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HOSPITAL MILITAR CENTRAL CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: SERVICIOS LOGISTICOS CÓDIGO: SL-SUAD-CP-01

SUBPROCESOS: GESTIÓN DOCUMENTAL - ARCHIVO CENTRAL, GESTIÓN

DOCUMENTAL - BIOESTADÍSTICA Y ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS, GESTIÓN DOCUMENTAL - REGISTRO Y CORRESPONDENCIA, SEGURIDAD -

CONTROL DE INGRESO- CONTRAINTELIGENCIA, SERVICIOS LOGÍSTICOS – ALIMENTACIÓN- HOTELERÍA-IMPRENTA- LAVANDERÍA- TRANSPORTES.

FECHA DE EMISIÓN: 03-11-2015

VERSIÓN: 01

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI Página 1 de 30

HOSPITAL MILITAR CENTRAL NIT: 830.040.256-0

FT-CLDD-02 V2

OBJETIVO DEL PROCESO

Mantener y garantizar la prestación de los servicios tales como alimentación, lavandería y distribución de ropa

hospitalaria, transporte, comunicaciones, vigilancia y aseo requeridos para el funcionamiento del Hospital Militar Central

y administrar la gestión documental para dar respuesta a los requerimientos de los usuarios, dependencias y autoridades.

RESPONSABLE DEL PROCESO Subdirector Administrativo – Jefe de Unidad Apoyo Logístico

SUBPROCESO Gestión Documental - Archivo Central

OBJETIVO Gestionar que la actividad archivística que se desarrolla al interior del Hospital Militar Central de cumplimiento a la normatividad establecida para la organización de los documentos en el archivo central y en los archivos de gestión.

RESPONSABLE

DEL SUBPROCESO

Líder de Área de Archivo Central

PROVEEDOR ENTRADA DESCRIPCION ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE

Interno:

1. Proceso de

Planeación

2. Subproceso Gestión Documental

- Archivo

Plan Estratégico – Plan de Acción

vigencia (1)

Código de Ética y

Buen Gobierno (1)

Solicitud de las

necesidades del área

P

*Definición del Plan Operativo y los recursos para la

vigencia del área.

*Estudio de la normatividad aplicable para la gestión documental y definición de directrices para la organización

de los documentos del Archivo, del Hospital Militar.

a. Necesidades del área.

b. Plan Operativo del área.

c. Elaboración

Manual de Archivo

del Hospital Militar

Interno:

Proceso de Servicios

Logísticos – Archivo (a) y (b)(c)

PROCESO SERVICIOS LOGISTICOS CODIGO SL-SUAD-CP-01 VERSION 01

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FT-CLDD-02 V2

Externos:

3.Gobierno Nacional

4.Archivo General

de la Nación

(2)

Ley 594 de 2000 Ley

General Archivo(3)

Acuerdo 060 de

2001 (4)

Central.

Internos:

1.Todos los

procesos

2.Subproceso

Gestión Archivo - Archivo

Inventario de

Documentos y soportes (1)

Manual de Tablas de

Retención Documental (2)

H

*Recepción y organización de los archivos de gestión de todos los procesos.

*Elaboración y actualización de las tablas de retención

documental de acuerdo a las necesidades de las áreas.

a. Inventario físico

de los documentos

de archivos de gestión en

depósito del área del Archivo Central

(formato

inventarios de archivos).

b. Inventarios

cargado en el software

institucional.

c. Tablas de

Retención Documental

actualizadas.

Internos: Todos los procesos (a) y

(b)


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FT-CLDD-02 V2

Internos:

1. Todos los

procesos.

2.Subproceso de

Gestión Documental - Archivo

Inventario de

Documentos y soportes (1).

Manual de archivo (2)

V

*Revisión de la identificación, organización y foliación de la documentación recibida de todos los procesos.

*Seguimiento al resultado del indicador del área - PINAR.

a. Documentación

revisada del Archivo (Formato

de Inventarios).

b. Análisis del

Indicador PINAR.

Internos:

Todos los procesos (a)

2.Subproceso de Gestión

Documental -

Archivo

Internos:

1. Subproceso de

Gestión Documental 2.Subproceso

Control Interno

Externos:

3. Archivo General

de la Nación

Verificación realizada

a la documentación de los procesos (1)

Informe de

Auditorías internas

y/o externas de entes de control (2)

(3)

A *Tomar Acciones de mejora de auditorías internas y/o

externos.

a. Planes de

mejoramiento.

