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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1


DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Diciembre del 2013


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PRESENTACIÓN

La Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas

Sociedad de Responsabilidad Limitada – EMUSAP S.R.L., en concordancia con la

necesidad que demanda la evolución tecnológica, los cambios normativos en el

sector saneamiento y el crecimiento de la Empresa se ha propuesto diseñar,

implementar y desarrollar instrumentos de gestión que contribuyan a la

planificación, organización, dirección y control eficiente los recursos de la Empresa.

Cuidando que las acciones que realizan sus colaboradores tengan un alto grado de

calidad en cumplimiento de su filosofía de gestión y sus valores.

El Manual de Procedimientos de Planificación y Presupuesto – MAPRO de

EMUSAP S.R.L., resultado de la integración de las actividades de Planificación y

Presupuesto es una herramienta importante que permite orientar y concretar las

acciones de la Empresa hacia una gestión integral de los procesos, definiendo las

tareas específicas, el flujo de comunicación e información, el estudio de tiempos y

movimientos, la autoridad y responsabilidad, siendo la manera más transparente y

eficiente de llevar a cabo las actividades de Planificación y Presupuesto.

Mencionado Manual ha sido elaborado partiendo del quehacer diario del

Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática. Este Instrumento de

gestión contiene en forma detallada las acciones que se sigue en la ejecución de

los procesos para el cumplimiento de los objetivos; teniendo en cuenta los

siguientes documentos de gestión: La Estructura Orgánica, el Reglamento de

Organización y Funciones (ROF), el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF),

el Cuadro de Asignación de personal (CAP) todos ellos aprobados por la Junta

General de Participacionistas con sus resoluciones respectivas. Además, está

enmarcado en los lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la

aplicación y regulación del Control Interno contenidos en la Ley de Control Interno

N°28716, que promueve una administración adecuada de los recursos públicos,

guardando así coherencia con los respectivos dispositivos legales que regulan el

funcionamiento de la entidad.


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INDICE

Página

PRESENTACIÓN………………………………………………………………………………………. INTRODUCCION....…………………………………………………………………..........................

02 04

I. GENERALIDADES DE EMUSAP S.R.L………………………………………………………….… 05

1.1. Visión…………………………………………………………………………………………….

1.2. Misión…………………………………………………………………………….......................

1.3. Naturaleza……………………………………………………………………….......................

1.4. Ámbito……………………………………………………………………………………………

1.5. Finalidad…………………………………………………………………………………………

1.6. Objetivos…………………………………………………………………………………………

II. FUNCIONES BÁSICAS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA…………………………….…….……… 06

2.1. Funciones básicas de la empresa…………………………………………………………….

2.2. Estructura orgánica……………………………………………………………………………..

III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS……………………............................ 10

3.1. Finalidad……………………………………………………………………………………........

3.2. Base Legal……………………………………………………………………………………….

3.3. Bases Técnicas…………………………………………………………………….……………

3.4. Alcance…………………………………………………………………………………………..

3.5. Uso y Actualización………………………………………………………….………................

3.6. Conceptualización………………………………………………………………….…..............

3.7. Simbología para los Flujogramas……………………………………………….……….........

3.8. Simbología Utilizada para determinar el Área de Trabajo………………….………………

3.9. Marco Conceptual…………………………………………………………….………………....

IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS………………………………………………….……… 17

4.1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA (DPPI)……………………………………………………………………………………….

Elaboración del Cuadro de Asignación de Personal (CAP)………………………........……… 18 Programación y Formulación del Presupuesto……………………………………....……...….. 21 Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura PIA……………………………….…… 24 Ejecución, Evaluación y Control del PIA……………………………………………………..….. 26 Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI, POA)..……………………………….……. 28 Evaluación y Control del Plan Operativo de la Entidad…………………………………...……. Seguimiento de las Metas de Gestión del Estudio Tarifario……..……………………….……

30 32

Seguimiento de la Ejecución del Programa de Inversiones………………….…………..……. 34 Formulación del Plan Maestro Optimizado (PMO)..……………………………………………. 36

Elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI)..…………………………….....……...….. 41 Evaluación y Control del Plan Estratégico Institucional………………………………..….…… 43 Elaboración del Plan de Fortalecimiento de Capacidades (PFC).…………………….…..….. 45 Evaluación y Control del Plan de Fortalecimiento de Capacidades….………………….……. 47 Elaboración del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias….....……. Evaluación y Control del Plan de Emergencias para Situaciones de Terremotos y Lluvias

49 52


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INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de Planificación y Presupuesto (MAPRO) de

EMUSAP S.R.L., es un instrumento técnico normativo de gestión Institucional,

cuyo objeto es facilitar la orientación sobre los procesos y el flujo de información

que existe entre las áreas de la empresa para desarrollar una actividad o tarea

específica.

El MAPRO es considerado como uno de los documentos más eficaces entre las

técnicas de organización administrativa, destinado a simplificar procesos, disminuir

costos, ser un instrumento de consulta de información y orientar el proceso de

dirección y control empresarial.

En la primera parte de este documento se encuentran las Generalidades de

EMUSAP S.R.L., la misión y visión que pretende alcanzar, su naturaleza, finalidad

y objetivos organizacionales.

En la segunda parte se describe las funciones básicas y la estructura orgánica en

la que se desenvuelve la Empresa.

La tercera parte está dedicada a las Generalidades del MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICAIÓN Y PRESUPUESTO, encontrando la

finalidad, base legal, bases técnicas, uso y actualización de este instrumento. La

conceptualización de los procedimientos administrativos se explica mejor en la

tercera parte.

En la cuarta parte se inicia el desarrollo de este instrumento de gestión,

dividiendo las actividades y procedimientos de Planificación y Presupuesto. Los

mismos que se ilustra con Diagramas de Flujo.

La claridad y sencillez de su lectura hace que este documento sea muy práctico y

de fácil uso, recomendado una vez más para la consulta permanente.


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I. GENERALIDADES DE EMUSAP S.R.L.

La Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Amazonas

Sociedad de Responsabilidad Limitada en adelante la Empresa, se rige por la Ley

Nº26338, Ley General de Servicios de Saneamiento y su Reglamento, por la Ley

Nº 26887, Ley General de Sociedades y por su Estatuto Social debidamente

aprobado por la Junta General de Participacionistas.

1.1. MISIÓN

Brindar los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado a la localidad de nuestro

ámbito; con calidad, eficiencia y eficacia Empresarial; contribuyendo a mejorar la

calidad de vida de la población y protegiendo el medioambiente, con la

participación integral de los trabajadores.

1.2. VISIÓN

Ser una Empresa Líder en el Perú, prestando un servicio de calidad a satisfacción

de los clientes, logrando la autosostenibilidad económica.

1.3. NATURALEZA

EMUSAP S.R.L., es una Empresa Municipal de derecho privado, constituida como

Sociedad de Responsabilidad Limitada con autonomía técnica y económica, según

lo estipulado en la Ley General de Servicios de Saneamiento y su Estatuto Social.

EMUSAP S.R.L. realiza todas las actividades vinculadas a la prestación de los

servicios de saneamiento en el ámbito de su jurisdicción, siendo éstas de utilidad y

necesidad pública y de interés social.

