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AUTORIZADO 30 DE OCTUBRE 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
COORDINACIÓN
GENERAL DE COMUNICACIÓN
SOCIAL
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 2 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
VALIDACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
CLAVE MZAC1418/MP/ CCS
AUTORIZA
LIC. MARCOS FLORES MORALES PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL
APRUEBA REVISO ELABORA
C. OSCAR TREJO MÁRQUEZ
CONTRALOR MUNICIPAL
LIC. FERNANDO TORRES BARRAGÁN
COORDINADOR GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
LIC. NATALY HERNÁNDEZ CABRALES
SECRETARIA
Actualizado el 21 de agosto de 2016 con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 3 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 4
2. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ........................................................................................... 4
3. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................. 5
3.1. PROCEDIMIENTO 1: Difusión de las actividades, programas o eventos del Gobierno Municipal en los Medios de Comunicación................................................................................................................ 5
3.1.1. GENERALIDADES .................................................................................................................... 5
3.1.2. DESCRIPCIÓN ......................................................................................................................... 7
3.1.3. DIAGRAMA ............................................................................................................................ 9
3.2. PROCEDIMIENTO 2: Rueda de Prensa ......................................................................................... 11
3.2.1. GENERALIDADES: ................................................................................................................. 11
3.2.2. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................................... 12
3.2.3. DIAGRAMA .......................................................................................................................... 13
3.3. PROCEDIMIENTO3: Diseño, creación y difusión de campañas publicitarias. .............................. 16
3.3.1. GENERALIDADES: ................................................................................................................. 16
3.3.2. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................................... 17
3.3.3. DIAGRAMA .......................................................................................................................... 18
4. DIRECTORIO ......................................................................................................................................... 19
5. GLOSARIO ............................................................................................................................................ 20
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INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como objeto fundamental servir como un instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones y la descripción de los procedimientos de cada una de las funciones del área de la Coordinación de Comunicación Social Municipal, así como las políticas de operación o lineamientos que rigen como realizan dichos procedimientos.
El manual estará sujeto a cambios en su contenido con el fin de mantenerlo actualizado cada vez que se presente modificaciones en la ejecución de los procedimientos y a su vez tener en una mejora continua lo cual de eficiencia y eficacia a cada una de las actividades que desempeña el área de la Coordinación de Comunicación Social Municipal.
PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
1 Difusión de las actividades, programas o eventos del Gobierno Municipal en los Medios de Comunicación.
2 Rueda de Prensa. 3 Diseño, Creación y Difusión de Campañas Publicitarias.
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PROCEDIMIENTOS 3.1. PROCEDIMIENTO 1: Difusión de las actividades, programas o eventos del
Gobierno Municipal en los Medios de Comunicación.
3.1.1. GENERALIDADES
UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación de Comunicación Social
LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Capítulo I- De las garantías individuales.
Artículo 6. 05-02-1917 27-01-2016
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Capítulo I- De las garantías individuales.
Artículo 7.
05-02-1917 27-01-2016
OBJETIVO: Las publicaciones sobre las acciones del Gobierno Municipal de Zacatlán, se difunden a través de los medios de comunicación manteniendo informada a la ciudadanía.
FUNCIÓN: Informar a la ciudadanía sobre las acciones del Gobierno Municipal de Zacatlán.
ALCANCE: Desde cubrir el evento para generar la nota informativa, hasta el monitoreo de noticias.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Coordinar y establecer los sistemas de comunicación y difusión de las actividades del Ayuntamiento y de todas las áreas de la Administración Municipal.
Instrumentar los lineamientos y criterios generales para recabar, procesar y proporcionar a la ciudadanía y a los medios de comunicación, la información relativa a las acciones realizadas por el Ayuntamiento y el desenvolvimiento de la función administrativa
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municipal.
Dirigir y promover la política de publicaciones generadas por la actividad de las distintas dependencias y unidades de la administración Municipal.
TIEMPO DE GESTIÓN: DE 1 A 5 DÍAS.
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3.1.2. DESCRIPCIÓN
PASO PUESTO O ÁREA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1 Solicitante. Se agenda los eventos, programas o actividades de las dependencias que integran el gobierno municipal.
Oficio de Solicitud.
2
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Se asiste al evento, se genera la información y fotos para la realización de la nota informativa.
3
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Realización del boletín informativo. Boletín
Infamativo.
4
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Se archiva en una carpeta digital la nota informativa y fotos generadas.
