BitFac 2010 Facturacin y control de almacn para PYMES

Manual de Usuario

BitFac 2010 1

BitFac 2010 (versin 3.9)

Facturacin y control de almacn

Manual de Usuario Manual vlido para las versiones General, Servicios Tcnicos, Talleres de vehculos, Ferreteras, Drogueras y perfumeras, Textil y boutiques,

Tiendas de informtica y Alimentacin y bebidas.

NDICE

Requisitos del sistema 3 Instalacin 4 Introduccin y puesta en marcha 5 Introduccin 5 Puesta en marcha 5 Comenzando con la aplicacin 8 Inicio 8 Identificacin de acceso 8 Seleccin de empresa 8 El entorno de la aplicacin 9 La barra de herramientas de la aplicacin 9 Otras barras de herramientas 10 Comenzando a introducir datos 10 Preferencias 12 Mantenimiento de archivos 16 Gestin de clientes 16 Gestin de proveedores 22 Gestin de artculos 23 Gestin de vendedores 30 Gestin de tcnicos 30 Seleccin de empresa 30 Gestin de almacn y compras 32 Control de almacn 32 Traspasos entre almacenes 33 Movimientos de almacn 35 Pedidos a proveedor 35 Compras 37 Facturas de compra 39 Compras en depsito 40 Fabricacin de equipos* 41 Gestin de R.M.A.* 41 Trazabilidad interna* 42 Recogida de envases* 42 Ventas y facturacin 44 Presupuestos 44 Pedidos de cliente 45 Albaranes de venta 46 Facturacin 49 Tickets de caja 51 Facturas de TPV 52 Ventas en depsito 52 Gestin de mantenimientos* 53 rdenes de reparacin* 53 rdenes de trabajo* 55 Vencimientos: Cobros y pagos 56 Ingresos y gastos 59 Apuntes de caja y bancos 59 Resumen econmico 60 Facturacin global e IVA 60 Ventas totales 61 Listados e informes 62 Listados de clientes 62 Listados de proveedores 62 Listados de artculos 62

* Este apartado corresponde a una versin sectorial especfica

2 BitFac 2010

Listados de vendedores 62 Listados de albaranes de venta 62 Listados de facturas 63 Listados de pedidos de cliente 63 Listados de cobros 63 Listados de presupuestos 63

Listados de compras 63 Listados de pedidos a proveedor 63 Listados de pagos 64 Listados de traspasos 64 Listados de depsitos 64 Listados de rdenes de reparacin/trabajo* 64 Listados de ingresos 64

Listados de gastos 64 Listados de caja y bancos 64 Grficos de evolucin 64 Registro de acceso a datos 65 Controles para los informes 65 Utilidades 66 Solicitud de transferencia 66 Sustitucin de facturas 66 Cdigos de barras propios 67 Localizacin del servidor de datos e instalacin en red local 67 Configuracin de documentos 67 Exportacin a contabilidad 68 Exportacin a Microsoft Excel 69 Actualizacin de precios automtica 69 Actualizacin de precios manual 70 Establecimiento de ofertas 70 Intercambio de datos con BitTPV 71 Generacin automtica de pedidos 71 Generacin de catlogos 72 Cambio de propietario de un vehculo* 73 Control de accesos y usuarios 74 Control de accesos 74 Control de usuarios 74 Identificacin de usuarios 75 Ayuda y registro de la aplicacin 76 Contenido de la ayuda 76 Registro de la aplicacin 76 Importacin de tarifas y copias de seguridad 77 Importacin de tarifas 77 Copias de seguridad 77 Conexin a bases de datos remotas 80 Teclas rpidas 73

BitFac 2010 3

REQUISITOS DEL SISTEMA

Los requerimientos mnimos para el correcto funcionamiento de BitFac son los siguientes:

Ordenador IBM PC o compatible con procesador Intel Pentium III a 850 MHz.

Sistema Operativo Microsoft WindowsTM 2000, XP, Vista o 7.

128 MB de memoria RAM.

Tarjeta grfica SVGA con 8 MB de VRAM a una resolucin de 1024x768.

Lector CD-ROM 2x.

Unos 200 MB de espacio libre en disco duro.

Ratn Microsoft compatible.

De todos modos, el sistema recomendado para un ptimo funcionamiento, es el siguiente:

Ordenador IBM PC o compatible con procesador Intel Pentium IV a 2.8 GHz o superior.

Sistema Operativo Microsoft WindowsTM XP, Vista o 7.

512 MB de memoria RAM.

Tarjeta grfica SVGA con 32 MB de VRAM a una resolucin de 1024x768 o superior (en formato 4:3).

Lector CD-ROM 16x o superior.

Unos 300 MB de espacio libre en disco duro.

Ratn Microsoft compatible.

IMPORTANTE: La aplicacin funcionar sustancialmente segn lo indicado en este manual, sin

embargo, debido a actualizaciones, correcciones o mejoras de ltima hora, puede que se

encuentre alguna diferencia con el funcionamiento real.

4 BitFac 2010

INSTALACIN

BitFac 2010 se presenta en varias modalidades, en funcin de la base de datos con la que se desee conectar. La bases

de datos disponibles son: Microsoft Visual FoxPro (como las versiones anteriores), Microsoft SQL Server 2005 y MySQL

5.0. En el caso de utilizar la primera, la base de datos ya se instala con la aplicacin. En caso de utilizar alguna de las otras

bases de datos, la instalacin de la misma en el servidor de red debe hacerse por separado, siguiendo las instrucciones del

respectivo fabricante.

PRECAUCIN: En el caso de que la conexin se vaya a realizar con una base de datos distinta

de Visual FoxPro, la instalacin y configuracin de la base de datos en el servidor de red y en los

puestos de trabajo, debe ser efectuada por un tcnico cualificado para dicha tarea, a fin de que la

seguridad e integridad de los datos pueda ser la correcta.

Para realizar el proceso de instalacin de la aplicacin BitFac en un puesto de trabajo, siga los siguientes pasos:

1. Introduzca el CD-ROM en la unidad lectora. La versin en CD-ROM es autoarrancable y debera saltar directamente al

paso 4. En caso de que no arranque sola la instalacin, contine en el paso siguiente.

2. Pulse el botn de Inicio de Windows, en la parte inferior izquierda de la pantalla, para abrir el men. Seleccione la

opcin Ejecutar del men que se acaba de desplegar.

3. Aparecer un cuadro de dilogo con un campo editable en el que deber teclear D:SETUP, para el caso en que la

unidad D sea el lector de CD-ROM, y luego se deber pulsar el botn Aceptar.

4. A continuacin aparecer una serie de cuadros de dilogo donde se preguntar el nombre del directorio en el que

desea instalar la aplicacin, entre otras cosas. Por defecto estar seleccionada la ruta C:\BITFAC39, pero puede

cambiarse.

5. Cuando haya seleccionado las opciones deseadas, pulse Aceptar. A continuacin comenzarn a copiarse todos los

archivos al disco duro. Este proceso puede llevar algn tiempo.

6. El programa de instalacin se encargar de instalar todos los archivos necesarios.

Una vez que haya finalizado el proceso de instalacin, se crear un grupo de programas con el nombre Aplicaciones

CodeBit, en el cual se aadir el icono de la aplicacin (a no ser que se hubiese elegido otro grupo de programas

durante la instalacin).

PRECAUCIN: Si por alguna razn se va a reinstalar la aplicacin por encima de la ya existente,

se debe tener presente que los datos existentes sern eliminados, por lo que si estos son de

importancia deber realizar con anterioridad a la instalacin una o ms copias de seguridad.

IMPORTANTE: La nueva versin BitFac 2010 (v.3.9) se instala por defecto en un directorio

distinto que las anteriores. Si ha adquirido una versin de actualizacin y desea actualizar los

datos que tenga introducidos en la versin anterior (v.3.8), deber ejecutar despus de la

instalacin la aplicacin ACTUALIZA38.EXE, que se instala en el mismo directorio que BitFac

2010.

Antes de realizar una instalacin en red local, lea la seccin Localizacin del servidor de datos e instalacin en red

local que se encuentra en este manual.

BitFac 2010 5

CAPTULO 1

INTRODUCCIN Y PUESTA EN MARCHA

INTRODUCCIN

BitFac es una aplicacin que se presenta en dos gamas: PROFESIONAL y EMPRESARIAL (que sustituyen a las

antiguas ESTNDAR y DELUXE, respectivamente), con diferentes prestaciones y precios. El presente manual explica

las caractersticas de ambas gamas, indicndose especficamente las opciones que nicamente presenta la gama

Empresarial y de las que carece la gama Estndar.

Para cualquiera de las gamas disponibles, se presentan tambin varias versiones sectoriales especficas desarrolladas

a partir de una base comn de facturacin y control de almacn. Los sectores contemplados son: SERVICIOS

TCNICOS, TALLERES DE VEHCULOS, FERRETERAS, DROGUERAS Y PERFUMERAS, TIENDAS DE

INFORMTICA, COMERCIO TEXTIL y ALIMENTACIN Y BEBIDAS. En este manual se explican tanto las

caractersticas comunes como las especficas de cada sector.

IMPORTANTE: Esta versin permite la conexin con sistemas de gestin de bases de datos

como Microsoft SQL Server 2005 y MySQL 5.0. Consulte la documentacin especfica de su

aplicacin para saber a qu base de datos puede conectarse.

Tambin se posibilita la combinacin de informacin con la aplicacin de contabilidad para empresas y autnomos

BitConta 2010 de manera fcil y rpida.

PUESTA EN MARCHA

Para arrancar la aplicacin se realizar un doble clic con el puntero del ratn sobre el icono de la aplicacin BitFac o

se seleccionar en el men del botn de Inicio, en el apartado de Aplicaciones CodeBit.

IMPORTANTE: En el caso de disponer de una versin con conexin a base de datos Microsoft

SQL Server 2005 o MySQL 5.0, consulte el Anexo I de este manual donde se indica cmo

instalar y configurar el driver ODBC necesario para establecer dicha conexin.

En primer lugar debe seleccionarse la base de datos a utilizar. Si no dispone de un gestor de bases de datos Microsoft

SQL Server 2005 o MySQL 5.0, la instalacin que debe realizar es la de Visual FoxPro, que es la misma que se

utilizaba en todas las versiones anteriores.

