manual usuario 2010

© 2009 Unionpyme S.A.

Manual de UsuarioImplementación

UniónPyme EASYactual, confiable y en segundos

administración contable

Manual de Usuario Implementación2


Tabla de Contenido

Parte I Bienvenido a Unionpyme EASY 5

Parte II Terminos de Uso 7

Parte III Por qué Uniónpyme EASY 13

Parte IV Antes de Empezar 17

................................................................................................................................... 181 Requerimientos de Sistema

................................................................................................................................... 202 Instalando Unionpyme EASY en XP

.......................................................................................................................................................... 21Instalar desde CD

.......................................................................................................................................................... 26Instalar desde instalador descargado de internet

.......................................................................................................................................................... 31Desinstalar EASY

................................................................................................................................... 323 Instalando Unionpyme EASY en Vista

.......................................................................................................................................................... 33Instalar en Windows Vista desde CD

.......................................................................................................................................................... 38Instalar en Windows Vista desde instalador descargado de Internet

.......................................................................................................................................................... 43Desinstalar EASY

................................................................................................................................... 444 Configurar Windows XP para usar UNIONPYME EASY

................................................................................................................................... 505 Configurar Windows Vista para usar UNIONPYME EASY

Parte V Primeros Pasos 59

................................................................................................................................... 601 Archivos de Unionpyme EASY

................................................................................................................................... 632 Ingresar a EASY

................................................................................................................................... 663 Crear su archivo de empresa o contabilidad

Parte VI Asistente de Implementación 70

................................................................................................................................... 711 Fase 1 - Información de la Empresa

.......................................................................................................................................................... 72Información de la Empresa

................................................................................................................................... 752 Fase 2 - Contabilidad

.......................................................................................................................................................... 76Plan de Cuentas

......................................................................................................................................................... 79Crear Cuentas

......................................................................................................................................................... 80Modificar Cuentas

......................................................................................................................................................... 81Eliminar Cuentas

.......................................................................................................................................................... 82Ligar Cuentas de Contabilidad

.......................................................................................................................................................... 84Ligar Cuentas de Compras

.......................................................................................................................................................... 87Ligar Cuentas de Ventas

.......................................................................................................................................................... 91Retenciones

.......................................................................................................................................................... 95Tasas de IVA

.......................................................................................................................................................... 98Tasas de Impuestos a Consumoes Especiales

.......................................................................................................................................................... 101Centros de Costos

................................................................................................................................... 1033 Fase 3 - Expedientes

.......................................................................................................................................................... 104Categorías

.......................................................................................................................................................... 107Zonas

3Contenido

3


.......................................................................................................................................................... 110Sectores

.......................................................................................................................................................... 113Sub- Sectores

.......................................................................................................................................................... 116Rutas

.......................................................................................................................................................... 119Transporte

.......................................................................................................................................................... 123Expedientes

................................................................................................................................... 1294 Fase 4 - Inventarios

.......................................................................................................................................................... 130Grupos

.......................................................................................................................................................... 132Subgrupos

.......................................................................................................................................................... 134Marcas

.......................................................................................................................................................... 137Bodegas

.......................................................................................................................................................... 139Configurables

.......................................................................................................................................................... 143Productos

Indice 147

Parte

I

Bienvenido a Unionpyme EASY 5


1 Bienvenido a Unionpyme EASY

Uniónpyme EASY 9 es un Sistema Administrativo-Contable. Esta conformado por ocho módulostotalmente integrados. Uniónpyme EASY está disponible en tres versiones principales que son:Uniónpyme EASY versión DG (Distribución Gratuita), Uniónpyme EASY versión PRO (Profesional) yUniónpyme EASY versión Multiusuario.

Para conocer las características y beneficios de cada versión, refiérase a la sección "Versiones deUniónpyme EASY" en este manual.

Esta ayuda esta diseñada para enseñarle a implementar el Sistema Administrativo ContableUniónpyme EASY, en el menor tiempo posible; así como tambien, para que aprenda a realizarcorrectamente las configuraciones básicas para ejecutar el programa.

Parte

II

Terminos de Uso 7


2 Terminos de Uso

AVISO SOBRE SOFTWARE DISPONIBLE EN LA PÁGINA WEB DE UNIONPYME

El software disponible para descargar desde este sitio Web (el "Software") es propiedad deUNIONPYME. Este Software está protegido por leyes de copyright y está a su disposiciónúnica y exclusivamente para su uso según lo estipulado según los términos y condicionesdel siguiente Contrato de licencia de Software. Cualquier uso, reproducción oredistribución del Software que contravenga el Contrato de licencia de SoftwareUNIONPYME queda expresamente prohibido por la ley y puede constituir un delito civil openal.

CONTRATO DE LICENCIA DE SOFTWARE

UNIONPYME LE CONCEDE LA LICENCIA DE ESTE SOFTWARE SIEMPRE Y CUANDO ACEPTETODOS LOS TÉRMINOS DE ESTE CONTRATO DE LICENCIA. El presente documento es uncontrato legal entre usted (ya sea un individuo o una entidad) y UNIONPYME S.A.("Contrato"). Al utilizar el Software, se compromete a aceptar los términos y condicionesde este Contrato. En caso de no aceptarlos, devuelva inmediatamente el Software y losdemás elementos que forman parte de este producto en su embalaje original yacompañados por el correspondiente recibo de pago, al establecimiento donde adquirió elproducto para recibir la cantidad íntegra abonada. Si ha descargado el Software de una delas páginas Web de UNIONPYME S.A., debe dejar de usarlo inmediatamente y destruirtodas las copias del Software que se hallen en su posesión o bajo su control.

1. Concesión de Licencia. UNIONPYME S.A. y sus proveedores le conceden una licencia decarácter no exclusivo para utilizar una copia del programa de software (“Software”) y todala documentación que acompaña a este Contrato en una sola computadora junto con elproducto de UNIONPYME S.A. que ha adquirido. Todo ello sujeto a los términos ycondiciones de este Contrato. No se concede ningún otro derecho. Se considera que elSoftware está en uso cuando aparece cargado en la memoria temporal o instalado en lamemoria permanente de la computadora. Se permite realizar una copia del Software únicay exclusivamente para su uso como copia de seguridad. Además, dicha copia de seguridaddeberá incluir toda la información sobre copyright y el resto de la información incluida enel Software, tal y como ha sido entregada por UNIONPYME S.A.. Se autoriza la instalacióndel Software en un servidor de red, exclusivamente para su distribución interna, siempre ycuando se haya adquirido una licencia de Software distinta para cada una de lascomputadoras de la red a las que vaya a distribuirse el Software.

2. Restricciones. El Software contiene información sobre copyright, secretos comerciales yotra información relacionada con las marcas registradas de UNIONPYME S.A. y susotorgantes de licencia. Con el fin de proteger esta información comercial confidencial y,excepto en aquellos casos en los que esté permitido expresamente por la ley aplicable, elusuario acepta que ni él ni otra persona en su nombre procederán a: (i) emplear técnicas deingeniería inversa, descompilar o desensamblar el Software, (ii) modificar o realizar



trabajos derivados del Software, (iii) utilizar el Software en manera alguna para proveerservicios comerciales, usar el Software en régimen de tiempo compartido o hacer uso deéste para proporcionar cualquier tipo de servicio a terceros, (iv) transmitir el Software ohacer accesibles sus funciones, en parte o en su totalidad, a través de Internet u otra red(excepto y únicamente en la medida en que lo permita lo estipulado arriba) o, (v) vender,distribuir, alquilar, arrendar, otorgar una sublicencia o transferir el Software a otra persona,excepto en el caso de una transferencia definitiva del producto de UNIONPYME S.A. querequiere el Software, siempre y cuando: (a) se incluyan todas las actualizaciones delSoftware, (b) el usuario no conserve ninguna copia del Software y (c) el destinatario secomprometa a aceptar todos los términos y condiciones de este Contrato.

3. Propiedad. El Software no se vende, sino que se concede una licencia para su usoúnicamente bajo los términos y condiciones de este Contrato y UNIONPYME S.A. se reservatodos los derechos no concedidos al usuario explícitamente en este Contrato. UNIONPYMES.A. o los otorgantes de licencia conservan la titularidad del Software y todos los derechosde propiedad intelectual sobre éste.

4. Rescisión. Este Contrato tiene vigencia hasta su rescisión. En caso de incumplimiento decualquiera de las disposiciones de este Contrato, quedarán automáticamente anulados losderechos de uso del Software y deberá procederse inmediatamente a devolver el Softwarea UNIONPYME S.A. o destruir todas sus copias existentes. Usted también puede rescindiren cualquier momento este Contrato destruyendo todas las copias del Software que poseao estén bajo su control. En el caso de que UNIONPYME S.A. solicite, mediante un anunciopúblico o un comunicado de prensa, el cese del uso de las copias del Software, el usuariodeberá hacerlo inmediatamente. Las disposiciones estipuladas en los párrafos 3, 7, 8 y 12serán aplicables incluso después de la rescisión de este Contrato.

5. Garantía limitada de producto. UNIONPYME S.A. garantiza que el Software se ajustarásustancialmente a su documentación publicada y que los medios que acompañan alSoftware estarán libres de anomalías de materiales durante un periodo de noventa (90)días a partir de la fecha de adquisición. La garantía limitada de UNIONPYME S.A. esintransferible y protege exclusivamente al comprador original. Esta garantía otorga alusuario derechos legales específicos; puede que posea otros derechos que variarán deacuerdo con la legislación local.

6. Indemnización. La responsabilidad total de UNIONPYME S.A. y la única indemnización a laque el usuario tendrá derecho en caso de incumplimiento de la garantía consistirá, adiscreción de UNIONPYME S.A., en: (a) la reparación o sustitución de los medios o elSoftware, o (b) el reembolso del importe abonado, siempre y cuando devuelva los medioso el Software al punto de venta, o cualquier otro lugar que UNIONPYME S.A. indique, juntocon una copia del recibo de compra. Los medios o Software suministrados para reemplazaral producto original tendrán una garantía equivalente al periodo restante de la garantíaoriginal o a un periodo de treinta (30) días, prevaleciendo el periodo más largo. Estasindemnizaciones carecen de validez en aquellos casos en los que los medios o el Softwarehayan resultado dañados como consecuencia de un accidente o el uso indebido oincorrecto del producto.

7. RENUNCIA DE GARANTÍA. LAS GARANTÍAS DETALLADAS EN EL PRESENTE CONTRATO

Terminos de Uso 9


SUSTITUYEN A TODAS LAS DEMÁS GARANTÍAS. UNIONPYME S.A. Y SUS PROVEEDORESRECHAZAN EXPRESAMENTE EL RESTO DE GARANTÍAS, INCLUIDAS, PERO SIN LIMITARSE A,LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIALIZACIÓN Y ADECUACIÓN PARA UN USOESPECÍFICO, Y LA GARANTÍA DE NO INFRACCIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS RESPECTOAL SOFTWARE O MEDIOS, Y CUALQUIER GARANTÍA DE NO INTROMISIÓN O EXACTITUD DELCONTENIDO DE LA INFORMACIÓN. NINGÚN DISTRIBUIDOR, AGENTE NI EMPLEADO DEUNIONPYME S.A. ESTÁ AUTORIZADO A INTRODUCIR MODIFICACIONES, AMPLIACIONES NIADICIONES EN LA PRESENTE GARANTÍA. Dado que en algunas jurisdicciones no se permitenlas limitaciones de duración de una garantía, puede que las restricciones expuestas arribano le sean aplicables.

