manual de procedimientos de vacunas

7/25/2019 Manual de Procedimientos de Vacunas

1/98

pginai

Guatemala, Febrero 2015.

Manual de procedimientos logsticos

de vacunase insumos delPrograma de Inmunizaciones


2/98

pginaii

Procedimientos logsticos de vacunase insumos del Programa de Inmunizaciones

AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Luis Enrique Monterroso De LenMINISTRO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Edgar Anibal Hernndez NavasVICEMINISTRO ADMINISTRATIVO

Doctor Pablo Werner RamrezVICEMINISTRO TCNICO

Doctor Israel Lemus BojrquezVICEMINISTRO DE ATENCIN PRIMARIA EN SALUD

Doctor German Edmundo Cordn LoyolaDIRECTOR DE REGULACIN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SALUD

Doctor Elmer Marcelo Nez PrezJEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGULACION DE LOS PROGRAMAS DEATENCIN A LAS PERSONAS


3/98

pginaiii

PG.

Introduccin ......................................................................................................iv

Acrnimos ..............................................................................................................v

Glosario................................................................................................................. vii

Objetivos ............................................................................................................. viii

Procedimientos para la gestin logstica de vacunas einsumos relacionados: .............................................................................. 1

1. Seleccin................................................................................................... 1

2. Programacin .........................................................................................2

3. Adquisicin ............................................................................................12

4. Almacenamiento .................................................................................15

5. Distribucin ...........................................................................................20

6. Atencin al Usuario ............................................................................30

7. Informacin Logstica ........................................................................32

Bibliografa..................................................................................................37

Anexos ...........................................................................................................39

ndice


4/98

pginaiv


El Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, a travs de Logstica deMedicamentos y Afines de la Unidad de Gestin Logstica y el Programa de In-munizaciones ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Logsticosde vacunas e insumos relacionados ( jeringas, agujas y cajas de bioseguridad)con la vacunacin, cuyo objetivo es estandarizar procesos para mantener ladisponibilidad oportuna de vacunas y productos relacionados en los serviciosde salud.

El presente material contiene lineamientos generales de logstica para reas desalud, distritos municipales de salud y servicios, incluyendo hospitales, que per-tenecen a la red de servicios del Ministerio de Salud. Est basado en la NormaTcnica de Gestin Logstica de Medicamentos para reas de Salud, as como enla Norma Tcnica 34-2002 para la Gestin de Medicamentos y Suministros enHospitales, Norma Tcnica 20-2010 para el manejo de donativos de productosfarmacuticos y productos anes, en el acuerdo ministerial 534-2011 procedi-miento para la baja de medicamentos y productos anes vencidos y en desuso,en los acuerdos ministeriales vigentes y lineamientos tcnicos del Programa deInmunizaciones y constituir el documento de referencia para implementar elsistema logstico de vacunas y productos relacionados.

Adems del contenido se incluyen algunos anexos que soportan temas espec-cos, tales como los lineamientos de conservacin, transporte y almacenamientosde vacunas, lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorco, entreotros.

Introduccin


5/98

pginav

1. AS: rea de Salud

2. BPA: Buenas Prcticas de Almacenamiento

3. CAIMI: Centro de Atencin Integral Materno Infantil

4. CAP: Centro de Atencin Permanente

5. CGC: Contralora General de Cuentas

6. CONAPI: Consejo Nacional de Prcticas de Inmunizaciones

7. COMBEX/IM: Asociacin para el Desarrollo Econmico y Social de Aero-puertos y Puertos

8. C/S:Centro de Salud

9. CNB: Centro Nacional de Biolgico

10. DGSIAS: Direccin General del SIAS

11. DMS: Distrito Municipal de Salud

12. DRPAP: Departamento de Regulacin de los Programas de Atencin a lasPersonas

13. DGRVCS: Direccin General de Regulacin Vigilancia y Control de la Salud

14. ENSMI: Encuesta de Salud Materno Infantil

15. INE: Instituto Nacional de Estadstica

16. LBM: Lista Bsica de Medicamentos

17. MSPAS: Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social

18. OPS/OMS: Organizacin Panamericana de la Salud/Organizacin Mundialde la Salud

Acrnimos


6/98

pginavi


19. PAAC: Plan Anual de Compras

20. PAHO: Panamerican Health Organization (Organizacin Panamericana deSalud por su siglas en ingles)

21. PEPE:Primero en Expirar Primero en Entregar

22. PI: Programa de Inmunizaciones

23. P/S:Puesto de Salud

24. PMDR: Promedio Mensual de Demanda Real

25. POA:Plan Operativo Anual

26. RDDR: Registro Diario de Demanda Real

27. SIGSA: Sistema de Informacin Gerencial en Salud

28. UMS: Unidad Mnima de Salud


7/98

pginavii

Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Es el instrumento ocial para lagestin de vacunas y productos relacionados. Contiene el resumen de los mo-vimientos realizados durante el mes segn el calendario logstico.

Buenas Prcticas de Almacenamiento: Conjunto de normas mnimas obligato-rias que deben cumplir los establecimientos que almacenan medicamentos yproductos anes, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos

operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las caractersticas ypropiedades de los medicamentos y productos anes.

Cadena de Fro:Proceso logstico que asegura la correcta conservacin, almace-namiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que lasproduce hasta el momento en el que se va a administrar la vacuna.

Calendario Logstico: Contiene las fechas estipuladas para realizar el corte paraelaboracin del balance de medicamentos. Es utilizado a nivel nacional paramedicamentos y productos anes.

Comit de Farmacoterapia: Es un ente multidisciplinario, encargado de velar por

el cumplimiento de las Normas Tcnicas para la gestin de Medicamentos yproductos anes en reas de Salud y Hospitales, entre otras funciones.

Demanda Real: Es el nmero de vacunas administradas directamente a infantes, ni-os y adultos durante un perodo de tiempo, ms las dosis no administradas, mslas dosis no tiles (en los casos de vacunas multidosis) para el mismo perodo.

Dosis no tiles:se reere a las dosis que no pudieron ser utilizadas por alguna delas siguientes razones:

Rendimiento del frasco multidosis: (ejemplo: vacuna antipolio, no siempre se ob-tiene las 10 o 20 dosis correspondientes debido al tamao de la gota, la cual de-

pende del ngulo en que se coloque el vial en el momento de administrar la dosis).

Viabilidad de uso:Vida til de la vacuna despus de ser reconstituida en elfrasco multidosis, (ejemplo: las vacunas BCG y SPR, segn poltica de frascosabiertos, deben ser eliminadas 6 horas despus de reconstituida, por no habersido posible administrar la totalidad de las dosis, segn presentacin del frasco-10 o 20 dosis-, ya que se pierde la potencia e inocuidad de la vacuna).

Glosario


8/98

pginaviii


Informacin Logstica: Datos obtenidos mediante la utilizacin de instrumentosy registros de existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en lagestin de suministros.

Insumos relacionados con la vacunacin:Son considerados insumos relaciona-dos con la vacunacin las jeringas, agujas y cajas de bioseguridad.

Prdidas: Dosis no utilizadas por vencimiento, ruptura accidental del vial o ampo-lla, prdida de la cadena de fro o robo.

Reajustes: Los reajustes pueden ser positivos o negativos. Los ajustes positivos sepueden dar por recepcin de donaciones (en caso de la DAS, y solo para insu-mos relacionados a la vacunacin) o traslados de insumos (cuando recibe); losajustes negativos se pueden dar por traslados de insumos (cuando entrega) ypor prdidas. Cada reajuste debe tener un documento de respaldo.

Requisicin: Es el formulario ocial para la solicitud de las vacunas e insumos re-

lacionados a la vacunacin en los servicios de salud, Distrito y rea de Salud.

Objetivo general Regular el sistema logstico de vacunas e insumos, en cada nivel de atencin del

Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social a travs de Normas y lineamientostcnicos y procedimientos para garantizar la disponibilidad oportuna y ecientede stos en la atencin de la poblacin objetivo del programa de Inmunizaciones.

Objetivos especfcos Difundir lineamientos tcnicos a la red de servicios del MSPAS para una ade-

cuada programacin, adquisicin, recepcin y distribucin de vacunas e insu-mos, que aseguren su uso oportuno y eciente.

Garantizar la calidad de las vacunas en los servicios de salud mediante el ade-cuado mantenimiento de la cadena de fro y la implementacin de BuenasPrcticas de Almacenamiento.

Estandarizar procedimientos para la recoleccin y el reporte de informacinlogstica esencial referente a vacunas e insumos relacionados, de manera pe-ridica en todos los niveles de gestin y atencin de la red de servicios delMSPAS (AS, DMS, C/S, P/S, y hospitales).

Establecer los ujogramas de distribucin e informacin de vacunas e insumosrelacionados a la vacunacin.

Objetivos


9/98


10/98

pgina2

Procedimientos para la gestin logstica de vacunase insumos relacionados

2. Programacin

2.1 DenicinProceso administrativo mediante el cual se establecen las necesidades de vacunase insumos relacionados para un perodo determinado, con el propsito de satisfa-cer oportunamente la demanda de estos insumos en los servicios.

2.2 ObjetivoEstablecer las cantidades de vacunas e insumos relacionados para asegurar su abas-tecimiento oportuno y as garantizar su disponibilidad en los Servicios de Salud.

2.3 ProcedimientoLa programacin se realiza anualmente, existiendo varias metodologas para rea-lizarlas. Para vacunas se considerarn dos metodologas basadas en: a. datoslogsticos (demanda real o consumo) y b. datos demogrcos (poblacin). Acontinuacin se describe el procedimiento para la elaboracin de cada uno y elanlisis nal.

2.3.1 Programacin anual de vacunas e insumos relacionadosen reas y Distritos de SaludLa Enfermera Profesional encargada de Inmunizaciones y el encargado de logsticade las reas de Salud realizarn el consolidado anual de demanda real de vacunase insumos, relacionados en el instrumento de programacin anual.

