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Manual de Políticas y Procedimientos de Recursos Materiales

MA-RMA-001

Fecha de Emisión: 1 Sep. 2015 Fecha de Actualización: 30 Sep. 2016 Página 1 de 74 Ver.2.0.

MANUAL DE

POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE

RECURSOS MATERIALES

El contenido de este documento pertenece a Fianzas Asecam, S.A. y es de carácter

estrictamente confidencial, por lo tanto deberá permanecer en todo momento en el ambiente

interno de Fianzas Asecam, S.A., quien se reserva el derecho de ejercer acción legal en

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Carátula de Revisión, Aprobación y Autorizaciones:

Elaboración Revisión Aprobación Versión

FIRMA

PUESTO Responsable de RM Dirección

Administrativa Dirección General

FECHA 01- Sep.- 2016 14- Sep.- 2016 03- Oct.- 2016 2.0

Fecha de Número de Fecha de

Elaboración Original Versión Actualización

01- Sep.- 2015 2.0 01- Sep.- 2016

El presente manual fue aprobado por la Dirección General en la sesión celebrada el 3 de octubre de 2016.


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Página

1. INTRODUCCIÓN 4

2. OBJETIVO 4

3. ALCANCE 4

4. REFERENCIAS 4

5. RESPONSABILIDADES 5

6. POLÍTICA GENERAL DE RECURSOS MATERIALES 6

7. I. ETICA Y GOBERNABILIDAD EMPRESARIAL 7

Política de compras y contratación de servicios con terceros 7 Procedimiento de compras de productos y/o servicios 10 Política para proveeduría de impresión de folios 15 Procedimiento para proveeduría de impresión de folios 16 Política para envío por DHL 18 Procedimiento para envíos por DHL 19 Política de control general de archivo muerto 23 Procedimiento de control general de archivo muerto 24 Política para la contratación de planes telefónicos y/o cambios de equipos móviles 26 Política para el uso del comedor 28 Política del uso del sistema de cómputo, internet y telefonía 30

8. II. CALIDAD DE VIDA EN LA EMPRESA 33

Política de protección civil 33

Procedimiento de protección civil 36 Política de mantenimiento a las instalaciones 46 Procedimiento de mantenimiento a las instalaciones 47 Política de acceso de personal y visitantes a las instalaciones 48 Procedimiento: acceso de personal y visitantes a las instalaciones 49

9. III. VINCULACIÓN Y COMPROMISO CON LA COMUNIDAD Y SU DESARROLLO 55

Política de donaciones 55

Procedimiento para las donaciones compartidas 56

10. IV. CUIDADO Y PRESERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE 57

Política ambiental 57

Procedimiento ambiental 60

Política de asignación de automóviles utilitarios 68

Política de lugares de estacionamiento en el edificio El Greco 74

ÍNDICE


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1. INTRODUCCIÓN

El presente manual comprende la integración, implementación y promoción de las políticas y prácticas relacionadas, dentro de su esfera de influencia, en todas las actividades, procesos y procedimientos de recursos materiales/servicios y su impacto a sus grupos de interés, incluido lo referente a su efecto en un comportamiento socialmente responsable, lo anterior llevado a cabo bajo la estructura organizacional que es responsable de este proceso.

2. OBJETIVO

Todo el personal vinculado a la Organización, debe adoptar para contribuir a la calidad de vida, el bienestar de la sociedad y el buen ejercicio de la gestión empresarial, con el desarrollo, mantenimiento y cumplimiento de las políticas y procedimientos en materia de recursos materiales y de servicios, que apoyan al cumplimiento de la Visión, Misión y Estrategia, adoptados en los objetivos sociales de la Organización.

3. ALCANCE

Como primer grupo de interés, los directivos y el personal tienen la responsabilidad de garantizar el

cumplimiento de las políticas establecidas en el presente documento.

El alcance de las acciones a realizar, que fortalecen la consecución de los lineamientos establecidos dentro de las Estrategias de negocios adoptadas por el Consejo de Administración, incluyen la incorporación de aspectos relacionados con la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) en esta gestión empresarial, lo que implica un comportamiento ético y transparente que contribuye al desarrollo sostenible, cumpliendo la legislación aplicable y coherente con la normativa de comportamiento. La responsabilidad social integrada en la organización, comprende aspectos tanto internos (orientados al equipo de trabajo y directivos) como externos (a clientes, proveedores y entorno social) teniendo en cuenta los intereses de las partes interesadas, incluidas las obligaciones legales vinculantes para con otros.

4. REFERENCIAS

DE-RMA-001 “Ley del Sistema de Protección Civil del Distrito Federal”

DE-RMA-002 “Reglamento para el uso de lugares de estacionamiento”

DE-SGC-015 “Ley Federal de protección de datos personales en posesión de particulares”

FO-RHU-020 “Autorización de entrada de personal”

FO-RMA-001 “Requisición de compra"

FO-RMA-002 “Solicitud de cotización”

FO-RMA-003 “Cuadro comparativo proveedores”

FO-RMA-004 “Orden de compra"

FO-RMA-005 “Listado de proveedores"


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FO-RMA-009 “Revisión de la infraestructura y ambiente de trabajo”

FO-RMA-010 “Ingreso de visitantes vía estacionamiento”

FO-RMA-011 “Formato inventario de cajas de archivo muerto"

FO-RMA-012 “Formato control de salidas de información del archivo muerto"

FO-RMA-013 “Control de inventario del almacén”

FO-RMA-014 “Responsiva Asignación de Automóvil"

FO-RMA-015 “Anexo A de asignación de automóvil"

FO-RMA-016 “Bitácora de mantenimiento”

FO-RMA-017 “Plan anual de mantenimiento"

FO-RMA-018 “Control vehicular"

FO-RMA-019 “Control de mantenimiento por vehículo"

5. RESPONSABILIDADES

La asignación de responsabilidades y rendición de cuentas en todos los niveles adecuados de la Organización, deben reflejarse en nuestra toma de decisiones y tenerse en cuenta en la implementación de actividades, mismas que están contempladas en la normatividad interna, reflejada en las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual.

El compromiso adoptado por la Organización con relación a la Responsabilidad Social (en adelante RS), implica adoptar un enfoque integrado en la gestión de las actividades e impactos, en su toma de decisiones, con relación a sus grupos de interés, respecto a la sociedad y el medio ambiente y estrechamente relacionada con el desarrollo sostenible.


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6. POLÍTICA GENERAL DE RECURSOS MATERIALES

Las actividades de la organización en el ámbito de acción, referente a la adquisición de bienes y/o servicios están basadas en el eficiencia y optimización de los procesos operativos propios, incluidos los precios de los productos a adquirir a los más altos niveles de mercado, buscando y superando las necesidades de los usuarios, en términos de calidad, cantidad, tiempo de entrega e incluyendo sus impactos conocidos y probables sobre la sociedad y el medio ambiente; para alcanzarlo se requiere comprometerse a respetar las siguientes políticas:

I. Se concientiza a nuestros colaboradores y grupos de interés en la optimización de los recursos materiales, fortaleciéndolos y sensibilizándolos hacia una cultura ambiental y del ahorro, apegada a los lineamientos de RS. Se busca que los integrantes de la estructura organizacional se comprometan con los compromisos de RS al evaluarlos en la consecución de sus metas y considerando las acciones referentes a este tema.

II. Identificar la RS y su alcance respecto de los asuntos pertinentes, estableciendo las prioridades a abordar, con relación a las 7 materias fundamentales: gobernanza en la Organización, derechos humanos, prácticas laborales, medio ambiente, prácticas justas de operación, asuntos de consumidores y participación activa y desarrollo de la comunidad.

III. Las acciones a seguir con relación a las materias fundamentales y sus asuntos, se basan en la implementación de los principios de RS: rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de las partes interesadas, al principio de legalidad, a la normativa internacional de comportamiento y al de los derechos humanos.

IV. Incorporar la filosofía de responsabilidad social a cada aspecto de nuestra organización

implicando un compromiso y comprensión de los beneficios que conlleva a todos los grupos de interés.

V. Fomentar la educación para el desarrollo sostenible, para que con una nueva dirección, las

personas aborden asuntos de RS con valores que fomentan acciones enérgicas y proactivas.

VI. Identificar la necesidad de cambios en los procesos de toma de decisiones y gobernanza

para que se sugieran nuevos enfoques e ideas buscando integrar la RS de manera eficaz.

VII. Llevar a cabo la comunicación interna y externa en relación con la RS.


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Nuestras políticas se encuentran clasificadas de acuerdo a los cuatro ejes rectores de la filosofía de Responsabilidad Social Empresarial a la que nos hemos comprometido a implementar en todos los procesos operativos:

7. I. ÉTICA Y GOBERNABILIDAD EMPRESARIAL

Política de compras y contratación de servicios con terceros

1.- Objetivo

Establecer los lineamientos Institucionales autorizados por el Comité de Dirección, para realizar la

adquisición de los “recursos materiales” necesarios para el desempeño de la actividad de la empresa así

como la “contratación de servicios con terceros” que les permita operar dentro de los estándares de

calidad que se han establecido.

Dichos lineamientos delimitarán el estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia

en el proceso de adquisición de recursos materiales y contratación de servicios con terceros para lograr

una óptima gestión en términos de calidad, oportunidad y condiciones para conseguir la máxima

eficiencia en la relación con proveedores y satisfacer el objetivo perseguido.

2.- Responsabilidades

Será responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o indirectamente en las

actividades de compras y contratación de servicios con terceros y particularmente de los supervisores

directos, resguardar en todo momento el buen nombre de la Empresa, estableciendo y preservando

relaciones adecuadas entre la Compañía y sus proveedores.

Será responsabilidad de todos los participantes en el proceso el cumplir la normatividad aplicable tal

como la protección de los datos personales en posesión de particulares, identificación y conocimiento

del cliente y contratación documentada.

3.- Definiciones

El acto de comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de

productos, luego de negociaciones sobre el precio, condiciones de pago y el cumplimiento de las

condiciones pactadas.

Política de producto: cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definición de las

especificaciones (qué es lo que se va a comprar) y la previsión de las necesidades (cuánto y cuándo).

Política de proveedores: es la responsabilidad de Compras, diseñar un cuadro de proveedores que pueda garantizar el suministro de los productos y/o servicios con base a las necesidades de la Organización.


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Política de ahorro: definir un criterio homogéneo en la contabilización de los ahorros, dentro de los diferentes procesos de negociación.

Órdenes de compras: es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.

Control de inventario: es la logística que realiza una compañía que maneja la recepción,

almacenamiento y distribución de productos.

Hojas Control de Inventario: es el kardex por cada producto en el cual se lleva el control de entradas y

salidas por cada uno, de tal manera que su cifra control, coincida con la existencia física o inventario de

almacén.

Calidad: propiedades de un producto o servicio que otorgan capacidad para satisfacer las necesidades

del cliente.

Cantidad: todo aquello que es medible y susceptible de expresarse numéricamente.

Precio: es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para determinar el valor

de cambio para dicho bien o servicio.

Servicio: conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente.

Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso

del abastecimiento.

Compras de emergencia: realizar compras no planeadas, sin la cual es la empresa no podría cumplir

con sus objetivos.

Compras de excedentes: consiste en comprar más de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de

materia prima en caso de emergencia, o imprevistos.

4.- Descripción

4.1 Todas las adquisiciones que competen al Área de RM se realizarán de acuerdo a la Tabla I

“Facultades de autorización de gastos”.

4.2 La Organización da máxima importancia a la satisfacción de nuestros clientes y/o usuarios los que

a su vez atienden las necesidades de los clientes externos.

4.3 La Organización toma en cuenta la relación de los intereses de sus partes relacionadas, como proveedores, con la más amplia expectativa de la sociedad y del desarrollo sostenible, tomando en cuenta sus puntos de vista, cuyos intereses probablemente se vean afectados por nuestra decisión o actividades, buscando que compartan nuestra filosofía de RS en beneficio de la rentabilidad institucional y calidad del servicio o producto, considerando:


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precio, calidad, tiempo de entrega, plazos de pago, prestaciones de servicio, capacidad de

suministro y la disminución en el impacto ambiental y por consecuencia en el social.

4.4 La Organización pone especial atención en el cuidado del medio ambiente y se une al grupo de consumidores que con la elección de compra de sus productos, juega un rol fundamental en el desarrollo sostenible, teniendo en cuenta factores éticos, sociales, económicos y ambientales, basados en información precisa, al realizar la elección y toma de decisiones de compra.

4.5 La Organización ejerce su preferencia por suministros que puedan contribuir al desarrollo sostenible, buscando oferta de productos entre sus proveedores de alta calidad con una vida útil más larga a precios asequibles.

4.6 La Organización opera bajo el principio de prácticas justas de operación (conducta ética, honesta e integra).

4.7 Operamos con proveedores seleccionados que tengan un comportamiento ético y apegado a nuestro código de conducta.

4.8 La Organización establece criterios ambientales para la selección de sus materiales y proveedores.

4.9 La Organización cuenta con otorgamiento de facultades por niveles organizacionales, para realizar la operación de adquisición de materiales y contratación de servicios.

4.10 Operar en apego al procedimiento autorizado de Compras.

4.11 Respetar el proceso autorizado de compras.

4.12 La contratación de servicios con terceros deberá estar documentada y autorizada por los niveles en la tabla de facultades autorizada por el Comité de Dirección.

4.13 La operación del Área de RM debe respetar la designación de facultades (Tabla I "Facultades de

autorización de gastos"), por niveles, autorizada por el Comité de Dirección.

Tipo de compra Monto Forma de pago Gerencia de RMDirección

Adminitrativa

Dirección

General

Compras con contrato

firmado$ 1.00 - En adelate

Solicitud de cheque o

transferenciax x x

Tipo de compra Monto Forma de pago Gerencia de RMDirección

Adminitrativa

Dirección

General

$ 0 - $ 500 Caja chica x x x

$ 501 - $ 8,000Solicitud de cheque

y/o transferencia0 x x

$ 8,001 - En adelante Transferencia N.A. 0 x

Tipo de compra * *

(Ej: impresión folios y

pólizas)

Monto Forma de pago Gerencia de RMDirección

Adminitrativa

Dirección

General

Compras con riesgo $ 1 - En adelante Transferencia N.A. N.A. x

0= Autorizado por ambos

FIANZAS ASECAM

Tabla I "Facultades de autorización de gastos"

Compras sin contrato

** Únicamente en caso de que exista algún cambio en el precio pactado con el proveedor y/o en las características del

documento a imprimir, deberá de obtenerse la autorización del representante legal autorizado.

x= Cualquiera de ellos puede autorizar individualmente


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4.14 Autorizar pagos de acuerdo a facultades previa validación de precios de factura vs. precios autorizados, previa recepción de la mercancía.

4.15 Provisionar los gastos no facturados pero contratados de partidas que lo requieran coordinadamente con el área contable.

4.16 Cubrir los requerimientos de mantenimiento de las instalaciones e inmuebles de la Organización.

4.17 Operar con proveedores que ejerzan la conciencia del concepto del cuidado al medio ambiente y su afectación al cambio climático.

4.18 Operar con las mejores condiciones económicas en el desarrollo de la función de RM bajo los parámetros más estrictos basados en los principios de la RS en donde se encuentran: rendición de cuentas, transparencia, comportamiento ético, respeto a los intereses de las partes interesadas, al principio de legalidad, a la normatividad internacional de comportamiento y al de los derechos humanos.

4.19 Documentar los servicios de mantenimiento que nos brinda la administración de los inmuebles, propiedad de las entidades, dando puntual seguimiento y buscando la optimización en el servicio y mejores opciones de costo.

4.20 Participar en los “Programas de Protección Civil“ tanto del inmueble en el cual se encuentra ubicada la institución, como en el propio piso que se ocupa, cubriendo el aseguramiento del personal y la normatividad aplicable.

4.21 La información sobre la RS es brindada de manera completa, comprensible, receptiva, precisa, equilibrada y oportuna, en un esfuerzo porque cada vez sea más amplia y profunda, a todos sus grupos de interés internos y externos.

4.22 Comunicación con sus grupos de interés como proveedores acerca de los requisitos de RS asociadas a las adquisiciones.

Procedimiento de compras de productos y/o servicios

1.- Objetivo

Establecer la metodología para lograr la correcta adquisición de los productos y/o servicios de acuerdo a

lo solicitado en la “Orden de compra”.

Esta metodología deberá ser aplicada a todos los productos y/o servicios que pretendan ser adquiridos

por la Organización, desde que se recibe la “Requisición de compra” hasta que se realiza el trámite para

el pago al proveedor.


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Es responsabilidad del Gerente de Recursos Materiales (RM) o de quien el designe, asegurar el

adecuado cumplimiento de este procedimiento, además de verificar que las requisiciones de compra

solicitadas describan claramente las especificaciones del producto y/o servicio solicitado y que en la

adquisición se cumpla con dichas especificaciones.

Es responsabilidad del Auxiliar del Recursos Materiales (RM) apoyar en la solicitud de cotizaciones a

proveedores, colocación de las órdenes de compra a proveedores seleccionados por la Gerencia de RM,

recepción de los productos adquiridos y entrega de los mismos a los solicitantes; control del inventario,

para la adquisición de los productos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa; así como

realizar el trámite necesario para el pago a proveedores.

Es responsabilidad del personal de la organización generar la “Requisición de compra”, especificando

claramente los productos y/o servicios requeridos.

3.- Definiciones

Productos y/o servicios críticos: Productos o servicios que impactan a la calidad del servicio que

suministra la empresa a sus clientes y a los cuales les aplica evaluación de desempeño.

Proveedor: Se refiere a toda aquella persona moral o física que suministra productos o servicios a la

organización.

Especificaciones del producto y/o servicio: Es aquello que debe cumplir el producto y/o servicio que

se va a adquirir y el cual es definido por el solicitante de la compra.