Internos:

Todos los procesos (a)

Subproceso Control Interno (a)

Externos:

Archivo General de la

Nación (a)


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FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Gestión Documental - Bioestadística y Archivo de Historias Clínicas

OBJETIVO Garantizar el manejo adecuado de las Historias Clínicas en cumplimiento de la normatividad aplicable

RESPONSABLE DEL

SUBPROCESO

Líder de Área de Bioestadística y Archivo de Historias Clínicas


Interno:

1. Proceso de

Planeación

2.Subproceso

Gestión Documental - Bioestadística

Externos:

3.Ministerio de Salud

Plan Estratégico –

Plan de Acción

vigencia (1)

Código de Ética y Buen Gobierno (1)

Solicitud de las necesidades del

área. (2)

Ley 23 de 1981(3)

Resolución 1995 de 1999 (3)

P


vigencia del área.

*Estudio de la normatividad aplicable para el manejo de Historias Clínicas del Hospital Militar.


b. Plan Operativo

del área

b. Elaboración del

Manual de Historias Clínicas.

Interno:

Proceso de Servicios Logísticos –

Bioestadística (a)(b)(c).

Internos:

1. Subproceso Gestión

documental-

Bioestadística.

2. Proceso Consulta Externa.

Manual de Historias Clínicas (1)

Listado de consultas

programadas por

médico(2)

Formato diligenciado de apertura de

H

*Apertura de Historias Clínicas.

*Custodia de Historias Clínicas.

*Entrega y recibo de Historias Clínicas.

*Codificación de Historias Clínicas.

*Administración de Historias clínicas.

a. Historia Clínica

física.

b.Historia Clínica cargada en el

software

institucional.

c. Copias de Historias Clínicas.

Internos:

Consulta Externa(a) y (b) Urgencias (a) y (b)

Hospitalización(a) y (b) Cirugía(a) y (b)

Apoyo Diagnostico(a) y

(b) Apoyo Terapéutico (a) y

(b)


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FT-CLDD-02 V2

Externos:

3.Usuario

historia clínica y

soportes(3)

Formato diligenciado de solicitud de

copias de historias

clínicas(3)

*Respuesta a solicitudes de Fotocopias de Historias

Clínicas.

Externos:

Usuario(c)

Internos:

1.Comité de

Historias Clínicas 2. Proceso Consulta

externa

Externos:

3.Usuario

Lista de chequeo de

acuerdo al manual de historias

clínicas(1)

Listado de médicos /

planillas de consulta externa – software

(2)

Formato diligenciado

de apertura de historia clínica y

soportes(3)

Formato diligenciado

de solicitud de copias de historias

clínicas y soportes (3)

V

*Verificación del cumplimiento de los requisitos de la

Historia Clínica.

*Recolección de información Estadística.

*Verificación del indicador de gestión del subproceso.

a. Entrada al

archivo de gestión

de historias clínicas.

b.No. De consultas

programada por

medico con historia clínica.

c.Ingreso de la

historia clínica al

software institucional.

d. Entrega de

copias al usuario

de la Historia Clínica.

e. Análisis del

indicador del área.

Internos:

Soporte Logístico – Bioestadística (a, e)

Consulta Externa (b) Urgencias (c)

Hospitalización (c) Cirugía (c)

Apoyo Diagnostico (c)

Apoyo Terapéutico (c)

Externos:

Usuario(d)

Internos:

1. Subproceso de

Informe de

Auditorías internas y/o externas de

A

*Acciones de mejora de auditorías internas y/o externos

*Tomar Acciones de mejora avaladas por el Comité de Historias Clínicas.

b. Planes de mejoramiento.

Internos:

Todos los procesos (a) Entes Internos de control


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FT-CLDD-02 V2

Control Interno

Externos:

2.Contraloria

entes de control (1)

(2)

Auditorias Médica / Calidad (2)

(b)

Externos:

Contraloría (b)


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FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Gestión Documental - Registro y Correspondencia

OBJETIVO Recibir, tramitar y entregar la correspondencia llegada y salida del Hospital Militar Central

RESPONSABLE DEL

SUBPROCESO

Líder de Área de Registro y Correspondencia


Interno:

1. Proceso de

Planeación

2.Subproceso

Gestión Documental - Registro y

Correspondencia

Externos:

3.Archivo General

de la Nación


Plan de Acción

vigencia (1)


Solicitud de las necesidades del área

(2)

Acuerdo 042 de

2002 (3)

Acuerdo 060 de 2001 (3)

P


vigencia del área.

