manual de gerenciamiento de rutina

Cámara de la Industria de Transformación de Nuevo León

Título:Manual de Gerenciamiento

de RutinaÁrea:

Recursos HumanosEmpresa otorgante:Lamosa

MANUAL DE GERENCIAMIENTO DE LA RUTINA

Derechos reservados 1 Ing. Rubén Rodríguez

Derechos reservados



ÍNDICE Introducción i

Paso 1. Hacer la Descripción del Negocio 1

Paso 2. Defnición de los Productos / Servicios Prioritarios 3

Paso 3. Elaboración de los Flujogramas de Procesos 5

Paso 4. Estandarización de las Tareas Prioritarias 7

Paso 5. Definición de los Ítems de Control 9

Paso 6. Definición y negociación de metas para cada ítem de control 11

Paso 7. Monitoreo de los resultados del proceso 13

Paso 8. Gerenciar para mantener o para mejorar los resultados 15

Conclusiones 17



INTRODUCCIÓN La gente trabaja en grupos pequeños con funciones comunes y relacionadas entre sí; cada integrante del grupo tiene una aspiración personal, un nivel de habilidad y una actitud hacia la tarea que desempeña. Así mismo la gente piensa, siente y responde de acuerdo con su individualidad, a veces no toma en cuenta los beneficios que pudiera obtener respaldando y cooperando con los demás para lograr un objetivo común. Función es el tipo de trabajo desempeñado y cargo es la posición ocupada en la jerarquía. En las Empresas las personas trabajan en 5 tipos de función:

En una Empresa, la mayor parte de las personas, consume la mayor parte de su tiempo trabajando en las funciones operacionales, en consecuencia resulta muy difícil que las funciones gerenciales puedan conducirse eficazmente. En realidad, la persona que desempeña las funciones gerenciales debe trabajar más en las mejoras que en la rutina. En el trabajo los resultados obtenidos casi nunca se deben al talento de un solo individuo. Las acciones de los compañeros de trabajo y gerentes influye en cada persona, y si la influencia del ambiente de trabajo es positiva, la persona tiende a ser productiva. Lo mismo sucede con un grupo de trabajadores; cuando la influencia es negativa, tanto los individuos como los grupos tienden a ser menos productivos. Este manual está dedicado a impartir los conceptos que hacen que el trabajo sea positivo y productivo, conteniendo los principios mediante los cuales un grupo puede transformarse en un verdadero equipo de alto desempeño. Los conceptos son fáciles de entender pero su aplicación requiere dedicación y esfuerzo.

¡Adelante!

FUNCIONES

GERENCIALES

OPERACIONALES

DIRECCIÓN GERENCIAMIENTO ASESORÍA

SUPERVISIÓN OPERACIÓN



¿QUÉ SON LAS UNIDADES GERENCIALES BÁSICAS (UGB’S)? La creación de las UGB’s busca establecer que los grupos de personas se conviertan en Equipos de alto desempeño realizando el gerenciamiento de rutina por los propios empleados, tomando como aspectos básicos la estandarización y el control de la rutina, girando el ciclo PDCA. Antiguamente las Empresas estaban divididas en departamentos para facilitar su Administración. Actualmente las Empresas se dividen en Unidades menores aún, son las UGB’S. Éstas son las Unidades de gestión más pequeñas de la Empresa. Es Gerencial porque es auto-gerenciada por el mismo Equipo. Es Básica por que es una célula, es la menor unidad divisible en la empresa. Este es un sistema que involucra al 100% del personal de la Empresa, con la finalidad de lograr que éste trabaje efectivamente en equipo. La UGB es un grupo con autonomía para hacer el Gerenciamento de la Rutina, teniendo objetivos, metas y procedimientos muy claros. Es un equipo formado por un máximo de 10 integrantes. Las UGBs cuentan con el apoyo de las auditorias internas que localizan las no-conformidades que deberán ser atacadas por el equipo. El papel del jefe o gerente es el de animador y orientador de la UGB; El está para entrenar al equipo, negociar la planeación con objetivos, metas y métodos, recibir la presentación de cuentas a través del workshop, proveer información sobre nuevas técnicas, actuación de la competencia, reclamaciones de clientes, sugerencias, etc. Una vez que el Equipo se ha formado es necesario establecer el Gerencimiento de la rutina de trabajo para que éste pueda cumplir con las responsabilidades contraídas con la Dirección del negocio. Para establecer el Gerenciamiento de la rutina de trabajo del día a día es necesario seguir 8 pasos:



