manejo de conflictos y administración del tiempo desarrollo de habilidades directivas presentan ...

Manejo de conflictos y administración del tiempo

Desarrollo de Habilidades Directivas

Presentan

Luis Fernando Meza Gerardo Palacios Ignacio Baca Isaac Morales

Facultad de Ingeniería

I. Administración deltiempo

Manejo de conflictosy administración del tiempo




AMINISTRACIÓNDEL TIEMPO

ICONCEPTOS

BÁSICOS

VICONCLUSIONES

Administración del tiempo

VPLAN DE VIDA

IVMANEJO DE

ACTIVIDADES

IIIEL TIEMPO ENEL TRABAJO

IIPARADIGMAS

CONTENIDO

DEFINICIONES


Conceptos básicos

Definición Wikipedia

El tiempo es la magnitud física que mide la duración o separación de las cosas sujetas a cambio, esto es, el período que transcurre entre dos eventos

consecutivos que se miden de un pasado hacia un futuro, pasando por el presente.

Definición “teoría de la relatividad”

El tiempo es relativo.

I

Definición “Real Academia Española de la Lengua”

Duración de las cosas sujetas a cambio.

Definición de los negocios

El tiempo es oro.



administración(Del lat. administratĭo, -ōnis)

Acción y efecto de administrar.

administrar(Del lat. administrāre)

Suministrar, proporcionar o distribuir algo.

organizar Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios

adecuados.

I

Conceptos básicos

ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO


Conceptos básicos

I

Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo que se dispone.

Significa conducir nuestro asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados mas eficaces.

La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado.



Conceptos básicos

I

Organizar nuestras vidas con efectividad, desde un centro de principios sólidos, desde el conocimiento de nuestra misión personal.

OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La lista de metas de vida, las actividades que las sustentan y la programación de las mismas le proporcionan control sobre la manera en que usará su tiempo.



Conceptos básicos

I

INTERNOSEXTERNOS

Llamadas telefónicas

Visitantes, clientes, etc.

Exceso de compromisos

Trabajo de casa

Personal incompetente

Mantenimiento y reparaciones

Internet (Messenger, YouTube, etc.)

Ausencia de un plan de trabajo

Confusión y traslape de responsabilidades

Atención excesiva a detalles

Incapacidad de decir "NO"

Comunicación insuficiente

Fatiga

LADRONES DEL TIEMPO


Conceptos básicos

I

EL TIEMPO ES UNA

“RESTRICCIÓN”



Paradigmas

Usualmente creemos: Que el tiempo es un recurso. Que los resultados son directamente proporcional al trabajo invertido. Que el ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente. Que el que mucho abarca poco aprieta.

Usualmente hacemos:

Lo que va rápido antes de lo que va lento.

Lo que es fácil antes de lo difícil.

Lo familiar antes de lo nuevo.

Lo que nos imponen antes de lo que escogemos.

II



El tiempo en el trabajo

El liderazgo decide qué es “lo primero”.

La planeación proporciona la forma de alcanzar los objetivos.

El control provee la guía para no perder de vista esos objetivos.

Si uno es un administrador efectivo de sí mismo, la disciplina proviene del interior, es una función de la voluntad independiente.

La administración efectiva consiste en empezar por lo primero.

III



El tiempo en el trabajo

•Analizar las actividades que consumen tiempo

Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una

Dar una guía de cuánto tiempo se lleva cada una y cuándo hacerla

Tener organizado y limpio el lugar de trabajo

•Establecer prioridades para el uso de su tiempo

Asignar prioridad intrínseca

Asignar prioridad de urgencia

Determinar el potencial para la delegación

Determinar la necesidad de comunicación

Determinar las personas clave para comunicarse

Planificación adecuada en la agenda diaria

III

Además de una buena organización de nuestras actividades debemos tener una buena coordinación del personal de nuestra empresa.

Aprovechar las cualidades de cada empleado, para que no se repitan tareas, que estén comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.

Antes de actuar hay que planear y programar cómo vamos a distribuir el tiempo.



El tiempo en el trabajoIII


“En el mundo laboral de hoy, todo es urgente”

NIVELES DE URGENCIA

Nivel 1. Urgente

Nivel 2. Muy Urgente

Nivel 3. ¡¡ Hágalo Ya !!