*Estudio de la normatividad aplicable para y definición de

directrices para la organización del Registro y Correspondencia del Hospital Militar.

a. Necesidades del

área.

b. Plan Operativo del área.

b. Elaboración

Manual de

Procedimiento de Registro y

Correspondencia.

Interno:

Proceso Soporte Logístico

– Registro y Correspondencia (a)

(b)(c)

Internos:

1.Todos los

procesos

2.Subproceso Gestión Documental

- Registro y Correspondencia

Manual de

Procedimientos de Registro y

Correspondencia (2)

Documentos

generados por los diferentes procesos

del hospital para correspondencia

H

*Radicación de correspondencia.

*Recepción y entrega de documentos internos y externos del Hospital Militar.

a. Correspondencia

externa que ingresa al Hospital

– Cargada en el software

institucional.

b. Correspondencia

interna del Hospital - Archivo

Internos:

Todos los procesos (a) y

(b)

Externos:

Entidades externas y

usuarios (c)


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FT-CLDD-02 V2

Externos:

3.Entidades Externas y usuarios

interna y externa (1)

Documentos de

entidades externas y usuarios(3)

de gestión.

c. Correspondencia

externa que sale del Hospital -

Cargada en el

software institucional.

Internos:

1.Área de Correspondencia

Externo:

2.Entidades Externas

Correspondencia

externa que llega al Hospital - Libro

control radicación de reloj (2)

Correspondencia Interna del Hospital

- Formato Planilla de consecutivo interno

(1)

Correspondencia Externa que sale del Hospital - Formato Planilla de

consecutivo externo

y Planillas de control de envíos de correo

certificado - empresa contratada

(entidades de Bogotá y fuera de la

ciudad) (1)

V *Revisión de la radicación y entrega de correspondencia

interna y externa.

a. Reporte físico del Software con firmas del

funcionario que recibe la

correspondencia

externa que llega al Hospital.

b. Registro planilla consecutivo interno con firmas

del funcionario que

recibe correspondencia

interna.

c. Registro planilla consecutivo externo y Reporte físico del software con sellos de

recibido de la entrega de

correspondencia

externa que sale del Hospital.

Internos:

Todos los procesos (a)(b)

Área de Correspondencia

(a)(b) (c)

Externo:

Entidades Externas(c)


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FT-CLDD-02 V2

Y Registro de control de envíos de correo certificado con soportes de

certificados de entrega de la entidad

contratada.

Internos:

1.Subproceso de

Control Interno

Externos:

2.Contraloría

Informe de Auditorías internas

y/o externas de entes de control (1)

(2)

A

*Tomar Acciones de mejora de auditorías internas y/o externos.

a. Planes de mejoramiento.

Internos:

Entes Internos de control

(a)

Externos:

Contraloría (a)


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FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Seguridad - Control de Ingreso

OBJETIVO Realizar el control de ingreso de usuarios internos y externos del Hospital Militar, así como el control de la central telefónica y la administración de parqueaderos

RESPONSABLE

DEL SUBPROCESO Líder de Área Control de Ingreso


Interno:

1. Proceso de

Planeación

2.Proceso Servicios Logísticos


Plan de Acción

vigencia (1)


Solicitud de

necesidades (2)

P

*Definición del Plan Operativo y los recursos para la vigencia del área

a. Necesidades del área

b. Plan Operativo

del área

Interno:

1.Proceso Servicios

Logísticos - Seguridad

(a)(b)

Interno:

1.Todos los Procesos

2.Proceso Gestión

Humana

3.Proceso de Formación y

Docencia

4.Suproceso de

Seguridad

Llamada telefónica (1) y (7)

Certificación laboral y/o contrato (2)

Formato Información

Personal (4)

Hoja de Registro

ingreso prácticas formativas -

Estudiantes (3)

Recibo oficial de

Caja – carnets (5)

Carnet del

H

*Recepción y transferencia de llamadas – Central telefónica.

*Carnetización funcionarios y estudiantes.

*Información general y control de ingreso y salida a funcionarios estudiantes y usuarios.

*Control de ingreso y salida a personal con Órdenes

Judiciales.

*Administración de Parqueaderos.

a. Llamada

transferida

b. Carnet.

c. Control de

Ingreso al personal

del hospital y usuarios.

d. Control del

ingreso, salida vigilancia en el

parqueadero.