PASO 1. Hacer la descripción del negocio Cualquiera que sea su posición jerárquica, Ud. Tiene un negocio dentro de la Empresa en la cual trabaja. Usted es el Gerente de ese negocio, con autoridad sobre todos los medios colocados a su disposición y responsabilidad por los resultados del mismo. Genéricamente su función como Gerente es “ejercer su autoridad sobre los medios, de manera que UD. pueda asumir la responsabilidad por los resultados (mantenerlos y mejorarlos). 1.1 Defina cual es su negocio Por ejemplo: Fabricar productos “X”; Entregar los reportes “Y”; mantener la seguridad de las personas y los bienes de la Empresa, etc. 1.2 Establezca la Misión y Visión de su Negocio Explicar lo que es una Misión, logrando la orientación y el enfoque de todos los integrantes del equipo para ir en una misma dirección. Resolver las siguientes preguntas: ¿Por qué estamos aquí realmente? ¿Por qué se formó este equipo? ¿Por qué estamos en este departamento o empresa y no en otro lugar? ¿Qué importancia tiene el pertenecer a este equipo? ¿A dónde vamos? ¿Qué vamos a hacer? ¿Qué se pretende lograr? * Su negocio hace alguna cosa para alguien. Esa es su Misión Definición y establecimiento de la MISIÓN La Misión define la razón de ser de cualquier equipo, función, departamento u organización para amalgamar todos los esfuerzos de sus partes individuales; para que todos entendamos bien cual es el propósito a largo plazo de la organización o equipo. El enunciado de la misión debe ser corto, (se recomienda que sean menos de 30 palabras), conciso y no debe explicar el “cómo” lograrla. Este enunciado debe ser válido en cualquier etapa de la vida del equipo, empresa o función. Elabore la misión del equipo (a través de la lluvia de ideas), con la participación de todos los miembros del equipo. Tomar en consideración la Misión de nuestra Gerencia y la de la empresa. Ejemplo:

Misión La Misión de nuestro Equipo es elaborar productos de Calidad al más bajo costo posible y cumpliendo con los tiempos de entrega estipulados por nuestros Clientes. * Solicitar la firma de todo el Equipo para evidenciar el compromiso. Definición de la Visión Defina la Visión para el futuro de su negocio que sea compatible con la Visión de la Empresa (Objetivo inspirador para el trabajo) MANEJO DE JUNTAS Revisar los requisitos de las Juntas de Trabajo REQUISITOS DE LAS JUNTAS DE TRABAJO.

1.- Iniciar y terminar a tiempo. 2.- Nombrar un moderador. 3.- Nombrar un secretario 4.- Tener siempre una agenda de la reunión. 5.- Enfocarse solo a los puntos de la agenda. 6.- Hacer visibles los acuerdos tomados en la junta.

7.- No permitir conversaciones laterales. 8.- Resumir y revisar los acuerdos tomados. 9.- Publicar la minuta de la junta máximo dos días después de la misma. 10.- Preparar agenda de la siguiente junta, la fecha y hora de la reunión. 11.- Cero interrupciones.



12.- Las juntas deben realizarse para revisar avances o se debe especificar cuando vaya a efectuarse para analizar algún problema.

REQUISITOS DE LA MINUTA O BITÁCORA.

1.- Anotar la fecha en que se efectuó la reunión. 2.- Poner nombre de los asistentes. 3.- Reportar cual fue el objetivo principal de la reunión. 4.- Anotar los puntos que se trataron. 5.- Anotar las actividades que quedan pendientes como resultados de la reunión: Lo

que se va hacer; quién lo hará; cuándo lo hará. 6.- Anotar fecha y lugar de la próxima reunión.

