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MANUAL DE CAPACITACIÓN Punto de Venta (POS)
Autor: ERP Soluciones Fecha de Creación: Nov 1, 2006 Ultima Actualización: Nov 11, 2006 Versión: 1
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Nov 1, 2006 ERP Soluciones 1 No hay documentos previos
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Contenido
Tema Pag.Introducción …………………………………………………………………………………… 5 Descripción de las funcionalidades ……………………………………………………. 5 La Ventana Venta …………………………………………………………………………… 7 Especificando el tipo de venta ………………………………………………………….. 7 Especificando los productos a vender ……………………………………………….. 7 Especificando los datos del cliente ……………………………………………………. 9 Productos Negados …………………………………………………………………………. 10 PreOrden ……………………………………………………………………………………….. 11 Cotización ……………………………………………………………………………………… 11 Pagar una Venta …………………………………………………………………………….. 12 Facturar una Venta …………………………………………………………………………. 13 Operaciones monetarias ………………………………………………………………….. 14 Corte de caja ………………………………………………………………………………….. 14 Retiro de caja …………………………………………………………………………………. 15 Cancelación ticket …………………………………………………………………………… 16 Cancelación de factura ……………………………………………………………………. 18 Modificación manual de descuento …………………………………………………… 19 Modificando criterios de descuento …………………………………………………… 20 Consultas ………………………………………………………………………………………. 20 Consulta de productos negados ……………………………………………………….. 20 Consulta por el Kiosko de búsqueda …………………………………………………. 21 Búsqueda de PreOrdenes ………………………………………………………………… 22 Consulta de cotizaciones …………………………………………………………………. 23 Administración de usuarios ……………………………………………………………… 23 Mantenimiento de usuarios ……………………………………………………………… 23 Asignación de usuarios ……………………………………………………………………. 24 Modificación de políticas de descuento ……………………………………………… 25 Descuento por tipo de venta ……………………………………………………………. 25 Descuento para autor en compra de su obra ……………………………………... 26 Descuento básico FEP ……………………………………………………………………… 26 ABS de Convenios …………………………………………………………………………… 26 Convenios para productos FEP …………………………………………………………. 27 Convenios para productos OFE …………………………………………………………. 27 Rango de descuentos para OFE ……………………………………………………….. 28 Descuentos por volúmenes ……………………………………………………………… 29 Promociones por producto ………………………………………………………………. 30 Promociones por familia ………………………………………………………………….. 31 Descuentos predefinidos por editorial ……………………………………………….. 31
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Productos con excepción …………………………………………………………………. 32 Promociones por producto por hora ………………………………………………….. 32 Promociones por editorial por hora …………………………………………………… 33 Promociones por familia por hora …………………………………………………….. 33 Buscar un ticket ……………………………………………………………………………… 34 Venta a autores de su propia obra ……………………………………………………. 34 Parametrización del centro de pagos …………………………………………………. 35 Definición de la utilidad mínima ……………………………………………………….. 35 Sincronización ………………………………………………………………………………… 35
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Introducción La aplicación del punto de venta toma conceptos clave de una venta común y los representa
en un sistema computacional. El punto de venta permite manejar una gran cantidad de datos en forma ordenada y sistemática.
Se utilizan herramientas robustas para la persistencia y el acceso a los datos garantizando la
consistencia de éstos. El punto de venta integra elementos de hardware (lector de códigos de barras, lector de
tarjetas, impresoras e infraestructura de redes) acelerando el proceso de venta de material bibliográfico.
La venta es el concepto central de la Aplicación de Punto de Venta. Existen varios aspectos
que son críticos en la realización de una venta y se han tomado en cuenta para la implementación de funciones.
Descripción de las funcionalidades La aplicación del punto de venta ofrece un conjunto de interfaces para la interacción con un
usuario. En su mayoría, las interfaces son ventanas de diálogo que solicitan datos esenciales para realizar alguna operación.
El punto de venta aplica el concepto de Perfil para distinguir entre usuarios y sus privilegios.
Los perfiles soportados a la fecha son 4: super-usuario, encargado de librería, cajero y vendedor. Cada perfil tiene privilegios o restricciones según sea el caso. La tabla muestra una descripción de los privilegios para los perfiles del punto de venta. Los privilegios determinan las funciones del sistema que están disponibles para cada perfil.