Interno:

Todos los Procesos (a)(e)

Funcionarios y

estudiantes (b), (c) y (d)

Subproceso de Seguridad

(g)

Subproceso de Tesorería

(f)

Adquisición de Bienes y

Servicios (g)


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FT-CLDD-02 V2

5.Subproceso de Tesorería

6. Proceso de Adquisición de

Bienes y Servicios

Externo:

7.Usuarios

funcionario (4)

Carnet y/o ticket del

parqueadero (1) (7)

Formato de salida

y/o ingreso de equipos (1)

Oficio y/o

Formato salidas de

remisiones y material central de

esterilización (1)

Contrato de

Vigilancia (4) y (6)

Manual de Supervisión (6)

*Aprobación de las solicitudes de ingreso y salida de equipos médicos.

*Supervisión del objeto contractual a la empresa de

vigilancia.

f. Conciliación por

facturación en parqueaderos.

e. Formato de

salida/o ingreso de equipos con el

sello de

autorización de Seguridad Militar.

g. Informes de

Supervisión.

Externo:

Usuarios (a), (c) y (d)

Interno:

1.Suproceso de

Seguridad

Reuniones periódicas del área (1)

V

*Verificación de las actividades de realizadas en el área

de Control de Ingreso.

a. Actas de Reunión.

Interno:


(a)

Interno:

1.Subproceso de Control Interno

Externo:

2.Contraloría

Informe de Auditorias (1) y (2)

A *Tomar Acciones de Mejora. a. Planes de

Mejoramiento.

Interno:

Subproceso de Control Interno (a)

Subproceso Seguridad

(a)

Externo:

Contraloría (a)


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FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Seguridad - Contrainteligencia

OBJETIVO Realizar los estudios de seguridad del personal del planta que ingresa y monitoreo estratégicos a las instalaciones del Hospital Militar

Central

RESPONSABLE DEL SUBPROCESO

Líder Área de Contrainteligencia


Interno:

1. Proceso de

Planeación

2.Proceso Servicios Logísticos


vigencia (1)


Solicitud de las necesidades (2)

P

*Definición del Plan Operativo y los recursos para la vigencia del área.


b. Plan Operativo

del área.

Interno:

1.Proceso Servicios

Logísticos - Seguridad (b)

2..Proceso de Planeación (a)

Interno:

1.Proceso de Gestión

Humana

Solicitud y listado

de personal que ingresa al Hospital

Militar Central (1)

H

*Realización de estudios de seguridad al personal de

planta del Hospital Militar Central.

a. Resultados de

los Estudios de Seguridad.

Interno:

Proceso de Gestión

Humana (a)

Interno:

1.Subproceso de

Seguridad

2. Proceso de

Adquisición de Bienes y Servicios

3. Procesos y/o

Servicios

Contrato de

Vigilancia (1) y (2)

Revistas periódicas - libro Minuta /

Registro de

Novedades (1)

Solicitud de los servicios para

Código Azul (3)

*Monitoreo estratégico a las instalaciones del Hospital militar –Central de Monitoreo.

*Manejo de Código Azul (reanimación (anestesiología,

medicina interna y terapia respiratoria).

b. Minuta /

Registro de Novedades.

c. Informe de

supervisión.

d. Llamado Código

Azul.

Interno:


(b) y (c)

Proceso de Adquisición

de Bienes y Servicios (c)

Servicios asistenciales (d)


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FT-CLDD-02 V2

asistenciales

4. Subproceso de

Salud Ocupacional

Plan de Emergencias (4)

e. Atención a

emergencias.

Todos los procesos (e)

Interno:

1.Suproceso de Seguridad

2. Proceso de Adquisición de

Bienes y Servicios

Contrato (1)

Manual de

Supervisión (2)

V

*Supervisión de actividades contratadas por la empresa de circuito cerrado de televisión.

a. Informes de

Supervisión.

Interno:


(a)

Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios (a)

Interno:

1.Subproceso de

Control Interno

Externo:

2.Contraloría

Informe de Auditorias (1) y (2)

A *Tomar Acciones de Mejora. a. Planes de Mejoramiento.

Interno:


Subproceso Seguridad (a)

Externo:

Contraloría (a)


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FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Servicios Logísticos - Alimentación

OBJETIVO Garantizar la prestación de servicios auxiliares de Alimentación

RESPONSABLE

DEL SUBPROCESO

Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Alimentación


Internos:

1.Proceso de

Planeación

2.Financiera

3.Adquisición de

Bienes y Servicios

Plan Estratégico – Plan

de Acción vigencia (1)


Aprobación de la necesidad en el Plan de

compras (1)

Presupuesto (2)

Proceso de selección

(3)

P

*Definición del Plan Operativo para la vigencia.

*Gestionar la contratación de una firma que provea el

servicio de alimentación.

a. Plan Operativo

del área.

b. Contrato.