Ejemplo de Descripción del Negocio:

PASO 2. Definición de los productos / servicios prioritarios 2.1 Establezca la cadena Cliente-Proveedor Interno Es importante conocer las necesidades de los clientes antes de ejecutar una tarea, no vale la pena realizar una tarea sin valor. El empleado que es profesional busca ante todo conocer las necesidades de los Clientes y busca atenderlos de forma eficiente. Es ágil, interesado y vela por la Calidad técnica de su trabajo. El Cliente es aquel que consume un producto o servicio y El Proveedor es aquél que provee de productos o servicios al Cliente. Clientes Internos y Externos El Cliente Interno es aquel al cual destinamos un producto o servicio dentro de la Empresa y el Cliente Externo es aquel que paga por el producto y es el usuario final del producto o servicio. El producto o servicio debe llegar correctamente al Cliente interno para no afectar la Calidad final, cuando llega al Cliente Externo. Como Proveedores, debemos ser humildes para entender las necesidades de los Clientes. Se puede utilizar la siguiente forma:

NEGOCIO

Fabricación deproductos “X”

MISIÓNProveer productos que cumplan siempre con las necesidades de los Clientes en Calidad, Cantidad y costo

VISIÓNSer reconocidos como los mejores fabricantes del producto “X” en el mundo

Personas

Equipos

NEGOCIO

Fabricación deproductos “X”

MISIÓNProveer productos que cumplan siempre con las necesidades de los Clientes en Calidad, Cantidad y costo

VISIÓNSer reconocidos como los mejores fabricantes del producto “X” en el mundo

Personas

Equipos



Para facilitar la determinación de sus productos imagínese Gerente de su “Empresa” (Su departamento) y pregúntese ¿Qué productos vendemos a la otra Empresa (otro departamento)? Por ejemplo: si UD. es Jefe de Recursos Humanos uno de sus productos puede ser “Un empleado contratado”; Si Ud. es Jefe de Compras, uno de sus productos podrá ser “una compra realizada” etc.

PASO 3. Elaboración de flujogramas de cada proceso (mapeo) Haga el flujograma de cada proceso comenzando siempre por el producto de mayor prioridad. La elaboración del flujograma es el primer paso para la estandarización. Elabore un flujograma de cada producto/servicio de su departamento, explicitando los diferentes procesos. Comience por los productos y servicios prioritarios, representando la situación real y no aquélla que usted imagina. Cuando el flujograma esté listo hágase las siguientes preguntas:

a. ¿este proceso es necesario? b. ¿cada etapa del proceso es necesaria? c. ¿es posible simplificar? d. ¿es posible adoptar nuevas tecnologías? (informática o automatización) A continuación se muestra un ejemplo de flujograma:

PROVEEDORES INSUMOS NEGOCIO

Proveer productos que cumplan

siempre con las necesidades de

los Clientes en Calidad,

cantidad y costo

MISIÓN

Ser reconocidos como los mejores

fabricantes de l producto “X”

en el Mundo.

VISIÓN

PERSONAS

EQUIPOS

Fabricación de

Productos “X”

PRODUCTOS CLIENTES



CORTE DE PLACA

INSPECCIÓN

REMOCIÓN DEL POLVO

LAVADO

APLICACIÓN DE SELLO

INSPECCIÓN DE P.T .

EMPAQUE DEL PRODUCTO

EMBALAJE

ALMACENAMIENTO

ENTREGA

PROCESO DEIMPRESIÓN

PROCESO DE

ACABADO

PROCESO DE

EMPAQUE Y EMBALAJE

PROCESO DE

PRODUCCIÓN

DE PLACAS

FLUJOGRAMA MACROFLUJOGRAMA PROCESO TOTAL

PASO 4. Estandarización de las tareas prioritarias El estándar es el instrumento básico de la rutina de trabajo, e indica la meta (fin) y los procedimientos (medios) para la ejecución de las tareas. Es el planeamiento del trabajo a ser ejecutado por un individuo o por la organización. No existe gerenciamiento sin estandarización A continuación se describen los pasos para lograr la estandarización. Paso 4.1. Especificación del producto o servicio De los productos o servicios definidos en el paso 2 se deben especificar los requisitos, el indicador y la meta por cada característica de Calidad (Calidad Intrínseca, el costo, la entrega(cantidad, lugar y plazo) y si es necesario la seguridad). Se puede utilizar la siguiente forma: Producto/Servicio Cliente Característica

de Calidad Requisitos Indicador

(Item de Control)

Meta

Informe Gerencial de Costos

Gerente de Planta

CALIDAD Información 100% correcta

No. De errores

0

COSTO $30,600.00 que incluye personal y materiales.

