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CONTRALORIA INTERNA DEL PODER LEGISLATIVO

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO DE LA CIPOL

OBJETIVOS, REFERENCIAS

NORMATIVAS, LINEAMIENTOS Y ACTIVIDADES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CONTRALORÍA INTERNA

Enero de 2007

CONTENIDO CONTENIDO. ______________________________________________________________________2 PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DEL FONDO REVOLVENTE __________________________4

Hoja de Control de Emisión y Revisión _______________________________________________5 1. OBJETIVO. ___________________________________________________________________6 2. ALCANCE.____________________________________________________________________6 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. _________________________________________________6 4. DEFINICIONES. _______________________________________________________________7 5. DESARROLLO. _______________________________________________________________9

5.1. LINEAMIENTOS._____________________________________________________________9 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO._______________________________________________________11 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________13

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA _______________________________________15 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________16

1. OBJETIVO. __________________________________________________________________17 2. ALCANCE.___________________________________________________________________17 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________17 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________19 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________19

5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________19 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO _______________________________________________________22 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________26

PROCEDIMIENTO DE BAJA DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES (DONACIONES Y DESECHO) _______________________________________________________________________30

Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________31 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________32 2. ALCANCE.___________________________________________________________________32 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________32 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________33 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________34

5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________34 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO._______________________________________________________35 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________36

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS _____38 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________39


5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________42

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO._______________________________________________________43 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________44

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE ALMACÉN__________________________________46 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________47



PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE LAS PARTIDAS DE GASTO DE LOS GRUPOS PARLAMENTARIOS_______________________________________________________________55

Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________56 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________57 2. ALCANCE.___________________________________________________________________57 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________57 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________58 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________59


PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DECLARACIONES PATRIMONIALES _________65 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________66

1. OBJETIVOS. _________________________________________________________________67 2. ALCANCE.___________________________________________________________________67 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________67 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________68 5. DESARROLLO _______________________________________________________________69

5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________69 5.2. DIAGRAMAS DE FLUJO. ______________________________________________________71

5.2.1. Declaración Patrimonial Inicial.____________________________________________71 5.2.2. Declaración Patrimonial Anual. ____________________________________________73 5.2.3. Declaración Patrimonial Final. ____________________________________________75

5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________77 5.3.1. Declaración Patrimonial Inicial.____________________________________________77 5.3.2. Declaración Patrimonial Anual. ____________________________________________78 5.3.3. Declaración Patrimonial Final. ____________________________________________79

CÓDIGO CI-PR-01

PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE FONDO

REVOLVENTE FECHA: ENERO DE 2007

PODER LEGISLATIVO

CONTRALORÍA INTERNA

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Procedimiento de Arqueo del Fondo Revolvente

Elaboró Revisó Autorizó

C.P. Claudia Mayorga Arenas

C.P. Ozcar P. Narváez Juares

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Hoja de Control de Emisión y Revisión

No. Rev.

Motivo del cambio Punto afectado

Actividad (es) Afectada (s)

Página (s) Afectada (s)

Fecha de vigencia

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1. OBJETIVO. Establecer las medidas que aseguren la correcta realización de los Arqueos de Fondos Revolventes para verificar el cumplimiento de las políticas y lineamientos establecidos por la Comisión de Administración.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a las áreas en las que se tenga asignado un fondo fijo, a la Contraloría Interna del Poder Legislativo y al área de Control, para llevar a cabo los arqueos de fondo revolvente de las áreas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato, y que establezca el Programa Anual de Contraloría Interna.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato.

3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de

Guanajuato.

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

3.5. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios

de Guanajuato.

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato.

3.7. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.

3.8. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato.

3.9. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del

año 2006.

3.10. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

3.11. Ley de Seguridad Social del Estado de Guanajuato.

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3.12. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de

los Municipios.

3.13. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato.

3.14. Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los Servidores Públicos del

Poder Legislativo.

3.15. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo.

3.16. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato.

3.17. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.

3.18. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y Representaciones Parlamentarias.

3.19. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades

Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato. 3.20. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades

Administrativas. 3.21. Lineamientos que regulan los Fondos Revolventes asignados a los

integrantes de la Junta de Gobierno y Coordinación Política y las Direcciones o áreas.

3.22. Manuales de procedimientos

4. DEFINICIONES. Arqueo. Consiste en hacer a determinada fecha un recuento del efectivo, cheques, comprobantes de gastos y otros documentos que son propiedad de la empresa, los cuales están bajo la custodia, control y manejo del titular del fondo fijo. Fondo Revolvente. El Fondo Revolvente representa una cantidad asignada a un órgano el cual se sujeta a un tope máximo de gasto. El Fondo Revolvente se entrega parcial o totalmente conforme las comprobaciones de gastos que se realicen.

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Los fondos fijos de caja, también llamados fondos revolventes o caja chica, son cantidades que se asignan al cajero general o a los titulares de los fondos para pagar en efectivo compras y gastos menores.

La existencia de los fondos revolventes se justifica debido a que

constantemente la institución debe efectuar erogaciones menores, y para las cuales se requiere disponer de efectivo al instante a riesgo de comprometer el correcto funcionamiento de la institución.

El fondo fijo está constituido por efectivo y comprobantes y su importe

debe ser igual a la cantidad asignada a los titulares del mismo.

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5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Los montos de los fondos revolventes serán determinados por la Comisión de Administración en base a la disponibilidad presupuestal.

5.1.2. La aplicación de los recursos del fondo revolvente tienen como

finalidad la de solventar contingencias de carácter administrativo inherentes a las actividades propias de la Junta de Gobierno y Coordinación Política, quedando prohibida su utilización para fines de carácter personal.

5.1.3. Los fondos revolventes serán repuestos contra la comprobación

de gastos efectuados, previa verificación de disponibilidad presupuestal. En ningún caso, el importe del reembolso podrá ser superior al fondo autorizado.

5.1.4. Las cantidades no ejercidas del fondo revolvente en un mes, sólo

serán acumulables al mes inmediato siguiente.

5.1.5. No se reembolsarán erogaciones con cargo a los fondos revolventes en los siguientes conceptos:

5.1.5.1. Remuneraciones, anticipos de sueldo o préstamos al

personal. 5.1.5.2. Compensaciones y/o tiempo extra. 5.1.5.3. Cubrir gastos personales. 5.1.5.4. Adquisición de bienes o servicios cuyo costo sea mayor al

monto del fondo asignado. 5.1.5.5. Compra de vinos y licores. 5.1.5.6. Honorarios de todo tipo. 5.1.5.7. Gastos médicos. 5.1.5.8. Pago de planes tarifarios para equipos de comunicación. 5.1.5.9. Donativos.

5.1.5.10. Cuotas a institutos o asociaciones. 5.1.5.11. Adquisición de activo fijo. 5.1.5.12. Reparación de vehículos cuyo monto del comprobante sea

mayor a 10 salarios mínimos generales del estado de Guanajuato.

