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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

TOMO I Congreso de la República de Guatemala

Departamento de Organización y Métodos

CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

Página 2 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

AUTORIZACIÓN



ÍNDICE

Pág. Presentación 7 CAPITULO I

8

Objetivos, General y Específicos 9 Simbología

10

CAPITULO II

11

DIRECCION LEGISLATIVA 12 Acceso a la Información Préstamo Interno de Sub Fondos

Documentales 13

Procedimiento 14 Flujograma

15

Acceso a la Información Préstamo Externo de Sub Fondos Documentales

16


18

Catalogación de Material Bibliográfico 19 Procedimiento 20 Flujograma

21

Clasificación de Sub Fondos Documentales 22 Procedimientos 23 Flujograma

24

Descripción de Series Documentales 25 Procedimiento 26 Flujograma

27

Digitalización de Series Documentales 28 Procedimiento 29 Flujograma

30

Iniciativas de Ley 31 Procedimiento 32 Flujograma

33

Préstamo Interno Material Bibliográfico 34 Procedimiento 35 Flujograma 36

Recepción de Material Bibliográfico 37 Procedimiento 38 Flujograma

39

Transferencia de Documentos del Archivo Legislativo 40




42

DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA 43 Ordenes de Compras 44


46

Revisión de Fondos Rotativos 47 Procedimiento 48 Flujograma

49

Revisión Conciliaciones Bancarias 50 Procedimiento 51 Flujograma

52

DIRECCION GENERAL 53 UNIDAD DE ACCESO A LA INFOMACIÓN

Acceso a la Información 54


57

Actualización y Alimentación de Pagina Web 59 Procedimiento 60 Flujograma

62

Recurso de Revisión 63 Procedimiento 64 Flujograma

66

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Recuperación de Identificación Personal por extravío de gafete de visitante.

68


70

Registro y Control de Ingresos en Días y Horas Inhábiles 71 Procedimiento 72 Flujograma

73

Registro y Control de Movilización de Material, Mobiliario, y/o Equipo

74


77

Registro y Control del Movimiento En Parqueo Interno 79 Procedimiento 81 Flujograma

82

Registro y Control del Personal de Seguridad 83 Procedimiento 84 Flujograma 85



Registro y Control de Visitantes en Días y Horas Hábiles 86


89

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS Manuales Administrativos

90

Procedimientos 91 Flujograma

93

Plan Operativo Anual -POA- 95 Procedimiento 96 Flujograma

99

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Administración del Sistema Local de Control de Inventarios

101


103

Administración de Usuarios de Correo Electrónico Institucional y Sitio WEB

104


108

Administración de Enlace Dedicado 110 Procedimiento Configuración de Equipo 111 Flujograma 112 Procedimiento Creación de Usuario 113 Flujograma

115

JARDIN INFANTIL Inscripcion de Alumnos

116


119

Personal de Asistencia al Ingreso de Alumnos 120 Procedimiento 121 Flujograma

122

Personal de Asistencia al Egresos de Alumnos 123 Procedimiento 124 Flujograma

125

DIRECCION FINANCIERA 126 Conciliaciones Bancarias 127


129

Cuotas Patronales 131 Procedimiento 132 Flujograma

134



Complemento de Subsidio Pagado por el IGSS 136 Procedimiento 137 Flujograma

139

Pago del Tramite Retencion IVA 141 Procedimiento 142 Flujograma

143

Pago del Impuesto Sobre la Renta 144 Procedimiento 145 Flujograma

146

Pago por Descuentos Judiciales 147 Procedimiento 148 Flujograma

150

Solicitud Pagos Gastos de Viáticos 152 Procedimiento 153 Flujograma

155

Trámite de Nominas y Prestaciones 158 Procedimientos 159 Flujograma

160

Tramite de Ordendes de Compra y Pago 162 Procedimiento Fondos Rotativos 163 Flujograma

165

FONDOS ROTATIVOS Liquidación de Fondos Rotativos

167

Procedimiento Constitución o Ampliación de Fondo Rotativo Institucional

168

Flujograma 171 Procedimientos Reten IVA en Fondos Rotativo 173 Flujograma 175 Procedimiento de Reposición en Fondo Rotativo Interno 176 Flujograma 179 Procedimiento Disminucion de Fondo Rotativo 181 Flujograma 184 Procedimiento Liquidacion de Fondo Rotativo Interno 186 Flujograma 189 Procedimiento de Liquidacion de Fondo Rotativo Institucional 191 Flujograma 193



PRESENTACIÓN

A partir del 13 de enero del año 2010, con la autorización de la Comisión Permanente,

mediante Acta número 02-2010, punto segundo literal E), se aprobó el Manual de

Procedimientos Administrativos.

Este precedente cumple con lo estipulado en el Artículo 153 Bis- de la Ley Orgánica del

Organismo Legislativo, que procura mejorar el desempeño de las diferentes funciones

administrativas y técnicas del recurso humano para brindar a las comisiones, bloques

legislativos y a los diputados, los servicios de manera pronta y eficaz, que coadyuve al

cumplimiento de sus funciones legislativas.

Se pretende con esta segunda actualización del presente Manual, facilitar a los

trabajadores, una herramienta técnica que identifique su involucramiento en los pasos a

seguir en cada procedimiento y cumplir con la responsabilidad asignada a su cargo.

Para optimizar su uso, acompaña a cada procedimiento, un flujograma que muestra de

manera gráfica, el recorrido que conlleva cada procedimiento administrativo.

Es importante señalar que, la aplicación de este instrumento, ayudará a corregir los

pasos deficientes y modificarlos, de acuerdo a las necesidades prácticas.

Es de utilidad para los funcionarios de distintos niveles jerárquicos, así como a la

Dirección General del Organismo Legislativo, consultar de forma precisa y directa el

estado de las gestiones administrativas.



OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Mantener los procedimientos actualizados, con la finalidad que los funcionarios,

empleados y ciudadanía puedan conocer los procedimientos administrativos que se

desarrollan en el Organismo Legislativo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Facilitar el desarrollo y agilización de los procedimientos administrativos.

Evitar la duplicidad de los procedimientos, con el propósito de agilizar la ejecución

de los procedimientos.

Contar con una herramienta de trabajo.



SIMBOLOGÍA

INICIO Y FIN

INICIO FIN

LINEAS DE FLUJO

PROCESO

ARCHIVO

DECISIÓN

REFERENCIA EN PÁGINA 1

REFERENCIA A OTRA PÁGINA A



Dirección Legislativa



ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA

PRÉSTAMO INTERNO DE SUB FONDOS DOCUMENTALES

1. Definición del Procedimiento:

Procedimiento que se inicia con la necesidad de acceso a la información que

resguarda el Archivo Legislativo, y que concluye con la información brindada a los

usuarios.

2. Objetivo del Procedimiento:

Normalizar el proceso para brindar una atención oportuna y eficaz al personal,

estudiantes e investigadores de la información resguardada en el Archivo Legislativo.

3. Normas y finalidad del Procedimiento:

Identificación de la información.

Verificar que la información solicitada se encuentre en el Archivo Legislativo.

Mantener el control adecuado de los expedientes que son utilizados.

Cubrir las necesidades de información del usuario.

Velar por la integridad física de los expedientes.




Procedimiento Acceso a la información para préstamo interno de sub fondos documentales. DL/al-01

Pasos a seguir

Responsable Actividad

1 Usuario Solicita acceso a la información de las series documentales.

2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico

Identifica datos sobre la información que el usuario requiere. Hace búsqueda en los documentos descriptivos. Informa al usuario sobre los documentos con los que se

cuenta, para definir los de su interés. Solicita al responsable del depósito.

3 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del depósito documental

Recibe la solicitud. Ubica en el depósito el documento. Anota en el registro de salida y entrega al personal técnico.


Recibe y traslada a sala de consulta el documento para entregar al usuario.

5 Usuario Realiza investigación y notifica al personal técnico del archivo sobre la necesidad de reprografía

1.

6 Dirección Legislativa Archivo Legislativa Personal Técnico

Evalúa la cantidad de copias y se le proporciona. Si los documentos son antiguos, se notifica al Encargado del

Archivo.

7 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Encargado

Evalúa el estado de conservación del documento. Verifica si se encuentra digitalizado o indica la forma más

factible de obtener la reprografía.

8 Usuario Si la forma de obtener la información es a través de la fotografía, captura las imágenes bajo las indicaciones recibidas.

Concluida su investigación, devuelve los documentos al personal técnico.


Recibe los documentos. Solicita al usuario anotarse en el registro de investigadores. Regresa los documentos al depósito.

10 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del depósito documental

Recibe, descarga los documentos del registro de salida y realiza la respectiva instalación en el depósito.

FIN DEL PROCESO

1 Proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia (o xerocopia),

el facsímil o la fotografía.



PROCEDIMIENTO ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA PRÉSTAMO INTERNO

DE SUB FONDOS DOCUMENTALES DL/al-01

DIRECCIÓN LEGISLATIVA

ARCHIVO/ RESPONSABLE

DEPÓSITO DOCUMENTAL


ARCHIVO/ ENCARGADO


ARCHIVO/

PERSONAL TÉCNICO

USUARIO

FIN

· SOLICITA ACCESO A LA

INFORMACIÓN DE LAS

SERIES

DOCUMENTALES.

INICIO

· RECIBE LA SOLICITUD.

· UBICA EN EL DEPÓSITO

EL DOCUMENTO.

· ANOTA EN EL

REGISTRO SALIDA Y

ENTREGA AL

PERSONAL TÉCNICO-

· IDENTIFICA DATOS

SOBRE LA

INFORMACIÓN

REQUERIDA.

· HACE BÚSQUEDA EN

LOS DOCUMENTOS

DESCRIPTIVOS.

· INFORMA AL USUARIO

SOBRE LOS

DOCUMENTOS QUE SE

CUENTA.

· SOLICITA AL

RESPONSABLE DEL

DEPÓSITO.

· RECIBE Y TRASLADA A

SALA DE CONSULTA EL

DOCUMENTO PARA

ENTREGAR AL

USUARIO,

· EVALÚA EL ESTADO DE

CONSERVACIÓN DEL

DOCUMENTO.

· VERIFICA SI SE

ENCUENTRA

DIGITALIZADO O

INDICA LA FORMA MÁS

FACTIBLE DE OBTENER

LA REPROGRAFÍA.

· REALIZA

INVESTIGACIÓN Y

NOTIFICA AL

PERSONAL TÉCNICO

DEL ARCHIVO SOBRE

LA NECESIDAD DE

REPROGRAFÍA.

· EVALÚA LA CANTIDAD

DE COPIAS Y SE LE

PROPORCIONA.

· SI LOS DOCUMENTOS

SON ANTIGUOS, SE

NOTIFICA AL

ENCARGADO DEL

ARCHIVO.

· SI LA FORMA DE

OBTENER LA

INFORMACIÓN ES A

TRAVÉS DE LA

FOTOGRAFÍA CAPTURA

LAS IMÁGENES BAJO

LAS INDICACIONES

RECIBIDAS.

· CONCLUIDA LA

INVESTIGACIÓN,

DEVUELVE LOS

DOCUMENTOS.

· RECIBE LOS

DOCUMENTOS.

· SOLICITA AL USUARIO

ANOTARSE EN EL

REGISTRO DE

INVESTIGADORES.

· REGRESA LOS

DOCUMENTOS AL

DEPÓSITO.

· RECIBE, DESCARGA

LOS DOCUMENTOS

DEL REGISTRO DE

SALIDA Y REALIZA LA

RESPECTIVA

INSTALACIÓN EN EL

DEPÓSITO.



ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA PRÉSTAMO EXTERNO DE SUB FONDOS

DOCUMENTALES


Procedimiento que se inicia con la necesidad de la Dirección Legislativa, de acceder

a los documentos originales fuera de las instalaciones del Archivo Legislativo. En el

caso de ser usuario externo a la institución, el préstamo se da únicamente a través de

orden judicial girada a la Dirección Legislativa.


Establecer normas que permitan brindar acceso a la información de forma eficaz y

oportuna, teniendo como prioridad el velar por la seguridad de la fuente primaria de la

información.


Únicamente pueden tener acceso en ésta modalidad a los documentos fuera de las

instalaciones del Archivo Legislativo; el(a) Director(a) Legislativo(a) o Juzgado

competente a través de orden judicial.








Procedimiento Acceso a la información para préstamo externo de sub fondos documentales DL/al-02

Pasos a seguir


1 Usuario Solicita documento al personal del Archivo Legislativo a través de oficio o de forma verbal. Nota: Personas ajenas a la Institución, únicamente a través de Orden Judicial girada a la Dirección Legislativa.

2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación

Recibe oficio en original, firma y sella la copia. Anota en el registro de correspondencia. Traslada al Personal Técnico.


Entrevista al funcionario o trabajador para conocer qué tipo de información es la que se requiere.

Realiza la búsqueda en los documentos descriptivos. Si el documento se encuentra deteriorado, se informa al

funcionario ó trabajador acerca del deterioro y la no factibilidad de dar acceso.

Solicita los documentos al Responsable del depósito.

4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del Depósito

Ubica los documentos, anota en el registro de salida y el responsable.

Solicita al (la) Asistente de Coordinación la elaboración de oficio de salida con toda la información pertinente del mismo.


Elabora oficio en original y copia, Traslada al Encargado del Archivo para firma y sello.

6 Dirección Legislativa Archivo Legislativa Encargado del Archivo

Recibe, firma y sella oficio en original y copia. Traslada para envío de la información.


Traslada la información solicitada y hace entrega de oficio en original y copia.

Solicita firma y sello de recibido. Entrega copia a Asistente de Coordinación.


Archiva.

9 Usuario Realiza consulta. Hace devolución de los documentos a través de oficio en

original y copia.


Recibe los documentos y evalúa la integridad de los mismos. Firma de recibido. Regresa el documento al Responsable del depósito.


Recibe, descarga del registro de salida e instala nuevamente los documentos en el depósito.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA PRÉSTAMO EXTERNO

DE SUB FONDOS DOCUMENTALES DL/al-02


ARCHIVO/

PERSONAL TÉCNICO


ARCHIVO/RESPONSABLE

DEL DEPÓSITO


ARCHIVO/ENCARGADO


ARCHIVO/

ASISTENTE DE

COORDINACIÓN

USUARIO

FIN

· SOLICITA DOCUMENTO

AL PERSONAL DEL

ARCHIVO LEGISLATIVO

A TRAVÉS DE OFICIO O

DE FORMA VERBAL.

INICIO

· UBICA LOS

DOCUMENTOS.

· SOLICITA A ASISTENTE

DE COORDINACIÓN LA

ELABORACIÓN DE

OFICIO DE SALIDA CON

TODA LA INFORMACIÓN

PERTINENTE.

· RECIBE OFICIO EN

ORIGINAL, FIRMA Y

SELLA LA COPIA.

· ANOTA EN EL

REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA.

· TRASLADA A

PERSONAL TÉCNICO.

· ELABORA OFICIO EN

ORIGINAL Y COPIA.

· TRASLADA AL

ENCARGADO DEL

ARCHIVO PARA FIRMA

Y SELLO.

· REALIZA CONSULTA.

· HACE DEVOLUCIÓN DE

LOS DOCUMENTOS A

TRAVÉS DE OFICIO EN

ORIGINAL Y COPIA.

· TRASLADA LA

INFORMACIÓN

SOLICITADA Y HACE

ENTREGA DE OFICIO

EN ORIGINAL Y COPIA.

· SOLICITA FIRMA Y

SELLO DE RECIBIDO.

· ENTREGA COPIA A

ASISTENTE DE

COORDINACIÓN.

· RECIBE, DESCARGA

DEL REGISTRO DE

SALIDA E INSTALA

NUEVAMENTE LOS

DOCUMENTOS EN EL

DEPÓSITO.

· RECIBE LOS

DOCUMENTOS Y

EVALÚA LA

INTEGRIDAD DE LOS

MISMOS.

· FIRMA DE RECIBIDO.

· REGRESA EL

DOCUMENTO AL

RESPONSABLE DEL

DEPÓSITO.

· ENTREVISTA AL

FUNCIONARIO Ó

TRABAJADOR PARA

CONOCER QUÉ TIPO

DE INFORMACIÓN ES

LA QUE REQUIERE.

· REALIZA LA BÚSQUEDA

EN LOS DOCUMENTOS

DESCRIPTIVOS.

· SI EL DOCUMENTO SE

ENCUENTRA

DETERIORADO SE LE

INFORMA AL

SOLICITANTE LA NO

FACTIBILIDAD DE DAR

ACCESO.

· SOLICITA LOS

DOCUMENTOS AL

RESPONSABLE DEL

DEPÓSITO.

· RECIBE, FIRMA Y

SELLA OFICIO EN

ORIGINAL Y COPIA.

· TRASLADA PARA ENVÍO

DE LA INFORMACIÓN.

· ARCHIVA.

FIN

INICIO



CATALOGACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


Procedimiento que da inicio con el ingreso de bibliografía al repositorio de la

biblioteca, y finaliza con la instalación de los mismos en su respectivo anaquel.


Determinar las fases y pasos a seguir con la catalogación de la bibliografía, para

garantizar el acceso a los mismos por parte de los usuarios.


Ingresar la bibliografía en su respectivo inventario, según la sección a la cual

pertenezca.

Utilizar como plataforma para la captura de la información, el Software adquirido para

el mismo Glifos Library 7.0.-

La catalogación se hará con base en el sistema de clasificación Dewey y la tabla de

Cutter.

Cada publicación ingresada, deberá ser identificada con los datos de clasificación, los

sellos de seguridad y la ficha de préstamo.

Al finalizar la clasificación, deberá instalarse las publicaciones en el repositorio en su

lugar respectivo, dependiendo la sección y eje temático al que corresponda.




Procedimiento Catalogación de material bibliográfico DL/b-03

Pasos a seguir


1 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca

Revisa el material bibliográfico con el que se cuenta. Prioriza el material y designa al personal encargado de la

digitalización de la información.

2 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Procesos Técnicos

Localiza el material bibliográfico a ingresar en el catálogo. Ingresa a la página de Glifos Library. Ingresa los datos del libro. Elabora las etiquetas externas y las etiquetas internas. Coloca sellos de propiedad y cuidado en el canto, portada y

contraportada de las publicaciones. Elabora ficha de control de préstamo y coloca a la

publicación. Sensibiliza la publicación. Traslada al depósito documental.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO CATALOGACIÓN DE

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DL/b-03


BIBLIOTECA/PROCESOS

TÉCNICOS


COORDINADORA DE

ARCHIVO Y BIBLIOTECA

FIN

· REVISA EL MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO CON

EL QUE SE CUENTA.

· PRIORIZA EL MATERIAL

A INGRESAR Y

DESIGNA AL

PERSONAL

ENCARGADO DE LA

DIGITALIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN.

INICIO

· LOCALIZA EL MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO A

INGRESAR EN EL

CATÁLOGO.

· INGRESA A LA PÁGINA

DE GLIFOS LIBRARY.

· INGRESA LOS DATOS

DEL LIBRO.

· ELABORA LAS

ETIQUETAS EXTERNAS

E INTERNAS.

· COLOCA SELLOS DE

PROPIEDAD Y

CUIDADO EN EL

CANTO, PORTADA Y

CONTRAPORTADA DE

LAS PUBLICACIONES.

· ELABORA FICHA DE

CONTROL DE

PRÉSTAMO Y COLOCA

A LA PUBLICACIÓN.

· SENSIBILIZA LA

PUBLICACIÓN.

· TRASLADA AL

DEPÓSITO

DOCUMENTAL



CLASIFICACIÓN DE SUB FONDOS DOCUMENTALES


Procedimiento que se inicia con la necesidad de la Dirección Legislativa, de acceder

a los documentos originales fuera de las instalaciones del Archivo Legislativo. En el

caso de ser usuario externo a la institución, el préstamo se da únicamente a través de

orden judicial girada a la Dirección Legislativa.


Establecer normas que permitan brindar acceso a la información de forma eficaz y

oportuna, teniendo como prioridad el velar por la seguridad de la fuente primaria de la

información.


Únicamente pueden tener acceso en ésta modalidad a los documentos fuera de las

instalaciones del Archivo Legislativo; el(a) Director(a) Legislativo(a) o Juzgado

competente a través de orden judicial.








Procedimiento Clasificación de sub fondos documentales DL/al-04

Pasos a seguir



Evalúa por orden de prioridad y determina cual será el sub fondo a clasificar.

Coordina con el Encargado del Archivo qué personal será el responsable de realizar la clasificación.


Reúne a los técnicos y designa a los encargados de la clasificación.

Instruye sobre la forma de desarrollar la actividad.


Realiza un estudio sobre el sub fondo a clasificar. Determina las series. Identifica las cajas que contienen los documentos. Desinfecta los legajos. Traslada información a la Coordinación.


Evalúa las series documentales encontradas y determina el cuadro de clasificación a utilizarse conjuntamente con el Personal Técnico.


Coloca código de clasificación a los documentos, ordena, realiza la foliación, rotula las carpetas, arma cajas, elabora lomos.

Registra los documentos en el inventario documental electrónico.

Instala en cajas. Traslada al depósito. Notifica al Encargado del Archivo sobre la conclusión en la

clasificación.


Revisa que la clasificación haya sido realizada en forma correcta e informa a la Coordinara General del Archivo y Biblioteca.


Corrobora el inventario documental electrónico y realiza una supervisión a los documentos clasificados.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO CLACIFICACIÓN DE SUB FONDOS

DOCUMENTALES DL/al-04


ARCHIVO/

PERSONAL TÉCNICO


ENCARGADO DE ARCHIVO


COORDINADORA GENERAL

DE ARCHIVO-BIBLIOTECA

FIN

· EVALÚA POR ORDEN

DE PRIORIDAD Y

DETERMINA CUAL

SERÁ EL SUB FONDO A

CLASIFICAR.

· COORDINA CON EL

ENCARGADO DEL

ARCHIVO QUÉ

PERSONAL SERÁ EL

RESPONSABLE DE

REALIZAR LA

CLASIFICACIÓN.

INICIO

· REALIZA UN ESTUDIO

SOBRE EL SUB FONDO

A CLASIFICAR.

· DETERMINA LAS

SERIES.

· IDENTIFICA LAS CAJAS

QUE CONTIENEN LOS

DOCUMENTOS.

· DESINFECTA LOS

LEGAJOS.

· TRASLADA

INFORMACIÓN A LA

COORDINADORA.

· REÚNE A LOS

TÉCNICOS Y DESIGNA

A LOS ENCARGADOS

DE LA CLASIFICACIÓN.

· INSTRUYE SOBRE LA

FORMA DE

DESARROLLAR LA

ACTIVIDAD.

· EVALÚA LAS SERIES

DOCUMENTALES

ENCONTRADAS Y

DETERMINA EL

CUADRO DE

CLASIFICACIÓN A

UTILIZARSE

CONJUNTAMENTE CON

EL PERSONAL

TÉCNICO.

· COLOCA CÓDIGO DE

CLASIFICACIÓN A LOS

DOCUMENTOS,

ORDENA, REALIZA LA

FOLIACIÓN, ROTULA

LAS CARPETAS, ARMA

CAJAS, ELABORA

LOMOS.

· REGISTRA LOS

DOCUMENTOS EN EL

INVENTARIO

DOCUMENTAL

ELECTRÓNICO.

· INSTALA CAJAS.

· TRASLADA A DEPÓSITO

· NOTIFICA AL

ENCARGADO DEL

ARCHIVO SOBRE LA

CONCLUSIÓN EN LA

CLASIFICACIÓN.· REVISA QUE LA

CLASIFICACIÓN HAYA

SIDO REALIZADA EN

FORMA CORRECTA E

INFORMA A LA

COORDINADORA

GENERAL DE ARCHIVO

Y BIBLIOTECA.· CORROBORA EL

INVENTARIO

DOCUMENTAL

ELECTRÓNICO Y

REALIZA UNA

SUPERVISIÓN A LOS

DOCUMENTOS

CLASIFICADOS.



DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES


Procedimiento que se inicia con el establecimiento del sub fondo documental a

describir, para facilitar el acceso a la información.


Establecer las normas a seguir para la descripción de los fondos y series

documentales resguardadas en el Archivo Legislativo, con la finalidad de acceder a la

información de forma eficaz y oportuna.


Que se sigan las directrices brindadas para la descripción documental.

Utilización de los formatos predeterminados.

Alcanzar una descripción con base en la Norma de Descripción Archivística ISAD-G.

Brindar documentos descriptivos claros a los usuarios del Archivo Legislativo, para

facilitar el acceso a los documentos que en éste se resguardan.




Procedimiento Descripción de series documentales DL/al-05

Pasos a seguir



Selecciona el sub fondo documental a describir. Determina la forma como se realizará la descripción. Designa al personal responsable de realizar la descripción.


Identifica el sub fondo en el depósito documental. Notifica al Responsable del Depósito sobre las cajas a

trasladar.


Anota las cajas en el registro de salida y el responsable de las mismas.


Traslada las cajas a su lugar de trabajo. Identifica la información y realiza la descripción en el

formulario elaborado para el efecto. Regresa los documentos al depósito documental.


Descarga las cajas del registro y realiza su instalación en el depósito.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

DL/al-05


ARCHIVO/

RESPONSABLE DEL

DEPÓSITO


ARCHIVO/

PERSONAL TÉCNICO


ENCARGADO DEL

ARCHIVO

FIN

· SELECCIONA EL SUB

FONDO DOCUMENTAL

A DESCRIBIR.

· DETERMINA LA FORMA

COMO SE REALIZARÁ

LA DESCRIPCIÓN.

· DESIGNA AL

PERSONAL

RESPONSABLE DE

REALIZAR LA

DESCRIPCIÓN.

INICIO

· ANOTA LAS CAJAS EN

EL REGISTRO DE

SALIDA Y EL

RESPONSABLE DE LAS

MISMAS.

· IDENTIFICA EL SUB

FONDO EN EL

DEPÓSITO

DOCUMENTAL.

· NOTIFICA AL

RESPONSABLE DEL

DEPÓSITO SOBRE LAS

CAJAS A TRASLADAR.

· TRASLADA LAS CAJAS

A SU LUGAR DE

TRABAJO.

· IDENTIFICA LA

INFORMACIÓN Y

REALIZA LA

DESCRIPCIÓN EN EL

FORMULARIO

ELABORADO PARA EL

EFECTO.

· REGRESA LOS

DOCUMENTOS AL

DEPÓSITO

DOCUMENTAL.

· DESCARGA LAS CAJAS

DEL REGISTRO Y

REALIZA SU

INSTALACIÓN EN EL

DEPÓSITO.



DIGITALIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES


Procedimiento que se inicia con la evaluación de las series documentales

resguardadas en el depósito del Archivo Legislativo, y concluye con la puesta al

servicio de los usuarios.


Establecer los pasos a seguir para la digitalización de las series documentales

resguardadas por el Archivo Legislativo, tomando como base para establecer el

orden, la cantidad de consultas por serie que realizan los usuarios.


Evaluar el estado de conservación de la serie documental a digitalizar, para

determinar la forma de desarrollar la actividad.

La captura de imágenes se llevará a cabo utilizando el medio técnico propio del

archivo y su fichero de consulta se hará en pdf.




Procedimiento Digitalización de series documentales DL/al-05

Pasos a seguir



Determina por orden de prioridad la serie documental a digitalizar.

Coordina con el Encargado de Archivo que personal será el responsable de realizar la clasificación.


Reúne a los técnicos y designa a los encargados de la digitalización.

Instruye sobre la forma de desarrollar la actividad dependiendo el estado de conservación de los documentos.


Identifica las cajas que contienen los documentos. Elimina agentes contaminantes. Digitaliza los documentos y verifica su registro en el

ordenador. Traslada al Técnico No 2.

4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Técnico No 2.

Recibe, realiza foliación, identifica carpetas, elabora inventario documental, instala en cajas, elabora lomos.

Traslada al depósito documental.


Recibe e instala los documentos en el depósito documental para su resguardo correspondiente.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DIGITALIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES DL/al-06


ARCHIVO/

PERSONAL TÉCNICO


ARCHIVO/

TÉCNICO No. 2


ARCHIVO/

RESPONSABLE

DEL DEPÓSITO


ENCARGADO DE ARCHIVO




FIN

· DETERMINA POR

ORDEN DE PRIORIDAD

LA SERIE

DOCUMENTAL A

DIGITALIZAR.

· COORDINA CON EL

ENCARGADO DE

ARCHIVO QUÉ

PERSONAL SERÁ EL

RESPONSABLE DE

REALIZAR LA

CLASIFICACIÓN.

INICIO

· IDENTIFICA LAS CAJAS

QUE CONTIENEN LOS

DOCUMENTOS.

· ELIMINA AGENTES

CONTAMINANTES.

· DIGITALIZA LOS

DOCUMENTOS Y

VERIFICA SU

REGISTRO EN EL

ORDENADOR.

· TRASLADA AL TÉCNICO

No. 2.

· REÚNE A LOS

TÉCNICOS Y DESIGNA

A LOS ENCARGADOS

DE LA DIGITALIZACIÓN.

· INSTRUYE SOBRE LA

FORMA DE

DESARROLLAR LA

ACTIVIDAD

DEPENDIENDO EL

ESTADO DE

CONSERVACIÓN DE

LOS DOCUMENTOS.

· RECIBE, REALIZA

FOLIACIÓN, IDENTIFICA

CARPETAS, ELABORA

INVENTARIO

DOCUMENTAL,

INSTALA EN CAJAS,

ELABORA LOMOS.

· TRASLADA AL

DEPÓSITO

DOCUMENTAL.

· RECIBE E INSTALA LOS

DOCUMENTOS EN EL

DEPÓSITO

DOCUMENTAL PARA SU

RESGUARDO

CORRESPONDIENTE.



INICIATIVAS DE LEY


Procedimiento que formaliza la recepción de los expedientes relacionados con la

función legislativa, se ingresan al sistema y se les asigna un número de iniciativa de

Ley.


Mantener un registro ordenado en forma cronológica y exacta a su presentación y

conocimiento del Pleno del Congreso.


Toda iniciativa de Ley será recibida únicamente del Organismo Ejecutivo, Corte

Suprema de Justicia, Universidad de San Carlos de Guatemala, Tribunal Supremo

Electoral y de los Señores (as) Diputados (as) del Congreso de la República de

Guatemala.

Constatar que toda iniciativa de Ley esté redactada en forma de Decreto, con una

parte considerativa y una dispositiva, así como contener una exposición de motivos y

conclusiones.

Si llena los requisitos anteriores, proporcionarle un número que será registrado en el

sistema del Congreso.




Procedimiento Iniciativas de Ley DL-07

Pasos a seguir


1 Dirección Legislativa Recepción de documentos

Recibe iniciativas de ley únicamente de: Diputados, Organismo Ejecutivo, Corte Suprema de Justicia,

Universidad de San Carlos de Guatemala y el Tribunal Supremo Electoral.

Se ingresa al sistema y se asigna un número de iniciativa. Traslada.

2 Dirección Legislativa Secretaría Legislativa

Recibe iniciativa y revisa que esté redactada en forma de Decreto, con una parte considerativa y una dispositiva, así como una exposición de motivos y conclusiones.

Traslada al Pleno.

3 Pleno del Congreso Conoce la iniciativa. Traslada a Comisión de Estilo.

4 Comisión de Estilo Personal Técnico

Asigna el estudio y análisis a una comisión de trabajo para que rinda dictamen.

Traslada a Comisión de Trabajo.

5 Comisión de Trabajo Efectúa estudio de la iniciativa y rinde su dictamen presentando el proyecto de ley correspondiente a través de Dirección Legislativa en soporte digital y papel.

Traslada a Dirección Legislativa.


Difunde vía electrónica a los diputados para su conocimiento y discusión en el Pleno.

7 Pleno del Congreso Se discute el dictamen: 1. Si el dictamen es favorable se entra a su discusión: primero,

segundo y tercer debate, aprueba iniciativa y pasa a ser proyecto de ley.

2. Si el dictamen fuere desfavorable se desecha y envía a Dirección Legislativa.


Recibe dictamen y traslada al archivo legislativo.

9 Dirección Legislativa Archivo Legislativo

Archiva para su resguardo.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO INICIATIVAS DE LEY

COMISIÓN DE ESTILO/

PERSONAL TÉCNICO

COMISIÓN DE

TRABAJO

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA/

ARCHIVO

LEGISLATIVO

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA

SECRETARIA

PLENO DEL

CONGRESO

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA

RECEPCIÓN DE

DOCUMENTOS

DL-07

INICIO

FIN

· RECIBE INICIATIVA

DE LEY.

· ÚNICAMENTE DE:

VER PASO No.1

· INGRESA AL

SISTEMA Y SE

ASIGNA UN NÚMERO

DE INICIATIVA.

· TRASLADA.

DICTAMEN

FAVORABLE ?

ARCHIVA.

· RECIBE INICIATIVA Y

REVISA QUE ESTÉN

REDACTADAS EN

FORMA DE

DECRETO, VER

PASO No.2

· TRASLADA AL

PLENO.

· CONOCE LA

INICIATIVA.

· TRASLADA A

COMISIÓN DE

ESTILO.

· ASIGNA EL ESTUDIO

Y ANÁLISIS A UNA

COMISIÓN DE

TRABAJO PARA QUE

RINDA DICTAMEN.

· TRASLADA A

COMISIÓN.

· EFECTÚA ESTUDIO

DE LA INICIATIVA Y

RINDE SU DICTAMEN

PRESENTANDO EL

PROYECTO DE LEY A

TRAVÉS DE

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA EN

SOPORTE DIGITAL Y

PAPEL..

· TRASLADA A

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA.

· DIFUNDE VÍA

ELECTRÓNICA A LOS

DIPUTADOS LA

INICIATIVA PARA SU

CONOCIMIENTO Y

DISCUSIÓN EN EL

PLENO.

· SE DISCUTE EL

DICTAMEN EN EL

PLENO.

· RECIBE DICTAMEN

DESFAVORABLE.

· SE ENVIA A ARCHIVO

LEGISLATIVO.

NO

· DICTAMEN

FAVORABLE.

· CONTÍNUA DEBATE

Y PASA A SER

PROYECTO DE LEY

SI

FIN



PRÉSTAMO INTERNO

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


Procedimiento que se inicia con la necesidad de consultar bibliografía por parte de los

usuarios, y la cual concluye al momento de brindarse la información.


Normalizar el proceso para acceso a la bibliografía con que cuenta la Biblioteca,

brindando una atención de calidad a los usuarios.


Puede tener acceso a la bibliografía cualquier ciudadano guatemalteco o extranjero

que desea realizar una investigación.

Al momento de recibir el material bibliográfico, deberá entregar un documento de

identificación, el cual será resguardado hasta el momento de la devolución de la

bibliografía.

Se le dará una breve instrucción al usuario sobre la búsqueda y localización de la

bibliografía en el catálogo electrónico.

Los auxiliares de biblioteca serán los responsable de hacer la entrega de la

bibliografía al usuario y de realizar la instalación de los mismos en los anaqueles al

momento de concluir la investigación.

Se llevará un registro de usuarios diario, para evaluar las necesidades de bibliografía

y promover la visita a las instalaciones de la Biblioteca.

Queda totalmente prohibido el préstamo externo de bibliografía, hasta no contar con

las normas de seguridad necesaria para el mismo.




Procedimiento Préstamo interno de material bibliográfico DL/b-08

Pasos a seguir


1 Usuario Solicita material sobre investigación a realizar.

2 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Auxiliar

Indica al usuario la forma de búsqueda en el catálogo electrónico.

Recibe los códigos de clasificación de los libros. Ubica la bibliografía en el depósito y la traslada al área de

consulta.

3 Usuario Realiza investigación y solicita reprografía, de ser necesario.


Indica el proceso de reprografía. Solicita documento de identificación para que el usuario se

dirija al área de impresiones.

5 Usuario Realiza el trámite de reprografía y regresa el documento al auxiliar.


Recibe las publicaciones. Solicita al usuario su registro en el formulario utilizado para el

efecto y traslada a secretaria. Instala las publicaciones en el lugar que corresponda.

7 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Secretaria

Recibe formularios y elabora estadística mensual de usuarios.

Archiva.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO INTERNO DE MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO DL/b-08


BIBLIOTECA/ SECRETARIA


BIBLIOTECA/AUXILIARUSUARIO

· ELABORA

ESTADÍSTICA

MENSUAL DE

USUARIOS Y

ARCHIVA.

FIN

· SOLICITA MATERIAL

SOBRE INVESTIGACIÓN

A REALIZAR.

INICIO

· REALIZA LA

INVESTIGACIÓN Y

SOLICITA

REPROGRAFÍA, DE SER

NECESARIO.

· INDICA AL USUARIO LA

FORMA DE BÚSQUEDA

EN EL CATÁLOGO

ELECTRÓNICO.

· RECIBE LOS CÓDIGOS

DE CLASIFICACIÓN DE

LOS LIBROS.

· UBICA LA

BIBLIOGRAFÍA EN EL

DEPÓSITO Y LA

TRASLADA AL ÁREA DE

CONSULTA.

· INDICA EL PROCESO

DE REPROGRAFÍA.

· SOLICITA DOCUMENTO

DE IDENTIFICACIÓN

PARA QUE EL USUARIO

SE DIRIJA AL ÁREA DE

IMPRESIONES.

· REALIZA EL TRÁMITE

DE REPROGRAFÍA Y

REGRESA EL

DOCUMENTO AL

AUXILIAR.· RECIBE LAS

PUBLICACIONES.

