guia manual procedimientos

Código: GUDI7-02

Referencia: 7.1

Fecha emisión: 23/04/2009

No. de Revisión: 02

Hoja: 1 de 27

ELABORO REVISO APROBO

Nombre y Puesto:

Lic. Roger Rico Vega Encargado de Departamento de Estructuras Orgánicas y Manuales Administrativos

Firma Nombre y Puesto:

L.I. Elisa de Montserrat Hernández Aguilar

Representante de Calidad

Firma Nombre y Puesto:

Lic. Oscar A. Andrade Castillo Gestor del Proceso de

Elaboración, Revisión y/o Actualización de Manuales

Firma

FOCG4-01(01)

No. Revisión

DESCRIPCION DEL CAMBIO

01 “INICIAL” SE EMITE PARA IMPLANTACIÓN

02 ACTUALIZACIÓN

Reji l la de Control de Cambios

GUIA TECNICA PARA LA

ELABORACION DEL

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

DEL NIVEL 09 AL 14

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DEL NIVEL 09 AL 14

Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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FOCG4-02(01)

Índice

Introducción........................................................................................................... 3

I. Fundamento Jurídico para Elaborar los Manuales de

Procedimientos..............................................................................................

5

II. Objetivo del Manual de Procedimientos.......................................................... 7

III. El Manual de Procedimientos........................................................................ 8

3.1. Definición del Manual de Procedimientos....................................................... 8

3.2. Contenido del Manual de Procedimientos...................................................... 9

3.2.1. Cubierta o Portada................................................................................ 9

3.2.2. Índice................................................................................................. 9

3.3.3. Introducción......................................................................................... 10

3.3.4. Objetivo General................................................................................... 10

3.3.5. Descripción de los Procedimientos........................................................... 11

3.3.6. Diagramas de Flujo………....................................................................... 14

3.3.7. Formatos del Procedimiento................................................................... 20

3.3.8. Validación............................................................................................ 20

3.3.9. Aprobación.......................................................................................... 20

IV. Proceso de Elaboración del Manual de Procedimientos................................ 22

4.1. Metodología para su elaboración.................................................................. 22

4.2. Fuentes de información…………………………………................................................. 22

4.3. Responsables de la elaboración.................................................................... 24

4.4. Revisión……………………................................................................................. 24

4.5. Actualización……………................................................................................. 24

V. Anexos.................................................................................................... 25



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FOCG4-02(01)

Introducción

El gobierno actual trabaja, y aspira en la consolidación y conformación de una administración

pública acorde con las exigencias socioeconómicas y políticas que tiene el Estado de Hidalgo, el

trabajo realizado en el primer trienio de gobierno ha permitido un modelo vanguardista de

administración pública con estructuras, sistemas, funciones, coberturas y niveles.

Los innumerables problemas que afectan a un mayor o menor número de personas, provenientes

de muchos puntos del estado, con situaciones y causas heterogéneas, fluyen cotidianamente

hacia el gobierno en busca de atención y solución, el Estado está obligado a dar respuesta a un

asunto de interés público a través de políticas públicas, que se traduzcan en acciones y

programas de gobierno, las estructuras de la Administración Pública deben adecuarse con la

realidad, son dinámicas, movibles; siempre y cuando, se justifique su actuación conforme a la

norma.

La Administración Pública es la disciplina que convierte los objetivos, planes y programas

gubernamentales en acciones y resultados concretos, que consoliden la capacidad de respuesta

para satisfacer las expectativas de la sociedad. En consecuencia, hoy más que nunca se requiere

una Administración Pública plenamente orientada al servicio y próxima a los intereses de la

ciudadanía, que posee la flexibilidad y la oportunidad necesaria para responder a los cambios

estructurales que vive y demanda nuestro estado y nuestro país.

La Comisión Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad Disciplina y

Eficiencia del Gasto Público (CISCMRDE), en el marco del Acuerdo de Racionalidad, Disciplina y

Eficiencia del Gasto Público y del Programa de Reordenamiento de la Administración Pública, ha

instruido los lineamientos y directrices para el próximo trienio, en tal virtud la Secretaría de

Administración y la Oficina de Modernización e Innovación Gubernamental en el ámbito de sus

atribuciones respectivas emiten la ”Guía Técnica para la elaboración del Manual de

Procedimientos”.

