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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
TOMO I Congreso de la República de Guatemala
Departamento de Organización y Métodos
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
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AUTORIZACIÓN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
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ÍNDICE
Pág. Presentación 7 CAPITULO I
8
Objetivos, General y Específicos 9 Simbología
10
CAPITULO II
11
DIRECCION LEGISLATIVA 12 Acceso a la Información Préstamo Interno de Sub Fondos
Documentales 13
Procedimiento 14 Flujograma
15
Acceso a la Información Préstamo Externo de Sub Fondos Documentales
16
Procedimiento 17 Flujograma
18
Catalogación de Material Bibliográfico 19 Procedimiento 20 Flujograma
21
Clasificación de Sub Fondos Documentales 22 Procedimientos 23 Flujograma
24
Descripción de Series Documentales 25 Procedimiento 26 Flujograma
27
Digitalización de Series Documentales 28 Procedimiento 29 Flujograma
30
Iniciativas de Ley 31 Procedimiento 32 Flujograma
33
Préstamo Interno Material Bibliográfico 34 Procedimiento 35 Flujograma 36
Recepción de Material Bibliográfico 37 Procedimiento 38 Flujograma
39
Transferencia de Documentos del Archivo Legislativo 40
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Procedimiento 41 Flujograma
42
DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA 43 Ordenes de Compras 44
Procedimiento 45 Flujograma
46
Revisión de Fondos Rotativos 47 Procedimiento 48 Flujograma
49
Revisión Conciliaciones Bancarias 50 Procedimiento 51 Flujograma
52
DIRECCION GENERAL 53 UNIDAD DE ACCESO A LA INFOMACIÓN
Acceso a la Información 54
Procedimiento 55 Flujograma
57
Actualización y Alimentación de Pagina Web 59 Procedimiento 60 Flujograma
62
Recurso de Revisión 63 Procedimiento 64 Flujograma
66
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Recuperación de Identificación Personal por extravío de gafete de visitante.
68
Procedimiento 69 Flujograma
70
Registro y Control de Ingresos en Días y Horas Inhábiles 71 Procedimiento 72 Flujograma
73
Registro y Control de Movilización de Material, Mobiliario, y/o Equipo
74
Procedimiento 75 Flujograma
77
Registro y Control del Movimiento En Parqueo Interno 79 Procedimiento 81 Flujograma
82
Registro y Control del Personal de Seguridad 83 Procedimiento 84 Flujograma 85
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Registro y Control de Visitantes en Días y Horas Hábiles 86
Procedimiento 88 Flujograma
89
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS Manuales Administrativos
90
Procedimientos 91 Flujograma
93
Plan Operativo Anual -POA- 95 Procedimiento 96 Flujograma
99
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Administración del Sistema Local de Control de Inventarios
101
Procedimiento 102 Flujograma
103
Administración de Usuarios de Correo Electrónico Institucional y Sitio WEB
104
Procedimiento 105 Flujograma
108
Administración de Enlace Dedicado 110 Procedimiento Configuración de Equipo 111 Flujograma 112 Procedimiento Creación de Usuario 113 Flujograma
115
JARDIN INFANTIL Inscripcion de Alumnos
116
Procedimiento 117 Flujograma
119
Personal de Asistencia al Ingreso de Alumnos 120 Procedimiento 121 Flujograma
122
Personal de Asistencia al Egresos de Alumnos 123 Procedimiento 124 Flujograma
125
DIRECCION FINANCIERA 126 Conciliaciones Bancarias 127
Procedimiento 128 Flujograma
129
Cuotas Patronales 131 Procedimiento 132 Flujograma
134
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Complemento de Subsidio Pagado por el IGSS 136 Procedimiento 137 Flujograma
139
Pago del Tramite Retencion IVA 141 Procedimiento 142 Flujograma
143
Pago del Impuesto Sobre la Renta 144 Procedimiento 145 Flujograma
146
Pago por Descuentos Judiciales 147 Procedimiento 148 Flujograma
150
Solicitud Pagos Gastos de Viáticos 152 Procedimiento 153 Flujograma
155
Trámite de Nominas y Prestaciones 158 Procedimientos 159 Flujograma
160
Tramite de Ordendes de Compra y Pago 162 Procedimiento Fondos Rotativos 163 Flujograma
165
FONDOS ROTATIVOS Liquidación de Fondos Rotativos
167
Procedimiento Constitución o Ampliación de Fondo Rotativo Institucional
168
Flujograma 171 Procedimientos Reten IVA en Fondos Rotativo 173 Flujograma 175 Procedimiento de Reposición en Fondo Rotativo Interno 176 Flujograma 179 Procedimiento Disminucion de Fondo Rotativo 181 Flujograma 184 Procedimiento Liquidacion de Fondo Rotativo Interno 186 Flujograma 189 Procedimiento de Liquidacion de Fondo Rotativo Institucional 191 Flujograma 193
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PRESENTACIÓN
A partir del 13 de enero del año 2010, con la autorización de la Comisión Permanente,
mediante Acta número 02-2010, punto segundo literal E), se aprobó el Manual de
Procedimientos Administrativos.
Este precedente cumple con lo estipulado en el Artículo 153 Bis- de la Ley Orgánica del
Organismo Legislativo, que procura mejorar el desempeño de las diferentes funciones
administrativas y técnicas del recurso humano para brindar a las comisiones, bloques
legislativos y a los diputados, los servicios de manera pronta y eficaz, que coadyuve al
cumplimiento de sus funciones legislativas.
Se pretende con esta segunda actualización del presente Manual, facilitar a los
trabajadores, una herramienta técnica que identifique su involucramiento en los pasos a
seguir en cada procedimiento y cumplir con la responsabilidad asignada a su cargo.
Para optimizar su uso, acompaña a cada procedimiento, un flujograma que muestra de
manera gráfica, el recorrido que conlleva cada procedimiento administrativo.
Es importante señalar que, la aplicación de este instrumento, ayudará a corregir los
pasos deficientes y modificarlos, de acuerdo a las necesidades prácticas.
Es de utilidad para los funcionarios de distintos niveles jerárquicos, así como a la
Dirección General del Organismo Legislativo, consultar de forma precisa y directa el
estado de las gestiones administrativas.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Mantener los procedimientos actualizados, con la finalidad que los funcionarios,
empleados y ciudadanía puedan conocer los procedimientos administrativos que se
desarrollan en el Organismo Legislativo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Facilitar el desarrollo y agilización de los procedimientos administrativos.
Evitar la duplicidad de los procedimientos, con el propósito de agilizar la ejecución
de los procedimientos.
Contar con una herramienta de trabajo.
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SIMBOLOGÍA
INICIO Y FIN
INICIO FIN
LINEAS DE FLUJO
PROCESO
ARCHIVO
DECISIÓN
REFERENCIA EN PÁGINA 1
REFERENCIA A OTRA PÁGINA A
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Dirección Legislativa
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ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA
PRÉSTAMO INTERNO DE SUB FONDOS DOCUMENTALES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con la necesidad de acceso a la información que
resguarda el Archivo Legislativo, y que concluye con la información brindada a los
usuarios.
2. Objetivo del Procedimiento:
Normalizar el proceso para brindar una atención oportuna y eficaz al personal,
estudiantes e investigadores de la información resguardada en el Archivo Legislativo.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Identificación de la información.
Verificar que la información solicitada se encuentre en el Archivo Legislativo.
Mantener el control adecuado de los expedientes que son utilizados.
Cubrir las necesidades de información del usuario.
Velar por la integridad física de los expedientes.
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Dirección Legislativa
Procedimiento Acceso a la información para préstamo interno de sub fondos documentales. DL/al-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Usuario Solicita acceso a la información de las series documentales.
2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Identifica datos sobre la información que el usuario requiere. Hace búsqueda en los documentos descriptivos. Informa al usuario sobre los documentos con los que se
cuenta, para definir los de su interés. Solicita al responsable del depósito.
3 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del depósito documental
Recibe la solicitud. Ubica en el depósito el documento. Anota en el registro de salida y entrega al personal técnico.
4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Recibe y traslada a sala de consulta el documento para entregar al usuario.
5 Usuario Realiza investigación y notifica al personal técnico del archivo sobre la necesidad de reprografía
1.
6 Dirección Legislativa Archivo Legislativa Personal Técnico
Evalúa la cantidad de copias y se le proporciona. Si los documentos son antiguos, se notifica al Encargado del
Archivo.
7 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Encargado
Evalúa el estado de conservación del documento. Verifica si se encuentra digitalizado o indica la forma más
factible de obtener la reprografía.
8 Usuario Si la forma de obtener la información es a través de la fotografía, captura las imágenes bajo las indicaciones recibidas.
Concluida su investigación, devuelve los documentos al personal técnico.
9 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Recibe los documentos. Solicita al usuario anotarse en el registro de investigadores. Regresa los documentos al depósito.
10 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del depósito documental
Recibe, descarga los documentos del registro de salida y realiza la respectiva instalación en el depósito.
FIN DEL PROCESO
1 Proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia (o xerocopia),
el facsímil o la fotografía.
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PROCEDIMIENTO ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA PRÉSTAMO INTERNO
DE SUB FONDOS DOCUMENTALES DL/al-01
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/ RESPONSABLE
DEPÓSITO DOCUMENTAL
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/ ENCARGADO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
PERSONAL TÉCNICO
USUARIO
FIN
· SOLICITA ACCESO A LA
INFORMACIÓN DE LAS
SERIES
DOCUMENTALES.
INICIO
· RECIBE LA SOLICITUD.
· UBICA EN EL DEPÓSITO
EL DOCUMENTO.
· ANOTA EN EL
REGISTRO SALIDA Y
ENTREGA AL
PERSONAL TÉCNICO-
· IDENTIFICA DATOS
SOBRE LA
INFORMACIÓN
REQUERIDA.
· HACE BÚSQUEDA EN
LOS DOCUMENTOS
DESCRIPTIVOS.
· INFORMA AL USUARIO
SOBRE LOS
DOCUMENTOS QUE SE
CUENTA.
· SOLICITA AL
RESPONSABLE DEL
DEPÓSITO.
· RECIBE Y TRASLADA A
SALA DE CONSULTA EL
DOCUMENTO PARA
ENTREGAR AL
USUARIO,
· EVALÚA EL ESTADO DE
CONSERVACIÓN DEL
DOCUMENTO.
· VERIFICA SI SE
ENCUENTRA
DIGITALIZADO O
INDICA LA FORMA MÁS
FACTIBLE DE OBTENER
LA REPROGRAFÍA.
· REALIZA
INVESTIGACIÓN Y
NOTIFICA AL
PERSONAL TÉCNICO
DEL ARCHIVO SOBRE
LA NECESIDAD DE
REPROGRAFÍA.
· EVALÚA LA CANTIDAD
DE COPIAS Y SE LE
PROPORCIONA.
· SI LOS DOCUMENTOS
SON ANTIGUOS, SE
NOTIFICA AL
ENCARGADO DEL
ARCHIVO.
· SI LA FORMA DE
OBTENER LA
INFORMACIÓN ES A
TRAVÉS DE LA
FOTOGRAFÍA CAPTURA
LAS IMÁGENES BAJO
LAS INDICACIONES
RECIBIDAS.
· CONCLUIDA LA
INVESTIGACIÓN,
DEVUELVE LOS
DOCUMENTOS.
· RECIBE LOS
DOCUMENTOS.
· SOLICITA AL USUARIO
ANOTARSE EN EL
REGISTRO DE
INVESTIGADORES.
· REGRESA LOS
DOCUMENTOS AL
DEPÓSITO.
· RECIBE, DESCARGA
LOS DOCUMENTOS
DEL REGISTRO DE
SALIDA Y REALIZA LA
RESPECTIVA
INSTALACIÓN EN EL
DEPÓSITO.
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ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA PRÉSTAMO EXTERNO DE SUB FONDOS
DOCUMENTALES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con la necesidad de la Dirección Legislativa, de acceder
a los documentos originales fuera de las instalaciones del Archivo Legislativo. En el
caso de ser usuario externo a la institución, el préstamo se da únicamente a través de
orden judicial girada a la Dirección Legislativa.
2. Objetivo del Procedimiento:
Establecer normas que permitan brindar acceso a la información de forma eficaz y
oportuna, teniendo como prioridad el velar por la seguridad de la fuente primaria de la
información.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Únicamente pueden tener acceso en ésta modalidad a los documentos fuera de las
instalaciones del Archivo Legislativo; el(a) Director(a) Legislativo(a) o Juzgado
competente a través de orden judicial.
Verificar que la información solicitada se encuentre en el Archivo Legislativo.
Mantener el control adecuado de los expedientes que son utilizados.
Cubrir las necesidades de información del usuario.
Velar por la integridad física de los expedientes.
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Dirección Legislativa
Procedimiento Acceso a la información para préstamo externo de sub fondos documentales DL/al-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Usuario Solicita documento al personal del Archivo Legislativo a través de oficio o de forma verbal. Nota: Personas ajenas a la Institución, únicamente a través de Orden Judicial girada a la Dirección Legislativa.
2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación
Recibe oficio en original, firma y sella la copia. Anota en el registro de correspondencia. Traslada al Personal Técnico.
3 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Entrevista al funcionario o trabajador para conocer qué tipo de información es la que se requiere.
Realiza la búsqueda en los documentos descriptivos. Si el documento se encuentra deteriorado, se informa al
funcionario ó trabajador acerca del deterioro y la no factibilidad de dar acceso.
Solicita los documentos al Responsable del depósito.
4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del Depósito
Ubica los documentos, anota en el registro de salida y el responsable.
Solicita al (la) Asistente de Coordinación la elaboración de oficio de salida con toda la información pertinente del mismo.
5 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación
Elabora oficio en original y copia, Traslada al Encargado del Archivo para firma y sello.
6 Dirección Legislativa Archivo Legislativa Encargado del Archivo
Recibe, firma y sella oficio en original y copia. Traslada para envío de la información.
7 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Traslada la información solicitada y hace entrega de oficio en original y copia.
Solicita firma y sello de recibido. Entrega copia a Asistente de Coordinación.
8 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación
Archiva.
9 Usuario Realiza consulta. Hace devolución de los documentos a través de oficio en
original y copia.
10 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Recibe los documentos y evalúa la integridad de los mismos. Firma de recibido. Regresa el documento al Responsable del depósito.
11 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del Depósito
Recibe, descarga del registro de salida e instala nuevamente los documentos en el depósito.
FIN DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA PRÉSTAMO EXTERNO
DE SUB FONDOS DOCUMENTALES DL/al-02
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
PERSONAL TÉCNICO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/RESPONSABLE
DEL DEPÓSITO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/ENCARGADO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
ASISTENTE DE
COORDINACIÓN
USUARIO
FIN
· SOLICITA DOCUMENTO
AL PERSONAL DEL
ARCHIVO LEGISLATIVO
A TRAVÉS DE OFICIO O
DE FORMA VERBAL.
INICIO
· UBICA LOS
DOCUMENTOS.
· SOLICITA A ASISTENTE
DE COORDINACIÓN LA
ELABORACIÓN DE
OFICIO DE SALIDA CON
TODA LA INFORMACIÓN
PERTINENTE.
· RECIBE OFICIO EN
ORIGINAL, FIRMA Y
SELLA LA COPIA.
· ANOTA EN EL
REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA.
· TRASLADA A
PERSONAL TÉCNICO.
· ELABORA OFICIO EN
ORIGINAL Y COPIA.
· TRASLADA AL
ENCARGADO DEL
ARCHIVO PARA FIRMA
Y SELLO.
· REALIZA CONSULTA.
· HACE DEVOLUCIÓN DE
LOS DOCUMENTOS A
TRAVÉS DE OFICIO EN
ORIGINAL Y COPIA.
· TRASLADA LA
INFORMACIÓN
SOLICITADA Y HACE
ENTREGA DE OFICIO
EN ORIGINAL Y COPIA.
· SOLICITA FIRMA Y
SELLO DE RECIBIDO.
· ENTREGA COPIA A
ASISTENTE DE
COORDINACIÓN.
· RECIBE, DESCARGA
DEL REGISTRO DE
SALIDA E INSTALA
NUEVAMENTE LOS
DOCUMENTOS EN EL
DEPÓSITO.
· RECIBE LOS
DOCUMENTOS Y
EVALÚA LA
INTEGRIDAD DE LOS
MISMOS.
· FIRMA DE RECIBIDO.
· REGRESA EL
DOCUMENTO AL
RESPONSABLE DEL
DEPÓSITO.
· ENTREVISTA AL
FUNCIONARIO Ó
TRABAJADOR PARA
CONOCER QUÉ TIPO
DE INFORMACIÓN ES
LA QUE REQUIERE.
· REALIZA LA BÚSQUEDA
EN LOS DOCUMENTOS
DESCRIPTIVOS.
· SI EL DOCUMENTO SE
ENCUENTRA
DETERIORADO SE LE
INFORMA AL
SOLICITANTE LA NO
FACTIBILIDAD DE DAR
ACCESO.
· SOLICITA LOS
DOCUMENTOS AL
RESPONSABLE DEL
DEPÓSITO.
· RECIBE, FIRMA Y
SELLA OFICIO EN
ORIGINAL Y COPIA.
· TRASLADA PARA ENVÍO
DE LA INFORMACIÓN.
· ARCHIVA.
FIN
INICIO
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CATALOGACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que da inicio con el ingreso de bibliografía al repositorio de la
biblioteca, y finaliza con la instalación de los mismos en su respectivo anaquel.
2. Objetivo del Procedimiento:
Determinar las fases y pasos a seguir con la catalogación de la bibliografía, para
garantizar el acceso a los mismos por parte de los usuarios.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Ingresar la bibliografía en su respectivo inventario, según la sección a la cual
pertenezca.
Utilizar como plataforma para la captura de la información, el Software adquirido para
el mismo Glifos Library 7.0.-
La catalogación se hará con base en el sistema de clasificación Dewey y la tabla de
Cutter.
Cada publicación ingresada, deberá ser identificada con los datos de clasificación, los
sellos de seguridad y la ficha de préstamo.
Al finalizar la clasificación, deberá instalarse las publicaciones en el repositorio en su
lugar respectivo, dependiendo la sección y eje temático al que corresponda.
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Dirección Legislativa
Procedimiento Catalogación de material bibliográfico DL/b-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Revisa el material bibliográfico con el que se cuenta. Prioriza el material y designa al personal encargado de la
digitalización de la información.
2 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Procesos Técnicos
Localiza el material bibliográfico a ingresar en el catálogo. Ingresa a la página de Glifos Library. Ingresa los datos del libro. Elabora las etiquetas externas y las etiquetas internas. Coloca sellos de propiedad y cuidado en el canto, portada y
contraportada de las publicaciones. Elabora ficha de control de préstamo y coloca a la
publicación. Sensibiliza la publicación. Traslada al depósito documental.
FIN DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO CATALOGACIÓN DE
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DL/b-03
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
BIBLIOTECA/PROCESOS
TÉCNICOS
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
COORDINADORA DE
ARCHIVO Y BIBLIOTECA
FIN
· REVISA EL MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO CON
EL QUE SE CUENTA.
· PRIORIZA EL MATERIAL
A INGRESAR Y
DESIGNA AL
PERSONAL
ENCARGADO DE LA
DIGITALIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN.
INICIO
· LOCALIZA EL MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO A
INGRESAR EN EL
CATÁLOGO.
· INGRESA A LA PÁGINA
DE GLIFOS LIBRARY.
· INGRESA LOS DATOS
DEL LIBRO.
· ELABORA LAS
ETIQUETAS EXTERNAS
E INTERNAS.
· COLOCA SELLOS DE
PROPIEDAD Y
CUIDADO EN EL
CANTO, PORTADA Y
CONTRAPORTADA DE
LAS PUBLICACIONES.
· ELABORA FICHA DE
CONTROL DE
PRÉSTAMO Y COLOCA
A LA PUBLICACIÓN.
· SENSIBILIZA LA
PUBLICACIÓN.
· TRASLADA AL
DEPÓSITO
DOCUMENTAL
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CLASIFICACIÓN DE SUB FONDOS DOCUMENTALES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con la necesidad de la Dirección Legislativa, de acceder
a los documentos originales fuera de las instalaciones del Archivo Legislativo. En el
caso de ser usuario externo a la institución, el préstamo se da únicamente a través de
orden judicial girada a la Dirección Legislativa.
2. Objetivo del Procedimiento:
Establecer normas que permitan brindar acceso a la información de forma eficaz y
oportuna, teniendo como prioridad el velar por la seguridad de la fuente primaria de la
información.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Únicamente pueden tener acceso en ésta modalidad a los documentos fuera de las
instalaciones del Archivo Legislativo; el(a) Director(a) Legislativo(a) o Juzgado
competente a través de orden judicial.
Verificar que la información solicitada se encuentre en el Archivo Legislativo.
Mantener el control adecuado de los expedientes que son utilizados.
Cubrir las necesidades de información del usuario.
Velar por la integridad física de los expedientes.
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Dirección Legislativa
Procedimiento Clasificación de sub fondos documentales DL/al-04
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Evalúa por orden de prioridad y determina cual será el sub fondo a clasificar.
Coordina con el Encargado del Archivo qué personal será el responsable de realizar la clasificación.
2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Encargado
Reúne a los técnicos y designa a los encargados de la clasificación.
Instruye sobre la forma de desarrollar la actividad.
3 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Realiza un estudio sobre el sub fondo a clasificar. Determina las series. Identifica las cajas que contienen los documentos. Desinfecta los legajos. Traslada información a la Coordinación.
4 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Evalúa las series documentales encontradas y determina el cuadro de clasificación a utilizarse conjuntamente con el Personal Técnico.
5 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Coloca código de clasificación a los documentos, ordena, realiza la foliación, rotula las carpetas, arma cajas, elabora lomos.
Registra los documentos en el inventario documental electrónico.
Instala en cajas. Traslada al depósito. Notifica al Encargado del Archivo sobre la conclusión en la
clasificación.
6 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Encargado
Revisa que la clasificación haya sido realizada en forma correcta e informa a la Coordinara General del Archivo y Biblioteca.
7 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Corrobora el inventario documental electrónico y realiza una supervisión a los documentos clasificados.
FIN DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO CLACIFICACIÓN DE SUB FONDOS
DOCUMENTALES DL/al-04
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
PERSONAL TÉCNICO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ENCARGADO DE ARCHIVO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
COORDINADORA GENERAL
DE ARCHIVO-BIBLIOTECA
FIN
· EVALÚA POR ORDEN
DE PRIORIDAD Y
DETERMINA CUAL
SERÁ EL SUB FONDO A
CLASIFICAR.
· COORDINA CON EL
ENCARGADO DEL
ARCHIVO QUÉ
PERSONAL SERÁ EL
RESPONSABLE DE
REALIZAR LA
CLASIFICACIÓN.
INICIO
· REALIZA UN ESTUDIO
SOBRE EL SUB FONDO
A CLASIFICAR.
· DETERMINA LAS
SERIES.
· IDENTIFICA LAS CAJAS
QUE CONTIENEN LOS
DOCUMENTOS.
· DESINFECTA LOS
LEGAJOS.
· TRASLADA
INFORMACIÓN A LA
COORDINADORA.
· REÚNE A LOS
TÉCNICOS Y DESIGNA
A LOS ENCARGADOS
DE LA CLASIFICACIÓN.
· INSTRUYE SOBRE LA
FORMA DE
DESARROLLAR LA
ACTIVIDAD.
· EVALÚA LAS SERIES
DOCUMENTALES
ENCONTRADAS Y
DETERMINA EL
CUADRO DE
CLASIFICACIÓN A
UTILIZARSE
CONJUNTAMENTE CON
EL PERSONAL
TÉCNICO.
· COLOCA CÓDIGO DE
CLASIFICACIÓN A LOS
DOCUMENTOS,
ORDENA, REALIZA LA
FOLIACIÓN, ROTULA
LAS CARPETAS, ARMA
CAJAS, ELABORA
LOMOS.
· REGISTRA LOS
DOCUMENTOS EN EL
INVENTARIO
DOCUMENTAL
ELECTRÓNICO.
· INSTALA CAJAS.
· TRASLADA A DEPÓSITO
· NOTIFICA AL
ENCARGADO DEL
ARCHIVO SOBRE LA
CONCLUSIÓN EN LA
CLASIFICACIÓN.· REVISA QUE LA
CLASIFICACIÓN HAYA
SIDO REALIZADA EN
FORMA CORRECTA E
INFORMA A LA
COORDINADORA
GENERAL DE ARCHIVO
Y BIBLIOTECA.· CORROBORA EL
INVENTARIO
DOCUMENTAL
ELECTRÓNICO Y
REALIZA UNA
SUPERVISIÓN A LOS
DOCUMENTOS
CLASIFICADOS.
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DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con el establecimiento del sub fondo documental a
describir, para facilitar el acceso a la información.
2. Objetivo del Procedimiento:
Establecer las normas a seguir para la descripción de los fondos y series
documentales resguardadas en el Archivo Legislativo, con la finalidad de acceder a la
información de forma eficaz y oportuna.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Que se sigan las directrices brindadas para la descripción documental.
Utilización de los formatos predeterminados.
Alcanzar una descripción con base en la Norma de Descripción Archivística ISAD-G.
Brindar documentos descriptivos claros a los usuarios del Archivo Legislativo, para
facilitar el acceso a los documentos que en éste se resguardan.
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Dirección Legislativa
Procedimiento Descripción de series documentales DL/al-05
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Encargado
Selecciona el sub fondo documental a describir. Determina la forma como se realizará la descripción. Designa al personal responsable de realizar la descripción.
2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Identifica el sub fondo en el depósito documental. Notifica al Responsable del Depósito sobre las cajas a
trasladar.
3 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del Depósito
Anota las cajas en el registro de salida y el responsable de las mismas.
4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Traslada las cajas a su lugar de trabajo. Identifica la información y realiza la descripción en el
formulario elaborado para el efecto. Regresa los documentos al depósito documental.
5 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del Depósito
Descarga las cajas del registro y realiza su instalación en el depósito.
FIN DEL PROCESO
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PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
DL/al-05
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
RESPONSABLE DEL
DEPÓSITO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
PERSONAL TÉCNICO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ENCARGADO DEL
ARCHIVO
FIN
· SELECCIONA EL SUB
FONDO DOCUMENTAL
A DESCRIBIR.
· DETERMINA LA FORMA
COMO SE REALIZARÁ
LA DESCRIPCIÓN.
· DESIGNA AL
PERSONAL
RESPONSABLE DE
REALIZAR LA
DESCRIPCIÓN.
INICIO
· ANOTA LAS CAJAS EN
EL REGISTRO DE
SALIDA Y EL
RESPONSABLE DE LAS
MISMAS.
· IDENTIFICA EL SUB
FONDO EN EL
DEPÓSITO
DOCUMENTAL.
· NOTIFICA AL
RESPONSABLE DEL
DEPÓSITO SOBRE LAS
CAJAS A TRASLADAR.
· TRASLADA LAS CAJAS
A SU LUGAR DE
TRABAJO.
· IDENTIFICA LA
INFORMACIÓN Y
REALIZA LA
DESCRIPCIÓN EN EL
FORMULARIO
ELABORADO PARA EL
EFECTO.
· REGRESA LOS
DOCUMENTOS AL
DEPÓSITO
DOCUMENTAL.
· DESCARGA LAS CAJAS
DEL REGISTRO Y
REALIZA SU
INSTALACIÓN EN EL
DEPÓSITO.
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Página 28 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DIGITALIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con la evaluación de las series documentales
resguardadas en el depósito del Archivo Legislativo, y concluye con la puesta al
servicio de los usuarios.
2. Objetivo del Procedimiento:
Establecer los pasos a seguir para la digitalización de las series documentales
resguardadas por el Archivo Legislativo, tomando como base para establecer el
orden, la cantidad de consultas por serie que realizan los usuarios.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Evaluar el estado de conservación de la serie documental a digitalizar, para
determinar la forma de desarrollar la actividad.
La captura de imágenes se llevará a cabo utilizando el medio técnico propio del
archivo y su fichero de consulta se hará en pdf.
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Página 29 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Legislativa
Procedimiento Digitalización de series documentales DL/al-05
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Determina por orden de prioridad la serie documental a digitalizar.
Coordina con el Encargado de Archivo que personal será el responsable de realizar la clasificación.
2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Encargado
Reúne a los técnicos y designa a los encargados de la digitalización.
Instruye sobre la forma de desarrollar la actividad dependiendo el estado de conservación de los documentos.
3 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Identifica las cajas que contienen los documentos. Elimina agentes contaminantes. Digitaliza los documentos y verifica su registro en el
ordenador. Traslada al Técnico No 2.
4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Técnico No 2.
Recibe, realiza foliación, identifica carpetas, elabora inventario documental, instala en cajas, elabora lomos.
Traslada al depósito documental.
5 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Responsable del Depósito
Recibe e instala los documentos en el depósito documental para su resguardo correspondiente.
FIN DEL PROCESO
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Página 30 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DIGITALIZACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES DL/al-06
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
PERSONAL TÉCNICO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
TÉCNICO No. 2
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
RESPONSABLE
DEL DEPÓSITO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ENCARGADO DE ARCHIVO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
COORDINADORA GENERAL
DE ARCHIVO-BIBLIOTECA
FIN
· DETERMINA POR
ORDEN DE PRIORIDAD
LA SERIE
DOCUMENTAL A
DIGITALIZAR.
· COORDINA CON EL
ENCARGADO DE
ARCHIVO QUÉ
PERSONAL SERÁ EL
RESPONSABLE DE
REALIZAR LA
CLASIFICACIÓN.
INICIO
· IDENTIFICA LAS CAJAS
QUE CONTIENEN LOS
DOCUMENTOS.
· ELIMINA AGENTES
CONTAMINANTES.
· DIGITALIZA LOS
DOCUMENTOS Y
VERIFICA SU
REGISTRO EN EL
ORDENADOR.
· TRASLADA AL TÉCNICO
No. 2.
· REÚNE A LOS
TÉCNICOS Y DESIGNA
A LOS ENCARGADOS
DE LA DIGITALIZACIÓN.
· INSTRUYE SOBRE LA
FORMA DE
DESARROLLAR LA
ACTIVIDAD
DEPENDIENDO EL
ESTADO DE
CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS.
· RECIBE, REALIZA
FOLIACIÓN, IDENTIFICA
CARPETAS, ELABORA
INVENTARIO
DOCUMENTAL,
INSTALA EN CAJAS,
ELABORA LOMOS.
· TRASLADA AL
DEPÓSITO
DOCUMENTAL.
· RECIBE E INSTALA LOS
DOCUMENTOS EN EL
DEPÓSITO
DOCUMENTAL PARA SU
RESGUARDO
CORRESPONDIENTE.
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Página 31 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INICIATIVAS DE LEY
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que formaliza la recepción de los expedientes relacionados con la
función legislativa, se ingresan al sistema y se les asigna un número de iniciativa de
Ley.
2. Objetivo del Procedimiento:
Mantener un registro ordenado en forma cronológica y exacta a su presentación y
conocimiento del Pleno del Congreso.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Toda iniciativa de Ley será recibida únicamente del Organismo Ejecutivo, Corte
Suprema de Justicia, Universidad de San Carlos de Guatemala, Tribunal Supremo
Electoral y de los Señores (as) Diputados (as) del Congreso de la República de
Guatemala.
Constatar que toda iniciativa de Ley esté redactada en forma de Decreto, con una
parte considerativa y una dispositiva, así como contener una exposición de motivos y
conclusiones.
Si llena los requisitos anteriores, proporcionarle un número que será registrado en el
sistema del Congreso.
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Página 32 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Legislativa
Procedimiento Iniciativas de Ley DL-07
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Legislativa Recepción de documentos
Recibe iniciativas de ley únicamente de: Diputados, Organismo Ejecutivo, Corte Suprema de Justicia,
Universidad de San Carlos de Guatemala y el Tribunal Supremo Electoral.
Se ingresa al sistema y se asigna un número de iniciativa. Traslada.
2 Dirección Legislativa Secretaría Legislativa
Recibe iniciativa y revisa que esté redactada en forma de Decreto, con una parte considerativa y una dispositiva, así como una exposición de motivos y conclusiones.
Traslada al Pleno.
3 Pleno del Congreso Conoce la iniciativa. Traslada a Comisión de Estilo.
4 Comisión de Estilo Personal Técnico
Asigna el estudio y análisis a una comisión de trabajo para que rinda dictamen.
Traslada a Comisión de Trabajo.
5 Comisión de Trabajo Efectúa estudio de la iniciativa y rinde su dictamen presentando el proyecto de ley correspondiente a través de Dirección Legislativa en soporte digital y papel.
Traslada a Dirección Legislativa.
6 Dirección Legislativa Secretaría Legislativa
Difunde vía electrónica a los diputados para su conocimiento y discusión en el Pleno.
7 Pleno del Congreso Se discute el dictamen: 1. Si el dictamen es favorable se entra a su discusión: primero,
segundo y tercer debate, aprueba iniciativa y pasa a ser proyecto de ley.
2. Si el dictamen fuere desfavorable se desecha y envía a Dirección Legislativa.
8 Dirección Legislativa Secretaría Legislativa
Recibe dictamen y traslada al archivo legislativo.
9 Dirección Legislativa Archivo Legislativo
Archiva para su resguardo.
FIN DEL PROCESO
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Página 33 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO INICIATIVAS DE LEY
COMISIÓN DE ESTILO/
PERSONAL TÉCNICO
COMISIÓN DE
TRABAJO
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA/
ARCHIVO
LEGISLATIVO
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA
SECRETARIA
PLENO DEL
CONGRESO
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
DL-07
INICIO
FIN
· RECIBE INICIATIVA
DE LEY.
· ÚNICAMENTE DE:
VER PASO No.1
· INGRESA AL
SISTEMA Y SE
ASIGNA UN NÚMERO
DE INICIATIVA.
· TRASLADA.
DICTAMEN
FAVORABLE ?
ARCHIVA.
· RECIBE INICIATIVA Y
REVISA QUE ESTÉN
REDACTADAS EN
FORMA DE
DECRETO, VER
PASO No.2
· TRASLADA AL
PLENO.
· CONOCE LA
INICIATIVA.
· TRASLADA A
COMISIÓN DE
ESTILO.
· ASIGNA EL ESTUDIO
Y ANÁLISIS A UNA
COMISIÓN DE
TRABAJO PARA QUE
RINDA DICTAMEN.
· TRASLADA A
COMISIÓN.
· EFECTÚA ESTUDIO
DE LA INICIATIVA Y
RINDE SU DICTAMEN
PRESENTANDO EL
PROYECTO DE LEY A
TRAVÉS DE
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA EN
SOPORTE DIGITAL Y
PAPEL..
· TRASLADA A
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA.
· DIFUNDE VÍA
ELECTRÓNICA A LOS
DIPUTADOS LA
INICIATIVA PARA SU
CONOCIMIENTO Y
DISCUSIÓN EN EL
PLENO.
· SE DISCUTE EL
DICTAMEN EN EL
PLENO.
· RECIBE DICTAMEN
DESFAVORABLE.
· SE ENVIA A ARCHIVO
LEGISLATIVO.
NO
· DICTAMEN
FAVORABLE.
· CONTÍNUA DEBATE
Y PASA A SER
PROYECTO DE LEY
SI
FIN
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Página 34 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PRÉSTAMO INTERNO
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con la necesidad de consultar bibliografía por parte de los
usuarios, y la cual concluye al momento de brindarse la información.
2. Objetivo del Procedimiento:
Normalizar el proceso para acceso a la bibliografía con que cuenta la Biblioteca,
brindando una atención de calidad a los usuarios.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Puede tener acceso a la bibliografía cualquier ciudadano guatemalteco o extranjero
que desea realizar una investigación.
Al momento de recibir el material bibliográfico, deberá entregar un documento de
identificación, el cual será resguardado hasta el momento de la devolución de la
bibliografía.
Se le dará una breve instrucción al usuario sobre la búsqueda y localización de la
bibliografía en el catálogo electrónico.
Los auxiliares de biblioteca serán los responsable de hacer la entrega de la
bibliografía al usuario y de realizar la instalación de los mismos en los anaqueles al
momento de concluir la investigación.
Se llevará un registro de usuarios diario, para evaluar las necesidades de bibliografía
y promover la visita a las instalaciones de la Biblioteca.
Queda totalmente prohibido el préstamo externo de bibliografía, hasta no contar con
las normas de seguridad necesaria para el mismo.
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Página 35 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Legislativa
Procedimiento Préstamo interno de material bibliográfico DL/b-08
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Usuario Solicita material sobre investigación a realizar.
2 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Auxiliar
Indica al usuario la forma de búsqueda en el catálogo electrónico.
Recibe los códigos de clasificación de los libros. Ubica la bibliografía en el depósito y la traslada al área de
consulta.
3 Usuario Realiza investigación y solicita reprografía, de ser necesario.
4 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Auxiliar
Indica el proceso de reprografía. Solicita documento de identificación para que el usuario se
dirija al área de impresiones.
5 Usuario Realiza el trámite de reprografía y regresa el documento al auxiliar.
6 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Auxiliar
Recibe las publicaciones. Solicita al usuario su registro en el formulario utilizado para el
efecto y traslada a secretaria. Instala las publicaciones en el lugar que corresponda.
7 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Secretaria
Recibe formularios y elabora estadística mensual de usuarios.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
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Página 36 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO INTERNO DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO DL/b-08
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
BIBLIOTECA/ SECRETARIA
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
BIBLIOTECA/AUXILIARUSUARIO
· ELABORA
ESTADÍSTICA
MENSUAL DE
USUARIOS Y
ARCHIVA.
FIN
· SOLICITA MATERIAL
SOBRE INVESTIGACIÓN
A REALIZAR.
INICIO
· REALIZA LA
INVESTIGACIÓN Y
SOLICITA
REPROGRAFÍA, DE SER
NECESARIO.
· INDICA AL USUARIO LA
FORMA DE BÚSQUEDA
EN EL CATÁLOGO
ELECTRÓNICO.
· RECIBE LOS CÓDIGOS
DE CLASIFICACIÓN DE
LOS LIBROS.
· UBICA LA
BIBLIOGRAFÍA EN EL
DEPÓSITO Y LA
TRASLADA AL ÁREA DE
CONSULTA.
· INDICA EL PROCESO
DE REPROGRAFÍA.
· SOLICITA DOCUMENTO
DE IDENTIFICACIÓN
PARA QUE EL USUARIO
SE DIRIJA AL ÁREA DE
IMPRESIONES.
· REALIZA EL TRÁMITE
DE REPROGRAFÍA Y
REGRESA EL
DOCUMENTO AL
AUXILIAR.· RECIBE LAS
PUBLICACIONES.
