manual auditoria determinaciÓn de responsabilidades

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PÁG

VERSIÓN I

AUDITORÍA INTERNA FECHA SEP-2012

CÓDIGO MNYP-AI-AI-05

DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Realizado por: Unidad de Organización y Métodos

Revisado por: Econ. Franklin Reyes Gte. Planificación, Organización y Presupuesto

Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

1



VERSIÓN I







2

HOJA DE CERTIFICACIÓN DEL MANUAL

TÍTULO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DETERMINACIÓN

DE RESPONSABILIDADES VERSIÓN: I

Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificación, Organización y Presupuesto, con la debida revisión y aprobación por parte de las autoridades correspondientes.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE DEL REPRESENTANTE

CARGO FIRMA N° ACTA FECHA


VERSIÓN I







3

HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO,

SUSTITUÍDO O ELIMINADO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

CAUSA AUTORIZADO

POR FECHA


VERSIÓN I







4

ÍNDICE GENERAL

DESCRIPCIÓN PÁG.

Hoja de Certificación del Manual 2 Hoja de Vida del Manual 3

Índice General 4 Introducción 5

Objetivo 5 Alcance 5

Unidad que Interviene 5 Instrucciones de Uso 6

Base Legal 6 Proceso N° 1 Determinación de Responsabilidades 7-12

Flujograma 13-19 Glosario 20


VERSIÓN I







5

INTRODUCCIÓN El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene la finalidad de describir el procedimiento de Determinación de Responsabilidades a través de Auditoría Interna en la Corporación de Servicios del Distrito Capital S.A. El manual contiene información de gran importancia relativa al uso, aplicación y descripción de dicho procedimiento. Queda bajo la responsabilidad de Auditoría Interna hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual, así como proponer los correctivos y cambios que garanticen su vigencia. El Equipo de Trabajo de Organización y Métodos, adscrito a la Gerencia de Planificación y Presupuesto velará por mantener actualizado este manual de normas y procedimientos.

OBJETIVO

Detallar las acciones a seguir en la Corporación de Servicios del Distrito Capital en el procedimiento de Determinación de Responsabilidades por parte de Auditoría Interna.

ALCANCE Este manual es de obligatorio cumplimiento para Auditoría Interna debido a que es la encargada de la ejecución del procedimiento de Determinación de Responsabilidades en la Corporación de Servicios del Distrito Capital.

UNIDAD QUE INTERVIENE

Auditoría Interna


VERSIÓN I







6

INSTRUCCIONES DE USO

En este manual usted podrá consultar la descripción del procedimiento de Determinación de Responsabilidades en la Corporación de Servicios del Distrito Capital, S.A. El Manual se encuentra estructurado en tres secciones: La primera parte agrupa la presentación del manual, la cual incluye: hoja de aprobación, introducción, objetivo, alcance, unidad que interviene, instrucciones de uso y base legal. La segunda parte del manual incluye: normas y descripción del procedimiento de Determinación de Responsabilidades. Cabe destacar que el procedimiento tiene definido su objetivo y normativa que lo sustentan. La tercera parte del manual comprende el flujograma perteneciente al procedimiento de Descripción de Responsabilidades.

BASE LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Segunda Versión Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24 de marzo de 2000. Enmendada, Gaceta Oficial Extraordinaria. N° 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de Diciembre 2001.

Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999.

Decreto N° 368 de fecha 5 de octubre de 1999.


VERSIÓN I







7

PROCEDIMIENTO N° 1: DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES OBJETIVO Establecer la operatividad y los lineamientos que deberá seguir el Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y el Área Investigativa para asignar responsabilidades a partir de la existencia de elementos de convicción o prueba. NORMAS ESPECÍFICAS

1. Corresponde al Auditor Interno el ejercicio de las facultades de Determinación de Responsabilidades asignadas a los órganos de control fiscal por la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

2. El Auditor Interno podrá delegar formalmente en el Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y el Abogado del Área Investigativa, el ejercicio de estas responsabilidades en cada caso en particular, a excepción de la decisión de los Procesos para la Determinación de Responsabilidades (Formular Reparo, Imponer Multa, Declarar Responsabilidad Administrativa) y de los Recursos de Reconsideración.

3. El Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y el Abogado del Área Investigativa deberán mantener control de procesos para Determinación de Responsabilidades que se inicien y de las decisiones recaídas sobre ellos.

4. El Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y el Abogado del Área Investigativa deberá mantener adecuados los mecanismos de seguimiento y control del desarrollo y ejecución del proceso de determinación de responsabilidades que le permita garantizar el cumplimiento de los lapsos procesales y demás principios de legalidad, así como el derecho a la defensa de los interesados.