Perfil Funciones del Punto de Venta
Super_usuario Efectuar Venta, Generar factura, Generar factura por ventas mostrador, Buscar producto, Buscar cliente, Buscar empleado, Modificar Empleado, Generar Cotización, Generar PreOrden, Recuperar PreOrden, Recuperar Cotización, Buscar Factura, Buscar Ticket, Cancelar Factura, Cancelar Ticket, Devolución Parcial, Devolución Total, Devolución de valor, Consulta de Notas de Devolución, Registrar Negados, Registrar Solicitados, Recepción de Mercancía, Toma de Inventario, Ajuste de Inventario, Kiosko de búsqueda, Alta, Baja, Cambios de promociones locales, Alta, Baja, Cambios de promociones corporativas, Parametrización del motor de Descuentos, Corte de Caja, Ver último corte de caja, Cancelar Corte de Caja, Retiro de efectivo, Generar reporte por ventas crédito empleados, Efectuar cierre de caja, Sincronización manual POS - ERP – POS, Acceso y generación de Reportes, Mantenimiento a Usuarios, Parametrización de convenios y descuentos (Corporativo)
Encargado de Todas las funciones excepto:
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librería • Mantenimiento a Usuarios • Parametrización de convenios y descuentos (Corporativo)
Cajero Todas las funciones excepto: • Recepción de Mercancía • Toma de Inventario • Ajuste de Inventario • Alta, Baja, Cambios de promociones locales • Alta, Baja, Cambios de promociones corporativas • Parametrización del motor de Descuentos • Cancelar Corte de Caja • Sincronización manual POS - ERP – POS • Mantenimiento a Usuarios • Parametrización de convenios y descuentos (Corporativo)
Vendedor Búsqueda de producto Kioscos de búsqueda
Un perfil es identificado mediante un nombre de usuario y una contraseña. Los datos
anteriores son solicitados cuando el sistema inicia. La ventana inicial del sistema se muestra en la figura 1. En el centro de la pantalla se muestra una pequeña ventana que espera por los datos de un perfil.
Figura 1. Interfaz inicial del Punto de Venta
A continuación se describirá brevemente la funcionalidad del punto de venta.
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La Ventana Venta La ventana Venta (figura 2) es una interfaz de gran trascendencia en el Punto de Venta.
Aquí se hacen la mayor cantidad de operaciones. Esta interfaz permite agregar todos los datos que describen una venta tal como los productos a vender, los datos del cliente y un desglose de costos.
Especificando el tipo de venta
Existen varios tipos de venta en el Punto de venta. GENERAL, EMPLEADO, CONVENIO, MIEBRO COMITÉ, INTERNET, AUTOR, FILIAL. El valor por defecto es la venta GENERAL. La selección del tipo AUTOR Y CONVENIO, disparan las ventanas Buscar Autor y Selección de Convenio respectivamente.
Especificando los productos a vender
Los productos a vender pueden especificarse de dos formas. Utilizando un lector de código de barras o haciendo una búsqueda manual.
Para utilizar un lector de código de barras es necesario dar click en el campo código de la
ventana Venta. El código será determinado por el lector de código de barras. Cuando el lector encuentra y alimenta el código del producto, su descripción aparece en la tabla de la ventana Venta. Está opción es aplicable en el concepto de autoservicio.
En la segunda forma, el producto solicitado por un cliente es localizado mediante una
búsqueda manual. La búsqueda de productos se realiza con la ventana BuscarProducto (Figura 3). Es posible acceder a ésta ventana a través del menú Venta > Producto o colocando el puntero del ratón en el campo Código y presionando la tecla F3. La ventana BuscarProducto permite realizar búsquedas de artículos en base a campos. Los campos que pueden especificarse en una búsqueda son los siguientes: Titulo, Autor, ISBN, Editorial, Área Temática y Código. La búsqueda puede especificar un solo campo o varios para restringir los posibles resultados. Esta opción es aplicable en el concepto de mostrador.
La figura 3 muestra un ejemplo de búsqueda por título con la palabra "PERFUME” obteniendo
2 resultados. Los resultados que arroja una búsqueda se colocan en una pequeña tabla en la parte central de la ventana BuscarProducto. Al seleccionar un producto en la tabla de resultados se muestra un cuadro con información del mismo. La acción de presionar enter con el producto seleccionado coloca el código del producto en la ventana Venta. De esta forma es posible definir una cantidad y agregar el producto a la venta presionando enter.
Sugerencia. Para obtener todos los productos disponibles solo basta escribir %% en cualquier
campo de texto de la ventana BuscarProducto y presionar ENTER. Con los procedimientos anteriores es posible agregar varios productos a una venta. La tabla
de productos a comprar muestra información sobre el título del producto, el costo, el descuento y un total que muestra el monto total de la venta.
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Figura 2. Ventana Venta
Figura 3. Ventana BuscarProducto
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Especificando los datos del cliente
Existen dos casos en los que es necesario especificar los datos de un cliente: cuando se requiere una factura o cuando se pide una pre-orden. Opcionalmente también se puede especificar el cliente en un ticket o una cotización. El proceso de especificar un cliente es similar a la especificación de productos.
Es posible localizar los datos de un cliente insertando su número de cuenta directamente en
el campo de texto Cuenta, en la parte superior de la ventana Venta y presionando ENTER, si el número es correcto, los datos del cliente aparecerán en la parte superior de la ventana Venta.
Otra forma es buscar un Cliente manualmente en la ventana BuscaCliente (Figura 4). Es
posible acceder a ésta ventana a través del menú Venta > Cliente o colocando el puntero del ratón en el campo Cuenta y presionando la tecla F3. La búsqueda puede realizarse en base a los campos: Razón social, Nombre comercial, Cuenta y RFC. La búsqueda requiere especificar al menos un campo.