8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD. EN NINGÚN CASO SE PODRÁ CONSIDERAR AUNIONPYME S.A. NI A SUS PROVEEDORES RESPONSABLES POR NINGÚN COSTE INCURRIDODURANTE EL ABASTECIMIENTO O SUSTITUCIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS, NI POR LAPÉRDIDA DE BENEFICIOS, INFORMACIÓN NI DATOS, NI POR NINGÚN OTRO DAÑO ESPECIAL,INDIRECTO, RESULTANTE O FORTUITO DERIVADO EN CUALQUIER FORMA DE LA VENTA, ELUSO O LA NO DISPONIBILIDAD DEL USO DE UN PRODUCTO O SERVICIO DE UNIONPYME S.A.,INCLUSO CUANDO SE HAYA NOTIFICADO A UNIONPYME S.A. LA POSIBILIDAD DE TALESDAÑOS. LA RESPONSABILIDAD DE UNIONPYME S.A. Y SUS PROVEEDORES SE LIMITARÁ, ENTODOS LOS CASOS, AL IMPORTE REAL ABONADO POR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS DEUNIONPYME S.A.. Dado que en algunas jurisdicciones no se permiten las exclusiones olimitaciones de responsabilidad por daños resultantes o fortuitos, puede que laslimitaciones o exclusiones expuestas arriba no le sean aplicables. Así, la limitación anteriorcarecerá de validez en caso de lesiones personales, en que y en la medida en la que la leyvigente considere responsable al fabricante.

9. Derechos restringidos del gobierno de Ecuador. El uso, reproducción o divulgación porparte del gobierno de Ecuador están sujetos a las restricciones especificadas en esteContrato, según proceda. UNIONPYME S.A. Los Ríos 908 y Hurtado piso 2 oficina 5. Guayaquil- Ecuador.

10. Restricciones en materia de exportación. El usuario acepta y garantiza que ni elSoftware ni otra información técnica que haya recibido de UNIONPYME S.A. seránexportados, excepto en la medida en que lo permita la legislación y las normativas deEcuador. Si el Software se ha adquirido legalmente fuera de Ecuador, el usuario secompromete a no reexportar el Software o la información técnica proporcionada porUNIONPYME S.A., excepto en la medida en que lo permitan la legislación y normativas deEcuador y de la jurisdicción donde se adquirió el Software.

11. Representantes y compradores para terceros. Si el Software se adquiere en nombre deotra persona o de una entidad, el comprador representa y garantiza que tiene autorizaciónpara comprometer a la persona o entidad en nombre de la cual está actuando a lostérminos y condiciones de este Contrato.

12. Términos y condiciones generales. Este Contrato está sujeto y debe ser interpretadosegún la legislación de Estados Unidos y el estado de California, sin tener en cuenta y sinaplicar otros principios y leyes relativos a la preferencia de jurisdicción. Si por la razón quefuera un juzgado de la jurisdicción competente dictase que alguna de las disposiciones de



este Contrato no puede ser respetada, esa disposición se cumpliría en la mayor medidaposible permitida por la ley, con el fin de lograr la intención de las partes, y el resto delContrato seguirá teniendo vigencia y efecto absolutos. Este Contrato constituye el contratoíntegro y único entre las partes en lo que concierne al uso del Software, y anula cualquierotro escrito precedente o simultáneo, comunicación o convenio, escrito o verbal, enrelación con este tema. UNIONPYME S.A. puede, a su entera discreción, modificar cualquierparte de este Contrato en cualquier momento UNIONPYME S.A. puede notificar a losusuarios acerca de cualquier cambio por medio de notas en las páginas Web deUNIONPYME S.A. o por medio del correo electrónico, postal u otros medios. Al continuarutilizando el Software tras una notificación de cambios, el usuario acepta lasmodificaciones del Contrato correspondientes. Si no acepta estas modificaciones, debedejar de utilizar el Software inmediatamente y destruir todas las copias de éste que esténen su posesión o bajo su control.

Este programa está protegido por derechos de copyright y tratados internacionales. Lareproducción o distribución no autorizada de este Software puede constituir un delito civilo penal.

Terminos de Uso 11


Parte

III

Por qué Uniónpyme EASY 13


3 Por qué Uniónpyme EASY

Aún no conoces todas las ventajas de UniónPyme EASY? A continuación, te damos algunas razonespor las que EASY es considerado uno de los mejores programas para administración contable enAmérica.

· Interfase funcional, amigable y agradable al usuario.

· Comunicativo, Fácil e intuitivo.

· Integrado 100% entre todos sus módulos.

· Navegación desde Contabilidad al documento original

· Configuración de documentos según el formato de su empresa formato.

· Impresión de comprobantes de egreso y emisión de cheques.

· Permite vender y comprar al contado o a crédito con una o varias formas de pago, pudiendo

además establecer las fechas y montos.

· Conversión de proforma a venta con solo dos clics.

· Facturación por lotes acumulados de despachos.

· Control de cobros en efectivo, cheques al día, a fecha o tarjetas de crédito.

· Reportes de cuentas por pagar o cobrar al día, 30 60 90 o más días vencidas o por vencer

· Análisis de ventas por productos por mes, rentabilidad por producto, ventas por agente, por

cliente, por zona, ruta, sectores, tipo de clientes.

· Estadísticas gráficas de movimientos por producto por compras mensuales.

· Conteos físicos por cada grupo y subgrupo o marca de productos.

· Elaboración de productos por medio de un proceso de Producción muy sencillo.

· Estados de resultados por centros de costos, actividades, proyectos, o departamentos.

· Ayuda detallada en manuales en PDF.

· Tutoriales animados en flash para auto aprendizaje



· Soporte por e-mail, teléfono , Messenger o asistencia remota

· Actualizaciones sin costo vía Internet

· Capacidad de información amplia..128GB o 16.000.000 de artículos, facturas, egresos, etc.

· Herramientas de mantenimiento y auto diagnostico de la base de datos

· Respaldos sencillos de la información contable

Por qué Uniónpyme EASY 15


Parte

IV

Antes de Empezar 17


4 Antes de Empezar

Antes de Empezar



4.1 Requerimientos de Sistema

• Requerimientos Mono-usuario

Requerimientos mínimos:

PROCESADOR 1GHZ RESOLUCION DE 1024X768

512 MB DE MEMORIA CD – ROM 16X

MOUSE 100MB DE ESPACIO LIBRE EN DISCO

WINDOWS ME ó 98 segunda edición Conexión de Banda ancha a internet

Requerimientos recomendados:

Procesador 2GH RESOLUCION DE 1024X768

1024 MB de memoria CD – ROM 32X

Mouse 200 MB de espacio libre en disco

WINDOWS XP con Service Pack 1 Conexión de Banda ancha a internet

• Requerimientos Multi-usuario

Requerimientos mínimos (PC usuario):

PROCESADOR 1GHZ Resolución de 1024X768

1 GB de memoria CD – ROM 16X



Antes de Empezar 19


Tarjeta de RED 10/100 MB/S Usuario administrador con conocimientos de redes ymanejo de archivos

Requerimientos mínimos (PC Servidor):

Procesador 2GHZ Resolución de 1024X768

2 GB de memoria CD-WRITER 24X21X24



Red 10/100 Usuario administrador con conocimientos de redes ymanejo de archivos



4.2 Instalando Unionpyme EASY en XP

Instalando Unionpyme EASY

en Windows XP

Antes de Empezar 21


4.2.1 Instalar desde CD

• Para Instalar UniónPyme EASY desde un cd:

1. Inserte el disco en el CD-ROM.

2. Al insertar el cd, el proceso de auto-instalación se iniciará automáticamente

Nota: Si la unidad de CD-ROM de su equipo no inicia automáticamente el instalador del CD, abraMi PC y haga doble clic en el icono de la unidad de CD-ROM. En la lista de archivos, haga doble clicen EASY_SETUP.EXE para ejecutar el instalador.

3. El proceso de instalación se inicia y el asistente le guiará paso a paso en esta etapa. Lea lasinstrucciones que aparecen en su pantalla y a continuación de clic en el botón siguiente.



4. Lea y acepte los términos de la Licencia, en caso de no estar de acuerdo con ellos de clic en elbotón cancelar y el proceso de instalación se suspenderá.

5. Si desea continuar la instalación, de clic en el botón siguiente y llene sus datos de usuario.

Antes de Empezar 23


6. A continuación defina en que sección de PC instalará el programa, por lo general lerecomendamos lo haga en el disco "C:" y de clic en el botón siguiente.



7. Los archivos del programa se empezaran a instalar en su computadora.

8. Instalados todos los archivos contenidos en el Instalador, el proceso le informará que haconcluido y Ud. puede dar clic en el botón finalizar.

9. Una vez concluida la instalación Ud. puede ver los archivos grabados o revisar los primerosmanuales y tutoriales de inicio desde los accesos directos creados en el escritorio de su PC odesde la carpeta primeros pasos dentro de la carpeta C:\UNIONPYME EASY

Antes de Empezar 25




4.2.2 Instalar desde instalador descargado de internet

• Para Instalar UniónPyme EASY con un instalador descargado de internet:

1. Si ha descargado el instalador desde la dirección web http://www.solucioncontable.com y lainstalación la está efectuando desde el disco duro de su PC o una memoria USB, localice elinstalador y de doble clic en el mismo.


Antes de Empezar 27






5. A continuación defina en que sección de PC instalará el programa, por lo general lerecomendamos lo haga en el disco C: y de clic en el botón siguiente.

Antes de Empezar 29





Antes de Empezar 31


4.2.3 Desinstalar EASY

Si necesita desinstalar UNIONPYME EASY® del equipo, utilice la opción de desinstalación de

UNIONPYME EASY®; en el menú Inicio de Windows >> Archivos de programas >>UNIONPYMEEASY >> Desinstalar.



4.3 Instalando Unionpyme EASY en Vista

Instalando Unionpyme EASY en Windows Vista

Antes de Empezar 33


4.3.1 Instalar en Windows Vista desde CD

• Para Instalar Uniópyme EASY desde un cd:

1. Inserte el disco en el CD-ROM.

2. Al insertar el cd, el proceso de auto-instalación se iniciará automáticamente

Nota: Si la unidad de CD-ROM de su equipo no inicia automáticamente el instalador del CD, abraMi PC y haga doble clic en el icono de la unidad de CD-ROM. En la lista de archivos, haga doble clicen EASY_SETUP.EXE para ejecutar el instalador.


Antes de Empezar 35



Antes de Empezar 37




4.3.2 Instalar en Windows Vista desde instalador descargado de Internet

Para Instalar Uniópyme EASY con un instalador descargado de internet:

1. Si ha descargado el instalador desde la dirección web htt://www.solucioncontable.com y lainstalación la está efectuando desde el disco duro de su PC o una memoria USB, localice elinstalador y de doble clic en el mismo.


