manual adonis multiusuario demo13 - desarrollo de...

Adonis

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Adonis

Software para Gimnasios

Manual del Usuario

Registrado en la D.N.D.A.

Aviso: Este programa está protegido por leyes y tratadosinternacionales sobre propiedad intelectual. La reproducción odistribución no autorizada del mismo o parte de él, podrá dar lugar agraves penalizaciones tanto civiles como penales y será objeto detodas las acciones judiciales que correspondan.

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ADONIS – Versión DEMO

INSTALACION DEL SISTEMA

Luego de aceptar los términos de la licencia, aparece una ventana de Bienvenida (Pulsar OK) y a continuación la ventana dondedebe seleccionar dónde instalar el programa (recomendamos no modificar esta opción).

Para iniciar la instalación pulse sobre el botón grande que tiene el dibujo de una computadora.

Finalmente debe seleccionar el nombre del grupo donde se colocarán los programas de Adonis. Recomendamos también nomodificar estos datos.

CLAVE DE ACCESO INICIAL

Adonis permite definir una ilimitada cantidad de usuarios (cada uno con su contraseña) con distintos niveles de acceso.

El único usuario que viene predefinido se llama ADMIN y la clave de acceso también es ADMIN. Tiene acceso a TODAS lasfunciones, por lo tanto, una vez definidos los usuarios, se recomienda fuertemente eliminarlo o cambiarle la clave de acceso.

En la carpeta MANUAL encontrará el Manual del Usuario completo en formato PDF para una fácil impresión.

Para el aprovechamiento total de las funciones que brinda Adonis, es necesario utilizar el mismo durante un tiempo comoentrenamiento, acompañado de una lectura detallada del presente manual.

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Consejos prácticos para su utilización

Antes de comenzar a trabajar

• Definir los datos de configuración necesarios, que son los que generalmente no se cambiarán. La mayoría de estos datos seencuentran en la opción ARCHIVO - CONFIGURACION y en DEFINICIONES del menú principal del programa.

Datos previamente cargados

• Solamente a manera de demostración, y para un mejor aprendizaje del programa, se incluyen predefinidos algunos datos deejemplo. Se recomienda borrar o modificar estos una vez entendido la forma de trabajo.Los datos ejemplo corresponden a: Definición de rutinas generales, ejercicios que son mostrados en las rutinas, servicios,productos del punto de venta y casilleros (lockers)

Formas posibles de uso del programa

• Administración, por parte de los empleados del gimnasio

Se accede a todas o algunas funciones del programa, pudiendo acceder a los datos de todos los socios

• Deportiva o marketing, por parte de los socios

El socio del gimnasio tiene asociado su número de socio al nombre de usuario para acceder, por lo tanto si ingresa con sucontraseña, solo accederá a SUS datos de rutinas y registro de peso y medidas, sin acceso a sus datos personales o decuenta.

Formas de trabajo con las cuotas

Hay 2 maneras principales de definir y registrar las cuotas de los socios:

• Manejo Sencillo

Simplemente desde la pantalla de datos personales se indica manualmente cuando vence la cuota, el valor de la misma yalgunos datos más que se encuentran en el recuadro “Manejo Simple de Cuotas”.Luego los pagos de cuotas se registran desde FINANCIERAS – INGRESO DE CUOTAS desde el Menú Principal.Este método puede ser utilizado por gimnasios pequeños o que las cuotas no se renieven automáticamente o no hayagrandes restricciones en cuanto al tipo de acceso.

• Mediante un Servicio

Previamente se debe definir los distintos tipos de planes o cuotas que ofrece el gimnasio.Aquí la flexibilidad es mucho mayor, ya que se pueden definir varias formas de renovación de la cuota, prorratear el monto apagar en la primera cuota, indicar más precisamente el inicio y vencimiento del período o agregar descuentos.La cuota pasa a ser un servicio más de los que puede contratar un socio y el manejo se centra solo en la pantalla deServicios del socio.Además, los servicios y sus pagos son agregados en la cuenta del socio (Tableta HISTORIAL), modificando su saldo másexactamente.

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Cómo definir un nuevo socio

• Desde la pantalla de DATOS PERSONALES pulsar NUEVO SOCIO, completar los datos principales y GRABAR. Para pegarla foto previamente deben estar grabados los datos de la persona en el disco.

• PEGAR LA FOTO: A fin de hacer el programa compatible con cualquier cámara o dispositivo de captura de imágenes, laforma de asignar una foto al socio es abriri simultánamente el software que controla el dispositivo en cuestión, seleccionar lafoto y copiarla con el comando de Windows (generalmente Ctrl – C )Luego, en ADONIS pulsar el botón PEGAR FOTO y aparecerá junto con los datos del socio.

Distintos tipos de Rutinas

Las rutinas que realizan los socios, se dividen en:

• A Realizar: Son las que el instructor le asigna al socio para que complete• Realizadas: Son las que efectivamente realiza el socio, en base a las asignadas

A su vez, la forma de registrar los datos en las rutinas son:

• Simples: De la forma tradicional de Series – Repeticiones – Carga• Complejas: Se registran los ejercicios de manera más flexible

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Barra de Herramientas principal

ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR ...

Recomendamos seguir los siguientes pasos para poder trabajar correctamente con el sistema.

• Archivo - Configuración: datos del establecimiento, descripcion y porcentaje de impuestos, moneda, campos del usuariopara datos de los socios, etc.

• Definiciones – Rutinas Generales: Rutinas predefinidas que se pueden asignar a los socios y, eventualmente, realizarmodificaciones.

• Definiciones – Grupos y Ejercicios: Los ejercicios que serán mostrados en las rutinas y los Grupos en que se asocian..• Definiciones - Servicios: Los servicios que ofrece el gimnasio. Aquí se pueden incluir las cuotas o planes de asociación,

clases especiales, contratación de casilleros, sauna, etc.• Casilleros (Lockers) – Definición de casilleros: Enumerar y describir los casilleros con que cuenta el gimnasio.• Punto de Venta – Definición de Productos: Puede ingresarse aquí todo producto o servicio, que ofrezca el gimnasio como

bebidas, comidas, alquiler de instalaciones, estacionamiento, indumentaria, etc.• Seguridad – Definición de Nuevos Usuarios : Definir todos los usuarios que trabajarán con el sistema (doctores,secretarias, etc.). El único usuario que viene definido en el sistema es ADMIN y la clave de acceso también es ADMIN. Luego enSEGURIDAD – DEFINICION DE ACCESOS AL SISTEMA indicar cada usuario definido a qué funciones del programa tienepermitido acceder.

Datos de los socios.Personales, Servicioscontratados, Historial oCuenta, RenovacionespendientesRutina Sencillas Realizadas

Rutinas Complejas Realizadas

Cambio de Contraseña

Cerrar la sesión, dejandodisponible el acceso paraotro usuario

Elección de un Socio oIngreso de uno Nuevo

Rutina Sencillas ARealizar

Rutinas Complejas ARealizar

Peso y Medidas

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1. INGRESO AL SISTEMA Y DATOS PERSONALES

En general, hay dos formas de ingresar al sistema: como un usuario que tiene acceso a todas las funciones del mismoo como un socio que solo tiene acceso a la parte de rutinas y registro de peso y medidas.

En este último caso, al ingresar la clave de acceso el sistema reconoce de qué persona se trata y puede cargar losdatos directamente.