Si la base de datos a la que se va a conectar es distinta de Visual FoxPro (la que ha tenido BitFac en todas las

versiones anteriores), cuando entre en la aplicacin la primera vez se le pedir que indique el nombre del servidor de

la base de datos y la ruta donde se realizarn las copias de seguridad de la misma.

6 BitFac 2010

IMPORTANTE: La instalacin de bases de datos Microsoft SQL Server o MySQL debe ser

realizada por personal con conocimientos suficientes en administracin de las mismas.

PRECAUCIN: Para las bases de datos Microsoft SQL Server o MySQL el servidor debe

instalarse segn las especificaciones del sistema operativo que necesite BitFac Server, que en

este caso se trata de Windows 2003 Server.

El nombre del servidor ser el nombre del servidor de la base de datos con la que desea conectarse. La ruta de copias

de seguridad ser la ubicacin (debe ser la misma para todos los equipos de la red) donde se guardarn las copias de

seguridad que se hacen automticamente al salir de la aplicacin. Esta ruta deber tener permisos de escritura para los

usuarios de la base de datos. La ruta de almacenamiento de documentos ser la que se elija para depositar las copias

de documentos (en el caso de tener activado el mdulo de Gestin de Expedientes). Tambin debe ser la misma para

todos los equipos de la red.

La primera vez que entra en la aplicacin, aparece el asistente de configuracin de la aplicacin, donde establecer las

opciones indispensables para el funcionamiento de la misma. En la pantalla inicial, la aplicacin pide en primer lugar el

sector para el que se desea pre configurar la aplicacin. En caso de no ser necesario personalizarla para un sector

especfico, debe dejarse seleccionada la opcin General. Tngase en cuenta que una vez seleccionado un sector, ya

no podr cambiarse luego.

En segundo lugar se pide la ruta para localizar la base de datos. Por defecto, la ruta que se muestra es

C:\BITFAC39\DATOS\FAC3.DBC que ser correcta en caso de una instalacin monopuesto realizada con las

opciones por defecto de la instalacin. Para una instalacin en red, deber localizar por la red la ruta del servidor de

datos (vea ms adelante el apartado Localizacin del servidor de datos).

En la segunda pantalla del asistente deber cubrir los datos bsicos de su empresa, que se utilizarn en toda la

aplicacin como cabecera de facturas, albaranes, recibos, etc. Una vez cubiertos estos datos se deber pulsar el botn

Siguiente para avanzar a la segunda pantalla.

IMPORTANTE: En el caso de utilizar como base de datos SQL Server o MySQL, la ruta del

servidor de datos deber apuntar a la ruta local de la instalacin, al contrario que con la base de

datos de Visual FoxPro, que deber apuntar a la del servidor de datos.

BitFac 2010 7

La siguiente pantalla de asistente pide opciones que luego podr modificar en la ventana de Preferencias. En primer

lugar podr decidir si quiere sacar directamente los documentos (facturas, albaranes, etc.) por la impresora, si quiere

verlos antes por pantalla o sacarlos como archivos PDF o archivos de MS Word. Debajo de esta opcin se muestran

otras varias que se detallan ms adelante en este manual en la seccin de Preferencias.

IMPORTANTE: Todas las opciones que aparecen en estas ventanas pueden modificarse

posteriormente.

PRECAUCIN: Los datos de la aplicacin deben estar siempre dentro de la carpeta DATOS, ya

sea en una instalacin local o en servidor remoto. Si se cambia el nombre de esa carpeta,

aunque el funcionamiento de la aplicacin parezca correcto, internamente puede no serlo.

Como puede comprobarse, la mayor parte de los documentos e informes pueden ser pasados a archivos en formato

PDF o Microsoft Word, lo que permite una mejor manipulacin posterior para la impresin o envo de estos datos.

Una vez pulsado el botn Siguiente se pasa a la ltima pantalla en la que se comentan ciertas cuestiones que debe

tener en cuenta antes de utilizar la aplicacin.

8 BitFac 2010

CAPTULO 2

COMENZANDO CON LA APLICACIN

INICIO BitFac es una aplicacin diseada especficamente para llevar la gestin de pequeas y medianas empresas,

permitiendo el control de clientes, proveedores, almacenes, artculos y stock, emisin de albaranes, pedidos,

presupuestos, facturas, recibos, etc. A su vez, permitir obtener gran cantidad de informacin gracias la amplia gama

de informes desarrollados.

En este captulo se ver como empezar a trabajar con BitFac despus de haberla instalado y configurado

correctamente.

IDENTIFICACIN DE ACCESO

Cuando se entra por primera vez en la aplicacin, una vez finalizado el asistente de instalacin, lo primero que aparece

es una ventana de Identificacin de acceso, en la que no hay ningn usuario seleccionado ni disponible. Simplemente

pulsando el botn Aceptar se entra en la aplicacin.

Ms adelante, en el captulo Control de accesos y usuarios, se ver como establecer usuarios y claves de acceso

para los mismos.

SELECCIN DE EMPRESA (Slo para usuarios de la gama Empresarial)

A continuacin aparece la ventana de seleccin de empresa. La primera vez que entra en la aplicacin no aparecer

esta ventana, ya que solamente se encontrar una empresa, que es la que se ha configurado en el asistente.

BitFac 2010 9

IMPORTANTE: Esta ventana no aparecer cuando se ejecuta por primera vez la aplicacin, ya

que la empresa acaba de ser creada en el propio asistente.

En esta ventana se pueden introducir ms empresas, si desea llevar la gestin de varias empresas, eliminarlas o

modificar los datos de cualquiera de ellas. Para entrar definitivamente en la aplicacin, deber seleccionar la empresa

con la que va a trabajar y pulsar el botn Aceptar.

IMPORTANTE: Cubra correctamente los datos de la empresa, ya que stos aparecern luego en

todos los documentos que imprima o exporte. De todos modos, podr modificarlos ms adelante

si lo desea.

NOVEDAD: En esta versin desaparece la limitacin de asociar a la empresa nicamente cuatro

cuentas bancarias. Ahora se pueden asignar las cuentas bancarias y de caja que se desee.

Para la cuenta bancaria se indicar la descripcin, el nmero de cuenta, el cdigo emisor de recibos (si es necesario) y

el sufijo para la remesa electrnica. En caso de tratarse de una cuenta de crdito, puede indicarse tambin el lmite del

crdito. Si se trata de una cuenta de caja en vez de una cuenta bancaria, se indicar marcando la casilla de Cuenta de

caja.

La cuenta que se marque como predeterminada ser la que se tome por defecto en las operaciones que necesiten de

una cuenta propia.

EL ENTORNO DE LA APLICACIN

Ahora ya se encuentra en el entorno propiamente dicho de la aplicacin. A su disposicin tiene todos los mens y la

barra de herramientas de la aplicacin.

Como se puede apreciar, las opciones del men se encuentran agrupadas en varias secciones:

Archivo: Opciones de gestin de los archivos de clientes, proveedores, artculos, vendedores y empresas.

Edicin: Opciones de edicin de texto y adems las opciones de configuracin de la aplicacin.

Almacn: Opciones ms propias de un almacn, como stocks, traspasos entre almacenes, y relativas a proveedores

como pedidos a proveedor y compras.

Facturacin: Opciones relativas a ventas y facturacin, como la emisin de presupuestos, pedidos de cliente,

albaranes de venta, facturas, control de cobros y pagos y estadsticas de facturacin.

Informes: Contiene una amplia variedad de informes relativos a clientes, proveedores, artculos, albaranes, facturas,

pedidos, compras, etc.

Ayuda: En todo momento se podr acceder a la ayuda de la aplicacin y al registro de la misma.

De igual modo que los mens, la barra de herramientas de la aplicacin tambin tiene sus botones agrupados en

bloques y le permitir acceder ms rpidamente a las opciones de uso ms comn.

10 BitFac 2010

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA APLICACIN

El primer bloque agrupa los botones relativos a los archivos, el segundo al proceso de venta, el tercero al de almacn y

compras y el cuarto al de gestiones varias y estadsticas.

En la barra de herramientas de la aplicacin, al pasar con el ratn por encima de un botn, aparecer al lado de ste

una nota indicando para qu sirve el botn.

Algunas de las opciones de esta barra de herramientas nicamente se encuentran disponibles en la gama Empresarial.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En estas versiones se puede acceder tambin a la informacin de tcnicos y rdenes de reparacin.

VERSIN PARA TALLERES DE VEHCULOS

En esta versin se puede acceder a la informacin de rdenes de trabajo.

OTRAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

En las ventanas de toda la aplicacin se vern barras de herramientas relativas a acciones que se pueden llevar a cabo

en cada ventana. Algunas de estas barras, son comunes a varias ventanas. Se examinar aqu alguna:

La barra de herramientas de gestin: Esta barra de herramientas aparece en las ventanas de seleccin de clientes,

proveedores, artculos, presupuestos, etc. Las opciones que permite son aadir una nueva ficha, eliminar un dato

seleccionado en la lista que aparezca en la ventana, modificar los datos previamente introducidos o ver una ficha sin

posibilidad de modificar los datos. Esta ltima opcin, normalmente puede simularse haciendo un doble clic sobre una

opcin de la lista que aparezca en la ventana.

Hay habilitadas una serie de teclas rpidas que efectan las acciones de esta barra de herramientas en la mayora de

las ventanas en que aparece. Estas son:

F5 - Nuevo

F6 Eliminar

F7 Modificar

F8 Ver

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La barra de herramientas de mantenimiento: Esta barra de herramientas aparece en algunas ventanas en las que

los datos se muestran en forma de tabla. Las opciones permitidas son aadir un nuevo registro, eliminar el

seleccionado de la cuadrcula y modificar los datos que se desee. Cuando se llevan a cabo la primera o tercera opcin,

en la barra se habilitan los dos botones de la derecha: Aceptar y Cancelar, para poder guardar los cambios realizados o

descartarlos, antes de salir de la ventana o elegir otra opcin en la barra de herramientas.

Las opciones de filtrado: No es una barra propiamente, pero acompaa en muchos casos a la barra de gestin. Con

estas opciones pueden realizar filtrados en los datos de la lista de datos de la ventana o quitar filtrados establecidos

previamente.