· SOLICITA AL USUARIO
SU REGISTRO EN EL
FORMULARIO
UTILIZADO PARA EL
EFECTO Y TRASLADA A
SECRETARIA.
· INSTALA LAS
PUBLICACIONESEN EL
LUGAR QUE
CORRESPONDA.
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Página 37 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RECEPCIÓN DE
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que da inicio con la adquisición de material bibliográfico para el acervo
de la biblioteca, el cual concluye con el registro de los mismos.
2. Objetivo del Procedimiento:
Establecer normas que regulen el registro de la bibliografía que ingresa a la
biblioteca, para tener un control adecuado de las publicaciones con las que se
cuenta.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Verificar que cada publicación que ingrese a la biblioteca sea registrada en el
inventario elaborado para el mismo.
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Página 38 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Legislativa
Procedimiento Recepción de material bibliográfico DL/b-09
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Administrativa Departamento de Bodega
Notifica a Dirección Legislativa - Departamento de Biblioteca, sobre el ingreso de bibliografía.
2 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Secretaria
Elabora requisición. Envía con conserje a bodega.
3 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Conserje
Presenta la requisición y recibe material. Entrega a secretaria de Biblioteca.
4 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca Secretaria
Anota el ingreso de la bibliografía en su registro. Traslada a Auxiliares.
5 Dirección Legislativa Departamento de Biblioteca
Recibe y hace el ingreso en el catalogo electrónico. Traslada al depósito para su instalación en el área
correspondiente.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 39 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DL/b-09
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
BIBLIOTECA/ CONSERJE
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
BIBLIOTECA/ AUXILIAR
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
BIBLIOTECA/ SECRETARIA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
BODEGA
FIN
· NOTIFICA SOBRE EL
INGRESO DE
BIBLIOGRAFÍA A
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA AL
DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTECA
INICIO
· PRESENTA
REQUISICIÓN A
BODEGA.
· RECIBE MATERIAL Y LO
ENTREGA A
SECRETARIA DE
BIBLIOTECA.
· ELABORA
REQUISICIÓN.
· ENVÍA CON EL
CONSERJE A BODEGA.
· ANOTA EL INGRESO DE
LA BIBLIOGRAFÍA EN
SU REGISTRO.
· TRASLADA A
AUXILIARES.
· RECIBE Y HACE EL
INGRESO EN EL
CATALOGO
ELECTRÓNICO.
· TRASLADA AL
DEPÓSITO PARA SU
INSTALACIÓN EN EL
ÁREA
CORRESPONDIENTE.
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Página 40 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
AL ARCHIVO LEGISLATIVO
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se inicia con la necesidad de transferir de manera definitiva, los
documentos que hayan concluido su gestión en las unidades y Dirección Legislativa o
Comisiones del Congreso de la República, que así lo soliciten.
2. Objetivo del Procedimiento:
Establecer los pasos a seguir, para la transferencia y resguardo de los documentos
en los depósitos del Archivo Legislativo.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Toda transferencia será solicitada por el responsable de los documentos al Archivo
Legislativo.
Los documentos a transferir, deben estar previamente listados, de acuerdo a la
normativa dada por el Archivo Legislativo.
Los documentos deben ser trasladados en cajas de archivo, debidamente
identificadas.
Al realizarse el ingreso en el Archivo Legislativo, el personal técnico deberá, antes de
firmar de recibido, revisar que todos los documentos listados se encuentren
contenidos en las cajas.
Recibidos los documentos deben ser ingresados en el inventario e instalados en el
depósito documental.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 41 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Legislativa
Procedimiento Transferencia de documentos al Archivo DL/al-10
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad interesada Jefe (a)
Solicita al archivo la transferencia de documentos a través de vía telefónica u oficio en original y copia.
2 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación
Recibe la solicitud en original, sella y devuelve la copia, cuando es con oficio.
Notifica a la Coordinación sobre la solicitud en ambos casos. Ingresa en registro de correspondencia.
3 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Recibe el oficio y coordina con el Encargado del Archivo, la actividad a realizar.
Da indicaciones al Asistente para notificar a la unidad interesada el procedimiento a desarrollar.
4 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación
Notifica a la unidad interesada la forma como se dará el traslado y envía por escrito indicaciones sobre cómo deben ser trasladados los documentos para ser recibidos en el Archivo.
5 Unidad interesada Responsable de los documentos
Elabora el listado de los documentos a ser transferidos. Notifica al Archivo sobre el envío de los mismos. Traslada adjuntado el listado de entrega en original y copia.
6 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Asistente de Coordinación
Recibe listado de transferencia y notifica al personal técnico del archivo para su verificación.
7 Dirección Legislativa Archivo Legislativo Personal Técnico
Coteja contra listado de transferencia los documentos enviados.
Notifica a la Coordinación.
8 Dirección Legislativa Coordinadora General Archivo y Biblioteca
Verifica, firma y sella listado de transferencia y entrega al interesado.
Si no estuvieran los documentos exactos, se notifica a la unidad responsable para que se corrija el listado de transferencia y hasta ese momento se firma y sella.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 42 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO DL/al-10
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
COORDINADORA GENERAL
DE ARCHIVO-BIBLIOTECA
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/RESPONSABLE
DE LOS DOCUMENTOS
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
PERSONAL TÉCNICO
DIRECCIÓN LEGISLATIVA
ARCHIVO/
ASISTENTE DE
COORDINACIÓN
UNIDAD INTERESADA
JEFE (A)
· SOLICITA AL ARCHIVO
LA TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTOS A
TRAVÉS DE VÍA
TELEFÓNICA U OFICIO
EN ORIGINAL Y COPIA.
INICIO
· NOTIFICA A LA UNIDAD
INTRESADA LA FORMA
COMO SE DARÁ EL
TRASLADO Y ENVÍA
POR ESCRITO
INDICACIONES SOBRE
CÓMO DEBEN SER
TRASLADADOS LOS
DOCUMENTOSPARA
SER RECIBIDOS EN EL
ARCHIVO.
· RECIBE LA SOLICITUD
EN ORIGINAL, SELLA Y
DEVUELVE LA COPIA
CUANDO ES CON
OFICIO.
· NOTIFICA A LA
COORDINACIÓN SOBRE
LA SOLICITUD EN
AMBOS CASOS.
· INGRESA EN
REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA.
· ELABORA EL LISTADO
DE LOS DOCUMENTOS
A SER TRANSFERIDOS.
· NOTIFICA AL ARCHIVO
SOBRE EL ENVÍO DE
LOS MISMOS.
· TRASLADA
ADJUNTANDO EL
LISTADO DE ENTREGA
EN ORIGINAL Y COPIA.
· COTEJA CONTRA
LISTADO DE
TRANSFERENCIA LOS
DOCUMENTOS
ENVIADOS.
· NOTIFICA A LA
COORDINACIÓN.
· RECIBE EL OFICIO Y
COORDINA CON EL
ENCARGADO DEL
ARCHIVO LA ACTIVIDAD
A REALIZAR.
· DA INDICACIONES AL
ASISTENTE PARA
NOTIFICAR A LA
UNIDAD INTERESADA
EL PROCEDIMIENTO A
DESARROLLAR.
· RECIBE LISTADO DE
TRANSFERENCIA Y
NOTIFICA AL
PERSONAL TÉCNICO
DEL ARCHIVO PARA SU
VERIFICACIÓN.
FIN
· VERIFICA, FIRMA Y
SELLA LISTADO DE
TRANSFERENCIA Y
ENTREGA AL
INTERESADO.
· SI NO ESTUVIERAN LOS
DOCUMENTOS
EXACTOS, SE NOTIFICA
A LA UNIDAD
RESPONSABLE PARA
QUE SE CORRIJA EL
LISTADO DE
TRANSFERENCIA Y
HASTA ESE MOMENTO
SE FIRMA Y SELLA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 43 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Auditoría Interna
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 44 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ÓRDENES DE COMPRAS
1. Definición del procedimiento:
El personal nombrado evalúa el proceso de compra y revisa que el expediente
este completo para darle el trámite correspondiente.
2. Objetivos del procedimiento:
Garantizar que la orden de compra cumpla con las normas y procedimientos
establecidos por el Organismo Legislativo.
Confirmar que la información proporcionada en la Orden de Compra y Pago
reúna la información básica del proveedor.
3. Normas del procedimiento:
Verificar el número de orden, la fecha de emisión y los datos del proveedor.
Observar los requisitos legales de la factura que respalda el expediente.
Evaluar el procedimiento de control interno vigente.
Observar que exista evidencia de su recepción formal.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 45 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Auditoría Interna
Procedimiento Revisión de Orden de Compra y Pago DAI-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Financiera Elabora y registra financieramente la Orden de Compra y Pago.
Presenta expediente a Dirección de Auditoría Interna para revisión.
2 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente y asigna Auxiliar de Auditoría, elaborando nombramiento a través del Sistema de Auditoría Gubernamental, para revisión y análisis del expediente completo.
3 Auxiliar de Auditoría Recibe expediente. Revisa y analiza expediente completo: Si no existe objeción firma, remite a Dirección Financiera y
elabora informe en sistema de Auditoría Gubernamental. Si existe objeción devuelve para corrección, elaborando
informe de rechazo.
4 Dirección Financiera Si no existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.
Elabora medio de pago y realiza trámite de extinción de la obligación.
5 Dirección Financiera Si existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.
Corrige según las recomendaciones de Auditoría. Devuelve corregido para revisión.
6 Dirección de Auditoría Interna
Recibe expediente. Revisa expediente completo y si considera procedente,
remite según paso 3 de este procedimiento.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 46 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE ORDEN DE
COMPRA Y PAGO
AUXILIAR DE
AUDITORÍA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DAI-01
INICIO
· ELABORA ORDEN
DE COMPRA Y
PAGO.
· PRESENTA
EXPEDIENTE PARA
REVISIÓN.
RECIBE EXPEDIENTE Y
ASIGNA AUXILIAR,
ELABORANDO
NOMBRAMIENTO A
TRAVÉS DEL SISTEMA
DE AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL,
PARA REVISIÓN Y
ANÁLISIS DE
EXPEDIENTE.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA Y ANALIZA
EXPEDIENTE
COMPLETO.
EXISTE
OBJECIÓN EN
EXPEDIENTE?
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· ELABORA MEDIO
DE PAGO.
FIN
· RECIBE EXPEDIENTE.
· CORRIGE SEGÚN
RECOMENDACIONES.
· DEVUELVE CORREGIDO
PARA REVISIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA EXPEDIENTE
Y SI CONSIDERA
PROCEDENTE,
REMITE SEGÚN PASO
3 DE ESTE
PROCEDIMIENTO.
FIN
· FIRMA EXPEDIENTE.
· REMITE A DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· ELABORA INFORME
EN SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL.
NO
DEVUELVE A
DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
CORRECCIÓN,
ELABORANDO
INFORME DE
RECHAZO.
SI
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 47 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN DE FONDOS ROTATIVOS
1. Definición del procedimiento:
El personal nombrado revisa y analiza que el expediente del fondo rotativo esté
completo y cumpla la normativa vigente, para darle el trámite correspondiente.
2. Objetivos del procedimiento:
Verificar el adecuado cumplimiento de las normas y procedimientos aplicables al
manejo de fondos rotativos.
Revisar que el tipo de gasto se encuentre dentro del marco presupuestario
autorizado.
3. Normas del procedimiento:
Objetar las facturas que contengan borrones, tachones o enmiendas.
Observar que las facturas utilizadas con los fondos rotativos, llenen los requisitos
establecidos por la ley.
Revisar que los servicios o artículos comprados con el fondo rotativo, estén
debidamente justificados por el responsable de su manejo.
Observar la correcta aplicación presupuestaria de cada registro efectuado.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 48 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Auditoría Interna
Procedimiento Revisión de Fondos Rotativos DAI-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Financiera Recibe liquidación de caja chica/fondo rotativo y registra en SICOIN WEB.
Remite expediente a la Dirección de Auditoría Interna para revisión.
2 Dirección de Auditoría Interna
Recibe expediente y asigna Auxiliar de Auditoría, elaborando nombramiento a través del Sistema de Auditoría Gubernamental, para revisión del expediente completo.
3 Auxiliar de Auditoría Recibe expediente. Revisa expediente completo. Si no existe objeción, remite a Dirección Financiera y elabora
informe en sistema de Auditoría Gubernamental. Si existe objeción, devuelve para corrección.
4 Dirección Financiera Si no existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.
Elabora medio de reintegro.
5 Dirección Financiera Si existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.
Corrige según las recomendaciones de Auditoría. Devuelve corregido para revisión.
6 Dirección de Auditoría Interna
Recibe expediente. Revisa expediente completo y si lo considera procedente,
remite según paso 3 de este procedimiento.
FIN DE PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 49 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE FONDOS
ROTATIVOS
AUXILIAR DE
AUDITORÍA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DAI-02
INICIO
· RECIBE
LIQUIDACIÓN DE
FONDO
ROTATIVO Y/O
CAJA CHICA
REGISTRA EN
SICOIN-WEB.
· REMITE
EXPEDIENTE
PARA REVISIÓN.
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· REVISA
EXPEDIENTE
COMPLETO.
EXISTE
OBJECIÓN EN
EXPEDIENTE?
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· ELABORA MEDIO
DE REINTEGRO.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· CORRIGE SEGÚN
RECOMENDACIONES.
· DEVUELVE CORREGIDO
PARA REVISIÓN.
FIN
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· REVISA
EXPEDIENTE Y SI
CONSIDERA
PROCEDENTE,
REMITE SEGÚN
PASO 3 DE ESTE
PROCEDIMIENTO.
FIN
· REMITE A DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· ELABORA INFORME
EN SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL.
NO
DEVUELVE A
DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
CORRECCIÓN.
SI
RECIBE EXPEDIENTE Y
ASIGNA AUXILIAR
ELABORANDO
NOMBRAMIENTO A
TRAVÉS DEL SISTEMA
DE AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL,
PARA REVISIÓN DE
EXPEDIENTE.
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Página 50 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN CONCILIACIONES BANCARIAS
1. Definición del procedimiento:
El personal nombrado revisa el expediente de conciliaciones bancarias, verifica que
esté completo y observa que sus registros sean razonables, para darle el trámite
correspondiente.
2. Objetivo del procedimiento:
Confrontar los datos del Estado de Cuenta con el libro del Organismo Legislativo, a
efecto de verificar que no exista diferencia.
3. Normas del procedimiento:
Confirmar que la conciliación contenga la firma y sello de la persona que la elabora.
Observar y analizar todos los movimientos realizados en la conciliación.
Observar que estén ingresadas las notas de debito, crédito y los cheques estén
anotados en la conciliación.
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Página 51 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección de Auditoría Interna
Procedimiento Conciliaciones Bancarias DAI-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Financiera Elabora conciliaciones bancarias de manera mensual.
Remite expediente a la Dirección de Auditoría para revisión.
2 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente y asigna Auxiliar de Auditoría elaborando nombramiento a través del Sistema de Auditoría Gubernamental, para revisión del expediente completo.
3 Auxiliar de Auditoría Recibe expediente.
Revisa expediente completo. Si no existe objeción, remite a Dirección Financiera y elabora
informe en Sistema de Auditoría Gubernamental.
Si existe objeción devuelve para corrección.
4 Dirección Financiera Si no existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente firmado y sellado.
5 Dirección Financiera Si existe objeción de la Dirección de Auditoría Interna, recibe expediente.
Corrige según las recomendaciones de Auditoría.
Devuelve corregido para revisión.
6 Dirección de Auditoría Interna
Recibe expediente.
Revisa expediente completo y si considera procedente, remite según paso 3 de este procedimiento.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 52 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
AUXILIAR DE
AUDITORÍA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DAI-03
INICIO
· ELABORA
CONCILIACIONES
BANCARIAS.
· REMITE EXPEDIENTE
PARA REVISIÓN.· RECIBE
EXPEDIENTE.
· REVISA Y
ANALIZA
EXPEDIENTE
COMPLETO.
EXISTE
OBJECIÓN EN
EXPEDIENTE?
· RECIBE
EXPEDIENTE
FIRMADO Y
SELLADO.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· CORRIGE SEGÚN
RECOMENDACIONES.
· DEVUELVE
CORREGIDO PARA
REVISIÓN.
FIN
· RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA EXPEDIENTE
Y SI CONSIDERA
PROCEDENTE,
REMITE SEGÚN PASO
3 DE ESTE
PROCEDIMIENTO.
FIN
· REMITE A DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· ELABORA INFORME EN
SISTEMA DE
AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL.
· DEVUELVE A
DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
CORRECCIÓN.
NO
SI
RECIBE EXPEDIENTE Y
ASIGNA AUXILIAR
ELABORANDO
NOMBRAMIENTO A
TRAVÉS DEL SISTEMA
DE AUDITORÍA
GUBERNAMENTAL,
PARA REVISIÓN DE
EXPEDIENTE.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 53 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 54 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIO N
ACCESO A LA INFORMACIÓN
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que garantiza el acceso a los ciudadanos a conocer el quehacer del
Organismo Legislativo a través de solicitud verbal, escrita o digital o bien consultando
el portal web del Congreso de la República.
2. Objetivo del Procedimiento:
Garantizar a toda persona el derecho a solicitar y a tener acceso a la información
pública que obra en los archivos de este Alto Organismo, generando con ello una
imagen de transparencia.
3. Normas del Procedimiento:
Después de presentada una solicitud de información ante la Unidad de Acceso a la
Información, si la información no se encuentra en los archivos de la Unidad, se
solicitará al enlace respectivo, contando para el efecto, según el artículo 42 de la Ley
de Acceso a la Información Pública, diez días hábiles para le entrega de la
información solicitada; sin embargo, dado el trámite interno para obtenerla, se
determina que el enlace responsable debe responder dentro de los cinco días hábiles
posteriores a partir de la recepción de la solicitud de información, salvo que el
volumen y extensión de la información lo justifique, la Unidad de Acceso a la
Información pedirá prórroga por diez días más al interesado.
Cuando el enlace responsable no responda en el plazo y forma que establece la ley,
éste quedará obligado a otorgar la información en un período no mayor de diez días
posteriores al vencimiento del plazo para la respuesta, sin que medie solicitud de
parte interesada, artículo 44, de la Ley de Acceso a la Información Pública.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 55 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Acceso a la información. DG/uaip-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Interesado Modalidades para solicitar información:
1. Verbal.
2. Escrita.
3. Vía electrónica (Art. 38 de la Ley de Acceso a la Información
Pública).
2 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Dependiendo del caso, procede:
Si la información solicitada está disponible y es breve, con
visto bueno de la Coordinadora General, se entrega
inmediatamente.
Si la información solicitada es extensa y está disponible,
se le requiere una memoria USB o bien una dirección
electrónica para enviársela.
Caso contrario, entrega formulario al interesado para
solicitar la información respectiva.
3 Interesado Recibe el formulario.
Llena con los datos requeridos.
Entrega formulario lleno.
4 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Coloca número correlativo al formulario de solicitud.
Entrega a interesado una contraseña en donde se indica el
plazo para entregar información (10 días siguientes a la
recepción de la solicitud, artículo 42 de la Ley de Acceso a la
Información Pública).
Traslada el formulario.
5 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente
Recibe formulario.
Elabora oficio de solicitud para el enlace2 determinado.
Dicho enlace deberá remitir la información solicitada en el
plazo de cinco días siguientes a la recepción.
Traslada para firma de Coordinadora General.
6 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General
Recibe oficio de solicitud de información.
Revisa, firma y devuelve a Asistente.
7 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente
Recibe oficio de solicitud de información firmado.
Envía a Dirección General para visto bueno.
8 Dirección General Recibe oficio de solicitud de información.
Firma con visto bueno.
Traslada a Unidad de Acceso a la Información para que
continúe el trámite.
9 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe oficio firmado con visto bueno por Director General.
Envía a enlace para solicitar información requerida.
2 Enlace: nombre con que se denomina a la unidad administrativa responsable de la información solicitada,
sea ésta dirección administrativa, departamento, unidad u otras.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 56 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
10 Dirección, Departamento o Unidad/ Enlace
Recibe oficio de solicitud de información.
Elabora documento con información solicitada, dentro de los
cinco días posteriores a su recepción.
Envía oficio para visto bueno a Director General, adjuntando
información solicitada.
11 Dirección General Recibe oficio para visto bueno.
Revisa y firma con visto bueno.
Traslada a enlace.
12 Dirección, Departamento o Unidad/ Enlace
Recibe oficio con visto bueno de Dirección General.
Envía documento con información solicitada a Unidad de
Acceso a la Información.
13 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe documento con información solicitada.
Elabora resolución.
Traslada para firma de Coordinadora General.
14 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General
Recibe resolución.
Revisa y firma.
Traslada a Secretaría para su posterior notificación al
interesado.
15 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe resolución y documento con información solicitada.
Notifica a interesado por teléfono o correo electrónico la
disponibilidad de su información.
Elabora notificación.
16 Interesado Se presenta con contraseña.
Firma copia de la notificación.
Entrega copia firmada de recibido.
17 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe copia de notificación firmada por interesado.
Traslada para su archivo.
18 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente
Escanea la información que se entregó.
Alimenta base de datos.
Copia física archiva para consultas posteriores.
FIN DEL PROCESO
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Página 57 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
1/2
DIRECCIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN,
DEPARTAMENTO O
UNIDAD/
ENLACE
INTERESADO
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
ASISTENTE
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
COORDINADORA
GENERAL
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
SECRETARIA
DG/uaip-01
INICIO
MODALIDADES PARA
SOLICITAR INFORMACIÓN:
1. VERBAL.
2. ESCRITA.
3. VÍA ELECTRÓNICA.
· RECIBE INFORMACIÓN O
LLENA FORMULARIO
CON DATOS
REQUERIDOS.
· ENTREGA FORMULARIO.
· RECIBE OFICIO DE
SOLICITUD DE
INFORMACIÓN.
· ELABORA DOCUMENTO
CON INFORMACIÓN
SOLICITADA, DENTRO DE
LOS CINCO DÍAS
POSTERIORES A SU
RECEPCIÓN.
· ENVÍA OFICIO PARA Vo.
Bo. DE DIRECTOR
GENERAL.
· RECIBE OFICIO FIRMADO.
· ENVÍA PARA Vo. Bo.
· RECIBE OFICIO FIRMADO
CON Vo. Bo.
· ENVÍA A ENLACE PARA
SOLICITAR INFORMACIÓN
REQUERIDA.
DEPENDIENDO DEL CASO
PROCEDE:
· SI INFORMACIÓN ESTÁ
DISPONIBLE Y ES BREVE,
CON Vo. Bo. DE
COORDINADORA
GENERAL, SE ENTREGA
INMEDIATAMENTE.
· SI LA INFORMACIÓN ES
EXTENSA Y ESTÁ
DISPONIBLE, SE LE
REQUIERE UNA MEMORIA
USB O UNA DIRECCIÓN
ELECTRÓNICA PARA
ENVIÁRSELA.
· CASO CONTRARIO,
ENTREGA FORMULARIO
AL INTERESADO PARA
SOLICITAR LA
INFORMACIÓN
RESPECTIVA.
· COLOCA NÚMERO
CORRELATIVO.
· ENTREGA CONTRASEÑA
A INTERESADO.
· TRASLADA FORMULARIO.
· RECIBE CONTRASEÑA
CON TIEMPO
ESTIPULADO PARA
RECIBIR LA
INFORMACIÓN.
· RECIBE FORMULARIO.
· ELABORA OFICIO DE
SOLICITUD PARA
ENLACE.
· TRASLADA PARA FIRMA.
· RECIBE OFICIO DE
SOLICITUD DE
INFORMACIÓN
· REVISA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE OFICIO DE
SOLICITUD DE
INFORMACIÓN.
· FIRMA CON Vo. Bo.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO PARA
Vo.Bo.
· REVISA.
· FIRMA CON Vo. Bo.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO CON Vo.
Bo.
· ENVÍA DOCUMENTO CON
INFORMACIÓN
SOLICITADA A UNIDAD DE
ACCESO A LA
INFORMACIÓN.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 58 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
2/2
UNIDAD DE ACCESO A
LA INFORMACIÓN/
COORDINADORA
GENERAL
UNIDAD DE ACCESO A
LA INFORMACIÓN/
ASISTENTE
UNIDAD DE ACCESO A
LA INFORMACIÓN/
SECRETARIA
INTERESADO
1
FIN
· RECIBE DOCUMENTO
CON INFORMACIÓN
SOLICITADA.
· ELABORA RESOLUCIÓN.
· TRASLADA PARA FIRMA.
DG/uaip-01
· RECIBE RESOLUCIÓN.
· REVISA.
· FIRMA.
· TRASLADA PARA SU
POSTERIOR
NOTIFICACIÓN AL
INTERESADO.
· RECIBE RESOLUCIÓN Y
DOCUMENTO CON
INFORMACIÓN.
· NOTIFICA A INTERESADO
POR TELÉFONO O
CORREO ELECTRÓNICO.
· ELABORA NOTIFICACIÓN. · SE PRESENTA CON
CONTRASEÑA.
· FIRMA COPIA DE LA
NOTIFICACIÓN.
· ENTREGA COPIA
FIRMADA DE RECIBIDO.
· RECIBE COPIA DE
NOTIFICACIÓN FIRMADA.
· TRASLADA PARA SU
ARCHIVO.
· ARCHIVA COPIA
FÍSICA PARA
CONSULTAS
POSTERIORES.
· ESCANEA LA
INFORMACIÓN QUE SE
ENTREGÓ.
· ALIMENTA BASE DE
DATOS.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 59 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DE LA PÁGINA WEB
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que origina la máxima publicidad y transparencia en el manejo de los
recursos públicos y actos de la administración pública, para que todo ciudadano que
cuente con la tecnología adecuada pueda accesar al conocimiento de la información.
2. Objetivo del Procedimiento:
Garantizar la difusión, veracidad y actualización de la información pública que se
genere en el Organismo Legislativo, a través de los más modernos sistemas
tecnológicos y de información.
3. Normas del Procedimiento:
La observancia del Decreto No. 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública y
Acuerdo de Junta Directiva del Congreso de la República No. 3-2012.
El Enlace es la persona responsable o delegada de una dirección, un departamento o
una unidad administrativa que publica y actualiza de oficio en el portal de internet del
Congreso de la República, la información que genere, custodie o procese.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 60 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Actualización y alimentación de la página web. DG/uaip-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora y Editora de la Página Web
Sube a la página web el listado de los integrantes de la nueva
Junta Directiva, posterior al 14 de enero de cada año, con la
celebración de la toma de posesión.
Solicita a Dirección Legislativa, listado de los presidentes de
comisiones de trabajo.
Sube a la página web el listado de los presidentes de las
comisiones de trabajo y, posteriormente, a los integrantes de
cada una de ellas.
2 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General
Elabora oficio para solicitar a cada Presidente de Comisión,
la asignación de un responsable (enlace)3 para alimentar la
página web con la generación de información del trabajo de la
comisión.
Firma conjuntamente con la Coordinadora y Editora de la
Página Web.
3 Presidente de Comisión de Trabajo
Recibe oficio en el que se le solicita la asignación de un
enlace.
Nombra a un responsable (enlace).
Notifica a la Unidad de Acceso a la Información.
4 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente y/o Coordinadora y Editora de la Página Web
Recibe notificación del responsable (enlace) por cada
comisión de trabajo.
Convoca para capacitación a enlace asignado.
Capacita sobre el uso, manejo e importancia de la
publicación de las actividades de las comisiones de
trabajo.
5 Dirección, Departamento o Unidad/ Enlace
Posterior a la capacitación recibida, es responsable de
publicar y actualizar de oficio, la información generada en su
propia área (Art. 6º. del Acuerdo de Junta Directiva No. 3-
2012).
6 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora y Editora de la Página Web
Supervisa permanentemente la exactitud y actualización de la
información.
Si todo está correcto, elabora reporte.
Caso contrario, si encuentra debilidades o falta de
información actualizada en la página web, inmediatamente
solicitará al enlace, la modificación de la información (Art.
2º. Del Acuerdo No. 3-2012).
7 Dirección, Departamento o Unidad/ Enlace
Recibe solicitud de modificación de información subida al
Portal del Organismo Legislativo:
Si tiene dudas, solicitará apoyo a la Unidad de Acceso a la
Información.
Caso contrario, modificará la información.
3 Enlace: nombre con que se denomina a la unidad administrativa responsable de generar la información
solicitada, sea ésta dirección administrativa, departamento, unidad u otras.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 61 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
8 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora y Editora de la Página Web
Reporta trimestralmente a Dirección Legislativa sobre la
evaluación de la información subida al Portal del Organismo
Legislativo.
9 Dirección Legislativa Recibe reporte trimestral de información subida a Portal del
Organismo Legislativo.
Firma copia de recibido.
Devuelve.
10 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora y Editora de la Página Web
Recibe copia de reporte recibido.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 62 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DE LA PÁGINA WEB
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA
DIRECCIÓN,
DEPARTAMENTE O
UNIDAD/
ENLACE
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
COORDINADORA Y
EDITORA DE LA
PÁGINA WEB
PRESIDENTE DE
COMISIÓN DE
TRABAJO
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
ASISTENTE O
COORDINADORA Y
EDITORA DE LA
PÁGINA WEB
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
COORDINADORA
GENERAL
DG/uaip-02
INICIO
FIN
· SUBE A PAGINA WEB
LISTADO DE
INTEGRANTES DE JUNTA
DIRECTIVA, POSTERIOR
AL 14 DE ENERO DE
CADA AÑO.
· SOLICITA A DIRECCIÓN
LEGISLATIVA LISTADO DE
PRESIDENTES DE
COMISIONES.
· SUBE ESTA
INFORMACIÓN A PÁGINA
WEB Y
POSTERIORMENTE A
INTEGRANTES DE CADA
UNA DE ELLAS.
· RESPONSABLE DE
PUBLICAR Y ACTUALIZAR
DE OFICIO, LA
INFORMACIÓN
GENERADA EN SU
PROPIA ÁREA.
· SUPERVISA PERMANEN-
TEMENTE LA EXACTITUD
Y ACTUALIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN.
· ELABORA REPORTE
TRIMESTRALMENTE
SOBRE EVALUACIÓN DE
LA INFORMACIÓN SUBIDA
AL PORTAL DEL
ORGANISMO
LEGISLATIVO.
· TRASLADA.
· RECIBE SOLICITUD DE
MODIFICACIÓN DE
INFORMACIÓN EN
PÁGINA WEB.
· ELABORA OFICIO PARA
SOLICITAR A CADA
PRESIDENTE DE
COMISION, ASIGNACIÓN
DE UN RESPONSABLE
(ENLACE) PARA
ALIMENTAR PÁGINA WEB.
· FIRMA CONJUNTAMENTE
CON COORDINADORA Y
EDITORA DE PÁGINA
WEB.
· RECIBE OFICIO EN EL
QUE SE LE SOLICITA
ASIGNACIÓN DE UN
ENLACE.
· NOMBRA A UN
RESPONSABLE.
· NOTIFICA DE
ASIGNACIÓN.
· RECIBE NOTIFICACIÓN.
· CONVOCA PARA
CAPACITACIÓN DE
ENLACE ASIGNADO.
· CAPACITA SOBRE EL
USO, MANEJO E
IMPORTANCIA DE LA
PUBLICACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES DE LAS
COMISIONES DE
TRABAJO.
TODO CORRECTO? NO
DUDAS?
· RECIBE SOLICITUD DE
APOYO PARA
MODIFICACIÓN.SI SI
· MODIFICA INFORMACIÓN.
NO
· RECIBE REPORTE
TRIMESTRAL DE
INFORMACIÓN SUBIDA A
PORTAL DEL ORGANISMO
LEGISLATIVO.
· FIRMA COPIA DE
RECIBIDO.
· DEVUELVE.
ARCHIVA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 63 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RECURSO DE REVISIÓN
1. Definición del Procedimiento:
Es un medio de defensa jurídica que tiene por objeto garantizar que en los actos y
resoluciones de los sujetos obligados, se respeten las garantías de legalidad y
seguridad jurídica (Artículo 52 del Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información
Pública).
2. Objetivo del Procedimiento:
El solicitante a quien se le hubiere negado la información o invocado la inexistencia
de documentos solicitados, podrá interponer, por sí mismo o a través de su
representante legal, el recurso de revisión ante la máxima autoridad, dentro de los
quince días siguientes a la fecha de la notificación.
3. Normas del Procedimiento:
Artículos del 52 al 60 del Decreto No. 57-2008 de la Ley de Acceso a la Información
Pública.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 64 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Recurso de revisión. DG/uaip-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Interesado Puede interponer recurso de revisión con los datos que
establece el Artículo 57 de la ley, por los motivos siguientes
(Arts. 54 y 55):
Negación de la información,
Invocación a la inexistencia de documentos solicitados,
Información incomprensible o incompleta,
Respuesta en términos legales, entre otros.
Presenta recurso ante la máxima autoridad dentro de los
quince días siguientes a la fecha de la notificación.
Entrega recurso de revisión a Unidad de Acceso a la
Información Pública para su trámite interno.
2 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe recurso de revisión.
Traslada a Coordinadora General.
3 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General
Recibe recurso de revisión.
Instruye a Asistente para elaboración de oficio de traslado.
4 Unidad de Acceso a la Información/ Asistente
Recibe instrucciones para elaborar oficio de traslado a
Dirección Legislativa.
Elabora oficio.
Traslada para firma.
5 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General
Recibe oficio para trasladar recurso de revisión a Directora
Legislativa.
Revisa y firma.
Traslada para solicitar firma de visto bueno a Director
General.
6 Dirección General Recibe oficio para trasladar recurso de revisión firmado por
Coordinadora General de la Unidad de Acceso a la
Información.
Firma de visto bueno.
Devuelve oficio.
7 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe oficio con visto bueno de Director General.
Envía oficio y recurso de revisión a Directora Legislativa.
8 Dirección Legislativa Recibe oficio y recurso de revisión.
Transfiere a Presidencia documentación recibida.
9 Presidencia Resuelve en definitiva dentro de los cinco días siguientes a la
presentación del recurso (Artículo 58 de la Ley de Acceso a la
Información Pública).
Podrá confirmar la decisión de la Unidad de Información,
revocar o modificar las decisiones de la Unidad de
Información y ordenar al enlace responsable, el acceso a la
información solicitada, la entrega de la misma o las
modificaciones correspondientes.
Traslada la decisión tomada a Directora Legislativa para
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 65 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
elaborar la resolución respectiva.
10 Dirección Legislativa Recibe instrucciones para elaborar resolución a recurso de
revisión.
Elabora resolución.
Traslada para firma de Presidente.
11 Presidencia Recibe resolución.
Revisa.
Firma.
Devuelve.
12 Dirección Legislativa Recibe resolución y documentación del recurso de revisión
Devuelve a Unidad de Acceso a la Información Pública para
su notificación al interesado.
13 Unidad de Acceso a la Información/ Secretaria
Recibe resolución y documentación del recurso de revisión.
Traslada a Coordinadora General para su conocimiento.
14 Unidad de Acceso a la Información/ Coordinadora General
Recibe documentación.
En el plazo de cinco días, debe notificar al interesado.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 66 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RECURSO DE REVISIÓN
1/2
DIRECCIÓN
GENERALINTERESADO
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
COORDINADORA
GENERAL
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
ASISTENTE
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN/
SECRETARIA
DG/uaip-03
INICIO
· RECIBE RECURSO DE
REVISIÓN.
· TRASLADA.
FIN
· INTERPONE RECURSO DE
REVISIÓN CON LOS
DATOS ESTABLECIDOS
EN EL ARTÍCULO 57 DE LA
LEY, POR LOS MOTIVOS
DETALLADOS EN LOS
ARTÍCULOS 54 Y 55 DE LA
LEY.
· PRESENTA RECURSO
ANTE AUTORIDAD
MÁXIMA DENTRO DE LOS
QUINCE DÍAS
SIGUIENTES A LA FECHA
DE NOTIFICACIÓN.
· ENTREGA RECURSO A
UNIDAD DE
INFORMACIÓN PARA SU
TRÁMITE INTERNO.
· RECIBE RECURSO DE
REVISIÓN.
· INSTRUYE A ASISTENTE
PARA ELABORACIÓN DE
OFICIO DE TRASLADO.
· RECIBE OFICIO.
· FIRMA DE VISTO BUENO.
· DEVUELVE.
· RECIBE INSTRUCCIONES
PARA ELABORAR OFICIO
DE TRASLADO A
DIRECCIÓN LEGISLATIVA.
· ELABORA OFICIO.
· TRASLADA PARA FIRMA.
· RECIBE OFICIO PARA
TRASLADAR RECURSO
DE REVISIÓN.
· REVISA Y FIRMA.
· TRASLADA PARA
SOLICITAR FIRMA DE
VISTO BUENO.
· RECIBE OFICIO CON
FIRMA DE VISTO BUENO.
· ENVIA OFICIO Y
RECURSO DE REVISIÓN A
DIRECTORA
LEGISLATIVA.
1
2
· RECIBE RESOLUCIÓN Y
DOCUMENTACIÓN DEL
RECURSO DE REVISIÓN.
· TRASLADA.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN.
· EN UN PLAZO DE CINCO
DÍAS, DEBE NOTIFICAR AL
INTERESADO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 67 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RECURSO DE REVISIÓN
2/2
PRESIDENCIADIRECCIÓN
LEGISLATIVA
1
DG/uaip-03
· RECIBE OFICIO Y
RECURSO DE REVISIÓN.
· TRANSFIERE A
PRESIDENCIA.
· RESULVE EN DEFINITIVA
DENTRO DE LOS CINCO
DÍAS SIGUIENTES A LA
PRESENTACIÓN DEL
RECURSO.
· PODRÁ CONFIRMAR,
REVOCAR O MODIFICAR
LAS DECISIONES DE LA
UNIDAD DE
INFORMACIÓN.
· TRASLADA
INSTRUCCIONES A
DIRECTORA
LEGISLATIVA.· RECIBE INSTRUCCIONES
PARA ELABORAR
RESOLUCIÓN A
RECURSO DE REVISIÓN.
· ELABORA RESOLUCIÓN.
· TRASLADA PARA FIRMA.
· RECIBE RESOLUCIÓN.
· REVISA.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
· RECIBE RESOLUCIÓN Y
DOCUMENTACIÓN DEL
RECURSO DE REVISIÓN.
· DEVUELVE.
2
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 68 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
RECUPERACIÓN DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL POR EXTRAVÍO DE GAFETE DE VISITANTE
1. Definición del Procedimiento:
Establece el proceso para la devolución del documento de identificación personal
entregado al ingreso, en caso de extravío o pérdida de gafete para visitante.