5 Medio de Comunicación.
Envió del boletín informativo a medios de comunicación y a la Unidad de Enlace y Transparencia Municipal para la actualización de la página oficial del H.
Boletín Infamativo.
6
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Se comparte la nota informativa en las redes sociales del Gobierno Municipal.
7
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Se da seguimiento de la nota informativa a través del monitoreo de noticias.
8
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Se realiza el monitoreo de noticias, se almacena de manera digital e impreso de los periódicos con los que se tiene convenio.
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9
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
En caso de existir deformación de la información emitida, se ejerce el derecho de réplica.
SI EXISTE DERECHO DE REPLICA
10 Medio de Comunicación.
Se envía oficio al medio de comunicación solicitando la corrección de la información.
Oficio.
11 Medio de Comunicación. Monitoreo de la noticia y su corrección.
Monitoreo de Noticias.
12 Medio de Comunicación.
Se da seguimiento al oficio y rectificación de la información.
13 Medio de Comunicación. Archivo Digital.
14
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
En caso de negarse, se solicita mediante oficio la negativa a la petición y razones fundamentadas.
Oficio de Notificación.
15
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Envía aviso a las direcciones correspondientes. Oficio de
Notificación.
16 Medio de Comunicación.
Recibe aviso correspondiente y revisión del status de la solicitud.
Oficio de Notificación.
NO EXISTE DERECHO DE REPLICA
17 Solicitante. Informa al solicitante mediante oficio y devuelve a coordinación de comunicación social.
Oficio.
18
Coordinación de
Comunicación Social
Municipal.
Se registra en base de datos y se da la respuesta final. Oficio.
19 Coordinación
de Comunicación.
Archivo Digital.
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3.1.3. DIAGRAMA
DIFUSIÓN DE LAS ACTIVIDADES, PROGRAMAS O EVENTOS DEL GOBIERNO MUNICIPAL EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Solicitante Coordinación de Comunicación Social Instancia Municipal o Medio de Comunicación
Boletín O-1
Boletín O-1
Oficio O-1
INICIO
Se agenda los eventos, programas o actividades de
las dependencias que integran el gobierno municipal.
Se cubre el evento y se recaba la información y
fotografías.
Realización del boletín informativo.
Archivo Digital
Envió del boletín informativo a medios de comunicación y a la
unidad de enlace y transparencia municipal para la actualización de la página web
del h. Ayuntamiento.
Se Comparte La Nota En Las Redes Sociales.
Se da seguimiento de la nota informativa a través del monitoreo de noticias.
Se realiza monitoreo de noticias
En caso de existir deformación de la información, se ejerce el
derecho de réplica. 10
1 2
3
4 5
6
7
8
9
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DIFUSIÓN DE LAS ACTIVIDADES, PROGRAMAS O EVENTOS DEL GOBIERNO MUNICIPAL EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Solicitante Coordinación de Comunicación Social Instancia Municipal o Medio de Comunicación
Oficio O-1
Oficio O-1
Oficio O-1
Oficio O-1
Oficio O-1
Oficio O-1
9
Existe Deformación
Se envía oficio al medio de comunicación, solicitando la corrección de la información.
Se realiza el monitoreo de la noticia y su corrección.
Archivo Digital
Se solicita mediante oficio las razones de la negativa.
Se da seguimiento al Oficio.
Envía avisos a las direcciones correspondientes.
Informa al solicitante
mediante oficio y devuelve a
coordinación de comunicación
social.
Recibe aviso correspondiente y revisa
status de la solicitud.
Se recibe respuesta y se registra en base de datos.
Archivo Digital
FIN
17
10
11
12
13
14
15
16
18
17
19
SI NO
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3.2. PROCEDIMIENTO 2: Rueda de Prensa
3.2.1. GENERALIDADES:
UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación de Comunicación Social
LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Capítulo I- De las garantías individuales.
Artículo 6 05-02-1917 27-01-2016
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Capítulo I- De las garantías individuales.
Artículo 7.
05-02-1917 27-01-2016
TIEMPO DE GESTIÓN: DE 1 A 5 DÍAS.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Coordinar y gestionar las ruedas de prensa al interior de la administración pública para dar difusión de los eventos o acontecimientos importantes de las acciones del Gobierno Municipal de Zacatlán.
Brindar de manera oportuna y eficaz la información a los medios de comunicación para la difusión con la ciudadanía. Monitorear la información saliente a la ciudadanía para generar comunicación efectiva y asertiva.