La Guía Técnica presenta los lineamientos básicos para la elaboración del Manual de

Procedimientos en cinco apartados, en los cuales expresan:



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FOCG4-02(01)

1. El Fundamento Jurídico para su elaboración;

2. Objetivo del Manual de Procedimientos;

3. Manual de Procedimientos;

4. Proceso de elaboración del Manual de Procedimientos; y

5. Anexos.

Con ello se pretende proporcionar a los servidores públicos de las dependencias y entidades, un

instrumento que les permita eficientar sus actividades, para dar cumplimiento óptimo y puntual a

los propósitos institucionales.



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FOCG4-02(01)

I. Fundamento Jurídico para Elaborar los Manuales de Procedimientos.

El Manual de Procedimientos es el instrumento técnico donde se consignan normas jurídicas–

administrativas complementarias derivadas de los Reglamentos, Estatutos Orgánicos y del

Manual de Organización; este último es de la mayor relevancia para el caso que nos ocupa puesto

que constituye el marco de referencia.

La obligatoriedad de la elaboración de los Manuales se fundamenta en el artículo 23 de la Ley

Orgánica de la Administración Pública del Estado de Hidalgo (LOAPEH), que literalmente

establece:

“El titular de cada dependencia expedirá y mantendrá actualizados los manuales de organización,

procedimientos y de servicios al público, los que deberán contener información sobre la

estructura orgánica de la dependencia, las funciones de sus unidades administrativas y los

sistemas de comunicación y coordinación”.

Es responsabilidad de cada dependencia y entidad la instrumentación, integración y expedición de

los Manuales; no obstante, que la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de

Hidalgo establece la obligación de formular las bases jurídicas necesarias de organización y

funcionamiento a las propias dependencias, procura asegurar que su realización se ajuste al

interés administrativo general; el artículo 31 ter, fracc. V de la propia Ley faculta a la Oficina de

Modernización e Innovación Gubernamental como la instancia responsable de normar, organizar y

coordinar el mejoramiento de sistemas y estructuras de la Administración Pública.

Por otra parte con fundamento en el artículo 25 bis de este ordenamiento, la Secretaría de

Administración, en su carácter de área globalizadora coadyuva en la conducción de los recursos

utilizados por la Administración Pública del Estado.



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La Integración de estructuras, reglamentos y estatutos orgánicos, así como la revisión adecuada

y modernización del marco jurídico que regula los procedimientos administrativos son acciones

inmediatas del Plan Estatal de Desarrollo, que se traducen en la implementación de instrumentos

como la Guía Técnica para la elaboración del Manual de Procedimientos, para que las

dependencias y entidades cuenten con los elementos técnicos necesarios, debidamente

actualizados, para alinear normativamente y de manera homogénea el marco normativo que rige

a la institución.



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FOCG4-02(01)

II. Objetivo del Manual de Procedimientos.

Proporcionar a las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, los elementos

técnicos necesarios para elaborar su Manual de Procedimientos, bajo criterios de uniformidad y

homogeneidad, que permitan la implantación de un proceso integral; este proceso abarca la

elaboración, actualización, registro y difusión de los Manuales que impactan a los servidores

públicos del gobierno del Poder Ejecutivo del Estado Hidalgo.



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FOCG4-02(01)

III. Manual de Procedimientos.

3.1. Definición del Manual de Procedimientos.

El Manual de Procedimientos contiene la descripción de operaciones que debe seguirse en la

realización de las funciones de una, dos o más unidades administrativas; incluye los puestos o

unidades orgánicas que intervienen en el procedimiento, al precisar su responsabilidad y

participación; contiene información y ejemplos de las formas o formularios que se utilizan en el

procedimiento, recursos por utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto

desarrollo de las actividades.

Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y

secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una función, actividad o tarea

especifica en una organización.

Así mismo, se puede señalar que un Manual de Procedimientos contiene información detallada

sobre la naturaleza del área de estudio, el objetivo general, las funciones y los procedimientos de

una área, mismos que incluyen su descripción y los diagramas correspondientes, así como los

formatos e instructivos de llenado que los integran.