El sistema viene con un usuario predefinido ADMIN y la clave de acceso también es ADMIN. Luego conviene cambiarlo

para evitar accesos no autorizados.

Si se trata de un usuario que tiene acceso a los datos de todos los socios, antes de ingresar a la funcióncorrespondiente hay que seleccionarlo, como se detalla a continuación.

1.1. Ingreso de la Persona

En el primero: se puede realizar de 3 maneras:

a] Ingresando el código de la persona. Se posiciona el cursor en el espacio correspondiente al Código, se escribe el mismo yse pulsa OK.

b] Ingresando el nombre de la persona. No es necesario conocer el código. Se posiciona el cursor en el espaciocorrespondiente al Nombre, se escribe el mismo y se pulsa OK.

c] ingresando parte del nombre, teléfono o fecha de nacimiento y pulsar Buscar Socios. Se selecciona el socio de interés yluego se pulsa Aceptar Socio.

En el segundo caso, en la pantalla de datos de los socios, ingresando el código y cambiando de casillero aparecen los datos delsocio, o con el ícono de la lupa se busca alfabéticamente.

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1.2. Datos Personales

1.2.1. Datos Personales

Desde el ícono Datos o desde Datos Personales - Datos Personales.

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Aquí se completan los datos de cada socio del gimnasio. En la parte inferior se contemplan las opciones de manejo decuota del modo sencillo, para registrar el próximo vencimiento de la cuota y la cantidad de cuotas que adeuda, para poderrealizar informes precisos.

El campo descuento indica si tiene algún descuento fijo en el valor normal de la cuota y en actividades se indica quérealiza en el gimnasio, por ejemplo, gimnasia, aparatos, karate, etc.

Para observar o modificar los datos de un socio ya existente que no sea el actual, luego de pulsar el botón Agregar

basta con escribir el código correspondiente y pasar al campo siguiente.

Las funciones de los botones de esta ventana son:

Nuevo Socio : Define un nuevo socio. El código debe ser numérico y aparece por defecto el inmediato superior al mayor códigoexistente. De todos modos, se puede modificar este código nuevo siempre que no existe un socio con dicho número.Grabar : Graba los datos ingresadosBorrar : Eliminar todos los datos de la persona en pantallaImprimir: Muestra la información por la impresoraCarnet: Muestra el carnet con la posibilidad de imprimirloOtro Socio: Si se trabaja en modo Administrador, se puede ingresar el código de otra persona desde esta ventana.Salir : Cierra la ventana

Pegar Foto: Si usted dispone de cámara digital, scanner o algun otro dispositivo de digitalización de imágenes, debe cargar elsoftware para manejar dicho dispositivo además de Adonis. En ese programa, una vez elegida la foto, se elige la opción Copiar

(standard de Windows) y luego pasando a Adonis se pulsa este botón, incorporando la foto a la ficha del cliente.

Borrar Foto: Borra la foto actual de la ficha del cliente.

Algunos Datos Importantes

Socio Activo: Si el socio está activo o no. Luego, en la función Archivo – Ver Inactivos se pueden pasar a “Inactivos” a todos lossocios según la Fecha de vencimiento de la cuota.

Manejo Simple de Cuotas

Se indica manualmente cuando vence la cuota, el valor de la misma y algunos datos más que se encuentran en el recuadro“Manejo Simple de Cuotas”.Luego los pagos de cuotas se registran desde FINANCIERAS – INGRESO DE CUOTAS desde el Menú Principal.Este método puede ser utilizado por gimnasios pequeños o que las cuotas no se renieven automáticamente o no haya grandesrestricciones en cuanto al tipo de acceso.

Los siguientes datos son opcionales y se tendrán en cuenta en la ventana de Control de Asistencias cuando la persona ingresaal gimnasio:

Paga cada: cada cuántos meses paga la cuotaDías Permitidos: qué días de la semana puede asistir al gimnasioDías por mes: cuántos días por mes puede asistirClases por Mes: a cuántas clases puede asistir por mes.Contando Desde: si lo anterior se considera desde el primer día del mes o desde que paga la cuota.

Para Modificar el Saldo, pulsar el texto Cambia Saldo e ingresar el valor deseado. Esta operación quedará registrada paraauditoría.

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1.2.2. Info Adicional y Alertas

El primer recuadro incluye los 4 campos del usuario que se pueden definir en Configuración y el segundo, los datos de la tarjetade credito del socio en caso de ser necesario.

Las ALERTAS se dividen en 2 partes:La primera (en rojo) es el mensaje que aparecerá cuando el socio intente acceder al gimnasio en el control de Ingreso. Tambien,este mensaje aparece en la asignación de casilleros y el punto de venta.La segunda parte, solo se muestra en esta pantalla, y está destinada a que los empleados del gimnasio expliquen el motivo de laalerta.

El recuadro de Control de Ingreso incluye la forma de registrar la asistencia del socio al gimnasio.

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1.2.3. Servicios

Aquí se detallan todos los servicios contratados por el socio, incluyendo la cuota o plan para acceder al club

Posible estado de los servicios:

A (activo): El servicio está activo y puede ser utilizado.V (vencido): Al llegar a la fecha de vencimiento del servicio y no es renovado, quedará Vencido. También pasará a Vencido unservicio que haya sido renovado automáticamente pero haya sido Rechazado en las confirmaciones de RenovacionesPendientes en la pantalla de datos del socio.R (renovado): A este estado pasa un servicio de Activo en la renovación automática cuando es renovado. En este momento secrea un nuevo servicio, con estado A, y nuevas fechas de validez, que será incluido en la lista de Renovaciones Pendientes paraser aprobado.C (cancelado): Cuando un servicio es renovado automáticamente y es marcado como "Aprobar y Terminar" pasa al estadoCancelado. Equivale a un estado Activo, pero no será renovado nuevamente al finalizar el período.

A fin de facilitar la visualización, solo se muestran los servicios activos, cancelados o vencidos recientemente.Para ver todos los servicios del socio pulsar Listar Historial.

Opción Si este servicio está vencido, no permitir el acceso al club

Si un servicio está vencido y tiene esta opción marcada, no se le permite el ingreso al club, aunque haya otros servicios aúnactivos.Si todos los servicios definidos para el socio están vencidos, tampoco se le permitirá el ingreso, aunque no esté tildada estaopción.En el caso de que solo esté definida la cuota mensual, si esta está vencida no se le permitirá el acceso aunque esta opción noesté marcada.Esta opción es útil para los casos en que un servicio sea determinante para el ingreso al club, aunque tenga otros activos. Porejemplo si tiene el Locker vigente pero la cuota no está al día, podría no permitírsele el acceso.En caso de duda, no marcarla.

Por cuántos días lo muestra como vencido luego de la fecha de vencimiento, mientras no sea renovado

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Cuando un servicio pasa a estado Vencido, durante la cantidad de días aquí estipulada, se seguirá mostrando el servicio en lalista, aunque no puede ser utilizado.Esto se tiene en cuenta para servicios renovados manualmente.

Formas de Renovación de los servicios

1. El servicio se renueva el mismo día de cada mesRENOVACION AUTOMATICA. Marca como fecha de vencimiento el mismo día del mes próximo.

