manual de procedimientos “abastecimiento y bodega” · o destinarlos para otro uso. nota 01: en...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS “ABASTECIMIENTO Y BODEGA”

(Cód.: M2-AB - Rev.: 01)

Í N D I C E PÁG.

1 Objetivo 2 2 Alcance 2 3 Definiciones 2

4

Modo Operativo 3 4.1 Compras y verificación de adquisición 5 4.2 Evaluación de Proveedores 7 4.3 Gestión de Bodega 8

5 Registros 10 6 Referencias y Marco Legal 10 7 Modificaciones 11 8 Indicadores 11 9 Anexos 11

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma / Nombre /

Cargo Claudio Cortés Polanco

Consultor Luis Pérez Carabantes

Subgerente General David Schiappacasse M.

Gerente General

Cargotrans S.A. Manual de Procedimientos “Abastecimiento”

Código : M2-AB Página 2 de 12

Documento confidencial, prohibida su reproducción.

� 1. OBJETIVO El presente manual de procedimientos, tiene por objetivo definir la sistemática que dispone la empresa para realizar las compras necesarias para la realización de su servicio (incluyendo la verificación de los productos comprados, la evaluación de proveedores y la gestión de bodega), estableciendo 1) responsabilidades, 2) metodologías y 3) registros, que nos permitan trabajar en forma clara y velando siempre por la calidad, el medio ambiente y la seguridad.

� 2. ALCANCE Los procedimientos descritos en el presente manual aplican a todas las compras de Cargotrans S.A. � 3. DEFINICIONES Cotización: Documento emitido por el Proveedor, en el cual informa el valor de los productos, características, condiciones de venta, indica observaciones, etc. de acuerdo a lo solicitado. Orden de Compra (ver Anexo B): Documento emitido al Proveedor seleccionado, que formaliza la compra del producto. En este documento se especifica: proveedor, cantidad, detalle, lugar y plazo de entrega, total de la compra y forma de pago. Guía de Despacho del Proveedor: Documento legal de emisión obligatoria por el Proveedor, cuando se hubiera optado por postergar el otorgamiento de la Factura y cuando se despachan los productos adquiridos. Debe incluirse el detalle completo de los productos que se trasladan, con indicación de las unidades, nombre, características del producto, valor unitario y total. Nota de Crédito: Documento emitido para anular una Factura con posterioridad al plazo de declaración y pago, o rectificar Facturas emitidas con errores de forma (Domicilio, Rut, Giro, etc.), señalando los rubros rectificados o referencia de la Factura que corrige. Proveedor Crítico (ver 4.2 “Evaluación de Proveedor es”) : Proveedor de insumos, materias primas, repuestos, materiales y servicios que afectan directamente a la calidad del servicio entregado. Verificación de productos comprados: proceso mediante el cual la empresa se asegura que el producto comprado cumple con los requisitos de compra especificados (ver 7.4.3 de ISO 9001 y punto 4.1.2 del presente manual de procedimientos). Evaluación de Proveedores: Corresponde al proceso en el cual a los proveedores se les califica con nota de 1,0 a 7,0 de cumplimiento y se les clasifica como “malo”, “regular”, “bueno” o “excelente”. Reevaluación de Proveedores: Corresponde a la verificación de si los proveedores han realizado los cambios requeridos, producto de sus respectivas evaluaciones. Esta reevaluación determinará los planes de acción con él.




��4. MODO OPERATIVO��




4.1 COMPRAS Y VERIFICACIÓN DE ADQUISICIÓN 4.1.1 Proceso de Compras El siguiente diagrama muestra la forma en que son gestionadas las compras:

Persona Solicitante

FIN

Genera “Solicitud de Compra” con la cantidad (más unidad de medida) y descripción de productos e insumos a comprar

“Solic. de Compra”(ver R1 en Anexo A)

Nomenclatura:

= Responsable.

= Registro.

Enc. de Compras

Solicita cotizaciones al Proveedor y las entrega a quien corresponda para evaluar la alternativa más conveniente

“Cotización”(N/A código)

Evalúa “Cotizaciones” en función de los requerimientos de la empresa y escoge la alternativa más conveniente. Si sólo un Proveedor se interesa en cotizar, será analizado y adjudicado con una cotización, entendiéndose como proveedor único

Enc. de Compras

Confecciona “Orden de Compra”“Orden de Compra”(ver R2 en Anexo B)

Autoriza la “Orden de Compra” con su timbre y firmaGte. o quien corresponda

Enc. de Compras

Envía “Orden de Compra” al Proveedor

Acordada la fecha de entrega o retiro, verifica los productos comprados (ver 4.1.2 a continuación)

ProveedorEnvía “Factura”

Bodeguero o quien retira

“Factura”(N/A código)

¿La compra es no habitual o

sobre $80.000.-?

SI

NO

Gte. o quien corresponda

4.1.2. Verificación de productos comprados / servic ios recibidos: La verificación de los productos comprados o servicios recibidos se realiza por el personal respectivo al momento de: • Recibir en Bodega los productos comprados o retiro de ellos desde las instalaciones del Proveedor.

La recepción conforme queda registrada en la Factura o Guía de Despacho, según corresponda. • Finalizar el servicio recibido o en el trascurso de éste. En caso de no cumplir los requisitos de compra especificados se podrá: • Levantar un “Parte de No Conformidad” (M1-SG/R5) o dejar registro en “Libro de Novedades” (M1-

SG-03/R4) (ver Manual de Procedimiento “M1-SG Sistema de Gestión”). • En el caso de productos:

o Devolverlos al Proveedor.




o Aceptarlos con reparos para que cumpla con los requisitos. o Aceptarlos por parcialidades. o Recepcionarlos bajo concesión, con la autorización del usuario. o Destinarlos para otro uso.

