manual de independientes soi
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PASO A PASOLIQUIDANDO CON
Manual para el aportanteINDEPENDIENTE
UN SERVICIO DE:
ÍNDICE Pág.
1. Registro 4
2. Autenticación 12
3. Aportante 16
4. Usuario autenticado 24
5. Liquidación activos 27
• Enlínea 28
• Porarchivo 38
• Planillasnopagadas 43
6. Consultaactivos 46
• Consultadeplanillas 47
• Reportes 52
2
INTRODUCCIÓN
BIENVENIDO El presente Manual del Usuario SOI le dará a conocer de manera fácil, detallada y práctica el proceso para realizar la liquidación y pago de la Seguridad Social y Parafiscales a través de nuestra página web, la forma de consultar sus planillas liquidadas y pagadas y administrar los datos registrados.
La información aquí contenida está recreada con imágenes reales de la página, que le facilitará la búsqueda y la conexión con nuestro servicio.
Porque SOI siempre piensa en facilitarle la vida, usted tiene en sus manos la mejor forma de liquidar y pagar la seguridad social de sus empleados, paso a paso.
¡Adelante!
REGISTRO EN NUEVOSOI
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Ingrese a través del botón Pago de
Aportes.
Lo invitamos a ingresar a nuestra nueva dirección www.nuevosoi.com.co y vera que liquidar la P.I.L.A. ahora es más fácil.
Para ingresar haga clic en el botón de Pago de Aportes ubicado en el menú horizontal de la barra superior, ó a través de la misma opción ubicada en el menú izquierdo de la página:
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Seleccione el operador financiero a través del cual realizará la liquidación y pago de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, haciendo clic sobre el logo del banco:
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Ingrese a través del botón Registrarse
como Independiente.
Realice el registro de los datos del Aportante, dando clic en el botón Registrarse como Independiente:
Lea atentamente los “Términos y Condiciones” antes de continuar con el proceso de registro. Marque la casilla de Acepto y haga clic en el botón Siguiente:
Haga clic aquí para continuar con el
proceso.
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El proceso de Solicitud de Clave Independiente consta de los siguientes pasos. Tenga en cuenta que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios:
•Identificación(Paso1de4): registre la identificación del aportante y del usuario administrador.
•InformaciónAportante(Paso2de4):registre la información básica y general del aportante.
•InformaciónUsuarioAdministrador(Paso3de4): registre la información del usuario administrador.
•Resumen(Paso4de4): verifique la consulta de la información previamente registrada para el Aportante y usuario administrador que realiza la solicitud de la clave.
Tenga en cuenta que el sistema le permitirá visualizar a través de los Pasos de Navegación la fase de la ac-tividad en la que se encuentran. También cuenta con iconos de ayuda, que al ser señalados con el puntero del mouse, mostraran información sobre el campo que contiene la ayuda facilitando el diligenciamiento del formulario:
SOLICITUD CLAVE INDEPENDIENTE
Ícono de ayuda.
Pasos de Navegación.
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Para realizar la consulta de la información previamente registrada dentro del paso en el cual se encuentra, puede hacerlo dando clic en el ícono .Para continuar con el proceso de registro haga clic en el botón Siguiente:
Haga clic aquí para corrección en datos
del formulario
Haga clic aquí para terminar el proceso
de registro.
A continuación podrá confirmar que la información previamente registrada se encuentre correcta. En el caso en que identifique un dato inconsistente, dando clic en el botón Anterior, el sistema le permitirá realizar la modificación correspondiente; de lo contrario, haga clic en el botón Finalizar:
Ícono para consulta de información previamente registrada.
Haga clic aquí para continuar.
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El sistema generará un mensaje de confirmación de la inscripción exitosa para que usted realice la activación de su cuenta:
La activación deber hacerse ingresando al link enviado a la cuenta de correo electrónico registrada en el for-mulario de registro. Tenga en cuenta que en este correo electrónico le será informada la clave asignada para el proceso de autenticación, una vez haya sido realizada la activación de su cuenta:
Link de activación de cuenta.
Clave de acceso.
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Al activar la cuenta, el sistema le notificará del estado de la misma por medio de un mensaje que podrá visualizar en la página de navegación. A partir de este momento podrá autenticarse en nuestro sistema después de hacer clic en el botón Ingresar a SOI:
Para autenticarse haga clic aquí.