2. El servicio se renueva cada un cierto número de díasRENOVACION AUTOMATICA. Marca como fecha de vencimiento el día actual más la cantidad de días indicados en Duración(en días)

3. El servicio no se renueva o se renueva manualmenteRENOVACION MANUAL.

Para realizar las renovaciones automáticas, el sistema tiene en cuenta la fecha de vencimiento del servicio, independientementedel tipo de renovación automática seleccionado. Es decir, la diferencia entre las renovaciones 1 y 2 es que al calcular la fecha devencimiento en el momento de asignar un servicio, la fecha de vencimiento calculada en base al día del mes en el caso 1 y en laDuración en días del servicio en el caso 2. En el proceso de renovación automática, ambos se consideran dela misma manera.

El servicio termina luego de NN renovaciones.La cantidad de veces que un servicio se renueva automáticamente está dada por este valor.Ingresando 0 es una renovación indefinida, es decir, hasta la cancelación manual del servicio.

Forma de calcular los costos de los servicios

Es probable que la primera cuota de un servicio sea distinta a las demás por 2 razones:

1. El servicio comienza luego de iniciado el mes y se desea que sea renovado el primer día. En este caso se prorratea el costopor la cantidad de días restantes para luego, en la segunda cuota, asignar el valor completo.

2. Si hay un cargo de inscripción o matrícula que solo se paga en la primera cuota.

Aclarado esto, la forma de calcular el costo de un servicio es la siguiente:

A PAGAR = Precio + Impuesto - Descuento Porcentaje - Descuento Suma Fija

Aqui se debe agregar el cargo de inscripción si lo hubiera, en la primera cuota.

Renovación manual de servicios

Un servicio marcado como no renovable automáticamente se renueva seleccionándolo de la lista de servicios y pulsando elbotón RENUEVAUna vez verificado que los datos son correctos, pulsar el boton Confirmar Renovación

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1.2.4. Historial

Detalle, tipo cuenta corriente, de los servicios utilizados y pagos realizados, mostrándose en cada fecha el saldo del socio.Al final aparecen también las ventas realizadas en el Punto de Venta que fueron asignadas a la cuenta del socio (estas aparecentodas juntas al final, no intercaladas con servicios y pagos)Se puede restringir el detalle mediante fechas. En este caso el saldo final puede no coincidir con el saldo del socio.

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1.2.5. Renovaciones Pendientes

Se incluyen las renovaciones automáticas de servicios que fueron realizadas en el proceso de Facturación Automática, paraconfirmación o no.Para resolver cada uno de los items en la tabla, seleccionarlo con el mouse y pulsar el botón correspondiente.Detalle de Botones:

APROBAR: Confirma la renovación del servicio, permitiendo el ingreso de un pago

RECHAZAR: Cancela el servicio renovado, marca el anterior como Vencido, actualiza el saldo y no continúa con futurasrenovaciones. Es similar a nunca haber renovado este servicio.

APROBAR Y TERMINAR: Confirma el servicio renovado, pero no continúa con futuras renovaciones, es decir lo renueva porúltima vez.

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2. RUTINAS

Para comenzar hay que dejar aclarados algunos conceptos:

• Rutinas Predefinidas: son las que se utilizan en general en el gimnasio, pudiendo luego personalizarlas. Por ejemplo,Principiantes Hombres, Mujeres, etc. La finalidad es que al momento de asignar una rutina a alguna persona, simplementese la selecciona de la lista de predefinidas.

• Rutinas A Realizar: son las que se el instructor le asigna a una persona para que realice (obviamente se puede tratar deuna predefinida)

• Rutinas Realizadas: son las que la persona va realizando.

• Rutinas Simples: son las que por cada ejercicio llevan registrado Series, Repeticiones y Carga

• Rutinas Complejas: son las que permiten anotar más detalladamente los datos de cada ejercicio

Al trabajar por ejemplo, sobre una rutina A REALIZAR (o sea que el instructor le indica al alumnos qué ejercicios debe

realizar), puede seleccionar una rutina ya REALIZADA por el alumnos y modificar solo los datos necesarios, evitando errores y la

pérdida de tiempo que representa cargar nuevamente los datos. De la misma forma, si un alumno completó una rutina A

REALIZAR, al ingresar en rutinas REALIZADAS puede cargar la rutina encargada por el instructor y eventualmente, modificar

valores.

2.1. Rutinas Simples

Tanto las REALIZADAS como las A REALIZAR se operan de la misma forma, con las excepciones que se detallan másadelante.

Los datos que se anotan por cada rutina son el Nombre (Rutina), Breve Comentario (Obs) y la Fecha. Luego por cadaejercicio, se indica las Series, Repeticiones y Carga.

Para que aparezca el menú principal, hay que hacer click en algún lugar del fondo gris de la ventana (no sobre lostítulos de los ejercicios), y sus opciones son las siguientes:

• Nueva Rutina: borra todos los datos para comenzar a llenar los datos de una nueva rutina.

• Cargar Rutina Realizada: muestra una lista con las rutinas realizadas por el alumno, y la carga simplemente con hacerclick sobre el ítem correspondiente.

• Cargar Rutina A Realizar: ídem anterior pero con las rutinas a realizar

• Cargar Rutina Predefinida: permite cargar los datos de una rutina predefinida general.

• Grabar: graba los datos de la rutina en pantalla. Si se trata de una nueva, la graba con un número nuevo.

• Grabar como Nueva Rutina: graba la rutina en pantalla como una nueva rutina, aunque no se trate de una rutina nueva.

• Imprimir: imprime la ficha con la rutina y los datos del gimnasio

• Cancelar: oculta este menú

• Salir: Cierra la ventana

Haciendo click sobre el título de un ejercicio, aparece un menú con las siguientes opciones:

• Realizados: muestra el detalle de la actividad realizada en ese ejercicio. Para ocultar este detalle hacer click sobre elmismo.

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• A Realizar: muestra el detalle de lo indicado a realizar para dicho ejercicio

• Graficar: grafica los siguientes valores: Series, Repeticiones, Carga, Series x Repeticiones (total de ejercicios), Repeticiones

x Carga (volumen por serie), Series x Repeticiones x Carga (volumen total).Si está el gráfico en pantalla, se puede realizar lo siguiente:

Cerrarlo: con el botón izquierdo

Imprimirlo: con el botón derecho (siempre que esté permitida la impresión)

Los valores a graficar corresponden a las rutinas realizadas o a realizar, dependiendo de en qué tipo de rutina se haya

ingresado.

• Cancelar: oculta el menú

Haciendo click sobre el título de un grupo de ejercicios, aparece un menú con las siguientes opciones:

• Realizados: muestra un promedio de todos los ejercicios realizados de dicho grupo, calculando por cada rutina, el promediode series, repeticiones y carga.

• A Realizar: ídem anterior pero con los ejercicios a realizar

• Graficar: aquí no hay gráficos, solo se incluyó esta opción para mantener la misma línea de menúes

• Cancelar: oculta el menú

2.2. Rutinas Complejas

Se trata de rutinas en las que se puede especificar más detalladamente las series, repeticiones y carga, por ejemplo sison 2 series de 15 repeticiones y una de 25 o una de 12 repeticiones con 30 de carga y otra de 15 repeticiones con 40 de carga.

La forma de operar estas rutinas es similar a las rutinas simples, excepto que no están disponibles los promedios porgrupo de ejercicio y el gráfico que se realiza por cada uno es un valor por serie.