5.1.5.13. Gastos que no sean estrictamente necesarios para el funcionamiento del área.

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5.1.6. Todos los gastos que se realicen mediante fondo revolvente deberán ser comprobados con las respectivas notas o facturas que justifiquen el gasto, documentos que deberán cumplir con los requisitos de las disposiciones fiscales vigentes.

5.1.7. Cuando las compras se realicen en tiendas de autoservicio, se

solicitará la factura de compra correspondiente, la cual deberá contener el comprobante de la máquina registradora anexo con la descripción de los artículos adquiridos.

5.1.8. La fecha de los comprobantes deberá corresponder al mes en que

se está solicitando el reembolso o al mes inmediato anterior. 5.1.9. Excepcionalmente, se podrán rembolsar aquellos comprobantes

que aún y cuando no cumplan con lo establecido en el párrafo anterior, su rezago sea justificado por escrito.

5.1.10. El trámite de pago, si cumple con los requisitos señalados en el

presente documento, se realizará a los tres días hábiles siguientes.

5.1.11. Los comprobantes que no se sujeten a esta normatividad, no serán reembolsados.

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5.2 Diagrama de Flujo.

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5.2. Actividades. No. de

Actividad Descripción Responsable Documento de

Trabajo 1. Solicita a la Dirección General de

Administración del H. Congreso y del Órgano de Fiscalización Superior un auxiliar de los importes asignados a las áreas que tienen fondo revolvente y personas responsables de su manejo, así como las políticas y lineamientos vigentes para la aplicación y uso adecuado de los mismos.

Asesor de Control

Auxiliar de Importes del Fondo Revolvente y Lineamientos vigentes.

2 Designa al personal que realizará los Arqueos del Fondo Revolvente.

Contralor Interno

Oficio de Comisión

3 Se presenta con la persona responsable del manejo del fondo en la fecha y hora programadas, con el oficio de comisión del personal designado por el Contralor Interno

Asesor de Control

Lineamientos vigentes

4 Solicita el efectivo y procede a relacionar el mismo en el Formato de Arqueo del Fondo Revolvente

Asesor de Control

Oficio de Comisión

5. Entrega el efectivo al asesor de control

Responsable del manejo del fondo

6. Solicita la documentación que respalde los gastos efectuados y procede a relacionarlos en el formato de Arqueo del Fondo Revolvente, verificando el cumplimiento de las políticas de control establecidas

Asesor de Control

Formato de Arqueo del Fondo Revolvente

7. Se entrega la documentación al asesor de control

Responsable del manejo del fondo

Comprobantes de gastos y Formato de Arqueo del Fondo Revolvente

8. ¿Hay sobrantes, faltantes, errores u omisiones?

9. En caso afirmativo, investigar las causas y plasmarlo en el formato.

Asesor de Control


10. En caso negativo, Solicita las firmas de la persona responsable del Fondo Revolvente, así como del titular del área, de uno o dos testigos y del auditor interno que realizó el Arqueo

Asesor de Control, Responsable del Fondo, Titular del Área y Testigo (s).


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11. Procede a firmar el formato de arqueo del fondo revolvente, junto con el titular del área y testigos

Responsable del Fondo

Formato de Arqueo del Fondo Revolvente.

12. Proporciona copia del Arqueo del Fondo al responsable de su manejo, quedándose con el original para archivo de la Contraloría.

Asesor de Control


13. Elabora el borrador del Informe de Observaciones y Recomendaciones derivado de los arqueos al universo o muestra de fondos revolventes, en donde deberán consignarse errores u omisiones graves en su caso. Lo remite al Contralor Interno

Asesor de Control

Borrador del Informe

14. Entrega el informe en caso de observaciones a la Dirección General de Administración

Contralor Interno

Informe.

15. Se archiva el arqueo o informe en el expediente correspondiente

Asesor de Control

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA: ENERO DE 2007

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Procedimiento de Auditoría Interna


C.P. Enrique Guzmán Segoviano

C.P. Ozcar Narváez Juares

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No. Rev.




Fecha de vigencia

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1. OBJETIVO. Establecer los aspectos generales que orienten la ejecución de las auditorías internas por parte de la Contraloría Interna del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato, desde sus planeación hasta la presentación del informe de resultados y su seguimiento.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a la Contraloría Interna del Poder Legislativo, mandos medios y a las áreas de Control, Evaluación, Desarrollo Administrativo y Normatividad y Responsabilidades Administrativas, para llevar a cabo las auditorías internas que establezca el Programa Anual de Contraloría Interna y a las áreas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.


3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato. 3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de

Guanajuato.



de Guanajuato

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato

3.7. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato

3.8. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato

3.9. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del

año 2007

3.10. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato

3.11. Ley de Planeación para el Estado de Guanajuato

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3.12. Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado y los Municipios de Guanajuato

3.13. Ley de Seguridad Social del Estado de Guanajuato

3.14. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato

para el Ejercicio Fiscal del 2007

3.15. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios

3.16. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado

y los municipios de Guanajuato

3.17. Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los Servidores Públicos del Poder Legislativo

3.18. Reglamento de la Unidad de Acceso a la Infromación Pública del

Poder Legislativo del Estado de Guanajuato

3.19. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo

3.20. Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato

3.21. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato

3.22. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato

3.23. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal

3.24. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y

Representaciones Parlamentarias

3.25. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato

3.26. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades

Administrativas


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4. DEFINICIONES. Ente auditado. Los grupos y representaciones parlamentarias, dependencias, órganos, coordinaciones y unidades administrativas que ejerzan recursos del presupuesto de egresos del Poder Legislativo. Equipo de auditoría. Es aquél que se encuentra integrado por uno o más auditores internos, y que han sido asignados de manera expresa por el Contralor Interno para la ejecución de la auditoría interna, mediante el llenado del formato “Oficio de inicio de auditoría” de este manual.

5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. La Junta de Gobierno de acuerdo a sus atribuciones, autorizará el Programa Anual de Contraloría Interna.

5.1.2. Los Programas Anuales de Contraloría Interna deberán apegarse

y guardar congruencia con los planes estratégicos de la Contraloría Interna.

5.1.3. El Programa de Trabajo deberá ser elaborado de manera

específica para cada auditoría y aprobado por el Contralor Interno.

5.1.4. En caso de cambio a la naturaleza o alcance del mismo durante el curso de la revisión, deberá igualmente ser autorizado por el Contralor.

5.1.5. Son sujetos de auditoría interna los grupos y representaciones

parlamentarias, dependencias, órganos, coordinaciones y unidades administrativas que ejerzan recursos del presupuesto de egresos del Poder Legislativo.

5.1.6. En los procedimientos de auditoría interna, se utilizarán las

normas y técnicas generalmente aceptadas y las que resulten idóneas al proceso en particular.

5.1.7. El personal que participe en los procesos de auditoría interna

deberá ser especializado en auditoría interna gubernamental, actuar con apego al código de ética del auditor y mantener la confidencialidad que exige la función.