Costo ($) por informe

< 30,000.00

ENTREGA Entrega al 3er. día hábil de cada mes

Días hábiles de entrega

3

SEGURIDAD Sin riesgo PASO 4.2. Elaborar el plan de Control del proceso para el producto o servicio especificado ¿Qué es un Plan de Control del Proceso? El Plan de Control del Proceso es una herramienta ampliamente utilizada para gerenciar los procesos de producción o servicios y juega un papel muy importante en el aseguramiento de la Calidad. El Plan de Control del Proceso utiliza el ciclo PDCA para el gerenciamiento de la rutina de trabajo y detalla las tareas ejecutadas en cada proceso; sigue generalmente la siguiente forma:



Flujograma

Tarea Característica de Calidad

Especi- ficación

Procedi- miento No.

Instrumento de medición

Frecuencia Respon- sable

Elaborar informe

preliminar

Exactitud del informe

Cero errores

- - mensual R.R.

Para ciertos productos se utiliza un plan de control de proceso más detallado. Paso 4.3. Defina las tareas prioritarias Realice una reunión con el personal que le reporta y determine en equipo, cuáles son las tareas prioritarias a ser estandarizadas. Tareas prioritarias son aquellas en las que:

a. Si hubiera un pequeño error, afectaría fuertemente la calidad del producto o servicio b. Ya hubieron problemas en el pasado c. Ocurren problemas en el presente d. Existen reclamaciones de los Clientes internos o externos e. Existe una alta dispersión en los resultados En la primera fase sólo hay que estandarizar las tareas prioritarias.

Paso 4.4 Elabore el procedimiento operacional STD. Para la elaboración del procedimiento operacional std. Tome en cuenta las siguientes consideraciones:

a. Verifique en primer lugar de qué manera está trabajando el personal quien es responsable de dicha tarea. Si hay varios responsables es necesario verificar con todos.

b. La verificación puede ser realizada por medio de una lista de verificación (check list) o utilizando una cámara de vídeo.

c. Solicite a los Jefes o supervisores que discutan con el personal las discrepancias encontradas. d. Defina junto con su personal la secuencia correcta para el trabajo. e. Asegúrese de que todo el personal trabajen de la misma manera. f. Escriba la secuencia correcta en un papel cualquiera (esbozo). g. Definir las actividades críticas (Actividad que debe ser realizada para dar buen resultado). h. Incluya el procedimiento descrito en el formato establecido i. No complique la estandarización de los procedimientos operacionales. Manténgalo simple. j. Estandarizando de esta manera los resultados deberán mejorar substancialmente. k. Siempre que sea posible, disponga las actividades críticas de manera pictórica (dibujos o fotos) para

facilitar el entendimiento y el entrenamiento del personal. l. Si el procedimiento operacional estándar fuese suficientemente claro, simple, completo y pictórico y

estuviese acompañado de una cinta de vídeo, el manual de entrenamiento no sería necesario. Cada Empresa tiene su forma de elaborar sus procedimientos operacionales estándar.

Paso 4.5. Eliminación de anomalías El control para mantener es conducido principalmente por las funciones operacionales. Cuando todo anda bien corresponde al personal cumplir los procedimientos operacionales estándar para su propia seguridad y bienestar, para la satisfacción de sus Clientes y como garantía de sobrevivencia de la Empresa. Cualquier desviación de las condiciones normales de operación constituye una anomalía y exige una acción correctiva. El personal que realiza trabajos rutinarios deben relatar la anomalías, tanto las buenas como las malas, con el fin de que puedan ser localizadas las causas y tomadas las acciones correctivas correspondientes. Una anomalía es una no-conformidad, es todo lo que sea diferente de lo planeado, puede ser algún problema con el producto, un punto fuera de los límites en un gráfico, un ruido extraño en un equipo, un defecto en el producto o servicio, una reclamación del Cliente etc. Es necesario preparar a los Jefes y Supervisores para saber escuchar el relato de anomalías y agradecer a sus colaboradores por esta contribución para que la Empresa mejore continuamente.



En la siguiente figura se muestra cómo se debe controlar un proceso.

PASO 5. Definición de los ítems de control El siguiente paso en el Gerenciamiento de la rutina es establecer los Ítems de Control. Cuando se especificó el producto o servicio en el Paso 4 se definieron Ítems de Control (indicadores) de la calidad intrínseca, costo, entrega y seguridad, sin embargo como Gerentes de nuestro propio negocio, también debemos especificar los Ítems de Control del personal que colabora con nosotros en lo relativo a la moral y seguridad. Debemos diferenciar claramente entre causas y efectos, como un método de verificación cuando implementamos el control. Llamaremos a las causa asignables a ser checadas “ítems de verificación” y a las características a ser verificadas cuando se verifican a través de resultados, “ítems de control”.