OBJETIVO: Comunicar de manera masiva y amplia información relevante sobre el gobierno municipal de Zacatlán con un alto reflejo en los medios de comunicación y con un tratamiento favorable.
FUNCIÓN: Informar a la ciudadanía sobre las acciones del Gobierno Municipal de Zacatlán.
ALCANCE: Organización de las ruedas de prensa, hasta el monitoreo de noticias.
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3.2.2. DESCRIPCIÓN
PASO PUESTO O ÁREA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1 Direcciones y
Coordinaciones del H. Ayuntamiento.
Solicitud para la organización de la rueda de prensa.
Oficio de Solicitud.
2 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
Se analiza el grado de importancia de la noticia para aprobar la solicitud.
3 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Se fija fecha y lugar para la rueda de prensa.
4 Medio de Comunicación.
Se solicita todo lo necesario para la rueda de prensa a las direcciones y si es en un espacio exterior se realiza la solicitud al área de tesorería para la aprobación.
Oficio.
5 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
Se establecen los portavoces y la agenda del evento.
6 Medio de Comunicación.
Se realiza la convocatoria a los medios de comunicación.
7 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
Antes de dar inicio a la rueda de prensa se realizan pruebas audiovisuales y que todo esté en orden para iniciar puntualmente con la conferencia.
8 Medio de Comunicación.
Se realiza seguimiento de todo lo que se publica o emite.
9 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
En caso de existir deformación de la información emitida, se ejerce el derecho de réplica.
SI EXISTE DERECHO DE REPLICA
10 Medio de Comunicación.
Se envía oficio al medio de comunicación solicitando la corrección de la información. Oficio.
11 Medio de Comunicación.
Se realiza el monitoreo de la noticia y su corrección.
12 Medio de Comunicación.
Se da seguimiento al oficio y rectificación de la información.
13 Medio de Comunicación. Archivo Digital.
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14 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
En caso de negarse, se solicita mediante oficio la negativa a la petición y razones fundamentadas.
Oficio de Notificación.
15 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Envía aviso a las direcciones correspondientes.
Oficio de Notificación.
16 Medio de Comunicación.
Informa al solicitante mediante oficio y devuelve a coordinación de comunicación social.
Oficio de Notificación.
NO EXISTE DERECHO DE REPLICA
17 Medio de Comunicación.
Informa al solicitante mediante oficio. Oficio.
18 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
Se registra en base de datos y se da la respuesta final.
Oficio.
19 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Archivo Digital.
3.2.3. DIAGRAMA
Rueda de Prensa Direcciones Coordinación de Comunicación Social Instancia Municipal o Medio de
Comunicación
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 14 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
Rueda de Prensa Solicitante Coordinación de Comunicación Social Instancia Municipal o Medio de
Comunicación
Oficio O-1
Oficio O-1
Oficio O-1
INICIO
Solicitud para la realización de la rueda de prensa.
1 Análisis del grado de
importancia de la noticia para aprobar la rueda de prensa.
Se fija lugar y fecha de la conferencia.
Se solicita todo lo necesario para la rueda de prensa a las
direcciones competentes.
Se establecen los portavoces y la agenda de la rueda de
prensa.
Se hace la convocatoria a los medios de comunicación.
Revisión previamente a la conferencia de prensa al
equipo audiovisual y material.
Realización de la rueda de prensa.
En caso de existir deformación de la información, se ejerce el
derecho de réplica.
Existe Deformación
Se envía oficio al medio de comunicación, solicitando la corrección de la información.
11 17
2
3 4
5 6
8 7
9
10
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 15 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
Oficio O-1 Oficio O-1
Oficio O-1 Oficio O-1
Oficio O-1
Se realiza el monitoreo de la noticia y su corrección.
10
Se da seguimiento al oficio
Archivo Digital Se solicita mediante oficio
las razones de la negativa
Envía avisos a las direcciones correspondientes.
Recibe aviso correspondiente y revisa status de la solicitud.
Informa al solicitante mediante oficio y devuelve a
coordinación de comunicación social.
Se recibe respuesta y se registra en base de datos.
Archivo Digital
FIN
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 16 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
3.3. PROCEDIMIENTO3: Diseño, creación y difusión de campañas publicitarias.
3.3.1. GENERALIDADES:
UNIDAD RESPONSABLE: Coordinación de Comunicación Social
LEY O NORMATIVA ARTÍCULO EMISIÓN ÚLTIMA REFORMA
LEY ORGÁNICA MUNICIPAL Artículo 89
Artículo 89 Bis.