Existen tres importantes apartados que conforman un Manual de Procedimientos: la descripción,

los diagramas y las formas, en general se define cada uno de ellos de la siguiente manera:

1. Descripción.- Describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran en orden

cronológico y precisa en que consiste cada operación y quien debe ejecutarla, como, cuando,

donde y para que debe ejecutarse.

2. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el

procedimiento, mediante el uso de símbolos ANSI (American National Standar Institute) (*).

3. Formas.- Son los documentos que permiten captar, registrar y proporcionar la información

que permite la realización o ejecución de las operaciones de un tramite o servicio.



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3.2. Contenido del Manual de Procedimientos.

Existen diferencias en cuanto al contenido de los Manuales de Procedimientos; varían según su

ámbito de aplicación y su alcance, sin embargo con el propósito de homogeneizarlos se considera

conveniente ajustarlos al siguiente contenido:

1. Cubierta o portada;

2. Índice;

3. Introducción;

4. Objetivo General;

5. Descripción de los procedimientos;

6. Diagramas de flujo;

7. Formato del procedimiento.

8. Validación

9. Aprobación

3.2.1. Cubierta o portada. (Anexo No. 1)

En esta parte se deberán incluir los siguientes datos:

1. Logotipos del Estado de Hidalgo y del Gobierno del Estado;

2. Nombre de la dependencia de que se trate;

3. Nombre de la entidad;

4. Titulo del Manual de Organización;

5. Fecha de elaboración;

6. Lugar de expedición.

3.2.2. Índice.

En esta parte se señalaran los capítulos o apartados que constituyen la estructura del documento.

Después de cada puesto, agregar entre paréntesis el número de funciones.



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Los nombres de los puestos del nivel 11 al 15, deberán ir en negrilla (Director de Área, Director

General, Sub-Secretario, Secretario y Gobernador).

3.3.3. Introducción.

Deberá contener una explicación de lo que es el documento, cuales son sus propósitos y a

quienes se dirige, así como su ámbito de aplicación. Por lo general, la introducción no deberá

exceder de dos cuartillas y su redacción deberá ser clara y sencilla.

Es conveniente que se resalte la importancia del Manual, a través de un mensaje de la autoridad

de mayor rango de la institución, así como hacer notar el papel que deben desempeñar los

servidores públicos en la aplicación del mismo, ya que sin su participación todos los esfuerzos de

mejoramiento administrativo no tendrán los resultados deseados.

3.3.4. Objetivo General.

Se deberá establecer el propósito que se desee alcanzar, es decir, que se pretende lograr con la

integración y aplicación del manual de procedimientos.

Para la redacción del objetivo general se recomienda lo siguiente:

� Iniciar la descripción del objetivo general con un verbo en infinitivo;

� Especificar con claridad el fin ultimo o misión que pretende la dependencia, es decir,

establecer el que, el porque y el para que, teniendo cuidado de no aludir al como, ni a los

medios necesarios para llevarlo a cabo;

� Cuidar que en la redacción del objetivo general se haga referencia al estado futuro deseado,

sin expresarlo como una acción, ya que esta suele asociarse al medio y no al fin;

� Definir el objetivo general de tal forma que resulte práctico y racionalmente factible.



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FOCG4-02(01)

3.3.5. Descripción de los procedimientos.

Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razón de dicho

documento. Se pueden integrar en apartados y enlistarlos; sin embargo, para un mejor orden se

recomienda separar cada procedimiento e incorporarle los siguientes apartados:

� Nombre de la función;

� Descripción de actividades;

� Diagramas;

� Simbología y claves.

Para mayor precisión se dará una breve explicación de cada apartado:

Nombre de la función.

En este apartado se deberá escribir la función completa, igual al manual de organización, sin

abreviaturas.

Descripción de actividades.

Este apartado deberá describir los procedimientos, anotando cada una de las operaciones que se

incluyen en todo el proceso. Dicha descripción permite conocer pormenorizadamente cada uno de

ellos, y su inclusión tiene como propósito informar y documentar las acciones que efectúan las

direcciones que componen el área objeto de estudio. En el anexo no. 2 no se deberá abreviar el

nombre de los puestos en esta sección.

Para la redacción de las actividades de los procedimientos, a continuación se presenta una lista

de manera enunciativa pero no limitativa de verbos que pudieran ser utilizados en la descripción

de actividades.