2. Objetivo del Procedimiento:
Reconocer fehacientemente al propietario del documento de identificación por extravío o
pérdida de gafete para visitante y dejar constancia al momento de su devolución.
3. Normas del Procedimiento:
El trámite para la devolución del documento de identificación sin gafete, es exclusivamente
personal.
El visitante informa al Jefe de Seguridad del extravío o pérdida del gafete.
La Jefatura de Servicios elabora un conocimiento para la entrega del documento de
identificación al visitante que extravió su gafete.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 69 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Recuperación de identificación personal por extravío de gafete de visitante. DG/ds-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Visitante En caso de extravío del gafete, únicamente el interesado
podrá informar a la Guardia Parlamentaria, quien tiene en
custodia su identificación personal.
2 Guardia Parlamentaria en Recepción de Visitas
Extrae el documento de identificación junto con la ficha
numerada.
Informa al jefe de grupo de la situación.
Acompaña al visitante a la Jefatura de Seguridad, llevando
consigo el documento de identificación y la ficha.
3 Departamento de Seguridad/ Jefe
Recibe al visitante, quien le expondrá el caso.
Solicita a jefe de servicios elaborar un conocimiento para la
entrega del documento de identificación.
4 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Elabora el conocimiento.
Juntamente con el visitante, firman de entregado y recibido el
conocimiento respectivo.
Devuelve el documento de identificación.
Entrega ficha a jefe de grupo.
5 Visitante Firma de recibido el conocimiento por la devolución de su
documento de identificación personal.
6 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe conocimiento firmado de conformidad por visitante.
Devuelve el documento de identificación personal a visitante.
Entrega ficha de gafete extraviado a jefe de grupo.
7 Departamento de Seguridad/ Jefe de Grupo
Recibe ficha de gafete extraviado.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 70 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RECUPERACIÓN DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL
POR EXTRAVÍO DE GAFETE DE VISITANTE
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD/
JEFE DE SERVICIOS
GUARDIA
PARLAMENTARIA
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD/
JEFE DE GRUPO
VISITANTE
DG/ds-01
INICIO
INTERESADO
INFORMA A
GUARDIA
PARLAMENTARIA
DEL EXTRAVÍO DE
SU GAFETE.
· EXTRAE EL
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN
JUNTO CON LA
FICHA NUMERADA.
· INFORMA A JEFE
DE GRUPO.
· ACOMPAÑA A
VISITANTE A
JEFATURA DE
SEGURIDAD,
LLEVANDO EL
DOCUMENTO Y
FICHA.
· RECIBE A
VISITANTE QUIEN
EXPONDRÁ EL
CASO.
· SOLICITA A JEFE
DE SERVICIO
ELABORAR
CONOCIMIENTO
PARA ENTREGA
DEL DOCUMENTO
DE
IDENTIFICACIÓN.
· ELABORA
CONOCIMIENTO.
· FIRMA DE
ENTREGADO EL
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN.
· SOLICITA FIRMA
DE VISITANTE.
FIRMA DE RECIBIDO
CONOCIMIENTO
POR DEVOLUCIÓN
DE IDENTIFICACIÓN
PERSONAL.
· RECIBE
CONOCIMIENTO
CON FIRMA DE
CONFORMIDAD
DEL VISITANTE.
· DEVUELVE EL
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN
PERSONAL A
VISITANTE.
· ENTREGA FICHA A
JEFE DE GRUPO.
RECIBE SU
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN.
SE RETIRA.
FIN
FIN
· RECIBE FICHA
DE GAFETE
EXTRAVIADO.
· ARCHIVA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 71 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS
EN DÍAS Y HORAS INHÁBILES
1. Definición del Procedimiento:
Controlar, verificar y registrar la autorización para permitir el ingreso a las
instalaciones del Congreso de la República, a trabajadores o empresas contratadas
para realizar trabajos en días y horas inhábiles.
2. Objetivo del Procedimiento:
Resguardar la seguridad física de las instalaciones, mobiliario y equipo del Congreso
de la República, a través de un control de los ingresos en días y horas inhábiles.
3. Normas del Procedimiento:
Cada ingreso debe contar con la autorización previa de la Dirección General,
Dirección Administrativa o Dirección de Recursos Humanos.
El Departamento de Seguridad debe tener conocimiento previo de la autorización a
cualquier ingreso.
Se debe controlar y revisar las herramientas, materiales o cualquier recurso que
ingrese o egrese de las instalaciones del Congreso de la República.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 72 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Registro y control de ingresos en días y horas inhábiles. DG/ds-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1
Unidad solicitante
Envía oficio a Dirección Administrativa, solicitando
autorización para que se permita el ingreso de trabajadores
propios o de empresas privadas contratadas en días y horas
inhábiles. Dicho oficio debe contener la siguiente
información:
Justificación del ingreso.
Fecha y horario previsto.
Nombre completo de las personas autorizadas.
2 Dirección Administrativa/ Director (a)
Recibe oficio.
Autoriza solicitud, la firma, sella de visto bueno.
Envía oficio al Departamento de Seguridad.
3 Departamento de Seguridad/ Jefe
Recibe oficio.
Anota al margen las instrucciones pertinentes.
Traslada para cumplirse con lo establecido en el oficio.
4 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe oficio autorizado.
Elabora listado general y lo entrega al Guardia Parlamentario
nombrado en el puesto de servicio.
5 Trabajador Interno o Externo
Se presenta el día y hora señalado a la puerta de entrada del
Organismo Legislativo.
Solicita el ingreso.
6
Guardia Parlamentario
Verifica listado general y procede de la siguiente manera:
Si el nombre de la persona aparece escrito en el listado
general, anota la hora de ingreso y le permitirá la entrada.
Previo a su ingreso, revisa bolsas, mochilas y objetos que
trae consigo.
Si el nombre de la persona no aparece escrito en el
listado, se lo hará saber y se le negará la entrada.
7 Trabajador Interno o Externo Realiza su cometido.
Al terminar, se lo comunica al Guardia de turno.
8 Guardia Parlamentario
Anota en el listado la hora de la salida del trabajador
autorizado.
Revisa al trabajador y su vehículo, si hubiera.
Envía listado a la jefatura de servicios.
9 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe registro.
Archiva al terminar el turno para consultas posteriores.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 73 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS EN DÍAS Y HORAS INHÁBILES
TRABAJADOR
INTERNO O
EXTERNO
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD/
JEFE DE
SERVICIOS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD/
JEFE
GUARDIA
PARLAMENTARIO
UNIDAD
SOLICITANTE
DG/ds-02
INICIO
ENVÍA OFICIO PARA
SOLICITAR
AUTORIZACIÓN DE
INGRESO DE
TRABAJADORES
PROPIOS O DE
EMPRESAS
PRIVADAS
CONTRATADAS EN
DÍAS Y HORAS
INHÁBILES.
· RECIBE OFICIO,
· LO AUTORIZA,
FIRMA Y SELLA DE
Vo. Bo.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO.
· MARGINA
INSTRUCCIONES
EN OFICIO.
· TRASLADA PARA
SU CUMPLIMIENTO.
· RECIBE OFICIO
AUTORIZADO.
· ELABORA LISTADO
GENERAL Y LO
ENTREGA A
GUARDIA
PARLAMENTARIA
NOMBRADO EN
PUESTO DE
SERVICIO.
· SE PRESENTA EL
DIA Y HORA
SEÑALADO A LA
PUERTA DE
ENTRADA DEL
ORGANISMO.
· SOLICITA
INGRESO.
VERIFICA
LISTADO,
PROCEDE?
· SE LE PERMITE
ENTRADA.
· SE LE REVISAN
BOLSAS,
MOCHILAS Y
OBJETOS QUE
TRAE CONSIGO.
· REALIZA SU
COMETIDO.
· AL TERMINAR, SE
LO COMUNICA AL
GUARDIA DE
TURNO.
SE LE HACE SABER
QUE NO APARECE
REGISTRADO, POR
LO TANTO, SE LE
NIEGA LA ENTRADA.
· ANOTA EN LISTADO
HORA DE SALIDA.
· REGISTRA AL
TRABAJADOR Y SU
VEHÍCULO, SI
HUBIERA.
· DEVUELVE EL
LISTADO GENERAL.
NO
SI
FIN
FIN
· ARCHIVA PARA
CONSULTAS
POSTERIORES.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 74 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE MOVILIZACIÓN DE
MATERIAL, MOBILIARIO Y/O EQUIPO
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual se registra y controla la entrada y salida de material, mobiliario
y/o equipo a las instalaciones y edificios anexos del Congreso de la República.
2. Objetivo del Procedimiento:
Resguardar los bienes materiales (mobiliario y equipo) con que cuenta el Congreso de la
República, controlar el ingreso, egreso o traslado que se dé entre sus instalaciones y
anexos, que permitan registrar los movimientos realizados.
3. Normas del Procedimiento:
El ingreso y egreso de material, mobiliario y/o equipo debe contar con la autorización
escrita del responsable de la oficina administrativa con el Visto Bueno de alguna de las
siguientes autoridades:
1. Director General,
2. Director (a) Administrativo (a) o
3. Subdirector Administrativo.
El responsable de la oficina administrativa debe presentar a la Jefatura del Departamento
de Seguridad, dos copias de la autorización con el Visto Bueno correspondiente.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 75 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Registro y control de movilización de material, mobiliario y/o equipo. DG/ds-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Jefe o Responsable de Oficina
Elabora oficio dirigido a Jefe de Departamento de Seguridad,
en el que informa y/o solicita autorización para egreso y/o
ingreso de material, mobiliario y/o equipo, describiendo
características y códigos de inventario, si son bienes
inventariables, lugar de salida y destino.
Solicita Visto Bueno, según Oficio No. DA-0313-2011, de
alguna de las siguientes autoridades:
Director General,
Director (a) Administrativo (a) o
Subdirector Administrativo.
2 Departamento de Informática/ Jefe
En el caso de movilización de equipo de computación para la
realización de presentaciones o cualquier otra actividad
relacionada con informática, el encargado del equipo deberá
entregar pase de salida firmada por el Jefe de Informática al
Guardia Parlamentario ubicado en la puerta de las
instalaciones del Organismo Legislativo.
3 Departamento de Inventario/ Jefe
En el caso de traslados a cargo de Inventarios, el encargado
deberá entregar copia de la movilización tanto de salida como
de entrada, con la firma del Jefe de Inventarios, al Guardia
Parlamentario de turno.
4 Dirección General, Subdirección General, Dirección Administrativa o Subdirección Administrativa
Autoriza con Visto Bueno en el oficio del jefe o responsable
de oficina, para que el material, mobiliario y/o equipo pueda
egresar o ingresar a las instalaciones del Congreso de la
República.
Devuelve oficio firmado con Vo. Bo.
5 Jefe o Responsable de Oficina
Reproduce dos copias a oficio autorizado.
Presenta original y dos copias al Departamento de Seguridad
para su conocimiento.
6 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe oficio (original y dos copias).
Verifica que tenga visto bueno de autoridad competente.
Firma y sella de recibido.
Devuelve a jefe o responsable de oficina, original y una copia.
Archiva una copia.
7 Jefe o Responsable de Oficina
Recibe oficio original y una copia sellados por el
Departamento de Seguridad.
Solicita telefónica o verbalmente a Conserjería apoyo para la
movilización de material, mobiliario y/o equipo, presentando
copia de oficio autorizado.
Entrega copia de oficio autorizado a Guardia Parlamentario.
8 Guardia Parlamentario Recibe oficio autorizado de jefe o responsable de oficina, de
inventario o pase de Informática.
Verifica el material, mobiliario y/o equipo detallado en oficio o
pase de Informática para permitir su egreso o ingreso.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 76 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Avisa por radio a Guardia Parlamentario del edificio de
destino de la movilización, quien por el mismo medio informa
al ingresar el material, mobiliario y/o equipo.
Se queda con copia de oficio autorizado o pase de
Informática.
9 Guardia Parlamentario Al ingresar el equipo de cómputo, se le devuelve pase al
encargado de Informática que realizó la movilización.
10 Guardia Parlamentario Al finalizar su turno, traslada oficios con autorización para
movilización de material, mobiliario y/o equipo, adjunto a
novedades.
11 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe reporte de oficios con autorización para movilización
de material, mobiliario o equipo.
Elabora listado con oficios recibidos.
Traslada.
12 Departamento de Seguridad/ Jefe
Recibe listado con oficios autorizados.
De las movilizaciones de material, mobiliario y/o equipo
realizados durante la semana, deberá entregar los días lunes
el informe elaborado en hoja de Excel con los datos
correspondientes.
Envía a Dirección Administrativa para su conocimiento.
13 Dirección Administrativa Recibe reporte semanal de movilizaciones realizadas.
Firma de recibido.
14 Departamento de Seguridad/ Jefe
Recibe copia de reporte semanal con firma de recibido.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 77 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE MOVILIZACIÓN DE
MATERIAL, MOBILIARIO Y/O EQUIPO
1/2
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE DE SERVICIOS
DIRECCIÓN: GENERAL,
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA O
SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
JEFE
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS/
JEFE
JEFE O
RESPONSABLE DE
OFICINA
DG/ds-03
· ELABORA OFICIO
PARA INFORMAR O
SOLICITAR
AUTORIZACIÓN DE
MOVILIZACIÓN.
· SOLICITA Vo. Bo.
DE ALGUNA DE LAS
AUTORIDADES
ADMINISTRATIVAS
DESCRITAS EN EL
PROCEDIMIENTO
RESPECTIVO.
INICIO
· EN CASO DE
MOVILIZACIÓN DE
EQUIPO DE
COMPUTACIÓN,
ENCARGADO DE
EQUIPO DEBERÁ
ENTREGAR PASE
DE SALIDA
FIRMADA POR JEFE
DE INFORMÁTICA.
· RECIBE OFICIO
ORIGINAL Y DOS
COPIAS.
· VERIFICA QUE
TENGA Vo. Bo. DE
AUTORIDAD
COMPETENTE.
· FIRMA Y SELLA DE
RECIBIDO.
· DEVUELVE
ORIGINAL Y UNA
COPIA.
· ARCHIVA UNA
COPIA.
INICIO
· EN CASO DE
TRASLADO POR
INVENTARIOS,
ENCARGADO
DEBERÁ
ENTREGAR COPIA
DE AUTORIZACIÓN
FIRMADA POR JEFE
DE INVENTARIOS, .
INICIO
· AUTORIZA CON Vo.
Bo.
· DEVUELVE.
· REPRODUCE DOS
COPIAS DE OFICIO
AUTORIZADO.
· PRESENTA
ORIGINAL Y DOS
COPIAS.
· RECIBE OFICIO
ORIGINAL Y UNA
COPIA.
· SOLICITA APOYO A
CONSERJERÍA.
· ENTREGA COPIA A
GUARDIA
PARLAMENTARIO.
1 1
1
2
· RECIBE REPORTE
DE OFICIOS
AUTORIZADOS.
· ELABORA LISTADO.
· TRASLADA.
3
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 78 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE MOVILIZACIÓN DE
MATERIAL, MOBILIARIO Y/O EQUIPO
2/2
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE
GUARDIA
PARLAMENTARIO
· RECIBE OFICIO
AUTORIZADO O
PASE.
· VERIFICA
MATERIAL,
MOBILIARIO Y/O
EQUIPO.
· AVISA POR RADIO
A GUARDIA
PARLAMENTARIO
DE LA
MOVILIZACIÓN.
· SE QUEDA CON
COPIA DE OFICIO O
PASE.
1
· AL INGRESAR
EQUIPO DE
CÓMPUTO, SE
DEVUELVE PASE A
ENCARGADO DE
INFORMÁTICA
· AL FINALIZAR
TURNO, TRASLADA
OFICIOS CON
AUTORIZACIÓN
PARA
MOVILIZACIÓN DE
MATERIAL,
MOBILIARIO Y/O
EQUIPO, ADJUNTO
A NOVEDADES.
2
3
· RECIBE LISTADO
CON OFICIOS
AUTORIZADOS.
· DE LAS
MOVILIZACIONES
DURANTE LA
SEMANA,
ENTREGARÁ LOS
DÍAS LUNES EL
INFORME
ELABORADO EN
HOJA EXCEL.
· ENVÍA A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
· RECIBE REPORTE
SEMANAL DE
MOVILIZACIONES
REALIZADAS.
· FIRMA DE
RECIBIDO.
· RECIBE COPIA DE
REPORTE CON
FIRMA DE
RECIBIDO.
ARCHIVA.
DG/ds-03
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 79 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DEL MOVIMIENTO
EN PARQUEO INTERNO
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que permite registrar y controlar el movimiento diario en el parqueo interno del
Congreso de la República, con la finalidad de proveer las medidas de seguridad
pertinentes.
2. Objetivo del Procedimiento:
Regular el uso del parqueo del Congreso de la República con instrucciones de Dirección
General y en coordinación con Dirección Administrativa, para poder brindar un mejor
servicio en materia de seguridad a los señores diputados que resguardan su vehículo en el
mismo.
3. Normas del Procedimiento4
El control para ingreso y egreso de vehículos queda bajo la responsabilidad del personal
de servicio del Departamento de Seguridad, en coordinación con el personal de la
Dirección Administrativa, quien tendrá a su cargo el resguardo de llaves, el casillero de
llaves, acomodamiento y parqueo de los vehículos.
El registro de vehículos en el parqueo, queda bajo la responsabilidad del personal del
Departamento de Seguridad, para lo cual llevará una hoja de control emitida por la Jefatura
del Departamento.
El portón del parqueo debe permanecer cerrado y sólo debe abrirse por el personal del
Departamento de Seguridad cuando ingrese o egrese algún vehículo autorizado por
Presidencia o Departamento de Seguridad.
4 Acta de comisión permanente No. 4-2012 y oficio No. PCR-PMM/js/068-2013 de Presidencia.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 80 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Se permitirá el ingreso de los vehículos de señores miembros de Junta Directiva,
Jefes de Bancada, Subjefes de Bancada y señoras diputadas, así como de
funcionarios o altas personalidades invitados, con autorización de Presidencia, los
días de sesiones plenarias ordinarias, extraordinarias y solemnes.
Se permitirá el ingreso de los vehículos de los señores diputados, siempre y cuando
se cuente con espacios disponibles autorizados por la Dirección Administrativa, en
días normales.
El personal del Departamento de Seguridad de servicio en el parqueo es el
encargado de restringir la permanencia en el área a terceras personas; así como el
ingreso de vehículos del personal administrativo, a menos que cuente con
autorización de Presidencia o Departamento de Seguridad.
Se prohíbe el ingreso o egreso de visitantes, vendedores y periodistas por el parqueo
del Congreso de la República.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 81 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Registro y control del movimiento en parqueo interno. DG/ds-04
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Entrega a Guardia Parlamentario asignado al parqueo interno
del Congreso de la República, hoja diaria de control de
vehículos, en la cual registrará todo movimiento.
2 Guardia Parlamentario Se presenta a parqueo a relevar a compañero.
Abre y cierra el portón del parqueo al ingreso o egreso de
vehículos.
Permite ingreso de vehículos, solamente a miembros de
Junta Directiva, Jefes de Bancada, Subjefes de Bancada,
señoras diputadas, funcionarios o altas personalidades
invitadas, con autorización de Presidencia, los días de
sesiones plenarias ordinarias, extraordinarias y
solemnes.
Permite el ingreso de vehículos de señores diputados,
siempre y cuando se cuente con espacios disponibles
autorizados por Dirección Administrativa, en días normales.
Permite el ingreso de vehículos de personal administrativo
que cuente con autorización de Presidencia o Departamento
de Seguridad.
Anota ingreso o egreso de los vehículos en hoja diaria de
control.
3 Dirección Administrativa/ Personal asignado a parqueo
Recibe vehículos que ingresan.
Moviliza los vehículos para acomodarlos y parquearlos en el
estacionamiento.
Recibe las llaves en custodia.
Guarda llaves en casillero para cualquier reacomodamiento.
4 Guardia Parlamentario Entrega servicio al día siguiente a las 08:00 horas.
Entrega en jefatura de servicios la hoja de control de
vehículos con el reporte generado.
5 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe hoja de control de vehículos.
Traslada.
6 Departamento de Seguridad/ Jefe
Recibe hoja de control de vehículos para su conocimiento.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 82 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DEL MOVIMIENTO EN PARQUEO INTERNO
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE DE SERVICIOS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA/
PERSONAL
ASIGNADO A
PARQUEO
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE
GUARDIA
PARLAMENTARIO
DG/ds-04
INICIO
· SE PRESENTA A
RELEVAR A COMPAÑERO.
· ABRE Y CIERRA PORTÓN
DEL PARQUEO AL
INGRESO O EGRESO DE
VEHÍCULOS.
· PERMITIRÁ EL INGRESO
DE LOS VEHÍCULOS CON
AUTORIZACIÓN DE
PRESIDENCIA O
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD.
· ANOTA INGRESO O
EGRESO DE VEHÍCULOS
EN HOJA DIARIA DE
CONTROL.
· ENTREGA HOJA DIARIA
DE CONTROL DE
VEHÍCULOS.
· RECIBE VEHÍCULOS QUE
INGRESAN.
· LOS MOVILIZA PARA
ACOMODARLOS Y
PARQUEARLOS EN EL
ESTACIONAMIENTO.
· RECIBE LLAVES EN
CUSTODIA.
· GUARDA LLAVES EN
CASILLERO PARA
CUALQUIER
REACOMODAMIENTO.
· ENTREGA SERVICIO AL
DÍA SIGUIENTE A LAS
08:00 HORAS.
· ENTREGA A JEFATURA
DE SERVICIOS LA HOJA
DE CONTROL DE
VEHÍCULOS CON
REPORTE GENERADO.
· RECIBE HOJA DE
CONTROL DE
VEHÍCULOS.
· TRASLADA.
· RECIBE HOJA DE
CONTROL DE VEHÍCULOS
PARA SU
CONOCIMIENTO.
ARCHIVA.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 83 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL DE SEGURIDAD
1. Definición del Procedimiento:
Verificar la asistencia, higiene y presentación del personal, antes de recibir turno de
servicio.
2. Objetivo del Procedimiento:
Llevar el control de la asistencia y ausencias justificadas o injustificadas del personal e
informar a los superiores de las novedades. Así como revisar la higiene y presentación
del personal e informarle sobre nuevas instrucciones de los superiores.
3. Normas del Procedimiento:
El personal debe presentarse debidamente uniformado a su turno.
El personal debe respetar la designación de servicio previamente elaborado en el libro
respectivo por sus superiores.
El personal debe reunirse para recibir instrucciones antes de desplegar a la asignación de
su servicio.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 84 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Registro y control del personal de seguridad. DG/ds-05
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Pasa lista del personal del grupo a su cargo.
Instruye del puesto de servicio a cada guardia parlamentario.
Informa a jefe de grupo.
2 Departamento de Seguridad/ Jefe de Grupo
Revista higiene y presentación personal de cada guardia
parlamentario.
Informa nuevas instrucciones de los superiores.
Autoriza despliegue de personal a su puesto.
3 Guardia Parlamentario Firma el libro de asistencia.
Se dirige a relevar el puesto de servicio asignado.
Al concluir su servicio, elabora informe de novedades durante
su turno como revisión de puertas, luces de oficinas,
movimiento de equipo, visitas extraordinarias, entre otras.
Traslada información a jefatura de servicios.
4 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe informes de novedades de guardias parlamentarios
que terminan su turno.
Archiva.
5 Departamento de Seguridad/ Jefe de Grupo
Informa de novedades y ausencias a Subjefe del
Departamento de Seguridad.
6 Departamento de Seguridad/ Subjefe
Recibe información.
Notifica de asistencias, ausencias y novedades al Jefe del
Departamento de Seguridad.
7 Departamento de Seguridad/ Jefe
Recibe informes.
Adjunta copia a informe semanal para Dirección General.
Devuelve informes a jefe de grupo.
8 Dirección General Recibe informe semanal para su conocimiento.
9 Departamento de Seguridad/ Jefe de Grupo.
Recibe informes de novedades.
Traslada para su archivo.
10 Departamento de Seguridad/ Jefe de Servicios
Recibe informes de novedades.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 85 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DEL PERSONAL DE SEGURIDAD
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
SUBJEFE
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE DE GRUPO
GUARDIA
PARLAMENTARIO
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD/
JEFE DE SERVICIOS
DG/ds-05
INICIO
· PASA LISTA DE
PERSONAL A SU
CARGO.
· INSTRUYE DEL
PUESTO DE
SERVICIO A CADA
UNO.
· INFORMA A JEFE
DE GRUPO.
· REVISTA HIGIENE Y
PRESENTACIÓN
PERSONAL.
· INFORMA NUEVAS
INSTRUCCIONES
DE SUPERIORES.
· AUTORIZA
DESPLIEGUE DE
PERSONAL A SU
PUESTO.
· FIRMA EL LIBRO DE
ASISTENCIA.
· SE DIRIGE A
RELEVAR EL
PUESTO DE
SERVICIO
ASIGNADO.
· AL CONCLUIR SU
TURNO, ELABORA
INFORME DE
NOVEDADES.
· ENTREGA A JEFE
DE SERVICIOS.
INFORMA DE
NOVEDADES Y
AUSENCIAS A
SUBJEFE DEL
DEPARTAMENTO.
· RECIBE
INFORMACIÓN.
· NOTIFICA DE
ASISTENCIAS,
AUSENCIAS Y
NOVEDADES AL
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD.
· RECIBE
INFORMES.
· TRASLADA PARA
SU ARCHIVO.
FIN
· RECIBE INFORMES
CORRESPON-
DIENTES.
1. ADJUNTA COPIA A
INFORME
SEMANAL PARA
DIRECCIÓN
GENERAL.
2. DEVUELVE
INFORMES A JEFE
DE GRUPO.
2
RECIBE INFORMES
DE NOVEDADES DE
GUARDIAS QUE
TERMINAN SU
TURNO.
ARCHIVA.
· RECIBE INFORME
SEMANAL PARA SU
CONOCIMIENTO.
1
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 86 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE VISITANTES EN DÍAS Y HORAS HÁBILES
1. Definición del Procedimiento:
Efectuar el registro y controlar las medidas de seguridad al momento de permitir el ingreso
de los visitantes y su permanencia dentro de las instalaciones del Congreso de la
República, en días y horas hábiles.
2. Objetivo del Procedimiento:
Resguardar la seguridad de los funcionarios, trabajadores del Congreso de la República y
visitantes, evitando riesgos de ingreso de armas blancas, de fuego, contundentes o
explosivos, así como de personas con problemas mentales permanentes o temporales
producidos por el uso de bebidas alcohólicas, drogas o estupefacientes.
3. Normas del Procedimiento:
El ingreso a las instalaciones del Congreso de la República en días hábiles es de 8:00 a
16:30 horas, en áreas permitidas.
Los ingresos permitidos al edificio principal, son únicamente por la puerta principal sobre la
9ª. Avenida y puerta principal de Casa Larrazábal, dependiendo del lugar de destino.
Se prohíbe el ingreso de vendedores, salvo personal de la cafetería interna o, autorizadas
por Dirección General.
Se prohíbe el ingreso de personas vestidas con pantaloneta, camiseta, pants, tenis o ropa
inadecuada, exceptuando previa autorización.
Todo visitante debe identificarse con alguno de los siguientes documentos: cédula de
vecindad o DPI, licencia de conducir (vigente), pasaporte (vigente), carné de identificación
de la dependencia que representa, siempre y cuando esté impreso el número de cédula o
DPI.
Se exceptúa de identificación y gafete a funcionarios nacionales y extranjeros,
diplomáticos, dignatarios y alumnos de centros académicos invitados por el Pleno del
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 87 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Congreso, Junta Directiva o Diputados, quienes serán atendidos e ingresados o
acompañados por la Dirección de Protocolo o Departamento de Atención Ciudadana.
La Guardia Parlamentaria deberá entregar al momento que el visitante se identifique, un
gafete que deberá portar durante su permanencia en las instalaciones del Congreso de la
República, de manera visible.
El visitante deberá devolver el gafete a su salida, para poder obtener el documento con el
cual se identificó.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 88 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Registro y control de visitantes en días y horas hábiles. DG/ds-06
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Visitante Entrega a la Guardia Parlamentaria ubicada en las entradas,
su documento de identificación (cédula de vecindad, DPI,
licencia de conducir vigente, pasaporte o carné de la
institución que representa, siempre y cuando en él esté
impreso el número de cédula o DPI).
Si el visitante es un funcionario nacional o extranjero,
diplomático, dignatario o alumnos de centros académicos, se
exceptúan de este requisito, permitiéndoles el ingreso,
acompañados por personal de Protocolo o Atención
Ciudadana.
2 Guardia Parlamentaria en Recepción de Visitas
Recibe el documento de identificación y lo verifica.
Solicita a visitante que abra las bolsas que porte.
Revisa las bolsas.
Entrega gafete al visitante, indicándole la forma de su uso.
Pregunta al visitante si conoce la ubicación física de la oficina
a donde se dirige.
Si la respuesta es negativa, le indica que pase a Atención
Ciudadana.
3 Guardia Parlamentaria en Recepción de Visitas
Adjunta la ficha al documento de identificación presentado
por el visitante.
Anota en el listado de control de visitante: nombre, clase de
documento, destino, número y hora.
Archiva temporalmente documento de identificación
juntamente con ficha.
4 Visitante Al finalizar su gestión dentro de las instalaciones del
Congreso de la República, presenta a la guardia
parlamentaria el gafete de visitante.
5 Guardia Parlamentaria en Recepción de Visitas
Recibe el gafete de visitante.
Localiza la ficha con documento de identificación personal.
Verifica si le pertenece al visitante.
Lo entrega.
6 Visitante Recibe conforme su documento de identificación personal.
Se retira.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 89 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REGISTRO Y CONTROL DE VISITANTES
EN DÍAS Y HORAS HÁBILES
GUARDIA PARLAMENTARIA EN
RECEPCIÓN DE VISITASVISITANTES
DG/ds-06
INICIO
· ENTREGA DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN PERSONAL A
GUARDIA PARLAMENTARIA.
· SI ES FUNCIONARIO NACIONAL
O EXTRANJERO, DIPLOMÁTICO,
DIGNATARIO O ALUMNOS DE
CENTROS ACADÉMICOS, SE
EXCEPTÚAN DE ESTE
REQUISITO, PERMITIÉNDOLES
EL INGRESO, ACOMPAÑADOS
POR PERSONAL DE
PROTOCOLO O ATENCIÓN
CIUDADANA.
· RECIBE DOCUMENTO.
· SOLICITA A VISITANTE QUE ABRA
BOLSAS QUE PORTE.
· REVISA BOLSAS.
· ENTREGA GAFETE AL VISITANTE.
· PREGUNTA SI CONOCE SU
DESTINO.
· SI LA RESPUESTA ES NEGATIVA,
SE LE INDICA QUE PASE A
ATENCIÓN CIUDADANA.
· ADJUNTA FICHA AL DOCUMENTO
DE IDENTIFICACIÓN.
· ANOTA EN LISTADO DE CONTROL
DE VISITANTES.
· ARCHIVA TEMPORALEMENTE
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
Y FICHA.
· AL FINALIZAR SU GESTIÓN,
PRESENTA A GUARDIA
PARLAMENTARIA EL GAFETE.
FIN
· RECIBE GAFETE.
· LOCALIZA FICHA CON
DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
PERSONAL.
· VERIFICA SI LE PERTENECE AL
VISITANTE.
· ENTREGA.
· RECIBE CONFORME
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN.
· SE RETIRA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 90 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIO N Y ME TODOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual se elaboran guías prácticas que se utilizan como herramientas de
soporte para la organización y comunicación, que contienen información ordenada y
sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos del organismo, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración.
2. Objetivos del Procedimiento:
Dar a conocer la estructura organizacional y el funcionamiento interno de los procesos
administrativos del Organismo Legislativo.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para circunscribir
responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones.
Aumentar la eficiencia de los trabajadores.
Incrementar la coordinación en la realización del trabajo.
Establecer sistemas de análisis de información posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
Facilitar las funciones de control interno, evaluación y de auditoría.
3. Normas del Procedimiento:
Cada dirección administrativa se responsabilizará de solicitar la creación, actualización o
modificación de su estructura o procedimientos administrativos, según sus necesidades.
La elaboración de manuales administrativos serán solicitados al Departamento de
Organización y Métodos por la Dirección General.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 91 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Manuales Administrativos. DG/doym-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Solicita autorización a través de oficio, para realizar trabajo de campo en todas las direcciones administrativas del Congreso de la República, en el que se propone la programación de fechas.
2 Dirección General/ Director
Recibe solicitud. Revisa programación de fechas. Informa por escrito de la resolución:
Si se autoriza, envía oficio a todas las direcciones en el que se les informa del trabajo de campo que realizará Organización y Métodos. Remite copias de recibido al Departamento de Organización y Métodos.
Si no se autoriza, solicita al Departamento reprogramar las fechas propuestas.
3 Direcciones Administrativas Reciben información de Director General para la realización de trabajo de campo y tratar sobre manuales administrativos.
4 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe autorización para realizar el trabajo de campo en direcciones y procede: Asigna a Analista para cubrir cada una de las direcciones
administrativas. Se comunica telefónica o personalmente con directores
para solicitar reunión de trabajo.
5 Direcciones Administrativas Reciben llamada o visita de Jefe del Departamento de Organización y Métodos.
Establecen de conformidad, método de trabajo a utilizar. Asignan a personal de la dirección a su cargo para trabajar
conjuntamente con Analista del Departamento de Organización y Métodos.
6 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Imparte instrucciones a Analistas para realizar trabajo de campo.
Entrega documentación a cada Analista de acuerdo a las direcciones administrativas que le fueran asignadas.
7 Departamento de Organización y Métodos/ Analista
Recibe instrucciones y documentación de direcciones asignadas.
Solicita a Secretaria comunicarse con direcciones asignadas para concertar reuniones de trabajo.
8 Departamento de Organización y Métodos/ Secretaria
Contacta a personal asignado en cada dirección administrativa para establecer fecha de inicio de trabajo de campo.
Informa a Analista los horarios para efectuar visitas.
9 Departamento de Organización y Métodos/ Analista
Se reúne con encargado de dirección asignada. Elaboran conjuntamente la creación, modificación o
actualización de datos en los manuales en referencia, tomando en consideración los aspectos legales a aplicar.
Envía posteriormente al encargado de dirección asignada, datos recopilados en trabajo conjunto transcrito en formatos establecidos por el Departamento de Organización y Métodos, vía electrónica o impresa.
10 Direcciones Administrativas/ Encargado
Recibe formatos de creación, modificación o actualización de datos en manuales trabajados.
Revisa información contenida en formatos:
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 92 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Si aprueba lo transcrito, lo hace saber a Analista para proceder a validar lo trabajado.
Caso contrario, envía a Analista para realizar modificaciones.
11 Departamento de Organización y Métodos/ Analista
Recibe formatos aprobados o modificados y procede: Si son procedimientos administrativos, elabora
flujogramas y envía hoja de validación, en todo caso. Si no son aprobados, realiza correcciones o
modificaciones y remite nuevamente.
12 Direcciones Administrativas/ Encargado
Recibe formatos corregidos o modificados, si es el caso, y hoja de validación. Si es jefe de departamento o coordinador de unidad firma
hoja de validación; si es subalterno, solicita firma de validación a Director (a) correspondiente.
Envía hoja de validación firmada a Departamento de Organización y Métodos.
13 Departamento de Organización y Métodos/ Analista
Recibe únicamente hoja de validación firmada. Traslada la documentación elaborada vía electrónica e
impresa a Jefe del Departamento de Organización y Métodos.
14 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe documentación vía electrónica e impresa. Revisa la documentación recibida y la integra a formato
establecido para la creación, modificación o actualización de manuales administrativos.
Traslada hojas de validación a Secretaria para su archivo. Envía a Dirección General el proyecto final de Manuales
Administrativos.
15 Dirección General Recibe proyecto final de Manuales Administrativos. Revisa manual recibido:
Si lo aprueba, lo envía a Junta Directiva. Caso contrario, devuelve para su corrección o modificación.
16 Junta Directiva Recibe proyecto de Manuales Administrativos. Revisa manual y procede:
Si está de acuerdo, aprueba por medio de punto de acta. Caso contrario, regresa a Dirección General por rechazo o
cambios sugeridos.
17 Dirección General Recibe proyecto: Si fue aprobado, remite copia de punto de acta a
Departamento de Organización y Métodos. Caso contrario, traslada para realizar cambios sugeridos.
18 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe proyecto de Manual Administrativo: Si recibe punto de acta, lo hace saber a personal para su
conocimiento. Envía a unidad administrativa encargada de subirlo a la
página web del Congreso de la República para su publicación.
Caso contrario, se lo entrega a Analista asignado para realizar cambios.
19 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe o Analista
Si alguna unidad administrativa del Congreso de la República solicitara copia de algún documento contenido en uno de los manuales administrativos, se le indicará que la información se puede bajar de la página web del Congreso de la República.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 93 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS
1/2
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
SECRETARIA
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS/
ENCARGADO
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
JEFE
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
ANALISTA
DIRECCIÓN
GENERAL/
DIRECTOR
DG/doym-01
INICIO
· SOLICITA AUTORIZACIÓN
A TRAVÉS DE OFICIO,
PARA REALIZAR TRABAJO
DE CAMPO, EN EL QUE
SE PROPONE
PROGRAMACIÓN DE
FECHAS.
PROCEDE?
1
· RECIBE SOLICITUD.
· REVISA PROGRAMACIÓN
DE FECHAS.
· RECIBEN OFICIO EN
DONDE SE LES INFORMA
DEL TRABAJO DE CAMPO.
· RECIBE INSTRUCCIONES
DE REPROGRAMACIÓN.NO
· RECIBE AUTORIZACIÓN.
· ASIGNA A ANALISTA.
· SE COMUNICA
TELEFÓNICA O
PERSONALMENTE CON
DIRECTORES
ADMINISTRATIVOS PARA
SOLICITAR REUNIÓN DE
TRABAJO.
· INFORMA SOBRE
AUTORIZACIÓN A
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
· ENVÍA OFICIO A
DIRECTORES
ADMINISTRATIVOS
INFORMÁNDOLES DEL
TRABAJO DE CAMPO,
ENVÍA COPIA DE
RECIBIDO A
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
SI
· RECIBEN LLAMADA O
VISITA DE JEFE DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
· ESTABLECEN DE
CONFORMIDAD, MÉTODO
DE TRABAJO A UTILIZAR.