1.4. FINALIDAD

EMUSAP S.R.L., tiene como finalidad satisfacer las necesidades de los servicios de

agua potable, alcantarillado sanitario y servicio de disposición sanitaria de excretas

que requiere la colectividad en el ámbito de su jurisdicción, según establece su

Estatuto Social. La cobertura y calidad de los servicios, estará en función de su

capacidad operativa, administrativa y de la factibilidad económico-financiera de la

Empresa.

1.5. OBJETIVOS

EMUSAP S.R.L., tiene como objetivos básicos los siguientes:


7

La prestación de servicios de agua potable, que comprende: Sistema de

captación y conducción de agua cruda, producción, tratamiento,

almacenamiento y distribución de agua tratada.

Prestación de servicio de alcantarillado, que comprende: Sistema de

recolección, conducción, tratamiento y disposición final de aguas servidas

así como la recolección de aguas pluviales y disposición sanitaria de

excretas.

Ampliar la capacidad de producción de agua potable; así como, los

referidos al tratamiento y disposición final de aguas servidas.

Ampliar la cobertura del mercado, instalando redes de distribución y nuevas

conexiones de agua potable y alcantarillado sanitario; comercializando

dichos servicios.

Modernizar la Empresa optimizando la producción, incrementando la

productividad; así como mejorando la calidad de los servicios, la economía

Empresarial y las relaciones entre la Empresa y los usuarios (colectividad).

Conservar el medio ambiente de los recursos y cursos de agua, que utiliza

la Empresa como fuentes de abastecimiento.

II. FUNCIONES BÁSICAS Y ESTRUCTURA ORGÁNICA

2.1. Funciones Básicas de la Empresa

EMUSAP S.R.L., tiene como funciones básicas lo siguiente:

Captar, conducir y tratar el agua cruda; almacenar y distribuir el agua

potable; bajo los parámetros de calidad, cantidad y continuidad establecidos

y requeridos por la población bajo su ámbito de jurisdicción.

Recolectar, tratar y brindar los servicios de alcantarillado sanitario y

disposición final de excretas, en la cantidad y/o calidad requerida por la

colectividad.

Instalar redes de distribución de agua potable, de alcantarillado sanitario y

promocionar la venta de conexiones de tales servicios.

Comercializar los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y otros

servicios complementarios, recaudando su retribución económica

correspondiente.

Ampliar la capacidad de producción de agua potable; así como, los

referidos al tratamiento y disposición final de aguas servidas; de acuerdo a

la demanda y crecimiento demográfico de la población bajo su ámbito de

responsabilidad.

Operar, mantener y renovar las instalaciones y equipos utilizados para la

prestación de los servicios de saneamiento.


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Formular y ejecutar planes maestros, estratégicos y operativos, así como el

presupuesto anual de la Empresa.

Formular estudios tendientes a optimizar la producción, reducir las pérdidas

de agua, reducción de costos operacionales, así como para mejorar la

calidad y continuidad del servicio.

Desarrollar estudios de impacto ambiental para conservar el medio

ambiente de los recursos hídricos que explota la Empresa, así como de los

servicios que proporciona a la población bajo su ámbito de responsabilidad.

2.2. Estructura orgánica

La Estructura Orgánica de EMUSAP S.R.L., está conformado por los

siguientes órganos:

ÓRGANO DE LA ALTA DIRECCIÓN

Junta General de Participacionistas

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

Gerencia General

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Oficina de Control Institucional

ÓRGANO CONSULTIVO

Comité de Coordinación Gerencial

ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

Oficina de Asesoría Legal

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA

ÓRGANOS DE APOYO

Oficina de Imagen Institucional

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Oficina de Contabilidad y Finanzas.

Oficina de Tesorería.

Oficina de Logística y Control Patrimonial.

Oficina de Recursos Humanos.

ÓRGANOS DE LÍNEA

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

Oficina de Producción y Control de Calidad.

Oficina de Operaciones, Mantenimiento y Conexiones.

Oficina de Catastro Técnico y Control de Pérdidas.


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DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN

Oficina de Comercialización.

Oficina de Operaciones Comerciales.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ------------------------------------

JUNTA GENERAL

DE

PARTICIPACIONISTAS

DEPARTAMENTO

DE

OPERACIONES

DEPARTAMENTO

DE

COMERCIALIZACIÓN

GERENCIA

GENERAL

COMITÉ DE

COORDINACIÓN

GERENCIAL

DEPARTAMENTO DE

PLANIFICACIÓN

PRESUPUESTO E

INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO

DE

ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

OFICINA DE

CONTROL

INSTITUCIONAL

OFICINA DE

ASESORÍA LEGAL

OFICINA DE

IMAGEN

INSTITUCIONAL


10

01 Gerente General

01 Secretaria de Gerencia 01 Jefe de Control Institucional

01 Chofer de Gerencia

. 01 Jefe de Departamento

01 Asistente de Planificación y Presupuesto

01 Relacionista Público 01 Asistente de Informática

01 Jefe de Departamento

CONTABILIDAD Y FINANZAS RECURSOS HUMANOS

01 Contador 01 Asistente de Tesorería 01 Asistente de Recursos

01 Asistente de Contabilidad Humanos

01 Jefe de Departamento 01 Jefe de Departamento

01 Chofer de Operaciones

OFICINA DE PRODUCCIÓN Y

CONTROL DE CALIDAD

01 Asistente de Comercialización 01 Asistente de Micromedición y Catastro

01Técnico en Oper. Mant. 01 Especialista en Catast. 01 Asistente de Reclamos 02 Gasfiteros

y Conex. Téc. y Contr. de Perd. 01 Asistente de Cobranzas

01 Gasfitero

OFICINA DE OFICINA DE

01 Asistente de Contrataciones

OFICINA DEOFICINA DE LOGÍSTICA

Y CONTROL PATRIMONIAL

Y CONEXIONES CONTROL DE PERDIDAS

01 Asistente de Logística

TESORERÍA

01 Especialista en Prod. y Contr. de Cali.

CATASTRO TÉCNICO Y

DEPARTAMENTO DE

OPERACIONES

01 Presidente de Junta

Y FINANZAS

OFICINA DE

CONTROL INSTITUCIONAL

01 Almacenero

01 Asesor Legal

OFICINA DE

OPERACIONES COMERCIALES

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE EMUSAP S.R.L.

JUNTA GENERAL DE

PARTICIPACIONISTAS

GERENCIA

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN,

01 Jefe de Oficina

GENERAL

PRESUPUESTO E INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

COMITÉ DE COORDINACIÓN

04 Jefes de Departamento

OFICINA DE

ASESORÍA LEGAL

DEPARTAMENTO DE

03 Técnicos Operarios para Agua Potable.

COMERCIALIZACIÓN

01 Abogado

INSTITUCIONAL

GERENCIAL

04 Gasfiteros10 Gasfiteros

03 Técnicos Operarios para Agua Residual

OFICINA DE IMAGEN

OFICINA DE

COMERCIALIZACIÓN

OFICINA DE OPERACIONES, OFICINA DE

MANTENIMIENTO


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III. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

3.1. FINALIDAD

Proporcionar en forma ordenada la información sobre las actividades o

tareas realizadas por Planificación y Presupuesto, su proceso, relación y

líneas de responsabilidad del resultado obtenido de dicha actividad. Tiene los

siguientes fines:

Informar, guiar y establecer uniformidad, claridad y eficiencia en cada

una de las actividades que realiza el Departamento de Planificación,

Presupuesto e Informática.