La figura 4. Muestra un ejemplo de búsqueda de un cliente por medio de su razón social con
la palabra “MARI”, lo que arroja 1 resultado. La ventana BuscarCliente también permite agregar clientes nuevos y editar existentes por
medio de los botones Nuevo y Editar. El uso de estas funciones requiere un perfil de super-usuario.
Cuando el botón Nuevo es presionado la ventana EdicionCliente aparece. La ventana
EdicionCliente tiene un conjunto de campos a ser llenados, cada uno de los campos solicita datos fiscales básicos.
Cuando se agrega un usuario al catálogo de usuarios éste se pone disponible en la tabla de
usuarios
En que situaciones es necesario dar de alta a un cliente? 1. Cuando el cliente pide factura y proporciona sus datos fiscales 2. Cuando un cliente solicita una pre-orden
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Figura 4. Ventana BuscarCliente
Productos Negados
En algunos casos los productos del catálogo para una librería no están disponibles debido a problemas como la pérdida o la falta de existencias. En estos casos es necesario hacer un seguimiento de los productos para posteriores solicitudes. Este proceso se hace por medio de la ventana Registro Productos Negados (Figura 5). Es posible acceder a esta ventana a través del botón Negados de la ventana Venta o la ventana BuscarProducto. Para negar un producto es necesario especificar el código, la cantidad y el cliente.
Cuando se invoca esta ventana desde la ventana Venta el código y el cliente se pueden
especificar por medio de las ventanas BuscarProducto y BuscarCliente respectivamente (presionando F3 en el campo de texto). La cantidad se especifica directamente en el campo de texto.
Desde la ventana BuscarProducto es necesario seleccionar un producto y después
presionar el botón Negado, el código y el cliente aparecerán automáticamente. Solo hay que especificar la cantidad.
La operación concluye presionando los botones Registrar y Cerrar.
Figura 5. Registro de Productos Negados
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El caso de los productos negados es especial y poco frecuente. Cuando los productos disponibles han sido agregados a la venta sin problema, es posible hacer algunas operaciones:
Pre-orden Cotización
Pago
Preorden
Una pre-orden permite hacer un apartado físico de los libros que un cliente solicita. Esta operación hace que las existencias de productos disminuyan virtualmente. Una pre-orden tiene una vigencia de 5 días. En la ventana Venta, una vez que los productos han sido agregados y el cliente definido se presiona el botón Pre-orden. Posterior a esto aparece un mensaje de notificación y se genera un documento de pre-orden parecido al de la figura 6.
Figura 6. Documento de pre-orden de ejemplo
Cotización
Una cotización tiene un enfoque informativo. Las cotizaciones permiten evaluar el costo de posibles compras. Una cotización es un proceso parecido a una pre-orden, que genera un documento con el desglose de los productos de una venta. A diferencia de una pre-orden, una cotización no hace disminuir los productos disponibles en el inventario. A partir de una cotización se puede generar un documento imprimible como el de la figura 7.
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Figura 7. Documento de cotización
Pagar una Venta
Hay varias posibilidades para hacer el pago de una venta. En primer lugar y en la mayoría de los casos se hace el pago sólo presionando el botón $ Pagar en la ventana Ven a (Figura 2). Al presionar el botón $ Pagar aparece la ventana FormaPago (Figura 8). En la ventana Forma Pago se especifica la forma de pago que puede ser alguna de las siguientes:
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Figura 8. Ventana de formas de pago
Crédito a empleados. Esta forma de pago se usa al hacer una venta a un empleado
de FCE. En ésta operación hay que especificar el monto del descuento en el campo de texto Monto.
Vales Bachilleres. Es una forma de pago que utiliza vales de bachilleres para pagar productos. En el campo Monto se especificará la cantidad en vales que es entregada en caja. Aunque la cantidad en vales entregada exceda el costo de la compra no hay devolución de efectivo.
Vales FCE. Es una forma de pago que usa vales de FCE para pagar productos. En el campo monto se debe definir la cantidad disponible en vales. En caso de que los
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vales entregados en caja excedan el monto total de la venta no hay devoluciones de cambio en efectivo.
Cheque. En el pago con cheque se usa un cheque para comprar productos. En el campo Monto se especifica el valor del cheque. Esta forma de pago es permitida solamente si el monto total del cheque es mayor o igual al monto total de la venta.
Efectivo. En este tipo de pago se usa efectivo para hacer la venta de productos. Si el importe de la compra excede el monto total de la venta las devoluciones en efectivo son permitidas.
Tarjeta de Crédito. Una forma de pago muy importante es el pago con tarjeta de crédito.
Tarjeta de Débito. Forma de pago con tarjeta de débito. Pago Virtual. Forma de pago que se cubre con Notas de Devolución (Notas de
Crédito) generadas por la devolución de producto. El monto de la devolución es tomado como un pago virtual para hacer una nueva compra.