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FOCG4-02(01)

Actualiza Compara Desarrolla Indica Realiza

Acude Complementa Destruye Informa Recaba

Analiza Comprueba Ejecuta Instrumenta Recibe

Anexa Comunica Emite Instruye Registra

Anota Concentra Entrega Investiga Remite

Aprueba Concluye Envía Modifica Revisa

Archiva Confirma Elabora Obtiene Señala

Asigna Confronta Establece Prepara Solicita

Atiende Determina Evalúa Presenta Tramita

Autoriza Devuelve Expide Procesa Turna

Brinda Distribuye Firma Produce Valida

Canaliza Diseña Fotocopia Programa Verifica

Cancela Controla Gráfica Propone

Captura Coordina Implanta Proporciona

Clasifica Corrige Imprime Proyecta

Codifica Coteja Incorpora Publica

Se muestra un ejemplo del formato que se utiliza para la descripción del procedimiento.

(Anexo No. 2)



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FOCG4-02(01)

9

No. RESPONSABLE ACTIV IDAD

1 D IR . GRAL. DEL ARCHIVO INSTRUYE SE APLIQUEN LOS METODOS

NECESARIOS, PARA LA IDENTIFICAC ION DE LA

DOCUMENTACION .

2 DIR . DE CONTROL DOCUMENTAL RECIBE INSTRUCCION , APLICA LOS METODOS

Y PRESENTA TARJETA INFORMATIVA.

NOMBRE DE LA FUNCION : INSTRUMENTAR SE LLEVEN A CABO LOS METODOS DE

IDENTIFICAC ION UN IFORME DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES EXISTENTES.

3 D IR . GRAL. DEL ARCHIVO RECIBE TARJETA, LA REVISA Y PROPONE

NUEVAS ALTERNATIVAS.

ARCH IVO GENERAL DEL ESTADO

NOTA: EL NOMBRE DE LOS PUESTOS PUEDE IR ABREVIADO PERO TIENE QUE SER UNIFORME EN TODO EL MANUAL.



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3.3.6. Diagramas de flujo.

Los diagramas de flujo o fluxogramas representan en forma gráfica la secuencia en que se

realizan las operaciones de un determinado procedimiento y /o el recorrido de las formas y los

materiales. Con el fin de tener una visión de conjunto de un procedimiento se utilizan los

diagramas de flujo de forma que se muestran las unidades orgánicas o puestos que intervienen

en el procedimiento, las operaciones que realizan, la secuencia de las mismas y el equipo

utilizado en cada caso.

Se admiten determinados símbolos que denotan un significado preciso y para cuya utilización se

aplican determinadas reglas. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas son de

dos tipos:

Símbolos abstractos: Se trata en su mayoría de perfiles de figuras geométricas a los que se

atribuye condicionalmente un significado.

Símbolos figurativos: Se trata de fotografías, dibujos, caricaturaras que representen alguna

operación que ejecuta o experimenta alguna persona, una maquina, un material o un documento

o dato.

La utilidad de los diagramas de procedimientos es correcta cuando estos cumplen con los

siguientes requisitos:

Grado de Sinteticidad.- La representación de un procedimiento deberá sintetizarse en pocas

hojas, de preferencia en una sola, con el objeto de que faciliten su comprensión y asimilación.

Utilidad de Símbolos.- Evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

La razón primordial para el empleo de símbolos es, que estos estandarizan las actividades

enfocándolas en grupos compactos de actividades similares.

Claridad.- Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso, sin

necesidad de leer notas extensas.



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FOCG4-02(01)

Objetivos de los diagramas:

� Visualizar la forma en que se interrelacionan los diferentes elementos de las áreas;

� Mostrar grafica y simplificadamente los procesos y los principales procedimientos del área que

se estudia;

� Indicar la secuencia de las operaciones conjuntamente con las arreas que intervienen en su

ejecución;

� Conocer los documentos que fluyen en el área correspondiente, para identificar el origen y el

destino de cada uno de ellos en el diagrama.