Describir la secuencia lógica de las distintas operaciones o pasos que

se compone el proceso de planificación y presupuesto.

Facilitar la ejecución correcta de las actividades de Planificación y

Presupuesto.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las

funciones, evitando la repetición y demora de procesos..

Proporcionar información básica para la planeación e instrumentación

de medidas de modernización administrativa.

Evaluar el cumplimiento de los resultados obtenidos, insumo para la

evaluación del POA.

3.2. BASE LEGAL

Estatutos de la Empresa Municipal de Servicio de Agua Potable y

Alcantarillado de Amazonas Sociedad de Responsabilidad Limitada -

EMUSAP S.R.L.

Ley Nº 26338 Ley General de los Servicios de Saneamiento y su

Reglamento.

Texto Único Ordenado del Reglamento de la Ley General de

Servicios de Saneamiento aprobado por D.S. Nº 023-2005-VIVIENDA,

modificado por D.S Nº 010-2007-VIVIENDA.

Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Ley Nº 26284, Ley General de la Superintendencia Nacional de

Servicios de Saneamiento y su Reglamento.

Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades.

Ley Nº24948, Ley de la Actividad Empresarial del Estado y su

Reglamento aprobado por D.S. Nº 027-90-MIPRE.

Ley de Control Interno de las Entidades del Estado – Ley Nº 28716.


12

Guía para Implementación del Sistema de Control Interno de las

Entidades del Estados, aprobado con Resolución de Contraloría

General Nº 458-2008-CG.

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411.

Ley Nº 29951, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año

Fiscal 2013.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría

General de la República - Ley Nº 29622.

Reglamento de Organización y Funciones – ROF.

Manual de Organización y Funciones – MOF.

3.3. BASES TÉCNICAS

La elaboración del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO (MAPRO), toma en cuenta:

La visión y la misión de la empresa, dentro de un esquema de visión

estratégica.

Los instrumentos de gestión aprobados: Manual de Organización y

Funciones (MOF) – Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

respectivamente.

Principios de organización:

Trabajo en equipo.

Identificación con la Empresa.

Satisfacción del cliente.

Orden, disciplina y honestidad.

Interacción de objetivos y actividades.

Control permanente.

Liderazgo participativo.

Delegación en toma de decisiones.

Desconcentración de funciones.

División del trabajo.

3.4. ALCANCE

El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos MAPRO,

incluye al Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática,

específicamente área de planificación y presupuesto. Las disposiciones


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establecidas en el manual son de cumplimiento obligatorio por el personal

que labora en el área de Planificación y Presupuesto de la Empresa.

3.5. USO Y ACTUALIZACIÓN

3.5.1 Utilidad del manual

El presente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO – MAPRO, orienta las actividades de la Empresa; su

utilización se refiere a conocer los procedimientos que realiza el

servidor dentro de las funciones y este desempeño laboral es medido

para efectos de control de EMUSAP S.R.L.

3.5.2 Órgano responsable de la aplicación

El Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática tiene a

su cargo la aplicación del presente manual.

3.5.3 Actualización del manual

El MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO – MAPRO se actualizará continuamente por el

Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática, según

como se efectúen los cambios en la estructura orgánica y funciones de

la unidad orgánica; de acuerdo al siguiente procedimiento:

La actualización del manual está a cargo del Departamento de

Planificación, Presupuesto e Informática, quien elaborará la

propuesta de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – MAPRO.

La propuesta debe tener el visto bueno del Departamento de

Planificación, Presupuesto e Informática.

Visto bueno de Asesoría Legal Externa, en el cumplimiento de la

normatividad vigente.

La Gerencia General emitirá la resolución correspondiente para la

aprobación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO – MAPRO, entrando en

vigencia al día siguiente de su aprobación.

3.6. CONCEPTUALIZACIÓN

El estudio de los procedimientos administrativos de EMUSAP S.R.L. fue

desarrollado teniendo en cuenta la teoría de procesos y resultados. La gestión por


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procesos y resultados se basa en el desempeño del trabajo en función a las

actividades que realiza el colaborador, teniendo estas mismas un inicio y un final, a

este conjunto de actividades se le denomina proceso dando como resultado un

producto específico. La eficiencia en las actividades determinará la calidad del

resultado.

Cuando se inicia un proceso dentro de una área específica se necesita elementos

de información muchas veces proporcionadas por otras áreas tanto internas como

externas a la empresa, está relación nos permitirá conocer el flujo de información

entre las distintas áreas y los canales de comunicación que se están utilizando.

También el Tipo de relación, su frecuencia, el tiempo que toma desempeñar esta

actividad, entre otros factores.

Al conocer el flujo de información de las áreas de la empresa se establecen las

responsabilidades de cada trabajador con respecto de su trabajo, y como este

afecta al trabajo de otros colaboradores y áreas que esperan la información como

insumo para completar satisfactoriamente sus actividades, tareas o

responsabilidades asignadas.

La frecuencia y el tiempo que toma desempeñar las tareas o actividades del

trabajador dentro de un proceso, será utilizada como indicador para medir la

eficiencia en las actividades y eleminar los posibles retrazos o cuellos de botella

existentes.


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3.7. SIMBOLOGÍA PARA LOS FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN

Límites Indica el inicio o terminación del procedimiento.

Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento.

Decisión o alternativa Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (SÍ o NO).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el procedimiento (El documento podrá tener copias).

Supervisión e

inspección Supervisa la actividad o procedimiento

Operación combinada Son el desarrollo de una actividad acoMAPROñada de la supervisión

Archivo

Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Dirección de Flujo, o Línea de Unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.


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3.8. SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA DETERMINAR EL ÁREA DE TRABAJO

ÁREA DE TRABAJO SÍMBOLO

GERENCIA GENERAL GG

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E

INFORMÁTICA DPPI

ASESORÍA LEGAL EXTERNA ALEX

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DAF

RECURSOS HUMANOS RRHH

LOGÍSTICA LOG

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES DO

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN DC

3.9. MARCO CONCEPTUAL

3.9.1 PROCESO:

Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados,

otorgándoles un valor agregado.

Gráfico N° 01: Esquema de procesos:

Los procesos no consideran a las actividades de forma aislada, por el contrario

se van estableciendo relaciones e integrando al proceso todas aquellas

actividades que son necesarias para generar un producto.

SALIDAS ACTIVIDADES

PROCESOS ENTRADAS

INSUMOS PRODUCTO


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3.9.2 ACTIVIDAD O TAREA:

Las actividades o tareas son consideradas como los procedimientos dentro de

un proceso de la empresa, estas actividades específicas son ordenadas

secuencialmente y cronológicamente para realizar una función, dando

cumplimiento a un objetivo específico del área y que se integra

documentalmente como archivo o sustento.