Por cada ejercicio ya no aparecen 3 casilleros sino uno solo en los que pueden escribirse hasta 19 caracterescualesquiera, si se utiliza la sintaxis definida, se podrá graficar correctamente los valores.

Si bien el sistema utiliza unos símbolos por defecto para especificar los datos, estos pueden cambiarse. Lospredefinidos son:

"-" : separación entre series"x" : separación entre series y repeticiones"/" : separación entre repeticiones y carga

Ejemplos:

2x12/30 : 2 series de 12 repeticiones con carga 302x12-3x15 : 2 series de 12 repeticiones y 3 de 15 (aquí no se especifica carga)12/30-15/25 : 12 repeticiones con carga 30 (una serie) y 15 con 25

De esta manera se pueden armar todas las combinaciones posibles de modo que sean comprensibles para graficar.

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Para graficar, se tiene un tope de 30 series por rutina para cada ejercicio. En caso de superar este límite, el gráficosaldrá incompleto. Si se llegara a necesitar registrar más series, la solución es crear otra rutina con el excedente. Por ejemplo:

25x30/40 : no hay problema para graficar (25 series)25x30/40-4x20/30: no hay problema para graficar (29 series)32x30/40: supera el límite (32 series)29x30/40-4x20/30: supera el límite (33 series)

De todos modos, estos casos son prácticamente inexistentes.

3. PESO Y MEDIDAS

En esta función, cada persona puede llevar un control de la evolución de su peso como de sus medidas corporales,pudiendo realizar los gráficos respectivos.

Se indica Medida 1, 2, 3, y 4 para no limitar el uso de estos campos, ya que a una persona puede interesarle controlarpor ejemplo la medida de sus "hombros, cintura, cadera y diámetro del muslo" y a otra, por ejemplo, "hombros, diámetro de losbrazos, cuello y gemelos". De esta manera, cada uno le da a cada ítem el significado que desea.

Cada registro consta de Fecha, Peso, Medida 1, 2, 3 y 4, no siendo obligatorio completar todos. Al ingresar uno nuevo,se agrega una fila en la tabla inferior.

Los botones y controles son los siguientes:• Agregar: Para crear una nueva fila en la tabla.• Editar: Para modificar los datos de la fila que previamente se seleccionó con el mouse.• Borrar: Para eliminar la fila de la tabla seleccionada.• Editar: Para modificar los datos de la fila que previamente se seleccionó con el mouse.• Tipo del Gráfico: Para seleccionar el tipo del gráfico a realizar.• Graficar: Para seleccionar qué ítem graficar (peso, medida1, 2, 3 o 4). Al elegir uno, inmediatamente aparece el gráfico.

Para ocultarlo, solo se debe hacer click sobre él.• Imprimir Gráfico: Para imprimir el gráfico realizado. Si no está permitida la impresión, este botón aparece deshabilitado.

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4. DEFINICIONES

4.1. Rutinas Generales

De la misma manera que con las rutinas de los alumnos, aquí se definen rutinas generales que se usan frecuentementepara ser asignadas cuando sean necesarias. Solamente se definen rutinas simples, y hay menos opciones en el menú principal yen los de los resúmenes por grupo y ejercicio, en los que solo se muestra el promedio de lo definido entre todas las rutinas.

Esto es sumamente útil por ejemplo para rutinas de principiantes o rutinas tipo que se utilizan con frecuencia, evitandopérdida de tiempo y errores al indicar el trabajo a los alumnos.

4.2. Grupos y Ejercicios

Los ejercicios que aparecen en la ficha de cada alumno, se definen aquí. Luego, para todas las personas la ficha es lamisma, tanto las rutinas simples como las complejas.

Denominamos Grupo a cada tipo de ejercicios, por ejemplo, Piernas, Pecho, Hombros, etc, incluso se pueden definirgrupos que no correspondan específicamente al área de pesas o aparatos, por ejemplo gimnasia.

Lamamos Ejercicios a cada una de las tareas de cada grupo, por ejemplo, para Piernas algunos ejercicios sonCuádriceps, Isquitibiales, Gemelos, etc.

El sistema trae una serie de grupos y ejercicios predefinidos, pero se aconseja que antes de utilizarlo se definancorrectamente de acuerdo a las necesidades del gimnasio.

Los 3 botones superiores manejan la definición de grupos:

• Edita Grupo: permite modificar el nombre de un grupo.• Nuevo Grupo: crea un nuevo grupo, debiendo asignar un número nuevo.• Borra Grupo: elimina toda la definición del grupo.

El campo de opción superior Visible indica si ese grupo aparecerá en la ficha de ejercicios. Puede estar definido y noaparecer en ella.

Al seleccionar un grupo de ejercicios de la lista, en la lista inferior aparecen los ejercicios definidos. Para Editar,Agregar o Borrar un ejercicio de esta lista, se utilizan los 3 botones inferiores, y para editar o borrar alguno es necesarioseleccionarlo previamente con el mouse.

El código de ejercicio lo asigna automáticamente el sistema.

Nuevamente aparece otra opción Visible que muestra o no, cada ejercicio del grupo.

4.3. Servicios

Definir todos los servicios que brinda el establecimiento, incluyendo los planes de asociación, cuotas, abonos, clases especiales,etc. Estos servicios luego se asignarán a cada socio en la pantalla de Datos Personales.

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5. FINANCIERAS

5.1. Ingreso de cuotas

Aquí se ingresan las cuotas que abonan los socios del gimnasio, en caso de que se utilice el manejo simple de cuotas

y no mediante servicios. Para un nuevo ingreso, es necesario pulsar el botón Nuevo Ingreso, para habilitar los botones OK yCancelar.

Luego, ingresando el código de la persona correspondiente, aparecen las cuotas adeudadas y el valor de la cuota dedicha persona.

Significado de algunos campos:

Cuotas que Paga: cantidad de cuotas que abona en este pagoPróx. Venc. Cuota: fecha en que debe abonar la próxima cuotaAhora Adeuda: luego de este pago, cuántas cuotas sigue debiendo

Para finalizar un ingreso, pulsar el botón OK. Con Listar Cuotas Ya Abonadas se obtiene una lista de las cuotaspagadas por esta persona.

Con el botón Borrar Cuota se puede eliminar una cuota ingresada, debiendo indicar el número de cuota que se deseaborrar.

5.2. Acceso de socios al club

Cada vez que un socio llega al gimnasio, o a una de las clases, dependiendo de la forma de trabajo, con solo ingresarsu código de socio el sistema calculará si está en condiciones de ingresar o no, teniendo en cuenta las restriccones definidas enla ficha de cada socio.

Junto con los detalles de cada socio, se muestra su foto y un cartel bien visible acerca de su condición.

Independientemente de si el socio está o no habilitado, se debe pulsar uno de los 2 botones con el semáforo si se lepermite ingresar o no. Si el socio está inhabilitado pero igualmente se le permite ingresar, este evento será registrado para unaposterior auditoria o control, junto con el nombre de usuario del programa en ese momento.

Cada vez que el socio ingresa, se incrementan sus valores de Días o Clases Asistidas, así como la cantidad deasistencias en infracción.

