesgos propios de la actividad de la empresa son:

Gerencia general

Oficial de cumplimiento

Secretaria ejecutiva


CÓDIGO:

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Consejo de cumplimiento

6.1 Gerencia General

Es el órgano directivo de máxima jerarquía de la entidad, encargado de la aprobación

de las políticas institucionales en materia de LA/FT (Políticas de LA/FT y Manual de

Procedimientos) y de la designación de la máxima autoridad operativa en materia de

prevención de LA/FT (Oficial de Cumplimiento).

La Gerencia General o Presidencia es la responsable final por el cumplimiento de las

obligaciones de información ante la UIAF.

6.2 Oficial de Cumplimiento

Es la persona natural, debidamente formada, designada por la gerencia general y/o la

asamblea de accionistas, encargado de establecer el código de conducta, verificar la

aplicación de la ley, formular y ejecutar procedimientos y diseñar controles adecuados,

efectivos y de calidad, con el propósito de prevenir la utilización de la entidad para el

lavado de activos y financiación del terrorismo al interior de la entidad.

En la ejecución de sus funciones, el profesional designado para esta labor, debe contar

con absoluta independencia, autonomía y acceso pleno a la información necesario para

el cumplimiento de sus funciones.

6.2.1 Funciones del Oficial de Cumplimiento

Promover el diseño de los procedimientos específicos y adecuados para prevenir

y controlar el lavado de activos, como parte integral del Sistema de Control

Interno de la entidad que debe ser adoptado por la entidad.

Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que

conforman el SAGRLAFT.

Evaluar su idoneidad y conformidad con las exigencias legales.

Procurar la formulación de las estrategias de la entidad para establecer los

controles necesarios, con base en el grado de exposición al riesgo de lavado de

activos.

Verificar la aplicación de los procedimientos específicos para la prevención del

lavado de activos, por parte de los empleados.

Diseñar e implementar un manual de inspección en la entidad.

Verificar la observancia del Código de Conducta en las actuaciones del personal

de la entidad.

Realizar, directamente o por interpuesta persona programas de sensibilización

dirigida a funcionarios nuevos y programas de capacitación continua sobre

prevención del lavado de activos para los demás funcionarios.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Efectuar revisiones periódicas documentales sobre el conocimiento del mercado

a través de los diferentes segmentos en que se encuentra divido.

Presentar informes periódicos a la gerencia sobre lo adecuado, efectivo y la

calidad de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de

activos, sugerir acciones de mejoramiento.

Reportar las faltas o errores que implique la responsabilidad de los funcionarios

al estamento interno que corresponda.

Efectuar análisis de operaciones no usuales.

Velar por el adecuado reporte de operaciones sospechosas a la Unidad

competente en los países en que sea obligatorio dicho reporte.

Orientar la conservación de los documentos relativos a la prevención del lavado

de activos, de modo que estos se archiven y custodien debidamente.

Velar por la actualización del manual de procedimientos específicos para la

prevención del lavado de activos y el código de conducta, de acuerdo con los

cambios normativos y del entorno de negocio.

Cumplir con el rol de enlace con las autoridades.

Coordinar con la administración la formulación del Plan Anual de Cumplimiento

y seguimiento como parte integrante de la función de planeación general de la

entidad.

Elaborar estadísticas con base en los siguientes criterios: Concentración de

operaciones por cada segmento de mercado, movimiento consolidado por

cliente, clasificación de operaciones por montos, movimiento registrado por

monedas, clasificación de clientes por direcciones, etc.

Efectuar seguimiento a los compromisos adquiridos por los directores de

dependencias y oficinas de emprender acciones correctivas por fallas detectadas

en la aplicación de los mecanismos de prevención y control.

Velar por el arraigo de una cultura de cumplimiento de la entidad.

EN RELACIÓN CON LA POLÍTICA DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, la política del

conocimiento la labor del oficial de cumplimiento se debe dirigir a:

Participar con los directivos de la entidad y las áreas de mercadeo en la

definición de del cliente.

Coordinar la difusión de esta política.

Verificar que los empleados encargados de vincular a los clientes apliquen la

política de conocimiento del cliente; es decir, que soliciten y documenten, en

formularios especialmente diseñados para el efecto y con visitas, la información

sobre sus datos personales y su actividad económica.

Su labor es verificar que se ha obtenido la información necesaria de los clientes

que permita un control de sus operaciones. Si la información no contiene los

datos suficientes para conocer al cliente, podrá solicitar que ésta se complete.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Vigilar que los datos suministrados por los clientes se verifiquen y actualicen

periódicamente a través de los medios necesarios y en la forma en que la

entidad considere más eficaz.

Finalmente, debe verificar que la entidad aplique los instrumentos necesarios

para alcanzar el conocimiento del mercado en que sus clientes desarrollan su

actividad comercial.

FRENTE AL CONTROL DE OPERACIONES: En materia del control de operaciones en

efectivo, el oficial de cumplimiento debe:

Revisar que los formatos diseñados para registrar las transacciones en efectivo

iguales o superiores a las cuantías señaladas por la autoridad competente,

cubran los aspectos que las autoridades requieren y en sus visitas de control

debe confirmar que estos están siendo debidamente diligenciados por parte del

empleado encargado de atender al cliente al momento de la transacción en

efectivo (cajero), para lo cual podrá apoyarse en las instancias de control interno

que hagan una verificación periódica de la aplicación de estos registros.

