manejo del tiempo

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Manejo del Tiempo

Prof. ana D. Trujillo-JiménezUniv. Interamericana de PR

Recinto de FajardoComportamiento Humano en el Trabajo

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Definición Tiempo

• El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro.

• El tiempo es un recurso limitado. No se• puede controlar pero lo que hacemos• con él sí.

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El tiempo es oro”

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El elementos básicos del tiempo

• Los eventos son la sustancia del tiempo– Ejemplo

• Despertarse• Vestirse• Hacer el desayuno

• La clave para manejar el tiempo es controlar los eventos– Ningún control – Algo de control – Control total

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Manejar y Controlar su tiempo

• Manejar su tiempo – Le obligará a ser específico en cuanto al valor que

le da a su vida personal y profesional y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia.

• Controlar su tiempo – Le ayudará a mantener el equilibrio entre las

múltiples presiones bajo las cuales esta sometido facilitándole entonces el logro de sus objetivos, evitando el estrés y el cansancio,

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Hay personas que realizan más cosas en la misma cantidad de

horas laborales. ¿Por qué?

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• Por hábitos personales que han desarrollado.• Trabajan más inteligentemente.• Conocen como lo invierten• Controlan su tiempo• Aceptan la realidad del tiempo• “No malgastan el tiempo”

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Registro del tiempo

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• Escriba todas las cosas que hizo el día de ayer.• Sea específico en identificar los horarios y el

tiempo que invirtió en cada una de las actividades.

• Con quién la realizó. Si aplica• Que calificación se daría, del 1 al 5. Donde 5

es la calificación más alta.

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Actividad Tiempo Persona(s) Calificación(1-5)

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¿Qué es una prioridad?

• Una prioridad es una preferencia de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden.– Para establecer prioridades se requiere primero,

establecer las metas para luego decidir las acciones o actividades necesarias para lograrlas.

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• Las actividades se pueden clasificar en– urgentes: las que hay que hacer ya, que son

vitales en ese momento– importantes: las que contribuyen a realizar la

misión personal– no urgente: que se pueden dejar para después– no importante: que no están ligadas

estrechamente con las metas planeadas en un principio.

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• ¿Es importante o urgente?• Existen cuatro cuadrantes, según Covey, en la

que toda persona desarrolla sus actividades y se pueden convertir en la mejor herramienta para administrar efectivamente el tiempo.

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Matriz de administración de tiempo

Urgente No urgenteImportante • Crisis

• Proyectos con fechas límites

• Problemas de seguridad

• Preparación• Prevención de

crisis• Planificación /

RecreaciónNo

importante• Interrupciones• Algunas llamadas

telefónicas• Correo• Algunas

reuniones

• Triviales• Retrabajos• Pérdida de

tiempo

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• En el primer cuadrante se ubican las personas que dicen no tener tiempo suficiente para llevar a cabo todas sus actividades, lo que quiere decir que no planifican bien su vida.

• En cambio, las que centran su vida en el cuadrante 2 son personas efectivas.

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Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo

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• Ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales.

• Le ofrece a la gente un sentido de control a la vida.

• Nos sentimos realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer.

• Los empleados pueden realizar mas producción de mejor calidad en su horario diario.

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• Los departamentos, divisiones y equipos de trabajo pueden cumplir con las fechas establecidas

• La organización puede atender mejor a los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina.

• El manejo adecuado del tiempo reduce el “estrés” que nos provoca el tener que cumplir con las tareas establecidas.

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Los “Quitatiempos” o “Robatiempos”

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• Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades.

• Socialización excesiva con los colegas.• Llegar tarde e irse temprano.• Llamadas personales al trabajo o al celular.• Revisar constantemente los correos electrónicos.• Bajar el nivel de productividad.• Falta de adiestramiento formal.• Reuniones innecesarias o mal planificadas.• “Hacer negocios durante horas laborales.”• No delegar.• Distracciones personales.

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• Visitantes• Vagancia• Crisis• Cambios de prioridades• Esperas• Comunicación inefectiva• Desorganización• Fallas mecánicas• Indecisiones• Chismes• Actitudes negativa• No gustarle su trabajo

• Falta de objetivos claros• Personalidad• Autoridad confusa• Incapacidad de decir No• Falta de autodisciplina• Perfeccionismo• Irse al detalle• Compromisos sociales• Preocupaciones• Chismes• Chistes• Desorganización

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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

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• Prevenir urgencias• Decir no• Establecer prioridades• Delegar• No postergar o

posponer• Mentalidad de

Mejoramiento Continuo• Evaluar nuestro registro

de tiempo• Leer los emails en AM• Tener las metas claras

• Compromiso con la Visión y Misión de la Empresa

• Actitudes correctas• Mentalidad de trabajo en

equipo• Evitar interrupciones• Revisar el calendario de

trabajo antes de irse• Tener o Proveer agenda

para todas las reuniones• Puntualidad• Realizar reuniones

efectivas

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¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

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Planificar y Calendarizar

• Calendarizar es el secreto para que las cosas ocurran.