Antes de Empezar 39




Antes de Empezar 41





Antes de Empezar 43


4.3.3 Desinstalar EASY

Si necesita desinstalar UNIONPYME EASY® del equipo, utilice la opción de desinstalación de

UNIONPYME EASY®, en el menú Inicio de Windows >> Archivos de programas >>UNIONPYMEEASY >> Desinstalar.



4.4 Configurar Windows XP para usar UNIONPYME EASY

• Para configurar su PC para ejecutar UniónPyme EASY:

1. Diríjase al menú Inicio. (Si tiene el sistema UniónPyme EASY abierto, ciérrelo primero).

2. Una vez que el menú Inicio se abra, de clic en la opción Panel de Control.

3. En la ventana que se abre, busque la opción Configuración Regional y de Idioma, y ábrala.

Antes de Empezar 45




4. Se presenta una ventana pequeña. Ubíquese en la viñeta Opciones Regionales. Selecciones supaís y luego, presione el botón personalizar.

5. Ubíquese en la viñeta Números.

En el espacio de símbolo decimal digite el punto (.); en el símbolo de separador de miles debedigitar la coma (,); y en el espacio de símbolo de separador de listas digite el punto y coma (;).

Antes de Empezar 47


6. Luego, de clic en la viñeta Moneda.

Como símbolo de moneda establezca el símbolo dólar ($) o el simbolo de su país.; como separadordecimal establezca el punto (.); y como separador de miles establezca el punto y coma (;).



7. Ubíquese ahora en la viñeta fecha.

En la lista desplegable de formato de fecha corta, seleccione el tipo dd/MM/aaaa. Si la versión deWindows que utiliza esta en Ingles elija o añada dd/MM/yyyy.

Antes de Empezar 49


8. Presione aplicar y aceptar para guardar sus cambios. Regresará a la ventana anterior. Vuelva apresionar en Aplicar y Aceptar.



4.5 Configurar Windows Vista para usar UNIONPYME EASY

• Para configurar su PC para ejecutar UniónPyme EASY en Windows Vista:

1. Diríjase al menú Inicio, dando clic en el logotipo de Microsoft Windows . (Si tiene elsistema UniónPyme EASY, abierto, ciérrelo primero).

2. Una vez que el menú Inicio se abra, de clic en la opción Panel de Control.

3. En la ventana que se abre, busque la opción Hora, Idioma y Region, y ábrala.

Antes de Empezar 51


4. En la ventana que se abre, busque la opción Cambiar fecha, hora o formato de numeración ydele clic.

Antes de Empezar 53


5. Se presenta una ventana pequeña. Ubíquese en la viñeta Formatos. Seleccione su idioma y paísy luego, presione el botón personalizar este formato.

5. A partir de aqui el procedimiento es el mismo que para la configuracion en Windows XP.Ubíquese en la viñeta Números.

En el espacio de símbolo decimal digite el punto (.); en el símbolo de separador de miles debedigitar la coma (,); y en el espacio de símbolo de separador de listas digite el punto y coma (;).



6. Luego, de clic en la viñeta Moneda.

Como símbolo de moneda establezca el símbolo dólar ($) o el simbolo de su país.; como separadordecimal establezca el punto (.); y como separador de miles establezca el punto y coma (;).

Antes de Empezar 55


7. Ubíquese ahora en la viñeta fecha.

En la lista desplegable de formato de fecha corta, seleccione el tipo dd/MM/aaaa. Si la versión deWindows que utiliza esta en Ingles elija o añada dd/MM/yyyy.



8. Presione aplicar y aceptar para guardar sus cambios. Regresará a la ventana anterior. Vuelva apresionar en Aplicar y Aceptar.

Antes de Empezar 57


Parte

V

Primeros Pasos 59


5 Primeros Pasos

Primeros Pasos



5.1 Archivos de Unionpyme EASY

A continuación aprenderemos cuales son los archivo que utiliza el Sistema Administrativo

Contable UNIONPYME EASY®.

• Para ver los archivos de UniónPyme EASY: 1- Abra el explorador de Windows (Ctrl+E) o ubíquese en el escritorio de su computadora y dedoble cli en el icono de Mi PC.

2- Busque y abra el disco duro donde se encuentra su carpeta UNIONPYME EASY (Generalmente,es el disco "C:").

Unionpyme EASY usa 4 archivos principales que son:

· 2 archivos de Estructura

· 2 archivos de Datos

Los archivos de Estructura, son los que se cambian cuando existe alguna actualización delsistema. Esto se hace sin tocar la información de su empresa, que esta en los archivos de datos.

Primeros Pasos 61


Los 2 archivos de estructura llevan el nombre EASY con una extensión de acuerdo a la versión actualizada. Los podrá reconocer porque su nombre termina con la extensión: ".4DB" y ".4DR"

En este ejemplo los archivos de estructura se llaman

"Easy_08J1.4DB" y

"Easy_08J1.4DR"

Los archivos de Datos, son los que contienen la información de su empresa. Estos son los quedeben ser respaldados periódicamente.

Estos archivos son 2 también y llevan el nombre de su empresa. Los podrá reconocer porque sunombre termina en la extensión: ".4DD" y ".4DR"

En esta Carpeta los archivos de datos de una empresa ejemplo se llaman

“Ejemplo_2008_2.4DD” y “Ejemplo_2008_2.4DR”

Y los archivos de datos de otra empresa ejemplo se llaman “EjemploColombiaPuc.4DD y “EjemploColombiaPuc.4DR



Nota: Recuerde respaldar los 2 archivos de datos periódicamente.

Primeros Pasos 63


5.2 Ingresar a EASY

• Para ingresar al sistema Unionpyme EASY:

1- Ubíquese en el escritorio de Windows y haga doble clic en el icono de "Acceso directo a UP-EASY".

El programa al ejecutarse presenta una pantalla de diálogo, generalmente mostrando la carpetaUNIONPYME EASY y sus subcarpetas. Si esto no ocurre, ubique la carpeta UNIONPYME EASY pormedio del campo “buscar en” y seleccionela de la lista desplegable.

2- Elija el archivo de estructura “Easy_08J1.4DB” o de la versión en la que esté trabajando.

Nota: En futuras versiones el nombre de este archivo podrá variar pero, siempre será un tipo dearchivo Estructura. Puede ver el tipo de archivo mostrando la vista de archivos en detalle.

3- De clic en el botón “Abrir”.

La pantalla de diálogo le pedirá que escriba el nombre de usuario y la contraseña. Escriba losiguiente:



Nombre de usuario : “contador”Contraseña: “easy” (en minúsculas)

4- De clic en Conectar.

Nota: En caso de tener varias empresas o llevar varias contabilidades en futuros ingresos alprograma, para poder elegir en cual queremos trabajar , después de poner la contraseña ymientras da clic en el botón “Conectar” , mantenga aplastada la tecla “ALT” de su teclado (ALT+Conectar). Se abrirá una ventana de diálogo en la carpeta UNIONPYME EASY, la cual contiene el archivo dedatos (en este Manual los archivos de ejemplo se llaman "Mi_Empresa.4DD", oejemplo_2008_2.4DD, ejemploColombiaPuc.4DD, etc).

Siempre el archivo donde están sus datos es un archivo con extensión *.4DD

5 - Una vez abierto el archivo, verá la pantalla de fondo o splash de UniónPyme EASY.

Primeros Pasos 65


Ud. Ha ingresado al Sistema Administrativo – Contable UNIONPYME EASY®, en los siguientescapítulos aprenderémos a conocer las funciones y módulos del Programa.



5.3 Crear su archivo de empresa o contabilidad

Una vez que ha recorrido el archivo ejemplo y para que Ud. pueda empezar a trabajar con suinformación, debe crear una base de datos nueva de su empresa.

• Para Crear un archivo de Empresa nuevo:

1- Desde el archivo ejemplo que estuvo revisando, vaya al módulo "Sistemas" y en la barra demenú de clic en menú “Crear Archivo”, el programa le preguntará si desea crear una nuevaempresa.

Nota: El archivo que se creará es un archivo totalmente nuevo sin transacciones; no borrará elarchivo ejemplo, el mismo que podrá se abierto cuando desee.

2- De clic en el botón "SI" para crear el nuevo archivo; para cancelar el proceso de creación de clicen "NO".

3- A continuación, escriba el nombre de su empresa sin ninguna extensión, y luego de un clic enel botón "OK".

Por ejemplo podría escribir "Mi_Empresa"

Primeros Pasos 67


4- Luego de solicitarle que espere unos minutos, le muestra una pantalla en la que debe escribirel usuario y clave asignados a Ud.Escriba: Nombre de usuario : contador Contraseña: easy (con minúsculas)

Y de clic en conectar

5- Continuará el proceso de creación de su base de datos. Una vez creada la Base de Datos , elprograma crea la información adicional necesaria.

Espere con paciencia, a este proceso le tomará uno dos minutos crear el nuevo archivo.

6- Una vez terminado el proceso el archivo abierto es el de su empresa. Puede empezar a trabajar.

Parte

VI



6 Asistente de Implementación

Asistente de

Implementación

Asistente de Implementación 71


6.1 Fase 1 - Información de la Empresa

El Asistente de Implementación es una ayuda interactiva que contiene los pasos necesarios paraestablecer la configuración en los módulos de Contabilidad, Expedientes, Inventarios, Compras yVentas, configuración general, a fin de facilitar su proceso de implementación en el softwarecontable.Siga los procesos en el orden que están establecidos; así, Ud. y nosotros estaremos seguros quesu implementación será un éxito.

La Primera Fase contiene la información referente a sus Datos de empresa.

Para empezar a Ingresar la información de su empresa continúe al siguiente tema.



6.1.1 Información de la Empresa

Por medio de esta sección Ud. deberá llenar los datos de su empresa antes de continuaringresando información.

• Para ingresar la información de su empresa:

1- De clic en la viñeta “DATOS DE EMPRESA”.

2- De clic en la flecha roja “Ingresar datos de la Empresa”.

2- Se le abre una ventana de detalle en la cual Ud. podrá ir llenando los diferentes campos con susdatos personales y los de su empresa, puede pasar de campo en campo por medio de la tecla TAB(-> <-) o dando clic en el campo que necesite.



3- Escriba el nombre o razón social de su empresa.

4- Determine si es una persona natural o jurídica.

5- Elija su país; si el suyo no figura en la lista, agréguelo por medio del botón “Insertar”.

6- Elija el tipo de Documento tributario o de identidad (Cédula de identidad o Ciudadanía ,DNI o ,Registro Unico Contribuyente ( RUC, RUT, CUIT, RIF, NIT, NIF, SSN, TIN, RFC, RTU).

7- Ponga el nombre del propietario o representante legal.

8- Ingrese el número de cédula del representante legal.

9- Escriba la dirección de su negocio o empresa.

10- Ponga el nombre completo del Contador de la Empresa.

11- Ingrese el número de Cédula de ciudadanía del Contador.

12- Registre los Teléfonos (2 números) y fax ( en formato "##########").

13- Escriba el nombre de la ciudad donde este su empresa.

14- Escriba el nombre de la Provincia o Estado.