2.3.1.1 Datos Logsticos

a. El encargado de la logstica en coordinacin con la Enfermera Profesional derea de Salud, mensualmente revisa la informacin del Balance de vacunas einsumos relacionados proveniente de los puntos de entrega de servicio e indi-ca al encargado de servicio si tiene que revisar algn dato reportado para su

conrmacin.b. Cuando se inicia la programacin para el perodo determinado, el primer paso

es establecer el listado de las vacunas que se van a estimar. Para esto se detallala descripcin de la vacuna, incluyendo el nmero de dosis por frasco.


11/98

pgina3

Se consignarn datos como, Nombre de la rea de Salud, crecimiento poblacional,Nivel Mnimo, Nivel Mximo de almacenamiento, de acuerdo al nivel de gestindel rea de Salud, Distrito Municipal de Salud, Servicio de Salud y la capacidad de

resguardo en red fra.

c. Se recopilan los datos de demanda real de los 3 aos anteriores a la estimacin.En la herramienta Excel de estimacin se colocan mes a mes para realizar elanlisis de la variabilidad de los datos, de cada una de las vacunas selecciona-das. Es importante resaltar que la calidad del dato debe ser vericada previoal ingreso en la herramienta.

Siempre es necesario analizar variables como: Continuidad en el abastecimiento del servicio Porcentaje de reporte de los servicios menor al 100% Perodos de informacin faltante en meses

Los ajustes a la informacin dependen del anlisis realizado y la forma de ha-cerlos se describen en el Manual de Procedimientos de Logstica de Medica-mentos.

Ejemplo: Para vacuna de BCG en un rea de salud se ha analizado la informacin del

ao 2012, pero en el mes de agosto se tiene conocimiento de un nivel crticode abastecimiento. Para su ajuste se cuenta con los siguientes datos de dosisadministradas:

Mayo 98,180 dosis Junio 96,630 dosis

Julio 83,896 dosis Agosto 92,902 dosis (Dato ajustado)

Septiembre 75,309 dosis

Fuente: datos cticios


12/98


13/98

pgina5

En este caso de la grca se puede interpretar que existe un crecimiento, aunquees importante analizar el consumo correspondiente al ao 2, pues existe una bajaen el consumo que es necesario analizar, aun con este dato la tendencia se observa

ascendente por lo que para la programacin del siguiente ao, se deber manten-er la tendencia de crecimiento.

e. Programar las necesidades para el ao 4 de acuerdo a los consumos, y la ten-dencia de consumos de los 3 aos anteriores. Para esto se desarrollar una re-gresin lineal o geomtrica dependiendo de la variabilidad de los datos, estasoperaciones se podrn realizar en la Herramienta Excel que se proporcionarpor la Unidad de Gestin Logstica o bien manualmente se puede seguir lalnea de tendencia como se ejemplica en la grca No. 1.

Vacuna Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4

Dosis de BCG 1,061,501 918,413 1,330,633 1,367,131

Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75%

Grca No. 2

En resumen, para el ejemplo desarrollado, la cantidad a programar de dosis de BCGsera 1,367,131 dosis para el ao 4.

Vacuna Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4

Dosis de BCG 1,061,501 918,413 1,330,633 1,367,131

Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75%

Fuente: datos cticios

-


14/98

pgina6


En la segunda lnea de la tabla se coloca el % de crecimiento para anlisis al resulta-do obtenido de la estimacin, para el clculo del porcentaje se realiza la siguientefrmula:

2.3.1.2 Datos Demogrcos:

El primer paso en esta metodologa es establecer el listado de vacunas a estimar. Luego de lo anterior se establece la poblacin meta o poblacin total a cubrir,

para esto se siguen los siguientes pasos:

a. La base de la estimacin es la poblacin estimada por el Instituto Nacionalde Estadstica -SIGSA/INE- especca del rea de Salud para el ao que seest elaborando la programacin. Si nicamente se tiene el dato de aosanteriores, deber agregarse la cantidad resultado de la suma del crecimien-to poblacional anual hasta llegar al ao que corresponda sumando ao porao. El dato de crecimiento poblacin es brindado ocialmente por el INE.

Poblacin ao anterior % de crecimiento poblacional =poblacin del ao a proyectar

b. Ajustar el dato de poblacin al porcentaje de cobertura de atencin o metaque se quiere alcanzar de acuerdo a lineamientos especcos del programa.

Los datos de poblacin para vacunas se describen en la siguiente tabla:

DATOS DE POBLACIN REQUERIDOS PARA LA ESTIMACION DE VACUNAS

Consumo ao actual-consumo ao anterior 100 Consumo ao anterior)


15/98

pgina7

c. Para vacunas se debe analizar los rezagos de vacunacin de los ltimos 4aos, para establecer un promedio de los rezagos que se pueda utilizarpara la estimacin del ao de la programacin.

CLCULO DEL PROMEDIO DE REZAGO

Para el clculo de los rezagos se resta de la poblacin a vacunar el total de las dosis ad-ministradas.

De los rezagos obtenidos para los 4 aos anteriores al ao de la programacin, se re-alizar un promedio, para adicionar esta candad a la necesidad anual.

d. El siguiente paso consiste en determinar la cantidad de vacunas a estimar,para esto:

Poblacin meta-dosis administradas=rezagos


16/98

pgina8


Se multiplicar la poblacin meta por el nmero de dosis segn esquema,se sumar el promedio de rezago y el resultado de esta operacin se mul-tiplicar por el factor de dosis no tiles.

La frmula para el clculo del factor de dosis no les se describe ms adelante.

Dosis No les:se reere a las dosis que NO pudieron ser utilizadas por elrendimiento del frasco multidosis o la viabilidad de uso respecto a la vida til

de la vacuna despus de ser reconstituida en el frasco multidosis.

A continuacin se detalla el porcentaje de dosis no tiles de acuerdo a estndaresinternacionales, citados por OPS, pero ste puede variar de acuerdo a lo documen-tado localmente y especcamente por el PI, por ejemplo en campaas de vacuna-cin los porcentajes varan y se brindan lineamientos especcos en este tema.

Porcentaje de dosis no tiles

Vacuna OPS1Promedio Nacional reporte

reas de Salud 2014

BCG 50% 42%

DPT 20% 19%

OPV 20% 19%SPR-10 30% ND

Td 20% 24%

Inuenza 10% ND

Inuenza Peditrica 10% ND

Hepatitis B Adulto 10% ND

*ND= No hay Datos

Factor de Dosis No les:el factor de dosis no tiles es un dato que facilita elclculo de las dosis en la programacin. De acuerdo al Sistema de Monitoreode Prdidas de Vacuna de la Organizacin Panamericana de la Salud, el factorde dosis no tiles se calcula de la siguiente manera:

(Poblacin meta No.de dosis de acuerdo a esquema)+Promedio de rezago=Cantidad de dosis de vacuna anual

Cantidad de dosis de vacuna anual factor de dosis no tiles

=Estimado de consumo anual de vacunas

Factor de dosis No tiles = 100/(100-% de Dsis No tiles)

1. Mdulo 5 OPS. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de Inmu-nizacin (PAI).


17/98

pgina9

El Comit de Farmacoterapia con la presencia de la Enfermera Profesional de reade Salud compara los datos obtenidos para la programacin basada en datos depoblacin y la obtenida de la programacin por demanda real y establece la can-

tidad a programar para el ao correspondiente y lo enva junto con el anlisisrealizado al PI para su revisin y aprobacin. La decisin sobre qu cantidad pro-gramar estar basada en el anlisis de la calidad de la informacin.

Si la informacin es de la misma calidad se podr realizar un promedio entre lasdos programaciones para llegar al dato nal, de lo contrario se escoger la progra-macin realizada con la informacin ms conable.

El PI realiza la consolidacin de las programaciones enviadas por las reas deSalud para adquirir las cantidades necesarias, tomando en cuenta los nivelesdel sistema de control de inventarios del programa, las existencias estimadasal terminar el ao, el nivel de reserva o stock de seguridad del programa, lacalidad de la informacin y la disponibilidad presupuestaria.

2.3.2 Anlisis de informacin para la programacin anual devacunas por parte del Programa de Inmunizaciones:

a. El PI revisa y consolida los consumos anuales programados presentados por cadarea de Salud. Obtiene un dato consolidado de la programacin de consumo anivel nacional.

b. El PI elabora la programacin basada en datos demogrcos para validar elconsumo programado por las reas de Salud, para lo cual sigue el siguienteprocedimiento:

i. El PI elabora la programacin anual de cada vacuna, utilizando poblacionesobjetivo, tomando el dato ms reciente que proporciona INE y ocializaSIGSA.

ii. Se toma en cuenta el dato de poblacin no vacunada por el Ministerio deSalud Pblica y Asistencia Social.

iii. Realiza ajuste de acuerdo a los porcentajes estndar de dosis no tiles es-tablecidos por el PI con fundamentacin en estndares internacionales y laexperiencia en el pas.

iv. Con esto el PI obtiene el dato de consumo a programar para un ao.

c. Compara con el consolidado de programacin proveniente del ejercicio rea-lizado por las reas de Salud, realiza el anlisis con respecto a la calidad dela informacin presentada y determina el dato para realizar el clculo de lacantidad a adquirir.

d. Del dato de la programacin de consumo anual, se calcula el promedio de con-sumo mensual (este incluye las dosis no tiles) y se suma la cantidad de mesesde disponibilidad para iniciar el siguiente ao, incluyendo stock de reserva.


18/98

pgina10


Ejemplo:Si la cantidad de demanda real programada para el ao 4 fuera de 1,500,000dosis de vacuna Pentavalente, el promedio mensual de demanda esperado es

de: 125,000 dosis. Si la cantidad de meses de disponibilidad para iniciar el aosiguiente es de 4, habr que sumarle a la cantidad de consumo estos meses:

Para este ejemplo la cantidad a programar sera: 1,500,000 de la demandareal anual ms 500,000 de los 4 meses para iniciar el ao esto da un total de

2,000,000 de dosis de Vacuna Pentavalente.

e. Luego de que se tiene la cantidad a programar para el ao siguiente, se restanlas existencias en la bodega central esperadas para diciembre del ao actual yse suman los pedidos conrmados que an estn pendientes de ingreso.