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5.1.8. Las observaciones que se generen durante el proceso de auditoría interna, se darán a conocer al sujeto fiscalizado, para que sean atendidas durante el mismo proceso y hasta antes de concluir el informe final; en cualquier caso se procurará agotar las acciones de auditoría interna que sean necesarias para que se atiendan o corrijan los defectos de la información.

5.1.9. El proceso de auditoría interna tendrá un plazo máximo de

duración de doce meses. Dicho plazo comenzará a contar a partir de la notificación del inicio de la auditoría interna al ente auditado.

5.1.10. El proceso de auditoría interna deberá documentarse en su

totalidad. 5.1.11. La Contraloría Interna formulará un informe de resultados, que en

su oportunidad se remitirá a la Junta de Gobierno y Coordinación Política, para los efectos conducentes.

5.1.12. Las observaciones y recomendaciones que, en su caso, resulten

del proceso de auditoría interna tendrán el seguimiento y la verificación por parte de la Contraloría Interna, en los términos que señalen sus programas respectivos.

5.1.13. Desde que se inicie el proceso de auditoría interna y en tanto no

se emita el acuerdo que señala la fracción XVI del artículo 59 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato Junta de Gobierno y Coordinación Política, la Contraloría Interna mantendrá como información reservada los papeles de trabajo de la auditoría, de conformidad con lo señalado en la fracción X del artículo 14 de la Ley de Acceso a la Información Pública.

5.1.14. El Contralor Interno notificará al ente auditado las observaciones y

recomendaciones derivadas del proceso de auditoría interna, a efecto de que las aclare, atienda o solvente por escrito dentro del término de treinta días contados a partir del día hábil siguiente al de la notificación. De no existir observación o recomendación alguna se formulará el informe de resultados para turnarlo a la Junta de Gobierno y Coordinación Política.

5.1.15. Sólo por causa justificada a juicio del Contralor Interno, podrá

prorrogarse el plazo señalado en el párrafo anterior, siempre que lo solicite el ente auditado dentro del citado plazo. Dicha prórroga no podrá exceder de cinco días hábiles.

5.1.16. La adopción por el ente auditado de las recomendaciones y de

medidas preventivas o correctivas propuestas por la Contraloría Interna en aras del desarrollo administrativo del Poder Legislativo,

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estará sujeta a seguimiento por parte de la Contraloría Interna dentro del término de treinta días contados a partir del día siguiente a la firma de la carta compromiso. El Contralor Interno podrá prorrogar el plazo anterior cuando así lo considere necesario por causa justificada o a solicitud expresa del ente auditado.

5.1.17. Concluido el plazo para que el ente auditado atienda o de

respuesta a las observaciones y recomendaciones o agotadas las acciones necesarias para su esclarecimiento, se pasará a la etapa de análisis final y la elaboración del informe de resultados.

5.1.18. El resultado del trabajo desarrollado en una auditoría interna

deberá reflejarse en la determinación de “observaciones y recomendaciones” y sus resultados se enfocarán a prestar un mejor servicio a la administración, proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia y eficacia de los controles establecidos, y en consecuencia elevar la posibilidad de lograr las metas y objetivos institucionales, mediante la adecuada aplicación de los recursos.

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5.2. Diagrama de Flujo

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5.3. Actividades. No. De


Trabajo 1. Determina los sectores de mayor riesgo,

la complejidad de los sistemas o vulnerabilidad de los mismos, de acuerdo con las normas establecidas, elabora el Programa Anual de Auditoría Interna PAAI y lo integra al Programa Anual de Contraloría Interna PACI y lo somete a consideración del Contralor Interno.

Coordinador de planeación, programación, evaluación y seguimiento CPPES

Formato PAAI Formato PACI y sus instructivos de llenado

2 Analiza en conjunto con el grupo de asesores el contenido y alcances del Programa, en su caso hace las observaciones y/o comentarios pertinentes y lo remite al CPPES.

Contralor Interno

3 Recibe al PACI revisado, atiende las observaciones y formula en su caso, los ajustes indicados al PACI. Elabora documento para su remisión a la JGyCP.

CPPES

PACI

4 Presenta a la Junta de Gobierno y Coordinación Política el programa anual PACI sobre el cumplimiento de sus funciones

Contralor Interno

Oficio de remisión del PACI

5. En su caso hace las observaciones y/o comentarios pertinentes.

Junta de Gobierno y Coordinación Política JGyCP

6. Atiende en su caso, las observaciones y/o comentarios de la JGyCP, formula los ajustes indicados y lo turna al CPPES

Contralor Interno

PACI aprobado

7. Realiza la planeación específica de las auditorías señaladas en el PACI aprobado, determinado con base a la investigación previa los riesgos significativos de la actividad, así como los objetivos generales y específicos de la auditoría.

CPPES

PACI aprobado Formato de Planeación de Auditoría y su instructivo de llenado

8. Elabora el Programa de Trabajo determinando y documentando las actividades generales por practicar, establecer los recursos necesarios, y tiempos asignados desde su inicio hasta la conclusión del informe respectivo; lo somete a consideración del Contralor Interno.

CPPES

Formato de Programa de Trabajo y su instructivo de llenado

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9. Analiza y autoriza el contenido y alcances del Programa de Trabajo, en su caso hace las observaciones y/o comentarios pertinentes.

Contralor Interno

10. Recibe el Programa de Trabajo autorizado, atiende las observaciones y formula en su caso, los ajustes indicados y lo turna al Contralor Interno

CPPES

Programa de Trabajo autorizado

11. Turna el Programa de Trabajo al equipo responsable de la ejecución de la auditoría.

CPPES

12. Elabora y envía oficio de presentación al titular de la dependencia o unidad administrativa, con copia a la JGyCP y Comisión de Administración, notificándole fecha de inicio de la misma y personal comisionado para ello (equipo de auditoría).

Contralor Interno

Oficio de presentación

13. Realiza el estudio general del sujeto de auditoría, basándose en el archivo permanente del ente auditado, o generándolo en caso que no exista.

Equipo de Auditoría

Archivo permanente

14. Elabora el cuestionario de control interno en alcance de los objetivos de la auditoría interna.


Cuestionario de Control Interno

15. Se entrevista con el titular de la dependencia o unidad administrativa, para la exposición del trabajo a desarrollar, y aplica el cuestionario de control interno


Cuestionario de Control Interno

16. Realiza el estudio y análisis del control interno existente, consignándolo en una memoranda


Memoranda de Control Interno

17. Con base en el análisis del sistema de control interno, determina los riesgos del sistema y conceptos a revisar de la auditoría, aplicando las técnicas y procedimientos de auditoría de conformidad con las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptadas.


Metodología para la ejecución de auditorías internas. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

18. Elabora requerimiento formal de Equipo de Oficio de

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información al ente auditado Auditoría requerimiento de información

19. Registra la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría en papeles de trabajo y los integra en un expediente ordenado mediante la colocación de un índice y resaltando aspectos específicos mediante marcas


Papeles de trabajo Indice de Auditoría Catálogo de marcas Expediente ordenado

20. Con base en los papeles de trabajo, observa las situaciones de riesgo detectadas, determina acciones de mejora y conclusiones del trabajo realizado, colocando la referencia cruzada con el papel de trabajo en las cédulas de observaciones y recomendaciones.