15- Escriba el número patronal asignado por el Instituto de Seguridad Social a su empresa(opcional cualquier valor).



16- Ingrese el nombre de su website.

17- Ingrese el e-mail de su empresa.

18- Indique que año fiscal va a trabajar.

19- Escriba la fecha del primer día del año fiscal( si su año fiscal no empieza con 01/Enero/ puededigitar otra fecha).

20- Seleccione el primer mes del año fiscal.

21- Elija la moneda de su país en la que llevara la contabilidad.

22- De un clic en el campo logo, busque en su PC el logotipo de su empresa, cópielo en lamemoria temporal (Ctrl+C) y luego de clic en el Botón “Pegar logo de empresa”.

23- Finalmente, y para que se active el Botón “ACEPTAR” de clic en Persona Jurídica o Natural.

Cuando termine de llenar los datos de esta sección, el Software Contable UNIONPYME EASY® , lepreguntara si ya terminó de llenar los datos de su Empresa, y si la respuesta es “SI”, marcará elproceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación.



6.2 Fase 2 - Contabilidad

En la fase de configuración de Contabilidad deberá establecer parámetros básicos para tenerintegrada y automatizada su contabilidad. Deberá configurar su plan de cuentas, ligar cuentas decontabilidad, ventas, compras; ademas, crear y definir retenciones, tasas de IVA (impuesto alvalor agregado), tasas de ICE (impuestos de consumos especiales), y crear y definir centros decostos. Estas dos ultimas funciones son opcionales.



6.2.1 Plan de Cuentas

Los dos primeros botones tienen como finalidad ayudarlo con la estructura contable delprograma la cual se sostiene en el PLAN o CATÁLOGO DE CUENTAS, esta es una opción

obligatoria en la implementación del programa contable UNIONPYME EASY® , aquí Ud. tiene2 opciones:

· Usar el plan de cuentas sugerido que trae por defecto el archivo ejemplo, con lo cual

solo editará unas cuantas cuentas ,incorporando alguna que le faltara; o,

· Crear su propio plan de cuentas ( el programa le presentara solo las cuentas de

agrupación de nivel 1 esto es: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos,

Otros Ingresos y Otros Gastos).

Si Ud. elige “Usar el Plan de Cuentas sugerido” por el software contable UNIONPYME EASY®

el programa lo dirige a la ventana de creación y edición del Catálogo de Cuentas en el

modulo de contabilidad, presentando el mismo en la sección o viñeta “ACTIVOS”, en donde

Ud. podrá, eliminar, crear o editar el Plan de cuentas sugerido para adaptarlo a sus

necesidades, una vez corregido, podrá salir dando clic en el Botón “CANCELAR” y regresará

al Asistente de implementación.



• Para Usar Catálogo de Cuentas sugerido:

1- Ubíquese en la viñeta Contabilidad del asistente de Implementación.

2- De Clic en el botón de flecha blanca con rojo junto a "Usar plan de cuentas sugerido".

Para aprender a Crear, modificar, o eliminar cuentas, refiérase a la sección respectiva eneste manual. Al salir del asistente le consultara si termino de actualizar el Plan de Cuentas, en caso de que deseeretornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI, si da clic en SI, se marcarán las dos primeras opcionesde esta viñeta y Ud. podrá pasar al siguiente proceso de la Implementación.

• Para Crear un Catálogo de Cuentas desde cero:



1- Ubíquese en la viñeta Contabilidad del asistente de Implementación.

2- De Clic en el botón de flecha blanca con rojo junto a "Crear Plan de Cuentas".

Para aprender a Crear, modificar, o eliminar cuentas, refiérase a la sección respectiva eneste manual. Al salir del asistente le consultará si termino de actualizar el Plan de Cuentas, en caso de que deseeretornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI, si da clic en SI, se marcarán las dos primeras opcionesde esta viñeta y Ud. podrá pasar al siguiente proceso de la Implementación.



6.2.1.1 Crear Cuentas

• Para crear una cuenta:

1- Una vez dentro del catálogo de cuentas, seleccione la viñeta correspondiente al tipo decuenta que desea crear. (por ej. activos, pasivos, etc.

2- Al lado derecho de la pantalla encontrará un recuadro nombrado información de lacuenta. Ubíquese en el campo código y digite uno.

Nota: Los códigos del catálogo son secuenciales. El primer número es establecido pordefecto al seleccionar el tipo de cuenta (por ej. 1 para activos, etc).

3- Escriba un nombre para la cuenta.

4- Seleccione si es una cuenta de Control o de registro.

Nota: UniónPyme EASY tiene la ventaja de presentar el catálogo de cuentas en formaescalonada. Las Cuentas de Control le permitirán resumir los saldos en los reportes deacuerdo al nivel seleccionado. El nivel de una cuenta de control puede ser del 1 al 4. LaCuentas de Registro son las que registrarán directamente los saldos de acuerdo a cadatransacción realizada. Las Cuentas de Registro son siempre de nivel 5.

5- Seleccione el nivel de la cuenta.

6- Si la cuenta creada es de registro, debe seleccionar si tiene privilegio de chequera o no.Deben tener marcado privilegio de chequera aquellas cuentas que manejen movimiento deefectivo o de las cuales ud. quiera hacer cobros o pagos. Si no marca esta opción, dichacuenta no aparecerá en la lista de cuentas en ingresar pagos o ingresar cobros.

7- En caso de que la cuenta maneje chequera puede establecer el numero del siguientecheque a girar, para activar el secuencial.

8- De esta manera, ingrese todas las cuentas del grupo seleccionado. 9- Repita los pasos del 1 al 5, esta vez con los grupos restantes.

Una vez que haya terminado de ingresar sus cuentas, de clic en cancelar para regresar alasistente de implementación.

Al salir del asistente le consultará si termino de actualizar el Plan de Cuentas, en caso de quedesee retornar de clic en NO, pero sino, de Clic en SI; si da clic en SI, se marcarán las dosprimeras opciones de esta viñeta y Ud. podrá pasar al siguiente proceso de laImplementación.



6.2.1.2 Modificar Cuentas

• Para modificar una cuenta:

1- Una vez dentro del catálogo de cuentas, seleccione la viñeta correspondiente al tipo decuenta que desea modificar (por ej. activos, pasivos, etc.).

2- Al lado derecho de la pantalla encontrará un recuadro nombrado información de lacuenta. Puede modificar cualquier dato excepto el código. Si desea cambiar el código debeeliminar la cuenta para liberar el codigo y luego volverla a crear. Podrá modificar o eliminarcuentas siempre que no hayan tenido o tengan movimiento.

Una vez que haya terminado de modificar sus cuentas, de clic en cancelar para regresar alasistente de implementación.




6.2.1.3 Eliminar Cuentas

• Para eliminar una cuenta:

1- Una vez dentro del catálogo de cuentas, seleccione la viñeta correspondiente al tipo decuenta que desea eliminar (por ej. activos, pasivos, etc.).

2- Seleccione la cuenta que desea eliminar.

3- De clic en el tacho de basura verde de la parte inferior. Podrá eliminar cuentas siempreque no hayan tenido o tengan movimiento.

Nota: Si la cuenta que desea eliminar es una cuenta de control, debe primero modificarlapara que sea una cuenta de registro. Luego podrá eliminarla.

Una vez que haya terminado de modificar sus cuentas, de clic en cancelar para regresar alasistente de implementación.




6.2.2 Ligar Cuentas de Contabilidad

Es importante que Ud. ligue todas las cuentas solicitadas, ya que así siempre estará seguro quesus transacciones están siendo contabilizadas adecuadamente. Si Ud. observa que hay una cuentaque no necesita ligar porque no la usará, aun así le sugerimos lo haga; tomando en cuenta que sino hay transacciones, esta Cuenta no aparcera en sus Estados Financieros, y si las hubiera, susdiarios estarán adecuadamente cuadrados. Esto le permitirá de manera fácil luego efectuarcualquier ajuste o traspaso de valores que necesitare.

• Para ligar una cuenta de contabilidad:

1- De clic en la flecha roja de la opción “Ligar Cuentas de Contabilidad”, e inmediatamente elprograma contable UniónPyme EASY, le muestra la pantalla para realizarlo.

2- En esta opción definiremos las cuentas automáticas del módulo de contabilidad, para ello deun clic la línea de selección de la cuenta de Utilidades del Ejercicio Actual.

3- Le aparece una pantalla con todas las cuentas de registro o detalle del Grupo 3 o Patrimonio, delas cuales Ud. Elegirá la Cuenta de Resultados del Ejercicio Actual, y luego de clic en el botón “ACEPTAR” (OBLIGATORIO).



4- Haga el mismo proceso con la cuenta de Resultados del Ejercicios anteriores (OBLIGATORIO) ycon la Cuenta de Productos en Proceso (OBLIGATORIO), al final el sistema Contable UNIONPYMEEASY, le preguntara si ya termino de ligar las cuentas automáticas de Contabilidad, y si larespuesta es SI, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de laimplementación.



6.2.3 Ligar Cuentas de Compras

• Para ligar una cuenta de compras:

1- De clic en la flecha roja de la opción “ligar Cuentas de Compras”, e inmediatamente el

sistema contable Unionpyme EASY, le muestra la pantalla para realizarlo.

En esta opción definiremos las cuentas automáticas del módulo de compras.

2- De un clic en la línea de selección de la cuenta para Cuentas por Pagar (OBLIGATORIO)

3- El asistente de implementación le presenta una pantalla de diálogo en donde Ud. debe

escribir el tipo de Grupo al que pertenece su cuenta de proveedores, por defecto el

programa le trae el número 2 (Pasivos).



4- Le aparece una pantalla con todas las cuentas de registro o detalle del Grupo 2 Pasivos,de las cuales Ud. Elegirá la Cuenta que usará para que se registren los débitos y créditos alcomprar y pagar a sus proveedores, y luego de clic en el botón “ACEPTAR”.

5- Ligar Cuenta para el ICE pagado. Debe seleccionar una cuenta para el ICE (Impuestos alos consumos especiales) que se registran al comprar o vender para en ella asignar lastransacciones del ICE o cualquier otro impuesto diferente al IVA ( Impuesto al ValorAgregado) que en su Pais se incorpore a las compras o ventas .

6-Ligar Cuenta de pago a proveedores (OBLIGATORIO). Determine cual sera la cuenta queusará el programa por defecto para los pagos, sin embargo Ud. Podra decidir de que Cuentade caja o banco pagar al momento de efectuar el egreso.

7- Ligar Cuenta para el IVA Pagado (OBLIGATORIO). Defina cual sera la Cuenta única para elIVA al comprar, recuerde todos valores del IVA en compras se reflejaran en esta Cuenta, sien su Pais acostumbran usar una Cuenta por cada tipo de bienes ( Iva en Bienes, IVA enServicios IVA Activos, etc) o existen diferentes tasas de IVA , Ud podrá adicionalmente,predefinirla con cada tipo de IVA que cree mas adelante en la función “Tasas de IVA” (OBLIGATORIO).

8- Ligar Cuenta para los Fletes Pagados. Establezca cual será la cuenta en la que seregistraran los valores que por transporte le facturen los proveedores en sus compras,(OBLIGATORIO)

9- Ligar Cuenta para Anticipos a Proveedores. Si desea puede establecer una cuenta para losanticipos a sus acreedores (Opcional).