Internos:

Proceso Servicios logísticos – Subproceso

Alimentación (a)(b)

Internos:

1.Proceso Servicios

logísticos – Subproceso

Alimentación

2.Proceso de

Adquisición de Bienes y servicios

Contrato (1)

Manual de Supervisión ( 2)

H *Supervisión de la ejecución del contrato de suministro de alimentación a pacientes hospitalizados y médicos

residentes e internos.

a. Informe de

Supervisión.

Internos:


de Bienes y servicios (a)

Subproceso de Control

Interno ( a)

Gestión Gerencial (a)


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FT-CLDD-02 V2

Internos:

1.Proceso Servicios logísticos –

Subproceso

Alimentación

Informe de Supervisión (1)

V

*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las

condiciones establecidas en el contrato y al cumplimiento de la normatividad de Puntos críticos de Control.

a. Informe de

Supervisión.

b. Lista de chequeo de Plan

de seguimiento a

puntos críticos HACCP.

Internos:




Interno ( a)


Alimentación (a)(b)

Internos:

1.Subproceso de

Epidemiologia 2.Subproceso de

Seguridad y salud en el trabajo

3.Subproceso de Calidad

4.Subproceso de

Control Interno

Externos:

5. Secretaria de

Salud 6. Min. de Medio

Ambiente 7.Contraloría

General de la República

Informes de

Autoritarias (1,2,3,4,5,6,7)

A

*Tomar Acciones de mejora.

a. Planes de

mejoramiento.

Internos:

Subproceso de Epidemiologia (a)

Subproceso de Seguridad y salud en el trabajo (a)

Subproceso de Calidad (a)


(a)Interno

Externos:

Secretaria de Salud. (a)

Min. de Medio Ambiente (a)

Contraloría General de la República (a)


Página: 16 de 30

FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Servicios Logísticos - Hotelería

OBJETIVO Garantizar la prestación de servicios auxiliares de Hotelería - habitaciones, limpieza y desinfección en la Institución


Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Hotelería


Internos:

1.Proceso de Planeación

2.Financiera

3.Adquisición de Bienes y Servicios


vigencia (1)

Código de Ética y

Buen Gobierno (1)

Aprobación de la

necesidad en el Plan de compras

(1)

Presupuesto (2)

Proceso de

selección (3)

P


*Gestionar de los recursos para la compra de productos de

aseo, elementos para dotación de habitaciones.

*Gestionar la contratación de una firma que provea el

servicio de limpieza y desinfección y de prestación servicio señal de televisión.

a. Plan Operativo

del área.

b. Contrato.

Internos:

Proceso Servicios

logísticos – Subproceso Hotelería (a)(b)

Internos:


Subproceso Hotelería

2.Proceso de Adquisición de

Bienes y servicios

Contrato (1)

Manual de

Supervisión ( 2)

Lista de chequeo-

revisión habitaciones (1)

Solicitudes de

H

*Supervisión de la ejecución del contrato de servicios de

limpieza y desinfección, de señal de televisión, de productos

de aseo y de elementos para dotación de habitaciones.

*Revistas para determinar estado de las habitaciones informando a mantenimiento las novedades encontradas para

su corrección.

*Mantenimiento de persianas y cortinas.

*Servicio de botones- traslado silla de ruedas.

a. Informe de

Supervisión.

b. Informe de las

novedades – estado de

habitaciones que

requieren mantenimiento.

Internos:

Proceso de Adquisición de Bienes y servicios (a)


Interno ( a)

Gestión Gerencial (a)


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FT-CLDD-02 V2

3. Todos los

Procesos

Externos:

4.Usuario

servicios y/o

revistas - formato solicitud de servicio

(3)

Solicitud del

usuario (4)

Inventario silla de ruedas (4)

c. Mantenimiento

formato orden de trabajo.

d. Libro registro

novedades de piso.

e. Traslado del

usuario silla de ruedas.

Proceso de Mantenimiento –

Subproceso Talleres y

Subproceso Equipo industrial (b) y (c)

Proceso Servicios


de Hotelería (d)

Usuarios (e)

Internos:

1.Proceso Servicios


Alimentación

Informe de Supervisión (1)

Formato

diligenciados

solicitud de servicio (1)

V


condiciones establecidas en el contrato.

*Verificar que los mantenimientos solicitados de las

habitaciones, estado de persianas y cortinas.

a. Informe de

Supervisión.

b Libro registro

novedades de piso.