• Planificar es la intención.– Planificar es decidir qué vamos a hacer.– Calendarizar es decidir cuándo lo vamos a hacer.

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Delegando efectivamente

• Delegar no significa renunciar a la responsabilidad personal como supervisor.– Significa obtener los resultados motivando a los

empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor.• Clarifique la tarea• Especifique el ámbito de limitación• Permita que el empleado participe• Establezca controles

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Tenga en cuenta su hora productiva

• Determine en que hora del día es usted mas productivo (mañana, noche, tarde.

• Termine las tareas mas difíciles dentro de ese periodo de tiempo

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El mal manejo del Tiempo nos puede ocasionar estrés.

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Definición de estrés

• El estrés es la respuesta del cuerpo a condiciones externas que perturban el equilibrio de una persona.

• Es una sensación de tensión física o emocional.

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• Estrés emocional– Ocurre en situaciones consideradas difíciles o

inmanejables y diferentes personas perciben diferentes situaciones como estresantes.

• Estrés físico– Se refiere a la reacción física del cuerpo a diversos

elementos desencadenantes, como por ejemplo el dolor que se siente después de una operación.


Eutrés

• Es una dosis de estrés, adecuada a la demanda y a nuestras capacidades, es realmente positiva y beneficiosa, pues provoca un estimulo sano y atractivo de reto. A su vez aumenta nuestra autoestima, permitiéndonos un mayor y mejor rendimiento personal.


Maneja tu tiempo

• Trabajo = establecer prioridades• Amigos = Hacer horario• Fiestas = Llegar temprano• Novio/a = Verlo/a en la tarde• Habitación = Ser más organizado• Asociaciones = Ser puntual y llevar agenda• Estudios = No faltar ni cortar clases


5 Aplicaciones para manejar el tiempo

• Time Master• Timesheet• Harvest• Toggl• FreshBooks


Time Master

• La aplicación Time Master de iOS es una muy completa y fácil de usar, y está cargada de características. – Por sólo $10 Time Master le permite ordenar y

organizar, así como iniciar y detener las tareas individuales o de grupo a un cliente determinado.

– Puede controlar los gastos e importar archivos hacia la aplicación, la cual tiene una función de búsqueda decente para ayudar a buscar a través de todos los datos.


Timesheet

• Es una aplicación gratuita para Android que le permite ordenar proyectos basados en monitoreo de tiempo. – La aplicación tiene una manera simple y confiable de

manejar escalas pequeñas de tiempo. – Los usuarios pueden fácilmente monitorear proyectos,

añadir pausas y crear notas para las tareas de todos dentro de un brillante y fácil de usar interfaz.

• No podrá ser un centro de manejo de tiempo para su pequeña empresa, pero es una buena y simple opción para las personas que no necesitan funciones complejas de manejo.


Harvest• Harvest es una aplicación potente todo-en-uno de manejo

de tiempo para Android, iOS y Computadoras de escritorio. • Tiene importantes características de manejo de tiempo

como (proyectos individuales y de grupo, iniciar y detener los “timers”, búsqueda, etc), y puede crear la facturación en línea, generar informes y seguimiento de los gastos.

• Es simple, aunque viene con características que se adaptan a usuarios ocasionales y expertos. Los precios comienzan en $12 al mes por acceso ilimitado para un usuario. – La versión gratuita está limitada a un sólo usuario, 2 proyectos y

cuatro clientes.


Toggl• Funciona en Android, iOS y Computadoras de escritorio.

– Viene con las herramientas que usted esperaría de un manejador de tiempo de alto nivel, y es compatible con otros programas, tales como QuickBooks, Basecamp y muchos más. • Puede instantáneamente generar informes gráficos de cómo usted y

su equipo pasaron el día, ayudando a maximizar la eficiencia de su operación de negocio.

• tiene un poco de planificador construido en él con “presupuestos de tiempo” y opciones para presentaciones de informes de equipo. – Al igual que Harvest, los precios de Toggl comienzan a partir de $5 por usuario

por mes. – El básico tiene limitadas características, pero se puede acceder por un

máximo de cinco usuarios.


FreshBooks• Todas estas aplicaciones de manejo de tiempo proporcionan los medios para

asegurarse de que sus facturas sean correctas. – Al igual que QuickBooks, FreshBooks es acerca de eficiencia. – La aplicación proporciona a los usuarios una gran cantidad de formas de controlar y

compensar las horas registradas. – Está menos enfocada en la gestión y el seguimiento del tiempo dedicado a proyectos

individuales. – Los usuarios pueden probar la aplicación de forma gratuita y crear un inicio de sesión

(login) seguro, en la página web.• Un montón de opciones para teléfonos móviles te permiten acceder a la

aplicación. – Hay muchas quejas acerca de la sincronización. – Asegúrese de descargar una aplicación que este apoyada por el equipo de apoyo de

FreshBooks. – Por ejemplo, TimeAssistant parece una apuesta más segura que MiniBooks para el

iPhone.


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