Ejemplo de cmo proyectar las dosis de vacuna al nal del ao:El ejercicio de programacin se est elaborando en el mes de junio por lotanto faltan 6 meses para que nalice el ao. Para esta fecha se tiene unpromedio mensual de demanda real (PMDR) de 100,000 dosis y la existen-cia fsica en bodega del Centro Nacional de Biolgicos -CNB- es de 800,000dosis de vacuna, por lo tanto para tener las existencias al mes de diciembre

es necesario proyectar la cantidad que se consumir a diciembre, para esto:

Por otro lado se espera el ingreso de un embarque con 300,000 dosis devacuna pentavalente, el cual ingresar en noviembre, por lo tanto las exist-encias esperadas para el mes de diciembre seran:

Cantidad para iniciar el ao =Promedio mensual de demanda esperado meses para inciar el ao

Cantidad para iniciar el ao=125,000 4

Cantidad para iniciar el ao=500,000 dosis

Consumo programado para nalizar el ao=PMDR No. de meses para nalizar el ao

Consumo programado para nalizar el ao=100,000 dosis 6

Consumo proyectado para nalizar el ao=600,000

Existencias al nalizar el ao

=Existencias actuales+ingresos pendientes-consumo programado para nalizar el ao


19/98

pgina11

Por lo tanto la cantidad a adquirir sera igual a:

f. Con base en el requerimiento anual se estima la cantidad de insumos relacio-nados a adquirir, que incluye jeringas y cajas de bioseguridad.

g. En el caso de las jeringas se solicita una por cada dosis estimada adicionandojeringas para dilucin para las vacunas que lo requieran y las cajas de biose-guridad se solicita 1 por cada 100 jeringas. Si existiera algn cambio en estepunto el PI brindar los lineamientos oportunamente.

h. Al tener el requerimiento anual, se establecen las fechas y cantidades de entregapor parte del proveedor, tomando en cuenta la presentacin para cada vacuna,el sistema de control de inventarios y la capacidad de almacenamiento del CNB.

i. El requerimiento anual establecido de cada vacuna forma parte del POA del PIy es la base para realizar la PAAC.

2.4 Instrumentos y datos para realizar programaciones:

Proyecciones de poblacin de nacidos vivos del ao ms reciente que ocializael INE al SIGSA del ao a estimar

Tarjeta de control de suministros (Kardex)

Cuadro de coberturas segn tipo de vacuna en base al SIGSA WEB del ao anterior.

Balance mensual de Vacunas

Instrumento de programacin de necesidades establecido por el PI

Documento de la ENSMI del ao ms reciente.

POA del ao anterior

PAAC del ao anterior

Existencias al nalizar el ao=800,000+300,000-600,000

Existencias al nalizar el ao=500,000

Cantidad a adquirir=cantidad programada-Existencia al fnalizar el ao

Cantidad a adquirir=2,000,000-500,000

Cantidad a adquirir=1,500,000 dosis de vacuna Pentavalente


20/98

pgina12


3. Adquisicin

3.1 Denicin:Son los procesos administrativos mediante los cuales el MSPAS, adquiere las va-cunas e insumos relacionados en cantidades y especicaciones denidas por el PI,para la prestacin del servicio de manera oportuna a la poblacin objetivo.

3.2 Objetivos:Obtener vacunas e insumos relacionados en cantidades y especicaciones deni-das para la prestacin de servicios segn la programacin previamente establecidapor el PI, de acuerdo a la programacin de necesidades realizada por cada reade Salud.

3.3 Modalidad de AdquisicinLa adquisicin de vacunas e insumos relacionados se divide en las siguientes eta-pas: gestin de solicitud de pedido, autorizacin para el ingreso al pas del pedidoy recepcin del pedido en aduana.

La va principal de adquisicin de vacunas e insumos relacionados es a travs

de los Acuerdos de la OPS/OMS, formalizados bajo la gura de convenios, en-tre dicho Organismo y este Ministerio, en el marco del Convenio bsico entre elGobierno de la Repblica de Guatemala y la Organizacin Mundial de la Saludpara Proyectos de Salubridad en Guatemala, suscrito el diecisiete de diciembre demil novecientos cincuenta y uno, as como los Procedimientos Operativos para elFondo Rotatorio del Programa Ampliado de Inmunizaciones.

Dicho convenio bsico, constituye un marco llamado a desarrollarse mediante lasuscripcin de acuerdos suplementarios al indicar en su Artculo I, literal a): LaOrganizacin prestar asistencia tcnica para asesorar al Gobierno en los asuntos yen la forma descrita en los acuerdos suplementarios que se hagan de conformidadcon este convenio. El indicado Convenio Bsico, en sus artculos I, literal e), y III

literal b), regula la facultad establecida en el mismo, de realizar aprovisionamientode materiales, suministros y equipo.

Las otras modalidades de Adquisicin se realizarn nicamente con respaldo deAcuerdo Ministerial que justique la misma, como casos de emergencia y otros,


21/98

pgina13

para las cuales deber cumplirse con lo estipulado por la Ley de Contratacionesdel Estado y la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado parael Ejercicio Fiscal vigente.

3.4 Gestin de solicitud de pedido a travs de convenio conla Organizacin Panamericana de la Salud OPS

3.4.1 Al tener denido el requerimiento anual:Se procede a llenar el formulario PAHO 173 con el detalle por vacuna e insumosrelacionados, el cual se enva al Despacho Ministerial por medio de ocio de solici-tud con visto bueno del Jefe del Departamento de Regulacin de los Programas deAtencin a las Personas DRPAP, para rma del seor Ministro y envo a OPS/OMS.

3.4.2 Reconrmacin de pedidos:A solicitud de OPS/OMS se realizan las reconrmaciones de los requerimientosde vacunas e insumos relacionados para cada trimestre. Luego se contina con lodescrito en el paso 3.4.1.

3.4.3 Revisin y vericacin de proforma:El MSPAS recibe por parte de la OPS/OMS, va e-mail y en forma ocial, la proformade pedido para que el CNB verique el cumplimiento de lo solicitado y las especi-caciones tcnicas. Si existiera alguna diferencia se notica para la correccin de lamisma por las mismas vas.

3.4.4 Autorizacin de proforma:

Cuando la proforma cumple con los requerimientos solicitados, el CNB/PI con-rman va e-mail de forma provisional, mientras el viceministro tcnico aprueba yconrma la proforma a OPS/OMS.

3.4.5 Luego de recibida la aprobacin:Por parte del MSPAS, OPS/OMS mediante sus procedimientos internos procede acolocar la orden de compra.

3.5 Autorizacin para el ingreso del pedido al pas

3.5.1 OPS enva al CNB la documentacin siguiente:Factura cambiaria del proveedor, Certicados de liberacin de lote, y protocolo resumido.

3.5.2 El CNB revisa y constata:Que todo se encuentra en orden, rma y sella la factura cambiaria del proveedor ysolicita al Departamento de Regulacin y Control de Productos Farmacuticos y Af-ines la emisin del dictamen de autorizacin de importacin y uso si corresponde.


22/98

pgina14


3.5.3 El CNB traslada:Los documentos autorizados al PI y ste a su vez traslada la factura cambiaria delproveedor con la autorizacin de importacin al agente aduanero del MSPAS para

que realice el desaduanaje.

3.6 Recepcin del pedido en aduana:

3.6.1 El Departamento Administrativo de la Gerencia AdministrativoFinanciera del MSPAS, a travs del agente aduanero:

Tramita los requerimientos documentales para la autorizacin del traslado delpedido de aduana al CNB (Gua Area, factura cambiaria del proveedor, declaracinde mercancas, lista de empaque, permiso de medicamentos, acta compromiso dela SAT2y otros que sean requeridos).

3.6.2 El Departamento Administrativo de la GerenciaAdministrativo Financiera del MSPAS:

Lleva a cabo la coordinacin de transporte y recurso humano para el traslado delpedido a la bodega.

3.6.3 El agente aduanero del MSPAS y personal designado del CNB:Reciben el producto en bodega de aduana (COMBEX/IM), vericando el resguardo dela cadena de fro y el cumplimiento de la documentacin necesaria para su entrega.

3.6.4 Se traslada el pedido a bodega del CNB.

3.7 Instrumentos a utilizar en la adquisicin:

Formulario PAHO 173 Proforma Orden compra Lista de empaque Gua area Factura cambiaria del proveedor Certicado de liberacin de lote Protocolo Resumido Ocio de solicitud de aprobacin Autorizacin de importacin Ocio SAT solicitud de exoneracin de impuestos

Acta de compromiso de la SAT Declaracin de Mercancas DUA-GT

2 Utilizada nicamente para permitir el desaduanaje con acta interna administrativa dela importacin con franquicia de la mercadera cuando no se cuenta con la declaracinaduanera ni la resolucin de franquicia respectiva. Con el propsito de agilizar los pro-cesos administrativos de ingreso de la vacuna.


23/98

pgina15

4. Almacenamiento

4.1 Denicin:Es el proceso que permite el ordenamiento y ubicacin adecuado de las vacunase insumos relacionados para asegurar y garantizar su conservacin; incluye la ubi-cacin tcnica en espacio fsico apropiado, control de temperatura (registro diarioen ache de control de temperatura, que debe tener cada equipo frigorco) y hu-medad, control de calidad y control de inventarios de acuerdo a las normas legalesy las normas internas del MSPAS vigentes.

4.2 Objetivos: Asegurar la conservacin de las propiedades fsicas e inmuno-biolgicas de las

vacunas para garantizar su seguridad y ecacia.

Asegurar que los insumos relacionados conserven las propiedades fsicas quecontribuyan a la vacunacin segura.