Cuando recibe de algún empleado el informe de operaciones inusuales, es decir

operaciones que se salen del perfil del cliente y del segmento del mercado en

que están situadas, detectadas por quien efectúa, tramita, registra o controla la

transacción se informen directamente o a través de canales internos para la

correspondiente evaluación, debe colaborar en la evaluación de las operaciones

inusuales para determinar su normalidad o anormalidad respecto de las

transacciones del cliente y con base en estos análisis poner consideración del

Comité de Prevención, con el fin de definir su calificación como operación

sospechosa y proceder a su reporte a las autoridades competentes.

En la aplicación de la política "conocimiento del empleado", la cual es una

herramienta fundamental de control, el oficial de cumplimiento debe verificar

que esta política incluya controles sobre cambios del comportamiento y del

estilo de vida de un empleado, los cuales permiten deducir una conducta

desviada, máxime si se tiene en cuenta el poder corruptor de las organizaciones

criminales, que pueden socavar la integridad de los funcionarios más débiles en

su formación ética.

En cuanto a las personas que va a vincularse a la entidad, verificar que el área

de gestión humana ha incluido en sus políticas de vinculación de personal un

detenido análisis de los antecedentes del candidato, en el que se tendrán en

cuenta no sólo las cualidades profesionales y académicas, sino también las

calidades de sus principios éticos y morales.

Respecto de los empleados de la entidad, se deben aplicar controles con el fin

de verificar el cumplimiento de su gestión preventiva del lavado de activos. Para

ello el oficial de cumplimiento puede apoyarse en los informes presentados por

las áreas de seguridad, contraloría, recursos humanos y auditorías. Este control


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





debe hacerse tanto para los aspirantes como sobre aquellos que se encuentren

vinculados a la institución, para lo anterior el contratista dispondrá de manera

autónoma de los recursos físicos a los que haya lugar para el desarrollo y

cumplimiento de sus funciones, sin que exista horario determinado, ni

dependencia.

6.3 Secretaria ejecutiva

Persona natural, designada por el oficial de cumplimiento, que sirve como apoyo en el

proceso de implementación y operación del sistema de control interno establecido

internamente en relación con el LA/FT.

6.3.1 Funciones de la secretaria ejecutiva

Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que

conforman el SAGRLAFT.

Participar con los directivos de la entidad y las áreas de mercadeo en la

definición de del cliente.

Apoyar la difusión de esta política.

Aplicar la política en la vinculación de los clientes, proveedores y colaboradores

a través de la solicitud, recepción y documentación, en los formularios

especialmente diseñados para el efecto y con visitas, la información sobre sus

datos personales y su actividad económica.

Verificar que se ha obtenido la información necesaria de los clientes que permita

un control de sus operaciones.

Actualizar periódicamente a través de los medios necesarios y en la forma en

que la entidad considere más eficaz los datos de los clientes y proveedores.

Aplicar todos los instrumentos que la Empresa considere necesarios para

alcanzar el conocimiento del mercado en que sus clientes desarrollan su

actividad comercial.

Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos,

elementos, planos y correspondencia, relacionados con los asuntos de

competencia de la entidad.

6.4 Consejo de cumplimiento

Constituido como el órgano de dirección, consulta y decisión, el consejo de

cumplimiento es el encargo de velar por la eficaz implementación del Sistema de

Administración de Riesgos y Prevención del Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo, estableciendo metodologías acordes que permitan el análisis y el control,

que permitan la oportuna comunicación a la UIAF y entidades competentes, de la

información concerniente a hechos u operaciones susceptibles de relación con el lavado

de activos y la financiación del terrorismo; lo anterior en cabeza del oficial de

cumplimiento, quien además ejercerá como secretaria técnica de éste organismo.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





6.4.1 Composición y funcionamiento

El Consejo de cumplimiento, estará conformado por:

El Gerente general, quien actuara como Presidente

El Director administrativo, actuando como jefe de área administrativa y

financiera y

El Oficial de cumplimiento, quien estará encargado de la secretaria técnica.

En virtud de los temas a tratar, el comité podrá invitar a responsables, expertos y

consultores, con el fin de conceptuar sobre situaciones sensibles susceptibles, que

requieran vital atención.

El funcionamiento del comité se hará atendiendo a los principios de celeridad,

seguridad, eficacia y coordinación, con el objetivo de permitir un óptimo

funcionamiento, una toma de decisiones oportuna y una comunicación interna y

externa (UIAF y autoridad competente) efectiva en relación con LA/FT.

Se reunirá de forma ordinaria cada tres meses y extraordinaria cada vez que sea

necesario, será convocado por el Oficial de cumplimiento, a través de comunicación

escrita vía mail o impresa; de la reunión se deberá levantar acta donde se dejara

constancia de los discutidos y las decisiones u orientaciones concluyentes. Su

participación es obligatoria y sus decisiones son de carácter vinculante para los

empleados de la entidad y vendrán a ser incluidos en la normatividad y

jurisprudencia interna de la entidad.

Las decisiones, acuerdos y temas tratados, se adoptarán por unanimidad, se

consignarán en las respectivas actas, y se archivarán según reglamento establecido.

6.4.2 Funciones

En aras de garantizar efectividad en el funcionamiento del sistema de LA/FT,

Establecer políticas, normas, procedimientos y controles de actuación en

HENDER SOLUTIONS en materia LA/FT.

Decidir acerca de las operaciones inusuales susceptibles de ser reportadas a

la UIAF como operaciones sospechosas.