3.9.3 RESPONSABLE:

Indica el nivel de autoridad y grado de responsabilidad que tiene el personal en

cuanto a una tarea y proceso dentro de la empresa. Cada actividad y proceso

tiene su responsable, siendo este una delegación única e individual. La

asignación de un responsable favorece e incrementa la productividad y el

control de las operaciones dentro de la empresa.

3.9.4 RELACIÓN:

La relación de las actividades significa el grado de integración de los procesos

dentro de la empresa, y frecuentemente el resultado de un proceso constituye

directamente el elemento de entrada del siguiente proceso, cumpliéndose este

patrón hasta la entrega del resultado final del servicio prestado.

3.9.5. SUPERVISIÓN:

La supervisión de las actividades es una responsabilidad generalmente del Jefe

de Departamento, esta función permite monitorear y controlar las tareas

desempeñadas por cada trabajador, con el objetivo de identificar las

desviaciones o errores que se puedan cometer dentro de un proceso, así como

plantear las alternativas de solución pertinentes que permitan resolver el

problema. Es también el acompañamiento que se hace a las actividades de la

empresa, esta relación puede ser vertical (de arriba hacia abajo), cuando se

trata por ejemplo de la supervisión de un gerente a su jefe de departamento, y

horizontal (mismo nivel) en el caso del acompañamiento de dos jefe de línea.


18

IV. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

4.1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E

INFORMÁTICA (DPPI).

DESCRIPCION GENERAL

El Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática tiene por objeto

asesorar a la Gerencia General en la formulación y evaluación de políticas, así

como de programar, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar los procesos de

planificación y presupuesto de conformidad con la Ley General de

Presupuesto, la Normativa Presupuestaria del Sector Público y las

Disposiciones que emita la Dirección General del Presupuesto Público.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación de los siguientes procedimientos es para

Planificación y Presupuesto, Gerencia General y demás Áreas involucradas.

LEYENDA

DPPI : Departamento de Planificación, Presupuesto e Informática

SIAF : Sistema Integral de Administración Financiera

MEF : Ministerio de Economía y Finanzas

DGPP: Dirección General de Presupuesto Público

LOG : Área de Logística

SIGPF: Sistema Integral de Gestión Presupuestal y Financiera

EPS : Empresa Prestadora de Servicio

GG : Gerencia General.

RR.HH: Recursos Humanos

DC : Departamento de comercialización.

DAF : Departamento de Administración y Finanzas.

DO : Departamento de Operaciones.

ALEX : Asesoría Legal Externa

DPTO. : Departamento.

PROCEDIMIENTOS


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ROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE

PERSONAL (CAP) CÓDIGO: DPPI001

N°

SIMBOLOGÍA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO

SUPERVISIÓN APOYO= A RECEPCION =R

1 X

X

Necesidades o requerimientos según el Plan Estratégico Institucional-PEI y el Plan Operativo Institucional-POI.

Área Usuaria

A: Asistente de RR.HH R: DPPI

1 mes

2 X

Recopilación de la Información y acopio documentario que permita identificar la Estructura de Puestos de Trabajo, a través: • Estructura orgánica • Análisis de puestos de trabajo

DPPI

A: Asistente de RR.HH

1 día

3

X

Interpretación, ordenamiento y redacción de la información. DPPI


2 semanas

4

X

Revisión, análisis y evaluación técnica de puestos de trabajo.

DPPI


1 semana

5 X

Confrontación o compatibilización (Data RR.HH), adecuada con el personal declarante que ocupa los puestos de trabajo bajo estudio.

DPPI


1 semana

6 X

Diseño y Elaboración de la Estructura de Puestos DPPI


2 días

7

X

Elaboración y Formulación del Cuadro para Asignación de Personal-CAP (a partir de la estructura orgánica aprobada en el ROF)

DPPI Gerencia General


2 días


20

8 X Diseño de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo (Diseño del cuadro referencial de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales)

DPPI A: Asistente de RR.HH

1 día

9 X Codificación de Puestos de Trabajo. DPPI A: Asistente de RR.HH

2 días

10 X Elaboración de cuadro de resumen de resultado DPPI Gerencia General


1 día


21

DIAGRAMA DE FLUJO

ÁREA USUARIA DPTO. DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORM.

Inicio

Necesidades o requerimientos

según el Plan Estratégico

Institucional-PEI y el Plan

Operativo Institucional-DPPI.

Recopilación de la Información y acopio documentario que

permita identificar la Estructura de Puestos de Trabajo

Interpretación, ordenamiento y redacción de la

información

Revisión, análisis y

evaluación técnica

de puestos de

trabajo.

Elaboración de cuadro resumen del resultado

Diseño y Elaboración de la Estructura de

Puestos

Elaboración y Formulación del Cuadro para

Asignación de Personal-CAP (a partir de la

estructura orgánica aprobada en el ROF)

Confrontación o compatibilización (Data RR.HH)

adecuada con el personal declarante que ocupa los

puestos de trabajo.

Diseño de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo

(Diseño del cuadro referencial de la Nomenclatura de

Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales)

Codificación de Puestos de Trabajo

Final


22

PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DE

PRESUPUESTO CÓDIGO: DPPI002

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

X

Resolución de Gerencia General (Aprobando

Comisión para Formulación del Presupuesto).

GG

2 días

2 X

Instalación de la Comisión para la elaboración del

proyecto de presupuesto en tres reuniones. Comisión GG

A: 04 Jefes de

Dptos. De la

EPS

2 horas.

3 X

Elaboración de la proyección de ingresos

Jefe DC.

R: Jefe DPPI 2 días

4 X

Envío de los formatos en excel (Cuadro

presupuestal de gastos), a todos los Dptos., para

que planteen sus requerimientos del siguiente año.

Jefe DPPI

R: Jefes de

Departamentos 1 mes

5 X

Priorización del gasto de capital (Inversión y

activos no financieros no ligados a inversiones)

Jefe DO


6 X

Elaboración del cuadro de gastos a que representa

el personal.

Jefe de DAF



23

7

Priorización de la demanda global de los gastos. Jefe DPPI

3 días

8 X

X

Elaboración de la Programación y Formulación de

Presupuesto:

Formatos de Ingresos y Gastos

Flujo de caja

Formatos de Objetivos Estratégicos, indicadores y metas

Nota informativa.

Registro en el sistema SIAF, MEF

Remisión de la formulación y programación del presupuesto a la GG, Junta de Participacionistas para su conocimiento y su remisión a la DGPP

Jefe DPPI GG

2 semanas

9 X

Presentación y sustentación de la Formulación de

Presupuesto ante la DGPP, para su aprobación Jefe DPPI GG

1 día

10 X Levantamiento de Observaciones en caso de que

las hubiera. Jefe DPPI GG 3 días


24

DIAGRAMA DE FLUJO

GERENCIA

GENERAL

JEFE DE DPPI PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO E

INFORMÁTICA EN COORDINACIÓN CON LA

COMISIÓN

COMISION

Inicio

Resolución de

Gerencia

General.