Las formas de pago “Tarjeta de Crédito” o “Tarjeta de Débito” muestran una ventana en la
cual los datos de la tarjeta son insertados (Figura 9). Existen dos modalidades para obtener los datos de la tarjeta:
Usando un lector de tarjetas MagTek que obtiene los datos y los refleja en la
ventana automáticamente. De forma manual. Para ello es necesario insertar la contraseña de un perfil con
todos los privilegios. Inferior a la leyenda “Captura Manual” existe un cuadro de diálogo para insertar la contraseña y a la derecha un botón para confirmar la operación. Si la contraseña insertada es válida, todos los campos de texto se activan y pueden ser alimentados manualmente.
Figura 9. Centro de pagos con tarjeta bancaria
Sin importar la forma de pago el proceso de pagar una venta imprime un ticket con la
descripción de la venta.
Facturar una venta En algunas ocasiones el cliente requiere una factura. Para indicar si se debe generar una
factura es necesario hacer click sobre uno de los dos botones circulares que aparecen a un lado de
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la leyenda Facturar en la parte inferior de la ventana Venta. Al presionar el botón $ Pagar aparece la ventana de Formas de Pago (Figura 8). Ya se mencionó antes que es necesario definir un cliente para hacer una factura, en caso de no hacerlo el sistema enviará un mensaje de notificación.
Las formas de pago para facturación son las mismas que para ventas sin facturas. Las formas
de pago son validadas para ver si la transacción es posible. La validación toma en cuenta el monto total, el importe, y los criterios de descuento. Una vez que la venta se ha validado se presiona el botón Grabar en la ventana Formas de Pago lo que genera una factura como la siguiente.
Figura 10. Ejemplo de factura para venta de productos
Operaciones Monetarias
Corte de caja Un corte de caja permite hacer un reporte de las operaciones realizadas durante el día en un
Punto de Venta. Para realizar un corte de caja se usa el menú Operaciones > Corte Caja. Este menú muestra una ventana para seleccionar el corte de caja de un usuario en particular (figura 11).
Figura 11. Ventana para selección de corte de caja
Una vez que el usuario se ha seleccionado, se presiona el botón Efectuar lo que genera el
corte de caja para el usuario elegido. La figura 12 muestra el corte de caja para el usuario SUPER. Existen operaciones que se pueden hacer a partir de un corte de caja, como la impresión, guardar un corte y anular un corte.
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Figura 12. Corte de Caja.
Retiro de caja El retiro de efectivo es una operación de seguridad para evitar que en caja haya más efectivo
del permitido. Sólo el perfil de Cajero tiene la capacidad de realizar retiros. Cuando el límite de efectivo permitido sea sobrepasado el Punto de Venta mandará una notificación en pantalla para que se haga un nuevo retiro. Para realizar un retiro de efectivo se usa el menú Operaciones > Retiro de Efectivo lo que muestra la ventana Retiro efectivo en pantalla (figura 13).
Figura 13. Retiro de Efectivo
Después de alimentar los datos en la ventana Retiro Efectivo y presionar el Aceptar se
genera un nuevo documento imprimible con la información de la operación (Figura 14).
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Figura 14. Documento generado de operación de retiro
Cancelación de Ticket
La cancelación de un ticket consiste en cancelar una venta previa y devolver el monto del importe al cliente. La operación es realizada sin problemas siempre y cuando el corte de caja para el día no se haya hecho. El menú Operaciones > Cancelación Ticket muestra la pantalla Cancelación Tickets (Figura 15). Los tickets pendientes de aprobación pueden cancelarse. Para cancelar un ticket solo basta seleccionarlo en la tabla de tickets y presionar la tecla suprimir. Al presionar suprimir, el ticket aparece en la tabla Anulados por Aprobar, de esa forma es posible cancelar el ticket al seleccionarlo y presionar el botón Cancelar Ticket.
Figura 15. Cancelación de Tickets
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La acción de presionar el botón Cancelar Ticket dispara la ventana Anular Formas de
Pago mostrada en la figura 15(a). Esta ventana muestra información a cerca de la transacción por cancelar. En la parte superior se tienen los datos de la venta: número de ticket, tipo de la venta y monto. También se tiene una tabla que muestra las formas de pago que se utilizaron para hacer la venta. La cancelación de una venta implica la devolución del monto total de la venta. El monto total a cubrir por concepto de cancelación puede utilizar varias formas de pago al igual que una venta. La lista desplegable Formas de pago muestra la lista de formas de pago disponibles para cancelación:
Crédito a empleados. Documento que se paga a un empleado por concepto de una cancelación y que le da el poder de adquirir nuevos productos en FCE.
Vales Bachilleres. Vales de bachilleres por concepto de cancelación. Vales FCE. Vales para adquirir otros productos de FCE. Cheque. Devolución por cheque. Efectivo. Devolución en efectivo Tarjeta de crédito. Cancelación de la venta mediante transacción bancaria Pago virtual. Nota de devolución que permite la adquisición de nuevos productos
FCE. Tarjeta de débito. Cancelación de la venta mediante transacción bancaria.