Conocer los resultados del informe de revisoría fiscal al cierre del periodo y

de auditoría interna, estableciendo un plan de acción para subsanar las

posibles deficiencias que impacten las áreas críticas o los posibles riesgos en

las deficiencias detectadas asociadas al Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo que se hayan puesto de manifiesto y haciendo el

correspondiente seguimiento para resolverlas todas ellas.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Adoptar medidas cautelares, tales como la decisión de condicionar a

seguimiento una determinada operación o cliente o, en su caso, decisiones

sobre clientes concretos o sectores de riesgo

Recibir anualmente sesiones de capacitación, de manera que estén al

corriente de las obligaciones legales de HENDER SOLUTIONS.

7. POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE, PROVEEDOR Y COLABORADOR

7.1 Debida diligencia

Los procedimientos contemplados en esta política, se establecen para regular

internamente, el conocimiento, la aceptación y el seguimiento de las contrapartes en las

relaciones comerciales a establecer por la entidad, con el objetivo de proteger la

reputación de la entidad y la presentación de riesgos, al reducir las probabilidades de

ser partícipes en acciones delictivas o fomenten la comisión de delitos.

En sentido de lo anterior la política de debida diligencia en la entidad, debe de

identificar, verificar y hacer seguimiento a los clientes y proveedores; conociendo el

mercado y el entorno en que se desenvuelven, las actividades que realizan, a fin de

caracterizar la naturaleza de su actividad comercial y profesional.

La Circular Externa No. 0170 “PREVENCIÓN Y CONTROL AL LAVADO DE ACTIVOS”

expedida por la DIAN, define los aspectos relevantes a considerar en esta materia y

define los formatos para que las entidades obligadas, realicen los respectivos reportes.

En este sentido como parte de la prevención y administración del riesgo, HENDER

SOLUTIONS, deberá al inicio de las relaciones comerciales, además de cada 3 meses en

virtud de hacer seguimiento, realizar las siguientes comprobaciones (prioritarias).

Listas Restrictivas o Listas Vinculantes

Listas Sancionatorias Nacionales

Listas Sancionatorias Internacionales

Listas PEP o Listas de Personas Públicamente expuestas

Listas de Noticias

Listas de información General

7.1.1 Comprobación en listas nacionales: Se realizarán comprobaciones de los

proveedores, clientes y colaboradores, sean personas naturales o jurídicas, así como

los representantes legales y accionista sea el caso, en las bases de datos:

Registraduría Nacional del Estado Civil, demostrar si es nacional su debida

identificación y existencia.

Procuraduría General de la Nación, que la persona no este inhabilitado, tenga o

sea sancionado en procesos de carácter disciplinarios.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Contraloría General de la Republica, (Lista de Responsables Fiscales) que la

persona (jurídica/ natural), no se encuentre responsable en procesos de

responsabilidad fiscal.

Policía Nacional, que la persona no se encuentre con antecedentes, o con

procesos pendientes relacionados y/o conexos con el lavado activos y la


7.1.2 Comprobación en listas internacionales: Se realizarán comprobaciones de los

proveedores, clientes y colaboradores, sean personas naturales o jurídicas, así como

los representantes legales y accionista sea el caso, No inclusión en las listas:

La lista vinculante para Colombia es la que administra el Comité designado por

el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas sobre personas, grupos,

empresas y otras entidades que se encuentren relacionadas con Al-Qaida,

creada con fundamento en los párrafos 4 y 6 de la Resolución 1267 de 1999

expedida por el dicho Consejo.

La lista OFAC, comúnmente llamada Lista Clinton, es una lista restrictiva

vinculante para Estados Unidos, en ella se encuentran todas las personas que

con sus actividades de lavado de activos afectan al tesoro americano, sin

embargo, se extiende a todas las filiales de las sociedades americanas en el

mundo, por lo que esta situación obliga a las empresas a terminar sus relaciones

comerciales con quienes aparezcan en ella.

Si al realizarse las comprobaciones anteriormente enumeradas, resultan en una

identificación en las listas indicadas, el Cliente/Proveedor/Colaborador, se catalogará

como INACEPTABLE, se documentará la situación en los medios establecidos.

Si la identificación resultara en la lista de “Nacionales Especialmente Designados y

Personas Bloqueadas” publicada por OFAC, y la Empresa hubiera obtenido una

licencia de OFAC para ser gestionada por el Estado, podrá autorizarse su vinculación,

previa autorización del Oficial de cumplimiento.3

Las anteriores comprobaciones, siempre se realizarán al momento de iniciar cualquier

tipo de contacto o acercamiento comercial a terceros; y quincenalmente por un periodo

de seis meses, En el caso de los clientes /proveedores/colaboradores activos (antiguos)

se harán mensualmente.

7.1.3 Comprobación actividades declaradas: La entidad debe establecer las medidas en

los diferentes niveles para comprobar la veracidad de las actividades declaradas por

los terceros, estableciendo los procedimientos y mecanismos necesarios para

3 Fuente: “Manual de procedimientos” Carvajal


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





verificar tal información, basándose en los documentos de los clientes que guarden

relación.

7.1.4 Identificación en caso de no actuación por cuenta propia y composición accionaria:

Cuando existan indicios o certeza de que los clientes o proveedores cuya

identificación fuera preceptiva, no actúan por cuenta propia, HENDER SOLUTIONS

recopilará la información precisa a fin de conocer tanto la identidad de los clientes

como de las personas por cuenta de las cuales actúan. En el caso de personas

jurídicas, se adoptarán medidas razonables a efecto de conocer tanto los

representantes legales cómo la composición accionaria de la empresa, es decir, la

identidad de los accionistas o asociados que tengan participación directa en más del

5% de su capital social, aporte o participación en la entidad.4

7.1.5 Identificación de Titular: Persona natural o jurídica que, sin tener la condición de

cliente, es la destinataria o propietaria de los recursos o bines objeto de contrato.