Formación de

Comisión para la

elaboración de la

programación y

formulación de

presupuesto

Elaboración de la

formulación de

Presupuesto

Formatos de Ingresos y Gastos

Flujo de caja

Formatos de Objetivos Estratégicos,

indicadores y metas.

Nota informativa.

Registro en el sistema SIAF- MEF

Remisión del proyecto a

la GG, Junta de

Participacionistas para

su conocimiento y su

remisión a la DGPP

Presentación y sustentación de la

formulación de Presupuesto ante la

DGPP, para su aprobación

Coordinación de la

revisión de la

formulación con la

DGPP

Levantamiento de Observaciones en

caso de haber.

Final

Elaboración de la

proyección de

ingresos

Envío a las áreas del

formato Excel para el

requerimiento del

presupuesto del

siguiente año.

Priorización del gasto

de capital.

Elaboración del

cuadro de gastos de

personal.

Priorización de la demanda global de gastos

Con VºBº de GG


25

PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE

APERTURA PIA CÓDIGO: DPPI003

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

X

Consolidación general del PIA

DPPI GG Jefe DPPI 1 día

2 X

Recepción del oficio de reporte oficial de la DGPP,

sobre aprobación del PIA. GG

R: Jefe DPPI 1 día

3 X

Registro de la aprobación del PIA en el SIAF - MEF y

elaboración de la nota informativa. DPPI

1 día

4 X

Remisión del PIA a Gerencia General para su

aprobación mediante Resolución. DPPI GG

R: GG y Junta de

Participacionistas

A: ALEX.

1 día

5

X

Resolución de Gerencia General de aprobación del

PIA y remisión ante la DGPP GG

1 día

6 X X Notificación de aprobación del PIA a las Jefaturas de

Departamentos de la EPS. DPPI

R: Jefes de Dptos.

1 día


26

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION,


GERENCIA GENERAL JUNTA GENERAL DE

PARTICIPACIONISTAS

DGPP

Producto de la Formulación del

Presupuesto se consolida el PIA

Inicio

Registro de la aprobación del PIA en el

SIAF y elaboración de la nota informativa

Resolución de GG de aprobación del

PIA y remisión a la DGPP.

Recepción, revisión y

aprobación

Remisión del PIA a GG para

su aprobación mediante

resolución.

Final

SI

Recepciona el Oficio de

aprobación del PIA

Elaboración de Oficio

donde se da el VºBº al PIA

Remite a la Junta de

Participacionistas

Recepciona el PIA, revisa y

elabora Acta

Notificación de aprobación del PIA a

las jefaturas de Dptos.

Con VºBº de GG


27

PROCEDIMIENTO: EJECUCION, EVALUACION Y CONTROL DEL PIA CÓDIGO: DPPI004

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

Recibe Órdenes de Compra y de Servicios del Área de

Logística. Jefe de DPPI

5 min

2 X

Registro y afectaciones al presupuesto desagregado. Jefe de DPPI

2 horas

3

X

Vº Bº de afectación y envía al LOG Jefe de DPPI

R: Logística

10 minutos

4 X

Monitoreo del PIA de gastos trimestrales ejecutados. Jefe de DPPI

Gerencia

General

3 días

5 X

Aprobación y remisión de documento a la DGPP y

otros.

Gerencia

General

R: DGPP,

Otros. 1 día

6 X

Evaluación semestral y Anual del PIA, comparando

gastos ejecutados. Jefe de DPPI

Gerencia

General

R: Gerencia

General 2 semanas

7 X

X

Aprobación y remisión de documentos a la DGPP,

Contraloría, Comisión de presupuesto y Cuenta

General de la República, Junta General de

Participacionistas y otros.

Gerencia

General

R: DGPP,

Otros. 1 día


28

DIAGRAMA DE FLUJO

DAF LOGISTICA GERENCIA GENERAL DPPI DPPI

Inicio

Recibe Órdenes de Compra y de

Servicios

Órdenes de

compra y servicios Órdenes de compra y

servicios

Registro y afectaciones al

presupuesto desagregado.

VºBº de

afectación

Monitoreo del PIA de

gastos trimestrales

ejecutados.

Aprobación y remisión de

documento a la DGPP y

otros.

Evaluación semestral y anual del PIA,

comparando gastos ejecutados.

Aprobación y remisión de

documentos de documento

a la DGPP, Contraloría,

otros.

Final


29

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL CÓDIGO: DPPI005

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

X

Recopilación de toda la información de las oficinas

respecto al Plan Operativo Jefe de DPPI GG

1 semana

2

X

Revisión de la información remitida Jefe de DPPI GG

2 días

3 X

X

Consolidación y formulación del Plan Operativo

Institucional Jefe de DPPI GG

1 semana

4

X

Envió del Plan Operativo Institucional a Gerencia

General para su revisión final y aprobación mediante

Resolución de Gerencia

Jefe de DPPI GG R: Gerencia

General 1 día

5 X

Gerencia General envía el Plan Operativo Institucional

a la DGPP

Gerencia

General 1 día


30

DIAGRAMA DE FLUJO



GERENCIA GENERAL

Recopilación de toda la

información de las oficinas

respecto al plan operativo.

Inicio

Revisión de la

información

remitida

Consolidación la información

recopilada

Formulación del plan Operativo

institucional

Aprobación

mediante

resolución

Remisión del Plan Operativo

Institucional a la DGPP

Final

NO

SI


31

PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN OPERATIVO DE LA

ENTIDAD CÓDIGO: DPPI006

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

X

Formula memorándum requiriendo la información de

cumplimiento del Plan Operativo a los diferentes

departamentos.

Jefe de DPPI

1 hora

2 X

Distribuye memorándum a las diferentes unidades

orgánicas. Jefe de DPPI

R: Jefaturas de

Dptos.

5 minutos

3

X

Elaboración de informe de cumplimiento Jefaturas de

Dptos. R: Jefe de DPPI

1 semana

4 X

Recepción, registro y proceso de información de

cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas. Jefe de DPPI

2 días

5

X

Realización de informe de Evaluación con resultados,

conclusiones y recomendaciones. Jefe de DPPI

Gerencia

General

2 días

6 X Remisión de informe de evaluación al Gerente

General. Jefe de DPPI

R: Gerencia

General

1 día

7 X X X

GG recepciona documentación y convoca a reunión

de Comité de Coordinación Gerencial para

exposición de la evaluación del POA con miras a

tomar acciones tendientes a mejorar el desempeño

de todo el personal de la EPS. Luego de la misma la

GG da la conformidad que se sustenta con el Acta del

Comité de Coordinación Gerencial.

Jefe de DPPI Gerencia

General

2 horas


32

DIAGRAMA DE FLUJO



UNIDADES ORGÁNICAS GERENCIA GENERAL

Formula memorándum requiriendo la

información de cumplimiento del Plan

Operativo a los diferentes departamentos

Inicio

Distribuye memorándum a las

diferentes unidades orgánicas.

Conformidad

Recepción, registro y proceso de

información de cumplimiento de las


Prepararan y proporcionan

información solicitada por DPPI

Realización de informe de Evaluación con

resultados, conclusiones y

recomendaciones.