23-03-2001 16-03-2016
TIEMPO DE GESTIÓN: DE 1 A 5 DÍAS.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Coordinar y establecer los ejes de la campaña publicitaria.
Emitir evaluación de la campaña publicitaria.
Cuidar y supervisar el uso de logotipos oficiales del Gobierno Municipal en carteles, programas o material promocional.
OBJETIVO: El plan de comunicación debe contribuir con el diseño y producción de materiales para campañas de difusión del gobierno.
FUNCIÓN: Informar a la ciudadanía sobre las acciones del Gobierno Municipal de Zacatlán.
ALCANCE: Desde el desarrollo del brief hasta la conclusión de la campaña.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 17 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
3.3.2. DESCRIPCIÓN
PASO PUESTO O ÁREA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1 Direcciones y
Coordinaciones del H. Ayuntamiento.
Solicitud de la elaboración de una campaña publicitaria.
Oficio de Solicitud.
2 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Antecedentes de la situación, diagnóstico. Brief.
3 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Contexto actual. Brief.
4 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Objetivos específicos. Brief.
5 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Establecer segmentos primarios y secundarios. Brief.
6 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Presupuesto. Brief.
7 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Concepto gráfico. Brief.
8 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Plan de comunicación. Brief.
9 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
Cronograma.
Brief.
10 Coordinación de Comunicación
Social Municipal.
Se inicia la campaña publicitaria. Brief.
11 Coordinación de Comunicación
Social Municipal. Se evalúa el impacto de la campaña publicitaria. Brief.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/CCS Página 18 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
3.3.3. DIAGRAMA
DISEÑO, CREACIÓN Y DIFUSIÓN DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS Solicitante Coordinación de Comunicación Social Instancia Municipal o Medio de Comunicación
Cronograma O-1
Oficio O-1
INICIO
Solicitud de la elaboración de la
campaña publicitaria.
Antecedentes de la situación, diagnostico.
Contexto actual.
Establecer segmentos primarios y segmentos.
Presupuesto.
Concepto gráfico.
Plan de comunicación.
Se elabora Cronograma.
Inicio de la campaña publicitaria.
Seguimiento de la campaña publicitaria.
Evaluación de la campaña publicitaria.
FIN
Archivo Digital
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social Código MZAC1418/MP/CCS Página 19 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
DIRECTORIO UNIDAD
ADMINISTRATIVA NOMBRE PUESTO TELÉFONO E-MAIL DIRECCIÓN
Coordinación de Comunicación
Social
Lic. Fernando Torres Barragán
Coordinador de
Comunicación Social
97-5-05-20
Carretera Federal Apizaco-Tejocotal, Km. 119, Col. San Bartolo,
C.P. 73310 Coordinación de Comunicación
Social
Lic. Nataly Hernández Cabrales
Secretaría de Comunicació
n Social
97-5-05-20
Carretera Federal Apizaco-Tejocotal, Km. 119, Col. San Bartolo,
C.P. 73310 Coordinación de Comunicación
Social
Diana Yetnaletzi Velázquez de León
Sosa
Secretaría de Comunicació
n Social
97-5-05-20
Carretera Federal Apizaco-Tejocotal, Km. 119, Col. San Bartolo,
C.P. 73310 Coordinación de Comunicación
Social
Lic. Edgar Alan López Romero
Apoyo 97-5-05-20
Carretera Federal Apizaco-Tejocotal, Km. 119, Col. San Bartolo,
C.P. 73310
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 20 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
GLOSARIO
El manual se estructura en varios capítulos con el fin de revisar desde la
comunicación en general a la comunicación específica. A lo largo del manual se
proporcionarán ejemplos para el correcto uso de las herramientas de comunicación.
Este primer capítulo proporciona información general sobre la comunicación.
Definiciones de comunicación
• Según Stanton, Etzel y Walker (2007), la comunicación es "la transmisión verbal
o no verbal de información entre alguien que quiere expresar una idea y quien
espera captarla o se espera que la capte" (pág.511).