Cédulas de observaciones y recomendaciones. Catálogo de marcas

21. Elabora el borrador del informe de observaciones y recomendaciones y lo presenta al CPPES.


Borrador del Informe de Observaciones y/o Recomendaciones

22. Depura el borrador del informe de observaciones y recomendaciones, y lo presenta al Contralor Interno para su aprobación.

CPPES

Borrador del Informe de Observaciones y/o Recomendaciones

23. Remite el Informe de Observaciones y/o recomendaciones al ente auditado para su discusión.

Contralor Interno

Informe de Observaciones y/o Recomendaciones

24. Recibe el Informe de Observaciones y/o Recomendaciones y procede a solventar las observaciones y/o desahogar las recomendaciones, lo cual remitirá mediante escrito dirigido al Contralor Interno.

Ente auditado

Respuesta al Informe de Observaciones y/o Recomendaciones.

25. Dentro del plazo establecido para la discusión con el ente auditado obtiene evidencia de solventación de observaciones, así también que entienden las recomendaciones y están de acuerdo con los comentarios y hallazgos.

Contralor Interno

Papeles de Trabajo.

26. Incorpora solventaciones, criterios y aclaraciones del ente auditado y su respectiva valorización al Informe de Observaciones y/o recomendaciones

CPPES

27. Si no existieran observaciones y/o recomendaciones pendientes de solventar o atender respectivamente, emite la constancia de solventación y/o

CPPES Constancia de solventación y/o atención de observaciones y/o

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atención respectiva y procede a generar el Informe Final

recomendaciones

28. En caso contrario, visualiza la adopción de acciones correctivas, preventivas y de mejora administrativa de corto y mediano plazo para programar fechas de auditoría de seguimiento razonables.

CPPES Carta de acciones de mejora

29. Firma la carta de acciones de mejora y celebra acto de protocolización con el ente auditado.

Contralor Interno

Carta de acciones de mejora

30. Genera el Informe Final y lo turna al Contralor Interno para su aprobación y firma.

CPPES

Informe Final

31. Emite oficio de notificación de la auditoría y distribuye el Informe Final al ente auditado para su cumplimiento con copia a la JGyCP y Comisión de Administración.

Contralor Interno

Oficio

32. Remite al ente auditado formato de evaluación y retroalimentación del auditor interno.

Contralor Interno

Cédula de evaluación del auditor interno

33. Procede a calificar el trabajo del auditor de manera anónima conforme al formato proporcionado, y remite los resultados al Contralor Interno para su análisis.

Ente auditado Cédula de evaluación del auditor interno

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PROCEDIMIENTO DE BAJA DEFINITIVA DE BIENES

MUEBLES (DONACIÓN Y DESECHO) FECHA: ENERO DE 2007

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Procedimiento de Baja Definitiva de

Bienes Muebles (donaciones y desecho)


I.S.C. Agustín cabrera Manrique

C.P. Ozcar Narváez Juáres

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No. Rev.




Fecha de vigencia

CÓDIGO CI-PR-03



PODER LEGISLATIVO


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1. OBJETIVO. Cumplir con el marco legal establecido y con las medidas de control necesarias en el procedimiento de baja definitiva de bienes muebles del inventario del Poder Legislativo, para trasparentar el procedimiento administrativo, evitando cualquier sospecha de desviación de recursos, cumpliendo con los estándares de tiempo, forma, suficiencia y confiabilidad, en términos del programa anual de trabajo.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a todos los Servidores Públicos del Poder Legislativo que tengan en resguardo mobiliario y equipo propiedad del mismo y para los que tienen la responsabilidad de su control y registro de los bienes muebles, así como a las áreas de control de bienes del Poder Legislativo y al área de control de la Contraloría Interna.


3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato


Guanajuato

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios

3.5. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación

de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato



3.8. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del año 2007

3.9. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el

Estado y los Municipios de Guanajuato.

3.10. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2007

CÓDIGO CI-PR-03



PODER LEGISLATIVO


PÁGINA 33 DE 80


3.12. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado

y los municipios de Guanajuato



3.15. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato




Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato


4. DEFINICIONES.

NO APLICA.

CÓDIGO CI-PR-03



PODER LEGISLATIVO


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5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Es responsabilidad de las áreas administrativas, solicitar la intervención de la Contraloría Interna, cuando se efectúe baja definitiva de bienes muebles propiedad del Poder Legislativo.

5.1.2. Es responsabilidad de la Contraloría Interna vigilar que se

cumplan con todos los requisitos para efectuar la baja definitiva de los bienes muebles propiedad del Poder Legislativo.

5.1.3. Las bajas definitivas de bienes muebles propiedad del Poder

Legislativo deben ser autorizadas por la Comisión de Administración.

5.1.4. Las Áreas Administrativas deben contar con el dictamen técnico

correspondiente para poder efectuar la baja definitiva de bienes muebles propiedad del Poder Legislativo.

5.1.5. Es responsabilidad de las áreas administrativas, que se cumpla

con las Leyes en la materia, cuando se desechen bienes muebles que por su naturaleza sean tóxicos o contaminantes del ambiente.

CÓDIGO CI-PR-03



PODER LEGISLATIVO


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5.2. Diagrama de Flujo.

CÓDIGO CI-PR-03



PODER LEGISLATIVO


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trabajo 1. Solicita e informa por escrito a la

Contraloría Interna, la fecha y hora del proceso de donación, o desecho de mobiliario y equipo propiedad del Poder Legislativo, para que esté presente para verificar y atestiguar con el personal de la dependencia.

Unidad Administrativa

Oficio de Solicitud

2. Recibe el oficio de solicitud.

Contraloría Interna

Oficio de Solicitud

3. Verifica físicamente el mobiliario y equipo en la fecha y hora señalada en presencia del personal de la Unidad administrativa; constatando que coincida con relación autorizada, y que su status sea “para donación” o “para desecho”.

Personal de la Contraloría Interna

Dictamen técnico y relación de mobiliario y equipo autorizado

4. El mobiliario y equipo de oficina que no sea para donación, será desechado.

Unidad administrativa

5. Elabora acta en caso de donación o desecho de mobiliario y equipo de oficina, especificando los antecedentes y hechos.


Oficios de solicitud y de autorización de donación dictamen técnico, y relación de mobiliario y equipo autorizado y oficio de recibido de la dependencia a quien se le donará

6. Firman el acta los responsables de las áreas administrativas que entregan y reciben y los testigos de asistencia, uno de ellos representante de la Contraloría Interna.


Acta de entrega – recepción.

7. Tratándose de donación de equipo de cómputo, firma un recibo de donación con el Vo. Bo. del Contralor Interno o un representante de esta dependencia.


Petición de particulares y del C. Diputado O Funcionario del Poder Legislativo, dictamen técnico y relación de mobiliario y equipo autorizado Recibo de donación.