Es posible configurar que suene un sonido cada vez que el acceso está Habilitado o Inhabilitado. Es necesario incluiren la carpeta donde está instalado Adonis dos archivos en formato WAV, uno llamado SI.WAV (que sonará cuando el socio estéhabilitado para ingresar) y otro llamado NO.WAV (que sonará cuando esté inhabilitado).

Con la instalación del programa se copian 2 archivos iniciales .WAV. En caso de querer cambiar el sonido de alguno deellos, reemplazarlo por un nuevo archivo con el mismo nombre.

Si no se desea que haya un sonido en alguna de las dos ocasiones, simplemente borrar el archivo correspondiente(SI.WAV y/o NO.WAV) de esa carpeta.

Adonis provee un mecanismo de interfase en caso de querer controlar alguna puerta electrónica,

molinete/torniquete, barrera, etc. Para más detalles, ver al final de este manual el Apéndice B.

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5.3. Reportes

Los reportes o informes están divididos en tabletas para una mejor identificación y disponen de un nombrerepresentativo para poder determinar que tipo de información muestran.

Antes de pulsar el botón VER INFORME se debe seleccionar el reporte deseado. No es suficiente con seleccionar latableta que lo contiene.

A continuación solo se explican dos informes que pueden requerir un poco de detalle:

• Operaciones Delicadas Ciertas operaciones son registradas para un posterior análisis o auditoría, por ejemplocuando se borra una cuota ya pagada o se cambia la fecha de vencimiento de la cuota de un socio, entre otras.

• Detalle de Asistencia Detalle de Asistencias por día. Si no se marca Solo Totales por Fecha se muestra el detallede las personas que asistieron, y si no se lo marca, solo se muestra el total por día.

Los informes se pueden restringir de la siguiente manera:

a] a un determinado rango de Personas, ingresando los límites desde y hasta de los nombres de las personas.b] entre dos fechas (desde y hasta) límites. En el caso de socios, estas fechas corresponden a las de afiliación al gimnasio.

Estas formas de restricción de los informes son acumulativas, o sea que se pueden solicitar, por ejemplo, las cuotasabonadas desde el socio GONZALEZ hasta MEIROTTI desde el 12-4-2012 hasta el 15-5-2012, resumidos en un solo informe,haciendo más fácil el acceso a la información que posee el sistema.

Si se omite algún dato Desde, el sistema no asume ningún límite inferior para esos datos y, análogamente, si se omitealgún dato Hasta, el sistema no asume ningún límite superior.

Esto significa que si, por ejemplo en un informe solo se coloca la fecha Hasta, este mostrará dichas operaciones desdeel inicio de los datos hasta esa fecha o si solo se indica el socio Desde, no habrá información de socios con nombre menor aese, pero a partir de él, todos los demás serán contemplados.

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¿Cómo se hace para ver el informe?

Una vez que se seleccionaron todas las opciones para realizar el informe, se pulsa el botón Ver Informe. Al cabo deunos pocos segundos aparecerá en la pantalla otra ventana superpuesta que contiene el informe.

Para imprimir el informe, solamente se debe pulsar el ícono que tiene el dibujo de una impresora.

Cómo exportar los reportes

Los reportes pueden ser exportados a varios formatos de archivo ampliamente difundidos, a fin de poder utilizar losdatos con otros programas.

Una vez que el reporte esté en pantalla, pulsar el ícono del maletín, donde aparecerán los formatos disponibles.

5.4. Ingreso de Pagos

Permite registrar el pago por parte de socios, ya sea de servicios o de ventas realizadas en el punto de venta que hayan sidocargadas a la cuenta de un socio.En caso de tener definidos impuestos, se mostrará el monto correspondiente a cada uno.Si el pago se hace con tarjeta se debe marcar la opción “Paga con tarjeta”.Para modificar o borrar un pago realizado previamente, con el botón Editar/Borrar se podrá hacerlo, luego de indicar el númerode pago.Este número puede ser obtenido en el historial de cuenta de cada socio o en los reportes de pagos.

Los gastos ingresados en esta pantalla serán tenidos en cuenta al observar el detalle de Movimientos de Caja.

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5.5. Ingreso de Gastos o Expensas

Se registran aquí los gastos, compras, salarios, etc que se produzcan en el establecimiento.Corresponde a las salidas de dinero.

Para ingresar un nuevo gasto pulsar el botón NUEVO, completar los campos y pulsar CONFIRMA. La lista contigua al campoProveedor se irá actualizando con los distintos proveedores ingresados.

Para modificar o borrar un gasto ingresado previamente, se lo debe seleccionar de la lista superior previamente. Estas dosoperaciones quedarán registradas para auditorías posteriores.

Para listar los gastos ingresados anteriormente, se deben seleccionar los parámetros en la parte superior de la pantalla y pulsarLISTAR.


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5.6. Movimientos de Caja

Se muestran las entradas y salidas de dinero ordenadas por fecha, entre dos fechas determinadas. En todo momento se muestrael saldo actualizado.

Para confeccionar este informe se tienen en cuenta los siguientes datos:

ENTRADAS: Ingreso de Pagos (Financieras – Ingreso de Pagos) y Pagos provenientes del Punto de Venta. Este último conceptopuede ser omitido simplemente desmarcando la opción Incluye Pagos de Punto de Venta en la parte superior.

SALIDAS: Los gastos registrados en Gastos o Expensas (Financieras – Ingreso de Gastos o Expensas)

5.7. Movimientos de Caja Gráfico

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Con la misma información que en la función Movimientos de Caja, pero agrupadas por fecha, se confecciona un gráfico de áreaspara una visualización panorámica de los tres distintos conceptos a lo largo del tiempo.

Se pueden graficar independientemente los Pagos de los Socios, los Gastos y los Pagos del Punto de Venta, cada uno con elcorrespondiente botón.

Esta función puede ser cargada desde el menú principal o desde la ventana de Movimientos de Caja, con la pequeña diferenciaque al hacerlo desde esta última se trasladan las fechas seleccionadas en dicha ventana a esta ventana de gráficos.

5.8. Mailing por Correo Electrónico

Esta función permite enviar correos electrónicos (emails) masivos a los socios, previamente seleccionados siguiendo un ciertocriterio.

Ante todo se eligen los filtros necesarios de acuerdo al tipo de mensaje a enviar. Por ejemplo los socios cuya última asistenciafue entre 2 fechas o antes de una fecha determinada, cuyo saldo esté comprendido entre 2 valores, socios inactivos, etc.Todos estos criterios son acumulativos, es decir que si se seleccionan varias restricciones, solo se listarán los socios quecumplan Todas las condiciones.

Una vez seleccionados los límites, pulsar BUSCAR.

Aparecerán todos los socios en la lista inferior.

Al principio solo los que contienen dirección de email definida estarán marcados, pero luego se pueden ir desmarcandomanualmente los socios a los que no se les desea enviar el email.

Se pueden hacer varias selecciones de socios independientes, e ir agregándolas a la lista en pantalla. Para realizar esto,desmarcar la opción BORRA LA LISTA PREVIA y luego pulsar BUSCAR.

En la opción Servicios del socio y estado se seleccionarán los socios que tienen o tuvieron contratado determinado servicio.

En los campos Alerta Admin Contiene y Alerta Cliente Contiene se debe ingresar un texto. Se buscarán todos los socios encuyos campos de alerta se encuentre el texto ingresado. Estos textos son ingresados manualmente en la ficha de cada socio yen caso de que el administrador utilice textos similares para situaciones parecidas, mediante esta opción es muy sencillo obtenertodos los socios que que se encuentren en dicha situación.