5. El Auditor Interno deberá participar a la Contraloría General de la República el inicio de los procedimientos para la determinación de responsabilidades y de las investigaciones que ordene.


VERSIÓN I







8

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N° 1: DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE ACCIÓN

AUDITOR INTERNO

1. Ante el conocimiento de la existencia de elementos de convicción o pruebas de la ocurrencia de hechos generadores de responsabilidad, ordena el inicio de un Procedimiento para la Determinación de Responsabilidades.

2. Gira las instrucciones pertinentes al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa y le remite toda la información y documentación correspondiente.

EQUIPO DE TRABAJO DE

DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y ÁREA

INVESTIGATIVA

3. Recibe instrucciones y documentación, prepara auto motivado para dar inicio al procedimiento de Formulación de Reparo, Imposición de Multa o Determinación de Responsabilidad Administrativa y lo somete a consideración y firma del Auditor Interno.

AUDITOR INTERNO

4. Recibe, revisa y firma el auto motivado y lo devuelve al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa.

5. Notifica a la Contraloría General de la República acerca del inicio del procedimiento.



INVESTIGATIVA

6. Recibe auto motivado firmado, lo incorpora al expediente y prepara la notificación de inicio del procedimiento administrativo.

7. Envía la notificación de inicio del procedimiento administrativo al Auditor Interno para su firma. 8. Registra el inicio del proceso en el “Control de Procesos para Determinación de Responsabilidades".

AUDITOR INTERNO

9. Recibe, revisa y firma la notificación. 10. Notifica al interesado y remite al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área

Administrativa la copia de la notificación firmada por el interesado.


VERSIÓN I







9

EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y ÁREA

INVESTIGATIVA

11. Recibe la copia de la notificación, registra en el “Control de Procesos para Determinación de Responsabilidades" y la incorpora al expediente del caso.

12. Dentro del lapso de quince (15) días hábiles siguientes a la notificación, recibe del interesado información sobre las pruebas a promover.

12.1 Pruebas a promover entregadas oportunamente. Continuación paso 13. 12.2 Si no recibe del interesado información sobre las pruebas a promover, al vencer el lapso de 15

días hábiles desde la notificación, prepara auto motivado, para la firma del Auditor Interno, fijando para el decimoquinto día hábil el acto oral y público. Continuación paso 16.

13. Determina si el medio de pruebas promovidas por el interesado está prohibido por la Ley. 13.1 Si existe tal prohibición prepara Auto Motivado, para la firma del Auditor Interno, con

señalamiento de las causas o impertinencias para desestimar el medio de las pruebas. Continúa paso 14

13.2 Si no existe prohibición. Continuación paso 18.

AUDITOR INTERNO

14. Recibe auto de desestimación o no admisión de las pruebas lo firma y lo devuelve al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa.



INVESTIGATIVA

15. Recibe auto de desestimación y lo incorpora al expediente.

AUDITOR INTERNO

16. Recibe el auto lo revisa, evalúa lo firma, y lo devuelve al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa.



17. Recibe el auto firmado y lo incorpora al expediente. Continuación paso 21. 18. Analiza y evalúa el mérito de la prueba. 19. Se forma opinión sobre la decisión e informa al Auditor Interno.


VERSIÓN I







10

INVESTIGATIVA

AUDITOR INTERNO

20. Recibe información sobre las pruebas promovidas por el interesado y el criterio del Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa, analiza y se forma opinión.

21. En la oportunidad fijada realiza, conjuntamente con el Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa, el Acto Público, valora las pruebas y argumentos que en forma oral y pública promoverá el interesado o su delegatorio para su mejor defensa.

21.1 Si se requiere consideraciones adicionales para decidir, dicta Auto para Mejor Proveer, con término no mayor de 15 días hábiles para su cumplimiento. El día siguiente al cumplimiento del lapso realiza el Acto Público. Continuación paso 22

21.2 Si no requiere consideraciones adicionales, decide el procedimiento en ese mismo Acto o convoca para el día siguiente con el objeto de dictar su decisión. Continuación paso 27

22. Ordena al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa la incorporación al expediente del Auto para Mejor Proveer.



INVESTIGATIVA

23. Recibe el Auto para Mejor Proveer, firmado por el Auditor Interno y lo incorpora al expediente. 24. Realiza las consideraciones adicionales y prepara informe para el Auditor Interno.

AUDITOR INTERNO

25. Mantiene control de los lapsos para su cumplimiento. 26. Recibe informe y lo evalúa. 27. Se forma opinión en el Acto Público, en cuanto a la decisión a tomar:

a. Declarar la Responsabilidad Administrativa, en cuyo caso aplicará la Sanción de Multa. b. Formular Reparo. c. Imponer Multa. d. Absolver. e. Sobreseer. Si la absolución o el sobreseimiento de la causa se refiere al Proceso de Formulación de Reparo por no existir daño al patrimonio público, se pronuncia sobre si se generaron los supuestos de


VERSIÓN I







11

Responsabilidad Administrativa, en cuyo caso procede la aplicación de la Sanción de Multa.