· SOLICITA AL USUARIO

SU REGISTRO EN EL

FORMULARIO

UTILIZADO PARA EL

EFECTO Y TRASLADA A

SECRETARIA.

· INSTALA LAS

PUBLICACIONESEN EL

LUGAR QUE

CORRESPONDA.



RECEPCIÓN DE

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


Procedimiento que da inicio con la adquisición de material bibliográfico para el acervo

de la biblioteca, el cual concluye con el registro de los mismos.


Establecer normas que regulen el registro de la bibliografía que ingresa a la

biblioteca, para tener un control adecuado de las publicaciones con las que se

cuenta.


Verificar que cada publicación que ingrese a la biblioteca sea registrada en el

inventario elaborado para el mismo.




Procedimiento Recepción de material bibliográfico DL/b-09

Pasos a seguir


1 Dirección Administrativa Departamento de Bodega

Notifica a Dirección Legislativa - Departamento de Biblioteca, sobre el ingreso de bibliografía.


Elabora requisición. Envía con conserje a bodega.

3 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Conserje

Presenta la requisición y recibe material. Entrega a secretaria de Biblioteca.


Anota el ingreso de la bibliografía en su registro. Traslada a Auxiliares.

5 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca

Recibe y hace el ingreso en el catalogo electrónico. Traslada al depósito para su instalación en el área

correspondiente.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DL/b-09


BIBLIOTECA/ CONSERJE


BIBLIOTECA/ AUXILIAR


BIBLIOTECA/ SECRETARIA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

BODEGA

FIN

· NOTIFICA SOBRE EL

INGRESO DE

BIBLIOGRAFÍA A

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA AL

DEPARTAMENTO DE

BIBLIOTECA

INICIO

· PRESENTA

REQUISICIÓN A

BODEGA.

· RECIBE MATERIAL Y LO

ENTREGA A

SECRETARIA DE

BIBLIOTECA.

· ELABORA

REQUISICIÓN.

· ENVÍA CON EL

CONSERJE A BODEGA.

· ANOTA EL INGRESO DE

LA BIBLIOGRAFÍA EN

SU REGISTRO.

· TRASLADA A

AUXILIARES.

· RECIBE Y HACE EL

INGRESO EN EL

CATALOGO

ELECTRÓNICO.

· TRASLADA AL

DEPÓSITO PARA SU

INSTALACIÓN EN EL

ÁREA

CORRESPONDIENTE.



TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

AL ARCHIVO LEGISLATIVO


Procedimiento que se inicia con la necesidad de transferir de manera definitiva, los

documentos que hayan concluido su gestión en las unidades y Dirección Legislativa o

Comisiones del Congreso de la República, que así lo soliciten.


Establecer los pasos a seguir, para la transferencia y resguardo de los documentos

en los depósitos del Archivo Legislativo.


Toda transferencia será solicitada por el responsable de los documentos al Archivo

Legislativo.

Los documentos a transferir, deben estar previamente listados, de acuerdo a la

normativa dada por el Archivo Legislativo.

Los documentos deben ser trasladados en cajas de archivo, debidamente

identificadas.

Al realizarse el ingreso en el Archivo Legislativo, el personal técnico deberá, antes de

firmar de recibido, revisar que todos los documentos listados se encuentren

contenidos en las cajas.

Recibidos los documentos deben ser ingresados en el inventario e instalados en el

depósito documental.




Procedimiento Transferencia de documentos al Archivo DL/al-10

Pasos a seguir


1 Unidad interesada Jefe (a)

Solicita al archivo la transferencia de documentos a través de vía telefónica u oficio en original y copia.


Recibe la solicitud en original, sella y devuelve la copia, cuando es con oficio.

Notifica a la Coordinación sobre la solicitud en ambos casos. Ingresa en registro de correspondencia.


Recibe el oficio y coordina con el Encargado del Archivo, la actividad a realizar.

Da indicaciones al Asistente para notificar a la unidad interesada el procedimiento a desarrollar.


Notifica a la unidad interesada la forma como se dará el traslado y envía por escrito indicaciones sobre cómo deben ser trasladados los documentos para ser recibidos en el Archivo.

5 Unidad interesada Responsable de los documentos

Elabora el listado de los documentos a ser transferidos. Notifica al Archivo sobre el envío de los mismos. Traslada adjuntado el listado de entrega en original y copia.


Recibe listado de transferencia y notifica al personal técnico del archivo para su verificación.


Coteja contra listado de transferencia los documentos enviados.

Notifica a la Coordinación.


Verifica, firma y sella listado de transferencia y entrega al interesado.

Si no estuvieran los documentos exactos, se notifica a la unidad responsable para que se corrija el listado de transferencia y hasta ese momento se firma y sella.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO DL/al-10





ARCHIVO/RESPONSABLE

DE LOS DOCUMENTOS


ARCHIVO/

PERSONAL TÉCNICO


ARCHIVO/

ASISTENTE DE

COORDINACIÓN

UNIDAD INTERESADA

JEFE (A)

· SOLICITA AL ARCHIVO

LA TRANSFERENCIA

DE DOCUMENTOS A

TRAVÉS DE VÍA

TELEFÓNICA U OFICIO


INICIO

· NOTIFICA A LA UNIDAD

INTRESADA LA FORMA

COMO SE DARÁ EL

TRASLADO Y ENVÍA

POR ESCRITO

INDICACIONES SOBRE

CÓMO DEBEN SER

TRASLADADOS LOS

DOCUMENTOSPARA

SER RECIBIDOS EN EL

ARCHIVO.

· RECIBE LA SOLICITUD

EN ORIGINAL, SELLA Y

DEVUELVE LA COPIA

CUANDO ES CON

OFICIO.

· NOTIFICA A LA

COORDINACIÓN SOBRE

LA SOLICITUD EN

AMBOS CASOS.

· INGRESA EN

REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA.

· ELABORA EL LISTADO

DE LOS DOCUMENTOS

A SER TRANSFERIDOS.

· NOTIFICA AL ARCHIVO

SOBRE EL ENVÍO DE

LOS MISMOS.

· TRASLADA

ADJUNTANDO EL

LISTADO DE ENTREGA


· COTEJA CONTRA

LISTADO DE

TRANSFERENCIA LOS

DOCUMENTOS

ENVIADOS.

· NOTIFICA A LA

COORDINACIÓN.

· RECIBE EL OFICIO Y

COORDINA CON EL

ENCARGADO DEL

ARCHIVO LA ACTIVIDAD

A REALIZAR.

· DA INDICACIONES AL

ASISTENTE PARA

NOTIFICAR A LA

UNIDAD INTERESADA

EL PROCEDIMIENTO A

DESARROLLAR.

· RECIBE LISTADO DE

TRANSFERENCIA Y

NOTIFICA AL

PERSONAL TÉCNICO

DEL ARCHIVO PARA SU

VERIFICACIÓN.

FIN

· VERIFICA, FIRMA Y

SELLA LISTADO DE

TRANSFERENCIA Y

ENTREGA AL

INTERESADO.

· SI NO ESTUVIERAN LOS

DOCUMENTOS

EXACTOS, SE NOTIFICA

A LA UNIDAD

RESPONSABLE PARA

QUE SE CORRIJA EL

LISTADO DE

TRANSFERENCIA Y

HASTA ESE MOMENTO

SE FIRMA Y SELLA.



Dirección de Auditoría Interna



ÓRDENES DE COMPRAS

1. Definición del procedimiento:

El personal nombrado evalúa el proceso de compra y revisa que el expediente

este completo para darle el trámite correspondiente.

2. Objetivos del procedimiento:

Garantizar que la orden de compra cumpla con las normas y procedimientos

establecidos por el Organismo Legislativo.

Confirmar que la información proporcionada en la Orden de Compra y Pago

reúna la información básica del proveedor.

3. Normas del procedimiento:

Verificar el número de orden, la fecha de emisión y los datos del proveedor.

Observar los requisitos legales de la factura que respalda el expediente.

Evaluar el procedimiento de control interno vigente.

Observar que exista evidencia de su recepción formal.




Procedimiento Revisión de Orden de Compra y Pago DAI-01

Pasos a seguir


1 Dirección Financiera Elabora y registra financieramente la Orden de Compra y Pago.

Presenta expediente a Dirección de Auditoría Interna para revisión.

2 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente y asigna Auxiliar de Auditoría, elaborando nombramiento a través del Sistema de Auditoría Gubernamental, para revisión y análisis del expediente completo.

3 Auxiliar de Auditoría Recibe expediente. Revisa y analiza expediente completo: Si no existe objeción firma, remite a Dirección Financiera y

elabora informe en sistema de Auditoría Gubernamental. Si existe objeción devuelve para corrección, elaborando

informe de rechazo.

4 Dirección Financiera Si no existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.

Elabora medio de pago y realiza trámite de extinción de la obligación.

5 Dirección Financiera Si existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.

Corrige según las recomendaciones de Auditoría. Devuelve corregido para revisión.

6 Dirección de Auditoría Interna

Recibe expediente. Revisa expediente completo y si considera procedente,

remite según paso 3 de este procedimiento.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE ORDEN DE

COMPRA Y PAGO

AUXILIAR DE

AUDITORÍA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DAI-01

INICIO

· ELABORA ORDEN

DE COMPRA Y

PAGO.

· PRESENTA

EXPEDIENTE PARA

REVISIÓN.

RECIBE EXPEDIENTE Y

ASIGNA AUXILIAR,

ELABORANDO

NOMBRAMIENTO A

TRAVÉS DEL SISTEMA

DE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL,

PARA REVISIÓN Y

ANÁLISIS DE

EXPEDIENTE.

· RECIBE EXPEDIENTE.

· REVISA Y ANALIZA

EXPEDIENTE

COMPLETO.

EXISTE

OBJECIÓN EN

EXPEDIENTE?

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· ELABORA MEDIO

DE PAGO.

FIN


· CORRIGE SEGÚN

RECOMENDACIONES.

· DEVUELVE CORREGIDO

PARA REVISIÓN.


· REVISA EXPEDIENTE

Y SI CONSIDERA

PROCEDENTE,

REMITE SEGÚN PASO

3 DE ESTE

PROCEDIMIENTO.

FIN

· FIRMA EXPEDIENTE.

· REMITE A DIRECCIÓN

FINANCIERA.

· ELABORA INFORME

EN SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL.

NO

DEVUELVE A

DIRECCIÓN

FINANCIERA PARA

CORRECCIÓN,

ELABORANDO

INFORME DE

RECHAZO.

SI



REVISIÓN DE FONDOS ROTATIVOS


El personal nombrado revisa y analiza que el expediente del fondo rotativo esté

completo y cumpla la normativa vigente, para darle el trámite correspondiente.

2. Objetivos del procedimiento:

Verificar el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos aplicables al

manejo de fondos rotativos.

Revisar que el tipo de gasto se encuentre dentro del marco presupuestario

autorizado.


Objetar las facturas que contengan borrones, tachones o enmiendas.

Observar que las facturas utilizadas con los fondos rotativos, llenen los requisitos

establecidos por la ley.

Revisar que los servicios o artículos comprados con el fondo rotativo, estén

debidamente justificados por el responsable de su manejo.

Observar la correcta aplicación presupuestaria de cada registro efectuado.




Procedimiento Revisión de Fondos Rotativos DAI-02

Pasos a seguir


1 Dirección Financiera Recibe liquidación de caja chica/fondo rotativo y registra en SICOIN WEB.

Remite expediente a la Dirección de Auditoría Interna para revisión.


Recibe expediente y asigna Auxiliar de Auditoría, elaborando nombramiento a través del Sistema de Auditoría Gubernamental, para revisión del expediente completo.

3 Auxiliar de Auditoría Recibe expediente. Revisa expediente completo. Si no existe objeción, remite a Dirección Financiera y elabora

informe en sistema de Auditoría Gubernamental. Si existe objeción, devuelve para corrección.

4 Dirección Financiera Si no existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.

Elabora medio de reintegro.


Corrige según las recomendaciones de Auditoría. Devuelve corregido para revisión.


Recibe expediente. Revisa expediente completo y si lo considera procedente,

remite según paso 3 de este procedimiento.

FIN DE PROCESO



PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE FONDOS

ROTATIVOS

AUXILIAR DE

AUDITORÍA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DAI-02

INICIO

· RECIBE

LIQUIDACIÓN DE

FONDO

ROTATIVO Y/O

CAJA CHICA

REGISTRA EN

SICOIN-WEB.

· REMITE

EXPEDIENTE

PARA REVISIÓN.

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· REVISA

EXPEDIENTE

COMPLETO.

EXISTE

OBJECIÓN EN

EXPEDIENTE?

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· ELABORA MEDIO

DE REINTEGRO.


· CORRIGE SEGÚN

RECOMENDACIONES.

· DEVUELVE CORREGIDO

PARA REVISIÓN.

FIN

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· REVISA

EXPEDIENTE Y SI

CONSIDERA

PROCEDENTE,

REMITE SEGÚN

PASO 3 DE ESTE

PROCEDIMIENTO.

FIN


FINANCIERA.

· ELABORA INFORME

EN SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL.

NO

DEVUELVE A

DIRECCIÓN

FINANCIERA PARA

CORRECCIÓN.

SI

RECIBE EXPEDIENTE Y

ASIGNA AUXILIAR

ELABORANDO

NOMBRAMIENTO A

TRAVÉS DEL SISTEMA

DE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL,

PARA REVISIÓN DE

EXPEDIENTE.



REVISIÓN CONCILIACIONES BANCARIAS


El personal nombrado revisa el expediente de conciliaciones bancarias, verifica que

esté completo y observa que sus registros sean razonables, para darle el trámite

correspondiente.

2. Objetivo del procedimiento:

Confrontar los datos del Estado de Cuenta con el libro del Organismo Legislativo, a

efecto de verificar que no exista diferencia.


Confirmar que la conciliación contenga la firma y sello de la persona que la elabora.

Observar y analizar todos los movimientos realizados en la conciliación.

Observar que estén ingresadas las notas de debito, crédito y los cheques estén

anotados en la conciliación.




Procedimiento Conciliaciones Bancarias DAI-03

Pasos a seguir


1 Dirección Financiera Elabora conciliaciones bancarias de manera mensual.

Remite expediente a la Dirección de Auditoría para revisión.

2 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente y asigna Auxiliar de Auditoría elaborando nombramiento a través del Sistema de Auditoría Gubernamental, para revisión del expediente completo.

3 Auxiliar de Auditoría Recibe expediente.

Revisa expediente completo. Si no existe objeción, remite a Dirección Financiera y elabora

informe en Sistema de Auditoría Gubernamental.

Si existe objeción devuelve para corrección.

4 Dirección Financiera Si no existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente firmado y sellado.


Corrige según las recomendaciones de Auditoría.

Devuelve corregido para revisión.


Recibe expediente.

Revisa expediente completo y si considera procedente, remite según paso 3 de este procedimiento.

FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS

AUXILIAR DE

AUDITORÍA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DAI-03

INICIO

· ELABORA

CONCILIACIONES

BANCARIAS.

· REMITE EXPEDIENTE

PARA REVISIÓN.· RECIBE

EXPEDIENTE.

· REVISA Y

ANALIZA

EXPEDIENTE

COMPLETO.

EXISTE

OBJECIÓN EN

EXPEDIENTE?

· RECIBE

EXPEDIENTE

FIRMADO Y

SELLADO.


· CORRIGE SEGÚN

RECOMENDACIONES.

· DEVUELVE

CORREGIDO PARA

REVISIÓN.

FIN


· REVISA EXPEDIENTE

Y SI CONSIDERA

PROCEDENTE,

REMITE SEGÚN PASO

3 DE ESTE

PROCEDIMIENTO.

FIN


FINANCIERA.

· ELABORA INFORME EN

SISTEMA DE

AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL.

· DEVUELVE A

DIRECCIÓN

FINANCIERA PARA

CORRECCIÓN.

NO

SI

RECIBE EXPEDIENTE Y

ASIGNA AUXILIAR

ELABORANDO

NOMBRAMIENTO A

TRAVÉS DEL SISTEMA

DE AUDITORÍA

GUBERNAMENTAL,

PARA REVISIÓN DE

EXPEDIENTE.



Dirección General



UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIO N

ACCESO A LA INFORMACIÓN


Proceso que garantiza el acceso a los ciudadanos a conocer el quehacer del

Organismo Legislativo a través de solicitud verbal, escrita o digital o bien consultando

el portal web del Congreso de la República.


Garantizar a toda persona el derecho a solicitar y a tener acceso a la información

pública que obra en los archivos de este Alto Organismo, generando con ello una

imagen de transparencia.

3. Normas del Procedimiento:

Después de presentada una solicitud de información ante la Unidad de Acceso a la

Información, si la información no se encuentra en los archivos de la Unidad, se

solicitará al enlace respectivo, contando para el efecto, según el artículo 42 de la Ley

de Acceso a la Información Pública, diez días hábiles para le entrega de la

información solicitada; sin embargo, dado el trámite interno para obtenerla, se

determina que el enlace responsable debe responder dentro de los cinco días hábiles

posteriores a partir de la recepción de la solicitud de información, salvo que el

volumen y extensión de la información lo justifique, la Unidad de Acceso a la

Información pedirá prórroga por diez días más al interesado.

Cuando el enlace responsable no responda en el plazo y forma que establece la ley,

éste quedará obligado a otorgar la información en un período no mayor de diez días

posteriores al vencimiento del plazo para la respuesta, sin que medie solicitud de

parte interesada, artículo 44, de la Ley de Acceso a la Información Pública.



Dirección General

Procedimiento Acceso a la información. DG/uaip-01

Pasos a seguir


1 Interesado Modalidades para solicitar información:

1. Verbal.

2. Escrita.

3. Vía electrónica (Art. 38 de la Ley de Acceso a la Información

Pública).

2 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria

Dependiendo del caso, procede:

Si la información solicitada está disponible y es breve, con

visto bueno de la Coordinadora General, se entrega

inmediatamente.

Si la información solicitada es extensa y está disponible,

se le requiere una memoria USB o bien una dirección

electrónica para enviársela.

Caso contrario, entrega formulario al interesado para

solicitar la información respectiva.

3 Interesado Recibe el formulario.

Llena con los datos requeridos.

Entrega formulario lleno.


Coloca número correlativo al formulario de solicitud.

Entrega a interesado una contraseña en donde se indica el

plazo para entregar información (10 días siguientes a la

recepción de la solicitud, artículo 42 de la Ley de Acceso a la

Información Pública).

Traslada el formulario.

5 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente

Recibe formulario.

Elabora oficio de solicitud para el enlace2 determinado.

Dicho enlace deberá remitir la información solicitada en el

plazo de cinco días siguientes a la recepción.

Traslada para firma de Coordinadora General.

6 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General

Recibe oficio de solicitud de información.

Revisa, firma y devuelve a Asistente.


Recibe oficio de solicitud de información firmado.

Envía a Dirección General para visto bueno.

8 Dirección General Recibe oficio de solicitud de información.

Firma con visto bueno.

Traslada a Unidad de Acceso a la Información para que

continúe el trámite.


Recibe oficio firmado con visto bueno por Director General.

Envía a enlace para solicitar información requerida.

2 Enlace: nombre con que se denomina a la unidad administrativa responsable de la información solicitada,

sea ésta dirección administrativa, departamento, unidad u otras.



10 Dirección, Departamento o Unidad/ Enlace

Recibe oficio de solicitud de información.

Elabora documento con información solicitada, dentro de los

cinco días posteriores a su recepción.

Envía oficio para visto bueno a Director General, adjuntando

información solicitada.

11 Dirección General Recibe oficio para visto bueno.

Revisa y firma con visto bueno.

Traslada a enlace.


Recibe oficio con visto bueno de Dirección General.

Envía documento con información solicitada a Unidad de

Acceso a la Información.


Recibe documento con información solicitada.

Elabora resolución.

Traslada para firma de Coordinadora General.


Recibe resolución.

Revisa y firma.

Traslada a Secretaría para su posterior notificación al

interesado.


Recibe resolución y documento con información solicitada.

Notifica a interesado por teléfono o correo electrónico la

disponibilidad de su información.

Elabora notificación.

16 Interesado Se presenta con contraseña.

Firma copia de la notificación.

Entrega copia firmada de recibido.


Recibe copia de notificación firmada por interesado.

Traslada para su archivo.


Escanea la información que se entregó.

Alimenta base de datos.

Copia física archiva para consultas posteriores.

FIN DEL PROCESO




1/2

DIRECCIÓN

GENERAL

DIRECCIÓN,

DEPARTAMENTO O

UNIDAD/

ENLACE

INTERESADO

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

ASISTENTE

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

COORDINADORA

GENERAL

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

SECRETARIA

DG/uaip-01

INICIO

MODALIDADES PARA

SOLICITAR INFORMACIÓN:

1. VERBAL.

2. ESCRITA.

3. VÍA ELECTRÓNICA.

· RECIBE INFORMACIÓN O

LLENA FORMULARIO

CON DATOS

REQUERIDOS.

· ENTREGA FORMULARIO.

· RECIBE OFICIO DE

SOLICITUD DE

INFORMACIÓN.

· ELABORA DOCUMENTO

CON INFORMACIÓN

SOLICITADA, DENTRO DE

LOS CINCO DÍAS

POSTERIORES A SU

RECEPCIÓN.

· ENVÍA OFICIO PARA Vo.

Bo. DE DIRECTOR

GENERAL.

· RECIBE OFICIO FIRMADO.

· ENVÍA PARA Vo. Bo.

· RECIBE OFICIO FIRMADO

CON Vo. Bo.

· ENVÍA A ENLACE PARA

SOLICITAR INFORMACIÓN

REQUERIDA.

DEPENDIENDO DEL CASO

PROCEDE:

· SI INFORMACIÓN ESTÁ

DISPONIBLE Y ES BREVE,

CON Vo. Bo. DE

COORDINADORA

GENERAL, SE ENTREGA

INMEDIATAMENTE.

· SI LA INFORMACIÓN ES

EXTENSA Y ESTÁ

DISPONIBLE, SE LE

REQUIERE UNA MEMORIA

USB O UNA DIRECCIÓN

ELECTRÓNICA PARA

ENVIÁRSELA.

· CASO CONTRARIO,

ENTREGA FORMULARIO

AL INTERESADO PARA

SOLICITAR LA

INFORMACIÓN

RESPECTIVA.

· COLOCA NÚMERO

CORRELATIVO.

· ENTREGA CONTRASEÑA

A INTERESADO.

· TRASLADA FORMULARIO.

· RECIBE CONTRASEÑA

CON TIEMPO

ESTIPULADO PARA

RECIBIR LA

INFORMACIÓN.

· RECIBE FORMULARIO.

· ELABORA OFICIO DE

SOLICITUD PARA

ENLACE.

· TRASLADA PARA FIRMA.

· RECIBE OFICIO DE

SOLICITUD DE

INFORMACIÓN

· REVISA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

· RECIBE OFICIO DE

SOLICITUD DE

INFORMACIÓN.

· FIRMA CON Vo. Bo.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO PARA

Vo.Bo.

· REVISA.

· FIRMA CON Vo. Bo.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO CON Vo.

Bo.

· ENVÍA DOCUMENTO CON

INFORMACIÓN

SOLICITADA A UNIDAD DE

ACCESO A LA

INFORMACIÓN.

1




2/2

UNIDAD DE ACCESO A

LA INFORMACIÓN/

COORDINADORA

GENERAL

UNIDAD DE ACCESO A

LA INFORMACIÓN/

ASISTENTE

UNIDAD DE ACCESO A

LA INFORMACIÓN/

SECRETARIA

INTERESADO

1

FIN

· RECIBE DOCUMENTO

CON INFORMACIÓN

SOLICITADA.

· ELABORA RESOLUCIÓN.


DG/uaip-01

· RECIBE RESOLUCIÓN.

· REVISA.

· FIRMA.

· TRASLADA PARA SU

POSTERIOR

NOTIFICACIÓN AL

INTERESADO.

· RECIBE RESOLUCIÓN Y

DOCUMENTO CON

INFORMACIÓN.

· NOTIFICA A INTERESADO

POR TELÉFONO O

CORREO ELECTRÓNICO.

· ELABORA NOTIFICACIÓN. · SE PRESENTA CON

CONTRASEÑA.

· FIRMA COPIA DE LA

NOTIFICACIÓN.

· ENTREGA COPIA

FIRMADA DE RECIBIDO.

· RECIBE COPIA DE

NOTIFICACIÓN FIRMADA.

· TRASLADA PARA SU

ARCHIVO.

· ARCHIVA COPIA

FÍSICA PARA

CONSULTAS

POSTERIORES.

· ESCANEA LA

INFORMACIÓN QUE SE

ENTREGÓ.

· ALIMENTA BASE DE

DATOS.



ACTUALIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DE LA PÁGINA WEB


Proceso que origina la máxima publicidad y transparencia en el manejo de los

recursos públicos y actos de la administración pública, para que todo ciudadano que

cuente con la tecnología adecuada pueda accesar al conocimiento de la información.


Garantizar la difusión, veracidad y actualización de la información pública que se

genere en el Organismo Legislativo, a través de los más modernos sistemas

tecnológicos y de información.


La observancia del Decreto No. 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública y

Acuerdo de Junta Directiva del Congreso de la República No. 3-2012.

El Enlace es la persona responsable o delegada de una dirección, un departamento o

una unidad administrativa que publica y actualiza de oficio en el portal de internet del

Congreso de la República, la información que genere, custodie o procese.



Dirección General

Procedimiento Actualización y alimentación de la página web. DG/uaip-02

Pasos a seguir


1 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora y Editora de la Página Web

Sube a la página web el listado de los integrantes de la nueva

Junta Directiva, posterior al 14 de enero de cada año, con la

celebración de la toma de posesión.

Solicita a Dirección Legislativa, listado de los presidentes de

comisiones de trabajo.

Sube a la página web el listado de los presidentes de las

comisiones de trabajo y, posteriormente, a los integrantes de

cada una de ellas.


Elabora oficio para solicitar a cada Presidente de Comisión,

la asignación de un responsable (enlace)3 para alimentar la

página web con la generación de información del trabajo de la

comisión.

Firma conjuntamente con la Coordinadora y Editora de la

Página Web.

3 Presidente de Comisión de Trabajo

Recibe oficio en el que se le solicita la asignación de un

enlace.

Nombra a un responsable (enlace).

Notifica a la Unidad de Acceso a la Información.

4 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente y/o Coordinadora y Editora de la Página Web

Recibe notificación del responsable (enlace) por cada

comisión de trabajo.

Convoca para capacitación a enlace asignado.

Capacita sobre el uso, manejo e importancia de la

publicación de las actividades de las comisiones de

trabajo.


Posterior a la capacitación recibida, es responsable de

publicar y actualizar de oficio, la información generada en su

propia área (Art. 6º. del Acuerdo de Junta Directiva No. 3-

2012).


Supervisa permanentemente la exactitud y actualización de la

información.

Si todo está correcto, elabora reporte.

Caso contrario, si encuentra debilidades o falta de

información actualizada en la página web, inmediatamente

solicitará al enlace, la modificación de la información (Art.

2º. Del Acuerdo No. 3-2012).


Recibe solicitud de modificación de información subida al

Portal del Organismo Legislativo:

Si tiene dudas, solicitará apoyo a la Unidad de Acceso a la

Información.

Caso contrario, modificará la información.

3 Enlace: nombre con que se denomina a la unidad administrativa responsable de generar la información

solicitada, sea ésta dirección administrativa, departamento, unidad u otras.




Reporta trimestralmente a Dirección Legislativa sobre la

evaluación de la información subida al Portal del Organismo

Legislativo.

9 Dirección Legislativa Recibe reporte trimestral de información subida a Portal del

Organismo Legislativo.

Firma copia de recibido.

Devuelve.


Recibe copia de reporte recibido.

Archiva.

FIN DEL PROCESO



ACTUALIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DE LA PÁGINA WEB

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA

DIRECCIÓN,

DEPARTAMENTE O

UNIDAD/

ENLACE

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

COORDINADORA Y

EDITORA DE LA

PÁGINA WEB

PRESIDENTE DE

COMISIÓN DE

TRABAJO

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

ASISTENTE O

COORDINADORA Y

EDITORA DE LA

PÁGINA WEB

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

COORDINADORA

GENERAL

DG/uaip-02

INICIO

FIN

· SUBE A PAGINA WEB

LISTADO DE

INTEGRANTES DE JUNTA

DIRECTIVA, POSTERIOR

AL 14 DE ENERO DE

CADA AÑO.

· SOLICITA A DIRECCIÓN

LEGISLATIVA LISTADO DE

PRESIDENTES DE

COMISIONES.

· SUBE ESTA

INFORMACIÓN A PÁGINA

WEB Y

POSTERIORMENTE A

INTEGRANTES DE CADA

UNA DE ELLAS.

· RESPONSABLE DE

PUBLICAR Y ACTUALIZAR

DE OFICIO, LA

INFORMACIÓN

GENERADA EN SU

PROPIA ÁREA.

· SUPERVISA PERMANEN-

TEMENTE LA EXACTITUD

Y ACTUALIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN.

· ELABORA REPORTE

TRIMESTRALMENTE

SOBRE EVALUACIÓN DE

LA INFORMACIÓN SUBIDA

AL PORTAL DEL

ORGANISMO

LEGISLATIVO.

· TRASLADA.

· RECIBE SOLICITUD DE

MODIFICACIÓN DE

INFORMACIÓN EN

PÁGINA WEB.

· ELABORA OFICIO PARA

SOLICITAR A CADA

PRESIDENTE DE

COMISION, ASIGNACIÓN

DE UN RESPONSABLE

(ENLACE) PARA

ALIMENTAR PÁGINA WEB.

· FIRMA CONJUNTAMENTE

CON COORDINADORA Y

EDITORA DE PÁGINA

WEB.

· RECIBE OFICIO EN EL

QUE SE LE SOLICITA

ASIGNACIÓN DE UN

ENLACE.

· NOMBRA A UN

RESPONSABLE.

· NOTIFICA DE

ASIGNACIÓN.

· RECIBE NOTIFICACIÓN.

· CONVOCA PARA

CAPACITACIÓN DE

ENLACE ASIGNADO.

· CAPACITA SOBRE EL

USO, MANEJO E

IMPORTANCIA DE LA

PUBLICACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES DE LAS

COMISIONES DE

TRABAJO.

TODO CORRECTO? NO

DUDAS?


APOYO PARA

MODIFICACIÓN.SI SI

· MODIFICA INFORMACIÓN.

NO

· RECIBE REPORTE

TRIMESTRAL DE

INFORMACIÓN SUBIDA A

PORTAL DEL ORGANISMO

LEGISLATIVO.

· FIRMA COPIA DE

RECIBIDO.

· DEVUELVE.

ARCHIVA.



RECURSO DE REVISIÓN


Es un medio de defensa jurídica que tiene por objeto garantizar que en los actos y

resoluciones de los sujetos obligados, se respeten las garantías de legalidad y

seguridad jurídica (Artículo 52 del Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información

Pública).


El solicitante a quien se le hubiere negado la información o invocado la inexistencia

de documentos solicitados, podrá interponer, por sí mismo o a través de su

representante legal, el recurso de revisión ante la máxima autoridad, dentro de los

quince días siguientes a la fecha de la notificación.


Artículos del 52 al 60 del Decreto No. 57-2008 de la Ley de Acceso a la Información

Pública.



Dirección General

Procedimiento Recurso de revisión. DG/uaip-03

Pasos a seguir


1 Interesado Puede interponer recurso de revisión con los datos que

establece el Artículo 57 de la ley, por los motivos siguientes

(Arts. 54 y 55):

Negación de la información,

Invocación a la inexistencia de documentos solicitados,

Información incomprensible o incompleta,

Respuesta en términos legales, entre otros.

Presenta recurso ante la máxima autoridad dentro de los

quince días siguientes a la fecha de la notificación.

Entrega recurso de revisión a Unidad de Acceso a la

Información Pública para su trámite interno.


Recibe recurso de revisión.

Traslada a Coordinadora General.


Recibe recurso de revisión.

Instruye a Asistente para elaboración de oficio de traslado.


Recibe instrucciones para elaborar oficio de traslado a

Dirección Legislativa.

Elabora oficio.

Traslada para firma.


Recibe oficio para trasladar recurso de revisión a Directora

Legislativa.

Revisa y firma.

Traslada para solicitar firma de visto bueno a Director

General.

6 Dirección General Recibe oficio para trasladar recurso de revisión firmado por

Coordinadora General de la Unidad de Acceso a la

Información.

Firma de visto bueno.

Devuelve oficio.


Recibe oficio con visto bueno de Director General.

Envía oficio y recurso de revisión a Directora Legislativa.

8 Dirección Legislativa Recibe oficio y recurso de revisión.

Transfiere a Presidencia documentación recibida.

9 Presidencia Resuelve en definitiva dentro de los cinco días siguientes a la

presentación del recurso (Artículo 58 de la Ley de Acceso a la

Información Pública).

Podrá confirmar la decisión de la Unidad de Información,

revocar o modificar las decisiones de la Unidad de

Información y ordenar al enlace responsable, el acceso a la

información solicitada, la entrega de la misma o las

modificaciones correspondientes.

Traslada la decisión tomada a Directora Legislativa para



elaborar la resolución respectiva.

10 Dirección Legislativa Recibe instrucciones para elaborar resolución a recurso de

revisión.

Elabora resolución.

Traslada para firma de Presidente.

11 Presidencia Recibe resolución.

Revisa.

Firma.

Devuelve.

12 Dirección Legislativa Recibe resolución y documentación del recurso de revisión

Devuelve a Unidad de Acceso a la Información Pública para

su notificación al interesado.


Recibe resolución y documentación del recurso de revisión.

Traslada a Coordinadora General para su conocimiento.


Recibe documentación.

En el plazo de cinco días, debe notificar al interesado.

FIN DEL PROCESO




1/2

DIRECCIÓN

GENERALINTERESADO

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

COORDINADORA

GENERAL

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

ASISTENTE

UNIDAD DE ACCESO

A LA INFORMACIÓN/

SECRETARIA

DG/uaip-03

INICIO

· RECIBE RECURSO DE

REVISIÓN.

· TRASLADA.

FIN

· INTERPONE RECURSO DE

REVISIÓN CON LOS

DATOS ESTABLECIDOS

EN EL ARTÍCULO 57 DE LA

LEY, POR LOS MOTIVOS

DETALLADOS EN LOS

ARTÍCULOS 54 Y 55 DE LA

LEY.

· PRESENTA RECURSO

ANTE AUTORIDAD

MÁXIMA DENTRO DE LOS

QUINCE DÍAS

SIGUIENTES A LA FECHA

DE NOTIFICACIÓN.

· ENTREGA RECURSO A

UNIDAD DE

INFORMACIÓN PARA SU

TRÁMITE INTERNO.

· RECIBE RECURSO DE

REVISIÓN.

· INSTRUYE A ASISTENTE

PARA ELABORACIÓN DE

OFICIO DE TRASLADO.

· RECIBE OFICIO.

· FIRMA DE VISTO BUENO.

· DEVUELVE.

· RECIBE INSTRUCCIONES

PARA ELABORAR OFICIO

DE TRASLADO A

DIRECCIÓN LEGISLATIVA.

· ELABORA OFICIO.



TRASLADAR RECURSO

DE REVISIÓN.

· REVISA Y FIRMA.

· TRASLADA PARA

SOLICITAR FIRMA DE

VISTO BUENO.

· RECIBE OFICIO CON

FIRMA DE VISTO BUENO.

· ENVIA OFICIO Y

RECURSO DE REVISIÓN A

DIRECTORA

LEGISLATIVA.

1

2


DOCUMENTACIÓN DEL

RECURSO DE REVISIÓN.

· TRASLADA.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN.

· EN UN PLAZO DE CINCO

DÍAS, DEBE NOTIFICAR AL

INTERESADO.




2/2

PRESIDENCIADIRECCIÓN

LEGISLATIVA

1

DG/uaip-03

· RECIBE OFICIO Y


· TRANSFIERE A

PRESIDENCIA.

· RESULVE EN DEFINITIVA

DENTRO DE LOS CINCO

DÍAS SIGUIENTES A LA

PRESENTACIÓN DEL

RECURSO.

· PODRÁ CONFIRMAR,

REVOCAR O MODIFICAR

LAS DECISIONES DE LA

UNIDAD DE

INFORMACIÓN.

· TRASLADA

INSTRUCCIONES A

DIRECTORA

LEGISLATIVA.· RECIBE INSTRUCCIONES

PARA ELABORAR

RESOLUCIÓN A


· ELABORA RESOLUCIÓN.


· RECIBE RESOLUCIÓN.

· REVISA.

· FIRMA.

· DEVUELVE.


DOCUMENTACIÓN DEL


· DEVUELVE.

2



DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

RECUPERACIÓN DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL POR EXTRAVÍO DE GAFETE DE VISITANTE


Establece el proceso para la devolución del documento de identificación personal

entregado al ingreso, en caso de extravío o pérdida de gafete para visitante.


Reconocer fehacientemente al propietario del documento de identificación por extravío o

pérdida de gafete para visitante y dejar constancia al momento de su devolución.


El trámite para la devolución del documento de identificación sin gafete, es exclusivamente

personal.

El visitante informa al Jefe de Seguridad del extravío o pérdida del gafete.

La Jefatura de Servicios elabora un conocimiento para la entrega del documento de

identificación al visitante que extravió su gafete.



Dirección General

Procedimiento Recuperación de identificación personal por extravío de gafete de visitante. DG/ds-01

Pasos a seguir


1 Visitante En caso de extravío del gafete, únicamente el interesado

podrá informar a la Guardia Parlamentaria, quien tiene en

custodia su identificación personal.

