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AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL “Ciudad Limpia, Orgullo de Todos”

Dirección Plan Estratégico

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Realizado por: Dirección de Gestión de Calidad Febrero, 2013

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD 2

I. INTRODUCCIÓN

El Manual de Organización y Funciones de las diferentes áreas de trabajo que conforma el Ayuntamiento del Distrito Nacional, constituye una fuente de consulta sobre la estructura, los cargos, las funciones y requisitos de cada puesto del área correspondiente. Contiene en detalle las atribuciones de cada área de trabajo y las responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como las especificaciones de clase de los mismos. Este Manual, es un documento que en la medida que los funcionarios y empleados se identifiquen con él, se convertirá en un verdadero instrumento de gerencia y en un aliado permanente para facilitar el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución y la correcta administración de sus Recursos Humanos. La dinámica organizacional, hace que los Manuales de Descripciones de Puesto pierdan actualidad, por lo que éste deberá ser revisado y cada Encargado deberá velar por la oportuna introducción de los cambios que generen dicha actualización.


II. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL: Dirección Plan Estratégico


ALCADE

VICEALCALDESA

SECRETARIO GENERAL

Observatorio Ciudadano

Gestión Documental del Gobierno

Coordinador Plan Estratégico

Coordinador Ceremonial y Protocolo

Coordinador Cooperativa de Empleados

AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL PLAN ESTRATEGICO

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL


III. Descripciones de Puestos: Plan Estratégico


Descripciones de Puestos Plan Estratégico

GRUPO OCUPACIONAL CARGOS

Grupo II: Apoyo Administrativo

‐ Secretaria Ejecutiva ‐ Secretaria ‐ Auxiliar de Oficina

Grupo III: Técnicos ‐ Soporte Administrativo

Grupo V: Profesionales ‐ Encargado Técnico ‐

Grupo VI: Alta Dirección y Dirección

‐ Director/a Plan Estratégico


I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Director/a Plan Estratégico DIRECCION : Plan Estratégico SUPERVISOR INMEDIATO : Alcalde SUPERVISA A : Encargados, Técnico Administrativo,

supervisión directa sobre Secretaria Ejecutiva y demás personal de apoyo asignado

II. PROPOSITO GENERAL Establecer, Normativas Estratégicos encaminadas a obtener un desarrollo más ordenados y eficiente en el Distrito Nacional. III. ACTIVIDADES

• Definir una estrategia general sobre el uso del espacio público del Distrito Nacional.

• Identificar iniciativas estratégicas que permitan el desarrollo de la Ciudad.

• Promover el desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad Ambiental Urbana

que permita mejorar la calidad de vida de los munícipes del Distrito Nacional.

• Determinar los objetivos estratégico que permitan al Ayuntamiento del Distrito Nacional ofrecer a sus munícipes mejor Calidad de Vida.

• Implementar iniciativas de fortalecimiento del Ayuntamiento del Distrito

Nacional, que redefinan en sentido positivo las relaciones del gobierno local con los ciudadanos, generando, un entorno apropiado de Gobernabilidad Local.

• Desarrollar estrategia de renovación Urbana de la ciudad de acuerdo con la

Implementación de un Sistema de Ordenamiento Territorial.

• Velar por la ejecución y los Indicadores de Gestión y las Memorias de la Dirección.

Ayuntamiento del Distrito Nacional

DESCRIPCIÓN DE PUESTO


• Distribuir el trabajo entre su personal, da las instrucciones correspondientes y controla su correcta Ejecución.

• Coordinar las funciones de su unidad con las otras unidades correspondientes y controla su unidad con las otras unidades, dentro de los límites de su competencia y su jerarquía.

• Atender las consultas que les formulen los empleados de su área, así como las

dudas y problemas que surjan en el trabajo y les indica criterios para su solución.

• Revisar y aprueba los trabajos preparados por los empleados de su unidad y/o

formula las observaciones de lugar.