7.1.6 Identificación de personas públicamente expuestas: Son personas públicamente

expuestas aquellas nacionales o extranjeras que, por razón de su cargo, manejan

recursos públicos, ejercen algún grado de poder público o son reconocidos

públicamente.

De acuerdo a la anterior consideración, se catalogan los

clientes/proveedores/colaboradores, como riesgosos y en esa medida se clasifican

en:

Con nacionalidad o residencia en algún país de riesgo: lista de países de alto

riesgo según definidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional

(GAFI) y la OCDE.

Clientes/proveedores que, estando registrados en la OFAC, hubieran

obtenido licencia de OFAC para ser gestionada por el Estado

Personas expuestas públicamente (PEP), son consideradas las siguientes:

o Jefes de Estado, jefes de Gobierno, ministros,

o subsecretarios o secretarios de Estado

o Parlamentarios

o Miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras

instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente

recurso

o Miembros de tribunales de cuentas o de los consejos de los bancos

centrales.

o Embajadores, encargados de negocio y altos funcionarios de las

fuerzas armadas.



CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





o Miembros de los órganos administrativos, de gestión o de

supervisión de empresas de propiedad estatal.

o Otras Figuras Públicas de Gran Reconocimiento (por ejemplo:

Cantantes, Futbolistas, Actores).

7.2 Procedimientos de conocimiento del cliente y proveedores5

La normatividad nacional e internacional en cuanto al lavado de activos y la financiación

del terrorismo, determina necesario identificar correctamente y de forma completa a los

clientes/proveedores/colaboradores, ya sea persona natural o jurídica, a fin de proteger

la entidad de servir como vehículo para la criminalidad, el terrorismo y los delitos

financieros entre otros.

Los procedimientos deben tener en cuenta los diferentes niveles de riesgo y deben

basarse en la obtención de la información documentada, que permita realizar las

comprobaciones y verificaciones necesarias para determinar la relación de las

actividades y acciones declaradas por los clientes, con las que efectivamente realizan.

En virtud de lo anterior se diligenciarán los formularios diseñados por la entidad para tal

fin, los cuales se diligencian al inicio de las relaciones de comerciales, laborales y demás,

con los clientes/proveedores/colaboradores. La información consignada y analizada en

los formularios, se incorporará en las bases de datos de la entidad dispuestas para tal

fin.

A continuación, se describen los procedimientos a realizar:

7.2.1 Conocimiento persona natural

Se solicitará del cliente y del proveedor la siguiente información:

Nombre y apellido completos

Número de identificación: Copia del RUT, cédula de ciudadanía nacionales) o

cédula de extranjería (extranjero) o documento que acredite el número de

identificación fiscal o personal.

Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de

identificación (de aplicar)

Dirección de residencia.

Descripción actividad: Actividad económica principal: comercial, industrial,

transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo

establecido en el código internacional CIIU.

Declaración de origen de los bienes y/o fondos.

Identificación de la(s) cuenta(s) bancaria(s) mediante la cual operará y

certificación bancaria de la cuenta para países en los cuales aplique esta figura,



CÓDIGO:

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VERSIÓN





de lo contrario, carta firmada por el representante legal indicando los datos

financieros de las cuentas que se registran.

Ingresos y egresos mensuales.

Patrimonio.

Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en

actividades diferentes a la principal.

Autorización para consulta y verificación de la información suministrada.

Firma y fecha de diligenciamiento.

7.2.2 Identificación de personas jurídicas

Las personas jurídicas deberán presentar documentación que acredite su

denominación, razón social, domicilio y objeto social. Así como los respectivos

certificados de existencia y representación legal o poderes donde se validen las

personas que actúan en su nombre.

De la misma forma se debe conocer la composición accionaria o de control de la

empresa, identificando al verdadero propietario de los fondos, así como a los que

ejercen el verdadero control sobre ellos. El no suministro de esta información podrá

ser autorizado siempre y cuando se observe evidencia de debida diligencia por

parte de la Organización para la obtención de estos documentos.

Se solicitará a las personas jurídicas la siguiente información:

Razón social

Número de identificación: Copia del NIT, cédula de ciudadanía (nacionales) o

cédula de extranjería (extranjero)

Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de

identificación,

Dirección y teléfono del representante.

Descripción actividad: Actividad económica principal: comercial, industrial,

transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo

establecido en el código internacional CIIU.

Dirección, teléfono, y ciudad de la oficina principal.

Escrituras de apoderamiento de las personas que actúan en su nombre, sin

perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el DNI de las mismas.

Composición accionaria e Identificación de los accionistas o socios que tengan

directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación.

Tipo de empresa: privada, pública, mixta.

Declaración de origen de los bienes y/o fondos.

Identificación de la(s) cuenta(s) bancaria(s) mediante la cual operará y

certificación bancaria o carta firmada por el representante legal indicando

información de la cuenta, registrando la ciudad en la que se encuentra radicada.

Ingresos y egresos mensuales.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

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Patrimonio.

Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en

actividades diferentes a la principal.

Firma del solicitante (representante legal de la entidad)

Fecha de diligenciamiento.

Si el cliente o proveedor fuera del exterior, se recopilará y analizará la documentación

equivalente o información necesaria que permita validar los datos

anteriormente descritos.

*Respecto a la información financiera, se podrá autorizar la vinculación sin el

suministro de esta información siempre que se evidencie debida diligencia por parte

de la empresa en la consecución de esta información y que se trate de una empresa

legalmente constituida y con trayectoria.