2 Guardia Parlamentaria en Recepción de Visitas

Extrae el documento de identificación junto con la ficha

numerada.

Informa al jefe de grupo de la situación.

Acompaña al visitante a la Jefatura de Seguridad, llevando

consigo el documento de identificación y la ficha.

3 Departamento de Seguridad/ Jefe

Recibe al visitante, quien le expondrá el caso.

Solicita a jefe de servicios elaborar un conocimiento para la

entrega del documento de identificación.

4 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios

Elabora el conocimiento.

Juntamente con el visitante, firman de entregado y recibido el

conocimiento respectivo.

Devuelve el documento de identificación.

Entrega ficha a jefe de grupo.

5 Visitante Firma de recibido el conocimiento por la devolución de su

documento de identificación personal.


Recibe conocimiento firmado de conformidad por visitante.

Devuelve el documento de identificación personal a visitante.

Entrega ficha de gafete extraviado a jefe de grupo.

7 Departamento de Seguridad/ Jefe de Grupo

Recibe ficha de gafete extraviado.

Archiva.

FIN DEL PROCESO



RECUPERACIÓN DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL

POR EXTRAVÍO DE GAFETE DE VISITANTE

DEPARTAMENTO

DE SEGURIDAD/

JEFE DE SERVICIOS

GUARDIA

PARLAMENTARIA

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE

DEPARTAMENTO

DE SEGURIDAD/

JEFE DE GRUPO

VISITANTE

DG/ds-01

INICIO

INTERESADO

INFORMA A

GUARDIA

PARLAMENTARIA

DEL EXTRAVÍO DE

SU GAFETE.

· EXTRAE EL

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN

JUNTO CON LA

FICHA NUMERADA.

· INFORMA A JEFE

DE GRUPO.

· ACOMPAÑA A

VISITANTE A

JEFATURA DE

SEGURIDAD,

LLEVANDO EL

DOCUMENTO Y

FICHA.

· RECIBE A

VISITANTE QUIEN

EXPONDRÁ EL

CASO.

· SOLICITA A JEFE

DE SERVICIO

ELABORAR

CONOCIMIENTO

PARA ENTREGA

DEL DOCUMENTO

DE

IDENTIFICACIÓN.

· ELABORA

CONOCIMIENTO.

· FIRMA DE

ENTREGADO EL

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN.

· SOLICITA FIRMA

DE VISITANTE.

FIRMA DE RECIBIDO

CONOCIMIENTO

POR DEVOLUCIÓN

DE IDENTIFICACIÓN

PERSONAL.

· RECIBE

CONOCIMIENTO

CON FIRMA DE

CONFORMIDAD

DEL VISITANTE.

· DEVUELVE EL

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN

PERSONAL A

VISITANTE.

· ENTREGA FICHA A

JEFE DE GRUPO.

RECIBE SU

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN.

SE RETIRA.

FIN

FIN

· RECIBE FICHA

DE GAFETE

EXTRAVIADO.

· ARCHIVA.



REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS

EN DÍAS Y HORAS INHÁBILES


Controlar, verificar y registrar la autorización para permitir el ingreso a las

instalaciones del Congreso de la República, a trabajadores o empresas contratadas

para realizar trabajos en días y horas inhábiles.


Resguardar la seguridad física de las instalaciones, mobiliario y equipo del Congreso

de la República, a través de un control de los ingresos en días y horas inhábiles.


Cada ingreso debe contar con la autorización previa de la Dirección General,

Dirección Administrativa o Dirección de Recursos Humanos.

El Departamento de Seguridad debe tener conocimiento previo de la autorización a

cualquier ingreso.

Se debe controlar y revisar las herramientas, materiales o cualquier recurso que

ingrese o egrese de las instalaciones del Congreso de la República.



Dirección General

Procedimiento Registro y control de ingresos en días y horas inhábiles. DG/ds-02

Pasos a seguir


1

Unidad solicitante

Envía oficio a Dirección Administrativa, solicitando

autorización para que se permita el ingreso de trabajadores

propios o de empresas privadas contratadas en días y horas

inhábiles. Dicho oficio debe contener la siguiente

información:

Justificación del ingreso.

Fecha y horario previsto.

Nombre completo de las personas autorizadas.

2 Dirección Administrativa/ Director (a)

Recibe oficio.

Autoriza solicitud, la firma, sella de visto bueno.

Envía oficio al Departamento de Seguridad.


Recibe oficio.

Anota al margen las instrucciones pertinentes.

Traslada para cumplirse con lo establecido en el oficio.


Recibe oficio autorizado.

Elabora listado general y lo entrega al Guardia Parlamentario

nombrado en el puesto de servicio.

5 Trabajador Interno o Externo

Se presenta el día y hora señalado a la puerta de entrada del

Organismo Legislativo.

Solicita el ingreso.

6

Guardia Parlamentario

Verifica listado general y procede de la siguiente manera:

Si el nombre de la persona aparece escrito en el listado

general, anota la hora de ingreso y le permitirá la entrada.

Previo a su ingreso, revisa bolsas, mochilas y objetos que

trae consigo.

Si el nombre de la persona no aparece escrito en el

listado, se lo hará saber y se le negará la entrada.

7 Trabajador Interno o Externo Realiza su cometido.

Al terminar, se lo comunica al Guardia de turno.

8 Guardia Parlamentario

Anota en el listado la hora de la salida del trabajador

autorizado.

Revisa al trabajador y su vehículo, si hubiera.

Envía listado a la jefatura de servicios.


Recibe registro.

Archiva al terminar el turno para consultas posteriores.

FIN DEL PROCESO



REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS EN DÍAS Y HORAS INHÁBILES

TRABAJADOR

INTERNO O

EXTERNO

DEPARTAMENTO

DE SEGURIDAD/

JEFE DE

SERVICIOS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

DE SEGURIDAD/

JEFE

GUARDIA

PARLAMENTARIO

UNIDAD

SOLICITANTE

DG/ds-02

INICIO

ENVÍA OFICIO PARA

SOLICITAR

AUTORIZACIÓN DE

INGRESO DE

TRABAJADORES

PROPIOS O DE

EMPRESAS

PRIVADAS

CONTRATADAS EN

DÍAS Y HORAS

INHÁBILES.

· RECIBE OFICIO,

· LO AUTORIZA,

FIRMA Y SELLA DE

Vo. Bo.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO.

· MARGINA

INSTRUCCIONES

EN OFICIO.

· TRASLADA PARA

SU CUMPLIMIENTO.

· RECIBE OFICIO

AUTORIZADO.

· ELABORA LISTADO

GENERAL Y LO

ENTREGA A

GUARDIA

PARLAMENTARIA

NOMBRADO EN

PUESTO DE

SERVICIO.

· SE PRESENTA EL

DIA Y HORA

SEÑALADO A LA

PUERTA DE

ENTRADA DEL

ORGANISMO.

· SOLICITA

INGRESO.

VERIFICA

LISTADO,

PROCEDE?

· SE LE PERMITE

ENTRADA.

· SE LE REVISAN

BOLSAS,

MOCHILAS Y

OBJETOS QUE

TRAE CONSIGO.

· REALIZA SU

COMETIDO.

· AL TERMINAR, SE

LO COMUNICA AL

GUARDIA DE

TURNO.

SE LE HACE SABER

QUE NO APARECE

REGISTRADO, POR

LO TANTO, SE LE

NIEGA LA ENTRADA.

· ANOTA EN LISTADO

HORA DE SALIDA.

· REGISTRA AL

TRABAJADOR Y SU

VEHÍCULO, SI

HUBIERA.

· DEVUELVE EL

LISTADO GENERAL.

NO

SI

FIN

FIN

· ARCHIVA PARA

CONSULTAS

POSTERIORES.



REGISTRO Y CONTROL DE MOVILIZACIÓN DE

MATERIAL, MOBILIARIO Y/O EQUIPO


Proceso mediante el cual se registra y controla la entrada y salida de material, mobiliario

y/o equipo a las instalaciones y edificios anexos del Congreso de la República.


Resguardar los bienes materiales (mobiliario y equipo) con que cuenta el Congreso de la

República, controlar el ingreso, egreso o traslado que se dé entre sus instalaciones y

anexos, que permitan registrar los movimientos realizados.


El ingreso y egreso de material, mobiliario y/o equipo debe contar con la autorización

escrita del responsable de la oficina administrativa con el Visto Bueno de alguna de las

siguientes autoridades:

1. Director General,

2. Director (a) Administrativo (a) o

3. Subdirector Administrativo.

El responsable de la oficina administrativa debe presentar a la Jefatura del Departamento

de Seguridad, dos copias de la autorización con el Visto Bueno correspondiente.



Dirección General

Procedimiento Registro y control de movilización de material, mobiliario y/o equipo. DG/ds-03

Pasos a seguir


1 Jefe o Responsable de Oficina

Elabora oficio dirigido a Jefe de Departamento de Seguridad,

en el que informa y/o solicita autorización para egreso y/o

ingreso de material, mobiliario y/o equipo, describiendo

características y códigos de inventario, si son bienes

inventariables, lugar de salida y destino.

Solicita Visto Bueno, según Oficio No. DA-0313-2011, de

alguna de las siguientes autoridades:

Director General,

Director (a) Administrativo (a) o

Subdirector Administrativo.

2 Departamento de Informática/ Jefe

En el caso de movilización de equipo de computación para la

realización de presentaciones o cualquier otra actividad

relacionada con informática, el encargado del equipo deberá

entregar pase de salida firmada por el Jefe de Informática al

Guardia Parlamentario ubicado en la puerta de las

instalaciones del Organismo Legislativo.

3 Departamento de Inventario/ Jefe

En el caso de traslados a cargo de Inventarios, el encargado

deberá entregar copia de la movilización tanto de salida como

de entrada, con la firma del Jefe de Inventarios, al Guardia

Parlamentario de turno.

4 Dirección General, Subdirección General, Dirección Administrativa o Subdirección Administrativa

Autoriza con Visto Bueno en el oficio del jefe o responsable

de oficina, para que el material, mobiliario y/o equipo pueda

egresar o ingresar a las instalaciones del Congreso de la

República.

Devuelve oficio firmado con Vo. Bo.


Reproduce dos copias a oficio autorizado.

Presenta original y dos copias al Departamento de Seguridad

para su conocimiento.


Recibe oficio (original y dos copias).

Verifica que tenga visto bueno de autoridad competente.

Firma y sella de recibido.

Devuelve a jefe o responsable de oficina, original y una copia.

Archiva una copia.


Recibe oficio original y una copia sellados por el

Departamento de Seguridad.

Solicita telefónica o verbalmente a Conserjería apoyo para la

movilización de material, mobiliario y/o equipo, presentando

copia de oficio autorizado.

Entrega copia de oficio autorizado a Guardia Parlamentario.

8 Guardia Parlamentario Recibe oficio autorizado de jefe o responsable de oficina, de

inventario o pase de Informática.

Verifica el material, mobiliario y/o equipo detallado en oficio o

pase de Informática para permitir su egreso o ingreso.



Avisa por radio a Guardia Parlamentario del edificio de

destino de la movilización, quien por el mismo medio informa

al ingresar el material, mobiliario y/o equipo.

Se queda con copia de oficio autorizado o pase de

Informática.

9 Guardia Parlamentario Al ingresar el equipo de cómputo, se le devuelve pase al

encargado de Informática que realizó la movilización.

10 Guardia Parlamentario Al finalizar su turno, traslada oficios con autorización para

movilización de material, mobiliario y/o equipo, adjunto a

novedades.


Recibe reporte de oficios con autorización para movilización

de material, mobiliario o equipo.

Elabora listado con oficios recibidos.

Traslada.


Recibe listado con oficios autorizados.

De las movilizaciones de material, mobiliario y/o equipo

realizados durante la semana, deberá entregar los días lunes

el informe elaborado en hoja de Excel con los datos

correspondientes.

Envía a Dirección Administrativa para su conocimiento.

13 Dirección Administrativa Recibe reporte semanal de movilizaciones realizadas.

Firma de recibido.


Recibe copia de reporte semanal con firma de recibido.

Archiva.

FIN DEL PROCESO





1/2

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE DE SERVICIOS

DIRECCIÓN: GENERAL,

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA O

SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

JEFE

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS/

JEFE

JEFE O

RESPONSABLE DE

OFICINA

DG/ds-03

· ELABORA OFICIO

PARA INFORMAR O

SOLICITAR

AUTORIZACIÓN DE

MOVILIZACIÓN.

· SOLICITA Vo. Bo.

DE ALGUNA DE LAS

AUTORIDADES

ADMINISTRATIVAS

DESCRITAS EN EL

PROCEDIMIENTO

RESPECTIVO.

INICIO

· EN CASO DE

MOVILIZACIÓN DE

EQUIPO DE

COMPUTACIÓN,

ENCARGADO DE

EQUIPO DEBERÁ

ENTREGAR PASE

DE SALIDA

FIRMADA POR JEFE

DE INFORMÁTICA.

· RECIBE OFICIO

ORIGINAL Y DOS

COPIAS.

· VERIFICA QUE

TENGA Vo. Bo. DE

AUTORIDAD

COMPETENTE.

· FIRMA Y SELLA DE

RECIBIDO.

· DEVUELVE

ORIGINAL Y UNA

COPIA.

· ARCHIVA UNA

COPIA.

INICIO

· EN CASO DE

TRASLADO POR

INVENTARIOS,

ENCARGADO

DEBERÁ

ENTREGAR COPIA

DE AUTORIZACIÓN

FIRMADA POR JEFE

DE INVENTARIOS, .

INICIO

· AUTORIZA CON Vo.

Bo.

· DEVUELVE.

· REPRODUCE DOS

COPIAS DE OFICIO

AUTORIZADO.

· PRESENTA

ORIGINAL Y DOS

COPIAS.

· RECIBE OFICIO

ORIGINAL Y UNA

COPIA.

· SOLICITA APOYO A

CONSERJERÍA.

· ENTREGA COPIA A

GUARDIA

PARLAMENTARIO.

1 1

1

2

· RECIBE REPORTE

DE OFICIOS

AUTORIZADOS.

· ELABORA LISTADO.

· TRASLADA.

3





2/2

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE

GUARDIA

PARLAMENTARIO

· RECIBE OFICIO

AUTORIZADO O

PASE.

· VERIFICA

MATERIAL,

MOBILIARIO Y/O

EQUIPO.

· AVISA POR RADIO

A GUARDIA

PARLAMENTARIO

DE LA

MOVILIZACIÓN.

· SE QUEDA CON

COPIA DE OFICIO O

PASE.

1

· AL INGRESAR

EQUIPO DE

CÓMPUTO, SE

DEVUELVE PASE A

ENCARGADO DE

INFORMÁTICA

· AL FINALIZAR

TURNO, TRASLADA

OFICIOS CON

AUTORIZACIÓN

PARA

MOVILIZACIÓN DE

MATERIAL,

MOBILIARIO Y/O

EQUIPO, ADJUNTO

A NOVEDADES.

2

3

· RECIBE LISTADO

CON OFICIOS

AUTORIZADOS.

· DE LAS

MOVILIZACIONES

DURANTE LA

SEMANA,

ENTREGARÁ LOS

DÍAS LUNES EL

INFORME

ELABORADO EN

HOJA EXCEL.

· ENVÍA A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

· RECIBE REPORTE

SEMANAL DE

MOVILIZACIONES

REALIZADAS.

· FIRMA DE

RECIBIDO.

· RECIBE COPIA DE

REPORTE CON

FIRMA DE

RECIBIDO.

ARCHIVA.

DG/ds-03

FIN



REGISTRO Y CONTROL DEL MOVIMIENTO

EN PARQUEO INTERNO


Proceso que permite registrar y controlar el movimiento diario en el parqueo interno del

Congreso de la República, con la finalidad de proveer las medidas de seguridad

pertinentes.


Regular el uso del parqueo del Congreso de la República con instrucciones de Dirección

General y en coordinación con Dirección Administrativa, para poder brindar un mejor

servicio en materia de seguridad a los señores diputados que resguardan su vehículo en el

mismo.

3. Normas del Procedimiento4

El control para ingreso y egreso de vehículos queda bajo la responsabilidad del personal

de servicio del Departamento de Seguridad, en coordinación con el personal de la

Dirección Administrativa, quien tendrá a su cargo el resguardo de llaves, el casillero de

llaves, acomodamiento y parqueo de los vehículos.

El registro de vehículos en el parqueo, queda bajo la responsabilidad del personal del

Departamento de Seguridad, para lo cual llevará una hoja de control emitida por la Jefatura

del Departamento.

El portón del parqueo debe permanecer cerrado y sólo debe abrirse por el personal del

Departamento de Seguridad cuando ingrese o egrese algún vehículo autorizado por

Presidencia o Departamento de Seguridad.

4 Acta de comisión permanente No. 4-2012 y oficio No. PCR-PMM/js/068-2013 de Presidencia.



Se permitirá el ingreso de los vehículos de señores miembros de Junta Directiva,

Jefes de Bancada, Subjefes de Bancada y señoras diputadas, así como de

funcionarios o altas personalidades invitados, con autorización de Presidencia, los

días de sesiones plenarias ordinarias, extraordinarias y solemnes.

Se permitirá el ingreso de los vehículos de los señores diputados, siempre y cuando

se cuente con espacios disponibles autorizados por la Dirección Administrativa, en

días normales.

El personal del Departamento de Seguridad de servicio en el parqueo es el

encargado de restringir la permanencia en el área a terceras personas; así como el

ingreso de vehículos del personal administrativo, a menos que cuente con

autorización de Presidencia o Departamento de Seguridad.

Se prohíbe el ingreso o egreso de visitantes, vendedores y periodistas por el parqueo

del Congreso de la República.



Dirección General

Procedimiento Registro y control del movimiento en parqueo interno. DG/ds-04

Pasos a seguir



Entrega a Guardia Parlamentario asignado al parqueo interno

del Congreso de la República, hoja diaria de control de

vehículos, en la cual registrará todo movimiento.

2 Guardia Parlamentario Se presenta a parqueo a relevar a compañero.

Abre y cierra el portón del parqueo al ingreso o egreso de

vehículos.

Permite ingreso de vehículos, solamente a miembros de

Junta Directiva, Jefes de Bancada, Subjefes de Bancada,

señoras diputadas, funcionarios o altas personalidades

invitadas, con autorización de Presidencia, los días de

sesiones plenarias ordinarias, extraordinarias y

solemnes.

Permite el ingreso de vehículos de señores diputados,

siempre y cuando se cuente con espacios disponibles

autorizados por Dirección Administrativa, en días normales.

Permite el ingreso de vehículos de personal administrativo

que cuente con autorización de Presidencia o Departamento

de Seguridad.

Anota ingreso o egreso de los vehículos en hoja diaria de

control.

3 Dirección Administrativa/ Personal asignado a parqueo

Recibe vehículos que ingresan.

Moviliza los vehículos para acomodarlos y parquearlos en el

estacionamiento.

Recibe las llaves en custodia.

Guarda llaves en casillero para cualquier reacomodamiento.

4 Guardia Parlamentario Entrega servicio al día siguiente a las 08:00 horas.

Entrega en jefatura de servicios la hoja de control de

vehículos con el reporte generado.


Recibe hoja de control de vehículos.

Traslada.


Recibe hoja de control de vehículos para su conocimiento.

Archiva.

FIN DEL PROCESO



REGISTRO Y CONTROL DEL MOVIMIENTO EN PARQUEO INTERNO

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE DE SERVICIOS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA/

PERSONAL

ASIGNADO A

PARQUEO

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE

GUARDIA

PARLAMENTARIO

DG/ds-04

INICIO

· SE PRESENTA A

RELEVAR A COMPAÑERO.

· ABRE Y CIERRA PORTÓN

DEL PARQUEO AL

INGRESO O EGRESO DE

VEHÍCULOS.

· PERMITIRÁ EL INGRESO

DE LOS VEHÍCULOS CON

AUTORIZACIÓN DE

PRESIDENCIA O

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD.

· ANOTA INGRESO O

EGRESO DE VEHÍCULOS

EN HOJA DIARIA DE

CONTROL.

· ENTREGA HOJA DIARIA

DE CONTROL DE

VEHÍCULOS.

· RECIBE VEHÍCULOS QUE

INGRESAN.

· LOS MOVILIZA PARA

ACOMODARLOS Y

PARQUEARLOS EN EL

ESTACIONAMIENTO.

· RECIBE LLAVES EN

CUSTODIA.

· GUARDA LLAVES EN

CASILLERO PARA

CUALQUIER

REACOMODAMIENTO.

· ENTREGA SERVICIO AL

DÍA SIGUIENTE A LAS

08:00 HORAS.

· ENTREGA A JEFATURA

DE SERVICIOS LA HOJA

DE CONTROL DE

VEHÍCULOS CON

REPORTE GENERADO.

· RECIBE HOJA DE

CONTROL DE

VEHÍCULOS.

· TRASLADA.

· RECIBE HOJA DE

CONTROL DE VEHÍCULOS

PARA SU

CONOCIMIENTO.

ARCHIVA.

FIN



REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL DE SEGURIDAD


Verificar la asistencia, higiene y presentación del personal, antes de recibir turno de

servicio.


Llevar el control de la asistencia y ausencias justificadas o injustificadas del personal e

informar a los superiores de las novedades. Así como revisar la higiene y presentación

del personal e informarle sobre nuevas instrucciones de los superiores.


El personal debe presentarse debidamente uniformado a su turno.

El personal debe respetar la designación de servicio previamente elaborado en el libro

respectivo por sus superiores.

El personal debe reunirse para recibir instrucciones antes de desplegar a la asignación de

su servicio.



Dirección General

Procedimiento Registro y control del personal de seguridad. DG/ds-05

Pasos a seguir



Pasa lista del personal del grupo a su cargo.

Instruye del puesto de servicio a cada guardia parlamentario.

Informa a jefe de grupo.


Revista higiene y presentación personal de cada guardia

parlamentario.

Informa nuevas instrucciones de los superiores.

Autoriza despliegue de personal a su puesto.

3 Guardia Parlamentario Firma el libro de asistencia.

Se dirige a relevar el puesto de servicio asignado.

Al concluir su servicio, elabora informe de novedades durante

su turno como revisión de puertas, luces de oficinas,

movimiento de equipo, visitas extraordinarias, entre otras.

Traslada información a jefatura de servicios.


Recibe informes de novedades de guardias parlamentarios

que terminan su turno.

Archiva.


Informa de novedades y ausencias a Subjefe del


6 Departamento de Seguridad/ Subjefe

Recibe información.

Notifica de asistencias, ausencias y novedades al Jefe del



Recibe informes.

Adjunta copia a informe semanal para Dirección General.

Devuelve informes a jefe de grupo.

8 Dirección General Recibe informe semanal para su conocimiento.

9 Departamento de Seguridad/ Jefe de Grupo.

Recibe informes de novedades.



Recibe informes de novedades.

Archiva.

FIN DEL PROCESO



REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL DE SEGURIDAD

DIRECCIÓN

GENERAL

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

SUBJEFE

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE DE GRUPO

GUARDIA

PARLAMENTARIO

DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD/

JEFE DE SERVICIOS

DG/ds-05

INICIO

· PASA LISTA DE

PERSONAL A SU

CARGO.

· INSTRUYE DEL

PUESTO DE

SERVICIO A CADA

UNO.

· INFORMA A JEFE

DE GRUPO.

· REVISTA HIGIENE Y

PRESENTACIÓN

PERSONAL.

· INFORMA NUEVAS

INSTRUCCIONES

DE SUPERIORES.

· AUTORIZA

DESPLIEGUE DE

PERSONAL A SU

PUESTO.

· FIRMA EL LIBRO DE

ASISTENCIA.

· SE DIRIGE A

RELEVAR EL

PUESTO DE

SERVICIO

ASIGNADO.

· AL CONCLUIR SU

TURNO, ELABORA

INFORME DE

NOVEDADES.

· ENTREGA A JEFE

DE SERVICIOS.

INFORMA DE

NOVEDADES Y

AUSENCIAS A

SUBJEFE DEL

DEPARTAMENTO.

· RECIBE

INFORMACIÓN.

· NOTIFICA DE

ASISTENCIAS,

AUSENCIAS Y

NOVEDADES AL

JEFE DEL

DEPARTAMENTO

DE SEGURIDAD.

· RECIBE

INFORMES.

· TRASLADA PARA

SU ARCHIVO.

FIN

· RECIBE INFORMES

CORRESPON-

DIENTES.

1. ADJUNTA COPIA A

INFORME

SEMANAL PARA

DIRECCIÓN

GENERAL.

2. DEVUELVE

INFORMES A JEFE

DE GRUPO.

2

RECIBE INFORMES

DE NOVEDADES DE

GUARDIAS QUE

TERMINAN SU

TURNO.

ARCHIVA.

· RECIBE INFORME

SEMANAL PARA SU

CONOCIMIENTO.

1

FIN



REGISTRO Y CONTROL DE VISITANTES EN DÍAS Y HORAS HÁBILES


Efectuar el registro y controlar las medidas de seguridad al momento de permitir el ingreso

de los visitantes y su permanencia dentro de las instalaciones del Congreso de la

República, en días y horas hábiles.


Resguardar la seguridad de los funcionarios, trabajadores del Congreso de la República y

visitantes, evitando riesgos de ingreso de armas blancas, de fuego, contundentes o

explosivos, así como de personas con problemas mentales permanentes o temporales

producidos por el uso de bebidas alcohólicas, drogas o estupefacientes.


El ingreso a las instalaciones del Congreso de la República en días hábiles es de 8:00 a

16:30 horas, en áreas permitidas.

Los ingresos permitidos al edificio principal, son únicamente por la puerta principal sobre la

9ª. Avenida y puerta principal de Casa Larrazábal, dependiendo del lugar de destino.

Se prohíbe el ingreso de vendedores, salvo personal de la cafetería interna o, autorizadas

por Dirección General.

Se prohíbe el ingreso de personas vestidas con pantaloneta, camiseta, pants, tenis o ropa

inadecuada, exceptuando previa autorización.

Todo visitante debe identificarse con alguno de los siguientes documentos: cédula de

vecindad o DPI, licencia de conducir (vigente), pasaporte (vigente), carné de identificación

de la dependencia que representa, siempre y cuando esté impreso el número de cédula o

DPI.

Se exceptúa de identificación y gafete a funcionarios nacionales y extranjeros,

diplomáticos, dignatarios y alumnos de centros académicos invitados por el Pleno del



Congreso, Junta Directiva o Diputados, quienes serán atendidos e ingresados o

acompañados por la Dirección de Protocolo o Departamento de Atención Ciudadana.

La Guardia Parlamentaria deberá entregar al momento que el visitante se identifique, un

gafete que deberá portar durante su permanencia en las instalaciones del Congreso de la

República, de manera visible.

El visitante deberá devolver el gafete a su salida, para poder obtener el documento con el

cual se identificó.



Dirección General

Procedimiento Registro y control de visitantes en días y horas hábiles. DG/ds-06

Pasos a seguir


1 Visitante Entrega a la Guardia Parlamentaria ubicada en las entradas,

su documento de identificación (cédula de vecindad, DPI,

licencia de conducir vigente, pasaporte o carné de la

institución que representa, siempre y cuando en él esté

impreso el número de cédula o DPI).

Si el visitante es un funcionario nacional o extranjero,

diplomático, dignatario o alumnos de centros académicos, se

exceptúan de este requisito, permitiéndoles el ingreso,

acompañados por personal de Protocolo o Atención

Ciudadana.


Recibe el documento de identificación y lo verifica.

Solicita a visitante que abra las bolsas que porte.

Revisa las bolsas.

Entrega gafete al visitante, indicándole la forma de su uso.

Pregunta al visitante si conoce la ubicación física de la oficina

a donde se dirige.

Si la respuesta es negativa, le indica que pase a Atención

Ciudadana.


Adjunta la ficha al documento de identificación presentado

por el visitante.

Anota en el listado de control de visitante: nombre, clase de

documento, destino, número y hora.

Archiva temporalmente documento de identificación

juntamente con ficha.

4 Visitante Al finalizar su gestión dentro de las instalaciones del

Congreso de la República, presenta a la guardia

parlamentaria el gafete de visitante.


Recibe el gafete de visitante.

Localiza la ficha con documento de identificación personal.

Verifica si le pertenece al visitante.

Lo entrega.

6 Visitante Recibe conforme su documento de identificación personal.

Se retira.

FIN DEL PROCESO



REGISTRO Y CONTROL DE VISITANTES

EN DÍAS Y HORAS HÁBILES

GUARDIA PARLAMENTARIA EN

RECEPCIÓN DE VISITASVISITANTES

DG/ds-06

INICIO

· ENTREGA DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN PERSONAL A

GUARDIA PARLAMENTARIA.

· SI ES FUNCIONARIO NACIONAL

O EXTRANJERO, DIPLOMÁTICO,

DIGNATARIO O ALUMNOS DE

CENTROS ACADÉMICOS, SE

EXCEPTÚAN DE ESTE

REQUISITO, PERMITIÉNDOLES

EL INGRESO, ACOMPAÑADOS

POR PERSONAL DE

PROTOCOLO O ATENCIÓN

CIUDADANA.

· RECIBE DOCUMENTO.

· SOLICITA A VISITANTE QUE ABRA

BOLSAS QUE PORTE.

· REVISA BOLSAS.

· ENTREGA GAFETE AL VISITANTE.

· PREGUNTA SI CONOCE SU

DESTINO.

· SI LA RESPUESTA ES NEGATIVA,

SE LE INDICA QUE PASE A

ATENCIÓN CIUDADANA.

· ADJUNTA FICHA AL DOCUMENTO

DE IDENTIFICACIÓN.

· ANOTA EN LISTADO DE CONTROL

DE VISITANTES.

· ARCHIVA TEMPORALEMENTE

DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN

Y FICHA.

· AL FINALIZAR SU GESTIÓN,

PRESENTA A GUARDIA

PARLAMENTARIA EL GAFETE.

FIN

· RECIBE GAFETE.

· LOCALIZA FICHA CON

DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN

PERSONAL.

· VERIFICA SI LE PERTENECE AL

VISITANTE.

· ENTREGA.

· RECIBE CONFORME

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN.

· SE RETIRA.



DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIO N Y ME TODOS

MANUALES ADMINISTRATIVOS


Proceso mediante el cual se elaboran guías prácticas que se utilizan como herramientas de

soporte para la organización y comunicación, que contienen información ordenada y

sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y

procedimientos del organismo, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una

eficiente administración.

2. Objetivos del Procedimiento:

Dar a conocer la estructura organizacional y el funcionamiento interno de los procesos

administrativos del Organismo Legislativo.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para circunscribir

responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones.

Aumentar la eficiencia de los trabajadores.

Incrementar la coordinación en la realización del trabajo.

Establecer sistemas de análisis de información posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos.

Facilitar las funciones de control interno, evaluación y de auditoría.


Cada dirección administrativa se responsabilizará de solicitar la creación, actualización o

modificación de su estructura o procedimientos administrativos, según sus necesidades.

La elaboración de manuales administrativos serán solicitados al Departamento de

Organización y Métodos por la Dirección General.



Dirección General

Procedimiento Manuales Administrativos. DG/doym-01

Pasos a seguir


1 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe

Solicita autorización a través de oficio, para realizar trabajo de campo en todas las direcciones administrativas del Congreso de la República, en el que se propone la programación de fechas.

2 Dirección General/ Director

Recibe solicitud. Revisa programación de fechas. Informa por escrito de la resolución:

Si se autoriza, envía oficio a todas las direcciones en el que se les informa del trabajo de campo que realizará Organización y Métodos. Remite copias de recibido al Departamento de Organización y Métodos.

Si no se autoriza, solicita al Departamento reprogramar las fechas propuestas.

3 Direcciones Administrativas Reciben información de Director General para la realización de trabajo de campo y tratar sobre manuales administrativos.


Recibe autorización para realizar el trabajo de campo en direcciones y procede: Asigna a Analista para cubrir cada una de las direcciones

administrativas. Se comunica telefónica o personalmente con directores

para solicitar reunión de trabajo.

5 Direcciones Administrativas Reciben llamada o visita de Jefe del Departamento de Organización y Métodos.

Establecen de conformidad, método de trabajo a utilizar. Asignan a personal de la dirección a su cargo para trabajar

conjuntamente con Analista del Departamento de Organización y Métodos.


Imparte instrucciones a Analistas para realizar trabajo de campo.

Entrega documentación a cada Analista de acuerdo a las direcciones administrativas que le fueran asignadas.

7 Departamento de Organización y Métodos/ Analista

Recibe instrucciones y documentación de direcciones asignadas.

Solicita a Secretaria comunicarse con direcciones asignadas para concertar reuniones de trabajo.

8 Departamento de Organización y Métodos/ Secretaria

Contacta a personal asignado en cada dirección administrativa para establecer fecha de inicio de trabajo de campo.

Informa a Analista los horarios para efectuar visitas.


Se reúne con encargado de dirección asignada. Elaboran conjuntamente la creación, modificación o

actualización de datos en los manuales en referencia, tomando en consideración los aspectos legales a aplicar.

Envía posteriormente al encargado de dirección asignada, datos recopilados en trabajo conjunto transcrito en formatos establecidos por el Departamento de Organización y Métodos, vía electrónica o impresa.

10 Direcciones Administrativas/ Encargado

Recibe formatos de creación, modificación o actualización de datos en manuales trabajados.

Revisa información contenida en formatos:



Si aprueba lo transcrito, lo hace saber a Analista para proceder a validar lo trabajado.

Caso contrario, envía a Analista para realizar modificaciones.


Recibe formatos aprobados o modificados y procede: Si son procedimientos administrativos, elabora

flujogramas y envía hoja de validación, en todo caso. Si no son aprobados, realiza correcciones o

modificaciones y remite nuevamente.

12 Direcciones Administrativas/ Encargado

Recibe formatos corregidos o modificados, si es el caso, y hoja de validación. Si es jefe de departamento o coordinador de unidad firma

hoja de validación; si es subalterno, solicita firma de validación a Director (a) correspondiente.

Envía hoja de validación firmada a Departamento de Organización y Métodos.


Recibe únicamente hoja de validación firmada. Traslada la documentación elaborada vía electrónica e

impresa a Jefe del Departamento de Organización y Métodos.


Recibe documentación vía electrónica e impresa. Revisa la documentación recibida y la integra a formato

establecido para la creación, modificación o actualización de manuales administrativos.

Traslada hojas de validación a Secretaria para su archivo. Envía a Dirección General el proyecto final de Manuales

Administrativos.

15 Dirección General Recibe proyecto final de Manuales Administrativos. Revisa manual recibido:

Si lo aprueba, lo envía a Junta Directiva. Caso contrario, devuelve para su corrección o modificación.

16 Junta Directiva Recibe proyecto de Manuales Administrativos. Revisa manual y procede:

Si está de acuerdo, aprueba por medio de punto de acta. Caso contrario, regresa a Dirección General por rechazo o

cambios sugeridos.

17 Dirección General Recibe proyecto: Si fue aprobado, remite copia de punto de acta a

Departamento de Organización y Métodos. Caso contrario, traslada para realizar cambios sugeridos.


Recibe proyecto de Manual Administrativo: Si recibe punto de acta, lo hace saber a personal para su

conocimiento. Envía a unidad administrativa encargada de subirlo a la

página web del Congreso de la República para su publicación.

Caso contrario, se lo entrega a Analista asignado para realizar cambios.

19 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe o Analista

Si alguna unidad administrativa del Congreso de la República solicitara copia de algún documento contenido en uno de los manuales administrativos, se le indicará que la información se puede bajar de la página web del Congreso de la República.

FIN DEL PROCESO




1/2

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

SECRETARIA

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS/

ENCARGADO

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

JEFE

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

ANALISTA

DIRECCIÓN

GENERAL/

DIRECTOR

DG/doym-01

INICIO

· SOLICITA AUTORIZACIÓN

A TRAVÉS DE OFICIO,

PARA REALIZAR TRABAJO

DE CAMPO, EN EL QUE

SE PROPONE

PROGRAMACIÓN DE

FECHAS.

PROCEDE?

1

· RECIBE SOLICITUD.

· REVISA PROGRAMACIÓN

DE FECHAS.

· RECIBEN OFICIO EN

DONDE SE LES INFORMA

DEL TRABAJO DE CAMPO.


DE REPROGRAMACIÓN.NO

· RECIBE AUTORIZACIÓN.

· ASIGNA A ANALISTA.

· SE COMUNICA

TELEFÓNICA O

PERSONALMENTE CON

DIRECTORES

ADMINISTRATIVOS PARA

SOLICITAR REUNIÓN DE

TRABAJO.

· INFORMA SOBRE

AUTORIZACIÓN A

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS.

· ENVÍA OFICIO A

DIRECTORES

ADMINISTRATIVOS

INFORMÁNDOLES DEL

TRABAJO DE CAMPO,

ENVÍA COPIA DE

RECIBIDO A

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS.

SI

· RECIBEN LLAMADA O

VISITA DE JEFE DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS.

· ESTABLECEN DE

CONFORMIDAD, MÉTODO

DE TRABAJO A UTILIZAR.

· ASIGNAN A PERSONAL

PARA TRABAJAR CON

ANALISTA.

FIN

· IMPARTE

INSTRUCCIONES A

ANALISTA Y LE ENTREGA

DOCUMENTACIÓN.


Y DOCUMENTACIÓN.