Antes de poder enviar los emails, se debe Editar el mensaje a enviar, pulsando EDITAR MENSAJE.

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Al igual que en las cartas personalizadas, se pueden incluir datos en el mensaje que serán personalizados para cada socio, esdecir, en el momento de enviar cada mensaje, se reemplazarán las variables por el dato concreto de cada persona.

Por ejemplo, para encabezar el mensaje, una forma sería:

Estimado/a <NOMBRE>

Al enviar el email se reemplazará <NOMBRE> por el nombre de cada socio.

Una vez seleccionados los destinatarios y definido el mensaje a enviar, pulsar el botón ENVIAR EMAILS y se irán enviando losemails de a uno.

Es importante destacar que los emails serán enviados a través de su programa de correo electrónico por defecto en sucomputadora, usando el remitente por defecto que allí esté definido.

Por lo tanto es necesario para poder utilizar esta función, disponer de un programa cliente de correo electrónico comopor ejemplo Outlook Express, Outlook, Windows Mail, Thunderbird, Eudora, Mozilla, Foxmail, etc.

Es probable que aparezca un mensaje de confirmación por cada email que desee enviar, haciendo el proceso un pocoengorroso.Para eliminar esta característica, debe buscar en las opciones de configuración de su programa de correo electrónico.

Por ejemplo en Outlook Express, ir a Herramientas – Opciones – Seguridad y allí desmarcar la opción que dice “Avisarmecuando otras aplicaciones intenten enviar un correo electrónico con mi nombre”.

A fin de tener un control de los envíos realizados, en la carpeta donde está instalado el programa se creará un archivo de textoconteniendo el mensaje enviado y los destinatarios. Este archivo se guardará con un nombre con el siguiente formato:

MailingFECHAHORA.log , por ejemplo “mailing201003292002.log”

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6. ARCHIVO

6.1. Configuración

Aquí se marcan distintas preferencias en cuanto a la configuración de algunas partes del sistema, de acuerdo a lasnecesidades de cada usuario.

Las opciones que aparecen en pantalla son las recomendables para trabajar cómodamente. Sin embargo, si se deseanopciones diferentes, estas deben ingresarse cada vez que se comience a trabajar con el sistema.

Los ítems a configurar son los siguientes:

Tamaño Hoja

Si es carta u oficio, para la impresión de las rutinas en papel.

Rutinas Complejas

Los 3 caracteres para la interpretación de las rutinas complejas, de modo de poder graficarlas correctamente.

Tipo de los Gráficos

El estilo de los gráficos de rutinas.

Impresión Permitida en Rutinas

Para restringir la impresión, tanto de las rutinas como de los gráficos. Como el sistema está diseñado para que lo utilicen losalumnos directamente, de esta manera se controla el uso indiscriminado de impresora, papel, tiempo de computadora, etc.

Valor de la Cuota

En caso de que la cuota del gimnasio sea única. De todos modos, cada persona tiene un valor propio de la cuota. Esto es válidopara el manejo simple de cuotas.Pulsando OK los cambios tienen validez.

6.2. Borrar Datos

Para eliminar rutinas innecesarias.En caso de tratarse de rutinas de una persona, se debe ingresar el código de la persona, e indicar qué tipo de rutina se deseaeliminar.

Rutinas Realizadas

Rutinas A Realizar

Rutinas Complejas Realizadas

Rutinas Complejas A Realizar

Luego, pulsar el botón Listar para elegir la rutina a eliminar. Una vez seleccionada esta de la lista, pulsar el botón Borrar.En caso de querer borrar una Rutina Predefinida (aquí no hay número de socio porque es general), solo hay que listarlas y unavez seleccionada, pulsar Borrar.Se debe estar muy seguro antes de realizar una eliminación de datos, ya que ante una equivocación, la información borrada no

podrá recuperarse. Ante la duda, se recomienda no realizar la operación.

6.3. Facturación automática

Esta función calcula los vencimientos de los servicios configurados para una renovación automática.Como es conveniente ejecutarla diariamente, Adonis mostrará un mensaje recordatorio si hace más de un día que no se realiza.Se mostrará una lista con los servicios renovados.

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6.3. Salir del Sistema

Al seleccionar esta opción, se termina el trabajo con Adonis. Al pulsar el botón Fin de la barra de tareas general del sistema,nuevamente aparece el ingreso de usuario para que otra persona pueda trabajar con el mismo. Si aquí se elige Cancelar, se saledel sistema.

A fin de no perder información, es muy importante y necesario salir del sistema de este modo y no de otro, como por ejemplo

apagar la computadora.

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7. CASILLEROS (Lockers)

Definición y asignación de los casilleros guardaobjetos. También pueden ser referido como “lockers” en este manual como en elprograma.

7.1. Definición de Casilleros

Aquí se ingresan los casilleros con que cuenta el gimnasio, pudiendo agregar datos opcionales relacionados con cada uno.

7.2. Asignación y Disponibilidad

Se realiza el manejo y asignación de los casilleros.No se tiene en cuenta el servicio contratado ni costos o pagos por la utilización de los mismos. Simplemente es una herramientade controlar el estado de cada casillero en todo momento y cuando se puede asignar cada uno.

La forma básica de utilizar esta prestación es:1. Ingresar un socio (por código o alfabéticamente)2. Ingresar las fechas entre las cuales necesita el casillero3. Pulsar el botón Buscar Disponibles

4. Seleciconar el que se desea asignar, de la lista de resultados.5. Ingresar algún comentario6. Pulsar Confirma

Al buscar los disponibles, solo se muestran aquellos casilleros que lo estarán durante todo el período consultado. Si dentro deese período, algún casillero está ocupado, no aparecerá en los resultados.

Otros botones:Historial Locker: luego de ingresar el número de un locker, muestra todas las asignaciones previas que ha tenido.Consultar disponibilidad: dado un locker y un período de tiempo, indica si está disponible o no.Estado de todos los casilleros: ingresando la fecha que está debajo, muestra el estado de cada casillero en ese día.

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8. PROFESORES

Esta sección está destinada básicamente a la liquidación de sueldo, salario o pagos a los profesores, además de disponer deuna base de datos con la principal información personal de ellos.

8.1. Definición de Profesores

Consiste en la definición y actualización (en caso de ser necesario) de los datos personales de los profesores.En el recuadro MONTOS A PAGAR se definen los valores que cada profesor percibe por su trabajo según la forma en que cobrasus clases :

Por Clase, si se le paga un valor por la clase trabajadaPor Hora, al definir cada clase trabajada se deberá ingresar las horas que trabajó en esa clasePor Alumno, al definir cada clase trabajada se deberá ingresar la cantidad de alumnos que concurrió a la clasePor Mes, si el pago al profesor está incluido en un monto mensual, independientemente de las clases trabajadas

Además se indica con una opción, de cuál de las maneras mencionadas trabaja ese profesor generalmente, para facilitar elingreso de los datos de clases posteriormente.

Luego, al ingresar las clases trabajadas por cada profesor se podrá modificar la forma de pago de esa clase específica oregistrar algunas clases con una modalidad de pago y otras con otra.

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8.2. Ingreso de Clases Trabajadas

En esta función se ingresan las clases trabajadas por cada profesor, indicando cuánto se les pagará, pero no significa que sele está pagando al profesor en este momento.