El documento de identificación del representante legal, será exigible solo para

validaciones de coincidencia en listas vinculantes para descarte de falsos positivos.6

7.2.3 Información adicional clientes de riesgo superior al promedio

Cuando con las evaluaciones iniciales de los clientes/proveedores/colaboradores,

presenten un riesgo mayor al promedio, se clasificarán con nota de alerta, en el

sistema y la base de datos, indicando la mayor rigurosidad y evaluación que se

deben realizar a estos perfiles.

7.3 Verificación de la información

La verificación se realizará a partir de la obtención de los respectivos formularios

diligenciadas, y la documentación soporte anexa solicitada y suministrada por los

clientes/proveedores/colaboradores, teniendo en cuenta los niveles de riesgo, y en la

constatación que la información suministrada contraste con la obtenida fruto de las

investigaciones realizadas en las comprobaciones.

Se debe establecer desde el inicio de la relación comercial, laboral y demás, el origen

de los recursos y/o fondos de los posibles clientes/proveedores/colaboradores; en

relación con las personas jurídicas, se debe verificar que las actividades declaradas

correspondan con la práctica comercial de la empresa y su objeto social, reflejándose

en sus datos financieros como, ingresos, cifras de ventas, conceptos de egresos y

patrimonio.

7.4 Política de actualización de información.

HENDER SOLUTIONS, mantendrá la información y documentación en sus bases de

datos y sistemas interno de información y archivo de sus clientes/proveedores/clientes

actualizada, durante toda la vigencia de la dure la relación comercial; para ello se

6 Tomado textualmente de: “Manual de procedimientos” Carvajal


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





realizarán revisiones periódicas cada tres meses o 6 meses, teniendo en cuenta el nivel

de riesgo de cada cliente.

En relación con los colaboradores, se exigirá la actualización de la información de sus

datos de ubicación y estatus legal, tan pronto se presente una situación o novedad, y

periódicamente la entidad cada 6 meses, desarrollará las acciones respectivas para tal

fin.

7.5 Señales de alerta

La siguientes son señales de alerta recomendadas por la UIAF, tener en cuenta, que

permiten en cierto nivel, la identificación de personas naturales y jurídicas, que podrían

tener relación con el LA/FT.

Con relación a personas jurídicas:

Tienen como propietarios o directivos, personas de estratos bajos y con

dificultades económicas y que manejan grandes volúmenes de dinero.

Han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes

sumas de inversión, principalmente extranjera.

Realizan grandes inversiones, no obstante haber sido creadas muy

recientemente.

Tienen en común socios, gerentes, administradores o representantes legales

con otras personas jurídicas o empresas (outsourcing).

Demuestran escaso conocimiento acerca de su negocio

Relacionadas con personas naturales o jurídicas que:

Actúan a nombre de terceros, intentando ocultar la identidad del cliente o

usuario real

Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentación y/o

presentación de declaración de operaciones en efectivo

Registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no

tienen

relación aparente

Definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes

cantidades de dinero

Se niegan a sustentar una operación o a actualizar la información básica

Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada

Empleados o funcionarios de la entidad que:

Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles

internos o de aprobación establecidos

Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Son renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o

promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades

Permanecen frecuentemente en la oficina más allá de la hora de cierre o

concurren a ella por fuera del horario habitual

Son asesores comerciales que no soportan debidamente la información de

vinculación del cliente.

7.6 Detención y comunicación de operaciones inusuales y sospechosas

Es considerada una operación inusual cuando cuya cuantía o características no guardan

relación con la actividad económica de los clientes o que, por su número, cantidades

transadas o características particulares, se salen de los parámetros de normalidad

establecidos para un rango de mercado de un grupo de usuarios determinados.

El empleado y colaborador de la entidad, que detecte una operación con las siguientes

características, debe de comunicarlo con nota de urgencia mediante el diligenciamiento

del instrumento diseñado para tal fin, al oficial de cumplimiento, remitirá acuse de

recibido y procederá a realizar las comprobaciones definidas en el presente manual,

dado el caso de hallarse merito según las pesquisas realizadas, comunicara al Consejo

de cumplimiento, anexando la documentación respectiva soporte de los hallazgos,

quien conceptuara y se encargara del respectivo reporte a la UIAF a través del

mecanismo definido para tal fin.

En todo caso las operaciones a reportar son aquellas realizadas por una persona natural

o jurídica, que, por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los

sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y

que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no pueden ser

razonablemente justificadas.

Las hechos o situaciones que generaran en los colaboradores los respectivos reportes,

con relación al comportamiento del cliente/proveedor, se enmarcan en:

Estar reportado en cualquiera de las listas de control.

Estar reportado en las listas de personas condenadas por las autoridades

colombianas por el delito de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo o

actividades delictivas conexas de los cuales HENDER SOLUTIONS tenga

conocimiento.

Estar reportado en las listas de personas sobre las que recae orden de embargo

o incautación de bienes por autoridad competente vinculada a la investigación

de delitos de lavado de activos y Financiación del Terrorismo o cualquier otro

delito que derive en este delito o delitos conexos de los que tenga

conocimiento el DECEVAL en forma oficial.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





En los casos en que los Representantes Legales, sus suplentes, accionistas y

administradores se encuentren implicados en información o listas relacionadas

con actividades delictivas que pudieran desencadenar en Enriquecimiento Ilícito,

Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo y de los cuales se tenga

certeza.