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AUTENTICACIÓN
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Para realizar el proceso de autenticación, diligencie la información solicitada por el sistema. Tenga en cuenta que la clave, es la notificada en el correo electrónico la cual debe ser digitada directamente en el campo correspondiente. Una vez diligenciada esta información haga clic en el botón Ingresar:
El sistema le solicitará cambio de clave cumpliendo con los parámetros establecidos en la norma ISO 27002. Tenga en cuenta la siguiente información para realizar el cambio:
• Laclavedebecontenerentre6caracteresy15caracteres.• Laclavedebeseralfanumérica.• Laclavepermitecaracteresespeciales.• Elsistemadistingueentremayúsculasyminúsculas.• Lanuevaclavenodebecontenermásdedoscaracteresdelacontraseñaactual.• Laclavenodebecontenerespaciosenblanco.• Loscaracterespermitidosson:‘.’,‘-’,‘_’,‘!’,‘@’,‘$’,‘^’,‘*’,‘=’,‘~’,‘|’,‘+’,‘?’,’&’.
Haga clic aquí para autenticarse.
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Una vez actualizada la información haga clic en el botón Cambiar Clave:
El sistema le notificara del cambio de clave exitoso. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso de navegación en las diferentes opciones que le brinda SOI:
Haga clic aquí para cambiar clave.
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Una vez autenticado, el sistema le mostrará noticias referentes a la liquidación y pago de la P.I.L.A, que le serán de gran interés. También podrá encontrar la fecha y hora del último ingreso realizado por el usuario autenticado:
Fecha y hora del último ingreso.
Noticias de interés.
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APORTANTE
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A través de este módulo podrá realizar consultas y actualizaciones del aportante y procesos de administración de usuarios (creación, edición, inactivación y eliminación) .
1 La opción de creación, edición o modificación de usuarios se encuentra asociada únicamente al perfil
Administrar Datos
Consulte la información básica del aportante y la información general, teniendo en cuenta que los únicos datos que podrán ser modificados son los que se encuentran activos. En caso de realizar mo-dificaciones puede navegar a través de las diferentes pestañas, dando clic en el botón Guardar para actualizar la información:
Pestañas de navegación.
Haga clic aquí para guardar las modificaciones.
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Creacióndeusuarios: Para realizar la creación de un nuevo usuario haga clic en el botón Crear Usuario:
Administrar Usuarios
Realice la administración de usuarios (consulta, creación, edición, inactivación y/o eliminación), asig-nando perfiles de acuerdo a las solicitudes que para cada uno se requieran. A continuación se detallan los diferentes procesos de administración de usuarios:
Consultadeusuarios:Para realizar la búsqueda general de usuarios asociados al aportante autentica-do, haga clic en el botón Buscar para obtener esta información:
Haga clic aquí para la búsqueda de usuarios.
Haga clic aquí para crear un nuevo usuario.
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Diligencie la información del nuevo usuario a registrar, teniendo en cuenta el perfil de autorización y estado del mismo.
A continuación se detallan los perfiles existentes:
• AdministradorAportante: Usuario con acceso a la información registrada del aportante, liquidación de planilla, pago de planilla, consulta de planillas, descargue de soportes de pago, creación, activación, edición y eliminación de usuarios.
• LiquidadorAportante: Usuario con acceso únicamente a la liquidación de planillas.
• PagadorAportante:Usuario con acceso únicamente al pago de planillas.
• LiquidadoryPagadorAportante: Usuario con acceso a la liquidación y pago de planillas.
• ConsultasySoportesAportante: Usuario con acceso a la consulta y descargue de soportes de pago.
• Liquidador,Pagador,ConsultaySoportesAportante:Usuario con acceso a la liquidación, pago, consulta de planillas y descargue de soportes.
Haga clic aquí para guardar la información
del usuario.
Para continuar con el proceso de creación haga clic en el botón Guardar:
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Una vez guardada la información, el sistema le notificará sobre el estado de la creación del usuario.
El nuevo usuario deberá realizar el proceso de autenticación con la información enviada al correo electrónico registrado:
Clave asignada para el nuevo usuario.
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Edición de usuarios: Para realizar la edición en la información o modificar el perfil de un usuario existente, realice el cambio haciendo clic en el ícono Editar del usuario a modificar:
Realice las modificaciones correspondientes y haga clic en el botón Guardar. El sistema confirmará el éxito en la actualización:
Haga clic aquí para editar el usuario.
Haga clic aquí para guardar los cambios.
Mensaje de confirmación.