• Examinar y eventualmente aprueba proyectos de diversos tipos preparados por sus colaboradores.

• Mantener un alto nivel de motivación hacia el trabajo, así como buenas

relaciones laborales y humanas entre el personal que dirige.

• Cumplir las disposiciones legales, reglamentos y normas y vela por su correcta aplicación.

• Participar en la preparación del presupuesto y del plan anual de su Dirección,

así como en la ejecución y supervisión de los mismos.

• Someter a la consideración de su superior inmediato, iniciativas y proyectos relacionados con el desarrollo de su área.

• Administrar de la manera más eficiente, los recursos humanos, financieros y

materiales que hayan sido puestos a su disposición.

• Mantenerse informado e involucrarse en los eventos y publicaciones relacionadas con las funciones o programas de su área.

• Someter a su superior inmediato las consultas pertinentes relacionadas con

problema o asuntos que excedan su campo de competencia.

• Cumplir los compromisos establecidos y delineados en el plan de trabajo de la Institución.

• Participar en el proceso de selección del personal bajo su dependencia cada

año.

• Evaluar continuamente el desempeño del personal bajo su dependencia.


• Participar en la preparación del presupuesto y del plan anual de su Dirección, así como en la ejecución y supervisión de los mismos.

• Someter a la consideración de su superior inmediato, iniciativas y proyectos

relacionados con el desarrollo de su área.

• Administrar de la manera más eficiente, los recursos humanos, financieros y materiales que hayan sido puestos a su disposición.

• Someter a su superior inmediato las consultas pertinentes relacionadas con

problemas o asuntos que excedan su campo de competencia.

• Cumplir los compromisos establecidos y delineados en el plan de trabajo de la Institución.

• Participar en el proceso de selección del personal bajo su dependencia cada

año.

• Evaluar continuamente el desempeño del personal bajo su dependencia

• Velar por una adecuada atención a la ciudadanía. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO Arquitecto o Administrador o áreas afines, preferiblemente con maestrías en Alta Gerencia EXPERIENCIA REQUERIDA

Cinco (5) años desempeñando labores administrativas, en cargos de Dirección V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Conocimiento de las leyes y disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. ‐Manejo de PC, preferiblemente Excel, Word y Power Point CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Capacidad para organizar, planificar, dirigir y controlar el trabajo del área. ‐Capacidad para comunicarse y dar instrucciones ‐Capacidad para tomar decisiones y para resolver situaciones imprevistas


‐Capacidad para redactar y analizar ‐Iniciativa y creatividad ‐Responsabilidad y honestidad ‐Discreción ‐Liderazgo VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión.


I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Soporte Administrativo DIRECCION : Plan Estratégico SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a Plan Estratégico SUPERVISA A : Personal de apoyo asignado

a la Dirección II. PROPOSITO GENERAL Desarrollar y ejecutar las actividades administrativas de su área. III ACTIVIDADES

• Asistir en la planificación, asignación y coordinación de las labores del área.

• Asistir al Director en la tramitación de la compra de material gastable y/o requerimientos.

• Colaborar en la ejecución de las actividades a cargo del Director del Plan

Estratégico.

• Realizar los pagos de sueldos del personal del área.

• Dar seguimiento al uso y mantenimiento de los activos del área.

• Colaborar en el diseño del programa calendario de la compra de material gastable y/o equipos.

• Supervisar por delegación del Director la ejecución de las actividades que

realizan en el área.

• Realizar trámite de documentos dar el debido seguimiento.

• Dar seguimiento a las solicitudes de pagos, de adquisición de bienes y servicios y otras del área.

• Llevar control de los fondos especiales y/o de caja chica y solicita reposición

del mismo.




• Solicitar y dar seguimiento al acondicionamiento y mantenimiento de las áreas

de trabajo.

• Revisar las solicitudes de reparación de equipos y muebles de oficina para su ejecución.

• Solicitar material gastable y equipos de oficina de acuerdo a los requerimientos

de las dependencias de la Dirección.