• Como afirma Marta Rizo (2011) “la comunicación es la base de las relaciones
sociales. Los procesos de comunicación implican, antes que cualquier otra cosa,
interacciones entre sujetos distintos que, en aras de comprenderse, establecen
vínculos en el mundo de la vida cotidiana. Estos vínculos no son otra cosa que
acciones encaminadas al reconocimiento del otro, con quien interactuamos a
partir de nuestra propia cosmovisión y al cual reconocemos al carácter de
persona similar a uno mismo” (p.23-24).
• Para María del Socorro Fonseca (2000), comunicar es "llegar a compartir algo de
nosotros mismos. Es una cualidad racional y emocional específica del hombre
que surge de la necesidad de ponerse en contacto con los demás,
intercambiando ideas que adquieren sentido o significación de acuerdo con
experiencias previas comunes" (pág. 4).
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 21 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
Importancia de la comunicación
¿Por qué es importante la comunicación en una dependencia de gobierno?
Son muchas las razones, entre ellas la necesidad de que haya coherencia entre la
comunicación no sólo interna sino externa, que la imagen no resulte arbitraria y sobre
todo crear valor en la organización.
Para que haya comunicación primero debe haber información, lo cual se
considera el primer estadio de la comunicación.
La comunicación ha evolucionado y sobre todo se ha visto influenciada en los
últimos tiempos por un mundo más globalizado, por la eliminación de barreras lo que
provoca un aumento de la competencia, por la apertura de mercados y sobre todo por
la convergencia de las tecnologías de la información, las telecomunicaciones y la
audiovisual, que han alterado las relaciones tradicionales entre el emisor-receptor.
Sin duda alguna en la actualidad, la sociedad juega un papel importante para la
formación del individuo y para su rol, basándose en sus valores y principios. Todo ello
ha llevado a un nuevo paradigma de la comunicación, cuyos principios básicos se
pueden resumir a continuación:
• Comunicación más participativa
• Comunicación Interpersonal
• Global: sin barreras de espacio ni fronteras
• Operativa: Volcada a la acción
• Y para todo el mundo.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 22 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
Proceso de la comunicación
Comunicar es persuadir y persuadir es buscar efectos. De esta manera la
comunicación se convierte en una herramienta más de gestión orientada a la
consecución de los objetivos estratégicos de la organización.
La comunicación es un proceso que según el modelo de Shannon y Weaver
(1948) incluyen los siguientes elementos básicos:
• Emisor o fuente: Persona que tiene capacidad para emitir un
mensaje y lo transmite por medio de un canal a un receptor.
• Codificación: Transformación de la formulación de un mensaje a
través de las reglas o normas de un código o lenguaje
predeterminado.
• Receptor: Persona o grupo que recibe un mensaje.
• Decodificación: Aplica las reglas adecuadas a un mensaje que ha
sido emitido en un sistema de signos determinado para entenderlo.
• Mensaje: Contenido informativo que se traslada.
• Canales: Medio físico a través del cual se transmite la información.
Ejemplo: departamentos, mensajeros, internet, salas de juntas. • Feedback: Es la retroalimentación que permite al emisor verificar la
efectividad de sus mensajes o reorientar sus futuras acciones.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 23 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
Diferentes tipos de comunicación
De acuerdo a los Manuales Prácticos de la Pyme, en su publicación "cómo elaborar
el plan de comunicación" (2016, p.18-19) se puede clasificar según la procedencia:
• Ambiental: Información que procede del entorno.
• Interna: La que procede y procesa la propia organización.
• Corporativa: Aquella que la organización procesa y proyecta al entorno exterior.
Centrándonos en los tipos de comunicación, encontramos según el emisor de la
comunicación que esta se puede distinguir en:
• Vertical descendente: Fluye desde los rangos superiores del área o dependencia
hasta los rangos inferiores (empleados). Ejemplo: órdenes, circulares, boletines de
empresa, folletos de la empresa.
• Vertical ascendente: Fluye desde los rangos inferiores hasta los rangos
superiores. Los empleados tienen la posibilidad de expresarse y comunicarse con sus
superiores. Ejemplo: encuestas, reuniones con el personal.
• Lateral u horizontal: Se da en los equipos de trabajo, entre las distintas
áreas de la organización que comparten funciones. La comunicación fluye entre iguales.
Según la participación del número de interlocutores la comunicación se puede clasificar
en:
• Monodireccional: Transmite únicamente la información en una vía, el receptor no da
ninguna respuesta.