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Inactivación(activación)deusuarios: Para realizar la inactivación (activación) de usuario ingrese por la opción Editar datos del usuario, seleccione la opción correspondiente (NO, SI) del listado desplegable Activo.Para que los cambios queden registrados haga clic en el botón Guardar:
Seleccione la opcióndeseada
Haga clic aquí para guardar los cambios.
Mensaje de confirmación
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Eliminacióndeusuarios:Para realizar la eliminación de un usuario, haga clic en el ícono Eliminar
El sistema le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón Aceptar del mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:
Haga clic aquí para eliminar usuario.
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USUARIOAUTENTICADO
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A través de esta opción podrá actualizar información asociada al usuario que se encuentra autenticadoen el sistema (datos del usuario y clave).
•AdministrarDatos:Permite realizar la actualización de los campos que se encuentren activos. Haga clic en el botón Guardar para terminar con el proceso. El sistema confirmará el éxito de la actualización:
Haga clic aquí para guardar la información.
Mensaje de confirmación.
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Cambiar clave: Permite realizar el cambio de clave cumpliendo con los parámetros mencionados para la AUTENTICACIÓN (página 12 de este manual). Para que el cambio de clave se exitoso haga clic en el botón Cambiar Clave:
Haga clic aquí para el cambio de clave.
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LIQUIDACIÓN ACTIVOS
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Manteniendo la esencia de SOI, a través de www.nuevosoi.com.co encontrará los mecanismos apropiados para realizar la liquidación y pago de su planilla, cumpliendo con la normativa vigente dada por el Gobierno Nacional y que aplica para la P.I.L.A. Encontrara nuevas opciones que con seguridad le serán de gran utilidad.
A través de esta opción podrá realizar la liquidación y pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales de sus empleados, de acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de la Protección Social.
EN LÍNEAEsta opción le permitirá realizar el registro como independiente a cada uno de los subsistemas de la seguridad social y aportes parafiscales, digitando la información a través de la planilla web.
Para iniciar con el proceso de liquidación diligencie los campos solicitados por el sistema. En caso de requerir la edición de la Forma de Presentación, CCF o ARP, haga clic en el vínculo correspondiente. Para continuar con el proceso de liquidación haga clic en el botón Siguiente:
Haga clic aquí para iniciar el proceso de liquidación en Línea.
Haga clic aquí para continuar con la
liquidación.
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Para liquidar la planilla como independiente haga clic en el botón Agregar Cotizante.
El proceso de Agregar Cotizante consta de los siguientes pasos:
• InformaciónBásica(Paso1de5): en este paso debe registrar la identificación, clasificación y ubicación del cotizante.
•Novedades(Paso2de5): en este paso debe reportar las novedades generadas para el cotizante correspondientes al periodo a liquidar.•Seguridadsocial(Paso3de5):en este paso debe registrar el salario del cotizante, las administradoras,
tarifas y demás campos que apliquen para los subsistemas de pensión, salud y riesgos profesionales.•Parafiscales(Paso4de5):en este paso debe registrar la caja de compensación familiar y tarifas que apliquen para los subsistemas de aportes parafiscales.•Resumen(Paso5de5): en este paso el sistema permitirá realizar la consulta a través de pestañas de Navegación de la liquidación registrada para el cotizante. Haciendo clic en cada de una de estas podrá
consultar esta información.
Haga clic aquí para agregar cotizante.
29
Para terminar con el proceso de registro del cotizante haga clic en el botón Finalizar:
Haga clic aquí para finalizar el registro
del cotizante.
Pestañas de navegación.
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A continuación el sistema mostrará el cotizante registrado con la información detallada. Si desea realizar la consulta para este cotizante, haga clic sobre el nombre del cotizante en el paso 2 de 3 –CrearPlanillaenLínea.
Haga clic sobre el nombre para realizar
la consulta de la información del
cotizante.
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Para guardar la información del(os) cotizante(s) registrado(s), haga clic en el botón Guardar. El sistema le asignará el número de planilla correspondiente:
Número de planilla asignado por el
sistema.
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Ahora podrá obtener la información detallada de la liquidación realizada para el(los) cotizante(s) registrado(s) en la planilla, por medio de un archivo Excel generado por el sistema.
Si desea realizar la edición del cotizante haga clic en el ícono Editar ,en la sección Liquidación Detallada (este proceso consta de 5 pasos, los mismos pasos que se encuentran detallados en la sección Agregar Coti-zante en la página 28 de este manual):
Haga clic en la opción deseada.
Haga clic aquí para exportar el detalle de
la planilla.
Haga clic aquí para exportar el detalle de
la planilla.
Este archivo no es válido como soporte para realizar solicitudes y/o reclamaciones.