10- Ligar Cuenta para Descuentos por Pronto Pago. Para que los valores que recibe comodescuentos por pronto pago al emitir un pago se reflejen contablemente ligue la cuenta paraello (OBLIGATORIO).

11- Ligar Cuenta para los Intereses pagados. Los intereses de financiamiento registrados alingresar una compra se reflejaran en esta cuenta (OBLIGATORIO).

12- Ligar Cuenta para los Descuentos recibidos. Cuando Ud registra una compra y en elladetermina los descuentos otorgados por sus proveedores esos valores se reflejaran en estacuenta (OBLIGATORIO).

13- Ligar Cuenta Línea adicional al comprar. Si su empresa necesita agregar algunainformación adicional en las líneas de detalle de las compras, ademas de ingresar cada unode sus productos en su particular línea debe elegir “SI” caso contario dejarlo en “NO” ( Si noestá seguro dejelo NO).

Al final de terminar de ligar las cuentas de esta sección, el Software Contable UNIONPYME

EASY® , le preguntará si ya terminó de ligar las cuentas automáticas de Compras, y si larespuesta es “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de laimplementación.



6.2.4 Ligar Cuentas de Ventas

• Para ligar una cuenta de ventas:

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Ligar Cuentas de Ventas”, e inmediatamente el

paquete contable UNIONPYME EASY®, le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opción definiremos las cuentas automáticas del Módulo de Ventas,

1. para ello de un clic en la línea de selección de la Cuenta para Cuentas por Cobrar (

OBLIGATORIO)

El asistente de implementación le presenta una pantalla de diálogo en donde Ud. debe escribir el

tipo de Grupo al que pertenece su Cuenta de Clientes, por defecto el programa le trae el

numero 1 (Activos)



Le aparece una pantalla con todas las cuentas de registro o detalle del Grupo 1 Activos, de las

cuales Ud. Elegirá la Cuenta que usará para que se registren los débitos y créditos al Vender y

Cobrar a sus Clientes, y luego de clic en el botón “ACEPTAR”

Ligar Cuenta para el ICE cobrado

Debe seleccionar una cuenta para el ICE (Impuestos a los consumos especiales) que se registran

al vender, para en ella asignar las transacciones del ICE o cualquier otro impuesto diferente

al IVA ( Impuesto al Valor Agregado) que en su Pais se incorpore a las ventas .

Ligar Cuenta de cobro a Clientes (OBLIGATORIO)

Determine cual sera la Cuenta que usará el Programa por defecto para los cobros, sin embargo

Ud. podrá decidir en el momento de cobrar, en cual Cuenta de Caja o Banco pagar al

momento de efectuar el ingreso

Ligar Cuenta para el IVA cobrado (OBLIGATORIO)

Defina cual sera la Cuenta única para el IVA al vender, recuerde todos valores del IVA en ventas

se reflejaran en esta Cuenta, si en su Pais acostumbran usar una Cuenta por cada tipo de

bienes ( Iva en Bienes, IVA en Servicios etc) o existen diferentes tasas de IVA , Ud podra

adicionalmente, predefinirla con cada tipo de IVA que cree mas adelante en la funcion “

Tasas de IVA” (OBLIGATORIO)

Ligar Cuenta para los Fletes cobrados

Establezca cual sera la cuenta en la que se registraran los valores que por transporte Ud. facture a

sus clientes en sus ventas

Ligar Cuenta para Anticipos a Clientes

Si desea puede establecer una cuenta para los anticipos a sus deudores (Opcional)



Ligar Cuenta para Descuentos por Pronto Pago

Para que los valores que otorga como descuentos por pronto pago al recibir un cobro se reflejen

contablemente ligue la cuenta para ello (OBLIGATORIO)

Ligar Cuenta para los Intereses cobrados

Los intereses de financiamiento registrados al ingresar una venta se reflejaran en esta cuenta (

OBLIGATORIO)

Ligar Cuenta para los Descuentos otorgados

Cuando Ud registra una venta y en ella determina los descuentos otorgados a sus clientes, esos

valores se reflejaran en esta Cuenta (OBLIGATORIO)

Definir si usará una Línea adicional al vender

Si su empresa necesita agregar alguna información adicional en las líneas de detalle de las

ventas, ademas de ingresar cada uno de sus productos en su particular línea debe elegir “SI”

caso contario dejarlo en “NO”

Nota: A fin de que pueda tener un buen manejo de su efectos en CAJA, el Programa de

Contabilidad UNIONPYME EASY®, separa los valores cobros en Cajas transitoria por tipo

desde la cuales ud podrá facilmente controlarlos y a su vez enviarlos a depósito permitiendo

tener siempre una lista de cuales estan en su poder aun. Puede usar unas sola cuenta para los

tres tipos pero le sugerimos cree una por cada tipo

Ligar Cuenta de cobros de cheques al día

Defina cual es la Cuenta en al que se reflejaran los cheques cobrados con fecha al dia del cobro (

OBLIGATORIO)

Ligar Cuenta de cobros para los cheques con fecha futura

Defina cual es la Cuenta en al que se reflejaran los cheques cobrados con fecha diferente al dia

del cobro (OBLIGATORIO)

Ligar Cuenta de cobros para los Vouchers de tarjeta de Crédito

Determine cual es la cuenta en al que se reflejaran los valores cobrados con vouchers de tarjetas

de credito antes de ser enviados a deposito. (OBLIGATORIO)

Imprimir al Facturar

Si utilizará el Programa de facturación Unionpyme Easy para imprimir sus facturas o notas de



venta el momento de emitirlas, marque este casillero, en caso de que las imprima luego de

su emision puede dejar desmarcado y luego imprimirlas con la funcion “Imprimir Notas de

Ventas” (Opcional)

Cobrar al Facturar

Si ud. Desea que se emita un recibo al cobrar cuando recibe una cuota inicial o pago total del

programa, marque este casillero, (Opcional)

Imprimir Proformas

Si utilizará el Programa Contable UNIONPYME EASY® para imprimir sus Proformas el momento de

emitirlas, marque este casillero, en caso de que las imprima luego de su emisión puede

dejar desmarcado y luego imprimirlas con la funcion “Imprimir Proformas”. (Opcional)

Definir si usará una Línea adicional al vender

Si su empresa necesita agregar alguna información adicional en las líneas de detalle de las

ventas, ademas de ingresar cada uno de sus productos en su particular línea debe elegir “SI”

caso contario dejarlo en “NO”

Al final de terminar de ligar las Cuentas de esta sección, el Sistema Administrativo Contable

UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya terminó de ligar las Cuentas automáticas de Ventas, y si larespuesta es “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de laimplementación.



6.2.5 Retenciones

Las Retenciones sobre Impuestos; son anticipos porcentuales que en determinadastransacciones comerciales los Gobiernos establecen para que los contribuyentes, separen oretengan sobre el valor neto de una Compra o Venta o sobre determinados impuestosestablecidos, es decir son pagos a cuenta de determinado impuestos, como IVA, ganancia oingresos brutos.

En el Programa de Contabilidad UNIONPYME EASY® Ud., podrá provisionar las Retenciones ydejarlas registradas de una manera sencilla y transparente en sus operaciones de gestión

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear y definir Retenciones”, e

inmediatamente el programa de contabilidad UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla

para realizarlo

En esta opción creamoslas Retenciones ydefinimos las CuentasAutomáticas de ellas

1. El sistema le muestra

una pantalla tipo

listado

Puede ir a crear una

Retención dando clic en

el botón “Agregar

Retención”



Para editar algunaRetención seleccionealguna de ellas y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “ Agregar retención”o en la Lupa azul” Ud.podrá trabajar en esaRetención llenando cadauno de los Campos deese registro

1. Código

Escriba un valor alfanumerico ( letras y/o números ) de una longitudmaxima de 3, que sera único para esta Retención, (OBLIGATORIO)

1. Tasa

Ponga el valor de esta de la retención , este es de tipo númerico y suformato es porcentual (1%, 2% etc) (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la retención

Ponga el nombre de esta Retención, ej. 1% Transporte Cargas (OBLIGATORIO)

1. Ligar Cuenta para Retención

Establezca cual será la Cuenta en la que los valores de esta Retenciónse contabilizaran, para hacerlo, de un clic en el casillero vacío junto a



“Código de la Cuenta” . (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la Cuenta predefinida de la Retención

El nombre de la Cuenta elegido se incorpora en el registro

1. Detalle de la Retención

Si desea incorporar alguna Nota sobre cuando se aplica esta Retencióno algún comentario con respecto a ella, use este campo. (Opcional)

1. Tipo de Retención

Defina si la Retención que esta creando o editando es del IVA o de laRenta (OBLIGATORIO)

1. Código

Al digitar ( ? ) o cualquier valor, el sistema le presenta para suselección la lista de las diferentes retenciones pre-establecidas según el SRI (Servicio de rentas ) , en la cual ud, podrá seleccionar laque corresponda a la retención que esta creando, (OBLIGATORIO solopara los anexos en Ecuador)

1. Nombre Resumido

Este Nombre es automático según el codigo precedente seleccionado.Ud. Puede editarlo a su gusto, (sugerimos no dejarlo en blanco y sermuy corto)

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Boton “Aceptar” yentonces Ud podrá. Agregar una nueva retención o regresará a la Listade Retenciones.



Si desea eliminar unaRetención de clic en elbotón del tacho debasura color verde

Al final de terminar de Crear las Retenciones y ligar las cuentas de esta sección, el Programa

Administrativo Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya terminó de hacerlo, y si larespuesta es “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de laimplementación.



6.2.6 Tasas de IVA

El sistema administrativo contable UNIONPYME EASY® , permite que, en las transacciones querealice de una manera sencilla controle el IVA, (Impuestos al Valor Agregado); que puedeestar vigente en la Legislación Tributaria, aun cuando su nombre sea otro en su País, Normalmente es el Impuestos que los Gobiernos imponen a la comercialización de unproducto o servicio. Para su cálculo el Programa tomara como referencia el monto total decompra o ventas neto, ya deducido los descuentos y solo lo aplicará a los productos que sigraven este Impuesto, y en caso de haber recibido u otorgado un descuento del 100% delvalor unitario del producto, si Ud. lo ha determinado en alguna transacción el IVA no serácalculado en dicho producto o servicio

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear y definir Tasas de IVA”, e

inmediatamente el programa de contabilidad UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla

para realizarlo

En esta opcióncreamos las Tasas deIVA y definimos lascuentas automáticasde ellas

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo

listado

Para crear de clic en el

Ud. Puede ir a crear

una tipo de IVA dando



clic en el botón

“Agregar Tasa de IVA”

Para editar un Tipo deIVA seleccione algunade ellos y luego de clicen el botón de la “LupaAzul”

Una vez haya dado clicen “ Agregar Tasa IVA”o en la Lupa azul” Ud.Podrá trabajar en eseTipo de IVA llenandocada uno de loscampos de ese registro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmaxima de 2, que sera único para esta Tasa de IVA, (OBLIGATORIO)

1. Tasa

Ponga el valor porcentual de este tipo de IVA , este es de tipo numéricoy su formato es porcentual (12%,16% etc) (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la tasa de IVA

Ponga el nombre de este tipo de IVA, ej. 12% Compras y ventas deActivos (OBLIGATORIO)



1. Ligar Cuenta para EL IVA

Establezca cual será la Cuenta en la que los valores de este tipo de IVAse contabilizaran, para hacerlo, de un clic en el casillero vacio junto a“Codigo de la Cuenta” . (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la cuenta predefinida del IVA

El nombre de la Cuenta elegida se incorpora en el registro

1. Detalle del tipo de IVA

Si desea incorporar alguna nota sobre cuando se aplica este tipode Impuesto al valor agregado o algún comentario con respecto a el, use este campo.(Opcional)

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá.Agregar una nuevo tipo de IVA o regresará a la lista de Tasas de IVA

Si desea eliminar untipo de IVAdeterminado, de clic enel botón del tacho debasura color verde

Al final de terminar de Crear las Tasas de IVA y ligar las Cuentas de esta sección, el Programa

Administrativo Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya de hacerlo, y si la respuesta es“SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación.