Materias Primas Equipos

Informa- ciones

Medio Ambiente

Procedi- mientos

Personas

RESULTADOS (FINES)

(mm)

x

n=5

LCI= 210.821

LC= 214.655

LCS= 218.489

0

50

100

Mantiene ¿OK?

¿Causa?

Común (Crónica)

Especial Relato de anomalías

(operador)

Cumplimiento de procedimientos operacionales por los operadores

Remoción del

síntoma Análisis de la

Anomalía Supervisor

Relato de anomalías (supervisor) Revisión diaria

(Gerente)

Contramedidas Adicionales

Gerente

Contramedidas sobre las causas inmediatas

Diagnóstico/ Tratamiento (Supervisor)

Proyecto de Mejora

SI

NO



Causas. - Items de verificación

Elementos

de control

Resultados. - Items de control

Causas. - Items de verificación

Elementos

de control

Resultados. - Items de control

5.1 Causa y efecto

• Los efectos son las salidas esperadas de un proceso gerencial. Ítems de de Control • Las causas son las entradas necesarias para lograr los efectos. Ítems de Verificación • Ambos deben contener:

Dirección (mejorar, reducir etc.) Indicador (calidad, satisfacción del Cliente) El valor meta (cuanto, #, % etc) Fecha fatal (para cuando)

5.2 Cómo seleccionar Ítems de Control

• Los ítems de control deben seleccionarse del resultado esperado, del trabajo de los colaboradores. • Cada aspecto de las responsabilidades de una persona debe tomarse en cuenta (calidad, costo,

entrega, seguridad y moral del personal). Si sólo un aspecto es verificado (Por ejemplo Calidad), otro ítem de control puede tener problemas.

• Como líderes debemos seleccionar como ítems de control aquellas características que indican nuestras políticas y metas.

• El número de ítems de control normalmente son Trabajadores: 1-3 Superintendentes y Supervisores: 5-20 Director y Gerentes: 15-50

5.3 Definición de Ítems de Control Los ítems de control se definen partiendo de las 5 dimensiones de la Calidad: Calidad.- ¿Cómo podemos medir la Calidad de nuestros productos y servicios?, ¿Cuál es el No. De reclamaciones?, ¿Los clientes están satisfechos?. Costo.- ¿Cuál es el costo de nuestros productos y servicios?, ¿Qué desperdicios tenemos?, ¿Cuál es el costo de Calidad? Entrega.- ¿Cuál es nuestro porcentaje de entrega?, ¿Cuál es nuestro cumplimiento en la entrega de los productos o servicios?. Seguridad.- ¿Cuál es el No. De accidentes dentro de nuestro equipo?, ¿Cuál es el índice de gravedad?., ¿Cuál es el No. De accidentes del Cliente por el uso de nuestro producto? Moral.- ¿Cuál es el índice de ausentismo?, ¿Cuál es el No. De sugerencias?, ¿Cuál es la rotación? 5.4 Ítems de Control prioritarios Existen dos tipos de Ítems de Control: aquéllos que provienen de su propio Gerenciamiento de la rutina y aquéllos definidos por el desdoblamiento de las directrices (provenientes de la Dirección del negocio). Toda meta recibida durante el proceso de desdoblamiento de las directrices, genera inmediatamente un ítem de control prioritario (un problema). En cuanto a los ítems de control del Gerenciamiento de la rutina defina como ítem prioritario a aquél cuyo valor sea inferior al deseado. Recuerde los ítems de control definidos por el desdoblamiento de las directrices son prioritarios sobre aquellos provenientes del Gerenciamiento de la rutina.



5.5 Definición de Ítems de verificación Los Ítems de control son muy importantes ya que son establecidos sobre los resultados (responsabilidades), no obstante es también importante para el Gerente conocer su proceso que es donde reside su autoridad. El conocimiento del proceso(medios) se realiza a través de los ítems de verificación. Los ítems de verificación son aquellos factores principales que afectan sensiblemente sus ítems de control, por lo que es necesario realizar un análisis en los: Equipos, materias primas, medio ambiente, métodos. Cada ítem de control (efecto) debe tener uno o más ítems de verificación (causas) relacionadas con él. El Diagrama de pescado, ilustra la relación causa (ítems de verificación) y el efecto esperado (ítem de control).