Internos:



Interno ( a)

Proceso Servicios

logísticos – Subproceso de Hotelería (a) (b)

Internos: 1.Subproceso de

Epidemiologia 2.Subproceso de

Seguridad y salud en

el trabajo 3.Subproceso de

Calidad 4.Subproceso de

Informes de

Autoritarias (1,2,3,4,5,6,7)

A


a. Planes de

mejoramiento.

Internos: Subproceso de

Epidemiologia (a) Subproceso de Seguridad

y salud en el trabajo (a)


Subproceso de Control (a)Interno


Página: 18 de 30

FT-CLDD-02 V2

Control Interno

Externos:

5. Secretaria de

Salud

6. Min. de Medio Ambiente

7.Contraloría General de la

República

Externos:

Secretaria de Salud (a) Min. de Medio Ambiente

(a)



Página: 19 de 30

FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Servicios Logísticos - Imprenta

OBJETIVO Garantizar el suministro de la papelería que para su funcionamiento requieren cada una las áreas de la Institución


Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Imprenta


Internos:


2.Proceso Gestión

Financiera

3.Proceso


4. Todos los procesos


Plan de Acción vigencia (1)


Aprobación de la


(1)

Presupuesto (2)

Proceso de

selección (3)

Solicitud escrita para la elaboración

de papelería

(formatos, libretas, folletos, entre

otros, encuadernación y

empaste) (4)

P


*Gestionar los recursos para la compra de insumos para la

elaboración de papelería.

*Gestionar de los recursos para el mantenimiento del equipo industrial de impresión.

*Elaborar Programa de producción de imprenta.

a. Plan Operativo

del área.

b. Contrato.

c. Programa de

producción de

imprenta.

Internos:

Proceso Servicios logísticos Subproceso

Imprenta (a)(b)(c)


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FT-CLDD-02 V2

Internos:


Subproceso

Imprenta


Bienes y servicios

Contrato (1)


Orden de trabajo (1)

Cargue de materia

prima en kardex (1)

H

*Supervisión de la ejecución de los contratos de insumos y mantenimiento del equipo.

*Verificación arte antes de impresión del trabajo.

*Ejecución de la orden trabajo (impresión).

*Alistamiento (corte y empaque).

a. Informe de

Supervisión.

b. Orden de producción.

c. Descargue materia prima del

kardex.

d. Orden de

despacho producto terminado.

e. Orden de

producto

terminado.

Internos:



Subproceso de Imprenta

(b)(c) (d) (e)

Todos los procesos (e)

Internos:

1.Proceso Servicios


Imprenta

Informe de

Supervisión (1)

Orden de

Producción (1)

Orden de despacho producto terminado

(1)

Orden de Producto

Terminado (1)

V


condiciones establecidas en los contratos.

*Verificación kardex (entradas- salidas).

a. Informe de

Supervisión.

b. Kardex – software

institucional.

Internos:




Interno ( a)

Proceso Servicios

logísticos – Subproceso Imprenta (a) (b)

Internos:


2.Subproceso de Control Interno

Informes de Autoritarias (1,2,3)

A

*Tomar Acciones de mejora

a. Planes de mejoramiento

Internos:




Página: 21 de 30

FT-CLDD-02 V2

Externos:

3.Contraloría General de la

República

Externos:



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FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Servicios Logísticos - Lavandería

OBJETIVO Garantizar el suministro de la prendas hospitalarias que para su funcionamiento requieren cada una las áreas de la Institución


Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Lavandería


Internos:


2.Proceso Gestión

Financiera

3.Proceso


4. Procesos asistenciales

(Hospitalización, Consulta Externa,

Cirugía, Apoyo Diagnóstico, Apoyo

Terapéutico)


vigencia (1)

Código de Ética y

Buen Gobierno (1)

Aprobación de la


(1)

Aprobación de la


(1)

Presupuesto (2)

Proceso de

selección (3)

Solicitud escrita para la elaboración,

lavado y entrega

de prendas hospitalarias (4)

P


*Gestionar los recursos para la compra de insumos para

confección, mantenimiento, lavado, secado y distribución de

ropa a las diferentes áreas.

*Gestionar los recursos para el mantenimiento del equipo industrial de lavandería.

*Elaborar Programa de confección de prendas.

a. Plan Operativo del área.

b. Contrato.

c. Programa de confección de

prendas.

Internos:

Proceso Servicios logísticos Subproceso

lavandería (a) (b) (c).