8. Cuando todos los documentos son firmados por los involucrados, son remitidos a la Contraloría Interna, en conjunto con la documentación soporte


Copia de: Acta de entrega- recepción, con los siguientes anexos: Solicitud de baja del área administrativa, Solicitud del secretario técnico de

CÓDIGO CI-PR-03



PODER LEGISLATIVO


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la comisión de administración, Oficio de autorización de la Comisión de Administración, Dictamen técnico, Relación de los bienes, Recibo de entregado, Fotografías de los bienes.

9. Recibe la documentación que soporta la donación o desecho de mobiliario y equipo de oficina de las áreas administrativas.


Copia de: Acta de entrega - recepción, con los siguientes anexos: Solicitud de baja del área administrativa, Solicitud del secretario técnico de la comisión de administración, Oficio de autorización de la Comisión de Administración, Dictamen técnico, Relación de los bienes, Recibo de entregado, Fotografías de los bienes.

10. La copia de la documentación que recibe se registra en los controles y se archiva en el expediente de “DONACIONES” o “DESECHOS”


Copia de: Acta de entrega- recepción, con los siguientes anexos: Solicitud de baja del área administrativa, Solicitud del secretario técnico de la comisión de administración, Oficio de autorización de la Comisión de Administración, Dictamen técnico, Relación de los bienes, Recibo de entregado, Fotografías de los bienes.

CÓDIGO CI-PR-04

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE LOS

SERVIDORES PÚBLICOS FECHA: ENERO DE 2007

PODER LEGISLATIVO


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Procedimiento de Entrega - Recepción de

los Servidores Públicos


I.S.C. Agustín Cabrera Manrique


CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


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No. Rev.




Fecha de vigencia

CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


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1. OBJETIVO. Regularizar y facilitar la entrega – recepción de los recursos, documentación, bienes y asuntos en trámite de la unidad administrativa a cargo de los servidores públicos, que por cualquier motivo dejan su puesto, siendo ésta una obligación regulada por la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios, cumpliendo con los estándares, suficiencia, confiabilidad, tiempo y forma, en términos del Programa anual de trabajo.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a todos los servidores públicos del Poder Legislativo, en puestos directivos o por sus funciones será necesario efectuar la entrega de los recursos, documentación, bienes y asuntos en trámite de la Unidad Administrativa a su cargo y al personal de la Contraloría Interna.




Guanajuato


3.5. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación

de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato



3.8. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del año 2007


Estado y los Municipios de Guanajuato.

CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


PÁGINA 41 DE 80

3.10. Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado y los Municipios de Guanajuato

3.11. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato

para el Ejercicio Fiscal del ejercicio 3.12. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de

los Municipios

3.13. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato


Poder Legislativo





3.19. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y

Representaciones Parlamentarias


3.21. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades

Administrativas


4. DEFINICIONES.

NO APLICA.

CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


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5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Es responsabilidad del Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa de la cual dependa el Servidor Público que deja el cargo, solicitar con anticipación a la Contraloría Interna intervenir y atestiguar en el proceso de entrega - recepción.

5.1.2. Es responsabilidad de la Contraloría Interna intervenir y atestiguar

que el proceso de entrega - recepción de los servidores públicos que dejan el cargo y de los que reciben, se efectúe con la mayor transparencia, vigilando que se cumpla su estructura y contenido de acuerdo a la guía establecida.

5.1.3. El servidor público que deja el cargo y el que recibe, deberán

apoyarse en la guía de entrega – recepción para cumplir en este proceso.

CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


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CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


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Trabajo 1. Solicita por escrito a la Contraloría Interna

que participe y atestigüe el proceso de entrega – recepción, indicando fecha y hora.

Titular de la Dependencia o Unidad

Oficio de solicitud de participación, Reglamento para la entrega – recepción de los Servidores Públicos del Poder Legislativo.

2. Recibe la solicitud para intervenir y atestiguar en el acto de entrega recepción con anticipación.


Oficio de solicitud de participación.

3. Remite la guía y el acta de entrega – recepción al Titular de la Dependencia o Unidad para que prepare la información y documentación en el orden que en éstas se establecen.


Guía y acta de entrega – recepción.

4. Prepara su entrega – recepción de acuerdo a la guía y reglamento.

Servidor Público

Reglamento para la entrega – recepción de los Servidores Públicos del Poder Legislativo, Guía de entrega – recepción, Acta y expediente de la entrega - recepción

5. En la fecha y hora señalada se presenta en las oficinas del Servidor Público que deja su encargo para participar y atestiguar el proceso de entrega – recepción.

Personal de la CIPOL

6. Designa a un testigo de asistencia y al servidor público que recibe.

Titular de la Dependencia o Unidad

7. Complementa el acta de entrega – recepción, verificando cada anexo que proceda, estando de acuerdo las dos partes que el acta es correcta y que lo que se entrega y recibe esta en orden y es lo asentado en ella.


Acta, guía y reglamento para la entrega – recepción de los Servidores del Poder Legislativo, anexos y expediente de entrega

8. Se procede a la firma del acta de entrega – recepción y sus anexos; estando de acuerdo las dos partes que el acta es correcta y de lo que se entrega y recibe esta en orden

Contraloría Interna, Servidor Público que entrega, servidor público que recibe, testigos de asistencia

Acta de entrega – recepción, anexos y expediente de entrega

CÓDIGO CI-PR-04



PODER LEGISLATIVO


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9. Se entrega copia del acta, anexos y expediente de la entrega – recepción al servidor público que entrega y al que recibe


Acta de entrega – recepción, anexos y expediente de entrega

10. El original del acta de entrega - recepción se entrega a la Contraloría Interna, se registra en los controles correspondientes y se archivan en el expediente de “Actas de entrega – recepción”


Original acta de entrega - recepción

CÓDIGO CI-PR-05

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE ALMACÉN


PODER LEGISLATIVO


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Procedimiento de Inventario de Almacén




CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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No. Rev.




Fecha de vigencia

CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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1. OBJETIVO. Controlar y actualizar los almacenes de materiales y suministros del Poder Legislativo. Para tal efecto es necesario efectuar la verificación de los inventarios internos cumpliendo con los estándares de tiempo, forma, suficiencia y confiabilidad, en términos del Programa Anual de Trabajo, ya que es importante que los encargados de los mismos cumplan con los estándares y el marco legal establecido para trasparentar el procedimiento administrativo, evitando cualquier sospecha de desviación de recursos.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas, Área de Almacén y para el personal de la Contraloría Interna del Poder Legislativo.




Guanajuato.



de Guanajuato

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato


3.8. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal que aplique.


Estado y los Municipios de Guanajuato

CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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3.10. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal que aplique.


3.12. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato






3.18. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades Administrativas


4. DEFINICIONES.

NO APLICA

CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa de la cual dependan los almacenes, verificar que todas las entradas y salidas de almacén se registren correctamente.