6.2.7 Tasas de Impuestos a Consumoes Especiales

El Sistema Administrativo Contable UNIONPYME EASY, permite que, en las transacciones querealice de una manera sencilla controle el ICE, (Impuestos a los Consumos Especiales); que puedeestar vigente en la Legislación Tributaria, aun cuando su nombre sea otro en su País, Normalmente es el Impuestos que los Gobiernos imponen a los productos suntuarios, comolicores, joyas, e inclusive ciertos vehículos. Para su cálculo el programa tomara como referencia el monto total de compra o ventas antes delIVA , y aun en caso de haber recibido u otorgado un descuento del 100% del valor unitario delproducto, si Ud. lo ha determinado en alguna transacción lo calculará sobre el precio de venta alpúblico establecido en la ficha de cada producto.

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear y definir Tasas de ICE”, (Impuesto a

los Consumos Especiales) e inmediatamente el programa de contabilidad UNIONPYME EASY®

, le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opcióncreamos las Tasas deICE y definimos lascuentas automáticasde ellas

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo

listado

Para crear de clic en el

Ud. Puede ir a crear un

tipo de ICE dando clic



en el botón “Agregar

TASA de ICE”

Para editar algunaTasa de ICE seleccionealguna de ellas y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “ Agregar Tasa deICE” o en la Lupa azul”Ud. Podrá trabajar enese tipo de ICEllenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de unalongitud maxima de 2, que sera único para esta tipo de ICE, (OBLIGATORIO)

1. Tasa

Ponga el valor porcentual de este tipo de ICE , este es de tiponúmerico y su formato es porcentual (15%,25% etc) (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la tasa de ICE



Ponga el nombre de este tipo de ICE, ej. 25% Compras y ventasde Licores (OBLIGATORIO)

1. Ligar Cuenta para Tasa de ICE

Establezca cual sera la Cuenta en la que los valores de este tipode ICE se contabilizaran; para hacerlo, de un clic en el casillerovacío junto a “Codigo de la Cuenta” . (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la cuenta predefinida de la Tasa de ICE

El nombre de la Cuenta elegida se incorpora en el registro

1. Detalle del tipo de ICE

Si desea ecsribir alguna Nota sobre ¿cuándo se aplica este tipode Impuesto a los Consumos Especiales? o algún comentariocon respecto a el, use este campo. (Opcional)

Una vez que Ud. llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá.Agregar una nuevo tipo de ICE o regresará a la lista de Tasas de ICE

Si desea eliminar untipo de ICEdeterminado, de clicen el botón del tachode basura color verde

Al final de terminar de Crear las Tasas de ICE y ligar las cuentas de esta sección, el

Paquete Administrativo Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si terminó dehacerlo, y si la respuesta es “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguienteetapa de la implementación, la cual es:



6.2.8 Centros de Costos

El Software administrativo contable UNIONPYME EASY® , permite controlar la Empresapor medio de Centros de Costos o Actividades, -- las cuales son las distinta aéreasoperativas y financieras de la empresa que generan Ingresos y Egresos.En sus variados análisis el Programa nos permitirá contar con información discriminadapor cada uno de ellos y poder así evaluar los diferentes ingresos por ventas, el consumode los recursos asignados a ellos, como (materiales, y los gastos necesarios en laoperación como la mano de obra, etc.) facilitando el poder compararlos entre ellos,Cuáles han sido las Actividades de mayor rendimiento y gastos, para de esta forma Ud.pueda tomar decisiones que ayuden a la optimización de los recursos y utilidades.

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Centros de Costos”, e inmediatamente

el programa de contabilidad UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opcióncreamos los Centrosde Costos y definimoslas cuentasautomáticas de ellas

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo

listado

Para crear un Centro

de Costo de clic en el

botón “Agregar

Actividad”



Para editar algúnCentro de Costosseleccione alguno deellos y luego de clic enel botón de la “LupaAzul”

Una vez hayadado clic en“Agregar Centrode Costos” o en laLupa azul” Ud.Podrá trabajar enel, llenando cadauno de los camposde ese registro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de unalongitud maxima de 6, que será único para esta Actividad, (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la Actividad

Ponga el nombre de este Centro de Costos, ej. Venta deComputadoras y Equipos, Venta de Programas, 1 siembra dePiscina 2 de Camarones (OBLIGATORIO)

1. Nota:

Cuando desee establecer una explicación ampliada de lastransacciones que se ligaran a esta Actividad puede registrarla eneste campo

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregaruna nuevo Centro de Costos o regresará a la lista de Actividades



Si desea eliminar unCentro de Costo oactividaddeterminada, de clicen el botón del tachode basura color verde

Al final de terminar de las Actividades o Centros de Costos , el Software Contable integrado

Administrativo Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyo, y si la respuestaes “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de laimplementación.

6.3 Fase 3 - Expedientes

En la fase de configuracion de Expedientes, deberá establecer parámetros básicos para llevar unregistro completo de sus expedientes tanto de proveedores, clientes, empleados y otros. Deberaconfigurar sus categorías, zonas, sectores, sub-sectores, rutas, transporte, y expedientes.



6.3.1 Categorías

El software de Contabilidad UNIONPYME EASY® , permite establecer Categorías para susExpedientes, lo cual le permitirá posteriormente tener reportes sobre ventas, compras porcada tipo de Categoría

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Categorías”, e inmediatamente el

programa de contabilidad UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opción creamoslas Categorías

1. El sistema le muestra

una pantalla tipo

listado

Para crear Categoría de

clic en el botón “Ingresar

Categoría”



Para editar algunaCategoría seleccionealguna de ellas y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “IngresarCategoría” o en laLupa azul” Ud. podrátrabajar en ella, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de unalongitud maxima de 4, que será único para esta Categoría, (OBLIGATORIO)

1. Descripción

Ponga el nombre de este Categoría, ej. Mayoristas , Minoristas,detallistas , Péblico (OBLIGATORIO)

1. Nota:

Cuando desee establecer una explicación ampliada acerca de estaCategoría ,puede registrarla en este campo

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá.Agregar una Categoría o regresará a la lista de Categorías



Si desea eliminar unaCategoríadeterminada, de clic enel botón del tacho debasura color verde


Administrativo Contable UNIONPYME EASY®, le preguntará si ya concluyó, y si la respuestaes “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de laimplementación.



6.3.2 Zonas

El programa de contabilidad UNIONPYME EASY® , le permite establecer Zonas para queluego pueda clasificar sus Expedientes (proveedores, empleados o clientes) asignando acada uno de ellos a una Zona pre-establecida y de esa manera obtener reportes, como porejemplo Ventas por cada Ciudad, o región de su País, Listados de Cuentas por Cobrar porcada zona geográfica que establezca.

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Zonas”, e inmediatamente el programa de

contabilidad UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opción creamoslas Zonas

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo listado

Para crear una Zona

de clic en el botón

“Ingresar Zonas”



Para editar alguna,seleccione alguna deellas y luego de clic enel botón de la “LupaAzul”

Una vez haya dado clicen “Ingresar Zonas” oen la Lupa azul” Ud.Podrá trabajar en ellas, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmaxima de 2, que será único para esta Zona, (OBLIGATORIO)

1. Nombre de la Zona

Ponga el nombre de esta Zona, ej. Region Costa o Region Sierra(OBLIGATORIO)

1. Descripción

Cuando desee establecer una explicación ampliada de las Zonasescriba en este campo la informacion necesaria

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregar unaZona o regresará a la lista de Zonas



Si desea eliminar unaZona determinada, declic en el botón deltacho de basura colorverde

Al final de terminar de crear las Zonas , el paquete Contable Administrativo Contable

UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es “SI”, marcará el procesoy Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación.



6.3.3 Sectores

El Programa de Gestión y Control de Inventarios UNIONPYME EASY, permite que puedacrear Sectores, geográficos para una mejor clasificación de sus Expedientes (Clientes,Proveedores, Vendedores) y luego obtener reportes por cada tipo de Sector

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Sectores”, e inmediatamente el

programa de de Gestión y Control de Inventarios UNIONPYME EASY® , le muestra la pantallapara realizarlo

En esta opción creamoslos Sectores

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo

listado

Para crear un Sector de

clic en el botón

“Ingresar Sector”



Para editar algúnSector seleccionealguno de ellos y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “Ingresar Sector” oen la Lupa azul” Ud.Podrá trabajar en el, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 5, que será único para este sector, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de este Sector, ej. Sector Norte (OBLIGATORIO)

1. Descripción:

Cuando desee establecer una explicación ampliada de este Sectorpuede registrarla en este campo

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregarun Nuevo Sector o regresará a la lista de Sectores



Si desea eliminar unSector determinado, declic en el botón deltacho de basura colorverde

Al terminar de ingresar los Sectores, el Software Contable integrado Administrativo Contable

UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es “SI”, marcará el proceso yUd. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación.