· ASIGNAN A PERSONAL
PARA TRABAJAR CON
ANALISTA.
FIN
· IMPARTE
INSTRUCCIONES A
ANALISTA Y LE ENTREGA
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE INSTRUCCIONES
Y DOCUMENTACIÓN.
· SOLICITA A SECRETARIA
COMUNICARSE A
DIRECCIONES PARA
CONCERTAR REUNIÓN
DE TRABAJO.
· SE REÚNE CON
ENCARGADO DE
DIRECCIÓN.
· ELABORAN TRABAJOS
SOBRE MANUALES EN
REFERENCIA,
CONSIDERANDO
ASPECTOS LEGALES A
APLICAR.
· ENVÍA POSTERIORMENTE
DATOS RECOPILADOS EN
FORMATOS DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS, VÍA
ELECTRÓNICA O
IMPRESA.
· CONTACTA A PERSONAL
ASIGNADO EN
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA PARA
ESTABLECER FECHA DE
INICIO DE TRABAJO DE
CAMPO.
· INFORMA A ANALISTA
LOS HORARIOS PARA
EFECTUAR VISITAS.
1
· RECIBE FORMATOS CON
DATOS EN MANUALES
TRABAJADOS.
· REVISA CONTENIDO:
PROCEDE?· RECIBE FORMATOS PARA
MODIFICACIONES.NO
· RECIBE FORMATOS
APROBADOS.
· SI SON
PROCEDIMIENTOS,
ELABORA FLUJOGRAMAS.
· ENVÍA HOJA DE
VALIDACIÓN.
SI
· SI ES JEFE DE
DEPARTAMENTO O
COORDINADOR DE
UNIDAD, FIRMA HOJA DE
VALIDACIÓN; SI ES
SUBALTERNO, SOLICITA
FIRMA A DIRECTOR
CORRESPONDIENTE.
· ENVÍA HOJA DE
VALIDACIÓN FIRMADA.
· RECIBE ÚNICAMENTE
HOJA DE VALIDACIÓN
FIRMADA.
· TRASLADA
DOCUMENTACIÓN
ELABORADA VÍA
ELECTRÓNICA E
IMPRESA.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN DOS
VÍAS.
· REVISA Y LA INTEGRA A
FORMATO ESTABLECIDO.
· TRASLADA HOJAS DE
VALIDACIÓN A
SECRETARIA.
· ENVÍA PROYECTO FINAL
DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 94 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS
2/2
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
JEFE O ANALISTA
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
JEFE
JUNTA DIRECTIVA
DIRECCIÓN
GENERAL/
DIRECTOR
1
· RECIBE PROYECTO FINAL
DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS.
· REVISA:
PROCEDE?· RECIBE PROYECTO.
· REVISA:
· DEVUELVE A
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS PARA
CORRECCIONES O
MODIFICACIONES.
DG/doym-01
NO
SI
PROCEDE?
· APRUEBA POR MEDIO DE
PUNTO DE ACTA.
· RECIBE PROYECTO POR
RECHAZO O CAMBIOS.NO
SI
· RECIBE Y REMITE COPIA
DE PUNTO DE ACTA. · RECIBE PUNTO DE ACTA
Y LO HACE SABER A
PERSONAL.
· ENVIA A ENCARGADO
PARA SUBIRLO A PÁGINA
WEB DEL CONGRESO
PARA SU PUBLICACIÓN.
· SI ALGUNA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITARA COPIA DE
ALGÚN DOCUMENTO
CONTENIDO EN UNO DE
LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS, SE LE
INDICARÁ QUE LA
INFORMACIÓN SE PUEDE
BAJAR DE LA PÁGINA
WEB DEL CONGRESO DE
LA REPÚBLICA.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 95 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual se elabora y evalúa el Plan Operativo Anual (POA) que rige las
actividades administrativas del Congreso de la República.
2. Objetivos del Procedimiento:
Fortalecer el conocimiento del mandato legal que rige a cada unidad administrativa del
Congreso de la República.
Reconocer el entorno administrativo de cada unidad, a través de los actores
estratégicos.
Diagnosticar la situación de cada unidad administrativa para definir las fortalezas y
debilidades.
Formular los objetivos estratégicos y operativos que permitan desarrollar las actividades
a largo, mediano y corto plazo.
Especificar en cada objetivo operativo, sus metas, unidad de medida e indicadores, con
el objeto de poder evaluar y darle seguimiento al avance de sus funciones.
Detallar el presupuesto de cada actividad, si es el caso, a fin de establecer el plan-
presupuesto.
3. Normas del Procedimiento:
La Dirección General solicitará el POA de cada dirección administrativa, quien a la vez,
requerirá a las unidades bajo su cargo, la elaboración de su Plan Operativo Anual e
integrarlos en un solo documento.
El Departamento de Organización y Métodos brindará asesoría para la elaboración del
POA, de acuerdo a solicitud de parte interesada de manera verbal o por escrito.
El Departamento de Organización y Métodos se encargará de integrar el POA general.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 96 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Plan Operativo Anual (POA). DG/doym-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Convoca a su personal para programar curso sobre la elaboración del Plan Operativo Anual (POA).
5
2 Departamento de Organización y Métodos/ Personal
Se reúne y planifica la metodología para el curso sobre
elaboración del POA:
Programa fechas para su ejecución,
Define contenido de presentación,
Material a utilizar,
Equipo tecnológico,
Propone, además, formatos para la elaboración del POA.
3 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Elabora oficio para solicitar autorización para efectuar curso
sobre el POA y formatos respectivos, en el que se especifica
las fechas programadas.
Envía solicitud de autorización a Dirección General.
4 Dirección General Recibe oficio.
Revisa contenido y procede:
Si autoriza, informa al Departamento de Organización y
Métodos y envía oficio a Directores Administrativos,
informándoles sobre la realización del curso. Asimismo,
informa sobre la aprobación de formatos.
Caso contrario, solicita reprogramación.
5 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe autorización para realizar curso con Direcciones
Administrativas sobre elaboración de POA.
Recibe copia de oficios recibidos en Direcciones
Administrativas.
Informa a su personal sobre la aprobación del curso.
Solicita a Secretaria la organización logística del curso.
6 Departamento de Organización y Métodos/ Secretaria
Recibe instrucciones precisas para la organización del curso:
Busca espacio y lo reserva, de acuerdo a programación.
Solicita a Dirección Administrativa apoyo para acomodar
mobiliario para utilizar en curso.
Solicita a Departamento de Informática, equipo a utilizar y
personal para el manejo del equipo respectivo.
Prepara juntamente con Analistas, carpetas con
documentos requeridos.
Solicita refrigerio a Dirección Administrativa, de acuerdo a
cantidad de participantes.
7 Departamento de Organización y Métodos/ Personal
Ejecuta curso sobre la elaboración del Plan Operativo Anual
(POA).
Entrega formatos que se utilizarán en la elaboración del Plan
Operativo Anual a cada representante de las ocho
direcciones administrativas.
Informa que posteriormente les llegará notificación para la
5 El curso sobre el POA debe ser solicitado por la Dirección General.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 97 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
entrega de un POA por cada dirección administrativa.
8 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Convoca nuevamente a su personal para planificar la
recepción de cada Plan Operativo Anual.
9 Departamento de Organización y Métodos/ Personal
Se reúne y planifica las fechas de recepción de cada Plan
Operativo Anual.
Programa los lineamientos generales a observar por cada
Analista para unificar el Plan Operativo Anual del Congreso
de la República.
10 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Elabora oficio para solicitar a Dirección General su
intervención a efecto de requerir a cada dirección
administrativa su Plan Operativo Anual en la fecha propuesta.
Adjunta nuevamente los formatos autorizados.
Envía documentación a Dirección o Subdirección General.
11 Dirección General Recibe solicitud.
Revisa documentación y procede:
Si autoriza, envía oficio y formatos a directores
administrativos, solicitándoles en fecha establecida la
entrega del Plan Operativo Anual y envía copia recibida de
oficios al Departamento de Organización y Métodos.
Caso contrario, devuelve para reprogramación o
correcciones.
12 Direcciones Administrativas Reciben oficio y formatos para la elaboración del Plan
Operativo Anual.
Asignan a personal para la elaboración del POA y le entrega
formatos correspondientes.
Informan de las fechas establecidas para la entrega del POA.
13 Dirección General Recibe en fechas establecidas el Plan Operativo Anual de
cada dirección administrativa.
Envía al Departamento de Organización y Métodos para su
análisis.
14 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe POA de direcciones administrativas.
Asigna a Analista para la revisión correspondiente.
Entrega POA respectivo.
15 Departamento de Organización y Métodos/ Analista
Recibe POA de dirección administrativa asignada.
Revisa si se elaboró en base a formatos establecidos.
Analiza contenido y procede:
Si todo está correcto, lo traslada para su integración a POA
general.
Caso contrario, se realizan las observaciones pertinentes y
devuelve para las correcciones o modificaciones.
16 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe POA revisado por Analista respectiva.
Integra POA de la dirección administrativa al general.
Imprime proyecto final del POA general.
Envía a Director General proyecto de POA.
17 Dirección General Recibe proyecto del POA.
Revisa el contenido y procede:
Si está de acuerdo, envía a Junta Directiva para su
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 98 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
aprobación.
Caso contrario, devuelve para correcciones o modificaciones.
18 Junta Directiva Recibe proyecto de POA.
Revisa y analiza contenido y procede:
Si está de acuerdo, aprueba por medio de punto de acta.
Caso contrario, regresa a Dirección General por rechazo o
cambios sugeridos.
19 Dirección General Recibe resolución de Junta Directiva:
Si fue aprobado, remite al Departamento de Organización y
Métodos copia de punto de acta.
Caso contrario, notifica correcciones o modificaciones.
20 Departamento de Organización y Métodos/ Jefe
Recibe notificación de Dirección o Subdirección General:
Si fue aprobado, recibe punto de acta e informa a su
personal de la autorización.
Envía a unidad administrativa encargada para subirlo a la
página web del Congreso de la República para su
publicación.
Traslada punto de acta para archivo.
Caso contrario, traslada a Analista para realizar las
correcciones o modificaciones.
21 Departamento de Organización y Métodos/ Secretaria
Recibe punto de acta.
Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 99 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
1/2
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
JEFE
DIRECCIÓN
GENERAL
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
PERSONAL
DG/doym-02
INICIO
· CONVOCA A SU
PERSONAL PARA
PROGRAMAR CURSO
SOBRE ELABORACIÓN
DE POA.
PROCEDE?
· SE REÚNE Y PLANIFICA
METODOLOGÍA PARA EL
CURSO SOBRE
ELABORACIÓN DEL POA Y
PROPONE FORMATOS.
· ELABORA OFICIO PARA
SOLICITAR
AUROTIZACIÓN DE
CURSO Y FORMATOS.
· ENVÍA SOLICITUD.
· RECIBE OFICIO.
· REVISA CONTENIDO Y
RESUELVE:
· INFORMA SOBRE
AUTORIZACIÓN A
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
· ENVÍA OFICIO A
DIRECTORES
ADMINISTRATIVOS
INFORMÁNDOLES SOBRE
LA REALIZACIÓN DEL
CURSO. ASIMISMO,
INFORMA SOBRE
APROBACIÓN DE
FORMATOS.
SI
· RECIBE INSTRUCCIONES
DE REPROGRAMACIÓN.
FIN
· RECIBE AUTORIZACIÓN.
· RECIBE COPIA DE
OFICIOS RECIBIDOS EN
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS.
· INFORMA A SU
PERSONAL.
· SOLICITA A SECRETARIA
LA ORGANIZACIÓN
LOGÍSTICA DEL CURSO.
· BUSCA ESPACIO Y
RESERVA.
· SOLICITA APOYO A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA PARA
ACOMODAR MOBILIARIO.
· SOLICITA EQUIPO A
INFORMÁTICA.
· PREPARA JUNTAMENTE
CON ANALISTAS,
CARPETAS.
· SOLICITA REFRIGERIO A
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA.
· EJECUTA CURSO.
· ENTREGA FORMATOS
AUTORIZADOS.
· INFORMA QUE
POSTERIORMENTE LES
LLEGARÁ NOTIFICACIÓN
PARA ENTREGAR EL
POA.
· CONVOCA NUEVAMENTE
A PERSONAL PARA
PLANIFICAR RECEPCIÓN
DE POAS.
· SE REÚNE Y PLANIFICA
FECHAS DE RECEPCIÓN
DE POAS.
· PROGRAMA
LINEAMIENTOS A
OBSERVAR PARA
UNIFICAR POA GENERAL.
· ELABORA OFICIO PARA
SOLICITAR
INTERVENCIÓN.
· ADJUNTA NUEVAMENTE
FORMATOS
AUTORIZADOS.
· ENVÍA DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE SOLICITUD.
· REVISA
DOCUMENTACIÓN Y
RESUELVE:
PROCEDE?
· RECIBE INSTRUCCIONES
PARA
REPROGRAMACIÓN O
CORRECCIONES.
· RECIBEN OFICIO,
FORMATOS Y FECHA
ESTABLECIDA PARA
ENTREGA DEL POA.
· ASIGNAN A PERSONAL
PARA LA ELABORACIÓN
DEL POA Y LE
ENTREGAN FORMATOS
CORRESPONDIENTES.
SI
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 100 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
2/2
JUNTA DIRECTIVA
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
ANALISTA
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
JEFE
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS/
SECRETARIA
DIRECCIÓN
GENERAL
1
· RECIBE EN FECHAS
ESTABLECIDAS EL POA
DE CADA DIRECCIÓN.
· ENVÍA PARA SU
ANÁLISIS.
· RECIBE POA DE
DIRECCIONES
ADMINISTRATIVAS.
· ASIGNA A ANALISTA
PARA LA REVISIÓN
CORRESPONDIENTE.
· ENTREGA POA
RESPECTIVO.
· RECIBE POA DE
DIRECCIÓN ASIGNADA.
· REVISA SI SE ELABORÓ
EN BASE A FORMATOS
ESTABLECIDOS.
· ANALIZA CONTENIDO Y
RESUELVE:
PROCEDE?
· RECIBE POA REVISADO Y
LO INTEGRA A POA
GENERAL.
SI
· REALIZA
CORRECCIONES O
MODIFICACIONES Y
DEVUELVE A
ENCARGADO EN
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
CORRESPONDIENTE.
NO
· IMPRIME PROYECTO
FINAL DEL POA.
· ENVÍA A DIRECTOR
GENERAL.
· RECIBE PROYECTO DEL
POA.
· REVISA CONTENIDO Y
RESUELVE:
PROCEDE?· RECIBE PARA
CORRECCIONES O
MODIFICACIONES.
NO
· RECIBE PROYECTO DEL
POA.
· REVISA Y ANALIZA
CONTENIDO.
· RESUELVE:
SI
PROCEDE?
· RECIBE PROYECTO POR
RECHAZO O CAMBIOS
SUGERIDOS.
NO
· RECIBE COPIA DE PUNTO
DE ACTA.
· INFORMA A SU
PERSONAL DE LA
AUTORIZACIÓN.
· ENVÍA A UNIDAD
ENCARGADA PARA
SUBIRLO A LA PÁGINA
WEB DEL CONGRESO
PARA SU PUBLICACIÓN.
· TRASLADA PUNTO DE
ACTA PARA SU ARCHIVO.
SI
· RECIBE PUNTO
DE ACTA.
· ARCHIVA.
DG/doym-02
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 101 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA LOCAL DE CONTROL DE INVENTARIOS
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que permite administrar el sistema local de inventarios mediante la actualización,
eliminación, restauración, modificación y asignación de permisos de la base de datos para
el registro de los bienes con que cuenta el Organismo Legislativo.
2. Objetivos del Procedimiento:
Poner a la disposición del Departamento de Inventarios, una herramienta tecnológica que
permita agilizar los procesos de control y registro de los activos fijos, fungibles e
intangibles.
Capacitar y apoyar a los responsables de inventarios en la utilización de las herramientas
tecnológicas disponibles.
Contar con documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para respaldo
en los procesos de revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
La creación de usuarios y funciones será únicamente por solicitud escrita, con visto bueno
de Director Administrativo.
El usuario que tenga funciones de modificación y eliminación deberá ser exclusiva, debido
a la responsabilidad de la aplicación.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 102 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Administración del sistema local de control de inventarios. DG/di-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Departamento de Inventarios/ Jefe
Envía oficio para solicitar una de las siguientes acciones:
1. Actualización de un bien.
2. Eliminación de un bien.
3. Restauración de sistema en caso de error al eliminar un
bien.
4. Modificación de datos erróneos.
5. Asignación de permiso de la base de datos.
2 Departamento de Informática/ Recepción
Recibe oficio.
Traslada.
3 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe oficio.
Verifica estado de la solicitud en el sistema de control de
inventarios.
Si se puede y se debe realizar la acción solicitada, traslada
oficio a Asistente.
Caso contrario, elabora oficio informando la razón de la
negativa a la solicitud.
4 Departamento de Informática/ Técnico
Recibe oficio con instrucciones de Coordinador.
Verifica información de oficio.
Ingresa a la base de datos.
Localiza información que haya que actualizar, eliminar, restaurar,
modificar o asignar.
5 Departamento de Informática/ Técnico
Ejecuta la acción solicitada y procede en los casos específicos:
1. Prueba y revisa que el cambio se haya realizado
correctamente.
2. Registra los movimientos que haya tenido y registros de
bienes que se le hayan asignado a la factura.
3. Verifica que el sistema funcione normalmente y elabora nota
en la que especifica el número de movimiento del bien
eliminado, correlativo de bien, pasos realizados para la
restauración del bien.
4. Verifica que se haya modificado el dato.
5. Prueba la asignación ya sea individual o colectiva.
6 Departamento de Informática/ Técnico
Elabora oficio con información de la acción ejecutada en cada
caso.
Traslada.
7 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe oficio con información de la acción ejecutada en cada
caso y procede:
Si el caso amerita, elabora nota informando al Departamento
de Inventarios de lo ejecutado con la información o dato
pertinente.
Caso contrario, se informará por teléfono de acción finalizada.
FIN DEL PROCESO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 103 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA LOCAL
DE CONTROL DE INVENTARIOS
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS/
JEFE
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
COORDINADOR
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
RECEPCIÓN
DG/di-01
INICIO
· ENVÍA OFICIO PARA
SOLICITAR:
· ACTUALIZACIÓN,
ELIMINACIÓN,
RESTAURACIÓN DE
SISTEMA EN CASO DE
ERROR AL ELIMINAR UN
BIEN, MODIFICACIÓN DE
DATOS ERRÓNEOS O
ASIGNACIÓN DE
PERMISO DE LA BASE DE
DATOS.
· RECIBE OFICIO.
· TRASLADA.
SE PUEDE Y
SE DEBE REALIZAR
LA ACCIÓN?
· RECIBE OFICIO.
· VERIFICA ESTADO DE LA
SOLICITUD EN EL
SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS:
· EJECUTA ACCIÓN
SOLICITADA Y PROCEDE
EN LOS CASOS
ESPECÍFICOS:
· PRUEBA Y REVISA QUE
CAMBIO SE HIZO
CORRECTAMENTE.
· REGISTRA LOS
M,OVIMIENTOS.
· VERIFICA QUE EL
SISTEMA FUNCIONE
NORMALMENTE Y
ELABORA NOTA EN LA
QUE ESPECIFÍCA
NÚMERO DE
MOVIMIENTO DEL BIEN
ELIMINADO,
CORRELATIVO DEL BIEN,
PASOS REALIZADOS
PARA LA RESTARACIÓN
DEL BIEN.
· VERIFICA QUE SE HAYA
MODIFICADO EL DATO.
· PRUEBA LA ASIGNACIÓN
YA SEA INDIVIDUAL O
COLECTIVA.
·
· RECIBE OFICIO CON
INFORMACIÓN DE
ACCIÓN EJECUTADA EN
CADA CASO.
· RECIBE OFICIO CON
RAZONAMIENTO DE LA
NEGATIVA.
NO
· RECIBE OFICIO CON
INSTRUCCIONES DE
COORDINADOR.
· VERIFICA INFORMACIÓN
DE OFICIO.
· INGRESA A LA BASE DE
DATOS.
· LOCALIZA INFORMACIÓN
QUE HAYA QUE
ACTUALIZAR, ELIMINAR
RESTAURAR, MODIFICAR
O ASIGNAR.
SI
FIN
INFORMACIÓN
POR ESCRITO?
· RECIBE NOTA CON
INFORMACIÓN DE LO
EJECUTADO Y DATOS
PERTINENTES.
SI
· RECIBE LLAMADA
TELEFÓNICA
INFORMANDO DE ACCIÓN
FINALIZADA.
NO
FIN
· ELABORA OFICIO CON
INFORMACIÓN DE LA
ACCIÓN EJECUTADA EN
CADA CASO.
· TRASLADA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 104 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL Y SITIO WEB
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que permite administrar la creación y asignación de usuarios de los servicios de
correo electrónico y página web, la inducción para su utilización, el manejo y control de
cambio de password de los servicios en referencia y la regularización en la actualización y
alimentación de las páginas web autorizadas.
2. Objetivos del Procedimiento:
Poner a la disposición de las unidades administrativas, la facilidad de la utilización de la
tecnología disponible.
Agilizar la comunicación interna y externa y crear las condiciones para la publicidad
inmediata de las actividades del Organismo Legislativo.
Contar con la documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para
respaldo en los procesos de revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
Se crean usuarios para el sitio web de conformidad con el Acuerdo de Junta Directiva
Número 3-2012.
Las cuentas de correo electrónico por ser de orden institucional, deben tener uso oficial
exclusivamente, lo que limita la cantidad de usuarios que se crean.
Para la creación o asignación de usuario, debe mediar oficio de jefe inmediato superior,
sujeto a las normas y políticas de seguridad informática.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 105 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Administración de usuarios de correo electrónico institucional y sitio web. DG/di-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad administrativa Presenta solicitud para: 1. Cuenta de correo electrónico o 2. Usuario de página web.
2 Departamento de Informática/ Recepción
Recibe solicitud. Traslada a Coordinador para visto bueno.
3 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe solicitud. Verifica disponibilidad para creación de cuenta de correo
electrónico o usuario de página web. 1. Si procede cuenta de correo electrónico, firma con visto
bueno y traslada a Encargado de Redes. 2. Si procede usuario de página web, firma con visto bueno y
traslada a Encargado (a) de Soporte Administrativo. Si no procede, en ambos casos, elabora oficio para informar
el motivo del rechazo.
4 Departamento de Informática/ Encargado de Redes
1. Recibe solicitud de cuenta de correo electrónico. Ingresa al sistema. Verifica que no haya homónimos. Crea la cuenta de correo electrónico. Asigna password temporal.
5 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2. Recibe solicitud. Ingresa al administrador de contenido del website para
crear usuario. Llena formulario electrónico de nuevo ingreso. Crea usuario. Asigna permiso. Elabora oficio dirigido a unidad administrativa solicitante
con información relacionada al usuario. Traslada para firma.
6 Departamento de Informática/ Coordinador
1. Recibe información de creación de cuenta de correo electrónico. Elabora oficio de respuesta dirigido a Unidad
Administrativa solicitante, informándole de requerimiento terminado.
2. Recibe oficio para firma, previamente: Verifica los permisos asignados. Firma de autorizado. Traslada a Encargado (a) de Soporte Administrativo.
7 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2. Recibe oficio firmado por Coordinador. Envía oficio con información relacionada al usuario.
8 Unidad administrativa 2. Recibe oficio con información de su código de usuario. Firma copia de recibido. Devuelve copia firmada.
9 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2. Recibe copia firmada. Archiva.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 106 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
10 Unidad administrativa 2. Si desconoce el uso de la página web, realiza llamada de Departamento de Informática, solicitando inducción.
11 Departamento de Informática/ Recepción
2. Recibe llamada. Traslada llamada a Encargado (a) de Soporte
Administrativo.
12 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2.Recibe llamada telefónica y procede: Ingresa a sistema. Pregunta dudas a solicitante. Resuelve requerimiento. Pregunta nuevamente si quedaron aclaradas las dudas. Finaliza llamada.
13 Unidad administrativa Puede solicitar por alguna razón justificada, cambio de password para los servicios de: 1. Correo electrónico, realiza llamada telefónica. 2. Página web, elabora oficio en el que solicita cambio de
password.
14 Departamento de Informática/ Recepcionista
1. Recibe llamada telefónica. Traslada llamada a Encargado de Redes.
2. Recibe oficio. Traslada a Coordinador.
15 Departamento de Informática/ Encargado de Redes
1. Recibe llamada. Asigna técnico.
16 Departamento de Informática/ Técnico de Redes
1. Recibe instrucciones para realizar cambio de password de correo electrónico. Ingresa a sistema. Busca usuario y verifica información de solicitante. Reinicia password. Indica a usuario contraseña temporal para ingresar.
17 Unidad administrativa. 1. Recibe instrucciones de Técnico de Redes. Realiza prueba. Finaliza proceso.
18 Departamento de Informática/ Coordinador
2. Recibe oficio para cambio de password de página web. Autoriza con firma de visto bueno. Traslada oficio a Encargado (a) de Soporte Administrativo.
19 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2. Recibe oficio con autorización para cambio de password de página web. Ingresa a administrador de contenido del website y busca
usuario de solicitante. Cambia contraseña. Elabora oficio dirigido a unidad administrativa solicitante,
indicando nuevo password. Traslada a Coordinador el oficio para respectiva firma.
20 Departamento de Informática/ Coordinador
2. Recibe oficio con información de nuevo password de página web. Firma. Traslada para envío.
21 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2. Recibe oficio firmado. Envía oficio a unidad administrativa solicitante.
22 Unidad administrativa 2. Recibe oficio y copia. Firma copia de recibido. Devuelve copia.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 107 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
23 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
2. Recibe copia de oficio firmado. Archiva.
24 Unidad administrativa Puede solicitar asesoría y apoyo al Departamento de Informática para actualizar o alimentar información de su página web, para lo cual, envía oficio y archivo físico.
25 Departamento de Informática/ Recepcionista
Recibe oficio y documentos a publicar. Traslada oficio y documentos a Coordinador.
26 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe oficio y documentos físicos. Verifica si información cuenta con autorización para su
publicación y procede: En caso negativo, solicita autorización a Director General
y espera autorización. En caso afirmativo, firma con visto bueno.
Traslada.
27 Departamento de Informática/ Técnico
Recibe oficio y documentos para publicación. Ingresa a administrador de contenido del website. Crea el registro en el sistema, si es necesario. Publica en sistema lo solicitado. Informa a Coordinador de actualización o alimentación de
archivo.
28 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe información. Revisa archivo. Informa a unidad solicitante de actualización o alimentación
de su página web ejecutado.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 108 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL Y SITIO WEB
1/2
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO (A) DE
SOPORTE
ADMINISTRATIVO
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
COORDINADOR
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO DE
REDES
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
RECEPCIÓN
DG/di-02
INICIO
PRESENTA SOLICITUD
PARA:
1. CUENTA DE CORREO
ELECTRÓNICO O
2. USUARIO DE PÁGINA
WEB.
FIN
PROCEDEN
CASOS 1 Y 2?
· RECIBE SOLICITUD.
· TRASLADA A
COORDINADOR.
· RECIBE SOLICITUD.
· VERIFICA
DISPONIBILIDAD.
1. RECIBE SOLICITUD DE
CUENTA DE CORREO
ELECTRÓNICO.
· INGRESA AL SISTEMA.
· VERIFICA QUE NO HAYA
HOMÓNIMOS.
· CREA CUENTA DE
CORREO ELECTRÓNICO.
· ASIGNA PASSWORD
TEMPORAL.
2. RECIBE SOLICITUD.
· INGRESA A
ADMINISTRADOR DE
CONTENIDO DEL
WEBSITE PARA CREAR
USUARIO.
· LLENA FORMULARIO
ELECTRÓNICO.
· CREA USUARIO.
· ASIGNA PERMISO.
· ELABORA OFICIO PARA
UNIDAD SOLICITANTE
CON INFORMACIÓN DEL
USUARIO.
· TRASLADA PARA FIRMA.
· RECIBE OFICIO CON
MOTIVO DE RECHAZO.NO
1. RECIBE INFORMACIÓN
DE CREACIÓN DE
CUENTA DE CORREO
ELECTRÓNICO.
2. RECIBE OFICIO CON
INFORMACIÓN DE
USUARIO PARA PÁGINA
WEB PARA FIRMA,
PREVIAMENTE:
· VERIFICA LOS
PERMISOS ASIGNADOS.
· FIRMA.
· TRASLADA A SOPORTE
ADMINISTRATIVO.
1. RECIBE OFICIO CON
INFORMACIÓN DE
CREACIÓN DE CORREO
ELECTRÓNICO.
2. RECIBE OFICIO
FIRMADO.
· ENVIA OFICIO CON
INFORMACIÓN DE
USUARIO DE PÁGINA
WEB.
2. RECIBE OFICIO CON
INFORMACIÓN DE
USUARIO DE PÁGINA
WEB,
· FIRMA COPIA.
· DEVUELVE.
ARCHIVA.
· SI DESCONOCE EL USO
DE LA PÁGINA WEB,
REALIZA LLAMADA Y
SOLICITA INDUCCIÓN.
· RECIBE LLAMADA.
· TRASLADA.
· RECIBE LLAMADA.
· INGRESA A SISTEMA.
· PREGUNTA DUDAS.
· RESUELVE.
· PREGUNTA NUEVAMENTE
SI SE ACLARARON LAS
DUDAS.
· FINALIZA LLAMADA.
1
1
SI
· PUEDE SOLICITAR POR
RAZÓN JUSTIFICADA,
CAMBIO DE PASSWORD.
· REALIZA LLAMADA
TELEFÓNICA.
· PUEDE SOLICITAR
CAMBIO DE PASSWORD.
· ELABORA OFICIO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 109 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL Y SITIO WEB
2/2
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO (A) DE
SOPORTE
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO DE
REDES
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
COORDINADOR
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
RECEPCIÓN
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DG/di-02
1
1. RECIBE LLAMADA.
· TRASLADA A
ENCARGADO DE REDES.
2. RECIBE OFICIO.
· TRASLADA A
COORDINADOR.
1. RECIBE LLAMADA.
· ASIGNA TÉCNICO.
· RECIBE INSTRUCCIONES.
· INGRESA A SISTEMA.
· BUSCA USUARIO Y
VERIFICA INFORMACIÓN
PROPORCIONADA.
· REINICIA PASSWORD.
· INDICA A USUARIO
CONTRASEÑA TEMPORAL
PARA INGRESAR.
· RECIBE INSTRUCCIONES.
· REALIZA PRUEBA.
FIN2. RECIBE OFICIO PARA
CAMBIO DE PASSWORD
DE PÁGINA WEB.
· AUTORIZA CON FIRMA DE
Vo. Bo.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO CON
AUTORIZACIÓN.
· INGRESA A
ADMINISTRADOR DE
CONTENIDO DEL WEBSITE
Y BUSCA A USUARIO.
· CAMBIA CONTRASEÑA.
· ELABORA OFICIO
INDICANDO NUEVO
PASSWORD.
· TRASLADA OFICIO PARA
FIRMA.· RECIBE OFICIO CON
INFORMACIÓN DE NUEVO
PASSWORD DE PÁGINA
WEB.
· FIRMA.
· TRASLADA PARA ENVÍO.· RECIBE OFICIO FIRMADO.
· ENVÍA A UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE.
· RECIBE OFICIO CON
COPIA.
· FIRMA COPIA DE
RECIBIDO.
· DEVUELVE COPIA.
ARCHIVA.
FIN· PUEDE SOLICITAR
ASESORÍA Y APOYO PARA
ACTUALIZAR O ALIMENTAR
INFORMACIÓN DE SU
PÁGINA WEB, PARA LO
CUAL, ENVÍA OFICIO Y
ARCHIVO FÍSICO.
· RECIBE OFICIO Y
DOCUMENTOS A
PUBLICAR.
· TRASLADA
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE OFICIO Y
DOCUMENTOS FÍSICOS.
· VERIFICA SI INFORMACIÓN
CUENTA CON
AUTORIZACIÓN PARA SU
PUBLICACIÓN.
PROCEDE
PUBLICACIÓN?
· SOLICITA AUTORIZACIÓN A
DIRECTOR GENERAL.
· RECIBE AUTORIZACIÓN
NO
· RECIBE OFICIO CON
AUTORIZACIÓN Y
DOCUMENTOS PARA
PUBLICAR.
· INGRESA A ADMINISTRA-
DOR DE CONTENDIO DEL
WEBSITE.
· CREA EL REGISTRO EN EL
SISTEMA, SI ES
NECESARIO.
· PUBLICA EN SISTEMA LO
SOLICITADO.
· INFORMA A COORDINADOR
DE ACTUALIZACIÓN O
ALIMENTACIÓN DE
ARCHIVO.
SI
· RECIBE INFORMACIÓN.
· REVISA ARCHIVO.
· INFORMA A UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE DE
ACTUALIZACIÓN O
ALIMENTACIÓN DE PÁGINA
WEB EJECUTADO.
FIN
1
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 110 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ADMINISTRACIÓN DE ENLACE DEDICADO
1. Definición del Procedimiento:
Proceso que permite administrar los usuarios y la configuración necesaria de equipos para
hacer uso del enlace dedicado.
2. Objetivo del Procedimiento:
Facilitar el enlace de las unidades administrativas del Organismo Legislativo responsables
de registrar y controlar la utilización de los recursos disponibles, a las aplicaciones y
sistemas de gestiones administrativas y financieras.
Capacitar y apoyar a los responsables en la utilización de las herramientas tecnológicas
disponibles, para su máximo aprovechamiento.
Contar con documentación de soporte de todas las operaciones ejecutadas, para respaldo
en los procesos de revisión y fiscalización.
3. Normas del Procedimiento:
Todo requerimiento debe ser por escrito y contar con el visto bueno del director de área.
Mantener el control dentro de los límites de eficiencia en el ancho de banda.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 111 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Configuración de equipo para enlace dedicado. DG/di-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad administrativa Remite oficio para solicitar configuración con enlace
dedicado.
2 Departamento de Informática/ Recepción
Recibe oficio para configuración de enlace, con autorización
de jefe inmediato superior, si el solicitante es jefe de un
departamento o de una unidad administrativa de las
siguientes áreas:
Dirección Financiera,
Dirección de Recursos Humanos,
Dirección Administrativa o
Dirección de Auditoría Interna.
Traslada.
3 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe oficio.
Verifica la posibilidad de realizarse la configuración.
Si es factible, autoriza configuración de acuerdo a
disponibilidad del ancho de banda. Traslada oficio a
Encargado de Redes para su ejecución.
Caso contrario, elabora oficio informando a la unidad
administrativa solicitante las razones del rechazo.
4 Departamento de Informática/ Encargado de Redes
Recibe oficio con instrucciones.
Asigna trabajo de ejecución a técnico.
5 Departamento de Informática/ Técnico
Verifica en listado la dirección IP que corresponde.
Se dirige al lugar de la solicitud de configuración.
Configura enlace directo.
Prueba enlace directo.
Informa a Encargado de Redes de trabajo finalizado.
6 Departamento de Informática/ Encargado de Redes
Recibe información de trabajo concluido.
Traslada información a Coordinador sobre trabajo realizado.
7 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe información de configuración ejecutada.
Según el caso, elabora oficio para confirmar acción ejecutada
a unidad administrativa solicitante.
FIN DEL PROCESO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 112 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONFIGURACIÓN DE EQUIPO PARA ENLACE DEDICADO
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
TÉCNICO
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
COORDINADOR
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO DE
REDES
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
RECEPCIÓN
DG/di-03
INICIO
FIN
· REMITE OFICIO PARA
SOLICITAR
CONFIGURACIÓN CON
ENLACE DEDICADO.
PROCEDE?
· RECIBE OFICIO PARA
CONFIGURACIÓN DE
ENLACE, CON
AUTORIZACIÓN DE JEFE
INMEDIATO SUPERIOR, SI
EL SOLICITANTE ES JEFE
DE UN DEPARTAMENTO O
DE UNA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DE LAS
SIGUIENTES ÁREAS:
· DIRECCIÓN
FINANCIERA,
· DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS,
· DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA O
· DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO.
· VERIFICA POSIBILIDAD
DE REALIZARSE LA
CONFIGURACIÓN, DE
ACUERDO A LA
DISPONIBILIDAD DEL
ANCHO DE BANDA:
· RECIBE OFICIO CON
INSTRUCCIONES DE
CONFIGURAR ENLACE
DEDICADO.
· ASIGNA TRABAJO DE
EJECUCIÓN A TÉCNICO.
· VERIFICA EN LISTADO LA
DIRECCIÓN IP
CORRESPONDIENTE.
· SE DIRIGE AL LUGAR DE
LA SOLICITUD DE
CONFIGURACIÓN.
· CONFIGURA ENLACE
DIRECTO.
· PRUEBA ENLACE
DIRECTOR.
· INFORMA A ENCARGADO
DE REDES DE TRABAJO
FINALIZADO.
SI· RECIBE OFICIO CON LAS
RAZONES DEL RECHAZO.NO
· RECIBE INFORMACIÓN DE
TRABAJO CONCLUIDO.
· TRASLADA
INFORMACIÓN.
· RECIBE INFORMACIÓN DE
CONFIGURACIÓN
EJECUTADA.
· SEGÚN EL CASO,
ELABORA OFICIO PARA
CONFIRMAR ACCIÓN
EJECUTADA A UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 113 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Creación de usuario de enlace dedicado. DG/di-04
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Unidad administrativa Solicita mediante oficio, de acuerdo a necesidad para
ejecutar las funciones asignadas, creación de usuario de:
1. Guatecompras,
2. Sicoin y Siges.
2 Departamento de Informática/ Recepción
Recibe oficio para creación de usuario.
Traslada.
3 Departamento de Informática/ Coordinador
Recibe oficio para creación de usuario.
Verifica que oficio contenga los requisitos básicos para
ejecutar la acción solicitada.
Si todo está correcto:
1. Si es para Guatecompras, traslada a Encargado (a) de
Soporte Administrativo.
2. Si es para Sicoin o Siges, traslada a Encargado de Redes.
Si la información no llena lo requerido por el sistema,
solicita nuevamente información a unidad administrativa
mediante oficio.
Firma de autorizado.
Traslada.
4 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
1. Recibe oficio con instrucciones para crear usuario en
Guatecompras.
Se conecta a sistema.
Ingresa a opción de usuarios.
Llena formulario electrónico de nuevos usuarios.
Traslada constancia de creación de usuario a unidad
administrativa solicitante.
5 Unidad administrativa 1. Recibe constancia de creación de usuario.
Firma de recibido copia de constancia.