5.1.2. Es responsabilidad de la Contraloría efectuar intervenciones de

inventario de almacén de acuerdo a su programa de trabajo y en caso de que los titulares de la Dirección General de Administración, Dirección de Control de Bienes, Adquisiciones y Almacén y el encargado de almacén se retiren de sus cargos.

5.1.3. Es responsabilidad de la Contraloría efectuar intervenciones de

inventario de almacén cuando el titular de la Dirección General de Administración lo solicite.

CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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Trabajo 1. Elabora un oficio en el cual se informa,

que de acuerdo a sus facultades la Contraloría Interna efectuará un inventario de almacén, y donde se solicita se den todas las facilidades al personal que entrega el oficio.


Oficio de intervención para efectuar el inventario del almacén

2 Se presenta en la Unidad Administrativa, entrega el oficio, informando de la intervención a efectuar


Oficio de intervención para efectuar el inventario del almacén

3 Solicita un reporte del inventario al momento de la intervención al Titular de la Unidad Administrativa.


Reporte del inventario del almacén

4 Informa de la intervención y solicita al encargado del almacén le proporcione el reporte del inventario para entregarlo al personal de la Contraloría Interna

Titular de la Unidad Administrativa


5. Envía al titular de la dependencia el reporte del inventario del almacén.

Encargado de almacén


6. Entrega al personal de la Contraloría Interna el reporte del inventario del almacén

Titular de la Unidad Administrativa


7. Efectúa el inventario del almacén verificando que los saldos que contiene el reporte estén correctos de acuerdo al conteo físico de los artículos



8. Si existen discrepancias, solicita la aclaración por parte del encargado del almacén



9. Cuando existan discrepancias y no se aclaren y a juicio del personal de la Contraloría Interna son significativas, se elaborará un acta administrativa asentando los hechos, y se da por terminado el inventario


Acta Administrativa

10. En caso de existir una acta administrativa, inicia un procedimiento administrativo


Acta Administrativa y expediente del procedimiento

11. En caso de que a juicio del personal de la Contraloría Interna no existan discrepancias significativas y en caso de que al existir, éstas sean aclaradas por el



CÓDIGO CI-PR-05



PODER LEGISLATIVO


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encargado del almacén se da por terminado el inventario

12. Terminado el inventario, elabora un informe de su intervención.


Informe de la intervención

13. Informa al Titular de Unidad Administrativa los resultados de la intervención

Contralor Interno

Oficio e informe de la intervención

14. Actualiza los controles y archiva los papeles de trabajo y los informes de la intervención

Personal de la Contraloría interna

Informe de la intervención y papeles de trabajo

CÓDIGO CI-PR-06

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE LAS PARTIDAS DE

GASTO DE LOS GRUPOS PARLAMENTARIOS FECHA: ENERO DE 2007

PODER LEGISLATIVO


PÁGINA 55 DE 80

Procedimiento de Revisión de las Partidas de Gasto de los Grupos

Parlamentarios


C.P. Claudia Mayorga Arenas


CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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No. Rev.




Fecha de vigencia

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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1. OBJETIVO. Vigilar el cumplimiento del proceso establecido en los lineamientos de las partidas de gasto, para la disposición, aplicación, uso y comprobación de los recursos.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a la Contraloría Interna del Poder Legislativo, mandos medios y a las áreas de Control, Evaluación, Desarrollo Administrativo, Normatividad y Responsabilidades Administrativas, para llevar a cabo las revisiones que establezca el Programa Anual de Contraloría Interna y a los grupos y representación parlamentaria del Poder Legislativo del Estado de Guanauato.


3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato.


Guanajuato.



de Guanajuato.

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato.

3.7. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.

3.8. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato.

3.9. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal

que aplique.

3.10. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

3.11. Ley de Seguridad Social del Estado de Guanajuato.

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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3.12. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal que aplique.

3.13. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de

los Municipios.

3.14. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato.


Poder Legislativo

3.16. Reglamento de la Unidad de Acceso a la Información Pública del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

3.17. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo.

3.18. Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del

Congreso del Estado de Guanajuato.

3.19. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato.

3.20. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato.

3.21. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.

3.22. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y Representaciones Parlamentarias.


Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

3.24. Disposiciones para llevar a cabo la entrega - recepción de las Unidades Administrativas.

3.25. Manual de operación de la Partida 4105 de Apoyos Sociales y

Culturales. 3.26. Lineamientos para la Comprobación de la Partida 3813 “Gastos de

Operación de Oficinas de los Diputados

4. DEFINICIONES.

NO APLICA.

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Será responsabilidad del Diputado o Diputada el cumplimiento de las disposiciones y requisitos necesarios para el otorgamiento, disposición y aplicación de los recursos.

5.1.2. Será responsabilidad de la Contraloría Interna, vigilar el

cumplimiento del proceso establecido para la disposición, aplicación, uso y comprobación de estos recursos.

5.1.3. En todos los casos la fecha de expedición de los comprobantes

deberá corresponder al período que se comprueba.

5.1.4. Cuando las compras se realicen en tiendas de autoservicio, se solicitará la factura de compra correspondiente, la cual deberá contener el comprobante de la máquina registradora anexo con la descripción de los artículos adquiridos.

5.1.5. Los casos no previstos en el presente manual serán resueltos por

la Comisión de Administración.

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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Trabajo 1. Envía a la Dirección General de

Administración el oficio de comisión del personal designado por el Contralor Interno para la realización de la revisión de las Partidas.

Contralor Interno

Oficio de Comisión

2 Obtiene los movimientos auxiliares por Diputado y los lineamientos vigentes de la Partida a revisar.

Asesor de Control

Auxiliar de Movimientos y Lineamientos vigentes.

3 Solicita a la Dirección General de Administración la comprobación de cada Diputado.

Contralor Interno

Oficio de Solicitud de Documentación

4 Otorga la documentación correspondiente.

Dirección General de Administración

Pólizas y Comprobantes

5. Verifica que los comprobantes se apeguen a los lineamientos vigentes.

Asesor de Control

Documentación comprobatoria Lineamientos vigentes

6. Verifica que coincidan los conceptos con la erogación del gasto.

Asesor de Control

Lineamientos Vigentes, Recibo, Póliza

7. Hace un concentrado mensual por Diputado con datos generales de los diferentes gastos.

Asesor de Control

Lineamientos vigentes

8. Hace un concentrado de importes comprobados y pendientes de comprobar por Diputado y por Grupo o Fracción parlamentaria.