Requisición de compra: Documento mediante el cual el usuario solicita al departamento compras un

producto y/o servicio.

Solicitud de cotización: Documento mediante el cual el departamento de compras solicita al proveedor

un producto y/o servicio.

Orden de compra: Documento con el cual se solicita oficialmente al proveedor el producto y/o servicio

requerido.

4.- Descripción:

La Organización pone especial atención en el cuidado del medio ambiente y se une al grupo de

consumidores que con la elección de compra de sus productos, juega un rol fundamental en el

desarrollo sostenible, teniendo en cuenta factores éticos, sociales, económicos y ambientales,

basados en información precisa, al realizar la elección y toma de decisiones de compra, con el fin de

satisfacer las necesidades de los clientes y/o usuarios.


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4.1 El usuario detecta la necesidad de adquirir un producto y/o servicio.

4.2 El usuario genera una “Requisición de compra”, por medio del formato (FO-RMA-001), tomando en

cuenta que todas las requisiciones requerirán de una descripción lo más amplia y detallada posible y

de toda la información necesaria para proporcionar una definición completa del producto y/o servicio

que se desea adquirir (marca y modelo comercial) y cuando el caso lo requiera deberán ir

acompañadas con catálogos, planos, fotografías, muestras, hojas de datos y/o especificaciones que

lo identificaran plenamente ante el proveedor o prestador de servicios.

El solicitante antes de emitir la “Requisición de compra” (FO-RMA-001), plantea y programa con la

debida anticipación sus necesidades y requerimientos, considerando el tiempo que se tomaran los

proveedores para presentar sus cotizaciones y el tiempo que requiere el comprador para realizar la

evaluación y aclaraciones de las cotizaciones y para colocar el pedido. Debe quedar muy claro que

el tiempo de entrega de los productos y/o servicios los establecen los proveedores, de acuerdo a la

problemática del mercado y no del Área de RM.

Una vez que el usuario tenga la “Requisición de compra” (FO-RMA-001), perfectamente llenada, la

envía vía electrónica para autorización al Gerente o Director del área solicitante.

4.3 El Gerente o Director revisa la “Requisición de compra” (FO-RMA-001) y la firma de autorizada o

bien por medio de un forward al usuario autoriza o rechaza la requisición de compra.

4.4 Si se rechaza el usuario termina el proceso, si se autoriza el usuario envía la “Requisición de

compra” (FO-RMA-001) al Gerente o Auxiliar de RM.

4.5 El Gerente o Auxiliar de RM recibe la “Requisición de compra” (FO-RMA-001).

4.6 Si la requisición o la autorización no están correctas se le comunica el rechazo al usuario vía

electrónica para su corrección.

4.7 Si está correcta, se verifica en el “Listado de proveedores” (FO-RMA-005) si ya existe un proveedor

seleccionado para suministrar el producto y/o servicio.

4.8 Para la selección de los proveedores la Organización:

4.8.1 Toma en cuenta la relación de los intereses de sus partes relacionadas, con la más amplia

expectativa de la sociedad y del desarrollo sostenible, tomando en cuenta sus puntos de vista,

cuyos intereses probablemente se vean afectados por nuestra decisión o actividades;

buscando que compartan nuestra filosofía de responsabilidad social en beneficio de la

rentabilidad institucional y calidad del servicio o producto, considerando:

Precio Calidad Tiempo de entrega Plazos de pago


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Prestaciones de servicio Capacidad de suministro Disminución en el impacto ambiental y por consecuencia en el social.

4.8.2 Opera de acuerdo a los criterios seleccionados para realizar la selección de materiales y

proveedores, consistentes en:

Evalúa la cadena de valor para promover la adopción y el apoyo de los principios y las prácticas de responsabilidad social.

Pone el cuidado necesario para evaluar cualquier impacto negativo ambiental. Estimula la demanda de productos y servicios socialmente responsables. Dentro de su ámbito de cadena de valor es responsable de cumplir las leyes y

regulaciones aplicable y de sus impactos en la sociedad y el medio ambiente. Minimiza la generación de residuos, reutilizándolos o reciclándolos. Opera con la debida diligencia cuando se realiza nuestro proceso de adquisición de

materiales y/o servicios, para evitar que nuestros compromisos de RS puedan verse afectados.

Promueve un trato justo y práctico de los costos y beneficios de la implementación de prácticas socialmente responsables, a través de la cadena de valor. Asegurar que se paguen precios justos y que los plazos de entrega sean adecuados y los contratos estables.

4.8.3 Ejerce su preferencia por operar con proveedores, en la medida de lo posible, que sean

conscientes de lo que implica la afectación ambiental y mediante sus productos o servicios

(reciclados, biodegradables, ahorradores de energía, etc.) ayudar al medio ambiente y al

cambio climático; así como adquirir suministros que puedan contribuir al desarrollo sostenible,

buscando oferta de productos entre sus proveedores de alta calidad con una vida útil más

larga a precios asequibles.

4.8.4 Opera bajo el principio de prácticas justas de operación (conducta ética, honesta e integra),

apegándonos a nuestro código de conducta; depositamos nuestra confianza en nuestros

proveedores y esperamos de ellos una colaboración leal y a largo plazo, con las prestaciones,

contraprestaciones y riesgos en una proporción equilibrada. De ellos esperamos que sepan

ver, junto con nosotros, dónde existen potenciales para reducir costos, riesgos ambientales,

minimizar daños asociados al cambio climático y que tengan conciencia real de los beneficios

de la implementación de prácticas socialmente responsables a través de la cadena de valor.

En el caso de que algún proveedor tenga alguna conducta ilícita, en automático se deberá de

dar de baja como proveedor y no se podrá continuar laborando con él, ya que la Empresa, de

acuerdo a su código de conducta, no permite tales comportamientos.

4.9 En caso de que no exista proveedor, se buscará y se procederá a realizar un “Cuadro

comparativo-proveedores” (FO-RMA-003), con aquellos que sean necesarios (mínimo 2

cotizaciones) a fin de evaluarlos, siempre buscando las mejores condiciones: precio, calidad,

servicio, tiempo de entrega, en su caso crédito y su responsabilidad con el medio ambiente.


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Para cualquiera de los casos, se solicitará al proveedor o posible proveedor una cotización,

mediante un mail o el formato de “Solicitud de cotización” (FO-RMA-002).

4.10 El Gerente de RM recibe las cotizaciones y las presenta, junto con el “Cuadro comparativo-

proveedores” (FO-RMA-003), a la Dirección Administrativa y Dirección General, para su análisis y

selección.

4.11 Si se determinó el proveedor, el Gerente o Auxiliar de RM, genera la “Orden de compra” (FO-RMA-

004) y la envía al proveedor seleccionado.

4.11.1 En el caso de proveedores con los cuales se maneje mediante contrato, éste será

autorizado por los niveles en la tabla de facultades autorizada por el Comité de Dirección y

firmado, ya sea por el apoderado o representante legal y tomado como la orden de compra

correspondiente.

4.12 El Gerente o Auxiliar de RM recibirá y verificará que los productos y/o servicios adquiridos sean de

las especificaciones solicitadas, así como que estén completos en cuanto a cantidad, sean de la

calidad esperada y el precio en la factura sea el pactado.

4.13 Si los productos no reúnen las características solicitadas, se avisará al proveedor y se procederá a

la devolución de los mismos, con el fin de que realice el cambio a la brevedad, de lo contrario se

cancelará la orden de compra y se solicitará a otro proveedor.

4.14 Si todo está correcto el Gerente o Auxiliar de RM firmará de recibido en la factura y se entrega el

producto o servicio al solicitante quien verificará que sea lo que requirió firmando de recibido.

4.14.1 Para el producto que se adquiera y quede como inventario, es considerado material

conforme; será almacenado única y exclusivamente para uso de una emergencia o

eventualidad, en el área del almacén, identificado por su empaque, colocado en anaquel

(destinado para ello) y controlado por medio del formato FO-RMA-013 “Control de

Inventario de almacén”.

El almacén es de acceso restringido (únicamente ingresa el Gerente y/o Auxiliar de RM) y

se tiene en las condiciones adecuadas para que el producto no sufra ningún deterioro.

4.14.1.1 En caso de que se suscite la emergencia o eventualidad, el área solicitante

mandará un mail al Área de RM, solicitando el producto y el Gerente o Auxiliar de

RM entregará el producto al solicitante, recabando su firma y registrará su salida

en el “Control de inventario de almacén” FO-RMA-013.

4.14.1.2 Control de residuos de manejo especial: para el caso de los residuos de manejo

especial (toners, equipo de computo, productos eléctricos, etc.), el Área de RM

entrega dicho material a las empresas destinadas a su destrucción o bien a su

reciclaje; recibiendo por parte de ellos una constancia.


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4.15 El Gerente o Auxiliar de RM recibirá las facturas del proveedor y procederá a realizar el trámite

correspondiente para su pago, enviando a Tesorería la Solicitud de pago FO-TES-001, así como

el alta del proveedor y enviando la factura electrónica del proveedor y archivo .XML o factura física

anexa.

En caso de que al término de mes no se cuente con la factura correspondiente, se procederá a

provisionar los gastos no facturados, pero contratados, de partidas que lo requieran,

coordinadamente con el área contable.

Política para proveeduría de impresión de folios

1.- Objetivo

Dar a conocer de qué forma y con qué proveedor se llevará a cabo la proveeduría de “folios”.


El Subgerente de Control Operativo es el responsable del control de los folios solicitados, utilizados y cancelados o inutilizados.

El Gerente de Recursos Materiales (RM) es el responsable de solicitar y recibir la dotación necesaria al proveedor asignado, una vez que ésta haya sido evaluada y autorizada (en caso de contar con algún cambio) por la Dirección General y solicitada al Área de Recursos Materiales (RM).

El Área de Sistemas enviará al Área de RM los formatos autorizados por la Dirección General.

3.- Definiciones

Formatos: Documentos con una estructura predefinida en papel o algún otro medio, que permite

registrar la información generada dentro de la operación de la empresa.

4.- Descripción

4.1 La Dirección General será la única en autorizar los formatos a imprimir.

4.2 El Área de Sistemas enviará al Área de RM los formatos autorizados.

4.3 El Área de RM solicitará al proveedor asignado la dotación necesaria de folios.

4.4 Control Operativo llevará el control de la solicitud, utilización y cancelación de dichos folios.

4.5 El Área de RM dará seguimiento al pago del proveedor.


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Procedimiento para proveeduría de impresión de folios

PROVEEDOR AUTORIZADO: VIALCOMA, S.A. DE C.V.

1.- Objetivo

Proveer a las áreas de la Organización, que han sido autorizadas para el control, administración y

operación de la papelería impresa, identificada como “folios”.


El Subgerente de Control Operativo debe controlar y administrar los “folios” que haya recibido.

El Gerente de Recursos Materiales (RM) debe contactar al proveedor para la impresión de los “folios” y administrar aquellos que se encuentran como parte del inventario de papelería en stock y en su ausencia el supervisor inmediato.

El Proveedor es el responsable de utilizar los canales de comunicación autorizados por la Organización y dardos a conocer a través de un comunicado en donde se informa de las facultades y personas responsables involucradas en el proceso de compras denominado “Orden de compra” (impresión de folios).

3.- Referencias

3.1 Formatos:

FO-RMA-001 “Requisición de compra”

FO-RMA-002 “Solicitud de cotización”

FO-RMA-004 “Orden de compra”

3.2 Consumos:

Salvo los meses claves de operación el consumo es aproximadamente 400 ejemplares por mes

(base de los montos a entregar en el procedimiento)

4.- Definiciones

Formatos: Documentos con una estructura predefinida en papel o algún otro medio, que permite

registrar la información generada dentro de la operación de la Organización.

Folio EP (electrónico pre-impreso): es la numeración individual, consecutiva de control del papel /

impresión pólizas de fianzas.

Carta: es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor

(destinatario).


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Pedido: es la solicitud que realiza el cliente al proveedor, relacionando los productos y cantidades

requeridas.

5.- Descripción

5.1 El Subgerente de Control Operativo solicita, a través de un email o bien mediante el formato

específico FO-RMA-001 “Requisición de compra”, al Gerente de RM una dotación de los mismos,

una vez que su stock es de aproximadamente 300 “folios”, a efecto de siempre contar con esta

papelería, que es base de la emisión formal del servicio que se brinda a la clientela de Fianzas

Asecam.

5.2 En el proceso de compras se ha establecido como política de control interno referente al

“Inventario de papelería impresa” en esta área, el contar en stock de este producto “folios” con al

menos 500 números a efecto de poder hacer una entrega inmediata de los mismos y que las

áreas operativas siempre cuenten con el formato requerido para realizar sus emisiones de

fianzas.

5.3 La política definida para el proceso de compras, consiste en entregas de folios en bloques de 500

números, de tal manera que con la última entrega de numeración en bloque de los folios

impresos se proceda a iniciar nuevamente el proceso de solicitud de un nuevo pedido al

proveedor (generalmente en montos de 3,000 folios c/u), toda vez que el impresor por las

características de seguridad solicitada en la impresión de la papelería de los “folios”, requiere 20

días hábiles para proveernos del material.

5.4 En cada entrega física que realice la Gerencia de RM a la Subgerencia de Control Operativo, en

bloques de 500 folios (a efecto de eficientizar su control), se procederá a contar todas y cada una

de las formas “folios” que le están siendo entregadas y se procederá a recabar la firma de

recibido.

A su vez el Subgerente de Control Operativo, iniciará el proceso dentro del sistema operativo

confirmando la recepción de los mismos para continuar con el proceso de distribución de los

citados folios a los usuarios generadores de la emisión de fianzas, con el procedimiento vigente

establecido.

5.5 Cuando el Área de RM ha entregado el último bloque de 500 folios se requerirá al área sustantiva

de Control Operativo, el llenado del formato FO-RMA-002 “Solicitud de cotización” debidamente

requisitado a efecto de contar con la información requerida para la nueva impresión tales como:

medidas de seguridad, tinta, grosor del papel etc., en donde se contemplen en su caso los

cambios en el formato de referencia, previamente comentados. En caso que hubiere algún

cambio en las características del formato o calidad del papel (seguridad) deberá indicarse

claramente en qué consisten éstos.


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5.6 La Gerencia de RM solicita nueva cotización al Proveedor Vialcoma, sólo en los casos que haya

alguna variable en las características de impresión pactadas. Así mismo se deberá contar con la

prueba del nuevo formato que se ha solicitado al impresor con las modificaciones solicitadas,

canalizándolas para su autorización al área sustantiva.

5.7 El Gerente de RM procede a formalizar la autorización (de acuerdo a la tabla I de facultades) de

la cotización, vía pedido con el formato FO-RMA-004 “Orden de compra” o bien mediante un

email al proveedor.

5.8 El Gerente de RM recibe y verifica uno a uno por número de folio, del pedido del material impreso

de Vialcoma y firma de recibido.

5.8.1 Una vez que el Área de RM entregue a Control operativo los folios a efecto de llevar el

control dentro del sistema, procederá a:

Validar la existencia física contra lo solicitado

Darlos de alta en numeración consecutiva

Y distribuirlos, de acuerdo a su necesidad.

5.9 Obtención de la factura impresa de Vialcoma a la entrega de la impresión de los “folios”.

5.10 El Gerente de RM procede a solicitar el pago de la factura del proveedor en las fechas

establecidas por el área de Tesorería, responsable de los pagos.

5.11 Inicia nuevamente el proceso.

Política para envíos por DHL

Entre oficina matriz y oficinas foráneas

1.- Objetivo

Buscando la optimización de los recursos, se optó por contratar a la compañía DHL, para proveernos de

sus servicios en cuestión de envíos hacia y desde nuestras oficinas foráneas.


En oficina matriz:

Es responsabilidad de cada uno de los usuarios entregar al Área de Recursos Materiales (RM), el sobre

o paquete que desea enviar, según las especificaciones del procedimiento para envíos por DHL.

Es responsabilidad del Área de RM emitir las guías y elaborar un reporte de los envíos, así como la

autorización de la facturación a pagar.


MA-RMA-001


En oficinas foráneas:

Cada responsable de sucursal, será el encargado de llevar a cabo el correcto envío.

Es responsabilidad del Área de Control Operativo validar que los envíos de las oficinas foráneas,

correspondan al proceso operativo generado.

3.- Descripción

3.1 Todo el personal deberá de apegarse al procedimiento para envíos por DHL en tiempo y

forma.

3.2 Tanto el Área de RM como los responsables de cada oficina foránea, deberán llevar el control

y realizar lo necesario para que los envíos lleguen en tiempo y forma a los destinatarios.

3.3 El Área de RM dará seguimiento al pago del proveedor.

Procedimiento para envíos por DHL

Entre oficina matriz y oficinas foráneas

1.- Objetivo

Establecer la metodología para el envío de documentos por mensajería/paquetería.

2.- Alcance

Esta metodología deberá ser aplicada por todos y cada uno de los trabajadores de Fianzas Asecam, que

requieran enviar algún documento o paquete a provincia.

3.- Requisitos

Cualquier usuario que desee enviar algo por DHL, deberá de entregar al Área de Recursos Materiales

(RM) el sobre o paquete cerrado y con todos los datos necesarios para su correcta entrega.


Es responsabilidad de cada uno de los usuarios entregar al Área de RM, mediante su personal en

recepción (guardia de seguridad), el sobre o paquete cerrado y con todos los datos necesarios para su

correcta entrega (destinatario, domicilio, teléfono y quién envía).


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Es responsabilidad del Área de RM recibir todos y cada uno de los sobres y/o paquetes, emitir las guías

y elaborar un reporte de los envíos realizados cada día, así como la autorización de la facturación a

pagar.

5.- Descripción

Se realizará UN SOLO envío por día y a cada destino foráneo.