Nota 01: En el caso de que el producto se deje en Bodega, éste deberá ser dispuesto en un área que se encuentre claramente identificada con las palabras “Productos No Conformes, no utilizar”.

4.2 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 4.2.1 Selección Inicial de Proveedores Para dar inicio al presente procedimiento, la empresa seleccionará entre sus proveedores actuales a aquellos que, según comportamiento histórico, hayan cumplido adecuadamente a nuestros requerimientos. 4.2.2 Selección de Proveedores Nuevos El ingreso de nuevos proveedores estará bajo la evaluación, aprobación y autorización del Gerente General, Subgte. Gral., estos proveedores serán evaluados y reevaluados según el presente procedimiento operativo. Los criterios empleados para selección de nuevos proveedores podrán ser:

• Contar con Certificación de Calidad, Medio Ambiente o Seguridad. • Comparación por Cotizaciones (plazo de entrega, especificaciones técnicas, precio, asistencia

técnica durante la compra o post-venta, condiciones de pago, etc.). 4.2.3 Operación Normal del presente Procedimiento O perativo Se cuenta con un “Histórico Evaluaciones de Proveedores Críticos” (ver R3 en Anexo C), el cual especifica los proveedores afectos a evaluación (“críticos”). El siguiente diagrama muestra la forma en que se evalúan y reevalúan a dichos proveedores críticos:




Nota 01: Idealmente se realizará la Evaluación de Proveedores cuatrimestramente (cada cuatro meses, en conjunto con la Revisión Gerencial, en Abril, Agosto y Diciembre de cada año). No siendo factible lo anterior, por lo menos se debe realizar una Evaluación de Proveedores al año. Se debe comunicar los resultados de la “Evaluación de Proveedor” (ver R6) al Gte. Gral. y Subgte. Gral., como también se podrá informar de los resultados al mismo Proveedor, mediante carta, e-mail, etc. Nota 02: Cuando frente a un mismo producto/servicio existen dos o más proveedores, el “Histórico Evaluación de Proveedores Críticos” (ver R3) sirve para elegir a aquel con un mejor comportamiento histórico entre ellos. Nota 03: Proceso de Reevaluación de Proveedores: En caso de que un proveedor no mejore su categorización para la siguiente evaluación, será eliminado del “Histórico Evaluación de Proveedores Críticos” (ver R3) escribiendo la “Fecha de Salida” respectiva. Sin embargo, para proveedores únicos, no es posible aplicar el punto antes mencionado, por lo mismo, se procede de la siguiente manera:

• Calidad: incremento de inspección interna. • Plazo de Entrega: stock de seguridad o mayor planificación a largo plazo.

4.3 GESTIÓN DE BODEGA 4.3.1 Registro de ingreso/salida de Bodega Cada vez que ingrese o salga un artículo de Bodega, el Enc. de Bodega deberá registrarlo en el Software Cargotrans (ver Anexo E).




� 5. REGISTROS

Nombre Registro Rev

.

Ane

xo

Responsable del Archivo

Modo de Archivo

Tiempo Mínimo de Archivo

Disposición del Archivo

De “4.1 Compras y verificación de adquisición” (+)

R1 Solicitud de Compra 00 A

Enc. de Compras Archivo 01 1 año Eliminación

N/A Cotización N/A N/A

R2 Orden de Compra 00 B

N/A Factura N/A N/A

De “4.2 Evaluación de Proveedores”

R3 Histórico Evaluación Proveedores Críticos

00 C Rep. de Gerencia

Archivador SGI 03 2 años Eliminación

R4 Evaluación de Proveedor

00 D

De “4.3 Gestión de Bodega

R5 Ingreso/Salida Bodega 00 E Enc. de Bodega Digital (Software)

2 años Respaldo digital

� 6. REFERENCIAS Y MARCO LEGAL

ISO 9001 “Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos". ISO 14001 “Sistemas de Gestión Ambiental - Requisitos”.

OHSAS 18001 “Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional - Requisitos”.

� 7. MODIFICACIONES Modificación

Nº Fecha de

Modificación Detalle de la Modificación Página Nº Aprobado por

00 5/Dic./2009

Primera edición de los procedimientos. Eran 3: 1) PO-AB-01 “Compras”, 2) PO-AB-02 “Evaluación de Proveedores” y 3) PO-AB-03 “Bodega”.

Todo Gerente General

01 12/Oct./2011

Los 3 procedimientos de Abastecimiento se fusionan en el presente “M2-AB Manual de Procedim. Abastecimiento y Bodega”.

Todo Gerente General




� 8. INDICADORES

Nombre Fórmula Unidad de Medida

Compras Netas Mensuales por Área ∑ Áreaporcompras $ (pesos)

Calificación de Proveedores Promedio de Notas de

Evaluación por Proveedor Porcentaje

Variación de Bodega aBoodTotal

EtcMermas

deg.Pr

100*.)( + Porcentaje

� 9. ANEXOS Anexo A : (R1) Solicitud de Compra. Anexo B : (R2) Orden de Compra. Anexo C : (R3) Histórico Evaluación Proveedores Críticos. Anexo D : (R4) Evaluación de Proveedor. Anexo E : (R5) Ingreso/salida a Bodega (pantalla software).




Anexo A: (R1) Solicitud de Compra.




Anexo B: (R2) Orden de Compra.




Anexo C: (R3) Histórico Evaluación Proveedores Crít icos.

Anexo D: (R4) Evaluación de Proveedor.




Anexo E: (R5) Ingreso/salida a Bodega (pantalla sof tware).

Ingreso:

Salida:

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