Sus Ítems de verificación serán los ítems de control de sus colaboradores o de sus proveedores y así sucesivamente.

PASO 6. Definición y negociación de las metas para cada Ítem de control Un proceso puede ser controlado o gerenciado con dos objetivos:

1. Para mantener los resultados dentro de un rango de valores denominada meta-estándar 2. Para mejorar los resultados de forma que se alcance o supere un cierto valor denominado meta.

Por ejemplo usted puede querer entregar un cierto informe todos los día 5 del mes; o fabricar un producto siempre con las mismas dimensiones. Estos tipos de metas son “metas para mantener”, las cuales pueden también ser denominadas “metas estándar”. Así tendríamos calidad estándar, costo estándar, plazo estándar, etc. El otro tipo de meta es la “meta para mejora”. Por ejemplo: Reducir los costos en 5% hasta Agosto del 2003; aumentar la producción en 8% hasta Diciembre del 2003 etc. El logro de las metas para mantener los resultados es realizado normalmente por las funciones operacionales y el logro de las metas para mejorar es realizado por las funciones gerenciales. Cuando un Equipo de trabajo participa en proyectos de mejora o en sugerencias está trabajando en la función gerencial. La Empresa será competitiva si todas sus gerencias son competitivas. Por eso el Gerente debe buscar además, los valores de benchmark para sus Ítems de Control. Si usted encuentra valores mejores que los suyos averigüe como hace esto el competidor y si es necesario primero copie. Una vez definido el benchmark es necesario establecer una meta retadora para iniciar la mejora continua.

Reducir el Desperdicio

Reducir defectos tipo A

Indicador:% de defectos

Meta:<5%

Realizar mantto . Preventivo

Indicador. % de cumplimiento del plan

Meta:100%

Entrenar al personal

Indicador: % del personal entrenado

Meta: 100%

Control de materias primas

Indicador:% de M.P . Fuera de especif .

Meta: 0

Indicador: % de desperdicio

Meta: 10%

Reducir el Desperdicio

Reducir defectos tipo A

Indicador:% de defectos

Meta:<5%

Realizar mantto . Preventivo

Indicador. % de cumplimiento del plan

Meta:100%

Entrenar al personal

Indicador: % del personal entrenado

Meta: 100%

Control de materias primas

Indicador:% de M.P . Fuera de especif .

Meta: 0

Indicador: % de desperdicio

Meta: 10%

ÍTEM DE CONTROL

ÍTEMS DE VERIFICACIÓN



Recuerde “No existe Gerenciamiento sin meta”. El Mercado exige niveles de calidad cada vez mayores, costos cada vez más bajos y condiciones de entrega cada vez mejores. Las metas se originan en el Mercado y deben provocar la mejora continua dentro de la Empresa. La mejora continua a nivel de su gerencia, es una necesidad de sobrevivencia y una característica del Gerencimiento de la rutina del trabajo cotidiano . Las metas de mejora pueden provenir a. De la alta Dirección b. Del propio Gerente

Directrices y metas de la

Alta Administración

Directrices y metas

del Gerente

Directrices y

metas del Jefe

Su propia visión y

estrategia

Compatibilidad

con otros planes

Situación y

tendencia de los

competidores

Problemas del año

anterior

Metas

obligatorias

30% de

reducción de

defectos

Cero

accidentes

Metas

deseables

Lograr 80%

de

calificación

de 5S’s

Mejorar 20% la

satisfacción del

cliente interno

De la

administración

Del

propio gerente

Items de Control

Existe una regla básica para establecer metas de mejoras en la gerencia. “Reducir a la mitad, en un año, la diferencia entre el valor medio del año anterior y el valor teóricamente posible de ser alcanzado”. Cuando la meta es ambiciosa, ésta impone soluciones creativas y ambiciosas. Cuando la meta es tímida ¡las soluciones también son tímidas!

PASO 7. Monitoreo de los resultados del proceso

• Los ítems de control son características numéricas sobre las cuales es necesario ejercer control (gerenciamiento).

• Solamente lo que se mide puede ser gerenciado. Lo que no se mide está a la deriva.