Cambios en la cuenta bancaria desde la que opera o a la que solicita que se

efectúen los pagos correspondientes, sin comunicación previa y sin envío de la

certificación bancaria o carta de autorización cuando aplique, requerida al

efecto;

Envío del pago o solicitud del mismo desde o hacia un paraíso fiscal;

Envío del pago o solicitud del mismo desde o hacia un país distinto al de origen

o destino de la mercancía sin que exista una relación de causalidad que lo

explique;

Que el instrumento o la orden de pago, el giro o la remesa que cancele la

importación o exportación se expida o se halle a la orden o a favor de persona

diferente del cliente o proveedor del exterior, sin que exista una relación de

causalidad que lo explique.

Clientes o proveedores que, de forma reiterada, comuniquen pérdida o hurto

de mercancías entre el trayecto del lugar de arribo al depósito.

Clientes que pretendan adquirir productos de la Organización, cuando su

actividad económica no tenga relación directa con los mismos.

Clientes o proveedores que presenten documentos presuntamente falsos entre

los documentos exigidos para su identificación y conocimiento.

Clientes o proveedores que hubieren sido sancionados por infracciones al

régimen cambiario o al régimen aduanero.

Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación,

dirección del domicilio o ubicación del cliente o proveedor;

Inconsistencias en la información que suministra el cliente o proveedor frente a

la que suministran otras fuentes.

Cabe resaltar que, aunque se enumeran un número determinado de operaciones,

se debe estar alerta y con la disposición a la identificación de otros factores o

situaciones que puedan resultar inusuales y sospechosas de estar relacionados con

el LA/FT.

En todo caso el Consejo de cumplimiento deberá adoptar las medidas necesarias,

que garanticen la confidencialidad de los empleados y colaboradores que hayan

comunicado una posible conducta u operación sospechosa, por tal sentido las

comunicaciones deberán hacerse a través de los medios definidos para tal fin y

entregados exclusivamente, de forma presencial en sobre cerrado o vía correo al

oficial de cumplimiento; no quedando copias de expedientes con el colaborador, ni

son alguna otra dependencia de la entidad.


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





Hecha la comunicación, no se puede revelar al cliente/proveedor/colaborador, ni a

terceros las actuaciones que se estén adelantando con motivo de sospecha de

vinculación a una actividad sospechosa de LA/FT. El incumplimiento de este

lineamiento puede acarrear sanciones penales tal como están definidas en el código

penal colombiano, además de la aplicación de las cláusulas de confidencialidad

contractual expresas por HENDER SOLUTIONS.

La comunicación de buena fé de informaciones relativa a actividades relacionadas

con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo no constituye violación de

las restricciones sobre revelación de información impuestas por vía contractual o

por cualquier disposición legal o reglamentaria, y no implica ningún tipo de

responsabilidad para la persona comunicante.

7.6.1 Análisis de operaciones7

Una vez recibida comunicación de operación inusual o sospechosa, tanto por parte de

un colaborador de HENDER SOLUTIONS como por resultado del análisis de la aplicación

de las comprobaciones, el Oficial de Cumplimiento procederá de la siguiente manera:

Como norma general, realizará un primer contacto con el comunicante a fin de

obtener la máxima cantidad de información acerca del perfil del cliente o proveedor

tanto en lo que respecta a la información personal, como en la relación de negocios

con la Organización.

Solicitará al comunicante fotocopias de la documentación que justifica la operación

específica que ha motivado la comunicación.

Procederá a registrar la comunicación y a asignarle un número de referencia del

expediente, compuesto por un código de dos cifras seguido del año de

producción.

Aplicará aquellos procedimientos que permitan mantener la confidencialidad del

comunicante y del hecho comunicado.

Igualmente, y en todo caso, se realizarán gestiones e investigaciones adicionales

utilizando todos los medios disponibles.

Una vez se obtenga la información, se efectuará un pre-análisis detallado por el Oficial

de Cumplimiento con el apoyo de las áreas involucradas que básicamente persigue la

detección de:

Coincidencias con los perfiles sospechosos.

Incoherencias y/o desproporción respecto a la naturaleza y/o el volumen de la

operación actual investigada, en relación a la actividad comercial y/o antecedentes

operativos del cliente.

7 Tomado textualmente de: “Manual de procedimientos” Carvajal


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VERSIÓN





Operaciones inusuales que puedan obedecer a nuevos canales utilizados para el

Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Una vez realizado el análisis y con base en las conclusiones extraídas del mismo, el

Oficial de Cumplimiento, convocará al Comité de Cumplimiento y presentará el

expediente, debiendo éste tomar la decisión que se considere adecuada, o bien

informará mediante un correo electrónico a los miembros del Comité de los hechos y

de sus conclusiones si aprecia que no existen indicios de lavado ni operativas inusuales

por parte del cliente o proveedor. Si cualquier miembro del Comité considerara

necesario someter el expediente a revisión lo comunicará al Oficial de Cumplimiento,

quien convocará una reunión a la mayor brevedad.

Tan pronto como el Oficial de Cumplimiento concluya sobre el resultado del análisis de

la operación, procederá a informar al colaborador o directivo comunicante sobre el

resultado del análisis efectuado.

7.6.2 Comunicación y/o archivo de operaciones analizadas

Una vez realizado el análisis, el Comité de Cumplimiento tomará la decisión del

tratamiento a dar al expediente, asignándole una de las siguientes

consideraciones:

Expediente en seguimiento: No se observan indicios, pero se trata de una operación

inusual. Con una periodicidad mensual el Oficial de Cumplimiento, atendiendo a la

naturaleza del cliente y la operación, emitirá un informe de evolución de la operación en

seguimiento, basado en la información suministrada por el área crítica y obtención de

datos complementarios que resulten oportunos tales como:

Recortes de prensa

Consultas de información realizadas en internet

Información reportada en la página de UIAF

En caso de observarse indicios o certeza de Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo, se procederá a comunicar de inmediato a la UIAF por el Oficial de

Cumplimiento. Debe limitarse al mínimo el número de expedientes en este

estado, y el tiempo de vigilancia no excederá de los cuatro meses.