“Actualmente las cosas son para ayer”

El tiempo en el trabajoIII



Manejo de actividades

MATRIZ DE USO DEL TIEMPO

IV



ESTRATEGIAS

IV

“El adecuado manejo deltiempo es una técnica querequerimos desarrollarpara alcanzar nuestrasmetas, lo que invertimos enaprenderla lo recuperamostodos los días”

• Actitudes• Metas• Prioridades• Analizar• Planear• Delegación• Tiempo y trabajo en equipo



ALGUNAS HERRAMIENTAS ÚTILES

IV

Calendario

Agenda

Planificador diario

Diagramas: De Gantt, de PERT, de actividades



Plan de vida

Objetivos de vida

Visión

Plan de acción (corto, mediano y largo plazo)

V



Plan de vida

La lista de metas de vida, las actividades que las sustentan y la programación de las mismas le proporcionan control sobre la manera en que usará su tiempo. Cada una de éstas es una herramienta valiosa de planeación

Camino al éxito

V



Conclusiones

Planifiquemos las actividades

• Aprendamos a manejar el estrés

• Organicemos nuestro tiempo

• No hagamos cosas inútiles

• Definamos prioridades

El tiempo es cada vez más escaso

Utilicemos herramientas

Evitemos empapelarnos

Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”

VI

Al administrar las actividades no perder la espontaneidad y la creatividad



Conclusiones

Controlar y aprender como darle al tiempo buen uso

es facultad de los que desean entrar en la

historia de los triunfadores …

II. Manejo de Conflictos



Manejo de Conflictos

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DefinicionesTipos deconflictos

Característicasde los

conflictos

Estrategiaspara

manejarlosConclusiones

CONTENIDO

Definiciones



1Definiciones

Del latín "confligiere", significa: chocar.

CONFLICTO

Designa al conjunto de dos o más hipotéticas situaciones excluyentes, es decir, que no pueden darse simultáneamente.

Presencia contemporánea, en la misma persona, de dos motivaciones de carácter opuesto pero de igual intensidad.

Choque o situación de oposición entre personas o grupos.

Definiciones



1 Definiciones

CONFLICTO

Definiciones



1 Definiciones

PARADIGMAS DEL CONFLICTO

Los conflictos son inherentes al comportamiento de toda organización humana.

Los conflictos son una fuerza que necesita ser administrada pero nunca eliminada.

Los conflictos promueven cambios y beneficios a la organización.

Se le ha asociado al conflicto una connotación negativa, aunque no siempre es así.

Definiciones



1 Definiciones

UN CONFLICTO ES UNA

“OPORTUNIDAD”


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conflictos

Estrategiaspara


CONTENIDO

Tipos de conflictos



Tipos deconflictos

2CONFLICTO

Funcional

Disfuncional

Resulta en la clarificación de disputas Resulta en la solución de problemas Involucra personas para resolver controversias Causa una comunicación autentica Ayuda a liberar emociones, ansiedad y tensiones Desarrolla cooperación y el deseo de aprender de otros Ayuda a desarrollar entendimiento y destrezas

Controla toda la atención Destruye el autoconcepto Divide personas y grupos Reduce la cooperación Aumenta las diferencias Conduce a un comportamiento destructivo

Latentes

Intrapersonales

Interpersonales

Conflictos internos de grupo

Conflictos intergrupales

Conflictos interorganizacionales

Tipos de conflictos



2 Tipos deconflictos

CONFLICTO ≠ AMENAZA


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conflictos

Estrategiaspara


CONTENIDO

3




conflictos

Característicasde los Conflictos

CONDICIONES QUE PROPICIAN LOS CONFLICTOS

Envidia

Competencia

Individualismo

Desconfianza

Presión y estrés

Injusticia

Autoritarismo

Incertidumbre

Comunicación

Procesos deficientes



3 Característicasde los

conflictosCaracterísticasde los Conflictos

ORIGEN DE LOS CONFLICTOS

INCOPATIVILIDADDE OBJETIVOS

TRASLAPEDE AUTORIDAD

LOS MEDIOSDIFIEREN

PERCEPCIONESINEXACTAS

INTERDEPENDENCIADE TAREAS

ESCASEZ DERECURSOS

VALORES YPRIORIDADESDIFERENTES

DIFERENCIAS EN LAPERCEPCIÓN DEUN PROBLEMA

conflicto



3

CONFLICTOLATENTE

CONFLICTO PERSIVIDO

CONFLICTO SENTIDO

CONFLICTO MANIFIESTO

RESULTADOS



ETAPAS DEL CONFLICTO





MAPA DEL CONFLICTO

ORIGEN

CONDICIONES

CONFLICTO

RESULTADOSNO ACTUAR

RESULTADOSACTUAR

Sentar las bases para:

Manejar el conflicto Solucionarlo

CONFLICTOLATENTE CONFLICTO PERSIVIDO CONFLICTO SENTIDO CONFLICTO MANIFIESTO





ÉXITO ANTE UN CONFICTO

Pro

ba

bili

da

d d

e é

xito

Conflictolatente

Conflictopercibido

Conflictosentido

Conflictomanifiesto

Nivel delconflicto


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conflictos

Estrategiaspara


CONTENIDO

Estrategias para elmanejo de conflictos

4



Estrategiaspara

manejarlos

¿Cómo resolvemos un conflicto?


4Manejo de conflictosy administración del tiempo


Estrategiaspara

manejarlos

En la mayoría de los casos el conflicto no se forma por lo «que paso» sino por el significado que le dan las personas a lo ocurrido, y todos estos significados están relacionados con nuestra cultura, en nuestra creencia, en nuestras costumbres, experiencias de vida, etc.