4.3 Procedimiento:

4.3.1 Ingreso del Pedido al Centro Nacional de Biolgicos:

a. Al llegar el pedido a la bodega del CNB, el personal del Departamento Admi-nistrativo del MSPAS, entrega la documentacin de importacin y declaracinde mercancas al encargado de bodega del CNB.

b. El encargado de la bodega de vacunas del CNB, procede a:i. Vericar la temperatura en las cajas de vacuna recibidas, para clasicarlas

segn los requerimientos de cadena de fro indicados por el proveedor.ii. Clasicar segn lote y fecha de vencimientoiii. Realizar conteo fsico de las cantidades por lote descritas en la lista de

empaque y factura.iv. Almacenar en los cuartos fros del CNB segn requerimientos de tempera-tura de la vacuna, brindados en los lineamientos tcnicos del PI.

v. Trasladar la documentacin y hallazgos (en caso de problemas visuales decalidad u otras observaciones) de la recepcin al administrador del CNB.


24/98

pgina16


vi. Dar ingreso de los datos del producto a las tarjetas de control de suminis-tros autorizadas por la Contralora General de Cuentas.

vii.Mensualmente se debe realizar el inventario fsico de vacunas y registrarlo

en la columna de existencia fsica del Balance de Vacunas e Insumos Rela-cionados segn corresponda. (Anexos 8 y 9) con el formato diseado paraeste propsito y que se detalla en anexos.

c. El administrador (a) del CNB procede a:i. Elaborar formulario PAHO/183 si la compra ha sido a travs de OPS en un

perodo de 48 horas despus de su recepcin.ii. Enviar formulario a OPS/OMS.iii. Suscribir acta de ingreso del pedido.iv. Si se encontrar alguna anomala en la recepcin del pedido, sta se no-

ticar inmediatamente al jefe inmediato superior del CNB y a OPS/OMS.Cuando corresponda, se realizar el reclamo en un plazo no mayor a 48horas al seguro, lnea rea, bodega de aduana (COMBEX-IM), segn sea elcaso.

v. Ingresar la informacin del pedido a la base de datos electrnica de vacu-nas e insumos relacionados del CNB.

d. El Departamento Administrativo del MSPAS procede a:i. Recibir factura por parte de OPS/OMS.ii. Elaborar Constancia de Ingreso a Almacn, Forma 1-H y traslada copia al CNB.iii. Elabora formulario de Requisicin de Almacn y suministros mdicos y lo

traslada al CNB para las rmas correspondientes.iv. Suscribir acta de recepcin del pedido.v. Realizar la gestin de pago.

El detalle para el almacenamiento entre los diferentes niveles de servicios delMSPAS se describe a continuacin:

4.3.2 Almacenamiento de vacunas en reas de Salud:

a. Al recibir el pedido de vacunas en el rea de Salud, la enfermera responsablede inmunizaciones en el rea de Salud, realiza la vericacin fsica del pedido(cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la requisi-cin. Si existiera algn problema en la recepcin ste se noticar en un lapsono mayor de 24 horas hbiles a la autoridad inmediata superior.

b. La enfermera de rea de Salud, clasica las vacunas segn tipo, lote y fecha

de vencimiento. El encargado de bodega almacena de acuerdo a temperaturaadecuada para cada vacuna en el equipo frigorco, siguiendo las buenas prc-ticas de almacenamiento.

c. El encargado de bodega de rea de Salud procede a registrar el ingreso en lastarjetas kardex autorizadas por la Contralora General de Cuentas -CGC- .


25/98

pgina17

d. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando elRegistro de Inventario fsico general trimestral (Anexo 10)

4.3.3 Almacenamiento de vacunas en el distrito de salud:a. Al recibir el pedido en el DMS, la enfermera del DMS encargada de inmuniza-

ciones verica fsicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspectos relacio-nados) de acuerdo a la requisicin.

b. La enfermera del DMS encargada de inmunizaciones, clasica las vacunas se-gn tipo, nmero de lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodegaalmacena de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipofrigorco siguiendo las buenas prcticas de almacenamiento.

c. El encargado de bodega procede a registrar el ingreso de las vacunas e insu-mos relacionados a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.

d. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando elRegistro de Inventario fsico general trimestral (Anexo 10).

4.3.4 Colocacin y control de almacenamiento de vacunas enServicios de Salud que cuentan con cadena de fro:

a. Al recibir el pedido en el servicio, la enfermera o el auxiliar de enfermera delservicio de salud verica fsicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspec-tos relacionados) de acuerdo a la requisicin.

b. La enfermera o el auxiliar de enfermera del servicio de salud, clasica las va-cunas segn tipo, nmero de lote y fecha de vencimiento y procede a la colo-

cacin de las mismas en los equipos frigorcos siguiendo las buenas prcticasde almacenamiento.

c. La enfermera o el auxiliar de enfermera del servicio de salud, deber registrarla informacin en el ache de control de temperaturas.

d. La enfermera o el auxiliar de enfermera realiza el ingreso de las vacunas einsumos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.

e. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando elRegistro de Inventario fsico general trimestral (Anexo 10).

4.3.5 Colocacin y almacenamiento de vacunas en el hospital:

a. Al recibir el pedido en el hospital, la enfermera encargada de inmunizacionesclasica las vacunas segn tipo, nmero de lote y fecha de vencimiento. Elencargado de bodega procede al almacenamiento de acuerdo a temperaturaadecuada para cada vacuna en el equipo frigorco, siguiendo las buenas prc-ticas de almacenamiento.


26/98

pgina18


b. El encargado de bodega realiza el ingreso de las vacunas e insumos relaciona-dos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.

c. Trimestralmente se deber realizar el inventario fsico de vacunas llenando elRegistro de Inventario fsico general trimestral (Anexo 10).

PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL ADECUADO DEVACUNAS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

NIVEL RESPONSABLES VERIFICACINCLASIFICACION Y

ALMACENAMIENTOCONTROL DEINVENTARIOS

rea de

Salud

Enfermera de reade Salud

Vericacin fsica delpedido (cantidad, tem-peratura y otros aspectosrelacionados) de acuerdoa la Requisicin.

Clasicacin de las vacunassegn tipo, lote y fecha devencimiento.

Encargado de

bodega de reade Salud

Almacenamiento de acuerdo

a temperatura adecuadapara cada vacuna en el equi-po frigorco, siguiendo lasbuenas prcticas de almace-namiento.

Registro de movimientos

en la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC.

Realizacin de inventariotrimestral en formato deregistro de inventariofsico general.

Distritos deSalud

Enfermera de DMS Vericacin fsica delpedido (cantidad,temperatura y otrosaspectos relacionados) deacuerdo a la Requisicin.


Encargado debodega del DMS

Almacenamiento de acuerdoa temperatura adecuadapara cada vacuna en el equi-po frigorco, siguiendo lasbuenas prcticas de almace-

namiento.

Registro de movimientosen la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC.

Realizacin de inventario

trimestral en formato deregistro de inventariofsico general.

Serviciosde salud

con Cadenade Fro

Enfermera Auxiliar/Encargado delservicio

Vericacin fsica delpedido (cantidad,temperatura y otrosaspectos relacionados) deacuerdo a la Requisicin.

Clasicacin de las vacunassegn tipo, lote y fecha devencimiento. Almacenamien-to de acuerdo a temperaturaadecuada para cada vacunaen el equipo frigorco, sigui-endo las buenas prcticas dealmacenamiento.



Hospitales

Enfermera encar-gada de Inmuni-zaciones

Vericacin fsica delpedido (cantidad,temperatura y otrosaspectos relacionados) deacuerdo a la Requisicin.


Encargado de bo-dega del Hospital Almacenamiento de acuerdoa temperatura adecuadapara cada vacuna en el equi-po frigorco, siguiendo lasbuenas prcticas de almace-namiento.




27/98

pgina19

4.3.6 Normas de Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA):Al respecto, se debe cumplir con lo establecido en los Lineamientos deconservacin, transporte y almacenamiento de las vacunas adjunto al presente

documento (ANEXO 1). As mismo, se debe tener un apropiado control de lasfechas de vencimiento, siguiendo, para la entrega de insumos, la metodologaPEPE (Primero en Expirar, Primero en Entregar).

4.4 Instrumentos para el almacenamiento:

4.4.1 CNB

Factura cambiaria del proveedor

Lista de empaque

Acta de ingreso de pedido

Formulario Constancia de Ingreso a Almacn Forma 1-H

Requisicin de Medicamentos y Suministros

PAHO/183

Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC

Base de datos electrnica del CNB

Aches de Monitoreo Diarios

Grca de temperatura del CNB

Formato de registro de inventario fsico general.

Formato de Donaciones

4.4.2 rea de Salud, Hospitales, DMS y Servicios conCadena de Fro

Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC

Aches de Monitoreo Diarios

Formulario de Autoinventario


28/98

pgina20


5. Distribucin

5.1 Denicin:Proceso mediante el cual se entregan vacunas e insumos relacionados a los dife-rentes niveles de la red de servicios de salud del MSPAS a travs de un calendarioestablecido.

El sistema de distribucin es la cadena completa de instalaciones, recursos y trans-porte por las cuales tienen que pasar las vacunas e insumos hasta ser administra-

dos al consumidor.

5.2 Objetivos:Garantizar la disponibilidad oportuna de vacunas e insumos relacionados en losservicios de salud del MSPAS, mediante el adecuado funcionamiento de la cadenade distribucin, dando especial nfasis al cuidado de la cadena de fro.

5.3 Procedimiento:El proceso de distribucin debe clasicarse segn la fase que conlleva la Distribucin: CNB

a las reas de Salud, de las reas de Salud a DMS, de las reas de Salud a Hospitales y ladistribucin de los DMS a los C/S, P/S, y otros servicios de la Red del MSPAS.