Asesor de Control

Papeles de Trabajo

9. Hace Observaciones y Recomendaciones y las presenta en forma de borrador al Contralor Interno.

Asesor de Control

Informe preliminar de Observaciones y Recomendaciones

10. Revisa el Informe Preliminar de Observaciones y Recomendaciones y lo comenta con la Dirección General de Administración

Contralor Interno

Informe Preliminar de Observaciones y Recomendaciones

11. Atiende y solventa las observaciones y recomendaciones del Informe Preliminar.

Dirección General de

Informe Preliminar de Observaciones y

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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Administración

Recomendaciones, Comprobantes

12. Revisa seguimiento de las Observaciones del Informe Preliminar

Asesor de Control

Oficio de contestación al Informe Preliminar, Comprobantes

13. Elabora el Informe de Observaciones y Recomendaciones y lo entrega al Contralor Interno para su revisión.

Asesor de Control

Informe de Observaciones y Recomendaciones

14. Revisa el Informe de Observaciones y Recomendaciones y lo entrega al Director General de Administración.

Contralor Interno


15. Contesta el Informe de Observaciones y Recomendaciones en el plazo establecido.

Director General de Administración


16. Evalúa la contestación del Informe. Asesor de Control

Contestación del Informe de Observaciones y Recomendaciones

17. Elabora el Informe Final de Resultados y lo presenta al Contralor Interno.

Asesor de Control

Informe Final de Resultados

18. Revisa el Informe Final, que envía a la Dirección General de Administración y entrega las constancias de cumplimiento a cada uno de los Diputados.

Contralor Interno

Informe Final de Resultados y Constancias de Cumplimiento para los Diputados.

19. Contesta el Informe Final en el plazo establecido.

Director General de Administración

Oficio de Contestación al Informe Final

20. Da seguimiento a los resultados finales de la revisión e informa al Contralor Interno.

Asesor de Control

Oficio de Contestación del Informe Final

21. Genera la constancia de cumplimiento de revisión a la Dirección General de Administración.

Contralor Interno

Constancia de cumplimiento de la revisión

CÓDIGO CI-PR-06



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Procedimiento de Recepción de Declaraciones Patrimoniales




CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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No. Rev.




Fecha de vigencia

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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1. OBJETIVOS.

1.1 Operar un sistema de declaraciones patrimoniales para aquellos Servidores Públicos que se encuentran obligados a presentar declaración patrimonial, para que ésta se realice de forma rápida y sencilla, logrando con esto simplificar y mejorar las acciones de registro y seguimiento de los procedimientos que en materia de situación patrimonial, son responsabilidad de la Contraloría Interna del Poder Legislativo.

1.2 Abatir los niveles de corrupción mediante un enfoque preventivo que

propicie el desarrollo integral de las dependencias, para dar transparencia a las acciones de la administración pública.

2. ALCANCE. El presente procedimiento es aplicable a todos los Servidores Públicos que estén obligados a presentar su declaración patrimonial y a la Contraloría Interna del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS. 3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato 3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de

Guanajuato 3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del

Estado de Guanajuato y sus Municipios 3.5. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios

de Guanajuato 3.6. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el

Estado y los Municipios de Guanajuato 3.7. Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado y los Municipios de

Guanajuato 3.8. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para

el Ejercicio Fiscal que aplique. 3.9. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los

Municipios 3.10. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y

los municipios de Guanajuato 3.11. Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los Servidores Públicos del

Poder Legislativo 3.12. Reglamento de la Unidad de Acceso a la Información Pública del Poder

Legislativo del Estado de Guanajuato 3.13. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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3.15. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato 3.16. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 3.17. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y

Representaciones Parlamentarias 3.18. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades

Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato 3.19. Manuales de procedimientos.

4. DEFINICIONES. La Ley. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios. Procedimiento. Conjunto de reglas que determinan las actuaciones que se deben seguir en trámites judiciales o administrativos para conseguir un fin determinado. Declaración patrimonial. Este término es prácticamente sinónimo de la terminología empleada para informes, declaraciones o registros de situación financiera personal. Las declaraciones patrimoniales contienen información sobre los intereses personales de un Servidor Público. Servidor Público Obligado. Son los sujetos a rendir informe patrimonial Conforme al artículo de la Ley de responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Fecha de Baja. Fecha en que el Servidor Público termina su gestión como tal en el cargo obligado. Fecha de Toma de Posesión. Fecha en que el Servidor Público inicia sus funciones en el cargo obligado. Periodo a declarar. Lapso que se considerará para la declaración de los Movimientos, cambios y operaciones sufridas respecto al patrimonio.

CÓDIGO CI-PR-06



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5. DESARROLLO

5.1. Lineamientos.

5.1.1. La Junta de Gobierno y Coordinación Política acuerda de conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del Articulo 64 de la Ley, la obligación de rendir declaración patrimonial ante la Contraloría Interna del Poder Legislativo (acuerdo vigente: fecha 14 de febrero de 2006).

5.1.2. El Órgano de Fiscalización Superior sugiere, por acuerdo con el

Auditor General y de conformidad con el Articulo 64 de la ley, qué niveles del tabulador de puestos deberán presentar declaración patrimonial ante la Contraloría Interna del Poder Legislativo. (fecha de oficio de sugerencia vigente: Diciembre 8 de 2005).

5.1.3. La Dirección General de Administración de H. Congreso del

Estado y la Dirección de Administración del Órgano de Fiscalización Superior deberán informar periódicamente a la Contraloría Interna de los movimientos de nomina de los Servidores Públicos obligados, a efecto de que se actualicen los padrones respectivos, de acuerdo al párrafo 3 del inciso IX del Articulo 64 de la Ley.

5.1.4. La declaración de situación patrimonial deberá presentarse al

inicio y al término de la gestión del Servidor Público, contando con un término de sesenta días hábiles a partir de la fecha de inicio o término de la gestión, respectivamente, así como anualmente en el mes de mayo.

5.1.5. En la Declaración Patrimonial Inicial se debe reportar toda la

información que obre en el patrimonio del Servidor Público a la fecha de toma de posesión del cargo obligado, en los términos del artículo 68 de la Ley.

5.1.6. En la Declaración Patrimonial Anual se debe declarar la

información comprendida del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año, en los términos del artículo 68 de la Ley. Para aquellos Servidores Públicos que tomaron posesión del cargo en el transcurso del año a declarar, la información abarcará de la fecha de toma de posesión al 31 de Diciembre.

5.1.7. En la Declaración Patrimonial Final deberán enterarse todos los

movimientos ocurridos en el patrimonio del Servidor Público, en el periodo del 1° de enero del año en que se deja el cargo a la fecha de baja y en los términos del artículo 68 de la Ley. Si la toma de posesión y la baja se da en un mismo año, deberán manifestarse los movimientos que tuvo su patrimonio en dicho periodo.

CÓDIGO CI-PR-06



PODER LEGISLATIVO


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5.1.8. En caso de incumplimiento en la presentación de la Declaración

Patrimonial inicial, final o anual, una vez agotados, respectivamente, los términos que señala el artículo 67 de la Ley, la Contraloría Interna del Poder Legislativo iniciará el procedimiento de responsabilidad administrativa en contra del omiso de acuerdo al artículo 70 de la Ley.

5.1.9. El cumplimiento espontáneo de la presentación de la

declaración de situación patrimonial con posterioridad a los términos establecidos en el artículo 67 de la Ley, en el supuesto en que no se hubiere iniciado el procedimiento administrativo de responsabilidad administrativa, no producirá sanciones, de acuerdo al artículo 70, párrafo 2 de la Ley.