En la figura 15(a) se muestra un ejemplo de cancelación usando varias formas de pago para cubrir un total de 264.1. Para agregar una forma de pago el la tabla inferior es necesario seleccionar la forma de pago, especificar el monto y presionar enter.
Sugerencia. Para eliminar una forma de pago de la tabla inferior seccionar la forma de pago y presionar SUPRIMIR.
Figura 15(a). Ventana Anular formas de pago
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La cancelación mediante tarjeta de débito o crédito es un caso especial. Cuando se selecciona Tarjeta de débito o crédito para cubrir la cancelación se dispara la ventana Cancelación de voucher.
Figura 15(b). Ventana de cancelación de voucher
La ventana Cancelación de voucher permite cancelar un pago que se hizo por transacción
bancaria. Sin embargo es necesario satisfacer las siguientes condiciones. Contar con el voucher correspondiente al pago bancario que desea cancelar. Que el pago bancario se haya hecho el mismo día. Que el monto a cancelar no exceda el monto del pago bancario.
Los datos necesarios son los números de operación y autorización y el monto. Todos estos
datos se encuentran en el voucher del pago bancario. Al presionar el botón confirmar se establece una conexión con el centro de pagos bancario. Si la transacción se realiza aparece la leyenda “Transacción Exitosa” y se activa el botón Imprimir con el cual es posible imprimir un voucher de cancelación de pago. Si la transacción falla se muestra una leyenda con el tipo de error encontrado, hay errores muy comunes como fallas al escribir los números o el monto, que la operación ya se haya hecho o en el peor de los casos que la conexión a Internet no esté disponible.
Cancelación de Facturas
La cancelación de una factura implica cancelar una factura hecha previamente y devolver el monto del importe al cliente. La operación es realizada sin problemas siempre y cuando el corte de caja para el día no se haya hecho. El menú Operaciones > Cancelación Facturas muestra la pantalla Cancelación Facturas (Figura 16). Las facturas anuladas pendientes de aprobación pueden cancelarse. Para cancelar hacer clic sobre ella en la tabla de facturas y presionar la tecla suprimir. Al presionar suprimir, la factura aparece en la tabla Anuladas por Aprobar, de esa forma es posible cancelarla al seleccionarla y presionar suprimir nuevamente.
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Figura 16. Cancelación de facturas.
En algunos casos un cliente puede solicitar la cancelación de un ticket o una factura fuera de
tiempo, es decir posteriormente al corte de caja que incluye a dicho ticket o factura. La solución a este problema es la creación de una Nota de Devolución. Las notas de devolución pueden crearse por medio del menú Devoluciones > Nota Devolución. El menú muestra la ventana Devolución (Figura 16). En ésta ventana es necesario elegir si la nota de devolución es para ticket o factura, además de alimentar el código de ticket o factura según sea el caso y la cantidad a devolver.
Figura 16. Ventana de Devolución
Modificación del manual de descuentos En algunos casos es necesario aplicar descuentos especiales o extraordinarios sobre los
productos de una venta. Es posible aplicar descuentos a los productos individualmente. Para hacer
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un descuento, en la ventana Venta se selecciona un producto de la venta y se presiona Enter. La acción anterior muestra la ventana Mod ficación manual de descuentos (Figura 17). i
Figura 17. Modificación del manual de descuentos
La modificación del manual de descuentos solo es posible si un super-usuario hace una
aprobación insertando su contraseña en el campo de texto Contraseña. Además es necesario alimentar el campo de Observaciones explicando las razones del descuento.
Modificando criterios de descuento
Existen criterios de descuento que se pueden modificar obedeciendo estrategias de negocio. Los criterios de descuento se encuentran en el menú Descuentos. Por ejemplo el Descuento por Tipo de Venta aclara el criterio de descuento para venta a Autores de sus propias obras. Cada criterio solicita datos que se usan como parámetros para definir descuentos. Sólo un super-usuario puede hacer cambios en los criterios de descuento. Si un cambio en un criterio de descuento se realiza, éste se verá reflejado en todos los Puntos de Venta de una sucursal.
Consultas El menú Consultas permite hacer consultas a Productos Negados, Kiosco de búsqueda,
Pre-ordenes y Cotizaciones.
Consulta de productos negados
Los productos negados pueden consultarse en el menú Consultas > Productos NegadosLa ventana para esta consulta es la ventana Productos Negados (Figura 18).
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Figura 18. Ventana para consulta de productos negados
La consulta de productos negados puede hacerse de dos formas posibles: Por un lado
mostrar todos los productos negados en la tabla y por otro lado hacer una búsqueda por fecha. Para hacer una búsqueda por fecha es necesario definir un rango de días para los cuales se
requiere conocer los productos negados utilizando los botones de cascada para seleccionar la fecha de inicio y final.