A continuación se mencionan algunas reglas para la utilización de los diagramas de flujo, mismas

que son:

� No mezclar en un mismo lado del símbolo, varias líneas de entrada y salida;

� No debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos;

� El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida;

� Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas y en caso necesario utilizar

ángulos rectos;

� Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño, salvo el caso de que quiera resaltar

alguna situación especial;

� La redacción del contenido del símbolo en operación debe ser mediante frases breves y

sencillas;

� Cuando el símbolo terminal identifique una unidad orgánica, debe contener el nombre

completo de ella; si se emplean iníciales para identificar la unidad orgánica señalar su

significado al pie de la hoja del diagrama;

� El símbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestión;

� Cuando se presenten varias copias de documentos, el original se presenta con letra y las

copias mediante dígitos 1, 2, 3, e.t.c, anotados en el extremo derecho del símbolo;

� El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, además se debe de tener

presente que los contenidos de los correctores de entrada y salida deben ser iguales;



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FOCG4-02(01)

� Cuando se tiene una gran cantidad de conectores se puede adicionar un color al símbolo a su

contenido para facilitar su localización o se puede colocar, antes o después del conector, el

símbolo terminal cuyo contenido es el nombre de la unidad orgánica, el nombre de una

operación, etc., en donde se encuentra el conector destino;

� El contenido del conector de página debe ser numérico, en el entendido de que el símbolo que

indica el destino debe contener el número de página donde continúa el diagrama, y el símbolo

que indica la procedencia debe contener el número de página de donde proviene el diagrama.

Se pueden utilizar distintos tipos de fluxogramas de acuerdo con las necesidades que deseen

cubrir, para ellos los diagramas de flujo se dividen según su formato, su objetivo o propósito y a

la naturaleza de los datos. Un diagrama completo puede agrupar varias clases de diagramas de

flujo.

Por su formato se clasifican en:

� Verticales: El flujo o secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo.

� Horizontales: El flujo o secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.

� Panorámicos: Una sola carta representa el proceso entero, registra en línea vertical y

horizontal la participación de más de un puesto o departamento.

� Arquitectónicos: Describe el itinerario o ruta de una forma o persona, sobre el plano

arquitectónico del área de trabajo.

NOTA: Para efecto de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, se ha

definido que los diagramas de flujo de tipo vertical son los que se adecuan a la actual

Administración.

Diagrama con simbología ANSI (de flujo)

Los diagramas de flujo presentan una visión del modo como fluye y se distribuye el trabajo.



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Inicio o final del proceso. Señala el principio o terminación de un

procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del proceso

se anotara la palabra INICIO, y cuando se termine se escribirá la

palabra FIN.

Operación. Representa la realización de una operación o actividad

relativa a un procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son

posibles varios caminos alternativos.

Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se

utilice, se genere o salga del procedimiento.

Archivo. Representa un archivo común y corriente de oficina, donde

se guarda un documento en forma temporal o permanente, por medio

de disco magnético o compacto.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del

diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra

hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos

señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

2.12 cm

.87 cm

1.30 cm

2.54 cm

2.12 cm

2.73 cm

2.54 cm

1.30 cm

2.54 cm

1.68 cm

0.61 cm

0.69 cm

0.69 cm

1.06 cm

0.7 cm



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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FOCG4-02(01)

Como se menciono anteriormente, para conocer a detalle los procedimientos de un puesto, es

necesario representarlos gráficamente, como a continuación se ejemplifica; para ello, se

elaborara su diagrama de flujo, de acuerdo a la secuencia que estos tengan en el documento.

(Anexo No. 3).



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Referencia: 7.1



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10

IN IC IO

INSTRUYE SE

APLIQUEN METODOS

RECIBE

INSTRUCCION

DIR. DE CONTROL DOCUMENTAL

INICIO Y FIN

OPERACION

DECISION O

ALTERNATIVA

DOCUMENTO

ARCHIVO

CONECTOR

CONECTOR DE

PAGINA

DIRECCION

DEL FLUJO

FIN

DIR. GRAL. DEL ARCHIVO

APLICA LOS METODOS

PRESENTA

TARJETA INF.

RECIBE, REVISA Y

PROPONE NUEVAS

ALTERNATIVAS

TARJETA INF.

ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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3.3.7. Formatos del procedimiento.

Existen algunos procedimientos que para llevar a cabo sus actividades necesitan el llenado de

algún formato, si es el caso agregarlo al final de cada procedimiento descrito.