Expediente a reportar: Se observan indicios o certezas de su relación con el Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo. De no haberse obtenido aún, se solicitará al jefe

del área comercial, crédito o servicios logísticos según aplique de la respectiva empresa:

Fotocopia de los Contratos relacionados con la operación a comunicar

Documentos de identificación de los titulares, ordenantes o terceros implicados.


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RUT y poderes, certificado de existencia y representación legal si se trata de

personas jurídicas.

Cuanta información histórica se disponga de la actividad del cliente con el fin de

contextualizar el perfil operativo global del mismo.

En caso de que el departamento o unidad no localizara esta documentación,

nunca deberá solicitársela abiertamente al cliente, a fin de no alertarle. El

departamento o unidad deberá tomar nota de ello, para solicitársela cuando

resulte oportuno, a fin de no levantar sospechas.

Se trasladarán los datos de intervinientes y operaciones, indicios de sospecha y

descripción de las gestiones realizadas al aplicativo SiRel (se adjunta formulario como

Anexo III). En concreto, deberá facilitarse la siguiente información:

Relación e identificación de las personas que participan en las operaciones y el

concepto de su participación en las mismas.

La actividad conocida de las personas que participan en las operaciones y la

correspondencia entre la actividad de los clientes y las operaciones realizadas.

Relación de las operaciones y fechas a que se refieran con indicación de su

naturaleza, monedas en que se realizan, cuantía, finalidad e instrumentos de

pago o cobro utilizados.

Gestiones realizadas para investigar las operaciones comunicadas.

Exposición de las circunstancias de toda índole de las que pueda inferirse el

indicio o certeza de vinculación al Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo o que pongan de manifiesto la falta de justificación económica,

profesional o de negocio para la realización de las operaciones.

La comunicación a la UIAF se efectuará por el Oficial de Cumplimiento, en la forma y a

través de los medios electrónicos habilitados por la UIAF (SiRel) o en su defecto por

correo. Una vez acuse de recibo la UIAF, donde se indica el número asignado a la

comunicación, se procederá a registrar el número en el expediente, a archivarlo y a

informar al Comité de Cumplimiento de la comunicación. Del mismo modo, el Oficial de

Cumplimiento, dará traslado al colaborador o directivo comunicante, mediante el envío

de un e-mail, del curso dado a su comunicación.

Expediente para No reportar: no se observan indicios v no se trata de una operación

inusual en el sector del cliente, ni en las operaciones habituales del mismo. El Oficial de

Cumplimiento dejará constancia por escrito de la información conseguida respecto al

conocimiento del cliente y de la operación, el análisis efectuado y los criterios por los

que se decide NO comunicar. Posteriormente, se enviará un correo electrónico

confidencial al comunicante, informándole del curso dado a su comunicación, y por

último se complementará la fecha de cierre del expediente, procediendo a su archivo

durante un período mínimo de cinco años.


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Una vez el comité haya tomado la decisión de comunicar o de no comunicar se dejará

evidencia en el acta correspondiente.

7.7 Periodo y procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas

De forma mensual y atendiendo las directrices dispuestas en la resolución 212 de 2009

de la UIAF, HENDER SOLUTIONS deberá comunicar a la UIAF lo siguiente:

Todas las operaciones que en desarrollo del giro ordinario de sus negocios realice, y

que involucren pagos mediante entrega o recibo de dinero en efectivo (billetes o

monedas) por un monto igual o superior a la suma de diez millones de pesos

($10.000.000) m/cte o su equivalente en otras monedas.

La detección de aquellas operaciones objeto de reporte obligatorio, se realizará

mediante la herramienta informática implementada para tales efectos, Así mismo, cada

Colaborador y empleado comunicará al Oficial de Cumplimiento, con carácter

inmediato, las operaciones realizadas que reúnan las características antes descritas. El

Oficial de Cumplimiento recibirá el listado de operaciones identificadas y procederá a su

comunicación, según los procedimientos establecidos.

Procedimiento de comunicación

En aquellos casos en los que existan operaciones susceptibles de comunicación mensual

a la UIAF, el Oficial de Cumplimiento procederá a la inserción en el aplicativo SiRel

(Sistema de Reporte en Línea), indicado por la UIAF Servicio Ejecutivo, los datos relativos

a dichas operaciones, a fin de generar y comunicar el correspondiente reporte.

De no haber existido operaciones susceptibles de declaración obligatoria u operaciones

sospechosas en el mes, el Oficial de Cumplimiento, utilizando el sistema SiRel deberá

remitir a la UIAF el correspondiente reporte de ausencia de operaciones sospechosas y

transacciones individuales en efectivo. Para ello, los colaboradores y empleados

deberán enviar al Oficial de Cumplimiento certificaciones mensuales donde indiquen

que no se recibieron operaciones en efectivo superiores a $10.000.000; para las

operaciones sospechosas las áreas críticas enviaran la certificación pertinente.

El Oficial de Cumplimiento procederá, dentro de los 10 primeros días calendarios del

mes siguiente al mes calendario correspondiente, al envío por e-mail de la declaración

correspondiente anexando el archivo generado por SiRel. A estos efectos, serán de

aplicación las previsiones contenidas en la Resolución 212/2009 de la UIAF.