COMENZANDO A INTRODUCIR DATOS

Llegado a este punto, se deber comenzar a introducir datos en la aplicacin, pero se va a ver en esta seccin por

donde se deben empezar a introducir los datos.

IMPORTANTE: Al crear una empresa, se crea automticamente para ella una tarifa (P.V.P.), un

almacn (ALMACN PRINCIPAL) y una forma de pago (CONTADO).

En primer lugar debera empezar a llenar los Archivos Auxiliares que vaya a utilizar (en el men Archivo):

Tarifas: Debern definirse las diferentes tarifas que vaya a utilizar. La utilizacin de tarifas permitir establecer

mrgenes de descuento para cada artculo, segn el cliente al que se venda. Por lo menos debera tenerse una

tarifa creada, que se llame por ejemplo P.V.P. con un 0% de descuento (la que se crea automticamente al

instalar la aplicacin).

Formas de pago: Al establecer formas de pago, se permitir el clculo de vencimientos de compras y ventas

realizadas. Para definir una forma de pago, habr que indicar cuantos das despus de la compra o venta

ocurre el primer vencimiento, cuantos vencimientos va a haber en total y cual es el intervalo en das entre

vencimientos. Tambin se indicar si el cobro o el pago va a realizarse por caja o por banco y si va a estar

aplazado o se va a cobrar en efectivo.

EJEMPLO: Una forma de pago podra ser CONTADO con un primer vencimiento a 0

das, nmero de vencimientos 1 e intervalo 0, cobrado en caja y contado. Una

domiciliacin a 30 y 60 das sera con un primer vencimiento a 30 das, nmero de

vencimientos 2 e intervalo 30, cobrado en banco y aplazado.

Transportistas: Deber introducir aqu los nombres de las compaas de transportes con las que trabaje

habitualmente, que se podrn indicar luego en los albaranes de venta, por ejemplo.

Zonas: Puede establecer zonas geogrficas para asignrselas luego a los clientes y poder obtener luego

informacin por zonas.

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Tipos de cliente y proveedor: Puede crear tipos de cliente y proveedor para asignar luego a stos y permitir

hacer filtrados y obtener informes.

EJEMPLO: Tipos de cliente puede ser Usuario final, Distribuidor, Agente,...

Fabricantes: Aqu deber introducir los nombres de las marcas o fabricantes de los productos que distribuye.

Familias: Podr crear familias de productos para asignar a cada artculo.

IMPORTANTE: En la versin para Tiendas de Informtica se crean automticamente una

serie de familias que no pueden ser eliminadas ni renombradas. Estas familias son:

MICROPROCESADORES, VENTILADORES, PLACAS BASE, DISCOS DUROS,

MEMORIAS, CD-ROM, MONITORES, TARJETAS DE VIDEO, TARJETAS DE SONIDO,

ALTAVOCES, MICRFONOS, MODEMS, TARJETAS DE RED, CARCASAS,

TECLADOS, RATONES, SISTEMAS OPERATIVOS y DISQUETERAS.

Gamas: Si necesita una divisin en subfamilia, podr utilizar las gamas como tal.

A continuacin se debern crear los almacenes necesarios en Control de almacn (en el men Almacn). En esta

ventana introducir los datos de los almacenes de los que se disponga. Se considerar almacn, tanto una nave

destinada como almacn como una tienda donde vaya a instalar un Terminal Punto de Venta, siempre y cuando

interese conocer el stock almacenado en cada una de stas tiendas.

NOVEDAD: Se ha actualizado la lista de las entidades bancarias.

PREFERENCIAS

Por ltimo, se debera echar un vistazo a la ventana de Preferencias (en el men Edicin). Se encontrar en ella una

serie de opciones que permitirn adaptar un poco la aplicacin a las necesidades de cada uno. En esta versin, la

pantalla de Preferencias se divide en tres solapas que agrupan distintas opciones:

1 General

Se puede configurar la salida de los documentos (facturas, albaranes, pedidos,U) y de los informes para que

stos se enven por defecto a impresora, pantalla, archivo PDF, archivo de Microsoft Word (versiones 2000,

XP o 2003) o archivo de OpenOfficce Writer. En el caso de que un informe o documento concreto no disponga

de opcin de salida a archivo PDF o Word, ste saldr por pantalla. Se debe de tener en cuenta que para

poder generar archivos PDF es necesario tener instalado Adobe Acrobat ReaderTM (es gratuito) y para

generar archivos de Microsoft Word se deber tener instalado ste.

Los tipos de IVA, que ya van cubiertos, pero que pueden variar y que debern ser modificados en el caso de

utilizar IGIC.

Las series por defecto de albaranes y facturas. En este apartado podr establecer la serie que se utilizar por

defecto para crear nuevos albaranes de venta y facturas. Tambin se puede asignar una serie de facturacin

como serie de pruebas. Las facturas emitidas en esta serie no se consideran como facturas oficiales, sino que

se utilizan para hacer ciertas pruebas con la aplicacin. Por ello, estas facturas pueden eliminarse dejando

huecos en la numeracin.

Almacn predeterminado del que sale la mercanca que se vende y a donde llega la que se compra.

Tarifa predeterminada que se asigna a la hora de crear un cliente.

Texto del registro mercantil que puede aparecer en la parte inferior de las facturas de venta.

Nmero de decimales: Se puede indicar el nmero de decimales a utilizar de forma permanente en las

operaciones de compra y venta (2 4 decimales). Estos decimales se mostrarn tanto en la pantalla como en

los documentos impresos y afectan a los precios de los artculos. Los importes finales de los documentos

siempre mostrarn 2 decimales.

Punto decimal: Puede decidirse si se utiliza como punto decimal el punto o la coma.

Prefijo de EAN propio: Para la generacin de cdigos de barras del tipo EAN, se indicarn los dos primeros

dgitos de comienzo.

BitFac 2010 13

EAN 13 automtico: Si se marca esta opcin, al crear artculos nuevos se les asignar un cdigo de barras

EAN 13 automticamente.

Botn de notas: Pueden definirse unas notas que aparezcan automticamente en los documentos que se

indiquen (presupuestos, albaranes, etc.)

Idioma: Puede seleccionarse el idioma de toda a aplicacin. Los idiomas disponibles son el espaol

(castellano), gallego y cataln. Una vez cambiado el idioma, al salir de la ventana de preferencias aparecer

traducida toda la aplicacin.

IMPORTANTE: Si se modifica algn tipo de IVA, al cerrar la ventana se preguntar si

desea actualizar los precios de los artculos. En caso de no actualizarlos, debe tenerse

en cuenta que se deben actualizar manualmente para que cuadre el tipo de IVA con la

cantidad de IVA establecida con anterioridad.

PRECAUCIN: Cuando efecte cambios en los tipos de IVA procure asegurarse de que

los precios de los artculos son los correctos y tenga en cuenta que los documentos

emitidos antes del cambio de IVA permanecern inalterados a no ser que se modifiquen

expresamente.

2 Documentos

Plantillas para establecer si se utiliza el formato de documentos incorporado en la aplicacin o si se eligen

documentos personalizados (se ver ms adelante en Confeccin de documentos personalizados). A cada

tipo de documento se le puede asignar un tipo de papel diferente.

NOVEDAD: Aunque se seleccione un documento configurable, si se lanza la impresin

por una modalidad que no sea pantalla o impresora, el documento se mostrar con el

formato predeterminado.

3 Opciones

Poder modificar en bsqueda incremental: Cuando se utilice la bsqueda incremental de artculos, clientes o

proveedores (se ver ms adelante), al localizar el dato deseado puede aparecer la ventana con los datos en

modo de edicin (poder modificarlos) o en modo de no edicin (no poder modificarlos).

Utilizar IGIC en vez de IVA: Si su empresa est ubicada en Canarias puede marcar esta opcin y en todos los

documentos que lo necesiten aparecer el texto IGIC en lugar del IVA de uso peninsular.

Imprimir cabecera en los documentos del cliente: En caso de disponer de papelera con membrete donde se

desee imprimir los documentos, esta opcin permitir no imprimir la cabecera con los datos de la empresa ni el

logotipo en caso de que exista.

Mostrar nmero de albarn en la factura: Activando esta opcin, en las facturas aparecer siempre el nmero

de albarn del que procede el material facturado.

Imprimir cdigos de barras en documentos: Una opcin para que los documentos lleven su numeracin

impresa como cdigo de barras en formato Code39 (Slo disponible para la gama Empresarial).

Avisar si se supera el riesgo del cliente: En caso de superar el riesgo establecido para cada cliente, saldr un

aviso. En cualquier caso siempre se podr hacer la venta.

Avisar en caso de ruptura de stock: En caso de que no haya existencias suficientes en almacn del artculo que

se vaya a vender, se emitir un aviso. En cualquier caso siempre se podr hacer la venta del artculo.

Las claves de acceso para los distintos tipos de usuario, segn el nivel de acceso de cada uno.

Asignar coste de ltima compra en artculos: Si se quiere que el precio que se fije en la ltima compra realizada

se establezca como precio de coste del artculo, debe estar marcada esta opcin. En caso contrario, el precio

de coste ser siempre el establecido en la ventana de artculos manualmente.

Agrupar albaranes en facturacin mltiple: A la hora de facturar mltiples albaranes, se puede querer agrupar

todos los de cada cliente en una misma factura o que a cada albarn le corresponda una factura diferente.

Introduccin continua de datos: Esta opcin permite que cuando se estn introduciendo datos de artculos,

clientes, albaranes, etc. al acabar uno, inmediatamente se crea uno nuevo en blanco para seguir introduciendo

datos. Esto es til para introduccin de gran cantidad de datos unos tras otros.

Preguntar destino de impresin: Activando esta opcin, cada vez que se desee imprimir un informe se

preguntar la salida que se desea (impresora, pantalla, PDF o Word), independientemente de lo que est

14 BitFac 2010

seleccionado en la opcin correspondiente de preferencias (que permanecer inalterable para la siguiente

impresin). Para poder generar documentos en Word necesitar haber previamente instalado Microsoft Word y

para generar documentos en PDF necesitar tener instalado Acrobat Reader.

Controlar ingresos y gastos en BitConta: Si se va a sincronizar la informacin de BitFac con BitConta, debe

marcarse esta opcin. De esta manera, en BitConta se gestionarn los ingresos, gastos y movimientos

bancarios y en BitFac desaparecen estas opciones del men.