6.3.4 Sub- Sectores

El Programa de Gestión y Control de Inventarios UNIONPYME EASY, permite que puedacrear Sub-Sectores, geográficos para una mejor clasificación de sus Expedientes (Clientes,Proveedores, Vendedores) y luego obtener reportes por cada tipo de Sector

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Sub-Sectores”, e inmediatamente el


En esta opción creamoslos Sub-Sectores

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo

listado

Para crear un Sub-

Sector de clic en el

botón “Ingresar Sub-

Sector”



Para editar algún Sub-Sector seleccionealguno de ellos y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “Ingresar Sub-Sector” o en la Lupaazul” Ud. Podrátrabajar en el, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 5, que será único para este Sub-Sector, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de este Sub-Sector, ej. Sub-Sector Industrial (OBLIGATORIO)

1. Descripción:

Cuando desee establecer una explicación ampliada de este Sub-Sector puede registrarla en este campo

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregarun Nuevo Subsector o regresará a la lista de Subsectores



Si desea eliminar unSubsectordeterminado, de clic enel botón del tacho debasura color verde

Al terminar de ingresar los Subsectores, el Software Contable integrado Administrativo

Contable UNIONPYME EASY® , le preguntara si ya concluyo, y si la respuesta es “SI”, marcará elproceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación, la cual es:



6.3.5 Rutas

El Software administrativo y de Contabilidad UNIONPYME EASY® , permite establecerdiferentes tipos de recorridos de sus camiones de reparto o de sus vendedores , parafacilitarle luego la emisión de facturas por rutas y la cobranza de los valores pendientes desus clientes en cada una de ellas

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Rutas”, e inmediatamente el

Software administrativo y de Contabilidad UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla pararealizarlo

En esta opción creamoslas diferentes Rutas desus Comerciales o desus camiones dereparto

1. El sistema le

muestra una


Para una Ruta de clic

en el botón “Ingresar

Ruta”



Para editar una Rutaseleccione alguno deellos y luego de clic enel botón de la “LupaAzul”

Una vez haya dado clicen “Agregar Ruta” o enla Lupa azul” Ud. Podrátrabajar en ella, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 5, que será único para esta Ruta, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de esta Ruta o recorrido de sus vendedores (OBLIGATORIO)

1. Descripción:

Cuando desee establecer una explicación descritiva de esta Rutapuede registrarla en este campo

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregar unanueva Ruta o regresará a la lista de Rutas



Si desea eliminar unaRuta determinada, declic en el botón deltacho de basura colorverde


Administrativo Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es“SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación, lacual es:



6.3.6 Transporte

El sistema contable UNIONPYME EASY® , permite que establezca los diferentes transportesque darán servicio en su empresa esta función está diseñada especialmente para aquellasempresas que dan servicios de transporte, por ejemplo si la actividad de su empresa es darservicios de pasajeros de taxis, con esta función Ud. podrá llenar todos los datos de lasdiferentes unidades que servirán en su empresa a sus clientes y a la vez tenerlos comoacreedores a quienes les pagara un valor de corretaje o ello de reconocerán una comisiónpor lo facturado y así ligarlos posteriormente en sus ventas de servicios por transporte

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Transporte”, e inmediatamente el

Sistema contable UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opcióncreamos losdiferentes tipos detransportes ounidades queprestan servicioen su empresa

1. El sistema le

muestra una

pantalla tipo

listado

Para un

Transporte de clic

en el botón

“Agregar



Transporte”

Para editar algúnTransporteseleccione algunode ellos y luego declic en el botón dela “Lupa Azul”

Una vez hayadado clic en“AgregarTransporte” o enla Lupa azul” Ud.Podrá trabajar enel, llenando cadauno de los camposde ese registro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitud máximade 5, que será único para este transporte, (OBLIGATORIO)

1. Marca

Escriba la marca del Vehículo o Transporte que está creando (OBLIGATORIO)

1. Placa

Digite la Placa de Vehículo (OBLIGATORIO)

1. ID_Propietario

Puede seleccionar el Propietario del Transporte seleccionandolo desde la



Lista de Proveedores de sus expedientes, para ello de clic en la lupa azul delcampo y luego elija entre compañias o personas. (OBLIGATORIO)

1. Cedula o Ruc

Al seleccionar el ID_Propietario del transporte el programa llena el campoCédula de Ciudadanía o Registro único de Contribuyente o cúdula fiscal (OBLIGATORIO)

1. Propietario

Al seleccionar el ID_Propietario del transporte el programa llena el campoPropietario con el nombre del dueño del vehículo (OBLIGATORIO)

1. Nombre del Chofer

Ponga el nombre del chofer asignado a este vehículo (OBLIGATORIO)

1. Unidad

Ponga el Código asignado a esta Unidaddentro de su empresa (OBLIGATORIO)

1. Corretaje

Escriba en este campo el valor de que le reconoceran como comisión por laadministración del servicio de transporte

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregar unnuevo transporte o regresará a la lista de Transporte



Si desea eliminarun Transporte determinado, declic en el botón deltacho de basuracolor verde


Administrativo Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es“SI”, marcará el proceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación.



6.3.7 Expedientes

El programa de control de Clientes y Proveedores UNIONPYME EASY® , permite que seasencillo administrar sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas, compras,devoluciones en compras y ventas, al tener un módulo de Expedientes en el cual podrácrear Clientes, Proveedores, Empleados, en sus diferentes variables; ayudando también que Ud. pueda llevar una Agenda de procesos automáticos o eventos manuales que leayudaran en la planificación de sus citas, recordatorios, y otros registros acerca de cada unode ellos.

Lleva en cada expediente de Clientes y Proveedores, una historia de sus transacciones enforma mensual y le facilitará el poder emitirles Estados de Cuenta o Recordatorios de Pago.

Para los Proveedores tiene una opción con la cual registrará los datos de sus documentosfiscales para incorporarlos en sus facturas de compras.

ØPara Crear un Expediente desde el asistente de implementacion:

1. De clic en la flecha roja de la opción “Crear Expediente”, e inmediatamente el Sistema

contable UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla de ingreso de expedientes.

En esta opción creamos los diferentes tipos de Expedientes, (Clientes, Proveedores, Empleados)

1. El Programa le muestra una pantalla tipo listado

Para crear un Expediente de clic en el botón “Agregar Expediente”



Para editar algún Expediente seleccione alguno de ellos (1) y luego de clic en el botón de la “Lupa

Azul” (2)

Puede visualizar la lista de Expedientes seleccionando las diferentes opciones desplegables parafiltrar por Tipos, Clases, Zona, Categorías, Rutas, Sectores, Subsectores, Precios y Ciudades

Así mismo tiene un campo que con el cual Ud. podrá buscar al tacto (3) , es decir a medida quedigita una palabra la lista de Expedientes se va actualizando y filtrando



Una vez haya dado clic en “Agregar Expediente” o en la Lupa azul” Ud. Podrá trabajar en él, llenando cada uno de los campos de ese registro

1. Tipo de expedienteSeleccione del desplegable el Tipo de Expediente que va a crear ya sea sea Cliente,

proveedor, empleado, (OBLIGATORIO)2. Clase de expediente

Defina si el Expediente creado es de una Compañía o Persona natural (OBLIGATORIO)3. Contribuyente Especial

Marque si es Contribuyente especial (Opcional)1. Lleva contabilidadMarque si es Lleva Contabilidad (Opcional)1. Tipo de Documento fiscalSeleccione del desplegable el tipo de Documento tributario o de identidad (Cédula de identidad oCiudadania,DNI o , Registro Unico Contribuyente ( RUC, RUT, CUIT, RIF, NIT, NIF, SSN, TIN, RFC,RTU) (OBLIGATORIO)

1. Numero de Documento fiscalEscriba el numero del documento tributarios según haya elegido en el desplegable anterior (

OBLIGATORIO)

1. Empresa

Ponga el nombre de la empresa del expediente, sea Persona natural o Juridica (OBLIGATORIO)

1. Contacto

Ponga el Nombre de la persona con la mantiene Ud. tratos directos en la empresa del expediente (OBLIGATORIO)



1. NombresCuando selecciona la clase de expediente como Persona , el programa Unionpyme Easy, lemuestra los campos para llenar con los nombres del expediente

1. ApellidosCuando selecciona la clase de expediente como Persona , el programa Unionpyme Easy, le

muestra los campos para llenar con los Apellidos del expediente

Dirección

Escriba la direccion del expediente (OBLIGATORIO)

Provincia

Escriba la Provincia, Condado, (OBLIGATORIO)

Ciudad

Escriba el nombre de la Ciudad del expediente (Opcional)

Cantón

Seleccione el Canton, poblacion del expediente(Opcional)

C.P

Escriba el Codigo postal (Opcional)

Est.

Escriba el Estado en forma resumida por ejemplo (para Florida – escriba Fla. (Opcional)1. Estado2. Escriba el nombre del Estado Ej. Florida (Opcional)3. Teléfono4. Digite el teléfono del Expediente estableciendo el Codigo del país y luego el número

incluyendo el código de área ej (593-042191192) (Opcional)5. FaxDigite el número de Fax del expediente estableciendo el Código del país y luego el número

incluyendo el código de area ej (593-042191186) (Opcional)1. PaísEscriba el nombre del País (Opcional)2. RutaSi ha establecido Rutas, puede seleccionarlo para los Expedientes de vendedores y

clientes (Opcional)

3. StatusEstablezca si el Expediente esta Activo o Inactivo (Opcional)

4. CategoríaSeleccione la Categoría de la lista desplegable (Opcional)

5. SectorSeleccione el Sector de la lista desplegable (Opcional)



6. SubsectorSeleccione el Subsector de la lista desplegable (Opcional)

7. ZonaSeleccione la Zona Geografica de la lista desplegable (Opcional)

1. emailDigite el mail del Expediente Ej. [email protected] (Opcional)2. WebsiteEscriba el nombre de la pagina web del Expediente Ej. www.solucioncontable.com (

Opcional)3. Nota breveEscriba alguna Nota especial de este Expediente Ej. Venta solo al contado etc. (

Opcional)4. ComentariosSi desea agregar algún comentario adicional escríbalo en este campo (Opcional)5. Datos de Formularios tributariosEn el caso de los Expedientes Proveedores si desea puede

llenar los datos de tributación (Solo Ecuador) (Opcional)6.Botones de la pantalla

Editar expedienteSi ha creado un expediente que desea modificar, antes de hacerlo debe dar clic en el boton ”Editar Expediente”Añadir líneaSi desea llenar los datos de tributación (sólo Ecuador) para agregar información en elsubformulario de clic en el y luego clic en el boton añadir líneaEliminar LíneaPara borrar una línea en el subformulario de datos del Anexo de clic en este botónDocumentos del expedienteUna vez que haya realizado transacciones con sus clientes o proveedores podrá usar este botónpara ver un resumen de todas las operaciones que se hayan realizado con este cliente oproveedorAceptarCuando haya concluido de llenar los campos obligatorios al crear o editar, se encenderá el boton“Aceptar” y el registro quedará grabado, CancelarSi desea salir sin efectuar modificaciones de clic en este botón para cerrar el registro sin cambios

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregar un nuevoExpediente o regresará a la lista de ExpedientesSi desea eliminar un expediente determinado, de clic en el botón del tacho de basura color verde



Al finalizar de ingresar o editar un Expediente , el Programa Contable integrado Administrativo

Contable UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es “SI”, marcará elproceso y Ud. podrá Dar Clic en la Viñeta INVENTARIOS del Asistente de Implementación ycontinuar en la siguiente etapa de la implementación.



6.4 Fase 4 - Inventarios

En la fase de configuración de Inventarios, deberá establecer parámetros básicos para llevar unregistro completo de sus Inventarios. Deberá configurar sus Grupos, sub-grupos, marcas, bodegas,configurables y creación de productos.