Cada usuario deberá de entregar el sobre o paquete cerrado y con todos los datos necesarios para su

correcta entrega (destinatario, domicilio, teléfono, hora de entrega y quién envía), a más tardar a las

16:30 hrs, al personal de recepción (guardia de seguridad), después de esa hora el Área de RM emitirá

las guías correspondientes y se entregarán a DHL a la hora en la que se tiene programada la

recolección (17 hrs)

Cualquier sobre o paquete entregado posterior a las 16:30 hrs o antes de las 18:00hrs, será tomado

como recibido para envío al día siguiente.

En el último de los casos y por tratarse de un envío excepcional, que no pueda esperar para ser

enviado al día siguiente, se podrá recurrir a llevarlo a las oficinas de DHL, ubicadas en la Glorieta

de Colón, antes de las 19:00 hrs, pero por medidas de seguridad no se dará el número de cuenta

a NADIE, así que deberán de dar los datos del envío, al Área de RM, a más tardar a las 17:45 hrs,

para generar la guía y que el usuario, una vez que tenga la información lista, la lleve a DHL para

su envío.

Si después de las 18:00 hrs se tuviera una urgencia, el usuario deberá llevar el sobre o paquete a DHL y

pagar la guía correspondiente y posteriormente solicitar el reembolso de gastos, previa autorización de

su jefe inmediato.

El usuario debe saber que todo lo que DHL recolecta durante el día, se entrega al día siguiente, siempre

y cuando sea vía aérea o bien si es terrestre entre 2 ó 3 días, según el lugar de la República

Mexicana al que sea dirigido y que el horario de entrega al destinatario es de 9 a 19 hrs; por lo que NO

hay otra opción de envío URGENTE.

En el caso en el que no se encuentre nadie del Área de RM, entiéndase por vacaciones (únicamente),

se recurrirá al apoyo del Área de Archivo de Fianzas con Antonio López, quién apoyará al Área de RM,

en la elaboración de la guía contemplada en el proceso de recepción y envío de paquetería.

Cada vez que se reciba un sobre o paquete, para envío foráneo, el Área de RM lo incluirá en el reporte

donde se descargará lo que se está enviando y previa firma del usuario.


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Si al día siguiente que se envían los folios “EP” no están recibidos y relacionados en el sistema

correspondiente, por la oficina a quien se le envió; Control Operativo deberá rectificar el motivo y si fue

por extravío, tendrá que notificarlo al Área de RM para que éste proceda a la reclamación con DHL.

Cuando haya envíos que no vayan a las oficinas foráneas, el Área de RM deberá entregar una copia a

Control Operativo, para que se valide contra su operación y dé el visto bueno para el pago.

Si algún envío se realizó para algo personal, es decir que no tenía nada que ver con algo de la empresa,

se procederá a dar aviso al usuario, Control Operativo se lo notificará y de igual manera informará al

Área de RM, para que éste a su vez informe a Recursos Humanos para aplicar el descuento vía nómina,

(previa confirmación con el usuario).

Si no hay ninguna anomalía procedente de Control Operativo, éste dará su visto bueno al Área de RM,

para que éste proceda al trámite del pago de la factura correspondiente con el Departamento de

Tesorería (enviando quincenalmente de manera electrónica los archivos (pdf y .xml) para su control y

pago de factura).

Cuando la oficina de servicio, ubicada en Torre Mayor, tenga que enviar algo, tendrá que solicitar, vía

mensajería, que el sobre o paquete sea recogido y se pueda agregar al envío de ese día y en caso de

ser un envío URGENTE, será operado con el mismo procedimiento descrito, vía su supervisor

inmediato.

Entre oficinas foráneas y oficina matriz

1. Objetivo

Establecer la metodología para el envío de documentos por mensajería/paquetería.

2. Alcance

Esta metodología deberá ser aplicada por todos y cada uno de los trabajadores de las oficinas foráneas

de Fianzas Asecam, que requieran enviar algún documento o paquete a la oficina matriz.

3. Requisitos

Cualquier usuario que desee enviar algo por DHL, deberá de entregar al Responsable de la Sucursal el

sobre o paquete cerrado y con todos los datos necesarios para su correcta entrega.

4. Responsabilidades

Es responsabilidad de cada uno de los usuarios entregar al Responsable de la Sucursal el sobre o

paquete cerrado y con todos los datos necesarios para su correcta entrega (destinatario, domicilio,

teléfono y quién envía).


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Es responsabilidad del Titular de la Sucursal recibir todos y cada uno de los sobres y/o paquetes que se

enviarán a la semana.

Es responsabilidad del Área de RM recibir y canalizar, de acuerdo al procedimiento establecido.

Es responsabilidad del Área de Control Operativo validar que los envíos de las oficinas foráneas a

clientes directamente, corresponden al proceso operativo generado.

5. Descripción

Cada una de las Oficinas foráneas tendrá un “Responsable”, quien de acuerdo a sus posibilidades,

tratará de realizar uno o dos envíos semanales (previo aviso a DHL, para su recolección, a menos que

haya envíos URGENTES, que no son re-colectables y habrá que llevarlos a DHL.

El usuario deberá de entregar al Responsable de Sucursal el sobre o paquete cerrado y con todos los

datos necesarios para su correcta entrega (destinatario, domicilio, teléfono, hora de entrega y quién

envía).

El usuario debe saber que todo lo que DHL recolecta durante el día, se entrega al día siguiente, siempre

y cuando sea vía aérea o bien si es terrestre entre 2 ó 3 días, según el lugar de la República Mexicana al

que sea dirigido y que el horario de entrega al destinatario es de 9 a 19 hrs.

Cuando se trate de envíos a clientes o personales, deberán enviar al Área de RM, sus guías, para su

control.

El Área de RM pasará un listado de las guías que fueron enviadas directamente a los clientes, para que

Control Operativo haga la validación correspondiente de las mismas y de su visto bueno para la

tramitación del pago.

Si algún envío se realizó para algo personal, es decir que no tenía nada que ver con algo de la empresa,

se procederá a dar aviso al usuario, Control Operativo se lo notificará y de igual manera informara al

Área de RM, para que éste a su vez informe a Recursos Humanos para aplicar el descuento vía nómina,

(previa confirmación con el usuario).

El Área de RM será el encargado de entregar al Departamento de Tesorería, cada quincena, los

archivos (.pdf y .xml), de manera electrónica, para su control, así como realizará el trámite del pago de la

factura correspondiente con el Departamento de Tesorería.

Nota importante: cuando se envíen Folios “EP”, éstos deberán estar previamente llenados o en su

defecto inutilizados o cancelados, pero jamás podrán enviarse en blanco.


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Política de control general de archivo muerto

1. Objetivo

Establecer los lineamientos institucionales autorizados por el Comité de Dirección, para el control y

salvaguarda de la documentación en archivo muerto.


Es responsabilidad de cada área que requiera ingresar información al archivo muerto, entregarla de

acuerdo al procedimiento de control general de archivo muerto.

Es responsabilidad del Auxiliar de Recursos Materiales (RM) llevar el control del archivo muerto y

salvaguardar su integridad y confidencialidad de las cajas con información almacenada.

3. Definiciones

Archivo muerto: Lugar donde se almacenan documentos públicos o particulares que ya no son de uso

inmediato en la operación de un organismo público o privado.

4. Descripción

4.1 La información institucional deberá ser guardada entre uno y dos años, según el área de la que se trate en las instalaciones donde laboramos.

4.2 Al 2do o 3er año deberá ser enviada al archivo muerto, de acuerdo al procedimiento de

control de archivo muerto. 4.3 Dicha información se conservará por 5 años para el área contable y la información de los

clientes o fianzas deberá de ser conservada de por vida. 4.4 Posterior a esta fecha se procederá a la destrucción, únicamente de la documentación

contable, llevando a cabo el protocolo de destrucción y el levantamiento del acta administrativa correspondiente.


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Procedimiento de control general de archivo muerto

1. Objetivo

Asegurar el control y salvaguardar la confidencialidad de la información almacenada en el archivo

muerto.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a cada área que requiera enviar información al archivo muerto y al Área de

Recursos Materiales (RM) desde que recibe las cajas para almacenamiento en el archivo muerto y hasta

que se manda la información almacenada a destrucción.


Es responsabilidad de cada área que requiera de ingresar información al archivo muerto, entregarla de

acuerdo a lo expuesto más adelante en este procedimiento.

Es responsabilidad del Auxiliar de RM llevar el control del archivo muerto y salvaguardar su integridad y

confidencialidad de las cajas con información almacenada.

Es responsabilidad del personal del área de Jurídico, Promoción, Operaciones, Buro de Crédito, Cartera

o Contabilidad solicitar al Gerente y/o Auxiliar de RM cualquier información que se requiera para uso de

sus operaciones, asegurar su confidencialidad, salvaguardarlo y regresarlo COMPLETO una vez que se

termine su uso.

4. Definiciones Archivo muerto: Lugar donde se almacenan documentos públicos o particulares que ya no son de uso inmediato en la operación de un organismo público o privado. 5. Descripción A) Ingreso de información para archivo muerto:

5.1 El personal de las áreas que requieran enviar información al archivo muerto, debe de

asegurarse de entregarlo de la siguiente manera:

En caja.

Número de identificación de la misma.

Fecha de entrega.

Área que la genera.

Listado de la documentación contenida en 3 tantos (1 en la caja, 2 para el Área de RM y 3 para el Área solicitante, como acuse de recibo).


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5.2 El Auxiliar /Gerente de RM recibe de las diferentes áreas de la organización, la caja con la

documentación para archivo muerto, verificando que contenga la información indicada en el

punto anterior y de no recibirse la caja identificada de acuerdo a lo mencionado anteriormente

NO SE RECIBE.

5.3 El Auxiliar de RM registra la caja en el formato Inventario de cajas de archivo muerto FO-RMA-

011 y la coloca en la estantería del almacén que le corresponda.

5.4 El Almacén de archivo muerto es de acceso restringido, libre de ambiente que pueda dañar la

información y siempre estará bajo llave, el Gerente y Auxiliar de RM son los únicos

autorizados por la Dirección General para ingresar o sustraer documentación de dicha área.

B) Solicitud de información del archivo:

5.5 El Auxiliar/Gerente de RM recibe vía correo electrónico una solicitud requiriendo información del

archivo muerto por parte del área de Jurídico, Promoción, Operaciones, Buro de Crédito, Cartera

o Contabilidad , deberá de especificar el motivo de la salida del almacén; el Auxiliar de RM

localiza la información, la entrega al solicitante y registra su salida en el Formato Control de

Salidas de Información de Archivo Muerto FO-RMA-012, el solicitante tiene máximo 5 días

hábiles para regresar la información o en el caso de auditorías externas hasta que se termine su

uso.

5.5.1 Cuando el Área de Cartera, Promoción o Jurídico solicite un expediente para volver a

operar, éste ya NO REGRESARÁ AL ARCHIVO, en su momento ingresará en una nueva caja.

5.6 El solicitante durante el tiempo que contenga la información, solo deberá utilizarlos para su

consulta, no podrá prestarlos a otras personas, sacarlo de las instalaciones ni divulgar

información contenida en el mismo, sólo podrá utilizarlos en las operaciones de Fianzas Asecam.

5.7 Una vez que el solicitante deja de utilizar la información, lo entrega al Auxiliar de RM quién lo

ingresa al archivo, acomodándolo en el mismo lugar de donde lo sacó y registra su ingreso en el

formato FO-RMA-012 “Formato Control de salidas de información de archivo muerto” (en el mail

solicitante deberá de estar el nombre, fecha y firma de recibido y/o entregado) si por alguna

razón llegase a faltar algún documento, la única responsabilidad es de quién lo solicitó, ya que el

Área de RM NO revisa ninguna información contenida en la documentación entregada.

5.8 La información del archivo muerto permanece en el mismo por un mínimo de 10 años y después

de dicho tiempo es destruido por el Área de RM, generando un acta administrativa como

evidencia de su destrucción.

5.9 En el caso específico del Área de Recursos Humanos, cuando ésta solicite información, el

responsable será el único que podrá sustraer documentación y lo hará en presencia del Área de

RM.


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C) Destrucción de documentación localizada en el archivo muerto

5.10 Una vez transcurrido el tiempo que establece la Ley, se procede a la destrucción, para ello se:

5.10.1 Solicita la autorización tanto del área sustantiva, como de la Dirección General

5.10.2 Si dan su visto bueno se solicita la recolección del material a la Empresa

certificada para su destrucción y/o reciclaje.

5.10.3 Una vez destruido, la empresa certificada entrega a la Organización la carta responsiva

con respecto al acto.

5.10.4 El Área de RM elabora el acta administrativa correspondiente.

Política para la contratación de planes telefónicos y/o cambios de equipos

móviles

1.- Objetivo

La Organización contempla entre sus estrategias operativas el implementar el “consumo sostenible”

(consumo de productos y recursos a tasas coherentes con el desarrollo sostenible), buscando una mejor

calidad de vida tanto en la empresa como con los grupos de interés, ya que el rol de nuestra

organización en este aspecto, surge al brindar un servicio que requiere productos de consumo, los

cuales tienen ciclos de vida y sus propias cadenas de valor.

La Organización requiere de contar con la contratación de herramientas que les permitan el mejor

desempeño de sus actividades para brindar una atención adecuada a sus clientes en el ámbito de

competencia al que nos enfrentamos para la consecución de las metas fijadas. De ahí la necesidad de

contar con herramientas de apoyo al servicio brindado a nuestros clientes, como el uso de telefonía

celular.


Es responsabilidad del Área de Recursos Materiales (RM), entregar las opciones que se tengan al

Comité de Dirección, con el apoyo del área de Sistemas (para la parte técnica y tecnológica de los

equipos).

Es responsabilidad del Comité de Dirección decidir con qué proveedor y plan se contratarán los

servicios.

Es responsabilidad del Área de RM una vez decido el proveedor dar seguimiento a la contratación y una

vez recibido el equipo celular, hacer entrega del mismo al usuario.


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Es responsabilidad del usuario hacer buen uso a la herramienta y un buen cuidado al equipo y de sus

accesorios; así como reportar cualquier falla o inconveniente al Área de RM.

3.- Definiciones

Telefonía móvil o telefonía celular: sistema de comunicación para la transmisión de sonidos a larga

distancia que permite hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar, siempre que sea dentro del área de

cobertura del servicio que lo facilita.

4.- Descripción

Por lo que se refiere a la telefonía celular, la Organización ha de contratar con las empresas

proveedoras de este servicio el “Plan“ que les resulte más atractivo en función del costo-beneficio que

les brinde a los usuarios del servicio incluido el personal de apoyo como es el Área de Mensajería,

considerando las variables como: minutos aire, datos y tipo de aparato.

La política que alinea la contratación y otorgamiento de equipos móviles para los integrantes de la

Organización es:

4.1 Para la contratación del servicio de telefonía móvil, ya sea por nuevo número, renovación por vencimiento del plan contratado o requerimientos de mejores condiciones operativas; se presentarán al Comité de Dirección las propuestas de “Planes de servicio celular” y/o equipos incluidos en los mismos, previamente revisados por el Área de Sistemas, quien con su experiencia apoyará en sugerir cuál es el equipo más conveniente, según características y uso del usuario.

4.2 El Comité de Dirección será el único autorizado para evaluar y decidir sobre la contratación/renovación de planes o cambio de equipos, acorde con los requerimientos operativos de los usuarios asociados al costo que este represente.

4.3 Cada usuario firmara al Área de RM la carta de entrega/responsiva, de la nueva línea, sustitución/asignación del equipo e informará del contenido de su plan.

4.4 Los planes contratados institucionalmente no permiten hacer consumos adicionales del servicio y en caso que el usuario requiera utilizar más minutos aire de los contratados, podrá adquirirlos, por cuenta propia, mediante una recarga.

4.5 Si las condiciones contratadas en el Plan resultaran insuficientes para el desarrollo de las actividades del usuario al que se encuentra asignado el servicio, este deberá hacerlo del conocimiento del Área de RM por escrito para que se cotice el servicio requerido y sea presentado a autorización del Comité de Dirección en su siguiente sesión.

4.6 El requerimiento de cobertura (datos y/o telefonía) para que sea a nivel Internacional debe ser presentado por escrito al Área de RM, a efecto de cotizarla y sustentar la presentación al Comité de Dirección, para su autorización y quede justificado el servicio y costo durante el tiempo que se autorice la contratación citada.


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4.7 Todo equipo telefónico que sea renovado o sustituido, así como los accesorios que se le

entregaron al usuario cuando éste le fue asignado, deberán ser entregados/devueltos al Área de RM con la correspondiente documentación que lo acredite.

4.8 El equipo recuperado podrá servir como inventario de respaldo para cubrir la contingencia de alguno de los aparatos que cuentan con Plan institucional contratado.

4.9 Si los aparatos, pilas, cables o accesorios del stock de inventario de respaldo están descompuestos o resultan incompatibles con los nuevos Planes contratados el Área de RM procederá a su destrucción y/o reciclado respetando el cuidado del medio ambiente.

4.10 Si el usuario no desea utilizar el equipo que se le proporciona en el Plan contratado institucionalmente y decide cambiar el chip a un equipo propio, deberá regresar el equipo y los accesorios proporcionados al Área de RM con la correspondiente documentación que acredite su devolución.

4.11 La utilización de los números contratados en red incluida Mensajería apoya a la economía de la Organización y optimiza la comunicación y servicio a nuestros clientes, por lo que la línea asignada en aparto móvil al Área de Cobranza y Gestoría no podrá salir de las instalaciones por ningún motivo debiendo ser asignada a alguno de los integrantes del equipo que se encuentre en las instalaciones a efecto de apoyar la cobertura del servicio que esta área brinda.

4.12 La responsabilidad del buen trato y cuidado del equipo es del usuario a quien se le ha asignado y quien ha firmado la carta responsiva del mismo, por lo que en caso de pérdida, descompostura o robo, el costo por la reposición del equipo será cubierto por el empleado.