Mostrar desglose en artculos compuestos: A la hora de incluir en un documento un artculo compuesto, se

decide si se desglosan sus componentes o no.

Una vez configurado todo lo necesario, podr comenzar a trabajar de lleno con el programa.

NOVEDAD: Se incluyen opciones para decidir si en las facturas se imprime completa la cuenta

bancaria del cliente o si se hace con asteriscos y tambin para indicar si se desea que los precios

de compra del artculo no se muestren en las ventanas de documentos de venta.

NOVEDAD: Se permite indicar si en la actualizacin automtica de precios de coste se desea

mantener el margen de beneficio y modificar automticamente el precio de venta.

4 LOPD

Descripcin del fichero de clientes: Es el nombre que se le ha dado al fichero de clientes en el alta en el

Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado).

Cdigo de inscripcin en el R.G.P.D. del fichero de clientes: Es el cdigo asignado por la Agencia de

Proteccin de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro).

Finalidad del fichero de clientes: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General

de Proteccin de Datos (si se ha realizado el registro).

Descripcin del fichero de proveedores: Es el nombre que se le ha dado al fichero de proveedores en el alta en

el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado).

BitFac 2010 15

Cdigo de inscripcin en el R.G.P.D. del fichero de proveedores: Es el cdigo asignado por la Agencia de

Proteccin de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro).

Finalidad del fichero de proveedores: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro

General de Proteccin de Datos (si se ha realizado el registro).

Clave de cifrado de copias de seguridad y traspasos: Con la clave que introduzca en este campo quedarn

cifrados los archivos comprimidos de exportacin de datos y las copias de seguridad.

PRECAUCIN: Recuerde siempre esta clave, ya que la necesitar para la

descompresin de estos archivos (ya se haga automticamente o manualmente) y para

la restauracin de copias de seguridad.

IMPORTANTE: Es conveniente que asegurarse antes de nada que quedan configuradas todas

las opciones deseadas, que se han cubierto los ficheros auxiliares necesarios y que se han

creado los almacenes necesarios. Si se ha hecho as, no habr que estar volviendo atrs cada

poco tiempo para introducir datos nuevos.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS, TALLERES DE VEHCULOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En estas versiones se puede seleccionar el tipo de orden de reparacin o trabajo que se va a utilizar, el tamao de

papel y el nmero de copias que se desea imprimir.

Puede indicarse igualmente un texto legal (pulsando el botn Texto de la primera solapa) para que aparezca en las

rdenes de reparacin e indicar el coste de ensamblaje de un equipo en la versin para Tiendas de Informtica.

16 BitFac 2010

CAPTULO 3

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS

GESTIN DE CLIENTES

Al entrar en la ventana de Lista de clientes se puede observar que sta est ocupada casi en su totalidad por una lista

con los datos principales del cliente: el nombre, el cdigo del cliente, el NIF de ste, su telfono principal, poblacin y

provincia.

Esta lista puede ordenarse por cualquiera de las columnas, pulsando en la parte superior de cada una. Al pulsar en

dicha parte, se indicar el orden de la columna por el smbolo de ordenacin, compuesto por una A, una Z debajo y una

flecha. El sentido de la flecha indicar si el orden es ascendente o descendente. Una segunda pulsacin sobre una

columna ya ordenada, cambia el sentido de la ordenacin.

En la parte superior de la ventana aparece una barra de herramientas de gestin para aadir, eliminar, modificar datos

de los clientes o simplemente verlos, sin poder modificarlos. Pulsando el botn Nuevo, se aadir una ficha de cliente

en blanco con el cdigo de cliente en blanco, que se generar luego automticamente (numrico correlativo) al guardar

los datos, aunque este cdigo, si se desea, puede cubrirse manualmente. El botn Eliminar borrar al cliente

seleccionado en ese momento, pidiendo antes confirmacin al usuario. Los botones de Modificar y Ver abren la

ventana de clientes, en la que aparecen todos los datos de los mismos, pudiendo en el primer caso modificar los datos

del cliente.

La ventana de Cliente muestra, como se puede observar, una serie de datos de ste como el nombre, direccin,

telfonos, banco con el que trabaja y otros datos para seleccionarse de listas con datos introducidos anteriormente en

archivos auxiliares, como es tipo de descuento (tarifa), zona o forma de pago. El riesgo para cada cliente deber

establecerse manualmente y la deuda alcanzada es calculada automticamente por la aplicacin. Si la deuda

alcanzada supera al riesgo establecido para un cliente, esta cantidad se mostrar de color rojo. Tambin puede

establecerse para un cliente determinado, el que ser su vendedor habitual.

Se puede seleccionar el pas del cliente. En caso de ser ste Espaa, las provincias se seleccionarn de un

desplegable; en caso contrario, se escribirn directamente. Tambin para un pas extranjero se permitir la introduccin

de cdigos postales de mayor tamao.

La letra del NIF se calcular automticamente si no se introduce ninguna. En caso de introducir una letra, no deber

separarse del nmero y la aplicacin comprobar si es correcta o no. En caso de que no sea correcta la letra

introducida, la aplicacin lo har saber y la sustituir por la correcta. En situaciones de este tipo, lo mejor es comprobar

el nmero completo. Si se introduce un NIF que ya exista para otro cliente, aparecer un mensaje de aviso para poder

as identificar posibles duplicaciones de datos por introduccin de clientes repetidos.

BitFac 2010 17

Se comprueba la validez del NIF espaoles para empresas, organizaciones sin nimo de lucro y extranjeros. Se

comprueban adems los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal.

Existe la posibilidad de excluir a un cliente de mailings y listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habr ciertos tipos

de listado (ventas por cliente, por ejemplo) que no totalizarn realmente el total de todas las ventas existentes, sino el

de los clientes listados, excluyndose los indicados. En los informes y grficos globales, no desglosados, s aparecern

esos totales.

Tambin se comprobar que el nmero de cuenta que se introduzca sea correcto, comprobndose el dgito de control

(D.C.) de la cuenta introducida. En caso de no ser correcto, la aplicacin lo indicar con un mensaje. En este caso

deberan comprobarse detenidamente todos los nmeros de la cuenta para localizar el error.

A partir de la cuenta bancaria y del pas (si ste pertenece a la Unin Europea) se calcular automticamente el IBAN

(International Bank Account Number).

NOVEDAD: Se ha aadido en esta versin la posibilidad de indicar el nombre comercial del

cliente.

En la parte inferior de la ventana se encuentran dos solapas; una de ellas para introducir anotaciones sobre un cliente y

otra donde se muestran las direcciones de envo. Debajo de stas solapas estn los botones de Imprimir etiquetas y de

Envo. El primero abre una ventana (hay que tener seleccionada una direccin de envo de la lista) de impresin de

etiquetas, en la que se puede seleccionar uno de los 12 modelos predeterminados de etiquetas APLI, el nmero de

etiquetas que se desean imprimir y un indicador que sirve para comenzar a imprimir en la primera etiqueta de la pgina

o empezar en otra etiqueta, que se calcula contando las etiquetas de la hoja de izquierda a derecha y de arriba hacia

abajo.

IMPORTANTE: Se puede asociar a un cliente una cuenta contable para realizar importaciones

desde BitConta, en vez de utilizar el propio cdigo de cliente, como ocurra en versiones

anteriores a la 2009.

18 BitFac 2010

Con la barra de herramientas del apartado de direcciones de envo se gestionan las distintas direcciones que puede

tener asignadas un cliente. As, se pueden asignar y eliminar direcciones a un cliente, modificarlas o visualizarlas

simplemente.

Puede establecerse una direccin de envo como direccin para albaranes. Seleccionando una direccin de la lista y

pulsando el botn de Establecer direccin, dicha direccin quedar establecida como direccin para los albaranes. Los

dems documentos (facturas, presupuestos,...) seguirn emitindose con la direccin principal del cliente.

NOVEDAD: En la gama Empresarial es posible intentar localizar la direccin del cliente a travs

de GoogleTM Maps si dispone de conexin a Internet. Debe tenerse en cuenta, de todos modos,

que este motor de bsqueda no siempre puede localizar correctamente todas las direcciones.

Volviendo a la Lista de clientes, al lado de la barra de herramientas de gestin, se encuentran los botones de Filtrado,

para establecer y quitar filtros a los datos de los clientes. Los filtrados que se pueden hacer son:

Por nombre: Se mostrarn nicamente los clientes cuyo nombre coincida con el texto introducido para filtrar, o

aquellos que contengan este texto.

EJEMPLO: Si se filtra por la palabra congelado, veremos todas las empresas que

incluyan sta palabra en su nombre, como Congelados Prez o Supercongelados XXI.

Por zona: Se mostrarn nicamente los clientes correspondientes a la zona seleccionada.

BitFac 2010 19

Por tipo de cliente: Se mostrarn nicamente los clientes del tipo indicado.

Por deuda superior a cierta cantidad: En esta opcin se establece una cantidad (en Euros) y aparecern los

clientes cuya deuda supera sta cantidad.

Por calle: Se mostrarn los clientes que correspondan a esa calle.

Por poblacin: Se mostrarn nicamente los clientes pertenecientes a dicha poblacin.

Por provincia: Se mostrarn nicamente los clientes pertenecientes a dicha provincia.

Los filtrados no son excluyentes, es decir, se puede filtrar por mltiples caractersticas al mismo tiempo seleccionando

la casilla del tipo de filtrado que se desea efectuar y el dato por el que filtrar.

Cuando hay establecido un filtro se pueden aadir, eliminar o modificar los datos de un cliente. Al eliminar un filtro

establecido, se vuelven a mostrar todos los clientes en la lista.

A continuacin, a la derecha, se muestra el botn de Buscar que abre una ventana de bsqueda. Con este tipo de

bsqueda, conocida como bsqueda incremental, puede ir teclendose en un campo de texto un nombre o cdigo de

cliente (depende de lo que se seleccione en esta ventana) y en la lista inferior se ir seleccionando el dato que vaya

coincidiendo con el que se est tecleando. Una vez localizado este dato se pulsa la tecla Intro o se hace un doble clic

con el ratn en el dato de la lista, y aparece la ventana de datos del cliente, con ste cliente seleccionado. Esta ventana

aparecer en modo de edicin si en Preferencias se haba marcado la opcin Poder modificar en bsqueda

incremental y en modo de slo lectura en caso contrario.