Además de las consultas, la ventana Productos Negados ofrece dos botones adicionales. El
botón Eliminar elimina la lista de los productos negados y el botón Imprimir imprime un documento con una descripción de los productos negados (Figura 19). El documento impreso puede ser usado para solicitudes de productos a proveedores.
Figura 19. Documento generado para productos negados
Consulta por Kiosco de Búsqueda
El kiosco de búsqueda permite extender la búsqueda de productos a otras sucursales de librerías de FCE. Accedemos al kiosco de búsqueda por medio del menú Consultas > Kiosco de Búsqueda, lo cual nos muestra la ventana de la figura 20. A la derecha de la leyenda Sucursal se tiene una cascada con el conjunto de sucursales, de las cuales es posible elegir una para hacer las
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consultas. Solo es necesario insertar uno o varios datos en los campos restantes y presionar el botón Buscar. Los resultados de la búsqueda se muestran en la tabla inferior y al seleccionar un producto en particular sus datos aparecen en un recuadro.
Figura 20. Kiosco de Búsqueda
Búsqueda de preordenes
La consulta de preordenes permite ver las preordenes del punto de venta. Accedemos ésta consulta por medio del menú Consultas > Pre-ordenes lo que despliega la ventana PreOredenes (Figura 21). Las consultas de preordenes pueden hacerse por número de pre-orden cuando el número está a la mano o por fecha de pre-orden cuando requerimos conocer las preordenes de un día específico. Es posible volver a cargar la venta a partir de una preorden, solo basta dar clic sobre una y presionar enter. Así es posible realizar la transacción de pago.
Figura 21. Ventana para consulta de preordenes.
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Consulta de cotizaciones.
La consulta de cotizaciones permite ver las cotizaciones hechas en un punto de venta. El menú Consultas > Cot zaciones muestra la ventana Cotizaciones usada para las consultas. Al igual que en la consulta de pre-órdenes aquí las consultas se hacen por medio del numero de cotización o la fecha de la cotización. Si la cotización o cotizaciones solicitadas existen, éstas son desplegadas en la tabla de Cotizaciones. Si seleccionamos una cotización y presionamos enter sobre ella los productos serán cargados en la ventana Venta, así una cotización puede transformarse en una venta.
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Figura 22. Ventana para consulta de cotizaciones.
Administración de Usuarios
La administración de usuarios es posible solo bajo el perfil de un super-usuario. Administrar los usuarios consiste en agregar o eliminar usuarios y asignación de cajas a usuarios. La administración de usuarios se hace a través del menú Usuarios. Mantenimiento de usuarios
El mantenimiento a usuarios se hace por medio del menú Usuarios > Mantenimiento lo que despliega la ventana Mantenimiento a usuarios (Figura 23). Esta ventana permite asignar y eliminar usuarios a empleados de FCE.
Para dar de alta a un empleado como usuario se hace click en el campo de texto
Identificador y se presiona F3. La acción anterior despliega la ventana Busca Empleado en pantalla (Figura 24). En la pantalla Busca Empleado buscar un empleado por medio de su ID o su nombre. De los resultados de la búsqueda de empleados se selecciona uno y se presiona enter. De esta forma el sistema regresa a la ventana Busca Empleado con los datos del empleado disponibles. Ahora es posible asignar un usuario, un perfil y una contraseña para el Punto de Venta. Una vez concluido el proceso de asignación de responsabilidades se presiona el botón Alta y el usuario es agregado a la lista de usuarios disponible.
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Sugerencia. Para obtener la lista de todos los empleados registrados escribir %% en cualquier campo de texto de la ventana BuscarEmpleado y presionar ENTER.
Para dar de baja a un usuario el proceso es más sencillo. Solo es necesario elegir un usuario
en la tabla de usuarios de la ventana Busca Empleado y presionar la tecla suprimir.
Figura 23. Ventana de mantenimiento a usuarios.
Figura 24. Ventana para búsqueda de empleados
Asignación de usuarios La asignación de usuarios es la asignación de series numéricas para usuarios del Punto de
venta. Accedemos a esta funcionalidad con el menú Usuarios > Asignación mismo que despliega la ventana Asignación Usuarios. El proceso de asignación consiste en elegir una serie de la cascada series y un usuario de la cascada de usuarios. Posteriormente se presiona el botón Agregar y la serie y el usuario son agregados a la tabla actual.
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Figura 25. Ventana asignación usuarios
Modificación de políticas de descuento
Existe un grupo de políticas para aplicar descuentos que se pueden modificar. El menú Descuentos ofrece ventanas que permiten parametrizar varias políticas de descuento haciendo que los costos de los productos que abarca una política cambien.
Descuento por tipo de venta Menú Descuento > Descuento por tipo de venta. Muestra la ventana Descuento por
tipo de venta. Esta ventana permite especificar los descuentos de productos en base al tipo de venta. Es posible cambiar el porcentaje de descuento individual para Venta a Autor, Empleado, Filial, General, Miembro Comité. Para asignar un descuento a un tipo de cliente específico se selecciona el tipo de venta, se le asigna un descuento y se agrega con el botó agregar o presionando Enter en el campo de descuento.