Devuelve copia firmada.
6 Departamento de Informática/ Encargado (a) de Soporte Administrativo
1. Recibe copia de constancia firmada por unidad administrativa
solicitante.
Archiva.
7 Departamento de Informática/ Encargado de Redes
2. Recibe oficio con instrucciones para crear usuario en Sicoin y
Siges.
Se conecta a sistema.
Crea usuario.
Asigna funciones.
Informa a Coordinador sobre la creación de usuario.
8 Departamento de Informática/ Coordinador
2. Recibe información sobre creación de usuario en Sicoin y
Siges.
Solicita la activación de nuevo usuario a Dirección
Financiera.
Espera confirmación.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 114 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
9 Departamento de Informática/ Coordinador
2. Recibe confirmación de activación de usuario.
Elabora oficio para confirmar ejecución de solicitud de la
unidad administrativa respectiva.
10 Unidad administrativa 2. Recibe oficio con información de creación de usuario en
Sicoin y Siges.
FIN DEL PROCESO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 115 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CREACIÓN DE USUARIO DE ENLACE DEDICADO
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO DE
REDES
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
COORDINADOR
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
ENCARGADO (A) DE
SOPORTE
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA/
RECEPCIÓN
DG/di-04
INICIO
FIN
· SOLICITA MEDIANTE
OFICIO, DE ACUERDO A
NECESIDADES PARA
EJECUTAR LAS
FUNCIONES ASIGNADAS,
CREACIÓN DE USUARIO
DE:
· GUATECOMPRAS,
· SICOIN Y SIGES.
PROCEDE?
· RECIBE OFICIO PARA
CREACIÓN DE USUARIO.
· TRASLADA.
· RECIBE OFICIO PARA
CREACIÓN DE USUARIO.
· VERIFICA QUE OFICIO
CONTENGA REQUISITOS
BÁSICOS PARA
EJECUTAR ACCIÓN
SOLICITADA:
· RECIBE OFICIO CON
INSTRUCCIONES PARA
CREAR USUARIO EN
GUATECOMPRAS.
· SE CONECTA A SISTEMA.
· INGRESA A OPICIÓN DE
USUARIOS.
· LLENA FORMULARIO
ELECTRÓNICO DE
NUEVOS USUARIOS.
· TRASLADA CONSTANCIA
DE CREACIÓN DE
USUARIO A UNIDAD
ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE.
· RECIBE OFICIO CON
INSTRUCCIONES PARA
CREAR USUARIO EN
SICOIN Y SIGES.
· SE CONECTA A SISTEMA.
· CREA USUARIO.
· ASIGNA FUNCIONES.
· INFORMA A
COORDINADOR SOBRE
CREACIÓN DE USUARIO.
SI
· RECIBE CONSTANCIA DE
CREACIÓN DE USUARIO.
· FIRMA DE RECIBIDO
COPIA DE CONSTANCIA.
· DEVUELVE COPIA
FIRMADA.
· RECIBE COPIA
FIRMADA.
· ARCHIVA.
· RECIBE INFORMACIÓN
SOBRE CREACIÓN DE
USUARIO EN SICOIN Y
SIGES.
· SOLICITA ACTIVACIÓN DE
NUEVO USUARIO A
DIRECCIÓN FINANCIERA.
· ESPERA CONFIRMACIÓN.
· RECIBE CONFIRMACIÓN
DE ACTIVACIÓN DE
USUARIO.
· ELABORA OFICIO PARA
CONFIRMAR EJECUCIÓN
DE SOLICITUD DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESPECTIVA.
· RECIBE OFICIO CON
INFORMACIÓN DE
CREACIÓN DE USUARIO
EN SICOIN Y SIGES.
FIN
· RECIBE SOLICITUD PARA
LLENAR REQUERIMIENTO
DEL SISTEMA.
NO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 116 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
JARDI N INFANTIL
INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS
1. Definición del Procedimiento:
Proceso mediante el cual los alumnos del Jardín Infantil son registrados en la base de
datos, luego de completar sus expedientes con los requisitos que establece el
Ministerio de Educación y la Secretaría de Bienestar Social, lo cual les permite la
asistencia regular al establecimiento.
2. Objetivo del Procedimiento:
Tener conocimiento de toda la información de cada alumno para satisfacer sus
necesidades particulares; un respaldo en caso de emergencias de cualquier tipo y
tener al día el archivo para cualquier consulta que puedan requerir las instituciones
del Estado que interfieren en el Jardín Infantil, así como lo establecido en el
reglamento interno.
3. Normas del Procedimiento:
Los padres de familia deben entregar la documentación requerida y material completo
en las fechas determinadas por la Dirección Docente del Jardín Infantil, por la
especialidad del servicio.
Las inscripciones se realizan durante todo el año, por la especialidad del servicio que
presta el Jardín Infantil.
Todos los niños inscritos deben asistir en horario completo, como establece el
reglamento interno del Jardín Infantil, de lo contrario, deberá presentar
documentación que justifique el retiro, ausencia temporal u horario extraordinario,
condicionado a la autorización de la Dirección Docente.
Los alumnos de Sala Cuna y Maternal, por su edad, pueden ser retirados antes de
concluida la jornada, conforme reglamento.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 117 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Inscripción de alumnos. DG/ji-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Padre de familia Solicita información y listado de requisitos en recepción del Jardín Infantil.
2 Secretaría Proporciona listado de documentos de inscripción: Formularios: ficha de datos y compromiso que entregará
Jardín Infantil. Constancia laboral: emitida por la Dirección de Recursos
Humanos. Carné de vacunas: actualizado a la fecha, dos fotocopias
–no original-. Tarjeta de pulmones. Dos fotografías, tamaño cédula a color. Examen de la vista, avalado por oftalmólogo, requisito
para niños mayores de tres años. Examen auditivo, requisito para niños mayores de tres
años. Constancia pediátrica: extendida por médico que lleva el
control de salud del pequeño, no necesariamente un certificado.
Carta de autorización: identificada con No. de cédula a las personas que pueden recoger al alumno en caso de ausencia de los padres. Deben indicar si existen restricciones a personas determinadas.
Historial: relato de la vida del pequeño, desde el embarazo, parto y vida cotidiana, incluyendo hábitos, record de salud y lo que se considere prudente.
Seguro médico escolar. Copia de cédula o DPI de los padres. Constancia de tipo de sangre. Copia de partida de nacimiento.
Cualquier otra información que el padre de familia requiera.
3 Padre de familia Presenta documentación completa.
4 Secretaría Recibe papelería.
Revisa la documentación y, de encontrarse completa y
correcta, entrega al padre de familia:
Solvencia de inscripción,
Listado de útiles del grado respectivo, que debe haber
completado el día que asista el alumno,
Reglamento interno para su conocimiento y cumplimiento,
Normas a observar en el Jardín Infantil.
Informa a padre de familia que el alumno puede empezar su
asistencia regular al presentar la totalidad de los útiles bien
identificados.
En caso que la papelería estuviera incompleta, no se recibirá el expediente ni el alumno, hasta que se adjunten los requisitos pendientes.
5 Secretaría Registra los documentos recibidos en el control.
Registra al alumno en base de datos.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 118 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Se forma el expediente y se archiva junto a los de los demás alumnos.
6 Padre de familia Se presenta en el tiempo establecido y entrega:
Material escolar.
Utensilios completos solicitados.
7 Maestra de Grado Recibe material y utensilios.
Verifica que se recibe completo, en orden e identificado.
En caso contrario, se le devuelve para que lo regrese todo
completo e identificado.
Entrega solvencia de útiles correspondientes.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 119 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS
SECRETARÍA
JARDÍN INFANTIL
MAESTRA DE GRADO
JARDÍN INFANTIL
PADRE DE
FAMILIA
DG/ji-01
INICIO
SOLICITA
INFORMACIÓN Y
LISTADO DE
REQUISITOS.
· PROPORCIONA
LISTADO DE
DOCUMENTOS DE
INSCRIPCIÓN
(DETALLADOS EN
PASO 2).
· CUALQUIER OTRA
INFORMACIÓN
REQUERIDA.
PRESENTA
DOCUMENTACIÓN
COMPLETA.
PROCEDE?
· NO SE RECIBE
PAPELERÍA NI
ALUMNO, HASTA
QUE ADJUNTEN
LOS REQUISITOS
PENDIENTES.
NO
PAPELERÍA
COMPLETA Y
CORRECTA, RECIBE:
· SOLVENCIA DE
INSCRIPCIÓN,
· LISTADO DE
ÚTILES Y
· REGLAMENTO
INTERNO.
· NORMAS A
OBSERVAR EN EL
JARDÍN INFANTIL.
· RECIBE
INSTRUCCIONES
QUE ALUMNO
PUEDE ASISITIR
AL PRESENTAR
TODOS LOS
UTILES
DEBIDAMENTE
IDENTIFICADOS.
SI
· REGISTRA LOS
DOCUMENTOS.
· REGISTRA A
ALUMNO EN BASE
DE DATOS.
· FORMA
EXPEDIENTE.
· ARCHIVA.
ENTREGA MATERIAL
ESCOLAR Y
UTENSILIOS
COMPLETOS
SOLICITADOS.
¿COMPLETOS?
COMPLETA E
IDENTIFICA EL
MATERIAL
PENDIENTE.
NO
RECIBE SOLVENCIA
DE ÚTILES.SI
FIN
FIN
· RECIBE
PAPELERÍA.
· REVISA.
· RECIBE MATERIAL
Y UTENSILIOS.
· VERIFICA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 120 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERSONAL DE ASISTENCIA AL INGRESO DE ALUMNOS
1. Definición del Procedimiento:
Proceso en el que, el personal administrativo y docente del Jardín Infantil se
organiza para recibir e ingresar a los niños antes del horario normal de labores del
Congreso de la República.
2. Objetivo del Procedimiento:
Contar con el personal suficiente en hora extraordinaria, a partir del as 6:55 de la
mañana, para habilitar las instalaciones del Jardín Infantil y atender a los niños en su
ingreso.
3. Normas del Procedimiento:
Las niñeras serán las encargadas de la higiene y preparación de las aulas, así como
de los utensilios y comida de los niños.
Las docentes serán las encargadas de recibir a los niños, registrarán la hora de
ingreso y asistencia en el listado correspondiente.
A partir de las 7:00 a las 7:55 horas, se recibirá a los niños. Después de este horario,
se considerará asistencia tardía sujeta a disposición de la Dirección Docente, quien
evaluará la excusa y con base en antecedentes, se autorizará el ingreso del alumno.
Si la situación es repetitiva, se aplicará lo establecido en el reglamento.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 121 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Personal de asistencia al ingreso de alumnos. DG/ji-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Personal de turno Ingresa a las 06:55 horas, al momento de realizar su
marcación diaria en el programa Enpunto.
2 Conserjería Limpia las instalaciones comunes. Espera nuevas instrucciones.
3 Niñera y/o personal de sala cuna
Se dirigen a su área designada para prepararla y recibir a los
niños.
4 Personal docente Se prepara para recibir a los alumnos que ingresan desde las
7:00 horas.
5 Padre de familia Se presenta a dejar a su hijo.
6 Personal docente Al recibir al alumno, se le observará si se encuentra en buen
estado físico y de salud para permitir su ingreso. En caso de
sospecha, se le llevará a clínica pediátrica.
Si el alumno regresa de una suspensión, se le llevará a
clínica pediátrica para su revisión.
Si el niño necesita cambio de pañal al momento de ingresar,
se le indicará al padre de familia que puede pasar al área
respectiva para su aseo.
7 Médico Pediatra Ingresa a las 07:00 horas para examinar los casos que lo
requieran.
Evalúa al niño y de encontrarlo sano, permite su ingreso al
salón que le corresponde, de lo contrario, tomará la decisión
de suspenderlo de actividades por escrito y se sugiere
llevarlo con el médico pediatra de cabecera.
8 Padre de familia Entrega lonchera con alimentos, mochila con implementos
escolares y ropa de emergencia.
Firma listado de asistencia.
Se retira.
9 Personal docente Registra la hora de llegada del alumno a la par de la firma del
padre de familia.
Transfiere al alumno a una niñera.
10 Niñera Conduce al niño a su área respectiva.
Sustrae trastos con alimentos y los lleva a refrigerar.
A la hora del desayuno, lava sus manos, le sirve y lo cuida
mientras come.
Al terminar, lo lleva a cepillar y lavarse las manos.
Lo guía nuevamente al área común, en donde se atiende los
grados de Jardín a Kinder.
11 Niñera Cuida a los niños a su cargo en el área común, mientras
llegue la hora del Devocional.
FIN DEL PROCESO
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PERSONAL DE ASISTENCIA AL INGRESO DE ALUMNOS
MÉDICO
PEDIATRA
PADRE DE
FAMILIA
PERSONAL
DOCENTE
NIÑERA Y/O
PERSONAL DE
SALA DE CUNA
PERSONAL DE
TURNOCONSERJERÍA
DG/ji-02
INICIO
· INGRESA A LAS
06:55 HORAS.
· REALIZA SU
MARCACIÓN DIARIA
EN PROGRAMA
ENPUNTO.
· LIMPIA
INSTALACIONES
COMUNES.
· ESPERA NUEVAS
INSTRUCCIONES.
SE DIRIGEN A AREA
DESIGNADA PARA
PREPARARLA Y
RECIBIR A LOS
NIÑOS.
SE PREPARA PARA
RECIBIR A LOS
ALUMNOS QUE
INGRESAN DESDE
LAS 07:00 HORAS.
SE PRESENTA A
DEJAR A SU HIJO.
OBSERVA:
1.ESTADO FÍSICO
2. SALUD,
DUDA?
2
SI ES NECESARIO
CAMBIO DE PAÑAL,
PUEDE PASAR AL
ÁREA RESPECTIVA
PARA SU ASEO.
1¿PERMITE
INGRESO DE
ALUMNO?
POR SUSPENSIÓN,
SE RETIRA CON
HIJO.
NO
· ENTREGA
LONCHERA,
MOCHILA Y ROPA
DE ENERGENCIA.
· FIRMA LISTADO
DE ASISTENCIA.
· SE RETIRA.
SI
· REGISTRA HORA
DE LLEGADA DEL
ALUMNO A LA PAR
DE FIRMA DEL
PADRE.
· TRANSFIERE AL
ALUMNO A UNA
NIÑERA.
· CONDUCE A NIÑO A
AREA RESPECTIVA.
· SUSTRAE TRASTOS
CON COMIDA Y LOS
REFRIGERA.
· A LA HORA DEL
DESAYUNO, LE
SIRVE, LO CUIDA
MIENTRAS COME.
· LE CEPILLA LOS
DIENTES Y LAVA
LAS MANOS.
· LO GUIA
NUEVAMENTE AL
AREA COMUN.
CUIDA A LOS NIÑOS
A SU CARGO EN
ÁREA COMÚN
MIENTRAS LLEGUE
LA HORA DEL
DEVOCIONAL.FIN
FIN
· INGRESA A LAS
07:00 HORAS PARA
EXAMINAR LOS
CASOS QUE LO
REQUIERAN.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 123 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERSONAL DE ASISTENCIA AL EGRESO DE ALUMNOS
1. Definición del Procedimiento:
Proceso en el que, el personal administrativo y docente del Jardín Infantil se organiza
para entregar a los alumnos, después del horario normal de labores del Congreso de
la República.
2. Objetivo del Procedimiento:
Contar con el personal suficiente en hora extraordinaria, después de las 16:30 horas,
para entregar a los alumnos, limpiar y preparar las instalaciones para la jornada del
siguiente día.
3. Normas del Procedimiento:
A partir de las 15:30 horas, las niñeras empezarán a preparar a los alumnos de los
grados que no tienen clases en la tarde, asearlos y alistar sus utensilios de comida
para entregarlos. El personal de turno se encargarán de limpiar las aulas y dejarlas
listas para el siguiente día.
El personal de turno será el encargado de entregar a los alumnos, registrar la hora de
salida en el listado respectivo y entregar información eventual y circular a los padres
de familia.
Los alumnos de Sala Cuna, pueden entregarse desde las 13:00 horas, por razones
de edad. El resto de alumnos de Jardín a Kinder hasta las 16:30 horas.
Si un alumno se retira después de las 17:00 horas, se considerará “egreso tardío”.
Una vez entregado el alumno al padre de familia, se retira y no puede permanecer en
las instalaciones del Jardín.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 124 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección General
Procedimiento Personal de asistencia al egreso de alumnos. DG/ji-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Personal de turno vespertino Inicia su horario extraordinario a partir de las 16:30 horas y, al
finalizar a las 17:35 horas, se dirigen a realizar su marcación
en el programa Enpunto.
2 Niñera y/o Personal de sala cuna
El bebé se le cambia más temprano, debido a la hora de lactancia.
Se cambia y peina al alumno en el aula y se le prepara para entregarlo al padre de familia.
Ordena su lonchera con los utensilios del día.
3 Personal de turno vespertino Se dispone a entregar a los alumnos.
Si hubiera, prepara material de información para entregar a
los padres de familia.
Espera información de recepcionista para la entrega de
alumnos.
4 Recepcionista Avisa a personal de turno la presencia del padre de familia.
5 Directora Jardín Infantil
Supervisa el proceso de entrega del alumnado.
6 Personal de turno vespertino Entrega al alumno exclusivamente al padre de familia y/o
persona que se encuentre identificada en la carta de
autorización que se solicita para inscripción.
Si hubiera, entrega información eventual o circulares.
Solicita firma de enterado.
7 Niñera Entrega lonchera con utensilios del día.
8 Padre de familia Recibe a su hijo (a).
Firma listado de asistencia.
Si hubiera, recibe papelería o información eventual y firma
listado correspondiente.
Si tuviera algún comentario en cuanto a disposiciones, lo
anotará en el libro respectivo, firmándolo para darle seriedad.
Una vez recibido el alumno, se retira y no puede permanecer
en las instalaciones del Jardín.
9 Niñera Limpia aula y la deja lista para el siguiente día.
10 Conserjería Antes de las 15:30 horas, limpia áreas comunes.
11 Directora Jardín Infantil
Al haberse retirado el último alumno y miembros del personal,
entrega las instalaciones del Jardín Infantil a la Guardia
Parlamentaria alrededor de las 17:45 horas.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 125 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PERSONAL DE ASISTENCIA AL EGRESO DE ALUMNOS
PADRE DE
FAMILIA
JARDÍN INFANTIL/
DIRECTORA
JARDÍN INFANTIL/
RECEPCIONISTA
NIÑERA Y/O
PERSONAL DE
SALA CUNA
JARDÍN INFANTIL/
CONSERJERÍA
PERSONAL
DE TURNO
VESPERTINO
INICIO
· INICIA HORARIO
EXTRAORDINARIO
A LAS 16:30 Y AL
FINALIZAR A LAS
17:35 HORAS,
REALIZA
MARCACIÓN EN
PROGRAMA
ENPUNTO.· EL BEBÉ SE LE
CAMBIA MÁS
TEMPRANO,
DEBIDO A LA HORA
DE LACTANCIA.
· SE CAMBIA Y
PEINA AL ALUMNO
EN EL AULA Y SE
LE PREPARA PARA
ENTREGARLO AL
PADRE DE
FAMILIA.
· ORDENA LOCHERA
CON UTENSILIOS.
· SE DISPONE A
ENTREGAR
ALUMNO.
· SI HAY, PREPARA
MATERIAL DE
INFORMACIÓN
PARA PADRE.
· ESPERA LLAMADA
PERSONAL DE
RECEPCIONISTA.
· ENTREGA A
ALUMNO
EXCLUSIVAMENTE
A PADRE Y/O
ENCARGADO.
· SI HAY, ENTREGAN
INFORMACIÓN
EVENTUAL.
· SOLICITA FIRMA DE
ENTERADOS.ENTREGA
LONCHERA CON
UTENSILIOS DEL
DÍA.
LIMPIA AULA Y LA
DEJA LISTAS PARA
EL SIGUIENTE DÍA.
FIN
DG/ji-03
AVISA A PERSONAL
DE TURNO LA
PRESENCIA DE
PADRE DE FAMILIA.
· SUPERVISA EL
PROCESO DE
ENTREGA DEL
ALUMNADO.· RECIBE A SU HIJO.
· FIRMA LISTADO DE
ASISTENCIA.
· SU HUBIERA,
RECIBE PAPELERÍA
O INFORMACIÓN Y
FIRMA LISTADO.
· SI TUVIERA
COMENTARIO,
ANOTARÁ EN
LIBREO,
FIRMÁNDOLO.
· UNA VEZ RECIBIDO
EL ALUMNO, SE
RETIRA Y NO
PUEDE
PERMANECER EN
INSTALACIONES
DEL JARDÍN.
· ANTES DE LAS
15:30 HORAS,
LIMPIA ÁREAS
COMUNES.
FIN
· AL HABERSE
RETIRADO EL
ÚLTIMO ALUMNO Y
MIEMBROS DEL
PERSONAL,
ENTREGA LAS
INSTALACIONES
DEL JARDIN A LA
GUARDIA
PARLAMENTARIA
ALREDEDOR DE
LAS 17:45 HORAS.
FIN
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Dirección Financiera
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CONCILIACIONES BANCARIAS
4. Definición del Procedimiento:
Procedimiento por medio del cual se elaboran y concilian el detalle de los
movimientos reportados por los bancos del sistema que utiliza el Organismo
Legislativo y libro de bancos.
5. Objetivo del Procedimiento:
Revisar y conciliar los movimientos reportados por los bancos, cheques, notas de
débito, de crédito y depósitos.
6. Normas y finalidad del Procedimiento:
Constatar todos los movimientos reportados por los bancos.
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Dirección Financiera
Procedimiento Conciliaciones Bancarias DF-01
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Financiera Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Imprime estado de cuenta por medio de banca virtual, de cada una de las instituciones bancarias, con las que trabaja el Congreso de la República.
2 Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Imprime el libro de banco (boletín de caja) de cada una de las cuentas bancarias aperturadas por esta institución en los diferentes bancos del sistema.
3 Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Concilia cada uno de los movimientos bancarios (notas de crédito, depósitos, notas de débito, cheques), clasifica y elabora detalle de cheques en circulación.
4 Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Firma conciliación bancaria y libro de banco. Traslada a Contadora General.
5 Departamento Contabilidad Contadora General
Revisa, firma las conciliaciones bancarias y libro de banco, de cada una de las cuentas bancarias.
Devuelve a Auxiliar Financiero.
6 Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Recibe conciliaciones bancarias, libro de banco; revisados y firmados por Contadora General.
Traslada a Director Financiero.
7 Dirección Financiera Director Financiero
Revisa, firma las conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias.
Devuelve a Auxiliar Financiero.
8 Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Recibe las conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias; revisadas y firmadas por el Director Financiero y las traslada con oficio a la Dirección de Auditoría Interna, para su revisión y visa respectiva.
9 Dirección de Auditoría Interna
Recibe las conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias.
Si no hay correcciones, lo visa y devuelve a Contabilidad.
Si hay correcciones, no lo visa y regresa a Contabilidad para su corrección, a la espera de su devolución.
10 Dirección Financiera Departamento Contabilidad Auxiliar Financiero
Recibe conciliaciones bancarias y libro de banco de cada una de las cuentas bancarias, visadas.
Si hay correcciones que hacer, se realizan y se envían a la Dirección de Auditoría Interna para su visa.
11 Departamento Contabilidad Auxiliar/Archivo
Visadas las conciliaciones bancarias y libro de bancos, se archivan para futuras consultas.
Se reciben estados de cuenta originales y cheques pagados, se adjuntan a las conciliaciones bancarias y libro de banco, de cada una de las cuentas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
1/2
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECTOR FINANCIERO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
AUXILIAR FINANCIERO
DF-01
IMPRIME ESTADO DE
CUENTA POR MEDIO DE
BANCA VIRTUAL DE
CADA UNA DE LAS
INSTITUCIONES
BANCARIAS, CON LAS
QUE TRABAJA EL
CONGRESO DE LA
REPÚBLICA.
INICIO
· REVISA, FIRMA LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCO DE CADA UNA
DE LAS CUENTAS
BANCARIAS.
· DEVUELVE A AUXILIAR.
· REVISA, FIRMA LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCO DE CADA UNA
DE LAS CUENTAS
BANCARIAS.
· DEVUELVE A AUXILIAR.
· IMPRIME EL LIBRO DE
BANCO (BOLETIN DE
CAJA) DE CADA UNA DE
LAS CUENTAS
BANCARIAS
APERTURAS POR ESTA
INSTITUCIÓN, EN LOS
DIFERENTES BANCOS
DEL SISTEMA.
· CONCILIA CADA UNO
DE LOS MOVIMIENTOS
BANCARIOS (NOTAS DE
CRÉDITO, DEPÓSITOS,
NOTAS DE DÉDITO,
CHEQUES), CLASIFICA
Y ELABORA DETALLE
DE CHEQUES EN
CIRCULACIÓN.
· FIRMA CONCILIACIÓN
BANCARIA Y LIBRO DE
BANCO.
· TRASLADA A
CONTADORA GENERAL.
· RECIBE
CONCILIACIONES
BANCARIAS, LIBRO DE
BANCO REVISADOS Y
FIRMADOS POR
CONTADORA GENERAL.
· TRASLADA A DIRECTOR
FINANCIERO.
· RECIBE LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCO DE CADA UNA
DE LAS CUENTAS
BANCARIAS,
REVISADAS Y
FIRMADAS, LAS
TRASLADA CON OFICIO
A AUDITORÍA INTERNA
PARA REVISIÓN Y VISA
RESPECTIVA.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 130 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS DF-01
2/2
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
AUXILIAR/ARCHIVO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
AUXILIAR FINANCIERO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
1
· RECIBE LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCO DE CADA UNA
DE LAS CUENTAS
BANCARIAS.
ESTAN
CORRECTAS LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS
?
· HAY CORRECCIONES.
· NO VISA Y REGRESA A
CONTABILIDAD.
NO
· VISA Y TRASLADA A
CONTABILIDAD.
SI
· RECIBE
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCO DE CADA UNA
DE LAS CUENTAS
VISADAS.
· SI HAY CORRECIONES
QUE HACER, SE
REALIZAN Y SE ENVÍAN
A AUDITORÍA PARA SU
VISA.
· VISADAS LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCOS SE ARCHIVAN
PARA FUTURAS
CONSULTAS.
· SE RECIBEN ESTADOS
DE CUENTA
ORIGINALES Y
CHEQUES PAGADOS,
SE ADJUNTAN A LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS Y LIBRO DE
BANCO DE CADA UNA
DE LAS CUENTAS.
· RECIBE
DOCUMENTOS
PARA SU
ARCHIVO.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 131 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CUOTAS PATRONALES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento en el que se gestiona el pago de la cuota patronal, que por medio de
los sistemas SICOIN y SIGES se agiliza por una orden de pago.
2. Objetivo del Procedimiento:
Revisar y aprobar el CUR (comprobante único de registro) de compromiso,
liquidación de la orden de pago, aprobación del devengado y la solicitud del pago de
la orden.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Constatar que el pago de la cuota corresponda al monto que los documentos de
soporte indican tanto la cedula de cálculo como la planilla del IGSS.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 132 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Cuotas Patronales DF-02
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Elabora expediente y emite orden de compra y pago de la cuota patronal correspondiente.
Envía para autorización de Director General.
2 Dirección General
Director General autoriza con su visto bueno la solicitud de pago de la cuota patronal.
Devuelve expediente a Dirección de Recursos Humanos.
3 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe expediente de Dirección General. Envía expediente a la Dirección de Auditoría Interna para su
revisión y visa respectiva.
4 Dirección Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría
Recibe y revisa expediente, si está correcto lo visa y devuelve a Dirección de Recursos Humanos.
Si hay correcciones lo rechaza a Dirección de Recursos Humanos.
5 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe y envía expediente de solicitud visado, para trámite de pago de cuota patronal al Departamento de Presupuesto de Dirección Financiera.
6 Dirección Financiera Departamento Presupuesto/ Auxiliar Financiero
Analiza Orden de Compra con la afectación presupuestaria para elaborar CUR de compromiso y lo traslada a Contabilidad.
Si la afectación presupuestaria es incorrecta, se devuelve al Departamento de Nóminas.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
7 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Contadora General
Analiza el expediente y aprueba CUR de compromiso. Procede a liquidarlo y devengarlo; Lo traslada para solicitud de pago. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
8 Dirección Financiera Contadora General y/o Director Financiero
Recibe expediente con documentación. Solicita la instrucción de pago. Imprime y firma CUR. Devuelve documentación.
9 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente. Traslada al Departamento de Tesorería.
10 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago. Se emite el medio de pago, mediante cheque. Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma
virtual. Traslada al Director Financiero para primera firma del medio
de pago.
11 Dirección Financiera Director Financiero
Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.
12 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente con documentación. Envía a Dirección General para segunda autorización del
medio de pago.
13 Dirección General/
Director General Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.
14 Dirección Financiera
Departamento de Tesorería/ Recibe expediente con documentación. Entrega expediente a encargado de pago de instituciones.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 133 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Auxiliar Financiero
15 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero/ Pago de Instituciones.
Recibe expediente autorizado con documentación de respaldo.
Efectúa el pago al beneficiario. Entrega expediente original pagado, al archivo de
documentos del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.
16 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Archivo.
Recibe expediente original. Archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 134 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO CUOTAS PATRONALES
1/2
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
AUXILIAR DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO/AUXILIAR
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR/
CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
AUXILIAR DE NÓMINAS
DF-02
· ELABORA EXPEDIENTE
Y EMITE ORDEN DE
COMPRA Y PAGO DE LA
CUOTA PATRONAL
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA PARA
AUTORIZACIÓN.
INICIO
· RECIBE Y ENVÍA
EXPEDIENTE DE
SOLICITUD VISADO
PARA TRÁMITE DE
PAGO DE CUOTA
PATRONAL A
PRESUPUESTO DE
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· RECIBE Y ENVÍA
EXPEDIENTE A
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
PARA SU REVISIÓN Y
VISA RESPECTIVA.
· ANALIZA ORDEN DE
COMPRA CON LA
AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA
PARA ELABORAR CUR
DE COMPROMISO Y LO
TRASLADA A
CONTABILIDAD.
· SI LA AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA ES
INCORRECTA, SE
DEVUELVE AL
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· AUTORIZA CON SU
VISTO BUENO LA
SOLICITUD DE PAGO
DE LA CUOTA
PATRONAL.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE A
RECURSOS HUMANOS.
· RECIBE Y REVISA
EXPEDIENTE.
ESTÁ
CORRECTO
?
· VISA PARA QUE SIGA
SU PROCESO.
· RECHAZADO
· HAY CORRECCIONES.NO
SI
· ANALIZA EL
EXPEDIENTE Y
APRUEBA EL CUR DE
COMPROMISO.
· PROCEDE A
LIQUIDARLO Y
DEVENGARLO.
· LO TRASLADA PARA
SOLICITUD DE PAGO.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 135 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO CUOTAS PATRONALES DF-02
2/2
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/ AUXILIAR/
PAGO DE INSTITUCIONES
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECTOR FINANCIERO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
CONTADORA GENERAL/
DIRECTOR FINANCIERO
1
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN,
· SOLICITA LA
INSTRUCCIÓN DE
PAGO.
· IMPRIME Y FIRMA CUR.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE. · CON LA SOLICITUD, SE
GENERA EN SICOIN EL
MEDIO DE PAGO.
· SE EMITE EL MEDIO DE
PAGO, MEDIANTE
CHEQUE.
· CONFIRMA A LA
ENTIDAD BANCARIA EL
PAGO DEL CHEQUE, EN
FORMA VIRTUAL.
· TRASLADA AL
DIRECTOR FINANCIERO
PARA PRIMERA FIRMA
DEL MEDIO DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN
· AUTORIZA MEDIANTE
FIRMA EL MEDIO DE
PAGO.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE CON
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA AL
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN.
· ENVÍA A DIRECCIÓN
GENERAL PARA
SEGUNDA
AUTORIZACIÓN DEL
MEDIO DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN.
· AUTORIZA MEDIANTE
FIRMA EL MEDIO DE
PAGO.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE CON
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN
· ENTREGA
EXPEDIENTE A
ENCARGADO DE PAGO
DE INSTITUCIONES.
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL.
· ARCHIVA.
FIN
· RECIBE EXPEDIENTE
AUTORIZADO CON
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO.
· EFECTÚA EL PAGO AL
BENEFICIARIO.
· ENTREGA EXPEDIENTE
ORIGINAL PAGADO AL
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 136 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
COMPLEMENTO DE SUBSIDIO PAGADO POR EL IGSS
1. Definición del Procedimiento:
Pago del complemento del subsidio pagado por el IGGS por suspensión, agilizada
por una orden de pago en los sistemas SICOIN y SIGES.
2. Objetivo del Procedimiento:
Revisar y aprobar el CUR (comprobante único de registro) de compromiso,
liquidación de la orden de pago, aprobación del devengado y la solicitud del pago de
la orden.
3. Norma y finalidad del Procedimiento:
Constatar que el pago de la cuota corresponda al monto que los documentos de
soporte indican tanto la cedula de cálculo de nominas y la boleta de pago del IGSS.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 137 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Complemento de subsidio pagado por el IGSS. DF-03
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Elabora expediente y emite orden de compra y pago del complemento del subsidio pagado por el IGSS.
Envía para autorización de Director General.
2 Dirección General Director General
Director General autoriza con su visto bueno la solicitud de pago del complemento del subsidio pagado por el IGSS.
Devuelve expediente a Dirección de Recursos Humanos.
3 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe expediente de Dirección General. Envía expediente a la Dirección de Auditoría Interna para su
revisión y visa respectiva.
4 Dirección Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría
Recibe y revisa expediente, si está correcto lo visa y devuelve a Dirección de Recursos Humanos.
Si hay correcciones lo rechaza a Dirección de Recursos Humanos.
5 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe y envía expediente de solicitud visado, para trámite de pago del complemento del subsidio pagado por el IGSS, al Departamento de Presupuesto de Dirección Financiera.
6 Dirección Financiera Departamento Presupuesto/ Auxiliar Financiero
Analiza Orden de Compra con la afectación presupuestaria para elaborar CUR de compromiso y lo traslada a Contabilidad.
Si la afectación presupuestaria es incorrecta, se devuelve al Departamento de Nóminas.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
7 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Contadora General
Analiza el expediente y aprueba CUR de compromiso. Procede a liquidarlo y devengarlo; Lo traslada para solicitud de pago. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
8 Dirección Financiera Contadora General/ Director Financiero
Recibe expediente con documentación. Solicita la instrucción de pago. Imprime y firma CUR. Devuelve documentación.
9 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente. Traslada al Departamento de Tesorería.
10 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago. Se emite el medio de pago, mediante cheque. Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma
virtual. Traslada al Director Financiero para primera firma del medio
de pago.
11 Dirección Financiera Director Financiero
Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.
12 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente con documentación. Envía a Dirección General para segunda autorización del
medio de pago.
13 Dirección General/ Director General
Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.
14 Dirección Financiera Departamento de Tesorería/
Recibe expediente con documentación. Entrega expediente a encargado de ventanilla de pagos.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 138 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Auxiliar Financiero
15 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente autorizado con documentación de respaldo.
Efectúa el pago al beneficiario. Entrega expediente original pagado, al archivo de
documentos del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.
16 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Archivo.
Recibe expediente original. Archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 139 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO COMPLEMENTO DE SUBSIDIO PAGADO POR EL IGSS.
1/2
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
AUXILIAR DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO/AUXILIAR
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR/
CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
AUXILIAR DE NÓMINAS
DF03
· ELABORA EXPEDIENTE
Y EMITE ORDEN DE
COMPRA Y PAGO DEL
COMPLEMENTO DEL
SUBSIDIO PAGADO
POR EL IGSS.
· TRASLADA PARA
AUTORIZACIÓN.
INICIO
· RECIBE Y ENVÍA
EXPEDIENTE DE
SOLICITUD VISADO
PARA TRÁMITE DE
PAGO DEL
COMPLEMENTO DEL
SUBSIDIO PAGADO
POR EL IGSS A
PRESUPUESTO DE
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
· RECIBE Y ENVÍA
EXPEDIENTE A
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
PARA SU REVISIÓN Y
VISA RESPECTIVA.
· ANALIZA ORDEN DE
COMPRA CON LA
AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA
PARA ELABORAR CUR
DE COMPROMISO Y LO
TRASLADA A
CONTABILIDAD.
· SI LA AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA ES
INCORRECTA, SE
DEVUELVE AL
DEPARTAMENTO DE
NÓMINAS.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· DIRECTOR GENERAL
AUTORIZA CON SU
VISTO BUENO LA
SOLICITUD DE PAGO
DEL COMPLEMENTO
DEL SUBSIDIO PAGADO
POR EL IGSS.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE A
RECURSOS HUMANOS.
· RECIBE Y REVISA
EXPEDIENTE.
ESTÁ
CORRECTO
?
· VISA PARA QUE SIGA
SU PROCESO.
· RECHAZADO
· HAY CORRECCIONES.NO
SI
· ANALIZA EL
EXPEDIENTE Y
APRUEBA EL CUR DE
COMPROMISO.
· PROCEDE A
LIQUIDARLO Y
DEVENGARLO.
· LO TRASLADA PARA
SOLICITUD DE PAGO.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 140 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO COMPLEMENTO DE SUBSIDIO PAGADO POR EL IGSS DF-03
2/2
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/ AUXILIAR/
VENTANILLA DE PAGOS
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECTOR FINANCIERO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
CONTADORA GENERAL/
DIRECTOR FINANCIERO
1
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN,
· SOLICITA LA
INSTRUCCIÓN DE
PAGO
· IMPRIME Y FIRMA CUR
· DEVUELVE
EXPEDIENTE. · CON LA SOLICITUD, SE
GENERA EN SICOIN EL
MEDIO DE PAGO.
· SE EMITE EL MEDIO DE
PAGO, MEDIANTE
CHEQUE.
· CONFIRMA A LA
ENTIDAD BANCARIA EL
PAGO DEL CHEQUE, EN
FORMA VIRTUAL.
· TRASLADA AL
DIRECTOR FINANCIERO
PARA PRIMERA FIRMA
DEL MEDIO DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN
· AUTORIZA MEDIANTE
FIRMA EL MEDIO DE
PAGO.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE CON
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA AL
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN.
· ENVÍA A DIRECCIÓN
GENERAL PARA
SEGUNDA
AUTORIZACIÓN DEL
MEDIO DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN.
· AUTORIZA MEDIANTE
FIRMA EL MEDIO DE
PAGO.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE CON
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON
DOCUMENTACIÓN.