Los otros dos botones de bsqueda permiten localizar un cliente determinado por su NIF o por cualquiera de sus dos

telfonos posibles.

NOVEDAD: Tras una bsqueda por NIF o por telfono, el cliente localizado aparece

seleccionado en la lista.

En la ventana de bsqueda, pueden filtrarse los clientes que aparecen en la lista por tipo de cliente, seleccionando ste

en la lista de la izquierda. Para quitar un filtro establecido en esta lista, bastar con pulsar el botn alargado que

muestra una flecha apuntando hacia la izquierda.

Gracias a la opcin de Grficos podrn visualizarse las ventas de un cliente a lo largo de todo un ao. Esta opcin

nicamente se encuentra disponible en la gama Empresarial.

20 BitFac 2010

NOVEDAD: Se ha cambiado el sistema de presentacin de grficos para intentar hacerlos ms

modernos y agradables a la vista.

Los grficos permiten personalizarse, tanto en pantalla como a la hora de imprimirlos, de manera que puedan verse en

2 3 dimensiones y de diferentes tipos. Los grficos en 3D pueden girarse utilizando los botones de Elevacin y

Rotacin.

Se pueden ver los documentos que se hayan emitido para el cliente seleccionado (albaranes, facturas, etc.) y los

artculos que se le han vendido utilizando las solapas con los ttulos Documentos y Artculos.

El botn de Mailing abre una ventana de impresin de etiquetas (similar a la vista anteriormente) en la que se indicarn

los cdigos del cliente inicial y final cuyas etiquetas se desean imprimir, pudiendo establecerse una condicin de filtro

por el tipo de cliente. Por defecto aparecern los cdigos del cliente ms bajo y ms alto, respectivamente.

IMPORTANTE: Una opcin presente, aunque no tenga un botn para ser activada, es la de

poder emitir un documento de autorizacin en la obtencin de los datos personales de un cliente.

Para ello, basta con seleccionar el cliente de la lista y pulsar la tecla F12. Hay que asegurarse

antes de haber cubierto correctamente los datos de la solapa LOPD de Preferencias.

NOVEDAD: En esta versin pueden utilizarse anticipos o entregas a cuenta de clientes para ser

luego asignados a los cobros.

Con un cliente seleccionado de la lista, al pulsar el botn de Entregas a cuenta se muestra una ventana con la lista de

anticipos que haya efectuado ese cliente.

BitFac 2010 21

Cada entrega a cuenta llevar un nmero de anticipo, que se calcula automticamente, la fecha de la entrega, el

concepto y el importe del mismo. Segn se vayan cargado cobros a la entrega a cuenta, la cantidad sin asignar ir

disminuyendo hasta que se haya utilizado el importe por completo.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En estas versiones, se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes, una nueva solapa de Equipos. En esta

solapa se asignan o eliminan los equipos que pertenezcan al cliente en cuestin, de cara a realizar reparaciones en

ellos. Los datos que se almacenan de estos equipos son la marca, el modelo, el nmero de serie, la fecha de compra,

el perodo de garanta y un indicador de si existe un contrato de mantenimiento para ese equipo. Los cuatro primeros

datos sern de especial importancia para poder cubrir correctamente luego las rdenes de reparacin.

VERSIN PARA TALLERES DE VEHCULOS

En estas versiones, se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes, una nueva solapa de Vehculos. En esta

solapa se asignan o eliminan los vehculos que sean propiedad del cliente en cuestin, de cara a realizar reparaciones

en ellos. Los datos que se contemplan de los vehculos son la marca, el modelo, la matrcula, el color, la aseguradora,

el nmero de pliza del seguro, el nmero de bastidor, el tipo de motor, la fecha de compra, garanta y un ltimo campo

para Otros. Los tres primeros datos sern de especial importancia para poder cubrir correctamente luego las rdenes

de trabajo.

22 BitFac 2010

En la lista de clientes, se dispone tambin de un botn especfico para la bsqueda de un cliente por la matrcula de

uno de sus vehculos.

GESTIN DE PROVEEDORES

La ventana de Lista de proveedores es igual a la de Lista de clientes, aunque luego, la ventana de Proveedor es un

poco diferente. En esta ventana se muestran datos del proveedor como el nombre, direccin, telfonos,... unos

desplegables para seleccionar forma de pago y tipo de proveedor, la deuda alcanzada, que se calcula

automticamente, y un campo de notas acerca del proveedor para cubrir libremente.

Se permite seleccionar el pas del proveedor. En caso de ser ste Espaa, las provincias se seleccionarn de un

desplegable; en caso contrario, se escribirn directamente. Tambin para un pas extranjero se permitir la introduccin

de cdigos postales de mayor tamao.

Se comprueba ahora la validez del NIF espaoles para empresas, organizaciones sin nimo de lucro y extranjeros. Se

comprueban adems los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal.

El funcionamiento en cuanto a la edicin, filtrados, bsqueda incremental y mailing es muy similar al caso anterior de

los clientes.

BitFac 2010 23

A partir de la cuenta bancaria y del pas (si ste pertenece a la Unin Europea) se calcular automticamente el IBAN

(International Bank Account Number).

Se tiene la posibilidad de excluir a un proveedor de mailing y listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habr ciertos

tipos de listado (compras por proveedor, por ejemplo) que no totalizarn realmente el total de todas las compras

existentes, sino el de los proveedores listados, excluyndose los indicados. En los informes y grficos globales, no

desglosados, s aparecern esos totales.

IMPORTANTE: Se puede asociar a un proveedor una cuenta contable para realizar

importaciones desde BitConta, en vez de utilizar el propio cdigo de proveedor, como ocurra en

versiones anteriores a la 2009.

NOVEDAD: Al igual que ocurre con los clientes, en la gama Empresarial es posible intentar

localizar la direccin del proveedor a travs de GoogleTM Maps si dispone de conexin a Internet.

Debe tenerse en cuenta, de todos modos, que este motor de bsqueda no siempre puede

localizar correctamente todas las direcciones.

NOVEDAD: En esta versin pueden utilizarse anticipos o entregas a cuenta a proveedores para

ser luego asignados a los pagos. El sistema funciona de manera muy similar al caso de los

anticipos de cliente.

GESTIN DE ARTCULOS

En la ventana de Lista de artculos, la lista contiene la descripcin del artculo, la referencia (cdigo del artculo), el

cdigo de barras de ste y su precio desglosado.

Aparecen las barras de herramientas de gestin, filtrados, botones de bsquedas y grficos (este ltimo en la gama

Empresarial nicamente) cuyo funcionamiento es muy similar a los casos anteriores de proveedores y clientes.

24 BitFac 2010

IMPORTANTE: Debe tenerse en cuenta que la bsqueda incremental de artculos se puede

ralentizar notablemente si el nmero total de artculos supera los 65.000, sobre todo si se est

utilizando una conexin en red local.

En la ventana de bsqueda, puede filtrarse la lista por fabricante, familia o gama del producto. El funcionamiento es

similar a la ventana de bsqueda de clientes.

Se muestra tambin un botn de TPV, para poder insertar imgenes para los artculos que aparezcan luego en BitTPV

2010 si se exportan los datos, que se mostrarn si se activa la pantalla tctil para ventas.

Cabe destacar que en este caso, por supuesto, cambian los criterios de filtrado, establecindose filtros por descripcin

(o parte de la descripcin del producto), fabricante, familia o gama a la que pertenece.

IMPORTANTE: La longitud mxima de la referencia de un artculo es de 13 caracteres.

La ventana de Artculo muestra todos los datos de inters sobre el artculo seleccionado, como el cdigo, cdigo de

barras que puede darse en 4 sistemas de codificacin posibles (EAN13, EAN8, Code39 e Interleaved 2 de 5), el tipo de

IVA, la descripcin del artculo, caractersticas detalladas, fabricante, familia, gama, existencias mnimas en stock por

cada almacn, un indicador de si el artculo es o no almacenable y el precio del artculo, entre otros.

EJEMPLO: Un artculo deber marcarse como No Almacenable si no se quiere llevar control de

existencias de ste en almacn o si se trata de un servicio, como Mano de obra, por ejemplo.

Cabe mencionar ms detalladamente algunos de los datos que se almacenan en esta ventana:

Precio del artculo: El precio de venta del artculo puede fijarse estableciendo la base imponible, con lo que se

calcular automticamente el precio final y el IVA, o estableciendo el precio final, con lo que se calcular

automticamente la base imponible.

Se muestra tambin el precio de compra del artculo y el margen comercial entre la compra y la venta. Las tres

cantidades estn relacionadas, de manera que el margen comercial se calcula automticamente al variar el precio de

venta o el de compra. Si se quiere calcular el precio de venta automticamente a partir del precio de compra

aadindole un margen comercial, puede hacerse pulsando la flecha que aparece al lado del campo de Margen.

BitFac 2010 25

IMPORTANTE: Tngase en cuenta que el precio final se toma con IVA, pero si el cliente tiene

recargo de equivalencia, este precio se incrementar con respecto a un cliente que no lo tenga.

Tarifa: Para cada artculo deber establecerse los descuentos correspondientes a cada tarifa. De este modo, cuando

a un cliente se le establezca una tarifa, al vender el artculo se establecern los descuentos correspondientes segn el

artculo y el cliente al que se realiza la venta.

Sistema de envases/unidades: El sistema de envases/unidades se utiliza cuando un artculo se compra en unidades

ms grandes de las que despus se venden.

EJEMPLO: Si se compra un artculo que venga en un pack de 24 latas, puede establecerse la

compra por el pack completo y la venta por cada lata, de manera automtica.

IMPORTANTE: Si se va a utilizar el sistema de envases/unidades para un artculo, debe tenerse

cuidado con no dejar a cero el nmero de unidades, ya que en este caso no har entradas de

almacn (ya que el nmero de unidades contenidas segn los que se le indica, es cero).

Existencias en almacn: Se mostrarn para cada artculo las existencias del mismo en cada uno de los almacenes

existentes. Estas existencias se modificarn automticamente con las compras, ventas y traspasos y manualmente

haciendo una regularizacin de almacn, pero nunca desde la ventana de artculos.