4.13 Como la cobertura del Plan contratado es costeada por la Organización, el mismo no puede ser usado como si fuera una línea personal, por lo que aquel consumo que se realice por este medio podrá ser repercutido al empleado usuario del servicio a través del Área de RM que es el área que realiza los pagos del servicio contratado.

4.14 En apoyo al cuidado del medio ambiente la Organización promueve la conciencia de cómo modificar los patrones de consumo, buscando ofertas de productos de alta calidad, con una vida más larga a precios asequibles y cuyos factores ambientales y sociales sean tomados en cuenta.

Política para el uso del comedor

1. Objetivo

Ofrecer al personal y grupos de interés, beneficios para una mejor calidad de vida dentro de la Organización.

2.- Responsabilidades La Organización proporcionará los elementos necesarios (café, agua, servilletas, jabón para manos, jabón para trastes y fibras), para que tanto el personal como sus grupos de interés cuenten cada día con un área acondicionada de manera higiénica y con los accesorios necesarios para consumir sus


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alimentos, así como tomar sus refrigerios o prepararse un café o té; también con botes de basura para la separación de los residuos. El personal y/o colaboradores serán responsables de cuidar y dar buen uso a todos aquellos elementos que la empresa le proporcione para su beneficio. Es responsabilidad del Área de Recursos Materiales (RM) mantener el comedor limpio en todo momento, al igual que proveer de los insumos necesarios. 3.- Definiciones Comedor de empleados: En una oficina o empresa el comedor es el lugar en el cual se reúnen las personas para ingerir sus alimentos y también sirve como un espacio en el cual conviven, se distraen y relajan del trabajo o quehaceres cotidianos. 4.- Descripción Como Organización que se preocupa por la calidad de vida de sus empleados, colaboradores y grupos de interés y desde el punto de vista del bien común, estamos conscientes de que una buena alimentación genera un círculo virtuoso entre salud, trabajo y productividad; es por ello que se ha decidido destinar un área, dentro de las instalaciones, que funge como comedor, el cual se encuentra equipado con:

Refrigerador.

Horno de microondas.

Cafetera.

Cocineta.

Mesas.

Sillas.

Filtro de agua.

Bote de basura orgánico.

Bote de basura inorgánico.

Extintor. Así mismo cuenta con los insumos necesarios como lo son:

Café.

Servilletas.

Fibras.

Jabón para manos.

Jabón para trastes.

Jergas.

Trapos. El Área de RM se encarga de mantener la cafetera lista desde la mañana y hasta el final de la jornada

laboral; también es su responsabilidad dejar perfectamente limpio el comedor, al concluir el horario de

comida.


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El personal y/o colaboradores deben cuidar y dar buen uso a todos aquellos elementos que la empresa

le proporcione para su beneficio, así como mantener el área limpia y en caso de algún desperfecto, éste

deberá de notificarse al Área de RM para su reparación.

También, al final de la jornada laboral, deberán de dejar el refrigerador vacío, ya que en caso de haya

quedado algún alimento, el Área de RM procederá a tirarlo a la basura (en el bote de basura

correspondiente), para evitar que se eche a perder y llegase a contaminar el área.

Al final de la jornada, la cafetera deberá de ser desconectada por el Área de RM.

Política del uso del sistema de cómputo, internet y telefonía

1.- Objetivo

Establecer los lineamientos institucionales para el buen uso de los sistemas de cómputo, internet y de telefonía. 2.- Responsabilidades

La Dirección General tiene como responsabilidad establecer todos y cada uno de los lineamientos que deben de llevarse a cabo, para cumplir con ésta política.

Todo el personal deberá conocer y llevar a cabo esta política.

El Área de Sistemas será la encargada de darle a la comunidad interna el servicio necesario cuando lo requiera; así como dar los mantenimientos preventivos y correctivos necesarios a los equipos.

El Área de Recursos Materiales (RM) será la encargada en conjunto con el Área de Sistemas de la adquisición de los productos o servicios necesarios para brindarle a la comunidad interna las herramientas necesarias para que puedan realizar sus labores. 3.- Definiciones

Sistema de cómputo: es un conjunto de elementos organizados, que interactúan unos con otros, para lograr ciertos objetivos sobre la información. Estos elementos son: componentes físicos (hardware), los programas (software), los datos y los usuarios. Todos y cada uno de ellos son importantes y juegan un papel fundamental para el correcto funcionamiento del Sistema.

Internet: es uno de los medios de transmisión de información en multitud de formatos como, por ejemplo, sonido, video, imágenes y texto.

Telefonía: sistema que permite la comunicación a distancia entre dos o más personas; se transmite la voz y el sonido a larga distancia por medios eléctricos o electromagnéticos.


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4.- Descripción:

Se incentiva el uso de los sistemas de comunicación y de cómputo cuándo dicho uso sirva de apoyo para lograr las metas y objetivos de la compañía. Está prohibido el uso de estos sistemas con un fin inapropiado.

Los sistemas de comunicación sólo podrán utilizarse para:

4.15 Comunicados oficiales en donde se respete estrictamente la política de respaldo que restringe el uso del nombre de la compañía y/o el logotipo. Como toda la información colocada en Internet podrá llegar a audiencias externas, particularmente mediante grupos de noticias, de conversación y boletines; los usuarios no deben dar opiniones o hablar en representación de la institución a menos que hayan sido autorizados.

4.16 El Internet/Intranet, así como los celulares no deben utilizarse para tener acceso a crear, transmitir, recibir o almacenar lo siguiente:

4.16.1 Amenazas o material pornográfico o explícito sexualmente.

4.16.2 Material que contenga comentarios despectivos sobre raza, género, religión, odio,

lenguaje ofensivo, material inapropiado o ilegal.

4.16.3 Lenguaje discriminatorio o comentarios que constituyan acoso de cualquier tipo. El uso de Internet por cualquiera de las razones anteriormente mencionadas puede causar despido inmediato. Los usuarios en cualquier momento tienen la responsabilidad de utilizar los sistemas de comunicación de Internet/Intranet de manera profesional, ética y legal.

Si un usuario no tiene la certeza si el uso de los sistemas de comunicación de Internet/Intranet es apropiado o no, deberá consultar al respecto con su jefe o supervisor inmediato o con el Área de RH.

Los usuarios que encuentren un uso inapropiado o no autorizado de los sistemas de comunicación de Internet/Intranet, deberán reportar el incidente al responsable del área correspondiente de manera inmediata.

Los usuarios no deben realizar deliberadamente actos que malgasten los recursos de comunicación de Internet/Intranet, o monopolizar injustamente los recursos excluyendo a terceros. Estos actos incluyen, pero no se limitan a:

Mandar comunicaciones masivas innecesarias o cadenas.

Pasar tiempo en exceso en Internet.

Imprimir copias de documentos en exceso.

Crear tráfico excesivo en la red.

Uso personal de los Sistemas de Comunicación, Computación e Internet.


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Está permitido el uso personal, de manera ocasional, de los sistemas de comunicación de Internet/Intranet, mientras que dicho uso no:

Afecte el rendimiento del trabajo o interrumpa a los demás.

Promueva la actividad comercial.

Cause una facturación adicional a costo directo.

Acceda o transmita material que contenga comentarios despectivos sobre raza, género,

religión, contenido sexual, lenguaje ofensivo, material que dé una impresión negativa o

pudiera ofender a los trabajadores.


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8. II. CALIDAD DE VIDA EN LA EMPRESA

Política de protección civil

1.- Objetivo

Desarrollar en el personal una cultura de protección civil y para ello se le proporcionará toda la

información necesaria para que en un momento dado pueda actuar o responder, en caso de existir algún

siniestro y/o emergencia dentro de las instalaciones.


La Organización debe contar con el Programa Interno de Protección Civil ante la Delegación que nos

corresponda en la Ciudad de México.

La Organización debe proporcionar la información, los medios y recursos para el cumplimiento de esta

política.

Toda persona que ingrese a las instalaciones de la Organización, incluyendo personal propio, clientes y

proveedores, debe tener conciencia de lo que implica una política de protección civil para aplicarlas y

hacerlas parte de su vida diaria.

El Área de Recursos Materiales (RM), debe proporcionar las bases fundamentales para la

autoprotección, conservación individual, de sus bienes y entorno; así como notificar algún cambio para

poder prevenir, preparar, mitigar los factores de riesgo. Así mismo debe llevar a cabo la renovación cada

año de dicho Programa Interno de Protección Civil.

El Área de RH será el encargado de programar y coordinar las capacitaciones de los brigadistas,

solicitadas por la Delegación para el cumplimiento del Programa Interno de Protección Civil y requerir al

Área de RM lo necesario para el botiquín de primeros auxilios.

La Administración del Edificio es la encargada de salvaguardar la seguridad de las personas que

ingresan al mismo, así como tener en óptimas condiciones las instalaciones, para que en caso de algún

siniestro, se proceda de inmediato, ya sea a la evacuación, al apoyo de las instituciones

correspondientes, de acuerdo al tipo de desastre que se llegase a tener.

El visitante debe acercarse a algún empleado de la Organización, guardia de seguridad o personal del

edificio, para que éste lo guíe en el protocolo que debe de llevarse para cada tipo de siniestro.

3.- Definiciones

Conciencia: el conocimiento que un ser tiene de sí mismo y de su entorno


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Protección civil: es un sistema por el que se proporciona la protección y la asistencia para todos ante

cualquier tipo de desastre o accidente, así como la salvaguarda de los bienes y del medio ambiente.

Programa de protección civil: es un instrumento de planeación y operación, que previene y prepara a

la organización para responder efectivamente ante la presencia de riesgos que pudieran generar una

emergencia o desastre.

Siniestro: daño o pérdida importante de propiedades o personas a causa de una desgracia (ya sea de

origen natural o antropogénico), especialmente por sismo, muerte, incendio, choque u otro suceso

parecido.

4.- Descripción

La Ciudad en la que vivimos, por su estructura y cantidad de habitantes que posee, se considera una

ciudad de riesgo y es por ello que debemos contar con un Programa Interno de Protección Civil, para

casos de desastres y/o accidentes; basado en la Ley de del Sistema de Protección Civil para la Distrito

Federal y con el objetivo de salvaguardar la integridad física de las personas y disminuir los efectos

destructivos de los fenómenos perturbadores en los bienes de la Organización, en caso de siniestro o

desastre.

Dicho programa deberá de:

Ser renovado anualmente y durante su vigencia se deberá de contar con las capacitaciones y simulacros que la Ley del Sistema de Protección Civil para el Distrito Federal solicita.

Contar con un Comité interno, integrado por el coordinador general, suplente del coordinador

general, jefe de brigada y brigadistas; el cual sirve como mecanismo para operar el programa y así alcanzar los objetivos de protección civil.

Informar los equipos y sistemas de seguridad que posee la Organización:

Extintores contra incendio.

Detectores de humo.

Alarma contra incendio.

Silbatos como pre-alertamiento.

Señalización (informativos, restrictivos o de emergencia).

Botiquín de primeros auxilios.

La Organización se apoya del equipo de alertamiento sísmico que posee el edificio en el que se

encuentran las instalaciones.

La Organización cuenta con un equipo de Brigadistas, los cuales se identifican mediante

brazaletes.


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Contar con:

Un directorio telefónico de emergencia:

Con una copia de la póliza de seguro

Con una copia del contrato de arrendamiento (si fuese el caso).

Con una copia de la responsiva técnica de instalación eléctrica.

Con una copia de la factura de la recarga de extintores y su respectiva responsiva

La Organización deberá de participar de manera continua con la Administración del edificio, en donde se

encuentran nuestras instalaciones, en su Programa de Protección Civil.


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Procedimiento de protección civil

1.- Objetivo

Proporcionar al personal la información necesaria para que en un momento dado pueda actuar o

responder, de acuerdo al protocolo establecido, en caso de existir algún siniestro y/o emergencia dentro

de las instalaciones.

2.-Responsabilidades

El Área de Recursos Humanos (RH) y/o Dirección Admva. debe activar los servicios de emergencia

(llamar a ambulancias, bomberos o protección civil), en caso de que el siniestro lo amerite.

Cada empleado debe de conocer este procedimiento, para que en un caso de alto riesgo, emergencia o

siniestro, sepa los riesgos a los que se puede estar expuesto, así como saber cómo proceder, a dónde

dirigirse, antes, durante y después de un siniestro o desastre.

3.- Definiciones

Protección civil: es un sistema por el que se proporciona la protección y la asistencia para todos ante

cualquier tipo de desastre o accidente, así como la salvaguarda de los bienes y del medio ambiente.

Siniestro: daño o pérdida importante de propiedades o personas a causa de una desgracia (ya sea de

origen natural o antropogénico), especialmente por sismo, muerte, incendio, choque u otro suceso

parecido.

Incendio: es una ocurrencia de fuego no controlada que puede abrasar algo que no está destinado a

quemarse. Puede afectar a estructuras y a seres vivos. La exposición de los seres vivos a un incendio

puede producir daños muy graves hasta la muerte, generalmente por inhalación de humo o por

desvanecimiento producido por la intoxicación y posteriormente quemaduras graves.

Robo: es un delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con la

intención de lucrarse, empleando para ello fuerza en las cosas o bien violencia o intimidación en la

persona.

Sismo: es un fenómeno de sacudida brusca y pasajera de la corteza terrestre, producido por la

liberación de energía acumulada en forma de ondas.

Aviso de alarma: es una señal que informa a la comunidad para que sigan instrucciones específicas de

emergencia, debido a la presencia real o inminente de una amenaza.

4.- Descripción

La Organización, de acuerdo a su programa de protección civil realiza capacitaciones y simulacros, 3

veces por año, para lo cual sus empleados deberán guiarse con el siguiente procedimiento:


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Para poder realizar una evacuación interna, la Organización ha tomado las medidas necesarias y ha colocado la señalización correspondiente, quedando como simbología general:


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Y nuestro croquis de la siguiente manera:


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En caso de incendio o fuego incipiente

Si detecta que existe un incendio o fuego incipiente, ya sea por la activación de la alarma o por algún aviso, deberá de evacuar las instalaciones.

Si detecta que pudiese existir deberá, si le es posible, identificar el origen del mismo e informar al Jefe de la Brigada de Incendio y/o Brigadistas, quienes deberán solicitar al Área de Recursos Humanos y/o Dirección Admva. se active el protocolo de evacuación de los miembros de la Organización.

Si se encontrase solo, deberá de dar el toque de voz de alarma, llamar por teléfono a los bomberos (068) y evacuar las instalaciones.

El empleado deberá:

Conservar la calma y si a su paso encuentra a alguna persona con ataques de pánico, trate de tranquilizarla.

Dirigirse a la salida de emergencia, preferentemente protegiéndose boca y nariz con un pañuelo humedecido con agua, esto es para no inhalar directamente el humo desprendido. De haber humo denso por la ruta de evacuación, deberá adoptar la posición "a gatas" (desplazarse o tenderse al piso), el humo tiende a ascender a los techos, adicionalmente no debe empujar, ni correr, para no lastimar a otras personas.

Por ningún motivo tendrá que usar los elevadores y si lleva ropa de nylon, recuerde que es inflamable.

Salir de las instalaciones y una vez que se encuentre en recepción, tomar la escalera señalizada como “Escalera A- Pisos Pares” (la del lado izquierdo, viendo de frente a los elevadores, a excepción de que sea ahí donde esté el origen del incendio, en cuyo caso deberá usar la escalera del lado opuesto) y:

Opción a) tendrá que bajar a nuestro punto de reunión interno, ubicado en la zona de

estacionamiento E1 (cerca de la rampa). Ahí se encontrarán los puestos de mando de la

Administración del edificio para dar indicaciones de la emergencia.

Opción b) en caso de que sea necesaria la evacuación total del edificio al exterior, tendrá que bajar,

por las escaleras, hasta planta baja, salir del edificio, dar vuelta a la derecha para poder llegar a la

calle de Liverpool, donde se ubica el 2do punto de reunión (externo). Ahí se informará de la

magnitud de la emergencia (estar en contacto con la Administración del Edificio).

Opción c) en caso de que sea necesaria la evacuación total del edificio al exterior y por algún

motivo no sea posible utilizar las escaleras hasta planta baja, se deberá bajar, por escaleras al 5to

piso para salir por la rampa de automóviles hasta salir del edificio (transitará por toda la rampa

evitando saltar por espacios que pueden provocarle accidentes); una vez que haya salido a la calle

dará vuelta a la derecha para poder llegar a la calle de Liverpool, donde se ubica el 2do punto de


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reunión (externo). Ahí se informará de la magnitud de la emergencia (estar en contacto con la

Administración del Edificio).

Recordar SIEMPRE CIRCULAR POR SU DERECHA, para no tropezar con alguien que venga en sentido opuesto y cuando transite en una escalera siempre circulará por su derecha para dejar libre el lado izquierdo, por si alguien viene en sentido opuesto o bien otra persona que vaya en su mismo sentido, pero a una velocidad mayor y desee pasar más rápido. Así mismo evitará llevar consigo bultos, bolsos o maletines, ya que sólo sirven para entorpecer la circulación.

Una vez que el personal calificado haya evaluado la situación y ya no se corra ningún riesgo, el empleado podrá regresar a su lugar de trabajo y continuar con sus actividades.

En el supuesto de quedar cautivo en el edificio y sin ninguna salida apropiada, buscará la manera de activar el aviso de alarma y localizar el cuarto menos afectado, acompañándose de un extintor. Cerrará puertas interiores y tapará sus rendijas con telas o trapos o con su misma ropa, mojados con agua, para evitar que el humo penetre en ese recinto; al no existir ventanas, tendrá que mantenerse tendido al ras del piso, en espera del personal de rescate.

Prevención contra incendio:

Los incendios en el lugar de trabajo pueden causar lesiones, la pérdida de vidas y de puestos de trabajo.