· ENTREGA
EXPEDIENTE A
ENCARGADO DE
VENTANILLA DE
PAGOS.
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL.
· ARCHIVA.
FIN
· RECIBE EXPEDIENTE
AUTORIZADO CON
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO.
· EFECTÚA EL PAGO AL
BENEFICIARIO.
· ENTREGA EXPEDIENTE
ORIGINAL PAGADO AL
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 141 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PAGO DEL TRÁMITE RETENCIÓN IVA
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento para utilizar el programa que facilita a los agentes de retención, la
elaboración de constancias y declaraciones juradas de retención del IVA.
2. Objetivos del Procedimiento:
Cumplir con sus obligaciones tributarias.
Presentar al fisco el importe de las retenciones que le corresponda efectuar.
3. Normas del Procedimiento:
Verificar que la Superintendencia de Administración Tributaria recibió el impuesto
retenido, previniendo denuncia penal.
No realizar retenciones del Impuesto al Valor Agregado, cuando el monto de la
compra de bienes o la prestación de servicios sea inferior a treinta mil quetzales
Q.30, 000.00.
Entregar la totalidad del impuesto retenido y presentar ante la Superintendencia de
Administración Tributaria, dentro de los diez (10) días hábiles del mes inmediato
siguiente.
Llevar una contabilidad en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 142 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Pago del Trámite RETENIVA DF-04
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Financiera Departamento Contabilidad
Emite constancia de retención IVA (RETENIVA), generadas desde SIGES de proveedores y de renglón 029.
Se revisa y compara la documentación con el mayor registrado en Contabilidad y el detalle de constancias según SAT, junto con la declaración jurada.
· Si todo esta correcto, se crea la instrucción de pago a terceros EIF en registro, y lo envía a Auditoría para ser visada.
2 Dirección de Auditoría Interna
Recibe, revisa la documentación y procede: 1. Si está correcto, lo visa.
2. Si lo rechaza, devuelve a Contabilidad para iniciar, enmendar o corregir.
3 Dirección Financiera Departamento Contabilidad
Recibe documentación visada. Traslada a Dirección Financiera.
4 Director Financiero ó Contadora General
Recibe documentación y solicita la instrucción de pago a terceros (EIF) a firma del CUR contable.
Devuelve a Contabilidad.
5 Departamento Contabilidad Recibe documentación: Procede a adjuntar archivos de declaración jurada y archivo
de texto a los documentos físicos. Entrega a Tesorería para su pago.
6 Departamento de Tesorería Recibe el expediente físico y el archivo electrónico. Procede a cargar y enviar los archivos electrónicos en la
plataforma de Banca Virtual. Imprime y agrega al expediente los comprobantes bancarios
que demuestran haber presentado y/o pagado el impuesto al Valor Agregado del pequeño contribuyente (RETENIVA).
7 Departamento de Tesorería 1. Si la declaración es sin valor, traslada expediente para firma de Director Financiero y Director General.
2. Si la declaración es con valor, registra el pago en SICOIN, imprime los comprobantes respectivos.
Traslada a firma del Director Financiero y Director General.
8 Director Financiero Recibe expediente. Firma la documentación de soporte respectiva. Devuelve expediente.
9 Departamento de Tesorería Recibe expediente y envía a firma del Director General.
10 Dirección General Recibe expediente. Firma la documentación de soporte respectiva. Devuelve expediente.
11 Dirección Financiera Departamento de Tesorería
Recibe expediente y entrega en el archivo de Contabilidad para su resguardo.
12 Departamento Contabilidad Recibe expediente para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 143 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO RETENIVA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECTOR FINANCIERO
Ó CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DF-04
· EMITE CONSTANCIA DE
RETENCIÓN IVA
(RETENIVA),
GENERADAS DESDE
SIGES DE
PROVEEDORES Y DE
RENGLÓN 29.
· SE REVISA Y COMPARA
LA DOCUMENACIÓN
CON EL MAYOR
RESGISTRADO EN
CONTABILIDAD Y EL
DETALLE DE
CONSTANCIAS SEGÚN
SAT, JUNTO CON LA
DECLARACIÓN
JURADA.
INICIO
RECIBE PARA
CORRECCIÓN.
· ES CORRECTA Y VISA
· CONTINÚE PROCESO.
· RECIBE EXPEDIENTE
FISICO Y EL ARCHIVO
ELECTRÓNICO.
· PROCEDE A CARGAR Y
ENVIAR LOS ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS EN LA
PLATAFORMA DE
BANCA VIRTUAL.
IMPRIME Y AGREGA AL
EXPEDIENTE LOS
COMPROBANTES
BANCARIOS QUE
DEMUESTRAN HABER
PRESENTADO Y/O
PAGADO EL IMPUESTO
AL VALOR AGREGADO
DEL PEQUEÑO
CONTRIBUYENTE
(RETENIVA).
· RECIBE, REVISA LA
DOCUMENTACIÓN Y
PROCEDE.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN.
· PROCEDE A ADJUNTAR
ARCHIVOS DE
DECLARACIÓN JURADA
Y ARCHIVO DE TEXTO
A LOS DOCUMENTOS
FISICOS.
· ENTREGA A
TESORERÍA PARA SU
PAGO.
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN
VISADA.
· TRASLADA A
DIRECTOR
FINANCIERO.
· RECIBE
EXPEDIENTE PARA
SU ARCHIVO.
FIN
ES CORRECTA
LA INSTRUCCIÓN
DE PAGO ?
· SI TODO ESTA
CORRECTO, SE CREA
LA INSTRUCCIÓN DE
PAGO A TERCEROS EIF
EN REGISTRO Y LO
ENVÍA A AUDITORÍA
PARA SER VISADA.
SI
· RECIBE
DOCUMENTACIÓN Y
SOLICITA LA
INSTRUCCIÓN DE
PAGO A TERCEROS
(EIF) A FIRMA DEL CUR
CONTABLE.
· DEVUELVE.
· 1. SI LA DECLARACIÓN
ES SIN VALOR,
TRASLADA
EXPEDIENTE PARA
FIRMA DEL DIRECTOR
FINANCIERO Y
DIRECTOR GENERAL.
· 2. SI LA DECLARACIÓN
ES CON VALOR,
REGISTRA EL PAGO EN
SICOIN, IMPRIME LOS
DOCUMENTOS
RESPECTIVOS.
· TRASLADA A FIRMA
DEL DIRECTOR
FINANCIERO Y
DIRECTOR GENERAL.
NO
· RECIBE EXPEDIENTE.
· FIRMA LA
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE RESPECTIVA
· DEVUELVE.
· RECIBE EXPEDIENTE Y
ENVÍA A FIRMA DEL
DIRECTOR GENERAL.
· RECIBE EXPEDIENTE Y
ENTREGA A
CONTABILIDAD.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· FIRMA LA
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE RESPECTIVA.
· DEVUELVE.
1
1
2
2
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 144 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento por medio del cual se realizan las retenciones sobre el impuesto
directo a los ingresos que tenga toda persona individual o entidad proveniente de
inversión de capital de trabajo establecido por ley, siendo el 5%.
2. Objetivos del Procedimiento:
Procesar y generar la información en los primeros diez (10) días hábiles.
Cumplir con sus obligaciones en los tiempos establecidos por la Ley.
3. Normas del Procedimiento:
Toda la documentación deberá estar visada por la Dirección de Auditoría Interna.
El primer día del mes se recibirá el informe para el pago del mismo, con el
correspondiente listado detallado y completo.
Verificar que el pago este registrado en el Sistema SICOIN.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 145 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR) DF-05
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección de Recursos Humanos Departamento de Nóminas
El primer día hábil del mes siguiente al que corresponde, envía informe de retenciones de trabajadores, archivo de texto y solicita el pago.
2 Dirección Financiera Departamento Contabilidad
Recibe informe y solicitud de nóminas, se adjunta e imprime mayor, comparando la información recibida con la registrada en Contabilidad.
· Si todo esta correcto, se procede a adjuntar la información de retenciones a proveedores y por medio de un formulario administrativo con firma de los involucrados, se traslada a Auditoria para visa.
3 Dirección de Auditoría Interna Auxiliar
Recibe, revisa la documentación y procede: 3. Si está de acuerdo, la visa.
4. Si no, la regresa a Contabilidad para su corrección.
4 Dirección Financiera Departamento Contabilidad
Recibe el expediente para registrar contablemente el EIF. Traslada.
5 Director Financiero ó Contadora General
Recibe documentación y solicita la instrucción de pago a terceros, EIF, firma el CUR contable.
Devuelve documentación a Contabilidad.
6 Departamento Contabilidad Recibe el expediente y firma el CUR contable. Traslada a Tesorería.
7 Departamento de Tesorería
Recibe y procesa la documentación para el pago, por medio de transferencia de cuenta.
Registra el pago en SICOIN. Después de haber registrado el pago en SICOIN, envía los
documentos que genera SICOIN a firma. Entrega el expediente a Contabilidad.
9 Departamento Contabilidad
Recibe de Tesorería el expediente sobre el pago y lo archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 146 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR)
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA/
AUXILIAR
DIRECTOR FINANCIERO
Ó CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA.
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO NÓMINAS
DF-05
· EL PRIMER DÍA HÁBIL
DEL MES SIGUIENTE AL
QUE CORRESPONDE,
ENVÍA INFORME DE
RETENCIONES DE
TRABAJADORES,
ARCHIVO DE TEXTO y
SOLICITA EL PAGO.
INICIO
· RECIBE PARA
CORRECCIÓN.
· SI TODO ESTA
CORRECTO, PROCEDE
A ADJUNTAR LA
INFORMACIÓN DE
RETENCIONES A
PROVEEDORES Y POR
MEDIO DE UN
FORMULARIO
ADMINISTRATIVO CON
FIRMA DE LOS
INVOLUCRADOS, SE
TRASLADA PARA VISA.
· RECIBE LA
DOCUMENTACIÓN Y
SOLICITA LA
INSTRUCCIÓN DE PAGO
A TERCEROS, EIF,
FIRMA CUR CONTABLE.
· DEVUELVE.
· RECIBE INFORME Y
SOLICITUD DE
NÓMINAS, SE ADJUNTA
E IMPRIME MAYOR,
COMPARANDO LA
INFORMACIÓN
RECIBIDA CON LA
REGISTRADA EN
CONTABILIDAD.
· RECIBE, REVISA LA
DOCUMENTACIÓN
PROCEDE..
· RECIBE EL
EXPEDIENTE PARA
REGISTRAR
CONTABLEMENTE EL
EIF.
· TRASLADA.
· VISA AUTORIZANDO LA
NOMINA Y TRASLADA A
CONTABILIDAD.
· RECIBE EL
EXPEDIENTE
SOBRE EL PAGO.
· ARCHIVA.
FIN
NÓMINA
CORRECTA?
· RECIBE PARA
CORRECCIÓNNO
SI
AUTORIZA PAGO
NÓMINA?
NO
SI
· RECIBE EL
EXPEDIENTE Y FIRMA
CUR CONTABLE.
· TRASLADA.
· RECIBE Y PROCESA LA
DOCUMENTACIÓN
PARA EL PAGO, POR
MEDIO DE
TRANSFERENCIA DE
CUENTA.
· REGISTRA EL PAGO EN
SICOIN.
· ENVÍA LOS
DOCUMENTOS QUE
GENERA SICOIN A
FIRMA.
· ENTREGA EL
EXPEDIENTE A
CONTABILIDAD.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 147 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PAGO POR DESCUENTOS JUDICIALES
4. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que registra los descuentos que por este concepto el Organismo
Legislativo está obligado a realizar a los trabajadores, los descuentos judiciales se
efectuarán como consecuencia de una orden de juez competente, la cual está
amparada por el Código Procesal Civil en este tipo de descuento que se ordena.
5. Objetivos del Procedimiento:
Retener al trabajador un porcentaje o monto fijo de su remuneración, con la finalidad
de ser abonados a los beneficiarios.
Cumplir con lo establecido en la orden judicial.
Inmediatamente recibida la notificación, se hace el descuento correspondiente al
mes, en nóminas.
6. Normas del Procedimiento:
La notificación y/o requerimiento del descuento, deberá estar firmada y sellada
debidamente por el Director General, Directora de Recursos Humanos y Auxiliar de
Nóminas, visada por Dirección de Auditoría Interna.
Los descuentos pueden ser por: Manutención y Preventivos (embargos y préstamos).
Los descuentos son acumulables hasta dictaminar el beneficio.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 148 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Pago por Descuentos Judiciales DF-06
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Envía expediente de solicitud para trámite de pago por descuentos judiciales por concepto de:
a) Pensión alimenticia, b) Juicio ejecutivo, y/o c) Devolución por juicio ejecutivo; a Dirección General para
su visto bueno.
2 Dirección General/ Director General
Director General autoriza con su visto bueno la solicitud de pago del descuento judicial.
Devuelve expediente a Dirección de Recursos Humanos.
3 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe expediente de Dirección General. Envía expediente a la Dirección de Auditoría Interna para su
revisión y visa respectiva.
4 Dirección Auditoría Interna/ Auxiliar de Auditoría
Recibe y revisa expediente, si está correcto, lo visa y devuelve a Dirección de Recursos Humanos.
Si hay correcciones, lo rechaza a Dirección de Recursos Humanos.
5 Dirección Recursos Humanos/ Auxiliar de Nóminas
Recibe y envía expediente visado de solicitud para trámite de pago por descuentos judiciales al Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.
6 Dirección Financiera/ Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente con documentación. Crea instrucción de pago a terceros por medio de un EIP
(Extrapresupuestario Instrucción de Pago).
7 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero/ Contadora General
Aprueba y firma el EIP. Traslada para solicitud de pago.
8 Contadora General/ Director Financiero
Recibe expediente con documentación. Solicita la instrucción de pago a terceros (EIP). Imprime y firma CUR contable. Devuelve documentación a Auxiliar Financiero.
9 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente con documentación. Traslada al Departamento de Tesorería.
10 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
· Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago, de la cuenta de descuentos judiciales.
· Se emite el medio de pago, mediante cheque o acreditamiento en cuenta.
· Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma virtual.
· Traslada al Director Financiero para primera firma del medio de pago.
11 Dirección Financiera Director Financiero
Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma, el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.
12 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente con documentación. Envía a Dirección General para segunda autorización, del
medio de pago.
13 Dirección General/ Director General
Recibe expediente con documentación. Autoriza mediante firma, el medio de pago. Devuelve expediente con documentación.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 149 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
14 Dirección Financiera/ Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente con documentación. Envía a ventanilla de pago el expediente autorizado para
entregar al beneficiario.
15 Departamento de Tesorería/ Auxiliar Financiero/ Ventanilla de pago.
Recibe expediente autorizado con documentación de respaldo.
Efectúa el pago al beneficiario. Entrega expediente original pagado al archivo de documentos
del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera.
16 Departamento Contabilidad/ Auxiliar Financiero
Recibe expediente original. Archiva.
FIN DEL PROCESO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 150 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO POR DESCUENTOS JUDICIALES
1/2
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
AUXILIAR DE AUDITORÍA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR/
CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
CONTADORA GENERAL/
DIRECTOR FINANCIERO
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
AUXILIAR DE NÓMINAS
DF-06
· ENVÍA A DIRECCIÓN
GENERAL PARA SU
VISTO BUENO,
EXPEDIENTE DE
SOLICITUD PARA
TRÁMITE DE PAGO POR
DESCUENTOS
JUDICIALES:
· a)PENSIÓN
ALIMENTICIA.
· b)JUICIO EJECUTIVO Ó
· c)DEVOLUCIÓN POR
JUICIO EJECUTIVO.
INICIO
· RECIBE PARA
CORREGIR.
· RECIBE Y ENVÍA
EXPEDIENTE A
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
PARA SU REVISIÓN Y
VISA RESPECTIVA.
· APRUEBA Y FIRMA EL
EIP.
· TRASLADA PARA
SOLICITUD DE PAGO.
· AUTORIZA CON SU
VISTO BUENO LA
SOLICITUD DE PAGO
DEL DESCUENTO
JUDICIAL.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE A
RECURSOS HUMANOS.
· RECIBE Y REVISA
EXPEDIENTE.
· RECIBE EXPEDIENTE,
SOLICITA INSTRUCCIÓN
DE PAGO A TERCEROS
(EIP).
· IMPRIME Y FIRMA CUR
CONTABLE.
· DEVUELVE
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· TRASLADA AL
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN.
· CREA INSTRUCCIÓN DE
PAGO A TERCEROS
POR MEDIO DE UN EIP.
ESTÁ
CORRECTO
EXPEDIENTE
?
·ESTA CORRECTO VISA.
·DEVUELVE
EXPEDIENTE.
NO
· RECIBE Y ENVÍA
EXPEDIENTE VISADO
DE SOLICITUD PARA
TRÁMITE DE PAGO POR
DESCUENTOS
JUDICIALES A
CONTABILIDAD DE
DIRECCIÓN
FINANCIERA
SI
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 151 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO POR DESCUENTOS JUDICIALES DF-05
2/2
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR/
ARCHIVO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/AUXILIAR/
VENTANILLA DE PAGO
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECTOR FINANCIERO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/AUXILIAR
1
· CON LA SOLICITUD, SE
GENERA EN SICOIN EL
MEDIO DE PAGO, DE LA
CUENTA DE
DESCUENTOS
JUDICIALES.
· SE EMITE EL MEDIO DE
PAGO, MEDIANTE
CHEQUE O
ACREDITAMIENTO EN
CUENTA.
· *CONFIRMA A ENTIDAD
BANCARIA EL PAGO
DEL CHEQUEL, EN
FORMA VIRTUAL.
· *TRASLADA A
DIRECTOR FINANCIERO
PARA PRIMERA FIRMA
DEL MEDIO DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN.
· ENVÍA A VENTANILLA
DE PAGO EL
EXPEDIENTE
AUTORIZADO, PARA
ENTREGAR AL
BENEFICIARIO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN.
· AUTORIZA MEDIANTE
FIRMA EL MEDIO DE
PAGO.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE CON
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTACIÓN.
· AUTORIZA MEDIANTE
FIRMA EL MEDIO DE
PAGO.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE CON
DOCUMENTACIÓN.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· ENVÍA A DIRECCIÓN
GENERAL PARA
SEGUNDA
AUTORIZACIÓN DEL
MEDIO DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
AUTORIZADO CON
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO.
· EFECTÚA EL PAGO AL
BENEFICIARIO.
· ENTREGA EXPEDIENTE
ORIGINAL PAGADO A
ARCHIVO.
FIN
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL.
· ARCHIVA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 152 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SOLICITUD PAGO
GASTOS DE VIÁTICOS
1. Definición del Procedimiento:
Este procedimiento se lleva a cabo en la Dirección Financiera e involucra a otras
direcciones que le compete la autorización de los viáticos para comisiones oficiales.
2. Objetivos del Procedimiento:
Cumplir con eficiencia, en el tiempo estipulado, la entrega de los viáticos asignados a
los comisionados.
Observar y cumplir las normas legales.
3. Normas del Procedimiento:
Recibir nombramiento de Presidencia, Junta Directiva, Comisión Permanente o
Comisionado.
Establecer cantidad asignada para realizar comisión oficial.
Tramitar la obtención de divisas.
Entregar a comisionado, la cantidad asignada.
Recibir documentación indispensable para liquidar viáticos entregados.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 153 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Pago de Gastos de Viáticos DF-07
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Solicitante
Por solicitud del comisionado y con el visto bueno del Jefe de Bancada: Requiere por escrito a Presidencia, autorización de gastos de viáticos para realizar la Comisión Oficial, adjuntando invitación original.
2 Presidencia Junta Directiva ó Comisión Permanente
Recibe la solicitud, analiza si autoriza el pago de viáticos: Si Autoriza: por escrito envía expediente a Dirección de
Protocolo. No autoriza: Informa al solicitante.
3 Dirección de Protocolo Auxiliar
Recibe expediente. Verifica que los documentos cumplan con el reglamento
de viáticos y demás normas legales aplicables. Calcula el monto de viáticos de conformidad con el
reglamento de viáticos y según la categoría del comisionado.
Emite el nombramiento correspondiente y Traslada para firma de autorización a la Presidencia.
4 Presidencia
Recibe el expediente y firma nombramiento. Devuelve a Dirección de Protocolo.
5 Dirección de Protocolo Auxiliar
Recibe el expediente. Traslada a la Dirección General para iniciar trámite de
pago.
6 Dirección General Director General
Recibe expediente con documentos para el trámite de viáticos.
Traslada a Dirección Financiera, instruyendo su trámite.
7 Dirección Financiera Director Financiero
Recibe y traslada al Departamento de Tesorería para trámite.
8
Departamento de Tesorería Verifica saldo bancario y saldo presupuestario. Elabora documentación bancaria para compra de divisas
en el Banco de Guatemala. Traslada hoja de seguridad para autorización y trámite de
firmas.
9 Departamento de Tesorería Con documentación autorizada por Director General y Director Financiero:
Efectúa trámite de compra de divisas en Banco de Guatemala.
Elabora comprobantes para entregar los viáticos a Comisionado.
Entrega fotocopia de nota de débito de la compra de divisas al Departamento de Contabilidad.
10 Departamento Contabilidad Crea una cuenta por liquidar de anticipo de viáticos. Archiva.
11 Departamento de Tesorería Encargado de Comisiones Oficiales
Paga divisas contra firma de los comprobantes respectivos.
Registra comprobantes de pago en el Sistema de Gestión (SIGES).
Elabora orden de compra de viáticos de cada Comisionado.
Traslada a Presupuesto.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 154 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
12 Departamento Presupuesto Auxiliar Financiero
Realiza aplicación presupuestaria. Traslada a Contabilidad.
13 Departamento Contabilidad Emite y aprueba CUR de compromiso y, Traslada a Tesorería.
NOTA: Comisionado
Liquida: Dentro de los ocho días hábiles siguientes a la
finalización de la comisión, presenta el informe circunstanciado.
Dentro de los cinco días habiles siguientes a la finalización de la comisión presenta la fotocopia del pasaporte.
No liquida: La Tesorería envía aviso a Presidencia de
Junta Directiva por medio de la Dirección General, informando la falta de liquidación.
14 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Encargado de Comisiones Oficiales
Recibe documentos de liquidación de viáticos. Llena formulario oficial para liquidación de viáticos. Agrega documentos a expediente. Traslada a Dirección de Auditoría Interna para la visa
respectiva.
15 Dirección Auditoría Interna
Recibe expediente y procede a revisar: 1. Si está correcta, visa el expediente y devuelve a
Tesorería para seguir con el trámite. 2. Si está incorrecta, devuelve a Tesorería para corrección.
16 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Encargado de Viáticos
Traslada liquidación ya visada para firma del Director General.
6
17 Dirección General Director General
Firma y devuelve a Tesorería.
18 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Encargado de Viáticos
Recibe liquidación y traslada a Contabilidad.
19 Departamento Contabilidad Auxiliar
Elabora anexo de orden de compra y CUR de devengado de viáticos de cada comisionado.
Verifica y aprueba CUR de devengado. Traslada al archivo para su custodia.
20 Departamento Contabilidad Encargado de Archivo
Recibe expediente. Archiva y custodia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6 Acta de Junta Directiva 15-2013, punto 4to. (29-4-13).
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 155 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO DE GASTOS DE VIÁTICOS
1/3
DIRECCIÓN DE
PROTOCOLO
AUXILIAR
PRESIDENCIA
JUNTA DIRECTIVA
COMISIÓN PERMANENTE
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECTORSOLICITANTE
DF-07
· POR SOLICITUD DEL
COMISIONADO Y CON
EL Vo .Bo. DEL JEFE DE
BANCADA:
· REQUIERE POR
ESCRITO A
PRESIDENCIA,
AUTORIZACIÓN DE
GASTOS DE VIÁTICOS
PARA REALIZAR LA
COMISIÓN OFICIAL.
INICIO
· RECIBE EXPEDIENTE.
· VERIFICA QUE LOS
DOCUMENTOS
CUMPLAN CON EL
REGLAMENTO DE
VIÁTICOS Y DEMÁS
NORMAS LEGALES
APLICABLES.
· CALCULA EL MONTO DE
VIÁTICOS DE
CONFORMIDAD CON EL
REGLAMENTO DE
VIÁTICOS Y SEGÚN LA
CATEGORÍA DEL
COMISIONADO.
· EMITE EL
NOMBRAMIENTO
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA PARA FIRMA
DE AUTORIZACIÓN.
· RECIBE EL
EXPEDIENTE Y FIRMA
NOMBRAMIENTO.
· DEVUELVE.
· RECIBE Y TRASLADA
AL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA PARA
TRÁMITE.
· RECIBE EL
EXPEDIENTE.
· TRASLADA A LA
DIRECCIÓN GENERAL
PARA INICIAR TRÁMITE
DE PAGO.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON DOCUMENTOS
PARA TRÁMITE DE
VIÁTICOS.
· TRASLADA A
DIRECCIÓN
FINANCIERA,
INSTRUYENDO SU
TRÁMITE.
1
· RECIBE Y ANALIZA SI
AUTORIZA EL PAGO DE
VIÁTICOS:
· SI AUTORIZA: ENVÍA
EXPEDIENTE
DIRECCIÓN DE
PROTOCOLO.
· NO AUTORIZA:
INFORMA AL
SOLICITANTE.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 156 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO DE GASTOS DE VIÁTICOS DF-07
2/3
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO/AUXILIAR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
1
· VERIFICA SALDO
BANCARIO Y SALDO
PRESUPUESTARIO.
· ELABORA
DOCUMENTACIÓN
BANCARIA PARA
COMPRA DE DIVISAS
EN BANCO DE
GUATEMALA.
· TRASLADA HOJA DE
SEGURIDAD PARA
AUTORIZACIÓN Y
TRÁMITE DE FIRMAS.
· CREA UNA CUENTA
POR LIQUIDAR DE
ANTICIPO DE VIÁTICOS.
· ARCHIVA.
· CON DOCUMENTACIÓN
AUTORIZADA POR
DIRECTOR GENERAL Y
DIRECTOR FINANCIERO
· EFECTÚA TRÁMITE DE
COMPRA DE DIVISAS
EN BANCO DE
GUATEMALA.
· ELABORA
COMPROBANTES PARA
ENTREGAR VIÁTICOS A
COMISIONADO.
· ENTREGA FOTOCOPÍA
DE NOTA DE DÉBITO
DE LA COMPA DE
DIVISAS A
CONTABILIDAD.
· PAGA DIVISAS CONTRA
FIRMA DE LOS
COMPROBANTES
RESPECTIVOS.
· REGISTRA
COMPROBANTES DE
PAGO EN EL SISTEMA
DE GESTIÓN (SIGES).
· ELABORA ORDEN DE
COMPRA DE VIÁTICOS
DE CADA
COMISIONADO.
· TRASLADA.
· REALIZA APLICACIÓN
PRESUPUESTARIA.
· TRASLADA A
CONTABILIDAD.
· EMITE Y APRUEBA CUR
DE COMPROMISO.
· TRASLADA A
TESORERÍA.
2
COMISIONADO:
LIQUIDA: DENTRO DE
LOS OCHO DÍAS HÁBILES
SIGUIENTES A LA
FILNALIZACIÓN DE LA
COMISIÓN, PRESENTA
EL INFORME
CIRCUNSTANCIADO.
DENTRO DE LOS CINCO
DÍAS HÁBILES
SIGUIENTES A LA
FINALIZACIÓN DE LA
COMISIÓN, PRESENTA
LA FOTOCOPIA DEL
PASAPORTE.
NO LIQUIDA: TESORERÍA
ENVÍA AVISO A
PRESIDENCIA DE JUNTA
DIRECTIVA POR MEDIO
DE LA DIRECCIÓN
GENERAL, INFORMANDO
LA FALTA DE
LIQUIDACIÓN.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 157 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO PAGO DE GASTOS DE VIATICOS DF-07
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
DECONTABILIDAD
ENCARGADO/ARCHIVO
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD/AUXILIAR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA/AUXILIAR
2
· RECIBE DOCUMENTOS
DE LIQUIDACIÓN DE
VIÁTICOS.
· LLENA FORMULARIO
OFICIAL PARA
LIQUIDACIÓN DE
VIÁTICOS.
· AGREGA DOCUMENTOS
A EXPEDIENTE.
· TRASLADA PARA LA
VISA RESPECTIVA.
· RECIBE PARA
CORREGIR.
· RECIBE EXPEDIENTE Y
PROCEDE A REVISAR.
· ELABORA ANEXO DE
ORDEN DE COMPRA Y
CUR DE DEVENGADO
DE VIÁTICOS DE CADA
COMISIONADO.
· VERIFICA Y APRUEBA
CUR DE DEVENGADO.
· TRASLADA PARA
ARCHIVO.
FIN.
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· ARCHIVA Y
CUSTODIA.
ESTA
CORRECTO?NO
· VISA EL EXPEDIENTE.
· DEVUELVE PARA QUE
SIGA TRÁMITE.
SI
· TRASLADA
LIQUIDACIÓN YA
VISADA PARA FIRMA
DEL DIRECTOR
GENERAL.
· FIRMA Y DEVUELVE A
TESORERÍA.
· RECIBE LIQUIDACIÓN Y
TRASLADA A
CONTABILIDAD.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 158 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRÁMITE DE NÓMINAS Y PRESTACIONES
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que se lleva a cabo en la Dirección de Recursos Humanos y la
Dirección Financiera e involucra a otras Direcciones que les compete autorizar el
pago de sueldos y honorarios de nóminas de señores parlamentarios, del recurso
humano contratado bajo los diferentes renglones presupuestarios y otras
prestaciones contenidas en las leyes laborales, Ley Orgánica del Organismo
Legislativo y su Reglamento, y Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.
2. Objetivo del Procedimiento:
Ejecutar con eficiencia el proceso de pago de sueldos y honorarios en nóminas,
cuotas patronales y otras prestaciones laborales, complemento del subsidio por
suspensión del I.G.S.S., en el tiempo estipulado, observando las normas legales y
administrativas, para evitar reclamos o reparos posteriores.
3. Normas y finalidad del Procedimiento:
Recibir expediente del Departamento de Nóminas y Contratos de la Dirección de
Recursos Humanos, previa revisión de la Dirección de Auditoría Interna.
Crear documentación legal y administrativa para el trámite respectivo.
Obtener firmas registradas en sistema bancario.
Registrar los movimientos financieros dentro de los bancos de datos
correspondientes.
Respaldar con la documentación respectiva la gestión realizada.
Resguardar el expediente para consultas posteriores.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 159 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Trámite de Nóminas y Prestaciones DF-08
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Dirección de Recursos Humanos
Elabora la nómina de pago que corresponda; (señores Diputados, Jefes de Bloque, 011, 022, 029, nóminas adicionales, horas extras), subsidios, ayudas funerarias, liquidación de prestaciones, Bono 14 y Aguinaldo.
Elabora orden SIGES y efectúa el registro presupuestario de las nóminas y pagos.
Traslada a Dirección de Auditoría Interna para su revisión y visado del expediente.
2 Dirección de Auditoría Interna
Recibe y revisa la documentación: 1. Si está de acuerdo, la visa y envía a Dirección de Recursos
Humanos. 2. Si no, rechaza y regresa a Dirección de Recursos Humanos
para su corrección.
3 Dirección de Recursos Humanos
Envía nómina al Director General para su firma.
4 Dirección General Director General
Recibe y revisa documentación. Firma de autorizado las nóminas de pago. Devuelve documentos a Dirección de Recursos Humanos.
5 Dirección de Recursos Humanos
Recibe y envía documentación al Departamento de Presupuesto para el registro presupuestario.
6 Dirección Financiera Departamento Presupuesto
Recibe expediente de pago, elabora CUR y registra las partidas presupuestarias, lo solicita y lo traslada al Departamento de Contabilidad.
Cuando corresponde, efectúa las regularizaciones de gastos por: celulares, correos, sueldos por no corresponder y otros.
7 Departamento Contabilidad Recibe orden de compra de pago de nóminas. Aprueba el compromiso, registra la liquidación con las
deducciones que correspondan, solicita la liquidación. Registra y aprueba el devengado. Traslada el expediente para solicitar el pago.
8 Director Financiero ó Contadora General
Recibe nómina, solicita el pago e imprime CUR presupuestario, firma y devuelve a Contabilidad.
9 Departamento Contabilidad Recibe nómina, firma CUR presupuestario y traslada al Departamento de Tesorería.
10 Departamento Tesorería Recibe nómina y procesa la documentación para el pago por medio de cheque o acreditamiento en cuenta.
Procede a realizar trámite de firmas del Director Financiero y Director General.
Realiza el pago y devuelve el expediente al Departamento de Contabilidad.
11 Departamento Contabilidad Recibe expediente de Tesorería ya concluido el trámite de pago, para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 160 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE NÓMINAS Y PRESTACIONES
1/2
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
DF-08
· ELABORA LA NÓMINA
DE PAGO QUE
CORRESPONDA:
(DIPUTADOS, JEFES DE
BLOQUE, 011, 022, 029,
NÓMINAS
ADICIONALES, HORAS
EXTRAS) SUBSIDIOS,
AYUDAS FUNERARIAS,
LIQUIDACIÓN DE
PRESTACIONES, BONO
14 Y AGUINALDO.
· ELABORA ORDEN
SIGES Y EFECTÚA EL
REGISTRO
PRESUPUESTARIO DE
LAS NÓMINAS Y PAGOS.
· TRASLADA.
INICIO
· RECIBE EXPEDIENTE
DE PAGO, ELABORA
CUR Y REGISTRA LAS
PARTIDAS
PRESUPUESTARIAS, LO
SOLICITA Y LO
TRASLADA A
CONTABILIDAD.
· CUANDO
CORRESPONDE,
EFECTÚA LAS
REGULARIZACIONES DE
GASTOS POR:
CELULARES, CORREOS,
SUELDOS POR NO
CORRESPONDER Y
OTROS.
1
· RECIBE Y REVISA
DOCUMENTACIÓN.
ESTA CORRECTA LA
NÓMINA ?
REGRESA PARA SU
CORRECCIÓN.
· ESTA DE ACUERDO
VISA Y TRASLADA QUE
SIGA TRÁMITE.
SI
· RECIBE Y ENVÍA AL
DIRECTOR GENERAL
NO
· RECIBE Y REVISA
DOCUMENTACIÓN.
· FIRMA DE AUTORIZADO
LAS NÓMINAS DE
PAGO.
· DEVUELVE.
· RECIBE Y ENVÍA AL
DEPARTAMENTO DE
DEPRESUPUESTO
PARA EL REGISTRO
PRESUPUESTARIO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 161 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE NÓMINAS Y PRESTACIONES DF-08
2/2
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DIRECTOR FINANCIERO
Ó
CONTADORA GENERAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
1
· RECIBE NÓMINA,
SOLICITA EL PAGO E
IMPRIME CUR
PRESUPUESTARIO,
FIRMA Y DEVUELVE A
CONTABILIDAD.
· RECIBE NÓMINA, FIRMA
CUR
PRESUPUESTARIO.
TRASLADA A
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA.
· RECIBE NÓMINA Y
PROCESA LA
DOCUMENTACIÓN
PARA EL PAGO POR
MEDIO DE CHEQUE Ó
ACREDITAMIENTO EN
CUENTA.
· PROCEDE A REALIZAR
TRÁMITE DE FIRMAS
DEL DIRECTOR
FINANCIERO Y
DIRECTOR GENERAL.
· REALIZA EL PAGO Y
DEVUELVE
EXPEDIENTE AL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD.
FIN
· RECIBE
EXPEDIENTE, YA
CONCLUÍDO EL
TRÁMITE DE PAGO,
· ARCHIVA.
· RECIBE ORDEN DE
COMPRA DE PAGO DE
NÓMINAS.
· APRUEBA EL
COMPROMISO,
REGISTRA LA
LIQUIDACIÓN CON LAS
DEDUCCIONES QUE
CORRESPONDAN,
SOLICITA LA
LIQUIDACIÓN,
· REGISTRA Y APRUEBA
EL DEVENGADO.
· TRASLADA EL
EXPEDIENTE PARA
SOLICITAR EL PAGO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 162 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento que da inicio con el pedido de compra de las diferentes unidades
administrativas y legislativas, dejando la gestión en la Dirección Administrativa y
continúa en la Dirección Financiera, la Dirección de Auditoría Interna y Dirección
General; para completar el proceso de pago en la adquisición de bienes y servicios
para el Organismo Legislativo.
2. Objetivo del Procedimiento:
Ejecutar con eficiencia el proceso de pago a proveedores en el tiempo estipulado,
observando las normas legales y administrativas, para evitar reclamos o reparos
posteriores.
3. Normas del Procedimiento:
Recibir únicamente las solicitudes del pedido de compra que incluyan los sellos y
firmas completas.
Verificar que cuando el monto de la solicitud sea mayor de Q.10, 000.00, incluya tres
cotizaciones.
El expediente debe ser foliado en todas las etapas del proceso.
Se realiza el proceso de pago únicamente con el visado de la Dirección de Auditoría
Interna.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 163 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Trámite de Órdenes de Compra y Pago DF-09
Pasos a seguir
Responsable Actividad
1 Solicitante Emite la solicitud de pedido y lo traslada a compras.
2 Dirección Administrativa Departamento de Compras
Recibe solicitud de pedido de compra que debe incluir los sellos y firmas completas. Nota: Debe traer sello de inexistencia de la Bodega General. Adjuntar diagnóstico de informática cuando se trate de equipo de cómputo y diagnóstico de mecánico cuando se trate de vehículos.
3 Departamento de Compras Analiza las firmas respectivas de las personas que solicitan y que avalan el pedido y sus respectivos sellos.
Que incluya datos de tres cotizaciones cuando el monto sea mayor de Q.10,000.00 y procede a adjudicar la compra, tomando como base los criterios de calidad, precio y tiempo de entrega.
4 Departamento de Compras Con el análisis de la compra, adjudica y elabora en el Sistema SIGES la Orden de Compra y Pago.
Se ejecuta la compra, solicitando al proveedor los bienes o servicios.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
5 Bodega General El proveedor entrega a Bodega General los bienes, quien emite el formulario 1-H y envía copia al Departamento de Compras.
Si es inventariable, informar al Departamento de Inventarios. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
6 Departamento de Inventarios Registra el bien en el módulo de inventarios del Sistema SICOIN y emite la constancia respectiva.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
7 Departamento de Compras Recibe del proveedor factura, así como, copia del formulario 1-H y de la constancia de ingreso al Inventario, procediendo a enviar el expediente al Departamento de Presupuesto.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
8 Dirección Financiera Departamento Presupuesto
Analiza Orden de Compra con la afectación presupuestaria para elaborar CUR de compromiso y lo traslada al Departamento de Contabilidad.