INVESTIGATIVA

28. Prepara Auto decisorio para la firma del Auditor Interno, a los efectos de hacer constar en el expediente sobre la decisión tomada, conforme a lo previsto en el paso anterior.

AUDITOR INTERNO

29. Recibe Auto Decisorio, lo revisa, lo firma y notifica inmediatamente a los interesados. Devuelve al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa.



INVESTIGATIVA

30. Recibe Auto firmado y lo incorpora al expediente dentro del lapso de cinco (5) días hábiles siguientes al Acto Público donde se tomó la decisión.

AUDITOR INTERNO

31. Registra la decisión correspondiente en el “Control de Procesos para Determinación de Responsabilidades”.

31.1 En caso que el interesado interponga un recurso de reconsideración, dentro del lapso de 15 días hábiles, lo remite al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa para su estudio y consideración. Continuación paso 32.

31.2 Si vencido el lapso, el interesado no interpone recurso de reconsideración, gira instrucciones al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa para declarar firme la decisión. Continúa paso 34.



32. Recibe y registra la interposición del recurso de reconsideración en el “Control de Procesos para Determinación de Responsabilidades”.

33. Evalúa y analiza méritos de los alegatos del recurso interpuesto por el interesado y prepara Auto Motivado para la firma del Auditor Interno, sobre la decisión del mismo. Continúa paso 35.

34. Registra en el “Control de Procesos para Determinación de Responsabilidades” la no interposición de


VERSIÓN I







12

INVESTIGATIVA recurso y prepara el Auto correspondiente.

AUDITOR INTERNO

35. Recibe Autos con la decisión correspondiente, los revisa, evalúa y firma la decisión que según el caso puede ser:

a. Declarar firme la decisión conforme a lo previsto en el paso 27 por no haber sido interpuesto recurso de reconsideración.

b. Dentro del lapso de los 15 días hábiles de haber interpuesto el recurso de reconsideración: I. Declarar sin lugar el recurso y ratificar la decisión

II. Declarar con lugar el recurso y revocar la decisión. III. Declarar parcialmente con lugar.

36. Remite el Auto firmado al Equipo de Trabajo de Determinación de Responsabilidades y Área Administrativa para su registro e incorporación al expediente.



INVESTIGATIVA

37. Recibe el Auto firmado y lo incorpora al expediente. 38. Registra en el “Control de Procesos para Determinación de Responsabilidades” la decisión. 39. Incorpora el expediente al archivo de “Procesos para Determinación de Responsabilidades” de la Unidad

de Auditoría Interna. 40. Si existen indicios que comprometan Responsabilidad Penal o Civil, prepara un informe para remitirlo al

Ministerio Público y lo envía al Auditor Interno para su firma.

AUDITOR INTERNO

41. Recibe el informe conforme al paso 40, firma y lo remite al Ministerio Público. FIN DEL PROCESO


VERSIÓN I







13

FLUJOGRAMA


VERSIÓN I







14

DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES (1/6)


VERSIÓN I







15



VERSIÓN I







16



VERSIÓN I







17



VERSIÓN I







18



VERSIÓN I







19



VERSIÓN I







20

GLOSARIO

Absolver: declarar no culpable a un acusado Auditor: es una persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. Auto: son pequeñas decisiones que se van tomando para que el procedimiento avance y pueda llegarse a una decisión final. Auto motivado: decisión que debe estar fundamentada, es decir que en el mismo acto en que se dicte deben darse a conocer cuáles son los motivos que justifican esa decisión. Desestimación: es la no admisión o no concesión de una petición o de una solicitud. Mejor proveer: es una fórmula con que se designa la resolución que el juez tribunal dicta de oficio, terminada la sustanciación del asunto y antes de sentenciarlo, reclamando datos disponiendo pruebas para fallar con mayor conocimiento de causa. Procedimiento administrativo: desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo. Sobreseimiento: es toda resolución judicial constituida por razón de la cual se decide la terminación del proceso penal en proporción de uno o diversos sujetos imputados establecidos, con anterioridad al momento en que el dictamen definitivo tenga potestad de cosa juzgada, por mediar una causal que impide en forma concluyente la continuidad de la persecución penal y pues impide una posterior apertura de un proceso con los mismos sujetos respecto del mismo hecho.

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

manual auditoria determinaciÓn de responsabilidades

Documents