El empleado puede ayudar a prevenir incendios en la oficina al estar alerta y poniendo en práctica

algunas medidas de seguridad.

El empleado debe de:

a) Tratar de mantener su espacio de trabajo ordenado. Minimizar el desorden mediante la organización

de todos los elementos. Ordenar los archivos y carpetas en sus compartimentos correspondientes y

retirar el exceso de papeles de las mesas. También asegurarse de que no haya nada que obstruya

el camino a las salidas y los extintores.

b) Informar cualquier anomalía que observe en el cableado eléctrico (alguna chispa u olor sospechoso)

al Área de RM y no tratar de reparar la falla eléctrica por sí mismo, así como no sobrecargar los

contactos eléctricos.

c) Conocer los procedimientos de evacuación contra incendios (conocer las rutas de evacuación a

usar en caso de un incendio. Memorizar al menos dos rutas de escape desde su espacio de trabajo

al exterior. Si es posible, aprender a utilizar el extintor de fuego portátil en pequeños incendios y

aprender qué extintor usar para diferentes tipos de fuego. También, aprender dónde está situada la

alarma de incendio para poder utilizarla si es necesario).

d) Al concluir su jornada laboral el empleado debe asegurarse de que los aparatos electrónicos o

eléctricos como computadoras, impresoras o cafeteras estén apagadas. Cerciorarse de apagar

todos los aparatos correctamente.

e) Asegurarse de que haya suficiente espacio alrededor de los equipos que producen calor. Por

ejemplo, no llenar de papeles la parte superior o detrás de la pantalla de su computadora.


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En caso de robo.

Para enfrentar de mejor forma un asalto y/o robo, todo trabajador debe saber que:

Jamás oponer resistencia a personas que cometen el asalto o robo. En presencia de delincuentes, no ejecutar acciones que puedan poner en riesgo su vida o la de

otros. Obedecer las instrucciones o mandatos de los asaltantes, manteniendo la calma en todo momento. Memorizar los rasgos de los delincuentes y escuchar sus conversaciones (palabras utilizadas), será

información valiosa para la investigación posterior. Prestar atención al sexo, color de pelo, edad, peso, estatura estimada y vestimenta.

Una vez que los delincuentes se retiran del lugar, dar aviso inmediato a un superior o bien al

responsable del Área de Recursos Humanos y/o Dirección Admva. Entregar detalles de lo ocurrido sólo a la policía, evitar comentar el evento con personas ajenas a la

empresa. Finalizado el evento, esperar instrucciones de su jefe inmediato o de quien lo reemplace. Los empleados son responsables de cuidar objetos personales y de reportar los faltantes de objetos

tanto de la empresa como personales. Está prohibido dejar cajones, armarios y archivos abiertos fuera del horario de trabajo. No se deben dejar sobre el escritorio documentos confidenciales o artículos de valor.

Prevención de robo:

No estamos exentos de ser víctimas de un asalto o robo en las instalaciones, es por ello que:

El Área de RM debe exigir a la Administración del edificio que lleve a cabo todos y cada uno de los filtros establecidos para los accesos al mismo (registro, solicitud de identificación y revisión).


Respetar el compromiso de “Carta de Confidencialidad Institucional” FO-RHU-012, “Carta de

Confidencialidad de Información, Prevención de Lavado de Dinero” (PLD) FO-RHU-013 y “Carta de conocimiento de políticas y procedimiento en materia de PLD” FO-RHU-014.

Mantenerse alerta, sobre todo cuando tenga que ingresar a las instalaciones, en especial cuando se

esté solo.


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Asegurarse de que las puertas estén en buenas condiciones, en caso contrario, dar aviso al Área de

RM, para su reparación y mantenerlas siempre CERRADAS. Estar consciente de que hay que dejar libres, de objetos o materiales, los pasillos que conduzcan a

la salida.

En caso de sismos

Previo a un sismo


Identificar las zonas de menor riesgo internas (columnas, trabes, muros de carga) y no obstruirlas con mobiliario.

No sobrecargar anaqueles, estantes o archiveros, tratar de colocar lo pesado en la parte baja y lo

ligero en la parte alta. Mantener los pasillos, áreas de circulación y puertas libres de obstáculos para contar con rutas de

evacuación adecuadas. Participar siempre en los simulacros de evacuación.

Durante un sismo


Conservar la calma. Alejarse de las ventanas, puertas de cristal y posibles mobiliarios que puedan llegar a causarle

algún daño. No perder tiempo buscando objetos personales, interrumpir sistemas básicos (energía eléctrica

principalmente) y replegarse en las zonas de menor riesgo internas y/o zona de elevadores. Si a su paso puede auxiliar a las personas que lo requieran hacerlo, sino retirarse y permitir que las

autoridades actúen. Para poder llegar a alguno de los puntos de reunión, deberá dirigirse a la salida de emergencia,

evitando aventarse o correr, para no lastimar a otras personas, no usar elevadores, salir de las instalaciones y una vez que se encuentre en recepción, tomar la escalera señalizada como “Escalera A- Pisos Pares” (la del lado izquierdo, viendo de frente a los elevadores, a excepción de que sea ahí donde esté el origen del incendio, en cuyo caso deberá usar la escalera del lado opuesto) y:


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Opción a) tendrá que bajar a nuestro punto de reunión interno, ubicado en la zona de

estacionamiento E1 (cerca de la rampa). Ahí se encontrarán los puestos de mando de la

Administración del edificio para dar indicaciones de la emergencia.

Opción b) en caso de que sea necesaria la evacuación total del edificio al exterior, tendrá que bajar,

por las escaleras, hasta planta baja, salir del edificio, dar vuelta a la derecha para poder llegar a la

calle de Liverpool, donde se ubica el 2do punto de reunión (externo). Ahí se informará de la

magnitud de la emergencia (estar en contacto con la Administración del Edificio).

Opción c) en caso de que sea necesaria la evacuación total del edificio al exterior y por algún

motivo no sea posible utilizar las escaleras hasta planta baja, se deberá bajar, por escaleras al 5to

piso para salir por la rampa de automóviles hasta salir del edificio (transitará por toda la rampa

evitando saltar por espacios que pueden provocarle accidentes); una vez que haya salido a la calle

dará vuelta a la derecha para poder llegar a la calle de Liverpool, donde se ubica el 2do punto de

reunión (externo). Ahí se informará de la magnitud de la emergencia (estar en contacto con la

Administración del Edificio).

Recordar SIEMPRE CIRCULAR POR SU DERECHA, para no tropezar con alguien que venga en sentido opuesto y cuando transite en una escalera siempre circulará por su derecha para dejar libre el lado izquierdo, por si alguien viene en sentido opuesto o bien otra persona que vaya en su mismo sentido, pero a una velocidad mayor y desee pasar más rápido. Así mismo evitará llevar consigo bultos, bolsos o maletines, ya que sólo sirven para entorpecer la circulación.

Una vez que el personal calificado haya evaluado la situación y ya no se corra ningún riesgo, el empleado podrá regresar a su lugar de trabajo y continuar con sus actividades.

Usar el teléfono sólo para llamadas de emergencia. Si fuera el caso reportar de inmediato fuga de agua, peligro de incendio, heridos o lesionados a

algún brigadista o bien al responsable del Área de Recursos Humanos y/o Dirección Administrativa.

Una vez que el personal calificado haya evaluado la situación y ya no se corra ningún riesgo, regresará a su lugar de trabajo y continuará con sus actividades.

Posterior a un sismo

El empleado debe de reportar, en caso necesario, perdidas de información, equipo, mobiliario o

cualquier otro a su jefe superior, así como apoyar en lo posible a la readecuación de las instalaciones, si

es que fuera necesario.


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Plan de contingencia de primeros auxilios La Organización:

Cuenta con un botiquín de primeros auxilios, abastecido por el Área de Recursos Materiales (RM) que está localizado y señalado en el área común, para cualquier caso de emergencia y todo el personal sabe donde se encuentra, aunque su manejo está relacionado con los brigadistas capacitados para este fin.

Brinda, de manera gratuita, este apoyo a todo su personal y capacita a los brigadistas que de manera voluntaria apoyan a su comunidad laboral, a efecto de estar actualizados y organizados de acuerdo a los lineamientos de Protección Civil.

Cuenta con un fichero, que contiene una ficha, por persona, de cada uno de los integrantes de la plantilla laboral en el cual constan los padecimientos de cada uno, los medicamentos que toma y los datos de las personas o familiares a los cuales se puede contactar en caso de una contingencia, a efecto de contar con toda la información de manera oportuna.

El Gerente de Recursos Humanos (RH):

Invita al personal de acceso frecuente a las instalaciones, a formar parte del equipo de brigadistas,

tratando que sea personal homogéneo en cuanto a aptitudes y tal vez condiciones físicas si fuera requerido.

Programa la capacitación básica de primeros auxilios para el equipo de brigadistas, así como para

los empleados que estén interesados en participar y saber cómo actuar ante situaciones de emergencia, con la finalidad de atender cualquier contingencia de salud que se pudiera presentar dentro de la compañía.

Dar a conocer, al personal, el equipo de la brigada de primeros auxilios para que los ubiquen.

El Empleado:

Si percibe que su salud física y/o psicológica se está viendo afectada, dirigirse con alguno de los Brigadistas, para que pueda recibir los servicios de primeros auxilios o para que se active el protocolo de Emergencia de Primeros Auxilios.

Si se percata de que algún compañero sufre algún problema que afecte su salud física y/o psicológica (posible lesionado) deberá dar aviso al Jefe de la Brigada de Primeros Auxilios y/o Brigadistas, quien en caso de ver que el evento requiera mayor atención, solicitará el apoyo del Depto. de Recursos Humanos y/o Dirección Admva. para que a su vez ellos activen los servicios de emergencia necesarios (ambulancias y administración del edificio).

Debe recordar que en caso de una emergencia de este tipo, se recomienda que sólo el personal capacitado sea quien ofrezca la ayuda y los demás se retiren del área.


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Los Brigadistas deben:

Conservar la calma en todo momento, pues para que la intervención sea eficaz, se debe estar tranquilo para actuar con rapidez.

Hacer un rápido examen de la situación para detectar las posibles fuentes de riesgo que existan

en el lugar del accidente y actuar sobre ellas; si la situación no puede ser controlada por la brigada solicitar el apoyo del Área de RH o de la Dirección Admva. para que activen los servicios de emergencia necesarios.

Actuar, según las prioridades (en primer lugar ayudar a las personas cuyo estado sea de mayor gravedad y no conforme se los vayan encontrando).

Antes de iniciar la ayuda a las víctimas, eliminar el riesgo para evitar nuevos accidentes o accidentados.

No se debe cambiar de sitio al accidentado antes de cerciorarse de su estado y haberle proporcionado los primeros auxilios.

Tranquilizar a la víctima.

Evaluar la situación:

Evaluación inicial: lo primero que debe hacerse es una rápida evaluación del estado de la persona accidentada, esta primera valoración se inicia con la primera impresión que se tiene al ver a la persona herida y las circunstancias que rodean al accidente, comprobando los signos vitales de la persona accidentada, realizando un examen básico y comprobando:

Comprobación de los signos vitales. La respiración de la persona accidentada, el movimiento del tórax, sentir la salida del aire por

la nariz y la boca. Circulación sanguínea: actividad del corazón, hemorragias, comprobación del pulso y

examinar si el corazón late con normalidad. Conciencia: actividad del sistema nervioso, Cerciorarse que la persona responda y pueda

explicar cómo se siente o qué le duele.

Evaluación secundaria: en un segundo lugar hay que proceder a una revisión más detenida del estado del accidentado, con lo que se comprueba si existen lesiones o alteraciones importantes, fijando la atención en dos puntos:

Comprobación de los signos vitales. Exploración física general: se han de buscar fracturas de miembros o columna vertebral,

golpes recibidos en la cabeza, tórax y/o espalda que pueden producir lesiones o hemorragias internas.

Anotar en la ficha del personal, en la medida de lo posible, los datos básicos que luego servirán al

servicio médico, como por ejemplo:

Signos vitales.

Localización de dolores, si los hay.


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Explicación de lo que sucedió.

Actuaciones realizadas de primeros auxilios.

El traslado innecesario de las víctimas de un accidente o de los enfermos graves es muy peligroso. Transpórtelas con seguridad, al trasladar a un accidentado o a un enfermo grave, se deberá garantizar que las lesiones no aumentarán, ni se le ocasionarán nuevas o se complicará su recuperación, ya sea por movimientos innecesarios o transporte inadecuado.

De preferencia esperar el traslado especializado que se haya solicitado con ambulancia o el apoyo de alguien de la brigada que conozca para no asumir responsabilidades civiles innecesarias. Es mejor prestar la atención en el sitio del accidente, a menos que exista peligro inminente para la vida de la víctima o del auxiliador como en un incendio, peligro de explosión o derrumbe de un edificio. Una vez que haya decidido cambiar de lugar a la víctima, considere tanto la seguridad de la víctima como la suya. También tenga en cuenta su propia capacidad, así como la presencia de otras personas que puedan ayudarle.

Fin del plan de contingencia Se dará por finalizado el plan de contingencia cuando llegue el equipo médico y el accidentado

cuente con los servicios necesarios requeridos, dependiendo de la gravedad de cada caso, ya sea por fuentes externas o internas.

El Gerente de RH deberá analizar el caso y tomar todas las acciones necesarias para evitar que se

presente nuevamente el accidente si es que fue por descuido, negligencia o mal estado de instalaciones o equipos.

Política de mantenimiento a las instalaciones

1.- Objetivo

Establecer las medidas necesarias para la conservación de los bienes que componen los activos de la empresa, así como las instalaciones, con el fin de garantizar la seguridad de los empleados, clientes y proveedores, al mismo tiempo que cuida el medio ambiente y se minimiza la contaminación que pudiera afectar la salud y bienestar de la comunidad.


Es responsabilidad del Área de Recursos Materiales (RM) proporcionar y mantener en perfectas condiciones las herramientas que otorgue la Organización y sus instalaciones para que se pueda dar cumplimiento a esta política. Realizar en tiempo y forma el mantenimiento preventivo y corrective del software y hardware, por el Área de Sistemas.


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3.- Definiciones

Infraestructura: instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una

organización.

4.- Descripción

Realizar, mediante el Área de RM una revisión mensual a la infraestructura y a sus activos y en caso de

anomalías, notificar al Comité de Dirección para su corrección.

Realizar los mantenimientos preventivos y correctivos del hardware y software, mediante el Área de Sistemas.

En el caso de sistema contra incendio, extintores y detectores de humo serán revisados, mediante el

Área de RM, una vez al año por medio de un proveedor externo y corregidos en caso de detectar

anomalías.

Procedimiento de mantenimiento a las instalaciones

1.- Objetivo

Conservar todos los bienes que componen los activos de la empresa, así como las instalaciones (iluminación, sistemas de energía eléctrica, aire acondicionado, agua, pisos o alfombras) en las mejores condiciones, con el fin de garantizar la seguridad de los empleados, clientes y proveedores; conservando el cuidado del medio ambiente y minimizando la contaminación que pudiese afectar negativamente la salud y bienestar de la comunidad.


Es responsabilidad del Gerente de Recursos Materiales (RM), en conjunto con la Dirección

Administrativa, establecer la infraestructura y ambiente de trabajo, así como asegurar la revisión de su

estado y toma de acciones, en caso de ser necesario.

Es responsabilidad del Área de Recursos Materiales (RM) proporcionar y mantener en perfectas

condiciones las herramientas que otorgue la Empresa para que se pueda dar cumplimiento a esta

política.

Es responsabilidad del Área de Sistemas realizar en tiempo y forma el mantenimiento preventivo y

correctivo del software y hardware.

3.- Definiciones

Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.


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Infraestructura: instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una

organización.

4.- Descripción

4.1 El Gerente de RM realiza e informa mensualmente, mediante el formato FO-RMA-009 “Revisión

de la infraestructura y ambiente de trabajo”, del estado que guardan las instalaciones.

4.2 En caso de que en la revisión de la infraestructura y ambiente de trabajo se encuentren anomalías

el Gerente de RM, programa las actividades para corregirlas en el formato “Revisión de la

infraestructura y ambiente de trabajo” FO-RMA-009 y darán seguimiento hasta su término.

4.3 En el caso de Hardware y software el mantenimiento se realizará, mediante el Área de Sistemas,

conforme a lo descrito en el Manual Administrativo de Sistemas (MA-SIS-001).

4.4 En el caso de sistema contra incendio, extintores y detectores de humo serán revisados, mediante

el Área de RM, una vez al año por medio de un proveedor externo y corregidos en caso de

detectar anomalías.

Política de acceso de personal y visitantes a las instalaciones

1.- Objetivo

Establecer las acciones para un adecuado proceso de acceso a nuestras instalaciones


Es responsabilidad de la Administración del Edificio salvaguardar la seguridad de las personas que

ingresan al mismo, ya sea a pie o en automóvil.

Es responsabilidad del personal conocer y dar cumplimiento a esta política.

Es responsabilidad del Área de Recursos Materiales (RM), mediante su personal de recepción

“Vigilante” realizar el registro de visitas y recepción de llamadas y dar aviso al personal correspondiente.

Es responsabilidad del personal visitado atender desde su llegada hasta su retiro al visitante.

3.- Definiciones

Visitante: Persona que visita a alguien o visita un lugar.

Acceso: Entrada o paso por donde se entra o se llega a un sitio.


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4.- Descripción:

Todo empleado contará con una credencial empresarial que lo identifique y le permita el libre acceso

dentro del edificio y a nuestras instalaciones.

Si se ingresa a pie el personal deberá portar su credencial empresarial, la cual es intransferible y no

deberá ser prestada o utilizada para otro fin.

En caso del visitante deberá de registrarse en la recepción del edificio (entregando una identificación

oficial vigente) e igualmente en nuestra recepción (tomándose una fotografía e informando a quién

visita).