· SOLICITA A SECRETARIA

COMUNICARSE A

DIRECCIONES PARA

CONCERTAR REUNIÓN

DE TRABAJO.

· SE REÚNE CON

ENCARGADO DE

DIRECCIÓN.

· ELABORAN TRABAJOS

SOBRE MANUALES EN

REFERENCIA,

CONSIDERANDO

ASPECTOS LEGALES A

APLICAR.

· ENVÍA POSTERIORMENTE

DATOS RECOPILADOS EN

FORMATOS DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS, VÍA

ELECTRÓNICA O

IMPRESA.

· CONTACTA A PERSONAL

ASIGNADO EN

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA PARA

ESTABLECER FECHA DE

INICIO DE TRABAJO DE

CAMPO.

· INFORMA A ANALISTA

LOS HORARIOS PARA

EFECTUAR VISITAS.

1

· RECIBE FORMATOS CON

DATOS EN MANUALES

TRABAJADOS.

· REVISA CONTENIDO:

PROCEDE?· RECIBE FORMATOS PARA

MODIFICACIONES.NO

· RECIBE FORMATOS

APROBADOS.

· SI SON

PROCEDIMIENTOS,

ELABORA FLUJOGRAMAS.

· ENVÍA HOJA DE

VALIDACIÓN.

SI

· SI ES JEFE DE

DEPARTAMENTO O

COORDINADOR DE

UNIDAD, FIRMA HOJA DE

VALIDACIÓN; SI ES

SUBALTERNO, SOLICITA

FIRMA A DIRECTOR

CORRESPONDIENTE.

· ENVÍA HOJA DE

VALIDACIÓN FIRMADA.

· RECIBE ÚNICAMENTE

HOJA DE VALIDACIÓN

FIRMADA.

· TRASLADA

DOCUMENTACIÓN

ELABORADA VÍA

ELECTRÓNICA E

IMPRESA.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN DOS

VÍAS.

· REVISA Y LA INTEGRA A

FORMATO ESTABLECIDO.

· TRASLADA HOJAS DE

VALIDACIÓN A

SECRETARIA.

· ENVÍA PROYECTO FINAL

DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

1




2/2

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

JEFE O ANALISTA

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

JEFE

JUNTA DIRECTIVA

DIRECCIÓN

GENERAL/

DIRECTOR

1

· RECIBE PROYECTO FINAL

DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS.

· REVISA:

PROCEDE?· RECIBE PROYECTO.

· REVISA:

· DEVUELVE A

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS PARA

CORRECCIONES O

MODIFICACIONES.

DG/doym-01

NO

SI

PROCEDE?

· APRUEBA POR MEDIO DE

PUNTO DE ACTA.

· RECIBE PROYECTO POR

RECHAZO O CAMBIOS.NO

SI

· RECIBE Y REMITE COPIA

DE PUNTO DE ACTA. · RECIBE PUNTO DE ACTA

Y LO HACE SABER A

PERSONAL.

· ENVIA A ENCARGADO

PARA SUBIRLO A PÁGINA

WEB DEL CONGRESO

PARA SU PUBLICACIÓN.

· SI ALGUNA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SOLICITARA COPIA DE

ALGÚN DOCUMENTO

CONTENIDO EN UNO DE

LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS, SE LE

INDICARÁ QUE LA

INFORMACIÓN SE PUEDE

BAJAR DE LA PÁGINA

WEB DEL CONGRESO DE

LA REPÚBLICA.

FIN



PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)


Proceso mediante el cual se elabora y evalúa el Plan Operativo Anual (POA) que rige las

actividades administrativas del Congreso de la República.


Fortalecer el conocimiento del mandato legal que rige a cada unidad administrativa del

Congreso de la República.

Reconocer el entorno administrativo de cada unidad, a través de los actores

estratégicos.

Diagnosticar la situación de cada unidad administrativa para definir las fortalezas y

debilidades.

Formular los objetivos estratégicos y operativos que permitan desarrollar las actividades

a largo, mediano y corto plazo.

Especificar en cada objetivo operativo, sus metas, unidad de medida e indicadores, con

el objeto de poder evaluar y darle seguimiento al avance de sus funciones.

Detallar el presupuesto de cada actividad, si es el caso, a fin de establecer el plan-

presupuesto.


La Dirección General solicitará el POA de cada dirección administrativa, quien a la vez,

requerirá a las unidades bajo su cargo, la elaboración de su Plan Operativo Anual e

integrarlos en un solo documento.

El Departamento de Organización y Métodos brindará asesoría para la elaboración del

POA, de acuerdo a solicitud de parte interesada de manera verbal o por escrito.

El Departamento de Organización y Métodos se encargará de integrar el POA general.



Dirección General

Procedimiento Plan Operativo Anual (POA). DG/doym-02

Pasos a seguir



Convoca a su personal para programar curso sobre la elaboración del Plan Operativo Anual (POA).

5

2 Departamento de Organización y Métodos/ Personal

Se reúne y planifica la metodología para el curso sobre

elaboración del POA:

Programa fechas para su ejecución,

Define contenido de presentación,

Material a utilizar,

Equipo tecnológico,

Propone, además, formatos para la elaboración del POA.


Elabora oficio para solicitar autorización para efectuar curso

sobre el POA y formatos respectivos, en el que se especifica

las fechas programadas.

Envía solicitud de autorización a Dirección General.

4 Dirección General Recibe oficio.

Revisa contenido y procede:

Si autoriza, informa al Departamento de Organización y

Métodos y envía oficio a Directores Administrativos,

informándoles sobre la realización del curso. Asimismo,

informa sobre la aprobación de formatos.

Caso contrario, solicita reprogramación.


Recibe autorización para realizar curso con Direcciones

Administrativas sobre elaboración de POA.

Recibe copia de oficios recibidos en Direcciones

Administrativas.

Informa a su personal sobre la aprobación del curso.

Solicita a Secretaria la organización logística del curso.


Recibe instrucciones precisas para la organización del curso:

Busca espacio y lo reserva, de acuerdo a programación.

Solicita a Dirección Administrativa apoyo para acomodar

mobiliario para utilizar en curso.

Solicita a Departamento de Informática, equipo a utilizar y

personal para el manejo del equipo respectivo.

Prepara juntamente con Analistas, carpetas con

documentos requeridos.

Solicita refrigerio a Dirección Administrativa, de acuerdo a

cantidad de participantes.


Ejecuta curso sobre la elaboración del Plan Operativo Anual

(POA).

Entrega formatos que se utilizarán en la elaboración del Plan

Operativo Anual a cada representante de las ocho

direcciones administrativas.

Informa que posteriormente les llegará notificación para la

5 El curso sobre el POA debe ser solicitado por la Dirección General.



entrega de un POA por cada dirección administrativa.


Convoca nuevamente a su personal para planificar la

recepción de cada Plan Operativo Anual.


Se reúne y planifica las fechas de recepción de cada Plan

Operativo Anual.

Programa los lineamientos generales a observar por cada

Analista para unificar el Plan Operativo Anual del Congreso

de la República.


Elabora oficio para solicitar a Dirección General su

intervención a efecto de requerir a cada dirección

administrativa su Plan Operativo Anual en la fecha propuesta.

Adjunta nuevamente los formatos autorizados.

Envía documentación a Dirección o Subdirección General.

11 Dirección General Recibe solicitud.

Revisa documentación y procede:

Si autoriza, envía oficio y formatos a directores

administrativos, solicitándoles en fecha establecida la

entrega del Plan Operativo Anual y envía copia recibida de

oficios al Departamento de Organización y Métodos.

Caso contrario, devuelve para reprogramación o

correcciones.

12 Direcciones Administrativas Reciben oficio y formatos para la elaboración del Plan

Operativo Anual.

Asignan a personal para la elaboración del POA y le entrega

formatos correspondientes.

Informan de las fechas establecidas para la entrega del POA.

13 Dirección General Recibe en fechas establecidas el Plan Operativo Anual de

cada dirección administrativa.

Envía al Departamento de Organización y Métodos para su

análisis.


Recibe POA de direcciones administrativas.

Asigna a Analista para la revisión correspondiente.

Entrega POA respectivo.


Recibe POA de dirección administrativa asignada.

Revisa si se elaboró en base a formatos establecidos.

Analiza contenido y procede:

Si todo está correcto, lo traslada para su integración a POA

general.

Caso contrario, se realizan las observaciones pertinentes y

devuelve para las correcciones o modificaciones.


Recibe POA revisado por Analista respectiva.

Integra POA de la dirección administrativa al general.

Imprime proyecto final del POA general.

Envía a Director General proyecto de POA.

17 Dirección General Recibe proyecto del POA.

Revisa el contenido y procede:

Si está de acuerdo, envía a Junta Directiva para su



aprobación.

Caso contrario, devuelve para correcciones o modificaciones.

18 Junta Directiva Recibe proyecto de POA.

Revisa y analiza contenido y procede:

Si está de acuerdo, aprueba por medio de punto de acta.

Caso contrario, regresa a Dirección General por rechazo o

cambios sugeridos.

19 Dirección General Recibe resolución de Junta Directiva:

Si fue aprobado, remite al Departamento de Organización y

Métodos copia de punto de acta.

Caso contrario, notifica correcciones o modificaciones.


Recibe notificación de Dirección o Subdirección General:

Si fue aprobado, recibe punto de acta e informa a su

personal de la autorización.

Envía a unidad administrativa encargada para subirlo a la

página web del Congreso de la República para su

publicación.

Traslada punto de acta para archivo.

Caso contrario, traslada a Analista para realizar las

correcciones o modificaciones.


Recibe punto de acta.

Archiva.

FIN DEL PROCESO




1/2

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

JEFE

DIRECCIÓN

GENERAL

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

SECRETARIA

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

PERSONAL

DG/doym-02

INICIO

· CONVOCA A SU

PERSONAL PARA

PROGRAMAR CURSO

SOBRE ELABORACIÓN

DE POA.

PROCEDE?

· SE REÚNE Y PLANIFICA

METODOLOGÍA PARA EL

CURSO SOBRE

ELABORACIÓN DEL POA Y

PROPONE FORMATOS.


SOLICITAR

AUROTIZACIÓN DE

CURSO Y FORMATOS.

· ENVÍA SOLICITUD.

· RECIBE OFICIO.

· REVISA CONTENIDO Y

RESUELVE:

· INFORMA SOBRE

AUTORIZACIÓN A

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS.

· ENVÍA OFICIO A

DIRECTORES

ADMINISTRATIVOS

INFORMÁNDOLES SOBRE

LA REALIZACIÓN DEL

CURSO. ASIMISMO,

INFORMA SOBRE

APROBACIÓN DE

FORMATOS.

SI


DE REPROGRAMACIÓN.

FIN

· RECIBE AUTORIZACIÓN.

· RECIBE COPIA DE

OFICIOS RECIBIDOS EN

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS.

· INFORMA A SU

PERSONAL.

· SOLICITA A SECRETARIA

LA ORGANIZACIÓN

LOGÍSTICA DEL CURSO.

· BUSCA ESPACIO Y

RESERVA.

· SOLICITA APOYO A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA PARA

ACOMODAR MOBILIARIO.

· SOLICITA EQUIPO A

INFORMÁTICA.

· PREPARA JUNTAMENTE

CON ANALISTAS,

CARPETAS.

· SOLICITA REFRIGERIO A

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

· EJECUTA CURSO.

· ENTREGA FORMATOS

AUTORIZADOS.

· INFORMA QUE

POSTERIORMENTE LES

LLEGARÁ NOTIFICACIÓN

PARA ENTREGAR EL

POA.

· CONVOCA NUEVAMENTE

A PERSONAL PARA

PLANIFICAR RECEPCIÓN

DE POAS.

· SE REÚNE Y PLANIFICA

FECHAS DE RECEPCIÓN

DE POAS.

· PROGRAMA

LINEAMIENTOS A

OBSERVAR PARA

UNIFICAR POA GENERAL.


SOLICITAR

INTERVENCIÓN.

· ADJUNTA NUEVAMENTE

FORMATOS

AUTORIZADOS.

· ENVÍA DOCUMENTACIÓN.


· REVISA

DOCUMENTACIÓN Y

RESUELVE:

PROCEDE?


PARA

REPROGRAMACIÓN O

CORRECCIONES.

· RECIBEN OFICIO,

FORMATOS Y FECHA

ESTABLECIDA PARA

ENTREGA DEL POA.

· ASIGNAN A PERSONAL

PARA LA ELABORACIÓN

DEL POA Y LE

ENTREGAN FORMATOS

CORRESPONDIENTES.

SI

1




2/2

JUNTA DIRECTIVA

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

ANALISTA

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

JEFE

DEPARTAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS/

SECRETARIA

DIRECCIÓN

GENERAL

1

· RECIBE EN FECHAS

ESTABLECIDAS EL POA

DE CADA DIRECCIÓN.

· ENVÍA PARA SU

ANÁLISIS.

· RECIBE POA DE

DIRECCIONES

ADMINISTRATIVAS.

· ASIGNA A ANALISTA

PARA LA REVISIÓN

CORRESPONDIENTE.

· ENTREGA POA

RESPECTIVO.

· RECIBE POA DE

DIRECCIÓN ASIGNADA.

· REVISA SI SE ELABORÓ

EN BASE A FORMATOS

ESTABLECIDOS.

· ANALIZA CONTENIDO Y

RESUELVE:

PROCEDE?

· RECIBE POA REVISADO Y

LO INTEGRA A POA

GENERAL.

SI

· REALIZA

CORRECCIONES O

MODIFICACIONES Y

DEVUELVE A

ENCARGADO EN

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

CORRESPONDIENTE.

NO

· IMPRIME PROYECTO

FINAL DEL POA.

· ENVÍA A DIRECTOR

GENERAL.

· RECIBE PROYECTO DEL

POA.

· REVISA CONTENIDO Y

RESUELVE:

PROCEDE?· RECIBE PARA

CORRECCIONES O

MODIFICACIONES.

NO

· RECIBE PROYECTO DEL

POA.

· REVISA Y ANALIZA

CONTENIDO.

· RESUELVE:

SI

PROCEDE?

· RECIBE PROYECTO POR

RECHAZO O CAMBIOS

SUGERIDOS.

NO

· RECIBE COPIA DE PUNTO

DE ACTA.

· INFORMA A SU

PERSONAL DE LA

AUTORIZACIÓN.

· ENVÍA A UNIDAD

ENCARGADA PARA

SUBIRLO A LA PÁGINA

WEB DEL CONGRESO

PARA SU PUBLICACIÓN.

· TRASLADA PUNTO DE

ACTA PARA SU ARCHIVO.

SI

· RECIBE PUNTO

DE ACTA.

· ARCHIVA.

DG/doym-02

FIN



DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA LOCAL DE CONTROL DE INVENTARIOS


Proceso que permite administrar el sistema local de inventarios mediante la actualización,

eliminación, restauración, modificación y asignación de permisos de la base de datos para

el registro de los bienes con que cuenta el Organismo Legislativo.


Poner a la disposición del Departamento de Inventarios, una herramienta tecnológica que

permita agilizar los procesos de control y registro de los activos fijos, fungibles e

intangibles.

Capacitar y apoyar a los responsables de inventarios en la utilización de las herramientas

tecnológicas disponibles.

Contar con documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para respaldo

en los procesos de revisión y fiscalización.


La creación de usuarios y funciones será únicamente por solicitud escrita, con visto bueno

de Director Administrativo.

El usuario que tenga funciones de modificación y eliminación deberá ser exclusiva, debido

a la responsabilidad de la aplicación.



Dirección General

Procedimiento Administración del sistema local de control de inventarios. DG/di-01

Pasos a seguir


1 Departamento de Inventarios/ Jefe

Envía oficio para solicitar una de las siguientes acciones:

1. Actualización de un bien.

2. Eliminación de un bien.

3. Restauración de sistema en caso de error al eliminar un

bien.

4. Modificación de datos erróneos.

5. Asignación de permiso de la base de datos.

2 Departamento de Informática/ Recepción

Recibe oficio.

Traslada.

3 Departamento de Informática/ Coordinador

Recibe oficio.

Verifica estado de la solicitud en el sistema de control de

inventarios.

Si se puede y se debe realizar la acción solicitada, traslada

oficio a Asistente.

Caso contrario, elabora oficio informando la razón de la

negativa a la solicitud.

4 Departamento de Informática/ Técnico

Recibe oficio con instrucciones de Coordinador.

Verifica información de oficio.

Ingresa a la base de datos.

Localiza información que haya que actualizar, eliminar, restaurar,

modificar o asignar.


Ejecuta la acción solicitada y procede en los casos específicos:

1. Prueba y revisa que el cambio se haya realizado

correctamente.

2. Registra los movimientos que haya tenido y registros de

bienes que se le hayan asignado a la factura.

3. Verifica que el sistema funcione normalmente y elabora nota

en la que especifica el número de movimiento del bien

eliminado, correlativo de bien, pasos realizados para la

restauración del bien.

4. Verifica que se haya modificado el dato.

5. Prueba la asignación ya sea individual o colectiva.


Elabora oficio con información de la acción ejecutada en cada

caso.

Traslada.


Recibe oficio con información de la acción ejecutada en cada

caso y procede:

Si el caso amerita, elabora nota informando al Departamento

de Inventarios de lo ejecutado con la información o dato

pertinente.

Caso contrario, se informará por teléfono de acción finalizada.

FIN DEL PROCESO.



ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA LOCAL

DE CONTROL DE INVENTARIOS

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS/

JEFE

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

COORDINADOR

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

RECEPCIÓN

DG/di-01

INICIO

· ENVÍA OFICIO PARA

SOLICITAR:

· ACTUALIZACIÓN,

ELIMINACIÓN,

RESTAURACIÓN DE

SISTEMA EN CASO DE

ERROR AL ELIMINAR UN

BIEN, MODIFICACIÓN DE

DATOS ERRÓNEOS O

ASIGNACIÓN DE

PERMISO DE LA BASE DE

DATOS.

· RECIBE OFICIO.

· TRASLADA.

SE PUEDE Y

SE DEBE REALIZAR

LA ACCIÓN?

· RECIBE OFICIO.

· VERIFICA ESTADO DE LA

SOLICITUD EN EL

SISTEMA DE CONTROL

DE INVENTARIOS:

· EJECUTA ACCIÓN

SOLICITADA Y PROCEDE

EN LOS CASOS

ESPECÍFICOS:

· PRUEBA Y REVISA QUE

CAMBIO SE HIZO

CORRECTAMENTE.

· REGISTRA LOS

M,OVIMIENTOS.

· VERIFICA QUE EL

SISTEMA FUNCIONE

NORMALMENTE Y

ELABORA NOTA EN LA

QUE ESPECIFÍCA

NÚMERO DE

MOVIMIENTO DEL BIEN

ELIMINADO,

CORRELATIVO DEL BIEN,

PASOS REALIZADOS

PARA LA RESTARACIÓN

DEL BIEN.

· VERIFICA QUE SE HAYA

MODIFICADO EL DATO.

· PRUEBA LA ASIGNACIÓN

YA SEA INDIVIDUAL O

COLECTIVA.

·


INFORMACIÓN DE

ACCIÓN EJECUTADA EN

CADA CASO.


RAZONAMIENTO DE LA

NEGATIVA.

NO


INSTRUCCIONES DE

COORDINADOR.

· VERIFICA INFORMACIÓN

DE OFICIO.

· INGRESA A LA BASE DE

DATOS.

· LOCALIZA INFORMACIÓN

QUE HAYA QUE

ACTUALIZAR, ELIMINAR

RESTAURAR, MODIFICAR

O ASIGNAR.

SI

FIN

INFORMACIÓN

POR ESCRITO?

· RECIBE NOTA CON

INFORMACIÓN DE LO

EJECUTADO Y DATOS

PERTINENTES.

SI

· RECIBE LLAMADA

TELEFÓNICA

INFORMANDO DE ACCIÓN

FINALIZADA.

NO

FIN

· ELABORA OFICIO CON

INFORMACIÓN DE LA

ACCIÓN EJECUTADA EN

CADA CASO.

· TRASLADA.



ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Y SITIO WEB


Proceso que permite administrar la creación y asignación de usuarios de los servicios de

correo electrónico y página web, la inducción para su utilización, el manejo y control de

cambio de password de los servicios en referencia y la regularización en la actualización y

alimentación de las páginas web autorizadas.


Poner a la disposición de las unidades administrativas, la facilidad de la utilización de la

tecnología disponible.

Agilizar la comunicación interna y externa y crear las condiciones para la publicidad

inmediata de las actividades del Organismo Legislativo.

Contar con la documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para

respaldo en los procesos de revisión y fiscalización.


Se crean usuarios para el sitio web de conformidad con el Acuerdo de Junta Directiva

Número 3-2012.

Las cuentas de correo electrónico por ser de orden institucional, deben tener uso oficial

exclusivamente, lo que limita la cantidad de usuarios que se crean.

Para la creación o asignación de usuario, debe mediar oficio de jefe inmediato superior,

sujeto a las normas y políticas de seguridad informática.



Dirección General

Procedimiento Administración de usuarios de correo electrónico institucional y sitio web. DG/di-02

Pasos a seguir


1 Unidad administrativa Presenta solicitud para: 1. Cuenta de correo electrónico o 2. Usuario de página web.


Recibe solicitud. Traslada a Coordinador para visto bueno.


Recibe solicitud. Verifica disponibilidad para creación de cuenta de correo

electrónico o usuario de página web. 1. Si procede cuenta de correo electrónico, firma con visto

bueno y traslada a Encargado de Redes. 2. Si procede usuario de página web, firma con visto bueno y

traslada a Encargado (a) de Soporte Administrativo. Si no procede, en ambos casos, elabora oficio para informar

el motivo del rechazo.

4 Departamento de Informática/ Encargado de Redes

1. Recibe solicitud de cuenta de correo electrónico. Ingresa al sistema. Verifica que no haya homónimos. Crea la cuenta de correo electrónico. Asigna password temporal.

5 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo

2. Recibe solicitud. Ingresa al administrador de contenido del website para

crear usuario. Llena formulario electrónico de nuevo ingreso. Crea usuario. Asigna permiso. Elabora oficio dirigido a unidad administrativa solicitante

con información relacionada al usuario. Traslada para firma.


1. Recibe información de creación de cuenta de correo electrónico. Elabora oficio de respuesta dirigido a Unidad

Administrativa solicitante, informándole de requerimiento terminado.

2. Recibe oficio para firma, previamente: Verifica los permisos asignados. Firma de autorizado. Traslada a Encargado (a) de Soporte Administrativo.


2. Recibe oficio firmado por Coordinador. Envía oficio con información relacionada al usuario.

8 Unidad administrativa 2. Recibe oficio con información de su código de usuario. Firma copia de recibido. Devuelve copia firmada.


2. Recibe copia firmada. Archiva.



10 Unidad administrativa 2. Si desconoce el uso de la página web, realiza llamada de Departamento de Informática, solicitando inducción.


2. Recibe llamada. Traslada llamada a Encargado (a) de Soporte

Administrativo.


2.Recibe llamada telefónica y procede: Ingresa a sistema. Pregunta dudas a solicitante. Resuelve requerimiento. Pregunta nuevamente si quedaron aclaradas las dudas. Finaliza llamada.

13 Unidad administrativa Puede solicitar por alguna razón justificada, cambio de password para los servicios de: 1. Correo electrónico, realiza llamada telefónica. 2. Página web, elabora oficio en el que solicita cambio de

password.

14 Departamento de Informática/ Recepcionista

1. Recibe llamada telefónica. Traslada llamada a Encargado de Redes.

2. Recibe oficio. Traslada a Coordinador.


1. Recibe llamada. Asigna técnico.

16 Departamento de Informática/ Técnico de Redes

1. Recibe instrucciones para realizar cambio de password de correo electrónico. Ingresa a sistema. Busca usuario y verifica información de solicitante. Reinicia password. Indica a usuario contraseña temporal para ingresar.

17 Unidad administrativa. 1. Recibe instrucciones de Técnico de Redes. Realiza prueba. Finaliza proceso.


2. Recibe oficio para cambio de password de página web. Autoriza con firma de visto bueno. Traslada oficio a Encargado (a) de Soporte Administrativo.


2. Recibe oficio con autorización para cambio de password de página web. Ingresa a administrador de contenido del website y busca

usuario de solicitante. Cambia contraseña. Elabora oficio dirigido a unidad administrativa solicitante,

indicando nuevo password. Traslada a Coordinador el oficio para respectiva firma.


2. Recibe oficio con información de nuevo password de página web. Firma. Traslada para envío.


2. Recibe oficio firmado. Envía oficio a unidad administrativa solicitante.

22 Unidad administrativa 2. Recibe oficio y copia. Firma copia de recibido. Devuelve copia.




2. Recibe copia de oficio firmado. Archiva.

24 Unidad administrativa Puede solicitar asesoría y apoyo al Departamento de Informática para actualizar o alimentar información de su página web, para lo cual, envía oficio y archivo físico.

25 Departamento de Informática/ Recepcionista

Recibe oficio y documentos a publicar. Traslada oficio y documentos a Coordinador.


Recibe oficio y documentos físicos. Verifica si información cuenta con autorización para su

publicación y procede: En caso negativo, solicita autorización a Director General

y espera autorización. En caso afirmativo, firma con visto bueno.

Traslada.


Recibe oficio y documentos para publicación. Ingresa a administrador de contenido del website. Crea el registro en el sistema, si es necesario. Publica en sistema lo solicitado. Informa a Coordinador de actualización o alimentación de

archivo.


Recibe información. Revisa archivo. Informa a unidad solicitante de actualización o alimentación

de su página web ejecutado.

FIN DEL PROCESO



ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO

INSTITUCIONAL Y SITIO WEB

1/2

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO (A) DE

SOPORTE

ADMINISTRATIVO

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

COORDINADOR

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO DE

REDES

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

RECEPCIÓN

DG/di-02

INICIO

PRESENTA SOLICITUD

PARA:

1. CUENTA DE CORREO

ELECTRÓNICO O

2. USUARIO DE PÁGINA

WEB.

FIN

PROCEDEN

CASOS 1 Y 2?


· TRASLADA A

COORDINADOR.


· VERIFICA

DISPONIBILIDAD.

1. RECIBE SOLICITUD DE

CUENTA DE CORREO

ELECTRÓNICO.

· INGRESA AL SISTEMA.

· VERIFICA QUE NO HAYA

HOMÓNIMOS.

· CREA CUENTA DE

CORREO ELECTRÓNICO.

· ASIGNA PASSWORD

TEMPORAL.

2. RECIBE SOLICITUD.

· INGRESA A

ADMINISTRADOR DE

CONTENIDO DEL

WEBSITE PARA CREAR

USUARIO.

· LLENA FORMULARIO

ELECTRÓNICO.

· CREA USUARIO.

· ASIGNA PERMISO.


UNIDAD SOLICITANTE

CON INFORMACIÓN DEL

USUARIO.



MOTIVO DE RECHAZO.NO

1. RECIBE INFORMACIÓN

DE CREACIÓN DE

CUENTA DE CORREO

ELECTRÓNICO.

2. RECIBE OFICIO CON

INFORMACIÓN DE

USUARIO PARA PÁGINA

WEB PARA FIRMA,

PREVIAMENTE:

· VERIFICA LOS

PERMISOS ASIGNADOS.

· FIRMA.

· TRASLADA A SOPORTE

ADMINISTRATIVO.


INFORMACIÓN DE

CREACIÓN DE CORREO

ELECTRÓNICO.

2. RECIBE OFICIO

FIRMADO.

· ENVIA OFICIO CON

INFORMACIÓN DE

USUARIO DE PÁGINA

WEB.


INFORMACIÓN DE

USUARIO DE PÁGINA

WEB,

· FIRMA COPIA.

· DEVUELVE.

ARCHIVA.

· SI DESCONOCE EL USO

DE LA PÁGINA WEB,

REALIZA LLAMADA Y

SOLICITA INDUCCIÓN.

· RECIBE LLAMADA.

· TRASLADA.

· RECIBE LLAMADA.

· INGRESA A SISTEMA.

· PREGUNTA DUDAS.

· RESUELVE.

· PREGUNTA NUEVAMENTE

SI SE ACLARARON LAS

DUDAS.

· FINALIZA LLAMADA.

1

1

SI

· PUEDE SOLICITAR POR

RAZÓN JUSTIFICADA,

CAMBIO DE PASSWORD.

· REALIZA LLAMADA

TELEFÓNICA.

· PUEDE SOLICITAR

CAMBIO DE PASSWORD.

· ELABORA OFICIO.



ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO

INSTITUCIONAL Y SITIO WEB

2/2

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO (A) DE

SOPORTE

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO DE

REDES

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

COORDINADOR

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

RECEPCIÓN

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DG/di-02

1

1. RECIBE LLAMADA.

· TRASLADA A

ENCARGADO DE REDES.

2. RECIBE OFICIO.

· TRASLADA A

COORDINADOR.

1. RECIBE LLAMADA.

· ASIGNA TÉCNICO.

· RECIBE INSTRUCCIONES.

· INGRESA A SISTEMA.

· BUSCA USUARIO Y

VERIFICA INFORMACIÓN

PROPORCIONADA.

· REINICIA PASSWORD.

· INDICA A USUARIO

CONTRASEÑA TEMPORAL

PARA INGRESAR.

· RECIBE INSTRUCCIONES.

· REALIZA PRUEBA.

FIN2. RECIBE OFICIO PARA

CAMBIO DE PASSWORD

DE PÁGINA WEB.

· AUTORIZA CON FIRMA DE

Vo. Bo.

· TRASLADA.


AUTORIZACIÓN.

· INGRESA A

ADMINISTRADOR DE

CONTENIDO DEL WEBSITE

Y BUSCA A USUARIO.

· CAMBIA CONTRASEÑA.

· ELABORA OFICIO

INDICANDO NUEVO

PASSWORD.

· TRASLADA OFICIO PARA

FIRMA.· RECIBE OFICIO CON

INFORMACIÓN DE NUEVO

PASSWORD DE PÁGINA

WEB.

· FIRMA.

· TRASLADA PARA ENVÍO.· RECIBE OFICIO FIRMADO.

· ENVÍA A UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE.


COPIA.

· FIRMA COPIA DE

RECIBIDO.

· DEVUELVE COPIA.

ARCHIVA.

FIN· PUEDE SOLICITAR

ASESORÍA Y APOYO PARA

ACTUALIZAR O ALIMENTAR

INFORMACIÓN DE SU

PÁGINA WEB, PARA LO

CUAL, ENVÍA OFICIO Y

ARCHIVO FÍSICO.

· RECIBE OFICIO Y

DOCUMENTOS A

PUBLICAR.

· TRASLADA

DOCUMENTACIÓN.

· RECIBE OFICIO Y

DOCUMENTOS FÍSICOS.

· VERIFICA SI INFORMACIÓN

CUENTA CON

AUTORIZACIÓN PARA SU

PUBLICACIÓN.

PROCEDE

PUBLICACIÓN?

· SOLICITA AUTORIZACIÓN A

DIRECTOR GENERAL.

· RECIBE AUTORIZACIÓN

NO


AUTORIZACIÓN Y

DOCUMENTOS PARA

PUBLICAR.

· INGRESA A ADMINISTRA-

DOR DE CONTENDIO DEL

WEBSITE.

· CREA EL REGISTRO EN EL

SISTEMA, SI ES

NECESARIO.

· PUBLICA EN SISTEMA LO

SOLICITADO.

· INFORMA A COORDINADOR

DE ACTUALIZACIÓN O

ALIMENTACIÓN DE

ARCHIVO.

SI

· RECIBE INFORMACIÓN.

· REVISA ARCHIVO.

· INFORMA A UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE DE

ACTUALIZACIÓN O

ALIMENTACIÓN DE PÁGINA

WEB EJECUTADO.

FIN

1

1



ADMINISTRACIÓN DE ENLACE DEDICADO


Proceso que permite administrar los usuarios y la configuración necesaria de equipos para

hacer uso del enlace dedicado.


Facilitar el enlace de las unidades administrativas del Organismo Legislativo responsables

de registrar y controlar la utilización de los recursos disponibles, a las aplicaciones y

sistemas de gestiones administrativas y financieras.

Capacitar y apoyar a los responsables en la utilización de las herramientas tecnológicas

disponibles, para su máximo aprovechamiento.

Contar con documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para respaldo

en los procesos de revisión y fiscalización.


Todo requerimiento debe ser por escrito y contar con el visto bueno del director de área.

Mantener el control dentro de los límites de eficiencia en el ancho de banda.



Dirección General

Procedimiento Configuración de equipo para enlace dedicado. DG/di-03

Pasos a seguir


1 Unidad administrativa Remite oficio para solicitar configuración con enlace

dedicado.


Recibe oficio para configuración de enlace, con autorización

de jefe inmediato superior, si el solicitante es jefe de un

departamento o de una unidad administrativa de las

siguientes áreas:

Dirección Financiera,

Dirección de Recursos Humanos,

Dirección Administrativa o

Dirección de Auditoría Interna.

Traslada.


Recibe oficio.

Verifica la posibilidad de realizarse la configuración.

Si es factible, autoriza configuración de acuerdo a

disponibilidad del ancho de banda. Traslada oficio a

Encargado de Redes para su ejecución.

Caso contrario, elabora oficio informando a la unidad

administrativa solicitante las razones del rechazo.


Recibe oficio con instrucciones.

Asigna trabajo de ejecución a técnico.


Verifica en listado la dirección IP que corresponde.

Se dirige al lugar de la solicitud de configuración.

Configura enlace directo.

Prueba enlace directo.

Informa a Encargado de Redes de trabajo finalizado.


Recibe información de trabajo concluido.

Traslada información a Coordinador sobre trabajo realizado.


Recibe información de configuración ejecutada.

Según el caso, elabora oficio para confirmar acción ejecutada

a unidad administrativa solicitante.

FIN DEL PROCESO.



CONFIGURACIÓN DE EQUIPO PARA ENLACE DEDICADO

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

TÉCNICO

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

COORDINADOR

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO DE

REDES

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

RECEPCIÓN

DG/di-03

INICIO

FIN

· REMITE OFICIO PARA

SOLICITAR

CONFIGURACIÓN CON

ENLACE DEDICADO.

PROCEDE?


CONFIGURACIÓN DE

ENLACE, CON

AUTORIZACIÓN DE JEFE

INMEDIATO SUPERIOR, SI

EL SOLICITANTE ES JEFE

DE UN DEPARTAMENTO O

DE UNA UNIDAD

ADMINISTRATIVA DE LAS

SIGUIENTES ÁREAS:

· DIRECCIÓN

FINANCIERA,

· DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS,

· DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA O

· DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA.

· TRASLADA.

· RECIBE OFICIO.

· VERIFICA POSIBILIDAD

DE REALIZARSE LA

CONFIGURACIÓN, DE

ACUERDO A LA

DISPONIBILIDAD DEL

ANCHO DE BANDA:


INSTRUCCIONES DE

CONFIGURAR ENLACE

DEDICADO.

· ASIGNA TRABAJO DE

EJECUCIÓN A TÉCNICO.

· VERIFICA EN LISTADO LA

DIRECCIÓN IP

CORRESPONDIENTE.

· SE DIRIGE AL LUGAR DE

LA SOLICITUD DE

CONFIGURACIÓN.

· CONFIGURA ENLACE

DIRECTO.

· PRUEBA ENLACE

DIRECTOR.

· INFORMA A ENCARGADO

DE REDES DE TRABAJO

FINALIZADO.

SI· RECIBE OFICIO CON LAS

RAZONES DEL RECHAZO.NO

· RECIBE INFORMACIÓN DE

TRABAJO CONCLUIDO.

· TRASLADA

INFORMACIÓN.

· RECIBE INFORMACIÓN DE

CONFIGURACIÓN

EJECUTADA.

· SEGÚN EL CASO,

ELABORA OFICIO PARA

CONFIRMAR ACCIÓN

EJECUTADA A UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE.

FIN



Dirección General

Procedimiento Creación de usuario de enlace dedicado. DG/di-04

Pasos a seguir


1 Unidad administrativa Solicita mediante oficio, de acuerdo a necesidad para

ejecutar las funciones asignadas, creación de usuario de:

1. Guatecompras,

2. Sicoin y Siges.


Recibe oficio para creación de usuario.

Traslada.


Recibe oficio para creación de usuario.

Verifica que oficio contenga los requisitos básicos para

ejecutar la acción solicitada.

Si todo está correcto:

1. Si es para Guatecompras, traslada a Encargado (a) de

Soporte Administrativo.

2. Si es para Sicoin o Siges, traslada a Encargado de Redes.

Si la información no llena lo requerido por el sistema,

solicita nuevamente información a unidad administrativa

mediante oficio.

Firma de autorizado.

Traslada.


1. Recibe oficio con instrucciones para crear usuario en

Guatecompras.

Se conecta a sistema.

Ingresa a opción de usuarios.

Llena formulario electrónico de nuevos usuarios.

Traslada constancia de creación de usuario a unidad

administrativa solicitante.

5 Unidad administrativa 1. Recibe constancia de creación de usuario.

Firma de recibido copia de constancia.

Devuelve copia firmada.


1. Recibe copia de constancia firmada por unidad administrativa

solicitante.

Archiva.


2. Recibe oficio con instrucciones para crear usuario en Sicoin y

Siges.

Se conecta a sistema.

Crea usuario.

Asigna funciones.

Informa a Coordinador sobre la creación de usuario.


2. Recibe información sobre creación de usuario en Sicoin y

Siges.

Solicita la activación de nuevo usuario a Dirección

Financiera.

Espera confirmación.