Precio medio de compra, ltimo precio de compra y fecha de la ltima compra: Se muestran para cada artculo

estos datos que provendrn del total de compras realizadas desde que se comienza a trabajar con la aplicacin. Estos

datos no se pueden modificar manualmente.

Artculo descatalogado: Si se marca un artculo como descatalogado, ste no aparecer luego en las ventanas de

albaranes, pedidos, compras, etc., simplificando as la operatividad del trabajo diario.

Tasa: Puede establecerse una tasa o canon adicional para un artculo para el que lo exija la legislacin, sin tener que

incluirlo en el precio del artculo.

EJEMPLO: Artculos tan dispares como despieces crnicos o soportes pticos para ordenador

(CD-R y DVD) tienen establecidos cnones o tasas adicionales.

IMPORTANTE: Si se indica que el artculo es un servicio, a la hora de hacer importaciones en

BitConta, las ventas de ese artculo pasarn a una cuenta del grupo 705, en vez de hacerlo a una

del grupo 700.

NOVEDAD: En esta versin se permiten asociar proveedores a los artculos.

La asociacin de proveedores a un artculo puede hacerse de modo automtico o manual. Al hacer una compra de un

artculo, automticamente ste se aadir a la lista de proveedores asociados, indicndose tambin la ltima vez que

se le ha comprado el producto y el precio. La ficha del proveedor puede editarse para poder cubrir la referencia del

proveedor asociada al artculo o el precio de compra.

Tambin se pueden asociar proveedores de forma manual, directamente sobre la lista, y fijarle la referencia y el precio

de compra.

26 BitFac 2010

En la parte inferior de la ventana se pueden ver dos botones, uno de Imprimir etiquetas y otro de Imagen. El primero

abre una ventana similar a la de etiquetas de clientes, en la que se seleccionan el nmero de etiquetas a imprimir, la

etiqueta fsica de la hoja en la que se va a imprimir y un indicador para imprimir o no el cdigo de barras en la etiqueta

del artculo.

NOVEDAD: Se incluye la posible tasa o canon en el precio impreso en las etiquetas.

El segundo botn (el de Imagen) permite aadir una fotografa del artculo (no ser la misma que la que se vaya a

mostrar en el TPV).

PRECAUCIN: Las imgenes a aadir a los artculos debern estar en formato BMP (Windows

Bitmap).

Para componer un artculo a partir de elementos individuales, se pulsar el botn Elementos. Al hacerlo se mostrar

una ventana donde se pueden aadir o eliminar componentes.

Cuando se aade un artculo se le indica el nmero de unidades que lo componen.

Cuando el artculo est compuesto y se cierra la ventana de composicin, la aplicacin preguntar si se desea fijar el

precio de venta como la suma de los precios de venta de los componentes. De ser as, ste ser el precio que se fije,

que se puede cambiar luego en cualquier momento.

BitFac 2010 27

IMPORTANTE: Al configurar un nuevo artculo se est indicando cual va a ser su composicin,

pero no se est realizando ningn movimiento de almacn de ninguno de los componentes ni

estos quedan bloqueados para poder comprarlos o venderlos como artculos de manera

individual.

Gracias a la opcin de Grficos podrn visualizarse las ventas de un artculo a lo largo de todo un ao y los

documentos en los que est incluido (albaranes, facturas, presupuestos, etc.). Esta opcin nicamente se encuentra

disponible en la gama Empresarial.

NOVEDAD: Se ha cambiado el sistema de presentacin de grficos para intentar hacerlos ms

modernos y agradables a la vista.

Tambin se pueden ver los documentos que se hayan emitido conteniendo el artculo seleccionado (albaranes,

facturas, etc.), para lo que se ha habilitado una segunda solapa con el ttulo Documentos.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En la lista de artculos, pueden establecerse compatibilidades entre artculos. Para ello se seleccionar un artculo en

la lista y se pulsar F11. De esta manera se mostrar una nueva ventana donde podrn asignarse artculos

compatibles con el seleccionado en la lista.

Para comprobar luego con qu artculo es compatible uno determinado, bastar con seleccionarlo en la lista y pulsar la

tecla de funcin F12.

28 BitFac 2010

EJEMPLO: A una impresora se le pueden asignar todos los cartuchos que son compatibles con

ella para poder ver tambin cada cartucho con cuales impresoras es compatible.

En estas versiones, se muestra adems:

Nmero de serie: Si se activa la gestin de nmero de serie para un artculo dado, cada vez que se compre, se venda,

entre en un proceso de fabricacin o se traspase entre dos almacenes, se pedir el nmero de serie para poder

rastrearlo individualmente.

Perodo de garanta: Se puede llevar un control de la garanta de los artculos comprados y vendidos. Para ello es

necesario cubrir en la casilla correspondiente, situada en la parte derecha de la solapa de Almacenes y tarifas, el

nmero de meses que dura la garanta del artculo. Luego, a la hora de venderlo, se indicar en la venta que el artculo

se encuentra en garanta al posicionarse sobre l.

Para componer un equipo a partir de elementos individuales, se pulsar el botn Elementos. Al hacerlo se mostrar

una ventana donde se pueden aadir o eliminar componentes.

NOVEDAD: Se ha incluido en las familias para el ensamblaje de los equipos informticos, la de

fuentes de alimentacin.

En esta ventana podrn asignarse los componentes necesarios para ensamblar un equipo informtico (otros artculos

creados con anterioridad). Para incluir un elemento se marcar la casilla de la izquierda del nombre de la familia de

elementos a montar y luego se seleccionar de cada desplegable el artculo deseado. Los artculos estarn disponibles

en cada familia si se han asignado correctamente a las familias predeterminadas por la aplicacin.

Una vez configurado el equipo, segn los precios de venta de cada componente, se le puede asignar un precio de

venta al equipo que sea la suma de los precios de cada componente, o dejarlo en blanco para cubrirlo a mano.

IMPORTANTE: Al configurar un nuevo equipo se est indicando cual va a ser su composicin,

pero no se est realizando ningn movimiento de almacn de ninguno de los componentes ni

estos quedan bloqueados para poder comprarlos o venderlos como artculos de manera

individual.

BitFac 2010 29

VERSIN PARA COMERCIO TEXTIL

En esta versin, se muestra adems:

Talla y color: A cada artculo puede asignrsele una talla y un color. Puesto que varios artculos pueden compartir

muchas caractersticas y diferenciarse nicamente en la talla y en el color, BitFac proporciona una forma sencilla de

pasar esos datos comunes de unos artculos a otros. Para ello, bastar con cubrir un artculo de la serie que se desee

introducir y desde la misma ventana de los datos del artculo, pulsar F5. A continuacin se crea un nuevo artculo y sin

necesidad de cubrir ningn dato, pulsando F6 se rellenan muchos de los campos necesarios. Esta operacin puede

repetirse las veces que sea necesario.

VERSIN PARA ALIMENTACIN Y BEBIDAS

En esta versin, se muestra adems:

Envase retornable: Puede indicarse si el artculo indicado tiene un envase retornable. Los artculos con envases

retornables son los nicos que pueden figurar en la lista de retorno de envases.

Gestin de taras: Se incluye en esta versin la gestin de taras y destares. Para ello, en el men de Archivos

auxiliares, aparece ahora la opcin de embalaje, para poder indicar los diferentes tipos de embalajes en que se pueden

presentar los productos.

NOVEDAD: La gestin de taras se considera nueva en esta versin, aunque ya se haba

incorporado en una revisin de la versin anterior de la aplicacin.

Luego, en la ventana de artculos, cuando se activa la opcin de control de Envases / unidades, se habilita tambin el

botn de Taras. Al pulsar este botn, se muestra una ventana donde aparecen todos los envases disponibles para

asignar el peso del envase correspondiente para el artculo actual.

Una vez establecido esto, a la hora de comprar mercanca, cuando se aada un artculo que tiene tara, se mostrar

una ventana en la que se indicar el embalaje que se est recibiendo, para, de esa manera, descontar

automticamente la tara e introducir as en el almacn el peso neto del producto.

En los documentos impresos, se indicar el tipo de embalaje y su tara correspondiente.

En el momento de efectuar una venta de un artculo que tiene tara asignada, tambin se preguntar el tipo de

embalaje, aunque en este caso tambin se deber indicar el peso bruto, para que descuente la tara a la hora de

calcular las unidades del artculo a vender.

30 BitFac 2010

GESTIN DE VENDEDORES

La ventana de Lista de vendedores contiene la lista con los vendedores contratados por la empresa. El funcionamiento

de sta ventana es muy similar a las de clientes y proveedores, con la salvedad de que no permite opciones de filtrado

ni bsqueda incremental porque se supone que no habr tal cantidad de vendedores como para que el usuario no los

pueda encontrar fcilmente.

Una vez seleccionado un vendedor, en la ventana de Vendedor, se muestran los datos de filiacin de ste; nombre,

direccin, telfonos,... y una cuadrcula para establecer un rappel de comisiones.

El funcionamiento de la tabla de comisiones consiste en colocar las cantidades a facturar (en Euros) y la comisin

correspondiente a ese rango de facturacin. En ltimo lugar, cuando se quiera indicar una comisin para cantidades

superiores a cierta cantidad, sin lmite superior, en la columna Hasta se pondr un 0.

EJEMPLO: Si un vendedor tiene una rappel del 5% hasta 5.000, un 7% hasta 10.000 y un 10%

por encima de esa cantidad, la tabla debera contener 3 lneas: Desde 0 hasta 5.000, desde

5.000,01 hasta 10.000 y desde 10.000,01 hasta 0.

IMPORTANTE: Asegrese de no dejar lneas en blanco en la tabla de comisiones que puedan

provocar clculos incorrectos de las mismas.

GESTIN DE TCNICOS (VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA)

En la ventana de Lista de Tcnicos se muestran los tcnicos disponibles para la realizacin de trabajos. Esta ventana

es muy similar a la de Lista de Vendedores, por ejemplo.

Una vez seleccionado el tcnico de la lista, en la ventana Tcnicos se muestran los datos principales de ste, como el

nombre, direccin, telfono y categora del tcnico.