NOTA: El CNB entregar vacunas e insumos relacionados nicamente alas reas de Salud, quienes sern las responsables de distribuir a la red deservicios de acuerdo al sistema de distribucin, (Directo o Indirecto)

5.3.1 Procedimiento para la distribucin del CNBa las reas de Salud

a. Calendario de distribucin: el CNB con base en la programacin anual devacunas e insumos relacionados de cada rea de Salud, prepara un calendario

anual de distribucin.

b. Pre-autorizacin de despacho:La enfermera de rea de Salud elabora el Ba-lance de vacunas e insumos relacionados consolidado, el cual debe presentar-se debidamente rmado y sellado por la/el director de rea de Salud. Segn el


29/98

pgina21

anlisis del instrumento de Balance, se elabora la pre-requisicin. La enfermeradel rea de Salud enva va electrnica la pre-requisicin para pre-autorizacindel CNB, con 3 das de antelacin. La cantidad a solicitar de vacunas corres-

ponder a los niveles de seguridad (Nivel Mximo y Nivel Mnimo) autorizadospor el CNB; las jeringas y cajas de bioseguridad se calcularn con base en lacantidad de vacunas autorizadas.

c. Autorizacin de despacho:Si el CNB autoriza la pre-requisicin, la enfermeradel rea de Salud realiza la requisicin en el formato ocial autorizado por laCGC (anexo 11). Esta debe estar rmada por el Director o el Gerente Adminis-trativo Financiero.

d. Periodicidad de Distribucin del CNB REA DE SALUD: El CNB distribuira las reas de Salud las cantidades de vacunas e insumos relacionados solici-tados para cubrir el requerimiento de los servicios mensualmente, a excepcinde casos especiales, por ejemplo, donde la capacidad de almacenamiento dela cadena de fro sea mayor.

e. Preparacin: El encargado de bodega del CNB verica las cajas fras y los pa-quetes refrigerantes, para evaluar si son adecuados (limpios y en buen estado)para la conservacin de la vacuna en cadena de fro de acuerdo a las cantida-des a despachar y el tipo de vacuna solicitada (ver Anexo 1).

f. Despacho al rea de Salud:El encargado de bodega del CNB revisa la requi-sicin y las cantidades autorizadas para el despacho; a su vez la enfermera/ode rea de Salud o el encargado autorizado por el rea de Salud, debidamentecapacitado para la recepcin, conteo y embalaje seguro de la vacuna, verica:que el equipo a utilizar se encuentre en buenas condiciones, que la temperatu-

ra sea la adecuada para el transporte de la vacuna, que las cantidades entre-gadas coincidan con lo autorizado. Luego procede a la colocacin del pedidoen las cajas fras. Despus de ser entregado el pedido, el encargado de bodegadel CNB rma de entregado y el encargado asignado ocialmente* por elrea de Salud, rma de conformidad**en lo recibido en La requisicin.

g. Traslado al rea de Salud: El encargado designado por el rea de Salud pro-cede al traslado de la vacuna e insumos al rea de salud, observando los linea-mientos de transporte descritos en el anexo 1.

h. Registro del egreso: El encargado de la bodega del CNB registra los egresosy saldos en tarjetas kardex y el digitador del CNB ingresa los movimientos rea-

lizados a la base de datos de vacunas y jeringas.

* Deber presentar ocio rmado por Director de rea de Salud, que dicta-mine su calidad ocial de asignacin

** A partir de ese momento asume toda la responsabilidad del bien


30/98

pgina22


Grfca No. 3

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE VACUNAS, JERINGAS Y CAJAS DEBIOSEGURIDAD DEL CNB A LAS REAS DE SALUD

5.3.1 Procedimiento para la distribucin del rea de Salud al Hospital

a. La enfermera responsable de inmunizaciones del Hospital realiza el Balancede vacunas e insumos relacionados y en base a este, realiza la requisicin, encoordinacin con el encargado de bodega. El Director o Gerente Administrati-vo del Hospital analiza la requisicin y si es autorizada, la enfermera traslada elBalance y la Requisicin al rea de Salud

b. La enfermera del rea de Salud revisa el balance y la requisicin y determinalas cantidades a despachar y traslada al director o Gerente AF del rea de Saludpara el Vo. Bo.

c. El encargado de bodega del rea de Salud prepara las cantidades a despacharde acuerdo a la requisicin previamente autorizada. El encargado de Kardexdescarga las cantidades de vacunas e insumos entregados al hospital en dichatarjeta

d. El encargado autorizado por el Hospital, debidamente capacitado para la re-cepcin del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionadosrecibidos, coloca las vacunas en cajas fras de acuerdo a los lineamientos (veranexo 1) y rma de conformidad la requisicin.

ado

do

el

Descargo en Tarjeta

kardex

Encargado de Vacunasdel rea de Salud,

autorizado porDirector del rea de

Salud

Administrador delCNB

Encargado de tarjetakardex del CNB

Encargado deBodega del CNB

Elaboracin yPresentacin del

Balance de vacunas yRequisicin de pedido

al CNB

Anlisis yAutorizacin de la

Requisicin

Preparacin ydespacho del Pedido

autorizado

Recepcin y traslado

al rea de Salud

Personal asignado* porla DAS, debidamente

capacitado para larecepcin del pedido


31/98

pgina23

e. Al llegar al hospital, la enfermera revisa las vacunas e insumos y el encargadode bodega almacena de acuerdo a las buenas prcticas de almacenamiento.

f. El encargado de bodega del hospital ingresa las cantidades de las vacunas einsumos en las tarjetas kardex.

Grfca No. 4

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DEL REA DE SALUD AL HOSPITAL

Elaboracin yPresentacin del Balance

de vacunas al rea deSalud

Anlisis y denicin dela cantidad a distribuircon base en niveles de

seguridad

Vo.Bo de larequisicin

Enfermera responsable

de inmunizaciones delhospital

Enfermera del rea de

Salud

Recepcin y traslado alHospital

Encargado autorizadopor el Hospital

Almacenamiento

Enfermera revisavacuna e insumos y

Encargado de Bodegadel Hospital almacena

Descargo en tarjetakardex

Encargado de Bodegadel Hospital

Director del rea de

Salud


autorizado

Encargado de Bodegadel rea de Salud

Descargo en Tarjetakardex



32/98

pgina24


DISTRIBUCIN INDIRECTA:

5.3.2 Procedimiento para la distribucin del rea de Salud a los DMSa. La enfermera de DMS realiza el balance consolidado de vacunas e insumos

relacionados y la requisicin.

b. El coordinador del DMS revisa la requisicin y si sta es autorizada, la enferme-ra la traslada, junto con el balance consolidado al rea de Salud.

c. La enfermera de rea de Salud recibe y revisa el Balance consolidado de vacu-nas e insumos relacionados y la requisicin, determina las cantidades a despa-char de acuerdo a los niveles de seguridad y traslada al Gerente AF o Directordel rea de Salud para el Vo. Bo.

d. El encargado de bodega del rea de Salud prepara las cantidades a despacharde acuerdo a la requisicin previamente autorizada.

e. El encargado de bodega de rea de Salud registra la salida de las vacunas einsumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuerdo a lascantidades despachadas.

f. El encargado autorizado por el DMS, debidamente capacitado para la recep-cin del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados re-cibidos, coloca las vacunas en cajas fras de acuerdo a los lineamientos (veranexo 1) y rma de conformidad la requisicin.

g. Al llegar al DMS, la enfermera revisa las vacunas e insumos.

h. El encargado de bodega del DMS almacena de acuerdo a las buenas prcticasde almacenamiento e ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en lastarjetas kardex


33/98

pgina25

Grfca No. 5PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE REA DE SALUD A LOS DMS

Gerente o Director delrea de Salud


Enfermera del DMS

Enfermera revisa vacunae insumos y Encargadode Bodega almacena

Enfermera del rea deSalud


Persona designada yautorizada por el DMSpara la recepcin del

pedido


Elaboracin yPresentacin del Balancede vacunas y Requisicin

de pedido al rea deSalud autorizados por elCoordinador del DMS

Anlisis y denicinde la cantidad a

distribuir con base enniveles de seguridad

Vo.Bo de larequisicin

Preparacin y despachodel Pedidoautorizado

Recepcin y trasladoal DMS

Almacenamiento Descargo en Tarjetakrdex

Descargo en Tarjetakrdex


34/98

pgina26


5.3.3 Procedimiento para la distribucin del DMS aServicios de Salud (C/S, P/S, y otros servicios de laRed de Servicios del MSPAS)

a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisicin en base al balancede vacunas e insumos relacionados del servicio.

b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisicin y si es autorizada, elencargado del servicio la traslada, junto con el balance, al DMS.

c. La enfermera del DMS recibe la requisicin y el Balance de vacunas e insumosrelacionados del servicio de salud, revisa y analiza la informacin, determina lascantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad establecidos, ytraslada al coordinador del DMS para el Vo.Bo.

d. El encargado de bodega del DMS prepara las cantidades a despachar de acuer-do a la requisicin previamente autorizada. El encargado de bodega en el DMSregistra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de sumi-nistros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.

e. El encargado del servicio de salud (C/S, P/S u otro), revisa las cantidades devacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas frasde acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y rma de conformidad la requi-sicin.

f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacu-nas e insumos y almacena de acuerdo a las buenas prcticas de almacena-

miento.g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e

insumos en las tarjetas kardex


35/98

pgina27

Grfca No. 6PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DEL DMS A SERVICIOS DE SALUD

Encargado de Bodegadel DMS

Enfermera o encargadodel servicio revisa vacuna

e insumos y almacena

Enfermera del DMS

Enfermera oencargado del servicio

Enfermera o encargadodel Servicio

Encargado de Bodegadel DMS

Director del DMS

Enfermera Auxiliar delServicio


Balance de vacunas alDMS

Anlisis y denicin dela cantidad a distribuircon base en niveles de

seguridad

Vo. Bo. de larequisicin


autorizado

Recepcin y traslado alServicio de Salud

Almacenamiento Descargo en Tarjetakardex



36/98

pgina28


DISTRIBUCIN DIRECTA:

5.3.4 Procedimiento para la distribucin del rea de Saluda los Servicios

a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisicin en base al balancede vacunas e insumos relacionados del servicio.

b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisicin y si es autorizada, elencargado del servicio la traslada, junto con el balance, al rea de Salud.