Página: 23 de 30

FT-CLDD-02 V2

Internos:

1.Proceso Servicios

logísticos –

Subproceso lavandería

2.Proceso de

Adquisición de

Bienes y servicios

3. Procesos asistenciales

(Hospitalización,

Consulta Externa, Cirugía, Apoyo

Diagnóstico, Apoyo Terapéutico) (e)

Contrato (1)


Orden de confección de

prendas (1)

Cargue de materia

prima en kardex (1)

Programa de

confección de

prendas (1)

Formato solicitud

de servicio (3)

H

*Supervisión de la ejecución de los contratos de insumos

para el lavado de prendas y materia para confección de prendas hospitalarias y dotación para habitaciones,

mantenimiento equipo industrial y de confección de

lavandería.

*Ejecución de la orden trabajo (confección de prendas).

*Recolección y entrega de prendas limpias.

a. Informe de

Supervisión.

b. Orden de producción.

d. Descargue materia prima del

kardex.

e. Planillas de

control de recolección y

entrega de prendas para

lavado.

f. Planillas control

entrega prendas nuevas

confeccionadas a los servicios

Internos:



Subproceso de lavandería (c) (d) (f)

Procesos asistenciales (Hospitalización, Consulta

Externa, Cirugía, Apoyo Diagnóstico, Apoyo

Terapéutico)(e)

Internos:

1.Proceso Servicios


lavandería

Informe de

Supervisión (1)

Planillas de control de recolección y

entrega de prendas para lavado (1)

V

*Verificación de los aspectos a evaluar de acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos.

*Verificación kardex (entradas- salidas).

*Verificación proceso de lavado de ropa.

*Verificación proceso confección de prendas hospitalarias.

a. Informe de

Supervisión.

b. Planillas de

control de recolección y

entrega de prendas para

lavado.

c. Registro de

Kardex en software

Internos:



Interno ( a)

Proceso Servicios

logísticos – Subproceso lavandería (a) (b) (c)


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FT-CLDD-02 V2

institucional.

Internos:

1.Subproceso de

Calidad 2.Subproceso de

Control Interno

Externos:

3.Contraloría


Informes de

Autoritarias (1,2,3) A


a. Planes de

mejoramiento.

Internos:

Subproceso de Calidad

(a) Subproceso de Control

Interno (a)

Externos:



Página: 25 de 30

FT-CLDD-02 V2

SUBPROCESO Servicios Logísticos - Transportes

OBJETIVO Garantizar el servicio de traslado seguro de usuarios y funcionarios a través del parque automotor con que cuenta la institución


Coordinador Apoyo Servicios Auxiliares - Líder del Área de Transportes


Internos:


2.Proceso Gestión

Financiera

3.Proceso


4. Todos los Procesos

5. Gestión Gerencial


vigencia (1)

Código de Ética y

Buen Gobierno (1)

Aprobación de la


(1)

Presupuesto (2)

Proceso de

selección (3)

Solicitud escrita asignación vehículo

para

desplazamiento (4)

Directiva No. 001 de 2014 (5)

P

*Definición del Plan Operativo para la vigencia del área.

*Gestionar los recursos para la adquisición de parque

automotor, combustibles, mantenimiento parque automotor,

seguros e impuestos, revisiones tecno mecánicas.

*Elaboración Programación diaria de vehículos.

*Análisis de la normatividad y definición del Plan Seguridad

Vial.

a. Plan Operativo

del área.

b. Contrato.

c. Programación

diaria de vehículos.

d. Plan Seguridad

Vial.

Internos:


de Bienes y servicios (b)


Interno (b)


Transportes (a)(b)(c)(d)


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FT-CLDD-02 V2

Internos:

1. Proceso Servicios logísticos –

Subproceso

Transportes


Bienes y servicios

3. Todos los

procesos

Contrato (1)

Manual de

Supervisión ( 2)

Programación

diaria de vehículos – cargada software

institucional (1)

Programa de

mantenimiento, repuestos y

combustibles parque automotor–

cargada software

institucional(1)

Orden del día Oficial de Servicio

(1)

Solicitudes de las

áreas de préstamo de vehículo –

cargada software institucional (1)(3)

H

*Supervisión de la ejecución de los contratos la adquisición de parque automotor, combustibles,

mantenimiento parque automotor, seguros e impuestos, revisiones tecno mecánicas.

*Cumplimiento de la Programación diaria de vehículos.

*Ejecución Plan de mantenimiento vehículos.

a. Informe de Supervisión.

b. Boleta de a bordo del vehículo.

c. Cuenta fiscal

(mantenimiento reparaciones

combustibles).

d. Remisión de

salida y entrada de vehículo al taller

para

mantenimiento (software

institucional).