Si se ingresa por rampa el personal deberá portar el tarjetón y dirigirse al lugar que le corresponda y

subir a nuestras instalaciones.

En caso del visitante deberá de entregar su identificación oficial vigente en la caseta de vigilancia, donde

se le entregará un documento que le permita el acceso y se le indicará cuales son los lugares

correspondientes a nuestras visitas; una vez en el piso 6 deberá de registrarse en nuestra recepción y el

Vigilante avisará a nuestro personal que tiene una visita.

El personal deberá, en todo momento hacerse cargo de acompañarlo y cuando concluya la visita

conducirlo hacia la salida.

Procedimiento para el acceso de personal y visitantes a las instalaciones

1.- Objetivo

Establecer la metodología para el acceso a las instalaciones y aplica al Área de Recursos Materiales

(RM), al personal, clientes, visitantes, proveedores o vigilantes; desde su ingreso al edificio y hasta que

se retiren de las instalaciones de Fianzas Asecam, cubriendo las medidas de seguridad establecidas.


La Administración del Edificio debe salvaguardar la seguridad de las personas que ingresan al mismo,

ya sea a pie o en automóvil.

El Área de RM, mediante su personal de recepción “Vigilante” debe:

a) Asegurarse de que cada empleado o visitante (con acceso eventual) ingrese a las instalaciones con su credencial de identificación.

b) Registrar en el Sistema Libro de Visitas, a TODO visitante que desee ingresar a las instalaciones, sin excepción, y dar aviso, vía telefónica, al área a visitar.


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c) Validar la salida con el sello del ticket del estacionamiento. d) Revisar que cualquier paquete, maletín, bolso, etc. no contenga algo que pueda poner en peligro o

dañar al personal o a las instalaciones.

El personal visitado debe atender desde su llegada hasta su retiro al visitante.

El personal de la Organización cuenta con una credencial inteligente, que es personal, no es transferible,

no debe ser prestada o utilizada para otro fin que el de permitir el ingreso o salida de las instalaciones.

3.- Definiciones

Visitante: Persona que visita a alguien o visita un lugar.

Visitante con acceso eventual: Persona que por algún motivo o razón, necesita permanecer en las

instalaciones por un periodo de tiempo de varios días, semanas, meses o bien que por la importancia de

su cargo o personalidad no requiere de registro en el libro de visitas.

Acceso: Entrada o paso por donde se entra o se llega a un sitio.

Sistema libro de visitas: sistema que sirve para el registro de visitantes a las instalaciones en donde se

guarda nombre, identificación y foto del visitante.

4.- Descripción

4.1 Acceso a las instalaciones y el control del mismo para el empleado que labora en Fianzas

Asecam:

a) Ingreso a pie, vía Recepción del edificio:

El empleado se identifica en todo momento mediante la credencial que la Organización le

proporciona y que lo acredita como empleado de la misma.

b) Ingreso en automóvil, vía Estacionamiento del edificio:

En caso de que el empleado requiera de un lugar de estacionamiento, la Dirección General

determinará a quién se le asigna el lugar de estacionamiento y mediante su Área de RM, entregará

al empleado un tarjetón de identificación, el cual deberá de estar en un lugar visible, para su

validación y le permita el ingreso y salida del estacionamiento.

4.1.1 Una vez que el empleado se encuentre en el nivel de las instalaciones de Fianzas Asecam, para su ingreso a ellas hay que tomar en cuenta que:

4.1.2 El Director de Sistemas asigna los permisos de accesos a las diferentes áreas de la Organización, mediante credenciales inteligentes de acceso, tanto para empleados como para visitantes con acceso eventual.

4.1.2.1 Los accesos a los que se puede tener autorización son:


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a) Entrada Principal Norte b) Entrada Principal Sur c) Salida de Escaleras d) Cajas e) Centro de Cómputo (SITE) f) Bóveda g) Sala de Capacitación

4.1.3 El personal de Recursos Humanos genera la credencial inteligente de acceso del

personal.

4.1.4 El empleado registra su hora de entrada y salida aproximando su credencial inteligente al lector biométrico (dispositivo que es capaz de leer, guardar e identificar las huellas dactilares).

4.1.5 En caso de que la credencial sea extraviada, el empleado debe dar aviso a Recursos Humanos para su reemplazo, de acuerdo al procedimiento vigente.

4.1.6 Si por algún motivo al empleado se le olvida la credencial inteligente, debe dirigirse a la recepción e informarle al “Vigilante”, para que éste de aviso a Recursos Humanos, y se proceda según el procedimiento vigente.

4.1.7 Si el empleado deja de laborar en la empresa, debe regresar su credencial inteligente a Recursos Humanos y en caso de tener tarjetón de estacionamiento éste lo deberá regresar al Área de RM.

4.2 Retiro del empleado una vez que concluyó su jornada laboral

4.2.1 Una vez concluida su jornada laboral, el empleado de Fianzas Asecam registra su salida, mediante la aproximación de la credencial de identificación al lector biométrico.

4.2.2 Si se retira a pie, bajará a planta baja para abandonar el edificio.

4.2.3 Si se retira en automóvil, bajará al nivel de estacionamiento, previamente asignado,

llevando el tarjetón de identificación en un lugar visible para su validación y se le permita su salida.

4.3 Acceso a las instalaciones y el control del mismo para los Visitantes y Visitantes con acceso

eventual

a) Ingreso vía Recepción del edificio:

El visitante se presenta en la recepción del edificio y la recepcionista le solicita una identificación

oficial vigente, adicionalmente le solicita anotarse en el libro de registro; la recepcionista

corrobora que el registro en la bitácora coincida tanto con la identificación visual, como con la

identificación oficial y en caso de coincidir, se le entrega una credencial que lo acredita como

visitante.


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b) Ingreso vía Estacionamiento del edificio:

El visitante ingresará por el área del estacionamiento, el personal de seguridad del edificio le

solicita una identificación oficial, verificando que la identificación visual y el documento entregado

corresponden a la misma persona, si es así entregará el documento, FO-RMA-010 “Ingreso de

visitantes vía estacionamiento”, en el que se señala:

Nombre

Tipo de identificación

Folio de identificación

Placas y tipo de automóvil

Hora de entrada

Vine solo SI / NO No: lo acompañan ____ personas.

El personal de seguridad del edificio le informa al visitante que entregue dicho documento al “Vigilante”

de Recepción Fianzas Asecam para que cuando vaya a abandonar las instalaciones se lo devuelvan con

el sello correspondiente y se le permita la salida regresándole su identificación.

En ambos casos (a pie o vía estacionamiento), si se detecta cualquier anomalía a la hora del registro

(estado inconveniente, falta de identificación) la recepcionista o el guardia de seguridad niega la entrada

al visitante o pide autorización al personal visitado de Fianzas Asecam.

4.4 Una vez que el visitante se encuentre en el nivel de las instalaciones de Fianzas Asecam, para su

ingreso a ellas hay que tomar en cuenta que:

4.4.1 El visitante con acceso eventual, una vez que se encuentre a nivel de las instalaciones de Fianzas Asecam, deberá de accesar de la misma manera que un empleado, aproximando su credencial inteligente al lector biométrico.

4.4.2 El visitante se presenta en nuestra recepción con el “Vigilante”, quien lo registra en el Sistema Libro de Visitas capturando el nombre del visitante, a quién visita, motivo de su visita y preguntar si ingresó con automóvil, si es el caso solicitará el documento que le proporcionaron a su ingreso y le notifica que en el momento que vaya a abandonar las instalaciones, le será devuelto con el sello correspondiente, para que le permitan su salida y le regresen su identificación.

4.4.3 Si el visitante trae consigo algún paquete, maletín, bolso, etc. Este deberá ser revisado por el vigilante, para prevenir que este contenga algo que pueda poner en riesgo tanto al personal como a las instalaciones (armas de fuego, químicos, objetos punzocortantes, etc.).

4.4.4 Si el visitante trajera cualquier equipo o material de su propiedad, este será registrado en el Sistema Libro de Visitas, indicando la cantidad, su número de serie y descripción.

4.4.5 Si el visitante viene acompañado TODOS, SIN EXCEPCIÓN, deberán de registrarse y registrar su equipo, aunque tengan prisa, sean personalidades importantes o familiares de algún empleado de la empresa.


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4.4.6 A la hora de su registro, el “Vigilante” toma una foto al visitante o visitantes; en caso de ser

un visitante recurrente, el “Vigilante” verificará que la foto que se tiene registrada sea lo más reciente posible; si es necesario solicitarle la toma de una nueva foto o bien únicamente revisar visualmente que la foto y la persona sean los mismos y no será necesaria una nueva foto, ya que se cuenta con su registro previo.

4.4.7 Posteriormente el vigilante notifica y solicita autorización de ingreso vía telefónica de la persona a quién visita, puntualizando el número de personas que entran.

4.4.8 La persona a quién se visita se presenta en Recepción Fianzas Asecam e ingresa con el visitante a las instalaciones, ya que el vigilante no tiene acceso y de igual forma lo acompaña a la puerta cuando salga, jamás el visitante podrá transitar solo por las instalaciones.

4.4.9 Una vez que el visitante abandona las instalaciones, el “Vigilante” registra la salida en el Sistema Libro de Visitas y si ingresó en automóvil, se le devolverá el documento que le proporcionaron, FO-RMA-010 “Ingreso de visitantes vía estacionamiento”, previamente sellado por el área de Recepción (quien será la única autorizada para validar la salida), para que le permitan su salida y le sea devuelta su identificación.

4.4.10 Es importante que al final el día el “Vigilante” verifique que ningún visitante se haya quedado pendiente de salida; de ser así se contactará con la persona visitada de Fianzas Asecam para su aclaración.

4.4.11 Si el visitante registró un equipo o material el “Vigilante” solicita al visitante que lo muestre a su salida, para corroborar por medio del número de serie u otra identificación única que se trate del mismo equipo, cantidad y permitirle la salida.

4.4.12 Si el visitante no registró algún equipo o material al ingresar y sale con alguno, deberá presentar una autorización por escrito del Subdirector de Sistemas o Gerente de Soporte Técnico; de no ser así se le negará su salida.

4.4.13 Si el visitante ingresa con alguna maleta, el “Vigilante” deberá revisarla para constatar que no salga con algo que no le pertenezca.

4.4.14 Tanto el personal como los visitantes tienen prohibido tomar fotografías o video dentro de las instalaciones de Fianzas Asecam, solamente si el Director General lo autoriza y sea para efecto de fotografiar al personal por alguna celebración o a las instalaciones por algún proyecto de promoción.

4.5 Retiro del visitante y/o visitante con acceso eventual una vez que concluyó su visita

a) Si ingresó vía Recepción del edificio:

Llegando a planta baja entregará al personal de seguridad del edificio la credencial que se le

otorgó como visitante, para la devolución de su identificación.


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b) Si ingresó vía Estacionamiento del edificio:

El visitante y/o visitante con acceso eventual, debe regresar a la recepción de Fianzas Asecam

para que el “Vigilante” le devuelva el documento FO-RMA-010 “Ingreso de visitantes vía

estacionamiento”, sellado y entregado al personal de seguridad del edificio, para que le permitan el

retiro y le regresen su identificación.

4.5.1 El horario para ingresos de visitantes y/o visitantes con acceso eventual, será de lunes a viernes de 8:30 a 14:00 y de 15:30 a 20:00 hrs, quedando restringido el ingreso de 14:00 a 15:30 hrs., a menos que se cuente con una cita y el empleado lo espere para atenderlo.


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9 III. VINCULACIÓN Y COMPROMISO CON LA COMUNIDAD Y SU

DESARROLLO

Política de donaciones 1. Objetivo

Aportar a los posibles proyectos (casas hogar, asilos, hospitales, comunidades aisladas, etc.) con

donaciones monetarias, en especie o inversión de tiempo del personal.

2.- Responsabilidades La Organización se compromete a realizar acciones de voluntariado, donaciones y/o aportaciones, sin ningún fin de lucro. El Oficial de Cumplimiento da fe de los donativos en efectivo. Tanto el personal como nuestros grupos de interés deberán crear conciencia de que si cada uno contribuye con algo, con la suma de todos se logrará una buena aportación, por lo tanto podrán contribuir en todos los proyectos en los que la Empresa participe. 3.- Definiciones Donativo: entrega de algo que se posee de manera voluntaria y sin esperar premio ni recompensa alguna. 4.- Descripción La Organización ha asumido el compromiso de ESR (Empresa Socialmente Responsable) al tratar de normar dentro de sus políticas las iniciativas voluntarias de ayuda a otras organizaciones, siendo en todo momento coherente con el Decálogo de ESR y preocupada por su entorno social, busca colaborar, participar, apoyar o donar, en la manera de lo posible a proyectos que lo ameriten, así como donaciones por eventos o accidentes ocasionados por la naturaleza como inundaciones, terremotos, tsunamies, etc.

La donación podrá ser:

100% empresarial

Compartida con su personal y grupos de interés.


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Procedimiento para las donaciones compartidas 1. Objetivo Establecer los lineamientos para el trámite de todas las solicitudes y eventuales donaciones y/o contribuciones que haga la Empresa en conjunto con sus colaboradores.

2.- Responsabilidades La Organización motivar, mediante su Área de Recursos Humanos, a sus colaboradores y familiares a participar en los proyectos seleccionados para tal fin. Los empleados deben hacer conciencia de que si cada uno de ellos contribuye con algo, con la suma de todos se logrará una buena aportación. El Área de Recursos Materiales (RM) adquirir lo que sea necesario para cada proyecto, en la misma medida que los colaboradores aportaron, así como hacer la entrega formal a la Organización de la que se vaya a apoyar. 3.- Definiciones Donativo: entrega de algo que se posee de manera voluntaria y sin esperar premio ni recompensa alguna. 4.- Descripción Cuando existen proyectos en los cuales se puede participar, el Comité de Dirección será el encargado de analizar y determinar las posibilidades de llevarlos a cabo y en caso de ser afirmativo, la Dirección Administrativa coordinará al Área de Recursos Humanos para hacerlo del conocimiento de los colaboradores, dando la información exacta de:

Nombre del proyecto

Con qué se podrá apoyar

Fecha límite de entrega de los donativos

Dar a conocer que del total del donativo entregado por los colaboradores, la Organización se compromete a dar exactamente la misma cantidad.

Y al Área de Recursos Materiales (RM) para que una vez que se llegué la fecha límite, esta área en presencia del Oficial de Cumplimiento realice el conteo de los depósitos en efectivo, así como en especie y se le dará un informe a la Dirección Admva., para que se proceda a dar la misma cantidad que fue donada.

El Área de RM se encargará de adquirir los productos que la empresa donará y ya teniendo todo lo que se va a donar (la aportación de los empleados más la de la Empresa) el Área de RM programará la fecha de entrega a la Organización de la que se trate.

Posteriormente el Área de Recursos Humanos hará llegar la evidencia a los empleados para que sepan que la donación ya fue realizada.


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10 IV.- CUIDADO Y PRESERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

Política ambiental

1.- Objetivo

Contar con una norma interna que permita llevar a cabo los procedimientos relativos a los recursos

materiales y servicios de la entidad, respetando y considerando los intereses de sus partes interesadas

previamente identificadas que se verán afectadas por sus decisiones en las materias fundamentales de

la Responsabilidad Social (RS) considerando las más amplias expectativas y el desarrollo sostenible.


La Organización proporciona la información, los medios y recursos para el cumplimiento de esta política.

Así como crear las estrategias necesarias para minimizar el riesgo de daño social y ambiental,

aumentando los impactos positivos.

A través de su Área de Recursos Materiales (RM), identifica su responsabilidad social y atiende los

asuntos concernientes a la misma, abarcando sus materias fundamentales, cubriendo los impactos más

probables, tanto de tipo económico, ambiental y social y determinando las acciones y sus expectativas

con relación a las partes interesadas afectadas, así como con relación a la forma en que el impacto

afecta al desarrollo sostenible.

Los grupos de interés, considerando el más cercano que es el de los colaboradores, clientes y

proveedores, está obligado a conocer la política ambiental de la Organización, llevar a cabo el

procedimiento ambiental, con el fin de conocer a fondo las implicaciones de la responsabilidad social.

La Administración del Edificio debe tener en óptimas condiciones las instalaciones, tratando en la

manera de lo posible de buscar una disminución en el impacto ambiental y por consecuencia social.

3.- Definiciones

Medio Ambiente: todo lo que rodea a un ser vivo y condiciona su forma de vivir.

Conciencia: el conocimiento que un ser tiene de sí mismo y de su entorno

Ahorrar o economizar: guardar una parte de lo que se gana para el futuro o evitar gasto innecesario de

dinero, tiempo u otra cosa

Reciclar: someter materiales usados o desperdicios a un proceso de transformación o aprovechamiento

para que puedan ser nuevamente utilizados.


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Producción Limpia: se refiere a la aplicación continua de una estrategia ambiental preventiva e

integrada para los procesos, productos y servicios de una empresa, con el objetivo de incrementar su

eficiencia y reducir los riesgos sobre la población humana y el ambiente en general.

Ecoeficiencia: ayuda a las organizaciones a que obtengan más valor, con un menor consumo de materiales y energía y con una reducción en las emisiones. Tanto la Ecoeficiencia como la producción limpia se encuentran estrechamente ligados al desarrollo sustentable y buscan la optimización de tres objetivos de forma fundamentales: crecimiento económico, equidad social y conservación ambiental.

4.- Descripción

4.1 Todas las políticas tendrán impactos en las 7 materias de la responsabilidad social que son: gobernanza, derechos humanos, prácticas laborales, medio ambiente, prácticas justas de operación, asuntos de consumidores y participación activa y desarrollo de la comunidad.