Recepción de Informe

Acta del Comité de Coordinación

Gerencial.

Inicio

Fin

Convoca a reunión de

Comité de Coordinación

Gerencial para exposición

del POA.


33

CEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LAS METAS DE GESTIÓN DEL ESTUDIO TARIFARIO CÓDIGO: DPPI007

N° SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN TIEMPO SUPERVISIÓN

APOYO = A

RECEPCIÓN = R

1 X Elaboración de Memorándum solicitando información

de desempeño de los indicadores Jefe de DPPI 1 hora

2 X Distribución de Memorándum Jefe de DPPI R: Jefes de

Dptos. 5 min

3 X

Recepción de indicadores comerciales, operacionales

y administrativos de los diferentes departamentos de la

EPS.

Jefe de DPPI

5 días

4 X Análisis de la información recepcionada,

procesamiento y consolidación. Jefe de DPPI

2 días

5 X Informe de Metas de Gestión Jefe de DPPI R: GG 1 día

6 X X

La GG otorga su VºBº y deriva de forma oficial al

Presidente de la Junta de Participacionistas y

SUNASS.

Gerencia General

R: SUNASS y

Presidente de la

Junta.

2 horas


34

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE

PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO

E INFORMÁTICA

JEFATURAS DE

DEPARTAMENTOS

GERENCIA GENERAL

Informe de metas de

gestión

Inicio

Elaboración y distribución de

Memorándum solicitando

información de indicadores

Recepción de memorándum

y elaboración de información

de indicadores de gestión

Recepción de indicadores comerciales,

operacionales y administrativos

Análisis de la

información,

procesamiento y

consolidación

Otorga VºBº de conformidad

y remite al Presidente de la

Junta de Participacionistas y

SUNASS

Fin


35

PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE INVERSIONES CÓDIGO: DPPI008

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN TIEMPO

SUPERVISIÓN APOYO = A

RECEPCIÓN = R

1

X

Recepción de ordenes de bienes y servicios conformes al

. programa de Inversiones Jefe DPPI .5 minutos

2 X Otorgación de VºBº a las inversiones que se van a ejecutar

con financiamiento del FEI (Fondo Exclusivo de Inversión). Jefe DPPI R: LOG.

15

minutos

3 X Elaboración de Informe de seguimiento de la ejecución del

Programa de Inversiones. Jefe DPPI

R: GG

1 día

4 X

En caso de ser necesario y/o se conoce sobre el no

cumplimiento de la ejecución de las inversiones del Estudio

Tarifario el GG convocará a reunión del Comité de

Coordinación Gerencial para tomar medidas tendientes a

dar solución a los casos presentados.

GG

A: DPPI 2 horas

5 X En caso de ser necesario, el jefe de DPPI elaborará

informe de inclusión de inversión con sustento técnico. Jefe DPPI R: GG

5 min

6 X Oficializa solicitud a la Gerencia de Regulación Tarifaria de

SUNASS para su aprobación respectiva. Gerencia General R: SUNASS

1 día

7 X X Elabora y envía oficio de aprobación de inclusión de

inversión. SUNASS R: GG

1 día


36

DIAGRAMA DE FLUJO

LOGÍSTICA DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN,


GERENCIA GENERAL SUNASS

En caso de ser necesario

elabora informe técnico de

inclusión de inversiones

Inicio

Recibe órdenes de compra y

servicios.

Monitoreo de seguimiento del

Programa de Inversiones de forma

trimestral

VºBº a las Órdenes que estén

contempladas dentro del programa de

inversiones del Estudio Tarifario

Órdenes de compra y

servicios

Recibe el Informe, analiza y de

ser necesario convoca a reunión

de Comité.

Recibe informe y oficializa

solicitud a SUNASS

Recibe el oficio y de ser

viable aprueba la inclusión

de inversión

Elabora oficio con VºBº

Recepción de oficio de SUNASS

Fin


37

PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO OPTIMIZADO CÓDIGO: DPPI009

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN TIEMPO

SUPERVISIÓN APOYO = A

RECEPCIÓN = R

1

X X

Elaboración de Informe solicitando Asistencia Técnica para

.-elaboración del PMO Jefe DPPI R: GG .5 minutos

2 X Oficializa solicitud a SUNASS Gerencia General

R: Gerencia de

Regulación

Tarifaria de

SUNASS

1 día

3 X Admisibilidad y procedencia Gerencia de Regulación

Tarifaria de SUNASS R: GG

2

semanas

4 X Resolución de designación de la comisión de formulación

del PMO Gerencia General

R: Comisión de

formulación de

PMO

1 hora

5 X

Desarrollo de la Asistencia Técnica por especialistas de

SUNASS (Cuatro sesiones de acuerdo a los avances de la

Comisión de Formulación del PMO).

Especialistas

designados por

SUNASS

R: Comisión de

formulación del

PMO

5 días

por

sesión

6 X

Formulación del PMO:

1. Diagnóstico.

2. Estimación de la demanda de

los servicios de saneamiento.

3. Determinación del balance

oferta – demanda de cada etapa

del proceso productivo.

4. Programa de inversiones y

financiamiento.

5. Estimación de costos de

Comisión de

formulación del PMO

R: GG

8 meses


38

explotación eficientes.

6. Estimación de los ingresos.

7. Proyección de los Estados

Financieros e indicadores

financieros.

8. Determinación de las fórmulas

tarifarias y metas de gestión.

9. Determinación de las estructuras

tarifarias.

ANEXOS:

a.- Evaluación de indicadores de

gestión.

b.- Base de capital.

c.- Estudios de factibilidad y

perfiles de proyectos.

7 X

Previo VºBº de GG presenta el proyecto PMO a la Junta

General de Participacionistas para su aprobación mediante

Acta.

Gerencia General

R: Junta General

de

Participacionistas

3 días

8 X Recepción del Acta de Junta General de Participacionistas Gerencia General R: GG 3 días

9 X

Remisión del PMO ( Dos ejemplares y CDs) con

aprobación del Acta de Junta, conteniendo fórmulas

tarifarias, metas de gestión y estructura tarifaria para su

aprobación.

Gerencia General R: SUNASS 3 días

10 X

Evaluación de suficiencia de Información. En caso de

proceder – Elaboración de Resolución, la misma que se

notifica a EMUSAP S.R.L. y se publica en El Peruano.

Gerencia de Regulación

Tarifaria de SUNASS

20 días


39

11 X

Elaboración de Estudio Tarifario.

Se realiza la convocatoria a Audiencia Pública, la misma

que se publica en El Peruano y se notifica ala EPS.

SUNASS R: GG 60 días

12 X

Recepción de Estudio Tarifario y elaboración de informe de

observaciones, ajustes y/o conformidad al Estudio

Tarifario. El mismo que se envía a SUNASS.

Comisión de la

formulación del PMO GG R: SUNASS

1

semana

13 X

Recibe el Informe de la EPS y realiza la evaluación -

análisis de las observaciones y/o ajustes realizados por la

EPS. Luego elabora la Resolución de Aprobación de la

Fórmula Tarifaria.