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Si desea realizar el proceso de eliminación de un cotizante, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo del cotizante en la sección Liquidación Detallada y haga clic en el botón Eliminar Cotizantes. A continuación el siste-ma le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón Aceptar del mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:
Haga clic aquí para confirmar la
eliminación.
Marque la casilla para eliminar
cotizante.
Haga clic aquí para eliminar los cotizantes
seleccionados.
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Dando clic en el botón Siguiente el sistema le permitirá continuar con el proceso de liquidación y pago de la planilla:
A continuación el sistema lo llevará al Paso 3 de 3 – Liquidación General a través del cual podrá realizar el reporte de descuentos asociados a las entidades administradoras correspondientes, ya sea por Incapacidad por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales, Licencias de Maternidad y/o Saldos a Favor
Haga clic aquí para continuar
con el proceso de liquidación.
Haga clic aquí para ir al proceso de pago.
35
El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades administradoras registradas, número de cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación de planilla el cual contiene un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen). Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón PSE:
Haga clic aquí para exportar detalle.
Haga clic aquí para realizar el pago.
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Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla. Seleccione el Tipo de Aportante ante Enti-dades Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
Luego de encontrarse en el portal de su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI donde podrá descargar el Comprobante de Pago:
Haga clic aquí para ingresar al
portal de la Entidad Financiera.
Haga clic aquí para ingresar al portal de la
Entidad Financiera.
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Esta opción le permitirá realizar el cargue de su archivo plano en formato .txt con la información de sus empleados activos, el cual debe cumplir con la estructura definida en la Resolución 1747 de 2008 y normas que correspondan.
Para iniciar con el proceso de cargue del archivo diligencie los campos solicitados por el sistema, teniendo en cuenta que al realizar el cargue, si este tiene un tamaño igual o superior a 1Mb, este deberá ser comprimido. Para continuar con el proceso de validación y cargue del archivo haga clic en el botón Siguiente:
El sistema iniciará el proceso de la información contenida en el archivo:
POR ARCHIVO
Haga clic aquí para iniciar el proceso de cargue de archivo
plano.
Haga clic aquí para realizar la búsqueda y cargue del archivo.
Haga clic aquí para continuar con el
proceso de validación y cargue del archivo.
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Para el caso en el cual la validación del archivo sea exitosa, el sistema lo llevará al Paso 2 de 2 – Información General a través del cual podrá realizar el reporte de descuentos asociados a las entidades administradoras correspondientes, ya sea por Incapacidad por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales, Licencias de Maternidad y/o Saldos a Favor, en el caso en el cual no hayan sido reportados dentro del archivo plano.
Haga clic aquí para ir al proceso de pago.
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El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades administradoras registradas, número de cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación contenida dentro del archivo plano cargado, donde visualizará un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen), adi-cional al botón Enviar Correo de Notificación, el cual realizará el envío de un correo electrónico notificando el estado exitoso del cargue del archivo. Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón PSE:
Haga clic aquí para exportar el detalle de la liquidación de la
planilla.
Haga clic aquí para enviar notificación del cargue exitoso del archivo plano.
Haga clic aquí para realizar el pago.
40
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla, mostrando los días de mora y el valor por mora a la fecha en la cual se está realizando el proceso de pago. Seleccione el Tipo de Aportante ante Entidades Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
Verifique la información de la
planilla.
Haga clic aquí para ingresar al
portal de la Entidad Financiera.
41
Luego de encontrarse en el portal de su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI donde podrá descargar el Comprobante de Pago:
Haga clic aquí para descargar el comprobante de
pago.
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En caso en el que el archivo contenga errores de estructura o como resultado de la validación del sistema (no exitosa), el sistema generará un informe de errores en Excel. Para realizar el descargue del informe de errores, haga clic en el ícono:
Haga clic aquí para
descargar el informe de errores.
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PLANILLAS NO PAGADASA través de esta opción podrá realizar la consulta, edición y eliminación de las planillas elaboradas y que no se encuentren pagadas. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información que tenga para la misma (criterios de búsqueda). Tenga en cuenta que esta información podrá ser vista por el usuario autenticado, de acuerdo al perfil asignado.Para realizar la búsqueda de planillas no pagadas existen los siguientes criterios de búsqueda:
Específica:si tiene el número de planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.
General: si no tiene el número de planilla, la consulta podrá ser realizada a través de los diferentes filtros habilitados en el sistema: Tipo de Planilla, Sucursal/Dependencia, Estado, Fecha Desde, Fecha Hasta, Periodo de Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio de búsqueda.