4.2 Apego al principio de legalidad dentro del proceso operativo (cumple con las leyes y regulaciones aplicables).

4.3 Respetar y reconocer los derechos humanos básicos (económicos, sociales, culturales, al trabajo, a la alimentación, al máximo nivel alcanzable de salud, a la educación y a la seguridad social), que correspondan a cualquier ser humano por el hecho de serlo, considerados como esenciales, tanto para el principio de legalidad como para los principios de equidad y justicia social.

4.4 Identificar los asuntos que se ven impactados por nuestras decisiones o actividades y como abordarse para contribuir al desarrollo sostenible, en lo referente a reciclaje, reducción, y ahorro (como lo son: agua, papel y energía) y propiciar un cambio positivo en el mundo y evitar el desperdicio innecesario.

4.5 Nos adherimos al consumo sostenible en lo referente a la adquisición de productos y recursos coherentes con el desarrollo sostenible, teniendo en cuenta factores éticos, sociales, económicos y ambientales, basados en información precisa, al realizar elecciones y tomar decisiones de compra.

4.6 Promover y mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de sus trabajadores, clientes, proveedores, etc., al prevenir en nuestro ámbito de acción daños en la salud, provocados por las condiciones laborales, brindando salud y seguridad.

4.7 La Organización, anticipadamente a cualquier evento, determina un comportamiento a favor del medio ambiente, de las acciones para aprovechar mejor sus recursos asumiendo los principales retos en este ámbito a través de la prevención de la contaminación en:

4.7.1 Emisiones al aire: evalúa los impactos en la salud y en el medio ambiente provenientes

de sus actividades e instalaciones al ser ocasionadas indirectamente por el uso de productos o por la generación de energía que estos consumen.

4.7.2 Vertidos al agua: prever la contaminación del agua a través de vertidos directos, utilizando insumos de consumo no tóxicos.


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4.7.3 Gestión de residuos: prevenir la generación de residuos gestionados de manera incorrecta previendo provocar la contaminación del aire, agua, tierra, suelo y espacio exterior.

4.7.4 Uso y disposición de productos químicos toxico y peligrosos: selección de sus productos de uso cotidiano que no afecten los ecosistemas ni la salud humana.

4.8 Implementar medidas para reducir y minimizar progresivamente la contaminación directa o

indirecta a través de la adquisición de productos o servicios más amigables con el medio ambiente.

4.9 Implementar planes / programas de prevención frente a la contaminación ambiental.

4.10 Operar bajo el principio de consumo sostenible, al ofrecer productos y servicios considerando sus ciclos de vida, su cadena de valor y la información que proporciona a sus consumidores, a través de la colecta y concentración de los desechos que será motivo de la destrucción y/o reciclaje.

4.11 Utilizar en los procesos, los recursos de uso sostenible renovable.

4.12 Evaluar las implicaciones al medio ambiente en la toma de decisiones y actividades, cuyo impacto generado por el uso que realizamos de los recursos, son amenazas crecientes para la seguridad humana, la salud y el bienestar de la sociedad pues produce la generación de contaminación y residuos y los impactos sobre los hábitats naturales, así como cambios climáticos y la degradación de los asentamientos humanos urbanos y rurales.

4.13 Asumir el compromiso de centrarnos en la innovación, buscando la mejora continua en el desempeño ambiental.

4.14 Operar bajo el esquema de eco-eficiencia y operación más limpia y segura.

4.15 Adoptar y promover el desarrollo, la difusión de tecnologías y servicios ambientales apropiados a nuestra actividad.

4.16 Considerar, al realizar la compra de los insumos, el desempeño ambiental, social y ético de los productos o servicios que está adquiriendo a lo largo de todo el ciclo de vida, y buscando minimizar sus impactos.

4.17 Mitigar los impactos del cambio climático relacionado con nuestras actividades.

4.18 Crear conciencia ambiental dentro de la organización.


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Procedimiento ambiental

1.- Objetivo

Buscar contribuir a mejorar el medio ambiente, fomentando un desarrollo sostenible y conservando los

principios naturales de la vida humana.


El personal de la Organización debe:

Operar de acuerdo a la Política ambiental autorizada.

Analizar comportamientos y tecnologías.

Lograr ahorros en: el consumo de energía eléctrica, el manejo eficiente y racional del agua, la reducción, reutilización y el reciclaje de residuos y desechos y la disminución de impactos ambientales.

A través de su Área de RM debe concientizar a nuestro personal y grupos de interés sobre los objetivos,

estrategias/inventario de acciones, planes y retos de la responsabilidad social.

3.- Definiciones

Medio Ambiente: todo lo que rodea a un ser vivo y condiciona su forma de vivir.

Conciencia: el conocimiento que un ser tiene de sí mismo y de su entorno.

Ahorrar o economizar: guardar una parte de lo que se gana para el futuro o evitar gasto innecesario de

dinero, tiempo u otra cosa.

Reciclar: someter materiales usados o desperdicios a un proceso de transformación o aprovechamiento

para que puedan ser nuevamente utilizados.

Producción Limpia: se refiere a la aplicación continua de una estrategia ambiental preventiva e integrada para los procesos, productos y servicios de una empresa, con el objetivo de incrementar su eficiencia y reducir los riesgos sobre la población humana y el ambiente en general. Ecoeficiencia: ayuda a las organizaciones a que obtengan más valor, con un menor consumo de materiales y energía y con una reducción en las emisiones. Tanto la Ecoeficiencia como la producción limpia se encuentran estrechamente ligados al desarrollo sustentable y buscan la optimización de tres objetivos de forma fundamentales: crecimiento económico, equidad social y conservación ambiental. Uso sostenible de los recursos: método o proceso mediante el cual el concepto de desarrollo sustentable es aplicado al uso de los recursos naturales, tanto renovables como no renovables.


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4.- Descripción

4.1 Nuestra entidad es una empresa dinámica, apegada a la filosofía de mejora continua y superación

constante, de tal manera que incluso instrumenta la innovación dentro de su ámbito de competencia, a través de todos aquellos mecanismos que constantemente le permiten producir

cambios en sus procesos operativos para brindar sus servicios, buscando la reducción de la

contaminación y contribuir a la mejora del medio ambiente; uniéndose a la sociedad para enfrentar los serios desafíos para la protección y preservación de los niveles más altos de seguridad

humana, la salud y el bienestar . 4.2 Son muchos los desafíos ambientales a los que nos enfrentamos, dado que la población mundial

crece y el consumo aumenta, por ello es necesario que los miembros de la Organización, así como

sus grupos de interés identifiquen los temas ambientales en el ámbito local, regional o global,

íntimamente conectados y poder crear opciones que nos lleven a reducir y eliminar los volúmenes

y patrones sostenibles de producción y consumo para asegurar que los recursos utilizados por

persona lleguen a ser sostenibles.

4.3 La Organización ha adoptado los mecanismos aplicables a sus procesos para aminorar o

compensar los impactos al medio ambiente, ocasionados por el desarrollo de su objeto social,

buscando realizar ahorros de energía, incluyendo la compra de bienes eficientes energéticamente

y que se reflejen dentro de nuestro proceso operativo, nuestros productos y servicios,

energéticamente eficientes, también por consecuencia hemos cambiado los métodos

convencionales por métodos más responsables para solucionar los problemas ambientales a

nuestro alcance, a través de aplicar métodos preventivos, garantizar el manejo de cadenas de

abastecimiento, facilitar la transferencia de tecnología, contribuir para crear una conciencia

ambiental dentro de la compañía (utilizando mecanismos como campañas de comunicación,

comunicados, etc.) para hacer uso responsable de los recursos.

4.4 Dentro de los siguientes procedimientos se identificarán los temas de responsabilidad social y se

atenderán los asuntos concernientes a la misma, abarcando sus materias fundamentales,

cubriendo los impactos más probables, tanto de tipo económico, ambiental y social y determinando

las acciones y expectativas relacionadas con las partes interesadas afectadas, así como en la

forma en que el impacto afecta al desarrollo sostenible.

4.5 Los procedimientos implican la implementación de las políticas autorizadas en lo referente a los

impactos que tendrán al considerar las 7 materias de la responsabilidad social en el proceso

operativo, que son: gobernanza, derechos humanas, prácticas laborales, medio ambiente,

practicas justas de operación, asuntos de consumidores y participación activa y desarrollo de la

comunidad

4.6 La organización considera los asuntos que se ven impactados por sus decisiones o actividades los

que se abordan para contribuir al desarrollo sostenible, en lo referente al reciclaje, reducción y

ahorro; que son parte de las acciones/mecanismos sociales y/o ambientales a las que nos hemos

comprometido, incluyendo también las referentes al mantenimiento en donde se fortalece la


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conciencia ambiental y se analizan las expectativas de nuestros grupos de interés, para minimizar

el riesgo de daño social y ambiental y así aumentar los impactos positivos.

4.6.1 Cuidar el papel:

Imprimir SÓLO lo necesario y por ambos lados de las hojas. Procurar utilizar internet, para sus presentaciones, donde los participantes puedan consultarlas, en lugar de imprimir cientos de hojas.

4.6.2 Destruir copias que contengan datos personales sensibles, de acuerdo a la Ley Federal de Protección de Datos Personales (LFDP):

No dejar a la mano de nadie impresiones que puedan poner en riesgo tanto nuestra

información, como la de nuestros clientes (balanzas, estados financieros, comprobantes

de domicilio, de pagos o transferencias, identificaciones, RFC y actas de nacimiento o

constitutivas).

4.6.3 Utilizar menos agua:

Cerrar la llave cuando se cepillen los dientes, lavando platos o enjabonándose.

Dar aviso de algún desperfecto o fuga al Área de RM.

La Organización participa de manera continua con la Administración del edificio, donde

se ubican nuestras instalaciones, en los programas de ahorro.

4.6.4 Cuidar el área de trabajo:

Dejar libres de documentación, carpetas o folders, las áreas de trabajo para que el personal

de mantenimiento pueda realizar la limpieza del lugar.

NO llenar al tope el vaso o taza, cuando se lleve a su lugar de trabajo, ya que en el camino

se puede derramar en la alfombra y se manchará; si esta contingencia sucediera, dar aviso

al Área de RM, para que se limpie inmediatamente y se pueda conservar por más tiempo

sin manchas.

Si el recurso humano consume alimentos traídos de casa para la comida, recordar que no

se debe dejar nada de un día para otro en el refrigerador, pues una vez que la gente de

mantenimiento realice la limpieza del área, se desechara todo lo que haya quedado,

incluyendo los contenedores en los que se encuentren.

El sanitario es un lugar que debe de mantenerse siempre en perfectas condiciones, ya que

es para uso común, hay que evitar tirar objetos dentro del W.C., que lo puedan tapar, así


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como mantenerlo limpio, para que la siguiente persona que lo utilice lo encuentre en

condiciones adecuadas.

Buscar las mejores herramientas de comunicación que se encuentren al alcance de los

colaboradores para realizar sus funciones toda vez que se busca la economía siendo mejor

utilizar las herramientas electrónicas como los emails en lugar de llamadas telefónicas cuyo

costo es mayor.

4.6.5 Ahorrar energía:

En la computadora: cuando se termine de usar, hay que apagarla completamente y nunca dejarla en standby.

Luz: apagarla cuando NO se necesite.

Desconectar todo aquello que no se esté ocupando.

No dejar el aire acondicionado encendido si no se está en el área o ya se dejó de laborar.

Hemos establecido alianzas entre el arrendador y el arrendatario (La Organización) analizando el alcance de las expectativas de los grupos de interés que conforman la comunidad en que operamos.

4.6.6 Separación de Residuos:

Se ha colocado en el área del comedor un bote de basura, UNICA Y EXCLUSIVAMENTE

PARA RESIDUOS ORGANICOS, el cual se puede identificar por su color verde en la tapa;

el rojo que ya se tenía será para los residuos INORGANICOS.

Es importante que el Empleado sepa qué residuos van en el bote orgánico y cuáles en el

inorgánico, ya que la gente de la limpieza no es la encargada de separar la basura, eso es

responsabilidad de cada uno de los empleados.


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La Organización participa de manera continua con la Administración del edificio, donde se

ubican nuestras instalaciones, en los programas de:

Separación de la basura para que sea más eficiente su recolección, distribución y en especial

más higiénica y se ayude al medio ambiente.

4.7 Para reducir y minimizar progresivamente la contaminación la Organización lleva a cabo una

rápida acogida de productos que sean más amigables con el medioambiente e implementa

acciones-mecanismos-inventarios sociales y/o medio ambientales en lo referente al

mantenimiento:

4.7.1 Automóviles: los servicios de mantenimiento a nuestras unidades utilitarias se deben de

realizar cada 6 meses o cada año, según la póliza de garantía de cada marca automotriz,

de igual manera las verificaciones que la autoridad nos solicita; con el fin de reducir o

minimizar la contaminación directa o indirecta y sus efectos en las emisiones al aire.

4.7.2 Aire Acondicionado: se realiza el mantenimiento preventivo general de las instalaciones

de manera anual y para el caso del “Site”, este se realiza cada 4 meses, con el fin de evitar

que la información respaldada y/o guardada, llegase a sufrir algún problema por la falta de

mantenimiento; con ello reducimos los impactos en el medio ambiente, la salud y la

seguridad.

4.7.3 Archivo: en relación con “el archivo muerto” frecuentemente se realiza la limpieza a las

instalaciones, utilizando para ello productos ecológicos o biodegradables. También de


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manera bimestral se realiza la fumigación preventiva de las áreas, utilizando el/los producto

(s) adecuados para ello; con estas acciones reducimos riesgos ambientales y de salud.

4.7.4 Instalaciones: La Organización se une al cuidado del medioambiente fomentando el uso sostenible de los recursos renovables, a través de sus políticas de uso más responsable y reemplazo de recursos no renovables por renovables, enfocada a :

4.7.4.1 La eficiencia energética: adoptar acciones que permitan la eficientización

energética para reducir la demanda de energía en el inmueble, donde se encuentran ubicadas las instalaciones, aparatos eléctricos y equipos electrónicos. Estas mejoras en la eficiencia para el uso de la energía van acompañadas en nuestro esfuerzo de uso sostenible de recursos renovables tal como la energía solar.

4.7.4.2 La conservación del agua (uso y acceso): acceso a suministros de agua potable

segura y fiable y a servicios sanitarios conservando, reduciendo su uso y reutilizándolo dentro de nuestro ámbito de acción y estimulando la conservación del agua dentro de nuestra esfera de influencia y grupos de interés.

4.7.4.3 La eficiencia en el uso de materiales: comprende la identificación de vías para aumentar la eficiencia en el uso de materiales de consumo e insumos de oficina, dentro de nuestra esfera de influencia de la organización, considerando todos sus impactos ambientales.

4.7.4.4 Minimizar la exigencia de recursos de un producto: tomamos en cuenta la exigencia de recursos de un producto final durante su uso.

4.7.4.5 Apoyar la salud y seguridad: diariamente se mantienen limpias, de manera cuatrimestral se realizan el lavado de ventanas y de alfombra, utilizando para ello productos ecológicos o biodegradables, cuya finalidad es evitar el uso de materiales tóxicos o peligrosos y por lo tanto contaminantes.

4.7.4.6 Sustituir luminarias y/o focos: por haberse fundido y se sustituyen por focos y/o luminarias ahorradores de energía; consiguiendo disminuir la contaminación ambiental y buscando energías renovables.

4.7.4.7 Filtro de agua: utilizarlo con el fin de optimizar los recursos materiales y con ello contribuir a que tengamos una mejor calidad de vida. Con el afán de proporcionar a la organización y a sus áreas de interés su derecho al máximo nivel alcanzable de salud.

4.7.4.8 Refrigerador: que cuenta con las normas mínimas federales de eficiencia energética, así mientras menos energía usemos menos plantas generadoras de energía necesitaremos, lo que significa menos contaminación y todos disfrutamos de un medio ambiente más limpio.

4.7.4.9 Plantas naturales: colocadas para una oxigenación y una mejor calidad de vida tanto para nuestros trabajadores como para nuestros grupos de interés


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contrarrestando los efectos contaminantes al aire que afectan en la salud de los individuos como en el medio ambiente.

4.7.4.10 ”Espacio libre de humo”: proteger tanto a sus trabajadores, visitantes, clientes y colaboradores, de acuerdo a los derechos humanos básicos, a la exposición involuntaria al humo del tabaco en el lugar de trabajo y acorde con los requerimientos legales de nuestro país. La Organización no permite fumar en ninguna de las instalaciones físicas que albergan a nuestras oficinas.

4.7.4.11 Extintores: realizar su recarga anual, acorde a lo que marca la Ley, obteniendo la carta responsiva por parte de la Empresa que nos brinda el servicio, teniéndolos en óptimas condiciones, para su posible uso futuro ante una emergencia.

4.8 La Organización opera bajo el principio de consumo sostenible al ofrecer productos y servicios

considerando sus ciclos de vida, su cadena de valor y la información que proporciona a sus

consumidores, reduciendo y minimizando progresivamente la contaminación directa e indirecta

dentro de su control o influencia. Promueve con sus grupos de interés, a través de su Área de

RM, a realizar anualmente o por evento si es necesaria la instrumentación de mecanismos

para llevar a cabo la destrucción y/o reciclaje:

4.8.1 Colecta y concentración de los desechos que será motivo de la destrucción: del

archivo muerto, información de desecho de toners o cartuchos, material eléctrico o

electrónico (se incluyen los equipos celulares, cargadores, cables o pilas, que

fueron entregados para uso institucional) etc.

4.8.2 La Organización concentra los productos de desecho.

4.8.3 La Organización coordina y lleva a cabo el procedimiento administrativo y para ello

cuenta con empresas certificadas para su destrucción y/o reciclaje.

4.9 La Organización reutiliza a través de la donación a instituciones de asistencia privada y a sus

colaboradores los activos inmuebles que han quedado en desuso emitiendo una constancia

que lo ampare y que sirva para su registro contable.