SUNASS 30 días

14 X Notificación mediante Resolución de la aprobación de la

Fórmula Tarifaria. SUNASS R: GG

2 días

15 X

Recepción de la Resolución de aprobación de la Fórmula

Tarifaria y emite orden de cumplimiento estricto del Estudio

Tarifario.

GG R: Jefes de

Dptos.

1 día


40

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE

PLANIFICACIÓN,

PRESUPUESTO E

INFORMÁTICA

COMISIÓN DE FORMULACIÓN DEL

PMO

GERENCIA GENERAL SUNASS JUNTA GENERAL DE

PARTICIPACIONISTAS

Designación de la comisión

de formulación del PMO

Inicio

Oficializa solicitud a

SUNASS

Admisibilidad y y

procedencia Elaboración de Informe

para elaboración de

PMO

Previo VºBº de GG,

oficializa envío del

Proyecto PMO a la Junta

Formulación del PMO

SI Desarrollo de la

Asistencia Técnica

por Especialistas de

SUNASS

Aprueba mediante

Acta de Junta

Recepciona el Acta y remite el

PMO, adjuntando el Acta de

aprobación

Recepciona el PMO y

evalúa la suficiencia

de información

SI


41

Notifica a la EPS

mediante

Resolución

Fin

Elaboración del Estudio

Tarifario

Recepciona el Estudio

Tarifario y Resolución, lo

analiza y decide

conjuntamente con el

Comité de Formulación del

PMO si se pronuncian

respecto a alguna

observación

SI hubiera observaciones

y/o ajustes se comunica a

la SUNASS

Convocatoria a

Audiencia

Pública

Evalúa observaciones

de la EPS, realiza

ajustes si sería

necesario y elabora

Resolución de

Aprobación

Notifica a la EPS

mediante

Resolución

Recepciona Resolución de

Aprobación de la Fórmula

Tarifaria y ordena su

estricto cumplimiento


42

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL CÓDIGO: DPPI010

N° SIMBOLOGÍA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

X

Informe de necesidad de actualización del PEI Jefe de DPPI

R: GG 1 hora

2

X

Reunión preliminar con el Comité de Coordinación Gerencial para la formulación del PEI (información requerida de cada uno de los Dptos. de la EPS).

Jefe de DPPI GG

2 horas

3

X

Preparación de Informe de:

Diagnóstico de la situación económico financiera.

Diagnóstico de la situación Comercial.

Diagnóstico de la situación Operacional.

Jefe de DAF

Jefe de DC

Jefe de DO

GG R: Jefe de

DPPI 15 días

4 X

Revisión y consolidación de la información recibida. Jefe de DPPI GG

5 días

5

X

Programación y formulación del Plan Estratégico

Institucional relacionándole con el PMO y Plan de

Fortalecimiento de Capacidades.

Jefe de DPPI GG

1 mes

6 X

Envió del Plan Estratégico Institucional a Gerencia

General para su revisión final y aprobación. Jefe de DPPI GG

R: Gerencia

General 1 día

7 X

Reunión del Comité de Coordinación Gerencial

para revisión del Plan Estratégico Institucional. GG

R: Comité de

Coordinación

Gerencial.

2 horas

8 X

X


Plan Estratégico Institucional. GG

1 día


43

DIAGRAMA DE FLUJO



DPTOS. ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS, COMERCIALIZACIÓN Y

OPERACIONES

GERENCIA GENERAL

Informe de necesidad de

actualización del PEI

Inicio

Reunión de

Coordinación Gerencial

para formulación del PEI

Revisión y consolidación de la

información recibida

Programación y formulación del PEI

Aprobación

mediante

resolución

Convoca a reunión de Comité de

Coordinación Gerencial

Final

NO

SI

Preparación del Informe de

Diagnóstico situacional a nivel

económico financiero,

comercial y operacional.

Envío del Plan Estratégico

Institucional a GG:

Aprueba el PEI mediante

Resolución


44

PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL DE LA ENTIDAD CÓDIGO: DPPI011

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

X

Formula memorándum requiriendo la información de

cumplimiento del Plan Estratégico Institucional a los

diferentes departamentos. Una vez al año.

Jefe de DPPI

1 hora

2 X

Distribuye memorándum a las diferentes unidades

orgánicas. Jefe de DPPI

R: Jefaturas de

Dptos.

5 minutos

3

X

Elaboración de informe de cumplimiento Jefaturas de

Dptos. R: Jefe de DPPI

1 semana

4 X

Recepción, registro y proceso de información de

cumplimiento de las diferentes unidades orgánicas. Jefe de DPPI

2 días

5

X

Realización de informe de Evaluación con resultados,

conclusiones y recomendaciones. Jefe de DPPI

Gerencia

General

2 días

6 X Remisión de informe de evaluación al Gerente


R: Gerencia

General

1 día

7 X X

Exposición de los resultados de la evaluación al

Comité de Coordinación Gerencial con miras a tomar

acciones tendientes a mejorar el desempeño de todo

el personal de la EPS. Luego de la misma la GG da la

conformidad que se sustenta con el Acta del Comité

de Coordinación Gerencial.

Jefe de DPPI Gerencia

General

2 horas


45

DIAGRAMA DE FLUJO



UNIDADES ORGÁNICAS GERENCIA GENERAL

Formula memorándum requiriendo la

información de cumplimiento del Plan

Estratégico Institucional a los diferentes

departamentos

Inicio

Distribuye memorándum a las


Conformidad

Recepción, registro y proceso de

información de cumplimiento de las


Prepararan y proporcionan

información solicitada por DPPI

Realización de informe de Evaluación con

resultados, conclusiones y

recomendaciones.



Gerencial.

Inicio

Fin

Convoca a reunión al


Gerencial para exposición

de la evaluación del PEI:


46

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE

CAPACIDADES CÓDIGO: DPPI012

N° SIMBOLOGÍA


TIEMPO


1 X

X

Informe de necesidad de actualización del PFC. Jefe de DPPI

R: GG A: RR.HH

1 hora

2

X

Reunión preliminar con todo el personal de la EPS para identificar los logros obtenidos en el FC.

Jefe de DPPI y

Asistente de

RR.HH

GG R: Todo el personal de la EPS

3 horas

3

X

Taller práctico de identificación de necesidades de fortalecimiento de capacidades partiendo de las debilidades.

Jefe de DPPI y

Asistente de

RR.HH


3 horas

4 X

Preparación de las fichas (01-13) del Plan de

Fortalecimiento de Capacidades, con la información

recabada de los talleres prácticos.

Jefe de DPPI y

Asistente de

RR.HH

GG

2 meses

5

X

Revisión y consolidación (de acuerdo con el PMO,

PEI, POA y PIA) de las 13 fichas para el Plan de


Jefe de DPPI GG

5 días

6

X

Exposición del consolidado del Plan de


Jefe de DPPI y

Asistente de

RR.HH


3 horas

7 X

Presentación del PFC para su aprobación mediante

Resolución de GG.

Jefe de DPPI y

Asistente de

RR.HH

GG

1 día

8

X


Plan de Fortalecimiento de Capacidades. GG

2 horas

9 X

X

Remisión del PFC adjunto con su Resolución de

Aprobación a la DNS, ANEPSSA, Presidente de la

Junta de Participacionistas y SUNASS.