Si la afectación presupuestaria es incorrecta, se devuelve al Departamento de Compras.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
9 Departamento Contabilidad Analiza el expediente y aprueba el CUR de compromiso, lo traslada a la Dirección de Auditoría Interna para su visa.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
10 Dirección de Auditoría Interna
Recibe el expediente y procede a revisar; a) Si es visado, se devuelve a Contabilidad para continuar
con el trámite de pago. b) Si es rechazado, lo devuelve por medio de oficio a
Dirección Administrativa, para efectuar las correcciones que se indiquen, reiniciando el proceso en la fase que corresponda.
c) Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 164 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Dirección Financiera Departamento Contabilidad
Recibe expediente visado, procede a liquidarlo y devengarlo; lo traslada para solicitud de pago.
Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
12 Director Financiero ó Contadora General
Solicita el pago de devengado, imprime el CUR y firma. Traslada el expediente a Contabilidad. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
13 Departamento Contabilidad Recibe el expediente con el CUR impreso. Firma el CUR impreso, imprime las constancias de retención,
de ser el caso. Traslada a Tesorería para la emisión de cheques. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
14 Departamento de Tesorería Con la solicitud, se genera en SICOIN el medio de pago.
Se emite el medio de pago, mediante cheque o acreditamiento en cuenta.
Confirma a la entidad bancaria el pago del cheque, en forma virtual.
Realiza el trámite de firmas del Director Financiero y Director General y realiza el pago.
Registra el pago realizado en SICOIN. Devuelve el expediente al Archivo de Contabilidad. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
15 Departamento Contabilidad Archivo
Recibe expediente para su archivo. Se actualiza en anotaciones de su estatus en SIGES.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 165 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO
1/2
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
BODEGA GENERAL
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO
SOLICITANTE
DF-09
· EMITE LA SOLICITUD DE
PEDIDO Y LO
TRASLADA A COMPRAS
INICIO
· RECIBE SOLICITUD DE
PEDIDO DE COMPRA
QUE DEBE INCLUIR LOS
SELLOS Y FIRMAS
COMPLETAS.
· ANALIZA LAS FIRMAS
RESPECTIVAS DE LAS
PERSONAS QUE
SOLICITAN Y QUE
AVALAN EL PEDIDO Y
SUS RESPECTIVOS
SELLOS.
· VER PASO No.3
· CON EL ANÁLISIS DE LA
COMPRA, ADJUDICA Y
ELABORA EN EL
SISTEMA SIGES LA
ORDEN DE COMPRA Y
PAGO.
· SE EJECUTA LA
COMPRA SOLICITANDO
AL PROVEEDOR LOS
BIENES O SERVICIOS.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· RECIBE DEL
PROVEEDOR FACTURA,
ASÍ COMO, COPIA DEL
FORMULARIO 1-H Y DE
LA CONSTANCIA DE
INGRESO AL
INVENTARIO,
RPOCEDIENDO A
ENVIAR EL
EXPEDIENTE AL
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· EL PROVEEDOR
ENTREGA A BODEGA
GENERAL LOS BIENES,
QUIEN EMITE EL
FORMULARIO 1-H Y
ENVIA COPIA AL
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
· SI ES INVENTARIABLE
INFORMAR AL
DEPARTAMENTO DE
INVENTARIOS.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· REGISTRA EL BIEN EN
EL MÓDULO DE
INVENTARIOS DEL
SISTEMA SICOIN Y
EMITE LA CONSTANCIA
RESPECTIVA.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
1
· ANALIZA ORDEN DE
COMPRA CON LA
AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA
PARA ELABORAR CUR
DE COMPROMISO Y LO
TRASLADA A
CONTABILIDAD.
· SI LA AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA ES
INCORRECTA, SE
DEVUELVE A COMPRAS.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 166 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE ÓRDENES DE COMPRA Y PAGO DF-09
2/2
DIRECTOR FINANCIERO
Ó
CONTADORA GENERAL
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
1
· ANALIZA EL
EXPEDIENTE Y
APRUEBA CUR DE
COMPROMISO, LO
TRASLADA A LA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA INTERNA
PARA SU VISA.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· RECIBE EL EXPEDIENTE Y
PROCEDE A REVISAR:
· a) SI ES VISADO, SE
DEVUELVE A
CONTABILIDAD PARA
CONTINUAR CON EL
TRÁMITE DE PAGO.
· b) SI ES RECHAZADO, LO
DEVUELVE POR MEDIO
DE OFICIO A DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA PARA
EFECTUAR LAS
CORRECCIONES QUE SE
INDIQUEN, REINICIANDO
EL PROCESO EN LA FASE
QUE CORRESPONDA.
· c) SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· RECIBE EXPEDIENTE
VISADO, PROCEDE A
LIQUIDARLO Y
DEVENGARLO; LO
TRASLADA PARA
SOLICITUD DE PAGO.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· RECIBE
EXPEDIENTE
PARA SU
ARCHIVO.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE
SU ESTATUS EN
SIGES.
FIN
· SOLICITA EL PAGO DE
DEVENGADO, IMPRIME
EL CUR Y FIRMA.
· TRASLADA EL
EXPEDIENTE A
CONTABILIDAD.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· RECIBE EXPEDIENTE
CON EL CUR IMPRESO.
· FIRMA EL CUR
IMPRESO, IMPRIME LAS
CONSTANCIAS DE
RETENCIÓN, DE SER EL
CASO.
· TRASLADA A
TESORERÍA PARA LA
EMISIÓN DE CHEQUES.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
· CON LA SOLICITUD, SE
GENERA EN SICOIN EL
MEDIO DE PAGO.
· SE EMITE EL MEDIO DE
PAGO, MEDIANTE
CHEQUE O
ACREDITAMIENTO EN
CUENTA.
· CONFIRMA A LA ENTIDAD
BANCARIA EL PAGO DEL
CHEQUE EN FORMA
VIRTUAL.
· REALIZA EL TRÁMITE DE
FIRMAS DEL DIRECTOR
FINANCIERO Y GENERAL
Y REALIZA EL PAGO.
· REGISTRA EL PAGO
REALIZADO EN SICOIN,
· DEVUELVE EXPEDIENTE
AL ARCHIVO DE
CONTABILIDAD.
· SE ACTUALIZA EN
ANOTACIONES DE SU
ESTATUS EN SIGES.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 167 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FONDOS ROTATIVOS
LIQUIDACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS
1. Definición del Procedimiento:
Procedimiento por medio del cual se reciben los informes y documentos detallados de
fondos rotativos asignados a Dirección General, Presidencia de Comisiones de
Trabajo, Jefatura de Bancadas y Direcciones Administrativas.
2. Objetivo del Procedimiento:
Ejecutar con eficiencia el proceso de la liquidación de fondos rotativos asignados a
las diferentes dependencias del Organismo Legislativo, en el tiempo estipulado,
observando las normas legales y administrativas, para coadyuvar a la buena
administración del recurso financiero.
3. Normas del Procedimiento:
Recibir documentación detallada de los desembolsos realizados en el fondo rotativo
designado.
Revisar y analizar partida presupuestaria de cada gasto ejecutado.
Crear, solicitar y registrar entrada de información a banco de datos.
Trasladar a la dependencia respectiva para continuar con los trámites.
Resguardar el expediente para consultas posteriores.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 168 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Constitución o ampliación de Fondo Rotativo Institucional DF-10
Pasos a seguir Responsable Actividad
1 Junta Directiva o Comisión Permanente
Emite disposición legal de creación o ampliación de Fondo Rotativo Institucional.
Remite disposición legal.
Dirección Legislativa Recibe disposición legal. Notifica para su conocimiento.
3 Dirección General Recibe notificación con disposición legal. Remite para su cumplimiento.
4 Dirección Financiera Recibe notificación con disposición legal. Instruye a sus Departamentos.
5 Departamento de Presupuesto /Jefe
Recibe instrucciones. Procede a asignar en renglones presupuestarios.
6 Departamento de Contabilidad /Jefe
Recibe instrucciones. Procede a constituir Fondo Rotativo Institucional, según
monto total autorizado y Fondos Rotativos Internos. Procede a constituir cuenta corriente a cada Fondo.
Rotativos Interno, según el monto total autorizado. Registra y aprueba el CUR contable para su
constitución.
7 Departamento de Contabilidad /Jefe
Procede a constituir o ampliar en SICOIN el Fondo Rotativo Institucional y/o Fondo Rotativo Interno.
Emite en SICOIN formulario FRC o FR01, el cual deberá contener firmas de aprobación, según normas internas establecidas.
8 Departamento de Contabilidad /Jefe
Traslada expediente de constitución o ampliación de Fondo Rotativo Institucional o Interno, según corresponda para solicitar pago correspondiente.
9 Dirección Financiera Recibe expediente de constitución o ampliación. Procede a solicitar pago en SICOIN. Imprime el CUR, lo firma y sella. Devuelve expediente y CUR original.
10 Departamento de Contabilidad /Jefe
Recibe expediente y CUR original. Mediante conocimiento, traslada expediente original, o
en su defecto, copia certificada, para trámite de pago.
11 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Recibe expediente original. Procede a realizar pago en la forma siguiente:
Realiza débito en cuenta bancaria monetaria. Traslada monto de fondos al expediente de
constitución o ampliación. Imprime comprobantes bancarios y agrega a
expediente. Realiza crédito en cuenta bancaria monetaria del
Fondo Rotativo Institucional. Imprime comprobantes y agrega a expediente.
12 Director General y Financiero Por medio de Auxiliar Financiero, emite solicitud y autorización para realizar operaciones bancarias en cuentas monetarias de pago: Si es para Fondo Rotativo Interno, se podrá pagar
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 169 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
mediante crédito en la cuenta monetaria, para ello, en solicitud deberá incluirse número de cuenta bancaria de débito y crédito sobre las cuales se realizará la operación.
Cuando se realicen pagos a Fondo Rotativo Institucional o Interno mediante transferencias en Banca Virtual, deberán observarse las siguientes normas: Usuario operador de datos: Únicamente podrá
realizar operaciones de carga de datos para transferencias de fondos en el sistema de banca virtual.
Usuario revisor de datos: Utilizará operaciones de revisión de carga de datos previamente elaborados por el antecesor.
Usuario autorizador de transferencias: Realizará operaciones únicamente después de que el anterior haya autorizado transferencia en banca virtual.
Trasladan solicitud y autorización para operaciones bancarias.
13 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Ejecutado el trámite tal como se establece en la solicitud y autorización anterior.
Entrega expediente para el siguiente paso.
14 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente y procede de esta manera: Opera libros electrónicos de bancos, según
corresponda. Emite medios de pago de constitución, ampliación o
reembolso. Emite documentación de respaldo.
Traslada expediente.
15 Departamento de Tesorería / Jefe
Recibe expediente. Revisa. Traslada para continuar su trámite.
16 Dirección Financiera Recibe expediente original y medio de pago. Procede a firmarlo. Devuelve.
17 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente original y medio de pago firmado. Remite mediante conocimiento para solicitar siguiente
firma.
18 Dirección General / Recepcionista
Recibe expediente original y medio de pago. Traslada para firma.
19 Dirección General Recibe expediente original y medio de pago. Procede a firmar, si llena los requisitos establecidos. Caso contrario, se devuelve.
En ambos casos, devuelve para su traslado, según corresponda.
20 Dirección General / Recepcionista
Recibe expediente original y medio de pago: Si es firmado, traslada mediante conocimiento para trámite de pago.
Si no, devuelve a Departamento de Tesorería para su revisión.
21 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente original y medio de pago: Si es firmado, traslada mediante conocimiento para
pago. Si no, procede conforme lo que corresponda.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 170 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
22 Departamento de Tesorería / Ventanilla de Pago
Recibe expediente original y medio de pago. Registra en control de cheques pendientes de pago. Informa a beneficiario disponibilidad de cheque en
ventanilla.
23 Beneficiario de pago Recibe cheque: Personalmente. Mediante autorización escrita por beneficiario,
acompañando fotocopia de documento de identificación personal.
Firma de recibido con fecha y número de identificación personal, la Boleta de Pago.
24 Departamento de Tesorería / Ventanilla de Pago
Recibe Boleta de Pago firmada de recibida. Pone sello, registrando nombre de pagador y firma. Realiza actualización de controles, registrándole el
estado de pagado o eliminándolo. Procede a sellar cada comprobante en liquidación de
Fondo Rotativo, indicando en el mismo el número de cheque con el que fue pagado.
Elabora conocimiento indicando número, fecha, número de cheque, número de CUR presupuestario, unidad legislativa o administrativa, monto total en quetzales, firma y sello del pagador.
Traslada para su archivo.
25 Departamento de Contabilidad / Archivo
Revisa si consta el foliaje, firma y sello de pagador. Firma y sella de conformidad la recepción del
expediente. Procede a asegurar su resguardo y oportuna
localización y archivo, de acuerdo a instrucciones de su jefe inmediato.
Mensualmente emitirá informe, indicando la cantidad de expedientes faltantes en relación a solicitudes de pago registradas en SICOIN.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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Página 171 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSTITUCIÓN O AMPLIACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ACREDITAMIENTO
DE FONDOS
DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTO /
JEFE
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD /
JEFE
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN
LEGISLATIVA
DIRECCIÓN
GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
O COMISIÓN
PERMANENTE
DF-10 1/2
· EMITE
DISPOSICIÓN
LEGAL.
· REMITE.
INICIO
· RECIBE
DISPOSICIÓN
LEGAL.
· NOTIFICA.
· RECIBE
NOTIFICACIÓN CON
DISPOSICIÓN LEGAL.
· REMITE PARA SU
CUMPLIMIENTO.
· RECIBE
NOTIFICACIÓN CON
DISPOSICIÓN
LEGAL.
· INSTRUYE:
· RECIBE
INSTRUCCIONES.
· PROCEDE A ASIGNAR
EN RENGLONES
PRESUPUESTARIOS.
· RECIBE
INSTRUCCIONES.
· CONSTITUYE FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL E
INTERNOS.
· CONSTITUYE
CUENTA CORRIENTE
A CADA FONDO
ROTATIVO INTERNO.
· REGISTRA Y
APRUEBA CUR
CONTABLE PARA SU
CONSTITUCIÓN
· TRASLADA
EXPEDIENTE DE
CONSTITUCIÓN O
AMPLIACION DE
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL O
INTERNO, SEGÚN
CORRESPONDA
PARA PAGO.
· RECIBE
EXPEDIENTE DE
CONSTITUCIÓN O
AMPLIACIÓN.
· PROCEDE A
SOLICITAR PAGO
EN SICOIN.
· IMPRIME CUR, LO
FIRMA Y SELLA.
· DEVUELVE
EXPEDIENTE Y
CUR ORIGINAL.
· CONSTITUYE O
AMPLÍA EN SICOIN
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL Y/O
FONDO ROTATIVO
INTERNO.
· EMITE EN SICOIN
FORMULARIO FRC O
FR01, CON FIRMAS
DE APROBACIÓN.
FIN
· RECIBE EXPEDIENTE
Y CUR ORIGINAL.
· MEDIANTE
CONOCIMIENTO,
TRASLADA
EXPEDIENTE
ORIGINAL, O EN SU
DEFECTO, COPIA
CERTIFICADA, PARA
TRÁMITE DE PAGO.
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO.
· FIRMA.
· DEVUELVE.
57
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL.
· PROCEDE A
REALIZAR PAGO EN
LAS FORMAS
DESCRITAS EN PASO
11 DEL
PROCEDIMIENTO.
· IMPRIME
COMPROBANTES Y
AGREGA A
EXPEDIENTE.
1
· EJECUTADO EL
TRÁMITE
ESTABLECIDO EN
SOLICITUD Y
AUTORIZACIÓN
ANTERIOR, SE
ENTREGA
EXPEDIENTE PARA
CONTINUAR CON
SIGUIENTE PASO.
2
3
46
PROCEDE?
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 172 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CONSTITUCIÓN O AMPLIACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
VENTANILLA DE
PAGO
BENEFICIARIO
DE PAGO
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
ARCHIVO
DIRECCIÓN
GENERAL /
RECEPCIONISTA
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA /
JEFE
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO
DIRECTOR
GENERAL Y
FINANCIERO
1
DF-10 2/2
· POR MEDIO DE
AUXILIAR
FINANCIERO,
EMITEN SOLICITUD
Y AUTORIZACION
PARA REALIZAR
OPERACIONES
BANCARIAS EN
CUENTAS
MONETARIAS DE
PAGO,
OBSERVANDO EL
PROCESO DEL
PASO 12.
· TRASLADAN
SOLICITUD Y
AUTORIZACIÓN
PARA
OPERACIONES
BANCARIAS.
RECIBE EXPEDIENTE.
· OPERA LIBROS
ELECTRÓNICOS DE
BANCOS.
· EMITE MEDIOS DE
PAGO DE
CONSTITUCIÓN,
AMPLIACIÓN O
REEMBOLSO.
· EMITE
DOCUMENTACIÓN DE
RESPALDO.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· REVISA.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO FIRMADO.
· REMITE MEDIANTE
CONOCIMIENTO
PARA SOLICITAR
SIGUIENTE FIRMA.
4
5
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL CON
MEDIO DE PAGO.
· TRASLADA PARA
FIRMA.
6
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO DE
PAGO FIRMADO O
RECHAZADO.
· TRASLADA MEDIANTE
CONOCIMIENTO PARA
TRÁMITE DE PAGO O
REVISIÓN.
· SI RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO FIRMADO,
TRASLADA CON
CONOCIMIENTO
PARA PAGO.
· SI ES RECHAZADO,
REVISA Y PROCEDE
CONFORME LO QUE
CORRESPONDA.
2
3
7
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO.
· REGISTRA EN
CONTROL DE
CHEQUES
PENDIENTES DE
PAGO.
· INFORMA A
BENEFICIARIO
DISPONIBILIDAD DE
CHEQUE EN
VENTANILLA.
RECIBE CHEQUE:
· PERSONALMENTE,
· MEDIANTE
AUTORIZACIÓN
ESCRITA POR
BENEFICIARIO,
ACOMPAÑANDO
FOTOCOPIA DE
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN
PERSONAL.
· FIRMA BOLETA DE
PAGO DE RECIBIDO,
CON FECHA Y
NÚMERO DE
IDENTIFICACIÓN.
· RECIBE BOLETA DE
PAGO FIRMADO DE
RECIBIDO.
· PONE SELLO,
REGISTRA NOMBRE
DE PAGADOR Y
FIRMA.
· REALIZA
ACTUALIZACIÓN EN
CONTROLES.
· SELLA CADA
COMPROBANTE EN
LIQUIDACIÓN DE
FONDO ROTATIVO,
INDICANDO EL
NÚMERO DE CHEQUE
CON EL QUE FUE
PAGADO.
· ELABORA
CONOCIMIENTO.
· TRASLADA PARA
ARCHIVO.
· REVISA SI CONSTA
EL FOLIAJE, FIRMA Y
SELLO DE
PAGADOR.
· FIRMA Y SELLA LA
RECEPCIÓN DEL
EXPEDIENTE.
· ASEGURA SU
RESGUARDO Y
OPORTUNA
LOCALIZACIÓN Y
ARCHIVO.
· MENSUALMENTE
EMITIRÁ INFORME.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 173 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Reten IVA en Fondo Rotativo. DF-11
Pasos a seguir Responsable Actividad
1 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Al efectuar compras a un proveedor inscrito ante la SAT como Pequeño Contribuyente, se le deberá hacer las retenciones de los impuestos del IVA y entregarle la constancia de la retención.
Si el proveedor está inscrito bajo el régimen de Retención del 5% de ISR, se debe acompañar constancia de retención SAT No. 1058 y constancia de pago a la SAT No. 1054. NOTA: Para bajar formulario No. 1058, se debe ingresar a la dirección de correo electrónico: http://portal.sat.gob.gt/sitio/index.php/descargas/asistelight.html Para entrar a la página, click. Buscar formulario de liquidación, click. Ejecutar, click. Se abrirá la ventana del formulario, llenarlo y
guardar el archivo en el servidor de SAT, Imprimir y adjuntar la copia a la liquidación de
Fondo Rotativo.
2 Departamento de Informática Asigna a cada responsable de Fondo Rotativo un código de usuario y clave para generar constancias de retención y declaración jurada internamente, mediante sistema de RETENIVA versión II, que para el efecto, la SAT puso a disposición.
3 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Genera durante los primeros tres días hábiles del siguiente mes, la declaración jurada mensual, con o sin valor.
Realiza depósito por el monto retenido en la cuenta monetaria No. 3-445-31846-7 de BANRURAL a nombre de “CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA RETEN-IVA PEQUEÑO CONTRIBUYENTE”.
De no haberse realizado ninguna retención, la declaración jurada se debe emitir y presentarse sin movimiento (valor cero) dentro del mismo período de tiempo.
4 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Envía a Dirección Financiera, archivo encriptado de la declaración jurada al correo electrónico [email protected].
Entrega físicamente declaración jurada mensual, con nombre, una firma y sello de la oficina, adjuntando boleta original del depósito, cuando exista retención efectuada, copia de las facturas afectas a retención y detalle de la declaración, dentro de los tres días hábiles del mes siguiente a que se realizó la retención.
5 Departamento de Contabilidad Recibe declaración jurada mensual con datos del párrafo anterior, así como documentación de respaldo.
Procede a foliar todos los documentos recibidos dentro de la liquidación o rendición.
Las rendiciones o liquidaciones que contengan
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 174 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
facturas de pequeños contribuyentes, deben enviarse a más tardar, el último día hábil del mes al que corresponden, adjuntando copia de la constancia del RETENIVA.
6 Departamento de Presupuesto Recibe expediente de declaración jurada mensual y documentos de respaldo debidamente foliados.
Registra en –SIAF- dentro del módulo de Fondo Rotativo, cada factura para realizar validaciones con la SAT.
Verifica legalidad de cada factura: Si es pequeño contribuyente, comprueba que
acompañe constancia de RETENIVA. De confirmarse, continúa su trámite.
Si no acompañara la constancia, no se realiza rendición del Fondo Rotativo.
7 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de declaración jurada mensual y documentos de respaldo de Fondo Rotativo. Si todo está en orden, procede a visar y lo envía al
Departamento de Contabilidad para continuar con su trámite de registro contable y pago del mismo.
De lo contrario, se devuelve al Departamento de Presupuesto para su corrección.
8 Departamento de Contabilidad Recibe expediente de declaración jurada mensual visado.
Finalizado el mes, procede a efectuar registro contable de cada una de las declaraciones con valor, de forma individual.
Emite Instrucción Extrapresupuestaria de Pago (EIP). Traslada expediente.
9 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de declaración jurada mensual. Revisa expedientes de RETENIVA. Procede a visar. Traslada.
10 Departamento de Contabilidad Recibe expediente visado. Envía expediente en forma física y en formato
electrónico el archivo encriptado que contiene la declaración jurada mensual del Fondo Rotativo con o sin valor al Departamento de Tesorería.
11 Departamento de Tesorería Recibe expediente físico y en formato electrónico. Efectúa pago por medio del Sistema BANCASAT de
cada declaración de Fondo Rotativo con o sin valor, a través de la cuenta habilitada para este fin del BANRURAL.
Traslada expediente físico para su archivo.
12 Departamento de Contabilidad Recibe expediente para su archivo y resguardo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 175 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
RETEN-IVA EN FONDO ROTATIVO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA
DEPARTAMENTO
DE PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO
DE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
RESPONSABLE
FONDO ROTATIVO
(UNIDAD
LEGISLATIVA O
ADMINISTRATIVA)
DF-11
INICIO
AL EFECTUAR
COMPRAS DE
PROVEEDORES
INSCRITOS COMO
PEQUEÑOS
CONTRIBUYENTES, SE
DEBERÁ RETENER
IMPUESTOS DE IVA Y
ENTREGAR
CONSTANCIA DE
RETENCIÓN, O A LOS
INCRITOS BAJO EL
RÉGIMEN DE
RETENCIÓN DEL 5% DE
ISR, ACOMPAÑAR
CONSTANCIA DE
RETENCIÓN SAT No.
1058 Y CONSTANCIA
DE PAGO A LA SAT No.
1054.
ASIGNA A CADA
RESPONSABLE DE
FONDO ROTATIVO
CÓDIGO DE USUARIO Y
CLAVE PARA GENERAR
CONSTANCIAS DE
RETENCIÓN Y
DECLARACIÓN
JURADA.
· GENERA DURANTE
LOS PRIMEROS TRES
DÍAS HÁBILES DEL
SIGUIENTE MES,
DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL
CON O SIN VALOR.
· REALIZA DEPÓSITO
POR MONTO
RETENIDO.
· DE NO HABER
NINGUNA
RETENCIÓN, SE DEBE
EMITIR Y PRESENTAR
DECLARACIÓN
JURADA SIN
MOVIMIENTO,
DENTRO DEL MISMO
PERÍODO DE TIEMPO.
· ENVÍA ARCHIVO
ENCRIPTADO DE
DECLARACIÓN
JURADA.
· ENTREGA
FÍSICAMENTE
DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL,
ADJUNTANDO
BOLETA ORIGINAL DE
DEPÓSITO, CUANDO
PROCEDA Y
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE, DENTRO
DE LOS TRES DÍAS
HÁBILES DEL MES
SIGUIENTE A LA
RETENCIÓN.
1
1
· RECIBE
DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL
CON
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· PROCEDE A FOLIAR
TODOS LOS
DOCUMENTOS
DENTRO DE LA
LIQUIDACIÓN O
RENDICIÓN.
· LAS QUE
CONTENGAN
FACTURAS DE
PEQUEÑOS
CONTRIBUYENTE,
DEBEN ENVIARSE A
MÁS TARDAR, EL
ÚLTIMO DÍA HÁBIL
DEL MES AL QUE
CORRESPONDA.
· ADJUNTA COPIA DE
CONSTANCIA DE
RETENIVA.
· RECIBE EXPEDIENTE
DE DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL Y
DOCUMENTOS DE
SOPORTE
DEBIDAMENTE
FOLIADOS.
· REGISTRA EN -SIAF-
CADA FACTURA
PARA REALIZAR
VALIDACIONES CON
LA SAT.
A) VERIFICA
LEGALIDAD DE
CADA FACTURA.
PROCEDE?
A
· RECIBE EXPEDIENTE
DE DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL,
ACOMPAÑANDO
CONSTANCIA DE
RETENIVA CADA
FACTURA.
SIREALIZA
CORRECCIONES.NO
TODO EN
ORDEN?
REALIZA
CORRECCIONES.NO
· RECIBE EXPEDIENTE
DE DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL
VISADO.
· FINALIZADO EL MES,
PROCEDE A
EFECTUAR REGISTRO
CONTABLE DE CADA
DECLARACIÓN CON
VALOR, DE FORMA
INDIVIDUAL.
· EMITE INSTRUCCIÓN
EXTRAPRESUPUESTA
RIA DE PAGO.
· TRASLADA
EXPEDIENTE.
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
DE DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL.
· REVISA
EXPEDIENTES DE
RETENIVA.
· PROCEDE A VISAR.
· TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE
VISADO.
· LO ENVÍA
FÍSICAMENTE Y EN
FORMATO
ELECTRÓNICO
ARCHIVO
ENCRIPTADO DE
DECLARACIÓN
JURADA MENSUAL
DEL FONDO
ROTATIVO CON O SIN
VALOR.
· RECIBE EXPEDIENTE
FÍSICO Y
ELECTRÓNICO.
· EFECTÚA PAGO
MEDIANTE
BANCASAT DE CADA
DECLARACIÓN DE
FONDO ROTATIVO, A
TRAVÉS DE CUENTA
HABILITADA PARA
ESTE FIN DE
BANRURAL.
· TRASLADA
EXPEDIENTE FÍSICO.
RECIBE EXPEDIENTE
PARA SU ARCHIVO Y
RESGUARDO.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 176 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Reposición de Fondo Rotativo Interno DF-12
Pasos a seguir Responsable Actividad
1 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Presenta liquidación de documentos en formulario correspondiente, con cargo a Fondo Rotativo, y copia de retenciones si hubieren.
7
2 Departamento de Presupuesto / Jefe
Verifica el contenido de formulario de liquidación y documentos presentados.
Recibe oficialmente, firma y sella la copia presentada. Sella también la liquidación, en la que se indica la fecha,
hora y nombre de la persona que la recibió.
3 Departamento de Presupuesto /Jefe
Registra en el control interno, el ingreso de la liquidación. Registra cada comprobante en SICOIN, asignándole código
presupuestario, según manual de clasificación presupuestaria.
Emite formulario de SICOIN respectivo. Traslada para su revisión y visa.
De encontrarse alguna deficiencia, se procederá a la devolución inmediata de la liquidación al responsable para su enmienda.
4 Dirección de Auditoría Interna /Recepción
Recibe expediente de liquidación. Traslada para continuar su trámite.
5 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de liquidación y designa Auxiliar para
realizar la revisión y visa.
6 Dirección de Auditoría Interna /Auxiliar
Recibe expediente de liquidación para su análisis. Si el expediente cumple todos los requisitos legales,
procederá a firmar y sellar cada documento que lo integran y lo trasladará a recepción de Auditoría, para continuar su trámite.
En caso contrario, deberá indicar en informe escrito, las deficiencias y lo entregará a Recepción de Auditoría para su devolución.
7 Dirección de Auditoría Interna /Recepción
Recibe expediente de liquidación y procede así: Si el expediente contiene firma y sellado de visa, lo
trasladará al Departamento de Contabilidad. Si contiene alguna observación, lo trasladará al
Departamento de Presupuesto, para su corrección.
8 Departamento de Contabilidad /Auxiliar
Recibe expediente de liquidación firmado y visado. Procede a consolidar la entrada a la liquidación. Emite comprobantes con firmas correspondientes. Traslada para los trámites de pago de reintegro.
9 Departamento de Contabilidad /Jefe
Recibe expediente de liquidación original, o en su defecto, copia certificada.
Solicita pago en SICOIN. Devuelve para trámites de pago.
10 Departamento de Contabilidad /Auxiliar
Recibe de vuelta el expediente de liquidación para reintegro.
Traslada para trámite de pago.
7 Véase procedimiento de Reten Iva en Fondos Rotativos.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 177 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
11 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Recibe expediente de liquidación para reintegro. Firma y sella de recibido, anotando fecha y hora. Realiza pago de reintegro de Fondo Rotativo Interno así:
Realiza débito en cuenta bancaria monetaria. Traslada monto de fondos que correspondan al
expediente de reintegro. Imprime comprobantes bancarios que respalden la
operación, los cuales deberán estar firmados y sellados por el operador y los agrega a expediente.
12 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Realiza crédito en cuenta bancaria monetaria del Fondo Rotativo Institucional.
Imprime comprobantes bancarios que respalden la operación y los agrega al expediente.
13 Director General y Financiero Por medio de Auxiliar Financiero, emiten solicitud y autorización para realizar operaciones bancarias en cuentas monetarias de pago: Si es para Fondo Rotativo Interno, se podrá pagar
mediante crédito en la cuenta monetaria, para ello, en solicitud deberá incluirse número de cuenta bancaria de débito y crédito sobre las cuales se realizará la operación.
14 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Procede a registrar el pago en SICOIN. Imprime comprobantes respectivos, los cuales deben ser
firmados y sellados por el operador, posteriormente deben ser firmados por el Director Financiero y General.
Se agregan al expediente.
15 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Cuando se realicen pagos a Fondo Rotativo Institucional o Interno mediante transferencias en Banca Virtual, deberán observarse las siguientes normas: Usuario operador de datos: Únicamente podrá realizar
operaciones de carga de datos para transferencias de fondos en el sistema de banca virtual.
Usuario revisor de datos: Utilizará operaciones de revisión de carga de datos previamente elaborados por el antecesor.
Usuario autorizador de transferencias: Realizará operaciones únicamente después de que el anterior haya revisado la transferencia en banca virtual.
Traslada expediente para seguir trámite.
16 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente y procede de esta manera: Opera libros electrónicos de bancos, según
corresponda. Emite medio de pago de reintegro. Emite documentación de respaldo.
Traslada expediente.
17 Dirección Financiera Recibe expediente original y medio de pago emitido. Procede a firmar medio de pago y autoriza documentos
generados a través de SICOIN. Devuelve de inmediato para seguir su trámite.
18 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente original y medio de pago firmado. Traslada mediante conocimiento para segunda firma.
19 Dirección General / Recepcionista
Recibe expediente original y medio de pago. Traslada para firma.
20 Dirección General Recibe expediente original y medio de pago: Procede a firmar, si llena los requisitos establecidos. En caso contrario, devuelve para revisión.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 178 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
En ambos casos, traslada a donde corresponda.
21 Dirección General / Recepcionista
Recibe expediente original y medio de pago: Si es firmado, traslada mediante conocimiento para
trámite de pago. Si no, devuelve para su revisión.
22 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente original y medio de pago: Si es firmado, traslada mediante conocimiento para
trámite de pago. Si no, procede de acuerdo a lo que corresponda.
23 Departamento de Tesorería / Ventanilla de Pago
Recibe expediente y medio de pago. Registra en control de cheques pendientes de pago. Informa a beneficiario disponibilidad de cheque en
ventanilla.
24 Beneficiario de pago Puede recibir cheque: Personalmente, Mediante autorización escrita por beneficiario,
acompañando fotocopia de documento de identificación personal.
Firma Boleta de Pago con nombre, número de identificación y fecha.
Devuelve Boleta de Pago.
25 Departamento de Tesorería / Ventanilla de Pago
Recibe Boleta de Pago firmada. Pone sello, registrando nombre de pagador y firma. Realiza actualización de controles, registrándole el estado
de pagado o eliminándolo. Procede a sellar cada comprobante en liquidación de Fondo
Rotativo, indicando en el mismo el número de cheque con el que fue pagado.
Elabora conocimiento indicando número, fecha, número de cheque, número de CUR presupuestario, unidad legislativa o administrativa, monto total en quetzales, firma y sello del pagador.
Traslada expediente para su archivo.
26 Departamento de Contabilidad /Archivo
Recibe expediente. Revisa si consta de foliaje, firma y sello de pagador. Firma y sella de conformidad la recepción del expediente. Procede a asegurar su resguardo y oportuna localización y
archivo, de acuerdo a instrucciones de su jefe inmediato. Mensualmente emitirá informe, indicando la cantidad de
expedientes faltantes en relación a solicitudes de pago registradas en SICOIN.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 179 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA /
AUXILIAR
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD /
JEFE
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD /
AUXILIAR
DIRECCIÓN
DE
AUDITORÍA
INTERNA
DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTO /
JEFE
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA /
RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ACREDITAMIENTO
DE FONDOS
RESPONSABLE
FONDO ROTATIVO
(UNIDAD
LEGISLATIVA O
ADMINISTRATIVA)
DF12 1/2
INICIO
PRESENTA
LIQUIDACIÓN DE
DOCUMENTOS EN
FORMULARIO
CORRESPONDIENTE.
· VERIFICA
CONTENIDO DE
FORMULARIO DE
LIQUIDACIÓN Y
DOCUMENTOS.
· RECIBE
OFICIALMENTE,
FIRMA Y SELLA
COPIA PRESENTADA.
· SELLA TAMBIÉN
LIQUIDACIÓN CON
FECHA, HORA Y
NOMBRE DE QUIEN
LA RECIBIÓ.
PROCEDE?
1. REGISTRA EN
CONTROL INTERNO
INGRESO DE
LIQUIDACIÓN.
· REGISTRA CADA
COMPROBANTE EN
SICOIN, DONDE SE
LE ASIGNA CÓDIGO
PRESUPUESTARIO.
· EMITE FORMULARIO
DE SICOIN.
· TRASLADA PARA
REVISIÓN Y VISA.
SI
2. ENMIENDA.
NO
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN.
· TRASLADA PARA
CONTINUAR
TRÁMITE.
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN.
· DESIGNA A AUXILIAR
PARA REALIZAR LA
REVISIÓN Y VISA.
EXPEDIENTE
COMPLETO?
· FIRMA Y SELLA
CADA DOCUMENTO
PRESENTADO.
· TRASLADA PARA
CONTINUAR SU
TRÁMITE.
· EN INFORME
ESCRITO, SE
INDICAN LAS
DEFICIENCIAS PARA
SER CORREGIDAS.
· DEVUELVE.
NO
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN
FIRMADA Y VISADA.
· CONSOLIDA ENTRADA
A LA LIQUIDACIÓN.
· EMITE COMPROBAN-
TES CON FIRMAS
CORRESPONDIENTES.
· TRASLADA PARA
TRÁMITES DE PAGO
DE REINTEGRO.
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN
ORIGINAL Ó COPIA
CERTIFICADA.
· SOLICITA PAGO EN
SICOIN.
· DEVUELVE.
· RECIBE DE VUELTA
EXPEDIENTE DE
LIQUIDACIÓN PARA
REINTEGRO.
· TRASLADA PARA
TRÁMITE DE PAGO.
RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN.
· FIRMA Y SELLA DE
RECIBIDO CON
FECHA Y HORA.
· REALIZA PAGO DE
REINTEGRO.
· REALIZA DÉBITO EN
CUENTA BANCARIA
MONETARIA.
· TRASLADA MONTO
DE FONDOS.
· IMPRIME
COMPROBANTES
BANCARIOS, LOS
CUALES DEBERÁN
ESTAR FIRMADOS Y
SELLADOS POR EL
OPERADOR.
· AGREGAN A
EXPEDIENTE.
· REALIZA CRÉDITO EN
CUENTA BANCARIA
DE FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL.
· IMPRIME
COMPROBANTES,
LOS CUALES
DEBERÁN ESTAR
FIRMADOS Y
SELLADOS POR EL
OPERADOR.
· SE AGREGA AL
EXPEDIENTE.
2
3
· REGISTRA PAGO EN
SICOIN.
· IMPRIME
COMPROBANTES,
DEBEN SER
FIRMADOS Y
SELLADOS POR
OPERADOR Y POR
DIRECTOR
FINANCIERO Y
GENERAL.
· SE AGREGAN A
EXPEDIENTE.
· PARA PAGOS A
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL O
INTERNO MEDIANTE
TRANSFERENCIAS
EN BANCA VIRTUAL,
SE DEBE OBSERVAR
LAS NORMAS
DETALLADAS EN
PASO 15.