3.3.8. Validación.

Cuando se concluya la versión final del manual, se procederá a su validación por parte del titular

de la dependencia o entidad.

El Secretario (ó Junta de Gobierno) formuló el presente Manual de Procedimientos de la (nombre

de la Dependencia o Entidad), conforme a las atribuciones conferidas en el artículo 23 de la Ley

Orgánica de la Administración Pública del Estado de Hidalgo (en su caso Decreto o Ley de

Creación).

El Secretario de (Dependencia o Presidente de la Junta de Gobierno o en su caso

quien lo representa)

………………………………………………………

3.3.9. Aprobación.

La aprobación del Manual de Procedimientos estará a cargo de la Comisión Interna de

Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto

Publico (CISCMRDE), así como el Vo.Bo. la Oficina de Modernización e Innovación Gubernamental

y la Dirección de Desarrollo Institucional.



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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La Secretaria de Finanzas El Secretario de Administración

C.P. Nuvia Magdalena Mayorga Delgado Lic. José Alberto Narváez Gómez

El Secretario de Contraloría L.A. Fernando Q. Moctezuma Pereda

Oficina de Modernización e Innovación Gubernamental

El Director de Desarrollo Institucional

Lic. Víctor Manuel Santillán Meneses Lic. Oscar A. Andrade Castillo



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



Hoja: 22 de 27

FOCG4-02(01)

IV. Proceso de elaboración del Manual de Procedimientos.

4.1. Metodología para su elaboración.

Comprende desde la presentación de la Guía Técnica para la Elaboración del Manual de

Procedimientos, la recopilación de información y su análisis, la presentación de los datos de

manera escrita, en diagramas y formas; y la presentación para su aprobación ante la CISCMRDE.

Se debe comunicar a las unidades administrativas el modo de como se procederá para obtener la

información necesaria para cada unos de los apartados del Manual; las técnicas de investigación

que se van a utilizar y el grado de participación de los miembros de la dependencia o entidad, la

Dirección de Desarrollo Institucional adscrita a la Secretaria de Administración tendrá, la función

de asesorar en las dudas que puedan surgir en el proceso de recopilación y análisis de la

información.

4.2. Fuentes de información.

Investigación Documental: Documentación de los procesos, consiste en identificar y consultar

todos aquellos documentos que contengan información relacionada con el funcionamiento y

operación de la unidad interna.

Personas: Cuando la información que se ha recopilado es insuficiente u obsoleta se debe recurrir

a los servidores públicos responsables de las áreas donde se realizan los procedimientos de

trabajo o las actividades rutinarias con el propósito de realizar una entrevista.

Realidad administrativa: Para tener una idea mejor sobre los procedimientos de trabajo se deben

observar las condiciones, los medios y el personal responsable de ellos. La observación directa

nos permite ampliar los datos sobre un procedimiento si se consultan los archivos y registros

sobre el mismo; Un adecuado muestreo de expedientes o de formatos utilizados pueden detectar

el tipo de problema que habitualmente se presenta, los tipos de errores que se cometen, los

tramites que se siguen en determinados casos, tiempos para concluir cada operación y en

general, gran cantidad de datos que difícilmente arroja la entrevista directa.



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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FOCG4-02(01)

El análisis de la información se debe clasificar en:

1. Objetivos del área de trabajo;

2. Estructura Orgánica;

3. Normas y políticas administrativas;

4. Funciones y operaciones de las áreas o unidades que se relacionan con el procedimiento;

5. Instrumentos jurídicos administrativos; y

6. Equipo y ambiente laboral.

Es de la mayor relevancia conocer la naturaleza, los objetivos, los responsables de su ejecución,

el lugar y el tiempo en que se deben realizar los procedimientos que integran el Manual; para

analizar la información que permita llevar a cabo un proceso de simplificación de operaciones se

deben las respuestas a las siguientes preguntas.

PREGUNTAS OBJETIVO

¿Qué trabajo se

hace?

Determinar el propósito u objetivo de la naturaleza o tipo de trabajo

que se realiza en la unidad orgánica y los resultados que se obtienen.

¿Quién lo hace? Definir qué unidades orgánicas o personas intervienen en el

procedimiento y además las aptitudes del personal para la realización

de una tarea específica y la actitud que adopta en la realización de la

misma.