5.1.10. Por inicio de Legislatura se envía un correo electrónico con un

margen de tiempo razonable después de tomar protesta a las C. Diputadas y a los C. Diputados informándoles de la obligación de presentar su declaración patrimonial inicial en el plazo que marca la disposición Legal.

5.1.11. Por fin de Legislatura se enviará un oficio a las Diputadas y

Diputados, informándoles de la obligación de presentar su declaración patrimonial final, anexando un formato de la misma.

5.1.12. Por final de Legislatura, se envía un correo electrónico con un

margen de tiempo razonable antes de dejar su responsabilidad Legislativa a las C. Diputadas y a los C. Diputados informándoles de la obligación de presentar su declaración patrimonial final en el plazo que marca la disposición legal.

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5.2. Diagramas de Flujo.

5.2.1. Declaración Patrimonial Inicial.

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5.2.2. Declaración Patrimonial Anual.

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5.2.3. Declaración Patrimonial Final.

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5.3. Actividades.

5.3.1. Declaración Patrimonial Inicial.

No. De Actividad

Descripción Responsable Documento de Trabajo

1 Informa a la Contraloría Interna por medio de Oficio y movimiento de alta la toma de posesión de un Servidor Público obligado.


Oficio y formato de alta del servidor público obligado

2 Recibe la documentación de alta, y envía un oficio a el Servidor Público obligado informándole de su obligación y un formato de la declaración patrimonial inicial


Oficio de información y formato de la declaración patrimonial inicial

3 Envía al Servidor Público obligado oficio de recordatorio de la obligación de presentar declaración patrimonial inicial y formato


Oficio de recordatorio y formato de declaración patrimonial inicial

4 Recibe oficio de recordatorio y formato de la declaración patrimonial inicial

Servidor Público obligado

Oficio de recordatorio y formato de declaración patrimonial inicial

5 Elabora su declaración patrimonial inicial teniendo como base la información que indican las instrucciones del formato


Declaración patrimonial inicial y documentos de apoyo

6 Cuando al Servidor Público se le terminó el periodo de tiempo legal para presentar su declaración inicial, y fue requerido, se continúa con procedimiento administrativo

Contraloría interna

Requerimiento y expediente del procedimiento administrativo

7 Proporciona asesoría y recibe la declaración patrimonial inicial para su revisión de los Servidores Públicos obligados, en el modulo ubicado en el H. Congreso del Estado y en las instalaciones de la Contraloría Interna


Declaración Patrimonial Inicial y documentos de apoyo

8 Efectúa las correcciones necesarias en caso que la declaración patrimonial inicial esté incorrecta


Declaración Patrimonial Inicial y documentos de apoyo

9 Cuando la declaración patrimonial inicial ya fue revisada, y es correcta, se le asigna un número de expediente interno y se recibe.


Declaración Patrimonial Inicial

10 Entrega acuse de recibo de la declaración patrimonial inicial al


Acuse de recibo, copia de declaración

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Servidor Público obligado y se entrega una copia de la misma

patrimonial inicial

11 Actualiza los controles, archiva la declaración patrimonial inicial y efectúa el registro electrónico de la misma.


Declaración Patrimonial Inicial, controles internos

5.3.2. Declaración Patrimonial Anual.

No. De Actividad


1 Envía un oficio con anticipación a la fecha límite que marca la Ley para la presentación de la declaración patrimonial anual, como recordatorio de su obligación y un formato de la declaración patrimonial anual


Oficio de información y formato de la declaración patrimonial anual

2 Envía vía correo electrónico información, lugares y datos donde se proporciona asesoría y se recibe la declaración patrimonial anual, contactos, teléfonos y correos electrónicos


Correo electrónico con la información

3 Solicita constancia de ingresos anual a la unidad administrativa


Oficio de solicitud y Constancia de ingresos anual

4 Elabora constancia de ingresos y envía al Servidor Público obligado


Oficio de envío y constancia de ingresos

5 Recibe la constancia de ingresos Servidor Público obligado

Oficio de envío y constancia de ingresos

6 Elabora su declaración patrimonial inicial teniendo como base la información que indican las instrucciones del formato


Declaración patrimonial anual del periodo y anterior, documentos de apoyo

7 Cuando al Servidor Público se le terminó el periodo de tiempo legal para presentar su declaración inicial, y fue requerido, se continúa con procedimiento administrativo


Requerimiento y expediente del procedimiento administrativo

8 Proporciona asesoría y recibe la declaración patrimonial anual para revisión, en el modulo ubicado en el H. Congreso del Estado y en las instalaciones de la Contraloría Interna


Declaración Patrimonial anual del periodo, y del anterior, documentos de apoyo

9 En caso que la declaración patrimonial anual, no este correcta, efectúa las


Declaración Patrimonial anual

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correcciones necesarias del periodo y anterior, documentos de apoyo

10 Cuando la declaración patrimonial anual ya fue revisada, en su caso se efectuaron las correcciones necesarias, es recibida y se asigna un número de expediente interno.


Declaración Patrimonial anual

11 Entrega acuse de recibo de la declaración patrimonial Anual al Servidor Público obligado y se entrega una copia de la misma


Acuse de recibo, copia de la declaración patrimonial anual

12 Actualiza los controles, archiva la declaración patrimonial anual y efectúa el registro electrónico de la misma.


Control interno, Declaración Patrimonial anual

5.3.3. Declaración Patrimonial Final.

No. De Actividad


1 Informa a la Contraloría Interna por medio de Oficio y movimiento de baja que deja el cargo un Servidor Público obligado.


Oficio de información y movimiento de baja

2 Proporciona al Servidor Público obligado su documento de finiquito, constancia de no adeudo con el Poder Legislativo, constancia de ingresos del periodo a declarar y formato de información para presentar la declaración final


Documento de finiquito, constancia de no adeudo, constancia de ingresos y formato de información para presentar la declaración final

3 Recibe la documentación relativa a su baja y finiquito

Servidor Público Obligado


4 Elabora su declaración patrimonial final teniendo como base la información que indican las instrucciones del formato



5 Cuando al Servidor público se le terminó el periodo de tiempo legal para


Requerimiento y expediente del

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presentar su declaración inicial, y fue requerido, se continúa con procedimiento administrativo

procedimiento administrativo

6 Proporciona asesoría y recibe la declaración patrimonial para revisión, en las instalaciones de la Contraloría Interna



7 En caso que la declaración patrimonial final no esté bien formulada, efectúa las correcciones necesarias



8 Cuando la declaración patrimonial final ya fue revisada y en su caso se efectuaron las correcciones necesarias la recibe y le asigna un número de expediente interno.


Declaración Patrimonial final

9 Entrega acuse de recibo de la declaración patrimonial final al sujeto obligado y se entrega una copia de la misma


Acuse de recibo y copia de la declaración patrimonial final

10 Actualiza los controles, archiva la declaración patrimonial final y efectúa el registro electrónico de la misma


Controles internos y Declaración Patrimonial final

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