Maneras para resolver un conflicto.

Compitiendo

Colaborando




Estrategiaspara

manejarlos

COMUNICACIÓN COLABORATIVA

La Negociaciónes la comunicación, el dialogo que hay entre dos o más personas que buscan satisfacer sus intereses.

La MediaciónEs cuando una persona ayuda a que dos o más personas se comuniquen cuando tienen un conflicto. Estas personas tratan de ayudar a resolver o suavizar el conflicto que tienen las otras personas.




Estrategiaspara

manejarlos

EL MEDIADOR NO DECIDE POR LA PARTESNI LES DICE QUE HACER,

SINO QUE AYUDA A QUE SE ESCUCHEN YQUE PUEDAN CONVERSAR SIN TENSIÓN PARALLEGAR A UN ACUERDO, TOTAL O PARCIAL.




Estrategiaspara

manejarlos

EL MEDIADOR:

NO DECIDE NI JUZGA. DEBE SER IMPARCIAL.NO TIENE AUTORIDAD. NO PUEDE MANIPULAR NI INFLUIR A NADIE.NO RESUELVE EL PROBLEMA.NO DEBE TENER INTERÉS SOBRE EL CONFLICTO.NO OPINA SOBRE QUE ESTÁ BIEN Y QUE ESTÁ MAL,NI SOBRE QUE ES CORRECTO O INCORRECTO.




Estrategiaspara

manejarlos

CARACTERISTICAS DE LA MEDIACIÓN

Es Voluntaria

Es Confidencial

Es Cooperativa

Auto composición

Es Informal, pero no desorganizada

No se pierden derechos




Estrategiaspara

manejarlos

POSICIONES INTERESES Y NECESIDADES

Las personas en conflicto, al enojarse muestran la «posición» y no el «interés» que motiva la disputa. Por ejemplo:

«Ese es mi lugar en la fila, yo no quiero otro. Desde principio de año soy el tercero y me ubico detrás de Maria”- dice Matías.

»Yo no quiero estar ultimo, estoy en el décimo lugar. Además soy mas bajo de estatura, por eso me puse delante de ti y detrás de Maria” - responde Gustavo.

En esta conversación se ven las POSICIONES de los participantes del conflicto:Matías no quiere ceder su lugar en la fila, y Gustavo pretende ocupar ese espacio.




Estrategiaspara

manejarlos

HERRAMIENTAS ÚTILES

La negociación y la mediación utilizan herramientas que pueden también ayudaren la tarea - Algunas de estas herramientas son:

La Escucha Activa

Hacer Preguntas

Reconocer las Emociones Como Legitimas

Lluvia de Ideas

Tratar de Empatizar




Estrategiaspara

manejarlos

EL ACUERDO EN LA MEDIACIÓN Y LA NEGOCIACIÓNVS.

LA SENTENCIA EN EL JUICIO

En una NEGOCIACIÓN, las personas conversan y llegan a un acuerdo por SI MISMAS.

En la MEDIACIÓN participa alguien de afuera (un tercero neutral ajeno al conflicto) quien ayuda a las partes que tienen el conflicto a comunicarse entre sí, pero SIN DAR SU OPINIÓN NI SU PARECER.

Lo importante tanto en la mediación como en la negociación es que las personas que tiene el conflicto buscan ELLOS mismos la solución, sin que nadie de afuera les diga que hacer ni como hacerlo.




Estrategiaspara

manejarlos

PARA RESOLVER UN CONFLICTO SE

REQUIERE“VOLUNTAD”


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conflictos

Estrategiaspara


CONTENIDO

Conclusiones

5



Conclusiones

1. El conflicto es inevitable.

2. El conflicto se desarrolla al lidiar con personas trabajos y nosotros mismos.

3. Indicadores de conflicto pueden identificarse tan pronto aparecen.

4. Existen estrategias para solución de conflictos.

5. Los conflictos pueden minimizarse y resolverse.

Conclusiones



6. Lo importante no es saber cómo evitar o suprimir el conflicto, el propósito debe ser encontrar la forma de crear las condiciones que alienten una confrontación constructiva y vivificante del conflicto .

7. No existen recetas mágicas para el manejo de conflictos, para ello juega un papel fundamental las habilidades del manejador, la experiencia y el tacto para tratar a las personas.

5 Conclusiones

8. Muchos consideran el manejo de conflictos como un “arte”.

9. Las cuatro habilidades principales que debe tener el directivo del siglo XXI son: formulación de estrategias, dirección de personal, negociación y solución de conflictos, mercadotecnia y ventas.


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conflictos

Estrategiaspara


CONTENIDO




¿ PREGUNTAS ?

el optimista ve la flor…el pesimista las

espinas



MUCHAS GRACIAS¡¡ APLAUSOS !!

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