Para eliminar un descuento ya establecido, se selecciona de la tabla de descuentos y se
presiona la tecla suprimir.
Figura 26. Ventana de descuento por tipo de venta.
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Descuento para autor en compra de su obra
Menú Descuentos > Descuento para autor en compra de su obra que muestra la ventana Descuento para autor en compra de su obra. Esta clase de descuento se aplica a un autor cuando compra su obra.
Figura 27. Ventana de Descuento para autor en compra de su obra
Descuento básico FEP
Aplica el porcentaje básico de descuento a productos propios de FCE. Es necesario parametrizar el porcentaje del descuento sobre el campo Descuento básico para productos FEP y presionar Enter o aceptar.
Figura 28. Ventana de descuento básico del FEP
ABC de Convenios
El ABC de convenios sirve para Altas Bajas y Cambios de convenios de descuento con clientes importantes. Esta opción se encuentra disponible en el menú Descuentos > ABC de convenios y dispara la ventana ABC de convenios. Para dar de alta un convenio es necesario proporcionar el nombre de éste y presionar el botón Alta o presionar enter en el campo de texto. El convenio se agregará a la lista.
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Figura 29. ABC de convenios.
Convenios para productos de FEP
Los convenios para productos de PEP se encuentran en la ventana Convenios para productos de PEP (Figura 30) y es posible acceder a ella mediante el menú Convenios > Convenios para productos de PEP. Esta ventana permite modificar los convenios y asignarles nuevos valores de descuento.
Para modificar un convenio es necesario seleccionarlo de la tabla y presionar enter para que
los datos correspondientes aparezcan. El campo de texto descuento muestra el valor del descuento actual y se puede cambiar. Una vez modificado el valor es necesario presionar enter o el botón Cambio para que el cambio sea efectuado.
Convenios para productos de OFE
Los convenios para productos de OFE pueden modificarse por medio de la ventana Convenios para productos OFE (Figura 31). Los productos OFE manejan descuentos a distintos niveles. Cada nivel representa un rango de valores. Los niveles de descuento aparecen en la tabla. Al seleccionar un nivel de descuento y presionar enter los datos aparecen en la parte superior de la ventana, el campo descuento puede modificarse. Para actualizar el valor se presiona el botón Editar o enter sobre el campo del descuento.
Figura 30. Convenios para productos de FEP
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Figura 31. Convenios para productos OFE
Rangos de descuentos para OFE
Un producto de OFE tiene distintos niveles de descuento. La ventana Rangos de descuento para OFE (Figura 32) permite definir rangos de forma automática o manual y asignar un descuento a cada rango.
Para generar rangos de forma automática se presiona el botón Editar lo cual activa el
campo Número Máximo de Niveles Permitidos y los botón Definición Automática el cual se debe seleccionar. Se define el número de rangos y se presiona el botón Definir. El área para generación automática se activa y se procese definir los valores Desde y Hasta. Los botones Superior, Media e Inferior sirven para definir automáticamente el valor para cada rango. Esta operación concluye haciendo clic en el botón Generar.
Para generar rango de forma manual el proceso cambia y es necesario elegir el botón de
Definición Manual En este caso será necesario definir cada nivel individualmente especificando Nivel, el rango Desde - Hasta y el Descuento. Esta operación concluye haciendo clic en el botón Cambiar.
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Figura 32. Ventana de rangos de descuento básico para OFE
Descuentos por Volúmenes
La ventana Descuentos por Volúmenes (Figura 33) del menú Descuentos permite definir descuentos con respecto al volumen de compra de un producto. El cálculo del descuento es automático. El volumen de compra es variable y ésta función permite que el descuento se calcule en el momento de la venta. Es necesario definir cuatro valores: Volumen Mínimo, Volumen Máximo, Descuento Mín mo y Descuento Máximo. La operación concluye presionando el botón Alta.
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Figura 33. Ventana de descuentos por volúmenes
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Promociones por producto
La ventana Promociones por Producto (Figura 34) de menú descuentos ofrece soporte para definir promociones temporales de productos. Para crear una promoción es necesario buscar un producto. El paso siguiente es definir la fecha de inicio y la fecha de finalización por medio de las listas desplegables a la derecha de las leyendas Fecha Inicio y Fecha Fin. En seguida se define el porcentaje de descuento y se finaliza el registro presionando el botón Alta.
Figura 34. Ventana de promociones por producto
Promociones por Editorial
La ventana Promociones por Editorial (Figura 35) del menú Descuentos permite definir descuentos temporales de acuerdo a la Editorial del producto. Al igual que las promociones por producto es necesario definir las fechas de inicio y finalización, además de seleccionar una editorial de la lista desplegable Editorial. La definición del descuento y el clic sobre el botón Alta concluye la operación.