2. Recibe confirmación de activación de usuario.

Elabora oficio para confirmar ejecución de solicitud de la

unidad administrativa respectiva.

10 Unidad administrativa 2. Recibe oficio con información de creación de usuario en

Sicoin y Siges.

FIN DEL PROCESO.



CREACIÓN DE USUARIO DE ENLACE DEDICADO

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO DE

REDES

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

COORDINADOR

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

ENCARGADO (A) DE

SOPORTE

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE

INFORMÁTICA/

RECEPCIÓN

DG/di-04

INICIO

FIN

· SOLICITA MEDIANTE

OFICIO, DE ACUERDO A

NECESIDADES PARA

EJECUTAR LAS

FUNCIONES ASIGNADAS,

CREACIÓN DE USUARIO

DE:

· GUATECOMPRAS,

· SICOIN Y SIGES.

PROCEDE?


CREACIÓN DE USUARIO.

· TRASLADA.



· VERIFICA QUE OFICIO

CONTENGA REQUISITOS

BÁSICOS PARA

EJECUTAR ACCIÓN

SOLICITADA:


INSTRUCCIONES PARA

CREAR USUARIO EN

GUATECOMPRAS.

· SE CONECTA A SISTEMA.

· INGRESA A OPICIÓN DE

USUARIOS.

· LLENA FORMULARIO

ELECTRÓNICO DE

NUEVOS USUARIOS.

· TRASLADA CONSTANCIA

DE CREACIÓN DE

USUARIO A UNIDAD

ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE.


INSTRUCCIONES PARA

CREAR USUARIO EN

SICOIN Y SIGES.

· SE CONECTA A SISTEMA.

· CREA USUARIO.

· ASIGNA FUNCIONES.

· INFORMA A

COORDINADOR SOBRE


SI

· RECIBE CONSTANCIA DE


· FIRMA DE RECIBIDO

COPIA DE CONSTANCIA.

· DEVUELVE COPIA

FIRMADA.

· RECIBE COPIA

FIRMADA.

· ARCHIVA.

· RECIBE INFORMACIÓN

SOBRE CREACIÓN DE

USUARIO EN SICOIN Y

SIGES.

· SOLICITA ACTIVACIÓN DE

NUEVO USUARIO A

DIRECCIÓN FINANCIERA.

· ESPERA CONFIRMACIÓN.

· RECIBE CONFIRMACIÓN

DE ACTIVACIÓN DE

USUARIO.


CONFIRMAR EJECUCIÓN

DE SOLICITUD DE LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

RESPECTIVA.


INFORMACIÓN DE

CREACIÓN DE USUARIO

EN SICOIN Y SIGES.

FIN

· RECIBE SOLICITUD PARA

LLENAR REQUERIMIENTO

DEL SISTEMA.

NO



JARDI N INFANTIL

INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS


Proceso mediante el cual los alumnos del Jardín Infantil son registrados en la base de

datos, luego de completar sus expedientes con los requisitos que establece el

Ministerio de Educación y la Secretaría de Bienestar Social, lo cual les permite la

asistencia regular al establecimiento.


Tener conocimiento de toda la información de cada alumno para satisfacer sus

necesidades particulares; un respaldo en caso de emergencias de cualquier tipo y

tener al día el archivo para cualquier consulta que puedan requerir las instituciones

del Estado que interfieren en el Jardín Infantil, así como lo establecido en el

reglamento interno.


Los padres de familia deben entregar la documentación requerida y material completo

en las fechas determinadas por la Dirección Docente del Jardín Infantil, por la

especialidad del servicio.

Las inscripciones se realizan durante todo el año, por la especialidad del servicio que

presta el Jardín Infantil.

Todos los niños inscritos deben asistir en horario completo, como establece el

reglamento interno del Jardín Infantil, de lo contrario, deberá presentar

documentación que justifique el retiro, ausencia temporal u horario extraordinario,

condicionado a la autorización de la Dirección Docente.

Los alumnos de Sala Cuna y Maternal, por su edad, pueden ser retirados antes de

concluida la jornada, conforme reglamento.



Dirección General

Procedimiento Inscripción de alumnos. DG/ji-01

Pasos a seguir


1 Padre de familia Solicita información y listado de requisitos en recepción del Jardín Infantil.

2 Secretaría Proporciona listado de documentos de inscripción: Formularios: ficha de datos y compromiso que entregará

Jardín Infantil. Constancia laboral: emitida por la Dirección de Recursos

Humanos. Carné de vacunas: actualizado a la fecha, dos fotocopias

–no original-. Tarjeta de pulmones. Dos fotografías, tamaño cédula a color. Examen de la vista, avalado por oftalmólogo, requisito

para niños mayores de tres años. Examen auditivo, requisito para niños mayores de tres

años. Constancia pediátrica: extendida por médico que lleva el

control de salud del pequeño, no necesariamente un certificado.

Carta de autorización: identificada con No. de cédula a las personas que pueden recoger al alumno en caso de ausencia de los padres. Deben indicar si existen restricciones a personas determinadas.

Historial: relato de la vida del pequeño, desde el embarazo, parto y vida cotidiana, incluyendo hábitos, record de salud y lo que se considere prudente.

Seguro médico escolar. Copia de cédula o DPI de los padres. Constancia de tipo de sangre. Copia de partida de nacimiento.

Cualquier otra información que el padre de familia requiera.

3 Padre de familia Presenta documentación completa.

4 Secretaría Recibe papelería.

Revisa la documentación y, de encontrarse completa y

correcta, entrega al padre de familia:

Solvencia de inscripción,

Listado de útiles del grado respectivo, que debe haber

completado el día que asista el alumno,

Reglamento interno para su conocimiento y cumplimiento,

Normas a observar en el Jardín Infantil.

Informa a padre de familia que el alumno puede empezar su

asistencia regular al presentar la totalidad de los útiles bien

identificados.

En caso que la papelería estuviera incompleta, no se recibirá el expediente ni el alumno, hasta que se adjunten los requisitos pendientes.

5 Secretaría Registra los documentos recibidos en el control.

Registra al alumno en base de datos.



Se forma el expediente y se archiva junto a los de los demás alumnos.

6 Padre de familia Se presenta en el tiempo establecido y entrega:

Material escolar.

Utensilios completos solicitados.

7 Maestra de Grado Recibe material y utensilios.

Verifica que se recibe completo, en orden e identificado.

En caso contrario, se le devuelve para que lo regrese todo

completo e identificado.

Entrega solvencia de útiles correspondientes.

FIN DEL PROCESO



INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS

SECRETARÍA

JARDÍN INFANTIL

MAESTRA DE GRADO

JARDÍN INFANTIL

PADRE DE

FAMILIA

DG/ji-01

INICIO

SOLICITA

INFORMACIÓN Y

LISTADO DE

REQUISITOS.

· PROPORCIONA

LISTADO DE

DOCUMENTOS DE

INSCRIPCIÓN

(DETALLADOS EN

PASO 2).

· CUALQUIER OTRA

INFORMACIÓN

REQUERIDA.

PRESENTA

DOCUMENTACIÓN

COMPLETA.

PROCEDE?

· NO SE RECIBE

PAPELERÍA NI

ALUMNO, HASTA

QUE ADJUNTEN

LOS REQUISITOS

PENDIENTES.

NO

PAPELERÍA

COMPLETA Y

CORRECTA, RECIBE:

· SOLVENCIA DE

INSCRIPCIÓN,

· LISTADO DE

ÚTILES Y

· REGLAMENTO

INTERNO.

· NORMAS A

OBSERVAR EN EL

JARDÍN INFANTIL.

· RECIBE

INSTRUCCIONES

QUE ALUMNO

PUEDE ASISITIR

AL PRESENTAR

TODOS LOS

UTILES

DEBIDAMENTE

IDENTIFICADOS.

SI

· REGISTRA LOS

DOCUMENTOS.

· REGISTRA A

ALUMNO EN BASE

DE DATOS.

· FORMA

EXPEDIENTE.

· ARCHIVA.

ENTREGA MATERIAL

ESCOLAR Y

UTENSILIOS

COMPLETOS

SOLICITADOS.

¿COMPLETOS?

COMPLETA E

IDENTIFICA EL

MATERIAL

PENDIENTE.

NO

RECIBE SOLVENCIA

DE ÚTILES.SI

FIN

FIN

· RECIBE

PAPELERÍA.

· REVISA.

· RECIBE MATERIAL

Y UTENSILIOS.

· VERIFICA.



PERSONAL DE ASISTENCIA AL INGRESO DE ALUMNOS


Proceso en el que, el personal administrativo y docente del Jardín Infantil se

organiza para recibir e ingresar a los niños antes del horario normal de labores del

Congreso de la República.


Contar con el personal suficiente en hora extraordinaria, a partir del as 6:55 de la

mañana, para habilitar las instalaciones del Jardín Infantil y atender a los niños en su

ingreso.


Las niñeras serán las encargadas de la higiene y preparación de las aulas, así como

de los utensilios y comida de los niños.

Las docentes serán las encargadas de recibir a los niños, registrarán la hora de

ingreso y asistencia en el listado correspondiente.

A partir de las 7:00 a las 7:55 horas, se recibirá a los niños. Después de este horario,

se considerará asistencia tardía sujeta a disposición de la Dirección Docente, quien

evaluará la excusa y con base en antecedentes, se autorizará el ingreso del alumno.

Si la situación es repetitiva, se aplicará lo establecido en el reglamento.



Dirección General

Procedimiento Personal de asistencia al ingreso de alumnos. DG/ji-02

Pasos a seguir


1 Personal de turno Ingresa a las 06:55 horas, al momento de realizar su

marcación diaria en el programa Enpunto.

2 Conserjería Limpia las instalaciones comunes. Espera nuevas instrucciones.

3 Niñera y/o personal de sala cuna

Se dirigen a su área designada para prepararla y recibir a los

niños.

4 Personal docente Se prepara para recibir a los alumnos que ingresan desde las

7:00 horas.

5 Padre de familia Se presenta a dejar a su hijo.

6 Personal docente Al recibir al alumno, se le observará si se encuentra en buen

estado físico y de salud para permitir su ingreso. En caso de

sospecha, se le llevará a clínica pediátrica.

Si el alumno regresa de una suspensión, se le llevará a

clínica pediátrica para su revisión.

Si el niño necesita cambio de pañal al momento de ingresar,

se le indicará al padre de familia que puede pasar al área

respectiva para su aseo.

7 Médico Pediatra Ingresa a las 07:00 horas para examinar los casos que lo

requieran.

Evalúa al niño y de encontrarlo sano, permite su ingreso al

salón que le corresponde, de lo contrario, tomará la decisión

de suspenderlo de actividades por escrito y se sugiere

llevarlo con el médico pediatra de cabecera.

8 Padre de familia Entrega lonchera con alimentos, mochila con implementos

escolares y ropa de emergencia.

Firma listado de asistencia.

Se retira.

9 Personal docente Registra la hora de llegada del alumno a la par de la firma del

padre de familia.

Transfiere al alumno a una niñera.

10 Niñera Conduce al niño a su área respectiva.

Sustrae trastos con alimentos y los lleva a refrigerar.

A la hora del desayuno, lava sus manos, le sirve y lo cuida

mientras come.

Al terminar, lo lleva a cepillar y lavarse las manos.

Lo guía nuevamente al área común, en donde se atiende los

grados de Jardín a Kinder.

11 Niñera Cuida a los niños a su cargo en el área común, mientras

llegue la hora del Devocional.

FIN DEL PROCESO



PERSONAL DE ASISTENCIA AL INGRESO DE ALUMNOS

MÉDICO

PEDIATRA

PADRE DE

FAMILIA

PERSONAL

DOCENTE

NIÑERA Y/O

PERSONAL DE

SALA DE CUNA

PERSONAL DE

TURNOCONSERJERÍA

DG/ji-02

INICIO

· INGRESA A LAS

06:55 HORAS.

· REALIZA SU

MARCACIÓN DIARIA

EN PROGRAMA

ENPUNTO.

· LIMPIA

INSTALACIONES

COMUNES.

· ESPERA NUEVAS

INSTRUCCIONES.

SE DIRIGEN A AREA

DESIGNADA PARA

PREPARARLA Y

RECIBIR A LOS

NIÑOS.

SE PREPARA PARA

RECIBIR A LOS

ALUMNOS QUE

INGRESAN DESDE

LAS 07:00 HORAS.

SE PRESENTA A

DEJAR A SU HIJO.

OBSERVA:

1.ESTADO FÍSICO

2. SALUD,

DUDA?

2

SI ES NECESARIO

CAMBIO DE PAÑAL,

PUEDE PASAR AL

ÁREA RESPECTIVA

PARA SU ASEO.

1¿PERMITE

INGRESO DE

ALUMNO?

POR SUSPENSIÓN,

SE RETIRA CON

HIJO.

NO

· ENTREGA

LONCHERA,

MOCHILA Y ROPA

DE ENERGENCIA.

· FIRMA LISTADO

DE ASISTENCIA.

· SE RETIRA.

SI

· REGISTRA HORA

DE LLEGADA DEL

ALUMNO A LA PAR

DE FIRMA DEL

PADRE.

· TRANSFIERE AL

ALUMNO A UNA

NIÑERA.

· CONDUCE A NIÑO A

AREA RESPECTIVA.

· SUSTRAE TRASTOS

CON COMIDA Y LOS

REFRIGERA.

· A LA HORA DEL

DESAYUNO, LE

SIRVE, LO CUIDA

MIENTRAS COME.

· LE CEPILLA LOS

DIENTES Y LAVA

LAS MANOS.

· LO GUIA

NUEVAMENTE AL

AREA COMUN.

CUIDA A LOS NIÑOS

A SU CARGO EN

ÁREA COMÚN

MIENTRAS LLEGUE

LA HORA DEL

DEVOCIONAL.FIN

FIN

· INGRESA A LAS

07:00 HORAS PARA

EXAMINAR LOS

CASOS QUE LO

REQUIERAN.



PERSONAL DE ASISTENCIA AL EGRESO DE ALUMNOS


Proceso en el que, el personal administrativo y docente del Jardín Infantil se organiza

para entregar a los alumnos, después del horario normal de labores del Congreso de

la República.


Contar con el personal suficiente en hora extraordinaria, después de las 16:30 horas,

para entregar a los alumnos, limpiar y preparar las instalaciones para la jornada del

siguiente día.


A partir de las 15:30 horas, las niñeras empezarán a preparar a los alumnos de los

grados que no tienen clases en la tarde, asearlos y alistar sus utensilios de comida

para entregarlos. El personal de turno se encargarán de limpiar las aulas y dejarlas

listas para el siguiente día.

El personal de turno será el encargado de entregar a los alumnos, registrar la hora de

salida en el listado respectivo y entregar información eventual y circular a los padres

de familia.

Los alumnos de Sala Cuna, pueden entregarse desde las 13:00 horas, por razones

de edad. El resto de alumnos de Jardín a Kinder hasta las 16:30 horas.

Si un alumno se retira después de las 17:00 horas, se considerará “egreso tardío”.

Una vez entregado el alumno al padre de familia, se retira y no puede permanecer en

las instalaciones del Jardín.



Dirección General

Procedimiento Personal de asistencia al egreso de alumnos. DG/ji-03

Pasos a seguir


1 Personal de turno vespertino Inicia su horario extraordinario a partir de las 16:30 horas y, al

finalizar a las 17:35 horas, se dirigen a realizar su marcación

en el programa Enpunto.

2 Niñera y/o Personal de sala cuna

El bebé se le cambia más temprano, debido a la hora de lactancia.

Se cambia y peina al alumno en el aula y se le prepara para entregarlo al padre de familia.

Ordena su lonchera con los utensilios del día.

3 Personal de turno vespertino Se dispone a entregar a los alumnos.

Si hubiera, prepara material de información para entregar a

los padres de familia.

Espera información de recepcionista para la entrega de

alumnos.

4 Recepcionista Avisa a personal de turno la presencia del padre de familia.

5 Directora Jardín Infantil

Supervisa el proceso de entrega del alumnado.

6 Personal de turno vespertino Entrega al alumno exclusivamente al padre de familia y/o

persona que se encuentre identificada en la carta de

autorización que se solicita para inscripción.

Si hubiera, entrega información eventual o circulares.

Solicita firma de enterado.

7 Niñera Entrega lonchera con utensilios del día.

8 Padre de familia Recibe a su hijo (a).

Firma listado de asistencia.

Si hubiera, recibe papelería o información eventual y firma

listado correspondiente.

Si tuviera algún comentario en cuanto a disposiciones, lo

anotará en el libro respectivo, firmándolo para darle seriedad.

Una vez recibido el alumno, se retira y no puede permanecer

en las instalaciones del Jardín.

9 Niñera Limpia aula y la deja lista para el siguiente día.

10 Conserjería Antes de las 15:30 horas, limpia áreas comunes.

11 Directora Jardín Infantil

Al haberse retirado el último alumno y miembros del personal,

entrega las instalaciones del Jardín Infantil a la Guardia

Parlamentaria alrededor de las 17:45 horas.

FIN DEL PROCESO



PERSONAL DE ASISTENCIA AL EGRESO DE ALUMNOS

PADRE DE

FAMILIA

JARDÍN INFANTIL/

DIRECTORA

JARDÍN INFANTIL/

RECEPCIONISTA

NIÑERA Y/O

PERSONAL DE

SALA CUNA

JARDÍN INFANTIL/

CONSERJERÍA

PERSONAL

DE TURNO

VESPERTINO

INICIO

· INICIA HORARIO

EXTRAORDINARIO

A LAS 16:30 Y AL

FINALIZAR A LAS

17:35 HORAS,

REALIZA

MARCACIÓN EN

PROGRAMA

ENPUNTO.· EL BEBÉ SE LE

CAMBIA MÁS

TEMPRANO,

DEBIDO A LA HORA

DE LACTANCIA.

· SE CAMBIA Y

PEINA AL ALUMNO

EN EL AULA Y SE

LE PREPARA PARA

ENTREGARLO AL

PADRE DE

FAMILIA.

· ORDENA LOCHERA

CON UTENSILIOS.

· SE DISPONE A

ENTREGAR

ALUMNO.

· SI HAY, PREPARA

MATERIAL DE

INFORMACIÓN

PARA PADRE.

· ESPERA LLAMADA

PERSONAL DE

RECEPCIONISTA.

· ENTREGA A

ALUMNO

EXCLUSIVAMENTE

A PADRE Y/O

ENCARGADO.

· SI HAY, ENTREGAN

INFORMACIÓN

EVENTUAL.

· SOLICITA FIRMA DE

ENTERADOS.ENTREGA

LONCHERA CON

UTENSILIOS DEL

DÍA.

LIMPIA AULA Y LA

DEJA LISTAS PARA

EL SIGUIENTE DÍA.

FIN

DG/ji-03

AVISA A PERSONAL

DE TURNO LA

PRESENCIA DE

PADRE DE FAMILIA.

· SUPERVISA EL

PROCESO DE

ENTREGA DEL

ALUMNADO.· RECIBE A SU HIJO.

· FIRMA LISTADO DE

ASISTENCIA.

· SU HUBIERA,

RECIBE PAPELERÍA

O INFORMACIÓN Y

FIRMA LISTADO.

· SI TUVIERA

COMENTARIO,

ANOTARÁ EN

LIBREO,

FIRMÁNDOLO.

· UNA VEZ RECIBIDO

EL ALUMNO, SE

RETIRA Y NO

PUEDE

PERMANECER EN

INSTALACIONES

DEL JARDÍN.

· ANTES DE LAS

15:30 HORAS,

LIMPIA ÁREAS

COMUNES.

FIN

· AL HABERSE

RETIRADO EL

ÚLTIMO ALUMNO Y

MIEMBROS DEL

PERSONAL,

ENTREGA LAS

INSTALACIONES

DEL JARDIN A LA

GUARDIA

PARLAMENTARIA

ALREDEDOR DE

LAS 17:45 HORAS.

FIN



Dirección Financiera



CONCILIACIONES BANCARIAS


Procedimiento por medio del cual se elaboran y concilian el detalle de los

movimientos reportados por los bancos del sistema que utiliza el Organismo

Legislativo y libro de bancos.


Revisar y conciliar los movimientos reportados por los bancos, cheques, notas de

débito, de crédito y depósitos.


Constatar todos los movimientos reportados por los bancos.




Procedimiento Conciliaciones Bancarias DF-01

Pasos a seguir


1 Dirección Financiera Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero

Imprime estado de cuenta por medio de banca virtual, de cada una de las instituciones bancarias, con las que trabaja el Congreso de la República.

2 Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero

Imprime el libro de banco (boletín de caja) de cada una de las cuentas bancarias aperturadas por esta institución en los diferentes bancos del sistema.


Concilia cada uno de los movimientos bancarios (notas de crédito, depósitos, notas de débito, cheques), clasifica y elabora detalle de cheques en circulación.


Firma conciliación bancaria y libro de banco. Traslada a Contadora General.

5 Departamento Contabilidad Contadora General

Revisa, firma las conciliaciones bancarias y libro de banco, de cada una de las cuentas bancarias.

Devuelve a Auxiliar Financiero.


Recibe conciliaciones bancarias, libro de banco; revisados y firmados por Contadora General.

Traslada a Director Financiero.

7 Dirección Financiera Director Financiero

Revisa, firma las conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias.

Devuelve a Auxiliar Financiero.


Recibe las conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias; revisadas y firmadas por el Director Financiero y las traslada con oficio a la Dirección de Auditoría Interna, para su revisión y visa respectiva.


Recibe las conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias.

Si no hay correcciones, lo visa y devuelve a Contabilidad.

Si hay correcciones, no lo visa y regresa a Contabilidad para su corrección, a la espera de su devolución.

10 Dirección Financiera Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero

Recibe conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias, visadas.

Si hay correcciones que hacer, se realizan y se envían a la Dirección de Auditoría Interna para su visa.

11 Departamento Contabilidad Auxiliar/Archivo

Visadas las conciliaciones bancarias y libro de bancos, se archivan para futuras consultas.

Se reciben estados de cuenta originales y cheques pagados, se adjuntan a las conciliaciones bancarias y libro de banco, de cada una de las cuentas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.



PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

1/2

DIRECCIÓN FINANCIERA

DIRECTOR FINANCIERO


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

CONTADORA GENERAL


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

AUXILIAR FINANCIERO

DF-01

IMPRIME ESTADO DE

CUENTA POR MEDIO DE

BANCA VIRTUAL DE

CADA UNA DE LAS

INSTITUCIONES

BANCARIAS, CON LAS

QUE TRABAJA EL

CONGRESO DE LA

REPÚBLICA.

INICIO

· REVISA, FIRMA LAS

CONCILIACIONES

BANCARIAS Y LIBRO DE

BANCO DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS

BANCARIAS.

· DEVUELVE A AUXILIAR.

· REVISA, FIRMA LAS

CONCILIACIONES


BANCO DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS

BANCARIAS.

· DEVUELVE A AUXILIAR.

· IMPRIME EL LIBRO DE

BANCO (BOLETIN DE

CAJA) DE CADA UNA DE

LAS CUENTAS

BANCARIAS

APERTURAS POR ESTA

INSTITUCIÓN, EN LOS

DIFERENTES BANCOS

DEL SISTEMA.

· CONCILIA CADA UNO

DE LOS MOVIMIENTOS

BANCARIOS (NOTAS DE

CRÉDITO, DEPÓSITOS,

NOTAS DE DÉDITO,

CHEQUES), CLASIFICA

Y ELABORA DETALLE

DE CHEQUES EN

CIRCULACIÓN.

· FIRMA CONCILIACIÓN

BANCARIA Y LIBRO DE

BANCO.

· TRASLADA A

CONTADORA GENERAL.

· RECIBE

CONCILIACIONES

BANCARIAS, LIBRO DE

BANCO REVISADOS Y

FIRMADOS POR

CONTADORA GENERAL.

· TRASLADA A DIRECTOR

FINANCIERO.

· RECIBE LAS

CONCILIACIONES


BANCO DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS

BANCARIAS,

REVISADAS Y

FIRMADAS, LAS

TRASLADA CON OFICIO

A AUDITORÍA INTERNA

PARA REVISIÓN Y VISA

RESPECTIVA.

1



PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS DF-01

2/2


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

AUXILIAR/ARCHIVO


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

AUXILIAR FINANCIERO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

1

· RECIBE LAS

CONCILIACIONES


BANCO DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS

BANCARIAS.

ESTAN

CORRECTAS LAS

CONCILIACIONES

BANCARIAS

?

· HAY CORRECCIONES.

· NO VISA Y REGRESA A

CONTABILIDAD.

NO

· VISA Y TRASLADA A

CONTABILIDAD.

SI

· RECIBE

CONCILIACIONES


BANCO DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS

VISADAS.

· SI HAY CORRECIONES

QUE HACER, SE

REALIZAN Y SE ENVÍAN

A AUDITORÍA PARA SU

VISA.

· VISADAS LAS

CONCILIACIONES


BANCOS SE ARCHIVAN

PARA FUTURAS

CONSULTAS.

· SE RECIBEN ESTADOS

DE CUENTA

ORIGINALES Y

CHEQUES PAGADOS,

SE ADJUNTAN A LAS

CONCILIACIONES


BANCO DE CADA UNA

DE LAS CUENTAS.

· RECIBE

DOCUMENTOS

PARA SU

ARCHIVO.

FIN



CUOTAS PATRONALES


Procedimiento en el que se gestiona el pago de la cuota patronal, que por medio de

los sistemas SICOIN y SIGES se agiliza por una orden de pago.


Revisar y aprobar el CUR (comprobante único de registro) de compromiso,

liquidación de la orden de pago, aprobación del devengado y la solicitud del pago de

la orden.


Constatar que el pago de la cuota corresponda al monto que los documentos de

soporte indican tanto la cedula de cálculo como la planilla del IGSS.




Procedimiento Cuotas Patronales DF-02

Pasos a seguir


1 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas

Elabora expediente y emite orden de compra y pago de la cuota patronal correspondiente.

Envía para autorización de Director General.

2 Dirección General

Director General autoriza con su visto bueno la solicitud de pago de la cuota patronal.

Devuelve expediente a Dirección de Recursos Humanos.


Recibe expediente de Dirección General. Envía expediente a la Dirección de Auditoría Interna para su

revisión y visa respectiva.

4 Dirección Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría

Recibe y revisa expediente, si está correcto lo visa y devuelve a Dirección de Recursos Humanos.

Si hay correcciones lo rechaza a Dirección de Recursos Humanos.


Recibe y envía expediente de solicitud visado, para trámite de pago de cuota patronal al Departamento de Presupuesto de Dirección Financiera.

6 Dirección Financiera Departamento Presupuesto/ Auxiliar Financiero

Analiza Orden de Compra con la afectación presupuestaria para elaborar CUR de compromiso y lo traslada a Contabilidad.

Si la afectación presupuestaria es incorrecta, se devuelve al Departamento de Nóminas.

Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

7 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Contadora General

Analiza el expediente y aprueba CUR de compromiso. Procede a liquidarlo y devengarlo; Lo traslada para solicitud de pago. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

8 Dirección Financiera Contadora General y/o Director Financiero

Recibe expediente con documentación. Solicita la instrucción de pago. Imprime y firma CUR. Devuelve documentación.

9 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero

Recibe expediente. Traslada al Departamento de Tesorería.

10 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero

Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago. Se emite el medio de pago, mediante cheque. Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma

virtual. Traslada al Director Financiero para primera firma del medio

de pago.


Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.


Recibe expediente con documentación. Envía a Dirección General para segunda autorización del

medio de pago.

13 Dirección General/

Director General Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.

14 Dirección Financiera

Departamento de Tesorería/ Recibe expediente con documentación. Entrega expediente a encargado de pago de instituciones.



Auxiliar Financiero

15 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero/ Pago de Instituciones.

Recibe expediente autorizado con documentación de respaldo.

Efectúa el pago al beneficiario. Entrega expediente original pagado, al archivo de

documentos del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.

16 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Archivo.

Recibe expediente original. Archiva.




PROCEDIMIENTO CUOTAS PATRONALES

1/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

AUXILIAR DE AUDITORÍA


DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO/AUXILIAR

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD/AUXILIAR/

CONTADORA GENERAL

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

AUXILIAR DE NÓMINAS

DF-02

· ELABORA EXPEDIENTE

Y EMITE ORDEN DE

COMPRA Y PAGO DE LA

CUOTA PATRONAL

CORRESPONDIENTE.

· TRASLADA PARA

AUTORIZACIÓN.

INICIO

· RECIBE Y ENVÍA

EXPEDIENTE DE

SOLICITUD VISADO

PARA TRÁMITE DE

PAGO DE CUOTA

PATRONAL A

PRESUPUESTO DE

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

· RECIBE Y ENVÍA

EXPEDIENTE A

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

PARA SU REVISIÓN Y

VISA RESPECTIVA.

· ANALIZA ORDEN DE

COMPRA CON LA

AFECTACIÓN

PRESUPUESTARIA

PARA ELABORAR CUR

DE COMPROMISO Y LO

TRASLADA A

CONTABILIDAD.

· SI LA AFECTACIÓN

PRESUPUESTARIA ES

INCORRECTA, SE

DEVUELVE AL

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· AUTORIZA CON SU

VISTO BUENO LA

SOLICITUD DE PAGO

DE LA CUOTA

PATRONAL.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE A

RECURSOS HUMANOS.

· RECIBE Y REVISA

EXPEDIENTE.

ESTÁ

CORRECTO

?

· VISA PARA QUE SIGA

SU PROCESO.

· RECHAZADO

· HAY CORRECCIONES.NO

SI

· ANALIZA EL

EXPEDIENTE Y

APRUEBA EL CUR DE

COMPROMISO.

· PROCEDE A

LIQUIDARLO Y

DEVENGARLO.

· LO TRASLADA PARA

SOLICITUD DE PAGO.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

1



PROCEDIMIENTO CUOTAS PATRONALES DF-02

2/2


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/AUXILIAR


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/ AUXILIAR/

PAGO DE INSTITUCIONES

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR GENERAL


DIRECTOR FINANCIERO


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD/AUXILIAR


CONTADORA GENERAL/

DIRECTOR FINANCIERO

1

· RECIBE EXPEDIENTE

CON

DOCUMENTACIÓN,

· SOLICITA LA

INSTRUCCIÓN DE

PAGO.

· IMPRIME Y FIRMA CUR.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE. · CON LA SOLICITUD, SE

GENERA EN SICOIN EL

MEDIO DE PAGO.

· SE EMITE EL MEDIO DE

PAGO, MEDIANTE

CHEQUE.

· CONFIRMA A LA

ENTIDAD BANCARIA EL

PAGO DEL CHEQUE, EN

FORMA VIRTUAL.

· TRASLADA AL

DIRECTOR FINANCIERO

PARA PRIMERA FIRMA

DEL MEDIO DE PAGO.


CON DOCUMENTACIÓN

· AUTORIZA MEDIANTE

FIRMA EL MEDIO DE

PAGO.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE CON

DOCUMENTACIÓN.


· TRASLADA AL

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA.


CON

DOCUMENTACIÓN.

· ENVÍA A DIRECCIÓN

GENERAL PARA

SEGUNDA

AUTORIZACIÓN DEL

MEDIO DE PAGO.


CON

DOCUMENTACIÓN.


FIRMA EL MEDIO DE

PAGO.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE CON

DOCUMENTACIÓN.


CON DOCUMENTACIÓN

· ENTREGA

EXPEDIENTE A

ENCARGADO DE PAGO

DE INSTITUCIONES.

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL.

· ARCHIVA.

FIN


AUTORIZADO CON

DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO.

· EFECTÚA EL PAGO AL

BENEFICIARIO.

· ENTREGA EXPEDIENTE

ORIGINAL PAGADO AL

ARCHIVO DE

DOCUMENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD.



COMPLEMENTO DE SUBSIDIO PAGADO POR EL IGSS


Pago del complemento del subsidio pagado por el IGGS por suspensión, agilizada

por una orden de pago en los sistemas SICOIN y SIGES.


Revisar y aprobar el CUR (comprobante único de registro) de compromiso,

liquidación de la orden de pago, aprobación del devengado y la solicitud del pago de

la orden.

3. Norma y finalidad del Procedimiento:

Constatar que el pago de la cuota corresponda al monto que los documentos de

soporte indican tanto la cedula de cálculo de nominas y la boleta de pago del IGSS.




Procedimiento Complemento de subsidio pagado por el IGSS. DF-03

Pasos a seguir



Elabora expediente y emite orden de compra y pago del complemento del subsidio pagado por el IGSS.

Envía para autorización de Director General.

2 Dirección General Director General

Director General autoriza con su visto bueno la solicitud de pago del complemento del subsidio pagado por el IGSS.






Recibe y revisa expediente, si está correcto lo visa y devuelve a Dirección de Recursos Humanos.

Si hay correcciones lo rechaza a Dirección de Recursos Humanos.


Recibe y envía expediente de solicitud visado, para trámite de pago del complemento del subsidio pagado por el IGSS, al Departamento de Presupuesto de Dirección Financiera.

6 Dirección Financiera Departamento Presupuesto/ Auxiliar Financiero

Analiza Orden de Compra con la afectación presupuestaria para elaborar CUR de compromiso y lo traslada a Contabilidad.

Si la afectación presupuestaria es incorrecta, se devuelve al Departamento de Nóminas.



Analiza el expediente y aprueba CUR de compromiso. Procede a liquidarlo y devengarlo; Lo traslada para solicitud de pago. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

8 Dirección Financiera Contadora General/ Director Financiero

Recibe expediente con documentación. Solicita la instrucción de pago. Imprime y firma CUR. Devuelve documentación.


Recibe expediente. Traslada al Departamento de Tesorería.


Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago. Se emite el medio de pago, mediante cheque. Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma

virtual. Traslada al Director Financiero para primera firma del medio

de pago.




Recibe expediente con documentación. Envía a Dirección General para segunda autorización del

medio de pago.

13 Dirección General/ Director General


14 Dirección Financiera Departamento de Tesorería/

Recibe expediente con documentación. Entrega expediente a encargado de ventanilla de pagos.



Auxiliar Financiero



Efectúa el pago al beneficiario. Entrega expediente original pagado, al archivo de

documentos del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.

16 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Archivo.





PROCEDIMIENTO COMPLEMENTO DE SUBSIDIO PAGADO POR EL IGSS.

1/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA



DEPARTAMENTO DE


DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR


DEPARTAMENTO DE


CONTADORA GENERAL

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS


DF03

· ELABORA EXPEDIENTE

Y EMITE ORDEN DE

COMPRA Y PAGO DEL

COMPLEMENTO DEL

SUBSIDIO PAGADO

POR EL IGSS.

· TRASLADA PARA

AUTORIZACIÓN.

INICIO

· RECIBE Y ENVÍA

EXPEDIENTE DE

SOLICITUD VISADO

PARA TRÁMITE DE

PAGO DEL

COMPLEMENTO DEL

SUBSIDIO PAGADO

POR EL IGSS A

PRESUPUESTO DE

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

· RECIBE Y ENVÍA

EXPEDIENTE A

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

PARA SU REVISIÓN Y

VISA RESPECTIVA.

· ANALIZA ORDEN DE

COMPRA CON LA

AFECTACIÓN

PRESUPUESTARIA

PARA ELABORAR CUR

DE COMPROMISO Y LO

TRASLADA A

CONTABILIDAD.


PRESUPUESTARIA ES

INCORRECTA, SE

DEVUELVE AL

DEPARTAMENTO DE

NÓMINAS.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· DIRECTOR GENERAL

AUTORIZA CON SU

VISTO BUENO LA

SOLICITUD DE PAGO

DEL COMPLEMENTO

DEL SUBSIDIO PAGADO

POR EL IGSS.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE A

RECURSOS HUMANOS.

· RECIBE Y REVISA

EXPEDIENTE.

ESTÁ

CORRECTO

?

· VISA PARA QUE SIGA

SU PROCESO.

· RECHAZADO

· HAY CORRECCIONES.NO

SI

· ANALIZA EL

EXPEDIENTE Y

APRUEBA EL CUR DE

COMPROMISO.

· PROCEDE A

LIQUIDARLO Y

DEVENGARLO.

· LO TRASLADA PARA

SOLICITUD DE PAGO.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

1



PROCEDIMIENTO COMPLEMENTO DE SUBSIDIO PAGADO POR EL IGSS DF-03

2/2


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/AUXILIAR


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/ AUXILIAR/

VENTANILLA DE PAGOS

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR GENERAL


DIRECTOR FINANCIERO


DEPARTAMENTO DE



CONTADORA GENERAL/

DIRECTOR FINANCIERO

1


CON

DOCUMENTACIÓN,

· SOLICITA LA

INSTRUCCIÓN DE

PAGO

· IMPRIME Y FIRMA CUR

· DEVUELVE

EXPEDIENTE. · CON LA SOLICITUD, SE

GENERA EN SICOIN EL

MEDIO DE PAGO.


PAGO, MEDIANTE

CHEQUE.

· CONFIRMA A LA

ENTIDAD BANCARIA EL

PAGO DEL CHEQUE, EN

FORMA VIRTUAL.

· TRASLADA AL

DIRECTOR FINANCIERO

PARA PRIMERA FIRMA

DEL MEDIO DE PAGO.


CON DOCUMENTACIÓN


FIRMA EL MEDIO DE

PAGO.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE CON

DOCUMENTACIÓN.


· TRASLADA AL

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA.


CON

DOCUMENTACIÓN.


GENERAL PARA

SEGUNDA

AUTORIZACIÓN DEL

MEDIO DE PAGO.


CON

DOCUMENTACIÓN.