¿Como se hace? Determina los medios con los que se cuenta para realizar la tarea, que

comprende los métodos y técnicas aplicados y adaptados a la

dependencia y entidades, así como los equipos e instrumentos

utilizados.

¿Cuándo se

hace?

Determina el orden o secuencia en que se desarrollan las actividades

de la unidad orgánica, es decir la ubicación geográfica y domicilio de

las oficinas, la funcionalidad de las oficinas y la distribución del espacio

de las mismas.

¿Por qué se

hace?

Justifica la existencia del trabajo o del procedimiento para conocer los

objetivos de las acciones que integran el trabajo o el procedimiento.



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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FOCG4-02(01)

4.3. Responsables de la elaboración.

La responsabilidad de la elaboración de los Manuales de Procedimientos es compartida, recae en

el Director General Administrativo o su equivalente y en el área técnica especializada del

procedimiento que se trate.

4.4. Revisión.

Una vez que se ha elaborado el Manual de Procedimientos, se debe proceder a su revisión, por

parte de cada una de las direcciones que integran la dependencia, así como por la Dirección de

Desarrollo Institucional, quien será la facultada para asesorar y apoyar a las dependencias para la

elaboración de dicho documento. Si existen correcciones y/o adecuaciones se deberá regresar el

documento a los responsables de su elaboración, para que efectúen las modificaciones

correspondientes,

4.5. Actualización.

La dinámica de la Administración Publica implica cambios en la composición de su estructura

orgánica, los cuales generan, también que los diversos documentos administrativos se

modifiquen, a fin de adaptarlos a las nuevas circunstancias.

Por ello, los Manuales de Procedimientos deben revisarse y actualizarse cada seis meses, con el

propósito de que la información que contienen no resulte obsoleta. Al respecto, la Comisión

Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del

Gasto Publico (CISCMRDE), instrumentara mecanismos periódicos de revisión y actualización de

estos documentos.

La actualización del Manual de Procedimientos, invariablemente, se deberá realizar cuando

sucedan cambios en la estructura orgánica autorizada por la Comisión Interna de Seguimiento y

Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Publico

(CISCMRDE), ya sea por la creación, supresión, o fusión de áreas.



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



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FOCG4-02(01)

V. Anexos.

Título Primero

De la Secretaría de Administración

21.5 CMS.

28.0 CMS.

ANEXO 1

FORMATO PARA LA CUBIERTA O PORTADA

(Arial 22)

(Arial 14)

Poder Ejecutivo del EstadoPoder Ejecutivo del EstadoPoder Ejecutivo del EstadoPoder Ejecutivo del Estado

Libro CuartoLibro CuartoLibro CuartoLibro Cuarto

(Lucida Sans Unicode 16)

(Lucida Sans Unicode 14)

Manual de Procedimientos

Abril de 2009

(Arial 22)

Expedido en la Ciudad de Pachuca de Soto, Estado de Hidalgo



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



Hoja: 26 de 27

FOCG4-02(01)

ANEXO No. 2(EJEMPLO DE FORMATO PARA LA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO)

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

(ARIAL 13)

NOMBRE DE LA FUNCION: (ARIAL 11)

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

(ARIAL 11) (ARIAL 11) (ARIAL 11)

28.0 CMS

21.5 CMS

2 CM 2 CM

1.5 CM

1.5 CM



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



Hoja: 27 de 27

FOCG4-02(01)



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



Hoja: 28 de 27

FOCG4-02(01)

Derechos Reservados Cuarta Edición 2009 Gobierno del Estado de Hidalgo Secretaria Administración Dirección de Desarrollo Institucional Victoria No. 202, Col. Centro C.P. 42000 Pachuca, Hgo. Impreso y hecho en Pachuca, Hgo. La reproducción total o parcial de esta Guía Técnica podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente. Elaboro: Dirección de Desarrollo Institucional.



Código: GUDI07-02

Referencia: 7.1



Hoja: 29 de 27

FOCG4-02(01)

Directorio

Lic. Miguel Ángel Osorio Chong Gobernador Constitucional del Estado de Hidalgo

Lic. José Alberto Narváez Gómez Secretario de Administración

Lic. Oscar A. Andrade Castillo Director de Desarrollo Institucional

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