· TRASLADA.2
2
4
EXPEDIENTE
VISADO?CORRECCIÓN NO
1
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 180 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
ARCHIVO
BENEFICIARIO DE
PAGO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
VENTANILLA DE
PAGO
DIRECCIÓN
GENERAL
DIRECCIÓN
GENERAL /
RECEPCIONISTA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO FOTATIVO
DIRECTOR
GENERAL Y
FINANCIERO
2
POR MEDIO DE
AUXILIAR
FINANCIERO, EMITEN
SOLICITUD Y
AUTORIZACIÓN PARA
REALIZAR
OPERACIONES
BANCARIAS EN
CUENTAS
MONETARIAS DE
PAGO:
· SI ES PARA FONDO
ROTATIVO INTERNO,
SE PODRÁ PAGAR
MEDIANTE CRÉDITO
EN CUENTA
MONETARIA. EN
SOLICITUD DEBE
INCLUIRSE NÚMERO
DE CUENTA
BANCARIA DE
DÉBITO Y CRÉDITO
SOBRE LAS QUE SE
REALIZARÁ LA
OPERACIÓN.
3
4
RECIBE EXPEDIENTE
Y PROCEDE A:
· OPERAR LIBROS
ELECTRÓNICOS DE
BANCO.
· EMITIR MEDIO DE
PAGO DE
REINTEGRO.
· EMITIR
DOCUMENTACIÓN
DE RESPALDO.
TRASLADA.
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO EMITIDO.
· PROCEDE A FIRMAR
MEDIO DE PAGO.
· AUTORIZA
DOCUMENTOS
GENERADOS EN
SICOIN.
· DEVUELVE.
DF-12 2/2
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO FIRMADO.
· TRASLADA
MEDIANTE
CONOCIMIENTO
PARA SEGUNDA
FIRMA. · RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO.
· TRASLADA PARA
FIRMA.
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO:
· SI ES FIRMADO, SE
TRASLADA
MEDIANTE
CONOCIMIENTO
PARA TRÁMITE DE
PAGO,
· SI NO, SE DEVUELVE
PARA REVISIÓN.
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL Y MEDIO
DE PAGO:
· SI ES FIRMADO,
TRASLADA
MEDIANTE
CONOCIMIENTO
PARA TRÁMITE DE
PAGO.
· SI NO, REVISA Y
PROCEDE DE
ACUERDO A LO QUE
CORRESPONDA.
· RECIBE EXPEDIENTE
Y MEDIO DE PAGO.
· REGISTRA EN
CONTROL DE
CHEQUES
PENDIENTES DE
PAGO.
· INFORMA A
BENEFICIARIO
DISPONIBILIDAD DE
CHEQUE EN
VENTANILLA.
SE PUEDE RECIBIR
CHEQUE:
· PERSONALMENTE,
· MEDIANTE
AUTORIZACIÓN
ESCRITA POR
BENEFICIARIO,
ACOMPAÑANDO
FOTOCOPIA DE
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIÓN
PERSONAL.
· FIRMA BOLETA DE
PAGO CON NOMBRE,
NÚMERO DE
IDENTIFICACIÓN Y
FECHA.
· DEVUELVE BOLETA
DE PAGO.
· RECIBE BOLETA DE
PAGO FIRMADA.
· PONE SELLO,
PAGADOR Y FIRMA.
· ACTUALIZA
CONTROLES.
· SELLA CADA
COMPROBANTE CON
DATOS EN PASO 25.
· ELABORA
CONOCIMIENTO.
· TRASLADA.
· REVISA SI CONSTA
DE FOLIAJE, FIRMA Y
SELLO DE PAGADOR.
· FIRMA Y SELLA LA
RECEPCIÓN DEL
EXPEDIENTE.
· ASEGURA
RESGUARDO Y
OPORTUNA
LOCALIZACIÓN.
· MENSUALMENTE
EMITIRÁ INFORME.
FIN
PROCEDE?
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 181 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Disminución de Fondo Rotativo DF-13
Pasos a seguir Responsable Actividad
1 Dirección General Notifica la disposición que origina la disminución del Fondo Rotativo, acompañando la documentación original.
2 Dirección Financiera Recibe notificación y documentación adjunta. Verifica que la disposición que origina la disminución del
Fondo Rotativo esté firmada y sellada por la autoridad competente. Si llena requisitos, traslada para iniciar el proceso. En caso contrario, devuelve el expediente,
solicitando lo que falte.
3 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe notificación y documentación adjunta. Informa de lo resuelto a responsable de Fondo Rotativo
Interno. Solicita a través de oficio firmado por Director General y
Financiero, la liquidación del Fondo Rotativo a su cargo. Se indica en el mismo, el número de cuenta del Fondo Rotativo Institucional en la cual se depositará el reintegro en efectivo, o, pudiéndose emitir oficio de solicitud de reintegro. Este se podrá verificar mediante rebaja en el monto a devolver de una liquidación de Fondo Rotativo.
Traslada oficio.
4 Dirección Financiera Recibe oficio y, si está de acuerdo, procede a firmarlo y lo traslada.
De lo contrario, devuelve para su corrección.
5 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe oficio firmado. Traslada oficio para segunda firma.
6 Dirección General Recibe oficio y, si está de acuerdo, procede a firmarlo para continuar su trámite para reintegro.
En caso contrario, se devuelve para su corrección.
7 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe oficio firmado por Director General y Financiero. Notifica a responsable de Fondo Rotativo Interno.
8 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Recibe oficio. Realiza reintegro, depositándolo en cuenta de Fondo
Rotativo Institucional indicado, o solicitando la rebaja en una liquidación en trámite.
Mediante oficio o formulario respectivo, envía comprobante original al Departamento de Tesorería para su descargo, en caso se realice depósito.
9 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Notificada la solicitud de reintegro, se pueden dar los casos siguientes:
1. Si la disminución corresponde a un Fondo Rotativo de Bloque Legislativo, se procederá así: Si el reintegro es mediante depósito bancario en
cuenta de Fondo Rotativo Institucional, el Operador procederá a registrar el mismo en el libro electrónico de bancos y emite el cheque respectivo a favor del beneficiario.
Si es mediante descuento en el monto de la
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 182 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
liquidación, se procederá a emitir un cheque por la parte líquida y otro por el monto del reintegro, el cual se emitirá a nombre del beneficiario. En este tipo de reintegro no afecta el monto total del Fondo Rotativo Institucional sino únicamente del Fondo Rotativo Interno.
10 Departamento de Tesorería Operador de Fondo Rotativo
Al haberse efectuado descuento en liquidación respectiva y realizado pago de reintegro a beneficiario, procede a entregar, mediante oficio, fotocopia de documentación de soporte del trámite de disminución de Fondo Rotativo.
11 Contador General Recibe oficio y documentación de soporte. Realiza actualización de cuenta corriente en SICOIN. Archiva expediente de disminución de Fondo Rotativo
Interno. De lo realizado, se informará a Director Financiero a
través de oficio.
12 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Retoma paso No. 9 para el numeral: 1. Si la disminución corresponde a algún otro tipo de
Fondo Rotativo Interno, se procederá así: Registra en libro electrónico de Bancos de la cuenta
del Fondo Rotativo Institucional el comprobante de depósito.
Entrega comprobante original de depósito y demás documentos de soporte.
13 Dirección Financiera / Administración de Cuentas
Realiza trámite de autorización para la devolución de fondos a la cuenta pagadora respectiva (traslado de fondos).
Traslada comprobante original de depósito y demás documentos de soporte.
14 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe comprobante original de depósito y demás documentos.
Actualiza control auxiliar del Fondo Rotativo Institucional, haciendo el ajuste correspondiente.
Traslada expediente.
15 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas y Programación
Recibe expediente. Tramita autorización con firmas de Auditoría Interna,
Dirección General y Financiera para traslado de fondos por medio de transferencia electrónica, según requerimiento.
16 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Recibe expediente de traslado de fondos y realiza movimientos bancarios autorizados, debiendo aplicar normas de operación en Banca Virtual siguientes: Perfil de Usuario Operador de Datos: Puede realizar
únicamente operaciones de carga de datos para transferencia de fondos en sistema de banca virtual.
Perfil de Usuario Revisor de Datos: Puede realizar operaciones de revisión de carga de datos que previamente haya elaborado el usuario anterior.
Perfil de Usuario Autorizador de Transferencia: Realiza operaciones de autorización de débito en cuenta monetaria pagadora habilitada para el efecto, después que el anterior haya autorizado transferencia en banca virtual.
Concluido el proceso, imprime comprobantes bancarios de cada cuenta, los cuales firma y sella.
Agrega a expediente de transferencia.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 183 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Traslada expediente original y documentos de soporte a Encargado de la Administración de Cuentas.
Entrega fotocopia del mismo expediente a Operador de Fondo Rotativo.
17 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas
Recibe expediente original: 1. Traslada a Contabilidad para su registro en SICOIN. 2. Traslada fotocopia de expediente.
18 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe fotocopia de expediente. Registra en libros electrónicos de bancos,
operaciones bancarias de débito y crédito realizadas en cuentas de depósito monetario del Fondo Rotativo Institucional, según corresponda.
Archiva expediente.
19 Contador General Recibe expediente original debidamente foliado. Traslada.
20 Departamento de Contabilidad / Auxiliar
Recibe expediente original. Registra movimiento bancario realizado que
corresponda a la disminución del Fondo Rotativo. Conjuntamente con Contador General, firma y sella
documentación de soporte que genere el SICOIN para adjuntarla al expediente.
21 Contador General Informa a Director Financiero sobre conclusión de trámite de disminución.
Solicita se informe a Director General.
22 Departamento de Contabilidad / Auxiliar
Remite fotocopia de informe con sello de recibido del Director Financiero.
23 Departamento de Contabilidad / Archivo
Recibe expediente original de disminución de Fondo Rotativo.
Procede a su archivo, custodia y resguardo. Puede proporcionar fotocopias simples o certificadas del
mismo a quien lo solicite, previa autorización del Contador General.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 184 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO
CONTADOR
GENERAL
RESPONSABLE DE
FONDO ROTATIVO
(UNIDAD
LEGISLATIVA O
ADMINISTRATIVA)
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO
DIRECCIÓN
GENERAL
DF-13 1/2
INICIO
· NOTIFICA
DISPOSICIÓN DE
DISMINUCIÓN,
ACOMPAÑANDO
DOCUMENTACIÓN
ORIGINAL.
VERIFICA,
PROCEDE?
NO
REQUIERE DATOS O
DOCUMENTOS
INCOMPLETOS.
· RECIBE
NOTIFICACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN.
· INFORMA DE LO
RESUELTO A
RESPONSABLE DE
FONDO ROTATIVO.
· SOLICITA A TRAVÉS
DE OFICIO FIRMADO
POR DIRECTOR
GENERAL Y
FINANCIERO,
LIQUIDACIÓN DE
FONDO ROTATIVO A
SU CARGO,
INDICANDO EN EL
MISMO EL NÚMERO
DE CUENTA DE
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL
PARA DEPOSITAR
REINTEGRO EN
EFECTIVO, O,
PUDIÉNDOSE EMITIR
OFICIO DE
SOLICITUD DE
REINTEGRO.
· TRASLADA OFICIO.
SI
PROCEDE?
· FIRMA.
· TRASLADA.
CORRIGE.NO
SI · RECIBE OFICIO
FIRMADO.
· TRASLADA PARA
SEGUNDA FIRMA.
DE ACUERDO?
· PROCEDE A
FIRMARLO.
· TRASLADA PARA
CONTINUAR SU
TRÁMITE PARA
REINTEGRO.
CORRIGE.NO
SI
· RECIBE OFICIO
FIRMADO POR
DIRECTOR GENERAL
Y FINANCIERO.
· NOTIFICA A
RESPONSABLE DE
FONDO ROTATIVO
INTERNO.
· RECIBE OFICIO.
· REALIZA REINTEGRO
EN DEPÓSITO O
SOLICITANDO
REBAJA EN
LIQUIDACIÓN EN
TRÁMITE.
· MEDIANTE OFICIO O
FORMULARIO, ENVÍA
COMPROBANTE
ORIGINAL A
TESORERÍA PARA
DESCARGO.· NOTIFICADA
SOLICITUD DE
REINTEGRO, SE
PROCEDERÁ EN
CASO No.
1) LO DETALLADO EN
PASO 9 DEL
PROCEDIMIENTO.
· EFECTUADO
DESCUENTO EN
LIQUIDACIÓN Y
REALIZADO PAGO
DE REINTEGRO, SE
ENTREGA,
MEDIANTE OFICIO,
FOTOCOPIA DE
DOCUMENTACIÓN
DE SOPORTE.
· RECIBE OFICIO Y
DOCUMENTACIÓN DE
SOPORTE.
· REALIZA
ACTUALIZACIÓN DE
CUENTA CORRIENTE
EN SICOIN.
· ARCHIVA
EXPEDIENTE.
· DE LO REALIZADO,
INFORMA A
DIRECTOR
FINANCIERO, A
TRAVÉS DE OFICIO.
· CONCLUYE SU
INTERVENCIÓN.
1
1
1
2
1. RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL
DEBIDAMENTE
FOLIADO.
· TRASLADA.
3
4
· INFORMA A
DIRECTOR
FINANCIERO SOBRE
CONCLUSIÓN DE
TRÁMITE DE
DISMINUCIÓN.
· SOLICITA SE
INFORME A
DIRECTOR
GENERAL.
5
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 185 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS Y
PROGRAMACIÓN
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
ARCHIVO
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
AUXILIAR
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ACREDITAMIENTO
DE FONDOS
DIRECCIÓN
FINANCIERA/
ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO
1
DF-13 2/2
PARA CASO No.
2) SI LA DISMINUCIÓN
CORRESPONDE A
ALGÚN OTRO TIPO
DE FONDO ROTATIVO
INTERNO:
· REGISTRA EN LIBRO
ELECTRÓNICO DE
BANCOS DE LA
CUENTA DE FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL EL
COMPROBANTE DE
DEPÓSITO.
· ENTREGA
COMPROBANTE
ORIGINAL DE
DEPÓSITO Y DEMÁS
DOCUMENTOS DE
SOPORTE.
· REALIZA TRÁMITE DE
AUTORIZACIÓN
PARA DEVOLUCIÓN
DE FONDOS A
CUENTA PAGADORA
RESPECTIVA
(TRASLADO DE
FONDOS).
· TRASLADA
COMPROBANTE
ORIGINAL DE
DEPÓSITO Y DEMÁS
DOCUMENTOS DE
SOPORTE.
· RECIBE
COMPROBANTE
ORIGINAL DE
DEPÓSITO Y DEMÁS
DOCUMENTOS.
· ACTUALIZA CONTROL
AUXILIAR DEL FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL,
HACIENDO EL
AJUSTE
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA
EXPEDIENTE.
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· TRAMITA
AUTORIZACIÓN CON
FIRMAS DE
AUDITORÍA INTERNA,
DIRECCIÓN
GENERAL Y
FINANCIERA PARA
TRASLADO DE
FONDOS POR MEDIO
DE TRANSFERENCIA
ELECTRÓNICA.
· RECIBE EXPEDIENTE
DE TRASLADO DE
FONDOS.
· REALIZA
MOVIMIENTOS
BANCARIOS
AUTORIZADOS,
DEBIENDO APLICAR
NORMAS DE
OPERACIÓN EN
BANCA VIRTUAL
DETALLADAS EN
PASO 16 DEL
PROCEDIMIENTO.
· CONCLUIDO EL
PROCESO, IMPRIME
COMPROBANTES
BANCARIOS, LOS
CUALES FIRMA Y
SELLA.
· AGREGA A
EXPEDIENTE DE
TRANSFERENCIA.
1. TRASLADA
EXPEDIENTE
ORIGINAL Y
DOCUMENTOS DE
SOPORTE A
ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS.
· RECIBE EXPEDIENTE
ORIGINAL.
1. TRASLADA A
CONTABILIDAD PARA
SU REGISTRO EN
SICOÍN.
2. TRASLADA
FOTOCOPIA DE
EXPEDIENTE.
2. RECIBE FOTOCOPIA
DE EXPEDIENTE.
· REGISTRA EN
LIBROS
ELECTRÓNICOS DE
BANCOS,
OPERACIONES
BANCARIAS DE
DÉBITO Y CRÉDITO
REALIZADAS EN
CUENTAS DE
DEPÓSITO
MONETARIO DE
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL.
· ARCHIVA
EXPEDIENTE.
2
· REGISTRA
MOVIMIENTO
BANCARIO
REALIZADO EN LA
DISMINUCIÓN DE
FONDO ROTATIVO.
· CONJUNTAMENTE
CON CONTADOR
GENERAL, FIRMA Y
SELLA
DOCUMENTACIÓN
DE SOPORTE QUE
GENERE SICOIN
PARA ADJUNTARLA
A EXPEDIENTE.
3
4
5
· REMITE FOTOCOPIA
DE INFORME CON
SELLO DE RECIBIDO
DEL DIRECTOR
FINANCIERO.
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL DE
DISMINUCIÓN DE
FONDO ROTATIVO.
· PROCEDE A SU
ARCHIVO,
CUSTODIA Y
RESGUARDO.
· PUEDE
PROPORCIONAR
FOTOCOPIAS
SIMPLES O
CERTIFICADAS A
QUIEN LO
SOLICITE, PREVIA
AUTORIZACIÓN DE
CONTADOR
GENERAL.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 186 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Liquidación de Fondo Rotativo Interno DF-14
Pasos a seguir Responsable Actividad
1 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Presenta liquidación final de Fondo Rotativo Interno, puede realizarse de las formas siguientes:
1. Si su totalidad se realiza en efectivo, el depósito deberá realizarse en cuenta monetaria del Fondo Rotativo Institucional, entregando comprobante del depósito en Tesorería.
2. Cuando se liquida el fondo mediante presentación de comprobantes y/o efectivo, se deberá presentar la misma en Presupuesto, adjuntando el original del depósito a dicha liquidación.
2 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe comprobante original de depósito y procede así: Registra en libro electrónico de bancos de la Cuenta del
Fondo Rotativo Institucional, el comprobante de depósito. Entrega original de comprobante de depósito y demás
documentos de soporte.
3 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas
Realiza trámite de autorización para devolución de los fondos a la cuenta pagadora respectiva (traslado de fondos).
Remite para continuar con trámite.
4 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Actualiza control auxiliar del Fondo Rotativo Institucional, haciendo el ajuste correspondiente.
Traslada expediente de liquidación.
5 Departamento de Presupuesto /Jefe
Recibe expediente de liquidación. Verifica que liquidación presentada contenga los
documentos detallados en la liquidación, el comprobante de depósito (si fuera el caso), la cual sella con fecha, hora y nombre de la persona que la recibió.
Recibe oficialmente al sellar y firmar copia al solicitante. De presentarse alguna observación o corrección, de
inmediato se le informa al responsable del Fondo para su enmienda.
6 Responsable Fondo Rotativo (Unidad legislativa o administrativa)
Recibe de vuelta el expediente. Lo corrige y vuelve a presentarlo.
7 Departamento de Presupuesto /Jefe
Registra en control interno el ingreso de los documentos. Opera cada uno de los comprobantes en SICOIN, asigna
código presupuestario de conformidad con el Manual de Clasificación Presupuestaria por objeto específico del gasto.
Emite formulario respectivo. Traslada expediente de liquidación.
8 Dirección de Auditoría Interna /Recepción
Recibe expediente de liquidación. Traslada a Despacho.
9 Dirección de Auditoría Interna Recibe expediente de liquidación del Fondo Rotativo y procede a su revisión: Si cumple todos los requisitos de ley, firmará y sellará
cada uno de los documentos de respaldo. De lo contario, indicará en informe escrito las deficiencias
y devolverá para su enmienda.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 187 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
10 Dirección de Auditoría Interna /Recepción
Recibe expediente de liquidación: Si el expediente está firmado y sellado de visa, continúa
trámite de pago en el Departamento de Contabilidad. De lo contrario, se devolverá al Departamento de
Presupuesto para su corrección.
11 Departamento de Contabilidad / Auxiliar
Recibe expediente de liquidación: Consolida entrada a la liquidación. Emite comprobantes respectivos con firmas
correspondientes. Entrega para continuar solicitud de pago de reintegro.
12 Departamento de Contabilidad / Jefe
Recibe expediente de liquidación original, o en su defecto, copia certificada.
Solicita pago en SICOIN. Devuelve.
13 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Recibe expediente de reintegro de Fondo Rotativo Interno. Firma y sella de recibido, anotando fecha y hora. Realiza pago del mismo así: 1. Realiza débito en cuenta bancaria monetaria pagadora del
banco habilitado para este fin. Traslada monto de fondos a expediente de reintegro. Imprime comprobantes bancarios que respaldan
operación y agrega a expediente. 2. Realiza crédito en cuenta bancaria monetaria del Fondo
Rotativo Institucional habilitado para este fin. Imprime comprobantes bancarios de respaldo y los
agrega a expediente.
14 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Emite oficio en el que firman el Director General y Financiero para solicitar y autorizar la realización de operaciones bancarias en cuentas monetarias de pago tanto pagadora como del Fondo Rotativo Institucional.
15 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Si beneficiario de operación es un Fondo Rotativo Interno, el pago podrá realizarse mediante crédito en cuenta monetaria del Fondo Rotativo correspondiente.
Para el efecto, en solicitud emitido por Director General y Financiero, deberán incluirse números de cuenta bancaria de débito y crédito sobre las que se realizará la operación.
Registra pago en SICOIN. Imprime comprobantes y los agrega al expediente. Solicita firma a Director Financiero y General.
16 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Cuando realice pagos de Fondos Rotativos mediante transferencia bancaria virtual, deberá observarse lo siguiente: Usuario Operador de Datos: Podrá realizar únicamente
operaciones de carga de datos para transferencia de Fondos en el sistema de banca virtual.
Usuario Revisor de Datos: Podrá realizar operaciones de revisión de la carga de datos previamente elaborados por el anterior.
Usuario Autorizador de Transferencia: Realizará operaciones de autorización de débito en cuenta monetaria pagadora habilitada, después de autorización del anterior.
Traslada expediente.
17 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe expediente y procede así: Opera en libros electrónicos de bancos débitos, créditos,
depósitos realizados en cuentas monetarias del Fondo Rotativo Institucional y/o Fondos Rotativos Internos, según
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 188 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
corresponda. Actualiza control auxiliar de Fondos Rotativos Internos con
datos de liquidación final, para completar total del Fondo Rotativo Institucional.
Traslada expediente.
18 Departamento de Tesorería / Ventanilla de Pago
Recibe expediente, firma y sella de recibido. Sella cada comprobante de liquidación del Fondo Rotativo,
indicando que el mismo fue pagado con Fondo Rotativo Institucional.
Elabora conocimiento indicando en el mismo, fecha, número de CUR presupuestario, responsable de Fondo Rotativo Interno, monto total en quetzales, firma y sello del empleado de Tesorería que entregó.
Traslada expediente.
19 Departamento de Contabilidad / Archivo
Recibe expediente. Verifica que conste de foliaje, firma y sello del pagador. Firma y sella de recibido. Archiva expediente, asegurando su resguardo y oportuna
localización, de acuerdo a instrucciones de jefe inmediato. Mensualmente deberá emitir informe, indicando cantidad de
expedientes recibidos, debiendo llevar control estricto de los expedientes faltantes, según solicitudes de pago registrados en SICOIN.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 189 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
INTERNA/
RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTO/
JEFE
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS
RESPONSABLE
FONDO ROTATIVO
(UNIDAD
LEGISLATIVA O
ADMINISTRATIVA)
DF-14 1/2
INICIO
PRESENTA
LIQUIDACIÓN FINAL.
PUEDE REALIZARSE
DE LAS SIGUIENTES
FORMAS:
1. SI SU TOTALIDAD
SE REALIZA EN
EFECTIVO, EL
DEPÓSITO SE
REALIZARÁ EN
CUENTA
MONETARIA DEL
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL,
ENTREGANDO
COMPROBANTE
DEL DEPÓSITO EN
TESORERÍA.
2.CUANDO SE LIQUIDA
MEDIANTE
PRESENTACIÓN DE
COMPROBANTES Y/
O EFECTIVO, SE
PRESENTARÁ LA
MISMA EN
PRESUPUESTO,
ADJUNTANDO EL
ORIGINAL DEL
DEPÓSITO A DICHA
LIQUIDACIÓN.
1. RECIBE
COMPROBANTE
ORIGINAL DE
DEPÓSITO Y
PROCEDE ASÍ:
· REGISTRA EN LIBRO
ELECTRÓNICO DE
BANCOS DE LA
CUENTA DEL FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL, EL
COMPROBANTE DE
DEPÓSITO.
· ENTREGA ORIGINAL
DE COMPROBANTE
DE DEPÓSITO Y
DEMÁS
DOCUMENTOS DE
SOPORTE.
· REALIZA TRÁMITE DE
AUTORIZACIÓN
PARA DEVOLUCIÓN
DE LOS FONDOS A
LA CUENTA
PAGADORA
RESPECTIVA
(TRASLADO DE
FONDOS).
· REMITE PARA
CONTINUAR CON
TRÁMITE.
· ACTUALIZA CONTROL
AUXILIAR DEL FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL,
HACIENDO EL AJUSTE
CORRESPONDIENTE.
· TRASLADA
EXPEDIENTE DE
LIQUIDACIÓN.
VERIFICA
CONTENIDO,
COMPLETO?
· RECIBE DE VUELTA
EL EXPEDIENTE.
· LO CORRIGE Y
VUELVE A
PRSENTARLO.
NO
· REGISTRA EN
CONTROL INTERNO
EL INGRESO DE
DOCUMENTOS.
· OPERA CADA
COMPROBANTE EN
SICOIN, ASIGNA
CÓDIGO
PRESUPUESTARIO.
· EMITE FORMULARIO.
· TRASLADA
EXPEDIENTE DE
LIQUIDACIÓN.
SI
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN.
· TRASLADA A
DESPACHO.
REVISA,
LLENA
REQUISITOS?
· FIRMA Y SELLA
CADA DOCUMENTO
DE RESPALDO.
SI
RECIBE EXPEDIENTE:
1. SI ESTÁ FIRMADO Y
SELLADO DE VISA,
PASA A
CONTABILIDAD.
2. SI NO, SE
DEVUELVE A
PRESUPUESTO.
NO
2. RECIBE
EXPEDIENTE:
· ENMIENDA.
· DEVUELVE.
1
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 190 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INTERNO
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
ARCHIVO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
VENTANILLA DE
PAGO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ACREDITAMIENTO
DE FONDOS
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
JEFE
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
AUXILIAR
1
DF14 2/2
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN.
· CONSOLIDA
ENTRADA A LA
LIQUIDACIÓN.
· EMITE
COMPROBANTES
CON FIRMAS
RESPECTIVAS.
· ENTREGA PARA
CONTINUAR
SOLICITUD DE PAGO
DE REINTEGRO.
· RECIBE EXPEDIENTE
DE LIQUIDACIÓN
ORIGINAL, O EN SU
DEFECTO, COPIA
CERTIFICADA.
· SOLICITA PAGO EN
SICOIN.
· DEVUELVE.
· RECIBE EXPEDIENTE
DE REINTEGRO DE
FONDO ROTATIVO
INTERNO.
· FIRMA Y SELLA DE
RECIBIDO,
ANOTANDO FECHA Y
HORA.
· REALIZA PAGO EN
DOS MODALIDADES
DETALLADOS EN
PASO 13 DEL
PROCEDIMIENTO.
· EN AMBOS CASOS,
IMPRIME COMPRO-
BANTES BANCARIOS
DE RESPALDO Y
AGREGA A
EXPEDIENTE.
· EMITE OFICIO EN EL
QUE FIRMAN EL
DIRECTOR GENERAL
Y FINANCIERO PARA
SOLICITAR Y
AUTORIZAR LA
REALIZACIÓN DE
OPERACIONES
BANCARIAS EN
CUENTAS
MONETARIAS DE
PAGO TANTO
PAGADORA COMO
DEL FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL.
· SI BENEFICIARIO ES
UN FONDO INTERNO,
SE PAGARÁ
MEDIANTE CRÉDITO
EN CUENTA DEL
FONDO ROTATIVO
CORRESPONDIENTE,
PARA ELLO, EN
SOLICITUD EMITIDO
POR DIRECTOR
GENERAL Y
FINANCIERO,
INCLUYE NÚMERO DE
CUENTA BANCARIA
DE DÉBITO Y
CRÉDITO.
· REGISTRA PAGO EN
SICOIN.
· IMPRIME
COMPROBANTES Y
AGREGA A
EXPEDIENTE.
· SOLICITA FIRMA A
DIRECTOR
FINANCIERO Y
GENERAL.
· PARA PAGOS DE
FONDOS ROTATIVOS
POR BANCA VIRTUAL,
SE DEBERÁ
OBSERVAR LAS
NORMAS
DETALLADOS EN EL
PASO 16 DEL
PROCEDIMIENTO.
· TRASLADA
EXPEDIENTE.
1
1
RECIBE EXPEDIENTE Y
PROCEDE:
· OPERA EN LIBROS
ELECTRÓNICOS DE
BANCOS DÉBITOS,
CRÉDITOS,
DEPÓSITOS EN
CUENTAS
MONETARIAS DE
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL Y/O
INTERNO, SEGÚN
CORRESPONDA.
· ACTUALIZA CONTROL
AUXILIAR DE FONDOS
ROTATIVOS
INTERNOS CON
DATOS DE
LIQUIDACIÓN FINAL,
PARA COMPLETAR
TOTAL DEL FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL.
· TRASLADA
EXPEDIENTE.
· RECIBE
EXPEDIENTE, FIRMA
Y SELLA.
· SELLA CADA
COMPROBANTE DE
LIQUIDACIÓN DEL
FONDO ROTATIVO,
INDICANDO QUE EL
MISMO FUE PAGADO
CON FONDO
ROTATIVO
INSTITUCIONAL.
· ELABORA
CONOCIMIENTO,
INDICANDO FECHA,
NÚMERO DE CUR
PRESUPUESTARIO,
RESPONSABLE DE
FONDO ROTATIVO
INTERNO, MONTO EN
QUETZALES, FIRMA
Y SELLO DEL
EMPLEADO DE
TESORERÍA QUE
ENTREGÓ.
· TRASLADA
EXPEDIENTE.
· RECIBE EXPEDIENTE.
· VERIFICA QUE
CONSTE DE FOLIAJE,
FIRMA Y SELLO DEL
PAGADOR.
· FIRMA Y SELLA DE
RECIBIDO.
· ARCHIVA
EXPEDIENTE,
ASEGURANDO SU
RESGUARDO Y
OPORTUNA
LOCALIZACIÓN.
· MENSUALMENTE
EMITIRÁ INFORME
INDICANDO
CANTIDAD DE
EXPEDIENTES
RECIBIDOS,
LLEVANDO CONTROL
ESTRICTO DE LOS
EXPEDIENTES
FALTANTES, SEGÚN
SOLICITUDES DE
PAGO REGISTRADOS
EN SICOIN.
FIN
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
Página 191 de 193 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección Financiera
Procedimiento Liquidación de Fondo Rotativo Institucional DF-15
Pasos a seguir Responsable Actividad
1 Responsable Fondo Rotativo Institucional
Verifica control auxiliar de los Fondos Rotativos Internos liquidados en su totalidad. Si el monto del Fondo Rotativo Institucional está
completo, procede a girar instrucciones para proceder a la liquidación del mismo.
Si no está completo, procede a requerir a los responsables de los Fondos Rotativos pendientes.
2 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe instrucción escrita de liquidar el Fondo Rotativo Institucional.
Solicita trámite del traslado de fondos de la cuenta monetaria del Fondo Rotativo Institucional hacia la cuenta pagadora, por la totalidad del mismo, al efecto le entrega la documentación siguiente:
1. Copia del libro de bancos donde conste el saldo de la cuenta del Fondo Rotativo Institucional.
2. Integración de cada una de las liquidaciones finales de los Fondos Rotativos Internos.
3. Copia del estado de cuenta de la cuenta monetaria del Fondo Rotativo Institucional.
3 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas
Recibe expediente. Tramita autorización firmada por Auditoría Interna,
Dirección Financiera y General para traslado de fondos por medio de transferencia electrónica, según requerimiento.
4 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Recibe expediente de traslado de fondos. Realiza movimientos bancarios autorizados, debiendo
aplicar normas de operación en Banca Virtual siguientes: Perfil Usuario Operador de Datos: Podrá realizar
únicamente operaciones de carga de datos para transferencia de fondos en sistema de banca virtual.
Perfil Usuario Revisor de Datos: Podrá realizar operaciones de revisión de carga de datos previamente elaborados por el anterior.
Perfil de Usuario Autorizador de Transferencia: Podrá realizar operaciones de autorización de débito en cuenta monetaria pagadora habilitada para el efecto, después de la autorización del anterior.
5 Departamento de Tesorería / Acreditamiento de Fondos
Imprime comprobantes bancarios de cada cuenta. Agrega al expediente de transferencia, firmando y
sellando los mismos. A continuación procede así: El expediente original de traslado y documentos de
soporte se entrega al Encargado de Administración de Cuentas.
Fotocopia certificada del expediente se entrega a Operador de Fondo Rotativo.
6 Departamento de Tesorería / Administración de Cuentas
Recibe expediente original y documentos de soporte. Archiva.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
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7 Departamento de Tesorería / Operador de Fondo Rotativo
Recibe fotocopia certificada del expediente. Registra en libros electrónicos de bancos, operaciones
bancarias de débito realizadas en cuenta de depósito monetario del Fondo Rotativo Institucional.
Remite a Contador General la fotocopia certificada del expediente.
8 Departamento de Contabilidad /Contador General
Recibe fotocopia de expediente certificado debidamente foliado.
Registra movimiento bancario realizado y a liquidar en definitiva del Fondo Rotativo Institucional en SICOIN.
Liquida cada Fondo Rotativo Interno en SICOIN. En forma conjunta con Auxiliar de Contabilidad que
realizó operación firma y sella documentación de soporte que genere SICOIN para adjuntarlo al expediente.
Emite informe circunstanciado sobre liquidación del Fondo Rotativo Institucional y sus Fondos Rotativos Internos respectivos al Director Financiero.
Solicita informar a Dirección General y a Junta Directiva del Organismo Legislativo.
Traslada expediente a archivo para su resguardo y custodia.
9 Departamento de Contabilidad /Archivo
Recibe fotocopia de expediente certificado. Archiva para su custodia y resguardo, pudiendo dar
fotocopias simples o certificadas del mismo a quien lo solicite, previa autorización del Contador General.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
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LIQUIDACIÓN DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD/
ARCHIVO
CONTADOR
GENERAL
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ACREDITAMIENTO
DE FONDOS
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO
DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA/
ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS
RESPONSABLE
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL
DF-15 1/1
INICIO
· VERIFICA CONTROL
AUXILIAR DE
FONDOS ROTATIVOS
INTERNOS
LIQUIDADOS EN SU
TOTALIDAD.
COMPLETOS?
· RECIBE
INSTRUCCIONES
ESCRITAS PARA
LIQUIDAR.
· SOLICITA TRÁMITE
DEL TRASLADO DE
FONDOS DE LA
CUENTA
MONETARIA DEL
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL
HACIA LA CUENTA
PAGADORA, POR
LA TOTALIDAD DEL
MISMO, AL EFECTO
SE ENTREGA LA
DOCUMENTACIÓN
DESCRITA EN EL
PASO No. 2 DEL
PROCEDIMIENTO.
· REQUIERE A
RESPONSABLES DE
LOS FONDOS
ROTATIVOS
PENDIENTES.
NO
SI
· RECIBE
EXPEDIENTE.
· TRAMITA
AUTORIZACIÓN
FIRMADA POR
AUDITORÍA INTERNA,
DIRECCIÓN
FINANCIERA Y
GENERAL, PARA
TRASLADO DE
FONDOS POR MEDIO
DE TRANSFERENCIA
ELECTRÓNICA,
SEGÚN
REQUERIMIENTO.
· RECIBE
EXPEDIENTE DE
TRASLADO DE
FONDOS.
· REALIZA
MOVIMIENTOS
BANCARIOS
AUTORIZADOS,
DEBIENDO APLICAR
NORMAS DE
OPERACIÓN EN
BANCA VIRTUAL
DETALLADO EN
PASO 4 DE
PROCEDIMIENTO.
· IMPRIME
COMPROBANTES
BANCARIOS DE
CADA CUENTA.
· AGREGA A
EXPEDIENTE DE
TRANSFERENCIA,
FIRMANDO Y
SELLANDO LOS
MISMOS, Y
PROCEDE:
1.ENTREGA
EXPEDIENTE
ORIGINAL DE
TRASLADO Y
DOCUMENTOS DE
SOPORTE A
ENCARGADO DE
ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS.
2.TRASLADA
FOTOCOPIA
CERTIFICADA DEL
EXPEDIENTE A
OPERADOR DE
FONDO ROTATIVO.
· RECIBE
EXPEDIENTE
ORIGINAL Y
DOCUMENTOS DE
SOPORTE.
· ARCHIVA.
1
FIN
· RECIBE FOTOCOPIA
CERTIFICADA DEL
EXPEDIENTE.
· REGISTRA EN
LIBROS
ELECTRÓNICOS DE
BANCOS,
OPERACIONES DE
DÉBITO REALIZADA
EN CUENTA DE
DEPÓSITO
MONETARIO DEL
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL.
· REMITE A
CONTADOR
GENERAL
FOTOCOPIA
CERTIFICADA DE
EXPEDIENTE.
2
· RECIBE FOTOCOPIA
CERTIFICADA DE
EXPEDIENTE
DEBIDAMENTE
FOLIADO.
· REGISTRA
MOVIMIENTO
BANCARIO
REALIZADO Y A
LIQUIDAR EN
DEFINITIVA DEL
FONDO ROTATIVO
INSTITUCIONAL EN
SICOIN.
· LIQUIDA CADA
FONDO ROTATIVO
INTERNO EN SICOIN.
· EN FORMA
CONJUNTA CON
AUXILIAR DE
CONTABILIDAD QUE
REALIZÓ
OPERACIÓN, FIRMA
Y SELLA
DOCUMENTOS DE
SOPORTE QUE
GENERE SICOIN
PARA ADJUNTARLO
AL EXPEDIENTE.
· EMITE INFORME A
DIRECTOR
FINANCIERO.
· SOLICITA INFORMAR
A DIRECTOR
GENERAL Y JUNTA
DIRECTIVA.
· TRASLADA
EXPEDIENTE.
· RECIBE COPIA
CERTIFICADA DE
EXPEDIENTE.
· ARCHIVA PARA SU
CUSTODIA Y
RESGUARDO,
PUDIENDO DAR
FOTOCOPIAS
SIMPLES O
CERTIFICADAS DEL
MISMO A QUIEN LO
SOLICITE, PREVIA
AUTORIZACIÓN DEL
CONTADOR
GENERAL.
FIN