Para un buen monitoreo de resultados se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones: • Monitorear aquellas características que están ocasionando problemas “Problema es el resultado no

deseado de un trabajo” (es una meta que no se ha alcanzado). • La mejor manera de monitorear un ítem de control es a través de una carta de control o un

histograma(para mantener resultados) o de una gráfica secuencial (para mejorar resultados) • Comience por aquello que le esté causando problemas • Establezca un ítem de control. • Confeccione un gráfico. Levante datos • Establezca una meta. Valor a ser alcanzado y el plazo en el cual debe lograrse este valor.

7.1 CÓMO MONTAR LOS GRÁFICOS Los valores de los ítems de control deben mostrarse en gráficos o tablas, según sea necesario. En caso de utilizar gráficos, deben estar estandarizados para facilitar su comprensión en informes y reuniones. Un gráfico secuencial de ítems de control debe contener:

1. La denominación del ítem de control 2. La unidad de medida 3. Una escala para el ítem de control y otra para el tiempo 4. Los resultados promedio correspondientes a los años anteriores como referencia. 5. La meta a ser alcanzada, mostrando el valor y la fecha. 6. El valor del “benchmark” 7. Una flecha indicando el sentido “mejor”.

Un ejemplo de gráfico estandarizado se muestra a continuación:



7.2 Administración visible 7.2.1 COLOCACIÓN DE GRÁFICOS

• Disponga sus principales ítems de control en lugar apropiado de manera que sean de fácil acceso para todo el equipo (Gerentes, asesores, supervisores y Operadores).

• Esto se hace en un tablero de Administración visible donde sea suficiente mirar para entender. • No olvide que usted es el proveedor y el lector es su Cliente. • Un golpe de vista debe ser suficiente para entenderlos.

La administración visible hace más fácil el cumplimiento de las metas. Los gráficos deben estar dentro de los estándares de la empresa. Si cada sector comunica sus metas de distinta manera, será difícil para los superiores entender los comunicados. Los gráficos forman parte del lenguaje de comunicación interna. Cuando un superior pasa por los Equipos, él de inmediato percibe como anda el desempeño del sector. Usando la administración visible, la interacción entre el superior y el equipo es muy rápida. Es importante seleccionar los ítems que deben ir en los gráficos; éstos deben indicar al responsable de su actualización y la frecuencia de ésta. La fase C (chequeo) de verificación de la rutina de trabajo del día a día se hace por medio de la administración visible.

GRÁFICA DE LÍNEASGRÁFICA DE LÍNEAS

0

1

3

4

2

/4 5 6 7 8 9 10 11 12

No olvide el cero

Vo

lum

en d

e P

rod

ucc

ión

Indicar

Característica

Escribir escalas dentro

de los ejes

Dibujar una línea

de Objetivo

Línea de Objetivo

(10,000 productos)

Escribir las unidades

aquí con paréntesis

Fecha de Construcción :

Elaboró :

Escribir si es

necesario

Introducción de una

nueva instalación

Indicar que medida ha

sido tomada para

relacionarla con la gráfica.

(Mes)

Escribir la hora, mes y añoTrazar puntos

claramente

Dibujar un pedazo de

línea completa llamativa.

Gráfica de Línea de Volumen de Producción de los productos XYZ

Escribir el número y título de

la figura en el centro abajo de

la figura.

GRÁFICA DE LÍNEASGRÁFICA DE LÍNEAS

0

1

3

4

2

/4 5 6 7 8 9 10 11 12

No olvide el cero

Vo

lum

en d

e P

rod

ucc

ión

Indicar

Característica

Escribir escalas dentro

de los ejes

Dibujar una línea

de Objetivo

Línea de Objetivo

(10,000 productos)

Escribir las unidades

aquí con paréntesis

Fecha de Construcción :

Elaboró :

Escribir si es

necesario

Introducción de una

nueva instalación

Indicar que medida ha

sido tomada para

relacionarla con la gráfica.

(Mes)

Escribir la hora, mes y añoTrazar puntos

claramente

Dibujar un pedazo de

línea completa llamativa.

Gráfica de Línea de Volumen de Producción de los productos XYZ

Escribir el número y título de

la figura en el centro abajo de

la figura.