SELECCIN DE EMPRESA

La ventana de Empresas contiene la informacin relativa a las empresas de las cuales se va a llevar la gestin. Esta

ventana contiene los datos fundamentales de la empresa, necesarios a la hora de facturar, emitir recibos y exportar a

una contabilidad, por ejemplo.

BitFac 2010 31

Aparte de estos datos, en la parte inferior de la ventana se puede observar el espacio para incluir bancos y nmeros de

cuenta con los que trabaje habitualmente la empresa. Al cubrir estos datos bancarios, se podrn introducir apuntes en

la ventana de Apuntes de caja y bancos para cada una de las cuentas aqu indicadas. El marcador en forma de doble

felcha, indicar cual es la cuenta activa para la empresa, hacia la cual se dirigirn los abonos de domiciliaciones

realizadas en la emisin de recibos. El cdigo emisor deber cubrirse en caso de que la entidad bancaria as lo exija.

Si la empresa utiliza recargo de equivalencia en las compras, deber marcarse la casilla correspondiente. De esta

manera, cuando se realicen compras a proveedor ya se incrementar este impuesto automticamente.

IMPORTANTE: Si se va a facturar con retenciones, deber marcarse la casilla de Aplicar

retencin. Luego, en Preferencias, deber indicarse el porcentaje a aplicar por defecto.

Al lado de la barra de herramientas de mantenimiento, se pueden observar dos botones para insertar o quitar el

logotipo de la empresa. Si se inserta un logotipo para la empresa, ste aparecer en facturas, albaranes, pedidos, etc.

El logotipo deber ser una imagen en formato BMP (Windows Bitmap) del tamao aproximado a como debera salir en

papel, aunque automticamente se ajustar para ser impresa en un tamao predefinido.

EJEMPLO: Si el tamao de la imagen es mucho ms pequeo que el tamao real que va a

ocupar en papel, sta perder calidad al imprimirse, y si es mucho ms grande, estar ocupando

demasiado espacio en memoria.

En la gama Profesional, esta ventana es un poco diferente, ya que se pueden cubrir los datos para una nica empresa.

32 BitFac 2010

CAPTULO 4

GESTIN DE ALMACN Y COMPRAS

CONTROL DE ALMACN

En la ventana de Control de almacn, como se ha visto anteriormente, se debern cubrir los datos de cada uno de los

almacenes o centros de venta que tenga la empresa, de los cuales interese mantener un control especfico del stock.

En la parte inferior de la ventana se muestran las existencias de todos los artculos en cada uno de los almacenes.

Haciendo un doble clic con el ratn en la lista de artculos, puede asignarse la ubicacin al artculo seleccionado.

IMPORTANTE: El nmero de artculos que se indica que existen en un almacn, no tiene

necesariamente que coincidir con el nmero de artculos indicados en la lista de artculos, ya que

en esta ltima se muestran tanto los almacenables como los no almacenables.

Para llevar a cabo una regularizacin de un almacn o una entrada directa de artculos en almacn, se utilizar el botn

Regularizacin para abrir una ventana en la cual se especificarn todos los artculos del almacn seleccionado en ese

momento, con el stock terico y el stock real en almacn. Tambin se puede especificar la ubicacin de cada artculo

dentro del almacn.

IMPORTANTE: Debe utilizarse esta opcin para cubrir el stock inicial una vez que comienza a

trabajar con la aplicacin y luego nicamente para regularizaciones reales. Las entradas

normales de material en almacn debern hacerse a travs de las compras.

Para localizar un artculo rpidamente en el almacn, se introducir su referencia en el campo marcado como

Referencia a localizar.

El botn de Traspasos entre almacenes se encarga de abrir la ventana de traspasos, a la cual tambin se tiene acceso

directamente desde el men.

IMPORTANTE: Con la opcin de Recomponer, pueden cuadrarse las existencias de un artculo

en almacn que se hayan podido desajustar por motivos desconocidos. Para ello utilizar el

registro de todos sus movimientos, extrados de albaranes, compras, depsitos, regularizaciones

manuales, TPV, etc.

BitFac 2010 33

Pueden realizarse filtrados de artculos por distintos criterios y la bsqueda de un artculo concreto. Tambin pueden

imprimirse etiquetas de los artculos almacenados. En este caso, se imprimirn tantas etiquetas de un artculo como

unidades existan en almacn.

Al entrar en la aplicacin y si se tiene marcada la casilla de Avisar en caso de ruptura de stock de la ventana

Preferencias, se indicarn los artculos que se encuentren por debajo de los mnimos indicados en la ficha del artculo,

salvo que el mnimo indicado sea cero.

VERSIN PARA TIENDAS DE INFORMTICA

En esta versin puede verse tambin un botn de Componentes, que mostrar una ventana en la que se indica el stock

existente en el almacn seleccionado, de los componentes principales de un ordenador.

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IMPORTANTE: En esta ventana aparecern las existencias de aquellos artculos que tengan

asignada la correspondiente familia de entre las predeterminadas para componentes en la

aplicacin.

TRASPASOS ENTRE ALMACENES

La ventana de Lista de traspasos muestra una lista en la que se pueden observar rpidamente los datos principales de

un traspaso entre almacenes, que son el nmero de traspaso, el almacn de origen, el almacn de destino y la fecha

del traspaso.

IMPORTANTE: Un traspaso realizado no puede modificarse. Si ha habido un error, se eliminar y

se crear de nuevo.

Al entrar en la ventana de Traspaso, ya sea creando uno nuevo o viendo uno creado anteriormente, se observa un

campo para el nmero de traspaso (que cuando se crea uno nuevo, estar en blanco), los almacenes de origen y

destino en listas de seleccin y una cuadrcula donde se seleccionarn los artculos a traspasar, ya sea tecleando

directamente la referencia del artculo, su cdigo de barras o eligindolo directamente del desplegable de la columna

cdigo.

IMPORTANTE: Si se busca un artculo por cdigo de barras, una vez que lo encuentra cambia el

contenido de la columna cdigo por su referencia, en vez de mostrar el cdigo de barras.

IMPORTANTE: Cuando se crea un nuevo traspaso el nmero de traspaso aparece en blanco

porque ste no se genera hasta que el traspaso sea guardado.

Al localizar un artculo se cubrir automticamente la descripcin del mismo y se introducirn manualmente el nmero

de unidades a traspasar del almacn de origen al almacn de destino. Automticamente se irn aadiendo lneas de

traspaso segn se llega con el cursor al campo Unidades. De todos modos, pueden aadirse lneas manualmente con

el botn situado sobre la cuadrcula con el smbolo + y eliminarse con el del smbolo -.

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EJEMPLO: No se preocupe por eliminar de la ventana la ltima lnea si sta tiene todos los datos

en blanco (excepto el de unidades que automticamente se pone a uno), ya que stas lneas se

borrarn automticamente al guardar el documento.

Una vez que se haya indicado el material a traspasar, el documento de traspaso puede guardarse pulsando el botn

Aceptar o no guardarse, pulsando el botn Cancelar. Gracias al botn Imprimir, en cualquier momento se podr

imprimir un documento de traspaso para acompaar la mercanca que se traspasa entre almacenes.

IMPORTANTE: El sistema est diseado para llevar un control de todos los almacenes desde

una central, de manera que la informacin de existencias global estar disponible en esta central

y cada centro de venta nicamente dispondr nicamente de la informacin de su propio

almacn.

MOVIMIENTOS DE ALMACN

En esta ventana se pueden ver los movimientos de almacn realizados de forma manual desde la ventana de

Regularizacin de almacn.

PEDIDOS A PROVEEDOR

En la ventana de Pedidos a proveedor se muestra una lista de los pedidos realizados con los datos ms relevantes de

los mismos: nmero de pedido, fecha del pedido, nombre del proveedor, importe del pedido y nmero de albarn de

proveedor al que corresponde el pedido (si ste ha sido pasado a albarn).

La barra de herramientas de gestin permitir crear, eliminar, modificar y ver pedidos a proveedor, de manera similar a

como ocurra con traspasos, clientes, artculos, etc.

Con los botones de Filtrado se podrn filtrar los pedidos por nombre del proveedor al que han sido realizados o por la

fecha en que se han emitido.

En el lado derecho aparece el ao en curso. Todos los pedidos que se muestran corresponden a este ao. Para ver los

pedidos de otro ao, basta con cambiar el ao en esta caja de texto. Esto mismo ser vlido para presupuestos,

albaranes, facturas, etc.

La asignacin de un pedido a un albarn de compra se realizar con el botn Compra, situado a la derecha de los

botones de filtrado y bsqueda. Al ejecutar esta opcin, la aplicacin le pedir el nmero de albarn de compra a que

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corresponde el pedido y una vez introducido y aceptada la operacin, en la parte izquierda de la lista, aparecer un

smbolo en forma de doble flecha para indicar que el pedido ha sido pasado a compra. El nmero de albarn de

compra se mostrar en la lista de pedidos y se habr creado automticamente en la ventana de Compras una nueva

compra correspondiente al pedido realizado.

La ventana del Pedido contiene los datos de nmero de pedido, fecha (por defecto toma la fecha del ordenador, en

todos los documentos) y nombre del proveedor.

IMPORTANTE: El nmero de pedido no se rellena hasta que el nuevo pedido se ha guardado, al

igual que en el caso de los traspasos entre almacenes.

Una vez establecido ste ltimo dato, se puede comenzar a rellenar la cuadrcula o tabla del pedido, seleccionando los

cdigos de los artculos del mismo modo que ocurra en la ventana de Traspaso. Cuando se selecciona un artculo,

automticamente se rellenar la descripcin de ste y quedar pendiente cubrir el precio de compra del artculo y las

unidades que se van a pedir. Antes de guardar el pedido deber fijarse la forma de pago del pedido y un descuento

global del pedido si lo indicase expresamente el proveedor. La descripcin del artculo puede modificarse si se desea,

ya que en ocasiones puede interesar apuntar ciertas variaciones sobre la descripcin prefijada.

EJEMPLO: Si se necesita una descripcin muy larga del artculo, se puede pulsar el botn

Descripcin larga y se abrir una ventana en la que podr teclear una descripcin larga del

artculo, que aunque luego no se pueda ver completa en la pantalla, saldr en el documento por

impresora.

En esta descripcin larga, puede volcarse el texto que se haya introducido en el campo de Caractersticas del artculo

seleccionado.