c. La enfermera de rea de Salud recibe la requisicin y el Balance de vacunas einsumos relacionados de los servicios de salud, revisa y analiza la informacin,determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad

previamente establecidos, y traslada al director o Gerente AF del rea de Saludpara el Vo.Bo.

d. El encargado de bodega del rea de Salud prepara las cantidades a despacharde acuerdo a la requisicin previamente autorizada. Registra la salida de lasvacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuer-do a las cantidades despachadas.

e. El encargado del servicio de salud (CS, PS u otro), revisa las cantidades de va-cunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas fras deacuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y rma de conformidad la requisicin.

f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacunas e

insumos y almacena de acuerdo a las buenas prcticas de almacenamiento.

g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas einsumos en las tarjetas kardex


37/98

pgina29

Grfca No. 7

PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIN DE REA DE SALUDA SERVICIOS DE SALUD

5.4 Instrumentos:

Balance de vacunas e insumos relacionados por nivel

Tarjeta de Control de Suministros (Kardex) autorizadas por CGC

Requisicin

Almacenamien-toDescargo en Tar-

jeta kardex

Descargo en Tar-jeta kardex


Director del rea deSalud


Enfermera o encargadodel servicio

Enfermera o encargadodel Servicio

Enfermera o encargadodel servicio revisa

vacuna e insumos y

almacena


Enfermera Auxiliar delServicio

Recepcin y traslado al

Servicio de Salud


Balance de vacunas alrea de Salud

Anlisis y denicinde la cantidad a

distribuir con base enniveles de seguridad

Vo. Bo. de larequisicin

Preparacin y

despacho del Pedidoautorizado

Almacenamiento Descargo en Tarjetakardex



38/98

pgina30


6. Atencin al usuario (Administracin de dosis de vacuna a las personas)

6.1 Denicin:Es el proceso mediante el cual el personal de salud del Hospital, C/S, P/S, y otrosservicios de salud del MSPAS administra la / las dosis correspondiente de vacu-na(s) al usuario de acuerdo al Esquema de Vacunacin y los Lineamientos Tcnicosestablecidos por el Programa de Inmunizaciones.

6.2 Objetivo:Garantizar la correcta administracin de la vacuna en la poblacin objetivo delprograma.

6.3 Procedimiento

a. Preparacin de puesto de vacunacin: El personal de salud prepara el termoy los paquetes refrigerantes, traslada las dosis de vacunas al termo y preparalos insumos relacionados.

b. Identicacin de dosis a administrar: El personal de salud designado entre-vista al paciente o encargado, para establecer la dosis a administrar, recibe el car-n (si se cuenta con el) y revisa el cuaderno del nio y la nia SIGSA 5a, en el casode mujeres de 15 a 49 aos revisa el SIGSA 5b. Registra la(s) dosis a administraren el carn, en el cuaderno del nio y la nia SIGSA 5a o en SIGSA 5b, segncorresponda. Anota en el SIGSA 3 P/S o 4C/S, segn sea el caso, la cantidad dedosis administrada, para que el paciente o encargado rme de recibido.

c. Administracin de vacunas: Previo a la administracin de la dosis de vacunael proveedor de servicios de salud debe garantizar que se ha cumplido con loslineamientos de conservacin, transporte y almacenamiento para garantizar lacalidad de la vacuna (ver anexo 1) y cumple los correctos de la vacunacin (va-

cuna correcta, persona correcta, dosis correcta, va de administracin correcta,sitio anatmico correcto, jeringa y aguja correcta, intervalo de tiempo correc-to). Posteriormente administra la(s) dosis de la vacuna.

3 Si el paciente no cuenta con el carn porque lo extravi se deber proporcionar unonuevo colocando las fechas tentativas de administracin de la dosis de vacuna (si estasno estuvieran registradas en el servicio) en el espacio especco.


39/98

pgina31

d. Cita de seguimiento: El personal de salud designado proporciona informacinsobre la dosis administrada y sobre la fecha de la siguiente dosis. Anota conlpiz dicha informacin en el carn de la nia y el nio.

e. Digitacin de informacin en SIGSAWEB: El personal de salud designadotraslada la informacin para que el digitador pueda ingresar la informacin enel mdulo del SIGSA WEB, con la supervisin tcnica de la enfermera de reade Salud y/o persona designada por el director de rea de Salud.

Grfca No. 8

FLUJO PARA LA ADMINISTRACIN DE LA VACUNA EN LOS SERVICIOS DE SALUD

6.4 Instrumentos:

Carn del nio y la nia

SIGSA 5a Cuaderno del nio y la nia

SIGSA 5b Registro de datos de vacunados con Td

SIGSAWEB

SIGSA 3P/S

SIGSA 4C/S

Preparacin depuesto de vacunacin

Identicacin de dosisa administrar

Registro de la(s) dosis aadministrar en carn y

SIGSA 5a o 5b

Vericacin delcumplimiento delos correctos de la

vacunacin

Administracin dela(s) dosis de la

vacuna.

Estableceimiento decita de seguimiento

Digitacin deinformacin en

SIGSAWEB


40/98

pgina32


7. Informacin Lgstica

7.1 Denicin:Datos obtenidos mediante la utilizacin de instrumentos y registros de existencias,movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestin de suministros.

7.2 Objetivo:Tomar decisiones fundamentadas en la recopilacin, organizacin y anlisis de los

datos de vacunas e insumos relacionados.

7.3 Instrumentos y su utilizacin:

a. SIGSA 5a Cuaderno de la nia y el nio: cuaderno que se utiliza en los ser-vicios para el registro de informacin correspondiente a los datos generalesdel nio o la nia, del padre o responsable, dosis de vacunas administradas,suplementacin de micronutrientes, del monitoreo del crecimiento peso,longitud y talla.

b. SIGSA 5b: formulario que se utiliza en los servicios para el registro de la informa-cin de dosis de vacuna Td administrada en mujeres de 15 a 49 aos y otros grupos.

c. Carn del nio y la nia: documento de identicacin y registro de dosis de va-cunas administradas y control de peso, talla, y suplementacin de micronutrientes.

d. Tarjeta de Control de Suministros (Kardex):Registra las entradas y salidas delas vacunas e insumos relacionados, de manera individual por vacuna, por formafarmacutica, por presentacin; incluyendo los datos de fecha de vencimiento yprecio; debe consignar toda la informacin requerida en la misma por ser fuenteprimaria del sistema de informacin. Debe llenarse cada vez que haya un movi-miento y registrar cada movimiento por lnea; las dosis aplicadas y dosis no tilesse anotan en salidas, las prdidas, traslados y prstamos se anotan en reajustes.En observaciones debe anotarse la justicacin de cada reajuste (y en No. deReferencia el nmero del documento de respaldo). Constituye el instrumento descalizacin por parte de auditora interna y la Contralora General de Cuentas.Debe estar autorizada por la CGC.

Nota: En el caso de Donaciones de insumos relacionados a la vacunacin, debe seguir-se el procedimiento segn lo estipula la Norma Tcnica y Manual de Procedimientospara la Gestin de medicamentos y productos anes en DAS, en donde indica que


41/98

pgina33

solamente a nivel de las DAS pueden recibirse donaciones, y especica el registro delas mismas en las tarjetas Kardex. En el caso de donaciones de biolgicos, solamentepueden gestionarse a nivel del Programa de Inmunizaciones, para garantizar que cum-plan con los criterios de calidad establecidos por el PI.

e. Registro diario de demanda real de Vacunas e Insumos Relacionados:Ins-trumento que permite la recoleccin de datos de consumo diariamente, regis-trando lo entregado, no entregado a usuario, las dosis no tiles y las prdidas.

Las dosis anotadas en el registro diario de demanda real deben reejarse en elBalance simple. Las prdidas deben anotarse en la casilla de reajustes, tanto enel Kardex, como en el Balance.

f. Balance de Vacunas e Insumos Relacionados:Se utiliza para el anlisis deexistencias, consumos y requerimientos en servicios de salud, bodega de DMSy bodega de rea de Salud con el n primordial de toma de decisiones para lasolicitud, programacin y adquisicin oportuna.

g. Acta de justicacin de reajuste: El acta o documento de justicacin de reajustees el documento que respalda los ajustes positivos o negativos reportados en elbalance de vacunas e insumos relacionados. Los ajustes positivos se pueden darpor recepcin de donaciones (slo para insumos relacionados a la vacunacin ya nivel de la DAS) o prstamos de vacunas e insumos (cuando recibe), los ajustesnegativos se pueden dar por prstamos de vacunas e insumos (cuando da) y poralguna prdida registrada de acuerdo al procedimiento especial para la determi-nacin de responsabilidades en caso de prdidas que se encuentra en el anexo 2.

h. Requisicin: Es el formulario ocial para la solicitud de las vacunas e insumosrelacionados a la vacunacin en los servicios de salud, Distrito Hospitales y DAS.

7.4. Procedimiento

7.4.1 Flujo de informacin de Centros de Salud yPuestos de Salud hacia los Distritos de Salud:

a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo alcalendario logstico, en el cual se registrarn las dosis entregadas, no entrega-das, las dosis no tiles y las prdidas

b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no tiles conforme

movimiento registrado en el RDDR.

c. De acuerdo al calendario logstico (Anexo 5), el personal de salud designadoentrega el RDDR debidamente llenado a la enfermera del distrito para que coor-dine la digitacin e impresin del Balance de vacuna e insumos relacionados.


42/98

pgina34


7.4.2 Flujo de informacin del Distrito de Salud al rea de Salud:

a. Registrar en las tarjetas kardex los despachos realizados a los servicios deacuerdo a la distribucin.

b. El encargado de bodega elabora mensualmente el balance de bodega deacuerdo al formato en anexos.

c. La enfermera del DMS en coordinacin con el encargado de logstica del DMSconsolida mensualmente el Balance de vacunas e insumos relacionados de lospuestos de salud, y centro de salud, para generar el Balance de vacunas e insu-mos relacionados consolidado del DMS colocando la existencia fsica en bodegade cada vacuna de acuerdo al conteo fsico reportado en el balance de bodega.

d. La enfermera del DMS traslada al rea de Salud el Balance de vacunas e insumosrelacionados consolidado del distrito mensualmente. Debe contener las rmascorrespondientes.