FIRMA EL MEDIO DE

PAGO.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE CON

DOCUMENTACIÓN.


CON

DOCUMENTACIÓN.

· ENTREGA

EXPEDIENTE A

ENCARGADO DE

VENTANILLA DE

PAGOS.

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL.

· ARCHIVA.

FIN


AUTORIZADO CON

DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO.


BENEFICIARIO.


ORIGINAL PAGADO AL

ARCHIVO DE

DOCUMENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD.



PAGO DEL TRÁMITE RETENCIÓN IVA


Procedimiento para utilizar el programa que facilita a los agentes de retención, la

elaboración de constancias y declaraciones juradas de retención del IVA.


Cumplir con sus obligaciones tributarias.

Presentar al fisco el importe de las retenciones que le corresponda efectuar.


Verificar que la Superintendencia de Administración Tributaria recibió el impuesto

retenido, previniendo denuncia penal.

No realizar retenciones del Impuesto al Valor Agregado, cuando el monto de la

compra de bienes o la prestación de servicios sea inferior a treinta mil quetzales

Q.30, 000.00.

Entregar la totalidad del impuesto retenido y presentar ante la Superintendencia de

Administración Tributaria, dentro de los diez (10) días hábiles del mes inmediato

siguiente.

Llevar una contabilidad en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.




Procedimiento Pago del Trámite RETENIVA DF-04

Pasos a seguir


1 Dirección Financiera Departamento Contabilidad

Emite constancia de retención IVA (RETENIVA), generadas desde SIGES de proveedores y de renglón 029.

Se revisa y compara la documentación con el mayor registrado en Contabilidad y el detalle de constancias según SAT, junto con la declaración jurada.

· Si todo esta correcto, se crea la instrucción de pago a terceros EIF en registro, y lo envía a Auditoría para ser visada.


Recibe, revisa la documentación y procede: 1. Si está correcto, lo visa.

2. Si lo rechaza, devuelve a Contabilidad para iniciar, enmendar o corregir.


Recibe documentación visada. Traslada a Dirección Financiera.

4 Director Financiero ó Contadora General

Recibe documentación y solicita la instrucción de pago a terceros (EIF) a firma del CUR contable.

Devuelve a Contabilidad.

5 Departamento Contabilidad Recibe documentación: Procede a adjuntar archivos de declaración jurada y archivo

de texto a los documentos físicos. Entrega a Tesorería para su pago.

6 Departamento de Tesorería Recibe el expediente físico y el archivo electrónico. Procede a cargar y enviar los archivos electrónicos en la

plataforma de Banca Virtual. Imprime y agrega al expediente los comprobantes bancarios

que demuestran haber presentado y/o pagado el impuesto al Valor Agregado del pequeño contribuyente (RETENIVA).

7 Departamento de Tesorería 1. Si la declaración es sin valor, traslada expediente para firma de Director Financiero y Director General.

2. Si la declaración es con valor, registra el pago en SICOIN, imprime los comprobantes respectivos.

Traslada a firma del Director Financiero y Director General.

8 Director Financiero Recibe expediente. Firma la documentación de soporte respectiva. Devuelve expediente.

9 Departamento de Tesorería Recibe expediente y envía a firma del Director General.

10 Dirección General Recibe expediente. Firma la documentación de soporte respectiva. Devuelve expediente.

11 Dirección Financiera Departamento de Tesorería

Recibe expediente y entrega en el archivo de Contabilidad para su resguardo.

12 Departamento Contabilidad Recibe expediente para su archivo.




PROCEDIMIENTO PAGO RETENIVA


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

AUXILIAR


DIRECTOR FINANCIERO

Ó CONTADORA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR GENERAL


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

DF-04

· EMITE CONSTANCIA DE

RETENCIÓN IVA

(RETENIVA),

GENERADAS DESDE

SIGES DE

PROVEEDORES Y DE

RENGLÓN 29.

· SE REVISA Y COMPARA

LA DOCUMENACIÓN

CON EL MAYOR

RESGISTRADO EN

CONTABILIDAD Y EL

DETALLE DE

CONSTANCIAS SEGÚN

SAT, JUNTO CON LA

DECLARACIÓN

JURADA.

INICIO

RECIBE PARA

CORRECCIÓN.

· ES CORRECTA Y VISA

· CONTINÚE PROCESO.


FISICO Y EL ARCHIVO

ELECTRÓNICO.

· PROCEDE A CARGAR Y

ENVIAR LOS ARCHIVOS

ELECTRÓNICOS EN LA

PLATAFORMA DE

BANCA VIRTUAL.

IMPRIME Y AGREGA AL

EXPEDIENTE LOS

COMPROBANTES

BANCARIOS QUE

DEMUESTRAN HABER

PRESENTADO Y/O

PAGADO EL IMPUESTO

AL VALOR AGREGADO

DEL PEQUEÑO

CONTRIBUYENTE

(RETENIVA).

· RECIBE, REVISA LA

DOCUMENTACIÓN Y

PROCEDE.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN.

· PROCEDE A ADJUNTAR

ARCHIVOS DE

DECLARACIÓN JURADA

Y ARCHIVO DE TEXTO

A LOS DOCUMENTOS

FISICOS.

· ENTREGA A

TESORERÍA PARA SU

PAGO.

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN

VISADA.

· TRASLADA A

DIRECTOR

FINANCIERO.

· RECIBE

EXPEDIENTE PARA

SU ARCHIVO.

FIN

ES CORRECTA

LA INSTRUCCIÓN

DE PAGO ?

· SI TODO ESTA

CORRECTO, SE CREA

LA INSTRUCCIÓN DE

PAGO A TERCEROS EIF

EN REGISTRO Y LO

ENVÍA A AUDITORÍA

PARA SER VISADA.

SI

· RECIBE

DOCUMENTACIÓN Y

SOLICITA LA

INSTRUCCIÓN DE

PAGO A TERCEROS

(EIF) A FIRMA DEL CUR

CONTABLE.

· DEVUELVE.

· 1. SI LA DECLARACIÓN

ES SIN VALOR,

TRASLADA

EXPEDIENTE PARA

FIRMA DEL DIRECTOR

FINANCIERO Y

DIRECTOR GENERAL.

· 2. SI LA DECLARACIÓN

ES CON VALOR,

REGISTRA EL PAGO EN

SICOIN, IMPRIME LOS

DOCUMENTOS

RESPECTIVOS.

· TRASLADA A FIRMA

DEL DIRECTOR

FINANCIERO Y

DIRECTOR GENERAL.

NO


· FIRMA LA

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE RESPECTIVA

· DEVUELVE.

· RECIBE EXPEDIENTE Y

ENVÍA A FIRMA DEL

DIRECTOR GENERAL.


ENTREGA A

CONTABILIDAD.


· FIRMA LA

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE RESPECTIVA.

· DEVUELVE.

1

1

2

2



PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA


Procedimiento por medio del cual se realizan las retenciones sobre el impuesto

directo a los ingresos que tenga toda persona individual o entidad proveniente de

inversión de capital de trabajo establecido por ley, siendo el 5%.


Procesar y generar la información en los primeros diez (10) días hábiles.

Cumplir con sus obligaciones en los tiempos establecidos por la Ley.


Toda la documentación deberá estar visada por la Dirección de Auditoría Interna.

El primer día del mes se recibirá el informe para el pago del mismo, con el

correspondiente listado detallado y completo.

Verificar que el pago este registrado en el Sistema SICOIN.




Procedimiento Pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR) DF-05

Pasos a seguir


1 Dirección de Recursos Humanos Departamento de Nóminas

El primer día hábil del mes siguiente al que corresponde, envía informe de retenciones de trabajadores, archivo de texto y solicita el pago.


Recibe informe y solicitud de nóminas, se adjunta e imprime mayor, comparando la información recibida con la registrada en Contabilidad.

· Si todo esta correcto, se procede a adjuntar la información de retenciones a proveedores y por medio de un formulario administrativo con firma de los involucrados, se traslada a Auditoria para visa.

3 Dirección de Auditoría Interna Auxiliar

Recibe, revisa la documentación y procede: 3. Si está de acuerdo, la visa.

4. Si no, la regresa a Contabilidad para su corrección.


Recibe el expediente para registrar contablemente el EIF. Traslada.


Recibe documentación y solicita la instrucción de pago a terceros, EIF, firma el CUR contable.

Devuelve documentación a Contabilidad.

6 Departamento Contabilidad Recibe el expediente y firma el CUR contable. Traslada a Tesorería.

7 Departamento de Tesorería

Recibe y procesa la documentación para el pago, por medio de transferencia de cuenta.

Registra el pago en SICOIN. Después de haber registrado el pago en SICOIN, envía los

documentos que genera SICOIN a firma. Entrega el expediente a Contabilidad.

9 Departamento Contabilidad

Recibe de Tesorería el expediente sobre el pago y lo archiva.




PROCEDIMIENTO PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR)

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA/

AUXILIAR

DIRECTOR FINANCIERO

Ó CONTADORA GENERAL


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA.

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO NÓMINAS

DF-05

· EL PRIMER DÍA HÁBIL

DEL MES SIGUIENTE AL

QUE CORRESPONDE,

ENVÍA INFORME DE

RETENCIONES DE

TRABAJADORES,

ARCHIVO DE TEXTO y

SOLICITA EL PAGO.

INICIO

· RECIBE PARA

CORRECCIÓN.

· SI TODO ESTA

CORRECTO, PROCEDE

A ADJUNTAR LA

INFORMACIÓN DE

RETENCIONES A

PROVEEDORES Y POR

MEDIO DE UN

FORMULARIO

ADMINISTRATIVO CON

FIRMA DE LOS

INVOLUCRADOS, SE

TRASLADA PARA VISA.

· RECIBE LA

DOCUMENTACIÓN Y

SOLICITA LA

INSTRUCCIÓN DE PAGO

A TERCEROS, EIF,

FIRMA CUR CONTABLE.

· DEVUELVE.

· RECIBE INFORME Y

SOLICITUD DE

NÓMINAS, SE ADJUNTA

E IMPRIME MAYOR,

COMPARANDO LA

INFORMACIÓN

RECIBIDA CON LA

REGISTRADA EN

CONTABILIDAD.

· RECIBE, REVISA LA

DOCUMENTACIÓN

PROCEDE..

· RECIBE EL

EXPEDIENTE PARA

REGISTRAR

CONTABLEMENTE EL

EIF.

· TRASLADA.

· VISA AUTORIZANDO LA

NOMINA Y TRASLADA A

CONTABILIDAD.

· RECIBE EL

EXPEDIENTE

SOBRE EL PAGO.

· ARCHIVA.

FIN

NÓMINA

CORRECTA?

· RECIBE PARA

CORRECCIÓNNO

SI

AUTORIZA PAGO

NÓMINA?

NO

SI

· RECIBE EL

EXPEDIENTE Y FIRMA

CUR CONTABLE.

· TRASLADA.

· RECIBE Y PROCESA LA

DOCUMENTACIÓN

PARA EL PAGO, POR

MEDIO DE

TRANSFERENCIA DE

CUENTA.

· REGISTRA EL PAGO EN

SICOIN.

· ENVÍA LOS

DOCUMENTOS QUE

GENERA SICOIN A

FIRMA.

· ENTREGA EL

EXPEDIENTE A

CONTABILIDAD.



PAGO POR DESCUENTOS JUDICIALES


Procedimiento que registra los descuentos que por este concepto el Organismo

Legislativo está obligado a realizar a los trabajadores, los descuentos judiciales se

efectuarán como consecuencia de una orden de juez competente, la cual está

amparada por el Código Procesal Civil en este tipo de descuento que se ordena.


Retener al trabajador un porcentaje o monto fijo de su remuneración, con la finalidad

de ser abonados a los beneficiarios.

Cumplir con lo establecido en la orden judicial.

Inmediatamente recibida la notificación, se hace el descuento correspondiente al

mes, en nóminas.


La notificación y/o requerimiento del descuento, deberá estar firmada y sellada

debidamente por el Director General, Directora de Recursos Humanos y Auxiliar de

Nóminas, visada por Dirección de Auditoría Interna.

Los descuentos pueden ser por: Manutención y Preventivos (embargos y préstamos).

Los descuentos son acumulables hasta dictaminar el beneficio.




Procedimiento Pago por Descuentos Judiciales DF-06

Pasos a seguir



Envía expediente de solicitud para trámite de pago por descuentos judiciales por concepto de:

a) Pensión alimenticia, b) Juicio ejecutivo, y/o c) Devolución por juicio ejecutivo; a Dirección General para

su visto bueno.


Director General autoriza con su visto bueno la solicitud de pago del descuento judicial.






Recibe y revisa expediente, si está correcto, lo visa y devuelve a Dirección de Recursos Humanos.

Si hay correcciones, lo rechaza a Dirección de Recursos Humanos.


Recibe y envía expediente visado de solicitud para trámite de pago por descuentos judiciales al Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.

6 Dirección Financiera/ Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero

Recibe expediente con documentación. Crea instrucción de pago a terceros por medio de un EIP

(Extrapresupuestario Instrucción de Pago).


Aprueba y firma el EIP. Traslada para solicitud de pago.

8 Contadora General/ Director Financiero

Recibe expediente con documentación. Solicita la instrucción de pago a terceros (EIP). Imprime y firma CUR contable. Devuelve documentación a Auxiliar Financiero.


Recibe expediente con documentación. Traslada al Departamento de Tesorería.


· Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago, de la cuenta de descuentos judiciales.

· Se emite el medio de pago, mediante cheque o acreditamiento en cuenta.

· Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma virtual.

· Traslada al Director Financiero para primera firma del medio de pago.


Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma, el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.


Recibe expediente con documentación. Envía a Dirección General para segunda autorización, del

medio de pago.


Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma, el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.



14 Dirección Financiera/ Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero

Recibe expediente con documentación. Envía a ventanilla de pago el expediente autorizado para

entregar al beneficiario.

15 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero/ Ventanilla de pago.


Efectúa el pago al beneficiario. Entrega expediente original pagado al archivo de documentos

del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.



FIN DEL PROCESO



PROCEDIMIENTO PAGO POR DESCUENTOS JUDICIALES

1/2

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA



DEPARTAMENTO DE



DEPARTAMENTO DE


CONTADORA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR GENERAL


CONTADORA GENERAL/

DIRECTOR FINANCIERO

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS


DF-06


GENERAL PARA SU

VISTO BUENO,

EXPEDIENTE DE

SOLICITUD PARA

TRÁMITE DE PAGO POR

DESCUENTOS

JUDICIALES:

· a)PENSIÓN

ALIMENTICIA.

· b)JUICIO EJECUTIVO Ó

· c)DEVOLUCIÓN POR

JUICIO EJECUTIVO.

INICIO

· RECIBE PARA

CORREGIR.

· RECIBE Y ENVÍA

EXPEDIENTE A

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

PARA SU REVISIÓN Y

VISA RESPECTIVA.

· APRUEBA Y FIRMA EL

EIP.

· TRASLADA PARA

SOLICITUD DE PAGO.

· AUTORIZA CON SU

VISTO BUENO LA

SOLICITUD DE PAGO

DEL DESCUENTO

JUDICIAL.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE A

RECURSOS HUMANOS.

· RECIBE Y REVISA

EXPEDIENTE.

· RECIBE EXPEDIENTE,

SOLICITA INSTRUCCIÓN

DE PAGO A TERCEROS

(EIP).

· IMPRIME Y FIRMA CUR

CONTABLE.

· DEVUELVE

DOCUMENTACIÓN.


· TRASLADA AL

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA.


CON DOCUMENTACIÓN.

· CREA INSTRUCCIÓN DE

PAGO A TERCEROS

POR MEDIO DE UN EIP.

ESTÁ

CORRECTO

EXPEDIENTE

?

·ESTA CORRECTO VISA.

·DEVUELVE

EXPEDIENTE.

NO

· RECIBE Y ENVÍA

EXPEDIENTE VISADO

DE SOLICITUD PARA

TRÁMITE DE PAGO POR

DESCUENTOS

JUDICIALES A

CONTABILIDAD DE

DIRECCIÓN

FINANCIERA

SI

1



PROCEDIMIENTO PAGO POR DESCUENTOS JUDICIALES DF-05

2/2


DEPARTAMENTO DE


ARCHIVO


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/AUXILIAR/

VENTANILLA DE PAGO

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR GENERAL


DIRECTOR FINANCIERO


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/AUXILIAR

1

· CON LA SOLICITUD, SE

GENERA EN SICOIN EL

MEDIO DE PAGO, DE LA

CUENTA DE

DESCUENTOS

JUDICIALES.


PAGO, MEDIANTE

CHEQUE O

ACREDITAMIENTO EN

CUENTA.

· *CONFIRMA A ENTIDAD

BANCARIA EL PAGO

DEL CHEQUEL, EN

FORMA VIRTUAL.

· *TRASLADA A

DIRECTOR FINANCIERO

PARA PRIMERA FIRMA

DEL MEDIO DE PAGO.


CON DOCUMENTACIÓN.

· ENVÍA A VENTANILLA

DE PAGO EL

EXPEDIENTE

AUTORIZADO, PARA

ENTREGAR AL

BENEFICIARIO.


CON DOCUMENTACIÓN.


FIRMA EL MEDIO DE

PAGO.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE CON

DOCUMENTACIÓN.


CON DOCUMENTACIÓN.


FIRMA EL MEDIO DE

PAGO.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE CON

DOCUMENTACIÓN.



GENERAL PARA

SEGUNDA

AUTORIZACIÓN DEL

MEDIO DE PAGO.


AUTORIZADO CON

DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO.


BENEFICIARIO.


ORIGINAL PAGADO A

ARCHIVO.

FIN

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL.

· ARCHIVA.



SOLICITUD PAGO

GASTOS DE VIÁTICOS


Este procedimiento se lleva a cabo en la Dirección Financiera e involucra a otras

direcciones que le compete la autorización de los viáticos para comisiones oficiales.


Cumplir con eficiencia, en el tiempo estipulado, la entrega de los viáticos asignados a

los comisionados.

Observar y cumplir las normas legales.


Recibir nombramiento de Presidencia, Junta Directiva, Comisión Permanente o

Comisionado.

Establecer cantidad asignada para realizar comisión oficial.

Tramitar la obtención de divisas.

Entregar a comisionado, la cantidad asignada.

Recibir documentación indispensable para liquidar viáticos entregados.




Procedimiento Pago de Gastos de Viáticos DF-07

Pasos a seguir


1 Solicitante

Por solicitud del comisionado y con el visto bueno del Jefe de Bancada: Requiere por escrito a Presidencia, autorización de gastos de viáticos para realizar la Comisión Oficial, adjuntando invitación original.

2 Presidencia Junta Directiva ó Comisión Permanente

Recibe la solicitud, analiza si autoriza el pago de viáticos: Si Autoriza: por escrito envía expediente a Dirección de

Protocolo. No autoriza: Informa al solicitante.

3 Dirección de Protocolo Auxiliar

Recibe expediente. Verifica que los documentos cumplan con el reglamento

de viáticos y demás normas legales aplicables. Calcula el monto de viáticos de conformidad con el

reglamento de viáticos y según la categoría del comisionado.

Emite el nombramiento correspondiente y Traslada para firma de autorización a la Presidencia.

4 Presidencia

Recibe el expediente y firma nombramiento. Devuelve a Dirección de Protocolo.

5 Dirección de Protocolo Auxiliar

Recibe el expediente. Traslada a la Dirección General para iniciar trámite de

pago.


Recibe expediente con documentos para el trámite de viáticos.

Traslada a Dirección Financiera, instruyendo su trámite.


Recibe y traslada al Departamento de Tesorería para trámite.

8

Departamento de Tesorería Verifica saldo bancario y saldo presupuestario. Elabora documentación bancaria para compra de divisas

en el Banco de Guatemala. Traslada hoja de seguridad para autorización y trámite de

firmas.

9 Departamento de Tesorería Con documentación autorizada por Director General y Director Financiero:

Efectúa trámite de compra de divisas en Banco de Guatemala.

Elabora comprobantes para entregar los viáticos a Comisionado.

Entrega fotocopia de nota de débito de la compra de divisas al Departamento de Contabilidad.

10 Departamento Contabilidad Crea una cuenta por liquidar de anticipo de viáticos. Archiva.

11 Departamento de Tesorería Encargado de Comisiones Oficiales

Paga divisas contra firma de los comprobantes respectivos.

Registra comprobantes de pago en el Sistema de Gestión (SIGES).

Elabora orden de compra de viáticos de cada Comisionado.

Traslada a Presupuesto.



12 Departamento Presupuesto Auxiliar Financiero

Realiza aplicación presupuestaria. Traslada a Contabilidad.

13 Departamento Contabilidad Emite y aprueba CUR de compromiso y, Traslada a Tesorería.

NOTA: Comisionado

Liquida: Dentro de los ocho días hábiles siguientes a la

finalización de la comisión, presenta el informe circunstanciado.

Dentro de los cinco días habiles siguientes a la finalización de la comisión presenta la fotocopia del pasaporte.

No liquida: La Tesorería envía aviso a Presidencia de

Junta Directiva por medio de la Dirección General, informando la falta de liquidación.

14 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Encargado de Comisiones Oficiales

Recibe documentos de liquidación de viáticos. Llena formulario oficial para liquidación de viáticos. Agrega documentos a expediente. Traslada a Dirección de Auditoría Interna para la visa

respectiva.

15 Dirección Auditoría Interna

Recibe expediente y procede a revisar: 1. Si está correcta, visa el expediente y devuelve a

Tesorería para seguir con el trámite. 2. Si está incorrecta, devuelve a Tesorería para corrección.

16 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Encargado de Viáticos

Traslada liquidación ya visada para firma del Director General.

6


Firma y devuelve a Tesorería.

18 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Encargado de Viáticos

Recibe liquidación y traslada a Contabilidad.

19 Departamento Contabilidad Auxiliar

Elabora anexo de orden de compra y CUR de devengado de viáticos de cada comisionado.

Verifica y aprueba CUR de devengado. Traslada al archivo para su custodia.

20 Departamento Contabilidad Encargado de Archivo

Recibe expediente. Archiva y custodia.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

6 Acta de Junta Directiva 15-2013, punto 4to. (29-4-13).



PROCEDIMIENTO PAGO DE GASTOS DE VIÁTICOS

1/3

DIRECCIÓN DE

PROTOCOLO

AUXILIAR

PRESIDENCIA

JUNTA DIRECTIVA

COMISIÓN PERMANENTE

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR


DIRECTORSOLICITANTE

DF-07

· POR SOLICITUD DEL

COMISIONADO Y CON

EL Vo .Bo. DEL JEFE DE

BANCADA:

· REQUIERE POR

ESCRITO A

PRESIDENCIA,

AUTORIZACIÓN DE

GASTOS DE VIÁTICOS

PARA REALIZAR LA

COMISIÓN OFICIAL.

INICIO


· VERIFICA QUE LOS

DOCUMENTOS

CUMPLAN CON EL

REGLAMENTO DE

VIÁTICOS Y DEMÁS

NORMAS LEGALES

APLICABLES.

· CALCULA EL MONTO DE

VIÁTICOS DE

CONFORMIDAD CON EL

REGLAMENTO DE

VIÁTICOS Y SEGÚN LA

CATEGORÍA DEL

COMISIONADO.

· EMITE EL

NOMBRAMIENTO

CORRESPONDIENTE.

· TRASLADA PARA FIRMA

DE AUTORIZACIÓN.

· RECIBE EL

EXPEDIENTE Y FIRMA

NOMBRAMIENTO.

· DEVUELVE.

· RECIBE Y TRASLADA

AL DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA PARA

TRÁMITE.

· RECIBE EL

EXPEDIENTE.

· TRASLADA A LA

DIRECCIÓN GENERAL

PARA INICIAR TRÁMITE

DE PAGO.


CON DOCUMENTOS

PARA TRÁMITE DE

VIÁTICOS.

· TRASLADA A

DIRECCIÓN

FINANCIERA,

INSTRUYENDO SU

TRÁMITE.

1

· RECIBE Y ANALIZA SI

AUTORIZA EL PAGO DE

VIÁTICOS:

· SI AUTORIZA: ENVÍA

EXPEDIENTE

DIRECCIÓN DE

PROTOCOLO.

· NO AUTORIZA:

INFORMA AL

SOLICITANTE.



PROCEDIMIENTO PAGO DE GASTOS DE VIÁTICOS DF-07

2/3


DEPARTAMENTO DE



DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

1

· VERIFICA SALDO

BANCARIO Y SALDO

PRESUPUESTARIO.

· ELABORA

DOCUMENTACIÓN

BANCARIA PARA

COMPRA DE DIVISAS

EN BANCO DE

GUATEMALA.

· TRASLADA HOJA DE

SEGURIDAD PARA

AUTORIZACIÓN Y

TRÁMITE DE FIRMAS.

· CREA UNA CUENTA

POR LIQUIDAR DE

ANTICIPO DE VIÁTICOS.

· ARCHIVA.

· CON DOCUMENTACIÓN

AUTORIZADA POR

DIRECTOR GENERAL Y

DIRECTOR FINANCIERO

· EFECTÚA TRÁMITE DE

COMPRA DE DIVISAS

EN BANCO DE

GUATEMALA.

· ELABORA

COMPROBANTES PARA

ENTREGAR VIÁTICOS A

COMISIONADO.

· ENTREGA FOTOCOPÍA

DE NOTA DE DÉBITO

DE LA COMPA DE

DIVISAS A

CONTABILIDAD.

· PAGA DIVISAS CONTRA

FIRMA DE LOS

COMPROBANTES

RESPECTIVOS.

· REGISTRA

COMPROBANTES DE

PAGO EN EL SISTEMA

DE GESTIÓN (SIGES).

· ELABORA ORDEN DE

COMPRA DE VIÁTICOS

DE CADA

COMISIONADO.

· TRASLADA.

· REALIZA APLICACIÓN

PRESUPUESTARIA.

· TRASLADA A

CONTABILIDAD.

· EMITE Y APRUEBA CUR

DE COMPROMISO.

· TRASLADA A

TESORERÍA.

2

COMISIONADO:

LIQUIDA: DENTRO DE

LOS OCHO DÍAS HÁBILES

SIGUIENTES A LA

FILNALIZACIÓN DE LA

COMISIÓN, PRESENTA

EL INFORME

CIRCUNSTANCIADO.

DENTRO DE LOS CINCO

DÍAS HÁBILES

SIGUIENTES A LA

FINALIZACIÓN DE LA

COMISIÓN, PRESENTA

LA FOTOCOPIA DEL

PASAPORTE.

NO LIQUIDA: TESORERÍA

ENVÍA AVISO A

PRESIDENCIA DE JUNTA

DIRECTIVA POR MEDIO

DE LA DIRECCIÓN

GENERAL, INFORMANDO

LA FALTA DE

LIQUIDACIÓN.



PROCEDIMIENTO PAGO DE GASTOS DE VIATICOS DF-07

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR


DEPARTAMENTO DE

DECONTABILIDAD

ENCARGADO/ARCHIVO


DEPARTAMENTO DE


DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA/AUXILIAR

2

· RECIBE DOCUMENTOS

DE LIQUIDACIÓN DE

VIÁTICOS.

· LLENA FORMULARIO

OFICIAL PARA

LIQUIDACIÓN DE

VIÁTICOS.

· AGREGA DOCUMENTOS

A EXPEDIENTE.

· TRASLADA PARA LA

VISA RESPECTIVA.

· RECIBE PARA

CORREGIR.


PROCEDE A REVISAR.

· ELABORA ANEXO DE

ORDEN DE COMPRA Y

CUR DE DEVENGADO

DE VIÁTICOS DE CADA

COMISIONADO.

· VERIFICA Y APRUEBA

CUR DE DEVENGADO.

· TRASLADA PARA

ARCHIVO.

FIN.

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· ARCHIVA Y

CUSTODIA.

ESTA

CORRECTO?NO

· VISA EL EXPEDIENTE.

· DEVUELVE PARA QUE

SIGA TRÁMITE.

SI

· TRASLADA

LIQUIDACIÓN YA

VISADA PARA FIRMA

DEL DIRECTOR

GENERAL.

· FIRMA Y DEVUELVE A

TESORERÍA.

· RECIBE LIQUIDACIÓN Y

TRASLADA A

CONTABILIDAD.



TRÁMITE DE NÓMINAS Y PRESTACIONES


Procedimiento que se lleva a cabo en la Dirección de Recursos Humanos y la

Dirección Financiera e involucra a otras Direcciones que les compete autorizar el

pago de sueldos y honorarios de nóminas de señores parlamentarios, del recurso

humano contratado bajo los diferentes renglones presupuestarios y otras

prestaciones contenidas en las leyes laborales, Ley Orgánica del Organismo

Legislativo y su Reglamento, y Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.


Ejecutar con eficiencia el proceso de pago de sueldos y honorarios en nóminas,

cuotas patronales y otras prestaciones laborales, complemento del subsidio por

suspensión del I.G.S.S., en el tiempo estipulado, observando las normas legales y

administrativas, para evitar reclamos o reparos posteriores.


Recibir expediente del Departamento de Nóminas y Contratos de la Dirección de

Recursos Humanos, previa revisión de la Dirección de Auditoría Interna.

Crear documentación legal y administrativa para el trámite respectivo.

Obtener firmas registradas en sistema bancario.

Registrar los movimientos financieros dentro de los bancos de datos

correspondientes.

Respaldar con la documentación respectiva la gestión realizada.

Resguardar el expediente para consultas posteriores.




Procedimiento Trámite de Nóminas y Prestaciones DF-08

Pasos a seguir


1 Dirección de Recursos Humanos

Elabora la nómina de pago que corresponda; (señores Diputados, Jefes de Bloque, 011, 022, 029, nóminas adicionales, horas extras), subsidios, ayudas funerarias, liquidación de prestaciones, Bono 14 y Aguinaldo.

Elabora orden SIGES y efectúa el registro presupuestario de las nóminas y pagos.

Traslada a Dirección de Auditoría Interna para su revisión y visado del expediente.


Recibe y revisa la documentación: 1. Si está de acuerdo, la visa y envía a Dirección de Recursos

Humanos. 2. Si no, rechaza y regresa a Dirección de Recursos Humanos

para su corrección.


Envía nómina al Director General para su firma.


Recibe y revisa documentación. Firma de autorizado las nóminas de pago. Devuelve documentos a Dirección de Recursos Humanos.


Recibe y envía documentación al Departamento de Presupuesto para el registro presupuestario.

6 Dirección Financiera Departamento Presupuesto

Recibe expediente de pago, elabora CUR y registra las partidas presupuestarias, lo solicita y lo traslada al Departamento de Contabilidad.

Cuando corresponde, efectúa las regularizaciones de gastos por: celulares, correos, sueldos por no corresponder y otros.

7 Departamento Contabilidad Recibe orden de compra de pago de nóminas. Aprueba el compromiso, registra la liquidación con las

deducciones que correspondan, solicita la liquidación. Registra y aprueba el devengado. Traslada el expediente para solicitar el pago.


Recibe nómina, solicita el pago e imprime CUR presupuestario, firma y devuelve a Contabilidad.

9 Departamento Contabilidad Recibe nómina, firma CUR presupuestario y traslada al Departamento de Tesorería.

10 Departamento Tesorería Recibe nómina y procesa la documentación para el pago por medio de cheque o acreditamiento en cuenta.

Procede a realizar trámite de firmas del Director Financiero y Director General.

Realiza el pago y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad.

11 Departamento Contabilidad Recibe expediente de Tesorería ya concluido el trámite de pago, para su archivo.




PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE NÓMINAS Y PRESTACIONES

1/2

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECTOR GENERAL


DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

DIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

DF-08

· ELABORA LA NÓMINA

DE PAGO QUE

CORRESPONDA:

(DIPUTADOS, JEFES DE

BLOQUE, 011, 022, 029,

NÓMINAS

ADICIONALES, HORAS

EXTRAS) SUBSIDIOS,

AYUDAS FUNERARIAS,

LIQUIDACIÓN DE

PRESTACIONES, BONO

14 Y AGUINALDO.

· ELABORA ORDEN

SIGES Y EFECTÚA EL

REGISTRO

PRESUPUESTARIO DE

LAS NÓMINAS Y PAGOS.

· TRASLADA.

INICIO


DE PAGO, ELABORA

CUR Y REGISTRA LAS

PARTIDAS

PRESUPUESTARIAS, LO

SOLICITA Y LO

TRASLADA A

CONTABILIDAD.

· CUANDO

CORRESPONDE,

EFECTÚA LAS

REGULARIZACIONES DE

GASTOS POR:

CELULARES, CORREOS,

SUELDOS POR NO

CORRESPONDER Y

OTROS.

1

· RECIBE Y REVISA

DOCUMENTACIÓN.

ESTA CORRECTA LA

NÓMINA ?

REGRESA PARA SU

CORRECCIÓN.

· ESTA DE ACUERDO

VISA Y TRASLADA QUE

SIGA TRÁMITE.

SI

· RECIBE Y ENVÍA AL

DIRECTOR GENERAL

NO

· RECIBE Y REVISA

DOCUMENTACIÓN.

· FIRMA DE AUTORIZADO

LAS NÓMINAS DE

PAGO.

· DEVUELVE.

· RECIBE Y ENVÍA AL

DEPARTAMENTO DE

DEPRESUPUESTO

PARA EL REGISTRO

PRESUPUESTARIO.



PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE NÓMINAS Y PRESTACIONES DF-08

2/2


DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

DIRECTOR FINANCIERO

Ó

CONTADORA GENERAL


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

1

· RECIBE NÓMINA,

SOLICITA EL PAGO E

IMPRIME CUR

PRESUPUESTARIO,

FIRMA Y DEVUELVE A

CONTABILIDAD.

· RECIBE NÓMINA, FIRMA

CUR

PRESUPUESTARIO.

TRASLADA A

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA.

· RECIBE NÓMINA Y

PROCESA LA

DOCUMENTACIÓN

PARA EL PAGO POR

MEDIO DE CHEQUE Ó

ACREDITAMIENTO EN

CUENTA.

· PROCEDE A REALIZAR

TRÁMITE DE FIRMAS

DEL DIRECTOR

FINANCIERO Y

DIRECTOR GENERAL.

· REALIZA EL PAGO Y

DEVUELVE

EXPEDIENTE AL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD.

FIN

· RECIBE

EXPEDIENTE, YA

CONCLUÍDO EL

TRÁMITE DE PAGO,

· ARCHIVA.

· RECIBE ORDEN DE

COMPRA DE PAGO DE

NÓMINAS.

· APRUEBA EL

COMPROMISO,

REGISTRA LA

LIQUIDACIÓN CON LAS

DEDUCCIONES QUE

CORRESPONDAN,

SOLICITA LA

LIQUIDACIÓN,

· REGISTRA Y APRUEBA

EL DEVENGADO.

· TRASLADA EL

EXPEDIENTE PARA

SOLICITAR EL PAGO.



TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO


Procedimiento que da inicio con el pedido de compra de las diferentes unidades

administrativas y legislativas, dejando la gestión en la Dirección Administrativa y

continúa en la Dirección Financiera, la Dirección de Auditoría Interna y Dirección

General; para completar el proceso de pago en la adquisición de bienes y servicios

para el Organismo Legislativo.


Ejecutar con eficiencia el proceso de pago a proveedores en el tiempo estipulado,

observando las normas legales y administrativas, para evitar reclamos o reparos

posteriores.


Recibir únicamente las solicitudes del pedido de compra que incluyan los sellos y

firmas completas.

Verificar que cuando el monto de la solicitud sea mayor de Q.10, 000.00, incluya tres

cotizaciones.

El expediente debe ser foliado en todas las etapas del proceso.

Se realiza el proceso de pago únicamente con el visado de la Dirección de Auditoría

Interna.




Procedimiento Trámite de Órdenes de Compra y Pago DF-09

Pasos a seguir


1 Solicitante Emite la solicitud de pedido y lo traslada a compras.

2 Dirección Administrativa Departamento de Compras

Recibe solicitud de pedido de compra que debe incluir los sellos y firmas completas. Nota: Debe traer sello de inexistencia de la Bodega General. Adjuntar diagnóstico de informática cuando se trate de equipo de cómputo y diagnóstico de mecánico cuando se trate de vehículos.

3 Departamento de Compras Analiza las firmas respectivas de las personas que solicitan y que avalan el pedido y sus respectivos sellos.

Que incluya datos de tres cotizaciones cuando el monto sea mayor de Q.10,000.00 y procede a adjudicar la compra, tomando como base los criterios de calidad, precio y tiempo de entrega.

4 Departamento de Compras Con el análisis de la compra, adjudica y elabora en el Sistema SIGES la Orden de Compra y Pago.

Se ejecuta la compra, solicitando al proveedor los bienes o servicios.


5 Bodega General El proveedor entrega a Bodega General los bienes, quien emite el formulario 1-H y envía copia al Departamento de Compras.

Si es inventariable, informar al Departamento de Inventarios. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

6 Departamento de Inventarios Registra el bien en el módulo de inventarios del Sistema SICOIN y emite la constancia respectiva.


7 Departamento de Compras Recibe del proveedor factura, así como, copia del formulario 1-H y de la constancia de ingreso al Inventario, procediendo a enviar el expediente al Departamento de Presupuesto.


8 Dirección Financiera Departamento Presupuesto

Analiza Orden de Compra con la afectación presupuestaria para elaborar CUR de compromiso y lo traslada al Departamento de Contabilidad.

Si la afectación presupuestaria es incorrecta, se devuelve al Departamento de Compras.


9 Departamento Contabilidad Analiza el expediente y aprueba el CUR de compromiso, lo traslada a la Dirección de Auditoría Interna para su visa.