Figura 35. Ventana de promociones por editorial
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Promociones por Familia
La ventana Promociones por Familia (Figura 35) del menú Descuentos permite definir descuentos temporales para familias de productos. Es necesario definir las fechas de inicio y finalización, además de seleccionar la familia de productos de la lista desplegable Familia. La definición del descuento y el clic sobre el botón Alta concluye la operación.
Figura 36. Ventana de promociones por familia de productos
Descuentos predefinidos por Editorial La ventana Descuentos Predefinidos por Edi orial del menú Descuentos permite
definir descuentos permanentes para productos de una editorial específica. Para definir un descuento se elige una editorial de la lista desplegable Editorial se define un descuento en el campo descuento y se agrega a la tabla por medio de el botón Agregar.
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Figura 37. Ventana de descuentos predefinidos por Editorial
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Productos con Excepción Existen algunos productos para los cuales sólo aplica el descuento básico y no entran en
promociones. Para definir estos productos se tiene la ventana Descuentos predef nidos por editorial (Figura 38) del menú descuentos. Se tienen que buscar los productos y una vez que se tienen los datos de Código, Título y Editorial se presiona el botón Agregar para agregarlos a la lista.
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Figura 38. Ventana de productos con excepción
Promociones por producto por hora La ventana de Promociones por producto por hora del menú Descuentos permite definir
descuentos para un producto que son vigentes durante horas. Es necesario buscar los productos, definir la Fecha, la Hora de inicio y la Hora de Fin eligiendo las listas desplegables de acuerdo a su descripción. Posteriormente se define el porcentaje del descuento y se crea la promoción presionando el botón Alta. El descuento se agrega a la lista de promociones.
Figura 39.Ventana de promociones por producto por hora
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Promociones por editorial por hora
La ventana de Promociones por editorial por hora de menú Descuentos permite definir descuentos por Editorial que son vigentes durante horas. Al igual que en descuentos por producto por hora aquí es necesario definir la Fecha, Hora de inicio y Hora de finalización para el descuento. En el campo Descuento se define el descuento y se agrega a la lista con el botón alta.
Figura 40. Ventana de promociones por editorial por hora
Promociones por familia por hora La ventana Promociones por familia por hora del menú Descuentos permite definir
descuentos que son vigentes durante horas para familias de productos. En este caso se elige una familia de la lista desplegable de Familia, se procede a definir la fecha, y las horas de inicio y fin y se asigna un valor al descuento. La operación finaliza presionando el botón Alta.
Figura 41. Ventana de promociones por familia por hora.
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Buscar un Ticket Hay dos posibles razones por las cuales buscar un ticket, para que se facture o para
reimprimirlo. La búsqueda de un ticket se hace por medio del botón Buscar Ticket en ventana Venta. En la ventana Buscar Ticket (Figura 42) es necesario alimentar el número de ticket, una vez encontrado, se selecciona de la tabla y se presiona enter. Al presionar enter los productos del ticket se despliegan en la ventana Venta. A este ticket ya no es posible agregarle productos.
A partir del ticket recuperado se puede crear una factura. Sin embargo el ticket debe tener
asignado un cliente. Si no hay cliente asignado es necesario especificar uno. Para imprimir el ticket solamente se debe presionar el botón Impr mir Ticket en la
ventana Venta. Los tickets que sean impresos por segunda ocasión tendrán la leyenda copia en la parte inferior.
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Figura 42. Ventana Busca Ticket
Venta a autores de su propia obra Cuando un autor hace compra de su propia obra el tipo de venta debe cambiar. Para ello, en la ventana Venta se selecciona el tipo de venta AUTOR de la lista desplegable Tipo. La acción dispara la ventana Buscar Autor (Figura 43). La búsqueda de empleados requiere llenar al menos alguno de los campos de nombre y apellidos y presionar enter o usar el botón Buscar. El botón Nueva Búsqueda inicia una nueva búsqueda.
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Figura 43. Ventana Buscar Autores Parametrización del centro de pagos El punto de venta permite efectuar pagos por medio de sistema de integración bancaria. Para que las transacciones bancarias sean posibles, cada sucursal de FCE debe proporcionar datos que le han sido proporcionados al contratar el servicio de centro de pagos. Los datos fijos por sucursal se pueden establecer en la ventana Parametrizador de Centro de Pagos (Figura 44) del menú Sistema. Los campos de texto que contienen los datos se encuentran protegidos por defecto. Es posible cambiar el valor de los datos presionando el botón Editar y posteriormente el botón Aceptar.
Figura 44. Ventana Parametrizador de Centro de Pagos
Definición de la utilidad mínima La ventana Porcentaje de Utilidad Mínima (Figura 45) del menú Sistema permite definir el porcentaje de utilidad mínima que FCE obtiene por venta de productos.
Figura 45. Ventana Porcentaje de utilidad mínima
Sincronización La ventana Sincronización del menú Sistema permite transferir información acerca de las
transacciones del Punto de Venta a la base de datos consolidada de FCE.
Figura 46. Ventana de Sincronización
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