4.10 La mitigación del cambio climático asegurando o minimizando la emisión de gases de efecto

invernadero GEI se contempla en nuestros procesos de compras y servicios a través de:

4.10.1 Aplicar métodos preventivos considerando la eficiencia y eficacia del proceso para

asegurar la emisión GEI llevando a cabo acciones tempranas preventivas para

garantizar que no se presente el daño ambiental irreversible.

4.10.2 Prevenir o reducir la emisión de gases GEI en las unidades de ventilación y el aire

acondicionado.


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4.10.3 Ahorrar en la compra de bienes eficientes energéticamente y realizar el desarrollo

de nuestros productos y servicios de manera eficiente energéticamente.

4.11 La Organización identifica los impactos negativos y potenciales sobre los ecosistemas y la

biodiversidad usando progresivamente una mayor proporción de productos de proveedores

que utilicen tecnologías y procesos más sostenibles.

4.12 El Área de RM se encarga de difundir y promover, con una educación eficaz, a la comunidad

interna y principales grupos de interés, la información relacionada con la responsabilidad social, los temas de desarrollo sustentable, cultura ambiental, consumo de productos amigables y cambio climático con el objetivo de buscar que los integrantes de la estructura organizacional se comprometan con los compromisos de RS, al evaluarlos en la consecución de sus metas y considerando las acciones referentes a estos temas, instrumentándolo a través del “Plan de capacitación “ institucional que administra el Área de Recursos Humanos.

4.13 Las medidas/mecanismos de sensibilización adoptadas para consumir productos benéficos

para el medioambiente, considerando su ciclo de vida completo, así como para la construcción de una nueva cultura ambiental y de consumo de dichos productos, que sean más amigables al medioambiente, que reduzcan los impactos negativos y sirvan para proteger nuestra salud y seguridad son:

4.13.1 Modificar los patrones de consumo y realizar los cambios necesarios que permitan entender los impactos en el bienestar y el medio ambiente.

4.13.2 Selección de productos que ejerzan efectos menos negativos con alternativas menos dañinas a la sociedad y medio ambiente, considerando su ciclo de vida completo a precios asequibles.

4.13.3 La preferencia de seleccionar y suministrar productos y servicios que sean seguros para los usuarios, al no constituir un riesgo potencial cuando se usen o consuman, se pueden y deben prevenir contribuyendo al desarrollo sostenible.

4.13.4 La educación a los consumidores transfiere conocimientos y los empodera para aplicarlos, creando conciencia sobre los impactos que las opciones de consumo tienen en otros y en el desarrollo sostenible; así como también del uso adecuado de los productos, su almacenamiento y los riesgos que conlleva su uso.

4.14 En lo referente a la atención, protección, apoyo y resolución de quejas y controversias al usuario/cliente, dentro de nuestro primer grupo de interés, la institución le ofrece, mediante su Área de RM, mecanismos de información sobre la resolución de dichas controversias y compensación de los productos o servicios proporcionados, sin desempeño satisfactorio (por desperfectos o fallos) mediante la aplicación de la garantía, si la tuviese, el cambio físico o reparación del daño.

4.15 Los empleados que conscientemente no cumplan con la política y procedimiento ambiental, podrán ser sancionados conforme el procedimiento disciplinario llegando incluso, de ser necesario, a la terminación de la relación laboral.


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Política de asignación de automóviles utilitarios

1.- Objetivo

Contar con una política aplicable para la adquisición, mantenimiento y venta de automóviles utilitarios de

la Empresa.


El personal al cual se le asigne un automóvil utilitario, debe mantenerlo en buenas condiciones, ya que

es una herramienta de trabajo.

El Área de Recursos Materiales (RM), debe llevar el control de la unidad desde su adquisición hasta su venta, brindando el apoyo al usuario del mismo para su mantenimiento y actualización de documentación requerida, contando con el sustento documental en el expediente que para cada unidad ha sido integrado. El usuario de la unidad debe de realizar la verificación del automóvil, así como el cambio de tarjeta de circulación en los tiempos marcados en cada localidad de acuerdo a normativa vigente, contando con el apoyo del Área de RM, si fuera necesario, en el entendido que cualquier incumplimiento que genere multas o recargos al realizar estos trámites extemporáneos serán a cargo del propio usuario. El usuario debe portar, en todo momento, en el vehículo con la póliza de seguro, la tarjeta de circulación y copia de la verificación vigente. El usuario no podrá dejar en garantía su licencia, tarjeta de circulación y/o placas cuando fuese

infraccionado ya que en este caso lo que procederá es el pago de la multa o infracción con cargo al

citado usuario, en tanto no cuente con la documentación de referencia, no podrá hacer uso de la unidad.

Para realizar los trámites de pago de multas o infracciones el citado usuario podrá contar con el apoyo

del Área de RM y será su responsabilidad el pagar la infracción y recoger el documento retenido de

manera inmediata.

Los costos por verificaciones, renovaciones de tarjeta de circulación, pólizas de seguros y servicios de

mantenimientos correrán por cuenta de la Organización.

3.- Definiciones

Automóvil utilitario: herramienta de trabajo para impulsar el mejor desempeño de las funciones que les

han sido asignadas a cada posición.

Mantenimiento automotriz: son todas aquellas reparaciones que se le realicen a un vehículo automotor

con el propósito de prevenir en un futuro averías o fallas del sistema que provoquen un mal

funcionamiento; el mantenimiento del vehículo debe realizarse periódicamente, dicha periodicidad

vendrá definida, según la póliza de garantía de cada unidad.


MA-RMA-001


Reglamento de tránsito: es una ley que se encarga de regular todo lo concerniente al comportamiento

vehicular y peatonal en la vía pública.

Siniestro automotriz: daño o pérdida importante del vehículo o personas a causa de una desgracia

(muerte, incendio, robo, colisión, volcadura, etc.)

Responsiva de asignación de automóvil: documento en el que se especifica cuáles son las

responsabilidades tanto del usuario como de la empresa ante cualquier situación civil, legal o de tránsito

en que se viere involucrado el auto a partir de la firma del documento.

4.- Descripción

4.1 La asignación de los automóviles utilitarios será única y exclusivamente por decisión de la Dirección

General de la Organización, otorgando su uso por 4 años mínimo a partir de la fecha de esta

asignación

El Área de RM participa en el proceso de adquisición/venta del vehículo, así como en el apoyo a

cualquier evento de mantenimiento o actualización de documentación y seguros, conservando los

respectivos sustentos documentales en el expediente de la unidad mismo que tiene un manejo

integral / institucional, para efectos de seguimiento y control.

La entrega de la unidad con su respectiva documentación, incluido el hacer de conocimiento del

usuario la aplicación de esta Política, es responsabilidad Área de RM.

Una vez entregada y previamente firmada la responsiva del auto (FO-RHU-014 “Responsiva de

automóvil” y FO-RMA-015 “Anexo A de asignación de automóvil”), se entregará una copia al Área

de Recursos Humanos para el expediente del empleado.

4.1.1 El expediente del automóvil utilitario debe contar con:

Original de factura. Original de pago de tenencias. Original de verificación. Copia de tarjeta de circulación. Copia de licencia del usuario Copia de la póliza de seguro Original de la responsiva del auto (FO-RHU-014 “Responsiva de automóvil” y FO-RMA-

015 “Anexo A de asignación de automóvil”).

4.1.2 El Área de RM llevará mensualmente un expediente de control vehicular (FO-RMA-018

“Control Vehicular”) que incluye:

Ficha integral (matriz de control) con todos los automóviles utilitarios adquiridos por la

empresa; en el que se detalle lo siguiente:


MA-RMA-001


Usuario Fecha de asignación del automóvil Vehículo Placas Verificación Próxima verificación Próximo servicio Gasolina (combustible/litros) Vigencia de la licencia del usuario Vigencia tarjeta de circulación Número de póliza de seguro Vigencia de póliza de seguro Tenencias

Ficha individual de cada automóvil utilitario (FO-RMA-019 “Control de mantenimiento por vehículo”), en el que se detalle lo siguiente:

Nombre del usuario Vehículo Según la póliza de mantenimiento, cada cuanto hay que hacer el servicio Fecha mantenimiento A que kilometraje corresponde Cuántos kilómetros tiene la unidad en ese momento Agencia o taller en donde se realizó el servicio Número de factura Costo sin IVA Fecha cuando se realizó cambio de llantas, amortiguadores o batería.

4.2 A partir de la fecha en que el usuario recibe el vehículo asignado, será responsable de conservarlo

en buen estado, dándole mantenimiento de acuerdo con los términos y condiciones de la póliza de

garantía, estipulados en el manual correspondiente.

El costo del mantenimiento del vehículo será cubierto por la Organización de acuerdo a términos y

condiciones del carnet de servicio, a efecto de utilizar la garantía.

Después de vencido el periodo de garantía de la unidad, el Área de RM evaluará el costo del

servicio de mantenimiento a realizar tanto de la agencia como de los talleres autorizados en el

Distrito Federal, previamente determinados por el Comité de Dirección.

El monto del mantenimiento debe estar amparado por las facturas correspondientes a favor de la

Organización, conteniendo los requisitos mínimos fiscales.

La gestión del pago del servicio de mantenimiento se realizará a través del Área de RM, por lo que

si fuera pago directo gestionado por la citada área, ésta se encargará de tramitar el pago con el

Área de Tesorería o bien si fuese por reembolso de gastos al usuario, este le proporcionará la

documentación que sustente la recuperación de los mismos.


MA-RMA-001


4.2.1 El empleado es responsable de llevar la unidad asignada al servicio de mantenimiento en

tiempo y forma (según el carnet de servicio) contando con el apoyo de seguimiento del

Área de RM, a efecto de realizarlo con oportunidad y preservar su buen estado con

mantenimiento preventivo.

4.2.2 La reposición de llantas y amortiguadores se realizará de acuerdo a los kilómetros de vida probable de éstas y de acuerdo al registro del kilometraje de la unidad. Esta reposición se considerará en forma independiente del mantenimiento general y se cubrirá tomando el uso, kilometraje y desgaste (el cambio se realizará mediante la presentación previa del diagnóstico y la cotización correspondiente de la agencia o centro de servicio llantero), canalizando dicho trámite a través del Área de RM.

4.2.3 La adquisición de accesorios para el vehículo asignado que sean adicionados por el usuario de la unidad, están exceptuados del servicio de mantenimiento. En consecuencia, cualquier gasto que se realice por dicho concepto correrá por cuenta del usuario de la unidad. Queda prohibido instalar accesorios que anulen o interfieran en la garantía de la unidad.

4.2.4 Para todos los efectos de mantenimiento y conservación de la unidad otorgada para el uso de áreas relacionadas con el cumplimiento del objeto social de la entidad, se considera un máximo de 30,000 kms. y de 40,000 kms. anuales para las áreas de apoyo como la de mensajería.

4.2.5 Apego al principio de “practicas justas de operación“ con relación al cuidado del medio ambiente referente al transporte utilitario y respetar el código de ética no permitiendo la corrupción, sobornos, violación a los principios de legalidad, violación a las normas éticas que hemos adoptado, en la realización de las verificaciones sin antes haber llevado las unidades al servicio automotriz que tienen dentro de sus manuales de uso de la unidades, asegurando así la “no contaminación “ del medio ambiente. Dichos reportes de verificación de no contaminación del medio ambiente responde a nuestro apego al principio de rendición de cuentas y transparencia como parte de nuestra adhesión a la RS.

Queda estipulado que el empleado que haga uso de un auto utilitario deberá regirse por lo estipulado en el Reglamento de Tránsito vigente y nunca permitir que personas ajenas a la empresa manejen la unidad.

4.3 Todo usuario de las unidades utilitarias deberá contar con licencia de manejo vigente a efecto que

de ocurrir algún siniestro aplique la cobertura de la póliza de seguro contratada, de lo contrario los gastos inherentes serán cubiertos por el usuario responsable de la unidad asignada.

4.4 Ante un siniestro, si el usuario del automóvil asignado fuese el responsable del mismo, entonces deberá pagar el deducible correspondiente; si no lo fuese, la contraparte deberá de cubrir los daños.

4.5 El Área de RM validará a través de sus controles, la renovación de las pólizas de seguros de las unidades utilitarias, mismas que son gestionadas por el Área de Control de Seguros en tiempo y forma; evitando así quedar descubiertos y estar sujetos al riesgo de una contingencia. Dentro de la cobertura de dicha póliza, se contempla el hacerla extensiva a cualquier miembro de la colectividad y en caso de que sucediese un siniestro, se tenga una atención médica de calidad.


MA-RMA-001


4.6 En caso de no contar con esta documentación o extraviarla; el usuario de la unidad deberá reportarlo al Área de RM para que le apoye en el trámite de su reposición, cuyo costo será a cargo del responsable de la citada unidad sin poder hacer uso del vehículo hasta no contar con esta documentación.

4.7 El Área de RM custodiará los autos utilitarios no asignados proveyéndoles de mantenimiento y actualización de documentación sin contar con facultades para otorgar su uso o goce excepto por instrucción expresa de Dirección General. En el caso específico del auto utilitario para apoyo administrativo asignado a mensajería su mantenimiento y actualización de documentación se encuentra bajo la responsabilidad del Área de RM.

4.8 El costo de trámites de la renovación de la tarjeta de circulación, pago de la póliza del seguro, así como las tenencias, serán responsabilidad de la Empresa.

4.9 En caso de se decida venderle al usuario el automóvil utilitario asignado, este podrá optar por comprarlo o no y en su caso, el Área de RM dará seguimiento al proceso de la venta y entrega. El cambio de propietario correrá por cuenta de nuevo dueño.

4.11 Si el usuario de la unidad adquirida ejerciera la opción de conservar la póliza de seguro hasta su

vencimiento, deberá pagar el monto del importe que falte hasta su vencimiento. En caso de que no

lo quiera conservar, se procederá a solicitar la cancelación del mismo a través del Área de RM.

Para cualquiera de las 2 opciones se deberá dejar evidencia del pago o cancelación en el

expediente de control de la unidad.

Control de Seguros gestiona los trámites correspondientes para cualquiera de los casos.

Los consumos de gasolina serán cubiertos por la Organización, de acuerdo a los siguientes consumos por litros mensuales:

NIVEL

ORGANIZACIONAL

LITROS COSTO POR LITRO

al 28 de sep. del 2016

CLASE

Mensajería 304 $13.98 = $4,249.92 MAGNA

Subdirección/Gerencia DF 116 $13.98 = $ 1,621.68 MAGNA

Subdirección/Gerencia

Sucursales foráneas

Monto

mensual fijo $1,100.00 MAGNA

Dirección 280 $14.81= $4,146.80 PREMIUM


MA-RMA-001


Política de lugares de estacionamiento en el edificio El Greco

1.- Objetivo

Ofrecer un lugar de estacionamiento seguro (propiedad de la entidad), dentro del edificio El Greco, lugar

donde están ubicadas las instalaciones de la Empresa, para los automóviles tanto utilitarios, de

empleados y/o visitantes.


La Dirección General determina a quién se le asigna el cajón de estacionamiento.

El Área de Recursos Materiales (RM) administrar los cajones de estacionamiento.

El usuario hacer un buen uso del cajón y apegarse al reglamento vigente.

3.- Definiciones

Estacionamiento: Lugar habilitado para el resguardo de vehículos, tanto en la vía pública como en

lugares privados.

Lugar de estacionamiento: Espacio destinado a un vehículo automotor.

4.- Descripción

La Organización promueve el aprendizaje e incremento en la toma de conciencia para apoyar los

esfuerzos de sus grupos de interés y esfera de influencia, para apoyar a la calidad de vida de la

comunidad, al propiciar espacios disponibles para los peatones en las calles al brindar espacios de

estacionamiento en la ubicación de las instalaciones de la Organización.

Debido a la limitante que se tiene de lugares de estacionamiento en el edificio El Greco, donde están

ubicadas nuestras instalaciones, la Dirección General asignará los lugares de acuerdo al puesto y/o

actividades.

Una vez que el lugar sea asignado, el Área de RM es el encargado de su administración, para ello

deberá de realizar la entrega formar del lugar al usuario.

Entregar el tarjetón

Entregar la responsiva, recabar la firma correspondiente y entregarla al Depto. de Recursos Humanos, para que sea anexada al expediente del personal.

Explicar al usuario el reglamento del estacionamiento y uso del lugar. Existen lugares de estacionamiento para visitantes y/o clientes, con el fin de brindarles las

condiciones propicias para la generación de negocio, así como también ayudar en la parte urbana,

ya que con esto no se permite la posible obstrucción vial de calles o pasos peatonales.

También estarán designados lugares para los autos de mensajería, ubicados en el mismo lugar que el

de los visitantes, esto con la intención de que cuando salgan los autos de mensajería queden libres para

visitantes y/o clientes.


MA-RMA-001


El “Reglamento para el uso de lugares de estacionamiento” (DE-RMA-002) consiste en:

1. El lugar de estacionamiento es intransferible.

2. El acceso por rampa será obligatoriamente mediante un tarjetón, el cual deberá de portarse en

todo momento y en lugar visible. En caso de pérdida del tarjetón, deberá reportarse al Área de

RM, para que éste solicite su reposición y el costo será por cuenta del usuario.

3. En caso de que se detecte que no se está haciendo uso del lugar de estacionamiento, éste se

les será retirado y se dará aviso a la Dirección General, para que lo asignen a alguien más.

4. El lugar asignado es de calidad temporal, por lo que si en algún momento la Organización lo

requiere para asignarlo a otra persona, deberá de respetarlo.

5. No está permitido lavarlos autos dentro del edificio.

6. El horario de servicio es de lunes a viernes de 7:30 a 23:30 hrs y sábados y domingos no hay

acceso al edificio.

Para los lugares de visitantes, les será permitido el acceso, mediante la entrega de una identificación.

manual de polÍticas y procedimientos de recursos materialesesr.cemefi.org/4021/documentos...

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