• Bidireccional: Comunicación de doble vía, permite retroalimentación, el receptor
emite su respuesta.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 24 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
• Multidireccional: La creciente complejidad de la sociedad provoca la creación de un
cambio en la comunicación, hacia un modelo en el que no sólo participan emisor y
receptor, sino que existen respuestas de diferentes grupos. Ejemplo de la
multidireccionalidad: se encuentra en Internet, donde diferentes personas pueden
comunicarse simultáneamente.
Otras clasificaciones comunes de la comunicación son:
• Verbal: Se produce de forma oral, basada en el diálogo, discusión, se debe prestar
atención al tipo de palabras que el/los interlocutores utilicen.
• No verbal: No se produce de forma oral, puede tratarse de comunicación escrita o la
que se produce a través de la mirada, las posturas, expresiones, movimientos o la
apariencia física.
La comunicación también puede dividirse en:
• Formal o institucional: Se realiza mediante comunicados u otras herramientas
oficiales y que contiene un mensaje supervisado por la jerarquía de la
organización.
• Informal: Es establecida entre los empleados de una organización. En algunos
casos este tipo de comunicación es más fuerte que la formal.
• Organizada: Se realiza con base a un plan y herramientas planificadas.
• Improvisada: No se planifica y se produce de forma espontánea o improvisada.
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 25 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
La Comunicación Social
Importancia
Hoy en día, el éxito de una institución, de un político, de un producto, de un
ayuntamiento, está relacionado en proporción directa a la eficacia de su actividad
comunicativa.
Según Daniel Lerner (1958) verificó la existencia de clara y estrecha correlación
entre el desarrollo nacional y la comunicación social. Halló que esa transición se daba
en las siguientes etapas: urbanización (aparejada con industrialización); participación
de la gente en la comunicación masiva; alfabetismo; y participación en política.
Schramm (1980) dice que una atmósfera general propicia a la consecución del
cambio social indispensable para lograr el desarrollo.
Proceso de la comunicación social
El Dr. Rafael Alberto Pérez (2003, p. 429-430) puntualiza la estrecha relación
que tiene la teoría de la acción con la comunicación social. Precisa que:
El mundo existía para una conciencia:
• Empirismo: Primacía mundo sobre conciencia
• Idealismo: Primacía conciencia sobre mundo
Y que el giro lingüístico aportó:
• Toda acción es social
• Toda acción esta mediada por lo simbólico
• De origen filosófico pasa poco a poco a las ciencias sociales
Manual de Procedimientos: Coordinación General de Comunicación Social. Código MZAC1418/MP/ CCS Página 26 de 27 Fecha de Emisión 30 de Octubre de 2014 Fecha de Actualización 21 de Agosto 2017 Revisiones 3
Para la corriente pragmática, continúa el Dr. Pérez, la comunicación es una forma
de acción. Cuando asumimos esta concepción hablamos de acción comunicativa
estamos devolviéndole a la comunicación algo que le corresponde por derecho propio:
ser una de las formas más eficaces y económicas de participación e intercambio social,
estamos ante un supuesto básico para aproximarse a una materia como la nuestra
orientada a la praxis (2003, p. 431).
Estrategia de la comunicación
La estrategia de comunicación se refiere a la explicación de la acción. El por qué
vamos a comunicar de una forma y no de otra. Habrá que seleccionar los canales que
se usarán para desarrollar la comunicación. Al diseño de la estrategia de comunicación
tendremos que dar respuesta a:
• ¿Cómo se desarrollará la estrategia de comunicación?
• ¿Con qué lenguaje y con qué tono se comunicará?
• ¿A través de qué canales se llevará a cabo la comunicación?
Importancia del mensaje
Maite Navarro (2012, p.34-35) expone en su tesis "La comunicación y su
importancia en la gestión de proyectos" la importancia del mensaje y el proceso de
gestión de la información que se muestra a continuación:
El mensaje es aquella información que deseamos comunicar y que deseamos
sea entendida correctamente. Es necesario tener claro el mensaje principal que se va a
comunicar, por ello deberá ser concreto y claro para evitar la dispersión comunicativa:
“menos es más”.
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Es preciso distinguir entre mensajes cortos y otros que necesiten mayor
elaboración. Es conveniente hacerse preguntas sobre el mensaje que se desea
trasladar.
A continuación, se muestra el proceso de gestión de la información:
- ¿Qué conoce el destinatario acerca de la información que se le va a transmitir?
- ¿Qué necesita saber?
- ¿Qué urgencia tiene su transmisión?
- ¿Qué prioridad o importancia tiene una información frente