En la verdadera administración visible es suficiente mirar para entender, no debe realizarse un esfuerzo adicional por parte del lector de una gráfica para su interpretación. En un tablero no nada más deben ir los gráficos, también es importante que se muestre la Misión, fotografía del equipo, reglas, reconocimientos y todo lo que es importante para el buen gerenciamiento del Equipo. A continuación se muestra un ejemplo de tablero:

PASO 8. Gerenciar para mantener o mejorar los resultados. 8.1 GERENCIAR PARA MANTENER Un proceso es un conjunto de causas que producen efectos. El proceso es su área de autoridad y los productos(resultados) son su área de responsabilidad. En consecuencia, su proceso es toda su área gerencial. Forman parte del proceso: las materias primas, los equipos de producción, los instrumentos de medición, las personas, los procedimientos y las condiciones ambientales. Gerenciar o controlar un proceso es el acto de buscar las causas(medios) responsables de la imposibilidad de alcanzar una meta (fin), establecer contramedidas (plan de acción) y estandarizar en caso de tener éxito. Como se explicó en el paso 7 un proceso puede ser controlado (o gerenciado) con dos objetivos:

1. Para mantener los resultados 2. Para mejorar los resultados



Las metas para mantener o metas estándar son alcanzadas por medio de operaciones estandarizadas. De esta manera el plan para alcanzar una meta estándar es el “Procedimiento operacional estándar”, por lo tanto el ciclo PDCA para alcanzar metas estándar podría ser llamado ciclo SDCA (estandarizar, hacer, verificar, actuar). La siguiente figura muestra el ciclo SDCA.

Hay que notar que la verificación o confirmación de la efectividad del procedimiento de operación estándar se realiza mediante los gráficos que son montados en los tableros de administración visible. 8.2 GERENCIAMIENTO PARA MEJORAR

GERENCIAMIENTO PARA MANTENER

META EST ÁNDAR

1

2

4

S

D

C

A

¿EFECTIVO?

3

SIN

O

5

Mantener

META EST ÁNDARCalidad Est ándar, Costo Est ándar, etc.

PROCEDIMIENTO OPERACIONAL EST ÁNDAR(P.O.E .)(P.O.E .) para alcanzar las metas est ándar.

EJECUCI ÓNCumplir el P.O.E .

Verificaci ón:Confirmaci ón de la efectividad del P.O.E .

ACCI ÓN CORRECTIVARemoci ón del S íntoma.Acción en la causa.

¿EFECTIVO?

GERENCIAMIENTO PARA MANTENER

META EST ÁNDAR

1

2

4

S

D

C

A

¿EFECTIVO?

3

SIN

O

5

Mantener

META EST ÁNDARCalidad Est ándar, Costo Est ándar, etc.

PROCEDIMIENTO OPERACIONAL EST ÁNDAR(P.O.E .)(P.O.E .) para alcanzar las metas est ándar.

EJECUCI ÓNCumplir el P.O.E .

Verificaci ón:Confirmaci ón de la efectividad del P.O.E .

ACCI ÓN CORRECTIVARemoci ón del S íntoma.Acción en la causa.

¿EFECTIVO?



Para alcanzar nuevas metas o nuevos resultados, debemos modificar la “manera de trabajar”, o sea, modificar los Procedimientos Operacionales Estándar. La siguiente figura muestra el PDCA orientado hacia las mejoras.

El PDCA de mejoras modifica el SDCA colocándolo en otro nivel de desempeño La conjugación de los ciclos PDCA y SDCA constituye lo que se denomina “Mejoramiento Continuo”. La verificación o confirmación de la efectividad del plan se realiza a través de presentación de resultados a los Jefes “Workshops”.

Esto sólo es el inicio, a medida que avanza en el conocimiento de su proceso podrá perfeccionar el Gerenciamiento de la rutina de trabajo.

4

S

D

C

A

¿EFECTIVO?

3

SI

N

5

Mantener

OBSERVACI ÓN

EJECUCI ÓNCumplir el

Verificaci ón:Confirmaci ón de la efectividad del .

¿EFECTIVO?

GERENCIAMIENTO PARA MEJORARMETA DE MEJORA

5

P

D

C

A

¿EFECTIVO?

4

SI

6

PROBLEMAIdentificaci ón del Problema (La meta no se logra)

EJECUCI ÓNCumplir el plan de acci ón

Verificaci ón:Confirmaci ón de la efectividad del Plan

ESTANDARIZACI ÓNEliminaci ón definitiva de las causas

¿EFECTIVO?

1

1

2

3

2

Reconocimiento de las caracter ísticas del problema

ANÁLISISDescubrimiento de las causas principalesPLAN DE ACCI ÓN

7

NO

CONCLUSI ÓNRevisi ón de las actividades y planificaci ón del trabajo futuro

manual de gerenciamiento de rutina

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