Presentacin delBalance de vacunasConsolidado al rea

de Salud de acuerdo alcalendario logstico

Elaboracin del balancede bodega y entrega ala Enfermera del DMS

Recepcin de losBalance de vacunas de

los servicios

Elaboracin delBalance de vacunas

Consolidado

Registro de las dosisaplicadas y las dosis no

tiles

Descargo en la tarjeta

kardex

Elaboracin del RDDR

Presentacin del RDDRen el distrito paradigitacin al corte

del mes.

Elaboracin del Balancede vacunas e insumos

relacionados del serviciode acuerdo al calendario

logstico


43/98

pgina35

Registro de las dosisaplicadas y dosis no

tilesDescargo en la tarjetakardex Elaboracin del RDDR

Elaboracin del Balancede Vacunas e insumos

relacionados delHospital

Envo a rea deSalud

7.4.3 Flujo de informacin del Hospital al rea de Salud

a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al

calendario logstico, en el cual se registrarn las dosis entregadas, no entrega-das, las dosis no tiles y las prdidas.

b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no tiles conformemovimiento registrado en el RDDR.

c. De acuerdo al calendario logstico, la enfermera de inmunizaciones del hospitalelabora el Balance de Vacunas e insumos relacionados a la vacunacin y entre-ga a la enfermera encargada de inmunizaciones del rea de Salud.


44/98

pgina36


7.4.4 Flujo de informacin del rea de Salud al CNB:

a. La enfermera de rea de Salud recibe el Balance de vacunas e insumos rela-

cionados consolidado de cada Distrito y del Hospital, de acuerdo al calendariologstico. Realiza el consolidado de rea en coordinacin con el encargado delogstica de medicamentos del rea de Salud y registran las existencias en bo-dega reportadas en el balance de bodega de rea de Salud.

b. El rea de Salud, enva el consolidado de rea al CNB con copia a Logstica deMedicamentos y Anes del MSPAS.

c. El CNB realiza un consolidado del Balance de vacunas e insumos relacionadosde las reas de Salud y del mismo se realiza el anlisis del abastecimiento conbase en indicadores para realizar las intervenciones oportunas.

Elaboracin del Balancede Vacunas Consolidado

de rea de Salud

Encargado de Bodega Enfermera del rea deSalud en coordinacin

con el Encargadode Logstica demedicamentos

Presentacin delBalance de Vacunas

Consolidado del reade Salud al CNB de

acuerdo al calendariode entrega de informes

Elaboracin del balancede bodega

Recepcin de Balancede vacunas de los

distritos y Hospital


Encargado de Logsticaen coordinacin con

Enfermera Profesional


45/98

pgina37

1. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de Inmuni-

zacin (PAI). Organizacin Panamericana de la Salud. 2006.2. Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros

insumos bsicos sanitarios. John Snow, Inc./DELIVER en colaboracin con laOrganizacin Mundial de la Salud y para la Agencia de los Estados Unidos parael Desarrollo Internacional. 2003

3. La Gestin del suministro de medicamentos: Seleccin, compra, distribucin yutilizacin de productos farmacuticos. Management Sciences for health, Inc2002. 165 Allandale Rd Boston, MA 02130-3400. USA. Organizacin Panameri-cana de la Salud.

4. Manual de Logstica. Gua para la gerencia de cadena de suministros de pro-

ductos de salud. USAID|PROYECTO DELIVER, 2012.5. Manual de Normas y Procedimientos de Logstica de Productos Farmacuticos

y Anes del MSPAS Guatemala. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia SocialMSPAS. Agosto 2002.

6. Norma tcnica No. 20-2010 Para el manejo de donativos de productos far-macuticos y anes. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social MSPAS.Guatemala, Septiembre 2010.

7. Norma tcnina No. 34-2002 Para la gestin de medicamentos y productosanes en Hospitales. Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social MSPAS.Guatemala, 2002.

8. Norma tcnica No. 35-2002 Para la gestin de medicamentos y suministrosanes en Direcciones de reas de Salud. Ministerio de Salud Pblica y Asis-tencia Social MSPAS. Guatemala, 2002.

9. Acuerdo Ministerial 34-2011 Procedimiento para la baja de medicamentos yproductos anes vencidos y en desuso. Guatemala, Abril de 2011.

Bibliografa


46/98

pgina38

Bibliografa


47/98

pgina39

Lista de anexos

1. Lineamientos de conservacin, almacenamiento y transporte de las vacunas encadena de fro

2. Procedimiento especial para la determinacin de responsabilidades en caso de prdidas

2.1 Algoritmo en caso de prdida de vacuna

3. Lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorco

4. Gua de llenado de inventarios de cadena de fro

Instrumentos del Sistema de Informacin Logstica5. Calendario Logstico

6. Registro Diario de Demanda Real

7. Tarjeta de Control de Suministros kardex

8. Balance de Bodega

9. Reporte de balance de vacunas y productos relacionados

10. Registro de Inventario Fsico General Trimestral

11. Formato de Requisicin

12. Flujos de Requisicin y Distribucin

Anexos


48/98

pgina40

Anexos

Anexo 1

Lineamientos de conservacin, almacenamiento ytransporte de las vacunas

1. Conservacin y almacenamiento de Vacunas

Las vacunas deben conservarse en cadena de fro (manipulacin y transporte en tem-

peraturas adecuadas desde el laboratorio productor, hasta el momento de su aplica-

cin a la poblacin objetivo del programa), para garantizar su poder inmunolgico.

Para almacenar y conservar las vacunas en los servicios de salud, se utilizan general-mente los refrigeradores domsticos de diseo tradicional o los de pared de hielo(ice-lined refrigerator), especialmente diseados para la conservacin del biolgico.

Figura No. 1

NIVELES DE LA CADENA DE FRO


49/98

pgina41

Nota: Las vacunas deben colocarse en el centro del compartimiento, evitando que

toquen las paredes y obstruyan el paso del aire fro Utilizar la gaveta inferior (legumbrera) sin la tapadera o vidrio para colocar las

botellas que contengan agua fra con colorante, que permitir conservar el airefro al abrir la puerta del refrigerador.

El refrigerador debe ser exclusivo para el almacenamiento de vacunas. El plan de emergencia de cadena de fro debe actualizarse cada 6 meses

El funcionamiento eciente y la conservacin de la temperatura en los refrigeradoresde tipo domestico utilizados para almacenar las vacunas dependen de lo siguiente:

1. Estar colocados a 15 cm de la pared.

2. El espacio frigorco interno debe estar debidamente organizado (no bloquearel ujo del aire).

3. Disponer de elementos estabilizadores de temperatura (botellas con agua).

4. Controlar y registrar rigurosamente la temperatura diaria (dos veces al da).

5. Practicar actividades de mantenimiento preventivo rutinario, al menos una vez al mes.

6. Debe estar instalado en un lugar fresco y ventilado.

7. Debe estar ubicado a la sombra y alejado de las ventanas y de toda fuente de calor.

8. Debe estar colocado sobre una supercie plana (nivelada)

Figura No. 2

ORGANIZACIN DE UN REFRIGERADOR PARA MANTENER LA TEMPERATURA ESTABLE

Paquetes fros(puestos a congelar)

Paquetes fros(congelados)

Bandeja de deshielo

Termmetro

Vacunas

(colocadas en bandejas)

Paquetes fros(puestos a enfrar)

Botellas con agua(dentro de la bandeja

para vegetales)


50/98

pgina42

Anexos

Perodo de almacenamiento y temperatura de conservacin de las vacunas se-gn nivel de gestin.

Las vacunas deben mantener sus buenas cualidades inmunolgicas hasta la fechade caducidad indicada por el laboratorio productor. Para esto, deben almacenarsey conservarse en el nivel local a temperaturas de refrigeracin que oscilen entre +2C y +8C. Para garantizar la calidad de las vacunas y evitar riesgos de exposicinde las mismas ante posibles interrupciones del uido elctrico en algunos nivelesde gestin, se ha normado el periodo y los rangos de temperatura que debenconservarse las vacunas en cada nivel de gestin, el cual se detalla a continuacin:

NivelCentral(CNB)

Departamental(rea de Salud)

Municipio (Distrito,Servicios de Salud)

Tiempo 6 a 18 meses 3 a 6 meses 1 mes

VACUNASOPV, SPR, SR, -15 0C a -250C

BCG, InuenzaDPT, Td, Pentavalente, Rotavi-rus, Hepatitis B, Neumococo

+2 0C a +8 0C*

Los diluyentes de las vacunas (las que corresponda) deben conservarse en tempe-ratura de + 2 C + 8 C , por lo menos una hora antes de ser utilizados.

Control de la temperatura del refrigerador:Los refrigeradores vienen provistos en su parte interior de un termostato que seregula mediante perillas, las cuales varan dependiendo del tipo de refrigerador; al-

gunos tienen nmeros o letras, lo cual no equivale a los grados de temperatura. Sidesea una temperatura menor (ms fra) deber mover la perilla a un nmero mayor(a mayor nmero, ms fro). Normalmente se recomienda mantener la perilla en losnmeros 3 o 4.

Monitoreo y registro de la temperatura de conservacin de vacunas: Para asegurar la conservacin adecuada y permanente de las vacunas, todos

los servicios deben monitorear y registrar diariamente la temperatura del inte-rior del refrigerador en la maana y por la tarde, en el ache de cadena de fro,el cual permite adems registrar aspectos relacionados con el mantenimientorutinario, funcionamiento de los equipos y reabastecimiento de vacunas.


51/98

pgina43

INSTRUMENTO PARA EL REGISTRO, MONITOREO YSUPERVISIN DE LA CADENA DE FRO

2. Gua de uso del instrumento para el registro, monitoreo ysupervisin de la cadena de fro en todos los servicios de salud

El instrumento de registro, monitoreo y supervisin de la cadena de fro, est con-tenido en un ache, el cual debe colocarse en la parte frontal de cada equipofrigorco (cmara, refrigerador, congelador). Los objetivos de dicho material son:

Objetivo general:Evaluar sistemticamente el cumplimiento de los lineamientos para la conservaciny almacenamiento adecuado de las vacunas, a travs del monitoreo y anlisis delregistro diario de la temperatura de cada equipo frigorco en institucin especica.