El pago a los profesores se realiza en la pantalla PAGO A PROFESORES, en base a las clases ingresadas en esta pantalla.

Forma de trabajo:

• Seleccionar el Profesor• Seleccionar la Clase• Ingresar los datos de la clase:

• Fecha• Cantidad de Horas (si se paga por hora)• Cantidad de Alumnos (si se paga por alumnos)

• Verificar o modificar el monto a pagar al profesor y la modalidad de pago de la clase.• Pulsar Conformar Clase Trabajada.

En al caso de que la clase que se desea ingresar no esté definida en el sistema, pulsar NUEVA CLASE e ingresar el nombre dela clase. Luego se la podrá seleccionar de la lista.

Para borrar una clase, seleccionarla de la lista y pulsar BORRAR CLASE. Al borrarla las clases trabajadas ya ingresadas deesta clase NO se borrarán, aunque solo se mostrarán por el Código de Clase que tenía al momento del ingreso

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9.3. Pago a Profesores

En base a las clases trabajadas por cada profesor se ingresa aquí el pago realizado a los profesores.

Primero se debe seleccionar el profesor y listar las clases trabajadas, según los filtros de la parte superior de la ventana (fechaslímite y si se desea listar las clases trabajadas o no, o todas las clases)

Una vez listadas las clases, seleccionar con el casillero del final de la fila, las clases que se van a pagar en este pago.

Si bien en la parte inferior de la ventana se irá actualizando el monto total de las clases seleccionadas (solo se suman las Nopagadas aunque se seleccionen otras), en el casillero MONTO DEL PAGO se podrá modificar este valor y luego se puedeingresar algún comentario acerca de este pago.

Una vez pagadas, las clases que han sido seleccionadas aparecerán en la lista como PAGADAS y se registrará la fecha del pagode esa clase.

Además, este pago será registrado en los GASTOS del gimnasio.

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9.4. Liquidación a Profesores

Son los reportes que muestran, tanto las clases trabajadas por los profesores, como los pagos que se han ido realizando, tantopara un profesor en particular como para la totalidad de ellos.

Los reportes se dividen en 2 tipos:

Clases Trabajadas

Es el detalle de las clases que trabajaron los profesores en el período de tiempo ingresado en la parte superior.Se pueden listar las clases trabajadas que ya han sido pagadas, las que no han sido pagadas o todas.Este reporte es útil para el control interno del gimnasio y sumamente necesario para entregarle al profesor en cuanto al detallede las clases que han sido trabajadas.

Pagos Efectuados a Profesores

Es el detalle de los pagos efectuados a los profesores.Este reporte incluye 2 formas de visualización: El detalle de los pagos incluyendo las clases que se han incluido en cada pago osolamente el listado de pagos, mostrando los totales para un control más general

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9. PUNTO DE VENTA

Permite registrar cualquier producto o servicio que se venda en el gimnasio, ocmo comidas, bebidas, indumentaria, alquiler decanchas, etc.

9.1. Definición de Productos

Definir los productos disponibles. Al ingresar el costo y el precio de venta, se podrá calcular luego mediante un reporte, laganancia neta obtenida.

9.2. Punto de Venta

Para agregar cada producto a la lista, pulsar Agregar producto completar los datos y pulsar Agrega a la lista.Para finalizar la venta pulsar Finalizar y confirmar venta.Si se desea incluir el total de la venta a la cuenta de un socio, antes de pulsar el boton mencionado, se debe ingresar el códigodel cliente al cual se le quiere incluir el total.En este caso no se habilitará la opción para ingresar un pago, porque este deberá realizarse desde Ingreso de Pagos.


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10. SEGURIDAD

Definiremos primero los conceptos de usuario y clave de acceso.

Cada persona que utilizará el sistema tendrá un nombre de usuario que puede ser conocido por cualquier persona, seao no usuario del sistema (por ejemplo Juan).

Además, cada usuario poseerá una clave de acceso secreta que solo él debe conocer.

Al iniciar cada sesión de Adonis se solicitan estos dos datos. Si alguno no es correcto no se permite el acceso alsistema.

Cada usuario tiene definido a qué partes del sistema puede acceder (ver Definición de Accesos al Sistema) y al ingresarse habilitan solo aquellas que fueron definidas.

El único usuario que viene predefinido se llama ADMIN y la clave de acceso también es ADMIN. Tiene acceso a TODASlas funciones, por lo tanto, una vez definidos los usuarios, se recomienda fuertemente eliminarlo o cambiarle la clave de acceso.

10.1. Cambio de Clave

Esta función está siempre habilitada, independientemente del usuario que se encuentre trabajando. Sirve para cambiarla Clave de Acceso secreta.

Solicita el ingreso de la clave actual y 2 veces la nueva, para evitar errores.Al cambiar la clave, NO se modifica el nombre del usuario.

10.2. Definición de Nuevos Usuarios

Define los nombres de nuevos usuarios que utilizarán el sistema. Para esto, se ingresa el nombre del nuevo usuario y,en caso de tratarse de un alumno, también el Código de Persona que le fue asignado en Datos Personales, de modo que alingresar con su clave, solo tenga acceso a sus datos.

La clave de acceso inicial de los nuevos usuarios es la misma que el nombre de usuario.

Por lo tanto, cuando el usuario definido comience a trabajar deberá cambiar su clave de acceso.

10.3. Anulación de Usuarios

Elimina de la lista de usuarios habilitados a aquel cuyo nombre sea ingresado.

10.4. Definición de Accesos al Sistema

Define, para cada usuario, a qué módulos o funciones del sistema podrá acceder.Se escribe el nombre del usuario en el campo correspondiente o se lo elige de la lista inferior, y se pulsa el botón Ver.

Los rectángulos que se pintan de verde y se marcan al costado corresponden a las funciones accedibles por dicho usuario y losque permanecen en rojo a los que no se le permite el acceso.

Para marcar o desmarcar un rectángulo simplemente se hace click sobre el que se desea y este cambiará de colorinstantáneamente.

Una vez conforme con la definición de accesos, se pulsa el botón OK. En caso de no confirmar lo marcado, se pulsa elbotón Salir y no se modificarán los accesos del usuario en cuestión.

Para facilitar el uso, hemos predefinido dos niveles de acceso, que son los más utilizados: Administrador y Socio delClub. De todos modos, se puede definir individualmente a qué partes del sistema podrá acceder cada socio.

Se debe prestar especial atención a quién se le permite el acceso al módulo de Seguridad, ya que, como se ve, es unaparte delicada del sistema

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11. AGENDA

11.1 Agenda

Esta es una agenda de contactos, sin una vinculación directa con el resto del sistema, excepto con la Identificación deLlamadas.

Es del tipo agenda telefónica con botones para ir a una determinada letra y a partir de allí moverse con las flechas quese encuentran en el rectángulo de la parte inferior de la pantalla (similarmente a la sección de definición de horarios de atenciónpara los citas).

Hay un campo llamado Fecha que no es para ninguna fecha en especial, sino que se puede usar, por ejemplo, comofecha de nacimiento o como otra fecha elegida por el usuario.

Se usan los siguientes botones:

Nuevo: ingresa una nueva persona a la agenda.Edita: permite la modificación de los datos de la persona que está en la pantalla.Borra: elimina a la persona de la agenda.