8 COMUNICACIÓN A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

Los requerimientos que realicen las autoridades mencionadas en materia de Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo a HENDER SOLUTIONS, recibidos en el domicilio


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social o en cualquiera de las empresas de la organización, serán remitidos de manera

inmediata al Oficial de Cumplimiento el cual deberá responder a tales requerimientos

en los tiempos que interpone la ley.

El procedimiento establecido por la Entidad para dar respuesta a las solicitudes de

información recibidas es el siguiente:

Consulta en el archivo de expedientes existentes, por si se trata de un

requerimiento nuevo o bien es la continuación de un requerimiento o

comunicación anterior. En este último caso, se revisará el expediente.

Se procede a registrarlo y a asignarle un número de referencia, compuesto por

un código seguido del año de producción.

Con carácter urgente se solicitará al área correspondiente, la documentación e

información precisa para dar repuesta al requerimiento. La respuesta

demandada por el Oficial de cumplimiento se deberá enviar en el mismo día

salvo que dada su complejidad ello no sea posible en cuyo caso el plazo

máximo de respuesta serán dos días.

Se remite un correo electrónico informando del requerimiento y el sentido de la

respuesta que procede, a los miembros del Comité de Cumplimiento.

El Oficial de Cumplimiento efectuará la respuesta a la autoridad solicitante a

través de los medios que hubiese indicado la misma, dentro del plazo

establecido en el requerimiento y procederá a cerrar y archivar el expediente.

9 AUDITORIA Y REVISORÍA FISCAL

Auditoría Interna

La entidad incluirá en su planificación anual, la evaluación del SAGRLAFT implementado

por ésta y los controles relacionados con la materia, tanto en lo relativo a su

desenvolvimiento en el mercado, cuanto en el conocimiento y aplicación de esas

normas preventivas por parte del personal, de los directivos y del Oficial de

Cumplimiento.

Como resultado de su evaluación, deberá emitir un informe sobre la existencia y

funcionamiento de los procedimientos de control interno que aplica la entidad para

cumplir con las normas vigentes en materia de Prevención de LA/FT, al menos una vez

al año.

Revisoría fiscal

De acuerdo a la legislación colombiana, las políticas de prevención del lavado de activo

y financiación del terrorismo adoptadas por la Entidad, serán revisadas durante el

proceso de revisoría fiscal interno.


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10 PLAN DE CAPACITACIÓN

HENDER SOLUTIONS, al 31 de diciembre de cada año, deberá haber formulado un plan

de capacitación, dirigido a los empleados y colaboradores, el cual será implementado el

año próximo y dirigido a actualizar y reforzar el adiestramiento del personal en cuestión

de la prevención del riesgo de LA/FT; él cual será dictado en sesiones presenciales y de

obligatoria asistencia por parte de los convocados.

El diseño del plan deberá incluir, temática, objetivos, competencias a trabajar,

metodología, resultados esperados, cronograma, así como definir los responsables, o

las gestiones a realizar dado el caso que se requiera de un asesor externo a la entidad.

11 CONSERVACIÓN, ACCESO Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN

La Entidad como atendiendo a las normativas y leyes nacionales, en términos de

preservación de la información, conservará durante cinco (5) años los documentos que

soportan el conocimiento del cliente/proveedores/colaboradores, así como los registros

correspondientes que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones.

El plazo anteriormente indicado se contará a partir del día en que finalicen las

relaciones comerciales con un cliente, para los documentos relativos a su identificación

y a partir de la ejecución de cada operación para la conservación de los documentos o

registros que la acreditan.

Los documentos que acreditan la identidad de los clientes y proveedores, así como los

documentos relativos a las operaciones con ellos realizadas por la Entidad, se

conservarán de forma electrónica y física de acuerdo a las herramientas establecidas

para tal fin.

Para cada nuevo cliente se abrirá un expediente en el cual se recogerá toda la

documentación física recopilada, copia de los documentos acreditativos de la identidad,

formulario de creación y actualización de clientes.

Para nuevos proveedores toda la documentación referente al conocimiento de este, se

registrará de manera electrónica en la herramienta definida por la Entidad para tal fin.

La secretaria ejecutiva y la Auxiliar contable serán responsables de recopilar y analizar la

información y documentación de los clientes, relacionada con su área, que se pretendan

vincular y el serán responsable de realizar dicha actividad en el caso de proveedores.

12 SANCIONES

El incumplimiento de las medidas establecidas en el presente manual por parte de los

Empleados / Colaboradores, dará lugar al establecimiento de sanciones, que parten

desde una amonestación, llamado de atención y en el caso de una reiteración, se

evaluarán los antecedentes y podrá terminarse el contrato, sin perjuicio del


CÓDIGO:

SAR-LAFT-001

VERSIÓN





establecimiento de las sanciones pecuniarias, administrativas y penales a que haya

lugar, ya sean definidas internamente por la entidad, así como por la normatividad y ley

colombiana.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN

1 11/04/2019 Lanzamiento manual de

SAGRLAFT

Elaboro Reviso / Corrigió Aprobó

Nombre: Jhor Harold Ibargüen

Andrade

Nombre: Jhor Harold

Ibargüen Andrade

Nombre: Juan Carlos

González Pinillo

Cargo: Oficial de cumplimiento Cargo: Oficial de

cumplimiento

Cargo: Gerente general

Fecha: 11/04/2019 12/04/2019 15/04/2019

manual de procedimientos para la prevención del lavado de ... · el presente manual, es un...

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