• Promover la preparación y solicitudes de órdenes de servicios, circulares, memorando y demás comunicaciones internas.

• Recopilar noticias de la prensa que sean de interés de la Dirección.

• Recopilar los Indicadores de Gestión de la Dirección del Plan Estratégico.

• Organizar y mantener actualizado las leyes, decretos, resoluciones y demás

documentos de interés del área.

• Organizar y mantener actualizado el sistema de fichas y registros relativos al personal de la Dirección.

• Llevar control de la asistencia del personal del área.

• Organizar y proponer anualmente el programa de vacaciones, remitiendo una

copia de la lista a la Dirección de Recursos Humanos.

• Promover la limpieza, conservación, seguridad y fiscalización de los equipos y bienes muebles asignados a la Dirección y sus dependencias.

• Velar por una adecuada atención a la ciudadanía.

IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: ‐Licenciado en Administración de Empresas y/o Contabilidad EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores similares.


V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Conocimientos de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. ‐Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. ‐Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Capacidad para organizar, dirigir y controlar el trabajo del área ‐Capacidad para comunicarse y dar instrucciones oral y escrita ‐Capacidad para tomar decisiones imprevistas ‐Capacidad para redactar. ‐Iniciativa y creatividad ‐Responsabilidad y honestidad VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.


I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Técnico DIRECCION : Plan Director SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a SUPERVISA A : No ejerce supervisión

II. PROPOSITO GENERAL Fortalecer un modelo de Gestión de Calidad Urbana que mejore la vida de los munícipes del Distrito Nacional. III ACTIVIDADES

• Apoyar las iniciativas estratégicas en beneficio del desarrollo del Distrito Nacional.

• Colaborar en el seguimiento a los proyectos en marcha.

• Participar en la elaboración de los Indicadores de Gestión de la Dirección.

• Dar seguimiento a las normas y procedimientos vinculados al Plan Estratégico.

• Colaborar en la coordinación de los mecanismos de participación con el sector

privado y organizaciones comunitarias, en la sostenibilidad del Plan Estratégico.

• Ofrecer un trato amable y cortes a la ciudadanía.

IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO ‐Arquitecto EXPERIENCIA REQUERIDA Tres (3) años en labores similares




V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas le corresponda aplicar. ‐Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. ‐Curso de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Responsabilidad y honestidad ‐Iniciativa y creatividad ‐Capacidad analítica para redactar informes ‐Discreción VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: ‐Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que se le han asignado para el cumplimiento de sus actividades. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.


I TITULO DEL PUESTO : Secretaria Ejecutiva DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión

II. PROPOSITO GENERAL Realizar las labores de apoyo secretarial y logístico de la Dirección. III ACTIVIDADES

• Digitar los trabajos de oficina, tales como: cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos.

• Tomar notas de las reuniones dónde participa su superior y redacta el acta

correspondiente.

• Recibir y registrar las correspondencias y documentos del área.

• Velar por el orden y la higiene de las áreas de trabajo de la Dirección.

• Redactar las comunicaciones que le sean encomendadas por su superior.

• Atender al público y concertar entrevistas con el superior inmediato.

• Llevar control de asistencia del personal del área.

• Llevar agenda de reuniones y citas de su superior.

• Preparar solicitud de material gastable y controla su uso.

• Realizar y recibir llamadas telefónicas, las transcribe y anota las informaciones de lugar.

• Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja.

• Ofrecer atenciones a los visitantes del área y los orienta.

• Recibir y enviar mensajes a través de fax y el Internet.




• Mantener organizado y actualizado el archivo de documentos del área.

• Suministrar informaciones autorizadas previamente.

• Recortar artículos periodísticos que interesen a la unidad.

• Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que

ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.

• Manejar el fondo de la Caja Chica

• Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía.

• Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: ‐Licenciada en Ciencias Secretariales o Secretariado Ejecutivo EXPERIENCIA REQUERIDA: ‐Un (1) año en labores secretariales. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, especialmente los programas Word, Excel, Power Point y Visio. ‐Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente. ‐Curso de Redacción de Informes y Ortografía CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas ‐Discreción ‐Responsabilidad y honestidad ‐Facilidad para comunicarse. ‐Sentido de organización. ‐Iniciativa y creatividad ‐Capacidad para planificar, organizar y controlar el trabajo.


VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.


I TITULO DEL PUESTO : Secretaria DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión

II. PROPOSITO GENERAL Realizar labores secretariales del área a la que pertenece. III ACTIVIDADES

• Digitar cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos.

• Redactar oficios y otros documentos sencillos de comunicación escrita según requerimientos.

• Asistir a la Secretaria Ejecutiva en lo que le sea asignado

• Llenar asignaciones, facturas, cheques, formularios.

• Velar por la higiene del área donde labora.

• Tomar dictados de su superior y lo transcribe.

• Recibir, registrar y despachar correspondencia.

• Recibir visitantes y ofrecer informaciones sencillas.

• Realiza y recibe llamadas telefónicas, las transfiere y anota las informaciones

de lugar

• Realizar labores de archivo relacionadas con la correspondencia que recibe y despacha.

• Mantener actualizado el directorio telefónico interno y de números internos

más usados.

• Asistir a las distintas áreas de la Dirección dónde labora.




• Atender al público y concertar entrevistas.

• Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.

• Llevar registros y controles que le sean asignados.

• Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja.


• Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto.

IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: ‐Secretariado Ejecutivo o Técnico Secretarial. EXPERIENCIA REQUERIDA: ‐Un (1) año en labores Secretariales V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Manejo de PC Especialmente Word, Excel y Power Point. ‐Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente ‐Curso de Redacción y Ortografía ‐Técnicas de Archivo Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. ‐Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas. ‐Discreción. ‐Responsabilidad y honestidad ‐Facilidad de comunicación ‐Iniciativa y creatividad


VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.


I TITULO DEL PUESTO : Auxiliar de Oficina DIRECCION : Asignada SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado SUPERVISA A : No ejerce supervisión

II. PROPOSITO GENERAL Realizar eficientemente labores de oficina. III ACTIVIDADES

• Recibir, anotar y desglosar los documentos y expedientes que ingresan a la oficina para su distribución.

• Organizar y clasificar documentos, materiales y equipos diversos

• Reproducir copias de documentos diversos, previa autorización.

• Sellar y registrar documentos para fines de despachos y/o salidas.

• Verificar la existencia de los materiales y equipos.

• Llenar documentos internos (Formularios, recibos y tarjetas) y gestiona firmas.

• Manejar los equipos que le sean asignados (fotocopiadora, fax, PC, máquinas de

escribir) y reportar las averías de los mismos.

• Digitar y/o transcribir los documentos que le son requeridos (Informes, oficios, tarjetas, actas, contratos y otros documentos).

• Dar mantenimiento sencillo a los equipos asignados.

• Mantener el carácter confidencial de las informaciones contenidas en los

expedientes.

• Colaborar en la elaboración de informes.

• Buscar documentos directos en archivos y tarjeteros.




• Recopilar informaciones para preparar expedientes.

• Realizar labores de registro de operaciones.

• Ejecutar y recibir llamadas telefónicas para atender a clientes internos o externos.

• Observar el funcionamiento del equipo e informa a su superior inmediato las

fallas que detecta en el mismo.


• Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO ‐Bachiller ‐Estudios Comerciales. EXPERIENCIA REQUERIDA ‐Seis (6) meses en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: ‐Técnicas de Archivo y Mecanografía ‐Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel, Power Point y Visio. ‐Manejo de fax, fotocopiadora, calculadora, máquinas de confección de carnets. CUALIDADES PERSONALES: ‐Buenas relaciones humanas. ‐Discreción ‐Responsabilidad y honestidad ‐Capacidad para planificar y organizar el trabajo. ‐Iniciativa


VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que se usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión.

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