Seleccione la pestaña Específica para consulta con número de planilla.
Haga clic a aquí para realizar la búsqueda.
Seleccione la pestaña General para utilizar los
filtros habilitados.
Haga clic a aquí para realizar la búsqueda.
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El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Si desea realizar la eliminación de una planilla, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo de la planilla seleccionada y haga clic en el botón Eliminar Seleccionada. A continuación el sistema le notificará si está seguro de realizar la eliminación de la planilla. Al dar clic en el botón Aceptar del mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso. Para realizar la edición de la planilla haga clic en el ícono :
Haga clic a aquí para confirmar la eliminación de la
planilla.
Haga clic a aquí para editar la planilla.
Haga clic aquí para eliminar la planilla.
Marque la casilla de la planilla a eliminar.
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CONSULTA ACTIVOS
46
A través de esta opción podrá realizar la consulta de las planillas elaboradas y pagadas, al igual que el reporte de los últimos pagos realizados del(os) cotizante(s) reportados teniendo en cuenta que no podrán ser modi-ficadas y eliminadas a través de este modulo. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información que tenga para la misma (criterios de búsqueda).
CONSULTA DE PLANILLAS Para realizar la consulta de planillas en cualquiera de sus estados, los criterios de búsqueda existentes en la aplicación son:
Específica: si tiene el número de planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.
General: si no tiene el número de planilla, la consulta podrá ser realizada a través de los diferentes filtros habilitados en el sistema: Tipo de Planilla, Sucursal/Dependencia, Estado, Fecha Desde, Fecha Hasta, Periodo de Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio de búsqueda.
Haga clic aquí para realizar la búsqueda.
Seleccione la pestaña Específica para consulta con número de planilla.
Seleccione la pestaña General para utilizar los
filtros habilitados.
Haga clic aquí para realizar la búsqueda.
47
El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Ver la información de la planilla pagada haga clic sobre el número de planilla. Para realizar el descargue del Comprobante de Pago o los Soportes de Pago, haga clic sobre los íconos correspondientes. Tenga en cuenta que para realizar el descargue de los soportes es necesario que tenga instalado en el equipo el programa Adobe Acrobat o Adobe Reader:
Haga clic aquí para ingresar al módulo
de Soportes de Pago.
Haga clic aquí para consultar la información de la
planilla.
Haga clic aquí para descargar el
Comprobante de Pago.
48
Dentro de los Soportes de Pago encontrará las siguientes opciones, haga clic en el ícono para realizar la descarga de la información:
•General: realice aquí el descargue del soporte de pago de la planilla pagada con información general tanto del aportante, de la planilla y del detalle de la liquidación.
•SubsistemayAdministradora: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, ya sea por administradora(s) o subsistema(s):
Haga clic aquí para descargar el soporte
de pago.
Haga clic aquí para descargar el soporte
de pago.
49
•DepartamentoyMunicipio: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, ya sea por departamento(s) o municipio(s).
•CentrodeTrabajo:realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los centros de trabajo que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los centros de trabajo o digitando uno a uno la información de los centros de trabajo a consultar.
Haga clic aquí para descargar el soporte
de pago.
Haga clic aquí para descargar el soporte
de pago.
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•Cotizante:realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los cotizantes que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los cotizantes o digitando uno a uno la información de los cotizantes a consultar.
Haga clic aquí para descargar el soporte
de pago.
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Diligencie la información solicitada por el sistema de acuerdo al tipo de reportes que desee obtener en la consulta, teniendo en cuenta que para ingresar el usuario a consultar debe hacer clic en el botón Ingresar. Cuando este se encuentre ingresado, el sistema le mostrara el ícono para que realice la descarga del reporte.
En el caso que desee realizar la eliminación de la información de un cotizante a consultar, haga clic en el ícono :
REPORTES Enestaopciónpodráobtenerunreportedetalladoconlospagosrealizadosdeformageneralparael(os)cotizante(s)relacionados.ActiveelbotóndeopcióndeseadayhagaclicenelbotónSiguiente
Haga clic aquí para descargar y continuar con la
consulta.
Seleccione la forma en la que realizará la
consulta.
Haga clic aquí para eliminar la consulta
del cotizante.
Seleccione la serie de periodos a
consultar.
Haga clic aquí para consultar cotizante.
Haga clic aquí para descargar el reporte.
w w w . a c h c o l o m b i a . c o m
UN SERVICIO DE:
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UN SERVICIO DE:
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