Internos:


Subproceso de Control Interno (a)(c)

Subproceso Presupuesto

(c)

Proceso Servicios

logísticos – Subproceso Transportes (a) (b) (c)

(d)

Internos:

1. Proceso Servicios logísticos –

Subproceso

Transportes

Informe de

Supervisión (1)

Programación diaria de vehículos

(1)

Programación de

V


condiciones establecidas en los contratos.

*Verificación diaria del mantenimiento de primer y segundo escalón del vehículo

*Revista mensual de vehículos.

a. Informe de

Supervisión.

b. Informe de verificación de

mantenimiento.

Internos:




Interno ( a)


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FT-CLDD-02 V2

NORMATIVIDAD

ARCHIVO – BIOESTADISTICA – CORRESPONDENCIA

Ley 594 de 2000 Ley General Archivo Reglas y principios y generales que regulan la función archivística del estado

Reglamento de Archivo – Archivo General Nación.

Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que

cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de

mantenimiento de

vehículos (1)

Orden del día Oficial de Servicio

(1)

Indicador (1)

*Revista diaria de vehículo por parte del Oficial de Servicio.

*Seguimiento a la medición indicadores del subproceso.

c. Registro de

Kardex en software

institucional.

d. Medición y

Análisis del Indicador.

Proceso Servicios

logísticos – Subproceso Transportes (a)(b)(c)(d)

Internos:


2.Subproceso de

Control Interno 3 Subproceso

Transportes

Externos:

3.Contraloría


Informes de Autoritarias (1,2,3)

Informe de

Supervisión (3)

A *Tomar Acciones de mejora.

a. Planes de mejoramiento.

Internos:

Subproceso de Calidad

(a) Subproceso de Control

Interno (a) Subproceso de

Transportes (a)

Externos:

Contraloría General de la

República (a)


Página: 28 de 30

FT-CLDD-02 V2

NORMATIVIDAD

2000.

Ley 23 de 1981 Por la cual se dictan normas en materia de ética médica.

Resolución 1995 de 1999 Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica.

Acuerdo 060 de 2001 Por cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en la entidades públicas y privadas que

cumplen funcione públicas.

Circular Interna 022 del 2011 Reglamentación manejo de correspondencia – establecer las directrices para dar cumplimiento de los programas de

gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos del Hospital Militar Central.

ALIMENTACION, HOTELERIA, LAVANDERIA, IMPRENTA Y TRANSPORTE

Resolución interna No. 591/2015 Política seguridad del paciente.

Resolución interna No. 554 2012 valores institucionales

Resolución interna 4/10/2014

Establecer grupos internos de Funcionamiento

Circular interna 021/2013 buenas prácticas para uso del papel

Resolución interna 1070 4-09-2012 Adoptar el manual de supervisión e interventoría.

INDICADORES DOCUMENTOS RECURSOS VALORES

ARCHIVO:

Porcentaje de avance Plan

Institucional de Archivo

Implementado Numero actividades realizadas del Plan

Institucional de Archivo / Numero

Se tendrá en cuenta cada uno de los

siguientes documentos (según

aplique):

- Manuales propios para el área.

Los recursos requeridos para el

funcionamiento del proceso, se

ilustran a continuación, siendo

coherentes con la gestión que se

desempeña para la atención

Compromiso.

Respeto.

Lealtad.


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FT-CLDD-02 V2

INDICADORES DOCUMENTOS RECURSOS VALORES

actividades programadas del Plan

Institucional de Archivo

Inventarios:

No. De inventarios recibidos / No. De

inventarios totales

BIOESTADISTICA:

% Demanda Efectiva

No. De HC no entregadas/ Pacientes

atendidos *100-100

REGISTRO Y CORRESPONDENCIA:

N/A

AREA TRANSPORTES

Porcentaje de avance de Plan Vial

No actividades realizadas del Plan Institucional

Vial / No actividades programadas del Plan

Institucional Vial.

- Procedimientos propios del área.

- Instructivos propios para la Oficina

según aplique.

- Formatos.

Que a la fecha, se encuentren

vigentes y que requiera el área para

la gestión y normal funcionamiento.

institucional y sus requerimientos.

De acuerdo al manual de funciones

vigente en la institución y los

requerimientos de talento humano

para el normal funcionamiento del

proceso.

Los requeridos en recursos físicos y

tecnológicos para la atención y

prestación de las actividades

propias.

Transparencia.

Humanización.

Trabajo en equipo.

Austeridad.


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FT-CLDD-02 V2

Convenciones: P: Planear H: Hacer V: Verificar A: Actuar

hospital militar central nit: 830.040.256-0 · 3.gobierno nacional 4.archivo general de la nación...

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