Recibe el expediente y procede a revisar; a) Si es visado, se devuelve a Contabilidad para continuar

con el trámite de pago. b) Si es rechazado, lo devuelve por medio de oficio a

Dirección Administrativa, para efectuar las correcciones que se indiquen, reiniciando el proceso en la fase que corresponda.

c) Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.




Recibe expediente visado, procede a liquidarlo y devengarlo; lo traslada para solicitud de pago.



Solicita el pago de devengado, imprime el CUR y firma. Traslada el expediente a Contabilidad. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

13 Departamento Contabilidad Recibe el expediente con el CUR impreso. Firma el CUR impreso, imprime las constancias de retención,

de ser el caso. Traslada a Tesorería para la emisión de cheques. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

14 Departamento de Tesorería Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago.

Se emite el medio de pago, mediante cheque o acreditamiento en cuenta.

Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma virtual.

Realiza el trámite de firmas del Director Financiero y Director General y realiza el pago.

Registra el pago realizado en SICOIN. Devuelve el expediente al Archivo de Contabilidad. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

15 Departamento Contabilidad Archivo

Recibe expediente para su archivo. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.

FIN DEL PROCEDIMIENTO



PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO

1/2

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

BODEGA GENERAL

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

COMPRAS


DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO

SOLICITANTE

DF-09

· EMITE LA SOLICITUD DE

PEDIDO Y LO

TRASLADA A COMPRAS

INICIO


PEDIDO DE COMPRA

QUE DEBE INCLUIR LOS

SELLOS Y FIRMAS

COMPLETAS.

· ANALIZA LAS FIRMAS

RESPECTIVAS DE LAS

PERSONAS QUE

SOLICITAN Y QUE

AVALAN EL PEDIDO Y

SUS RESPECTIVOS

SELLOS.

· VER PASO No.3

· CON EL ANÁLISIS DE LA

COMPRA, ADJUDICA Y

ELABORA EN EL

SISTEMA SIGES LA

ORDEN DE COMPRA Y

PAGO.

· SE EJECUTA LA

COMPRA SOLICITANDO

AL PROVEEDOR LOS

BIENES O SERVICIOS.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· RECIBE DEL

PROVEEDOR FACTURA,

ASÍ COMO, COPIA DEL

FORMULARIO 1-H Y DE

LA CONSTANCIA DE

INGRESO AL

INVENTARIO,

RPOCEDIENDO A

ENVIAR EL

EXPEDIENTE AL

DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· EL PROVEEDOR

ENTREGA A BODEGA

GENERAL LOS BIENES,

QUIEN EMITE EL

FORMULARIO 1-H Y

ENVIA COPIA AL

DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.

· SI ES INVENTARIABLE

INFORMAR AL

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· REGISTRA EL BIEN EN

EL MÓDULO DE

INVENTARIOS DEL

SISTEMA SICOIN Y

EMITE LA CONSTANCIA

RESPECTIVA.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

1

· ANALIZA ORDEN DE

COMPRA CON LA

AFECTACIÓN

PRESUPUESTARIA

PARA ELABORAR CUR

DE COMPROMISO Y LO

TRASLADA A

CONTABILIDAD.


PRESUPUESTARIA ES

INCORRECTA, SE

DEVUELVE A COMPRAS.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.



PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO DF-09

2/2

DIRECTOR FINANCIERO

Ó

CONTADORA GENERAL

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA


DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

1

· ANALIZA EL

EXPEDIENTE Y

APRUEBA CUR DE

COMPROMISO, LO

TRASLADA A LA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA INTERNA

PARA SU VISA.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· RECIBE EL EXPEDIENTE Y

PROCEDE A REVISAR:

· a) SI ES VISADO, SE

DEVUELVE A

CONTABILIDAD PARA

CONTINUAR CON EL

TRÁMITE DE PAGO.

· b) SI ES RECHAZADO, LO

DEVUELVE POR MEDIO

DE OFICIO A DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA PARA

EFECTUAR LAS

CORRECCIONES QUE SE

INDIQUEN, REINICIANDO

EL PROCESO EN LA FASE

QUE CORRESPONDA.

· c) SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.


VISADO, PROCEDE A

LIQUIDARLO Y

DEVENGARLO; LO

TRASLADA PARA

SOLICITUD DE PAGO.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· RECIBE

EXPEDIENTE

PARA SU

ARCHIVO.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE

SU ESTATUS EN

SIGES.

FIN

· SOLICITA EL PAGO DE

DEVENGADO, IMPRIME

EL CUR Y FIRMA.

· TRASLADA EL

EXPEDIENTE A

CONTABILIDAD.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.


CON EL CUR IMPRESO.

· FIRMA EL CUR

IMPRESO, IMPRIME LAS

CONSTANCIAS DE

RETENCIÓN, DE SER EL

CASO.

· TRASLADA A

TESORERÍA PARA LA

EMISIÓN DE CHEQUES.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.

· CON LA SOLICITUD, SE

GENERA EN SICOIN EL

MEDIO DE PAGO.


PAGO, MEDIANTE

CHEQUE O

ACREDITAMIENTO EN

CUENTA.

· CONFIRMA A LA ENTIDAD

BANCARIA EL PAGO DEL

CHEQUE EN FORMA

VIRTUAL.

· REALIZA EL TRÁMITE DE

FIRMAS DEL DIRECTOR

FINANCIERO Y GENERAL

Y REALIZA EL PAGO.

· REGISTRA EL PAGO

REALIZADO EN SICOIN,

· DEVUELVE EXPEDIENTE

AL ARCHIVO DE

CONTABILIDAD.

· SE ACTUALIZA EN

ANOTACIONES DE SU

ESTATUS EN SIGES.



FONDOS ROTATIVOS

LIQUIDACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS


Procedimiento por medio del cual se reciben los informes y documentos detallados de

fondos rotativos asignados a Dirección General, Presidencia de Comisiones de

Trabajo, Jefatura de Bancadas y Direcciones Administrativas.


Ejecutar con eficiencia el proceso de la liquidación de fondos rotativos asignados a

las diferentes dependencias del Organismo Legislativo, en el tiempo estipulado,

observando las normas legales y administrativas, para coadyuvar a la buena

administración del recurso financiero.


Recibir documentación detallada de los desembolsos realizados en el fondo rotativo

designado.

Revisar y analizar partida presupuestaria de cada gasto ejecutado.

Crear, solicitar y registrar entrada de información a banco de datos.

Trasladar a la dependencia respectiva para continuar con los trámites.

Resguardar el expediente para consultas posteriores.




Procedimiento Constitución o ampliación de Fondo Rotativo Institucional DF-10

Pasos a seguir Responsable Actividad

1 Junta Directiva o Comisión Permanente

Emite disposición legal de creación o ampliación de Fondo Rotativo Institucional.

Remite disposición legal.

Dirección Legislativa Recibe disposición legal. Notifica para su conocimiento.

3 Dirección General Recibe notificación con disposición legal. Remite para su cumplimiento.

4 Dirección Financiera Recibe notificación con disposición legal. Instruye a sus Departamentos.

5 Departamento de Presupuesto /Jefe

Recibe instrucciones. Procede a asignar en renglones presupuestarios.

6 Departamento de Contabilidad /Jefe

Recibe instrucciones. Procede a constituir Fondo Rotativo Institucional, según

monto total autorizado y Fondos Rotativos Internos. Procede a constituir cuenta corriente a cada Fondo.

Rotativos Interno, según el monto total autorizado. Registra y aprueba el CUR contable para su

constitución.


Procede a constituir o ampliar en SICOIN el Fondo Rotativo Institucional y/o Fondo Rotativo Interno.

Emite en SICOIN formulario FRC o FR01, el cual deberá contener firmas de aprobación, según normas internas establecidas.


Traslada expediente de constitución o ampliación de Fondo Rotativo Institucional o Interno, según corresponda para solicitar pago correspondiente.

9 Dirección Financiera Recibe expediente de constitución o ampliación. Procede a solicitar pago en SICOIN. Imprime el CUR, lo firma y sella. Devuelve expediente y CUR original.


Recibe expediente y CUR original. Mediante conocimiento, traslada expediente original, o

en su defecto, copia certificada, para trámite de pago.

11 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos

Recibe expediente original. Procede a realizar pago en la forma siguiente:

Realiza débito en cuenta bancaria monetaria. Traslada monto de fondos al expediente de

constitución o ampliación. Imprime comprobantes bancarios y agrega a

expediente. Realiza crédito en cuenta bancaria monetaria del

Fondo Rotativo Institucional. Imprime comprobantes y agrega a expediente.

12 Director General y Financiero Por medio de Auxiliar Financiero, emite solicitud y autorización para realizar operaciones bancarias en cuentas monetarias de pago: Si es para Fondo Rotativo Interno, se podrá pagar



mediante crédito en la cuenta monetaria, para ello, en solicitud deberá incluirse número de cuenta bancaria de débito y crédito sobre las cuales se realizará la operación.

Cuando se realicen pagos a Fondo Rotativo Institucional o Interno mediante transferencias en Banca Virtual, deberán observarse las siguientes normas: Usuario operador de datos: Únicamente podrá

realizar operaciones de carga de datos para transferencias de fondos en el sistema de banca virtual.

Usuario revisor de datos: Utilizará operaciones de revisión de carga de datos previamente elaborados por el antecesor.

Usuario autorizador de transferencias: Realizará operaciones únicamente después de que el anterior haya autorizado transferencia en banca virtual.

Trasladan solicitud y autorización para operaciones bancarias.


Ejecutado el trámite tal como se establece en la solicitud y autorización anterior.

Entrega expediente para el siguiente paso.

14 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo

Recibe expediente y procede de esta manera: Opera libros electrónicos de bancos, según

corresponda. Emite medios de pago de constitución, ampliación o

reembolso. Emite documentación de respaldo.

Traslada expediente.

15 Departamento de Tesorería / Jefe

Recibe expediente. Revisa. Traslada para continuar su trámite.

16 Dirección Financiera Recibe expediente original y medio de pago. Procede a firmarlo. Devuelve.


Recibe expediente original y medio de pago firmado. Remite mediante conocimiento para solicitar siguiente

firma.

18 Dirección General / Recepcionista

Recibe expediente original y medio de pago. Traslada para firma.

19 Dirección General Recibe expediente original y medio de pago. Procede a firmar, si llena los requisitos establecidos. Caso contrario, se devuelve.

En ambos casos, devuelve para su traslado, según corresponda.


Recibe expediente original y medio de pago: Si es firmado, traslada mediante conocimiento para trámite de pago.

Si no, devuelve a Departamento de Tesorería para su revisión.


Recibe expediente original y medio de pago: Si es firmado, traslada mediante conocimiento para

pago. Si no, procede conforme lo que corresponda.



22 Departamento de Tesorería / Ventanilla de Pago

Recibe expediente original y medio de pago. Registra en control de cheques pendientes de pago. Informa a beneficiario disponibilidad de cheque en

ventanilla.

23 Beneficiario de pago Recibe cheque: Personalmente. Mediante autorización escrita por beneficiario,

acompañando fotocopia de documento de identificación personal.

Firma de recibido con fecha y número de identificación personal, la Boleta de Pago.


Recibe Boleta de Pago firmada de recibida. Pone sello, registrando nombre de pagador y firma. Realiza actualización de controles, registrándole el

estado de pagado o eliminándolo. Procede a sellar cada comprobante en liquidación de

Fondo Rotativo, indicando en el mismo el número de cheque con el que fue pagado.

Elabora conocimiento indicando número, fecha, número de cheque, número de CUR presupuestario, unidad legislativa o administrativa, monto total en quetzales, firma y sello del pagador.


25 Departamento de Contabilidad / Archivo

Revisa si consta el foliaje, firma y sello de pagador. Firma y sella de conformidad la recepción del

expediente. Procede a asegurar su resguardo y oportuna

localización y archivo, de acuerdo a instrucciones de su jefe inmediato.

Mensualmente emitirá informe, indicando la cantidad de expedientes faltantes en relación a solicitudes de pago registradas en SICOIN.




CONSTITUCIÓN O AMPLIACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ACREDITAMIENTO

DE FONDOS

DEPARTAMENTO

DE

PRESUPUESTO /

JEFE

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD /

JEFE

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DIRECCIÓN

LEGISLATIVA

DIRECCIÓN

GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

O COMISIÓN

PERMANENTE

DF-10 1/2

· EMITE

DISPOSICIÓN

LEGAL.

· REMITE.

INICIO

· RECIBE

DISPOSICIÓN

LEGAL.

· NOTIFICA.

· RECIBE

NOTIFICACIÓN CON

DISPOSICIÓN LEGAL.

· REMITE PARA SU

CUMPLIMIENTO.

· RECIBE

NOTIFICACIÓN CON

DISPOSICIÓN

LEGAL.

· INSTRUYE:

· RECIBE

INSTRUCCIONES.

· PROCEDE A ASIGNAR

EN RENGLONES

PRESUPUESTARIOS.

· RECIBE

INSTRUCCIONES.

· CONSTITUYE FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL E

INTERNOS.

· CONSTITUYE

CUENTA CORRIENTE

A CADA FONDO

ROTATIVO INTERNO.

· REGISTRA Y

APRUEBA CUR

CONTABLE PARA SU

CONSTITUCIÓN

· TRASLADA

EXPEDIENTE DE

CONSTITUCIÓN O

AMPLIACION DE

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL O

INTERNO, SEGÚN

CORRESPONDA

PARA PAGO.

· RECIBE

EXPEDIENTE DE

CONSTITUCIÓN O

AMPLIACIÓN.

· PROCEDE A

SOLICITAR PAGO

EN SICOIN.

· IMPRIME CUR, LO

FIRMA Y SELLA.

· DEVUELVE

EXPEDIENTE Y

CUR ORIGINAL.

· CONSTITUYE O

AMPLÍA EN SICOIN

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL Y/O

FONDO ROTATIVO

INTERNO.

· EMITE EN SICOIN

FORMULARIO FRC O

FR01, CON FIRMAS

DE APROBACIÓN.

FIN


Y CUR ORIGINAL.

· MEDIANTE

CONOCIMIENTO,

TRASLADA

EXPEDIENTE

ORIGINAL, O EN SU

DEFECTO, COPIA

CERTIFICADA, PARA

TRÁMITE DE PAGO.

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO.

· FIRMA.

· DEVUELVE.

57


ORIGINAL.

· PROCEDE A

REALIZAR PAGO EN

LAS FORMAS

DESCRITAS EN PASO

11 DEL

PROCEDIMIENTO.

· IMPRIME

COMPROBANTES Y

AGREGA A

EXPEDIENTE.

1

· EJECUTADO EL

TRÁMITE

ESTABLECIDO EN

SOLICITUD Y

AUTORIZACIÓN

ANTERIOR, SE

ENTREGA

EXPEDIENTE PARA

CONTINUAR CON

SIGUIENTE PASO.

2

3

46

PROCEDE?



CONSTITUCIÓN O AMPLIACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

VENTANILLA DE

PAGO

BENEFICIARIO

DE PAGO

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

ARCHIVO

DIRECCIÓN

GENERAL /

RECEPCIONISTA

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA /

JEFE

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO

DIRECTOR

GENERAL Y

FINANCIERO

1

DF-10 2/2

· POR MEDIO DE

AUXILIAR

FINANCIERO,

EMITEN SOLICITUD

Y AUTORIZACION

PARA REALIZAR

OPERACIONES

BANCARIAS EN

CUENTAS

MONETARIAS DE

PAGO,

OBSERVANDO EL

PROCESO DEL

PASO 12.

· TRASLADAN

SOLICITUD Y

AUTORIZACIÓN

PARA

OPERACIONES

BANCARIAS.

RECIBE EXPEDIENTE.

· OPERA LIBROS

ELECTRÓNICOS DE

BANCOS.

· EMITE MEDIOS DE

PAGO DE

CONSTITUCIÓN,

AMPLIACIÓN O

REEMBOLSO.

· EMITE

DOCUMENTACIÓN DE

RESPALDO.

· TRASLADA.


· REVISA.

· TRASLADA.


ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO FIRMADO.

· REMITE MEDIANTE

CONOCIMIENTO

PARA SOLICITAR

SIGUIENTE FIRMA.

4

5


ORIGINAL CON

MEDIO DE PAGO.

· TRASLADA PARA

FIRMA.

6


ORIGINAL Y MEDIO DE

PAGO FIRMADO O

RECHAZADO.

· TRASLADA MEDIANTE

CONOCIMIENTO PARA

TRÁMITE DE PAGO O

REVISIÓN.

· SI RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO FIRMADO,

TRASLADA CON

CONOCIMIENTO

PARA PAGO.

· SI ES RECHAZADO,

REVISA Y PROCEDE

CONFORME LO QUE

CORRESPONDA.

2

3

7


ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO.

· REGISTRA EN

CONTROL DE

CHEQUES

PENDIENTES DE

PAGO.

· INFORMA A

BENEFICIARIO

DISPONIBILIDAD DE

CHEQUE EN

VENTANILLA.

RECIBE CHEQUE:

· PERSONALMENTE,

· MEDIANTE

AUTORIZACIÓN

ESCRITA POR

BENEFICIARIO,

ACOMPAÑANDO

FOTOCOPIA DE

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN

PERSONAL.

· FIRMA BOLETA DE

PAGO DE RECIBIDO,

CON FECHA Y

NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN.

· RECIBE BOLETA DE

PAGO FIRMADO DE

RECIBIDO.

· PONE SELLO,

REGISTRA NOMBRE

DE PAGADOR Y

FIRMA.

· REALIZA

ACTUALIZACIÓN EN

CONTROLES.

· SELLA CADA

COMPROBANTE EN

LIQUIDACIÓN DE

FONDO ROTATIVO,

INDICANDO EL

NÚMERO DE CHEQUE

CON EL QUE FUE

PAGADO.

· ELABORA

CONOCIMIENTO.

· TRASLADA PARA

ARCHIVO.

· REVISA SI CONSTA

EL FOLIAJE, FIRMA Y

SELLO DE

PAGADOR.

· FIRMA Y SELLA LA

RECEPCIÓN DEL

EXPEDIENTE.

· ASEGURA SU

RESGUARDO Y

OPORTUNA

LOCALIZACIÓN Y

ARCHIVO.

· MENSUALMENTE

EMITIRÁ INFORME.

FIN




Procedimiento Reten IVA en Fondo Rotativo. DF-11


1 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)

Al efectuar compras a un proveedor inscrito ante la SAT como Pequeño Contribuyente, se le deberá hacer las retenciones de los impuestos del IVA y entregarle la constancia de la retención.

Si el proveedor está inscrito bajo el régimen de Retención del 5% de ISR, se debe acompañar constancia de retención SAT No. 1058 y constancia de pago a la SAT No. 1054. NOTA: Para bajar formulario No. 1058, se debe ingresar a la dirección de correo electrónico: http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/descargas/asistelight.html Para entrar a la página, click. Buscar formulario de liquidación, click. Ejecutar, click. Se abrirá la ventana del formulario, llenarlo y

guardar el archivo en el servidor de SAT, Imprimir y adjuntar la copia a la liquidación de

Fondo Rotativo.

2 Departamento de Informática Asigna a cada responsable de Fondo Rotativo un código de usuario y clave para generar constancias de retención y declaración jurada internamente, mediante sistema de RETENIVA versión II, que para el efecto, la SAT puso a disposición.


Genera durante los primeros tres días hábiles del siguiente mes, la declaración jurada mensual, con o sin valor.

Realiza depósito por el monto retenido en la cuenta monetaria No. 3-445-31846-7 de BANRURAL a nombre de “CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA RETEN-IVA PEQUEÑO CONTRIBUYENTE”.

De no haberse realizado ninguna retención, la declaración jurada se debe emitir y presentarse sin movimiento (valor cero) dentro del mismo período de tiempo.


Envía a Dirección Financiera, archivo encriptado de la declaración jurada al correo electrónico [email protected].

Entrega físicamente declaración jurada mensual, con nombre, una firma y sello de la oficina, adjuntando boleta original del depósito, cuando exista retención efectuada, copia de las facturas afectas a retención y detalle de la declaración, dentro de los tres días hábiles del mes siguiente a que se realizó la retención.

5 Departamento de Contabilidad Recibe declaración jurada mensual con datos del párrafo anterior, así como documentación de respaldo.

Procede a foliar todos los documentos recibidos dentro de la liquidación o rendición.

Las rendiciones o liquidaciones que contengan

http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/descargas/asistelight.html

http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/descargas/asistelight.html

mailto:[email protected]



facturas de pequeños contribuyentes, deben enviarse a más tardar, el último día hábil del mes al que corresponden, adjuntando copia de la constancia del RETENIVA.

6 Departamento de Presupuesto Recibe expediente de declaración jurada mensual y documentos de respaldo debidamente foliados.

Registra en –SIAF- dentro del módulo de Fondo Rotativo, cada factura para realizar validaciones con la SAT.

Verifica legalidad de cada factura: Si es pequeño contribuyente, comprueba que

acompañe constancia de RETENIVA. De confirmarse, continúa su trámite.

Si no acompañara la constancia, no se realiza rendición del Fondo Rotativo.

7 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de declaración jurada mensual y documentos de respaldo de Fondo Rotativo. Si todo está en orden, procede a visar y lo envía al

Departamento de Contabilidad para continuar con su trámite de registro contable y pago del mismo.

De lo contrario, se devuelve al Departamento de Presupuesto para su corrección.

8 Departamento de Contabilidad Recibe expediente de declaración jurada mensual visado.

Finalizado el mes, procede a efectuar registro contable de cada una de las declaraciones con valor, de forma individual.

Emite Instrucción Extrapresupuestaria de Pago (EIP). Traslada expediente.

9 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de declaración jurada mensual. Revisa expedientes de RETENIVA. Procede a visar. Traslada.

10 Departamento de Contabilidad Recibe expediente visado. Envía expediente en forma física y en formato

electrónico el archivo encriptado que contiene la declaración jurada mensual del Fondo Rotativo con o sin valor al Departamento de Tesorería.

11 Departamento de Tesorería Recibe expediente físico y en formato electrónico. Efectúa pago por medio del Sistema BANCASAT de

cada declaración de Fondo Rotativo con o sin valor, a través de la cuenta habilitada para este fin del BANRURAL.

Traslada expediente físico para su archivo.

12 Departamento de Contabilidad Recibe expediente para su archivo y resguardo.




RETEN-IVA EN FONDO ROTATIVO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA

DEPARTAMENTO

DE PRESUPUESTO

DEPARTAMENTO

DE INFORMÁTICA

DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDAD

RESPONSABLE

FONDO ROTATIVO

(UNIDAD

LEGISLATIVA O

ADMINISTRATIVA)

DF-11

INICIO

AL EFECTUAR

COMPRAS DE

PROVEEDORES

INSCRITOS COMO

PEQUEÑOS

CONTRIBUYENTES, SE

DEBERÁ RETENER

IMPUESTOS DE IVA Y

ENTREGAR

CONSTANCIA DE

RETENCIÓN, O A LOS

INCRITOS BAJO EL

RÉGIMEN DE

RETENCIÓN DEL 5% DE

ISR, ACOMPAÑAR

CONSTANCIA DE

RETENCIÓN SAT No.

1058 Y CONSTANCIA

DE PAGO A LA SAT No.

1054.

ASIGNA A CADA

RESPONSABLE DE

FONDO ROTATIVO

CÓDIGO DE USUARIO Y

CLAVE PARA GENERAR

CONSTANCIAS DE

RETENCIÓN Y

DECLARACIÓN

JURADA.

· GENERA DURANTE

LOS PRIMEROS TRES

DÍAS HÁBILES DEL

SIGUIENTE MES,

DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL

CON O SIN VALOR.

· REALIZA DEPÓSITO

POR MONTO

RETENIDO.

· DE NO HABER

NINGUNA

RETENCIÓN, SE DEBE

EMITIR Y PRESENTAR

DECLARACIÓN

JURADA SIN

MOVIMIENTO,

DENTRO DEL MISMO

PERÍODO DE TIEMPO.

· ENVÍA ARCHIVO

ENCRIPTADO DE

DECLARACIÓN

JURADA.

· ENTREGA

FÍSICAMENTE

DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL,

ADJUNTANDO

BOLETA ORIGINAL DE

DEPÓSITO, CUANDO

PROCEDA Y

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE, DENTRO

DE LOS TRES DÍAS

HÁBILES DEL MES

SIGUIENTE A LA

RETENCIÓN.

1

1

· RECIBE

DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL

CON

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· PROCEDE A FOLIAR

TODOS LOS

DOCUMENTOS

DENTRO DE LA

LIQUIDACIÓN O

RENDICIÓN.

· LAS QUE

CONTENGAN

FACTURAS DE

PEQUEÑOS

CONTRIBUYENTE,

DEBEN ENVIARSE A

MÁS TARDAR, EL

ÚLTIMO DÍA HÁBIL

DEL MES AL QUE

CORRESPONDA.

· ADJUNTA COPIA DE

CONSTANCIA DE

RETENIVA.


DE DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL Y

DOCUMENTOS DE

SOPORTE

DEBIDAMENTE

FOLIADOS.

· REGISTRA EN -SIAF-

CADA FACTURA

PARA REALIZAR

VALIDACIONES CON

LA SAT.

A) VERIFICA

LEGALIDAD DE

CADA FACTURA.

PROCEDE?

A


DE DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL,

ACOMPAÑANDO

CONSTANCIA DE

RETENIVA CADA

FACTURA.

SIREALIZA

CORRECCIONES.NO

TODO EN

ORDEN?

REALIZA

CORRECCIONES.NO


DE DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL

VISADO.

· FINALIZADO EL MES,

PROCEDE A

EFECTUAR REGISTRO

CONTABLE DE CADA

DECLARACIÓN CON

VALOR, DE FORMA

INDIVIDUAL.

· EMITE INSTRUCCIÓN

EXTRAPRESUPUESTA

RIA DE PAGO.

· TRASLADA

EXPEDIENTE.

SI


DE DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL.

· REVISA

EXPEDIENTES DE

RETENIVA.

· PROCEDE A VISAR.

· TRASLADA.


VISADO.

· LO ENVÍA

FÍSICAMENTE Y EN

FORMATO

ELECTRÓNICO

ARCHIVO

ENCRIPTADO DE

DECLARACIÓN

JURADA MENSUAL

DEL FONDO

ROTATIVO CON O SIN

VALOR.


FÍSICO Y

ELECTRÓNICO.

· EFECTÚA PAGO

MEDIANTE

BANCASAT DE CADA

DECLARACIÓN DE

FONDO ROTATIVO, A

TRAVÉS DE CUENTA

HABILITADA PARA

ESTE FIN DE

BANRURAL.

· TRASLADA

EXPEDIENTE FÍSICO.

RECIBE EXPEDIENTE

PARA SU ARCHIVO Y

RESGUARDO.

FIN




Procedimiento Reposición de Fondo Rotativo Interno DF-12



Presenta liquidación de documentos en formulario correspondiente, con cargo a Fondo Rotativo, y copia de retenciones si hubieren.

7

2 Departamento de Presupuesto / Jefe

Verifica el contenido de formulario de liquidación y documentos presentados.

Recibe oficialmente, firma y sella la copia presentada. Sella también la liquidación, en la que se indica la fecha,

hora y nombre de la persona que la recibió.


Registra en el control interno, el ingreso de la liquidación. Registra cada comprobante en SICOIN, asignándole código

presupuestario, según manual de clasificación presupuestaria.

Emite formulario de SICOIN respectivo. Traslada para su revisión y visa.

De encontrarse alguna deficiencia, se procederá a la devolución inmediata de la liquidación al responsable para su enmienda.

4 Dirección de Auditoría Interna /Recepción

Recibe expediente de liquidación. Traslada para continuar su trámite.

5 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de liquidación y designa Auxiliar para

realizar la revisión y visa.

6 Dirección de Auditoría Interna /Auxiliar

Recibe expediente de liquidación para su análisis. Si el expediente cumple todos los requisitos legales,

procederá a firmar y sellar cada documento que lo integran y lo trasladará a recepción de Auditoría, para continuar su trámite.

En caso contrario, deberá indicar en informe escrito, las deficiencias y lo entregará a Recepción de Auditoría para su devolución.


Recibe expediente de liquidación y procede así: Si el expediente contiene firma y sellado de visa, lo

trasladará al Departamento de Contabilidad. Si contiene alguna observación, lo trasladará al

Departamento de Presupuesto, para su corrección.

8 Departamento de Contabilidad /Auxiliar

Recibe expediente de liquidación firmado y visado. Procede a consolidar la entrada a la liquidación. Emite comprobantes con firmas correspondientes. Traslada para los trámites de pago de reintegro.


Recibe expediente de liquidación original, o en su defecto, copia certificada.

Solicita pago en SICOIN. Devuelve para trámites de pago.

10 Departamento de Contabilidad /Auxiliar

Recibe de vuelta el expediente de liquidación para reintegro.

Traslada para trámite de pago.

7 Véase procedimiento de Reten Iva en Fondos Rotativos.




Recibe expediente de liquidación para reintegro. Firma y sella de recibido, anotando fecha y hora. Realiza pago de reintegro de Fondo Rotativo Interno así:

Realiza débito en cuenta bancaria monetaria. Traslada monto de fondos que correspondan al

expediente de reintegro. Imprime comprobantes bancarios que respalden la

operación, los cuales deberán estar firmados y sellados por el operador y los agrega a expediente.


Realiza crédito en cuenta bancaria monetaria del Fondo Rotativo Institucional.

Imprime comprobantes bancarios que respalden la operación y los agrega al expediente.

13 Director General y Financiero Por medio de Auxiliar Financiero, emiten solicitud y autorización para realizar operaciones bancarias en cuentas monetarias de pago: Si es para Fondo Rotativo Interno, se podrá pagar

mediante crédito en la cuenta monetaria, para ello, en solicitud deberá incluirse número de cuenta bancaria de débito y crédito sobre las cuales se realizará la operación.


Procede a registrar el pago en SICOIN. Imprime comprobantes respectivos, los cuales deben ser

firmados y sellados por el operador, posteriormente deben ser firmados por el Director Financiero y General.

Se agregan al expediente.


Cuando se realicen pagos a Fondo Rotativo Institucional o Interno mediante transferencias en Banca Virtual, deberán observarse las siguientes normas: Usuario operador de datos: Únicamente podrá realizar

operaciones de carga de datos para transferencias de fondos en el sistema de banca virtual.

Usuario revisor de datos: Utilizará operaciones de revisión de carga de datos previamente elaborados por el antecesor.

Usuario autorizador de transferencias: Realizará operaciones únicamente después de que el anterior haya revisado la transferencia en banca virtual.

Traslada expediente para seguir trámite.


Recibe expediente y procede de esta manera: Opera libros electrónicos de bancos, según

corresponda. Emite medio de pago de reintegro. Emite documentación de respaldo.


17 Dirección Financiera Recibe expediente original y medio de pago emitido. Procede a firmar medio de pago y autoriza documentos

generados a través de SICOIN. Devuelve de inmediato para seguir su trámite.


Recibe expediente original y medio de pago firmado. Traslada mediante conocimiento para segunda firma.


Recibe expediente original y medio de pago. Traslada para firma.

20 Dirección General Recibe expediente original y medio de pago: Procede a firmar, si llena los requisitos establecidos. En caso contrario, devuelve para revisión.



En ambos casos, traslada a donde corresponda.



trámite de pago. Si no, devuelve para su revisión.



trámite de pago. Si no, procede de acuerdo a lo que corresponda.


Recibe expediente y medio de pago. Registra en control de cheques pendientes de pago. Informa a beneficiario disponibilidad de cheque en

ventanilla.

24 Beneficiario de pago Puede recibir cheque: Personalmente, Mediante autorización escrita por beneficiario,

acompañando fotocopia de documento de identificación personal.

Firma Boleta de Pago con nombre, número de identificación y fecha.

Devuelve Boleta de Pago.


Recibe Boleta de Pago firmada. Pone sello, registrando nombre de pagador y firma. Realiza actualización de controles, registrándole el estado

de pagado o eliminándolo. Procede a sellar cada comprobante en liquidación de Fondo

Rotativo, indicando en el mismo el número de cheque con el que fue pagado.

Elabora conocimiento indicando número, fecha, número de cheque, número de CUR presupuestario, unidad legislativa o administrativa, monto total en quetzales, firma y sello del pagador.

Traslada expediente para su archivo.

26 Departamento de Contabilidad /Archivo

Recibe expediente. Revisa si consta de foliaje, firma y sello de pagador. Firma y sella de conformidad la recepción del expediente. Procede a asegurar su resguardo y oportuna localización y

archivo, de acuerdo a instrucciones de su jefe inmediato. Mensualmente emitirá informe, indicando la cantidad de

expedientes faltantes en relación a solicitudes de pago registradas en SICOIN.




REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA /

AUXILIAR

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD /

JEFE

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD /

AUXILIAR

DIRECCIÓN

DE

AUDITORÍA

INTERNA

DEPARTAMENTO

DE

PRESUPUESTO /

JEFE

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA /

RECEPCIÓN

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ACREDITAMIENTO

DE FONDOS

RESPONSABLE

FONDO ROTATIVO

(UNIDAD

LEGISLATIVA O

ADMINISTRATIVA)

DF12 1/2

INICIO

PRESENTA

LIQUIDACIÓN DE

DOCUMENTOS EN

FORMULARIO

CORRESPONDIENTE.

· VERIFICA

CONTENIDO DE

FORMULARIO DE

LIQUIDACIÓN Y

DOCUMENTOS.

· RECIBE

OFICIALMENTE,

FIRMA Y SELLA

COPIA PRESENTADA.

· SELLA TAMBIÉN

LIQUIDACIÓN CON

FECHA, HORA Y

NOMBRE DE QUIEN

LA RECIBIÓ.

PROCEDE?

1. REGISTRA EN

CONTROL INTERNO

INGRESO DE

LIQUIDACIÓN.

· REGISTRA CADA

COMPROBANTE EN

SICOIN, DONDE SE

LE ASIGNA CÓDIGO

PRESUPUESTARIO.

· EMITE FORMULARIO

DE SICOIN.

· TRASLADA PARA

REVISIÓN Y VISA.

SI

2. ENMIENDA.

NO


DE LIQUIDACIÓN.

· TRASLADA PARA

CONTINUAR

TRÁMITE.


DE LIQUIDACIÓN.

· DESIGNA A AUXILIAR

PARA REALIZAR LA

REVISIÓN Y VISA.

EXPEDIENTE

COMPLETO?

· FIRMA Y SELLA

CADA DOCUMENTO

PRESENTADO.

· TRASLADA PARA

CONTINUAR SU

TRÁMITE.

· EN INFORME

ESCRITO, SE

INDICAN LAS

DEFICIENCIAS PARA

SER CORREGIDAS.

· DEVUELVE.

NO

SI


DE LIQUIDACIÓN

FIRMADA Y VISADA.

· CONSOLIDA ENTRADA

A LA LIQUIDACIÓN.

· EMITE COMPROBAN-

TES CON FIRMAS

CORRESPONDIENTES.

· TRASLADA PARA

TRÁMITES DE PAGO

DE REINTEGRO.

SI


DE LIQUIDACIÓN

ORIGINAL Ó COPIA

CERTIFICADA.

· SOLICITA PAGO EN

SICOIN.

· DEVUELVE.

· RECIBE DE VUELTA

EXPEDIENTE DE

LIQUIDACIÓN PARA

REINTEGRO.

· TRASLADA PARA

TRÁMITE DE PAGO.

RECIBE EXPEDIENTE

DE LIQUIDACIÓN.

· FIRMA Y SELLA DE

RECIBIDO CON

FECHA Y HORA.

· REALIZA PAGO DE

REINTEGRO.

· REALIZA DÉBITO EN

CUENTA BANCARIA

MONETARIA.

· TRASLADA MONTO

DE FONDOS.

· IMPRIME

COMPROBANTES

BANCARIOS, LOS

CUALES DEBERÁN

ESTAR FIRMADOS Y

SELLADOS POR EL

OPERADOR.

· AGREGAN A

EXPEDIENTE.

· REALIZA CRÉDITO EN

CUENTA BANCARIA

DE FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL.

· IMPRIME

COMPROBANTES,

LOS CUALES

DEBERÁN ESTAR

FIRMADOS Y

SELLADOS POR EL

OPERADOR.

· SE AGREGA AL

EXPEDIENTE.

2

3

· REGISTRA PAGO EN

SICOIN.

· IMPRIME

COMPROBANTES,

DEBEN SER

FIRMADOS Y

SELLADOS POR

OPERADOR Y POR

DIRECTOR

FINANCIERO Y

GENERAL.

· SE AGREGAN A

EXPEDIENTE.

· PARA PAGOS A

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL O

INTERNO MEDIANTE

TRANSFERENCIAS

EN BANCA VIRTUAL,

SE DEBE OBSERVAR

LAS NORMAS

DETALLADAS EN

PASO 15.

· TRASLADA.2

2

4

EXPEDIENTE

VISADO?CORRECCIÓN NO

1

1



REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

ARCHIVO

BENEFICIARIO DE

PAGO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

VENTANILLA DE

PAGO

DIRECCIÓN

GENERAL

DIRECCIÓN

GENERAL /

RECEPCIONISTA

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO FOTATIVO

DIRECTOR

GENERAL Y

FINANCIERO

2

POR MEDIO DE

AUXILIAR

FINANCIERO, EMITEN

SOLICITUD Y

AUTORIZACIÓN PARA

REALIZAR

OPERACIONES

BANCARIAS EN

CUENTAS

MONETARIAS DE

PAGO:

· SI ES PARA FONDO

ROTATIVO INTERNO,

SE PODRÁ PAGAR

MEDIANTE CRÉDITO

EN CUENTA

MONETARIA. EN

SOLICITUD DEBE

INCLUIRSE NÚMERO

DE CUENTA

BANCARIA DE

DÉBITO Y CRÉDITO

SOBRE LAS QUE SE

REALIZARÁ LA

OPERACIÓN.