6.4.1 Grupos

El Programa de Gestión y Control de Inventarios UNIONPYME EASY, permite que puedacrear Grupos o Familias de los Productos de su Inventario para una mejor clasificación desus Artículos (Compran, Venden se Inventarían, Activos fijos etc.) y luego obtener reportespor cada Grupo

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Grupos”, e inmediatamente el


En esta opción creamoslos Grupos

1. El sistema le

muestra una


Para crear un Grupo de

clic en el botón

“Ingresar Grupo”



Para editar algúnGrupo seleccionealguno de ellos y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “Ingresar Grupo” oen la Lupa azul” Ud.Podrá trabajar en el, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 3, que será único para este Grupo, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de este Grupo, ej. Electrodomesticos, Abarrotes,Material Electrico (OBLIGATORIO)

1. Descripción:

Cuando desee establecer una explicación ampliada de este Grupo puede registrarla en este campo

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregarun Nuevo Grupo o regresará a la lista de de grupos



Si desea eliminar unGrupo determinado, declic en el botón deltacho de basura colorverde

Al terminar de ingresar los Grupos, el Software Contable integrado Administrativo Contable

UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es “SI”, marcará el proceso yUd. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación, la cual es:

6.4.2 Subgrupos

El Programa de Gestión y Control de Inventarios UNIONPYME EASY, permite que puedacrear Subgrupos o Subfamilias de los Productos de su Inventario para una mejorclasificación de sus Artículos (que se Compran, Venden se Inventarían, Activos fijos etc.) yluego obtener reportes por cada Subgrupo

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Subgrupo”, e inmediatamente el




En esta opción creamoslos Subgrupos

1. El sistema le

muestra una


de los Grupos

Para crear un

Subgrupo se selecciona

el Grupo respectivo y se

da clic en la “Lupa azul”

Para Crear unSubgrupo de clic en laslíneas de detalle osubformulario y acontinuación de clic enel botón “Añadir Línea”

Para editar algúnSubgrupo de clic en laslíneas de detalle osubformulario yseleccione alguno deellos y modifique elnombre ye el estado. Elcódigo no puede sermodificado



1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 3, que será único para este SubGrupo, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de este SubGrupo, ej. * Grupo Electrodomesticos -> Subgrupos: Linea Blanca, Linea Café,Linea Sonido * Grupo Abarrotes, -> Subgrupos: Aceites, Enlatados, Bebidas.* Grupo Material Electrico -> Subgrupos: Clabes, Focos, Breakers, (OBLIGATORIO)

1. Descripción:

Cuando desee establecer una explicación ampliada de este Grupo puede registrarla en este campo

Una vez que llenó todos los campos del Subgrupo puede ingresar más Subgrupos dandoclic en el Botón “Añadir Línea o con el teclado con el comando Ctrl+ (aplastar Tecla Control+ el signo más simultáneamente) se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. regresará a la listade de Grupos

Si desea eliminar unSubgrupodeterminado,seleccione la línea y declic en el botón“Eliminar Línea”

Al terminar de ingresar los Subgrupo, el Software Contable integrado Administrativo Contable

UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si la respuesta es “SI”, marcará el procesoy Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación, la cual es:

6.4.3 Marcas

El Programa de Gestión y Control de Inventarios UNIONPYME EASY, permite que puedacrear Marcas de los Productos de su Inventario para una mejor clasificación de sus Artículos



y luego obtener reportes por cada Grupo

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Marcas”, e inmediatamente el


En esta opción creamoslas Marcas

1. El sistema le

muestra una


Para crear una Marca


“Ingresar Marca”

Para editar algunaMarca seleccionealguna de ellas y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”



Una vez haya dado clicen “Ingresar Marca” oen la Lupa azul” Ud.podrá trabajar en ella, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 3, que será único para esta Marca, (OBLIGATORIO)

1. Descripción

Ponga el nombre de esta Marca, ej. Sony, Apple, Channel, (OBLIGATORIO)

1. Estado:

Si la Marca esta siendo utilizada , establezcala como ACTIVA

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregarun Nueva Marca o regresará a la lista de Marcas

Si desea eliminar unaMarca determinada,de clic en el botón deltacho de basura colorverde



Al terminar de ingresar las Marcas, el Software Contable integrado Administrativo Contable


6.4.4 Bodegas

El Sistema integrado de Control de Inventarios UNIONPYME EASY, permite que pueda crearBodegas para un mejor control de los Productos de su Inventario y luego obtener reportesde existencias por cada Bodega

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “Crear Bodegas”, e inmediatamente el

sistema de Control de Inventarios UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla para realizarlo

En esta opción creamosas Bodegas

1. El sistema le

muestra una


Para crear una Bodega


“Ingresar Bodega”



Para editar algunaBodega seleccionealguna de ellas y luegode clic en el botón de la“Lupa Azul”

Una vez haya dado clicen “Ingresar Bodega” oen la Lupa azul” Ud.Podrá trabajar en ella, llenando cada uno delos campos de eseregistro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de una longitudmáxima de 4, que será único para esta Bodega, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de esta, ej. Bodega princiapl, Sucursal uno, Camionruta 2, Stand feria. etc (OBLIGATORIO)

1. Ubicación

Escriba la ubicaci{on geografica de esta bodega (OBLIGATORIO)

1. Descripción:

Cuando desee establecer una explicación ampliada de esta Bodega puede registrarla en este campo



1. Capacidad

Escriba la cantidad en Metros cubicos o area que dispone en labodega

1. Responsable

Escriba el nombre del responsable de esta Bodega (OBLIGATORIO)

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregarun Nueva Bodega regresará a la lista de Bodegas

Si desea eliminar unaBodega determinada,de clic en el botón deltacho de basura colorverde

Al terminar de ingresar las Bodegas , el Sistema Contable integrado Administrativo Contable


6.4.5 Configurables

En el software Contable UNIONPYME EASY, Ud. tiene la facilidad de personalizar la clasificaciónde sus inventarios, con un grupo de tablas configurables según sea su necesidad; de tal maneraque además de los Grupos , Subgrupos y Marcas Ud. los puede clasificar sus artículos, según susnecesidades, por ejemplo en: Año, Edición, Autor, Presentación, Tiraje etc., si su empresa es unaEditora o, clasificar los Configurables en: Modelo, año, Ubicación, Origen, Tipo, Presentación, si su empresa es de Repuestos Automotrices, y luego obtener reportes por cada Configurable conel nombre que Ud. lo haya creado.



Para ello primero debe establecer estas clasificacionespara ello de clic en el desplegable de los configurables(Flecha Azul)

Luego al desplegarse la lista de Configurables de clic en elque desee Editar o cambiar nombre,

Por ejemplo hemos seleccionado el “Configurable 1 “ y lohemos renombrado “Modelo Al cambiar el nombre el programa nos pregunta si deseamoshacerlo y si estamos de acuerdo aceptamos dando clic en elbotón “OK”

Y el nuevo nombre dado al Configurable seleccionado secambiara dentro de todo el Programa UNIONPYME EASY®



Una vez renombrados los Configurables que necesitamos(máximo 6 clasificaciones), procederemos a ingresar un tipopor cada uno de ellos, para ello empezamos con el primero,en el ejemplo lo hemos llamado Modelo.

A continuación de clic en la flecha roja de la opción “CrearModelo”, e inmediatamente el sistema de Control deInventarios UNIONPYME EASY® , le muestra la pantalla pararealizarlo

En esta opción creamos los Modelos (anteriormentellamados Configurables 1 )

1. El sistema le muestra una pantalla tipo listado

Para crear un “Modelo” de clic en el botón “Agregar”

Para editar algún “Modelo” seleccione alguna de ellos yluego de clic en el botón de la “Lupa Azul”



Una vez haya dado clic en “Ingresar Modelo, Origen ocomo haya renombrado el Configurable 1” o en la Lupaazul” Ud. Podrá trabajar en el, llenando cada uno de loscampos de ese registro

1. Código

Escriba un valor alfanumérico ( letras y/o números ) de unalongitud máxima de 3, que será único para esta Bodega, (OBLIGATORIO)

1. Nombre

Ponga el nombre de este, ej. India, etc (OBLIGATORIO)

Una vez que llenó todos los campos se enciende el Botón “Aceptar” y Ud. podrá. Agregar un Nueva Modelo u Origen regresará a la lista de Modelos, Origen etc.

Si desea eliminar un Modelo u Origen etc., determinado, declic en el botón del tacho de basura color verde

Al terminar de ingresar los Modelos y cada uno de losConfigurable que Ud. renombró y está trabajando , elSistema Contable integrado Administrativo Contable

UNIONPYME EASY® , le preguntará si ya concluyó, y si larespuesta es “SI”, marcará el proceso y Ud. podrá



continuar en la siguiente etapa de la implementación, lacual es:

6.4.6 Productos

Por medio de esta sección Ud. podrá ingresar toda su lista de productos. Deberá llenar todos loscampos marcados con asterisco rojo (*).

• Para Crear un Producto:

1- De clic en la viñeta "INVENTARIOS".

2- De clic en la flecha roja “Productos”.

3- Se le abre una ventana de Ingreso de Artículos en la cual Ud. podrá ir llenando los diferentescampos con el detalle de sus productos.

4- Ingrese Un código para el producto; dicho código puede ser alfa-numérico.

Nota: Adicionalmente, en caso de requerirlo, puede ingresar el código de barras del producto



para que pueda ser leído por un lector óptico si ud. maneja ventas de mostrador o punto de venta(disponible solo en versión PRO).

5- Ingrese una descripción para el producto (es recomendable que esta sea muy descriptiva yaque este nombre el que aparece impreso al facturar).

6- A continuación, ubiquese en la viñeta Información General que se muestra por defecto. Aquídebe elegir las 4 opciones marcadas con *. Elija un origen para el producto, un grupo, un subgrupoy una marca.

Nota: Si en los pasos anteriores del asistente de implementación, creo grupos, subgrupos ymarcas, estos se mostraran en la respectiva lista; sino, puede crearlos dando clic en los botonesamarillos G, S y M, respectivamente.

7- Ubíquese en la viñeta cuentas ligadas. Aquí debe ligar las cuentas de costos, ingresos einventario, que serán afectadas por el movimiento de este producto.

Nota: Una vez que el producto tenga movimiento, no podrá eliminarlo ni modificar las cuentasligadas, por lo que le recomendamos elegir bien dichas cuentas.



8- A continuación, ubíquese en la viñeta Información de Compras. Aquí debe elegir la tasa de IVAaplicada a este producto al comprar (esta lista se presenta de acuerdo a lo ingresado en la fase 2 -contabilidad - tasas de IVA).

9- Ahora, ubíquese en la viñeta Información de Ventas. Aquí elija la tasa de IVA aplicada a esteproducto al vender(esta lista se presenta de acuerdo a lo ingresado en la fase 2 - contabilidad -tasas de IVA).

10- Esos son los datos basicos de ingreso de un producto. Ahora de clic en aceptar para guardar elproducto.

11- Aparece un mensaje indicando el ingreso de producto OK. Puede seguir ingresando masproductos. Una vez que haya terminado de ingresar todos sus productos de clic en CANCELAR pararegresar al asistente de implementación.

Cuando termine de llenar los datos de esta sección, el Software Contable UNIONPYME EASY® , lepreguntara si ya terminó de llenar los datos de su Empresa, y si la respuesta es “SI”, marcará elproceso y Ud. podrá continuar en la siguiente etapa de la implementación.

Index 147


Indice- C -Contabilidad 66, 70, 75, 76, 82, 101, 139

- I -Instalar 13, 17, 20, 32, 60, 63, 66

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piso 2 oficina 5Guayaquil - Ecuador

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