Objetivo especcos:

1. Registrar diariamente (dos veces al da) la temperatura de cada equipo frigorco.

2. Anlisis semanal del registro de temperatura de cada equipo frigorco para latoma de decisiones oportuna.


52/98

pgina44

Anexos

3. Monitorear sistemticamente el registro y anlisis del comportamiento de latemperatura de cada equipo frigorco para asegurar la calidad de las vacunas.

4. Monitorear el reabastecimiento oportuno de vacunas.

5. Registrar y analizar las actividades de mantenimiento de cada equipo frigorco.

6. Registrar la capacidad del equipo frigorco.

El instrumento consta de los siguientes segmentos:

Datos Generales:

a. Complete los datos solicitados segn el rea, municipio, servicio y ao quecorresponda.

b. Tipo de equipo y fuente de energa que utiliza: Anote una X en el cuadrito de-

pendiendo de las caractersticas fsicas del equipo y fuente de energa.

c. Rango de temperatura ideal de los equipos frigorcos: Este recuadro es un re-cordatorio sobre las temperaturas que debe mantener cada uno de los equiposde cadena de fro incluyendo los cuartos fros.

d. Capacidad de almacenamiento: En esta celda, se debe registrar la capacidad encm3, del equipo frigorco correspondiente. Para estimar la capacidad en cm3,debe aplicar el procedimiento de clculo que se detalla en las pginas N 42 y43 del Manual tcnico de Induccin Programa de Inmunizaciones del 2009.

e. N de registro de inventario: Anote el dato, el cual est disponible en la tarjetade responsabilidad de la persona que tiene asignado el equipo.

f. Temperatura ambiente: registre la temperatura promedio del lugar en que estsituado la bodega de vacunas en el servicio de salud.

REGISTRO DIARIO DE TEMPERATURA: Registre la temperatura que mar-ca el termmetro interno del equipo, dos veces al da (am y pm), tempranoen la maana al trasladar la vacuna al termo y en la tarde cuando regresalas vacunas no utilizadas al refrigerador.

REGISTRO DE ABASTECIMIENTO DE VACUNAS:Escriba una X en la columnade la semana y mes que corresponda, cada abastecimiento de vacunas, al nalde la tabla se dej tres las ms, para que se registre otro tipo de vacuna quese reciba.

REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO DELEQUIPO DE CADENA DE FRO:Escriba una X en la columna de la semanay mes que corresponda, de acuerdo al tipo de mantenimiento realizado alequipo. Si usted necesita anotar algo extra que no esta en la tabla lo puede


53/98

pgina45

escribir en el apartado observaciones situado en la parte inferior de estamisma tabla.

MONITOREO Y EVALUACIN DEL FUNCIONAMIENTO, MANTENIMIEN-TO Y REABASTECIMIENTO DE VACUNAS EN EL EQUIPO DE RED FRA:Verique datos de tablas anteriores, analice y escriba una X en la columnaSI o NO, segn la actividad evaluada en la semana y mes correspondiente.Al nal de la tabla se debe registrar el nivel que realiz la asistencia tcnica,monitoreo o supervisin, de acuerdo al nmero correspondiente asignadopara cada nivel (ver llamada con asterisco). Si considera necesario aclarar oenfatizar una situacin especial, use el espacio asignado a observaciones.

PIE DE AFICHE:coloque nombre y rma del responsable directo de la ca-dena de fro, nombre y rma del jefe inmediato superior.

Es importante que las uctuaciones de temperatura se registren y reporten inme-

diatamente a donde corresponda, evaluando la necesidad de activar los planes deemergencia elaborados ante una posible interrupcin de la energa elctrica.

3. Transporte de vacunas

El transporte de vacunas al igual que el almacenamiento y la distribucin, soncomponentes de la cadena de frio.

El transporte general entre los niveles de la cadena de frio debe hacerse en termos oen cajas fras en buen estado, con su correspondiente dotacin de paquetes fros y ala temperatura adecuada para mantener debidamente la conservacin de las vacunas

Al preparar los implementos trmicos para transportar las vacunas, se debe teneren cuenta lo siguiente:

Determinar el tiempo que durar el transporte, as como las condiciones am-bientales y logsticas del recorrido.

Elegir las cajas fras y termos adecuados (limpios, en buenas condiciones, conla capacidad idnea, entre otros).

Tener en cuenta el tipo de vacuna a transportarse y la temperatura requeridaen cada caso.

Preparar los paquetes fros a ser utilizados en los termos segn el tipo, consi-derando que no todas las vacunas pueden exponerse a bajas temperaturas.

Al preparar las cajas fras y/o termos, no basta colocar uno o dos paquetesfros. Todas las paredes internas del termo o de la caja fra deben estar cubier-tas con estos paquetes.


54/98

pgina46

Anexos

Una vez preparadas las cajas fras y los termos, estos deben mantenerse debi-damente cerrados, colocados a la sombra y alejados de toda fuente de calor.

Durante el transporte, las cajas fras y termos deben mantenerse a la sombra yno deben exponerse a los rayos directos del sol.

Recordar que si no se viene exclusivamente a recoger vacuna, esta actividaddeber ser la ltima antes de regresar a su rea de salud, para evitar exponer lavacuna a prdida de la cadena de fro, robo o cualquier otro incidente.

Preparacin de los paquetes fros de agua:

El programa no recomienda el uso de paquetes fros eutcticos4, los cuales por sucontenido, an en estado lquido puede presentar temperatura inferior a cero gra-dos centgrados y por lo tanto, se corre el riesgo de congelar las vacunas.

Preparacin de las vacunas para su transporte:

1. La enfermera profesional de rea de salud o persona delegada debidamentecapacitada, es la responsable de la recepcin de las vacunas en el CNB.

2. La persona del rea de Salud responsable de recibir la vacuna en el CNB,debe asegurar el uso de cajas fras adecuadas (limpias y en buen estado)para mantener la calidad de la vacuna.

3. Asegurar el uso del termmetro lser o termmetro de alcohol en cadacaja para vericar y controlar peridicamente la temperatura de la vacunadurante el transporte de la misma al rea de Salud.

4. Determinar el tiempo que durar el transporte, as como, las condicionesambientales y logsticas del recorrido, segn el rea de Salud.

5. Usar los elementos de apoyo a la cadena de fro adecuados como termospara vacunas o cajas fras, termmetros, bateras etc.

4 Eutcticos: Mezcla de dos componentes (un soluto y un solvente) que alcanza su puntode congelacin ms bajo y se solidica, el cual estando aun en estado lquido, puedemantener temperaturas de congelacin (inferior a cero grados).


55/98

pgina47

6. Tener en cuenta el tipo y cantidad de vacuna a transportarse y la tempera-tura requerida en cada caso.

7. Preparar los paquetes fros a ser utilizados, tomando en cuenta las conside-raciones anteriormente descritas.

8. Si la persona que transporta la vacuna al rea de Salud se le asignaron otrastareas como por ejemplo dejar correspondencia en el MSPAS, debe asegurarque lo ltimo que har es retirar la vacuna en la bodega del CNB, para evitarque la vacuna est expuesta al: sol, robo, cambios de temperaturas, etc.

9. Cada caja trmica o termo debe ser preparado con bateras de acuerdo altipo de vacuna que se va a transportar.

Ejemplo:

Si va a transportar vacunas OPV SPR, las bateras deben estar a temperaturaentre -15C a -25C

Si va a transportar vacunas BCG, Hepatitis B, Pentavalente, Rotavirus, Neumo-coco, DPT y Td, las bateras deben estar a temperatura entre +2C a +8C.

Manipulacin y transporte del diluyente: Recuerde que los diluyentes deben refrigerarse entre +2C y +8C por lo menos una

hora antes de ser ulizados.

Vida fra en los termos:

La vida fra de un termo que haya sido preparado con bateras que contienenagua, y que no se ha abierto, puede durar hasta 36 horas a una temperaturaambiental de 43 grados centgrados. En general a ms aperturas del termo,menos tiempo de conservacin de la vida fra del mismo. Es importante quese mantenga un termmetro dentro del termo para monitorear los cambios detemperatura.

Todo frasco de vacuna que fue transportado al campo y se abri nodebe regresar a la refrigeradora del establecimiento, independiente del tipode vacuna o la cantidad de dosis de vacuna que qued en el vial. Este debeser descartado y debe registrarse de acuerdo a lo descrito en el manual de

procedimientos logsticos de vacunas e insumos del

programa de inmunizaciones.

Recuerde evitar el contacto de las vacunas (Hepatitis B, Pentavalente,DPT, Rotavirus, Neumococo y Td) con los paquetes fros congelados ya

que estas vacunas son ms sensibles a las temperaturas.


56/98

pgina48

Anexos

Para determinar la vida fra, monitoree el rendimiento de los termos y cajas frasen el ambiente en que se realiza la vacunacin.

Poltica de frascos abiertos utilizados dentro de los servicios de saludaprobada por OPS

Vacuna

Tiempo que puedeutilizarse despus deabierto el frasco en el

servicio de salud

REQUISITOS A CUMPLIR

OPV, DPT, Td,Hepatitis Badulto.

Mximo 4 semanas

1. Que no haya pasado la fecha de caducidad.

2. Conservacin adecuada dentro delrefrigerador.

3. Utilizar tcnicas de asepsia para retiro de las

dosis (prohibido dejar introducida las agujasen el frasco).

4. Que el tapn de caucho de la vacunano est sumergido en agua debido aldescongelamiento de los paquetes fros. Elfrasco debe permanecer limpio y seco.

SPR, BCG y SR Mximo 6 horas

Anexo 2

Procedimiento especial

manual de procedimientos de vacunas

Documents