3

4

RECIBE EXPEDIENTE

Y PROCEDE A:

· OPERAR LIBROS

ELECTRÓNICOS DE

BANCO.

· EMITIR MEDIO DE

PAGO DE

REINTEGRO.

· EMITIR

DOCUMENTACIÓN

DE RESPALDO.

TRASLADA.


ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO EMITIDO.

· PROCEDE A FIRMAR

MEDIO DE PAGO.

· AUTORIZA

DOCUMENTOS

GENERADOS EN

SICOIN.

· DEVUELVE.

DF-12 2/2


ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO FIRMADO.

· TRASLADA

MEDIANTE

CONOCIMIENTO

PARA SEGUNDA

FIRMA. · RECIBE EXPEDIENTE

ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO.

· TRASLADA PARA

FIRMA.


ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO:

· SI ES FIRMADO, SE

TRASLADA

MEDIANTE

CONOCIMIENTO

PARA TRÁMITE DE

PAGO,

· SI NO, SE DEVUELVE

PARA REVISIÓN.

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL Y MEDIO

DE PAGO:

· SI ES FIRMADO,

TRASLADA

MEDIANTE

CONOCIMIENTO

PARA TRÁMITE DE

PAGO.

· SI NO, REVISA Y

PROCEDE DE

ACUERDO A LO QUE

CORRESPONDA.


Y MEDIO DE PAGO.

· REGISTRA EN

CONTROL DE

CHEQUES

PENDIENTES DE

PAGO.

· INFORMA A

BENEFICIARIO

DISPONIBILIDAD DE

CHEQUE EN

VENTANILLA.

SE PUEDE RECIBIR

CHEQUE:

· PERSONALMENTE,

· MEDIANTE

AUTORIZACIÓN

ESCRITA POR

BENEFICIARIO,

ACOMPAÑANDO

FOTOCOPIA DE

DOCUMENTO DE

IDENTIFICACIÓN

PERSONAL.

· FIRMA BOLETA DE

PAGO CON NOMBRE,

NÚMERO DE

IDENTIFICACIÓN Y

FECHA.

· DEVUELVE BOLETA

DE PAGO.

· RECIBE BOLETA DE

PAGO FIRMADA.

· PONE SELLO,

PAGADOR Y FIRMA.

· ACTUALIZA

CONTROLES.

· SELLA CADA

COMPROBANTE CON

DATOS EN PASO 25.

· ELABORA

CONOCIMIENTO.

· TRASLADA.

· REVISA SI CONSTA

DE FOLIAJE, FIRMA Y

SELLO DE PAGADOR.

· FIRMA Y SELLA LA

RECEPCIÓN DEL

EXPEDIENTE.

· ASEGURA

RESGUARDO Y

OPORTUNA

LOCALIZACIÓN.

· MENSUALMENTE

EMITIRÁ INFORME.

FIN

PROCEDE?




Procedimiento Disminución de Fondo Rotativo DF-13


1 Dirección General Notifica la disposición que origina la disminución del Fondo Rotativo, acompañando la documentación original.

2 Dirección Financiera Recibe notificación y documentación adjunta. Verifica que la disposición que origina la disminución del

Fondo Rotativo esté firmada y sellada por la autoridad competente. Si llena requisitos, traslada para iniciar el proceso. En caso contrario, devuelve el expediente,

solicitando lo que falte.


Recibe notificación y documentación adjunta. Informa de lo resuelto a responsable de Fondo Rotativo

Interno. Solicita a través de oficio firmado por Director General y

Financiero, la liquidación del Fondo Rotativo a su cargo. Se indica en el mismo, el número de cuenta del Fondo Rotativo Institucional en la cual se depositará el reintegro en efectivo, o, pudiéndose emitir oficio de solicitud de reintegro. Este se podrá verificar mediante rebaja en el monto a devolver de una liquidación de Fondo Rotativo.

Traslada oficio.

4 Dirección Financiera Recibe oficio y, si está de acuerdo, procede a firmarlo y lo traslada.

De lo contrario, devuelve para su corrección.


Recibe oficio firmado. Traslada oficio para segunda firma.

6 Dirección General Recibe oficio y, si está de acuerdo, procede a firmarlo para continuar su trámite para reintegro.

En caso contrario, se devuelve para su corrección.


Recibe oficio firmado por Director General y Financiero. Notifica a responsable de Fondo Rotativo Interno.


Recibe oficio. Realiza reintegro, depositándolo en cuenta de Fondo

Rotativo Institucional indicado, o solicitando la rebaja en una liquidación en trámite.

Mediante oficio o formulario respectivo, envía comprobante original al Departamento de Tesorería para su descargo, en caso se realice depósito.


Notificada la solicitud de reintegro, se pueden dar los casos siguientes:

1. Si la disminución corresponde a un Fondo Rotativo de Bloque Legislativo, se procederá así: Si el reintegro es mediante depósito bancario en

cuenta de Fondo Rotativo Institucional, el Operador procederá a registrar el mismo en el libro electrónico de bancos y emite el cheque respectivo a favor del beneficiario.

Si es mediante descuento en el monto de la



liquidación, se procederá a emitir un cheque por la parte líquida y otro por el monto del reintegro, el cual se emitirá a nombre del beneficiario. En este tipo de reintegro no afecta el monto total del Fondo Rotativo Institucional sino únicamente del Fondo Rotativo Interno.

10 Departamento de Tesorería Operador de Fondo Rotativo

Al haberse efectuado descuento en liquidación respectiva y realizado pago de reintegro a beneficiario, procede a entregar, mediante oficio, fotocopia de documentación de soporte del trámite de disminución de Fondo Rotativo.

11 Contador General Recibe oficio y documentación de soporte. Realiza actualización de cuenta corriente en SICOIN. Archiva expediente de disminución de Fondo Rotativo

Interno. De lo realizado, se informará a Director Financiero a

través de oficio.


Retoma paso No. 9 para el numeral: 1. Si la disminución corresponde a algún otro tipo de

Fondo Rotativo Interno, se procederá así: Registra en libro electrónico de Bancos de la cuenta

del Fondo Rotativo Institucional el comprobante de depósito.

Entrega comprobante original de depósito y demás documentos de soporte.

13 Dirección Financiera / Administración de Cuentas

Realiza trámite de autorización para la devolución de fondos a la cuenta pagadora respectiva (traslado de fondos).

Traslada comprobante original de depósito y demás documentos de soporte.


Recibe comprobante original de depósito y demás documentos.

Actualiza control auxiliar del Fondo Rotativo Institucional, haciendo el ajuste correspondiente.


15 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas y Programación

Recibe expediente. Tramita autorización con firmas de Auditoría Interna,

Dirección General y Financiera para traslado de fondos por medio de transferencia electrónica, según requerimiento.


Recibe expediente de traslado de fondos y realiza movimientos bancarios autorizados, debiendo aplicar normas de operación en Banca Virtual siguientes: Perfil de Usuario Operador de Datos: Puede realizar

únicamente operaciones de carga de datos para transferencia de fondos en sistema de banca virtual.

Perfil de Usuario Revisor de Datos: Puede realizar operaciones de revisión de carga de datos que previamente haya elaborado el usuario anterior.

Perfil de Usuario Autorizador de Transferencia: Realiza operaciones de autorización de débito en cuenta monetaria pagadora habilitada para el efecto, después que el anterior haya autorizado transferencia en banca virtual.

Concluido el proceso, imprime comprobantes bancarios de cada cuenta, los cuales firma y sella.

Agrega a expediente de transferencia.



Traslada expediente original y documentos de soporte a Encargado de la Administración de Cuentas.

Entrega fotocopia del mismo expediente a Operador de Fondo Rotativo.

17 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas

Recibe expediente original: 1. Traslada a Contabilidad para su registro en SICOIN. 2. Traslada fotocopia de expediente.


Recibe fotocopia de expediente. Registra en libros electrónicos de bancos,

operaciones bancarias de débito y crédito realizadas en cuentas de depósito monetario del Fondo Rotativo Institucional, según corresponda.

Archiva expediente.

19 Contador General Recibe expediente original debidamente foliado. Traslada.

20 Departamento de Contabilidad / Auxiliar

Recibe expediente original. Registra movimiento bancario realizado que

corresponda a la disminución del Fondo Rotativo. Conjuntamente con Contador General, firma y sella

documentación de soporte que genere el SICOIN para adjuntarla al expediente.

21 Contador General Informa a Director Financiero sobre conclusión de trámite de disminución.

Solicita se informe a Director General.


Remite fotocopia de informe con sello de recibido del Director Financiero.


Recibe expediente original de disminución de Fondo Rotativo.

Procede a su archivo, custodia y resguardo. Puede proporcionar fotocopias simples o certificadas del

mismo a quien lo solicite, previa autorización del Contador General.




DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO

CONTADOR

GENERAL

RESPONSABLE DE

FONDO ROTATIVO

(UNIDAD

LEGISLATIVA O

ADMINISTRATIVA)

DIRECCIÓN

FINANCIERA

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO

DIRECCIÓN

GENERAL

DF-13 1/2

INICIO

· NOTIFICA

DISPOSICIÓN DE

DISMINUCIÓN,

ACOMPAÑANDO

DOCUMENTACIÓN

ORIGINAL.

VERIFICA,

PROCEDE?

NO

REQUIERE DATOS O

DOCUMENTOS

INCOMPLETOS.

· RECIBE

NOTIFICACIÓN Y

DOCUMENTACIÓN.

· INFORMA DE LO

RESUELTO A

RESPONSABLE DE

FONDO ROTATIVO.

· SOLICITA A TRAVÉS

DE OFICIO FIRMADO

POR DIRECTOR

GENERAL Y

FINANCIERO,

LIQUIDACIÓN DE

FONDO ROTATIVO A

SU CARGO,

INDICANDO EN EL

MISMO EL NÚMERO

DE CUENTA DE

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL

PARA DEPOSITAR

REINTEGRO EN

EFECTIVO, O,

PUDIÉNDOSE EMITIR

OFICIO DE

SOLICITUD DE

REINTEGRO.

· TRASLADA OFICIO.

SI

PROCEDE?

· FIRMA.

· TRASLADA.

CORRIGE.NO

SI · RECIBE OFICIO

FIRMADO.

· TRASLADA PARA

SEGUNDA FIRMA.

DE ACUERDO?

· PROCEDE A

FIRMARLO.

· TRASLADA PARA

CONTINUAR SU

TRÁMITE PARA

REINTEGRO.

CORRIGE.NO

SI

· RECIBE OFICIO

FIRMADO POR

DIRECTOR GENERAL

Y FINANCIERO.

· NOTIFICA A

RESPONSABLE DE

FONDO ROTATIVO

INTERNO.

· RECIBE OFICIO.

· REALIZA REINTEGRO

EN DEPÓSITO O

SOLICITANDO

REBAJA EN

LIQUIDACIÓN EN

TRÁMITE.

· MEDIANTE OFICIO O

FORMULARIO, ENVÍA

COMPROBANTE

ORIGINAL A

TESORERÍA PARA

DESCARGO.· NOTIFICADA

SOLICITUD DE

REINTEGRO, SE

PROCEDERÁ EN

CASO No.

1) LO DETALLADO EN

PASO 9 DEL

PROCEDIMIENTO.

· EFECTUADO

DESCUENTO EN

LIQUIDACIÓN Y

REALIZADO PAGO

DE REINTEGRO, SE

ENTREGA,

MEDIANTE OFICIO,

FOTOCOPIA DE

DOCUMENTACIÓN

DE SOPORTE.

· RECIBE OFICIO Y

DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE.

· REALIZA

ACTUALIZACIÓN DE

CUENTA CORRIENTE

EN SICOIN.

· ARCHIVA

EXPEDIENTE.

· DE LO REALIZADO,

INFORMA A

DIRECTOR

FINANCIERO, A

TRAVÉS DE OFICIO.

· CONCLUYE SU

INTERVENCIÓN.

1

1

1

2

1. RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL

DEBIDAMENTE

FOLIADO.

· TRASLADA.

3

4

· INFORMA A

DIRECTOR

FINANCIERO SOBRE

CONCLUSIÓN DE

TRÁMITE DE

DISMINUCIÓN.

· SOLICITA SE

INFORME A

DIRECTOR

GENERAL.

5



DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ADMINISTRACIÓN

DE CUENTAS Y

PROGRAMACIÓN

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

ARCHIVO

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

AUXILIAR

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ACREDITAMIENTO

DE FONDOS

DIRECCIÓN

FINANCIERA/

ADMINISTRACIÓN

DE CUENTAS

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO

1

DF-13 2/2

PARA CASO No.

2) SI LA DISMINUCIÓN

CORRESPONDE A

ALGÚN OTRO TIPO

DE FONDO ROTATIVO

INTERNO:

· REGISTRA EN LIBRO

ELECTRÓNICO DE

BANCOS DE LA

CUENTA DE FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL EL

COMPROBANTE DE

DEPÓSITO.

· ENTREGA

COMPROBANTE

ORIGINAL DE

DEPÓSITO Y DEMÁS

DOCUMENTOS DE

SOPORTE.

· REALIZA TRÁMITE DE

AUTORIZACIÓN

PARA DEVOLUCIÓN

DE FONDOS A

CUENTA PAGADORA

RESPECTIVA

(TRASLADO DE

FONDOS).

· TRASLADA

COMPROBANTE

ORIGINAL DE

DEPÓSITO Y DEMÁS

DOCUMENTOS DE

SOPORTE.

· RECIBE

COMPROBANTE

ORIGINAL DE

DEPÓSITO Y DEMÁS

DOCUMENTOS.

· ACTUALIZA CONTROL

AUXILIAR DEL FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL,

HACIENDO EL

AJUSTE

CORRESPONDIENTE.

· TRASLADA

EXPEDIENTE.

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· TRAMITA

AUTORIZACIÓN CON

FIRMAS DE

AUDITORÍA INTERNA,

DIRECCIÓN

GENERAL Y

FINANCIERA PARA

TRASLADO DE

FONDOS POR MEDIO

DE TRANSFERENCIA

ELECTRÓNICA.


DE TRASLADO DE

FONDOS.

· REALIZA

MOVIMIENTOS

BANCARIOS

AUTORIZADOS,

DEBIENDO APLICAR

NORMAS DE

OPERACIÓN EN

BANCA VIRTUAL

DETALLADAS EN

PASO 16 DEL

PROCEDIMIENTO.

· CONCLUIDO EL

PROCESO, IMPRIME

COMPROBANTES

BANCARIOS, LOS

CUALES FIRMA Y

SELLA.

· AGREGA A

EXPEDIENTE DE

TRANSFERENCIA.

1. TRASLADA

EXPEDIENTE

ORIGINAL Y

DOCUMENTOS DE

SOPORTE A

ADMINISTRACIÓN

DE CUENTAS.


ORIGINAL.

1. TRASLADA A

CONTABILIDAD PARA

SU REGISTRO EN

SICOÍN.

2. TRASLADA

FOTOCOPIA DE

EXPEDIENTE.

2. RECIBE FOTOCOPIA

DE EXPEDIENTE.

· REGISTRA EN

LIBROS

ELECTRÓNICOS DE

BANCOS,

OPERACIONES

BANCARIAS DE

DÉBITO Y CRÉDITO

REALIZADAS EN

CUENTAS DE

DEPÓSITO

MONETARIO DE

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL.

· ARCHIVA

EXPEDIENTE.

2

· REGISTRA

MOVIMIENTO

BANCARIO

REALIZADO EN LA

DISMINUCIÓN DE

FONDO ROTATIVO.

· CONJUNTAMENTE

CON CONTADOR

GENERAL, FIRMA Y

SELLA

DOCUMENTACIÓN

DE SOPORTE QUE

GENERE SICOIN

PARA ADJUNTARLA

A EXPEDIENTE.

3

4

5

· REMITE FOTOCOPIA

DE INFORME CON

SELLO DE RECIBIDO

DEL DIRECTOR

FINANCIERO.

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL DE

DISMINUCIÓN DE

FONDO ROTATIVO.

· PROCEDE A SU

ARCHIVO,

CUSTODIA Y

RESGUARDO.

· PUEDE

PROPORCIONAR

FOTOCOPIAS

SIMPLES O

CERTIFICADAS A

QUIEN LO

SOLICITE, PREVIA

AUTORIZACIÓN DE

CONTADOR

GENERAL.

FIN




Procedimiento Liquidación de Fondo Rotativo Interno DF-14



Presenta liquidación final de Fondo Rotativo Interno, puede realizarse de las formas siguientes:

1. Si su totalidad se realiza en efectivo, el depósito deberá realizarse en cuenta monetaria del Fondo Rotativo Institucional, entregando comprobante del depósito en Tesorería.

2. Cuando se liquida el fondo mediante presentación de comprobantes y/o efectivo, se deberá presentar la misma en Presupuesto, adjuntando el original del depósito a dicha liquidación.


Recibe comprobante original de depósito y procede así: Registra en libro electrónico de bancos de la Cuenta del

Fondo Rotativo Institucional, el comprobante de depósito. Entrega original de comprobante de depósito y demás

documentos de soporte.


Realiza trámite de autorización para devolución de los fondos a la cuenta pagadora respectiva (traslado de fondos).

Remite para continuar con trámite.


Actualiza control auxiliar del Fondo Rotativo Institucional, haciendo el ajuste correspondiente.

Traslada expediente de liquidación.


Recibe expediente de liquidación. Verifica que liquidación presentada contenga los

documentos detallados en la liquidación, el comprobante de depósito (si fuera el caso), la cual sella con fecha, hora y nombre de la persona que la recibió.

Recibe oficialmente al sellar y firmar copia al solicitante. De presentarse alguna observación o corrección, de

inmediato se le informa al responsable del Fondo para su enmienda.


Recibe de vuelta el expediente. Lo corrige y vuelve a presentarlo.


Registra en control interno el ingreso de los documentos. Opera cada uno de los comprobantes en SICOIN, asigna

código presupuestario de conformidad con el Manual de Clasificación Presupuestaria por objeto específico del gasto.

Emite formulario respectivo. Traslada expediente de liquidación.


Recibe expediente de liquidación. Traslada a Despacho.

9 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de liquidación del Fondo Rotativo y procede a su revisión: Si cumple todos los requisitos de ley, firmará y sellará

cada uno de los documentos de respaldo. De lo contario, indicará en informe escrito las deficiencias

y devolverá para su enmienda.




Recibe expediente de liquidación: Si el expediente está firmado y sellado de visa, continúa

trámite de pago en el Departamento de Contabilidad. De lo contrario, se devolverá al Departamento de

Presupuesto para su corrección.


Recibe expediente de liquidación: Consolida entrada a la liquidación. Emite comprobantes respectivos con firmas

correspondientes. Entrega para continuar solicitud de pago de reintegro.

12 Departamento de Contabilidad / Jefe

Recibe expediente de liquidación original, o en su defecto, copia certificada.

Solicita pago en SICOIN. Devuelve.


Recibe expediente de reintegro de Fondo Rotativo Interno. Firma y sella de recibido, anotando fecha y hora. Realiza pago del mismo así: 1. Realiza débito en cuenta bancaria monetaria pagadora del

banco habilitado para este fin. Traslada monto de fondos a expediente de reintegro. Imprime comprobantes bancarios que respaldan

operación y agrega a expediente. 2. Realiza crédito en cuenta bancaria monetaria del Fondo

Rotativo Institucional habilitado para este fin. Imprime comprobantes bancarios de respaldo y los

agrega a expediente.


Emite oficio en el que firman el Director General y Financiero para solicitar y autorizar la realización de operaciones bancarias en cuentas monetarias de pago tanto pagadora como del Fondo Rotativo Institucional.


Si beneficiario de operación es un Fondo Rotativo Interno, el pago podrá realizarse mediante crédito en cuenta monetaria del Fondo Rotativo correspondiente.

Para el efecto, en solicitud emitido por Director General y Financiero, deberán incluirse números de cuenta bancaria de débito y crédito sobre las que se realizará la operación.

Registra pago en SICOIN. Imprime comprobantes y los agrega al expediente. Solicita firma a Director Financiero y General.


Cuando realice pagos de Fondos Rotativos mediante transferencia bancaria virtual, deberá observarse lo siguiente: Usuario Operador de Datos: Podrá realizar únicamente

operaciones de carga de datos para transferencia de Fondos en el sistema de banca virtual.

Usuario Revisor de Datos: Podrá realizar operaciones de revisión de la carga de datos previamente elaborados por el anterior.

Usuario Autorizador de Transferencia: Realizará operaciones de autorización de débito en cuenta monetaria pagadora habilitada, después de autorización del anterior.



Recibe expediente y procede así: Opera en libros electrónicos de bancos débitos, créditos,

depósitos realizados en cuentas monetarias del Fondo Rotativo Institucional y/o Fondos Rotativos Internos, según



corresponda. Actualiza control auxiliar de Fondos Rotativos Internos con

datos de liquidación final, para completar total del Fondo Rotativo Institucional.



Recibe expediente, firma y sella de recibido. Sella cada comprobante de liquidación del Fondo Rotativo,

indicando que el mismo fue pagado con Fondo Rotativo Institucional.

Elabora conocimiento indicando en el mismo, fecha, número de CUR presupuestario, responsable de Fondo Rotativo Interno, monto total en quetzales, firma y sello del empleado de Tesorería que entregó.



Recibe expediente. Verifica que conste de foliaje, firma y sello del pagador. Firma y sella de recibido. Archiva expediente, asegurando su resguardo y oportuna

localización, de acuerdo a instrucciones de jefe inmediato. Mensualmente deberá emitir informe, indicando cantidad de

expedientes recibidos, debiendo llevar control estricto de los expedientes faltantes, según solicitudes de pago registrados en SICOIN.




LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA

DIRECCIÓN DE

AUDITORÍA

INTERNA/

RECEPCIÓN

DEPARTAMENTO

DE

PRESUPUESTO/

JEFE

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ADMINISTRACIÓN

DE CUENTAS

RESPONSABLE

FONDO ROTATIVO

(UNIDAD

LEGISLATIVA O

ADMINISTRATIVA)

DF-14 1/2

INICIO

PRESENTA

LIQUIDACIÓN FINAL.

PUEDE REALIZARSE

DE LAS SIGUIENTES

FORMAS:

1. SI SU TOTALIDAD

SE REALIZA EN

EFECTIVO, EL

DEPÓSITO SE

REALIZARÁ EN

CUENTA

MONETARIA DEL

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL,

ENTREGANDO

COMPROBANTE

DEL DEPÓSITO EN

TESORERÍA.

2.CUANDO SE LIQUIDA

MEDIANTE

PRESENTACIÓN DE

COMPROBANTES Y/

O EFECTIVO, SE

PRESENTARÁ LA

MISMA EN

PRESUPUESTO,

ADJUNTANDO EL

ORIGINAL DEL

DEPÓSITO A DICHA

LIQUIDACIÓN.

1. RECIBE

COMPROBANTE

ORIGINAL DE

DEPÓSITO Y

PROCEDE ASÍ:

· REGISTRA EN LIBRO

ELECTRÓNICO DE

BANCOS DE LA

CUENTA DEL FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL, EL

COMPROBANTE DE

DEPÓSITO.

· ENTREGA ORIGINAL

DE COMPROBANTE

DE DEPÓSITO Y

DEMÁS

DOCUMENTOS DE

SOPORTE.

· REALIZA TRÁMITE DE

AUTORIZACIÓN

PARA DEVOLUCIÓN

DE LOS FONDOS A

LA CUENTA

PAGADORA

RESPECTIVA

(TRASLADO DE

FONDOS).

· REMITE PARA

CONTINUAR CON

TRÁMITE.


AUXILIAR DEL FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL,

HACIENDO EL AJUSTE

CORRESPONDIENTE.

· TRASLADA

EXPEDIENTE DE

LIQUIDACIÓN.

VERIFICA

CONTENIDO,

COMPLETO?

· RECIBE DE VUELTA

EL EXPEDIENTE.

· LO CORRIGE Y

VUELVE A

PRSENTARLO.

NO

· REGISTRA EN

CONTROL INTERNO

EL INGRESO DE

DOCUMENTOS.

· OPERA CADA

COMPROBANTE EN

SICOIN, ASIGNA

CÓDIGO

PRESUPUESTARIO.

· EMITE FORMULARIO.

· TRASLADA

EXPEDIENTE DE

LIQUIDACIÓN.

SI


DE LIQUIDACIÓN.

· TRASLADA A

DESPACHO.

REVISA,

LLENA

REQUISITOS?

· FIRMA Y SELLA

CADA DOCUMENTO

DE RESPALDO.

SI

RECIBE EXPEDIENTE:

1. SI ESTÁ FIRMADO Y

SELLADO DE VISA,

PASA A

CONTABILIDAD.

2. SI NO, SE

DEVUELVE A

PRESUPUESTO.

NO

2. RECIBE

EXPEDIENTE:

· ENMIENDA.

· DEVUELVE.

1



LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

ARCHIVO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

VENTANILLA DE

PAGO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ACREDITAMIENTO

DE FONDOS

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

JEFE

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

AUXILIAR

1

DF14 2/2


DE LIQUIDACIÓN.

· CONSOLIDA

ENTRADA A LA

LIQUIDACIÓN.

· EMITE

COMPROBANTES

CON FIRMAS

RESPECTIVAS.

· ENTREGA PARA

CONTINUAR

SOLICITUD DE PAGO

DE REINTEGRO.


DE LIQUIDACIÓN

ORIGINAL, O EN SU

DEFECTO, COPIA

CERTIFICADA.

· SOLICITA PAGO EN

SICOIN.

· DEVUELVE.


DE REINTEGRO DE

FONDO ROTATIVO

INTERNO.

· FIRMA Y SELLA DE

RECIBIDO,

ANOTANDO FECHA Y

HORA.

· REALIZA PAGO EN

DOS MODALIDADES

DETALLADOS EN

PASO 13 DEL

PROCEDIMIENTO.

· EN AMBOS CASOS,

IMPRIME COMPRO-

BANTES BANCARIOS

DE RESPALDO Y

AGREGA A

EXPEDIENTE.

· EMITE OFICIO EN EL

QUE FIRMAN EL

DIRECTOR GENERAL

Y FINANCIERO PARA

SOLICITAR Y

AUTORIZAR LA

REALIZACIÓN DE

OPERACIONES

BANCARIAS EN

CUENTAS

MONETARIAS DE

PAGO TANTO

PAGADORA COMO

DEL FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL.

· SI BENEFICIARIO ES

UN FONDO INTERNO,

SE PAGARÁ

MEDIANTE CRÉDITO

EN CUENTA DEL

FONDO ROTATIVO

CORRESPONDIENTE,

PARA ELLO, EN

SOLICITUD EMITIDO

POR DIRECTOR

GENERAL Y

FINANCIERO,

INCLUYE NÚMERO DE

CUENTA BANCARIA

DE DÉBITO Y

CRÉDITO.

· REGISTRA PAGO EN

SICOIN.

· IMPRIME

COMPROBANTES Y

AGREGA A

EXPEDIENTE.

· SOLICITA FIRMA A

DIRECTOR

FINANCIERO Y

GENERAL.

· PARA PAGOS DE

FONDOS ROTATIVOS

POR BANCA VIRTUAL,

SE DEBERÁ

OBSERVAR LAS

NORMAS

DETALLADOS EN EL

PASO 16 DEL

PROCEDIMIENTO.

· TRASLADA

EXPEDIENTE.

1

1

RECIBE EXPEDIENTE Y

PROCEDE:

· OPERA EN LIBROS

ELECTRÓNICOS DE

BANCOS DÉBITOS,

CRÉDITOS,

DEPÓSITOS EN

CUENTAS

MONETARIAS DE

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL Y/O

INTERNO, SEGÚN

CORRESPONDA.


AUXILIAR DE FONDOS

ROTATIVOS

INTERNOS CON

DATOS DE

LIQUIDACIÓN FINAL,

PARA COMPLETAR

TOTAL DEL FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL.

· TRASLADA

EXPEDIENTE.

· RECIBE

EXPEDIENTE, FIRMA

Y SELLA.

· SELLA CADA

COMPROBANTE DE

LIQUIDACIÓN DEL

FONDO ROTATIVO,

INDICANDO QUE EL

MISMO FUE PAGADO

CON FONDO

ROTATIVO

INSTITUCIONAL.

· ELABORA

CONOCIMIENTO,

INDICANDO FECHA,

NÚMERO DE CUR

PRESUPUESTARIO,

RESPONSABLE DE

FONDO ROTATIVO

INTERNO, MONTO EN

QUETZALES, FIRMA

Y SELLO DEL

EMPLEADO DE

TESORERÍA QUE

ENTREGÓ.

· TRASLADA

EXPEDIENTE.


· VERIFICA QUE

CONSTE DE FOLIAJE,

FIRMA Y SELLO DEL

PAGADOR.

· FIRMA Y SELLA DE

RECIBIDO.

· ARCHIVA

EXPEDIENTE,

ASEGURANDO SU

RESGUARDO Y

OPORTUNA

LOCALIZACIÓN.

· MENSUALMENTE

EMITIRÁ INFORME

INDICANDO

CANTIDAD DE

EXPEDIENTES

RECIBIDOS,

LLEVANDO CONTROL

ESTRICTO DE LOS

EXPEDIENTES

FALTANTES, SEGÚN

SOLICITUDES DE

PAGO REGISTRADOS

EN SICOIN.

FIN




Procedimiento Liquidación de Fondo Rotativo Institucional DF-15


1 Responsable Fondo Rotativo Institucional

Verifica control auxiliar de los Fondos Rotativos Internos liquidados en su totalidad. Si el monto del Fondo Rotativo Institucional está

completo, procede a girar instrucciones para proceder a la liquidación del mismo.

Si no está completo, procede a requerir a los responsables de los Fondos Rotativos pendientes.


Recibe instrucción escrita de liquidar el Fondo Rotativo Institucional.

Solicita trámite del traslado de fondos de la cuenta monetaria del Fondo Rotativo Institucional hacia la cuenta pagadora, por la totalidad del mismo, al efecto le entrega la documentación siguiente:

1. Copia del libro de bancos donde conste el saldo de la cuenta del Fondo Rotativo Institucional.

2. Integración de cada una de las liquidaciones finales de los Fondos Rotativos Internos.

3. Copia del estado de cuenta de la cuenta monetaria del Fondo Rotativo Institucional.


Recibe expediente. Tramita autorización firmada por Auditoría Interna,

Dirección Financiera y General para traslado de fondos por medio de transferencia electrónica, según requerimiento.


Recibe expediente de traslado de fondos. Realiza movimientos bancarios autorizados, debiendo

aplicar normas de operación en Banca Virtual siguientes: Perfil Usuario Operador de Datos: Podrá realizar

únicamente operaciones de carga de datos para transferencia de fondos en sistema de banca virtual.

Perfil Usuario Revisor de Datos: Podrá realizar operaciones de revisión de carga de datos previamente elaborados por el anterior.

Perfil de Usuario Autorizador de Transferencia: Podrá realizar operaciones de autorización de débito en cuenta monetaria pagadora habilitada para el efecto, después de la autorización del anterior.


Imprime comprobantes bancarios de cada cuenta. Agrega al expediente de transferencia, firmando y

sellando los mismos. A continuación procede así: El expediente original de traslado y documentos de

soporte se entrega al Encargado de Administración de Cuentas.

Fotocopia certificada del expediente se entrega a Operador de Fondo Rotativo.


Recibe expediente original y documentos de soporte. Archiva.




Recibe fotocopia certificada del expediente. Registra en libros electrónicos de bancos, operaciones

bancarias de débito realizadas en cuenta de depósito monetario del Fondo Rotativo Institucional.

Remite a Contador General la fotocopia certificada del expediente.

8 Departamento de Contabilidad /Contador General

Recibe fotocopia de expediente certificado debidamente foliado.

Registra movimiento bancario realizado y a liquidar en definitiva del Fondo Rotativo Institucional en SICOIN.

Liquida cada Fondo Rotativo Interno en SICOIN. En forma conjunta con Auxiliar de Contabilidad que

realizó operación firma y sella documentación de soporte que genere SICOIN para adjuntarlo al expediente.

Emite informe circunstanciado sobre liquidación del Fondo Rotativo Institucional y sus Fondos Rotativos Internos respectivos al Director Financiero.

Solicita informar a Dirección General y a Junta Directiva del Organismo Legislativo.

Traslada expediente a archivo para su resguardo y custodia.

9 Departamento de Contabilidad /Archivo

Recibe fotocopia de expediente certificado. Archiva para su custodia y resguardo, pudiendo dar

fotocopias simples o certificadas del mismo a quien lo solicite, previa autorización del Contador General.




LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO

DE

CONTABILIDAD/

ARCHIVO

CONTADOR

GENERAL

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ACREDITAMIENTO

DE FONDOS

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO

DEPARTAMENTO

DE TESORERÍA/

ADMINISTRACIÓN

DE CUENTAS

RESPONSABLE

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL

DF-15 1/1

INICIO

· VERIFICA CONTROL

AUXILIAR DE

FONDOS ROTATIVOS

INTERNOS

LIQUIDADOS EN SU

TOTALIDAD.

COMPLETOS?

· RECIBE

INSTRUCCIONES

ESCRITAS PARA

LIQUIDAR.

· SOLICITA TRÁMITE

DEL TRASLADO DE

FONDOS DE LA

CUENTA

MONETARIA DEL

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL

HACIA LA CUENTA

PAGADORA, POR

LA TOTALIDAD DEL

MISMO, AL EFECTO

SE ENTREGA LA

DOCUMENTACIÓN

DESCRITA EN EL

PASO No. 2 DEL

PROCEDIMIENTO.

· REQUIERE A

RESPONSABLES DE

LOS FONDOS

ROTATIVOS

PENDIENTES.

NO

SI

· RECIBE

EXPEDIENTE.

· TRAMITA

AUTORIZACIÓN

FIRMADA POR

AUDITORÍA INTERNA,

DIRECCIÓN

FINANCIERA Y

GENERAL, PARA

TRASLADO DE

FONDOS POR MEDIO

DE TRANSFERENCIA

ELECTRÓNICA,

SEGÚN

REQUERIMIENTO.

· RECIBE

EXPEDIENTE DE

TRASLADO DE

FONDOS.

· REALIZA

MOVIMIENTOS

BANCARIOS

AUTORIZADOS,

DEBIENDO APLICAR

NORMAS DE

OPERACIÓN EN

BANCA VIRTUAL

DETALLADO EN

PASO 4 DE

PROCEDIMIENTO.

· IMPRIME

COMPROBANTES

BANCARIOS DE

CADA CUENTA.

· AGREGA A

EXPEDIENTE DE

TRANSFERENCIA,

FIRMANDO Y

SELLANDO LOS

MISMOS, Y

PROCEDE:

1.ENTREGA

EXPEDIENTE

ORIGINAL DE

TRASLADO Y

DOCUMENTOS DE

SOPORTE A

ENCARGADO DE

ADMINISTRACIÓN

DE CUENTAS.

2.TRASLADA

FOTOCOPIA

CERTIFICADA DEL

EXPEDIENTE A

OPERADOR DE

FONDO ROTATIVO.

· RECIBE

EXPEDIENTE

ORIGINAL Y

DOCUMENTOS DE

SOPORTE.

· ARCHIVA.

1

FIN

· RECIBE FOTOCOPIA

CERTIFICADA DEL

EXPEDIENTE.

· REGISTRA EN

LIBROS

ELECTRÓNICOS DE

BANCOS,

OPERACIONES DE

DÉBITO REALIZADA

EN CUENTA DE

DEPÓSITO

MONETARIO DEL

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL.

· REMITE A

CONTADOR

GENERAL

FOTOCOPIA

CERTIFICADA DE

EXPEDIENTE.

2

· RECIBE FOTOCOPIA

CERTIFICADA DE

EXPEDIENTE

DEBIDAMENTE

FOLIADO.

· REGISTRA

MOVIMIENTO

BANCARIO

REALIZADO Y A

LIQUIDAR EN

DEFINITIVA DEL

FONDO ROTATIVO

INSTITUCIONAL EN

SICOIN.

· LIQUIDA CADA

FONDO ROTATIVO

INTERNO EN SICOIN.

· EN FORMA

CONJUNTA CON

AUXILIAR DE

CONTABILIDAD QUE

REALIZÓ

OPERACIÓN, FIRMA

Y SELLA

DOCUMENTOS DE

SOPORTE QUE

GENERE SICOIN

PARA ADJUNTARLO

AL EXPEDIENTE.

· EMITE INFORME A

DIRECTOR

FINANCIERO.

· SOLICITA INFORMAR

A DIRECTOR

GENERAL Y JUNTA

DIRECTIVA.

· TRASLADA

EXPEDIENTE.

· RECIBE COPIA

CERTIFICADA DE

EXPEDIENTE.

· ARCHIVA PARA SU

CUSTODIA Y

RESGUARDO,

PUDIENDO DAR

FOTOCOPIAS

SIMPLES O

CERTIFICADAS DEL

MISMO A QUIEN LO

SOLICITE, PREVIA

AUTORIZACIÓN DEL

CONTADOR

GENERAL.

FIN

manual de procedimientos administrativos …...transferencia de documentos del archivo legislativo...

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