GG

1 día


47

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA

Y RR.HH.

GERENCIA GENERAL JUNTA GRAL. DE

PARTICIPACIONISTAS, DNS,

ANEPSSA Y SUNASS.

Informe de necesidad de

actualización del PFC

Inicio Reunión con todo el

personal de la EPS para

identificar logros

obtenidos en el FC:

Preparación de las fichas (01-13) del PFC,

con información recabada de los talleres

Elaboración del PFC (revisión y

consolidación de las 13 fichas)

Aprobación

mediante

resolución

Final

NO

SI

Presentación del PFC.

Remisión del PFC con Resolución a la

Junta Gral. De Participacionistas, DNS,

ANEPSSA Y SUNASS

Taller práctico de

identificación de

necesidades de FC.

Exposición del

consolidado del PFC.


48

PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN DE

FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DE LA ENTIDAD CÓDIGO: DPPI013

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

Recopilación de información (Relación de personal

que se capacitó, certificados recibidos,

desenvolvimiento laboral y gestión de mejora del

talento humano) de forma trimestral.

Jefe de DPPI y

RR.HH

A: Jefaturas de

Dptos. 1 hora

2

X

Elaboración de informe de seguimiento y evaluación

del PFC. (Mencionada evaluación será ilustrada con

cuadros, gráficos estadísticos y fotografías).

Jefe de DPPI

2 horas

3 X

Remisión de informe de evaluación al Gerente


R: GG

1 hora

4 X X X

Luego de recepcionado el PFC, la GG convoca a

reunión al Comité de Coordinación Gerencial para la

exposición de la evaluación del PFC con miras a tomar

acciones tendientes a mejorar el desempeño del

personal. Luego de la misma la GG da la conformidad

que se sustenta con el Acta del Comité de

Coordinación Gerencial.

Jefe de DPPI y

RR.HH

Gerencia

General

2 horas


49

DIAGRAMA DE FLUJO


PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y RR.HH

GERENCIA GENERAL

Elaboración de Informe de seguimiento y

evaluación del PFC.

Inicio

Recopilación de la información

de forma trimestral.

Conformidad

Remisión del Informe de Evaluación al

Gerente General.



Gerencial.

Inicio

Fin

Convoca a reunión de


Gerencial para

exposición de la

evaluación del PFC.


50

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN EMERGENCIAS PARA

SITUACIONES DE TERREMOTOS Y LLUVIAS INTENSAS CÓDIGO: DPPI014

N° SIMBOLOGÍA


TIEMPO


1 X

X

Informe de necesidad de actualización del Plan de Emergencias.

Jefe de DPPI

R: GG

1 hora

X

Reunión con el Comité de Emergencias GG

2 horas

2 X

Proceso de recopilación de la información de terremotos y lluvias intensas.

Jefe de DPPI y

Jefe del DO GG

3 días

3 X

Recopilación de información del estado situacional de la infraestructura, maquinaria y equipos operacionales de la EPS.

Jefe de DPPI y

Jefe del DO GG

A: Comité de Emergencias

3 días

4

X

Análisis de la información recopilada y elaboración del Diagnóstico de Riesgos.

Jefe de DPPI y

Jefe del DO GG

3 horas

5

X

Formulación del Plan de Emergencias para

Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas, con

sistema de respuesta, esquema de organización

para su ejecución y desarrollo.

Jefe de DPPI y

Jefe del DO GG

1 semana

6

X

Exposición del consolidado del Plan de

Emergencias para Situaciones de Terremotos y

Lluvias Intensas.

Jefe de DPPI y

Jefe del DO GG

R: Comité de Emergencias

3 horas

7 X

Presentación del Plan de Emergencias para

Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas para

su aprobación mediante Resolución de GG.

Jefe de DPPI y

Jefe del DO GG

1 día

8

X


Plan de Emergencias para Situaciones de

Terremotos y Lluvias Intensas.

GG

2 horas

9 X

X

Remisión del Plan de Emergencias para

Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas

adjunto con su Resolución de Aprobación a

SUNASS, INDECI y Presidente de la Junta de P.

GG

1 día


51

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO E INFORMÁTICA

Y DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

GERENCIA GENERAL JUNTA GRAL. DE

PARTICIPACIONISTAS, INDECI Y

SUNASS.

Informe de necesidad de actualización del Plan

de Emergencias para situaciones de

Terremotos y Lluvias Intensas

Inicio Reunión con el Comité de

Emergencias para evaluar lo

logros del Plan de Emergencias

Anual y las debilidades.

Proceso de recopilación de la información de

terremotos y lluvias intensas.

Formulación del Plan de Emergencias

para Terremotos y Lluvias

Análisis de la información

recopilada y elaboración del

diagnóstico

Recopilación de información del estado situacional de la

infraestructura, maquinaria y equipos de la EPS

Exposición del consolidado del

Plan de Emergencias al Comité

de Emergencias que lo preside

el Gerente General.


52

Aprobación

mediante

resolución

Final

Presentación del Plan de Emergencias para

Situaciones de Terremotos y Lluvias Intensas

Remisión del Plan de Emergencias con

Resolución a la Junta Gral. De

Participacionistas, INDECI Y SUNASS


53

PROCEDIMIENTO: EVALUACION Y CONTROL DEL PLAN DE EMERGENCIAS PARA SITUACIONES DE TERREMOTOS Y LLUVIAS DE LA

ENTIDAD CÓDIGO: DPPI015

N°

SIMBOLOGÍA


TIPO DE RELACIÓN

TIEMPO


1 X

Recopilación de información de las actividades

desarrolladas por el Comité de Emergencias y por el

Departamento de Operaciones. En forma trimestral

para la evaluación anual del Plan de Emergencias.

Jefe de DPPI y

Jefe de DO 1 hora

2

X

Elaboración de informe de seguimiento y evaluación

del Plan de Emergencias (mencionada evaluación

será ilustrada con fotografías).

Jefe de DPPI y Jefe de DO

2 horas

3 X

Remisión de informe de evaluación al Gerente

General. Jefe de DPPI y

Jefe de DO R: GG

1 hora

4 X X X

Luego de recepcionar el documento, la GG convoca al

Comité de Emergencias para la exposición de los

resultados de la evaluación del Plan de Emergencias

con miras a tomar acciones tendientes en mejora de la

EPS. Cuyos resultados y acuerdos se registrará en el

Acta del Comité de Emergencias.

J Jefe de DPPI y

- Jefe de DO

Gerencia

General

R: Comité de

Emergencias

2 horas


54

DIAGRAMA DE FLUJO


PRESUPUESTO E INFORMÁTICA Y

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

GERENCIA GENERAL

Elaboración de Informe de seguimiento y

evaluación del Plan de Emergencias.

Inicio

Recopilación de la información en forma

trimestral para la evaluación anual.

Conformidad

Remisión del Informe de Evaluación al

Gerente General.


Acta del Comité de Emergencias

Inicio

Fin

Convoca a reunión de Comité

de Emergencias para

exposición de la evaluación del

Plan de Emergencias.


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