En los pedidos se indica el nmero de unidades pedidas y el nmero de unidades recibidas (que se pueden rellenar

cuando se desee). En el momento en que se quiera pasar el pedido a una compra, se incluir nicamente el material

recibido y se pedir confirmacin para generar automticamente un nuevo pedido que contenga el material restante, en

caso de que exista.

Debajo del cuerpo del pedido se muestran tambin los campos de subtotal, con la suma de la columna de importes, la

base imponible, que es el subtotal con el descuento global aplicado, impuestos (que incluye IVA y recargos si los

hubiese) y el importe total del pedido. Estos campos son calculados automticamente y no pueden editarse.

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Puede indicarse tambin si el pedido ha sido ya solicitado al proveedor y la fecha prevista de recepcin de la

mercanca.

En caso de necesitar introducir un artculo en el pedido que no se encuentre ya introducido, puede aadirlo

directamente sin salir de la ventana del pedido pulsando el botn de Crear artculo. Se abrir en este caso una ventana

con unos datos mnimos del artculo para ser cubiertos, y desde ese momento quedar introducido como si lo diese de

alta en la ventana de artculos. De todos modos, siempre que sea posible, introduzca los datos completos desde la

ventana de artculos.

Si, al igual que en el caso anterior, necesita realizar un pedido a un proveedor que no tiene dado de alta, puede

aadirlo sin salir de la ventana de pedidos, pulsando el botn con el + que hay a la derecha del desplegable donde se

selecciona el nombre del proveedor. En la ventana que se abre, podr introducir unos datos mnimos, que luego podr

ampliar con calma desde la ventana de proveedores.

COMPRAS

La ventana de Lista de compras muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de la compra,

como el nmero de albarn de compra, la fecha de la compra, el proveedor, el importe y el nmero de factura. De

forma similar que en el caso de los pedidos a proveedor, delante de cada una de las compras realizadas se muestra un

smbolo en forma de doble flecha o no se muestra nada, segn se haya generado recibo de la compra o no.

IMPORTANTE: No se necesita realizar un pedido a proveedor para crear una compra. Pueden

realizarse compras directamente o pedidos que luego no se pasen automticamente a compras.

En la ventana de Compra se introducirn el nmero del albarn del proveedor, el nmero de factura del proveedor (si

procede), la fecha, el nombre del proveedor y el almacn en el que va a entrar la mercanca comprada.

IMPORTANTE: El almacn que aparecer siempre por defecto ser el indicado en la ventana de

Preferencias.

El cuerpo de la compra es similar al del pedido y su funcionamiento es el mismo. Una vez efectuada la compra, el

material se habr dado de alta en almacn.

En esta ventana no existe un botn de Imprimir compra, ya que se tanto el albarn de compra como la factura vienen

ya impresos por el proveedor. Sin embargo, lo que s existe es un botn para Imprimir etiquetas, que permite imprimir

etiquetas de precios para la compra recibida. Con este botn se abrir una ventana similar a la que imprima etiquetas

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en la ventana de artculos, con la particularidad de que se imprimirn exactamente las etiquetas necesarias para el

material recibido.

IMPORTANTE: Entre documentos del mismo tipo, pueden copiarse las lneas de detalle con

Ctrl+F7 de un documento (una compra, por ejemplo) y pegarlas en un nuevo documento con

Ctrl+F8.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS, TIENDAS DE INFORMTICA Y FERRETERAS

Si se va a realizar la compra de un artculo que haya sido marcado en su ficha como un artculo del que se va a llevar

control de nmero de serie, a la hora de incluir dicho artculo en una compra e indicar las unidades, se pedir que se

introduzca su nmero de serie.

Este nmero de serie debe ser nico para el artculo y no debe repetirse. Una vez introducido el nmero de serie, en la

parte superior del cuerpo de la compra se indicar ste cuando se seleccione la lnea de compra correspondiente al

artculo. A la izquierda de este nmero, en caso de que el artculo se encuentre en el perodo de garanta, aparecer el

texto EN GARANTA en letras rojas.

En el caso de introducir varias unidades de un artculo con nmero de serie, la ventana de introduccin de estos ser

diferente, permitindose en ella la introduccin de tantos nmeros de serie como unidades del artculo se hayan

indicado.

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En este caso, se mostrar una ventana con una lista que contendr tantas lneas como unidades se hayan indicado. En

la caja de texto de la parte superior se introducirn los nmeros de serie deseados y se pasarn a la lista pulsando el

botn con la flecha hacia abajo o con el teclado pulsando la tecla AvPg.

Una vez tecleados todos los nmeros de serie y pulsado el botn Aceptar, en la compra se habr desglosado la lnea

introducida en tantas lneas como unidades indicadas, cada una con su nmero de serie y una sola unidad.

VERSIONES PARA DROGUERAS Y ALIMENTACIN

De manera similar a los nmeros de serie, funcionan los nmeros de lote de estas versiones, simplemente que estos s

pueden repetirse, ya que un lote lo suelen componer varias unidades.

FACTURAS DE COMPRA

NOVEDAD: Esta opcin es nueva en esta versin, ya que en las versiones anteriores se indicaba

el nmero de factura de compra en el propio albarn de compra.

Como se puede apreciar a primera vista, en la ventana de Lista de facturas no se pueden crear facturas de compra

directamente. El proceso a seguir es crear una compra (albarn de compra) y pasar ste a factura.

IMPORTANTE: No se permite la creacin de facturas directamente sin albarn para facilitar el

seguimiento del material introducido en almacn, ya que de esta manera todo lo comprado est

en los albaranes y no hay que mirar en dos documentos al mismo tiempo, con la complicacin

aadida de que una factura contuviese ya varios albaranes.

Una factura tampoco es modificable directamente. Una vez que se recibe una factura de un proveedor sta no puede

ser legalmente alterada. En caso de que haya un error, se debera recibir una factura de abono, haciendo una compra

con las cantidades en negativo.

PRECAUCIN: Lo correcto para un abono es utilizar las cantidades en negativo y no el importe,

aunque se pueda hacer, ya que si las cantidades se ponen en positivo, se estar efectuando otra

entrada de material de almacn.

En el caso de que el error se detecte recin impresa la factura, sta podr eliminarse, con lo que el albarn quedar

liberado para modificarse y volver a facturar.

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En la ventana de Lista de facturas, la lista que contiene las facturas, al igual que en el caso de los albaranes, tambin

es de seleccin mltiple. Esta seleccin de varias facturas al mismo tiempo posibilita imprimir con el botn Imprimir

facturas todas las facturas seleccionadas, una tras otra sin tener que abrir la ventana con los datos de cada factura.

El botn Generar recibos, crea los recibos necesarios, segn la forma de pago establecida. La generacin de recibo lo

que hace es apuntar un vencimiento pendiente en la ventana de Vencimientos para ser pagado en la fecha que

corresponda. Al generar un recibo, la compra queda marcada con el indicador de doble flecha, para indicar que se han

generado los recibos correspondientes. Sin embargo, la eliminacin de uno o todos los recibos generados por la

compra, no quitan la marca.

IMPORTANTE: Para la generacin de recibos no funciona la seleccin mltiple de la lista.

IMPORTANTE: Se permite una modificacin parcial de las facturas. Esta modificacin permitida

afecta nicamente a la descripcin de los artculos, no pudiendo cambiar referencias ni precios

del contenido de la factura.

COMPRAS EN DEPSITO

La ventana de Lista de compras en depsito muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de

la compra en depsito. Las compras en depsito se gestionan de manera independiente a los albaranes de compra

normales. Las variaciones de almacn que provocan quedarn reflejadas como tales.

En este caso, en el cuerpo de la compra en depsito, aparece una columna de unidades compradas (Un.) y otra de

unidades devueltas (Dev.). Cuando se realiza la compra se indican las unidades compradas y se cubre la fecha de

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compra, que aparece debajo de la cuadrcula, y cuando llegue el momento de hacer la devolucin se indicarn las

unidades devueltas en la columna correspondiente. Automticamente se realizarn las actualizaciones en el almacn.

En esta ventana aparece un botn Imprimir para imprimir un documento de devolucin de mercanca en depsito.

FABRICACIN DE EQUIPOS (VERSIN PARA TIENDAS DE INFORMTICA)

Para crear en esta nueva versin un ordenador nuevo a partir de sus componentes especificados, se debe ir a la

opcin de Fabricacin de equipos del men Almacn. En esta ventana se podr elegir el artculo compuesto que se

desea fabricar y se desglosarn automticamente sus componentes para introducir (si se desea y si los artculos

componentes los soportan) los nmeros de serie correspondientes e indicar, por ejemplo, a que cliente va a ir

destinado el equipo.

En cuanto el proceso de fabricacin se inicia, se dan de baja de almacn los componentes del artculo y se da de alta

un nuevo artculo fabricado.

No hay diferencia entre crear as los equipos compuestos o desde la ventana de compras. Utilizando este sistema se

puede distinguir mejor la fabricacin propia de las compras externas y seguir el estado del proceso.

Se puede tambin pulsando el botn Imprimir, sacar una copia de la orden.

GESTIN DE R.M.A. (VERSIN PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA)

En el caso de tener que enviar material para ser reparado al proveedor, puede utilizarse la nueva gestin de RMA. Al

seleccionar esta opcin se presenta una ventana con la Lista de RMA a proveedores, donde se muestra el nmero de

RMA interno, la fecha, el proveedor y el estado. En la barra de herramientas que hay encima de la lista pueden

aadirse, eliminarse, modificarse o verse, solicitudes de RMA.

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Al crear una nueva solicitud de RMA, habr que cubrir la fecha (que por defecto es la actual), el proveedor, el tcnico

que va a realizar el envo, el equipo al que pertenece la pieza a enviar (si el artculo que se enva es un componente de

un equipo registrado), el artculo a enviar, su nmero de serie, el nmero de factura de compra y el nmero de RMA

asignado por el proveedor. Tambin se puede indicar una descripcin detallada de la avera y una serie de

observaciones. Finalmente se indicar el estado, es decir, si est pendiente de enviar, si se ha enviado ya o si se ha

recibido el artculo reparado.

En la parte inferior de la ventana se muestra un botn para imprimir la solicitud de RMA que debera acompaar al

artculo que se enve y otro para imprimir una etiqueta para pegar en el paquete de e