Las opciones del menú son las siguientes:

OTROS BOTONES

• Imprimir Persona: muestra los datos de la persona en pantalla, por la impresora

• Imprimir Todo: lista la agenda completa, ya sea por pantalla como por impresora.

• Salir: termina de trabajar con la agenda.

11.2 Identificación de Llamadas

Mediante la conexión del modem de la computadora a la línea telefónica es posible identificar el número de la personaque está llamando y buscarlo automáticamente, tanto en la lista de socios como en la agenda de contactos del programa.

Requisitos técnicos

• Disponer del servicio de Identificación de Llamadas (Caller ID) contratado en su compañía telefónica local.• Modem telefónico que soporte la prestación de Identificación de llamadas.

Configuración Inicial

El sistema intentará configurar el modem semi automáticamente enviándole los comandos más comunmente utilizados y unavez conectado, guardará la configuración en el archivo CallerID.ini, que eventualmente puede ser manualmente editado si losdatos no han podido ser detectados y se los conoce.

Hay disponibles 4 puertos para conectar el modem (1, 2, 3, 4). Si el programa logra encontrar el puerto correcto, la ventana seminimizará aguardando por una llamada y la configuración será guardada.

Si no se logra detectar el puerto automáticamente, se mostrará una lista desplegable con los 4 puertos disponibles. En este casose debe ir seleccionando de a uno por vez, cerrar la ventana de Identificación de Llamadas y abrirla nuevamente para intentar laconexión con el nuevo puerto, hasta lograr la minimización de la misma.

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Funcionamiento

Al recibirse una llamada, la ventana se restaurará, mostrando el número que está llamando y los datos del socio o contacto de laagenda en caso de encontrarlo. En el caso de los socios se busca en los teléfonos particular, celular y laboral.

Si no se encuentra el número exacto, se compararán los 4 últimos dígitos con los teléfonos registrados y se mostrarán losresultados en la tabla inferior. Esto es útil si por ejemplo el número detectado es el 1234567 y un número en la agenda estáguardado como 123-4567 (el signo ‘-‘ hace que no haya coincidencia).

Recomendamos guardar los números telefónicos sin caracteres especiales, como ‘-‘, ‘(‘, ‘)’, etc.

Botones:

ABRIR FICHA: Si se encontró un socio, se abre la ficha del mismo.

PROXIMA CITA: Se muestra una lista con las próximas citas del socio.

HISTORIAL: Cada llamada queda registrada en un archivo de texto llamado CALLER.LOG. Con este botón se abre dichoarchivo.

LLAMADA TERMINADA: Se borran los datos mostrados y se minimiza la ventana aguardando por un nuevo llamado.

Cómo agregar el número detectado a la base de datos:

Si el número detectado corresponde a un socio, se utiliza el recuadro “A UN SOCIO EXISTENTE” debiendo indicar de quénúmero se trata (particular, trabajo o celular) y si se desea agregar el número a la Agenda Telefónica del programa se utiliza elrecuadro “A LA AGENDA DE TELEFONOS”, ingresando el nombre y observaciones.

Luego pulsar el botón AGREGAR correspondiente. De esta manera la próxima vez que se reciba una llamada de este número, elsistema la detectará.

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I N D I C E

INSTALACION DEL SISTEMA .............................................................................................................................. 2CLAVE DE ACCESO INICIAL ................................................................................................................................. 2CONSEJOS PRÁCTICOS PARA SU UTILIZACIÓN ................................................................................................................ 3ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR ............................................................................................................................... 3DATOS PREVIAMENTE CARGADOS................................................................................................................................. 3FORMAS POSIBLES DE USO DEL PROGRAMA ................................................................................................................... 3FORMAS DE TRABAJO CON LAS CUOTAS ........................................................................................................................ 3CÓMO DEFINIR UN NUEVO SOCIO .................................................................................................................................. 4DISTINTOS TIPOS DE RUTINAS ..................................................................................................................................... 4BARRA DE HERRAMIENTAS PRINCIPAL........................................................................................................................... 51. INGRESO AL SISTEMA Y DATOS PERSONALES............................................................................................ 6

1.1. Ingreso de la Persona................................................................................................................................... 61.2. Datos Personales.......................................................................................................................................... 71.2.1. Datos Personales....................................................................................................................................... 7Algunos Datos Importantes................................................................................................................................... 8Manejo Simple de Cuotas..................................................................................................................................... 81.2.2. Info Adicional y Alertas .............................................................................................................................. 91.2.3. Servicios.................................................................................................................................................. 10Formas de Renovación de los servicios.............................................................................................................. 11Forma de calcular los costos de los servicios ..................................................................................................... 11Renovación manual de servicios ........................................................................................................................ 111.2.4. Historial ................................................................................................................................................... 121.2.5. Renovaciones Pendientes ....................................................................................................................... 13

2. RUTINAS ......................................................................................................................................................... 142.1. Rutinas Simples.......................................................................................................................................... 142.2. Rutinas Complejas...................................................................................................................................... 15

3. PESO Y MEDIDAS........................................................................................................................................... 164. DEFINICIONES................................................................................................................................................ 17

4.1. Rutinas Generales ...................................................................................................................................... 174.2. Grupos y Ejercicios..................................................................................................................................... 174.3. Servicios .................................................................................................................................................... 17

5. FINANCIERAS ................................................................................................................................................. 185.1. Ingreso de cuotas ....................................................................................................................................... 185.2. Acceso de socios al club............................................................................................................................. 185.3. Reportes..................................................................................................................................................... 195.4. Ingreso de Pagos........................................................................................................................................ 205.5. Ingreso de Gastos o Expensas ................................................................................................................... 215.6. Movimientos de Caja.................................................................................................................................. 225.7. Movimientos de Caja Gráfico...................................................................................................................... 225.8. Mailing por Correo Electrónico.................................................................................................................... 23

6. ARCHIVO......................................................................................................................................................... 256.1. Configuración .............................................................................................................................................. 256.2. Borrar Datos ................................................................................................................................................ 256.3. Facturación automática ............................................................................................................................... 256.3. Salir del Sistema ......................................................................................................................................... 26

7. CASILLEROS (LOCKERS) .................................................................................................................................. 277.1. Definición de Casilleros .............................................................................................................................. 277.2. Asignación y Disponibilidad ........................................................................................................................ 27

8. PROFESORES ................................................................................................................................................ 288.1. Definición de Profesores............................................................................................................................. 288.2. Ingreso de Clases Trabajadas..................................................................................................................... 299.3. Pago a Profesores ...................................................................................................................................... 309.4. Liquidación a Profesores ............................................................................................................................ 31

9. PUNTO DE VENTA .......................................................................................................................................... 329.1. Definición de Productos.............................................................................................................................. 329.2. Punto de Venta........................................................................................................................................... 32

10. SEGURIDAD .................................................................................................................................................. 33

Adonis


10.1. Cambio de Clave...................................................................................................................................... 3310.2. Definición de Nuevos Usuarios ................................................................................................................. 3310.3. Anulación de Usuarios .............................................................................................................................. 3310.4. Definición de Accesos al Sistema ............................................................................................................. 33

11. AGENDA ......................................................................................................................................................... 3411.1 Agenda...................................................................................................................................................... 3411.2 Identificación de Llamadas ........................................................................................................................ 34

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